MEDUSA
le fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione
if s.r.l.
via o. salomone 2/b
30173 venezia mestre
telefono e fax 0415352325
www.ifvenezia.it - [email protected]
reg.imp.VE/c.f./p.iva 02020030272
rea n. 191897 - cap.soc. € 10.400 i.v.
MEDUSA genera le fatture elettroniche in formato XML, conformemente alle specifiche tecniche ministeriali.
Le fatture vanno inviate al Sistema di Interscambio (SDI). Potete avvalervi di un intermediario abilitato (ad
esempio il vostro Commercialista) oppure utilizzare il nostro software per firmarle digitalmente e inviarle via
PEC.
Tutte le fatture annotate su un registro IVA in cui è presente almeno una fattura elettronica sono soggette
alla conservazione sostitutiva decennale, che viene effettuata da soggetti abilitati con un costo che dipende
dal numero delle fatture da conservare. Abbiamo quindi scelto di numerarle separatamente con un apposito
suffisso per annotarle in un registro IVA sezionale, in modo da sottoporre a conservazione solo le fatture
elettroniche.
Il processo di conservazione va effettuato entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione
annuale IVA cui le fatture si riferiscono.
CLIENTE ENTE PUBBLICO
Nell'anagrafica dei clienti ai quali dovete inviare fatture elettroniche compilate la casella Codice Univoco
Ufficio P.A. con il codice di sei caratteri (detto anche Codice IPA) che dovrebbe fornirvi l'ente stesso. In
mancanza è possibile reperirlo via internet premendo il pulsante col binocolo posto accanto alla casella:
nella pagina che appare indicate il codice fiscale del cliente e cliccate su Cerca ufficio destinatario delle
fatture.
FATTURAZIONE
Premendo Stampa dalla gestione della pratica, nella finestra di emissione il cliente viene riconosciuto come
ente pubblico dalla presenza del codice sopracitato. Come suffisso viene proposto quello del registro
sezionale dedicato alle fatture elettroniche ("/EL" se non l'avete modificato) e il numero della fattura viene
proposto di conseguenza:
In questo esempio il numero completo della fattura è quindi 1/EL (oppure 1/2014/EL se avete attivato nelle
Impostazioni l'opzione per inserire l'anno nella numerazione).
Stampate quindi normalmente la fattura per il vostro archivio cartaceo. Dopo aver confermato la definitività
della stampa appare questa finestra:
Per gli Studi Associati nel primo riquadro al posto di cognome e nome troverete la denominazione dello
studio (non più di 60 caratteri) e il codice fiscale del legale rappresentante o di un suo delegato a firmare.
Il Tipo documento proposto può essere modificato in base alle esigenze del destinatario.
La Causale del documento è ricavata dall'oggetto della pratica ma non può superare i 200 caratteri: verificate
che sia comprensibile ed esaustiva. Nella scheda Descrizione potete peraltro indicare una descrizione della
prestazione, distinta dalla causale, che può arrivare fino a 1000 caratteri.
Il codice Riferimento Amministrazione è obbligatorio per alcuni enti (ad esempio l'INPS).
L'imposta di bollo va applicata qualora la somma degli importi fatturati non soggetti a IVA superi € 77,47 e
versata poi per via telematica secondo la normativa vigente.
Anche se avete stampato l'allegato alla fattura con il dettaglio delle prestazioni, la fattura elettronica
contiene solo il riepilogo della prima facciata. Se il destinatario lo desidera potete scegliere di allegare la
fattura cartacea in formato PDF, che viene conglobata in quella elettronica.
Nella scheda Pagamento, attiva se la fattura non è quietanzata, dovete indicare la modalità di pagamento
prescelta e l'eventuale data di decorrenza dei termini di pagamento.
Le schede Altri dati gestionali e CUP/CIG vanno compilate solo se specificatamente richiesto dal destinatario.
2
Per l'invio avete infine tre possibilità (nei primi due casi deve essere inserito il dispositivo di firma digitale del
firmatario):
1. Se la vostra PEC è uno degli account del vostro software di posta predefinito potete scegliete firma e
invia : si aprirà un messaggio con la fattura elettronica in allegato. Potete operare questa scelta anche
se avete configurato la PEC del firmatario nella corrispondente anagrafica del collaboratore: in questo
caso dopo aver indicato l'oggetto della mail l'invio avviene automaticamente. Per il primo invio il
destinatario è [email protected]. Successivamente andrà modificato in base alle comunicazioni
contenute nelle ricevute di consegna (o notifiche di scarto) che riceverete via PEC da SDI.
2. Se volete inviare la fattura manualmente, tramite webmail o un altro client di posta, scegliete salva la
fattura firmata e indicate la cartella in cui salvarla.
3. Se avete preso accordi con un intermediario abilitato affinchè firmi la fattura e ne curi l'invio al
sistema di interscambio, scegliete salva la fattura non firmata e indicate la cartella in cui salvarla.
Provvederete poi a mandarla all'intermediario secondo le modalità concordate.
Nei primi due casi il nome del file (firmato) da allegare alla PEC è ITcodfisc_num.xml.p7m, dove codfisc
rappresenta il vostro codice fiscale e num è un numero di cinque cifre generato automaticamente. Nel terzo
caso il nome del file non firmato è ITcodfisc_num.xml. Nel file, che non va assolutamente rinominato, è
comunque ricompreso anche l'eventuale PDF allegato.
Sempre nei primi due casi riceverete, oltre alle solite PEC di accettazione e consegna, una terza
comunicazione con l'esito dei controlli automatici. In caso di scarto aprite l'allegato il cui nome inizia con
ITcodfisc_num e controllate la sezione <ListaErrori>. Dopo aver risolto il problema potrete riemettere la
fattura con lo stesso numero.
Viceversa, se la terza PEC vi informa dell'avvenuta consegna della fattura al vostro cliente, quest'ultimo ha
ancora quindici giorni di tempo per rifiutarla, nel qual caso vi arriverà una quarta PEC con la motivazione del
rifiuto. Anche in questo caso potrete riemettere la fattura dopo avervi apportato le modifiche richieste.
ELENCO E CONSERVAZIONE DELLE FATTURE FIRMATE
Alla voce di menu Pratiche > Fatture elettroniche firmate trovate l'elenco dei file firmati relativi alle fatture
emesse nell'anno indicato, nell'ordine in cui sono stati generati:
Le righe colorate in rosso indicano i documenti scartati (non andati a buon fine e reinviati successivamente),
che non vanno conservati. La casella scartato è selezionata automaticamente ma potete anche modificarla
cliccandoci sopra: in presenza di scarti vi consigliamo di verificare, tramite le pec ricevute, che il nome del
file sulla riga non scartata corrisponda a quello effettivamente accettato.
Potete aggiungere file eventualmente mancanti tramite il pulsante Importa.
3
Se avete attivato il servizio di conservazione sostitutiva operata dal nostro partner AbleTech potete effettuare
il versamento dei file non scartati premendo il pulsante Versa e fornendo poi le credenziali che vi sono state
rilasciate L'operazione può richiedere anche un minuto per ciascun documento.
Tutti i documenti emessi nell'esercizio vanno versati in un unico lotto tra il 1° gennaio e il 30 giugno
dell'anno successivo. Accertatevi quindi di eseguire il versamento solo dopo quindici giorni dalla ricezione
dell'esito positivo dell'ultima fattura emessa nell'anno.
AbleTech avvierà automaticamente alla conservazione entro il termine previsto dalla normativa vigente i
documenti da voi versati. Potete monitorare lo stato del procedimento ed accedere alle altre funzionalità del
servizio tramite il pulsante Portale IX.
4