REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida
per la gestione e tenuta
dei documenti e degli archivi
dell’Amministrazione Regionale
(Delibera Giunta Regionale 27/1 dell’8 giugno 2004)
Organizzazione e gestione degli archivi della Regione
Autonoma della Sardegna
Cagliari, 6 marzo 2006
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Contenuti dell’intervento
• Questa presentazione ha ad oggetto:
• la descrizione delle ragioni che hanno portato
all’adozione delle Linee Guida e l’esame di
alcune disposizioni significative
• il collegamento con diverse altre iniziative
intraprese, attraverso brevi cenni
• il punto sulle altre iniziative in corso in materia di
protocollo ed archivi correnti e di deposito a cura
del Servizio Trasparenza e comunicazione della
Direzione Generale della Presidenza della
Regione Sardegna
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Attività del Servizio Trasparenza e comunicazione
• Il Servizio Trasparenza e comunicazione
cura le seguenti attività di competenza:
• Coordinamento degli Uffici relazioni con il
pubblico e trasparenza
• Diritto di accesso e privacy
• Comunicazione istituzionale
• Coordinamento degli archivi correnti e di
deposito dell’Amministrazione regionale
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Istituzione dell’Ufficio di coordinamento degli archivi
• Con il Decreto del Presidente della Giunta Regionale n°
115/2001, riguardante l’assetto organizzativo
dell’apparato dell’amministrazione regionale, si è
prevista l’istituzione dell’ ”Ufficio di coordinamento degli
archivi correnti e di deposito” presso il Servizio Relazioni
con il Pubblico, valorizzazione della comunicazione
interna ed accesso agli atti dell’amministrazione,
all’interno della Direzione Generale della Presidenza
della Regione Sardegna
• Si descrive ora brevemente il percorso seguito fino
all’adozione delle Linee guida per la gestione e tenuta
dei documenti e degli archivi
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Avvio dell’attività
L’Ufficio si attiva nel Marzo 2003 e stabilisce i seguenti obiettivi:
• Ricognizione sullo stato dell'arte in materia di gestione
informatica dei flussi documentali, della trasparenza e degli
archivi
• Avvio di consulenze con esperti in materia di archivi correnti e
di archivi di deposito e storici Avvio di sperimentazioni interne
alle Direzioni Generali riguardanti la gestione dell’archivio
correnti e di deposito
• Collaborazione all’interno del gruppo di lavoro per gli archivi
delle Regioni per la elaborazione del Titolario, del Massimario
di conservazione e di indicazioni per il Manuale di gestione
• Costituzione ed operatività di un gruppo di lavoro per la
omogeneizzazione dei sistemi di archiviazione per
l’automazione del protocollo e dei flussi documentali
• Avvio della programmazione dell’attività formativa e di
iniziative in materia
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Avvio dell’attività
Si è costituito un Gruppo di lavoro composto da archivisti
ed informatici, assistito da due consulenti esperti in
materia di archivi, il Dottor Gianni Penzo Doria
dell’Università di Padova ed il Dottor Stefano Vitali
dell’Archivio di Stato di Firenze, e con la collaborazione
della Dottoressa Paola Loi della Soprintendenza
Regionale per la Sardegna, con l’intenzione di definire
una prima versione del manuale di gestione del
protocollo informatico secondo quanto previsto
dall’articolo 5 del DPCM 31 ottobre 2000, Regole
tecniche sul protocollo informatico
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Le ragioni delle Linee Guida
• E’ subito emersa la necessità di definire un testo
di regolamentazione “alta” sul protocollo, sugli
archivi e sui documenti, per stabilire regole
generali in materia
• Esisteva una Direttiva per la gestione delle
procedure di registratura e di archiviazione delle
pratiche (Delibera della Giunta Regionale n°
49/67 del 28 dicembre 1993) ispirata al Regio
Decreto 35 del 1900 allora in vigore, e rivolta
anche alla previsione di una gestione
informatizzata del protocollo, ma risultava
inadeguata per diverse ragioni
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Le ragioni delle Linee Guida
• L’attuazione degli adempimenti indicati in proposito dal DPR
445/2000 ha previsto come termine ultimo il 1° gennaio 2004,
richiedendo i seguenti passaggi obbligati di rilievo:
• definizione delle strutture organizzative di riferimento (AOO)
• soppressione dei protocolli di settore (interni, di fax, riservati,etc.)
• istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi e nomina di
un Responsabile
• definizione di un manuale di gestione del sistema del protocollo e
dei flussi documentali
• attività formativa diffusa e rivolta ai diversi livelli di utenza
• istituzione di una casella di posta elettronica ufficiale dell’Ente
• integrazione del sistema di protocollo con posta elettronica e
firme elettroniche
• iscrizione all’Indice delle P.A.
• piano di sicurezza dei documenti informatici
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Le ragioni delle Linee Guida
• La notevolissima produzione normativa e di
indirizzo in materia, prodotta negli ultimi anni dal
legislatore nazionale, ha richiesto l’elaborazione
di una nuova ed aggiornata regolamentazione
• Dopo una fase necessaria di stesura,
correzione, condivisione e verifica, anche
attraverso un passaggio presso la Conferenza
dei Direttori Generali delle strutture regionali, si
è giunti alla definizione delle “Linee Guida per la
gestione e tenuta dei documenti e degli archivi
dell’Amministrazione Regionale”
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Approvazione delle Linee Guida
• La Giunta Regionale ha approvato le Linee guida nella
seduta dell’8 giugno 2004 (argomento numero 27/1)
• Successivamente, con decreto del Presidente della
Regione n° 115 del 16 giugno 2004, si è provveduto alla
pubblicazione sul BURAS n° 22 del 9 luglio 2004
(Supplemento straordinario n° 1)
• Il documento contiene le linee guida per l’organizzazione
della gestione e della tenuta dei documenti in tutte le fasi
dell’attività amministrativa della Amministrazione
Regionale, dal momento della acquisizione fino alla loro
archiviazione.
• I processi, le attività e le procedure operative per la
gestione e la tenuta dei documenti, nonché le rispettive
modalità organizzative, sono descritte in un Manuale di
gestione che ciascuna Area organizzativa omogenea
della Amministrazione Regionale è tenuta a redigere.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Il titolo: “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli
archivi dell’Amministrazione Regionale”
Il titolo: perché “Linee guida”:
• per organizzare in modo omogeneo e normalizzato la
gestione e la tenuta dei documenti dell'Amministrazione,
dal protocollo all'archivio di deposito; si legge in
premessa nel decreto presidenziale di approvazione (n.
115 del 16 giugno 2004):
• “… per un efficace coordinamento delle attività
concernenti gli archivi correnti e di deposito, è
necessario che l’Amministrazione regionale si doti di un
nucleo di regole condivise adeguate, che consentano di
svolgere in modo omogeneo, ordinato e corretto i compiti
relativi”
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Il titolo: “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e
degli archivi dell’Amministrazione Regionale”
Il titolo: perché “gestione dei documenti”:
• perché l'attività amministrativa è caratterizzata da atti collegati
fra loro all'interno di procedimenti
• la rappresentazione di tali atti è costituita dai documenti che
impongono una attività di gestione per il perseguimento dei
fini dell'Ente
• è documento amministrativo “ogni rappresentazione,
comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle
pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa” (D.P.R. 445 art. 1 comma 1)
• gestione = acquisizione, registrazione, repertoriazione,
classificazione, smistamento, istruttoria, archiviazione
• l’intero capo V delle Linee guida (articoli da 44 a 66) è
dedicato alla descrizione del “Sistema informativo
documentario, flusso e gestione archivistica del documento”
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Il titolo: “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e
degli archivi dell’Amministrazione Regionale”
Il titolo: perché “tenuta dei documenti”:
• perché la organizzazione prevista per la gestione dei
documenti deve consentire la loro ordinata
conservazione ed il loro rapido reperimento secondo un
sistema logico (e non soggettivo e arbitrario), nel pieno
rispetto della normativa vigente
• Gli articoli da 61 a 66 delle Linee guida, in particolare,
sono riferiti a questi aspetti, insieme al Capo VI ,
“Adempimenti nell’archivio corrente e di deposito”
• La garanzia di efficienza ed efficacia del sistema è data
dall’effettiva osservanza del complesso delle disposizioni
contenute nelle Linee guida
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
L’intera struttura delle linee guida
Struttura delle Linee guida
• Sono articolate in otto capi:
• 1. Ambito di applicazione e definizioni
• 2. Definizioni generali
• 3. Il documento
• 4. Il protocollo
• 5. Sistema informativo documentario, flusso e gestione
archivistica del documento
• 6. Adempimenti nell'archivio corrente e nell'archivio di
deposito
• 7. Disposizioni transitorie
• 8. Disposizioni finali
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Gli articoli 2, 3, 4 delle Linee guida
• Esame degli articoli maggiormente significativi:
• L’articolo 1 individua l’ambito di applicazione, rinviando
al Manuale di gestione la disciplina più specifica
• Gli articoli 2 e 3 contengono le Definizioni (documento,
archivio corrente, di deposito, storico, strutture, manuale
di gestione) e l’individuazione dei centri di acquisizione,
gestione e tenuta della documentazione: AOO, UOR,
RPA
• In sostanza: l’AOO è l’Area Organizzativa Omogenea e
coincide sostanzialmente con la Direzione Generale
• L’UOR è l’Unità Organizzativa Responsabile (art. 4
Legge 241/1990) e coincide con il Servizio
• L’RPA è il Responsabile del procedimento amministrativo
(art. 5 Legge 241/1990)
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Gli articoli 2, 3, 4 delle Linee guida
• All’articolo 4 si introduce la figura del Responsabile del
sistema del protocollo, dell’archivio e dei flussi documentali:
• “In ogni AOO è individuato un responsabile del sistema del
protocollo, dell’archivio e dei flussi documentali, nella figura di
un dirigente o di un funzionario in possesso di idonei requisiti
professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita
a seguito di processi di formazione”.
• Si definiscono la figura ed i compiti:
• “Tale responsabile cura il corretto funzionamento del sistema
e coordina le attività di protocollazione, classificazione e
archiviazione, oltre che di aggiornamento del titolario di
classificazione, e delle attività di gestione dell’archivio di
deposito”.
• Si tratta di una figura professionale nuova con competenze e
formazione culturale diversificate (giuridica, amministrativa,
archivistica, informatica)
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - gli articoli da 5 ad 8
• Gli articoli da 5 ad 8, che formano il capo II, definiscono gli
Archivi dell'Amministrazione nei vari livelli di organizzazione e
responsabilità
• All’articolo 7 sono definiti i compiti del Servizio Relazioni con il
Pubblico, valorizzazione della comunicazione interna ed
accesso agli atti dell’Amministrazione, ora denominato
Servizio trasparenza e comunicazione:
• “Il Servizio … cura le attività di coordinamento degli archivi
correnti e di deposito garantendo l’efficienza e la
normalizzazione degli strumenti di gestione (linee guida,
titolari di classificazione, indici, adeguamento informativo,
etc.)”.
• “Il Servizio cura altresì le attività di valorizzazione e di
promozione degli archivi correnti e di deposito attraverso
l’ampliamento dei servizi, l’organizzazione di conferenze e la
gestione di attività formative e divulgative”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - gli articoli da 9 ad 24
• Nel capo III (articoli da 9 a 24) si descrive, nel rispetto dei
principi del diritto di accesso e della tutela della riservatezza, il
trattamento dei documenti ai fini della protocollazione e della
gestione
• Sono descritte, tra l’altro, le modalità di gestione dei
documenti interni, di quelli soggetti a registrazione di
repertorio, delle copie, di quelli pervenuti via fax e via posta
elettronica
• Inoltre, si elencano gli elementi necessari per la composizione
dei documenti prodotti dall’Amministrazione, che forniscono
garanzia circa l’avvenuta ricezione e l’invio dei documenti ed
indispensabile strumento informativo
• E’ un impianto che tiene conto da un lato delle potenzialità di
descrizione degli applicativi informatici di protocollo, e
dall’altro dell’utilizzo sempre più frequente di documenti
registrati su supporti diversi, tutti di uso comune nell’ordinaria
attività
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - Capo IV
• Al capo IV si descrive il protocollo (articoli da 25 a 43)
e la sua rilevanza ai fini giuridico-probatori e
gestionali
• E' il nucleo principale delle disposizioni che
descrivono le procedure di trattamento dei documenti
sotto il profilo giuridico e gestionale
• Si definisce il complesso degli elementi del
protocollo, obbligatori ed accessori, della
registrazione e del suo annullamento, della
segnatura, della registrazione riservata, del registro
di emergenza e delle modalità di utilizzo, della
stampa del registro di protocollo
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – L’articolo 26
All’articolo 26 si introduce il protocollo unico per
ciascuna AOO:
“In ogni AOO della Amministrazione Regionale è istituito
un protocollo informatico unico, con regole, modalità,
infrastrutture e tecnologie omogenee, in armonia con
le presenti Linee guida e le disposizioni dettate in
materia dal Servizio Informativo Regionale”.
Si sopprimono i protocolli interni:
“Non è ammesso l’utilizzo del cosiddetto protocollo
interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o
di registratura diversa dal protocollo unico; nel qual
caso, la registrazione è nulla di diritto”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – L’articolo 12 – Documenti interni
La soppressione dei protocolli interni implica la riconduzione
dei documenti interni nel protocollo unico; l’articolo 12
indica come gestire i documenti interni:
“1. I documenti interni si distinguono in:
a) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio,
soggetti a registrazione di protocollo;
b) documenti di preminente carattere informativo, non
soggetti a registrazione di protocollo”.
I commi 2 e 3 spiegano la differenza fra i due tipi di
documento.
Al comma 4 è previsto il rinvio per le indicazioni di dettaglio:
“Nel manuale di gestione del protocollo informatico sono
individuati i documenti interni da non protocollare”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - Capo IV
Il capo V descrive i principi per la gestione del flusso dei
documenti:
• ricezione della corrispondenza
• Modalità di protocollazione (anche per casi particolari: es.
busta di gara, protocollo differito) ed oggetto del
documento in arrivo
• ricevuta del documento in arrivo e modalità di rilascio
• determinazione della struttura competente ed
assegnazione del documento
• adempimenti del responsabile del procedimento (RPA)
• requisiti e forma del documento in partenza
• requisiti e forma del documento interno
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – L’articolo 48 – parte prima
Nel capo IV si segnala l’articolo 48, Rilascio di ricevuta del
documento in arrivo:
• “1. Qualora un documento sia consegnato personalmente
dal mittente o da altra persona incaricata e venga
richiesta l’attestazione di avvenuta ricezione, l’ufficio
protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il
documento protocollato; tale ricevuta di consegna da
allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini
giuridici e probatori in assenza del numero di protocollo.
• 2. Qualora non sia possibile protocollare immediatamente
il documento, l’ufficio protocollo comunica al mittente o ad
altra persona incaricata il termine entro il quale il
documento verrà protocollato, impegnandosi a far
pervenire la copia del documento protocollato o la
indicazione degli estremi del protocollo (data e numero,
struttura ricevente) all’indirizzo o recapito, anche
informatico (e-mail, telefax, etc.) indicato dal mittente”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – L’articolo 48 – parte seconda
Rilascio di ricevuta del documento in arrivo, commi 3 e 4:
• 3. Qualora il documento sia composto di più pagine, è
sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina, mentre
eventuali ulteriori costi di riproduzione sono a carico di chi
presenta il documento da protocollare.
• 4. Il documento in arrivo può essere preventivamente
visionato dalla UOR del procedimento amministrativo al
fine di rilevare la completezza e la regolarità della
documentazione presentata”.
• Anche in questo caso, per il dettaglio la disciplina è da
inserire nel Manuale di gestione
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - Capo IV
Inoltre agli articoli 51 e seguenti si segnala
l'importanza della corretta conservazione e
custodia dei documenti da parte del RPA: a lui
compete la corretta fascicolazione dei
documenti di competenza attraverso gli
strumenti archivistici ed il loro utilizzo:
• gestione archivistica del documento (articolo 61)
• titolario di classificazione (art. 62)
• massimario di selezione (art. 68)
• repertorio dei fascicoli (art. 66)
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – Compiti del RPA
• L’articolo 51 descrive i compiti del responsabile del
procedimento amministrativo:
• “1. Non può essere avviata o proseguita l’istruttoria di
procedimenti con documenti non registrati a protocollo.
• 2. Spettano al responsabile del procedimento
amministrativo le incombenze relative alla gestione del
documento e alla registrazione delle informazioni ad
esso collegate, cioè degli elementi accessori del
protocollo descritti all’art. 34 (classificazione,
fascicolazione, termini di conclusione del procedimento
amministrativo, termini di conservazione, etc.)”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – Titolario - concetto
• Cos'è ed a cosa serve il Titolario di
classificazione?
• Concetto: il titolario di classificazione è un
“quadro alfanumerico di riferimento per
l’archiviazione, la conservazione e la
individuazione dei documenti.”
E’ uno strumento per la corretta gestione dei
documenti
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - Il Titolario – giustificazione normativa
La giustificazione normativa del titolario:
• il titolario trova fondamento normativo all’interno
del DPR 445/2000.
• Articolo 64 comma 4 DPR 445/2000:
• “Le
amministrazioni
determinano
autonomamente e in modo coordinato per le
aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per
tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo.”
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - il Titolario - utilità
Utilità del titolario:
il titolario offre una efficace rappresentazione
dell’archivio e della attività amministrativa
Collega i documenti ai procedimenti, facilitando il
reperimento delle informazioni:
– per l’utenza
– per l’attività decisionale
– per la selezione periodica dei documenti
– per gestire archivi ibridi, cioè cartacei e digitali
insieme
– per l’assegnazione di uno stesso documento a
diverse attività istruttorie (classificazione multipla,
anche ai fini dei tempi di conservazione)
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - Il Titolario delle Regioni
Nel gennaio 2002, attraverso Decreto del Ministero per i
Beni e le Attività Culturali, è stato istituito un Gruppo di
lavoro degli Archivi delle Regioni
• Compiti del Gruppo di lavoro: adempimenti imposti dal
DPR 445/2000 (indirizzi condivisi per la gestione dei
sistemi archivistici regionali e Titolari in particolare,
massimario di scarto e manuale di gestione) e profili
professionali
• Il Titolario delle Regioni è il risultato di un lavoro che ha
trovato la sua definizione attraverso il confronto di idee,
esperienze ed impostazioni di metodo
• Indirizzo per consultare il progetto, riferito sia ai Consigli
che
alle
Giunte
regionali
:
http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/archiviregioni.ht
m
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida - Il Titolario delle Regioni
• Nelle Linee guida è inserito il rinvio al Titolario delle Regioni
come modello di riferimento (articolo 75 ed allegato 2)
• All’interno delle Linee guida, si è scelto di inserire il
riferimento ad un modello (Titolario delle Regioni) all’allegato
2 : “Nella prospettiva della prossima approvazione del
Titolario delle Regioni, che sarà successivamente adottato
dall’Amministrazione Regionale, si applica quanto disposto
dall’articolo 75 del presente documento”
• L’articolo 75 delle Linee guida – Efficacia delle Linee guida descrive i tempi dell’applicazione delle Linee guida stesse, del
titolario, e prevede il passaggio dal vecchio al nuovo sistema
di classificazione, fase delicata e decisiva per la riuscita
dell’applicazione diffusa ed omogenea
• Il Servizio Relazioni con il Pubblico (ora Servizio Trasparenza
e comunicazione) assiste le Direzioni Generali nelle attività
descritte (art. 75 comma 4 Linee Guida)
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – il capo VI – l’articolo 69
• Ritornando all'esame dei capitoli restanti delle Linee guida, il
capo VI descrive gli adempimenti riferiti alla gestione del
trasferimento dei fascicoli al deposito, e le importanti fasi della
selezione e dello scarto dei documenti.
• L’articolo 69 - Scarto d’archivio:
• “1. Annualmente e comunque prima del passaggio dei
fascicoli all’Archivio storico della Amministrazione Regionale,
devono essere effettuate le operazioni di scarto, previa
autorizzazione dell’Amministrazione archivistica statale, sulla
base del massimario di selezione previsto nell’art. 68.
• 2. Ogni AOO nomina un apposito gruppo di lavoro
interdisciplinare che provvede alla istruttoria delle operazioni
di scarto”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – l’articolo 70 – parte prima
L’articolo 70 annuncia Linee guida per la gestione dell'archivio di
deposito, di prossima diffusione a seguito di approvazione
della Giunta Regionale
Il contenuto è sostanzialmente quello elencato all’articolo 70:
a) l’ordinato passaggio della documentazione non più utile al
disbrigo degli affari in corso dagli archivi correnti a quelli di
deposito delle singole AOO;
b) gli strumenti di descrizione che devono accompagnare la
documentazione nel passaggio dagli archivi correnti a quelli
di deposito e le loro caratteristiche essenziali;
c) le caratteristiche dei locali da adibire ad archivi di deposito,
sotto il profilo della sicurezza, della funzionalità e dell’igiene;
d) gli strumenti descrittivi di gestione degli archivi di deposito
(topografici, guide sommarie del deposito);
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – l’articolo 70 – parte seconda
Gli altri punti previsti dall’articolo 70:
e) le modalità di individuazione dei materiali documentari
da versare all’Archivio storico;
f) gli strumenti di descrizione che devono accompagnare
la documentazione nel passaggio dall’archivio di
deposito all’archivio storico;
g) le prime linee generali per la costruzione di sistemi di
conservazione a lungo termine della documentazione
prodotta su supporti digitali.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – il capo VII
• Segue il capo VII sulle disposizioni transitorie: attivazione del
protocollo unico, differimento dell'utilizzo delle tecnologie
informatiche ai fini della conservazione sostitutiva
• L’articolo 72: Differimento dell’utilizzo delle tecnologie
informatiche e dei supporti informatici
per finalità di conservazione
• “1. La conservazione dei documenti informatici deve essere
assicurata in modo da garantire la certezza del diritto e
l’efficacia probatoria.
• 2. In attesa dell’emanazione di standard per la conservazione
dei documenti su supporto informatico, sono differite le
procedure per la conservazione sostitutiva di originali cartacei
su supporto digitale”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – il capo VIII
• Infine le disposizioni finali al capo VIII:
• entrata in vigore delle Linee guida
• norme abrogate (in particolare, Delibera della giunta
Regionale n. 49/67 del 28 dicembre 1993)
• efficacia delle Linee guida
• rinvio alla normativa vigente.
Nei due allegati in chiusura si rinvia a separati
opportuni provvedimenti per quanto riguarda:
• l'elenco delle Aree Organizzative Omogenee (AOO)
• il Titolario di classificazione delle Regioni
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – presentazione
• La presentazione delle Linee guida è
avvenuta il 20 ottobre 2004 a Cagliari,
unitamente:
• alla presentazione del Titolario delle
Regioni approvato dal Gruppo di Lavoro
delle Regioni
• al piano di lavoro per gli archivi di deposito
a cura del Servizio Relazioni con il
Pubblico, che ha consentito di attivare il
censimento degli archivi di deposito
regionali
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Linee Guida – presentazione
• La Direzione Generale degli Archivi del Ministero per i
beni e le attività culturali ha pubblicato le Linee guida
all'indirizzo:
• http://wwwdb.archivi.beniculturali.it/norma_old/
• Alla voce: Consultazione
• nella pagina di ricerca dei testi, indicare sotto la voce
“TITOLO”: Linee guida
• Sul sito istituzionale della Regione Autonoma della
Sardegna: www.regione.sardegna.it alla voce tematica
Cultura, sotto “Atti”, oppure alla voce tematica
Innovazione tecnologica, sotto “Atti”
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Altre iniziative – Il piano di conservazione
Il titolario di classificazione è una tappa nel processo di
rinnovamento della Pubblica Amministrazione
• Il Gruppo di lavoro delle regioni ha avviato in ciascuna realtà locale
la fase di sperimentazione
• Il lavoro continua con la elaborazione di un PIANO DI
CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO (art. 68 DPR 445/2000), che è
il risultato della integrazione del titolario con il massimario di
conservazione e scarto
•
Per ogni voce di titolario (codice di classificazione) si stabilisce un
periodo di conservazione nell’archivio corrente e nell’archivio di
deposito, per facilitare le operazioni di selezione periodica della
documentazione, da cui scaturiscono la conservazione illimitata
(ARCHIVIO STORICO) o lo scarto, sia per i documenti cartacei che
per quelli in formato elettronico
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Altre iniziative - Il Manuale di gestione
Inoltre, la normativa in materia di protocollo informatico
(articolo 5 del DPCM 31 ottobre 2000) prevede
l’adozione del MANUALE DI GESTIONE
• “Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e
di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni
per il corretto funzionamento del servizio (per la tenuta
del protocollo informatico, per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi)”.
E’ dunque un documento che ogni struttura deve
predisporre per fissare le regole di funzionamento, i
percorsi ed i ruoli all’interno del sistema di gestione
dei flussi documentali, il piano di sicurezza degli
archivi
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Servizio Trasparenza e comunicazione
Altre iniziative - Il Manuale di gestione
• E’ la condizione per una efficace gestione
delle attività connesse al trattamento dei
documenti all’interno delle strutture
• Richiede una stesura personalizzata per
ogni diversa realtà: un esempio, è la
descrizione del flusso dei documenti,
specifica per ogni AOO →
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Altre iniziative - Il Manuale di gestione
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Il Manuale di gestione – percorso successivo
• Il Servizio Trasparenza e comunicazione ha terminato la
stesura del manuale di gestione della Direzione
Generale della Presidenza
• Il percorso per la presentazione del Manuale sarà Il
seguente:
• approvazione con Determinazione del Direttore
Generale della Presidenza
• pubblicazione sul sito istituzionale
(www.regione.sardegna.it)
• pubblicazione sul BURAS per estratto
• presentazione alle Direzioni Generali prossimamente
• In tale occasione sarà replicato il Modulo di formazione
sul CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), già
anticipato il 19 dicembre 2005
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Il Manuale di gestione – stesura del testo
• La redazione, condivisione e presentazione del Manuale
è uno degli obiettivi del Servizio Trasparenza e
comunicazione, sotto la Direzione della Dottoressa
Michela Melis
• Il testo è stato predisposto con la consulenza scientifica
del Dottor Gianni Penzo Doria, docente dell’Universtà di
Padova e Direttore dell’Archivio Generale di Ateneo
• Hanno partecipato alla stesura: Licia Pani, Micol
Raimondi, Pierfranco Nali, Gianluca Tocco, Gianluigi
Contini
• Il testo è stato successivamente riletto e riesaminato con
il Direttore del Servizio Affari Generali e le archiviste del
Servizio
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Il Servizio Trasparenza e comunicazione
Altre attività
• Si accenna ad alcune altre iniziative in corso:
• Censimento degli archivi di deposito
• Disposizioni sugli archivi di deposito, per la gestione
degli archivi di deposito regionali, di cui già si è fatto
cenno
• Avvio della digitalizzazione delle serie dei decreti del
Presidente e delle deliberazioni della Giunta dalle origini,
già censite all’interno del progetto relativo ai depositi
regionali
• Supporto per l’avvio dei sistemi informativi di base
(SIBAR), per la parte relativa alla gestione documentale
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Il Servizio Trasparenza e comunicazione
Altre attività
• In conclusione, è prevista una revisione delle Linee guida,
anche in relazione alle innovazioni che vanno ad introdursi
nell’attività amministrativa e nei rapporti con il cittadino
• Alcuni temi sono già attuali: documenti informatici,
digitalizzazioni, interoperabilità dei registri di protocollo,
procedimento amministrativo e gestione documentale
informatica, firma digitale
• Tutto questo con l’intento di non aggravare il procedimento, in
applicazione dei criteri di economicità, di efficacia, di
pubblicità e di trasparenza di cui all’articolo 1 della legge 241
del 1990, da integrare necessariamente con la previsione di
cui all’articolo 3 bis:
• “Uso della telematica:
• Per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, le
amministrazioni pubbliche incentivano l'uso della telematica,
nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste
e i privati”.
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Il Servizio Trasparenza e comunicazione
Indirizzi
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA
Presidenza
Direzione Generale
Servizio Trasparenza e comunicazione
Direttore: Dott.ssa Michela Melis (tel. 0706062201)
Settore di coordinamento degli archivi correnti e di
deposito
Dott. Gianluigi Contini (tel. 0706062552)
Dott.ssa Micol Raimondi (tel. 0706062369)
[email protected]