ZTRAVEL rel 1.3.0
Elenco attività di implementazione dalla Rel 1.2.0 alla Rel 1.3.0 di ZTravel
FUNZIONI COMUNI ...................................................................................................................................... 3
MOTORE DEL WORKFLOW AUTORIZZATIVO - FORMULE E NUOVE FIGURE DI APPROVATORI ..................... 3
Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Centro di costo ............................................................ 3
Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Commesse OL.............................................................. 4
Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Ruoli .............................................................................. 4
Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Momenti ......................................................................... 4
Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/Momenti Operativi ............................................................................. 4
Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica formule ........................................................................... 5
Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Log formule .................................................................................... 14
Integrazione ZSign ............................................................................................................................. 14
Setup ZTravel/ Gestioni ...................................................................................................................... 14
Anagrafici/ Rapporto Di Lavoro .......................................................................................................... 14
TRAVEL (tutte le tipologie di maschere) .................................................................................................... 14
Tabelle / Trasferte / Mezzi di Trasporto / Anagrafica Automobili ...................................................... 14
Setup Trasferte/ Mail ......................................................................................................................... 14
Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA .......................................................................................... 14
Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA ................................................. 15
Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazione Output/ Generazione file anticipi ........................ 15
Setup ZTravel/ Trasferte/ Generale ................................................................................................... 15
EXPENSE (tutte le tipologie di maschere) .................................................................................................. 15
Setup ZTravel/ Note Spese /Generale ................................................................................................ 15
Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie ............................................................................................... 15
Importazione da TRAVEL – Dipendenti con “Calcolo Singola Trasferta”.............................................. 15
Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica voci.................................................... 16
Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese .............................................................................. 16
Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità ................................................................... 16
Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute ................................................................. 16
Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti ...................... 16
Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Flussi contabili ................................... 17
MODULO PAYIMP (tutte le tipologie di maschere) ..................................................................................... 20
Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import......................................................................... 20
Setup Pagamenti Elettronici/ Generale .............................................................................................. 20
EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTravel ................................................................................................... 20
Setup ZTravel/ Note Spese – Compilazione ........................................................................................ 20
Setup ZTravel/ Note Spese/Generale ................................................................................................. 21
Setup ZTravel/ Note spese – Calcolo .................................................................................................. 21
Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Tipologie Spese ................................................................. 22
Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese ................................................................................ 22
Inserimento Rimborsi ......................................................................................................................... 23
Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi ........................................................................ 24
Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese................................................................................................ 24
Inserimento Rimborsi/Definizione Ore ............................................................................................... 25
Importazione Spese Prepagate.................................................................................................................. 25
Setup ZTravel/ Note Spese/ Generali ................................................................................................. 25
Altri Moduli/ Import file / Esecuzione/ Configurazione Import .......................................................... 26
Tabelle / Note Spese / Compilazione Note Spese /Raccordo Spese-File............................................. 27
Inserimento Rimborsi ......................................................................................................................... 28
Processo schedulato ........................................................................................................................... 28
Funzioni amministratore / Note spese / Operativi /Log spese prepagate .......................................... 28
TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTravel ..................................................................................................... 28
Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione .............................................................................................. 28
Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate ................................................................................... 29
Ufficio Cassa/ Gestione Cassa ............................................................................................................ 29
Gestione Mail ...................................................................................................................................... 30
Setup Trasferte/ Mail ......................................................................................................................... 30
Menù Ufficio Viaggi/ Richieste Prenotazioni ....................................................................................... 30
Pianificazione Trasferta ...................................................................................................................... 30
Setup ZTravel/ Trasferte/ Obbligatorietà parametrica ....................................................................... 30
Setup ZTravel/ Trasferte/Generale .................................................................................................... 30
Introduzione della Stima Costi in Pianificazione Trasferta e richiesta Anticipi in percentuale rispetto alla
Stima Costi. ............................................................................................................................................... 30
2
Setup Ztravel / Trasferte / Compilazione ........................................................................................... 30
Setup Trasferte/ Mail ......................................................................................................................... 31
Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Trasferte e Note Spese .................................................................... 31
Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese ................................................................................. 31
Tabelle / Trasferte / Stima Costi / Limiti Spese ................................................................................. 31
Pianificazione Trasferta ...................................................................................................................... 32
Gestione Cassa ...................................................................................................................................
FLUSSO ZTRAVEL/ AGENZIA DI VIAGGI SENECA .......................................................................................
Setup Ztravel – Azienda/Ente ....................................................................................................................
Setup Ztravel / Trasferte / Obbligatorietà Parametrica.............................................................................
Processi schedulati/ Lancio manuale.........................................................................................................
Pianificazione Trasferta .............................................................................................................................
Flusso Richiesta - Conferma Prenotazione Ed Iter Autorizzativo / Approvazione Trasferta .......................
Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Log Websevice Agenzia Viaggi ......................................
Funzioni Amministratore / Trasferte / Operativi /Import Flusso Fatturazione Agenzia Viaggi..................
33
33
34
34
34
34
35
35
36
MODULO AUTO IN POOL ..................................................................................................................... 36
Setup ZTravel/ Gestioni ...................................................................................................................... 36
Tabelle / Trasferte / Mezzi di trasporto.............................................................................................. 36
Pianificazione Trasferta ...................................................................................................................... 36
Cruscotto Prenotazione auto in Pool ................................................................................................... 37
Gestione Mail ...................................................................................................................................... 37
Elenco delle tabelle variate/inserite rispetto alla rel. 1.2.0 ................................................................ 38
FUNZIONI COMUNI
MOTORE DEL WORKFLOW AUTORIZZATIVO - FORMULE E NUOVE FIGURE DI APPROVATORI
Sono state introdotte:
•
TRE nuove figure di approvatori; ovvero quello di commessa, quello di centro di costo e quello di “ruolo”. Per
ogni centro di costo e o commessa è data la possibilità di definire il relativo responsabile/approvatore (a
livello di anagrafica comune; in seguito si spiega il dettaglio). Ciò significa che nel momento in cui nella nota
spese sono presenti, nella sezione Riferimenti Contabili, le commesse o centri di costo, all’atto dell’invio la
stessa, con le opportune modifiche illustrate in seguito, confluirebbe in un altro iter approvativo. SI PRECISA
CHE IL PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PER ADOTTARE QUESTA METODOLOGIA E’ CHE IN TUTTE LE
TRASFERTE DEVONO ESSERE PRESENTI I RIFERIMENTI CONTABILI. In aggiunta, l’introduzione
dell’approvatore definito come di “ruolo”, dovrebbe sopperire ad altre ulteriori esigenze.
•
La possibilità di subordinare ogni momento operativo al verificarsi o meno di una condizione determinata da
molteplici variabili che possono caratterizzare il contenuto della nota spese oppure la persona che la invia
(esempi: 1) Le trasferte effettuate in Italia / estero devono essere approvate da persone diverse; 2) Si
vogliono diversificare gli approvatori a seconda che l’intestatario di una nota spese sia impiegato o dirigente;
3) Se le spese presenti superano una certa cifra l’autorizzatore dev’essere una persona di un diverso ufficio
rispetto alle altre).
Funzioni coinvolte:
Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Centro di costo
Nella sezione Responsabili Centro di Costo, è possibile abbinare uno o più Soggetti. Nell’anagrafica Momenti, poi è
possibile definire il momento che corrisponde all’entrata in scena del responsabile definito qui. SI PRECISA CHE IL
PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PER ADOTTARE QUESTA METODOLOGIA E’ CHE IN TUTTE LE TRASFERTE DEVONO
3
ESSERE PRESENTI I RIFERIMENTI CONTABILI E IL CENTRO DI COSTO DEVE ESSERE SEMPRE VALORIZZATO, PERCHE’
IL PROGRAMMA CONTROLLA CHE PER LE CODIFICHE PRESENTI NELLA SPECIFICA SEZIONE SIANO PRESENTI GLI
APPROVATORI.
Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/ Organico / Commesse OL
Nella sezione Responsabili di Commessa, è possibile abbinare uno o più Soggetti. Nell’anagrafica Momenti, poi è
possibile definire il momento che corrisponde all’entrata in scena del responsabile definito qui. SI PRECISA CHE IL
PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PER ADOTTARE QUESTA METODOLOGIA E’ CHE IN TUTTE LE TRASFERTE SIANO
SEMPRE PRESENTI I RIFERIMENTI CONTABILI E LA COMMESSA SEMPRE VALORIZZATA, PERCHE’ IL PROGRAMMA
CONTROLLA CHE PER LE CODIFICHE PRESENTI NELLA SPECIFICA SEZIONE SIANO PRESENTI GLI APPROVATORI.
Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Ruoli
E’ possibile abbinare L’ UTENTE al ruolo, ed il ruolo ad uno specifico Momento operativo. La definizione di ruolo è
libera; potrebbe per esempio essere “Approvazione ufficio rapporti con l’estero” piuttosto che “Approvazione Trasferte
Italia”.
Tabelle/ Archivi di Base /Flussi / Anagrafica Momenti
Il campo <Tipologia> può assumere i seguenti valori:
•
Nessuno: gestione invariata rispetto a prima dell’aggiornamento; il responsabile è quello gerarchico;
•
Momento di approvazione centro di costo;
•
Momento di approvazione Commessa;
•
Momento di approvazione di ruolo.
Differenze per l’utilizzo delle varie tipologie :
•
In comune tutte e 3 le tipologie hanno il fatto che non deve essere abbinato un livello gerarchico al momento
in questione; quindi nei Momenti operativi, il livello rimane impostato sull’approvatore Gerarchico, ma non sui
momenti definiti come di approvazione Centro di costo/ commessa/ ruolo;
•
Il responsabile di centro di costo interviene come approvatore nel momento in cui nella trasferta o nota spese
è presente ALMENO UN ITINERARIO a cui è abbinato il relativo centro di costo nella sezione Riferimenti
Contabili.
•
Il responsabile di commessa interviene come approvatore nel momento in cui nella trasferta o nota spese è
presente ALMENO UN ITINERARIO a cui è abbinata la relativa commessa nella sezione Riferimenti Contabili.
SI PRECISA CHE SE, NEI CASI SOPRA, LA COMMESSA O IL CENTRO DI COSTO NON SONO PRESENTI NELLA
TRASFERTA O NOTA SPESE, IL PROGRAMMA NE BLOCCA L’INVIO ALL’UTENTE CON UN MESSAGGIO DI
“APPROVATORE NON DEFINITO”. ADOTTARE UNA DI QUESTE METODOLOGIE QUANDO LA COMPILAZIONE DEI
RIFERIMENTI CONTABILI E’ OBBLIGATORIA.
•
Il responsabile di ruolo, invece, entra in gioco come approvatore quando si verifica una formula abbinata al
suo “momento” nella Tabella Momenti Operativi. Si rimanda al paragrafo seguente (Anagrafica Formule) per
le specifiche delle variabili controllabili.
Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/Momenti Operativi
Aggiunta la colonna Formule; si precisa che il codice formula impostato indica la condizione al verificarsi della quale
l’iter approvativo si ferma sulla riga. Nell’esempio sotto, quando si verifica la formula 10, allora l’approvatore è quello
Gerarchico (riga del momento 02 - Approvazione Responsabile-livello 1); mentre quando si verifica la formula 11,
l’approvatore è quello definito come “di ruolo” .
E’ indispensabile che ogni formula preveda tutte le fattispecie che potrebbero verificarsi. Questo perché, in caso
contrario, quando si invia la nota spese, il programma non troverebbe un approvatore valido, se una condizione non è
prevista, e ne bloccherebbe l’invio.
Esempio:
se, come sopra, si vuole impostare che:
•
Se le spese da rimborsare al dipendente (conto dipendente), sono > di 1000, allora l’approvazione dev’essere
effettuata dal responsabile gerarchico;
•
Se le spese da rimborsare al dipendente (conto dipendente), sono <o= a 1000, allora l’approvazione
dev’essere effettuata dal responsabile di ruolo.
E’ necessario:
•
Impostare la formula che controlli le spese conto dipendente maggiori di 1000;
•
Impostare la formula che controlli che le spese conto dipendente NON siano maggiori di 1000;
•
Nell’esempio citato, però, occorre valutare anche il caso di presenza, nei rimborsi, di spese conto azienda
(sostenute con carta di credito); nel caso, definirne il relativo trattamento. Presupponiamo che si voglia siano
4
approvate da quello di ruolo; allora la formula 11 deve prevedere anche la condizione che le spese conto
azienda siano > di 0:
Si rimanda al paragrafo successivo per l’impostazione delle variabili.
Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Anagrafica formule
Codice Azienda
Indicare il codice azienda
Modulo
Indicare il modulo (Travel/ Expense)
Per creare premere Nuovo; appare la maschera:
Assegnare una descrizione alla formula; il codice è assegnato in modo progressivo dal programma con il Salva
Per impostare un filtro per la ricerca delle variabili disponibili senza dover utilizzare le frecce di scorrimento sotto le
DESCRIZIONI.
5
Scegliere tra i valori proposti l’apertura/chiusura di una o più parentesi, a seconda della condizione da impostare (in
seguito degli esempi).
Operatore logico
Scegliere tra AND e OR per concatenare tra loro le impostazioni effettuate sulle variabili.
Una volta impostata la condizione, cliccare <Aggiungi>; la stessa appare in basso.
Si commentano in seguito, ad una ad una, le variabili e relativi operatori di confronto a disposizione dell’utente:
MODULO TRAVEL
•
Almeno un anticipo con Modalità di pagamento
Valorizzata con l’elenco delle modalità di pagamento con le quali è stata richiesta l’erogazione dell’anticipo. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una modalità di pagamento, corrisponde a quella
indicata nel relativo campo di filtro. All’interno dei filtri si potrà indicare solamente “Bonifico” o “Contanti” (simile alla
scelta Si\No).
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso
•
Tutti gli anticipi con Modalità di pagamento
Valorizzata con l’elenco delle modalità di pagamento con le quali è stata richiesta l’erogazione dell’anticipo. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le modalità di pagamento, corrispondono a quella indicata
nel relativo campo di filtro. All’interno dei filtri si potrà indicare solamente “Bonifico” o “Contanti” (simile alla scelta
Si\No).
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso
•
almeno un Centro di costo delle prenotazioni
Valorizzato con l’elenco dei centri di costo indicati all’interno delle singole richieste di prenotazione dei servizi (Biglietti,
Hotels, Auto). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un centro di costo, corrisponde a
quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Uguale (=)
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
tutti i Centri di costo delle prenotazioni
Valorizzato con l’elenco dei centri di costo indicati all’interno delle singole richieste di prenotazione dei servizi (Biglietti,
Hotels, Auto). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un centro di costo, corrisponde a
quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Uguale (=)
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
almeno un Raggruppamento geografico
Valorizzato con l’elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite all’interno della pianificazione
trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un raggruppamento geografico,
corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. L’elenco dei raggruppamenti che si possono
selezionare, sono subordinati all’azienda utilizzata nella formula.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
tutti i Raggruppamenti geografici
Valorizzato con l’elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite all’interno della pianificazione
trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i raggruppamenti geografici,
corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
almeno un VETTORE DEL SERVIZIO
Valorizzata con l’elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all’interno della
pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una tipologia di servizio,
corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. All’interno dei filtri si possono indicare
solamente “Treno”, “Aereo”, “Nave”, “Hotel” o “Auto”.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
tutti i vettori del servizio
Valorizzata con l’elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all’interno della
pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le tipologie di servizio,
6
corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro. All’interno dei filtri si potrà indicare
solamente “Treno”, “Aereo”, “Nave”, “Hotel” o “Auto”.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno un’Agenzia di prenotazioni
Valorizzata con l’elenco delle agenzie utilizzate all’interno delle richieste di pianificazione. NOTE: la condizione legata a
questa variabile, è soddisfatta se, almeno un’agenzia, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo
di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Tutte le agenzie di prenotazione
Valorizzata con l’elenco delle agenzie utilizzate all’interno delle richieste di pianificazione. NOTE: la condizione legata a
questa variabile, è soddisfatta se, tutte le agenzie, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo
di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Almeno una Classe vettore
Valorizzata con l’elenco dei mezzi di trasporto (Treno, Aereo, Nave) richiesti all’interno della pianificazione, con il
relativo vettore e classe selezionati (es. “Treno” | “Trenitalia” | “Economy” , “Aereo” | “Alitalia” | “Business”). NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una classe del mezzo di trasporto, corrisponde a
quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutte le Classi vettore
Valorizzata con l’elenco dei mezzi di trasporto (Treno, Aereo, Nave) richiesti all’interno della pianificazione, con il
relativo vettore e classe selezionati (es. “Treno” | “Trenitalia” | “Economy” , “Aereo” | “Alitalia” | “Business”). NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le classi del mezzo di trasporto, corrispondono a
quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno una categoria Classe
Valorizzata con la categoria abbinata ai vettori dei mezzi di trasporto. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è
soddisfatta se, almeno una categoria classe del mezzo di trasporto, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel
relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutte le categorie Classe
Valorizzata con la categoria abbinata ai vettori dei mezzi di trasporto. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è
soddisfatta se, tutte le categorie classi del mezzo di trasporto, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel
relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno una Destinazione trasferta
Valorizzata con l’elenco delle destinazioni (combinazione “Codice Stato | Codice Città”) inserite all’interno della
pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una destinazione,
corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutte le Destinazioni trasferta
Valorizzata con l’elenco delle destinazioni (combinazione “Codice Stato | Codice Città”) inserite all’interno della
pianificazione trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le destinazioni,
corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
7
•
almeno una Motivazione trasferta
Valorizzata con l’elenco dei codici della motivazione indicata all’interno delle singole tratte della richiesta di
pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una motivazione, corrisponde a
quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
tutte le Motivazione trasferta
Valorizzata con l’elenco dei codici della motivazione indicata all’interno delle singole tratte della richiesta di
pianificazione. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le motivazioni, corrispondono a
quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
almeno una prenotazione con tipo servizio
Valorizzata con l’elenco dei codici dei tipi servizio indicate nella richiesta di pianificazione. NOTE: la condizione legata a
questa variabile, è soddisfatta se, almeno un tipo servizio, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel relativo
campo di filtro
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
tutte le prenotazioni con tipo servizio
Valorizzata con l’elenco dei codici della motivazione indicata nelle richieste di pianificazione. NOTE: la condizione legata
a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i tipi servizio, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo
campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
almeno uno Stato di destinazione trasferta
Valorizzata con l’elenco degli stati delle destinazioni (es. “IT”, “FR”, “US”, ecc.) inserite all’interno della pianificazione
trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati, corrispondono a quello\quelli
indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti gli Stati destinazione trasferta
Valorizzata con l’elenco degli stati delle destinazioni (es. “IT”, “FR”, “US”, ecc.) inserite all’interno della pianificazione
trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati, corrispondono a quello\quelli
indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Categoria hotel
Valorizzata con la massima categoria di tutti gli hotel selezionati all’interno della pianificazione trasferta. Per categoria,
si fa riferimento alle opzioni “Non definito”, “1 stella”, “2 stelle”, “3 stelle”, “4 stelle”, “5 stelle” che si trovano
nell’anagrafica degli hotel. NOTE: il campo di filtro dovrà prevedere una scelta fissa di opzioni che corrispondono alla
classificazione indicata in precedenza (simile alla scelta Si\No).
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Centro di costo anagrafico
Valorizzato con il codice del centro di costo, ripreso dalla sezione “Rapporto/Organico” del Rapporto di Lavoro del
dipendente, valido alla data di inizio della trasferta.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Esiste almeno un centro di costo nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un centro di
costo dei riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti i centri di costo nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta.NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i centri di costo dei
riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
8
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Esiste almeno un libero 1 nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un libero 1 dei
riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti i libero 1 nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta.NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i libero 1 dei
riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Esiste almeno un libero 2 nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un libero 2 dei
riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti i libero 2 nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta.NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i libero 2 dei
riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Esiste almeno un libero 3 nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un libero 3 dei
riferimenti contabili, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti i libero 3 nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta.NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i libero 3 dei
riferimenti contabili, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Esiste almeno una commessa nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una commessa
dei riferimenti contabili, corrisponde a quella\quelle indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutte le commesse nei Riferimenti contabili
Utilizzando i riferimenti contabili “per trasferta”, la variabile si valorizza con l’elenco dei valori che sono stati assegnati
a quella determinata trasferta.NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le commesse dei
riferimenti contabili, corrispondono a quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Importo Anticipi con modalità di pagamento
Importo di riferimento per la totalizzazione degli anticipi RAGGRUPPATI per tipologia di pagamento (bonifico, contanti).
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Numero giorni trasferta
Valorizzato mediante la differenza tra la data di fine della trasferta e la data di inizio: il valore di questa differenza, è
espresso in giorni.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
9
•
Numero massimo ospiti
Valorizzato con il numero massimo di ospiti indicato nelle singole prenotazioni di servizi.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Percentuale riferimenti contabili
Da valorizzare con la % dei riferimenti contabili
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Qualifica del dipendente
Valorizzata con il codice della qualifica valida alla data di inizio della trasferta, ripresa dalla sezione
“Strutturali/Contrattuali” del Rapporto di Lavoro del dipendente.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Stato di tutte le richieste di prenotazione
Valorizzata con l’elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all’interno della
pianificazione, con il relativo stato (es. “Treno” | “Eseguita” , “Aereo” | “Nuova”, “Hotel” | “Modificata”, ecc.). NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati della tipologia di servizio, corrispondono a
quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Nel campo dei filtri, l’elenco degli “stati” che può assumere la
singola richiesta (“Nuova”, “Modificata”, “Eseguita”, “Annullata” , “Disdettata”).
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Stato richieste di prenotazione
Valorizzata con l’elenco delle tipologie di servizio (Treno, Aereo, Nave, Hotel, Auto) richieste all’interno della
pianificazione, con il relativo stato (es. “Treno” | “Eseguita” , “Aereo” | “Nuova”, “Hotel” | “Modificata”, ecc.). NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno uno stato della tipologia di servizio, corrisponde a
quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro. Nel campo dei filtri, l’elenco degli “stati” che può assumere la
singola richiesta (“Nuova”, “Modificata”, “Eseguita”, “Annullata” , “Disdettata”).
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Stato della trasferta
Valorizzata con le opzioni “Nuova” (quando una richiesta viene inviata la prima volta dopo la bozza) e con “Modificata”
(quando la richiesta viene inviata dopo averla riportata in bozza). NOTE: il campo di filtro dovrà dare la possibilità di
indicare solamente due scelte fisse, “Nuova” o “Modificata”.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso
•
Stima costi trasferta
La variabile contiene l’importo da confrontare con il valore del campo “Stima costi trasferta” presente nella sezione
“Dati Aggiuntivi” in fase di pianificazione.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Totale anticipi in valuta aziendale
Valorizzato facendo la somma di tutte le richieste di anticipo presenti all’interno della richiesta di pianificazione. Il
risultato della somma deve essere espresso in “valuta aziendale”, sommando quindi i singoli controvalori delle
richieste.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Trasferta effettuata con auto propria
Valorizzato con Sì/No in corrispondenza all’uso del flag “Viaggio effettuato con auto propria” all’interno della
pianificazione trasferta.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso
•
Trattamento Contrattuale Trasferta
Valorizzato con il trattamento contrattuale trasferta indicato all’interno della richiesta di pianificazione: nel caso in cui,
non sia indicato nella richiesta di pianificazione, verrà ripreso il valore presente all’interno del Rapporto di Lavoro del
dipendente, nella sezione “Trasferte/Note Spese”.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
10
EXPENSE
•
Presenta anomalie
Valorizzata con “S” quando, per la nota spese, è presente almeno un’anomalia (a prescindere da quale sia) mentre
viene valorizzata con “N” quando, per la nota spese, non c’è alcuna anomalia. NOTE: nel campo di filtro, è ammessa
solamente la selezione tra Si \ No.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Centro di costo per Riferimenti contabili
NOTE: la condizione si verifica anche quando il centro di costo è presente anche in una sola trasferta nella nota spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Destinazione trasferta (tutte)
Valorizzata con l’elenco delle destinazioni (combinazione “Codice Stato | Codice Città”) inserite in nota spese. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le destinazioni, corrispondono a quella\quelle
indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Destinazione trasferta (almeno una)
Valorizzata con l’elenco delle destinazioni (combinazione “Codice Stato | Codice Città”) inserite in nota spese. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una destinazione, corrisponde a quella\quelle
indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Commessa per Riferimenti contabili
NOTE: la condizione si verifica anche quando la commessa è presente anche in una sola trasferta nella nota spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti i Controlli con anomalie
Valorizzata con l’elenco distinto dei codici controllo che hanno generato un’anomalia (es. “14 – Limite giornaliero
alloggio”, “15 – Limite giornaliero spese”, ecc.). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i
controlli, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno un Controllo con anomalie
Valorizzata con l’elenco distinto dei codici controllo che hanno generato un’anomalia (es. “14 – Limite giornaliero
alloggio”, “15 – Limite giornaliero spese”, ecc.). NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se,
almeno un controllo, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili:
•
Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
Distanze Totali km raggruppate per tipo auto
Valorizzata con il totale dei km effettuati suddivisi per tipologia auto.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
La variabile è strettamente connessa a
•
Tipo Auto
Da valorizzare con l’elenco delle tipologie previste in tabella e utilizzare uno degli operatori di confronto:
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Distanze Totali km senza filtri
Valorizzata con il totale dei km effettuati nella nota spese, indipendentemente dalla tipologia auto o altro.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Importo totale spese per competenza
Valorizzata con la somma di e le spese inserite nella nota spese, suddivise per “Conto Azienda” e “Conto Dipendente” .
11
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
La variabile è strettamente connessa a
•
Tipo Competenza
Rappresenta la suddivisione, per le spese, tra Conto Azienda e Conto Dipendente (campo valorizzato nella Tabella
Tipologia di Pagamento)
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
ESEMPIO:
Si vuole che i rimborsi contenenti spese da rimborsare (conto dipendente) che superano 1000 € vadano ad un
approvatore; quelli inferiori ad un altro.
In questo caso occorre comunque prevedere tutte le casistiche, ovvero presupporre anche il caso in cui nei rimborsi
esistano spese conto azienda; quindi la formula da legare al primo approvatore:
E quella per il secondo:
•
Importo movimento finanziario raggruppate per tipo movimento
Valorizzata con il totale dei controvalori delle causali inserite nella sezione “Movimenti Finanziari” di tutte le trasferte
inserite nella nota spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
La variabile è strettamente connessa a
•
Tipo Movimento Finanziario
Valorizzato con le tipologie di movimenti finanziari previste.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Importo totale spese suddivise per tipologia spese
Importo di riferimento per la totalizzazione delle spese RAGGRUPPATE per tipologia (Tabelle/ Note spese/ Spese/
Tipologia Spese - es. PP, CP, AL, ecc.).
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
ATTENZIONE: SI PRECISA CHE LA TOTALIZZAZIONE E’ EFFETTUATA SEMPRE SU UNA SINGOLA TIPOLOGIA, OVVERO
NON E’ POSSIBILE EFFETTUARE UN RAFFRONTO DELL’IMPORTO IMPOSTATO QUI SOMMANDO PIU’ TIPOLOGIE DI
SPESA.
•
Tipologia spesa
Valorizzata con l’elenco delle tipologie di spesa (es. PP, CP, AL, ecc.) inserite nella nota spese. NOTE: la condizione
legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una tipologia, corrisponde a quella\quelle indicata\indicate nel
relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Importo totale spese in valuta aziendale
Valorizzata con la somma di tutti i controvalori delle spese inserite all’interno della nota spese, indistintamente dalla
tipologia di pagamento, spesa ecc.
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
12
•
Importo totale spese raggruppate per voce di spesa
Importo di riferimento per la totalizzazione delle spese RAGGRUPPATE per voce (Tabelle/ Note spese/ Spese/
anagrafica Spese - es. Pranzo”, “Cena”, “Alloggio”, ecc.).
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
ATTENZIONE: SI PRECISA CHE LA TOTALIZZAZIONE E’ EFFETTUATA SEMPRE SU UNA SINGOLA VOCE, OVVERO NON
E’ POSSIBILE EFFETTUARE UN RAFFRONTO DELL’IMPORTO IMPOSTATO QUI SOMMANDO PIU’ VOCI DI SPESA.
•
Voce di spesa
Valorizzata con l’elenco delle voci di spesa (es. “Pranzo”, “Cena”, “Alloggio”, ecc.) inserite all’interno dell’intera nota
spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una voce di spesa, corrisponde a
quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Campo Libero 1 per Riferimenti contabili
NOTE: la condizione si verifica anche quando il valore impostato è presente anche in una sola trasferta nella nota
spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Campo Libero 2 per Riferimenti contabili
NOTE: la condizione si verifica anche quando il valore impostato è presente anche in una sola trasferta nella nota
spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Campo Libero 3 per Riferimenti contabili
NOTE: la condizione si verifica anche quando il valore impostato è presente anche in una sola trasferta nella nota
spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno una Motivazione trasferta
Valorizzata con l’elenco dei codici della motivazione indicata all’interno delle tratte di trasferte in nota spese. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno una motivazione, corrisponde a quella\quelle
indicata\indicate nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutte le Motivazioni trasferta
Valorizzata con l’elenco dei codici della motivazione indicata all’interno delle singole tratte dell’unica trasferta in nota
spese. NOTE: la condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutte le motivazioni, corrispondono a
quella\quelle indicata\indicate nel relativo campo di filtro
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Percentuale per Riferimenti contabili
Da valorizzare con la % dei riferimenti contabili
Operatori di confronto possibili: Uguale (=)/ Maggiore (>)/ Maggiore uguale (>=) / Minore (<)/Minore uguale (<=)
•
Qualifica del dipendente
Valorizzata con il codice della qualifica valida alla data di “inizio periodo” della nota spese, ripresa dalla sezione
“Strutturali/Contrattuali” del Rapporto di Lavoro del dipendente.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno un Raggruppamento geografico
Valorizzato con l’elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, almeno un raggruppamento geografico, corrisponde a
quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti i Raggruppamento geografici
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Valorizzato con l’elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti i raggruppamenti geografici, corrispondono a quello\quelli
indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Almeno uno stato
Valorizzato con l’elenco degli stati associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la condizione legata a questa
variabile, è soddisfatta se, almeno uno stato, corrisponde a quello\quelli indicato\indicati nel relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Tutti gli stati
Valorizzato con l’elenco dei raggruppamenti geografici associati alle destinazioni inserite in nota spese. NOTE: la
condizione legata a questa variabile, è soddisfatta se, tutti gli stati, corrispondono a quello\quelli indicato\indicati nel
relativo campo di filtro.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso / Contiene /Non contiene
•
Presenza trasferte arretrate
Valorizzata con “S” se è presente almeno una trasferta arretrata nella nota spese, viceversa valorizzata con “N”.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso
•
Trattamento contrattuale anagrafico
Valorizzato con il trattamento contrattuale ripreso dal Rapporto di Lavoro del dipendente, nella sezione “Trasferte/Note
Spese”, valido dalla data di “inizio periodo” della nota spese.
Operatori di confronto possibili: Uguale/ Diverso
Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/ Log formule
Per controllare quali formule di un certo processo si sono verificate. Occorre inserire TUTTI i dati richiesti e cliccare su
Ricerca; la formula verificata dà esito OK; altrimenti KO.
Integrazione ZSign
Da questa versione, il momento operativo della firma gestito da Zsign può essere scelto dall’utente.
Setup ZTravel/ Gestioni
<Congela trasferte e note spese respinte>
Se spuntato, la trasferta o nota spese respinta, subisce un particolare trattamento, ovvero:
L’utente che l’ha inserita la visualizza tra le trasferte o note spese Respinte, nella specifica icona, ma non può
assolutamente agire sulla stessa;
Contestualmente viene creato un “clone” della richiesta respinta, in stato di bozza, in modo tale che l’utente
possa effettuare le opportune modifiche e inviarlo.
L’approvatore non visualizza più la richiesta, mentre la stessa figura, sempre tra le respinta, e sempre senza
nessuna possibilità di modifica, nel cruscotto dell’utente Ufficio del personale (Funzioni amministratore/
Cruscotti/ Elenco.
Sostanzialmente rimane sempre la “traccia” delle richieste che sono state respinte.
Anagrafici/ Rapporto Di Lavoro
Nella sezione Campi Liberi è stato aggiunto il campo <Disabilita Rapporto di lavoro>, utile quando sono presenti più di
un rapporto di lavoro in forza per lo stesso soggetto. Il rapporto con la spunta su questo campo è quello preso in
considerazione durante l’import dei dipendenti.
TRAVEL (tutte le tipologie di maschere)
Tabelle / Trasferte / Mezzi di Trasporto / Anagrafica Automobili
<Costo al KM>
Se impostato è solo indicativo, per la singola auto, del relativo costo kilometrico.
Non è utilizzato per effettuare nessun calcolo.
Setup Trasferte/ Mail
Anche per la mail di quando è attivata l’approvazione via mobile è possibile inserire nel testo lo “stato” della trasferta
oggetto della mail (se Nuova o Modificata).
Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA
Dalla presente versione gli utenti definiti "gestori" hanno la possibilità di prenotare per altri (oltre che indicare che
14
l'auto è in manutenzione). Nel cruscotto della funzione Prenotazione Auto in Pool, per l’utente in questione, dopo aver
scelto di prenotare, il programma richiede per quale azienda e dipendente prenotare l’auto per il giorno
(precompilando con il codice dipendente gestore, modificabile). Inoltre, cliccando su qualsiasi giorno, in basso sono
visualizzati i dati relativi alla prenotazione.
Quando sono presenti più prenotazioni, spostarsi con la freccia per lo scorrimento dei dati.
Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool/ VECCHIA LICENZA
<Abilita notifiche mail>
Se spuntato:
1. Quando la prenotazione viene effettuata da un dipendente che NON è definito gestore, il programma
automaticamente invia la mail a tutti i gestori (tranne nel caso in cui sia presente la spunta su "escludi gestione mail")
La mail è così composta:
Oggetto: Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME DIPENDENTE
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Annotazioni: note di prenotazione
2. Quando la prenotazione viene effettuata da un gestore, compare la schermata successiva: dati:
Se si lascia spuntato "Invia mail" il programma invia una mail all'assegnatario dell'auto con i seguenti dati:
Oggetto: Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: COGNOME NOME DEL GESTORE
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Annotazioni: Note di prenotazione
Con l'introduzione di questa modifica, non viene più effettuato l’invio mail al gestore per le auto prenotate in giorni
festivi.
Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazione Output/ Generazione file anticipi
Aggiunta la possibilità di filtrare l’azienda/ società.
Setup ZTravel/ Trasferte/ Generale
<Abilita invio giustificativi per chiave>
Se spuntato, consente di gestire la ‘spaccatura’ per la generazione dei giustificativi di trasferta suddivisi per
trattamento contrattuale/motivazione/raggruppamento geografico; così come definiti in Tabelle/ Trasferte/ Definizione
Output/ Giustificativi trasferta da generare. ATTENZIONE: ai fini del corretto funzionamento occorre compilare TUTTI i
campi chiave.
EXPENSE (tutte le tipologie di maschere)
Setup ZTravel/ Note Spese /Generale
<Importa trasferte con data partenza minore o uguale alla data corrente>
Se spuntato, l’importazione porta nei rimborsi solo le trasferte che hanno data di partenza minore o uguale al giorno di
esecuzione.
<Importa più trasferte in una nota spese ad evento>
Per la gestione delle note spese per ‘Singola trasferta’; se spuntato, compare un box con le seguenti opzioni:
- Mese calcolato in base alla data di partenza della trasferta : durante l'importazione della trasferta in note spese il
programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di partenza.
- Mese calcolato in base alla data di rientro della trasferta: durante l'importazione della trasferta in note spese il
programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di rientro.
Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie
Aggiunta la possibilità di gestire il collegamento a PRESW. Occorre schedulare il processo “hftr_bexpcompletai” e i
giustificativi sono inviati direttamente all’applicativo PresW dopo che le note spese sono state approvate all’ultimo
livello.
Inoltre tramite il programma HR-WorkFlow (versione MINIMA 7.4.0), in Tabella Anagrafica Giustificativi è aggiunto il
campo in cui spuntare la causale da utilizzare per inviare le ore di viaggio, che sono trasferite con gli estremi degli
orari partenza/ arrivo indicati dall’utente.
Importazione da TRAVEL – Dipendenti con “Calcolo Singola Trasferta”
Ora nel caso di trasferte che ricoprono più di 2 mesi, la nota spese che viene creata contiene una tratta per ogni mese.
Esempio:
Trasferta che va dal 15 novembre 2014 al 16 febbraio 2015; sono create le seguenti tratte, all’interno della stessa
nota spese:
15 – 30 novembre 2014
01 31 dicembre 2014
15
01 - 31 gennaio 2015
01- 16 febbraio 2015
Eventuali anticipi sono importati sulla prima tratta.
Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica voci
Aggiunto il campo <Raggruppamento Geografico>
Utile per chi in Setup Procedura ha scelto il file Movgio su tabella. E’ possibile differenziare le voci da inviare, per la
stessa spesa, a seconda della località in cui si è svolta la trasferta. Se valorizzato con 000, tutti i raggruppamenti
geografici, la generazione rimane invariata.
Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese
•
Il campo <Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa> è “smembrato” in:
<Numero ospiti>
Abilita la visione del campo "N. Pers." sulla spesa. Se Attivato è data la possibilità di attivare un controllo che può
avere opzioni:
Disattivato
Facoltativo
Il campo "N. Pers" si precompila con 1 e non viene fatto nessun controllo;
Obbligatorio
Il campo "N. Pers" si precompila con:
- 1 se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio viene
controllato che il campo sia maggiore di 1.
- 0 se in Setup Note Spese/ Calcolo NON è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio
viene controllato che il campo sia maggiore di 0.
Se attivato il precedente, compaiono le opzioni della GESTIONE OSPITI, con:
<Abilita nominativi>
Per visualizzare il tasto "Spese Offerte". In fase di salvataggio il programma controlla che il numero dei nominativi
inseriti siano coerenti con il numero di persone indicate.
<Abilita calcolo automatico numero persone>
Inibisce il campo "N. Pers" in Inserimento Rimborsi, che verrà calcolato automaticamente sulla base dei nominativi
inseriti. Se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto", viene sempre aggiunta
una persona rispetto a quelle inserite.
NOVITA’ RISPETTO ALLA PRECEDENTE GESTIONE (solo per utenti con licenza per la maschera ZTravel): ora è possibile
gestire il numero persone senza costringere l’utente a specificare i nominativi a cui ha offerto la spesa. Occorre
compilare la tabella con o solo “facoltativo” o solo “obbligatorio” senza spunte sulle altre opzioni.
Durante l’amministrazione della base dati sono convertite le precedenti spese con le seguenti modalità:
1. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e NON "Calcolo automatico persone" è impostato il
flag "Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo" e la spunta su "Abilita Nominativi";
2. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e "Calcolo automatico persone" è impostato il flag
"Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo", e la spunta su "Abilita Nominativi" e "Calcolo automatico persone".
•
<Trattare ai fini delle diarie come Alloggio>
Quando la tipologia spesa è “AO”, se spuntato l’alloggio offerto segue lo stesso trattamento dell’alloggio nei vari calcoli
delle indennità.
•
<Attiva per mobile>
In previsione del rilascio dell’app HRInfinity v2.0, il flag permette di abilitare la voce di spesa per l’utilizzo
dall’applicazione mobile.
Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità
<Non azzerare spese di alloggio>
Compare solo se spuntato <In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate>. Se spuntato,
sono azzerati solo pranzo e cena; l’alloggio è riconosciuto e decurtata la relativa indennità spettante.
Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute
Quando l’utente invia la mail, la stessa viene inviata, oltre che all’intestatario della nota spese, anche ai suoi
approvatori ed inseritori.
Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti
•
Movgio su tabella/ Movgio Paghe3
I record relativi alle indennità Interni/ Esterni (Tipo Calcolo personalizzato nel Rapporto di Lavoro) sono scritti con
quantità e/o risultato in base all’impostazione del campo "Quantità e Valore" \ "Solo Quantità" \ "Quantità (=1) e
Valore" presente in Azienda \ Trasferte e Note Spese.
•
Abilita suddivisione per Riferimenti Contabili
Riportata la funzionalità di questo flag, prevista già per il file “Movgio”, anche per la modalità “Movgio su tabella”.
•
TRRIPA
Cambiata la generazione del tipo record 00, per cui sono attivati i seguenti controlli in cascata:
1. Se compilato, per il dipendente oggetto della generazione, il campo SOGGRIL della tabella hfwf_[ambiente]decodip,
viene generato il codice dipendente così come avviene attualmente;
2. Se non esiste il record nella tabella hfwf_[ambiente]decodip, o il campo è vuoto, i campi da pos. 24 a 34 sono
16
compilati con il codice esterno del Rapporto di Lavoro del dipendente (11 caratteri da sinistra del campo IDCODAL della
tabella hrdd_employee00)
3. Se il campo al punto 2 non è compilato, sono valorizzati i campi da pos. 3 a pos. 23 (allineato a destra con degli
spazi) con la concatenazione del codice azienda e codice del dipendente del rapporto di lavoro. I campi dalla pos.24 a
34 dovranno restare vuoti (spazi).
Funzioni Amministratore/ Note Spese/ Generazione Output/ Flussi contabili
Nuovo file contabile – Setup Note Spese/ Generazione file – Sezione Generazione file contabilità Personalizzate Contabilità 11, con il seguente tracciato:
Estrarre anche i dati relativi alla restituzione degli anticipi inseriti nella Nota Spese anche se, la restituzione
dell’anticipo, viene “memorizzata” per singola NS anziché per singola trasferta. Segue quindi la specifica del file da
produrre.
FLUSSO CONTABILE NOTE SPESE
I dati da estrarre sono sostanzialmente:
•
•
•
•
Spese Sostenute
Rimborsi KM
Anticipi
Restituzione Anticipi
Tutti i dati (ad eccezione della restituzione anticipi) saranno soggetti alla ripartizione per la percentuale indicata
all’interno dei riferimenti contabili della singola trasferta.
Le note spese oggetto di generazione sono quelle con id status “30”.
Tracciato record da generare:
File CSV (con separatore “;”)
Nome Campo
Società
Matricola Dipendente
Codice Fiscale
Cognome
Nome
Centro di costo (anagrafico)
Reparto
Centro di Costo (riferimenti contabili)
Commessa (riferimenti contabili)
Libero 1 (riferimenti contabili)
Libero 2 (riferimenti contabili)
Contenuto
Valorizzato con il codice azienda del Rapporto di Lavoro
del dipendente.
Valorizzato con il codice del Rapporto di Lavoro del
dipendente.
Valorizzato con il codice fiscale del dipendente presente
in Soggetto -> Anagrafici.
Valorizzato con il cognome del dipendente ripreso dal
Soggetto.
Valorizzato con il nome del dipendente ripreso dal
Soggetto.
Valorizzato con il codice del centro di costo del
dipendente ripreso dalla sezione Rapporto/Organico del
Rapporto di Lavoro. Il record “storico” valido è quello
relativo alla data della spesa.
Valorizzato con il codice del reparto del dipendente
ripreso dalla sezione Rapporto/Organico del Rapporto di
Lavoro. Il record “storico” valido è quello relativo alla
data della spesa.
Valorizzato con il codice del centro di costo inserito
all’interno dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il
campo rimarrà “blank” solo per la “Restituzione Anticipi”
in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non
per Trasferta.
Valorizzato con il codice della commessa inserita
all’interno dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il
campo rimarrà “blank” solo per la “Restituzione Anticipi”
in quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non
per Trasferta.
Valorizzato con il codice del “libero 1” inserito all’interno
dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo
rimarrà “blank” solo per la “Restituzione Anticipi” in
quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per
Trasferta.
Valorizzato con il codice del “libero 2” inserito all’interno
17
Libero 3 (riferimenti contabili)
Business Unit
Qualifica
Livello
Anno Nota Spese
Mese Nota Spese
Numero Nota Spese
Numero Protocollo Nota Spese
Numero Protocollo Trasferte
Data Inizio Trasferta
Data Fine Trasferta
Località Trasferta
Codice Motivazione Trasferta
Descrizione Motivazione Trasferta
Annotazioni Trasferta
dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo
rimarrà “blank” solo per la “Restituzione Anticipi” in
quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per
Trasferta.
Valorizzato con il codice del “libero 3” inserito all’interno
dei riferimenti contabili della Nota Spese. Il campo
rimarrà “blank” solo per la “Restituzione Anticipi” in
quanto, per loro natura, sono per Nota Spese e non per
Trasferta.
Valorizzato con il codice della business unit del
dipendente ripresa dalla sezione Rapporto/Organico del
Rapporto di Lavoro. Il record “storico” valido è quello
relativo alla data della spesa.
Valorizzato con il codice della qualifica del dipendente
ripresa dalla sezione Strutturali/Contrattuali del Rapporto
di Lavoro. Il record “storico” valido è quello relativo alla
data della spesa.
Valorizzato con il codice del livello del dipendente ripreso
dalla sezione Strutturali/Contrattuali del Rapporto di
Lavoro. Il record “storico” valido è quello relativo alla
data della spesa.
Valorizzato con l’anno della Nota Spese, formato AAAA.
Valorizzato con il mese della Nota Spese, formato MM.
Valorizzato con il numero della Nota Spese.
Valorizzato con il numero di protocollo della Nota Spese.
Valorizzato con il numero di protocollo della richiesta di
trasferta che ha generato la trasferta in Nota Spese. Se
la trasferta è stata inserita direttamente in Nota Spese, il
campo rimarrà “blank”.
Valorizzata con la data di inizio della trasferta, formato
AAAAMMGG. Nel caso di restituzione anticipi (letta dalla
tabella hftr_movfin), l’inizio della trasferta corrisponde
alla data di inizio periodo della nota spese.
Valorizzata con la data di fine della trasferta, formato
AAAAMMGG. Nel caso di restituzione anticipi (letta dalla
tabella hftr_movfin), la fine della trasferta corrisponde
alla data di fine periodo della nota spese.
Valorizzata con la località di arrivo della prima tratta della
trasferta (descrizione località). Nel caso di restituzione
anticipi, questo campo non verrà valorizzato (“blank”).
Valorizzato con il codice della motivazione inserita
all’interno della trasferta. Il codice da indicare sarà (in
cascata):
•
Campo “Codice” della tabella delle motivazioni
(CODICE_EST)
•
Campo “Codice” della tabella delle motivazioni
(IDCODICE)
In entrambi i casi si prenderanno in considerazione le
sole motivazioni TR \ T2.
In caso di restituzione anticipi, questo campo non verrà
valorizzato (“blank”).
Valorizzata con la descrizione della motivazione utilizzata
per la trasferta. In caso di restituzione anticipi, questo
campo non verrà valorizzato (“blank”).
Valorizzate con il testo inserito nella sezione
“Annotazioni” per quella trasferta. In caso di restituzione
anticipi, questo campo non verrà valorizzato (“blank”).
Valorizzata con:
•
Data Spesa
•
•
Per le spese: la data in cui è stata sostenuta la
spesa, formato AAAAMMGG
Per i rimborsi km: la data di inizio della tratta
corrispondente al rimborso km, formato
AAAAMMGG
Per gli anticipi: la data di inizio della trasferta,
formato AAAAMMGG
18
•
Per i resi: l’effettiva data indicata in fase di
inserimento letta sempre dalla tabella
hftr_movfin), formato AAAAMMGG
Valorizzato con:
•
Codice Voce di Spesa
•
•
•
Per le spese: il codice della spesa ripreso da
Tabelle -> Note Spese -> Compilazione Nota
Spese -> Anagrafica spese
Per i rimborsi km: costante fissa “KKKKK”
Per gli anticipi: costante fissa ‘ANTIC’
Per i resi: costante fissa ‘RESTI’
Valorizzata con:
•
Descrizione Spesa
•
•
•
Per le spese: la descrizione della voce di spesa
ripresa da Tabelle -> Note Spese ->
Compilazione Nota Spese -> Anagrafica spese
Per i rimborsi km: valore fisso ‘Rimborso
Kilometrico’
Per gli anticipi: valore fisso ‘Anticipo’
Per i resti: valore fisso ‘Restituzione Anticipo’
Valorizzata con:
•
Tipologia Spesa
•
•
•
Conto Contabile
Origine Spesa
Importo Spesa
Valuta Spesa
Controvalore Spesa
Note
Fattura
Numero Fattura
Partita IVA
Ragione Sociale
Per le spese: il codice della tipologia di spesa
inserito in Tabelle -> Note Spese ->
Compilazione Nota Spese -> Anagrafica spese
Per i rimborsi km: il codice K1 o K2 a seconda
del rimborso km che viene generato
Per gli anticipi: il codice AN
Per i resi: il codice RS
Valorizzato con il “Codice 2” presente, per la tipologia che
si sta generando, in Tabelle -> Note Spese -> Definizione
Output -> Contabilità -> Associazioni Conti Contabili.
Valorizzato con “APP” quando il campo “ORIGINE” della
tabella hftr_spese, riferita alla spesa che si sta
generando, riporta il valore “AP”. In tutti gli altri casi,
valorizzato con “WEB” (anche nel caso di rimborsi km,
anticipi e resi).
Valorizzato con l’importo della spesa in valuta
(considerando eventuali troncamenti). Il carattere di
separazione dei decimali è il punto (es. 100.00). Viene
valorizzato anche con l’importo del rimborso km,
dell’anticipo o del reso.
Valorizzata con il codice ISO della valuta con la quale è
stata sostenuta la spesa (es. EUR, USD, ecc.). Valorizzato
anche in caso di rimborsi km, anticipi o resi.
Valorizzato con il controvalore in divisa aziendale della
spesa (considerando eventuali troncamenti). Il carattere
di separazione dei decimali è il punto (es. 100.00). Viene
valorizzato anche con il controvalore del rimborso km,
dell’anticipo o del reso.
Valorizzate con le eventuali note inserite nella singola
voce di spesa. Nel caso di rimborsi km, verranno indicate
le relative note per tratta. Rimarrà “blank” nel caso di
anticipi e resi.
Valorizzato con “FF” se, la spesa oggetto di generazione,
presenta il flag “Fattura”. Negli altri casi, il campo
rimarrà “blank”.
Valorizzato con il Numero Fattura solo se compilato e, la
spesa, presenta il flag “Fattura”.
Valorizzata con la Partitiva IVA solo se compilata e, la
spesa, presenta il flag “Fattura”.
Valorizzata con la Ragione Sociale solo se compilata e, la
19
Imponibile
Aliquota IVA
Importo IVA
spesa, presenta il flag “Fattura”.
Valorizzato con l’imponibile solo se compilato e, la spesa,
presenta il flag “Fattura”.
Valorizzata con l’aliquota IVA solo se compilata e, la
spesa, presenta il flag “Fattura”.
Valorizzato con l’importo dell’IVA solo se compilato e, la
spesa, presenta il flag “Fattura”.
NOTE GENERALI:
1.
Se presenti più record, per i riferimenti contabili, sono generate N righe (in base a quanto inserito) e, gli
importi sono ripartiti sulla base della percentuale indicata (questo comportamento si applica alle spese, ai
rimborsi kilometrici ed agli anticipi). Fanno eccezione i resi perché, in questo caso, verrà generato un solo
record dove, il campo dedicato ai riferimenti contabili, rimane “blank”.
2.
Per la generazione delle spese è testato il campo Sede\Fattura della voce da generare. Nel caso di anticipi
(AN), rimborsi kilometrici (K1,K2) e resi (RS) NON è preso in considerazione.
MODULO PAYIMP (TUTTE LE TIPOLOGIE DI MASCHERE)
Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import
Quando si importa utilizzando il tracciato SBI-ANACART, se per l’anagrafica in questione sono presenti più Rapporti di
Lavoro, la carta non viene abbinata ad alcun dipendente, per cui l’assegnazione della carta dev’essere effettuata
manualmente.
Setup Pagamenti Elettronici/ Generale
Il campo "Blocco invio NS controllando movimenti non giustificati" verifica, in fase di invio della Nota Spese, che per la
mensilità (e quelle precedenti) non ci siano movimenti non giustificati. Ottimizzato il controllo per gli utenti che
utilizzano il calcolo per singola trasferta. Ora il controllo funziona in questo modo e può assumere i seguenti valori:
a. "Disattivato": in fase di invio della Nota Spese non viene effettuato alcun controllo
b. "Warning": in fase di invio il controllo emette una segnalazione ma permette di inviare la Nota Spese
c. "Bloccante": in fase di invio il controllo emette una segnalazione e non permette di inviare la Nota Spese (quando il
campo era valorizzato dalla precedente versione, il campo viene impostato con Bloccante )
Il controllo viene effettuato in diverse modalità sulla base della "modalità di calcolo" in uso dal dipendente, ovvero:
- "Calcolo Mensile": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati per l'anno\mese corrispondente alla nota
spese che si sta inviando (non si considerano eventuali movimenti dei mesi precedenti)
- "Singola Trasferta": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati compresi tra le date di inizio e fine
periodo della nota spese in questione (non sono considerati eventuali movimenti precedenti alla data di inizio
o successivi alla data di fine)
Se nel campo al punto 1 è presente l'opzione "Warning" o "Bloccante", compare anche <Considera movimenti
arretrati>.
Se attivato controlla anche l'esistenza di movimenti precedenti alla data di inizio periodo della nota spese;
- "Calcolo Mensile": verifica anche l'esistenza di eventuali movimenti dei mesi precedenti ;
- "Singola Trasferta": verifica movimenti precedenti la data di inizio periodo.
EXPENSE Ergonomia Applicativa ZTRAVEL
*Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura
commerciale di riferimento
Setup ZTravel/ Note Spese – Compilazione
Nella sezione “ATTIVAZIONE MASCHERA ZTRAVEL”, aggiunte le opzioni:
•
Precompilazione Anno Mese
Per pilotare il mese anno proposti agli utenti che in Inserimento Rimborsi cliccano su Nuova Nota Spese:
Sistema
Il programma propone anno e mese corrispondenti alla data del sistema (come avveniva finora);
Vuoti
Il programma non pre compila i campi ed è l’utente a doverli indicare;
Personalizzata
Il programma richiede la compilazione del campo successivo, Numero giorni mese corrente.
Quando l’utente inserisce, gli viene precompilato anno – mese con il mese precedente al mese di sistema fino al
numero giorno del mese inserito in Numero giorni mese corrente; successivamente il mese e anno sono quelli
corrispondenti alla data di sistema.
20
Esempio:
Numero giorni mese corrente 4: fino al 4 agosto, compreso, quando inserisco una nuova spese, il mese proposto è
luglio; dal 5 agosto in poi sarà agosto.
•
Abilita Rimborso km per fascia mensile
Attivabile solo per “Calcolo Mensile”. Se spuntato, quando l’utente inserisce i rimborsi km, non gli viene visualizzato
l’importo rimborsato, perché lo stesso viene calcolato al momento del salvataggio, sommando il numero di km inserito
per ogni tratta e classificandolo per:
o Tipo Auto
o Modello Auto
o Tipo Rimborso
Ai km totali così suddivisi è applicata le rispettiva tariffa, se differenziata per numero km.
Esempio:
da 0 a 100 km Rimborso al km 0.50 €;
da 101 a 9999 km Rimborso al km 0.75 €
Se nel mese si sono percorsi più di 100 km, il rimborso avviene applicando 0.75 sul numero totale km; altrimenti 0.50.
•
<Abilita cella come puntatore per inserire spese>
Se spuntato, l’inserimento delle spese funziona in modalità differente, ovvero l’utente deve:
Posizionarsi, utilizzando la griglia, sulla spesa che deve inserire;
indicare gli importi sulla parte destra del video.
Gli stessi sono riportati nelle celle di sinistra. L’esposizione cambia rispetto all’altra metodologia, perché le spese
inserite in valuta, e convertite nella divisa principale dell’azienda, sono visualizzate convertite sia nella colonna del
giorno, sia nei totali (vedere figura). La scelta di questa opzione è utile nelle aziende in cui si fa un utilizzo massiccio di
valute differenti alla principale:
Setup ZTravel/ Note Spese/Generale
<Attiva HR My Space>
Se spuntato, nel gadget HR My Space di HRPortal, quando accede l’approvatore che ha delle richieste da trattare,
visualizza l’icona da cui può accedere direttamente alla maschera
Setup ZTravel/ Note spese – Calcolo
CALCOLO INDENNITA’ TRASFERTE ARRETRATE <Abilita calcolo indennità trasferte a cavallo mese>
Per abilitare una particolare gestione del credito; quando il trattamento relativamente all’assegnazione delle indennità,
per trasferte che iniziano in un mese e finiscono quello successivo, considera la parte di quest’ ultimo come se fosse
del mese di inizio trasferta.
Esempio:
Assegnazione delle indennità solo se si fanno almeno 5 giorni di trasferta; al raggiungimento del quale le indennità
sono assegnate a partire dal 1^ giorno.
Partenza il 29 settembre
Ritorno il
3 ottobre
Nel normale calcolo la nota spese di settembre si chiuderebbe senza nessuna assegnazione; con l’attivazione del
calcolo a cavallo mese invece, quando l’utente elabora la nota spese di ottobre, il programma calcola le diarie
considerando la trasferta come se fosse un unico mese. Le diarie riferite a settembre sono assegnate nel prospetto
degli arretrati della nota spese di ottobre.
-
Si precisa che la gestione si ha solo ed esclusivamente per i rimborsi importati dal modulo trasferte.
I RIMBORSI DEL PRIMO MESE NON DEVONO ESSERE RIELABORATI; nel caso il programma segnala (nel
calcolo della nota spese del primo mese), che quella del mese successivo deve essere ricalcolata:
21
Altre funzioni coinvolte:
Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Tipologie Spese
<Aggiorna spesa mese prec. In caso di trasf. a cavallo mese>
Le spese in questione, se inserite nel secondo mese del cavallo, sono ripartite anche sul primo mese.
L’esempio di spesa su cui applicare la spunta è l’alloggio, solitamente inserito sull’ultimo giorno di trasferta ma ripartito
su tutti quelli precedenti. In questo caso il programma emette una segnalazione sui rimborsi del primo mese:
-
Se la nota spese del primo mese si trova in status 99 non può essere ricalcolata ma il programma lo segnala:
Tabelle / Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese
•
<Tipologia di spese per trattenuta da trasferte arretrate>
Sempre per effetto del calcolo delle trasferte arretrate a cavallo mese, ci si potrebbe trovare nella seguente casistica:
Mese di marzo con una trasferta “a cavallo mese” dal 30 marzo al 5 aprile importata nelle note spese
“spezzata”: nota di marzo contenente dal 30 al 31 marzo; nota di aprile contenente dal 1 al 5 aprile;
Quando si elabora la nota spese di marzo, il programma non trova il numero di giorni sufficiente
all’assegnazione delle indennità, per cui eventuali spese di pranzo e cena sono riconosciute;
Quando si elabora aprile, visto che la trasferta dall’1 al 5 aprile è come se fosse di marzo, in quanto il suo
proseguimento, allora il calcolo assegna le indennità anche per i giorni di marzo;
Nella definizione indennità è stato scelto di azzerare le spese di pranzo e cena in caso di assegnazione delle
indennità; quindi le spese di vitto riconosciute precedentemente per il mese di marzo devono essere stornate,
per effetto dell’assegnazione delle indennità avvenuta per gli stessi giorni.
In questo caso, utilizzare il campo aggiunto per abbinare alle spese di pranzo e cena (e alloggio, se necessario), la
relativa tipologia di voce per lo storno (da far confluire in paghe su una voce specifica con il trattamento appropriato).
Nel caso sopra menzionato, l’esito del calcolo sarà:
Dove, per effetto dell’assegnazione delle diarie sul mese arretrato, si storna un totale di 30 € si spese inserite nella
nota spese del periodo.
•
<Abilita suddivisione spesa>
Se spuntato, compaiono anche i campi <Descrizione> e <Tipo>. Lo scopo della funzionalità è di dare la possibilità ai
vari utenti che accedono ai rimborsi (compresi approvatori e/o Ufficio del Personale), di decidere che una spesa
inserita sia soggetta ad un diverso limite rispetto al solito. La dicitura compilata nel campo descrizione, sarà quella che
figura in Inserimento Spese; di fianco ad un chek box che, se spuntato, fa sì che l’importo limite sia quello definito per
la tipologia indicata nel campo “Tipo”. Si precisa che il resto del trattamento previsto per la spesa (stampe, file paghe,
file contabile), rimane invariato; quindi quello definito per l’anagrafica spesa inserita.
•
Per le spese con attive entrambe le opzioni “Abilita data inizio e fine validità obbligatoria” e “Attiva
22
Ripartizione automatica” è stato fatto in modo che le date di inizio e fine validità (inserite sulla spesa principale –
esempio albergo offerto) siano assegnate automaticamente anche alle spese generate automaticamente (esempio –
albergo personale, albergo offerto a colleghi, esterni ecc).
Inserimento Rimborsi
•
Nel cruscotto iniziale sono state apportate delle modifiche nella spalla di destra che sintetizzano in modo più
funzionale la visualizzazione dei dati dei rimborsi.
•
Sempre nel cruscotto iniziale, introdotto il pulsante per la visualizzazione delle spese. Il layer riporta l’elenco
delle spese inserite, senza possibilità di modifica. Contestualmente a questa implementazione, introdotta la
visualizzazione del campo “N.Doc” e dell’importo pre-modifica da parte dell’autorizzatore \ amministratore.
•
Introdotto il bottone di Copia Trasferta
Richiede su che data si vuol copiare e duplica i dati della tratta. Se la trasferta DA cui duplicare si articola su più giorni,
lo stesso numero giorno è preso come riferimento per la trasferta su cui duplicare.
Esempio:
Trasferta originaria (da cui copiare):
Andata 22/11 - Ritorno 25/11
Trasferta duplicata (su cui copiare) quando l’utente ha indicato sul campo <Sulla data> 26/11
Andata 26/11 - Ritorno 29/11
Gli orari rimangono invariati e sono copiati anche i rimborsi kilometrici, indennità della relativa sezione e le
annotazioni.
•
Quando si inserisce una nuova trasferta, il campo data viene pre compilato con il giorno di inizio mese.
•
All’interno della maschera della nota spese, il bottone
Si apre con le seguenti modalità:
1.
Se è spuntato <Attiva gestione auto assegnate> in Setup ZTravel /Gestioni e al dipendente è stata assegnata
un’auto aziendale (come adesso)
2. Se è spuntato <Verifica inserimento km inizio\fine mese> in Setup ZTravel / Gestioni
Di conseguenza, il layer che si apre, si comporrà in maniera differente, a seconda dei flag che sono abilitati :
Attiva gestione auto assegnate
Verifica inserimento km
inizio\fine mese
X
X
X
X
Figura di riferimento
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 1
Figura 2
23
Figura 3
Seguono i dettagli dei layers:
-
-
Figura 1: è esattamente lo stesso layer di prima
Figura 2: è composto da un griglia precompilata che elenca tutte le prenotazioni, effettuate dal dipendente,
comprese tra la data di inizio periodo della nota spese e la data di fine periodo della nota spese. I campi non
saranno editabili ad eccezione di “KM Inizio” e “KM Fine”: viene verificato che i “KM Fine” siano maggiori o
uguali a “KM Inizio”;
Figura 3: l’unione delle funzionalità di “Figura 1” e “Figura 2”.
Quando è attivo il campo <Verifica inserimento km inizio\fine>, In fase di salvataggio della nota spese, il programma
effettua un controllo bloccante, che verifica tutte le auto prenotate tra la data di inizio e fine della nota spese e, se
presenti ma senza l’indicazione dei km inizio\fine, avvisa l’utente del mancato inserimento.
Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi
• Al fine di renderne più agevole l’inserimento, è stata rivista la maschera di inserimento dei rimborsi km.
Per aggiungere il rimborso cliccare sul +. In base ai dati compilati nel Rapporto di Lavoro dell’utente le varie colonne
possono figurare già compilate o meno; il Tipo rimborso, se non presente nel Rapporto di Lavoro, può essere proposto
in automatico quando in Tabelle/ Note Spese/ Autovetture/ Tipo Rimborso sono spuntati i campi <Attribuzione
automatica se loc. partenza uguale a loc. di arrivo>/ < Attribuzione automatica se loc. partenza diversa da loc. di
arrivo>. Il numero targa è proposto solo quando è attiva la gestione auto assegnate o la gestione auto in pool e se
accede un utente con l'auto assegnata, o in pool, nel periodo della trasferta.
LE MODIFICHE AI DATI DELLE TRATTE SONO EFFETTUATE IN TEMPO REALE.
• Con la precedente versione era stato implementato un controllo, in fase di salvataggio della nota spese, che
verifica quanto presente nel campo Tipo Auto nel Rapporto di Lavoro e quanto inserito nei Rimborsi KM. Ora
lo stesso controllo avviene anche per le impostazioni effettuate in "Modello Auto" e "Tipo Rimborso". Quindi,
solo se compilati nel Rapporto di Lavoro, all’atto del salvataggio, viene emessa la segnalazione.
La stessa segnalazione è poi visibile direttamente dal dashboard.
Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese
•
Le spese importate da TRAVEL che riguardano prenotazioni dell’Ufficio Viaggi NON sono più modificabili
dall’utente
•
Per le spese per cui è possibile inserire il dettaglio (spunta su <Abilita dettaglio spese> in anagrafica spese), è
stata
effettuata la seguente modifica:
- Se l’utente ha compilato le righe di dettaglio, il programma evidenzia la cosa tramite la presenza della
dicitura Utilizzato il dettaglio spese, e per modificare gli importi E’ NECESSARIO accedere al dettaglio perché
l’importo della cella E’ BLOCCATO;
- Per cancellare la spesa occorre operare sulla spalla destra;
- Se l’utente ha inserito l’importo direttamente nella cella, allora lo può modificare anche da lì.
•
Ottimizzata la maschera di inserimento delle spese con attiva la ripartizione automatica. Nello specifico,
quando si specifica la tipologia di persone a cui è stata offerta la spesa, a seconda di come è configurata la
spesa in cui deve essere ripartita, il programma richiede la compilazione di certi campi piuttosto che altri:
Esempio:
24
Voce di spesa 0001 - Pranzo offerto a colleghi:
Quando l’utente inserisce che ha offerto a colleghi sono richiesti tutti i dati:
Voce di spesa 0002 – Spese rappresentanza clienti:
Quando l’utente inserisce che ha offerto a clienti non viene richiesto nient’altro, visto che la spesa non è abilitata ai
nominativi:
•
Le spese importate da TRAVEL che riguardano prenotazioni dell’Ufficio Viaggi NON sono più modificabili
dall’utente
Inserimento Rimborsi/Definizione Ore
Inserito una segnalazione forzabile quando sono inserite un numero di ore totali per ciascuna giornata di trasferta
maggiore di 24. Sono confrontati sia le causali a quantità che quelle che prevedono l’inserimento di un Dalle/ Alle. La
segnalazione non compare quando si ha la spunta sul campo <Definizione Timesheet> in Setup Compilazione.
Importazione Spese Prepagate
La gestione consente l’importazione delle spese prepagate da file (esempio Carta Carburante/ Telepass ecc). I
movimenti sono importati da file esterni, e in seguito inseriti:
Tramite richiesta all’utente, nelle note spese in bozza;
Tramite processo schedulato, in caso di note spese ad uno stato successivo (comunque differente dal “99 Fine Processo”). Il processo schedulato, oltre ad inserire le spese, provvede anche al calcolo della nota spese
Setup ZTravel/ Note Spese/ Generali
<Abilita import prepagate>
Per attivare la gestione
25
Altri Moduli/ Import file / Esecuzione/ Configurazione Import
Nella presente funzione l’utente deve impostare il tracciato del file da importare, utilizzando, come tabella, quella
creata appositamente, ovvero “Tabella import prepagata”, che prevede i seguenti campi :
Campo
AZIENDA
DIPENDENTE
CODICE TRASFERTA
Descrizione \ Utilizzo
Codice Azienda del dipendente
Codice del rapporto di lavoro del dipendente
Codice identificativo della trasferta
DATA SPESA
Data di sostenimento della spesa
VOCE SPESA
TIPO PAGAMENTO
IMPORTO IN DIVISA
DIVISA
CONTROVALORE
IMPORTO PIU’
IMPORTO MENO
FATTURA
DATA FATTURA
PARTITA IVA
RAGIONE SOCIALE
LOCALITA’ FATTURA
NUMERO FATTURA
ALIQUOTA IVA
IMPONIBILE
IVA
NOTE
TARGA SPESA
CENTRO DI COSTO
LIBERO 4
COMMESSA
LITRI
KM LAVORO
KM PERSONALI
KM EFFETTIVI
DATA CHECK-IN
DATA CHECK-OUT
NUMERO GG
NUMERO PERSONE
IMPORTATO
Obbligatorio
X
X
Almeno uno dei due
campi deve essere
compilato
Codice della voce di spesa o della categoria
merceologica
Codice della tipologia di pagamento o della
codifica
Importo della spesa in divisa/scegliere sempre
un formato con i decimali
Codice ISO della divisa
Controvalore della spesa in valuta
aziendale/scegliere sempre un formato con i
decimali
Eventuale importo da aggiungere alla spesa (es.
tasse, maggiorazioni) /scegliere sempre un
formato con i decimali
Eventuale importo da sottrarre alla spesa (es.
sconti, storni) /scegliere sempre un formato con i
decimali
Valorizzato con F se è presente una fattura
Data di emissione della fattura
Partita IVA dell’intestatario della fattura
Ragione sociale dell’intestatario della fattura
Località dell’intestatario della fattura
Numero della fattura
Aliquota IVA applicata alla fattura
Imponibile IVA della fattura/scegliere sempre un
formato con i decimali
Valore IVA della fattura/scegliere sempre un
formato con i decimali
Note generiche attribuite alla spesa
Targa del veicolo
Codice del centro di costo su cui attribuire la
spesa
Codice dell’entità Libero 4 attribuita alla spesa
Codice della commessa attribuita alla spesa
Numero Litri di rifornimento/scegliere sempre un
formato con i decimali
Numero di KM per uso lavorativo
Numero di KM per uso personale
Numero KM effettivi
Data di check-in (per es. albergo)
Data di checkout (per es. albergo)
Numero di giorni attribuiti alla spesa (es. num.
notti)
Numero di persone per le quali è stata sostenuta
la spesa
Indica se la riga corrente è stata importata in
nota spese o nella tabella di parcheggio
X
X
X
X
X
I dati identificativi del dipendente che arrivano dai vari files, quasi sicuramente non coincidono con il codice azienda /
dipendente assegnati in ZTravel; per cui durante l’impostazione del tracciato, è possibile utilizzare le seguenti variabili
che permettono al programma di “recuperare” il codice del dipendente durante l’import:
Campo
CODICE ESTERNO RAPPORTO DI
Descrizione \ Utilizzo
Dato il codice esterno del rapporto di
26
LAVORO
CODICE ESTERNO SOGGETTO
CODICE FISCALE
TARGA DEL VEICOLO DA RAPPORTO DI
LAVORO
TARGA AUTO ASSEGNATA AL
DIPENDENTE (DA ASSEGNATARIO
AUTO)
CODICE TELEPASS DELL’AUTO
ASSEGNATA AL DIPENDENTE (DA
ASSEGNATARIO AUTO)
CODICE VIACARD DELL’AUTO
ASSEGNATA AL DIPENDENTE (DA
ASSEGNATARIO AUTO)
CODICE CARTA CARBURANTE
DELL’AUTO ASSEGNATA AL DIPENDENTE
(DA ASSEGNATARIO AUTO)
CODICE TRASFERTA
lavoro, risalire al codice
azienda\dipendente
Dato il codice esterno del soggetto,
risalire al rapporto di lavoro attivo alla
data di esecuzione dell’importazione
Dato il codice fiscale del dipendente,
risalire al rapporto di lavoro attivo alla
data di esecuzione dell’importazione
Data la targa di un veicolo, ricavare il
rapporto di lavoro cercando il valore
all’interno del campo “Targa default”
della sezione “Trasferte e Note Spese”
Data la targa di un veicolo, ricavare il
rapporto di lavoro verificando la targa
dell’auto a quale rapporto di lavoro è
stata associata (Assegnatari auto)
Dato il codice telepass di un veicolo,
ricavare il rapporto di lavoro verificando
il codice telepass (che si trova nella
tabella del contratto dell’auto), a quale
auto è associata e, di conseguenza, a
quale dipendente è associata l’auto.
Dato il codice della viacard di un
veicolo, ricavare il rapporto di lavoro
verificando il codice viacard (che si
trova nella tabella del contratto
dell’auto), a quale auto è associata e, di
conseguenza, a quale dipendente è
associata l’auto.
Dato il codice della carta carburante di
un veicolo, ricavare il rapporto di lavoro
verificando il codice della carta (che si
trova nella tabella del contratto
dell’auto), a quale auto è associata e, di
conseguenza, a quale dipendente è
associata l’auto.
Dato il codice univoco della trasferta
generato da ZTravel, risalire al codice
del rapporto di lavoro abbinato a quella
trasferta.
Una volta definito il tracciato, occorre eseguire l’import, che “parcheggia” le spese nella tabella di database
hftr_000001prepaid .
Tabelle / Note Spese / Compilazione Note Spese /Raccordo Spese-File
Per effettuare, per azienda, l’abbinamento tra la voce di spesa e la tipologia di pagamento presente nella tabella
descritta nel paragrafo precedente e le effettive voci di spesa (e relativa tipologia di pagamento) da utilizzare all’interno
della Nota Spese.
Nel dettaglio le singole voci che compongono la tabella:
Spesa file: campo libero che permette di scrivere il valore da leggere all’interno del file
o
Tutte: se spuntato, prende in considerazione tutti i valori del campo “Spesa File” che, ricollegandoci
alle variabili della tabella di configurazione, corrisponde al campo “VOCE SPESA”
Tipo Pag. file: campo libero che permette di scrivere il valore da leggere all’interno del file
o
Tutte: se spuntato, prende in considerazione tutti i valori del campo “Tipo Pag. File” che,
ricollegandoci alla tabella di pag. 4/5, corrisponde al campo “TIPO PAGAMENTO”
Spesa ZTravel (+): sarà il codice della voce di spesa sulla quale verrà importato il valore. La voce scelta in questa
occasione sarà utilizzata per gli importi POSITIVI
Tipo Pag. file (+): sarà il codice della tipologia di pagamento da utilizzare, con la spesa indicata in precedenza. La
tipologia scelta in questa occasione sarà utilizzata per gli importi POSITIVI
Spesa ZTravel (-): sarà il codice della voce di spesa sulla quale verrà importato il valore. La voce scelta in questa
occasione sarà utilizzata per gli importi NEGATIVI
Tipo Pag. file (-): sarà il codice della tipologia di pagamento da utilizzare, con la spesa indicata in precedenza. La
tipologia scelta in questa occasione sarà utilizzata per gli importi NEGATIVI
Importo di riferimento: si indica quale importo utilizzare in fase di importazione della spesa dalla tabella importata.
o
Somma: l’importo da utilizzare per la spesa è la somma, facendo riferimento alla tabella di pag. 4,
dei campi:
27
o
o
o
IMPORTO IN DIVISA (+)
IMPORTO PIU’ (+)
IMPORTO MENO (-)
Il controvalore sarà uguale alla somma calcolata: in caso di spesa in divisa differente da quella
aziendale, viene utilizzato il cambio dato dalla divisione tra “IMPORTO IN DIVISA” e
“CONTROVALORE”
Importo: l’importo da utilizzare è quello presente nel campo “IMPORTO IN DIVISA” e, il controvalore,
è quello presente nel campo “CONTROVALORE”. La divisa da utilizzare è quella presente nel campo
“DIVISA”
Importo + : l’importo da utilizzare è quello presente nel campo “IMPORTO PIU’” e, il controvalore, è
lo stesso valore del campo “IMPORTO PIU’”. In caso di divisa differente dalla valuta aziendale (la
divisa da utilizzare sarà presente nel campo “DIVISA”), il controvalore si ottiene applicando il cambio
di quel giorno (o il primo cambio più recente, come avviene per un inserimento manuale della spesa)
Importo - : l’importo da utilizzare è quello presente nel campo “IMPORTO MENO” e, il controvalore, è
lo stesso valore del campo “IMPORTO MENO”. In caso di divisa differente dalla valuta aziendale (la
divisa da utilizzare sarà presente nel campo “DIVISA”), il controvalore si ottiene applicando il cambio
di quel giorno (o il primo cambio più recente, come avviene per un inserimento manuale della spesa)
La scelta tra Spesa e Tipo Pag. Ztravel positivo o negativo avviene guardando l’importo proveniente dall’importazione;
se quest’ultimo è positivo allora considero i positivi se è negativo i negativi. Il campo Importo di riferimento serve solo
a calcolare il campo IMPORTO e CONTROVALORE della tabella delle spese
L’utilizzo della tabella “Raccordo Spese” non è obbligatorio: se non è presente alcuna riga per la combinazione “Tipo
Spesa file” e “Tipo Pag. file”, si cercherà di effettuare l’inserimento con i valori presenti (se non esiste alcuna voce di
spesa o tipo pagamento con quel codice, verrà segnalato un errore al termine della procedura di importazione). Per la
scelta invece della riga corretta della tabella di raccordo spese si sono create i seguenti casi:
•
Azienda dipendente + spesa specifica + tipo pagamento specifico
•
Azienda dipendente + spesa specifica + tipo pagamento generico
•
Azienda dipendente + spesa generica + tipo pagamento specifico
•
Azienda dipendente + spesa generica + tipo pagamento generico
•
Azienda 000000 + spesa specifica + tipo pagamento specifico
•
Azienda 000000+ spesa specifica + tipo pagamento generico
•
Azienda 000000+ spesa generica + tipo pagamento specifico
•
Azienda 000000+ spesa generica + tipo pagamento generico
Inserimento Rimborsi
Come anticipato nel paragrafo precedente, l’importazione di queste spese può avvenire anche all’interno della
maschera di “Elenco Trasferte” accedendo in modifica di una trasferta già creata o in fase di creazione di una nuova
trasferta.
Le spese importate da questo flusso, non possono mai essere modificate (se non il contenuto di “Spese Offerte”) e,
solo da amministratore, possono essere cancellate.
Processo schedulato
Il processo hftr_bschprepaid, eseguibile anche manualmente dal “Lancio manuale”, che importa queste spese prende
in considerazione tutte le note spese e, una volta eseguita l’importazione, esegue il calcolo della nota spese, per poter
permettere la corretta scrittura nella tabella hftr_nsfilespese (prevenendo così il caso in cui la nota spese non venga
risalvata dall’utente e, di conseguenza, ricalcolata).
Al termine del processo schedulato viene popolato un log con gli errori e le spese non importate, visualizzabile nel
menu Funzioni amministratore / Nota spese / operativi / Log spese prepagate.
Funzioni amministratore / Note spese / Operativi /Log spese prepagate
Alimentato dagli errori e le spese non importate durante il processo schedulato.
TRAVEL Ergonomia Applicativa ZTRAVEL
*Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura
commerciale di riferimento
Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione
• <Attiva sezione riferimenti Contabili>. Se spuntato, compaiono le seguenti opzioni:
<Riferimenti contabili obbligatori>
28
Se spuntato, rende obbligatoria la compilazione dei riferimenti contabili in Pianificazione Trasferta. Occorre specificare
QUALI riferimenti contabili rendere obbligatori nella sezione successiva “Obbligatorietà parametrica”.
<Inserisci automaticamente i riferimenti contabili>
Se spuntato, sono aggiunti alle trasferte inserite i riferimenti contabili presenti per il dipendente nel Rapporto di
Lavoro/Trasferte e Note Spese.
• <Abilita Inserimento per destinazione>
Se spuntato, la maschera di Pianificazione Trasferta viene semplificata come in figura:
Così compilata, l’utente è partito per Roma il 29 alle h 8 ed è rientrato il 30 alle 18. Il campo <Rientro in sede> si
presenta già spuntato. Quindi non è obbligatorio indicare la località di partenza, che viene comunque ripresa dal
Rapporto di Lavoro o dal soggetto. Se l’itinerario fosse:
- 29/09 Sede –Roma
- 30/09 Roma – Viterbo
- 30/09 Viterbo – Sede
Allora la compilazione diventerebbe, dopo aver cliccato sul pulsante Nuova Destinazione:
IL PROGRAMMA AGGIUNGE AUTOMATICAMENTE LA TRATTA DI RITORNO IN SEDE, PRENDENDO COME PARTENZA
L’ULTIMA DESTINAZIONE INSERITA (nel caso sopra, Viterbo).
Quando nel Rapporto di Lavoro o nel soggetto non sono compilati i comuni di sede o residenza, il programma emette
la segnalazione bloccante: “Non è stata codificata per il tuo profilo la località di partenza”
In quest’ultimo caso si potrebbe impostare il Setup con l’aggiunta del successivo flag
INSERIMENTO PER DESTINAZIONE <Visualizza località di partenza>
Con la spunta, Il funzionamento è uguale al precedente; solo compare anche la località di partenza che, se impostata
nel Rapporto di Lavoro, è già compilata, altrimenti l’utente può provvedere al suo inserimento.
PRECISAZIONE PER L’IMPOSTAZIONE “AGGIUNGI LOCALITA’ NON CODIFICATA”
Il funzionamento è diverso dal precedente; ora, cliccando su Aggiungi città non codificata l’utente crea la località, che
poi dovrà selezionare dalla “normale” lente per compilare il campo.
Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate
Ora la sezione è attivabile a prescindere dalle impostazioni su altri campi, quindi può essere utilizzata quando lo si
ritiene necessario.
Funzionamento. Se in setup l’impostazione è la seguente:
Le diciture inserite nel campo <Testo> sono indicative e non figurano da nessun’altra parte.
Quando l’utente inserisce la trasferta, compare una sezione in più:
Ufficio Cassa/ Gestione Cassa
• Nei filtri avanzati è possibile impostare anche Filiale/ Dipendenza;
• Aggiunta nel dashboard l’informazione della località e date della trasferta.
29
Gestione Mail
Dalla presente versione quando un utente Annulla una trasferta per cui l’ufficio viaggi aveva già effettuato delle
prenotazioni, parte automaticamente una mail destinata all’ufficio viaggi. La mail ha lo stesso oggetto/ testo impostato
in Setup Trasferte/ Mail, nella sezione Parametri per Ufficio Prenotazioni.
Setup Trasferte/ Mail
Quando sono attivate le mail nella sottosezione Parametri per approvatori/ Ufficio cassa, quando l’utente annulla una
trasferta che era già stata inviata, ora parte automaticamente una mail destinata all’autorizzatore della richiesta e
all’utente ufficio cassa. ATTENZIONE: per rendere comprensibile la mail al destinatario, occorre utilizzare, nelle
variabili parametrizzabili accessibili cliccando sulla relativa busta, quella che identifica lo Stato della Trasferta, in modo
da dare evidenza del fatto che è annullata.
Menù Ufficio Viaggi/ Richieste Prenotazioni
Ora l’utente può inserire ulteriori richieste di prenotazioni oltre a quelle già inserite dall’inseritore. Le stesse sono poi
visualizzabili e gestibili anche dal viaggiatore, in Pianificazione.
Pianificazione Trasferta
•
I campi la cui compilazione è richiesta obbligatoriamente sono contrassegnati da un asterisco
•
Nei dettagli dell’approvazione figura l’utente che ha trattato la trasferta anche quando la stessa è stata
eseguita dal punto di menù Funzioni Amministratore/ Cruscotti.
•
Le spese importate che arrivano da biglietti trattati dall’utente agenzia di viaggi, non sono più modificabili
dall’utente, ma solo dal menù Utilità Ufficio del Personale / Trasferte/ Cruscotti/ Elenco Trasferte
Setup ZTravel/ Trasferte/ Obbligatorietà parametrica
Aggiunta la colonna <Disabilitato>. Se spuntato, il campo in questione è visibile in Pianificazione Trasferta ma non ne
è possibile la modifica.
Setup ZTravel/ Trasferte/Generale
<Attiva HR My Space>
Se spuntato, nel gadget HR My Space di HRPortal, quando accede l’approvatore che ha delle richieste da trattare,
visualizza l’icona da cui può accedere direttamente alla maschera:
INTRODUZIONE DELLA STIMA COSTI IN PIANIFICAZIONE TRASFERTA E RICHIESTA ANTICIPI IN
PERCENTUALE RISPETTO ALLA STIMA COSTI.
Il dipendente, in fase di pianificazione della trasferta, deve avere la possibilità di indicare le spese previste per la
trasferta che sta pianificando. L’importo delle spese pianificate dev’ essere confrontato con i limiti giornalieri, per
singola voce di spesa, differenziati per alcuni parametri (es. azienda \ contratto \ qualifica \ ecc.).
Qualora, la trasferta, sia superiore a 1 giorno, il dipendente ha la possibilità di richiedere un anticipo. L’importo di
quest’ultimo NON può essere superiore al 75% della somma derivata dalla stima effettuata in precedenza.
Funzioni coinvolte:
1.
2.
3.
4.
5.
Setup ZTravel e Sezione Trasferte e Note Spese del Rapporto di Lavoro
Anagrafica Spese
Nuova Tabella Limiti Spese “Trasferte”
Maschera di compilazione Travel e Dashboard
Ufficio Cassa
Setup Ztravel / Trasferte / Compilazione
•
<Abilita Sezione Stima Costi>
30
Se spuntato, abilita una nuova sezione dalla quale inserire le “spese previste”. Compaiono i campi MODALITA’ DI
CONTROLLO DEI LIMITI DI SPESA:
scegliere “Warning” o “Bloccante” in relazione alla modalità di controllo dei limiti di spesa per “trasferte”.
•
Nella SEZIONE ANTICIPI Sempre nel setup, aggiunti:
<Disabilita inserimento anticipi per trasferte di un giorno>
Se attivo, in fase di pianificazione della trasferta, non è possibile inserire richieste di anticipo se la durata della
trasferta è inferiore a 24 ore.
<Abilita anticipi in percentuale su stima costi>
Attiva la nuova gestione legata agli anticipi.
<Percentuale>
Visualizzabile solo se il campo precedente è abilitato. Impostare un valore numerico (compreso tra 1 e 100).
Setup Trasferte/ Mail
Nuova variabile, SOLO per la mail “Segnala Richiesta Trasferta” per l’autorizzatore; anche via mobile.
Contiene il totale della stima costi effettuata nella trasferta dal dipendente (${STIMACOSTI} ).
Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Trasferte e Note Spese
<Stima Costi Trasferte NON obbligatoria>
Se spuntato, il dipendente non è obbligato ad inserire una stima costi
Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica Spese
<Abilita Spesa in Stima Costi Trasferte>
Se spuntato, la spesa è visualizzata all’interno della nuova sezione Stima Costi in Pianificazione Trasferta.
Tabelle / Trasferte / Stima Costi / Limiti Spese
Nuova tabella in cui definire i limiti con cui confrontare le singole spese inserite nella “Stima Costi” .
E’ possibile differenziare i limiti al variare di Azienda \ Contratto \ Qualifica \ Tratt. Contr. Trasferta. In aggiunta,
all’interno per:
-
Voce di Spesa: la ricerca filtra le spese nella cui anagrafica è spuntato “Abilita Spesa in Stima Costi
Trasferte”;
Raggruppamento Geografico (dove indicando 99 sono considerati tutti);
Motivazione Trasferta (dove indicando 99 sono considerate tutte).
Il limite può essere:
-
Giornaliero: l’importo indicato per quella determinata voce di spesa \ ragg. geo. \ motivazione sarà riferito
alla singola giornata di trasferta
Massimale Trasferta: l’importo indicato per quella determinata voce di spesa \ ragg. geo. \ motivazione è
applicato come massimo valore di confronto per l’intera durata della trasferta
Esempio di applicazione dei limiti:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite giornaliero spesa X pari a 20
€
a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 € giornalieri -> limite giornaliero 20 € -> OK
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite giornaliero spesa X pari a 15
€
a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 € giornalieri -> limite giornaliero 15 € -> LA STIMA DA
CONSIDERARE E’ PARI A 15€ X 5 GG.
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite massimale trasferta spesa X
pari a 100 €
a. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 100 € -> OK
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite massimale trasferta spesa X
pari a 90 €
a. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 90 € -> LA STIMA DA CONSIDERARE E’ PARI A 90€
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite giornaliero spesa X pari a 20
€ e limite massimale trasferta spesa X pari a 100 €
a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 € giornalieri -> limite giornaliero 20 € -> OK
b. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 100 € -> OK
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite giornaliero spesa X pari a 20
€ e limite massimale trasferta spesa X pari a 90 €
a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 € giornalieri -> limite giornaliero 20 € -> OK
b. 100 (stima spesa) -> limite massimale trasferta 90 € -> LA STIMA DA CONSIDERARE E’ PARI A 90€
31
7.
Trasferta dal 07/07/2014 al 11/07/2014, stima costi per spesa X di 100 €, limite giornaliero spesa X pari a 15
€ e limite massimale trasferta spesa X pari a 70 €
a. 100 (stima spesa) / 5 (giorni trasferta) = 20 € giornalieri -> limite giornaliero 15 € -> AI FINI DELLA
STIMA LA SPESA GIORNALIERA DI X E’ PARI A 15 €
b. 15 (“nuovo importo” spesa giornaliera) X 5 (giorni trasferta) = 75 € (“nuova” stima spesa) -> limite
massimale trasferta 70 € -> LA STIMA DA CONSIDERARE E’ PARI A 70€
In fase di salvataggio della tabella, viene emesso un errore bloccante qualora, per le 3 discriminanti, siano presenti dei
records che hanno sia il valore “Tutte” che un “valore specifico”.
Esempio:
Rag. Geo. = ‘9999’ – Motivazione = ‘01’
Rag. Geo. = ‘0001’ – Motivazione = ‘01’
In questo caso, non verrà consentito il salvataggio poiché, in questa configurazione, si hanno 2 massimali per la stessa
voce di spesa.
Pianificazione Trasferta
•
Nuova sezione:
Sono elencate tutte le voci di spesa che, potenzialmente, un dipendente può inserire.
Le spese visualizzate sono tutte quelle che hanno spuntato <Abilita Spesa in Stima Costi Trasferte> in Tabelle / Note
Spese / Spese / Anagrafica Spese.
La griglia, quindi, mostra tante righe tante quante sono le spese “utilizzabili” dal dipendente mentre, le colonne da
visualizzare, sono:
Voce di spesa
Visualizza la descrizione della voce di spesa
Massimale giornaliero
Viene indicato il limite giornaliero previsto per questa spesa
Massimale trasferta
Indica il limite per trasferta previsto per questa spesa
Importo Stimato
Importo inserito dall’utente.
•
Nella sezione “ANTICIPI”, invece, la griglia non permette l’inserimento di nuovi anticipi se,
in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione è spuntato <Disabilita inserimento anticipi per trasferte di un giorno>.
32
Viene visualizzata la dicitura “Anticipazione massima: XXX,XX pari al YY,YY % della stima effettuata”, dove XXX,XX
corrisponde al totale della stima effettuata dal dipendente nell’opportuna sezione e YY,YY alla percentuale indicata in
Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione / Abilita anticipi in percentuale su stima costi - Percentuale.
La dicitura è visualizzata solo se, in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione, è spuntato <Abilita anticipi in
percentuale su stima costi>.
Nella colonna di destra, che si compila automaticamente durante la compilazione, viene riportato il totale della stima
dei costi effettuata:
In fase di salvataggio trasferta, sono effettuati questi tre controlli, in cascata:
1. “Stima Costi non effettuata”:
Qualora NON sia presente il flag “Stima Costi Trasferte NON obbligatoria” in Anagrafici / Rapporto di Lavoro /
ZTravel / Trasferte e Note Spese, il programma verifica che sia stata effettuata la e blocca il salvataggio fino a
quando non è stata fatta.
2. “Stima Costi non conforme alle policy stabilite”:
Qualora, durante il calcolo della stima totale dei costi, una spesa superi il limite giornaliero o il limite per trasferta,
viene fornito questo messaggio. Se in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione è stata selezionata la modalità di
controllo Warning, il messaggio viene fornito in fase di salvataggio, ma permette l’invio della trasferta: nel caso di
“Bloccante”, oltre al messaggio, viene disabilitato il tasto “Invio” per la trasferta in questione.
3. “Richiesta Anticipi maggiore di quella consentita”:
Qualora sia spuntato “Abilita anticipi in percentuale su stima costi” il programma verifica che la somma degli
anticipi inseriti non sia maggiore della percentuale inserita in Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione applicata
alla somma della stima costi effettuata.
Esempi:
a. Stima Costi Trasferta 100 €, anticipo 50 €, percentuale nel setup 75% -> NESSUN MESSAGGIO DI
ANOMALIA
b. Stima Costi Trasferta 100 €, anticipo 80 €, percentuale nel setup 75% -> ANOMALIA BLOCCANTE
Per quanto concerne i dashboard dipendente \ approvatore-inseritore \ amministratore, sono visualizzati, nel riepilogo
a destra, la somma della stima costi effettuata dal e, nella griglia che elenca le trasferte, la visione di un’icona di
attenzione (uguale a quella utilizzata in Note Spese per le “Segnalazioni\Anomalie”) che dovrà essere visualizzata solo
se, il controllo al punto 2 descritto prima, ha generato un’anomalia.
Gestione Cassa
Anche in questa funzione, se spuntato il campo <Abilita Sezione Stima Costi> in Setup ZTravel / Trasferte /
Compilazione viene visualizzato nel riquadro a destra, la dicitura “Stima Costi Trasferta: XXX,XX EUR” che corrisponde
al totale della Stima Costi effettuata, da quel dipendente, in quella trasferta.
FLUSSO ZTRAVEL/ AGENZIA DI VIAGGI SENECA
Con la versione in oggetto esiste la possibilità che ZTravel, una volta autorizzata una trasferta che contiene
prenotazioni, si interfacci all’agenzia di viaggi Seneca che, dopo averle gestite, invia i relativi dati relativi alle trasferte
(inserite in TRAVEL).
Funzioni interessate:
33
1. Setup ZTravel – Azienda/Ente
Per effettuare l’impostazione
2. Esportazione Anagrafiche per Seneca
Invia le anagrafiche dipendenti all’agenzia con un processo schedulato o eseguibile da Lancio Manuale.
3. Maschera di compilazione ZTravel
La pianificazione Trasferta deve contenere ulteriori dati richiesti obbligatoriamente dall’agenzia di viaggi per le
prenotazioni (esempio il tipo documento per l’aereo).
4. Flusso di Richiesta\Conferma prenotazione ed Iter Autorizzativo
5. Importazione Flusso Fatturazione
Importa nella base dati i costi effettivi.
Setup Ztravel – Azienda/Ente
Aggiunta una nuova sezione in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi .
Nuovi campi :
•
•
•
•
•
•
•
•
Link WebService: indicare il link dove risiede il WebService per effettuare le chiamate all’agenzia viaggi
(fornito da Seneca)
Path Export Anagrafiche: indicare il percorso in cui scrivere il file contenente le anagrafiche
Nome File: indicare il nome file proposto in fase di export
Abilita scrittura centro di costo dipendente:
Sì: viene scritto il centro di costo del dipendente in fase di export anagrafiche
No: non viene scritto il centro di costo del dipendente in fase di export anagrafiche
Tipo Pagamento Default: indicare una tipologia di pagamento da attribuire alle singole prenotazioni in fase di
conferma.
Numero GG mantenimento log: indicare il numero di giorni per il mantenimento dei record di log generati
dalle chiamate WS visualizzabile in Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Log WebSevice agenzia
viaggi (impostato di default a 60)
Numero GG attesa flusso conferma: indicare il numero di giorni, dalla data di “chiamata” del WS, oltre il
quale una prenotazione viene considerata “Disdettata”, se non prenotata
Path Import Flusso Fatturazione: indicare il percorso da cui viene importato il flusso di fatturazione generato
da Seneca (con la funzione presente in Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Import fatturazione).
La comunicazione con l’agenzia è discriminata per Azienda; per cui è presente una “sezione” in Anagrafici /
Azienda/Ente / ZTravel / Trasferte e Note Spese, denominata “Integrazione Agenzia Viaggi”, dove è presente il campo
per disabilitare l’utilizzo del flusso automatizzato (una forzatura rispetto a quanto presente nel setup). Il campo è
“Disattiva integrazione agenzia viaggi”); inoltre è presente anche il campo “Codice Azienda” (char 15) , utilizzato poi
nel flusso di esportazione delle anagrafiche.
Setup Ztravel / Trasferte / Obbligatorietà Parametrica
Due nuovi campi utilizzati nel flusso:
•
•
Biglietto Aereo – Tipo Documento
Biglietto Aereo – Numero Documento
Processi schedulati/ Lancio manuale
hftr_bsenecscfile_zt (eseguibile anche da Schedulatore / Lancio Manuale) = produce un file csv contenente le
anagrafiche da inviare a Seneca. Lo stato del processo è visibile nel monitor elaborazioni.
Il file è generato nel path indicato in “Path Export Anagrafiche“ in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi
ed il nome del file è composto da una parte fissa (ripresa da “Nome File” in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione
Ag. Viaggi) ed una parte variabile (_AAAAMMGG_HHMMSS.csv).
hftr_bscprenosene_zt = verifica la data di comunicazione a Seneca e, se passati più del numero giorni impostato nel
Setup), esegue automaticamente l’aggiornamento delle prenotazioni a “Disdettata \ Non Prenotata”.
hftr_logwsagviaggi_zt = svuota il log. Il numero giorni di mantenimento dei dati è impostato nel Setup.
Pianificazione Trasferta
Per inviare tutti i dati necessari per la richiesta di prenotazione di un servizio, sono stati implementati nuovi campi
all’interno della maschera di compilazione di Travel. Nello specifico, sono:
•
Sezione Biglietti Viaggio: solo per il biglietto Aereo, due nuovi campi nei nominativi:
o
Tipo Documento: una combobox che dovrà far scegliere “Carta d’identità” o “Passaporto”
o
Numero Documento: campo alfanumerico che corrisponde al numero documento scelto in precedenza
34
•
•
Sezione Hotels: visualizza sempre il campo Indirizzo .
Sezione Noleggio Auto: campo “Dettagli” per entrambe le località (ritiro, consegna)
Flusso Richiesta - Conferma Prenotazione Ed Iter Autorizzativo / Approvazione Trasferta
Quando la richiesta di trasferta viene approvata all’ultimo livello di autorizzazione (o da amministratore) viene
comunicato a Seneca l’invio della richiesta di prenotazione.
Esempio: trasferta con richiesta di 2 biglietti aereo e un hotel, il programma effettua n. 1 chiamate WS a Seneca
(ovviamente, a trasferta approvata), indicando il dettaglio di ogni biglietto.
Terminato il flusso di invio delle prenotazioni, la richiesta di trasferta, segue il “normale iter” per essere importata
all’interno della Nota Spese. In questo caso, quindi, la trasferta viene importata solo se, da parte dell’agenzia viaggi, è
avvenuta la comunicazione di conferma (che cambia lo stato del singolo biglietto).
Se, la ricezione della conferma della prenotazione, non avviene entro il numero di giorni definito nel setup ( “Numero
GG attesa flusso conferma” ), la prenotazione si considera “Disdettata”.
Occorre schedulare il processo hftr_bscprenosene_zt, che verifica la data di comunicazione a Seneca e, se passati più
del numero giorni impostato, che esegue automaticamente l’aggiornamento delle prenotazioni a “Disdettata \ Non
Prenotata”.
Il risultato del flusso di conferma, sulla base dell’identificativo che ci viene inviato, aggiorna i relativi campi nella
richiesta di prenotazione.
sono aggiornati i campi:
•
•
Stato Richiesta: fisso a “Prenotata” / “Eseguita”
Tipo Pagamento: con il campo “Tipo Pagamento Default” presente in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione
Ag. Viaggi
Divisa: con la divisa ripresa, per l’azienda del dipendente, da Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Valute /
Associazione Valuta
•
Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Operativi/ Log Websevice Agenzia Viaggi
Funzione in cui viene visualizzata una tabella di log, consultabile da amministratore, che contiene il risultato di ogni
chiamata WS eseguita.
Contiene per le chiamate da ZTravel / Seneca :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Data\Ora Comunicazione
Tipo Comunicazione
Codice Azienda
Codice Dipendente
Anno Trasferta
Numero Trasferta
Codice Biglietto
Tipo Biglietto
Codice Risultato Chiamata WS
Descrizione Risultato
I primi campi (da Data\Ora Comunicazione a Tipo Biglietto) si valorizzano con i dati della chiamata che si sta
effettuando (“Tipo Comunicazione” è valorizzato con “Richiesta”) mentre, per gli ultimi due, segue la relativa tabella di
codifica:
Codice
Errore
Descrizione Errore
0
Nessun errore
1
Mancano elementi necessari all'interno della richiesta
2
Non e' stato specificato nessun id missione
3
Non e' stato specificato nessun dettaglio della prenotazione
4
Nuova richiesta di prenotazione con ID missione gia' esistente
5
ID missione inesistente
6
Non e' possibile modificare la richiesta di viaggio. Le modifiche sono possibili soltanto se lo stato
richiesta e' 'Nuova' o 'Attesa azione cliente'
7
Dati richiesta prenotazione mancanti
8
CID sconosciuto
35
9
Matricola autorizzatore sconosciuta
10
Tipo richiesta non valido
11
Stato dettaglio non valido
Per svuotare il log occorre schedulare un processo, hftr_logwsagviaggi_zt. Il numero giorni di mantenimento dei dati al
suo interno è impostato nel Setup.
Funzioni Amministratore / Trasferte / Operativi /Import Flusso Fatturazione Agenzia Viaggi
L’ultimo flusso previsto nell’integrazione è la generazione di un file, da parte di Seneca, con i dati dell’effettiva
fatturazione effettuata per i servizi prenotati. L’obiettivo è quello di effettuare dei controlli tra la spesa sostenuta
indicata per singolo biglietto durante il flusso di conferma e quanto effettivamente fatturato per la singola
prenotazione.
Questa funzione permette all’utente di visualizzare i file presenti nel path indicato in “Path Import Flusso Fatturazione”
in Setup ZTravel / Trasferte / Integrazione Ag. Viaggi e, mediante selezione di un solo file, di eseguirne l’importazione.
L’import di questi dati popola una tabella (HFTR_000001SENECAFATTURE) che può essere utilizzata per produrre della
reportistica, mediante WebReport.
MODULO AUTO IN POOL
Effettuate alcune modifiche al modulo CARPOOL, nello specifico:
1.
2.
3.
Possibilità di visione, da parte dei dipendenti, del cruscotto del parco auto, in sola visualizzazione.
Introduzione delle date di inizio\fine validità per le auto del pool.
Possibilità di eseguire la prenotazione dell’auto del pool direttamente dalla richiesta di pianificazione della
trasferta (mantenendo il collegamento).
Funzioni coinvolte:
Setup ZTravel/ Gestioni
Sezione GESTIONE AUTO IN POOL
<Consenti prenotazione solo per il gestore>
Il campo è contestuale all’attivazione della gestione delle auto in pool, e disabilita l’azione di prenotazione per i soli
dipendenti non definiti “gestori”. Il gestore del parco auto ha comunque la possibilità di prenotare per tutti i
dipendenti. In questo modo, per i dipendenti, il cruscotto rimane in “sola visione”.
Tabelle / Trasferte / Mezzi di trasporto
La tabella “Anagrafica automobili” dà la possibilità di indicare le date di validità, che sono verificate:
- in fase di visione del cruscotto dell’auto in pool del dipendente \ gestore \ amministratore;
- da tutti i programmi che effettuano un filtro sulla tabella (Esempio il campo “Targa” nei Rimborsi Kilometrici di Note
Spese). In fase di conversione, per le auto già presenti, sono impostate le date di default 01-01-1800 - 31-12-2999.
Pianificazione Trasferta
Ora la schermata proposta è:
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Segue dettaglio dei campi:
Griglia
Contiene l’elenco delle richieste di auto effettuate in questa trasferta
Nuova Prenotazione
Permette l’aggiunta di una nuova prenotazione. ATTENZIONE: Se in Setup è spuntato il campo <Consenti prenotazione
solo per il gestore>, il bottone è comunque disponibile all’utente standard. In questa fattispecie il viaggiatore clicca
senza poter selezionare l’auto, in modo tale che arrivi la mail al gestore, che effettua la prenotazione per lui.
Dal
Indicare la data e l’ora da quando l’auto viene richiesta.
Al
Indicare la data e l’ora di “fine” dell’auto richiesta.
Auto
Accede alla combo box dell’elenco auto visibili dal dipendente (le stesse che visualizza se entra nel menù apposito delle
auto). La descrizione delle auto è composta da “TARGA – PRODUTTORE + MODELLO“
Auto in pool
TARGA dal XX-XX-XXX XX:XX al XX-XX-XXXX XX:XX
Sulla spalla di destra, si ha la visione della dicitura “Auto in Pool” che riporta l’elenco delle auto prenotate.
Salva
Sulla base dei dati indicati sopra (date\orari\auto), all’atto del salvataggio, viene indicato al dipendente se l’auto è
disponibile.
Cruscotto Prenotazione auto in Pool
Il funzionamento è identico alla precedente versione; se la prenotazione è stata inserita dal modulo trasferte , ne
viene data evidenza con il riferimento alla trasferta.
I campi “KM Inizio” e “KM Fine” sono visualizzati solo dai soggetti definiti gestori o dall’ufficio personale (menù dell’
amministratore). Oltre alla visione del campo, il gestore o l’amministratore hanno la possibilità di inserire\modificare i
km inseriti per ciascuna prenotazione.
Gestione Mail
Quando è spuntato in Setup / Gestione è spuntato il campo <Abilita Notifiche Mail>, rispetto alle versioni precedenti,
sono state apportate le seguenti migliorie:
Il testo della mail, inviata all’atto del salvataggio, contiene alcune informazioni aggiuntive, come in seguito:
Campo <Consenti prenotazione solo per il gestore> NON spuntato:
Oggetto: Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Località trasferta: PRIMA LOCALITA’ DI ARRIVO DELLA TRASFERTA
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Durata trasferta: DATA\ORA INIZIO TRASFERTA – DATA\ORA FINE
Note di prenotazione
Campo <Consenti prenotazione solo per il gestore> spuntato:
In questo caso, in fase di salvataggio, non viene salvata alcuna prenotazione ma parte contestualmente una mail al
gestore con il seguente testo:
Oggetto: Prenotazione Auto
Testo:
Richiesta da: AZIENDA - COGNOME NOME
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Località trasferta: PRIMA LOCALITA’ DI ARRIVO DELLA TRASFERTA
Durata trasferta: DATA\ORA INIZIO TRASFERTA – DATA\ORA FINE
Note di prenotazione
Qualora, in fase di modifica\annullamento della trasferta, sia cancellata una prenotazione, ed è attiva la gestione mail
per il gestore, parte la mail di avvenuta cancellazione della prenotazione, così composta:
Campo <Consenti prenotazione solo per il gestore> NON spuntato
Oggetto: Annullamento Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Località trasferta: PRIMA LOCALITA’ DI ARRIVO DELLA TRASFERTA
Durata trasferta: DATA\ORA INIZIO TRASFERTA – DATA\ORA FINE TRASFERTA
Note di prenotazione
ATTENZIONE: la mail di annullamento viene inviata solo se, in precedenza, era già stata inviata una mail al gestore.
Se annullo\modifico una prenotazione ancora prima che la trasferta sia approvata (e di conseguenza sia arrivata la
mail al gestore) si invierà, ad approvazione effettuata, la mail di “richiesta prenotazione”.
Campo <Consenti prenotazione solo per il gestore> spuntato:
Oggetto: Annullamento Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Località trasferta: PRIMA LOCALITA’ DI ARRIVO DELLA TRASFERTA
Durata trasferta: DATA\ORA INIZIO TRASFERTA – DATA\ORA FINE TRASFERTA
Note di prenotazione
Quando il gestore cancella la prenotazione direttamente dal cruscotto delle auto in pool, il testo della mail, è così
composto:
Oggetto: Annullamento Prenotazione Auto
Testo:
Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME
Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE
Targa: TARGA AUTO PRENOTATA
Note di prenotazione
Elenco delle tabelle variate/inserite rispetto alla rel. 1.2.0
- Anagrafica Tipo Spese (hftr_anatiposp)
- Storico avvisi Mail per le trattenute (hftr_mailtrat)
- Prenotazioni (hftr_preno)
- Automobili (hftr_automobili)
- Passeggeri aggiuntivi in prenotazione biglietti (hftr_passprenozt)
- Setup Obbligatorietà (hftr_setupobbliga)
- Tipologie Spesa Trasferta (hftr_tipospese)
- Tipo auto (hftr_tipoauto)
- Nota Spese Trasferte (hftr_notaspese)
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- Valori Indennità Trasferte (hftr_valind)
- Hotels (hftr_hotels)
- Azienda/Ente - WorkFlow - Trasferte (hfwf_company02)
- Anticipi (hftr_anticipi_m)
- Anagrafica Momenti (hfwf_anamom)
- Momenti Operativi (hfwf_momope_m)
- Spese Trasferta (hftr_spese)
- Spese Trasferta Arretrati (hftr_spesearret)
- RimborsiKM Trasferte (hftr_rimborsikm)
- Anagrafica automobili (hftr_anagauto_aip)
- Richieste auto in pool (hftr_richautoinpool)
- Fuel Card Auto Pool (hftr_fuelcard_aip)
- Richieste Nota Spese Trasferta (hftr_richnotaspese)
- Nota Spese Trasferte Arretrati (hftr_notaspesearret)
- Note Spese per File Trasferte Ind. (hftr_nsfileindennita)
- ARRETRATE Note Spese per File Trasferte Ind. (hftr_nsfileindennitaarr)
- Tipologie Spesa Trasferta (hftr_tipospese)
- Trasferte (hftr_trasferte)
- Richieste Missione (hftr_stmissione)
- Nota Spese Trasferte (hftr_notaspese)
- Causali Voci File Trasferta (hftr_vocifile)
- Definizione ore (hftr_caudefore)
- Setup Procedura (hftr_setup)
- Rapporto di lavoro Trasferte (hfwf_employee05)
- Esiti Controlli Maschera NS (hftr_esitoinput)
- Fatturazione Seneca (hftr_senecafatture)
- Formule per iter approvativo (hfwf_anaformule_m)
- Variabili per iter approvativo (hfwf_anavar)
- Dettaglio formule per iter approvativo (hfwf_anaformule)
- Log risultato formule (hftr_wfalog)
- Tabella ruoli per momenti operativi (hfwf_anaruoli_m, hfwf_anaruoli)
- Responsabili centro di costo (htht_respcdc)
- Responsabili commessa (htht_respcomme)
- File prepagate (hftr_prepaid)
- Esito import prepagate (hftr_esitopp)
- Raccordo Spese/File (hftr_racspfile)
- Limiti spese Travel (hftr_limspesetr)
- Dettaglio limiti spese travel (hftr_detlimititr)
- Dettaglio limiti spese travel giornaliera (hftr_detlimititrgg)
- Stima costi trasferta (hftr_stcostitr)
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