La progettazione e l’avvio
dell’Authority File nazionale
nell’Indice SBN
Roma, 22 novembre 2002
Laura Bonanni
Laboratorio per le metodologie della catalogazione e per la didattica
Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e
per le informazioni bibliografiche
Sulla progettazione e realizzazione di un Authority file
in SBN hanno fin dall’inizio pesato diversi fattori:
Complessità dell’attività, che coinvolge
aspetti sia nazionali che internazionali
 Esiguità e discontinuità dei finanziamenti
 Scarsità del personale da dedicare a tale attività
 Necessità di formazione a livello specialistico
Aspetti nazionali
 difficoltà di interpretazione di alcune norme del
Codice nazionale
 difficoltà di accordo sulla scelta di una stessa
forma per la stessa voce di fronte a tipologie
diverse di materiali o ad ambiti temporali diversi
 mancanza di esperienze pregresse: necessità di
sperimentare tecnologie e aspetti metodologici ed
organizzativi
Aspetti internazionali
 Complessità nel creare un modello di riferimento:
 natura delle notizie di autorità : non
documenti fisicamente esistenti, ma entità
intangibili
 mancanza di consenso unanime sulla
struttura e sul contenuto della singola
registrazione
 salvaguardia dei diversi codici nazionali
Nascita e sviluppo del progetto AF
 Gruppo di lavoro ICCU-BNCF, 1989
 Progettazione e costituzione base dati AF nazionale
in SBN, 1992 -Delibera CIPE Punto B
Riorganizzazione dei servizi bibliografici in Italia
 Struttura di gestione dell’AF nazionale e
manutenzione del catalogo in linea SBN, 1994
Obiettivo
 creare uno strumento di controllo:
 per garantire alla cooperazione e all’utenza
l’unicità e l’uniformità dei punti di accesso
all’informazione
 per derivare, utilizzando proprio il grande
potenziale offerto dall’archivio bibliografico
SBN, l’Authority file nazionale per lo scambio
delle informazioni a livello internazionale
L’Archivio di Authority file in SBN
 Archivio per la definizione, gestione e creazione
della registrazione di autorità e della rete dei rinvii
per autori personali e collettivi e per titoli uniformi
 Previste tre tipologie di registrazioni:
 registrazione di autorità
 registrazione di rinvio
 registrazione esplicativa generale
 Archivio di lavoro residente su sistema centrale, ma
separato dalla base dati Indice
 modalità di colloquio batch
Normative
A livello nazionale:
 Regole italiane di catalogazione per autori (RICA),
1979
con le codifiche, i caratteri e la punteggiatura
previsti in SBN
 A livello internazionale:
 Guidelines for authority and reference record
(GARR), 2001 (GARE, 1. ed., 1984)
 UNIMARC / Authorities, 2001 (1. ed., 1991)
Funzioni
 caricamento batch dei dati (autori e titoli
uniformi) dal sistema Indice alla base dati
Authority file
 funzioni di interrogazione, creazione,
correzione e cancellazione in linea dei dati nella
base dati Authority file
 ritorno batch dei dati lavorati dalla base dati
Authority file alla base dati Indice
Struttura della registrazione
 VID/BID ISADN Livello
 Tipo nome/Natura Tipo voce Paese
 Agenzia Norme Data
 Intestazione
 Note informative
 Note del catalogatore
 Incontro con Barbara Tillett (Library of
Congress) : Evaluation and Recommendations
Regarding the SBN Authority File, 3-4 marzo 1997
 Progetto Valorizzazione dell’Indice SBN
L662/96 - Alimentazione dell’Archivio di
autorità SBN e nazionale
 Progetto Evoluzione dell’Indice SBN :
funzioni di Authority file integrate e in linea
Libro
antico
Libro
moderno
Archivio
autori
Modalità di
riversamento
batch
INTERROGAZIONE
Autori e
titoli
uniformi
Authority file
CREAZIONE
CORREZIONE
AGGIORNAMENTO
Progetto “Evoluzione Indice”
Autori
ARCHIVIO
TITOLI
Titoli uniformi
Soggetti
Libro antico
Luoghi
Libro moderno
Marche
Musica
AUTHORITY
FILE
ARCHIVIO
AUTORI
Integrato e in linea
Interfaccia diretta
Progetto Valorizzazione dell’Indice SBN L662/96
- Alimentazione dell’Archivio di autorità SBN e
nazionale
Partecipanti
 Biblioteca Braidense-Polo Cilea
 Biblioteca nazionale centrale di Firenze
 Biblioteca nazionale centrale di Roma
 Biblioteca universitaria di Bologna
 Istituto centrale per il catalogo unico, responsabile e
coordinatore del progetto
Approntati per tale attività:
 manuale operativo per l’utilizzo della procedura
 corsi di formazione per gli operatori da parte
dei bibliotecari che avevano la funzione di tutor
 interfaccia grafico in ambiente web per il
trattamento dei caratteri speciali, tramite il
prodotto Halloweb
Evoluzione della procedura di
Authority file
 Funzione di interrogazione dell’Indice SBN
dalla base dati di Authority file
Creazione di un Archivio bibliografico per la
normalizzazione e il controllo del campo relativo
alle fonti
Attività propedeutiche
 percorsi e metodologie comuni di lavoro
documento di lavoro: indicazioni specifiche
chiarimenti sul trattamento degli autori personali
 creazione di una lista normalizzata di repertori
da consultare in linea, codificati con una sigla,
incrementata e corretta centralmente
 Mailing list per consentire una rapida
comunicazione tra tutti i partecipanti
Fasi di lavoro
 Interrogazione dell’Indice SBN
 Definizione, gestione e controllo della registrazione
di autorità
 Creazione della rete dei rinvii
 Creazione, ove necessario, di una nuova
registrazione di autorità
 Intervento nella base dati Indice per effettuare gli
opportuni spostamenti dei legami titolo
Difficoltà riscontrate
 di natura biblioteconomica
 trattamento catalografico uniforme, in
osservanza delle normative nazionali
 necessità di operare una scelta di fronte a
punti critici o controversi delle RICA
 creazione e controllo di una lista normalizzata
di repertori
Difficoltà riscontrate

di natura tecnica
 sperimentazione in effettivo e in
cooperazione della procedura di AF e
soprattutto del ritorno batch dei dati
nell’Indice SBN
 di natura organizzativa
 presenza di s/w di polo diversi ed
emergere di situazioni diversificate
Oggetto dell’intervento
 Attività di deduplicazione di autori personali
stranieri
 Creazione di registrazioni di autorità per autori
personali italiani:
in un contesto di controllo bibliografico
universale ciascun paese è responsabile
dei propri autori
Criteri di selezione
 Tutti gli autori presenti in Indice
 Autori selezionati in base alle occorrenze dei titoli
 Autori selezionati in base ad un determinato
ambito culturale e temporale: letteratura italiana del
‘900
Authority file - Dati
Marzo 2001-Settembre 2002
BVE
NAP
CFI
ICCU
MIL
Record esaminati
5.504
1.589*
5.598
10.566**
5.510
Record in AF
1.154
2.315
3.114
1.734
UBO
5.571
1.586
Totale
34.338
9.903
* Napoli ha lavorato per problemi tecnici soltanto fino al luglio 2002
** L’ICCU nel periodo luglio-settembre 2002 ha avuto due operatori
Totale record esaminati: 34.338
Totale record lavorati in Authority file: 9.903
Autori della Letteratura italiana
del Novecento
 Totale autori esaminati: 1776
 Autori inseriti in Authority file:1600
 Tempi di lavoro per un operatore: 7 mesi
 Legami titolo modificati: 1100 circa
Controllo di autorità
 Deve iniziare , già al momento della catalogazione,
nei poli SBN in quanto responsabili della qualità dei
dati condivisi:
 Identificando in maniera scrupolosa e corretta
l’entità che si sta catalogando, per evitare :
 duplicazioni
 raggruppamenti sotto la stessa voce di entità
autore diverse
 Fornendo già in fase di catalogazione tutte le
informazioni, sia biografiche che repertoriali
a disposizione (livello base di authority)
Gradualità e livelli differenziati di partecipazione
Modalità di lavoro e organizzazione per il futuro
Necessità di ottimizzare fondi, risorse e
competenze coinvolte
 Finanziamenti per progetti mirati e di ampio
respiro
 Organizzazione di lavoro efficiente, che
consenta nel modo più rapido e controllato la
creazione di registrazioni di autorità
 Applicazione alla catalogazione di nuove
tecnologie per ridurre i tempi di lavoro
Possibili ambiti di attività per
l’immediato futuro
 base dati musica prima della migrazione nel nuovo
Indice: deduplicazione e controllo sugli elementi di
raggruppamento
 ambiti specifici, già corredati di informazioni e
repertori, che richiedono soltanto di essere strutturati
come registrazioni di autorità
E’ compito di chi opera in Authority file
 fornire una registrazione d’autorità il più
identificante possibile sin dalla prospettazione
sintetica dei dati
 corredarla, nel caso possa esserci facilmente
possibilità di errore, di tutti i rinvii prevedibilmente
necessari e a volte”parlanti”
 diffondere tempestivamente interpretazioni e
applicazioni particolari del Codice nazionale
 essere pronti a recepire proposte di correzione e
apporti da parte di tutti
Il controllo di autorità
 richiede:
 notevoli competenze
attività di formazione
 collaborazione da parte di tutti
 tempi di lavoro piuttosto lunghi
 ma offre :
 notevole ritorno
 in termini di qualità del catalogo e di
economicità complessiva
 in termini di trasparenza e potenzialità
informativa per l’utenza finale
 in termini di dialogo e di scambio di
registrazioni di autorità a livello
internazionale e tra ambiti culturali diversi