____________________________________________________________ Facoltà di Medicina e Chirurgia - Dipartimento Sanità Pubblica Scienze Mediche e Tecniche applicate – 2° modulo formativo “Il processo produttivo: caratteristiche e tipologie di sottoprocesso. Logiche di gestione per progetti/obiettivi, direzione per processi” Empoli 18/12/2015 Docente: Dott. Maurizio Di Giusto No no lo sappiamo bene Lo sapete cos’è un processo o ve lo … faccio? Il termine può avere “valore” diverso in relazione al contesto di riferimento ma ….. Il senso sostanziale è sempre lo stesso Successione di FATTI o FENOMENI aventi fra loro un nesso più o meno profondo Insieme di attività collegate tra loro da flussi di informazioni significative che si combinano fra loro per fornire un prodotto materiale o immateriale importante e ben definito Insieme organizzato di attività e decisioni, finalizzato alla creazione di output effettivamente domandato da un cliente ed al quale questi attribuisce un valore ben definito Vol. XXI Problemi di gestione In prevenzione D.C.R. 30/2000 Sequenza strutturata di attività formalizzate fra loro interrelate (prima e dopo c’è un seguito) ciascuna delle quali, partendo da un determinato INPUT, aggiunge valore e produce un certo OUTPUT, prodotto o servizio, finalizzato al raggiungimento di obiettivi (quali) tesi a soddisfare il cliente interno (operatore) o esterno (aspettative, stakholder) Sequenza finalizzata e interconnessa di attività con lo scopo di fornire un prodotto al CLIENTE; sequenza che quasi sempre coinvolge più di una Unità Organizzativa e di una figura professionale Enciclopedia della gestione della Qualità in Sanità Uni En Iso 9000:2000 -Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e terminologia 3.4.1: insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita Nota 1; gli elementi in entrata provengono generalmente dagli elementi in uscita da altri processi (anche nel caso di bisogni latenti ?) Nota 2; i processi in un’organizzazione dono di regola pianificati ed eseguiti in condizioni controllate al fine di aggiungere valore Nota 3; …processo speciale un processo in cui la conformità del prodotto risultante non può essere verificata prontamente o economicamente elementi costitutivi del processo (Norma ISO 9001:2000) input Es. mandato, contesto, risorse Processo output es. prodotti prestazioni e risultati outcome • le attività • l’ordine logico-temporale delle attività • i soggetti • i tempi Vincoli e risorse VISIBILI SOMMERSE Realtà aziendali UNA ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONARE EFFICACEMENTE, DEVE IDENTIFICARE E GESTIRE I NUMEROSI PROCESSI FRA LORO CORRELATI ED INTERAGENTI PROCESSO “E” PROCESSO “A” PROCESSO “D” PROCESSO “B” PROCESSO “C” L’identificazione e la gestione sistematiche dei processi adottati da un’organizzazione, ed in particolare le interazioni fra tali processi, sono sintetizzate dalla definizione - Uni Iso (Norma ISO 9000:2000) UNI EN ISO 9000 : 2000 - Sistemi di gestione per la qualità – Fondamenti e terminologie (otto principi) UNI EN ISO 9001: 2000 - Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti CLIENTE Responsabilità della Direzione Gestione delle risorse requisit i Misurazioni analisi e miglioramento soddisfazione realizzazione del prodotto elementi in entrata flusso di informazioni Soddisfazione di tutte le parti interessate CLIENTE elementi in uscita attività con valore aggiunto 2 OBIETTIVI Tendenza al miglioramento continuo M C S G Q prevede che in tutte la fasi del processo debba essere seguito l’approccio del modello sistemico conosciuto ciclo PDCA o ruota di Deming ACT ? A C CHECK PLAN ANALYSIS P D DO Focalizza l’attenzione della gestione sugli output dell’organizzazione sanitaria e sulle modalità di come questo si genera es. prodotti finiti Permette di costruire il sistema delle responsabilità aziendali responsabile del processo delle funzioni finalizzate a quel settore del processo Matrice delle responsabilità Sviluppa capacità di analisi dei fenomeni gestionali in un’ottica di tipo trasversale Migliora i livelli di interazione fra gli attori del processo efficienza ed efficacia, clima interno Favorisce il miglioramento degli stessi mediante le azioni di monitoraggio MCQ Le fasi dell’organizzazione per processi Definizione dell’orientamento strategico dell’azienda Monitoraggio e valutazione dei risultati Implementazione Delle soluzioni Identificazione dei processi chiave per il conseguimento degli obiettivi strategici • Customer Satisfaction • Produttività • Qualità Prodotti e Servizi • Efficienza / Efficacia • Job Satisfaction • Riduzione dei costi Identificazione dei progetti di miglioramento Definizione dei fattori critici di successo e degli obiettivi di miglioramento Mappatura dei processi primari e di supporto Identificazione di Process Owner, Clienti, Fornitori interni ed esterni Elementi costitutivi del Processo Ogni processo deve essere collegato ad almeno un flusso di dati in input ed almeno uno in output I flussi in output devono essere diversi da quelli in input Non sempre è un rapporto causa effetto È costituito da attività La sua descrizione raggruppa e dispone attività secondo una logica di finalità e di prodotti Le attività possono essere fra loro collegate da legami più o meno forti I settori di responsabilità raggruppano attività affidate ad uno stesso manager Funzioni, raggruppano attività simili (es unità funzionali di sanità pubblica) Insieme di azioni, più o meno elementari, collegate in sequenza logica e temporale, tali che, prese nel loro complesso, sia possibile identificare un unico attore nel ruolo di responsabile o più attori co-responsabili. Processo – sottoprocesso Non più significativa per l’analisi organizzativa Livello di scomposizione Procedure Non più significativa ai fini dell’operatività e applicabilità Parametri di riferimento UU.OO. coinvolte si parla di processi interorganizzativi suddivisi in: - processi interfunzionali (coinvolgono più funzioni aziendali) - processi interpersonali (partecipazione di più gruppi di persone all’interno) di Output Tipologia di attività svolte Impatto sui risultati aziendali ricerche di mercato, valutazione del personale, sevizio clienti, approvvigionamento - processi di tipo operativo (es. esecuzione di compiti, procedure, ecc) - processi di tipo manageriale (es. pianificazione, budget, ecc.) - processi primari: riconosciuti dall’utente, le prestazioni operative (tempi, qualità costi, ecc,) definiscono il livello di soddisfazione (valore per l’azienda) - processi di supporto: necessari per la gestione aziendale che favoriscono l’efficacia e l’efficienza dei processi primari, (es. fornendo materie prime, tecnologie, risorse umane) concorrendo alla realizzazione dello stesso APPROCCIO STANDARD PER La classificazione DEI PROCESSI PROCESSI PRIMARI GESTIONALI TECNICI SUPPORTO (mission - businnes) (diretti) supporto - analisi delle sequenze di attività - individuazione dei soggetti responsabili - individuazione dei tempi e dei modi TENENDO CONTO DELLE INTERRELAZIONI Tipologie di “trasformazione” Diversità Valori diversi conformità non conformità Suddivisione - partizionamento Unione scomposizione del processo complesso > dettaglio Input Output processo Sottoprocesso “A” Sottoprocesso “B” Sottoprocesso “C” a Nuovo diagramma Sottoprocessi in linea separata •Input ed output del processo “padre” devono essere collegati anche al sottoprocesso “figlio” b Sottoprocessi in sequenza •Input ed output del processo “padre” devono essere collegati anche al sottoprocesso “figlio” •Input del sottoprocesso “B” contiene l’Output del sottoprocesso “A” c Reversibilità della scomposizione (eventuale aggregazione in macro processi) scomposizione del processo Funzionalità del sistema a diversi livelli di dettaglio Diagramma sintetico (contesto) Diagrammi intermedi Diagrammi intermedi Diagrammi intermedi Diagrammi intermedi Diagrammi intermedi Diagrammi di dettaglio PROCESSO (in generale) SOTTOPROCESSI PROCESSI ELEMENTARI Criteri della scomposizione evento evento PROCESSO (generale) evento evento evento SOTTOPROCESS0 SOTTOPROCESS0 SOTTOPROCESS0 SOTTOPROCESS0 SOTTOPROCESS0 n Criteri della scomposizione Quanti sotto processi ? Livello di dettaglio ? Tipo di processo Criteri (tecnica) utilizzati nel partizionamento Diagramma comprensibile N° dei diagrammi prodotti e livello di dettaglio Complessità del processo n° sottoprocessi elem. Il livello analitico è condizionato dalla metodica utilizzata ….evitare Orientamento alle soluzioni tecniche (“come bisogna implementare” invece di “cosa deve fare il sistema”) Abuso delle limitate “regole sintattiche” (modelli prodotti >>>> esperienza di chi li utilizza) Sistemi instabili Top-down Suddivisa in relazione al grado LINEA GUIDA: raccomandazioni scientificamente provate, pareri di esperti (anche circolari amm.ve), tematiche risolte - da inserire nei protocolli PROTOCOLLI: schemi comportamentali da seguire (a livello alto, non minimale) – prescrizioni da rispettare ISTRUZIONI OPERATIVE: e’ l’elenco delle “azioni” da seguire – il “fare” delle singole operazioni PROCEDURE: (Tecniche, Gestionali e Sociali) Modo definito per svolgere delle attività (o singolo processo) descrivendole in modo dettagliato, analitico ed in sequenza cronologica. Indicazioni necessarie per assicurare l’efficacia della pianificazione, l’operatività ed il controllo dei processi. Quanti e quali processi devono essere prioritariamente identificati, analizzati e successivamente descritti con procedure? il numero e la tipologia dei processi sono individuati dall’organizzazione generalmente in funzione dei seguenti parametri: •impatto sull’utenza (cliente esterno) e sugli operatori (interni) •criticità nell’ambito dell’organizzazione (Processi critici) •entità delle risorse coinvolte particolare riguardo verso quei processi critici dai quali scaturiscono prodotti e servizi ad alto impatto sul Processi prioritari) risultato di mission/businnes ( Rappresentazione grafica del processo Circolare Diagramma dia Flusso processi ciclo continuo input Radiale relazioni esterne/elementi di base Piramide Relazioni basate su fatti Obiettivo Identifica gli stadi del prodotto output Identifica le attività del processo ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI FLUSSO USARE IL TELEVISORE Possibili Rappresentazioni del Diagrammi di Flusso - IDENTIFICAZIONE DELLE RESPONSABILITA’ - CHIARA VISIBILITA’ DEI “VA E VIENI” NEL FLUSSO E DEI RITORNI - IDENTIFICAZIONE IMMEDIATA DELLA FRAMMENTAZIONE FUNZIONALE DEL PROCESSO (n° di enti coinvolti) - POSSIBILITA’ DI GESTIONE DELLE ALTERNATIVE Funzionale Matrice Se la procedura è documentata, si parla di “procedura scritta” o di “procedura documentata” input Processo Procedura (Norma ISO 9001:2000) output Il documento che contiene la procedura si chiama “documento di procedura”. Procedura più o meno cogenti e più o meno formalizzate (non raramente informali) che presidiano il funzionamento dell’organizzazione “dover essere” “come le cose dovrebbero avvenire” (Chi) - Descrivere dettagliatamente le singole attività – (Che cosa) - Definire i tempi di attuazione delle attività – (Quando) - Specificare gli strumenti da utilizzare per le attività - (Come) - Identificare il responsabile delle singole attività - Requisiti di qualità Efficacia teorica (efficacy) e pratica (effectiveness) (aumento dell’efficacia e contenimento dei costi) Adesione a standard accreditati (se esistono) Accordo tra esperti (se non esistono standard accreditati) Costo proporzionato all’obiettivo Applicabilità concreta nel contesto d’uso Razionalità (coerenza interna) Flessibilità (prevedono opportune eccezioni) Chiarezza, precisione, completezza (le indicazioni sono chiare, interpretate in modo univoco da tutti gli operatori che le devono applicare) Multidisciplinarietà (vengono considerati diversi possibili aspetti della stessa condizione) Pertinenza a obiettivi e ruoli Consenso (di chi deve applicarle o subirle) Aggiornamento (riflettono le conoscenze più recenti) Innocuità Qualsiasi attività o insieme di attività, che utilizza risorse (materiali e/o immateriali) per trasformare elementi in entrata in elementi in uscita può considerarsi “processo” PROCEDURE PROCESSO PRODOTTO Progettazione e sviluppo Insieme di processi che trasforma i requisiti in caratteristiche specificate o nella specifica di un prodotto, processo o sistema processo a se stante che consiste in un insieme di attività coordinate e tenute sotto controllo, con date di inizio e fine, intrapreso per realizzare un obiettivo conforme a specifici requisiti, ivi inclusi i limiti di costi e di risorse Le relazioni organizzative Dove vogliamo andare Come vogliamo andarci Un’idea (vision) per il futuro traguardo strategico e orientamento (mission) Documentazione dei principali obiettivi e strategie per il conseguimento del traguardo strategico Implementazione di programmi e/o progetti per attuare le strategie e conseguire gli obiettivi Categorie Strutture organizzative Pubbliche e private Fornitura di prodotti e servizi Ricerca sviluppo e engineering Costruzioni di impianti e attrezzature Implementazione di sistemi informativi Iniziative di managment Manutenzione di sistemi complessi 2) In alcuni progetti gli obiettivi vengono meglio focalizzati e le caratteristiche del prodotto sono precisate via via che il progetto procede 3) Il risultato di un progetto può essere costituito da una o più unità di prodotto 1) Un singolo progetto può formare parte di una struttura di progetto più ampio Ambito & obiettivi definire Pianificazione Analisi Attività, tempi, azioni (WBS, Milestone, Gantt, Pert, ecc) Matrice delle responsabilità ….. Cosa si progetta Strutture coinvolte Fattori produttivi occorrenti, ….. La spirale della progettazione mutuato da J.J. Guilbert CONTESTO Analisi NUOVA situazione Diffusione dei risultati - processi Valutazione del risultato Attuazione di quanto previsto nel progetto - verifiche intermedie e finali di processo - correzioni Analisi della situazione Identificazione del/dei problema/i Qual è il problema prioritario e le cause che lo determinano – ipotesi risolutive (indicatori) > risorse disponibili – vincoli – soggetti coinvolti definizione obiettivi generali Identificazione degli obiettivi specifici Identificazione Obiettivi intermedi e specifici (risultati attesi - indicatori) e come questi favoriscono l’obiettivo generale Piano di valutazione degli Obiettivi specifici Programmazione operativa Pianificazione e valutazione per il raggiungimento degli obiettivi specifici (tempi, modi, costi, chi, logistica) stesura formale di un programma scritto Scelte metodologiche (Tecniche e strumenti i in funzione degli obiettivi e della utenza) Organizzazione - elementi da presidiare Definire il sistema delle responsabilità ruoli Definire i sistemi operativi fondamentali Strumenti di supporto e responsabilità in ordine al loro funzionamento Organizzazione - elementi da presidiare ruoli Responsabile di progetto ruolo di influenza non di autorità garante del raggiungimento del risultato in coerenza con tempi, costi e caratteristiche tecniche predefinite Ruoli interpersonali (Liason, leader, figurehead) nella gestione dei processi senza autorità Ruoli informativi (monitor disseminator, spokesman) capacità di influenzare Ruoli decisionali (entrepreneur , negotiator disturbance handler, resource allocator,) (Mintzeberg 1973) COMPETENZE Tecniche Relazionali Gestionali (conoscenza degli strumenti di programmazione e controllo, e di coordinamento gestionale) Organizzazione - elementi da presidiare Strumenti operativi Piano operativo di progetto Obiettivi e compiti del gruppo e costruzione di programmi operativi temporali • Obiettivo del progetto (cosa deve essere fatto) - WBS • Attività da svolgere (come) – WBS; Gant; matr. Resp. • Competenze necessarie • Definizione e assegnazione (chi) – matrice responsabilità • Scheduling (quando) - Gant • Risorse economiche – Budget assegnato • Sistema di controllo (come verificare) – reporting, • Fattori di rischio e soluzioni Principali tecniche rappresentazioni grafiche Timing di progetto Budget di progetto Gestione del tempo cronologico complesso dei fattori produttivi essenziali sia alla fase di programmazione sia alla fese di esecuzione 1 miles MilesTONE Traguardi intermedi importanti Possono essere dichiarate attraverso diagramma di Gantt Consegna questionari Ritiro Analisi dei bisogni Elaborazione P.F, Program Evaluation and Review Technique Rappresentazione reticolare per tenere sotto controllo le attività di un progetto in relazione alle loro interdipendenze ad Arco Frecce (attività) Nodi (inizio-fine delle attività) Evento form. In progetti complessi a indicare il raggiungimento di obiettivi definiti in fase progettuale Pianificazione e costruzione del modello Stima dei tempi e analisi dei percorsi Programmazione operativa Controllo delle operazioni in corso d’opera Work Breakdown Structure (Struttura analitica di progetto) Elenco di tutte le attività del progetto e nella loro organizzazione funzionale Albero gerarchico del prodotto messo in relazione con gli elementi necessari alla sua realizzazione prodotto (compresi responsabili, budget, indicatori, ecc.) materiale Principi essenziali 1. 2. 3. 4. 5. servizi dati attrezzature Regola del 100% Programmare i risultati (no le azioni) Definizioni - elementi esclusivi Dettaglio/granularità – elaborazione progressiva Numerazione di codifica (capitoli) Strumenti di programmazione a breve termine soluzione soluzione Identificazione dell’intervento soluzione soluzione Fattori produttivi soluzione Azioni Azioni Azioni Azioni Azioni Obiettivi specifici (e relativi indicatori) Raccolta analisi dei dati Valutazione conclusiva L’organizzazione delle attività nella giornata - Chi fa standardizzare Ottimizzazione delle risorse Rappresentazione grafica Diagramma di Gantt Dedotta da WBS Scompone le fasi di un processo fino alle attività elementari Strumento di analisi dei processi che definisce i livelli di responsabilità per ciascun processo organizzativo Operatore “A” Operatore “B” ….. Operatore “n” Processo 1 R/C/I R/C/I …… R/C/I …… …… …… …… …… Processo n R/C/I R/C/I …… R/C/I Responsabile / Coinvolto / Informato “Il processo produttivo: caratteristiche e tipologie di sottoprocesso. Logiche di gestione per progetti/obiettivi, direzione per processi” Grazie Per l’attenzione Empoli marzo 2008 Maurizio Di Giusto • Morosini, Perraro; “Enciclopedia della gestione di qualità in sanità”- Centro Scientifico Editore • R.D. Archibald; “Project Management” – Franco Angeli • Bergamaschi M. (2000); “L’organizzazione nelle aziende sanitarie” – McGraw-Hill, Milano • Rotondi P. (2000); “Cultura e leadership nelle aziende sanitarie” – McGraw-Hill, Milano • MODELLO UTILIZZATO NELL’ ANALISI ORGANIZZATIVA DEL SERVIZIO COORDINATO INPUT INSIDE Domanda e Bisogno di salute Vincoli istituzionali e professionali, Fonti dei flussi informativi Contesto fisico ed economico Contesto politico e sociale Diritti dell’utenza, Risorse (economiche, tecnologiche, formative,professionali) e fattori produttivi Allocazione strutturale, Orario di apertura MANDATO Modello Sistemico elaborato da R. Vaccani (schema concettuale di Lawrence e Lorsch) con la macrovariabile suggerita da Donabedian (outocome) OBIETTIVI SPECIFICI E PROGETTI DI ATTIVITA’ STRUTTURA DI BASE: Spazi fisici occupati, Organigramma, Funzionigramma, Allocazione delle risorse, Orari di lavoro (turnazioni, reperibilità)Disponibilità e accesso alle risorse formative e informative, ecc. MECCANISMI OPERATIVI: logiche informative e procedure per lo svolgimento delle attività, Gestioni di materiali e tecnologie, Programmazioni attività lavorative, strumenti di gestione e valutazione del personale, controllo e valutazione dei risultati, ecc PROCESSI SOCIALI: Questionari di clima aziendale e di stili manageriali, Scala di Likert,Test sulle motivazioni OUTPUT OUTCOME PRESTAZIONI DATI DI ATTIVITA’ FLUSSI INFORMATIVI FORMAZIONE ECC. + Schema di S. TONELLI ai fini delle valutazioni di Qualità che integra nel modello stesso le classi di variabili più significative tanto in input (contesto, mandato, bisogni, domanda) quanto nell’inside (struttura, obiettivi specifici, procedure, processi) + Dimensione PSICO-AMBIENTALE Mutuata dalla metodica multidimensionale Per la fase relativa all’analisi dei processi sociali Qualità: “l’insieme delle proprietà e delle caratteristiche di un prodotto e/o di un servizio che conferiscono allo stesso la capacità di soddisfare i bisogni espliciti e impliciti del cliente/fruitore” Qualità in Sanità: “fare solo ciò che è utile (efficacia teorica), nel modo migliore (efficacia pratica), con il minor costo (efficienza), a chi (accessibilità) e soltanto a chi ne ha veramente bisogno (appropriatezza), facendo fare le cure a chi è competente per farlo (competenza), ottenendo i risultati ritenuti migliori (soddisfazione)” ISO 9000: descrive i fondamenti dei Sistemi di Gestione per la Qualità e la terminologia ISO 9001: specifica i requisiti del Sistemi di Gestione per la Qualità che soddisfino sia quelli richiesti dai cittadini, sia quelli cogenti (stabiliti da leggi, regolamenti, direttive ecc.) ISO 9004: fornisce le linee guida tenendo conto sia dell’efficienza e dell’efficacia e del miglioramento continuo ISO 19011: fornisce una guida sulle verifiche ispettive dei sistemi di gestione per la qualità e ambientali Diagramma di PERT Consente di visualizzare, creare o modificare le attività del progetto e le relazioni delle attività visualizzate in forma di diagramma reticolare o di flusso, in cui le caselle, dette anche nodi, rappresentano le attività e la linea di collegamento tra due caselle rappresenta la relazione tra le attività. Nel diagramma di Pert è facilmente esaminabile il percorso critico (costituito da quella serie di attività che con la loro successione e durata condizionano la data finale del progetto) che è colorato in rosso e le attività in parallelo per la loro disposizione. Diagramma di PERT i cerchi sono eventi le linee sono attività per ottenere un evento, si dividono in linee spesse e linee sottili. Le prime rappresentano attività svolte le seconde attività non svolte. Lettura del diagramma: Evento 1. Inizio del progetto Attività A produce l’evento 2. Attività B segue l’evento 2 producendo L’evento 3 L’attività C viene svolta in casi particolari producendo l’evento 4 cui possono o l’attività 2 o l’attività 3. ecc. La linea con freccia sottostante rapprenda il tempo trascorso dall’inizio del progetto. Evidentemente l’evento 5 attraverso l’attività 2 deve seguire gli eventi 1, 2, 3. oppure gli eventi 1, 2, 4. Il diagramma di PERT - acronimo di Program Evaluation and Review Technique - è uno strumento di programmazione che descrive graficamente le relazioni causa-effetto, di precedenza logica e di successione temporale che intercorrono tra le diverse attività di un progetto. Questo strumento si rivela particolarmente efficace, perché consente di esaminare un progetto come una serie di eventi e di azioni legati tra di loro all'interno di una rete. Elementi base di una WBS (PBS) La struttura di un WBS (o PBS) Il sistema di codificazione che può essere numerico, alfabetico o alfanumerico, Il numero di livelli in cui può essere articolato un diagramma WBS (o PBS) è funzione del grado di scomposizione del progetto Al livello più basso (detto work package) dovrebbero trovarsi elementi d'opera o lavorazioni che si collochino sotto la responsabilità di un solo operatore. La struttura della WBS Progetto Sottoprogetto sottoprogetto sottoprogetto A B C strutture impianti strutture impianti impianti opere di verde