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MANUALE DELLA GOVERNANCE
E DEI CONTROLLI
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MODELLO CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO
SPA-ESTRATTO
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INDICE
INTRODUZIONE: OBIETTIVI, RIFERIMENTI NORMATIVI, STRUTTURA DEL LAVORO............................. 5
1 STRUTTURA ORGANIZZATIVA.................................................................................................................... 8
1.1
Mission aziendale e organizzazione...................................................................................................8
1.2
Notizie sulle società ...........................................................................................................................14
CTP Tecnologie di Processo SpA, con sede a Poggibonsi (SI) ............................14
CTP Chem Srl, con sede a Poggibonsi .....................................................................15
CTP Lab Srl, con sede a Tavarnelle VP (FI) ..............................................................15
CTP iT Services Srl, con sede a Milano ....................................................................16
CTP Budapest KFT, con sede a Budapest, ................................................................16
CTP Maghreb SA, con sede a Tunisi, .......................................................................17
ICS Pegaso Srl, con sede a Barberino VE (FI)...........................................................17
QualiSté Srl, con sede a Montpellier (Francia) ..........................................................17
VPCI Inc, con sede nel Michigan USA ......................................................................18
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2 PRINCIPI DI CONTROLLO INTERNO ......................................................................................................... 29
2.1
Principi di controllo interno a carattere generale..........................................................................29
7 CLASSIFICAZIONE ED ILLUSTRAZIONE DEI PROCESSI ....................................................................... 33
9 ORGANISMO DI VIGILANZA....................................................................................................................... 37
10 OPERAZIONI COLLEGATE A SOGGETTI E RUOLI APICALI ................................................................ 39
11 PIANO DI COMUNICAZIONE DEL MODELLO ......................................................................................... 40
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INTRODUZIONE: obiettivi, riferimenti normativi, struttura del lavoro
Gli obiettivi perseguiti con il presente MANUALE DELLA GOVERNANCE E DEI CONTROLLI, possono essere così sintetizzati:
•
individuazione della cornice normativa di riferimento per il complesso dei meccanismi di governance e controllo
•
illustrazione delle categorie di rischio alle quali CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO sarà esposta in relazione alle linee di business che saranno
presidiate;
•
formalizzazione delle funzioni operative e di controllo assegnate alle strutture di vertice -Consiglio di Amministrazione, Alta Direzione e
Collegio Sindacale – ed alle unità organizzative , attraverso la redazione di un organigramma aziendale e di un mansionario;
Il manuale disciplina, pertanto, l’organizzazione interna della Società e i presidi di governance e di controllo che sono previsti a fronte dei rischi
naturalmente connessi con l’operatività in proprio e per conto di terzi. Nell’ambito del lavoro rilievo centrale è assegnato all’associazione tra processi
operativi, rischi e controlli, in quanto i rischi non derivano solamente dall’oggetto della propria attività, ma anche dal modo in cui il processo gestionale
è organizzato.
Ne consegue che per avere effettiva valenza gestionale il manuale dovrà essere conosciuto e
condiviso dagli operatori di front e back office, nonché essere mantenuto costantemente allineato con l’evoluzione delle linee di business e delle
modalità di organizzazione del lavoro; in proposito si sottolinea quanto segue:
- il presente documento è rivolto a tutto il personale a prescindere dal grado o dalla struttura organizzativa (operativa o amministrativa) di
appartenenza, e illustra i canoni di
sana e prudente gestione ai quali la società intende ispirarsi e che gli operatori sono tenuti a rispettare
- la responsabilità per l’aggiornamento del Manuale è affidata allo staff di Direzione - per la parte relativa alla governance – e, con il supporto delle
funzioni tecnico-operative, per la parte relativa ai Controlli – che dovrà effettuare una verifica volta ad accertare che il suo contenuto risponda alle
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modalità operative effettivamente poste in essere dalla società ed eventualmente realizzare le integrazioni necessarie;
- ciascuna struttura deve prestare la necessaria collaborazione agli estensori del presente Manuale affinché la propria attività sia descritta nel modo più
efficace e aggiornato possibile; in proposito si sottolinea che, in fase di audit e riesame del Sistema si valuterà l’effettivo operato di ciascuna unità
organizzativa rispetto al comportamento atteso illustrato dal manuale.
Per quanto concerne il quadro normativo di riferimento, nel caso di CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO risultano interamente applicabili le seguenti fonti
esterne ed interne:
• Principi indicati da Organismi internazionali, quali il Comitato di Basilea, la Banca Centrale Europea;
• Normativa sulla disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di responsabilità
giuridica – D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
• Regolamenti di attuazione, istruzioni e circolari interne;
Il presente lavoro è organizzato in dieci (DIECI) capitoli più una sezione dedicata agli allegati.
Sindacato di idoneità
L’accertamento della responsabilità della società, attribuito al giudice penale, avviene mediante:
• la verifica della sussistenza del reato presupposto per la responsabilità della società;
• il sindacato di idoneità sui modelli organizzativi adottati.
Il sindacato del giudice circa l’astratta idoneità del modello organizzativo a prevenire i reati di cui al d.lgs. 231/2001 è condotto secondo il criterio della
c.d. “prognosi postuma”.
Il giudizio di idoneità va formulato secondo un criterio sostanzialmente ex ante per cui il giudice si colloca, idealmente, nella realtà aziendale nel
momento in cui si è verificato l’illecito per saggiare la congruenza del modello adottato.
In altre parole, va giudicato “idoneo a prevenire i reati” il modello organizzativo che, prima della commissione del reato, potesse e dovesse essere ritenuto tale da azzerare o,
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almeno, minimizzare, con ragionevole certezza, il rischio della commissione del reato successivamente verificatosi.(cfr. In tal senso, Amato, nel commento all’ordinanza 4-14 aprile
2003 del GIP di Roma, in Guida al diritto n. 31 del 9 agosto 2003. )
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1 STRUTTURA ORGANIZZATIVA
1.1
Mission aziendale e organizzazione
PROFILO E MISSION DI CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO SPA
CTP Tecnologie di Processo SpA (CTP TdP), ha acquisito da diversi anni una posizione di leadership a livello nazionale ed è la capofila di un gruppo che
include altre società di diritto italiano ad attività altamente specializzata (CTP Lab srl, CTP Chem srl, CTP iT srl, ICS Pegaso srl) e società estere presenti
su mercati esteri emergenti (Ungheria e Maghreb). Queste ultime sono state costituite con lo scopo di intercettare le opportunità di mercato presenti in
quelle aree, alla luce dell’introduzione in quelle aree di normative analoghe a quelle vigenti nella UE e nei mercati più avanzati.
UNA BREVE CRONISTORIA
1990: La Società è fondata dagli attuali proprietari*
1992: CTP stipula un accordo con VPCI (USA)
1996: Viene create una nuova Società, la ICS Pegaso – specializzata in metrologia e servizi di manutenzione
1999: Viene fondato CTP Lab, un laboratorio specializzato in microbiologia
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2001: Viene fondata CTP Chem, un laboratorio specializzato in chimica
2001: ICS Pegaso estende le sue attività in Francia, dove acquisisce il 20% di Qualisté
2002: In Ungheria viene fondata la CTP Budapest
2003: Viene acquisito il Branch Italia di Mi Services per creare CTP iT Services
2005: CTP Tecnologie di Processo si trasforma in Spa
2006: In Tunisia viene fondata CTP Maghreb
* Sig. Macciò Stefano, titolare di una quota pari al 50% del capitale
Sociale; Sig. Bini Giovanni, titolare di una quota pari al 50% del capitale sociale;
Il gruppo CTP System comprende una serie di aziende che hanno programmato di sfruttare le naturali sinergie che derivano sia dalla loro contiguità
funzionale sia dall’operare verso la stessa clientela.
Questo è riconfermato nella dicitura che compare nella documentazione commerciale:
Il settore di mercato in cui opera il Gruppo è, prevalentemente, il GXP Compliance Global Services, cioè la fornitura di consulenze e/o servizi per la
verifica e la messa in conformità alle normative (nazionali ed internazionali) del processo di sviluppo, produzione e distribuzione di un farmaco.
Le attività includono la progettazione, la preparazione e l’esecuzione di programmi di qualificazione di attrezzature e sistemi e convalida di cleaning e
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processo, l’esecuzione delle verifiche di taratura, la formazione del personale, gli audits GMP, e tecnici, la preparazione della documentazione per il
controllo e la convalid dei processi e l’ottimoizzazione dei processi stessi, la progettazione ingegneristica secondo le GEP (good engineering practices).
Trova riscontro nei dati economici attuali l’ipotesi di una attività precedentemente progettata, per l’applicazione delle attività caratteristiche del Gruppo
al servizio della produzione di farmaci per le Radio e le Advanced Therapies, che, tipicamente, sono prodotti in strutture diverse da quelle industriali.
Queste ultime fino ad oggi hanno rappresentato in nostro ambiente caratteristico.
Si può quindi parlare genericamente di attività nell’area delle Life Sciences.
La società capofila del Gruppo, CTP Tecnologie di Processo SpA (CTP TdP), ha acquisito da diversi anni una posizione di leadership a livello nazionale ed
è la capofila di un gruppo che include altre società di diritto italiano ad attività altamente specializzata (CTP Lab srl, CTP Chem srl, CTP iT srl, ICS
Pegaso srl) e società estere presenti su mercati esteri emergenti (Ungheria e Maghreb). Queste ultime sono state costituite con lo scopo di intercettare
le opportunità di mercato presenti in quelle aree, alla luce dell’introduzione in quelle aree di normative analoghe a quelle vigenti nella UE e nei mercati
più avanzati.
I punti di forza del Gruppo CTP, riconosciuti dal mercato, sono costituiti dalla qualità dei servizi, dall’atteggiamento di partnership verso i clienti e
dall’integrazione delle competenze (diverse tra loro ed in grado di coprire tutti gli aspetti delle GxP) presenti all’interno del Gruppo.
Il fatturato annuo del gruppo è costituito in parte da “attività di tipo routinario” o legate a ristrutturazioni/iniziative che interessano i budget annuali
delle aziende farmaceutiche, in parte legate ai nuovi progetti di investimento che possono riguardare le grandi ristrutturazioni aziendali derivate dai vari
M&A e/o la realizzazione di nuovi impianti/stabilimenti, che sono invece da considerarsi come “eventi eccezionali”.
Questa seconda parte del fatturato è, in genere, quella a più alta marginalità ma è anche quella meno prevedibile, anche come tempistica di
effettuazione, in quanto legata a decisioni prese a livelli non sempre e non facilmente accessibili. E’ anche la meno facilmente gestibile in quanto
comporta periodi di attività particolarmente intensa, con grande assorbimento di risorse, ma non necessariamente rinnovabili in modo automatico, in
particolare per la loro discontinuità, almeno nell’area domestica.
Comunque, l’acquisizione di commesse per questa seconda tipologia di attività, oltre alla marginalità interessante, permette poi di aggiudicarsi il rinnovo
delle attività del “primo tipo”.
Il periodo 2003-2006 ha segnato per l’industria farmaceutica nazionale, una pesante stasi di investimenti e, sebbene CTP sia stata in grado di
intercettare gran parte delle attività conseguenti ai pochi investimenti, lo sviluppo e le performance economiche del Gruppo ne sono hanno risentito in
modo sensibile.
In questo periodo, comunque CTP è riuscita a fronteggiare l’aggressività della concorrenza, mantenendo e addirittura aumentando la propria quota di
mercato, come è facile dedurre dalle performance economiche delle concorrenti.
A partire dalla seconda metà del 2006, in concomitanza con una ripresa economica a livello internazionale, anche nello scenario dell’industria
farmaceutica italiana si è avuto un certo risveglio degli investimenti, in cui CTP ha avuto l’opportunità di inserirsi.
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Questa situazione ha portato un incremento significativo del livello di fatturato mensile e del Back Log di tutte le società del Gruppo.
La struttura del Gruppo è ora così composta:
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Società capogruppo:
Società direttamente controllate dalla capogruppo:
In Italia:
1. CTP Lab Srl
Sede legale e Laboratorio di Analisi: Barberino Val d’Elsa, loc. Sambuca Costituita nel 1999
2. CTP Chem Srl
Sede legale e Laboratorio di Analisi: Poggibonsi, Via Reno Ridenominazione della soc. NICAL, acquisita nel 2001
3. CTP iT Services Srl
Sede legale ed operativa: Milano, Via Grosio 10
Sedi ausiliarie:
Pomezia Via dei Castelli Romani 41
Poggibonsi, loc. Salceto 91
All’estero:
4. CTP Budapest Kft
Sede legale e operativa: Budapest, Ipoly Utza Costituita nel 2002
5. CTP Maghreb SA
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Sede legale e operativa: Megrine (Tunisia), avenue Habib Bourguiba 23 Costituita nel 2006
Altre società del gruppo:
6. ICS Pegaso Srl
Sede legale: Barberino Val d’Elsa
Sede operativa: Poggibonsi, Loc. Salceto 91
Costituita nel 1996
Controllata dalla capogruppo attraverso i soci
7. Qualisté s.a.
Sede legale e operativa: Montpellier
Costituita nel 2001 – Partecipata al 20% da ICS Pegaso
Accordi di collaborazione tecnica e commerciale con:
8. VPCI (Vectech Pharmaceutical Consultans International Inc.
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Sede principale: Bloomfield, Michigan (USA)
Brench Office: Miami, Florida (USA)
1.2
Notizie sulle società
CTP Tecnologie di Processo SpA, con sede a Poggibonsi (SI)
La trasformazione in Società per azioni è avvenuta nel 2005.
Nello stesso anno è stato approvato un prestito dalla FiSeS di 1.000 k€; questa operazione è a fronte di un aumento di capitale che sarà versato dai
soci annualmente e per pari valore rispetto ai ratei di restituzione del prestito.
Al termine dell’operazione (2012) in capitale sociale ammonterà a: 1.850 k€.
Ad oggi la compagine sociale ha avuto una parziale modifica in quanto uno dei due soci (inizialmente paritetici) ha trasferito parte delle proprie quote al
figlio, questo anche nell’ambito di una ristrutturazione aziendale che vede nei passaggi generazionali un momento cardine.
Non è mutata invece la mission specifica di CTP TdP che rimane quella di porsi come partner dei propri clienti, impiegandosi in un’integrazione con le
loro strutture operative al fine di creare valore aggiunto per entrambi.
CTP TdP ha, al 31/03/07, un organico composto di circa 117 persone di cui:
•
90 in produzione, compresi gli addetti alla logistica,
•
11 al commerciale,
•
16 ai Servizi Generali, Amministrazione e Assicurazione di Qualità.
Questa numerosità e composizione deriva oltre che dal naturale tourn over, tipico di una società di servizi, anche dall’incorporazione nella SpA del ramo
d’azienda di CTP iT Srl, denominato Compliance iT.
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La società è certificata ISO 9001-2000 dal 2004 e ha recentemente visto riconfermato l’accreditamento.
La società ha pure avuto il riconoscimento SA 8000 di cui, ragionevolmente non sarà richiesto il rinnovo, stante la non sicura riconferma vantaggi fiscali
fin qui applicati a questa certificazione. Questo non è da intendersi come una rinuncia ai valori di “Buona Gestione del Personale” presenti nello spirito
della certificazione, ma solo come la rinuncia ad una sovrastruttura non controbilanciata da vantaggi economici.
D’altra parte il Sistema di Qualità aziendale è già improntato secondo gli stessi principi di eticità.
La società, oltre alla sede di Poggibonsi, ha due sedi periferiche a Milano e Roma (Pomezia), che le premettono di poter reclutare personale locale e al
tempo stesso presidiare commercialmente Lombardia, Lazio e Toscana, le aree italiane a maggior presenza di clienti, acquisiti e potenziali.
CTP Chem Srl, con sede a Poggibonsi
È la società del gruppo specializzata in analisi chimico-fisiche, è titolare di un laboratorio di recente costruzione che le ha permesso di ottenere nel
2006:
•
l’autorizzazione come Officina Farmaceutica da parte dall’AIFA, (N° aM – 37/2006 del 23/02/06).
•
il Certificato di Conformità alle Buone Pratiche di Laboratorio da parte del Ministero dalla Salute (Certificazione 19/25/2006 del 26/10/06).
La società è partecipata al 100% da CTP TdP, che, attraverso un contratto, le garantisce tutti i servizi gestionali.
CTP Chem ha, al 31/03/07, un organico composto di 8 dipendenti, di cui 2 apprendisti, e 2 collaboratori.
Da settembre 2006, dopo la verifica di valori fortemente negativi nel CE, la gestione della società è stata assegnata ad un manager esterno. I risultati
del provvedimento sono stati:
•
l’inversione di tendenza del CE
•
pipe line commerciale rimpinguata da offerte e progetti di alto profilo e tali da garantirle prospettive interessanti
CTP Lab Srl, con sede a Tavarnelle VP (FI)
È la società del gruppo specializzata in analisi microbiologiche, è titolare di un laboratorio che è stato recentemente ispezionato dall’AIFA a seguito della
richiesta di Autorizzazione come Officina Farmaceutica. È in attesa degli esiti dell’ispezione.
L’intensa sinergia con il resto del Gruppo ha permesso al laboratorio (non grande come dimensione e numero di attrezzature) di raggiungere un
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notevole prestigio in ambito nazionale, e non solo, e di realizzare lo scopo primario, quello di completare con le proprie competenze il servizio di analisi
e consulenze proposto dal gruppo.
CTP Chem ha, al 31/03/07, un organico composto di 6 dipendenti di cui 1 a tempo determinato.
La società è partecipata da CTP TdP al 41%, che, attraverso un contratto, le garantisce tutti i servizi gestionali.
Le quote rimanenti sono distribuite tra soci e collaboratori del Gruppo, tra queste il 5% cadauno è posseduto da due soci di CTP TdP, assicurando così il
controllo dell’Assemblea dei soci da parte della capofila.
CTP iT Services Srl, con sede a Milano
È la società dal gruppo in cui erano confluite le attività di IT Compliance derivate dall’acquisizione del ramo d’azienda di MI Service Italia Srl,
successivamente integrate dalle professionalità che hanno dato corpo alla divisione Project & Solution. Nel 2005, si era già ravvisata la necessità di una
maggior focalizzazione nella gestione delle operazioni, con il conseguente trasferimento degli addetti della “BU IT Compliance” all’interno di CTP TdP.
Purtroppo, i mutati scenari del mercato, aggravati dagli sviluppi tecnologici, hanno portato all’implosione della divisione P&S, avvenuta alla fine del
2006.
In questo momento la società è titolare di alcuni brevetti relativi a SW di gestione della documentazione, per i quali sussistono ipotesi di possibile
cessione dei relativi sorgenti.
È in atto uno studio con il fine di verificare le opportunità commerciali che sono ancora patrimonio del CTP System attraverso l’utilizzo di questo marchio
che vanta l’aver portato a termine negli ultimi anni gli unici progetti italiani di e-Submission.
La società è partecipata al 100% da CTP TdP e, al momento, non ha dipendenti.
CTP Budapest KFT, con sede a Budapest,
La società è nata con lo scopo di intercettare le esigenze della società farmaceutiche ungheresi, derivate dal fenomeno della delocalizzazione in quelle
aree di alcune produzioni farmaceutiche e, quindi, dall’allargamento a quei paesi delle normative vigenti nei paesi occidentali.
Dopo un periodo di rodaggio, accelerato dalla presenza per due anni di un dipendente di CTP TdP come manager, la società è riuscita a centrare gli
obiettivi di penetrazione nel proprio mercato nazionale, ponendo le basi per un successivo sviluppo nell’area Est Europa.
CTP Budapest kft ha un organico composto al 31/03/07 di 10 dipendenti.
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La società è partecipata da CTP TdP al 81%, le quote rimanenti sono distribuite tra soci e collaboratori del Gruppo.
CTP Maghreb SA, con sede a Tunisi,
La società è nata a Novembre 2006 con l’intento di riprodurre prima in Tunisia e successivamente nel Maghreb l’esperienza vissuta a Budapest.
La particolare intelligenza ed intraprendenza dei partner locali, accompagnata dalla facilità di comunicazione, hanno permesso di accelerarne il decollo.
Infatti la società vanta già ad oggi alcuni contatti significativi ed un contratto pluriennale con Medis, una società che ha in previsione notevoli
investimenti, non solo in Tunisia.
CTP Magherb SA ha un organico composto al 31/03/07 di 5 collaboratori, compresi i 2 manager.
La società è partecipata da CTP TdP al 50%, 10% delle quote rimanenti sono distribuite tra soci e collaboratori del Gruppo, 40% delle quote è in mano
ai manager locali.
ICS Pegaso Srl, con sede a Barberino VE (FI)
La società è nata per mantenere separate da CTP TdP le attività di manutenzione e taratura, caratteristiche di professionalità che non trovavano
riscontro al suo interno. Il successivo sviluppo del mercato ha portato una sempre più integrazione con CTP TdP fino a farla diventare una fornitrice di
mano d’opera preferenziale. Questo ha convinto della necessità della sua incorporazione nella capofila per poi trasformare il nome in un marchio per la
fornitura di servizi differenti da quelli tipici di CTP TdP.
ICS Pegaso ha un organico composto al 31/03/07 di 8 dipendenti.
La società è partecipata al 50% da due soci di CTP TdP, che, attraverso un contratto, le garantisce tutti i servizi gestionali.
ICS Pegaso detiene il 20% delle quote di una società di diritto francese, QualiSté Srl.
QualiSté Srl, con sede a Montpellier (Francia)
QualiSté nasce nel 2001 per iniziativa di personaggi francesi, noti all’interno del Gruppo, che intendevano proporre in Francia, più segnatamente nel
Sud, le stesse attività del CTP System.
Al momento della sua costituzione si ritenne opportuno non coinvolgere direttamente CTP TdP ma si preferì utilizzare ICS come veicolo di scambio di
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informazioni, supporto tecnico, ecc..
Nel corso degli anni la collaborazione è rimasta su livelli di interesse senza però particolari elementi di rilievo.
La società, che attualmente ha circa 9-10 collaboratori, ha avuto un giro d’affari di circa 356 k€ nel ’03, 624 k€ nel ’04, 758 k€ nel ’05.
La situazione ’06 è ancora in fase di definizione avendo loro la chiusura del bilancio al 31/03.
VPCI Inc, con sede nel Michigan USA
VPCI è stata la fonte dei primi accreditamenti internazionali del Gruppo, a partire dai primi anni ‘90. Con le sue referenze ha permesso a CTP di
presentarsi come partner affidabile dell’industria farmaceutica per le più importanti commesse che le sono state assegnate.
Dopo il periodo iniziale durante il quale i rapporti sono stati regolati da royalties pagate da CTP TdP, l’evoluzione, la crescita professionale e
commerciale, l’autorevolezza del CTP System hanno permesso di chiudere quel contratto e ricondurre i rapporti tecnico-commerciali ad un livello
paritetico.
Questo permette di considerare la VPCI come un partner del Gruppo senza gli appensantimenti economici precedenti.
In CTP TdP, dopo un inizio di crescita anche tumultuosa che ha portato ad una struttura aziendale non sempre razionale, sia sotto gli aspetti gestionali
che operativi, nel 2006 è stato deciso di intraprendere una ristrutturazione dell’organigramma per dotarsi di uno strumento che fosse al tempo stesso:
•
corrispondente alle esigenze operative di una società di servizi ad alto valore aggiunto e distribuiti su un territorio molto vasto,
•
capace di portare profitto,
I punti cardine di questa ristrutturazione sono:
•
abolizione delle BU in cui erta suddivisa l’azienda e concentramento delle attività professionali sotto un’unica direzione operativa,
•
creazione di una unità R&D a cui assegnare i compiti di realizzare le innovazioni sia di prodotto sia dei mercati di riferimento, che sono
indispensabili per garantire i margini di sviluppo richiesti,
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•
razionalizzazione della struttura e delle funzioni di staff,
•
focalizzazione di tutto il personale, subalterni e quadri, ad obiettivi condivisi ma sfidanti.
Questo si traduce, sia in CTP TdP ma anche nel Gruppo, in una verticalizzazione che dovrà portare ad un irrobustimento delle responsabilità e delle
competenze e, forse, in tempi successivi, ad una transizione verso un struttura matriciale, più consona alla gestione di competenze diverse, come è la
realtà del Gruppo.
In conclusione: la capo gruppo, CTP TdP, fornisce i servizi di staff alle consociate, salvo particolari situazioni, dove la tipicità delle situazioni e/o
competenze non suggeriscano soluzioni diverse.
CTP Tecnologie di Processo ha deciso di implementare un Sistema di Gestione per la Qualità e per la Responsabilità Sociale conforme rispettivamente
alle norme ISO 9001:2000 e SA 8000:2001, e conforme ai requisiti specificati dalla regione Toscana per l’accreditamento della sua struttura formativa
(vedi delibera GRT 436 del 12/05/03 e successive modifiche e integrazioni).
Le attività oggetto dell’applicazione del Sistema di Gestione sono:
1. Progettazione ed esecuzione di servizi di qualificazione di attrezzature e qualificazione di sistemi computerizzati e convalida di cleaning e
processo
2. Progettazione ed erogazione di servizi di formazione
3. Progettazione ed erogazione di servizi di ingegneria
Le attività sopra riportate sono prevalentemente indirizzate al settore farmaceutico e della sanità.
Per quanto riguarda le attività di outsourcing, la CTP Tecnologie di Processo si avvale di personale qualificato per i servizi che deve erogare. In fase di
qualifica dei fornitori critici, oltre alla valutazione del rispetto dei principi della Responsabilità Sociale, una particolare attività viene svolta per definire i
criteri di scelta e di validazione dei fornitori di beni critici speciali (quali consulenze o prestazioni professionali), sia oggetto di attività commerciale di
CTP -prestazioni professionali o consulenze che prevedono un rapporto diretto con il cliente -, sia utilizzate internamente a CTP - consulenze sulla
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sicurezza, sulla qualità, ecc.
SEDI
MILANO
POGGIBONSI
-
POMEZIA
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SEDE LEGALE: Loc. Salceto 91/93, Poggibonsi, Siena – Italy
BRANCH OFFICES: Milano Via Grosio 10 20024 e Via dei Castelli Romani 41 00040 Pomezia (Roma) - Italy
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CTP System - Organization Chart
Board
Sales & Marketing
HR
QA
Finances
IT
Health & Safety
Industrial services
CTP LAB
Marketing & Comm.
Foreign offices
Sales
CTP Chem
R&D
E&V, P&Q, IT&C
Purchasing
PMs
Milan office
ASM
Rome offfice
SSM
PM s
Task force
Technical experts
Training group
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Mansionario aziendale
L’organizzazione della CTP S.p.A. è definita nell’organigramma funzionale riportato in Allegato 1, dal quale è possibile evidenziare la struttura e le
interrelazioni esistenti tra le varie funzioni aziendali. L’allegato 2 riporta invece l’organigramma dell’area Formazione Finanziata, così come richiesto dal
Decreto del Ministero del Lavoro n.166 del 25/05/01 (delibera GRT 436 del 12/05/03 e successive modifiche e integrazioni)
L’azienda è stata suddivisa in Macro aree gestionali, tra loro correlate ed organizzate da Procedure trasversali (Verifiche Ispettive Interne, Non
Conformità, Azioni Correttive e Preventive, Gestione Documentazione, Gestione della Sicurezza).
Inoltre sono compilati mansionari, con lo scopo di definire le autorità, i rapporti reciproci e le responsabilità delle varie funzioni aziendali. Tali
mansionari sono definiti dalla Direzione Aziendale e sono espressi operativamente in un documento definito NOA.
Assemblea ordinaria
L'assemblea ordinaria delibera sulle materie ad essa riservate dalla legge e dallo statuto.
Sono di competenza dell'assemblea straordinaria:
- a. le modifiche dello statuto, salvo quanto previsto dallo statuto stesso con riferimento alla competenza dell'organo amministrativo;
- b. la nomina, la sostituzione e la determinazione dei poteri dei liquidatori;
- c. le altre materie ad essa attribuite dalla legge e dallo statuto.
Nelle ipotesi di cui all'art. 21.2 dello statuto l'assemblea mantiene una competenza concorrente con quella del consiglio di amministrazione.
Spetta all'assemblea ordinaria provvedere alla determinazione del numero dei componenti l'organo amministrativo e alla loro nomina.
Consiglio di amministrazione e consiglieri delegati
Composizione dell'organo amministrativo
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La società è amministrata da un amministratore unico o da un consiglio di amministrazione composto da un minimo di due fino ad un massimo di otto
consiglieri.
Gli amministratori durano in carica per il periodo stabilito alla loro nomina e comunque non oltre 3 (tre) esercizi e sono rieleggibili. Essi scadono alla
data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della loro carica.
Il consiglio di amministrazione può delegare, nei limiti di cui all'articolo 2381 del Codice Civile, parte delle proprie attribuzioni ad uno o più dei suoi
componenti, determinandone i poteri e la relativa remunerazione.
Il consiglio può altresì disporre che venga costituito un comitato esecutivo del quale fanno parte di diritto, oltre ai consiglieri nominati a farne parte,
anche il presidente, nonché tutti i consiglieri muniti di delega.
Per la convocazione, la costituzione ed il funzionamento del comitato esecutivo valgono le norme previste per il consiglio di amministrazione; le
deliberazioni sono prese a maggioranza dei voti dei presenti e votanti.
Presidente del Consiglio di amministrazione
Il consiglio di amministrazione, nella prima adunanza successiva alla sua nomina, elegge tra i propri
provveduto l'assemblea.
Il presidente del consiglio di amministrazione:
componenti
il presidente, ove non vi abbia
convoca il consiglio di amministrazione,
ne fissa l'ordine del giorno, ne coordina e presiede i lavori
provvede affinché adeguate informazioni sulle materie iscritte all'ordine del giorno vengano fornite a tutti i consiglieri
Segretario del Consiglio di Amministrazione
L'assemblea nomina un segretario anche non socio ed occorrendo uno o più scrutatori anche non soci. Non occorre l'assistenza del segretario nel caso in
cui il verbale sia redatto da un notaio.
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Collegio sindacale
Il collegio sindacale vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare
sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo amministrativo e contabile adottato dalla Società e sul suo concreto funzionamento.
Salvi i casi in cui sia obbligatoria la nomina del revisore contabile o della società di revisione, il controllo contabile può essere attribuito con delibera
dell'assemblea ordinaria ad un revisore unico o ad una società di revisione o al collegio sindacale.
L'assemblea elegge il collegio sindacale, costituito da tre sindaci effettivi e due supplenti, ne nomina il presidente e determina per tutta la durata
dell'incarico il compenso dei presenti.
Ethics Officer
I dipendenti segnalano tempestivamente e anche in forma anonima, sulla apposita modulistica od in ogni altra forma, all’ Ethics Officer, eventualmente
anche per il tramite del superiore gerarchico:
• eventuali violazioni o induzioni alla violazione di norme di legge o regolamento, di prescrizioni del presente Codice, di procedure interne;
• ogni irregolarità o negligenza nella tenuta della contabilità, nella conservazione della relativa documentazione, nell’adempimento degli obblighi di
reportistica contabile o gestionale interna.
L’ Ethics Officer svolge le necessarie verifiche in ordine alle segnalazioni pervenute, al fine di accertare i fatti e di promuovere le iniziative più
opportune, ivi inclusa la proposta di irrogazione nei confronti dei responsabili di misure sanzionatorie, quando applicabili e secondo le modalità previste
da legge, accordi collettivi, contratti.
E’ in ogni caso assicurata la riservatezza dell’identità dei segnalanti, fatti salvi gli obblighi di legge.
Il Comitato di Vigilanza ed il Collegio Sindacale sono tempestivamente informati delle segnalazioni pervenute all’ Ethics officer e delle iniziative
conseguentemente intraprese.
L’ Ethics Officer partecipa alla verifica annuale di adeguatezza del Codice Etico e può formulare proposte di aggiornamento dello stesso al Consiglio di
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Amministrazione.
Consigliere delegato alla gestione della tesoreria e dei servizi tecnico-amministrativi alle partecipate
Gestisce per CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO il ramo d’azienda destinato alla prestazione di servizi amministrativi e tecnici a favore delle controllate, in
particolare avendo facoltà di negoziare e dare esecuzione ai contratti disciplinanti oggetto, termini e condizioni dei servizi prestati.
Gestisce la tesoreria della società, con esclusione di ogni e qualsiasi potere di firma o rappresentanza.
Dirige e coordina l’attività finanziaria e amministrativa per conto delle società controllate , inoltre per le stesse:
a)garantisce e verifica la regolarità e la legittimità degli atti amministrativi e dei contratti attivi e passivi, curando la loro conformità con le disposizioni
normative vigenti in materia;
b) propone al Presidente e al Consigliere Delegato gli atti di bilancio e le iniziative volte alla realizzazione degli uffici amministrativi, alla qualificazione
delle spese ed allo snellimento delle procedure;
c)esercita i poteri di gestione che gli sono delegati dal Presidente e adotta i relativi atti;
e)esercita le funzioni ad esso attribuite dalla normativa vigente;
f)risponde al Consigliere Delegato e al Presidente della gestione economico-finanziaria ;
g)sovrintende alle attività preparatorie relative ai bilanci annuali ;
h)sovrintende ai Settori compresi nell’Area amministrativa delle cui funzioni è responsabile nei confronti del Presidente;
i)predispone le attività amministrative di carattere contabile necessarie alla gestione dell’ Azienda;
j)è responsabile della gestione complessiva delle risorse umane e gestisce i contratti di lavoro subordinato sia negli aspetti normativi che in quelli
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economici;
k)controlla, al fine di verificare la congruità economica, l’affidamento di consulenze, collaborazioni ed incarichi professionali;
m)segue le relazioni con le rappresentanze sindacali nei cui confronti elabora strategie di supporto alle decisioni prese in materia dal Presidente;
n)individua e gestisce il sistema di controllo direzionale e di controllo di gestione;
o)sovrintende alla gestione del patrimonio aziendale;
p)sovrintende all’approvvigionamento di prodotti, servizi, materiali e beni strumentali necessari allo svolgimento delle attività aziendali;
q)sovrintende ai rapporti con i fruitori ed i clienti dei servizi/prodotti erogati dall’Azienda, per quanto riguarda l’aspetto economico e contabile;
r) gestisce la tesoreria aziendale
Responsabile
Il Dipendente o collaboratore esterno che, all’interno dell’organizzazione di CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO SPA, è responsabile, entro le Deleghe
conferite dal Comitato Direttivo, in relazione alla corretta erogazione di determinati processi/servizi ed al raggiungimento di obiettivi gestionali,
economici e di miglioramento relativi a :
Un prodotto (dalla fasi di progettazione e produzione fino a quelle commerciali)
Una area geografica su cui insistono una o più Sedi, unità commerciali e Clienti e/o account
Un’area funzionale o una divisione all’interno dell’organizzazione
I Responsabili riportano direttamente al Comitato Direttivo
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Manager
Risorse incaricate, in virtù delle loro specifiche competenze tecniche e relazionali, della gestione di un progetto/prodotto (product o project manager in
organigramma)o di una commessa entro gli ambiti e le autonomie stabilite dal Responsabile.
I manager riportano ai Responsabili secondo le specifiche caratteristiche del progetto di competenza.
(….OMISSIS…)
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2 PRINCIPI DI CONTROLLO INTERNO
2.1
Principi di controllo interno a carattere generale
Questa sezione intende illustrare gli obiettivi e i principi di fondo che caratterizzano il sistema di autocontrollo di CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO SPA e
rappresentare, allo stesso tempo, un’introduzione allo schema logico sottostante la “matrice delle relazioni” azioni/rischi/controlli successivamente
illustrata.
Il Sistema di Controllo Interno è l’insieme degli “strumenti” volti a fornire ragionevole garanzia circa il raggiungimento degli obiettivi di efficienza ed
efficacia operativa, affidabilità delle informazioni finanziarie e gestionali, rispetto delle leggi e dei regolamenti, nonché salvaguardia del patrimonio
anche contro possibili frodi.
Il Sistema di Controllo Interno si qualifica con principi generali il cui campo di applicazione si estende con continuità attraverso i diversi livelli
organizzativi.
Si fa in particolare riferimento ai seguenti profili:
• Oggettività dei processi decisori. Per garantirla, occorrono efficienti strumenti di misurazione dei fenomeni e di supporto alle decisioni. E’
importante quindi possedere un sistema informativo aggiornato ed efficace, in grado di fornire i dati quantitativi necessari alla corretta gestione delle
attività produttive, nonché schemi di reporting organizzati in modo da offrire il giusto grado di aggregazione delle informazioni alla Direzione. Per
garantire la qualità e tempestività delle informazioni rese è necessario approntare una serie di controlli trasversali che assicurino la manutenzione del
flusso informativo e verifichino l’idoneità degli strumenti usati.
• Ambiente generale di controllo Le responsabilità devono essere definite e debitamente distribuite evitando sovrapposizioni funzionali o allocazioni
operative che concentrino le attività critiche su un unico soggetto:
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- nessuna operazione significativa (in termini quali-quantitativi) per l’unità organizzativa può essere originata/attivata senza autorizzazione.
I poteri di rappresentanza devono essere conferiti secondo ambiti di esercizio e limiti di importo strettamente collegati alle mansioni assegnate ed alla
struttura organizzativa.
I sistemi operativi devono essere coerenti con le politiche dell’Azienda ed il Codice Etico:
- in particolare, le informazioni finanziarie devono essere predisposte:
•
nel rispetto delle leggi e dei regolamenti, nonché dei principi contabili vigenti
•
in coerenza con le procedure amministrative definite
•
nell’ambito di un completo ed aggiornato piano dei conti.
• Attendibilità del sistema informativo. I Sistemi Informativi amministrativi e gestionali devono essere orientati all’integrazione ed alla
standardizzazione.
Dati trasparenti e affidabili sono presupposto fondamentale per avere in ogni istante informazioni sicure; senza una buona base dati non è possibile
conoscere le proprie posizioni o impiantare sistemi di misurazione del rischio efficaci. Bisogna predisporre funzioni il cui compito è mantenere la base
dati aggiornata ed efficiente e che garantiscano la qualità delle informazioni ivi contenute. Oltre ad assicurare l’integrità fisica e logica dei dati e la
completa trasparenza e correttezza all’interno del sistema, occorre anche salvaguardarsi da intrusioni provenienti dall’esterno.
Servono rigidi controlli che permettano l’accesso alle informazioni e l’esecuzione di azioni solo ai soggetti effettivamente abilitati; comunque, i
meccanismi di sicurezza devono garantire la protezione/accesso fisico÷logico ai dati e ai beni dell’unità organizzativa secondo il principio “need to knowneed to do”.
Lo scambio di informazioni fra fasi/processi contigui deve prevedere meccanismi (riconciliazioni, quadrature, ecc.) per garantire l’integrità e la
completezza dei dati gestiti.
• Consapevolezza operativa. Il vertice aziendale deve essere pienamente consapevole delle
caratteristiche di fondo dell’operatività e determinare il profilo di rischio/rendimento. In tale ambito gli strumenti di reporting e quantitativi hanno il
compito di fornire adeguata, tempestiva, affidabile rendicontazione, onde supportare l’attività produttiva e consentire consapevoli decisioni di politica
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del rischio. I rischi rivenienti dalle varie linee di business devono essere identificati, monitorati, ove possibile attraverso modelli e strumenti di
misurazione, e comunque gestiti in modo consapevole. Gli obiettivi dell’unità organizzativa devono essere definiti e comunicati a tutti i livelli interessati,
al fine di rendere gli stessi chiari e condivisi.
Devono essere individuati i rischi connessi al raggiungimento degli obiettivi, prevedendone periodicamente il monitoraggio e l’aggiornamento:
• gli eventi negativi che possono minacciare la continuità operativa devono essere oggetto di apposita attività di valutazione dei rischi e di adeguamento
delle protezioni
• i processi di innovazione relativi a prodotti/servizi, organizzazioni e sistemi devono prevedere la valutazione dei rischi realizzativi.
• Trasparenza. Si concretizza nel predisporre e diffondere all’esterno (Organi di Vigilanza, clienti e investitori) informazioni affidabili e tempestive, al
fine di consentire ai terzi di avere la migliore comprensione possibile circa le condizioni finanziarie, le performance, l’attività di business, il profilo di
rischio e le pratiche di risk management perseguite. Le informazioni rilasciate devono essere rilevanti, affidabili, puntuali, accessibili, coerenti e coprire
tutte le aree di attività della Società. L’attività di controllo dovrà pertanto essere indirizzata anche a garantire la qualità delle informazioni diffuse
all’esterno. Le risorse umane devono essere selezionate, assunte e gestite secondo criteri di trasparenza e in coerenza con i valori etici e nel rispetto
delle leggi e dei regolamenti.
Devono essere periodicamente analizzate le conoscenze e le competenze professionali disponibili nell’unità organizzativa in termini di congruenza
rispetto agli obiettivi assegnati: in particolare, il personale deve essere formato e addestrato per lo svolgimento delle mansioni assegnate.
L’acquisizione di beni e servizi per il funzionamento aziendale deve avvenire sulla base di analisi dei fabbisogni e da fonti selezionate e monitorate
• Ricostruibilità delle operazioni. Comprende, tra l’altro, la registrazione e conservazione delle operazioni concluse al fine di mantenere traccia di
tutta l’attività svolta. E’ presupposto fondamentale per il miglior espletamento dell’attività di auditing.
• Regolarità delle azioni. E’ chiaro che i comportamenti degli attori coinvolti nel processo produttivo devono essere improntati a principi di correttezza.
Per comportamento scorretto s’intende qualunque azione che non si attenga al codice di comportamento, dal banale errore operativo, fino alle frodi e
malversazioni. A questo proposito, si rende necessaria la predisposizione di manuali operativi che indichino le procedure da seguire, nonché di presidi
organizzativi, sia accentrati sia decentrati, incaricati dei relativi controlli. Devono inoltre essere definiti chiari ed univoci sistemi di deleghe, modalità di
suddivisione delle competenze e limiti operativi per ogni struttura e per le controparti. Ne consegue che si rendono necessari i controlli che verifichino il
rispetto di tutte queste norme. I processi operativi devono essere definiti prevedendo un adeguato supporto documentale/di sistema per consentire
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che siano sempre verificabili in termini di congruità, coerenza e responsabilità.
Le scelte operative devono essere tracciabili in termini di caratteristiche e motivazioni e devono essere individuabili coloro che hanno autorizzato,
effettuato e verificato le singole attività
• Efficienza ed efficacia dei processi. Le deliberazioni decise da un qualsiasi organo decisionale devono essere tempestivamente trasmesse agli
esecutori, che hanno il compito di portare a termine efficacemente i compiti loro assegnati. Si deve assicurare che gli organi esecutori ricevano e
recepiscano le direttive e intraprendano le azioni appropriate, pur restando nell’ambito dei propri limiti e competenze.
Le operazioni concluse devono essere successivamente seguite in modo adeguato, sia dal punto di vista contabile che da quello amministrativo. I
controlli devono pertanto riguardare ogni fase della filiera produttiva, estendendosi anche alle funzioni non operative.
• Separazione di funzioni incompatibili. Si tratta di un requisito fondamentale per assicurare sia la sana e prudente gestione che l’efficacia dei
controlli, da presidiare innanzitutto attraverso una corretta assegnazione delle competenze. Vi sono diversi tipi di incompatibilità: prenditori di rischio e
soggetti controllanti; chi opera, chi dispone pagamenti e chi contabilizza; operatività per conto proprio e per conto terzi, ecc… Particolare cura andrà
ovviamente dedicata alla prevenzione dei fenomeni di conflitto di interesse, prevedendo efficaci presidi di separazione tra le funzioni portatrici di
interessi potenzialmente in conflitto.
(…OMISSIS…)
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7 CLASSIFICAZIONE ED ILLUSTRAZIONE DEI PROCESSI
PREMESSA
Le procedure e le istruzioni operative della Società sono diffuse e implementate attraverso appositi documenti (il presente modello, estratti del presente
modello,circolari/ordini di servizio) che descrivono il ruolo delle varie unità organizzative coinvolte, lo svolgimento del processo ed i relativi controlli.
La documentazione è predisposta e rivista dalla Direzione/Unità competente sull’argomento adottando uno schema di rappresentazione standard.
La distribuzione avviene sia in forma cartacea sia tramite supporti informatici (Intranet aziendale).
Le comunicazioni aziendali aventi contenuto non normativo bensì meramente informativo, descrittivo o di aggiornamento avvengono mediante lettere
circolari, aggiornamenti operativi (per le Agenzie e gli Ispettorati Sinistri), comunicazioni operative, variazioni organizzative.
Pure in tali casi la comunicazione avviene in forma cartacea e tramite supporto informatico (Intranet).
CTP TECNOLOGIE DI PROCESSO SPA e’, come detto in premessa, una società certificata e pertanto ha individuato, schematizzato e applicato, nell’alveo
delle prescrizione degli standard ISO 9000:2005 e SA 8000:2001 una serie di processi aziendali. Il presente documento è redatto in assoluto
allineamento con gli stessi.
In particolare ci si è soffermati, ai fini di una armonizzazione che non esclude possibili sviluppi integrativi, sulla seguente lista di processi certificati, cui
si rimanda per ogni approfondimento.
La Direzione Aziendale ha deciso di utilizzare un approccio per processi come strategia nella costruzione del Sistema di Gestione della Qualità e della
Responsabilità Sociale.
Questo significa che la Direzione ha deciso di identificare i processi che costituiscono tale Sistema , le interazioni fra questi processi e gli input e gli
output che assicurano la coesione fra di essi.
L’azienda è stata divisa in macroaree di competenza, e per ogni macroarea sono stati individuati i processi relativi. Le aree ed i processi sono descritti
nella tabella seguente.
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Manuale della Governance
DI
PROCESSO
SPA
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Manuale della Governance
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ex DLGS 01
231-01
Area
del
Pagine: 68
01-
24-2008
Processi Certificati
Processi Addizionali 231
Direzione – DI
Riesame della Direzione
Valutazione della soddisfazione del cliente
Valutazione del grado di applicazione dei valori aziendali
Gestione delle attività di reporting, incluso il Bilancio
SA8000
Definizione e gestione degli indicatori di performance
Comunicazione interna ed esterna
Processi societari
Processi inerenti la privacy
Processi inerenti la safety
Attività di audit dell’OdV
Controllo della documentazione
Gestione delle registrazioni
Verifiche Ispettive Interne
Aggiornamento normativo
Gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive e
Preventive
Gestione dei reclami
Gestione dei miglioramenti
Reporting
Qualità – QA
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ex DLGS 01
231-01
Personale – PE
del
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01-
24-2008
Definizione delle politiche del personale (età minima dei
lavoratori,
lavoro obbligato, libertà di associazione e diritto alla
contrattazione collettive,
discriminazione, orario di lavoro, remunerazione)
Ricerca e selezione del personale
Formazione e Addestramento
Obblighi previdenziali
Acquisti - AC
Processo di Acquisto
Valutazione dei fornitori
Processi di gestione del rapporto con i fornitori
Processi di gestione consulenze e prestazioni
professionali
Processi di gestione del rapporto di outsourcing
Marketing
Comunicazione con i clienti
Definizione delle esigenze implicite ed esplicite del cliente
Gestione delle offerte e degli ordini clienti
Comunicazione
Commerciale – CO
Gestione dei servizi
– GE
Progettazione dei servizi
Pianificazione delle risorse umane e logistiche
Gestione dei servizi
Gestione della strumentazione di misura
Rapporti con istituzioni e authority
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231-01
Amministrazione AM
del
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01-
24-2008
Gestione della fatturazione
Accordi transattivi e arbitrati
Procedimenti giudiziali e arbitrali
Processi di finanza ordinaria e straordinaria
Finanza agevolata
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231-01
del
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01-
24-2008
9 ORGANISMO DI VIGILANZA
L’art. 6 del D.Lgs. n. 231/2001-nel ricondurre l’esonero da responsabilità dell’ente all’adozione e alla efficace attuazione di un modello di
organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire la realizzazione degli illeciti penali considerati da tale normativa-ha previsto l’istituzione di un
Organismo di Vigilanza interno all’ente (OdV), cui è assegnato specificamente il “compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello
organizzativo e di curarne il relativo aggiornamento”.
I compiti assegnati all’OdV richiedono che lo stesso sia dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Sarà inoltre dotato di una apposito
Regolamento, disciplinante il funzionamento e le caratteristiche dell’Organismo.
Da tale caratterizzazione discende:
• l’insindacabilità delle scelte dell’Organismo di Vigilanza da parte delle istituzioni dell’ente stesso, pena il venir meno del requisito essenziale
dell’autonomia medesima;
• la posizione di indipendenza dei membri che compongono tale Organismo di Vigilanza; posizione da riservare a soggetti di assoluta affidabilità in
ragione della professionalità dimostrata e delle capacità personali loro riconosciute.
Alla luce dei requisiti e dei compiti delineati in organigramma e tenuto conto delle dimensioni e della complessità delle attività dell’Azienda, l’Organismo
di Vigilanza assume la veste di organo collegiale, composto da:
•Preposto al Controllo Interno, che può assicurare una penetrante visibilità sui Sistemi di Controllo presenti nell’Azienda;
•i Consiglieri non esecutivi ed indipendenti aventi i requisiti di cui al seguente comma 2. 2.
•Professionisti indipendenti
•Componente del Collegio Sindacale, anche in considerazione della responsabilità diretta dell’Azienda derivante dalla commissione dei reati
societari, secondo l’estensione a tali fattispecie stabilita dall’art. 25 ter d.lgs. 231/01.
•Amministratori “non executive”, non direttamente coinvolti nell’operatività aziendale con un ruolo previsto in organigramma
Flussi informativi
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231-01
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01-
24-2008
L’Art. 6 c. 2 lett. d) del D.Lgs. n. 231/2001 individua specifici “obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul
funzionamento e l’osservanza dei modelli”.
Si rende opportuna l’istituzione di un sistema di reporting, sistematico e strutturato, in merito a temi/fatti a rischio, la cui rilevazione ed analisi
costituisca la base dalla quale originano azioni di riscontro e approfondimento dell’OdV su eventuali situazioni anomale e/o di reato.
A tale fine, gli Schemi di Controllo Interno per i processi operativi e strumentali, prevedono, come componente integrante, l’attivazione di specifici flussi
informativi verso l’OdV.
Iniziativa di controllo
L’Organismo di Vigilanza si attiva con specifiche attività di audit sull’Azienda con le seguenti modalità:
• con interventi “a piano”, nei quali la componente 231 è parte integrante di un piano di lavoro e verifica più ampio. In questo caso il “fattore 231”
viene specificatamente considerato e adeguatamente valorizzato in sede di risk assessment per la definizione del Piano Annuale di Audit;
• con interventi mirati (spot) in caso di specifica richiesta formulata da parte di una o più componente funzionale e organizzativa dell’Azienda e,
ovviamente, in caso di segnalazioni di criticità derivanti dal flusso informativo correntemente operante nell’ambito dei modelli organizzativi predisposti.
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01-
24-2008
10 OPERAZIONI COLLEGATE A SOGGETTI E RUOLI APICALI
Ambito di riferimento
I soggetti apicali secondo il D.Lgs 231 sono identificati all'art. 5 come "persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di
direzione dell'Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano anche di fatto la
gestione ed il controllo dello stesso".
Il D.Lgs 231/01 non ha modificato il sistema normativo che disciplina l’amministrazione ed il governo delle società, sicchè l’autonomia decisionale dei
soggetti in posizioni apicali è sostanziale ed indefettibile espressione della libertà di gestione dell’impresa in forma societaria.
I soggetti in posizione apicale in via ordinaria decidono operazioni che seguono i normali criteri previsti dal Modello Organizzativo, che gli stessi
conoscono e condividono. Tuttavia tali soggetti sono talvolta necessitati – nell’interesse della Società – ad avviare operazioni che seguono un iter
procedimentale diverso da quello dettagliato nel Modello Organizzativo, a causa di situazioni di eccezionalità dovute ad esigenze di straordinaria urgenza
o di particolare riservatezza od anche di singola peculiarità dell’operazione.
A quest’ ultima tipologia di operazione si rivolge il presente Schema di Controllo Interno.
Attività di controllo
Il sistema di controllo si basa sui due elementi qualificanti della tracciabilità degli atti e del flusso informativo verso l’Organismo di Vigilanza. In
particolare, gli elementi specifici di controllo sono:
• Tracciabilità dell’operazione in termini di documentazione e supporti informativi atti a consentire la “ricostruibilità” a posteriori delle motivazioni e delle
situazioni contingenti in cui si è sviluppata l’operazione stessa.
Speciale riguardo deve assumere l’esplicazione, ancorché in forma sintetica (ma non generica), delle ragioni e dei motivi che hanno determinato la
scelta operativa. Non necessariamente devono essere esplicitate le ragioni della decisione, ma le caratteristiche (ad es.,riservatezza ed urgenza) che
hanno reso impossibile l’attuazione della decisione secondo lo schema operativo prefissato;
• Specifica informativa, da parte dello stesso soggetto apicale che ha attivato l’operazione “in deroga”, verso l’Organismo di Vigilanza affinché possa
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01-
24-2008
attuare i dovuti riscontri con sistematicità e tempestività;
Si sottolinea, inoltre, che un ulteriore elemento di rafforzo del sistema deriva dalla “cattura“ delle operazioni “degli apicali” anche attraverso i flussi
informativi riguardanti le operazioni “in deroga”, previsti dai singoli Schemi di Controllo Interno sui Processi Strumentali. Tali flussi contemplano, infatti,
l’invio degli estremi delle operazioni “in deroga” (a prescindere dalle origini delle stesse) all’Organismo di Vigilanza a cura dei Responsabili delle Funzioni
materialmente esecutrici.
11 PIANO DI COMUNICAZIONE DEL MODELLO
L’Azienda , al fine di assicurare nel tempo efficace attuazione al Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato, intende curare una corretta
divulgazione dei contenuti e dei principi dello stesso all’interno ed all’esterno della propria struttura.
In particolare, l’Azienda è orientata verso l’estensione della comunicazione dei contenuti e dei principi del Modello non solo ai propri dipendenti ma
anche ai soggetti che, pur non rivestendo la qualifica formale di dipendente, operano -anche occasionalmente - per il conseguimento degli obiettivi
aziendali in forza di vincoli contrattuali.
Sebbene tale attività di comunicazione sia diversamente caratterizzata a seconda dei destinatari cui essa si rivolge, l’informazione concernente i
contenuti e i principi del Modello viene, comunque, improntata a completezza, tempestività, accuratezza, accessibilità e continuità al fine di consentire
ai diversi destinatari la piena consapevolezza delle disposizioni aziendali che sono tenuti a rispettare.
5.1 Dipendenti
I contenuti ed i principi del Modello sono portati a conoscenza di tutti i dipendenti.
L’organizzazione espleta costantemente passi concreti volti a comunicare in maniera efficace standard e procedure a tutto il personale (ed altri
mandatari), ad esempio prevedendo la partecipazione a programmi di formazione o distribuendo pubblicazioni che spieghino in termini pratici cosa è
richiesto.
I soggetti, dopo essere stati istruiti sul contenuto del modello, rilascino una dichiarazione di conoscenza dello stesso.
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01-
24-2008
Viene garantita ai dipendenti la possibilità di accedere e consultare la documentazione costituente il Modello (Principi di riferimento del Modello,
Protocolli) direttamente sull’Intranet aziendale. Inoltre, al fine di agevolare la comprensione del Modello, la Società organizza delle attività di formazione
per i dipendenti, al termine delle quali è prevista la compilazione di questionari e/o dichiarazioni attestanti l’avvenuta formazione.
La compilazione e l’invio del questionario da parte dei dipendenti vale quale dichiarazione di conoscenza dei contenuti del Modello.
La Società provvede nel corso di tali attività a rendere noto ai dipendenti che gli stessi sono tenuti a conoscere i principi e i contenuti del Modello ed a
contribuire, in relazione al ruolo e alle responsabilità rivestite all’interno dell’Azienda, alla sua attuazione e al suo rispetto, segnalando all’Organismo di
Vigilanza eventuali carenze.
Ai componenti degli organi sociali viene resa disponibile copia cartacea della versione integrale del Modello ed è fatta loro sottoscrivere dichiarazione di
impegno all’osservanza dei contenuti del Modello stesso.
Idonei strumenti di comunicazione sono adottati per aggiornare i dipendenti circa le eventuali modifiche apportate al Modello.
5.3 Altri destinatari
Come già anticipato, l’attività di comunicazione dei principi del Modello viene indirizzata anche nei confronti di quei soggetti terzi che, sebbene non
dipendenti, intrattengano con l’Azienda rapporti di collaborazione contrattualmente regolati.
Anche a tal fine, l’Azienda rende disponibile nel proprio sito Internet il Codice Etico ed almeno un Documento di sintesi illustrativo dei principi di
riferimento del Modello che possano essere di interesse per i terzi destinatari.
L’Azienda provvede, inoltre, ad inserire nei contratti con tali soggetti clausole contrattuali standard che impegnino gli stessi a non porre in essere
attività ovvero adottare comportamenti tali da determinare una violazione del Modello da parte dell’Azienda stessa. In caso di violazione di tale obbligo,
potrà essere richiesta la risoluzione del contratto con eventuale applicazione di penali.
I contratti in corso vengono adeguati a quanto sopra previsto non appena ciò sia consentito, considerate le caratteristiche dei medesimi.
Resta ovviamente a carico dei soggetti terzi che abbiamo forma societaria l’adozione di un proprio Modello 231.
(…OMISSIS…)
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01-
24-2008
STIMA DEI RISCHI DI REATO IN FUNZIONE DELL’ATTIVITA’ E DEI PROCESSI SPECIFICI DELL’AZIENDA
Ordinato in senso decrescente di probabilità
Pag 42 di 47
Stima
Fattispecie di reato
rischio
del
Ciclo
Valutazione
Alta
Corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio
(art.319 c.p.)
Processo
interno
connesso.
inerente
Corruzione per un atto d’ufficio (art.318 c.p.)
/
La CTP TDP intrattiene rapporti con enti della PA
Istituzione nuovi servizi, sviluppo
per
specifici servizi e progetti
richieste
di
autorizzazioni,
licenze,
concessioni
Istigazione alla corruzione (art.322 c.p.)
Investimenti in nuovi immobili
Spese di manutenzione su immobili
esistenti.
False comunicazioni sociali (art.2621 c.c.)
Alta
La CTP TDP effettua le normali comunicazioni
Procedure
sociali
amministrative
contabili
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01-
24-2008
False comunicazioni sociali in danno dei soci o dei
Alta
creditori (art.2622 c.c.)
Truffa in danno dello Stato (art.640 c.p., comma 2,
Alta
numero 1)
Impedito controllo (2625 c.c.)
Malversazione a danno dello stato (art.316 bis c.p.)
Reati attinentti la safety (D.Lgs. 626/94 e L.123-2007)
La CTP TDP effettua le normali comunicazioni
Procedure
sociali
amministrative
La CTP TDP intrattiene relazioni commerciali con
Formazione
contabili
ed
contabili
ed
enti della PA
Media
Media
Alta
La
CTP
TDP
effettua
le
normali
attività
Procedure
amministrative
amministrative
La CTP TDP ha percepito erogazioni o contributi
Gestione erogazioni e contributi;
statali
area amministrativa
La CTP TDP effettua, accanto ad
attività di
ufficio, a presunzione di rischio basso, attività di
progettazione e direzione lavori
DVR e documenti attinenti la safety,
funzioni competenti
e attività di
gestione di fornitori
Reati attinenti la privacy
Media
La CTP TDP effettua attività che possono
DPS e funzioni incaricate
portarla, vista anche la tipologia di clientela, a
conoscenza di informazioni sensibili. La stessa
gestite in proprio dati sensibili
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Ostacolo
all’esercizio
del
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01-
24-2008
delle
funzioni
delle
autorità
Media
pubbliche di vigilanza (art.2638 c.c.)
Manipolazioni di mercato (Art. 185-187 ter T.U.F.)
Peculato, concussione, corruzione e istigazione alla
Media
Media
corruzione di membri degli organi delle Comunità
La
CTP
TDP
è
soggetta
a
regolamenti
Adempimenti
relativi
ai
servizi
gestione
delle
dell’autorità di Vigilanza
erogati e ai progetti
La CTP TDP non ha quote di fondi o pacchetti
Processi
azionari di società negoziati in borsa
informazioni privilegiate
La CTP TDP ha rapporti con enti della Comunità
Erogazione del servizio
di
Europea
europee e di funzionari delle Comunità europee e di
Stati esteri (art.322 bis c.p.)
Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni
Media
pubbliche (art.640 bis c.p.)
Indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato
T.U.F.)
Gestione erogazioni e contributi
statali
Media
(art.316 ter c.p.)
Abuso di informazioni privilegiate (Art. 184-187 bis
La CTP TDP ha percepito erogazioni o contributi
La CTP TDP ha percepito erogazioni o contributi
Gestione erogazioni e contributi
statali
Bassa
La CTP TDP non ha quote di fondi o pacchetti
Processi
di
gestione
azionari di società negoziati in borsa
informazioni privilegiate
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231-01
del
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01-
24-2008
Omessa comunicazione del conflitto di interessi (art. 2629 Bassa
La CTP TDP incorre in circostanze di conflitto di
Procedure per la gestione delle
bis c.c.)
interessi
operazioni in conflitto di interessi
La CTP TDP non ha quote di fondi o pacchetti
Processi
azionari di società negoziati in borsa
pubblico
Aggiotaggio (art.2637 c.c.)
Illegale ripartizione degli utili e delle riserve (art.2627
Bassa
Bassa
c.c.)
Riciclaggio (art. 648 bis)
Frode informatica (art. 640 ter c.p.)
Bassa
Bassa
La
CTP
TDP
effettua
le
normali
attività
di
Procedure
comunicazione
contabili
amministrative
amministrative
La CTP TDP non ha tipologie di clienti che
Compravendite
possano generare rischi
di business condotte all’estero
La CTP TDP utilizza sistemi informatici, ma non
Gestione dei Sistemi Informativi
effettua
transazioni
commerciali
per
Bassa
via
La CTP TDP effettua acquisti di beni strumentali
Acquisto di beni strumentali
in quantità limitata.
Corruzione in atti giudiziari (art. 319 ter c.p.)
Bassa
La CTP TDP non incorre frequentemente in
Gestione affari legali
contenziosi legali
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ed
immobiliari;attività
informatica.
Ricettazione (art.648 c.p.)
al
CTP
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01-
24-2008
Formazione fittizia del capitale (art.2632 c.c.)
Bassa
La
CTP
TDP
effettua
le
normali
attività
Procedure
amministrative
amministrative
contabili
ed
Illecita influenza sull’assemblea (art.2636 c.c.)
Bassa
La CTP TDP ha due soci
Attività societarie varie
Impiego di danaro, beni o utilità di provenienza illecita
Bassa
La CTP TDP non ha tipologie di clienti che
Compravendite immobiliari; attività
possano generare rischi
di business condotte all’estero
La CTP TDP non è tenuta alla produzione di
Attività societarie varie
(art. 648 ter)
Falso in prospetto (art.2623 c.c.)
Bassa
abbondante informativa per il pubblico
Concussione (art. 317 c.p.)
Nulla
La CTP TDP non è soggetto di reato
Nessuno
Falsità in monete, in carte di pubblico credito e in valori
Nulla
La CTP TDP non effettua transazioni significative
Nessuno
di bollo
Falsità nelle relazioni o nelle comunicazioni delle società
in denaro contante o carte di credito
Nulla
La CTP TDP non è soggetto di reato
Nessuno
Indebita restituzione dei conferimenti (art.2626 c.c.)
Nulla
La CTP TDP non effettua conferimenti
Nessuno
Illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della
Nulla
La CTP TDP non può effettuare operazioni
Nessuno
di revisione (art. 2624 c.c.)
società controllante (art.2628 c.c.)
previste
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01-
24-2008
Operazioni in pregiudizio dei creditori (art.2629 c.c.)
Nulla
La CTP TDP non può effettuare operazioni
Nessuno
previste
Indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei
Nulla
La CTP TDP non è in liquidazione
Nessuno
Nulla
La CTP TDP non può effettuare operazioni
Nessuno
liquidatori (art. 2633 c.c.)
Finanziamento
del
terrorismo
(convenzione
internazionale)
previste
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