Milano 27 giugno 2013
Roma 9 luglio 2013
La procedura di invio delle fatture
elettroniche al SDI e la loro
conservazione sostitutiva
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Contabile
www.umbertozanini.it
Riproduzione vietata
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Copyright © 2013 Umberto Zanini
1
Agenda
● Soggetto emittente, trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche
● La trasmissione della fattura elettronica alla PA tramite il SDI
● La protocollazione delle fatture elettroniche di acquisto
● I ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali
2
Soggetto emittente, trasmissione e
ricezione delle fatture elettroniche
3
Soggetto emittente, trasmissione ricezione
“La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione,
trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente ”
(Art.21 primo comma DPR 633 /72)
“Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la
leggibilità della fattura (…) ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica
qualificata o digitale dell’emittente o mediante (…)”
(Art.21 terzo comma DPR 633 /72)
“La fattura contiene le seguenti indicazioni:
n) annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o
committente ovvero da un terzo”
(Art.21 secondo comma lettera n) DPR 633 /72)
“ La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell'articolo 21,
comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta
dalle amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta
di consegna, di cui al paragrafo 4 del documento che costituisce l'allegato B del presente
regolamento, da parte del Sistema di interscambio “.
4
(Art.2 quarto comma DMEF 3 aprile 2013 n.55)
La trasmissione della fattura
elettronica alla PA tramite il SDI
5
Agenzia delle Entrate
(Gestore del SdI)
Ministero Economia
e delle Finanze
Aggiornamento ogni 6 mesi
Relazione periodica
Coordinamento del SdI,
gestione dei dati, elaborazione
dei flussi al fine di monitorare
la finanza pubblica
Sogei spa
Sviluppo, conduzione e
manutenzione del SdI,
supporto alle PPAA, studio
e ricerche sui dati transitati
Fatture validate
Fatture
Fornitore
Alfa Spa
Ricevute di consegna
Notifiche di scarto
Notifiche di accettazione
SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
Notifiche di rifiuto
P.A.
Fatture
Fornitore
Beta Spa
Intermediario
del fornitore
Ricevute
Notifiche
www.fatturapa.gov.it
Fatture
validate
Intermediario
della PA
Notifiche
Flusso informativo per
il monitoraggio della
finanza pubblica
Ragioneria Generale dello Stato.
6
Caratteristiche della fattura elettronica da trasmettere al SDI
In formato XML, così come riportato nel documento “Specifiche tecniche operative del
formato della fattura del sistema di interscambio”
Firmata con una firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo il formato
CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) oppure XAdES-BES (XML
Advanced Electronic Signatures) in modalità “enveloped“
Firmata congiuntamente ad un riferimento temporale (“ Signing time“ )
Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso come:
a-un file per singola fattura
b-un file contenente un “ lotto di fatture “
c-un file compresso in formato .zip ( il file .zip non va firmato mentre saranno firmati i file
compressi) contenente più singole fatture oppure più lotti di fatture
Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso con eventuali allegati, ma è
necessario fare attenzione alla dimensione del file trasmesso:
a-se si impiega la PEC la dimensione massima è di 30 megabytes
b-se si impiega il sistema di cooperazione applicativa su internet, il sistema SPC, oppure
l’invio tramite web sul sito fatturapa.gov.it, la dimensione massima è di 5 megabytes
I controlli effettuati dal SDI sulle fatture elettroniche ricevute
Nomenclatura ed unicità del file trasmesso: (nome del file = cod.paese + CF + prog.univ.)
-errore perchè il nome del file non è valido
-errore perché il nome del file è duplicato
Verifica dimensione del file trasmesso
-errore perchè la dimensione del file è superiore a quella consentita
Verifica integrità del documento
-errore perchè il file non è integro (firma non valida)
Verifica autenticità del certificato di firma
-errore perchè il certificato di firma non è valido, è scaduto oppure è revocato
-errore perchè la CA non è affidabile
Verifica conformità del formato fattura
-errore perchè il file è firmato senza riferimento temporale (RT) oppure il RT non è coerente
-errore perchè il file non è conforme al formato
-errore perchè la data della fattura è successiva alla data di ricezione
-etc…
Verifica validità del contenuto della fattura
-errore perchè il CF e la P.IVA del cedente/prestatore o cessionario/committente non sono validi
-etc…
Verifica di unicità della fattura
-errore perchè la fattura è duplicata nel lotto
8
Dal SDI al soggetto
trasmittente
Dal destinatario
al SDI
Dal SDI al
destinatario
Dal SDI ad
entrambi
Ricevuta di consegna : comunica l’avvenuta consegna della fattura al destinatario
Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore)
Notifica di mancata consegna : comunica l’impossibilità a consegnare la fattura al destinatario
Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei
controlli effettuati sul documento dal destinatario
Notifica di file non recapitabile : comunica l’impossibilità di recapitare il file al destinatario
Notifica di esito cessionario / committente : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della
fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario
Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori
nell’esito inviato al SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura).
File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di
riferimento utili per l’elaborazione della fattura
Notifica decorrenza termini : comunica la decorrenza del termine limite per la comunicazione
dell’accettazione/rifiuto.
9
Caratteristiche dei messaggi trasmessi
Le ricevute e le notifiche trasmesse dal SDI al soggetto trasmittente:
- vengono comunicate impiegando la medesima modalità di trasmissione utilizzata per
trasmettere le fatture elettroniche al SDI
- sono tutte in formato XML e firmate con una firma XAdES-BES (XML Advanced
Electronic Signatures) in modalità “enveloped“
Le Notifiche di esito cessionario/committente trasmesse dal destinatario al SDI :
- vengono comunicate impiegando la medesima modalità di trasmissione utilizzata per
trasmettere le fatture elettroniche al destinatario
- sono tutte in formato XML e sono, a discrezione della PA, firmate con una firma
XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità “enveloped“
I File dei metadati trasmessi dal SDI al destinatario, congiuntamente alle fatture
elettroniche, sono in formato XML ma non sono firmati.
10
Fornitore
Sistema di Interscambio
Trasmissione fattura al SdI
Notifica di scarto
P.A.
Controlli propedeutici
No
Controlli
superati?
Si
Inoltro fattura e
file dei metadati
Notifica mancata consegna
Notifica file non
recapitabile
No
Inoltro
riuscito?
Si
Ricezione fattura e
file dei metadati
Decorsi 15 giorni dalla notifica mancata consegna
Ricevuta di consegna
Notifica di scarto esito
committente
Verifica di accettabilità
No
Notifica di esito
(rifiuto fattura )
Si
Verifica
esito
superata?
Notifica di esito
committente (rifiuto)
No
Verifica
superata?
Si
Notifica di esito
(accettazione fattura )
Notifica di esito
committente (accettazione)
Nessun esito decorsi 15 giorni dalla ricevuta di consegna
Notifica di
decorrenza termini
Notifica di
decorrenza termini
Caso 1- Controlli con esito negativo
SDI
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
2-Trasmissione fattura al SDI
P.A.
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
negativo
5-Notifica di scarto
6-Conservazione
sostitutiva
Storage
Storage
Caso 2-Trasmissione impossibile al destinatario PA
SDI
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
2-Trasmissione fattura al SDI
6-Notifica di mancata consegna
P.A.
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
5-Trasmissione
impossibile
7-Richiesta soluzione
del problema
8-Notifica di file non recapitabile
(decorsi 15 gg dal punto 6)
9-Conservazione
sostitutiva
Storage
9-Conservazione
sostitutiva
Storage
Caso 3-Rifiuto fattura da parte della PA
SDI
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
2-Trasmissione fattura al SDI
6-Ricevuta di consegna
10-Notifica di esito di rifiuto
fattura (entro 15 gg dal punto 6)
11-Conservazione
sostitutiva
Storage
P.A.
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
9-Notifica di esito
committente di rifiuto fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
7-Verifica
accettabilità
8-Verifica
non
superata
11-Conservazione
sostitutiva
Storage
Caso 4-Nessuna notifica di esito da parte della PA
SDI
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
2-Trasmissione fattura al SDI
6-Ricevuta di consegna
9-Notifica di decorrenza termini
(decorsi 15 gg dal punto 6)
10-Conservazione
sostitutiva
Storage
P.A.
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
9-Notifica di decorrenza termini
(decorsi 15 gg dal punto 6)
7-Verifica
accettabilità
8-Nessun
esito
10-Conservazione
sostitutiva
Storage
Caso 5-Notifica accettazione fatture da parte della PA
SDI
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
2-Trasmissione fattura al SDI
6-Ricevuta di consegna
10-Notifica di esito di
accettazione fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
11-Conservazione
sostitutiva
Storage
P.A.
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
9-Notifica di esito committente
di accettazione fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
7-Verifica
accettabilità
8-Verifica
superata
11-Conservazione
sostitutiva
Storage
La protocollazione delle fatture
elettroniche di acquisto
17
Protocollazione
di tipo “diretto”
Protocollazione delle
fatture elettroniche
di acquisto
Protocollazione
di tipo “indiretto”
Tramite il “Registro dei
protocolli di arrivo“
18
Fattura 1321.pdf.p7m
13debf60e12da22ad92b
550fb0bf35e127b2d5f5
Conservazione sostitutiva
Protocollazione di tipo “diretto”
F.D.
+
R.T
Protocollo IVA
b3054ff0797ff0b2bbce0
3ec897fe63e0b6490e0
19
Protocollazione di tipo “indiretto”
1
Fattura 1321.pdf.p7m
Estrazione della fattura
in chiaro ai fini
dell’archiviazione e
registrazione ERP
2
Registrazione in
contabilità con
produzione file campi di
ricerca e Prot.Iva
5
Estrazione dall’ERP del
file con i campi di
ricerca e Prot.Iva, ed
invio evidenza inform.
Fattura 1322.pdf.p7m
Fattura 1323.pdf.p7m
3
Fattura 1324.pdf.p7m
Estrazione della fattura
firmata digitalmente ed
invio in conservazione
sostitutiva
4
Calcolo dell’hash delle
singole fatture passive
firmate digitalmente e
produzione evidenza inf.
6
Controllo progressività
del Prot.Iva e chiusura
processo di
conservazione sostitutiva
Evidenza informatica fatture elettroniche passive settimana 9-13 giugno 2008
Hash delle fatture
Data fattura
Denominazione
Protocollo Iva
Fattura .pdf.p7m
63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212
11/6/2008
Alfa spa
73
Link al pdf.p7m….
Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e
11/6/2008
Beta spa
74
Link al pdf.p7m….
82bb9d971153129dbe3cc07c8145e34d860f76e3
11/6/2008
Gamma spa
75
Link al pdf.p7m….
41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a
11/6/2008
Delta spa
76
Link al pdf.p7m….
FD + MT del RCS
20
1/2-Tramite il “registro dei protocolli di arrivo”
1
Ricezione delle fatture elettroniche ed aggiornamento del registro protocolli di arrivo delle fatture elettroniche
Registro dei protocolli di arrivo delle fatture elettroniche
Fattura 1321.pdf.p7m
Fattura 1322.pdf.p7m
Hash
Prot.di arrivo
63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212
1321
Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873
1322
41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a
1323
Prot.Iva
Data registrazione Iva
Fattura 1323.pdf.p7m
2
Fattura 1324.pdf.p7m
Abbinamento hash e
protocollo di arrivo, con
invio in conservazione
sostitutiva
3
Calcolo dell’hash delle
singole fatture passive
firmate digitalmente e
produzione evid.inf.
4
Controllo progressività
Prot.di arrivo, hash , etc
e chiusura processo di
conservazione sostitutiva
Evidenza informatica fatture elettroniche passive settimana 9-13 giugno 2008
Hash delle fatture
Prot. di arrivo
Fattura .pdf.p7m
63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212
1321
Link al pdf.p7m….
Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e
1322
Link al pdf.p7m….
82bb9d971153129dbe3cc07c8145e34d860f76e3
1323
Link al pdf.p7m….
41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a
1324
Link al pdf.p7m….
FD + MT del RCS
21
2/2- Tramite il “registro dei protocolli di arrivo”
Fattura 1321.pdf.p7m
Fattura 1322.pdf.p7m
Fattura 1323.pdf.p7m
Estrazione della fattura
in chiaro ai fini
dell’archiviazione e
registrazione ERP
5
Fattura 1324.pdf.p7m
6
Registrazione in
contabilità della fattura, e
del Prot.arrivo
7
Estrazione dall’ERP del
file con i campi di
ricerca, Prot.arrivo e
Prot.iva
Registro dei protocolli di arrivo delle fatture elettroniche
Hash
Prot.di arrivo
Prot.Iva
Data registrazione Iva
63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212
1321
120
10/02/2008
Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873
1322
121
13/02/2008
41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a
1323
122
14/02/2008
FD + MT del RCS
22
I ritardi di pagamento nelle
transazioni commerciali
23
I ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali
Decreto Legislativo 9 novembre 2012 n.192 (Direttiva 2011/7/UE)
Intervento al fine di contrastare i ritardi di pagamento nelle transazioni
commerciali (cessione di beni e servizi) svolte tra imprese, professionisti e PA.
Viene stabilita la decorrenza degli interessi moratori, senza che sia necessaria la
costituzione in mora, dal giorno successivo alla scadenza del termine di
pagamento, che è:
● 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura;
● 30 giorni dalla data di ricevimento della merce o dalla data di prestazione dei
servizi, quando non è certa la data di ricevimento della fattura.
Nelle transazioni commerciali tra imprese, è possibile pattuire un termine per il
pagamento superiore a quelli riportati sopra, ma se il termine di pagamento è
superiore a 60 gg (purchè non sia gravemente iniquo per il creditore (fornitore)),
dovrà essere pattuita per iscritto.
Se il debitore è una PA, le parti possono pattuire un termine per il pagamento
superiore a 30 gg (ma non superiore a 60 GG) se giustificato dalla natura o
dall’oggetto del contratto o dalle circostanze esistenti al momento della sua
conclusione.
24
Grazie per l’attenzione
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Contabile
www.umbertozanini.it
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