DATABASE LINK – Manuale Utente
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SOMMARIO
1
A Chi è destinato...............................................................................................................1-3
2
Pre requisiti ......................................................................................................................2-3
3
Introduzione concettuale..................................................................................................3-3
4
Contenuti ..........................................................................................................................4-4
4.1
Individuare i comandi che consentono di accedere alla gestione allegati ........................................................ 4-4
4.2
Gestire un allegato ................................................................................................................................ 4-5
4.2.1
Creazione di un allegato .................................................................................................................. 4-5
4.2.2
Modifica di un allegato esistente ........................................................................................................ 4-5
4.2.3
Duplicazione di un allegato ................................................................................................................ 4-6
4.2.4
Cancellazione di un allegato .............................................................................................................. 4-6
4.2.5
Revisione dell’allegato ...................................................................................................................... 4-7
4.2.6
4.3
4.3.1
4.3.2
4.4
4.4.1
4.4.2
Riclassifcare un’allegato ................................................................................................................... 4-7
Ricerche .............................................................................................................................................. 4-8
Ricerche per argomento .................................................................................................................... 4-8
Ricerche per categorizzazioni ............................................................................................................. 4-9
Legami multipli .................................................................................................................................... 4-10
Creazione legame ........................................................................................................................... 4-10
Cancellazione legame ...................................................................................................................... 4-10
4.5
Archiviazione automatica (generazione di una pratica) .............................................................................. 4-10
4.6
Inoltro allegati..................................................................................................................................... 4-11
4.6.1
Modalità rapida .............................................................................................................................. 4-11
4.6.2
Modalità estesa .............................................................................................................................. 4-11
4.7
Verificare su un qualunque formato video, la presenza di documenti allegati ................................................. 4-12
4.8
Stampe con allegati ............................................................................................................................. 4-13
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1 A CHI È DESTINATO
Agli operatori di applicativi gestionali che per la mansione assegnata producono, consultano, manutengono documenti e più
in generale oggetti (di qualunque tipo) supportati dal sistema informativo aziendale.
2 PRE REQUISITI
L’allievo deve essere in grado di operare con l’interfaccia webgate400.
3 INTRODUZIONE CONCETTUALE
Database Link è un modulo che consente di razionalizzare entro un unico ambito sia fisico che applicativo tutti gli oggetti
presenti all’interno del sistema informativo. Permette di gestire lo sviluppo, l’ archiviazione e la distribuzione di documenti e
più in generale oggetti correlandoli con i database utilizzati dalla applicazione.
I database che costituiscono un ancoraggio valido per gli allegati, sono definiti da command services specifici. (clienti,
articoli, testate d’ordine, righe d’ordine ecc…).Ad un singolo record, possono essere riferiti più allegati, e un allegato, può
essere riferito a più record di database. Un singolo allegato, è archiviato in base alla chiave del record cui è riferito ed a una
serie di campi definiti a cura dell’utente con un apposito elaborato.
Con Database Link è possibile allegare documenti, immagini, disegni e qualsiasi estensione di file,così come è possibile
generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire i diversi livelli di revisione per ogni singolo documento e
autorizzare la lettura o la modifica degli allegati ad utenti del sistema. Nella fase di generazione di nuovi documenti è inoltre
possibile fondere in un unico modello Word dati prelevati direttamente dal sistema tramite diverse fonti dati, che includo
istruzioni SQL.
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4 CONTENUTI
4.1 Individuare i comandi che consentono di accedere alla gestione allegati
L’ accesso alla gestione dei documenti avviene a partire da tutte le videate che contengono sufficienti argomenti per la
identificazione del record di database cui sono riferiti gli allegati oppure, attraverso l’elaborato 3X (menu Links).
Per esempio, la gestione degli allegati all’Articolo Generico, può essere richiamata da tutti gli schermi che contengono un
codice articolo così come per gli allegati ai movimenti (tutti i tipi di movimento), può essere richiamata da qualunque videata
contenga un numero di movimento (numero di riga).
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4.2 Gestire un allegato
4.2.1 Creazione di un allegato
Premendo il tasto F6 o relativo pulsante “NUOVO” , viene visualizzato il pannello di gestione quindi, si procede come segue :
Si compilano obbligatoriamente i campi relativi al Titolo ed alla Classe
Si compilano facoltativamente gli altri campi.
•
pulsante “NUOVO”: viene aperto un documento supportato dalla applicazione di manutenzione del modello definito
dalla classe di documentazione in uso (se è definito un documento con estensione .DOT si aprirò WORD, se
l’estensione è .XLT si aprirà EXCEL ecc. ecc.).
•
pulsante “SFOGLIA”: si apre la finestra di navigazione di Windows ed è possibile identificare l’oggetto preesistente
da allegare/archiviare.
•
Pulsante “STAMPE” : si accede al printbox dell’utente potendo quindi scegliere una stampa come oggetto da
allegare.
•
Pulsante “ACQUISISCI” : con questa modalità è possibile scansionare un documento (apre la finestra di interfaccia
scanner)
•
pulsante “INCOLLA”: dopo aver copiato un qualunque oggetto presente sul PC, questo viene allegato/archiviato.
Premendo il pulsante ESCI/ARCHIVIA, si completa la operazione di creazione.
4.2.2 Modifica di un allegato esistente
Tramite l’opzione 2 “MODIFICA” è possibile aggiornare l’allegato
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4.2.3 Duplicazione di un allegato
E’ possibile copiare un documento sviluppato in un altro contesto. Per fare cià una volta sul record chiave attraverso il tasto
di funzione F20 “AGGIUNGI ESISTENTE” si accede al video di ricerca, inserire gli argomenti adatti a reperire l’allegato;
selezionare l’allegato (previa eventuale visualizzazione per verifica dello stesso, eseguendo un doppio click sulla apposita
icona) con opzione D DUPLICA ALLEGATO. Eseguite queste operazioni, nella lista comparirà il documento.
4.2.4 Cancellazione di un allegato
Tramite l’opzione 4 “ANNULLA” è possibile eliminare l’allegato (viene richiesta una doppia conferma)
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Se per l’oggetto esistono dei legami multipli viene prima proposta una lista degli stessi con la possibilità di eliminarli e poi
successivamente la conferma dell’annullamento definitivo dell’oggetto
4.2.5 Revisione dell’allegato
Ci si posiziona sulla riga di subfile interessata e si digita nell’apposito campo (o si attiva con il pulsante relativo)
3 “ Nuova Revisione”.
l’opzione
A questo punto, il programma esegue autonomamente una copia del documento, incrementa il numero di revisione e
visualizza il prompt di manutenzione..
L’utente, premendo il tasto di “Modifica” apporterà le correzioni desiderate e salverà normalmente il documento.
Tornando al video principale, nella lista sarà visualizzata la nuova revisione.
Qualora l’utente volesse Visualizzare le vecchie revisioni, è sufficiente deselezionare il box del parametro “solo Ultima
Revisione”.
4.2.6 Riclassifcare un’allegato
Per modificare gli estremi descrittivi dell’allegato e la classe di appartenenza è disponibile la opzione “RI” (riclassifica).
Nel prompt che si presenta, vengono visualizzati i vecchi estremi ed i nuovi.
Nel caso si modificasse la classe del documento, questo viene spostato nella directory definita nell’ anagrafico classi e ne
acquisisce i profili di autorizzazione alla gestione.
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4.3 Ricerche
4.3.1 Ricerche per argomento
E’ possibile ricercare un’oggetto in svariati modi: per titolo, per keywords, per utente, ecc… Vediamo in dettaglio.
•
Inserendo in questo campo un valore, questo è ricercato all’interno del titolo a prescindere dalla posizione in cui si trova.
•
Inserendo in questo campo un valore, questo è ricercato all’interno della descrizione a prescindere dalla posizione in cui si trova.
•
Inserendo in uno di questi campi un valore, questo è ricercato all’interno della delle keywords a prescindere dalla posizione in cui si
trova.
•
Inserendo in uno di questi campi un valore, è possibile ricercare allegati appartenenti ad una o più classi documentali.
•
Inserendo in uno di questi campi un valore, è possibile ricercare allegati inseriti,aggiornati o autorizzati da determinati utenti oppure in
un certo limite di date
•
Selezionando o meno uno di questi campi è possibile visualizzare tutte le revisioni degli allegati oppure solo gli oggetti autorizzati
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4.3.2 Ricerche per categorizzazioni
Ogni allegato è archiviato in base alla chiave del record cui è riferito ed anche ad una serie di campi definiti a cura dell’utente
con un apposito elaborato; questi campi sono definiti “categorizzazioni” e sono argomenti di ricerca tramite apposita funzione
o tasto : F9 CERCA CATEROGIE oppure tasto CERCA
Per ogni argomento esiste la ricerche nelle relative tabelle
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4.4 Legami multipli
E’ possibile collegare al record di database corrente, un documento sviluppato in un altro contesto. Si tratta solo di un
collegamento, non della copia.
4.4.1 Creazione legame
Per creare un nuovo legame una volta sul record chiave attraverso il tasto di funzione F20 “AGGIUNGI ESISTENTE” si
accede al video di ricerca, inserire gli argomenti adatti a reperire l’allegato; selezionare l’allegato (previa eventuale
visualizzazione per verifica dello stesso, eseguendo un doppio click sulla apposita icona) con opzione 1 SELEZIONE.
Eseguite queste operazioni, nella lista comparirà il documento e nel campo di stato, un icona che indica il suo collegamento
multiplo.
4.4.2 Cancellazione legame
Tramite opzione AL “ANNULLA LEGAMI” è possibile cancellare i legami dell’allegato
4.5 Archiviazione automatica (generazione di una pratica)
Il database dell' "Archiviazione Documentale" permette l’archiviazione automatica di tutti i documenti gestiti in ambiente
AS400 riferiti ad un modulo personalizzabile e la ricerca degli stessi attraverso campi di categorizzazione. L’applicazione
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permette, quindi, di avere un archivio ottico dei documenti emessi divisi per classe di documentazione e di gestire gli stessi
come pratiche. La gestione dell’archiviazione automatica è da definirsi nell’elaborato di Manutenzione Parametri Generali
Stampe Grafiche (elaborato K1). Tale funzione può anche essere definita di volta in vota per ogni stampa processata, quindi
un’archiviazione manuale.
4.6 Inoltro allegati
Esistono due modalità che consentono l’invio di un documento via e-mail.
4.6.1 Modalità rapida
si attiva premendo il tasto destro del mouse sull’icona che rappresenta il documento e scegliendo la voce di menu “Invia a”
che apre un nuovo messaggio di posta includendo come allegato il documento.
4.6.2 Modalità estesa
Si attiva scegliendo l’opzione “M” INVIO (anche su più documenti contemporaneamente). Tale opzione, esegue un
programma che consente di compilare tutti i campi della mail, identificare gli opportuni indirizzi per mezzo di un apposito
programma di ricerca ed inviare il/i documenti.
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4.7 Verificare su un qualunque formato video, la presenza di documenti
allegati
E’ possibile verificare l’esistenza o meno di allegati ad un determinata selezione di record senza richiamare l’elaborato 3X.
Ciccare il tasto destro del mouse sulla cella 00 della lista e selezionare “Verifica Allegati” ; in questo modo vengono
evidenziati i record che hanno allegati.
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4.8 Stampe con allegati
Per ogni stampa personalizzata esiste la possibilità di diversificare la stampa degli allegati:
•
Stampare sempre
•
Non stampare
•
Stampare solo gli allegati
Tali opzioni sono definibili a livello di manutenzione parametri stampa grafica oppure ogni volta che stampo un documento
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