ISTRUZIONI PER L’UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
FATTURAPA
(istruzioni congiunte Finanziaria – Iva – Protocollo Halley)
Aggiornato al 24/03/2015
Indice
Introduzione………………………………………………………………………………………………………………2
Impostazioni………………………………………………………………………………………………………………3
Acquisizione documenti di acquisto………………………………………………………………………………..11
Emissione documenti di vendita da Fatturazione…………………………………………………………..……22
Controllo situazione trasmissioni…………………………………………………………………………………...32
Come operare senza la procedura Contabilità IVA- Fatturazione…………………………………………….34
Approfondimenti vari………………………………………………………………………………………………….35
1
Introduzione
La legge Finanziaria per il 2008 ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione, il decreto attuativo è il n. 55/2013.
Per fattura elettronica si intende un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite
dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura stessa, nonché dalla sua trasmissione tramite uno
specifico Sistema di Interscambio.
Il Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 ha fissato al 31 marzo 2015 l’obbligo di emettere fatture (anche nota e
parcella) in formato elettronico (denominato FatturaPA) verso la Pubblica Amministrazione che non può più
accettare fatture trasmesse in formato cartaceo ne può procedere ad alcun pagamento neppure parziale sino
all’invio della fattura in formato elettronico (documento digitale in formato XML che dovrà essere firmato
digitalmente).
Persino le Pubbliche amministrazioni se dovranno emettere fatture nei confronti di altri Enti pubblici
dovranno inviarle in formato elettronico.
(Si rimanda alla Circolare MEF n. 1/DF del 9 marzo 2015 che individua le Pubbliche Amministrazioni
obbligate alla fatturazione elettronica a partire dal prossimo 31 marzo 2015)
Si precisa che, i soggetti che prima del 6 giugno 2014 (entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione
elettronica verso la PA centrale), non erano tenuti ad emettere fattura verso la P.A. perché non
obbligati dalla normativa vigente, anche successivamente a tale data non sono obbligati ad emettere
fattura elettronica.
La trasmissione delle fatture elettroniche avverrà attraverso il Sistema di Interscambio istituito dal Ministero
dell’Economia e delle Finanze e gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:
•
•
•
ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
effettuare controlli sui file ricevuti,
inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il SDI non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle
fatture, pertanto le Pubbliche amministrazioni saranno tenute a conservare le fatture in formato digitale.
2
Per i fornitori il processo di fatturazione elettronica verso le PA prevede:
1. predisposizione della fattura in formato XML;
2. firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo
soggetto delegato; invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti
(PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all’ufficio destinatario
della PA;
3. ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell’esito della trasmissione della
fattura; conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente.
Di fondamentale importanza, in fase di compilazione, è l’inserimento obbligatorio del codice ufficio della PA
destinatario di fattura elettronica. Tale codice è comunicato al fornitore dalla PA o può essere reperito
consultando l’Indice della PA (IPA).
Oltre ai dati fiscali obbligatori devono essere altresì inseriti i codici CIG e CUP secondo quanto previsto
dall’art. 25 del DL n. 66/2014
Le amministrazioni destinatarie di fattura elettronica devono:
•
•
•
•
•
•
attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell’l’Indice della PA
(IPA) definendo il canale mediante il quale comunicare con il Sistema di interscambio;
comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica;
ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne;
inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione;
monitorare i file FatturaPA;
conservazione secondo le modalità previste dal Decreto del 17/06/2014 vigente.
La Halley ha adempiuto alla normativa apportando delle modifiche sia nella procedura Finanziaria che
Fatturazione, per ciò che concerne l’emissione e l’acquisizione di fatture elettroniche, sia nella procedura
Protocollo, per la protocollazione automatica e archiviazione delle fatture elettroniche.
Avere tutte e tre queste procedure Halley permette di beneficiare di automatismi e funzionalità che
consentono una gestione veloce dei flussi di invio e ricezione dei documenti e delle notifiche, con la
garanzia che tutto venga protocollato in automatico.
La trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio istituito dal Ministero dell’Economia e
delle Finanze può avvenire attraverso i seguenti canali: tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), via web,
tramite Servizio SDICoop-Trasmissione, tramite Servizio SDIFTP, tramite Servizio SPCoop-Trasmissione
Si ritiene che la Posta Elettronica Certificata (PEC) sia il canale che offra i maggiori vantaggi che sono:
supporto della procedura PI-Protocollo Informatico per invio/ricezione delle fatture elettroniche tramite
mail PEC;
tracciatura nel protocollo delle fatture inviata dall’Ente e di quelle pervenute;
messaggi automatici agli operatori dell’Ufficio Ragioneria sull’arrivo di nuove fatture/messaggi dal
Sistema di Interscambio;
conservazione documentale delle fatture e di tutti i documenti allegati alle mail PEC inviate/ricevute
dal Sistema di Interscambio.
In sintesi le modifiche che sono state apportate alle procedure Protocollo Informatico, Finanziaria e
Fatturazione consentono:
•
•
•
•
•
•
per i documenti di acquisto:
scaricare le email (documenti e messaggi di notifica) pervenute dal Sistema di Interscambio ed
effettuare la protocollazione automatica
controllare il contenuto della fattura e acquisirla, registrandola nella Finanziaria
creare, inviare e protocollare i messaggi di notifica
per i documenti di vendita:
generare il file xml dei documenti di vendita
apporre la firma digitale generando il file con estensione p7m
inviare una mail PEC protocollata con allegato il file della fattura firmata al corrispondente indirizzo
PEC
3
Nel caso in cui non si abbia una delle procedure previste, Protocollo, Finanziaria, Fatturazione, si va
incontro a delle limitazioni. Di seguito vengono esposte sinteticamente:
SE NON SI HA LA PROCEDURA PROTOCOLLO HALLEY
per i documenti di vendita
si potrà inserire la fattura e generare l’xml in Finanziaria, ma NON sarà
possibile apporre la firma digitale e protocollare in automatico i documenti contabili.
per i documenti di acquisto
si potrà acquisire il file xml nella Finanziaria (quindi importare il
documento) e si potrà generare i messaggi di notifica (rifiuto o accettazione) in xml da inviare al
Sistema di interscambio.
SE NON SI HA LA PROCEDURA FATTURAZIONE (la procedura Fatturazione richiede sempre la
procedura Contabilità IVA)
NON sarà possibile generare il file xml delle fatture/note di vendita. Quindi se l’ente deve
emettere dei documenti di vendita nei confronti di altri Enti pubblici è indispensabile possedere sia la
procedura Fatturazione che IVA; negli altri casi non è necessario avere tale procedura.
SE NON SI HANNO FINANZIARIA E FATTURAZIONE-IVA
Si possono ricevere i messaggi e documenti dal Sistema di Interscambio nella procedura protocollo.
Si potrà apporre la firma digitale sul file fattura xml salvato in locale.
NON si possono emettere i documenti di vendita né creare il file xml. NON si possono acquisire
i documenti di acquisto né memorizzarli.
La fattura viene inoltrata alla PA come allegato di un messaggio di pec tramite una casella di posta dello Sdi,
sulla stessa casella l’Amministrazione dovrà inviare i file di accettazione o rifiuto delle fatture stesse.
La Pubblica Amministrazione deve preliminarmente censire all’interno dell’Ipa tutti gli uffici che possono
essere destinatari di fattura elettronica.
Una volta che l'Amministrazione ha individuato gli uffici deputati alla ricezione della fattura elettronica, deve
attivare per ciascuno di esso il servizio di “Fatturazione elettronica” nel sito dell'IPA inserendo una serie
di informazioni grazie alle quali il sistema IPA assegnerà automaticamente un codice ufficio univoco all’interno
dell’intera struttura dell’IPA valorizzando il campo “Codice Univoco Ufficio”. Tale codice è una stringa
alfanumerica di lunghezza pari a 6 caratteri. L’Amministrazione potrà, anche successivamente, modificare
l’Ufficio/i di fatturazione elettronica censiti n IPA..
Per cui è necessario prendere una decisione di tipo organizzativo molto importante: definire cioè se si vuole
che le fatture arrivino tutte ad un unico ufficio, oppure se ogni ufficio abbia competenza a ricevere le proprie.
Nel primo caso all’interno dell’Ipa si indicherà un solo ufficio come destinatario e quindi si otterrà un solo
codice univoco; nel secondo caso, invece, ogni ufficio avrà il suo codice univoco e riceverà direttamente le
fatture. Le conseguenze dirette di questa scelta sul protocollo informatico saranno le seguenti:
•
Un solo codice univoco ufficio - Protocollando la fattura verrà assegnato sempre lo stesso ufficio
destinatario, per cui le comunicazioni interne verranno inviate automaticamente all’ufficio in questione
(che poi si troverà a fare da filtro, sub-assegnandole agli altri uffici)
•
Più codici ufficio - Protocollando la fattura il protocollo verrà assegnato all’ufficio indicato nell’xml a
seconda dei casi
Il Protocollo Informatico Halley è in grado di acquisire la fattura che arriva tramite PEC e di caricare in
automatico tutti i dati tramite la lettura dell’xml, per cui l’utente dovrà solo confermare e procedere alla
registrazione del protocollo.
Avere tanti codici IPA quanti sono gli uffici competenti alla spesa, può ottimizzare il processo di
contabilizzazione:
4
•
la comunicazione interna che avvisa dell’avvenuta protocollazione della fattura viene inviata in
automatico all’ufficio competente (senza che un altro ufficio funga da filtro)
•
la fattura protocollata viene acquisita automaticamente in Ragioneria per la sua gestione
In questo modo si ha un duplice vantaggio: l’ufficio competente per la specifica fattura viene
avvisato dalla comunicazione interna dell’avvenuta protocollazione e non deve sub-assegnarla
all’Uff. Ragioneria perché la fattura viene comunque acquisita dal sistema.
•
L’ufficio destinatario della fattura elabora con un semplice clic la ricevuta di accettazione o di rifiuto
che verrà inviata in automatico tramite pec al SDI
Nel rispetto dei termini di legge che prevedono delle scadenze ben precise per la registrazione dei
documenti nel Registro Unico Fatture (entro 10 giorni da ricevimento al protocollo), è bene che gli
uffici controllino giornalmente l’arrivo delle fatture e che l’ufficio competente emetta l’eventuale
Provvedimento di liquidazione il prima possibile (si suggerisce entro 7 giorni) di modo che la
contabilizzazione del documento avvenga entro i 10 giorni previsti.
L’ordinamento delle fatture nel Registro Unico Fatture è importante per dare la giusta priorità agli ordini di
pagamento.
Per le fatture generate dall’Ente il processo è altrettanto automatizzato poiché dopo la creazione del file xml
firmato digitalmente si ha la possibilità di utilizzare la protocollazione automatica in partenza della fattura
stessa.
5
Come già anticipato nella lettera dell’aggiornamento versione 11.52.00, il menù della procedura è stato
modificato
Ora il menù è così strutturato
Operazioni in entrata / Documenti di vendita-corrispettivi
Operazioni in uscita / Documenti di acquisto
6
Impostazioni:
NEL PROTOCOLLO INFORMATICO
Quando arriva una PEC dal Sistema di Interscambio contenente la fattura elettronica il protocollo è in grado di
acquisirla e protocollarla come ogni altra mail, ma per attivare alcuni automatismi è necessario inserire
preliminarmente alcuni dati.
Definire le caselle di posta elettronica
Attraverso la funzione 4 Posta elettronica – 1 Caselle di posta è possibile definire la casella di posta
elettronica utilizzata da ciascun ufficio di fatturazione elettronica per l’invio/ricezione delle fatture elettroniche
dal Sistema di Interscambio. Nel campo Indirizzo SDI andrà inserito l’indirizzo PEC rilasciato dallo SDI per la
ricezione e l’invio delle fatture.
Si precisa che la prima volta che il soggetto trasmittente intende utilizzare la PEC, deve inviare il messaggio e
i relativi file allegati all’indirizzo di posta elettronica certificata del SdI pubblicato sul sito web
www.fatturapa.gov.it, cioè [email protected]; il SdI, con il primo messaggio di risposta, notifica di errore,
ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna o attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con
impossibilità di recapito, comunica al trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per le successive
eventuali trasmissioni e che verrà utilizzato anche dal SdI per i messaggi in risposta; in questo modo il SdI
individua un indirizzo di PEC dedicato, ma non esclusivo, per il colloquio con ogni soggetto trasmittente.
L’utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione
del messaggio di posta da parte del SdI stesso.
Abilitare gli operatori alla protocollazione automatica
Attraverso la funzione 5 Utilità – 12 Abilitazione protocollazione è possibile abilitare gli operatori degli uffici
destinatari di fatturazione elettronica alla protocollazione automatica delle mail PEC inviate/ricevute dal
Sistema di Interscambio.
7
Indicare il codice univoco ufficio
Dalla funzione Protocollo/uffici, cercare gli uffici ed accedere al dettaglio di quelli registrati all’IPA come
destinatari di fattura elettronica. Inserire nel campo “Codice Univoco ufficio” il codice assegnato dall’Ipa
(stringa alfanumerica di 6 caratteri). In questo modo quando nell’xml della fattura ci sarà indicato un certo
codice la procedura sarà in grado di identificare di quale ufficio si tratta.
Iter per la protocollazione delle fatture elettroniche
Attraverso la funzione 2 Protocollo – 1 Inserimento nella sezione Arrivo cliccando su Documenti
elettronici è possibile avviare lo scarico delle email dalle casella di posta elettronica e procedere alla
protocollazione, l’assegnazione all’ufficio destinatario e l’invio della comunicazioni interne.
8
In pratica il flusso di lavoro è sempre lo stesso ma ci sono degli automatismi in più grazie ai quali chi
protocolla non deve scrivere nulla, ad eccezione dei codici classificazione, ma solo confermare.
NELLA FINANZIARIA
P er p ot er u t i li z za r e l a F at tur a zi o n e El e ttr on ic a ( F E ) l ’ en te de v e p r im a d i tu tt o im pos t ar e
g li uf f ic i a u tor i z za t i a l r ic e vim e nt o/ em is s i o ne d e i d oc um en t i x m l.
•
an d ar e n e ll a f u n zi o n e M an u t en z io n e / C o d i ci d el l a p r o c ed u r a / U f f i ci f at t u r az i o n e
el et t ro n ic a: s ar à pr e s en t e a lm en o u na r i g a con Denominazione vuota (da compilare liberamente)
che il programma ha generato in automatico riportando il codice univoco per l’invio delle comunicazioni alla
Piattaforma Certificazione Crediti presente nella funzione Manutenzione / Dati generali).
Le altre informazioni sono state attribuite dal software: codice paese IT, il codice fiscale del servizio di
fatturazione è il codice fiscale dell’ente.
9
•
c l ic c ar e s u Ag g iu n t a e c om pi l ar e t u tt i i c a m pi r ic hi es ti ( l e i nf or m azi o n i s o no le s tes s e
c he l ’e nt e h a i ns er it o nel sito dell'IPA per l'inserimento del servizio "Fatturazione elettronica").
Den o m in az io n e:
Denominazione dell’ufficio di fatturazione elettronica des c r i zi o n e li b er a o è i l
nom e
del
s er v i zi o
v a lor i z za t o
dal
s is t em a
IP A
in
f as e
di
r eg is tr a zi o ne uf f ic i o ?
Co d i c e u n iv o co :
E’ il codice univoco attribuito in fase di registrazione nel “Indice PA”
che identifica l'ufficio nell’Ente al quale è destinata la fattura
Co d i c e p a e se:
IT
Co d i c e
Rappresenta l’identificativo fiscale del trasmittente e corrisponde al codice fiscale di
persona giuridica (Ente) assegnato all'ufficio
f i sc al e
( se rv iz io ) :
Em a il P E C u f f i ci o :
Em a il P E C S d I:
•
Indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata dal servizio di fatturazione
elettronica. Il campo è obbligatorio e modificabile. E’ l’indirizzo di PEC
dell’Amministrazione al quale il Sistema di Interscambio invia la fatture elettronica.
Se l’ufficio si avvale di un intermediario l’indirizzo di PEC sarà quello del soggetto
intermediario che, per conto dell’ufficio, gestisce le fatture elettroniche.
E’ l’indirizzo di posta elettronica certificata del Sistema di Interscambio al quale
l’ufficio dell’Ente invia le fatture elettroniche nel caso di canale trasmissivo PEC;
([email protected].)
Cl ic c a nd o s u P a ra m et ri p ro t o c o l laz io n e s i apr e l a m as c her a c on t en e nt e le informazioni per
la protocollazione automatica e l’invio/ricezione delle Email attraverso la procedura Protocollo Informatico
(Area Omogenea, Casella Email e Codici Classificazione). Si tratta dei parametri presenti nel Protocollo
informatico.
10
Acquisizione documenti di acquisto
•
Quando l’operatore riceve nelle proprie comunicazioni interne delle fatture, dovrà entrare nel messaggio e
cliccare su Fattura. Si precisa che ogni messaggio di posta riporterà in allegato un solo “file fattura” ed
un solo “file di metadati”.
Se il tasto Fattura non si vede, vuol dire che nel Protocollo non è stato impostato o è errato l’indirizzo email
del Sistema di Interscambio nella casella di posta elettronica.
•
La prima volta (e solo la prima volta) che si esegue questa funzione viene visualizzata la seguente maschera
Fare attenzione alla data di protocollo inizio ricezione a partire dalla quale si inizia l’acquisizione delle fatture
elettroniche: serve al programma per individuare i protocolli in arrivo da passare alla Finanziaria il cui mittente
corrisponde all’indirizzo PEC del Sdi e il cui destinatario corrisponde all’indirizzo PEC dell’ufficio di fatturazione
selezionato. Cliccare su Avvia ricezione.
11
In presenza di un unico ufficio ricevente (generalmente l’ufficio ragioneria), questo dovrà
SUBASSEGNARE la comunicazione all’ufficio di competenza, cioè l’ufficio che ha ordinato la
spesa (che si può evincere dal CIG o dal beneficiario) ai fini del rifiuto o dell’accettazione del
documento elettronico.
Se in IPA sono stati codificati vari uffici riceventi, allora ogni ufficio riceverà le proprie fatture
e gli operatori abilitati riceveranno i documenti direttamente nelle proprie comunicazioni
interne una volta che questi siano stati protocollati.
NOTA BENE
I documenti devono essere controllati e registrati entro 10 giorni dall’arrivo della PEC
per rispettare i termini di registrazione dei documenti nel registro Unico Fatture.
Il messaggio di notifica accettazione non è obbligatorio inviarlo, ma in mancanza di
una notifica di rifiuto o di una accettazione entro 15 giorni dall’arrivo della PEC
all’Ente, il Sistema di Interscambio considera la fattura come accettata, quindi si presti
attenzione alle fatture non controllate dagli uffici di competenza e ci si coordini con
loro.
•
Dopo aver verificato la fattura, cliccare su Accettazione o Notifica rifiuto.
Di seguito si spiega l’iter da seguire per accettarla, successivamente si spiega come procedere per rifiutarla.
ACQUISIZIONE FATTURA
•
Se si intende acquisire la fattura cliccare su Accettazione
12
Notifica l’accettazione:
Si apre la maschera contenente la Notifica Esito Committente: i messaggi di questo tipo, indicante
l’accettazione della fattura, verrà generato nel formato xml secondo le regole della FatturaPA, il nome
attribuito verrà valorizzato sul campo “Nome file fattura” e il contenuto del messaggio verrà visualizzato
nella parte sottostante.
Infine cliccare su Invia e rispondere Si al messaggio: verrà inviata una mail PEC con allegato il file del
messaggio firmato al corrispondente indirizzo PEC Sdi. Ad invio della mail avvenuto verranno
valorizzate in automatico la data, l’ora e il tipo “in partenza” nel campo Estremi trasmissione e riportati
in automatico il numero e la data del protocollo attribuito nel campo “Estremi protocollo”.
Nel caso in cui si presenti il seguente messaggio è bene verificare le impostazioni nella procedura del
Protocollo.
NOTA BENE
Le notifiche di esito relative ad un documento saranno sempre consultabili all’interno del
documento stesso. Non vengono protocollate a sé ma confluiscono come allegati allo
stesso protocollo del documento.
13
Accetta senza notificare:
L’invio della notifica di accettazione NON e’ obbligatorio, per cui se non si invia la notifica, il SDI
considererà la fattura come accettata allo scadere del termine dei 15 giorni.
Il programma cambia lo STATO del documento da “DA ELABORARE” in FATTURA ACCETTATA e
questo consente al ragioniere di procedere con la contabilizzazione del documento nella Contabilità
finanziaria.
RIFIUTO FATTURA
•
Se si intende restituire al mittente la fattura elettronica perché se ne contesta l’esistenza, la consistenza o la
prescrizione del diritto, si deve cliccare su Rifiuta fattura. La restituzione può essere effettuata SOLO
entro 15 giorni dalla ricezione.
Compilare facoltativamente la maschera Rifiuto fattura per specificare il motivo del rifiuto affinché il fornitore
provveda alla correzione e al rinvio all’ente (quindi la Descrizione delle motivazioni di rifiuto è opzionale).
•
•
Cliccare su OK, il programma ritorna alla maschera precedente attivando il bottone Notifica rifiuto, cliccando
il quale viene mostrata la Notifica Esito Committente e viene valorizzato nella maschera il campo Stato in
“Fattura rifiutata”.
Infine cliccare su Invia: verrà inviata una mail PEC con allegato il file del messaggio firmato al corrispondente
indirizzo PEC Sdi. Le notifiche di esito relative ad un documento saranno sempre consultabili
14
all’interno del documento stesso. Le notifiche sono consultabili anche dalla funzione Controllo situazione
trasmissioni.
QUI TERMINA IL LAVORO DELL’OPERATORE DELL’UFFICIO DESTINATARIO DELLA
FATTURA (qualora ci siano più uffici riceventi IPA) O CHE HA ORDINATO LA SPESA
(quindi ufficio di competenza qualora ci sia solo un unico ufficio codificato all’IPA)
ED INIZIA LA FASE DELLA CONTABILIZZAZIONE
•
Nella Finanziaria accedere alla funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture
elettroniche-messaggi
•
Selezionare l’ufficio destinatario di Fattura Elettronica per iniziare la ricezione del documento/messaggio e
rispondere al messaggio
Il programma visualizza nella maschera Trasmissioni dal sistema di interscambio, la lista di tutte le
trasmissioni relative all’ufficio selezionato ancora non elaborate (cioè non ancora acquisite in Finanziaria) e
per ciascuna trasmissione consente di visualizzare il dettaglio del file fattura e asseconda del tipo di file
effettuare le seguenti operazioni:
se si tratta di una fattura permette di accettarla o rifiutarla;
se si tratta di un messaggio permette di elaborarlo.
15
Pallino colorato: può assumere il colore rosso, giallo, verde a secondo dei parametri impostati nella specifica
funzione (si rimanda a pagina 33 di questo manuale)
Data / Ora: sono la data e l'ora di arrivo del file alla Ragioneria quando si accede a questa funzione
Tipo: arrivo - partenza
Tipo file: fattura –notifica
Pos.: per identificare la fattura in caso di un file contenente un LOTTO di più fatture con la stessa
intestazione. Che il file sia lo stesso lo si evince dal campo Nome file che sarà lo stesso su più righe.
N. Prot. / Data arrivo Prot./ Data reg.prot.: vengono visualizzati il numero, la data in cui la PEC è arrivata
all’Ente, la data di protocollazione del messaggio nel Protocollo Halley.
Giorni alla scadenza: viene visualizzato il numero dei giorni rimanenti allo scadere del 15esimo, dopo il quale
la fattura se non viene rifiutata, viene considerata accettata dal Sistema di Interscambio
Stato: consente all’operatore di verificare se la fattura è stata accettata dall’ufficio di competenza,
rifiutata, oppure se non è stata ancora verificata. Lo Stato della fattura può essere:
DA ELABORARE: la fattura deve ancora essere controllata dall’ufficio di competenza che deve
emettere accettare o rifiutare la fattura
FATTURA ACCETTATA: l’ufficio di competenza ha accettato la fattura quindi l’ufficio ragioneria
deve procedere con la contabilizzazione, cioè con acquisizione e archiviazione del documento nella
procedura Finanziaria
FATTURA RIFIUTATA: l’ufficio destinatario ha inviato una notifica di rifiuto della fattura
FATTURA ELABORATA: la fattura è stata acquisita dal Ragioniere nell’archivio della procedura
Finanziaria
MESSAGGIO ELABORATO: relativo alle notifiche
•
Facendo doppio clic su ciascun elemento della lista Trasmissioni, viene visualizzato il contenuto della fattura,
in altre parole vengono resi leggibili i dati contenuti nei tags del file FatturaPA.xml ; inoltre nella parte alta della
maschera ci sono i riferimenti sia del Mittente (codice fiscale) che del Destinatario (codice ufficio destinatario)
e il riferimento del protocollo che, attraverso l’icona
Protocollo e relativi allegati.
•
, consentono di poter accedere al dettaglio del
Per la contabilizzazione procedere cliccando su Acquisizione fattura: viene visualizzata la maschera
Elaborazione fattura dove viene proposto il beneficiario da associare al documento. Attraverso la partita IVA
(che è un dato obbligatorio nel file) il programma va alla ricerca del beneficiario del documento al’interno
dell’archivio dei Creditori/Debitori presenti in Finanziaria e propone nella sezione Beneficiario assegnato
quello trovato.
Nel caso in cui il beneficiario del documento non esistesse in archivio lo si può inserire cliccando su Inserisci
beneficiario; oppure se il beneficiario proposto non è corretto, per modificarlo si clicchi su Assegna un
beneficiario esistente.
16
•
Cliccare su Acquisisci fattura: nella maschera Righe fattura da importare viene visualizzato il Dettaglio
Linee, contenute nel file xml, per consentire di fare gli opportuni controlli. A questo punto si può:
1. acquisire la fattura così com’è, inserendo in un secondo momento gli ulteriori riferimenti contabili
finanziari e IVA (numero impegno, capitolo/art, tipologia di spesa/incasso, centro di costo/sub,
servizio IVA, sezionale, Conto/sottoconto)
2. acquisire la fattura inserendo immediatamente i dati contabili evitando così di dover richiamare la
fattura successivamente.
1. ACQUISIZIONE DIRETTA DELLA FATTURA
•
cliccare su Conferma acquisizione: la fattura viene memorizzata nell’archivio documenti della
Finanziaria.
17
•
Cliccare su OK , poi su
•
Una terminata l’acquisizione di tutte le fatture protocollate e indirizzate ad un ufficio, entrando nella funzione
Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche-messaggi, selezionando
l’ufficio interessato il programma visualizzerà il messaggio
2. ACQUISIZIONE DELLA FATTURA CON DATI CONTABILI AGGIUNTIVI
Si ricorda che per dati contabili di intende: tipologia di spesa/incasso, centro di costo/sub, servizio IVA,
sezionale, Conto/sottoconto.
SI RICORDA CHE QUESTA GESTIONE E’ FACOLTATIVA E CONSENTE DI COMPLETARE IN
QUESTA FASE LE INFORMAZIONI INERENTI IL DOCUMENTO ELETTRONICO CON
INFORMAZIONI AGGIUNTIVE NON CONTENUTE NEL FILE XML, EVITANDO I DOLVERLE
DIGITARE IN UN SECONDO MOMENTO.
•
Per importare i documenti con i dati contabili è necessario inserire i Parametri IVA e/o i Parametri
Finanziaria: la compilazione è facoltativa.
18
•
Cliccare su Assegna parametri finanziaria: inserire le informazioni che interessano e cliccare su
Conferma.
•
cliccare su Conferma acquisizione: la fattura viene memorizzata nell’archivio documenti della
Finanziaria.
NOTA BENE
E’ necessaria un precisazione.
Il programma di acquisizione fatture, con un prossimo aggiornamento, sarà in grado di importare
automaticamente nel documento oltre alle informazioni previste dalla norma e per cui esistono dei tags
specifici (come ad esempio Cig e Cup), anche informazioni come il numero del capitolo e il numero
dell’impegno, qualora queste informazioni siano presenti nel file xml. Più specificatamente, l’ente può
richiedere al fornitore di inserire nel documento e nei seguenti tags>:
2.2.1.15: numero del capitolo impegnato con l’accortezza che se il capitolo è articolato va scritto nel
seguente modo: 150/2
2.2.1.16.3: numero dell’impegno
2.2.1.16.4: data assunzione dell’impegno
Verranno date ulteriori informazioni nella lettera di aggiornamento quando disponibile
Nel caso in cui tra i parametri è presente il capitolo / impegno ed in questo non vi è disponibilità, il
programma visualizzerà la seguente maschera
19
Si può confermare e proseguire ma il documento non verrà associato al capitolo/impegno per
mancanza di disponibilità, a meno che nei Dati generali procedura non ci sia la flag su Inserimento
operazioni con sfondamenti.
•
Se la fattura va registrata in IVA allora è necessario definire il tipo di Esigibilità selezionando quella
corretta nell’apposito campo. Se nel file xml l’esigibilità è Split il programma proporrà questo tipo di
esigibilità per default e successivamente controllerà se nell’aliquota IVA ci sia il codice ritenuta
collegato. Diversamente il programma proporrà l’ultima esigibilità scelta per quel fornitore
nell’importazione precedente.
Cliccando su Assegna parametri IVA si ha la possibilità di indicare i dati necessari per consentire al
programma di scrivere automaticamente la registrazione IVA in base ai parametri assegnati.
Sono obbligatori tutti i dati.
Cliccando su
si entra nel dettaglio dell’aliquota IVA o del codice esenzione: in questa scheda
vanno inserite tutte le aliquote IVA che generalmente sono previste per quel beneficiario.
Di seguito le spiegazioni per ciascun campo:
20
CODICE ESENZIONE è il codice esenzione previsto per le esenzioni IVA dal tracciato FatturaPA. Può
assumere valore:
N1 escluse ex art. 15
N2 non soggette
N3 non imponibili
N4 esenti
N5 regime del margine
N6 inversione contabile
Esempio di codifica codice esente art. 10
ALIQUOTA IVA è l’aliquota che può essere presente nelle righe del documento elettronico e che
bisogna collegare ai codici iva della procedura
CODICI IVA DELLA PROCEDURA CORRISPONDENTI inserire il codice IVA Halley corrispondente
per le fatture immediate o differite all’aliquota IVA. Ad esempio un fornitore invia fatture in Split
payment e nella fattura si ha l’aliquota IVA 22%, allora si dovrà inserire i seguenti dati:
I codici inseriti possono differire da Ente a Ente.
•
Una volta terminata la codifica cliccare su OK, poi su
e infine su Conferma.
21
NOTA BENE
NON E’ NECESSARIO REINSERIRE QUESTI PARAMETRI FINANZIARI ED IVA AD OGNI
ACQUISIZIONE PERCHE’ UNA VOLTA INSERITI IL PROGRAMMA PROPORRA’ QUELLI
PRECEDENTEMENTE MEMORIZZATI. OVVIAMENTE SI POSSONO SEMPRE MODIFICARE.
LE ALIQUOTE IVA SONO GENERICHE e non per beneficiario, modificandole nei Parametri IVA si
modificano anche nei Parametri Finanziaria perché la tabella è la stessa.
Le aliquote Iva nei parametri di finanziaria servono per poter gestire le fatture non rilevanti IVA da
splittare e per chi non ha la procedura IVA. In questo modo si dà la possibilità di inserire il codice
ritenuta da applicare per ciascuna aliquota IVA. Se l’esigibilità è Split il programma controlla la
presenza del codice ritenuta solo sul codice IVA interessato.
Invece, le aliquote Iva nei Parametri Iva servono per codificare i codici Iva. in questa fase vengono
fatti i controlli sul codice Iva, servizio e sezionale.
22
Emissione documenti di vendita da Fatturazione
Se l’Ente deve emettere una fattura di vendita ad un altro Ente pubblico destinatario di FatturaPA, è
necessario essere in possesso della nuova procedura Fatturazione.
Le istruzioni relative al passaggio dalla vecchia alla nuova Fatturazione sono illustrate in un manuale a
parte scaricabile da:
Accedere alla procedura Ragioneria
Ultime della Produzione (in altro a sinistra)
Note pratiche
Selezionare la procedura 2_Contabilità Iva
Selezionare Fatturazione
In questo paragrafo viene illustrato solo l’iter per registrare un documento di vendita e generare il relativo
file.xml da inviare al Sistema di Interscambio. Per tutte le altre informazioni relative alla fatturazione si consulti
il manuale specifico di cui sopra.
•
Accedere alla procedura Finanziaria, verificare che nella funzione Manutenzione / Dati generali
procedura / Altre procedure, campo Fatturazione, ci sia la scelta Nuova fatturazione.
Si premette che una delle novità della nuova procedura Fatturazione, oltre alla nuova grafica e all’essere stata
integrata nella Contabilità IVA, è quella di consentire la contabilizzazione del documento di vendita in
Finanziaria e IVA contestualmente all’emissione del documento stesso in fatturazione. Si tratta di un’opzione,
per cui chi preferisce distinguere la fase dell’emissione (inserimento del documento nella procedura
Fatturazione) dalla fase della contabilizzazione (registrazione automatica della fattura in Finanziaria e Iva)
potrà continuare ad usare la funzione Registr.autom. da fatturazione / Registrazioni automatiche.
•
Entrare nella funzione Operazioni in entrata / Documenti di vendita-corrispettivi / Gestione
documenti di vendita e cliccare su Aggiunta
•
Selezionare Da Fatturazione
•
Selezionare la tipologia di documento da emettere, Fattura
•
Inserire:
- il SERVIZIO
- il SEZIONALE
23
-
l’ESIGIBILITA’
verificare il NUMERO e la DATA proposta, che vengono letti dai Dati generali del servizio IVA/ Dati
sezionali
inserire il codice Cliente
•
Cliccare su OK in basso a destra per salvare i dati. Il programma assegna una numerazione diversa
rispetto
alla
Fatturazione
precedente:
il
numero
del
documento
è
composto
da
numero/servizio/sezionale. In questo modo non si possono più presentare casi di stessa numerazione
(ad esempio nota n. 1 e fattura n. 1; oppure fattura n. 1 per il servizio 1 e n. 1 per il servizio 2) ed inoltre si
evince subito a quel servizio e sezionale appartiene.
•
Si attiva la sezione RIGHE DEL DOCUMENTO, cliccare su Aggiunta
•
Se si hanno degli Articoli codificati nell’archivio Anagrafica articoli, si può inserire il codice dell’articolo
interessato oppure ricercarlo tramite
. Quando si apre la maschera di ricerca Anagrafica articoli è
possibile aggiungere direttamente da qui un nuovo articolo, se si desidera, oppure si può entrare nel
dettaglio dell’articolo selezionato per la consultazione della scheda.
•
Se, invece, l’archivio delle anagrafiche articoli non viene gestito o non si vuole utilizzare un codice per
una fattura, si può scrivere direttamente un testo libero nel campo DESCRIZIONE.
•
Inserire obbligatoriamente la QUANTITA’, l’UNITA’ DI MISURA (obbligatorio solo se il bene/servizio è
oggettivamente quantificabile), il PREZZO, il CODICE IVA e la CONTROPARTITA (cioè il conto e
sottoconto).
•
Cliccare su OK. Se necessario proseguire con l’aggiunta di altre righe.
•
Inserire obbligatoriamente CIG e CUP se previsti. Se queste informazioni sono uguali per l’intero
documento basta inserirli sulla testata, altrimenti devono essere inseriti in ciascuna riga
24
Se nella Gestione riga documento vengono movimentati i campi della sezione Riferimenti cliente
PA (capitolo, impegno, CIG, CUP. Sono i riferimenti comunicati dal Cessionario/Committente, cioè
l’ente che ha acquistato il bene/servizio), il programma per farli visualizzare e stampare nel corpo della
fattura, crea delle “righe”: una per la visualizzazione del CIG e CUP ed una per il capitolo ed impegno.
NON SONO RIGHE VERE E PROPIRE DEL DOCUMENTO, MA SOLO RIGHE DELLO STESSO
BLOCCO.
Nel nostro esempio infatti si hanno 2 righe di fattura, ma nella seconda riga ci sono più “righe” di
visualizzazione.
CASI DI ESCLUSIONE DELL’INDICAZIONE DEL CIG
-
•
Acquisti e locazioni di immobili
Servizi di arbitrato e conciliazione
Servizi finanziari forniti dalla Banca di Italia
Contratti di lavoro
Appalti amministrazioni aggiudicatrici
Acquisto di acqua ed energia all’ingrosso
Contratti di pura sponsorizzazione
Prestazioni socio sanitarie in regime di accreditamento senza gara
Scelta socio privato società miste
Cliccare su TOTALI E PAGAMENTO.
25
•
Digitare il CODICE DI PAGAMENTO e la BANCA D’APPOGGIO.
La banca si può inserire cliccando su
Vostra banca: è la banca del fornitore presente nella scheda anagrafica del Cliente come illustrato nel
riquadro sotto
Nostra banca: si tratta della banca dell’ente che emette la fattura e codificabile direttamente in fase di
inserimento della fattura cliccando su Aggiunta
oppure dalla Contabilità IVA, accedere alla funzione Fatturazione / Gestione codici / Conti correnti
NOTA BENE
Alcune informazioni (come i codici univoci destinatari di fatturazione, il codice pagamento, la banca
del fornitore, il codice ufficio destinatario…) possono essere inserite nella scheda anagrafica del
cliente affinché il programma le proponga in automatico in fase di inserimento del documento. Più
precisamente si tratta delle informazioni presenti nella sezione Fatturazione presenti nella Gestione
beneficiari raggiungibile anche cliccando su Anagrafica cliente, Fatturazione
E’ bene impostare gli uffici riceventi dell’ente destinatario di fatture di vendita cliccando su Uffici di
fatturazione
26
•
Nella sezione IMPORTI AGGIUNTIVI è possibile inserire delle spese aggiuntive per:
Spese incasso
Spese bolli
Spese trasporto
Spese imballo
Sconto a valore
Sconto %
Arrotondamento
•
Nella sezione SCADENZE si deve selezionare il Tipo di pagamento. Le modalità di pagamento proposte
sono definite per legge
•
Successivamente cliccare su ALTRI DATI.
27
Vengono visualizzati tutti i dati del destinatario. Nel caso in cui si abbia la necessità di modificare alcune
informazioni relative al Cliente, lo si può fare direttamente nella fattura oppure entrando nella scheda
anagrafica cliccando su Anagrafica cliente (apportare le modifiche e cliccare su OK) e successivamente
su Aggiorna dati intestatario da anagrafica in moda tale da riportare in fatture le informazioni
aggiornate.
•
Inserire la CAUSALE [tag 2.1.1.11]. Il campo è obbligatorio e si può compilare in diversi modi:
inserendo una descrizione libera
ricercandola nell’elenco delle Descrizioni standard, archivio raggiungibile dalla Finanziaria,
Manutenzione/Codici della procedura / Descrizioni standard
- cliccando su Aggiorna da righe per riportare come descrizione il testo presente nelle righe degli
articoli.
-
•
Se necessario aggiungere le NOTE
•
Infine cliccare su OK
•
A questo punto si può:
-
stampare cliccando su
-
uscire cliccando su
-
CONTABILIZZARE immediatamente il documento in contabilità finanziaria ed IVA senza
passare per la funzione della Registraz. Automatica da fatturazione, cliccando semplicemente su
Finanziaria: il programma visualizza i dati principali del documento e richiede la data di
registrazione ai fini IVA. Inserirla e cliccare su Contabilizza.
Il programma visualizza la registrazione IVA per il controllo ed eventuale modifica dei dati e la
loro Conferma.
per ritornare nel documento successivamente
28
Dati aggiuntivi: questa funzione, presente anche nella “vecchia” fatturazione consente di
aggiungere delle informazioni che il programma riporterà in automatico nella registrazione
finanziaria
Collega documento: serve per casi particolari, cioè per sistemare situazioni anomale derivanti
soprattutto da recupero, per cui si hanno dei documenti in Fatturazione registrati in contabilità
ma non collegati tra loro. Cliccando su questo bottone si possono ricollegare correttamente.
Una volta che il documento viene contabilizzato, si potrà agevolmente consultare la registrazione
IVA e Finanziaria e Fatturazione indipendentemente da dove si consulta il documento. Ad
esempio dalla Finanziaria basta cliccare su Fatturaz.
•
SOLO DOPO CHE IL DOCUMENTO E’ STATO CONTABILIZZATO E’ POSSIBILE CREARE IL FILE
XML ED INVIARLO AL DESTINATARIO
•
Cliccare su Invia XML ed inserire i dati richiesti. Sono tutti obbligatori. Nel campo UFFICIO
DESTINATARIO si deve digitare il codice univoco IPA dell’ufficio a cui è destinato il documento.
Se il link Invia XML non è visibile vuol dire che nell’Anagrafica del cliente non si è impostato il campo
Sped. Fattura in Fatt. Elettronica.
Anche il regime fiscale [tag 1.2.1.8] è da specificare: lo si può impostare nei Dati generali del servizio
oppure direttamente qui, poi il programma lo memorizza nei dati generali.
29
•
Cliccare su Conferma: viene visualizzato il contenuto del file xml
•
Cliccare su Validazione per sottoporre il file ai controlli che vengono effettuati dal Sistema di
Interscambio. Il risultato viene mostrato in messaggi come questi
Per correggere i campi segnalati nel messaggio basta cliccare su
Nel nostro esempio viene segnalato che il campo Unità di misura non è stato compilato.
30
Non è stato compilato il campo Data scadenza pagamento
Ripetere la validazione fino a quando non termina correttamente
•
Una volta che il file viene validato allora è possibile procedere con l’apposizione della Firma digitale
Cliccare su Firma.
•
Cliccare su OK. A questo punto si può cliccare su Invia: il file xml viene preso in carico dalla procedura
protocollo per essere inviato come allegato ad una PEC destinata al SdI, quindi è consultabile dalla
funzione Protocollo / Consultazione.
Tutti gli invii fatti possono essere consultati dalla specifica funzione in Finanziaria Operazioni in uscita /
Documenti di acquisto / Controllo situazione trasmissioni
31
•
Nel caso in cui si presenti il seguente messaggio è bene verificare le impostazioni nella procedura del
Protocollo.
Controllo situazione trasmissioni
Il controllo delle trasmissioni inerenti un documento specifico va eseguito nel seguente modo:
•
•
accedere alla funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto/ Gestione documenti di
acquisto
Ricercare il documento e cliccare su Elenco trasmissioni: viene visualizzata su una lista tutte le
trasmissioni relative alla fattura.
Cliccando su una delle trasmissioni presenti sulla lista verrà visualizzata una maschera di dettaglio
della trasmissione specifica secondo il tipo di file trasmesso (fattura o messaggio) nella quale
potranno essere consultate le informazioni in maniera più analitica.
Per il controllo della situazione delle trasmissioni di uno o più uffici e relativi ai documenti/messaggi
inviati/ricevuti in un certo intervallo di tempo:
•
Accedere alla funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Controllo situazione
trasmissioni
•
Si può selezionare l’ufficio ricevente specifico qualora se ne abbia più di uno, oppure lasciare quanto
proposto per default <tutti>
•
Selezionare l’intervallo temporale di trasmissione e cliccare su
32
•
Il bottone Parametri consente di impostare i colori di allert in base ai GIORNI RIMASTI ALLO
SCADERE DEL TERMINE DEI 15 GIORNI previsti dalla normativa: i giorni rimasti vengono
calcolati a partire dalla data di arrivo della PEC all’Ente.
Per default il programma propone 10 giorni per il semaforo “giallo” e 5 giorni per il semaforo “rosso”
ma l’operatore può modificare tali limiti semplicemente editando il valore nel campo.
Queste impostazioni produrranno come risultato degli allert colorati nella funzione Operazioni in
uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche-messaggi, prima colonna
33
Come operare senza la procedura Contabilità IVA - Fatturazione
NON sarà possibile generare il file xml delle fatture/note di vendita. Quindi se l’ente deve emettere dei
documenti di vendita nei confronti di altri Enti pubblici è indispensabile possedere sia la procedura
Fatturazione che IVA; negli altri casi non è necessario avere tale procedura.
L’ente può acquisire automaticamente in Finanziaria le fatture di acquisto elettroniche senza però, importare i
dati IVA. In questo caso l’iter di importazione documenti di acquisto è lo stesso di quello spiegato nei paragrafi
precedenti a secondo che si sia in possesso o meno della licenza del Protocollo Informatico.
34
Approfondimenti vari
PROCEDURA DI GESTIONE DELLE RICEVUTE E DELLE NOTIFICHE DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti:
a) il SdI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche previste
(paragrafo 5);
b) in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente (fornitore o
terzo trasmittente);
c) nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica al destinatario (Amministrazione o
terzo ricevente) e unitamente a questa il SdI trasmette anche una notifica di metadati del file fattura tramite
la quale sono comunicate le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da parte del ricevente;
d) nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente)
una ricevuta di consegna della fattura elettronica;
e) nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile
entro i termini previsti riportati nel successivo paragrafo 5.1.2, il SdI invia al soggetto trasmittente (fornitore o
terzo trasmittente) una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l’onere di contattare il
destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a
problema risolto, di procedere con l’invio; se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di
mancata consegna, il SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario (Amministrazione o
terzo ricevente), inoltra al soggetto trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) una definitiva attestazione di
avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito in ottemperanza alle disposizioni
riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014, emessa dal Dipartimento Finanze del MEF di
concerto con il Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri;
f)per ogni fattura elettronica recapitata al destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), il SdI permette
all’Amministrazione, entro il termine di 15 giorni dalla prima comunicazione inviata al soggetto trasmittente
(fornitore o terzo trasmittente), più precisamente dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di
trasmissione della notifica di mancata consegna, di inviare una notifica di accettazione/rifiuto della fattura e,
nel caso, provvede ad inoltrarla al trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) a completamento del ciclo di
comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica;
g) se entro il termine dei 15 giorni suddetto il SdI non riceve alcuna comunicazione, il SdI inoltra notifica di
decorrenza dei termini sia al trasmittente (fornitore o terzo trasmittente) sia al soggetto che ha
ricevuto la fattura (Amministrazione o terzo ricevente). Tale notifica ha la sola funzione di comunicare
alle due parti che il SdI considera chiuso il processo relativo a quella fattura.
35
MESSAGGI DA/AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Un file messaggio può essere:
o
una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file
FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti;
o
un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA;
o
una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta
consegna al destinatario del file FatturaPA;
o
una notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la
temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA;
o
una notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per
segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il
termine di 15 giorni;
o
una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito
committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;
o
uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un’eventuale
situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente;
o
una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario
nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data
della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia
seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità
di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di
ricevere notifica di esito;
o
una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio
che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione
destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno
dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni
oppure problemi di natura tecnica sul canale di
trasmissione)
36
37
VERIFICHE EFFETTUATE SUI FILE FATTURA
Nomenclatura ed unicità del file trasmesso
La verifica viene eseguita al fine di intercettare l’invio accidentale dello stesso file; attraverso un controllo sulla
nomenclatura del file ricevuto il SDI verifica che il nome file sia conforme con quanto riportato nel precedente
paragrafo 2.2 e che non sia stato già inviato un file con lo stesso nome; in caso di esito negativo del controllo
(nome file già presente nel SDI o nome file non conforme) il file viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
- Codice 00001 - Nome file non valido;
- Codice 00002 - Nome file duplicato.
Dimensioni del file
La verifica è effettuata al fine di garantire che il file ricevuto possa essere elaborato correttamente e nei tempi
previsti.
- Codice 00003 – Le dimensioni del file superano quelle ammesse
Verifica di integrità del documento
La verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche
successivamente all’apposizione della firma; attraverso un controllo sulla firma elettronica qualificata apposta
sull’oggetto trasmesso, il SdI verifica l’integrità dell’oggetto stesso; laddove dovesse emergere che il
documento ricevuto non corrisponde al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento viene
rifiutato con la seguente motivazione:
- Codice 00102 - File non integro (firma non valida).
Verifica di autenticità del certificato di firma
La verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma
elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle “Certification
Authorities”, il SdI verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare scaduto, revocato o
sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
- Codice 00100 - Certificato di firma scaduto;
- Codice 00101 - Certificato di firma revocato;
- Codice 00104 – CA (Certification Authority) non affidabile;
- Codice 00107 – Certificato non valido
Verifica di conformità del formato fattura
La verifica viene effettuata per garantire la corretta elaborazione del contenuto del documento; sulla base di
quanto riportato nell’allegato A del DM n. 5 del 3 aprile 2013 e nelle relative specifiche tecniche pubblicate sul
sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it, il SdI effettua dei controlli di corrispondenza con lo
schema XML del file trasmesso, compresa la presenza dei dati definiti obbligatori; qualora dovesse risultare
una non corretta aderenza alle regole, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
- Codice 00103 – File firmato senza riferimento temporale;
- Codice 00105 – File firmato con riferimento temporale non coerente;
- Codice 00106 – File / archivio vuoto o corrotto;
- Codice 00200 - File non conforme al formato;
- Codice 00201 – Superato il numero massimo di errori di formato
- Codice 00400 – Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura;
- Codice 00401 – Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo
Natura;
- Codice 00403 – La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione;
- Codice 00411 – Se esiste una riga di dettaglio con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco
DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta;
38
- Codice 00413 – Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con AliquotaIVA pari a zero, deve essere presente il
campo Natura;
- Codice 00414 – Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con AliquotaIVA diversa da zero, il campo Natura non
deve essere presente;
- Codice 00415 – Se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il
blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta;
- Codice 00417 - Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente deve
essere valorizzato.
Verifica di validità del contenuto della fattura
La verifica viene effettuata per accertare la presenza dei dati necessari al corretto inoltro del documento al
destinatario; inoltre vengono effettuati dei controlli per prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili; SdI
verifica la valorizzazione e validità di alcune informazioni presenti nel documento trasmesso; in particolare
viene effettuato un controllo:
sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento (rif. paragrafo 4.1), del codice identificativo del destinatario e
delle informazioni necessarie al recapito, salvo il caso in cui il codice identificativo sia valorizzato a “999999”
(valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo
2014 già citata (par. 4.5 punto e); il controllo prevede anche una verifica sulla data di avvio del servizio di
fatturazione elettronica presente nell’anagrafica di riferimento, data che non deve essere successiva a quella
in cui viene effettuato il controllo (data di sistema);
- sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento (rif. paragrafo 4.1), di uno o più uffici di fatturazione elettronica
attivi associati al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del cessionario\committente riportato in
fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario sia valorizzato a “999999” (valore di default) in
ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014 già citata (par. 4.5
punto e);
- sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento (rif. paragrafo 4.1), di uno ed un solo ufficio di fatturazione
elettronica attivo (diverso da quello Centrale previsto dalle specifiche operative relative all’allegato D al DM 3
aprile 2013, n. 55) associato al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del
cessionario/committente riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario sia valorizzato
con il codice di fatturazione elettronica Centrale in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare
interpretativa n.1 del 31 marzo 2014 già citata (par. 4.5 punto e);
- sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA relative al CedentePrestatore, RappresentanteFiscale e
CessionarioCommittente, attraverso una verifica di presenza nell’anagrafe tributaria; il controllo non è
effettuato per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere.
Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, il documento viene rifiutato con le
seguenti motivazioni:
- Codice 00300 – IdFiscale del soggetto trasmittente non valido
- Codice 00301 – IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido
- Codice 00302 - CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido
- Codice 00303 – IdFiscaleIVA del RappresentanteFiscale non valido
- Codice 00304 - CodiceFiscale del RappresentanteFiscale non valido
- Codice 00305 – IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido
- Codice 00306 - CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido
Codice 00311 – CodiceDestinatario non valido
- Codice 00312 – CodiceDestinatario non attivo
39
- Codice 00398 - Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell’anagrafica di riferimento, in
presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio “Centrale”
- Codice 00399 - Codice Fiscale del CessionarioCommittente presente nell’anagrafica di riferimento in
presenza di CodiceDestinatario valorizzato a “999999”
Verifiche di unicità della fattura
La verifica viene eseguita al fine di intercettare un accidentale reinvio della stessa fattura; il SdI controlla che
la fattura che sta esaminando non sia stata già trasmessa ed elaborata; in quest’ottica, qualora i dati contenuti
all’interno della fattura e relativi a:
- identificativo cedente/prestatore;
- tipologia documento;
- anno della data fattura ;
- numero fattura;
coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e non ufficialmente scartata/rifiutata né dal
SdI né dal destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), il documento viene rifiutato con le seguenti
motivazioni:
- Codice 00404 - Fattura duplicata
- Codice 00409 – Fattura duplicata nel lotto
Nel caso di fatture emesse secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi dell'articolo 73
del DPR 633/72 e per le quali sia stato valorizzato a “SI” il campo “Art73” (cosa che consente al
cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero), la verifica di unicità
viene effettuata attraverso un confronto sull’hash del file che non deve coincidere con quello di un file
precedentemente trasmesso al SdI.
Tutti i controlli descritti in questo paragrafo, qualora il file inviato al SdI è relativo ad un documento lotto di
fatture (ex art. 1, comma 3, DLGS 20 febbraio 2004 n. 52), comportano l’accettazione o il rifiuto del file nella
sua totalità. Diversamente, se al SdI viene inviato un file in formato compresso (rif. precedente par. 2.2 lett. c),
i controlli, con conseguente accettazione o scarto, riguardano ogni singolo file presente al suo interno.
40