Febbraio 2011
Ai nostri stimati fornitori:
Nell'ambito delle iniziative volte a migliorare le relazioni con la nostra base fornitori e contemporaneamente a
ridurre il nostro impatto sull'ambiente, Air Products sta implementando un progetto che vi consentirà di
inviarci le fatture in formato elettronico. La nostra strategia globale per il 2011 consiste nel facilitare la
transizione dei nostri fornitori verso la fatturazione elettronica. Una volta completata questa transizione, Air
Products e le sue società affiliate non riceveranno più fatture in formato cartaceo; così facendo, insieme ai
nostri fornitori, avremo contribuito a ridurre in modo significativo il nostro impatto sull'ambiente.
Questo cambiamento rientra nella strategia Air Products che mira ad ottimizzare l'elaborazione finanziaria e al
contempo ad offrire soluzioni a valore aggiunto ai nostri fornitori. La fatturazione elettronica presenta una
serie di vantaggi, tra cui la riduzione dei costi di esazione e amministrazione, la facilitazione di pagamenti
puntuali e prevedibili e l'eliminazione delle fatture cartacee.
Per semplificare il passaggio alla fatturazione elettronica e gestire il processo di implementazione, Air Products
si è rivolta a OB10, un provider globale di soluzioni elettroniche di grande successo. OB10 offre opzioni
flessibili per l'invio delle fatture che soddisfano un'ampia gamma di requisiti in termini di dimensioni, sistemi
ed elaborazione. Nei prossimi giorni sarete contattati da un rappresentante di OB10 che vi illustrerà le opzioni
a vostra disposizione e vi assisterà nel passaggio alle fatture elettroniche. Nel frattempo, per avere maggiori
informazioni, consultate le schede informative e il sito Web http://www.ob10.com/airproducts
In alternativa, contattate OB10 al numero +39 0236006340. Per contattare direttamente Air Products in
merito a questa richiesta, inviate un'e-mail all'indirizzo [email protected]
Vi ringraziamo in anticipo per il vostro sostegno alla fatturazione elettronica. Attendiamo con entusiasmo di
ricevere le vostre fatture tramite OB10 nel prossimo futuro.
Cordiali saluti
Laurie Stewart
Vicepresidente, Energia e Materiali
(Energy and Materials)
Wayne Mitchell
Vicepresidente Servizi di assistenza aziendale su scala
globale (Global Business Support Services)
Domande frequenti
Perché dovrei inviare le mie fatture tramite OB10?
Il nostro piano d’azione per il 2011 prevede di introdurre la fatturazione elettronica per tutti i fornitori con cui
collaboriamo. Una volta completato il passaggio a questa nuova modalita’, Air Products e tutti i suoi affiliati
non riceveranno piu’ fatture cartacee.
Fatturare tramite OB10 costituisce una condizione per intrattenere rapporti commerciali con Air Products?
Abbiamo fissato il 30 giugno 2011 come data di scadenza per il passaggio dei nostri fornitori alla piattaforma
OB10. Il dipartimento di Contabilità fornitori di Air Products non accetterà piu fatture cartacee dalla Sua
azienda una volta introdotto il sistema di fatturazione elettronica. L’unico modo per assicurare il pagamento
delle Sue fatture, consterà nell’invio delle stesse in maniera elettronica.
Quali vantaggi trarrò utilizzando OB10?
 Consegna sicura e garantita, le fatture non andranno mai più smarrite nella posta
 Occorrerà meno tempo per l'elaborazione delle fatture e quindi potremo provvedere al loro
puntuale pagamento
 Mai più ritardi dovuti a informazioni mancanti, fatture che giacciono sulla scrivania sbagliata o
interventi manuali
 Tecnologia di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY - non occorre alcun software o hardware
aggiuntivo
 Maggiore trasparenza di elaborazione e migliore Cash Flow Management grazie ad accesso e
reporting 24 ore su 24, 7 giorni su 7
 Conformità alla disciplina IVA, indipendentemente dal luogo di spedizione o ricevimento delle
fatture
 In ogni momento, semplicità e convenienza per l'invio delle fatture
La fatturazione elettronica sara’un prerequisito per presentare nuove offerte e diventare nuovi fornitori?
Sì. La fatturazione elettronica tramite OB10 rientrerà nel processo di valutazione di nuovi fornitori e nuove
offerte di fornitura. Per quanto riguarda i nuovi contratti, Air Products includerà nei relativi termini e
condizioni l'espressa previsione dell'utilizzo della rete di OB10 da parte dei fornitori.
Dovrò utilizzare questo servizio anche se il mio conto viene già pagato puntualmente?
Sì. L'uso del servizio di OB10 le garantirà di continuare a ricevere pagamenti puntuali.
Cosa accade se invio ancora fatture cartacee?
Fino a quando collabora con OB10 per completare la Sua registrazione, saremo lieti di continuare a ricevere le
Sue fatture cartacee. Quando inizierà a inviare fatture tramite la rete di OB10, si accerti di sospendere l'invio
delle copie cartacee.
N.B.: Le fatture cartacee inviate dopo aver iniziato ad utilizzare OB10 verranno respinte.
Ci sono costi associati al servizio?
Si, ci sono costi associati al servizio e dipendono dal tipo di opzione selezionata. Se opterà per la Soluzione
Integrata, ci sara’un costo annuale per l'adesione ed un costo per ogni transazione.
Se invece opterà per le opzioni Webform oppure PO convert, c’e’ un costo per ogni transazione effettuata.
Consulti il documento Opzioni in allegato per visualizzare i prezzi in vigore.
Cosa copre l’abbonamento annuale per la Soluzione Integrata?
L’abbonamento annuale copre i costi sostenuti da OB10 per la configurazione sulla rete e i costi generali di
mantenimento della stessa. Si tratta di un costo annuale a prescindere dal numero di clienti serviti attraverso
la rete.
Perché Air Products non paga i costi?
Per utilizzare il servizio di OB10, è previsto un costo a carico sia suo che di Air Products, in quanto entrambi
usufruirete del servizio. Attualmente, Air Products non copre i costi sostenuti dai fornitori per produrre le
fatture cartacee. Consideri quale risparmio avrà sui costi per la carta, la stampa e le spese postali quando
passerà alla fatturazione elettronica. La nostra analisi evidenzia che il passaggio alla fatturazione elettronica
creerà per i fornitori un risparmio riconducibile alla maggiore efficienza delle loro procedure e alla sensibile
riduzione dei tempi per il pagamento delle loro fatture.
Air Products effettuerà i pagamenti tramite OB10?
OB10 non è una piattaforma di pagamento. Air Products continuerà a pagare con il metodo attuale.
Dovrò sottoscrivere un contratto con OB10?
Sì, se sceglierà di utilizzare la Soluzione Integrata, sottoscriverà con OB10 un contratto. Se sceglierà di utilizzare
il Modulo web, dovrà accettare i termini e le condizioni standard esposti.
Come cambierà il processo esistente relativo agli ordini d’acquisto?
Per quanto riguarda gli ordini d’acquisto non cambierà nulla. Continuerà a ricevere gli ordini direttamente da
Air Products. In futuro gli ordini saranno disponibili anche nel portale di OB10. Potrà utilizzare l’ordine
d’acquisto presente online e convertirlo direttamente in una fattura oppure potrà inviare la fattura mediante
la Soluzione Integrata.
Ho bisogno di installare un software?
No. Non occorre installare alcun software. OB10 fornisce una soluzione di facile utilizzo. Invece di imporre
standard di dati, la funzione di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY di OB10 accetta fatture in qualunque
formato e struttura di file.
Invio già alcuni dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare fatture EDI/XML
direttamente a Air Products?
EDI e XML sono semplicemente formati di dati; pertanto, qualora scelga di utilizzare la Soluzione Integrata, per
far pervenire i dati a OB10 potrà utilizzare il formato che preferisce. Air Products non preleverà alcun dato
elettronico direttamente dai fornitori, in quanto preleva da OB10 un unico file di fatturazione consolidato,
contenente le fatture di tutti i suoi fornitori.
Dispongo già di una funzionalità che fornisce le fatture ai miei clienti attraverso Internet, consentendo loro
di visualizzare sul web un'immagine della fattura. Posso utilizzare questa funzionalità al posto di OB10?
No, la rete di OB10 garantisce la ricezione da parte di Air Products dei dati da lei inviati in un formato che verrà
caricato sul nostro software di contabilità e, laddove applicabile, associato a un record di ricevimento merce.
Fornire a Air Products un'immagine della fattura o la possibilità di scaricare i dati in un formato fisso non
soddisfa le procedure aziendali di Air Products.
Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche?
Può accedere al sito web protetto di OB10 e creare fatture on line utilizzando il Modulo web. Non richiede
installazione di software. Sono sufficienti una connessione a Internet e un normale browser.
Posso inviare fatture elettroniche con OB10 a tutti i miei clienti?
Sì. Una volta aderito alla rete di OB10, quest'ultima potrà consentirle di inviare fatture elettroniche
ad altri clienti membri della rete.
Sono in procinto di cambiare il mio software di fatturazione. Posso aspettare?
L'obiettivo che ci siamo prefissati è che tutti i fornitori siano registrati e in grado di inviare fatture elettroniche
entro il 30 giugno 2011. La rete di OB10 accetta qualunque formato di dati in entrata, pertanto può già aderire
alla rete e inviare le Sue fatture; quando sarà pronto a utilizzare il Suo nuovo software, non dovrà fare altro
che comunicare a OB10 le modifiche all'output dei dati in modo da effettuare le necessarie modifiche alla rete,
garantendo un passaggio agevole e la consegna delle fatture senza interruzione.
OB10 è in grado di offrire assistenza in diverse lingue?
Si’, OB10 fornisce servizi di Vendite, Implementazioni e Supporto in inglese, francese, tedesco, olandese,
spagnolo, portoghese e italiano.
Inoltre, OB10 dispone di numeri locali per l'assistenza clienti nei seguenti paesi:
Australia +61 (0)1800035399
Belgio +32 (0)24031011
Danimarca +45 (0)80885818
Finlandia +358 (0)800118871
Francia +33 (0)1 70708100
Germania +49 (0)69222220290
Irlanda +353 (0)12477709
Italia +39 0236006340
Malesia +60 (0)1800813158
Olanda +31 (0)207121385
Nuova Zelanda +64 (0)800448121
Singapore +65 (0)8001204757
Spagna +34 (0)914141472
Svezia +46 (0)850578418
Regno Unito +44 (0) 870 165 7420
USA +1 (770) 698 1420 int. 2
Sono disponibili ulteriori informazioni sul servizio offerto da OB10?
Sì, visiti www.OB10.com/airproducts
Dove trovo ulteriori informazioni su come diventare un acquirente che utilizza il servizio di OB10?
Visiti www.OB10.com