Gli archivi delle
istituzioni
scolastiche
Avv. Prof. Mario Leotta
Specializzazione in scienze amministrative
Consulente di Enti pubblici
Obblighi delle scuole
Ogni istituzione scolastica è destinataria dei
medesimi obblighi validi per tutti gli enti
pubblici, ai sensi del D.lgs. 22 genn. 2004
n.42, Codice dei beni culturali e del
paesaggio, di:
 produrre ordinatamente il proprio archivio
corrente
 ordinare e conservare correttamente gli
archivi comunque posseduti
Obblighi delle scuole
Le istituzioni scolastiche in possesso di
archivi storici (ossia di documenti di date
anteriori agli ultimi quarant’anni oppure più
recenti, se pertinenti ad archivi di scuole non
più esistenti) sono tenuti a redigerne una
descrizione ("inventario" in senso tecnicoarchivistico) atta a garantire l’integrale
conservazione e quindi a favorire l’utilizzo di
tali fonti sia a fini giuridico-amministrativi sia
a fini storici.
Scopi della conservazione
 tutelare i diritti dell'istituzione e del personale
stabilmente o temporaneamente in servizio,
quelli degli allievi, dei cittadini titolari di
 Interessi legittimi.
Scarto di atti d’archivio
 Nessun documento d’archivio di ente pubblico
può essere scartato (distrutto) senza
autorizzazione della Soprintendenza
Archivistica (art. 21 D.lgs 42/2004).
 Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco,
materiali pubblicitari, periodici e altre
pubblicazioni non sono documenti d’archivio,
non è dunque necessario chiedere
l’autorizzazione al loro eventuale scarto, che
rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto.
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Scarto di atti d’archivio
Per contro sono da comprendere tra i
documenti d’archivio i materiali documentari
prodotti dai docenti della scuola a scopo
didattico;
di tali documenti va conservata almeno una
copia per memoria dell’attività didattica.
Lo scarto dei documenti d’archivio può essere
proposto quando si verifichino
contemporaneamente due circostanze:
esaurimento di utilità giuridico-amministrativa
mancanza di apprezzabile interesse storico.
La procedura di scarto
Si svolge in quattro fasi:
 1) Il dirigente dell'Istituzione scolastica
trasmette alla Soprintendenza Archivistica, con
lettera protocollata, l'elenco in due copie,
entrambe da lui firmate, delle tipologie
archivistiche che si ritiene non abbiano più
utilità amministrativa, chiedendo
l’autorizzazione prevista dal D.lgs. 42/2004 art.
21.
La procedura di scarto
L’elenco comprende:
 la descrizione delle tipologie dei documenti
(es. elaborati delle prove in classe, richieste
di certificati, ecc.);
 gli anni di riferimento;
 la quantità del materiale (in numero di
faldoni, scatole, pacchi e in peso
approssimativo);
 i motivi della proposta di eliminazione.
La procedura di scarto
2) La Soprintendenza Archivistica restituisce
una copia dell'elenco, vistato con approvazione
totale o parziale.
3) L'Istituzione scolastica provvede a
distruggere i documenti da scartare. Qualora ci
si avvalga di soggetti esterni (come ditte o
organizzazioni di volontariato che operano nella
raccolta della carta) occorre che questi diano
attestazione scritta dell’effettiva distruzione
della documentazione loro conferita.
La procedura di scarto
4) L'Istituzione scolastica trasmette alla
Soprintendenza Archivistica copia del verbale
attestante le modalità dell'avvenuta distruzione
(triturazione, incenerimento, macerazione al
fine di riciclare il materiale).
Soprintendenza Archivistica per la Sicilia
via Mariano Stabile n. 160 Palermo
tel.091-334728
[email protected]
[email protected]
Atti a conservazione illimitata
 Registri di protocollo (generali e riservati)
 Corrispondenza in arrivo e in partenza
(compresa la riservata)
 Documentazione relativa a istituzione della
scuola, intitolazione, eventuali accorpamenti e
trasformazioni
 Norme e regolamenti interni (regolamento
dell’istituto, carta dei servizi, regolamenti della
biblioteca, dei laboratori e direttive varie ecc.)
Atti a conservazione illimitata
 Registro verbali riunioni per contrattazione
d’istituto
 Contrattazione d’istituto
 Documento valutazione dei rischi (L.626/94) e
relativi allegati (es. piani di evacuazione,
controlli periodici, nomine, ecc.). Le relative
prove di evacuazione possono essere scartate
dopo 6 anni
 Documento programmatico di sicurezza dati
Atti a conservazione illimitata
 Certificazioni di qualità e accreditamenti
 Circolari e ordinanze interne esplicative e
direttive (1 esemplare)
 Convenzioni e accordi di rete (con scuole, con
enti ecc.)
 Verbali di consegna ed elenchi di consistenza
di archivi o altri beni inventariati in occasione di
accorpamenti di scuole.
 Scarto di atti d’archivio (procedure, elenchi,
autorizzazioni e verbali di distruzione…)
Atti a conservazione illimitata
 Atti di nomina degli Organi collegiali
Gli atti delle elezioni degli Organi collegiali
(verbali, liste, tabelle di scrutinio, ecc.) sono
scartabili dopo 6 anni dalle elezioni.
 Registri dei verbali degli Organi collegiali
(Consiglio di circolo o di istituto, Giunta
esecutiva, Collegio docenti, Consigli di classe o
di interclasse) e degli eventuali gruppi di lavoro
derivati (es. dipartimenti, commissioni, ambiti
disciplinari ecc). Le convocazioni degli organi
collegiali sono scartabili dopo 6 anni.
Atti a conservazione illimitata
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Verbali delle Commissioni Elettorali.
Bilanci o programmi annuali e conti consuntivi
Convenzione di cassa con Istituto Cassiere
Registro cronologico dei contratti
Registro dei verbali del Collegio dei Revisori
progetti tecnici, planimetrie, verbali e perizie di
collaudo, autorizzazioni e certificazioni relative
alla sicurezza e alla messa a norma dei locali e
degli impianti (L. 626/94)
Atti a conservazione illimitata
 Registri inventariali dei beni mobili; registri di
entrata della biblioteca; registri di entrata dei
sussidi multimediali
 Verbali dei passaggi di consegna
 Fascicoli individuali del personale docente e
non docente in servizio, in quiescenza, di ruolo
e non di ruolo
 Verbali di Ispettori scolastici
 Registri dei certificati di servizio rilasciati dalla
scuola (copie certificati scartabili dopo 6 anni)
Atti a conservazione illimitata
 Rapporti con organizzazioni sindacali e
rappresentanze interne - Scioperi
 Registri di immatricolazione e/o di iscrizione
degli alunni (elenchi alunni scartabili dopo 10
anni)
 Schede individuali degli alunni
 Registri generali dei voti
 Fascicoli personali alunni
 Registri dei certificati di studio rilasciati dalla
scuola
Atti a conservazione illimitata
 Orari delle lezioni (un esemplare dell’orario di
ciascuna classe di tutte le sezioni, scartando
dopo un anno eventuali copie d’uso e dopo 6
anni gli atti relativi alla definizione dell’orario)
 Registri di classe
 Verbali e relazioni riguardanti l’adozione dei libri
di testo
 Registri personali dei docenti fino all’anno
scolastico 1969/1970, Successivamente
scartabili dopo 10 anni, conservando
illimitatamente un anno ogni 5
Atti a conservazione illimitata
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
Piano Offerta Formativa
Progetti operativi nazionali (PON)
Progetti operativi regionali (POR)
Piano Educativo Individualizzato (PEI)
Elaborati delle prove scritte, grafiche per gli
esami di Stato (prove pratiche scartabili dopo
un anno conservando nel plico dell’esame le
fotografie dei manufatti
 Pagelle scolastiche (sino alla consegna
 all’interessato)
Atti a conservazione illimitata
 Valutazioni, rilevazioni dati, e relazioni
sull’attività della scuola, redatte sia da
personale interno sia da esterni (INVALSI,
OCSEPISA, ecc)
 Documenti prodotti da docenti e studenti in
preparazione e nel corso di attività didattiche
(dispense, percorsi, sussidi, sperimentazioni
multidisciplinari, testi teatrali, sceneggiature
cinematografiche ecc.) compresi i documenti
audiovisivi, fotografici, informatici, ecc.
Atti scartabili dopo 10 anni
 Registro della posta in partenza e documenti
attestanti spedizione e ricezione
 Mandati di pagamento e reversali con la relativa
documentazione giustificativa (ordinativi di
acquisto, buoni d’ordine, fatture,
corrispondenza varia)
 Rapporti con Istituto Cassiere (corrispondenza)
distinte di trasmissione di reversali e mandati
estratti conto bancari e postali, registro delle
operazioni di conto corrente postale, bollettini di
conto corrente postale, ricevute di versamento
Atti scartabili dopo 10 anni
 Acquisto di attrezzature, materiale, interventi di
manutenzione e corrispondenza relativa
 Registri dei materiali di facile consumo
 Registro delle tasse scolastiche (iscrizione,
diploma…)
 Documentazione riguardante le utenze
(telefono, elettricità…) e tassa raccolta rifiuti
 Licenze software
 Fogli di presenza
 Recupero orario: dichiarazioni-autocertificazioni
Atti scartabili dopo 10 anni
 Elenchi alunni per iscrizioni
 Registri e verbali del debito formativo
(conservando illimitatamente un anno a
campione ogni 10)
 Graduatorie interne del personale in servizio
 Graduatorie d’Istituto per supplenze personale
docente e non docente e domande di
inserimento in graduatoria d’Istituto (10 anni
dalla decadenza della validità e conservando a
disposizione degli interessati eventuali titoli di
studio allegati in originale
Atti scartabili dopo 6 anni
 Atti delle elezioni degli Organi collegiali
(conservando 1 campione di scheda non
utilizzata per ciascuna elezione e per ciascuna
categoria di elettori
 Convocazioni riunioni Organi Collegiali
 Richieste di certificati e loro trasmissione
 Autorizzazioni all’uso di locali scolastici e
impianti sportivi
 Elenchi dei buoni libro concessi e
documentazione di supporto - Cedole librarie
Atti scartabili dopo 6 anni
 Abbonamenti e/o acquisti a giornali, riviste e
pubblicazioni, corrispondenza relativa
 Acquisto di materiale di consumo e
corrispondenza relativa
 “Libretto di macchina” degli autoveicoli in
dotazione presso l’istituto
 richieste di iscrizione al servizio mensa ed
elenchi presenze
 Documentazione sul trasporto alunni
Atti scartabili dopo 6 anni
 Registro di magazzino
 Domande di ferie (congedo ordinario), permessi
brevi
 Registri delle autorizzazioni ad impartire lezioni
private
 Copie certificati di servizio conservando una
copia nel fascicolo personale
 Domande e documenti prodotti da alunni e
candidati per l’iscrizione ai vari tipi di scuola e
per l’ammissione agli esami
Atti scartabili dopo 6 anni
 Campagne di vaccinazione e disinfestazione,
atti e documenti relativi alla loro effettuazione
 Registri delle assenze degli alunni
 Documentazione per programmazione ed
attuazione di attività scolastiche anche esterne
(manifestazioni teatrali, gite, visite di studio
ecc.)
 Richieste di consultazione dell’archivio della
scuola per finalità storico-culturali
Atti scartabili dopo 1 anno
 Richiesta di accesso ai documenti (salvo
contenziosi in corso)
 Certificazioni per richieste di abbonamenti
ferroviari e diversi
 Elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche
degli alunni (esclusi quelli prodotti per l’esame
di Stato)
 Questionari e monitoraggio (conservando
illimitatamente una copia in bianco del
questionario e i suoi risultati sintetici)