Manuale Servizio
NEWSLETTER
Manuale Utente Newsletter
Cod. Modello Documento
MMU-05
REDAZIONE
Revisione Redatto da
00
Silvia
Governatori
Funzione Data
Approvato da
Analista
28/01/2011 Lorenzo Bonelli
funzionale
junior
Funzione Data
Product
03/02/2011
Developm
ent
PA
and
corporate
REVISIONI
Revisione
00
Prima emissione
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Descrizione
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INDICE
1
INTRODUZIONE .......................................................................................................................4
1.1
2
DESCRIZIONE DEL SERVIZIO NEWSLETTER ..................................................................4
2.1
2.2
3
Definizione di newsletter................................................................................................................ 4
Logica di funzionamento ............................................................................................................... 4
Newsletter da canale ...................................................................................................................5
3.1
4
Oggetto ............................................................................................................................................ 4
Attivazione del servizio .................................................................................................................. 5
Neswletter da censimento manuale ..........................................................................................10
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1 INTRODUZIONE
1.1 Oggetto
Questo manuale illustra il procedimento di creazione, gestione e utilizzo del servizio newsletter
fornito dal CMS e-ntRA.
2 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO NEWSLETTER
2.1 Definizione di newsletter
Una newsletter può essere definita come un messaggio di posta elettronica che viene inviato con
cadenza periodica (es. giornalmente, settimanalmente, mensilmente) e di stampo gratuito a tutti
coloro che ne hanno fatto espressamente richiesta. All’interno di questi messaggi vengono veicolate
informazioni di diverso tipo.
2.2 Logica di funzionamento
Il servizio Newsletter permette di inviare automaticamente degli aggiornamenti agli indirizzi e-mail
di coloro che si iscrivono al servizio newsletter. Le pagine che si vogliono inoltrare tramite
newsletter vengono scelte in base al canale a cui appartengono e a cui appartiene la newsletter
(newsletter da canale), oppure possono essere scelte manualmente (newsletter da censimento
manuale).
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3 Newsletter da canale
3.1 Attivazione del servizio
Per attivare il servizio entrare nel menu di amministrazione e selezionare dalla voce Moduli la
sezione Servizi.
Scegliere il servizio Newsletter dal menu a tendina.
Verrà mostrata una schermata come la seguente:
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Segue una breve descrizione dei campi da riempire:
Titolo: identifica il titolo della newsletter associandolo ad un id sotto-servizio. Attenzione: il campo
comparirà nell’oggetto della mail che verrà inviata.
Testo da utilizzare come descrizione del Servizio: da la possibilità di scrivere un testo aggiuntivo
visibile nella pagina in cui viene richiesto all’utente di iscriversi al servizio. Il testo inserito in
questa area non compare nella mail che verrà inviata come newsletter.
Dati Newsletter
Mittente: possibilità di inserire un indirizzo e-mail, quale mittente della newsletter.
Tipologia Newsletter
Aggregativa: indica che la newsletter arriverà in un'unica e-mail con un titolo, un link ed una breve
descrizione per ogni notizia.
Pagina singola: scegliere tale opzione se si vuole spedire una e-mail per ogni singola pagina legata
alla newsletter.
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Ordinamento: la funzione è stata deprecata – si consiglia di non utilizzare
Canale associato: è il canale cui la newsletter si appoggia e grazie al quale vengono inviate le
newsletter relative a questo canale. Nel caso in cui il canale non sia specificato, si attiverà
automaticamente la selezione manuale delle newsletter e questo servizio sarà utilizzato soltanto
come elenco degli iscritti cui inviare le comunicazioni.
Canali Correlati: indicazione dell’invio di news relative ai canali correlati. Questa opzione
permette di associare canali aggiuntivi alla newsletter. (deprecato – non utilizzare)
Tipologia Iscrizione: indica la modalità di iscrizione alla newsletter. All’interno del sito sarà
presente un link da cui accedere all’iscrizione.
Iscrizione Libera: l’iscrizione avviene dopo aver indicato semplicemente l’indirizzo e-mail sul
quale far recapitare la newsletter.
Iscrizione Soggetta a Registrazione: l’iscrizione avviene solo dopo la compilazione, da parte
dell’utente, del form di registrazione e a seguito di un ulteriore controllo da parte
dell’amministratore del sito o servizio.
Livello di Autenticazione: può essere definito in quattro modi differenti:
1. Immediata: una volta effettuata la registrazione, l’utente è abilitato ad effettuare il
login e può usufruire del servizio;
2. Immediata con invio di e-mail: una volta effettuata la registrazione, l’utente potrà
usufruire del servizio immediatamente ed inoltre riceverà una e-mail di
ringraziamento per la registrazione;
3. Differita per canali alternativi: l’utente per usufruire del servizio deve iscriversi.
L’iscrizione avviene tramite un’apposita pagina del CMS (numero 2020). La pagina
Iscrizione servizi permette all’utente di registrarsi compilando l’apposito form. I dati
vengono inviati alla mail dell’amministratore del servizio, il quale attiverà l’utenza e
comunicherà l’avvenuta iscrizione.
4. Differita con link a pagina di conferma: una volta effettuata la registrazione, l’utente
riceverà una e-mail nella quale ci sarà un link ad una pagina che gli permetterà di
completare la registrazione.
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Testo da inviare come conferma di iscrizione
Il testo inserito in quest’area corrisponde al testo che viene inviato via e-mail all’utente al momento
dell’iscrizione.
Stato
Attivo/Disattivo: indica lo stato della newsletter. Per essere operativa la newsletter deve essere
impostata in stato attivo.
Argomento
Indica l’elenco degli argomenti precedentemente creati nell’apposita sezione Argomenti Servizi.
Data Validità (gg-mm-aaaa)
Offre la possibilità di stabilire in quale intervallo di tempo la newsletter sarà operativa.
L’invio delle newsletter è subordinato a un apposito programma che ha funzione di “batch”. Questo
programma viene eseguito nei tempi stabiliti dai responsabili del server e quindi l’invio delle
newsletter non avviene immediatamente dopo la loro creazione, ma soltanto quando questo
programma viene eseguito (generalmente il “batch” gira di notte).
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4 Neswletter da censimento manuale
E’ possibile creare una newsletter senza associarla ad alcun canale. In questo caso bisognerà
selezionare manualmente le pagine che si vogliono inviare con tale newsletter.
La procedura è molto semplice. Dal menù dei “Moduli” selezionare “Censimento Manuale”
Si aprirà una schermata simile a questa:
Nel menù a tendina saranno visibili tutte le newsletter non associate a canale, selezionate quella
desiderata e cliccate il tasto [Avvia Censimento].
A questo punto verrete reindirizzati alla Home Page del sito ma, anziché visualizzare la normale
barra di amministrazione, visualizzerete la seguente:
Aggiungi Newsletter: permette di aggiungere la pagina su cui si sta navigando inserendola alla lista
di quelle che verrano inviate nella newsletter. Tutte le pagine del sito possono essere incluse nel
censimento. Attenzione: la newsletter rimanderà la pagina così come appare in navigazione.
Qualora siano presenti dei file scaricabili all’interno della pagina, questi non saranno scaricabili
dalla mail inviata tramite newsletter.
Schedula Invio News: cliccando questo tasto si indica al sistema che l’attività di schedulazione è
terminata. A questo punto si viene dirottati in una pagina, come la figura che segue:
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Come descritto nell’immagine per determinare l’ordine di visualizzazione delle informazioni
occorre inserire un numero progressivo e rispettare una sequenza. Attenzione al valore 0 (zero), in
quanto equivale ad eliminare la pagina dalla schedulazione e quindi ad escluderla dalla mail che
verrà inviata. Le pagine schedulate verranno visualizzate nella mail del destinatario sotto forma di
abstract: cioè per ogni pagina schedulata il sistema crea l’abstract corrispondente.
Una volta selezionata la sequenza delle pagine sarà necessario cliccare il tasto Conferma per
programmare le date di schedulazione del batch. Vedi figura qui sotto.
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Questa funzione permette all’utente di organizzare in anticipo la newsletter da inviare. Vediamo nel
dettaglio come questo avviene.
ES.: il giorno 20 gennaio 2011 decido di schedulare la newsletter che verrà recapitata il giorno 31
gennaio 2011 agli indirizzi e-mail degli utenti iscritti. Dopo aver aggiunto singolarmente le pagine
che interessano utilizzando il tasto aggiungi a newsletter procederò alla loro schedulazione
digitando il tasto schedula invio news. A questo punto dopo aver dato la sequenza alle diverse
pagine elencate, inserirò la data 31/01/2011 in nuova data e un orario antecedente l’ora di invio del
batch stabilito dal programma.(Di solito a conoscere tali dettagli sono i sistemisti). Nella
maggioranza dei casi per i siti realizzati dal CMS e-ntRA l’ora di invio del batch equivale alle ore
2am.
Attenzione: l’invio della newsletter, come per quella da canale, è comunque condizionata dal
programma batch preimpostato nel sistema CMS. Ciò significa che la newsletter schedulata verrà
inviata solo in seguito all’esecuzione del programma batch il quale generalmente gira di notte.
Esci: cliccando questo tasto uscirete dall’applicazione e tornerete a visualizzare la tradizionale barra
di amministrazione. Le pagine schedulate rimarranno comunque memorizzate nel sistema.
L’amministratore del servizio, al successivo accesso, vedrà un tasto aggiuntivo cancella censimento
come mostrato nella figura che segue:
Se si procede con cancella censimento, quanto schedulato viene annullato.
FINE DEL MANUALE
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