Aprile 2013
Gentile signore/signora
GSK sta passando ad un sistema di fatturazione elettronica
nel quadro dello sforzo incessante di GSK volto a migliorare l'efficienza ed il servizio (non solo per i
clienti, ma anche per i fornitori). Al fine di soddisfare le esigenze dei clienti nel minor tempo
possibile e di condurre operazioni commerciali semplificate e standardizzate, GSK Italy
Pharmaceuticals ha implementato un singolo modello operativo integrato a livello globale
supportato dal sistema SAP (ERP). Nell'ambito di questo progetto, a partire dal 22 Aprile 2013
passeremo alla fatturazione elettronica per il pagamento delle fatture, utilizzando OB10.
Grazie alla fatturazione elettronica, lei potrà godere del vantaggio della consegna della fattura
garantita entro 24 ore. Questo, insieme al pagamento standard di GSK i cui termini decorrono dalla
data della ricezione della fattura, ci permetterà di pagare il giusto importo in tempi inferiori rispetto
al normale sistema di fatturazione cartacea.
GSK collabora con OB10 per agevolare il suo passaggio alla fatturazione elettronica. OB10 è il più
grande network mondiale di fatturazione elettronica. Poiché lei è un fornitore GSK, è stato incluso
nel nostro programma di implementazione. Questo vuol dire che a partire dal 27 maggio 2013 sara’
adottato un sistema di fatturazione elettronico. A far corso da tale data GSK esorta a far pervenire le
fatture in format elettronico.
Abbiamo chiesto a OB10 di contattarla per nostro conto nei prossimi dieci giorni per aiutarla a
comprendere le opzioni disponibili ed effettuare il passaggio alla fatturazione elettronica. Non avrà
bisogno di alcun software supplementare per fare questo. Inoltre, una volta entrato a far parte del
network OB10, potrà trasmettere le fatture elettroniche ad altri clienti presenti sul network OB10 e
quindi ottimizzare ulteriormente i suoi stessi processi. Le abbiamo allegato un riepilogo che spiega
come ciò avvenga.
È previsto un piccolo costo legato all'uso di OB10, ma riteniamo che nella maggior parte dei casi
questo sia più che compensato dal vantaggio di un più rapido pagamento e dal risparmio di tempo,
carta e affrancatura.
Visiti il sito www.OB10.com/GSK per ottenere ulteriori informazioni sulla rete e sui numerosi
vantaggi che riteniamo essa possa apportare alla sua attività. La preghiamo, inoltre, di annotare il
numero cliente/sponsor GSK:
AAA093280337
AAA449312800
GLAXOSMITHKLINE S.P.A
ViiV Healthcare S.r.l.
Grazie in anticipo per il suo sostegno a questa iniziativa. Attendiamo con piacere di ricevere le sue
fatture tramite OB10 nel prossimo futuro. Se desidera contattare OB10 può inviare loro un'e-mail a
[email protected] oppure telefonare alla loro sede italiano al numero +39 02360 06341, e
se desidera contattare direttamente GSK per questioni attinenti alla presente richiesta, la preghiamo
di rivolgersi ai contatti GSK in vostro possesso.
Cordiali saluti,
Paul Fry
Vice Presidente Senior
CBS Finance Services
Domande Frequenti
Perché dovrei usare OB10 per inviare le mie fatture?
A breve, questo diverrà l'unico modo accettato da GSK per l'invio delle fatture da parte dei fornitori. Per i contratti
esistenti, GSK non potrà garantire il pagamento se i fornitori continueranno a inviare fatture cartacee.
È obbligatorio fatturare tramite OB10 se si hanno rapporti commerciali con GSK?
Sì, GSK si sta adoperando attivamente per eliminare l'elaborazione delle fatture cartacee e approfittare così dei
vantaggi che la fatturazione elettronica offre sia a noi che ai nostri fornitori. A partire dal 27 maggio 2013 non
saranno accettate fatture cartacee.
Quali sono i benefici derivanti dall'uso di OB10?

Una consegna sicura e garantita delle fatture, che non andranno mai più smarrite con la posta

Riduzione del tempo necessario per l'elaborazione delle fatture, quindi pagamenti più puntuali

Niente più ritardi dovuti a informazioni mancanti, consegna delle fatture ad un funzionario diverso o
interventi manuali

Tecnologia per la FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY: non servono software o hardware
aggiuntivi

Maggiore trasparenza dei processi e migliore gestione del flusso di cassa grazie alla funzione di
accesso e reporting 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Conformità IVA, indipendentemente dal luogo di spedizione o ricevimento della fattura

Invio delle fatture semplice ed economico, in qualsiasi momento
La fatturazione elettronica sarà un requisito per le nuove offerte e i nuovi fornitori?
Sì. La fatturazione elettronica mediante OB10 sarà inclusa nel processo di valutazione di nuovi fornitori e
appaltatori. Nei nuovi contratti per collaborazioni commerciali, GSK includerà tra i termini e le condizioni l'uso da
parte dei fornitori della rete OB10.
Dovrò utilizzare questo servizio anche se attualmente le mie fatture vengono pagate puntualmente?
Sì. L'utilizzo del servizio OB10 aiuterà a garantire la puntualità di pagamento anche in futuro.
Che cosa accade se continuo a inviare fatture cartacee?
Fino a quando collaborerà con OB10 per completare la sua registrazione, saremo lieti di continuare a ricevere le
sue fatture cartacee. Il termine ultimo per il passaggio alla rete dei nostri fornitori è fissato per il 27 maggio 2013.
Quando inizierà a inviare fatture tramite la rete di OB10, si accerti di sospendere l'invio delle copie cartacee.
Vi sono costi connessi a tale servizio?
Se opterà per la Soluzione Integrata, vi sarà una quota associativa annuale ed una per transazione. La
preghiamo di leggere il documento allegato sulle opzioni del servizio per conoscere le tariffe attuali.
Se, invece, opterà per il servizio Web Form non sarà richiesta la quota iniziale o associativa per poter iniziare ad
utilizzare il servizio. L'unico importo dovuto sarà quello della quota di transazione per ogni fattura.
Cosa copre la quota associativa nella Soluzione Integrata?
La quota associativa copre i costi sostenuti da OB10 per inserirla nella loro rete e i costi generali di
manutenzione della stessa. Il costo della quota annuale è indipendente dal numero di clienti ai quali si offe il
servizio via network.
Perché GSK non paga la quota?
Per utilizzare la rete OB10, sia lei che GSK sosterrete un costo in quanto beneficiari di tale servizio. Attualmente,
GSK non copre i costi sostenuti dai fornitori per produrre le fatture cartacee. La preghiamo di considerare che,
passando alla fatturazione elettronica, risparmierà sui costi di carta, stampa e spedizione. La nostra analisi
mostra che passare alla fatturazione elettronica permetterà ai fornitori di risparmiare, ottimizzando i loro processi
e riducendo in modo sostanziale il tempo di pagamento delle loro fatture. È intenzione di GSK pagare i propri
fornitori secondo i termini e le condizioni previste dal Better Payment Practice Code.
GSK effettuerà i pagamenti mediante OB10?
No, OB10 non è una piattaforma di pagamento. GSK continuerà ad usare il proprio metodo di pagamento attuale.
Dovrò firmare un contratto con OB10?
Se sceglierà di utilizzare la Soluzione Integrata dovrà sottoscrivere un contratto specifico con OB10. Se sceglierà
di utilizzare il Web Form, dovrà accettare i termini e le condizioni standard esposti.
Devo installare un software?
No. Non occorre installare alcun software. OB10 fornisce una soluzione di facile utilizzo. Invece di imporre
standard di dati, la funzione di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY di OB10 accetta fatture in qualunque
formato e tipo di file.
Ho già inviato alcuni dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare fatture EDI/XML
direttamente a GSK?
EDI e XML per OB10 sono semplicemente formati di dati; pertanto, qualora scelga di utilizzare la Soluzione
Integrata, per far pervenire i dati a OB10 potrà utilizzare il formato che preferisce. GSK non acquisirà alcun dato
elettronico direttamente dai fornitori, in quanto riceverà un singolo file consolidato di fatturazione da OB10 che
conterrà le fatture di tutti i nostri fornitori.
Dispongo già di una funzionalità per emettere fatture ai miei clienti attraverso Internet che consente di
visualizzare sul web un'immagine della fattura. Posso utilizzare questa funzionalità al posto di OB10?
No, la rete OB10 garantisce che GSK riceve i dati che lei invia in un formato che verrà caricato sul nostro
software di contabilità e associato, laddove applicabile, a un record di ricevimento merce. Fornire a GSK
un'immagine della fattura o l'opzione di trasferire i dati in un formato prefissato non soddisfa i processi operativi di
GSK.
Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche?
Può accedere al sito web sicuro OB10 e generare le fatture on-line usando il Web Form. Non occorre installare
alcun software. Tutto ciò di cui ha bisogno è un collegamento Internet e un normale browser.
Posso inviare fatture elettroniche con OB10 a tutti i miei clienti?
Sì. Quando si sarà iscritto alla rete OB10, questa le permetterà di inviare fatture elettroniche a qualsiasi cliente
membro della rete, incluse le altre entità del gruppo GSK. Se utilizza già OB10, la preghiamo di inserire gli
account sotto indicati alla sua lista di Clienti. I numeri OB10 per GSK sono i seguenti; OB10 le offrirà assistenza
durante questo procedimento:
AAA093280337
AAA449312800
GLAXOSMITHKLINE S.P.A
ViiV Healthcare S.r.l.
Sto per cambiare il mio software di fatturazione; posso aspettare?
Il nostro obiettivo è che tutti nostri fornitori si registrino ed inizino a inviare fatture elettroniche entro il 27maggio
2013. Il network OB10 accetta qualunque formato di dati in ingresso, le sarà sufficiente entrare nel network e
inviare le sue fatture; quando sarà pronto per utilizzare il suo nuovo software, non dovrà far altro che comunicare
a OB10 le modifiche all'output dei dati. OB10 effettuerà le necessarie modifiche alla rete, garantendo una
transizione senza intoppi e una consegna delle fatture senza interruzioni.
OB10 può operare con un personale tecnico non di lingua italiano?
Se ha bisogno dell'assistenza in lingua per la predisposizione del suo profilo, può contattare il numero +39 02360
06341 e chiedere assistenza nelle lingue seguenti: inglese, francese, italiano, olandese, portoghese e spagnolo
Inoltre, OB10 dispone di numeri locali per l'assistenza clienti nei seguenti paesi:
Australia +61 (0)1800035399
Belgio +32 (0)24031011
Danimarca +45 (0)80885818
Finlandia +358 (0)800118871
Francia +33 (0)170708100
Germania +49 (0)69222220290
Irlanda +353 (0)12477709
Italia +39 0236006340
Malesia +60 (0)1800813158
Paesi Bassi +31 (0)207121385
Nuova Zelanda +64 (0)800448121
Singapore +65 (0)8001204757
Spagna +34 (0)914141472
Svezia +46 (0)850578418
Sono disponibili ulteriori informazioni sul servizio offerto da OB10?
Sì, visiti il sito www.OB10.com/GSK
Dove posso trovare informazioni su come diventare un acquirente che utilizza il servizio OB10?
È sufficiente visitare il sito www.OB10.com
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Fatturazione elettronica e
panoramica sulle opzioni
disponibili
Entri a far parte della rete OB10 per beneficiare di:
 Consegna sicura e garantita delle fatture: le fatture non andranno mai più smarrite
nella posta
 Pagamenti puntuali: i suoi clienti saranno in grado di processare più rapidamente le
sue fatture
 Non più ritardi: le fatture non potranno più essere inviate in presenza di dati
mancanti, non saranno mai recapitate al destinatario sbagliato e non richiederanno
alcun intervento manuale
 Connessione protetta: l'invio delle fatture è semplice e non richiede ulteriori
software o hardware
 Accesso e reporting attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7: usufruisca di una maggiore
trasparenza del processo di elaborazione e di una migliore gestione del flusso di
cassa
 Conformità fiscale: conformità garantita ai requisiti legali e fiscali
 Sistema di fatturazione semplice ed economico, in qualsiasi momento
OB10 offre due metodi principali per l'invio delle fatture e delle note di credito. Si può
inviare un file di dati direttamente a OB10 utilizzando la nostra Soluzione Integrata
oppure creare le fatture online utilizzando il Modulo Web disponibile sul Portale di
OB10.
Questo documento illustra il funzionamento del sistema di fatturazione elettronica e le
opzioni a sua disposizione.
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sul copyright.
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Come funziona
Fornitore
Cliente
Acquire
nte
Grazie alle funzioni di verifica dei duplicati di fattura e al controllo della conformità dei
dati rispetto a quanto richiesto dal cliente, OB10 assicura l'elaborazione completamente
automatizzata delle fatture e garantisce il pagamento puntuale. Attraverso il Portale di
OB10 potrà avere accesso all'archivio OB10 e a numerose funzioni di reporting.
La preghiamo di leggere per intero il presente documento prima di decidere se la
soluzione più adatta alla sua azienda sia la Soluzione Integrata oppure il Modulo Web
da inviare attraverso il Portale di OB10.
1. Soluzione Integrata: inviare un file di dati estratto
Questa opzione è adatta alle organizzazioni che emettono un volume elevato di fatture.
La soluzione Integrata offre un processo completamente automatico in cui i dati di
fatturazione vengono estratti dal suo sistema contabile e direttamente inviati ai sistemi
contabili dell'acquirente. Ciò significa che:




OB10 è in grado di gestire virtualmente qualsiasi formato di dati e di eseguire la
trasformazione dei dati in base ai requisiti del suo cliente
Non è necessario installare alcun software o hardware aggiuntivo
È sufficiente inviare un singolo file di dati consolidato per tutte le fatture
Quando si è sulla rete, è facile collegarsi e inviare fatture ad altri clienti
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Costi della soluzione integrata
Iscrizione annuale
€ 1100*
Costi per ogni transazione di fatturazione
1 – 20 fatture al mese
€ 1,00
21 – 100 fatture al mese
€ 0,80
101 – 500 fatture al mese
€ 0,60
501 – 2.000 fatture al mese
€ 0,44
Oltre 2001 fatture al mese
€ 0,32
* Si applicano tariffe per collegamento acquirente. La tariffa annuale copre la creazione e la gestione del suo conto
per una singola entità fiscale. In presenza di più entità fiscali, è probabile che vengano applicate tariffe aggiuntive.
Tali tariffe possono variare in base al numero di formati di file, collegamenti separati, ecc. Per maggiori informazioni,
contatti il suo rappresentante OB10. Nota: le transazioni vengono addebitate mensilmente in base al volume.
Introduzione all'uso della Soluzione integrata
Quando un cliente la invita a entrare a far parte di OB10, uno dei nostri esperti nella
gestione dei nuovi utenti la assisterà durante il processo di registrazione.
2. Modulo Web: inviare fatture elettroniche attraverso il Portale di
OB10
Il Modulo Web di OB10 è stato ideato per le aziende che inviano ogni anno un volume
ridotto di fatture ai loro clienti. Il portale offre una connessione protetta e garantisce la
consegna delle fatture ai suoi clienti nel giro di poche ore, consentendo a questi ultimi di
processarle in modo rapido.
Costi per l'uso del Modulo Web
Ci sono varie opzioni di prezzo disponibili quando si inoltrano le fatture attraverso il
Modulo Web. Al momento della registrazione, tutti i nuovi fornitori che utilizzano questa
modalità ricevono automaticamente 12 transazioni gratuite.
Dopo un anno dalla registrazione, se non ha ancora utilizzato tutte le transazioni
gratuite, al suo conto verranno assegnate altre transazioni gratuite, per un totale di 12,
da utilizzare nei successivi 12 mesi.
Se invece ha utilizzato tutte e 12 le transazioni gratuite e gliene servono altre durante
questo periodo di 12 mesi, dovrà acquistare il suo primo lotto di transazioni (minimo 25
fatture). In seguito a tale acquisto, non avrà più diritto all'opzione delle fatture gratuite.
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sul copyright.
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Struttura di prezzo del Modulo Web**
Livello di transazione
Transazioni
€
1
12
Gratuito*
2
25
35,00
3
50
65,00
4
125
150,00
* Le 12 transazioni gratuite iniziali sono disponibili automaticamente, possono essere utilizzate per un periodo di 12 mesi
e vengono ripristinate alla fine di tale periodo. Se si necessita di un numero di transazioni superiore a 12 nel corso del dei
primi 12 mesi, sara’ necessario acquistare almeno 25 transazioni. Dopo aver acquistato il primo lotto, non sarà più
possibile accedere all'opzione delle fatture gratuite.
** Modalità di pagamento: è possibile effettuare il pagamento tramite PayPal o carta di credito. Accettiamo Visa, Visa
Electron, MasterCard, Maestro, Solo e American Express. Il pagamento tramite bonifico bancario e’ disponibile solo per il
lotto da 125 transazioni e in questo caso sara’ applicata una tariffa amministrativa pari al 15% dell’importo complessivo
Introduzione all'inoltro di fatture con il Modulo Web attraverso il Portale di OB10
Contestualmente all'invito a collegarsi alla rete OB10, riceverà anche un'e-mail con le
istruzioni di registrazione. Una volta completata la registrazione, le invieremo i suoi dati
di accesso via e-mail, per consentirle di cominciare a inviare subito le sue fatture
elettroniche attraverso OB10.
Per ulteriori informazioni su OB10, il sistema di fatturazione elettronica e le opzioni
disponibili, visiti www.OB10.com o ci scriva all'indirizzo [email protected].
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