Organizzare e condurre riunioni efficaci
Ettore d’Amico
Microsoft Italia
Agenda
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Alcune considerazioni
Organizzare riunioni nella PMI: gli strumenti
Gli appunti e le note: come gestirli
Il contributo di Real Time Collaboration
Demo
Forse non siamo lontani…
Fissare Riunione
in Agenda (carta)
Telefonate per
verificare disponibilità
I colleghi che
ci cercano?
Le variazioni?
Recupero documenti
necessari (dove??)
Appunti volanti
Proviamo a presentare uno scenario
• Realtà con 20 dipendenti
• Rete basata su SBS 2003
– Windows Server 2003 con SharePoint Services
– Exchange Server 2003
– Outlook 2003
• Vi ritrovate?
Allora ciò che stiamo per mostrare vi coinvolge
direttamente
Gli strumenti
Windows SharePoint Services
• Intranet che permette di condividere documenti e
informazioni tra utenti
• Un singolo punto di accesso, per informazioni, documenti,
comunicazioni, ...
– Raccolte documenti e liste (personalizzabili)
– File Upload Multiplo (con Office 2003)
– Pubblicazione documenti
– Gestione Versioni
– Approvazione contenuti
– Discussioni
• Avete SBS 2003? È già pronta
http://companyweb !!!
Windows SharePoint Services
Caratteristiche
 Versioni, Check-in/Out
 Calendari condivisi,




discussioni…
Notifiche
Indicatore di presenza
Integrazione Office 2003
Integrazione con RTC
Documenti
Calendario
Membri
…
Team
Discussioni
Sondaggi
Benefici
 Facilità d’uso
 Incremento produttività
 Creazione Team virtuali
 Gestione semplice
Attività
Contatti
…ad esempio il calendario
Area di lavoro
riunioni
• Area su Web server dove
è possibile condividere documenti
e informazioni
• Raccolte documenti, attività,
collegamenti, liste,
e notifiche e-mail
• Ogni operazione gestita da:
Outlook, PowerPoint, Word,
Excel, Visio, Project
• Accesso controllato
Preparare una riunione
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Convocazione
Partecipanti
Obiettivi
Agenda
Documenti
Assegnazione
attività
Preparazione e convocazione
• Controllo disponibilità (Exchange)
• Convocazione riunione e creazione Area di
lavoro riunioni
• Controllo risposte partecipazione e
aggiornamento area di lavoro
• Aggiornamento automatico in caso di modifica
orario
• Collegamento diretto all’area di lavoro riunioni
Pianificazione e invito
Creazione area
…e nel calendario
La riunione comincia
OneNote in riunione per…
• Ottimizzare la raccolta delle informazioni
• Interagire con altri partecipanti
• Riorganizzare efficacemente gli appunti
• Condividere
Raccogliere appunti
• OneNote 2003 è una nuova applicazione della
piattaforma Microsoft Office System che consente
di prendere appunti, organizzarli e utilizzarli in
modo semplice ed intuitivo
• L’applicazione consente di fissare direttamente su
Desktop, Notebook o Tablet PC
le proprie annotazioni
• Come raccogliere note:
- Tastiera
- Note Taker
- Tablet PC
- Microfono - Webcam
Un “bloc notes” elettronico
• Il Bloc Notes in un PC
– Un unico posto dove raccogliere le annotazioni da usare poi per
la propria attività
– Organizzazione e ricerca degli appunti in base alle preferenze
personali
– Appunti, note, immagini in ogni punto della pagina
– Un clic per trasformare le note in
• Attività
• Appuntamenti
• Contatti
Strumento ideale per molti
•Impiegati
•Giornalisti
•Manager
•Avvocati
•Medici
•Studenti e Docenti
Anche da dispositivi “Mobile”
• Le note scritte o vocali registrate su dispositivi
come
possono essere
recuperate
automaticamente da
OneNote (SP1) senza
che debbano essere
ridigitate
su ogni PC
• Su Notebook e Desktop
– Note digitate e note audio/Video
– Copia grafici e informazioni da altre applicazioni
– Anche scrittura a mano grazie a dispositivi come
“PC Notes Taker”
• …e sul Tablet PC
– Scrittura a mano libera
– Ricerca anche sul testo scritto
– Riconoscimento della scrittura in Italiano e conversione in
testo (Tablet Edition 2005)
– Creazione disegni a mano semplificata
Condividere gli appunti
• In tempo reale grazie a
Sessione Condivisa
• Inviando la pagina di
note via mail
• Salvare le note come
Pagina Web
• Pubblicazione file di note
nelle Aree di Lavoro
(su SharePoint)
E per gli utenti “fuori sede”
• I servizi Real Time Collaboration (RTC)
• Tra questi Live Meeting 2005 permette di
realizzare riunioni virtuali a distanza
• Interattività tra i partecipanti
• Collaborazione sui documenti
• …e molto altro ancora
Una possibile soluzione
• Noleggio una “Sala riunioni virtuale”
– Uso Spot  Pago per uso
– Uso regolare  Affitto lo spazio
• Invito le persone via mail
• Riunione interattiva
Office Online – La tua risorsa Web
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Licensing prodotti
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