OUTgoing
Istruzioni per l’uso.
Premessa
Sommario
SOMMARIO
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PREMESSA
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EXCHANGE CONDITION
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HEALTH INSURANCE
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APPLICATION FORM
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CARD OF ACCEPTANCE
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CARD OF CONFIRMATION
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CARD OF CONFIRMATION
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COMPLIMENTI!
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Se stai leggendo questa guida sei un nuovo membro della famiglia degli OUTgoings italiani,
che ogni anno partecipano al Progetto Clerkship Professional Exchange IFMSA!
Questo File ti sarà di aiuto per compilare la Application Form (AF) e la Card of Confirmation (CC) senza errori,
per compiere al meglio il tuo dovere di OUTgoing e rendere felici e fieri il tuo LEO e il NEO!
CAPITOLO 1
EXCHANGE CONDITION
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Leggi ATTENTAMENTE le Exchange Condition (EC) del Paese a cui se stato assegnato.
Nell’attesa che il tuo LEO inserisca i tuoi dati nel Database, potrai consultare le Exchange Condition del paese che ti è stato assegnato al link:
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http://www.ifmsa.net/public/ecscopeselect.php
______________________________________
Attraverso questo link avrai accesso alle EC di tutti i paesi aderenti al Progetto.
Scegli l’associazione del paese che ti è stato assegnato e… Buona e ATTENTA lettura!
Potrai avere informazioni riguardo a:
•
Reparti disponibili.
•
Città dove potrai svolgere il tuo scambio e periodi in cui potrai partire (salvo diverse indicazioni del LEO).
Potranno essere periodi prestabiliti per ogni città o periodi prestabiliti nell’anno.
Nota: se a Budapest accettano studenti solo ad Agosto e nell’AF viene indicata come prima meta Budapest, a Febbraio non sarà possibile
andare a Budapest.
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Compilando erratamente l’AF creerai più lavoro al tuo LEO e al NEO, che controlleranno le AF e saranno costretti a rimandarla indietro per
le dovute correzioni. Tutti passaggi inutili se si leggono con attenzione le EC!
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•
Deadlines.
•
Documenti che dovrai presentare.
Nel frattempo il tuo LEO inserirà i tuoi dati nel Database e ti farà avere i dati necessari per accedere e compilare la Application Form,
necessaria al fine di organizzare il tuo scambio.
CAPITOLO 2
HEALTH INSURANCE
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HEALTH INSURANCE.
L’assicurazione sanitaria è richiesta dalla maggior parte, se non dalla totalità, delle NMOs (National Member Organizations) dell’IFMSA.
Dovrete dunque procurarvi un’assicurazione che copra le eventuali spese sanitarie.
Il SISM ha una convenzione con il gruppo assicurativo UNIPOL: potrete visualizzare le modalità di sottoscrizione, i massimali e le Condizioni
Generali della polizza al seguente link:
______________________________________________________
http://www.sism.org/index.php?option=com_k2&view=item&id=21
______________________________________________________
Rimanete comunque assolutamente liberi di scegliere la compagnia assicurativa e il tipo di polizza che più vi aggrada e soddisfa. L’importante
è arrivare nel paese ospitante con un’assicurazione attiva e valida.
Nota: Per scambi in paesi facenti parte dell’Unione Europea è sufficiente avere con sé la Tessera Sanitaria.
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Alcuni paesi richiedono anche una Malpractice Insurance, assimilabile a una sorta di Responsabilità Civile verso Terzi. La Malpractice Insurance
è un’assicurazione sottoscrivibile solo da professionisti.
Per uno studente sarà sufficiente una Liability insurance, che è di fatto la stessa cosa, ma per un non professionista.
6 Per ulteriori info o per stipularne una, ecco a voi un link utile:
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www.studentsinsured.com
_____________________
Nelle EC vi sarà richiesto di presentare un documento che dimostri che siete in possesso di un’assicurazione.
Tuttavia, al momento dell’invio dell’AF con ogni probabilità ne sarete ancora sprovvisti. Sarà pertanto necessario fornire un’autocertificazione
dove dichiarate che avrete tale assicurazione al momento dell’arrivo nel paese ospitante (fac-simile di seguito).
Date: xx-yy-zzzz
To whom it may concerns,
I hereby … … … … … … … … … … … … , exchangee for the Professional Exchange
in… … … … … … … … … … … … ,
state that I will be in possess of a valid Health Insurance on the beginning of my Clerkship, and that
I will start all the procedures for having it when I will receive the Card of Confirmation.
Your sincerely,
Pinco Pallino
CAPITOLO 3
APPLICATION FORM
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COMPILA LA APPLICATION FORM (AF).
Nei giorni seguenti l’assegnazione ti sarà inviata una mail contenente le seguenti informazioni:
•
Application Number,
•
E-mail (quella che tu stesso hai fornito al LEO),
•
Password.
Una volta in possesso di questi dati vai al link:
_________________________
http://www.ifmsa.net/student/
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Clicca “PROFESSIONAL EXCHANGE” ….e procedi al login!
La compilazione dell’AF è facile e intuitiva, non richiedendo particolari doti informatiche. Tuttavia, una sua corretta compilazione è di
fondamentale importanza per la buona riuscita dello scambio, e al fine di creare un minor carico di lavoro per gli Officers.
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Ecco alcune semplici ma fondamentali regole.
◦ Exchange is Unilateral?
 NO
Dall’Italia, per scelta, non sono previsti contratti unilaterali, ossia che non prevedono alla partenza di un OUTgoing l’arrivo “speculare” di un
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INcoming, quindi la risposta è sempre NO.
◦ Exchange is a sobstitution?
 NO
se siete i primi a cui è stata assegnata la meta;
 YES
se la meta era stata assegnata prima di voi a qualcun altro e voi partite al suo posto.
Nel paragrafo Student’s Personal Info è necessario che TUTTO sia compilato! GLI SPAZI VUOTI NON SONO AMMESSI.
Quindi se non siete ancora in possesso di un Passaporto o di una valida Carta di Identità segnate:
◦ Passport Number  << 1111111111 >>
◦ Passport valid till  << 22/22/2222 >>
in modo da non lasciare spazi in bianco.
Nel paragrafo Student’s Medicine Related Info:
◦ Medical Student since  l’anno in cui avete iniziato il corso di laurea in Medicina.
◦ Clinical Student since  l’anno in cui avete iniziato a frequentare il reparto.
◦ Expected day of graduation  supponetelo calcolando 6 anni dall’inizio.
Nel paragrafo Student's Mailing & Eelectronic Info :
potete tralasciare numero di rete fissa e fax, ma indicate il vostro numero di cellulare, comprensivo del << +39 >>.
E ora il punto critico… Exchange Preferences.
 VIETATO inserire la stessa città in tutte e 3 le scelte disponibili.
 VIETATO inserire lo stesso reparto in tutte e 4 le scelte disponibili.
Non è con l’insistenza che si ottiene di andare in una città o in un certo reparto piuttosto che in un altro, e senz’altro non dobbiamo perdere di
vista quello che è lo scopo del progetto, ossia un’esperienza come studente all’estero, nell’ottica di uno scambio internazionale.
◦ Field Studied : YES, se avete già frequentato le lezioni che comprendono tale argomento. NO, se ancora non avete frequentato
◦ Exam Passed (non necessita di chiarimenti).
Motivation Letter. Ecco una guideline da seguire, tenendo ben presente che non è richiesto un “trattato”, ma una piccola
testimonianza di voi stessi e delle vostre aspettative.
The letter should include at least the following points:
o Explain why you want to do a Clerkship abroad.
o Explain also the interest you have to chose that type of Clerkship.
o Your expectations from the chosen Clerkship and for living abroad for a while.
o What would you like to do during the Clerkship.
o If you had got any experience doing: any medical practice, any work in a laboratory, different parallel medical experience.
The letter must be written in English or in the mother language of the Country you'll visit, or in one of the languages specified in the
Exchange Conditions. It is compulsory to typewrite the letter!!
Of course you can include all the information you want but, do not make the letter very long.
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Details of Exchange.
◦ Duration (in weeks)  4
◦ Exchange Start Date  primo giorno del mese in cui intendete partire.
(a meno che per la vostra meta non ci sia un periodo prestabilito, che vi sarà comunicato dal LEO)
◦ Exchange End Date  ultimo giorno del mese in cui intendete partire.
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(a meno che per la vostra meta non ci sia un periodo prestabilito, che vi sarà comunicato dal LEO)
Nota: La scelta delle città è SUBORDINATA al periodo indicato nelle EC!
Ad esempio, se le EC olandesi dichiarano che ad Amsterdam accettano studenti solo al Agosto e voi intendete partire a Settembre, è
INUTILE inserire Amsterdam tra le scelte disponibili, perché comunque e in nessun caso sarà possibile mandarvi in tale città.
◦ Student needs an official invitation letter (for visa or other purpose)?
L’invitation letter è un documento atto unicamente all’ottenimento del visto, pertanto per recarsi in qualsiasi paese europeo non è necessaria.
Sono pochi i paesi che necessitano di un visto, che nel caso dell’OUTgoing sarà sempre e solo un visto turistico, per i cittadini italiani. Spesso,
dati accordi internazionali vigenti, all’italiano in partenza per l’estero è concesso automaticamente un visto turistico di 30 giorni all’arrivo nel
paese. In ogni caso sarà bene informarsi al link www.viaggiaresicuri.it, sito del Ministero degli Esteri dove troverete le informazioni necessarie.
Se necessitate di un visto che esula dagli accordi internazionali, necessiterete di una invitation letter. Diversamente è inutile richiederla.
◦ Type of Clerkship
 Clinical / Preclinical Clerkship, a seconda delle indicazioni del LEO.
◦ Would like to be placed together with this student?
Se un vostro amico/a ha vinto una Clerkship nello stesso paese, volete partire nello stesso periodo e vorreste vivere tale esperienza assieme è
possibile chiedere di essere mandati presso la stessa Sede Locale. E’ una richiesta che, però, non sempre viene esaudita per comprensibili
motivi logistici.
A questo punto siete liberi di uploadare tutti I documenti richiesti nelle EC, nei formati consentiti.
Una volta compilato e caricato tutto, comunicatelo al vostro LEO, che procederà come da protocollo.
A voi non resta che attendere la Card of Acceptance, che potrà arrivare fino a 8 settimane prima della vostra partenza.
Sconsigliamo caldamente di prenotare voli aerei prima della ricezione della CA.
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Tenete presente che il SISM e l’IFMSA si fonda sul lavoro di STUDENTI, proprio come voi, che hanno i loro impegni e i loro doveri.
Pertanto non pretendete di avere la CA una settimana dopo l’invio della AF, ma siate pazienti e fiduciosi!
Il termine ultimo per la ricezione, come detto, è 8 settimane prima della partenza, e il vostro LEO e il NEO si premureranno di sollecitare
eventuali ritardi.
Nota: Dopo aver inviato l’AF NON POTRETE PIU’ CAMBIARE LE VOSTRE PREFERENZE RIGUARDO ALLO SCAMBIO
(periodo, città e reparti), perciò vi consigliamo di leggere attentamente le EC e vi invitiamo ad essere consapevoli delle vostre scelte.
CAPITOLO 4
CARD OF ACCEPTANCE
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12 CARD OF ACCEPTANCE.
La CA conterrà i dati relativi al vostro scambio, e vi dirà:
•
la CITTÀ, nella quale siete stati accettati,
•
il REPARTO al quale siete stati assegnati,
•
dove e con che modalità sarete alloggiati (famiglia, studentato),
•
numero di pasti al giorno convenzionati o pagati dalla sede ospitante.
Il periodo, salvo grosse sorprese, dovrebbe essere quello da voi scelto (o che vi era stato assegnato in partenza).
Troverete inoltre i contatti delle vostre Contact Person, alle quali potrete rivolgere fin da subito tutte le domande “tecniche” che vi frullano
nella testa. Se dovessero insorgere problemi con i contatti “dall’altra parte”, sconsigliamo di rivolgervi direttamente al NEO italiano o della
nazione ospitante. Riferite ogni problema al vostro LEO, e sarà lui/lei a intercedere per voi.
Se precedentemente richiesta, potrete scaricare l’Invitation letter e utilizzarla per ottenere il visto.
A questo punto, sbizzarritevi con l’organizzazione del viaggio!
CAPITOLO 5
CARD OF CONFIRMATION
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COMPILARE LA CARD OF CONFIRMATION (CC).
Nota: Il termine ultimo per inviare la CC è 4 settimane prima del vostro arrivo.
Il ritardo è punito con la CANCELLAZIONE della Clerkship. Quindi, cercate di essere puntuali!
Dovrete essenzialmente indicare:
o Se volete essere accolti da qualcuno della sede locale al vostro arrivo.
o Giorno, luogo e ora del vostro arrivo .
o Dettagli sul luogo di arrivo (se sapete già il terminal dell’aereoporto o il binario del treno).
o Numero del volo (se arrivate in aereo).
o Data di partenza.
Importante: Se per qualche motivo doveste rinunciare allo scambio, è bene che lo comunichiate tempestivamente al vostro LEO,
in modo che la meta non vada persa, ma che si possa provare a riassegnarla ad un altro studente!
Inviata la CC per tempo non vi resta che aspettare il giorno della partenza, preparare le valige e…che l’avventura abbia inizio!
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CAPITOLO 6
CARD OF CONFIRMATION
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14 STUDENT’S HANDBOOK.
Prima della vostra partenza il vostro LEO vi consegnerà lo Student’s Handbook, che ha la pretesa di essere una piccola testimonianza della
vostra esperienza all’estero.
Questo piccolo libricino è in realtà il frutto di molto lavoro e motivo di orgoglio per il SISM tutto e l’IFMSA.
Rientra infatti nell’ambito dell’Academic Quality, ossia del processo che in tutto il mondo sta andando avanti per permettere la certificazione a
livello accademico di esperienze come le clerkship.
Nel vostro piccolo di OUTgoing potete fare tanto, semplicemente compilando in ogni sua parte questo documento.
Prima di esservi consegnato, questo documento è stato visionato e approvato dal vostro Preside di Facoltà, e sarà un efficace mezzo per
mostrare ciò che avete appreso e le esperienze che avete fatto nella realtà estera una volta ritornati in Italia.
Dovrete quindi compilare giorno per giorno le pagine dedicate alla descrizione delle attività svolte e, alla fine dell’esperienza, consegnarlo al
vostro tutor, che provvederà a scrivere un breve giudizio e a sottoscrivere il tutto.
Unitamente al Certificato che vi sarà rilasciato alla fine della clerkship, sarà un utile strumento per far sì che tale esperienza venga
riconosciuta come crediti ADE o altro.
Per quanto riguarda il riconoscimento accademico, la situazione non è assolutamente uniforme sul territorio italiano, per cui vi consigliamo di
chiedere al vostro LEO la posizione del vostro Ateneo nei riguardi di tali esperienze all’estero.
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Questa piccola e semplice guida vuole essere di supporto all’outgoing nel risolvere i dubbi più banali che sorgono nel momento in cui ci si trova ad
affrontare il percorso clerkship, ma non ha certo la presunzione di sostituirsi al LEO. Anzi egli rimane una figura di riferimento per l’outgoing, e potrà essere
interpellato ogni volta che ci siano dei dubbi che esulano dalla trattazione di questa breve guida o che permangano nonostante la lettura!
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Il Manuale << OUTgoing – Istruzioni per l’uso >>
del Segretariato Italiano Studenti in Medicina – SISM
è stato redatto nel corso dell’ AA 2011-12.
A cura dei Publishing Assistants SCOPE 2011-12:
Claudia Lazzaretti (Sede Locale di Modena) e Salvo Bellinvia (Sede Locale di Catania).
Con la collaborazione di Viviana Storbini (NEO Assistant 2011-2012).
Il file è è disponibile sul sito www.sism.org.
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