P gestione dello studio
Studio dentistico informatizzato
o informatizzazione
della professione dentale?
Un approccio alternativo al problema
• Germano Usoni
La nostra è una professione in continua
è cresciuto, gli adempimenti a carico del
informatica, si aggirava tra gli stand
evoluzione, il termine “dentista”, oggi,
titolare di studio sono aumentati, l’intervento
dell’Expodental, poi, stordito dalle
con l’aumentare delle specializzazioni, è
delle assicurazioni come terzi paganti, con
presentazioni comprava un gestionale.
diventato riduttivo. Possiamo fare il dentista
la grande mole di moduli che ne deriva,
Scegliere un buon gestionale dentale,
in molti modi. Alcuni colleghi operano
schiaccia lo studio monoprofessionale che
oggi come allora, è difficile: mentre un
solamente nel proprio studio ma, sempre
fino a ora è stato il cardine dell’odontoiatria
riunito o una serie di banchi piuttosto che
più frequentemente, i dentisti collaborano
italiana. Non possiamo non essere
un’autoclave ci svelano facilmente le loro
in uno o più studi come specialisti. Anche gli
informatizzati .
caratteristiche, il gestionale dentale rivela
studi dentistici possono avere dimensioni e
All’inizio degli anni 90 chi voleva essere al
le sue mancanze solo dopo che è già stato
particolarità molto differenti: si possono trovare
passo con i tempi, si informava su come
acquistato (e dopo che è stato sottoscritto
studi ancora gestiti con la carta e altri con un
gestire lo studio con un computer.
il contratto di abbonamento annuale)
L
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terminale a ogni poltrona gestito da un server .
Nel 1990 gli studi informatizzati erano pochi,
e di solito ci lega con l’impossibilità di
La tecnologia ci spinge sempre più verso la
circa il 25%4 , il mondo era ancora in piena
esportazione dei dati. Il dentista, arrivato
digitalizzazione, le immagini di fotocamere,
era del DOS, anche se Microsoft con
in studio, scopriva che configurare un
RVG, ortopantomografi e ora miniTac implicano
Windows 3.1 tentava di farci credere che non
programma da zero e un tariffario era
l’uso del computer . Negli anni l’attenzione
esistesse più.
tutt’altro che banale, nell’uso ci si accorgeva
all’aspetto gestionale della nostra professione
Il dentista tipo, privo di ogni esperienza
poi come molte cose andavano modificate.
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Riassunto
Summary
L’avvento della tecnologia digitale sta modificando tutti i campi lavorativi, non ultima
l’area medica. Il diffondersi di apparecchiature digitali anche nel campo dentistico
ha reso indispensabile l’uso del computer. Ciò dovrebbe permettere di informatizzare lo studio dentistico in maniera adeguata per ottimizzare tutti gli aspetti. La
gestione informatizzata è sempre più rivolta agli aspetti clinici e si deve trasformare
in un risparmio di tempo e in ultima analisi in un risparmio economico. Un attento
studio dei software sviluppati per studi dentistici, rivolto soprattutto a considerare le
aree critiche del lavoro nella sua quotidianità e alle soluzioni proposte, ha portato a
sviluppare negli anni, un gestionale dentale specificatamente programmato per lo
studio odontoiatrico che potesse rispondere alle “vere” esigenze di lavoro. Le soluzioni
sviluppate spesso non si riscontrano nei più diffusi gestionali. Partendo da una scelta
controcorrente, utilizzando cioè una piattaforma alternativa alla più diffusa, si è riusciti
a “costruire” un software funzionale e intuitivo nel suo utilizzo, sempre in evoluzione
e in implementazione, tanto che si è deciso di distribuirlo gratuitamente tramite
internet, per poterci avvalere delle critiche e dei suggerimenti dei colleghi. L’articolo
porta il lettore ad avere nuovi elementi di giudizio sui software in commercio.
Un’analisi che non si basi sul numero di funzioni che possiede il programma, ma su
come queste vengono espresse, può portare a una migliore valutazione nella difficile
fase di acquisto.
Computerized dental office or computerization of the dental practice?
An alternative approach to the problem
The advent of digital technology is changing all working fields, not least the
medical area. The spread of digital equipment in the dental field, also has forced
the use of computers. This should allow computerizing the dental practice
appropriately to optimize all aspects.
The computerised management is increasingly directed clinical aspects and it
must be transformed in a saving of time and last analysis in an economic saving.
A careful study of the softwares developed for dental studies, aimed mainly at
consider the critical areas of work in his everyday life and the proposed solutions, led
us to develop over the years, a dental management specifically programmed to our
study that could meet the “real” work requirements. The solutions developed are often
not found in most popular management. Departing from a choice countercurrent,
using that is a platform alternative to the most diffused, it was possible to build a
functional and intuitive software in its use, ever evolving and implementation so much
that we decided to distribute it for free via the Internet, to be able to avail themselves of
criticisms and suggestions from colleagues. The article carries the reader to having new
elements of judgment on the softwares in commerce. An analysis that is not based on
the number of functions the program has, but how they are expressed, may lead to a
better assessment in difficult phase of purchase.
zz Parole chiave: gestionale per studi dentistici, computer, software
zz Keywords: dental management, computer, software
1. Immagine dell’installazione informatica del 1996 con la telecamera endorale e due schermi e due
tastiere comandate da un solo computer.
2. Immagine del primo gestionale per Macintosh,
Gesdent del 1993, nato per i Macintosh compatti
con schermi da 9 pollici; era completo ma un po’
macchinoso da usare, qui montato sul Mac del
20° anniversario Apple (1997).
Non tutti i colleghi hanno la stessa affinità
colpo la gerarchia di un hard disk diventava
per il mezzo informatico, molti si scontravano
ovvia, le criptiche dyrectory del DOS erano
con il DOS e i suoi comandi astrusi, ma
trasformate in semplici cartelle, poter
ancor più con i programmi di gestione
trascinare oggetti sul desktop con il mouse
che erano molto meno evoluti di adesso. I
era un sogno.
commerciali vendevano spesso software che
Il Quadra 840 AV (figura 1), il più potente
gli sviluppatori stavano ancora completando.
di allora, funzionava con la telecamera
I programmi naturalmente erano modulari,
endorale senza aggiungere schede di
a ogni modulo per aggiungere funzioni
acquisizione!
corrispondeva un esborso non indifferente e
Sul lato programma gestionali però erano
un aumento del canone annuo.
dolori: Gesdent, ora non più in commercio,
Spesso succedeva che a distanza di tempo il
nato per gli schermi da 9 pollici dei primi
dentista facesse ancora le fatture a mano!
Mac Classic compatti, era complesso da
Il computer di allora si bloccava spesso
usare e poco ergonomico pur essendo
ma, fortunatamente, un amico esperto,
completo, GSO e xDent neanche nati
bisognoso di cure dentali, non mancava a
(figura 2).
nessuno. Gli studi dentistici erano salvi.
Chi, come me, si innamorò del Macintosh
e FileMaker sulla quale si discuteva di
Va ricordato, per i giovani odontoiatri, che
iniziò a chiedersi se fosse poi così difficile
professione, programmi gestionali e Apple8.
la storia dell’informatica moderna (quella di
farsi un programma..., ma farselo con quale
Decidere di seguire FileMaker poteva essere
Microsoft e Apple) ha origine nella seconda
linguaggio di programmazione?
un azzardo: la versione di allora, 2.1 (figura 3),
metà degli anni 70, perciò nei primi anni 90
Scartando i linguaggi di programmazione
non era neanche relazionale, e Apple, come
con il DOS e Windows 3.1 stavamo circa per
troppo ostici per un dentista, il primo
aveva abbandonato lo stupendo HyperCard,
uscire dall’età della pietra.
approccio possibile poteva essere con un
avrebbe potuto fare lo stesso con il brutto
Un “C:” lampeggiante salutava le mattine dei
database relazionale: nel mondo Mac c’erano
anatroccolo FileMaker; fummo fortunati e,
dentisti di tutto il mondo, di tutti quelli che
4thDimension e FileMakerPro6,7.
come nella favola, FileMaker divenne il cigno
non avevano Macintosh . Nel 1993 i Mac
In quegli anni, con il diffondersi di internet,
dell’odierna versione. La gestione informatica
erano avanti anni luce ma poco diffusi, chi
nacque DentistiFMPMac, una mailing
dello studio si è evoluta, il gestionale
ne vedeva uno se ne innamorava subito: di
list di dentisti appassionati di Macintosh
moderno va al di là dell’anagrafica e della
5
3. Il primo lavoro eseguito con FileMaker Pro 2.1
nel 1994: una cartella ortodontica.
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fatturazione, in esso devono confluire ed
collegamento internet, la presenza di una
tipo di informatizzazione dello studio si vuole
essere facilmente reperibili tutte le immagini
rete fisica interna, il numero delle poltrone,
ottenere (figura 4a)10.
cliniche del paziente9.
il numero di assistenti alla poltrona e di
Uno studio, anche grande, con una segretaria
Volendo informatizzare uno studio, i
collaboratori, la presenza o meno di una
efficiente a tempo pieno, può decidere
ragionamenti sono tanti; ancora prima di
segretaria, di un ortopantomografo, di
(accontentandosi) di utilizzare un solo
pensare al software vanno valutate alcune
un RVG o di una fotocamera digitale e,
computer; al contrario uno studio di due
caratteristiche: la presenza o meno di un
soprattutto, bisogna avere ben chiaro che
sole poltrone può essere equipaggiato di tre
computer e non aver bisogno della segretaria
(figura 4b)11.
Personalmente credo che, una volta deciso di
4a
informatizzare la struttura, sia necessario farlo
senza compromessi; la situazione ideale è
quella di prevedere durante la progettazione
una rete fisica certificata, di dotarsi di un
server dove mettere i dati (alimentato da un
gruppo di continuità) e di terminali (client) alle
poltrone e in reception (figura 4c).
Con questa conformazione, tutti i dati
sono accessibili da tutte le postazioni; gli
aggiornamenti della scheda di lavoro, gli
appuntamenti, le fatture possono essere
fatti nei tempi morti della seduta da qualsiasi
operatore12.
I backup dei dati del server possono essere
4. a. La piantina del nostro studio con in rosso le posizioni consigliate per i teminali in rete del gestionale
e in blu le posizioni consigliate per i monitor destinati ai pazienti. b. La reception, regno della segretaria,
senza la segretaria. Con un terminale per ogni postazione di lavoro, tutto il team, volendo, può svolgere
funzioni di segreteria. c. Il server c’è ma non si vede! Il piccolo MacMini sotto la mensola funge da server
e comanda le presentazioni sul monitor in sala d’attesa. Sopra la mensola i moduli nei contenitori (i testi
sono presenti nel programma) spiegano il nostro modo di “essere odontoiatri” ai pazienti.
4b
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4c
automatizzati di notte su dischi esterni.
Ultima considerazione per chi avesse il sogno
di gestire la professione completamente
senza carta, ahimé, di fronte ai moduli
di anamnesi, di consensi sulla privacy, di
5. La schermata anagrafica aperta in una finestra modale. Pulsanti grossi che
riportano chiaramente la funzione. Il sottostante Menu è raggiungibile solo se
si chiude la finestra superiore.
6. Una schermata dell’agenda con in primo piano l’appuntamento
da assegnare. A destra la sezione “cerca contatti” con il “contatto
attivo” che corrisponde all’appuntamento.
preventivi e, negli ultimi anni, alle pratiche per
Per il nostro gestionale, abbiamo cercato di
di controllo. Questa evoluzione ha generato
i finanziamenti, rimarrà deluso.
seguire delle regole ferree per l’interfaccia: le
un’interfaccia coerente che cerca di non
Gli schedari continueranno ad aver bisogno di
scritte dei titoli sono in grigio, il contenuto dei
lasciare dubbi all’utente; le pochissime mail
grossi spazi nello studio.
campi in nero (per far risaltare i dati sensibili)
di richieste d’aiuto testimoniano la bontà di
L’articolo vuole fornire ai colleghi elementi
(figura 5), l’uso delle icone è ridotto al minimo
questo processo.
concreti per poter valutare un programma
(i pulsanti riportano le scritte e sono grandi
I software per lo studio dentistico nascono
gestionale. Informatizzare bene lo studio è
per essere facilmente cliccati col mouse) il
per uno scopo comune, ma non fanno
una grande opportunità dalla quale derivano
colore è usato solo dove serve, le linguette
le stesse cose nello stesso modo; uno dei
risparmio di tempo e in ultima analisi un
delle sezioni sono in basso per risparmiare
vantaggi di aver riunito la figura del dentista
vantaggio economico13.
spazio. La struttura “modale” del programma
e dello sviluppatore è stato quello di aver
propone finestre protette e guida nei percorsi.
adattato il software al sistema di lavoro dello
Iniziamo l’analisi dall’interfaccia: spesso
Una particolare navigazione, definita “sul
studio e non viceversa. Abbiamo cercato di
l’esigenza di vendere il prodotto dopo una
contatto attivo”, facilita le operazioni. Avere
sviluppare maggiormente l’aspetto clinico
presentazione in una fiera di settore fa sì che
solo i tasti che servono dove servono per
ed ergonomico17, senza la pretesa di renderlo
i programmatori propongano schermate che
non confondere l’utente è il frutto di anni di
completo a tutti i costi, tanto che solo da
sono a dir poco “fantasiose”.
evoluzione16. Da subito abbiamo avvertito
poco stiamo aggiungendo sezioni nuove,
Bill Atkinson, creatore di HyperCard nel 1987,
la necessità di distribuire il nostro lavoro a
come ad esempio la scheda parodontale.
asseriva che un’interfaccia ben costruita
un gruppo di studi dentistici di dimensioni
Un aspetto che divide l’utenza di tutti i
doveva funzionare anche in bianco e nero e il
diverse che hanno funzionato da beta tester,
programmi per studio dentistico è l’uso
suo lavoro lo dimostrava14.
grazie a questi feedback siamo arrivati a
dell’agenda elettronica (figura 6).
Oggi questo concetto continua a essere
definire l’aspetto odierno. Più di una volta
Abbiamo trovato così tante resistenze,
valido e, a ben pensarci, uno dei motivi del
abbiamo passato ore e ore anche solo per
che da molto tempo non insistiamo
successo di Apple è la cura dei particolari sia
rivedere una procedura, per riuscire a togliere
più sul suo utilizzo: abbiamo fatto in
nelle macchine che nell’interfaccia del suo
un pulsante da una schermata o per farlo
modo che il programma si potesse usare
sistema operativo .
scomparire e comparire secondo il contesto.
indifferentemente con o senza agenda.
La cura dei particolari è anche la caratteristica
Per evitare errori dell’utente, nel programma
Noi riteniamo che l’agenda sia il nodo
principale della professione dentale.
abbiamo inserito un gran numero di sistemi
centrale del programma di gestione tanto
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che consideriamo non usare l’agenda del
addestrato, se è un paziente che non vediamo
calendario di navigazione avvisa di impegni
programma un insuccesso del processo di
da anni, se siamo in un momento critico o se
fissati di sabato o domenica. A ogni utente è
informatizzazione.
non abbiamo lo strumento giusto19.
assegnata una posizione di lavoro preferenziale
Utilizzando il programma dal menu, il centro
In questo caso lo strumento di grande aiuto
contrassegnata da un colore. La navigazione
nevralgico diventa la cartella clinica del
è la ricerca rapida, che è accessibile sia in
è completamente demandata al calendario in
paziente e la gestione del tempo è demandata
menu che in agenda; inserendo nel campo
alto a destra.
all’agenda cartacea.
“cerca contatti” progressivamente delle lettere,
Il giorno in corso è evidenziato dallo sfondo
Utilizzando l’agenda elettronica, diventa
otterremo una ricerca sempre più stretta dei
bianco con la scritta arancio; gli altri hanno
centrale la gestione del tempo e dall’agenda
nominativi.
sfondo grigio.
elettronica con assolutamente solo due
Nel caso di cognomi uguali potremo allora
Navigare tra le due schermate è semplice,
click accediamo alla scheda di lavoro
chiedere al paziente: ma lei è Rossi Mario o
cliccando sull’etichetta del giorno si entra
(cartella clinica) del paziente; fondamentale
Rossi Carlo? Dando l’impressione di averlo
nella schermata giorno di tutti gli operatori;
è l’immediatezza, anche solo un terzo click
riconosciuto; a quel punto, scelto il nominativo,
analogamente dalla schermata giorno
sarebbe inaccettabile nell’uso quotidiano.
quel paziente diviene il “contatto attivo”; sotto
cliccando su un operatore si accede alla
Torneremo in seguito su questa fondamentale
il suo nome, che viene evidenziato in arancio,
schermata settimana del singolo operatore.
differenza che produce un vero miglioramento
vedremo tutti i suoi numeri telefonici e i suoi
Nella schermata settimana, l’operatore attivo
dell’informatizzazione dello studio18.
appuntamenti.
è indicato in alto a sinistra; scegliendo dal
In tutti i gestionali ci sono sezioni ad alto
Ora saremo in grado in un attimo di saper
menu a tendina un nuovo operatore vedremo
traffico, come agenda e schede di lavoro; altre
rispondere a qualsiasi domanda ci sarà
comparire i suoi impegni settimanali.
si utilizzano una sola volta in un ciclo di cure,
posta; facendo comparire la sua scheda,
Non avendo la possibilità, con FileMaker, di
come la definizione del piano di lavoro; altre
oppure cliccando su giorno e ora desiderati
trascinare con il mouse un appuntamento
le incontriamo una sola volta nel rapporto
potremo assegnare l’appuntamento senza
per modificarlo, sono state impostate
con il paziente come l’anagrafica; alcune si
dover digitare nulla, cliccando invece sulla
scorciatoie di tastiera, per spostare, duplicare
usano una volta all’anno come per la revisione
lista degli appuntamenti del contatto attivo
o ridimensionare gli appuntamenti; gli
dei tariffari e delle aree che si usano una
raggiungeremo immediatamente la data in
appuntamenti mancati sono segnalati
sola volta nella vita del programma, come le
questione.
in corsivo verde, i pazienti da richiamare
impostazioni durante l’attivazione.
La caratteristica di poter assegnare
telefonicamente in grassetto rosso.
Quelle che ricorrono con maggiore
appuntamenti senza dover scrivere è un
Naturalmente possiamo inserire appuntamenti
frequenza sono le più critiche; prendiamo
vantaggio sull’agenda cartacea, diminuendo
per pazienti non ancora registrati in anagrafica,
in considerazione prima queste, in ordine di
di fatto la possibilità di errori di scrittura o
oppure bloccare periodi non lavorativi,
frequenza d’uso, facendo alcuni esempi pratici.
incomprensibilità di grafia.
inserire note o ridimensionare l’intervallo di
L’agenda elettronica, a differenza della
mezzogiorno.
cartacea, è consultabile su ogni terminale in
Per poter rivaleggiare con l’agenda cartacea,
Dalla telefonata il paziente percepisce già
studio e anche da remoto, ad esempio su un
abbiamo tenuto conto di poter inserire
alcune informazioni sul nostro studio; il modo
iPhone.
negli appuntamenti in agenda ogni tipo
di rispondere al telefono dello studio deve
L’agenda del programma, modellata sulle
di nota; quando un appuntamento è stato
essere attentamente stabilito; soprattutto se
esigenze del nostro studio, può gestire fino
ridimensionato a una sola riga (15 minuti), un
a rispondere non è sempre la segretaria, è
a cinque operatori e cinque poltrone ma,
punto colorato a sinistra, indica la presenza
preferibile uniformare lo stile dello studio.
con gli schermi dei computer di oggi (ad
di una nota; sarà sufficiente passare con
L’agenda deve essere strutturata per
esempio, l’iMac da 21,5 pollici) arrivare a 8 non
il mouse sull’appuntamento per leggerla,
essere d’aiuto in questo compito solo
richiederebbe modifiche strutturali.
ridimensionando l’appuntamento si
apparentemente banale; quando una persona
Le schermate dell’agenda sono solo due,
ridimensiona anche la nota.
chiama non dovrà mai sentirsi chiedere se
una settimanale per ogni utente e una
Da circa un anno in studio inviamo sms per
è già nostro paziente, magari dopo aver
giornaliera con raffigurati gli impegni di tutti
ricordare l’appuntamento. Il servizio ha avuto
speso somme ingenti nel nostro studio…;
gli utenti; la schermata settimanale raffigura
successo tra i pazienti che hanno percepito
eppure può succedere, se chi risponde è male
cinque giorni ma, un avviso colorato nel
la novità come un aumento di attenzione nei
La telefonata
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loro confronti. Questa funzione manda gli sms
in automatico agli appuntamenti del giorno
successivo, (pur rimanendo la possibilità
di scegliere in modo diverso); se abbiamo
prenotato un sms per quell’appuntamento,
un pallino arancione compare a destra del
nome del paziente. Una volta inviato l’sms,
il pallino diventa blu o grigio a seconda
dell’esito dell’invio. L’agenda così strutturata
è di enorme aiuto per la segretaria: con la
ricerca contatto, rispondendo al telefono
vede subito se chi ha chiamato è già nostro
paziente; con la navigazione semplificata,
sfoglia l’agenda come con quella di carta; con
il contatto attivo, inserisce l’appuntamento
con soli due click senza digitare sulla tastiera;
con la lista degli appuntamenti già assegnati,
può raggiungere con un click la data di un
7. La schermata giornaliera con gli appuntamenti degli operatori, i differenti colori indicano la sala
operatoria. Cliccando sul nome dell’operatore, si accede alla schermata della settimana.
appuntamento per spostarlo20.
Una necessità che abbiamo sentito nello
studio è stata quella di comunicare tra noi
anche quando gli orari non permettono di
incontrarci; volevamo poter lasciare note
senza usare post-it incollati in ogni parte
dello studio, così all’apertura del software
Promemoria (un elenco di cose da fare) ci
avvisa se ci sono scadenze e in particolare
quante sono per l’utente corrente.
Con Promemoria possiamo creare appunti
di cose che dobbiamo fare, o appunti per
gli altri membri dello studio; a queste note
afferiscono anche le note che si prendono
nelle schede dentali o ortodontiche. Possiamo
dare priorità differenti alle note (colori
differenti), dare note ripetitive (periodiche).
8. L’immagine mostra la posizione del monitor gestionale alle spalle del paziente. La posizione
consente l’uso da parte di ambedue gli operatori. La schermata mostra l’agenda giornaliera.
Le note non saranno più a video una volta
questo caso l’integrazione tra la cartella e
velocissimo tra agenda e cartelle e il tutto è
spuntate come eseguite.
l’agenda è fondamentale. Con il paziente in
accessibile da qualsiasi punto dello studio.
poltrona, l’area critica del programma diventa
l’integrazione tra la cartella clinica e l’agenda:
Cartella clinica
“Signorina, dove è la cartella di Rossi?
non a caso era la mia necessità primaria sin dal
La cartella clinica deve dare il maggior
Sono sicuro di averla vista qui tra le altre
primo gestionale che ho avuto (figura 7).
numero di informazioni, cliniche, di gestione
del pomeriggio...!” Uno dei compiti della
Chiusa la scheda del paziente appena
ed economiche senza cambiare videata.
segretaria è preparare il foglio con la
congedato, ci si presenta l’agenda con il suo
Dal punto di vista ergonomico è importante
scaletta degli appuntamenti e le relative
elenco del giorno; è sufficiente scegliere il
la posizione dei monitor; bisogna distinguere
cartelle dei pazienti. È necessario avere
nominativo successivo per aprire la scheda
quelli per la gestione da quelli per le immagini
“sotto mano” la cartella del paziente; in
corrispondente. Si genera così un flusso
(figura 8), in quanto i primi devono essere alle
Integrazione agenda cartelle
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nuovi appuntamenti o per impostare la fattura
segnalare se il paziente ci è stato inviato
direttamente dalla sala, che sarà inviata alla
da un collega. Se il gestionale è usato da
stampante di rete.
chi fa collaborazioni presso altri studi, la
La prima visita è un momento importante
segnalazione dello studio d’appartenenza
per acquisire il paziente. L’odontoiatra deve
diventa un aspetto essenziale per la
concentrarsi sulla bocca e non deve essere
fatturazione con ritenuta d’acconto agli studi.
distratto dalla creazione di una nuova scheda
Nella riga immediatamente sotto è impostato
dentale. L’assistente, alle spalle del paziente,
il listino attribuito in anagrafica alla prima
avrà questo compito. La possibilità di fare
visita, (questo è modificabile, ad esempio, se
più varianti di scheda dentale e di presentare
in un secondo tempo il paziente ci comunica
le stampe in modo gradevole può avere un
di beneficiare di assicurazioni o convenzioni),
peso nell’accettazione del preventivo. Avere il
da questa riga si impostano le caratteristiche
monitor della telecamera separato da quello
della prestazione che staremo per scegliere, la
del programma permette al medico di usare
categoria (endodonzia, protesi ecc.), il codice
la telecamera endorale e alla signorina di
della prestazione (OTT, ABT, CER, ZIRC ecc.); a
scrivere in cartella contemporaneamente.
fianco del codice appariranno la descrizione e
Definizione del piano
di lavoro
9. La posizione ideale del monitor della
telecamera; su questo monitor si vedono solo
immagini cliniche; il supporto a muro consente
una maggiore stabilità.
l’importo. Una volta scelta la prestazione, sarà
sufficiente cliccare sulla posizione (denti) dello
schema dentale per attribuirla.
All’apertura di una nuova scheda ci troviamo
Nella parte inferiore della schermata,
in una schermata chiamata “Definizione
inizieranno a comparire le righe che
piano lavoro”, vero ponte di comando per la
compongono il piano di cura. In ogni riga,
definizione del piano di cure.
sono presenti la descrizione, la posizione,
In alto sono riportati il curante e lo studio
l’operatore attribuito (ulteriormente
d’appartenenza; il curante è l’operatore
modificabile secondo le competenze dei
che stila il preventivo e che se ne assume
membri dello studio) e, nel caso di tariffari
la responsabilità, lo studio d’appartenenza
d’assicurazioni, l’importo del rimborso e
nel 90% dei casi è il nostro, ma è importante
l’importo della prestazione.
spalle del paziente, per essere raggiungibili
anche dall’assistente, mentre gli altri devono
essere visibili dalla poltrona (potremmo essere
su una cartella di un altro paziente) (figura 9).
Con una rotazione del capo deve essere
possibile consultare l’odontogramma che con
un semplice codice colore ci informa dello
stato di avanzamento dei lavori; la tastiera sarà
utilizzata prevalentemente dall’assistente per
reperire le lastre, per l’aggiornamento dei dati
e per la stesura del preventivo.
Nella stessa videata dobbiamo poter
consultare gli appuntamenti futuri e lo stato
dei pagamenti.
I tempi “morti” della seduta, come
l’accoglienza del paziente e prima del riordino
della sala, possono essere sfruttati per fissare
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10. “Definizione piano lavoro” è il centro di comando per creare la scheda clinica. Da qui si
definiscono tutti gli aspetti, compreso esame obiettivo, importo totale e piano di pagamento.
Sotto le righe compaiono il totale del piano
a una rappresentazione a elenco oppure alla
programma) i pulsanti dei comandi e le frecce
di cure e tre campi nei quali impostare
versione a emiarcate, che ricorda quella delle
di navigazione, immediatamente sotto a
un’eventuale variazione del totale potendo
più diffuse schede cartacee Buffetti.
sinistra la foto, lo studio d’appartenenza, il
scegliere tra percentuale di sconto,
Non riteniamo sia logico riprodurre questi
curante principale, le preferenze di stampa,
importo di sconto o variazione d’importo
schemi in un gestionale su computer.
nome, età, stato della scheda (attiva, sospesa,
totale. La variazione d’importo totale può
Spesso i prodotti commerciali esagerano
archiviata), anamnesi e tipizzazione del
indifferentemente essere in meno (sconto)
nell’esasperare l’aspetto grafico della scheda
paziente (puntualità, collaborazione, solvibilità,
ma anche in più (in caso di lavori di particolare
dentale.
accessibili anche dall’anagrafica).
complessità) (figura 10).
Il motivo è legato alla necessità di stupire
Nella parte centrale della schermata troviamo
A destra, a metà della schermata, troviamo
l’acquirente che deve essere conquistato nei
le arcate dentali: una rappresentazione
un riquadro grigio che ci permette di
pochi minuti di una presentazione durante
grafica schematica di denti e radici che dà
impostare un piano rateizzato di pagamento,
un’expo di settore.
la possibilità di visualizzare rapidamente la
e di stamparlo in due copie, di cui una per il
Esagerare con la grafica non serve, ricordiamo
situazione dentale.
paziente e una firmata per lo studio.
che nulla supera il valore diagnostico di
Più a sinistra troviamo la sezione delle arcate,
Definita la parte economica del piano di cure,
un’ortopantomografia.
dei quadranti e dei sestanti; sotto, le arcate
entrando nella sezione “esame obiettivo”,
Una semplice schematizzazione, ben fatta, ma
decidue e due sezioni: 1) problem list per
potremo evidenziare alcune particolarità delle
che non sia un’imitazione grafica della realtà
segnare appunti inerenti questo ciclo di
arcate del paziente che è utile far risaltare
è sufficiente. Il compito del programma sarà
cure e 2) promemoria per annotare appunti
durante il trattamento.
quello di farci trovare l’esame radiografico
che compariranno in tutte le schede e
A ogni nuova scheda successiva dello stesso
velocemente.
nella sezione “Memo” accessibile da Menu e
paziente, l’esame obiettivo è ricopiato
Noi abbiamo scelto una rappresentazione
Agenda.
automaticamente in modo che si possa
a odontogramma, che consente di sfruttare
La parte centrale in basso è dedicata alla
avere nel tempo una rappresentazione
le possibilità offerte dal computer e ha il
sezione contabile: ritroviamo il valore totale
dell’evoluzione dello stato dentale.
pregio di essere completa e di fornire con uno
della scheda di lavoro, l’importo delle fasi
Una funzione consente di duplicare il
sguardo un gran numero di informazioni utili
eseguite, il totale delle fatture emesse, il saldo
preventivo e modificarlo.
alla gestione clinica del caso (figura 11).
dell’eseguito e il saldo del totale della scheda.
Con il pulsante “esci” si chiude la definizione
Esaminando la schermata troviamo in
A destra troviamo la sezione per accedere
del piano di lavoro e si accede alla parte
alto a destra (come in ogni schermata del
alle immagini e in basso una sezione dove
operativa della scheda dentale. Ora, a visita
ultimata, possiamo passare nello studio
privato, per illustrare l’esito della nostra visita
al paziente; utilizzando eventualmente
un altro terminale dove potranno essere
già visibili anche le lastre acquisite o con
ortopantomografo o rvg, la stampante di
rete ci consente di avere già le varianti dei
preventivi stampati.
Scheda dentale
L’aspetto delle schede dentali dei gestionali
per lo studio dentistico è quanto di più vario
si può trovare. Il tipo di rappresentazione da
scegliere è stato a lungo dibattuto anche con
alcuni utenti di Dent-One (la prima versione) e
nella lista DentistiFMPMac.
Chi arriva dalla gestione cartacea è abituato
11. La scheda dentale vera e propria con l’esame obiettivo. Ogni aspetto, da quello clinico a quello
economico e gestionale, è controllabile da questa schermata.
41
ildentistamoderno
febbraio 2011
P gestione dello studio
sono mostrati gli appuntamenti, l’elenco delle
fatture, l’elenco delle schede (piani di lavoro)
del paziente e le scadenze di pagamento se
sono state impostate nella sezione “definizione
del piano di lavoro”.
Le scritte delle linguette si colorano in arancio
se contengono dati.
Sono interessanti anche gli indicatori
del totale delle ore e del numero degli
appuntamenti che ci danno una misura della
nostra efficienza. Un pallino grigio compare
a fianco degli appuntamenti mancati senza
preavviso.
Nella schermata scheda dentale abbiamo
alcune linguette (tab) in basso che
permettono di accedere ad altre sezioni.
Lista
Fa aprire una finestra che, se partiamo da
12. “Prestazione esecuzione fasi” è una finestra che si apre cliccando su una prestazione e
permette di “eseguire” una o più fasi. L’esecuzione ha aspetti sia clinici che contabili. È possibile
inserire note per qualsiasi fase.
una scheda attiva, mostra tutte le schede
professionista che le ha eseguite, la data ed
clinica è dell’odontoiatra: cliccando sulle
attive. Le nostre schede possono essere attive,
eventuali note. Il programma specifica anche
sigle delle prestazioni nell’odontogramma
archiviate (quelle terminate) e sospese. Le
la data di inizio, la durata e la data di termine
si apre una finestra “prestazione esecuzione
schede sospese possono contenere le varianti
del ciclo di cure.
fasi” nella quale troviamo elencate le fasi
di preventivo o piani di cura in attesa di
di lavoro della prestazione (fino a 8 fasi); si
risposta. In basso troviamo il completo sistema
Scheda parodontale
sceglie la fase alla quale siamo arrivati e il
di ricerca, uguale in ogni formato lista del
Al momento della stesura di questo articolo
programma aggiorna la contabilità e cambia
programma. La lista ottenuta si può ordinare
è in costruzione; si può già notare anche
il colore della prestazione: blu da fare, rosso
come si vuole e in alto un display ben leggibile
in questo lavoro la ricerca della semplicità,
in corso, verde eseguita. La linguetta importi
ci mostrerà il risultato raggiunto. Con un solo
le radici compaiono nello schema solo se
permette di vedere l’importo di ogni singola
click otterremo l’elenco di chi è in debito con
abbiamo una perdita di attacco parodontale,
fase e la percentuale spettante a un eventuale
lo studio. La consultazione periodica della
questo ha consentito di mostrare ambedue le
collaboratore. La sezione “endodonzia”
lista dei piani di cura attivi sospesi e archiviati
arcate contemporaneamente.
permette di avere una rappresentazione
conferisce ai titolari di studio la piacevole
“grafica” di una devitalizzazione con colori e
sensazione che nulla sfugge al controllo sia
Elenco delle prestazioni
clinico che economico21.
Non ci siamo dimenticati degli irriducibili della
visione a lista: cliccando il tasto “mostra tutte le
93/42
Diario clinico
cure”, abbiamo la possibilità di vedere tutte le
Per la protesi, molto interessante a mio parere
Questa sezione si è avvalsa dei consigli di
cure di tutte le schede del paziente ottenendo
è com’è stato svolto il tema 93/42. Cliccando
alcuni colleghi periti di tribunale. L’obiettivo
così uno storico di interesse sia clinico che
sul pulsante “93/42” si apre un formato nel
è quello di poter stampare un completo e
economico .
quale è possibile scegliere il medico che
22
dettagliato diario clinico utile per chi non
42
ildentistamoderno
febbraio 2011
lunghezze dei canali variabili.
prescrive (e si assume la responsabilità della
vuole rinunciare a un documento cartaceo
Esecuzione delle prestazioni
prescrizione) e il laboratorio odontotecnico
o nel malaugurato caso di contenzioso di
Ora è iniziato il ciclo di cure e abbiamo il
al quale inviare il lavoro. Un odontogramma
fronte a un giudice. Il programma genera
paziente in poltrona. Come si “eseguono” le
ridotto mostrerà solo le voci di protesi,
automaticamente il diario clinico dove sono
prestazioni? (figura 12).
cliccandole comporremo le caratteristiche
elencate le fasi che sono state eseguite, il
In questo caso l’onere di aggiornare la cartella
del dispositivo e appariranno le righe che
note riguardanti le fasi di una prestazione,
queste saranno sommate in un unico grosso
appunto della prestazione e rivelate in
odontogramma da una sottolineatura della
sigla in odontogramma (figura 14).
Passando il puntatore del mouse sulle
prestazioni, si evidenzierà una tendina con
le note, se ce ne sono, o con il dettaglio
della prestazione (per ricordare a che cosa
corrisponde la sigla).
Un lavoro molto bello e unico per ora è
stato fatto sul consenso informato; avendo
associato a ogni prestazione un testo per il
consenso informato, il software è in grado di
comporre un consenso informato specifico
per il ciclo di cure del paziente e lo propone
13. Nelle preferenze possiamo scegliere se fare comparire il nome o una sigla nella “93/42”.
La parte inferiore si taglia e si conserva in studio come verifica della data di consegna.
formano la prescrizione (figura 13). La parte
conservare in studio sia come controprova
sottostante consente di annotare il colore, il
dell’avvenuta consegna del lavoro che come
materiale con cui dovrà essere fatto, l’elenco
promemoria per la consegna.
di ciò che inviamo, in che materiale sono le
Tutti i moduli 93/42, una volta stampati
impronte, come le avremo disinfettate, le date
sono conservati come PDF all’interno del
di consegna delle prove e del lavoro finito.
programma.
Abbiamo fatto in modo che la parte inferiore
Abbiamo perfezionato ancora altri aspetti
di questo modulo fosse da staccare e
della scheda dentale: se inseriamo una o più
14. Quando abbiamo messo una nota, la prestazione in odontogramma è sottolineata; passando
con il mouse si evidenzia la nota, altrimenti si evidenzia la descrizione della prestazione.
in stampa a ogni stampa di preventivo
(figura 15).
15. È possibile stampare un consenso
informato specifico del piano di cure.
Nell’esempio vediamo cinque tipi di
prestazioni, ognuna con il proprio testo
di consenso. A piè pagina compare il
testo del consenso generico.
43
ildentistamoderno
febbraio 2011
P gestione dello studio
Scheda ortodontica
diario giornaliero con le cose fatte e le cose da
Il terminale posto nella sala consente la
La gestione clinico-contabile della parte
fare completano il tutto.
stesura dei dati anagrafici, diminuendo il
ortodontica non viene affrontata spesso nei
tempo di permanenza in sala d’attesa e in
gestionali se non come modulo esterno,
Anagrafica
oppure come accessorio dei programmi
L’anagrafica è una sezione che si usa in
Il modulo per la privacy e un informativo con
di cefalometria. Per collaborazioni esterne
sostanza una sola volta nel rapporto con il
le regole dello studio completano il tutto.
di ortodonzia abbiamo creato una cartella
paziente, tuttavia è usata in un momento
Utilizzando la web cam del computer siamo
ortodontica che permette di avere tutti i
particolare: la prima visita.
soliti inserire una foto in anagrafica che sarà
pazienti dei vari studi sul computer portatile.
L’accettazione è un momento critico del
riprodotta anche nelle schede di lavoro e negli
Molte funzioni sono simili a quelle
rapporto con il nuovo paziente: noi abbiamo
appuntanti.
della scheda dentale come la gestione
bisogno di acquisire numerosi dati, il
Abbiamo inserito il calcolo del codice fiscale,
delle immagini, delle note, delle fatture,
paziente non lo sa e può essere infastidito
sul quale è fatta la verifica di univocità dei
appuntamenti e rate; la sezione “visita”
dalla situazione, altrettanto importante è la
pazienti. Il calcolo consente di verificare i dati
consente al dentista di avere una traccia per
correttezza dei dati.
del paziente, spesso ci si dimentica il secondo
eseguire velocemente e senza dimenticanze
Abbiamo posto particolare cura nel codificare
nome; Rossi Mario in realtà all’anagrafe può
la visita ortodontica, tramite una serie di
questa operazione per ridurre errori e per
essere Rossi Mario Giuseppe o Mariolino, con
tendine a comparsa; l’odontoiatra sceglierà
non trasmettere senso di improvvisazione:
la verifica del codice fiscale queste evenienze
la giusta risposta alla domanda; nella parte
al nuovo paziente consegniamo un modulo
o gli errori di digitazione anche dell’indirizzo
inferiore, si vedrà il testo della lettera che si
anamnesi vuoto nel quale, dopo aver risposto
(controllo del CAP) risaltano subito.
compone automaticamente.
ad alcune domande, inserisce i dati anagrafici
Per poter fare questo, utilizziamo un elenco
La sezione tracciato cefalometrico ci consente
che formeranno la sua scheda e appone la
di oltre 82.000 indirizzi aggiornati al 2007.
di avere un’analisi del tracciato di Ricketts
firma.
Nella remota evenienza che un indirizzo sia
secondo il metodo La Luce -Vion (figura 16).
La segretaria o l’assistente aiutano il paziente
mancante o che una provincia sia cambiata,
L’analisi del tracciato, la visita e un consenso
in questa operazione.
abbiamo la possibilità di aggiornare il
informato compongono, insieme alla lettera di
In situazioni particolari, come ad esempio un
database degli indirizzi in modo semplice.
diagnosi la documentazione che consegnamo
ritardo dell’operatore, il paziente può esser
In anagrafica possiamo valutare il paziente a
ai pazienti che entrano in cura. L’immancabile
fatto accomodare in poltrona.
seconda della collaborazione, della puntualità
totale quello percepito dal paziente.
e della solvibilità con un codice di colori,
valutazione attuabile e visibile anche dalle
schede di lavoro.
L’operatore di default (di solito il titolare) è
definito nelle preferenze; se il programma è
usato in studi associati o di grosse dimensioni,
il paziente è attribuito al dottore che è o
suo referente o è stato l’odontoiatra che
l’ha ricevuto, se il paziente proviene da uno
studio esterno È definito anche lo studio di
provenienza, è possibile legare il paziente a un
tariffario in caso di assicurazioni o convenzioni
particolari, importante è anche registrare chi
ha segnalato il nostro studio per ringraziarlo
con una telefonata. Un campo “capofamiglia”
consente di formare i gruppi famigliari.
Le sezioni dell’anagrafica comprendono:
16. Nel nostro studio usiamo il tracciato di Ricketts integrato dal metodo La Luce -Vion. Inserendo i
dati nella colonna soggetto, il programma sviluppa una diagnosi “consigliata”.
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ildentistamoderno
febbraio 2011
anamnesi, richiami, sezione stampe, correlati,
mappa.
Anamnesi
L’anamnesi deve essere multipla: i pazienti
vengono nei nostri studi per periodi di tempo
molto lunghi, invecchiano e periodicamente
l’anamnesi va ripetuta. Senza voler legare
l’anamnesi a ogni nuova scheda dentale, è
importante tener traccia delle anamnesi. Il
programma deve riportare automaticamente
le patologie pregresse nella nuova anamnesi
in modo da avere uno storico delle patologie.
Nella linguetta “anamnesi” la scritta diventa
verde in caso di anamnesi eseguita e rossa se
l’anamnesi eseguita è positiva per qualche
patologia. Nelle schede dentali e nella scheda
ortodontica la scritta anamnesi varia di
colore e passandoci sopra il mouse; il tool tip
presenta le patologie in un riquadro giallo
(figura 17).
Richiami
17. L’anamnesi deve essere multipla per seguire l’evoluzione della salute del paziente nel tempo.
Su ogni anamnesi è riportato il nominativo dello stilante.
I richiami periodici aumentano il senso di
appartenenza allo studio e ci aiutano nella
promozione della prevenzione. La sezione
richiami è molto articolata: se il richiamo
è impostato, la scritta nella linguetta
corrispondente diventa verde; il richiamo può
avere diversi testi secondo il tipo di richiamo
e del mezzo usato. Abbiamo inserito la
possibilità di scegliere fra tre strumenti: lettera,
sms o email. Nella schermata possiamo
controllare quando sono stati l’ultima visita
o l’ultimo richiamo, impostare la frequenza
in mesi, verificare se ha già appuntamenti
e a quanti richiami non ha risposto. La
garanzia scritta che forniamo sui lavori svolti
è strettamente dipendente dall’adesione ai
richiami. Ogni mese attiviamo la procedura
di richiamo, al termine della procedura
le date nelle schede sono aggiornate
automaticamente (figura 18).
18. I richiami possono essere di sei tipi diversi e si possono fare per lettera, sms, email. Ogni
richiamo è registrato.
fanno aumentare il numero di fogli che
Particolare attenzione è stata prestata ai
Sezione stampe
stampiamo ai pazienti. Con il modulo
moduli di prescrizione farmaci, prescrizione
Da questa sezione si possono stampare
informativo iniziale spieghiamo ai pazienti
di esami radiografici e di esami clinici; in
numerosi moduli. Il modulo anamnesi,
come vorremmo che loro si comportassero
tutti questi casi si è fatto in modo che il
consenso legge sulla privacy, i consensi
con lo studio, soprattutto in merito agli
documento uscisse con la carta intestata
informati e il modulo informativo iniziale
appuntamenti disdetti e ai pagamenti.
del sanitario prescrittore e non dello studio.
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ildentistamoderno
febbraio 2011
P gestione dello studio
Sempre in questa sezione è possibile creare
il modulo per la giustificazione al datore di
lavoro che ha la particolarità di impostare
automaticamente data e orario ricavandolo
dall’appuntamento. Troviamo anche una
serie di moduli di raccomandazioni ai
pazienti riferiti alle situazioni più comuni
dello studio come il pre- o il postoperatorio
e alcuni moduli di servizio.
Piccola storia di FileMaker
Il primo nome di FileMakerPro era Nutshell, sviluppato da Nashoba Systems negli anni
1982-1983. Con la realizzazione della versione per Macintosh, Nashoba presenta il prodotto
come FileMaker. Con la presentazione del Macintosh Plus, Nashoba presenta la nuova
versione del programma chiamandola FileMaker Plus.
Nel 1988 è presentata la versione 4 di FileMaker. Poco dopo Apple crea Claris, una società
sussidiaria dedicata allo sviluppo del software. Claris contatta Nashoba per FileMaker e poco
dopo decide di acquisire il programma.
Nonostante siano presenti differenti moduli
Claris modifica il nome del programma in FileMaker II per mantenere una compatibilità
per il consenso informato, preferiamo
stilistica con i suoi prodotti come MacWrite II ecc. Si sussegue una serie di versioni minori
usare una specifica funzione sviluppata
fino al 1990, quando è presentato FileMaker Pro 1.0. Fino a ora FileMaker è un’applicazione
nella scheda dentale. Tutti i testi di questa
disponibile solo per computer Macintosh; dalla versione 2.0, venne sviluppato anche per
sezione sono personalizzabili entrando nelle
la piattaforma Windows. La versione 3.0 invece apportò delle significative modifiche alla
preferenze (menu) e, una volta stampati,
gestione delle relazioni e al linguaggio di scripting.
sono immagazzinati nel programma sotto
Nel 1995 Apple decise di chiudere la Claris, nasce così FileMaker, inc.
forma di PDF, richiamabili in qualsiasi
momento. L’immagazzinamento dei
documenti in PDF è di grande importanza
per ricordare episodi del rapporto con
il paziente e per verificare di non aver
La struttura del programma rimane sostanzialmente immutata fino alla versione 6, la versione
7 di FileMaker Pro presentata nel marzo 2004 porta a un cambiamento della struttura del
programma. Di fatto questa modifica ha imposto il rifacimento degli applicativi. Ora siamo
alla versione 11 che introduce i grafici nativi e nel 2010 è nato FileMakerGo che porta il
programma su iPhone e iPad.
tralasciato la stampa di qualche modulo
obbligatorio.
ildentistamoderno
febbraio 2011
lavoro. Inserendo una o più lettere nella riga
All’avvio il programma chiede nome,
facciamo una ricerca che diventa sempre più
Correlati
utente e password; a ogni utente possono
stretta all’aumentare delle lettere.
Permette di vedere la composizione dei
corrispondere livelli d’accesso alle sezioni
Una volta scelto un paziente, questo diventa
nuclei familiari e di raggiungere con un click
differenti, i colori dei tasti presenti sul
il “contatto attivo” e le ricerche delle schede
le anagrafiche correlate.
menu variano secondo il livello d’accesso,
saranno imperniate su di lui.
se alcuni tasti rimangono bianchi non
Nel menu tutto deve essere chiaro e
Mappa
avremo nessun accesso a quella sezione;
facilmente raggiungibile con pochi passaggi.
È un collegamento a Google Maps che
colori attenuati indicano accessi limitati,
Il numero dei tasti deve essere ridotto al
serve per capire l’ubicazione del paziente
l’amministratore ha accesso completo.
minimo, l’utente deve sempre capire in che
rispetto allo studio, utile alla segretaria
Dal menu si entra nelle preferenze del
sezione si trova, l’accesso a ogni sezione
in caso debba trovare un paziente vicino
programma, alla sezione tariffari, al manuale
apre una nuova finestra protetta (modale)
per sostituire un appuntamento mancato
dello studio, alle anagrafiche contatti,
che impedisce di fare azioni non pertinenti
o per dare consigli sui mezzi pubblici e i
alle anagrafiche dei pazienti, ai richiami,
alla sezione in oggetto finché non si chiude
parcheggi nelle grandi città.
alle schede dentali, alle ortodontiche, alla
nuovamente la finestra.
sezione contabilità, all’agenda.
Nel menu troviamo anche un pulsante per
I tasti del menu sono collegati da linee che
raggiungere il blog e uno per esportare i
Ho iniziato la descrizione con esempi
idealmente rappresentano la struttura del
dati contenuti in formato Excel, utile sia
pratici partendo dalle aree di maggior
programma.
per l’aggiornamento a una nuova versione
traffico, come l’integrazione agenda
Una riga verticale delimita la zona “cerca
che in caso di passaggio a un altro
scheda di lavoro, dando per scontato
contatti” a destra, identica a quella in
programma. Se un collega volesse
l’uso dell’agenda; ma se foste irriducibili
agenda; questa è la zona ad alta frequenza
cambiare programma può recuperare il
dell’agenda di carta?
d’utilizzo del menu, qui si concentra il lavoro
lavoro svolto esportando i dati che ha
Il menu, alternativamente all’agenda, può
di ricerca delle anagrafiche e delle schede di
raccolto negli anni.
Menu
46
essere il punto di partenza di tutte le azioni.
Tariffario
Il tariffario è un altro esempio di sezione
a bassa frequenza di utilizzo: raramente si
inserisce una nuova prestazione e, al limite
una volta all’anno si aggiorna il tariffario.
Proprio in questa sezione è avvenuto il più
grosso cambiamento dalla versione 1 alla 2
(figura 19).
La revisione della struttura del tariffario è
stato un grosso lavoro che ci ha
impegnato per molto tempo, ma ora
possiamo a una sigla come CER (ceramica)
far corrispondere una descrizione diversa
a seconda del tariffario impostato (ad
esempio, per le assicurazioni, FASI, QuAs
ecc.).
Ora un preventivo FASI riporta esattamente
i riferimenti del tariffario FASI e così via per
QuAs ecc.
19. Interessante è la possibilità di avere listini diversi con la stessa sigla. Qui vediamo il listino
FASI, con specificati il rimborso e le regole imposte dall’assicurazione. La descrizione rispecchia la
nomenclatura dell’ente.
Queste descrizioni riportate in fattura
consentono all’impiegato preposto alle
Un campo dove annotare il testo per il
Naturalmente tutto è completamente
verifiche per i rimborsi di non avere dubbi.
consenso informato della prestazione
configurabile e trasformabile.
Abbiamo inserito anche un campo per
consente invece di creare una stampa
annotare l’importo del rimborso dato
personalizzata di consenso informato,
Utenti Da questa sezione si definiscono
dall’ente al paziente; in questo modo
specifica per il piano di cure.
gli operatori per consentire l’accesso
l’importo totale del rimborso è visibile
Per consentire una facile revisione
differenziato alle varie sezioni, (come
anche mentre stiliamo il piano di lavoro
annuale dei tariffari, questi si possono
previsto dal DPS sulla privacy, per
ed è immediatamente comunicabile al
creare in automatico partendo da uno pre
disposizione del garante, ogni 90 giorni il
paziente.
esistente, sia integralmente che per singola
programma obbliga alla sostituzione della
Una caratteristica importante che
prestazione.
password), ogni utente deve essere
incredibilmente ancora non è in uso in tutti
Una scelta operata è quella di aver diviso
ripetuto per il numero di postazioni (ad
i gestionali è la suddivisione in fasi delle
le prestazioni dello studio nelle stesse dieci
esempio, tre postazioni e due utenti
prestazioni complesse.
categorie presenti negli studi di settore al
richiedono Mario1 Mario2 Mario3, Luigi1
Per fare un esempio, una devitalizzazione è
fine di facilitare la ricerca delle percentuali
Luigi2 Luigi3).
suddivisa in apertura della camera pulpare,
per la compilazione di GeRiCo.
pulpotomia, medicazione e otturazione
Preferenze Da questa sezione si possono
provvisoria, strumentazione definitiva,
Impostazioni
chiusura canalare.
Questa è una sezione a bassa frequenza
controllo del programma.
La situazione si può avere in un’urgenza,
di utilizzo; le preferenze del programma
Ad esempio, si possono impostare il
nella quale facciamo un intervento
e i tariffari richiedono un grosso lavoro
numero di fattura iniziale, il listino e
parziale che sarà completato da un collega
solo inizialmente quando si decide di
l’operatore di default; è possibile settare
successivamente.
informatizzare lo studio.
ogni comportamento dell’agenda.
Questa caratteristica diventa indispensabile
Per facilitare questo aspetto chi scarica da
sia per la retribuzione che per l’attribuzione
internet il programma lo trova completo
Stampe Nella sezione troviamo anche
di responsabilità medico-legale negli studi
di testi e tariffari per fornire una traccia di
i moduli informativi su come lavoriamo
con collaboratori esterni.
esempio ai colleghi.
in studio (l’uso del protossido, l’uso della
fare tutte le scelte per avere il completo
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ildentistamoderno
febbraio 2011
P gestione dello studio
Laboratori Genera l’intestazione per la
93/42 e consente di registrare i giorni di
lavorazione minimi delle protesi.
Studi Sempre più di frequente c’è
interscambio di professionisti, collaboratori
chirurgici, ortodontici, oppure studi
specialistici ortodontici ai quali afferiscono
pazienti di altri studi. L’anagrafica degli studi
consente l’attribuzione di un paziente a un
determinato studio.
Fornitori ed esterni Queste due
anagrafiche servono a tener traccia dei
fornitori dello studio e di quei contatti
esterni che non hanno rapporti di lavoro
con lo studio (colleghi o altri).
20. “Manuale studio” raccoglie circa 150 pagine di moduli e normative che aiutano il personale
nella gestione burocratica.
Tutte queste anagrafiche, come
diga, come si sceglie un dentista, ecc.). Noi
Attualmente contiene un aiuto alla stesura
collegarsi a siti web, mandare mail,
facciamo trovare questi moduli divisi in
del DPS sulla privacy, i moduli per la nomina
accedere alla Google Maps del contatto
raccoglitori nella sala d’attesa per informare
dell’RSPP, dell’RSP, varie autocertificazioni
e fatturare, ad esempio per la cessione di
i nostri pazienti.
e numerosi ordini di servizio, tutti
beni con IVA o con ritenuta di acconto per
configurabili e stampabili per la firma e la
collaborazioni.
Logotipi È una sezione che consente
conservazione.
Contabilità statistiche L’ultima sezione
di immettere il logo dello studio per
Sezione anagrafica contatti
del menù è composta di sette sotto
Anche per quanto riguarda le anagrafiche,
sezioni23.
Testi Contiene il testo di numerosi documenti
non abbiamo solo quelle dei pazienti
■
che ritroveremo in anagrafica e che potremo
da gestire, troviamo infatti altri sei tipi di
restituisce le fatture dell’anno in corso.
personalizzare.
anagrafiche.
Un elementare sistema di ricerca
Manuale dello studio
Collaboratori Consente di registrare i dati
Nella gestione dello studio non abbiamo
anagrafici e di iscrizione agli ordini di chi
solo il rapporto con il paziente; normative,
opera con noi nello studio; nella sezione
obblighi burocratici, elezione dei
delle impostazioni tecniche possiamo
rappresentanti dei lavoratori e altro
assegnare la percentuale di retribuzione, la
pesano sul titolare di studio dentistico
firma sui documenti, il nome in agenda, la
(figura 20).
postazione di lavoro preferenziale, l’ordine
Nel programma è stato creato un
di comparsa dell’operatore nella schermata
“manuale dello studio”: si tratta di oltre
giorno dell’agenda e l’orario dell’intervallo
150 pagine che aiutano a gestire molti
di pranzo.
personalizzare la corrispondenza.
aspetti burocratici dello studio dentistico, è
48
ildentistamoderno
febbraio 2011
l’anagrafica paziente, consentono di
personalizzabile e ci consente di costruire
Dipendenti Permette di registrare, oltre
una sorta di istruzioni d’uso del nostro
ai dati anagrafici, l’orario di lavoro e la data
studio dentistico.
d’inizio e termine rapporto.
Fatture. Aprendo fatture il programma
Il gestionale deve essere
l’organizzatore
di tutte le informazioni
che raccogliamo
con i mezzi digitali
di cui è dotato lo studio,
anzi ancora
di più l’organizzatore della
nostra professione.
consente di ricavare dalla lista i dati
che vogliamo. Selezionando una riga
entriamo nella schermata della fattura.
In alto a destra abbiamo tre tasti, il tasto
“elimina” è presente solo se la fattura è
l’ultima. Il tasto modifica va usato con
accortezza perché consente di
modificare data e numero della fattura,
il tasto stampa genera due stampe una
delle quali per uso interno da consegnare
al commercialista.
Fatturando dalla scheda dentale il
programma capisce da solo se la fattura
è di saldo o di acconto. La fattura
di acconto non riporta la lista delle
prestazioni effettuate mentre la fattura
di saldo è dettagliata. La fattura di saldo
è trasformabile in acconto o in nota di
accredito tramite uno dei due pulsanti in
basso a sinistra; anche l’intestazione della
fattura è modificabile per inserire i dati di
un eventuale terzo pagante.
■■ Rate.
21. Un paziente in poltrona segue su un iPad la spiegazione che gli stiamo dando della sua
patologia. Alcuni tra i maggiori produttori di RVG stanno già sfruttando iPad come terminale
portatile.
Da rate si accede alla lista delle
scadenze dei pagamenti impostati,
suddivide le nostre prestazioni; la
l’argomento che si apre è quello pertinente
il solito semplice criterio di ricerca ci
schermata visualizza gli ultimi 3 anni per
alla sezione.
permettere un rapido confronto.
Gli aiuti sono esaustivi e consentono di
consente il controllo delle scadenze.
Dopo una ricerca per “studio”, comparirà
■■ Ore
lavorate. Ci permette un rapido
scoprire anche le funzioni più nascoste.
il pulsante “fatturazione a studi”,
calcolo del costo orario dello studio;
utilizzandolo è possibile emettere una
conoscendo il totale delle ora lavorate,
L’evoluzione tecnologica degli ultimi mesi
fattura allo studio impostato dell’importo
che il programma ricava dall’agenda, è
ha aperto nuovi scenari, la disponibilità
corrispondente alla ricerca fatta.
sufficiente sapere la somma delle spese
dei nuovi tablet di cui iPad di Apple è il più
(home banking) per sapere il costo orario
rappresentativo, ci porta a immaginare un
per ore lavorate.
uso alternativo del mezzo informatico in
■■ Prestazioni.
È un elenco di tutte le
prestazioni eseguite nello studio;
tramite le funzioni di ricerca è semplice
■■ Richiami
inviati. È un elenco di tutti i
studio (figura 21).
fare comparazioni tra gli anni ed
richiami inviati ai pazienti; la colonna
Molte software house stanno presentando
eventualmente ricavarne grafici.
“tipo di invio” ci informa sul mezzo
la versione tablet o smart phone del loro
che abbiamo usato per il richiamo
gestionale, spinte dalle richieste degli
eseguite. È la schermata dalla quale si
(lettera, sms o email); cliccando sulla
utenti. I produttori di RVG stanno pensando
ricava il totale delle prestazioni eseguite
riga accediamo a una schermata che ci
a queste macchine come terminali per
da un operatore in un determinato
permette di modificare i testi e re-inviare
visionare le lastre.
periodo.
il richiamo.
Già da ora i tablet possono affiancare
■■ Fasi
eseguite. È un elenco delle fasi
Questa funzione è utile negli studi
proficuamente i computer dello studio
con collaboratori per determinarne il
Help
compenso.
Tutto il programma è supportato da un
delle cure in atto e gli smart phone (figura
help contestuale; cliccando sul punto di
22) ci possono consentire di interagire con
domanda presente in ogni schermata,
l’agenda in studio.
■■ Studi
di settore. Ricava le percentuali
delle dieci categorie nelle quali GeRiCo
come terminali per informare i pazienti
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ildentistamoderno
febbraio 2011
P gestione dello studio
più di 30. Tutti hanno le stesse funzioni; chi
produce e vende un programma non può
rimanere penalizzato nelle comparative
sulle riviste di settore, vediamo i produttori
molto concentrati su questo aspetto. Dal
momento che il software non è un prodotto
commerciale, non ha la pretesa di fare tutto;
è stato curato però un aspetto per me
importante: come il programma fa le cose e
come renderne l’uso piacevole. Ci auguriamo
di aver fornito ai colleghi spunti per fare alcune
riflessioni sull’informatizzazione della propria
professione e di avere qualche elemento in
più per valutare il prossimo acquisto.
■
© RIPRODUZIONE RISERVATA
22. FileMaker Go permette di trasformare un iPad o un iPhone in un terminale per il nostro
gestionale di studio.
Conclusioni
un programma oggi non sia più solo un mezzo
L’attività del dentista può essere varia: studio
per ricavare dai dati anagrafici un preventivo
monoprofessionale con una o più poltrone,
e una fattura. Il gestionale deve essere
studi associati, grandi service, consulenze
l’organizzatore di tutte le informazioni che
prestate da colleghi oppure consulenti che
raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato
prestano opera da noi. Un buon gestionale
lo studio, anzi ancora di più l’organizzatore
deve essere in grado di risolvere tutte queste
della nostra professione. I gestionali dentali
situazioni, ma non basta. Abbiamo visto come
in commercio in Italia, tra Mac e Win sono
Ringraziamenti
Un ringraziamento va al gruppo di colleghi e amici di
DentistiFMPMac: Riccardo Albieri, Francesco Bittarelli,
Eugenio Caggianelli, Roberto Crenna, Massimo Finizio,
Alessio Isanz, Paolo Lesca, Roberto Manca, Nick Sandro
Miranda, Sandro Montecchiani, e in particolare al fondatore della lista Paolo Passaretti, e a molti altri.
Un ringraziamento caloroso all’amico Sandro Bramati
valido programmatore FileMaker con il quale abbiamo
sviluppato il software negli ultimi cinque anni.
Un abbraccio e un grazie di cuore a Enrica Rebagliati,
mia associata, che ha subìto le evoluzioni del programma sobbarcandosene anche gli oneri di sviluppo.
Corrispondenza
Germano Usoni
Via Valassina, 45 - 20159 Milano
tel. 02 66801753
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Questionario di valutazione dell’apprendimento ECM
Scegliere una sola risposta esatta per ogni domanda. Per il superamento del test di valutazione dell’apprendimento
è necessario rispondere correttamente all’80% delle domande proposte (10 su 12)
1
L’informatizzazione dello studio dentistico:
a – permette di risparmiare tempo
b – si avvale esclusivamente dell’uso di agende cartacee
c – non è possibile se si lavora con più collaboratori
d – non consente di ottenere un risparmio economico
2
Il promemoria:
a – non permette di dare priorità differenti alle note
b – si avvale dell’uso di post-it incollati in ogni parte
dello studio
c – non consente di afferire le note che si prendono
nelle schede dentali o ortodontiche
d – permette di creare appunti di cose che dobbiamo
fare o appunti per gli altri membri dello studio
3
L’agenda elettronica:
a – non riesce a sostituire l’agenda cartacea in nessun
modo
b – permette di essere consultata da ogni postazione e
consente l’accesso rapido alle schede cliniche del paziente
c – non può essere usata contemporaneamente da più
utenti
d – non è consultabile da un iPhone
4
La scheda dentale informatizzata è:
a – un semplice diario clinico
b – un centro nevralgico di controllo sia clinico sia economico dei pazienti
c – la schermata da cui la segretaria stampa il preventivo
d – la schermata sulla quale prendere appunti
7
Nei dati anagrafici:
a – è inserito il calcolo del codice fiscale sul quale è fatta la verifica di univocità del paziente
b – non vengono più inseriti i moduli per la privacy
c – non è richiesta la firma del paziente
d – ne sono compresi alcuni che vengono utilizzati più volte nel rapporto con il paziente
8
L’anamnesi informatizzata:
a – deve essere consultabile dalla scheda di lavoro
b – deve essere aggiornabile mantenendo traccia di tutte le anamnesi precedenti
c – deve essere ripetuta ex novo ogni volta
d – se è positiva ad alcune patologie la scritta diviene verde
9
I richiami periodici:
a – sono controproducenti e fastidiosi per il paziente
b – mantengono un collegamento tra il paziente e lo studio aumentando il senso di “appartenenza”
c – si fanno solo telefonicamente
d – non sono previsti dal sistema
10
I tariffari:
a – non possono essere creati in automatico partendo da uno preesistente, sia integralmente che per singola prestazione
b – nel software è possibile far corrispondere a una sigla
differenti descrizioni e prezzi
c – nel software è unico per poter essere veloci nella stesura
del preventivo
d – sono una sezione ad alta frequenza di utilizzo poiché si
inseriscono spesso nuove prestazioni
5
11
6
12
Il modulo 93/42:
a – va sempre fatto firmare al paziente
b – deve sempre essere anonimo
c – è a carico del tecnico
d – consente di comunicare al tecnico ogni aspetto del
lavoro da eseguire, deve essere firmato dal medico e
riportare la data di consegna
Il modulo per il consenso informato:
a – a volte conviene presentarlo al paziente
b – non è indispensabile nelle cure semplici di
conservativa
c – non è indispensabile nelle cure ortodontiche sotto i 9 anni
d – è possibile stilarne uno specifico per il ciclo di cure del
paziente grazie al mezzo informatico
Il menù:
a – alternativamente all’agenda non può essere il punto di
partenza di tutte le azioni
b – all’avvio del programma richiede il nome ma non la password
c – può far corrispondere a ogni utente livelli d’accesso alle
sezioni differenti
d – se i tasti rimangono bianchi avremo l’accesso alla sezione
Nelle contabilità statistiche dell’ultima sezione del
menù non sono comprese:
a – le fatture
b – le rate
c – gli studi di settore
d – le mappe
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