Guida all’utilizzo del
Sistema web-based per Thalidomide Celgene®
Versione 1.0
27 Aprile 2009
in collaborazione con:
- CINECA1
INDICE
Introduzione ed Avvertenze generali ----------------------------------------------- 3
Richiesta di accesso per nuovi utenti------------------------------------------------ 5
Schema di flusso delle schede Thalidomide Celgene® --------------------------- 11
Accesso al sistema ------------------------------------------------------------------- 12
Registrazione di un nuovo paziente ------------------------------------------------ 14
Aggiornamento dati pazienti già registrati ---------------------------------------- 26
e-Query -------------------------------------------------------------------------------- 41
Richiesta di assistenza --------------------------------------------------------------- 44
Nota per il profilo Farmacista Ospedaliero ---------------------------------------- 45
- CINECA2
Introduzione ed avvertenze generali
Collegandosi all’indirizzo http://monitoraggio-farmaci.agenziafarmaco.it si arriva alla
Home Page del Registro dei “Farmaci sottoposti a monitoraggio”, punto di accesso
unificato ai progetti di monitoraggio che sono richiesti, laddove necessario, a
complemento delle determinazioni di immissione in commercio delle singole specialità
medicinali. Figura n. 1a
Cliccando sul Farmaci antineoplastici si arriva alla sezione del Registro relativa al
monitoraggio dei farmaci oncologici, la cui home page è riportata nelle figura seguente.
Dalla pagina è possibile accedere sia al “Registro dei farmaci oncologici sottoposti a
monitoraggio”, sia al progetto “Herceptin, legge 648/96”.
- CINECA3
Il link “Normativa”
rimanda alle
singole
determinazioni dei
farmaci, ed alle
schede tecniche.
Figura n. 1b
Il link “Informazioni ed
Aggiornamenti” rimanda ad
una sezione in cui vengono
forniti indicazioni generali
sull’utilizzo del sistema e
sugli ultimi aggiornamenti.
La sezione “Registrati” permette di
effettuare la richiesta di registrazione.
- CINECA4
Richiesta di accesso per nuovi utenti
La sezione “Registrati” permette di accedere alla richiesta di registrazione.
Figura n. 2
Il sistema prevede che le richieste di dispensazione farmaco inserite nel sistema dal
medico di ogni reparto siano evase da una Farmacia Territoriale (se previsto) oppure
siano notificate tramite email alla farmacia di riferimento del reparto stesso. Per poter
gestire tale flusso è pertanto necessario che la Farmacia Ospedaliera effettui per prima
la propria registrazione nel sistema: successivamente il Medico di riferimento di ogni
reparto potrà effettuare la propria registrazione, specificando il reparto e la farmacia di
pertinenza del reparto.
Note per la compilazione del modulo di richiesta di accesso
Per inviare la "Richiesta di Accesso" è necessario compilare tutti i dati riportati nel
modulo e premere sul tasto Invia. Il referente indicato nella presente scheda è da
considerarsi responsabile delle comunicazioni telematiche effettuate tramite le
schede AIFA e rappresenta esclusivamente il punto di contatto tra la Struttura e
l’AIFA stessa. Le responsabilità oggettive in merito alle terapie dichiarate sono da
associarsi in ogni caso al medico prescrittore e al farmacista dispensatore che prendono
in carico i pazienti nelle rispettive strutture.
- CINECA5
Figura n. 3
Per inserire i dati
del proprio centro
clinico utilizzare
uno dei 2 bottoni
Registrazione della Farmacia Ospedaliera:
Per inserire i dati del proprio centro clinico è necessario utilizzare uno dei bottoni Cerca,
Sfoglia, Naviga. Il tasto Cerca, consente di effettuare la ricerca di una parola su tutta la
banca dati delle strutture ospedaliere. La parola sarà ricercata nel nome, nell'indirizzo o
nel comune del centro clinico. Il tasto Sfoglia consente invece di effettuare la ricerca del
nome della struttura in ordine alfabetico, mentre il tasto Naviga consente l’individuazione
delle strutture ospedaliere partendo dalla selezione della provincia. Nel caso in cui la
struttura ospedaliera non risulti presente nell’elenco, è possibile effettuare la
registrazione cliccando sul tasto ‘Inserisci nuova struttura’. Si aprirà una nuova pagina
web su cui sarà possibile digitare la denominazione, l’indirizzo del centro clinico, il
numero telefonico e di fax; cliccando successivamente sul tasto Inserisci i dati saranno
salvati sul modulo predisposto.
Effettuata la selezione della struttura ospedaliera i dati relativi all'indirizzo, CAP e città di
appartenenza del centro clinico saranno automaticamente compilati dal sistema. E’
necessario riportare anche il numero telefonico e di fax della struttura, omettendo gli
spazi fra prefisso e numero telefonico, in modo da consentire un contatto personale in
caso di comunicazioni urgenti.
Il farmacista dovrà riportare l’indirizzo, via o ‘denominazione’ che caratterizza la
farmacia, in modo da poter distinguere sedi diverse nel caso in cui nella struttura
ospedaliera siano presenti più farmacie; ogni farmacia del centro clinico deve pertanto
effettuare la registrazione nel sistema. Dopo aver compilato il modulo premere il tasto
Invia: il sistema notificherà l'avvenuta registrazione, e provvederà all'invio automatico
degli estremi per il collegamento all’area riservata, all'indirizzo di email indicato nel
modulo.
Si specifica che nel caso in cui il farmacista non abbia ancora effettuato la registrazione, il
medico non potrà terminare la procedura di richiesta di accesso, è quindi necessario che
il farmacista effettui per primo la propria registrazione.
- CINECA6
Registrazione Farmacia Territoriale
Per inviare la "Richiesta di Accesso" è necessario compilare tutti i dati riportati nel
modulo e premere sul tasto Invia. La persona indicata nel campo “Referente” sarà
considerata come Responsabile delle comunicazioni telematiche effettuate tramite le
schede AIFA. Per inserire i dati della ASL è necessario utilizzare uno dei bottoni Cerca o
Naviga. Il tasto Cerca, consente di effettuare la ricerca di una parola su tutta la banca
dati delle ASL. La parola sarà ricercata come Denominazione ASL, codice ASL, Regione e
Indirizzo dell'ASL. Il tasto Naviga consente l’individuazione delle ASL partendo dalla
selezione della provincia di appartenenza della ASL. Effettuata la selezione dell'ASL, i dati
relativi all'indirizzo, CAP e città di appartenenza dell'ASL saranno automaticamente
compilati dal sistema. E’ possibile modificare l'indirizzo della farmacia territoriale qualora
fosse diverso da quello indicato nella banca dati ed è necessario riportare anche il
numero telefonico e di fax della struttura, omettendo spazi e trattino fra prefisso e
numero telefonico. Dopo aver compilato il modulo premere il tasto Invia: il sistema vi
notificherà l'avvenuta registrazione, e provvederà all'invio di una email riportante le
istruzioni per completare la registrazione ed accedere al sito.
Registrazione del medico
Per quanto riguarda la registrazione del medico è previsto il doppio caso in cui la
farmacia sia interna o esterna alla struttura ospedaliera.
Si segnala che la procedura di registrazione ha subito alcune modifiche: ora è
possibile registrare più reparti di una stessa tipologia per ogni struttura
ospedaliera, ogni reparto sarà identificato dal cognome del Primario.
Per ogni reparto è inoltre necessario indicare la sezione (Day Hospital, Degenza
Ordinaria, Ambulatorio) cui appartiene il medico referente del progetto.
Figura n. 4 – Farmacia esterna
Caso in cui la farmacia
sia esterna alla struttura
ospedaliera
- CINECA7
Per inserire i dati del proprio centro clinico è necessario utilizzare uno dei bottoni Cerca o
Naviga. Il tasto Cerca, consente di effettuare la ricerca di una parola su tutta la banca
dati delle strutture ospedaliere per le quali risulta già registrata una farmacia. La parola
sarà ricercata nel nome, nell'indirizzo o nel comune del centro clinico. Il tasto Naviga
consente l’individuazione delle strutture ospedaliere partendo dalla selezione della
provincia.
Nel caso in cui la farmacia sia esterna alla struttura ospedaliera è possibile effettuare la
registrazione del proprio centro clinico cliccando sul tasto ‘Inserisci nuova struttura’. Si
aprirà una nuova pagina web su cui sarà possibile digitare la denominazione, l’indirizzo
del centro clinico, il numero telefonico e di fax; cliccando successivamente sul tasto
Inserisci i dati saranno salvati sul modulo predisposto.
Effettuata la selezione della struttura ospedaliera i dati relativi all'indirizzo, CAP e città di
appartenenza del centro clinico saranno automaticamente compilati dal sistema. E’
necessario riportare anche il numero telefonico e di fax della struttura, omettendo gli
spazi fra prefisso e numero telefonico, in modo da consentire un contatto personale in
caso di comunicazioni urgenti.
Dopo aver effettuato la compilazione dei dati dell’ospedale sarà necessario selezionare la
farmacia di riferimento del proprio reparto. Qualora nella propria struttura fossero
presenti più farmacie ospedaliere, e quella riportata nella tendina non fosse quella a cui
voi fare riferimento per le richieste di farmaci, si deve chiedere alla farmacia di effettuare
a sua volta la propria registrazione. (ogni farmacia del centro clinico deve pertanto
effettuare la registrazione nel sistema). Dopo aver compilato il modulo premere il tasto
Invia: il sistema vi notificherà l'avvenuta registrazione, e provvederà all'invio di un email
riportante le istruzioni per completare la registrazione ed accedere al sito.
Completamento della fase di registrazione
Le indicazioni riportate sono di aiuto al completamento della procedura di registrazione,
che rispetta la normativa sulla privacy ed è conforme alle direttive dei ISO 27001:2005.
Dopo aver salvato la scheda di registrazione il sistema visualizzerà un piccolo
promemoria, che riporta il nome dell’utente che ha effettuato la registrazione, il centro
clinico, lo userid (o codice utenza) e l’indirizzo email a cui saranno inviate le istruzioni per
completare la registrazione ed accedere al progetto.
Figura n. 5
NOME MEDICO ed
indicazioni del centro
- CINECA8
L’email che sarà inviata, analoga a quella sotto riportata come esempio esplicativo,
conterrà le indicazioni da seguire per completare la procedura di registrazione (da
seguire solo la prima volta):
Figura n. 6
L'utente NOME E COGNOME
del centro NOME OSPEDALE
è stato registrato con successo nel sito:
http://antineoplastici.agenziafarmaco.it
Per completare il processo di registrazione in modalità sicura e poter
accedere al sito, è necessario seguire (SOLO LA PRIMA VOLTA) le seguenti
istruzioni:
1) collegarsi all’indirizzo indicato (si consiglia di cliccare direttamente
sull'indirizzo sottoriportato)
http:// antineoplastici.agenziafarmaco.it/cgi-bin/ammin_sa?UI=010112001&CS=SPNXTL1B
2) Visualizzerete le seguenti informazioni:
Username
010112001
Codice di sblocco: SPNXTL1B
(NB: si tratta di un esempio)
(NB: si tratta di un esempio)
Procedete cliccando sul bottone Invia.
Per garantire la
sicurezza, il codice di
sblocco può essere
utilizzato solo una volta.
3) il sistema vi farà visualizzare la Scheda di abilitazione, che conterrà la password personale.
4) salvate in locale l'informazione relativa ad userid e password, in quanto
la scheda di abilitazione può essere visualizzata solo una volta.
Il codice di sblocco dopo l'utilizzo viene disabilitato.
Il formato (o type) da utilizzare per il salvataggio è:
Pagina Web, solo HTML.
Si ricorda che:
- È importante per l'utente cambiare la password dopo la prima connessione.
- Per potere cambiare la password utilizzare la funzione CAMBIO PASSWORD
nella home page del sito.
- La password deve essere composta da caratteri alfanumerici, deve essere
lunga non meno di 8 caratteri.
- Le password non sono case sensitive (non distingue tra lettere maiuscole
e minuscole).
- Le password inserite vengono cryptate, quindi sono assolutamente
indecifrabili all'interno del sistema.
- Solo l'utente conosce la propria password, nel caso la dimentichi sarà
necessario contattare l'amministratore che provvederà alla generazione di
una nuova password.
Per ulteriori informazioni contattare l'amministrazione del sito:
[email protected]
======================= ATTENZIONE ======================
Questa mail viene inviata automaticamente dal Web Server.
Si prega di non fare "Reply" poichè il messaggio non verra' letto.
======================================================
- CINECA9
Come riportato dalle istruzioni ricevute via email si deve cliccare sull’indirizzo riportato
nel messaggio email.
Sarà visualizzata una schermata analoga alla successiva, compilata con lo username
assegnato (codice personale) ed il codice di sblocco.
Figura n. 7
Cliccando su Procedi, sarà possibile visualizzare la scheda di abilitazione personale
contenente lo Username (codice utente) e la password da utilizzare per il primo
collegamento al Registro.
Salvate in locale l'informazione relativa ad UserID e password, in quanto la
scheda di abilitazione può essere visualizzata solo una volta.
Il codice di sblocco dopo l'utilizzo viene disabilitato.
Il formato (o type) da utilizzare per il salvataggio è:
Pagina Web, solo HTML.
- CINECA10
Schema di flusso delle schede Thalidomide Celgene®
Figura n. 8
Registrazione farmacista/medico al sistema
http://monitoraggio-farmaci.agenziafarmaco.it
categoria antineoplastici
Registrazione pz al sistema
Pz femmina
Pz maschio
Fornire
indicazioni circa
le precauzioni da
adottare, fornire
brochure
educazionale
Pz potenzialmente
fertile
Pz non
potenzialmente
fertile
Test di
gravidanza
NON INIZIARE IL
TRATTAMENTO
positivo
negativo
Compilazione scheda diagnosi
eleggibilità del paziente
(inserire data test gravidanza)
Paziente eleggibile
compilazione scheda prescrizione
Farmacista compila scheda
dispensazione (pz fertile verifica della
validità del test di gravidanza effettuato
direttamente dal sistema)
Schede periodiche di
rivalutazione dello
stato della malattia
Schede di
segnalazione delle
reazioni avverse
Fornire indicazioni
circa le precauzioni
da adottare, fornire
brochure
educazionale
Schede di
segnalazione della
fine del trattamento
- CINECA11
Data del test
non anteriore a
tre giorni,
quattro
settimane
dall’inizio
contraccezione
7 gg max tra
prescrizione e
dispensazione
Schede di
segnalazione
della gravidanza
Accesso al sistema
Figura n. 9
Accesso diretto al Registro dei
farmaci oncologici sottoposti a
monitoraggio.
Per accedere al sistema e procedere alla registrazione dei vostri pazienti cliccare sul link
“Registro dei farmaci oncologici sottoposti a monitoraggio” e digitare userid e
password contenute nella scheda di abilitazione visualizzata dopo aver inserito il codice di
sbocco.
Al primo collegamento sarà richiesto di cambiare la password contenuta nella
scheda di abilitazione.
Il sistema verificherà i permessi della vostra utenza e mostrerà la Home Page del
progetto.
- CINECA12
Figura n. 10 - Home page
TOOL BAR
In ogni pagina del sistema è visualizzata una toolbar,
diverse aree documentali relative al sistema:
da cui è possibile accedere a
Schede cartacee: E’ possibile scaricare i file relativi alle schede cartacee di ciascun
farmaco.
Guida al sistema: per leggere o stampare l’ultima versione del file relativo alla guida,
che spiega l’utilizzo del sistema informatico.
Si precisa che la presente guida è stata realizzata su un sito di test, e non
riporta alcun dato relativo a pazienti reali.
Normativa: rimanda alle singole determinazioni dei farmaci, ed alle schede tecniche.
- CINECA13
Registrazione di un nuovo paziente
Per effettuare la registrazione di un paziente è necessario cliccare sulla voce
“Registrazione di un nuovo paziente” dalla Home Page del sistema.
Figura n. 11
Cliccare su
“Registrazione di
un nuovo
paziente” per
registrare un
nuovo paziente
La Figura successiva (n.12) riporta la scheda di registrazione relativa ai dati anagrafici
della paziente. In accordo alla normativa sulla privacy 196/03, nel database globale il
paziente è identificato dal codice che sarà assegnato automaticamente dal sistema. Solo
nel database ad uso locale il paziente è identificato da cognome, nome o iniziali.
- CINECA14
Utilizzare il tasto
Cerca e Naviga per
inserire l’ASL di
residenza. Se è
uguale a quella di
domicilio si
popoleranno anche i
campi riferiti al
domicilio.
Utilizzare il tasto
Sfoglia o Cerca per
inserire il Comune di
nascita e il tasto
Cancella per eliminare
la selezione
Scelta del
farmaco
- CINECA15
In funzione del farmaco indicato, il sistema proporrà la relativa scheda di diagnosi.
Premendo il tasto “Invia” si memorizzano i dati in banca dati: il sistema stesso notifica
l’avvenuta registrazione con un messaggio, riportato nell’immagine successiva.
Figura n. 13
Cliccando sul link “Procedi con l’inserimento degli altri dati: diagnosi” si potrà continuare
l’inserimento dei dati nella scheda di Diagnosi predisposta per l’indicazione del
Thalidomide Celgene®.
Scheda di Diagnosi
Le schede di diagnosi sono diversificate in funzione del farmaco con cui il paziente deve
essere trattato. Si è cercato di limitare la richiesta di informazioni a quelle strettamente
pertinenti per la verifica dell’ effettiva idoneità al trattamento.
Come ricordato dal promemoria, i campi che concorrono a determinare l’eleggibilità del
paziente sono contrassegnati da (E); il sistema richiede la compilazione di tutte le
domande contrassegnate da asterisco, e di tutte le voci senza asterisco ma logicamente
dipendenti da risposte precedenti.
Il sistema presenta domande diverse in funzione del sesso del/della paziente e delle
risposte inserite nella sezione relativa alla possibile fertilità della paziente.
- CINECA16
Figura n. 14
Scheda di diangosi
La scheda riporta un breve
promemoria delle
indicazioni terapeutiche. E’
possibile visualizzare
l’intero testo della
Determinazione cliccando
sul link predisposto, oppure
visualizzare la scheda
tecnica del farmaco.
- CINECA17
- CINECA18
Dopo aver completato la scheda elettronica premere il tasto Procedi. Il sistema verifica la
completezza della scheda ed effettua controlli di qualità e di consistenza sui valori
inseriti, segnalando con messaggi eventuali valori anomali o dati che non soddisfano i
criteri di eleggibilità previsti dalla determinazione per poter trattare il paziente. Nel caso
in cui il paziente risulti idoneo al trattamento, sarà visualizzato un messaggio di conferma
della effettiva eleggibilità del paziente al trattamento e si potrà procedere alla
compilazione della scheda di Richiesta farmaco.
Figura n. 16
Richiesta farmaco
La scheda Richiesta farmaco deve essere compilata in tutte le sue parti. Dopo aver premuto
il tasto Procedi il sistema effettua i controlli previsti per il farmaco. In particolare per le
pazienti potenzialmente fertili verifica:
• che la dose totale richiesta non sia superiore a 200mg/die (come si ricorda sulla
scheda).
• che la prescrizione del medico non sia effettuata oltre i 3 giorni dopo il test di
gravidanza, e che la data prevista per la dispensazione non sia superiore ai 7 giorni
rispetto alla data richiesta farmaco.
• che la data prevista per la somministrazione sia successiva di almeno 4 settimane
alla data di inizio contraccezione, indicata nella scheda di Diagnosi
- CINECA19
Figura n. 17
E’ necessario indicare la
farmacia che si farà carico
della dispensazione del
farmaco. Per alcune tipologie
di farmaci potrà essere
effettuata anche dalla
farmacia territoriale.
Nel caso in cui siano trascorsi più di 3 giorni il sistema chiede conferma delle date inserite,
visualizzando un messaggio a video riportato nella figura successiva.
- CINECA20
Figura n. 18
In caso di errore è possibile correggere il dato cliccando su ‘annulla’, per confermare il
dato cliccare invece su OK: in tal caso il sistema non ritiene valida la richiesta farmaco e
non invia pertanto la richiesta al farmacista.
Per poter inviare la richiesta farmaco è necessario che la paziente ripeta il test di
gravidanza, e che si riporti l’esito e la data del test all’interno della scheda Richiesta
farmaco.
) sarà visualizzato vicino alla scheda per segnalare la mancata
Un tick rosso (
accettazione della richiesta farmaco da parte del sistema.
Figura n. 19
- CINECA21
Per riaprire la scheda cliccare sul nome della scheda o sul tick rosso (
).
La scheda richiesta farmaco riporterà le informazioni precedentemente inserite, e
visualizzerà una nuova riga per l’inserimento dei dati relativi al nuovo test di gravidanza
per le pazienti potenzialmente fertili.
Figura n. 20
Si può quindi procedere al completamento ed all’invio della scheda. La data della richiesta
sarà visualizzata vicino al codice identificativo unico della richiesta.
Figura n. 21
- CINECA22
Se è stata indicata Farmacia ospedaliera, all’invio della scheda il sistema
automaticamente invia una mail alla farmacia di riferimento del reparto per segnalare la
nuova richiesta di dispensazione farmaco: un link presente nella mail consente al
farmacista di accedere direttamente alla scheda di dispensazione.
Se è stata selezionata Farmacia Territoriale o Altra farmacia è necessario stampare il
modulo di richiesta farmaco da consegnare al paziente che dovrà presentarlo alla ASL di
domicilio per ottenere il farmaco.
Figura n. 22
- CINECA23
Figura n. 23 – Stampa della richiesta farmaco
Si ricorda che l’invio telematico delle richieste di farmaco a Farmacie diverse da
quella indicata come Farmacia di riferimento del Centro prescrittore è
consentito, sotto la responsabilità del Centro prescrittore, nel rispetto delle
norme vigenti nazionali e regionali relativamente alle singole specialità
medicinali.
Ad ogni richiesta è assegnato un codice identificativo unico, che sarà utilizzato per tutte
le procedure di dispensazione e rimborso.
- CINECA24
Figura n. 24
Per informazioni sul sistema informatico:CINECA 051 6171870
- CINECA25
Aggiornamento dati pazienti già registrati
Per aggiornare i dati di un paziente (inserire una nuova richiesta farmaco, una scheda di
rivalutazione dello stato di malattia o la scheda di fine studio) è necessario cliccare sulla
voce “Aggiorna dati pazienti già registrati” della Home Page del sistema.
Figura n. 25
Si arriva ad una tabella, ordinata per farmaco, riportante l’elenco dei farmaci prescritti
dal medico.
Il sistema consente di scegliere fra la visualizzazione della lista dei soli pazienti in
trattamento oppure la visualizzazione di tutti i pazienti (compresi i pazienti che hanno già
terminato la terapia come nella figura successiva n.26).
- CINECA26
I
link
predisposti
in
corrispondenza
di
ogni
sezione/farmaco, consentiranno la visualizzazione della
lista di tutti i pazienti registrati per indicazione, oppure di
visualizzare unicamente i pazienti ancora in trattamento (i
pazienti per cui è stata inserita la scheda di fine studio
non saranno visualizzati).
Per accedere ai sottomenù ed effettuare l’inserimento dati nelle singole schede, è
necessario cliccare sulla freccia (bianca o gialla) in corrispondenza della colonna di
interesse.
- CINECA27
Figura n. 27 - Menù pazienti
La legenda
illustra lo
stato di
compilazione
delle schede
- CINECA28
E’ possibile
salvare o
stampare il file
PDF con le schede
compilate del
paziente
Le schede raccolta dati sono state raggruppate in ‘blocchi di schede’ denominati, come
riportato nelle colonne della tabella, nel seguente modo:
Registrazione e diagnosi: contiene il menù per l’inserimento o la visualizzazione della
scheda di registrazione e della scheda di diagnosi.
Figura n. 28
Richiesta farmaco (per il profilo medico): se la freccia nel menu’ è gialla, riporta le
schede di richiesta farmaco già inviate, consente di inserire le eventuali schede relative
alle precedenti somministrazioni pregresse o di effettuare una nuova richiesta di farmaco.
Figura n. 29
- CINECA29
Richiesta/dispensazione farmaco (per il profilo farmacista): la sezione consente di
visualizzare le schede di richiesta farmaco già inviate, permette l’inserimento delle
schede relative alla dispensazione del farmaco, o di effettuare una nuova richiesta di
farmaco.
Figura n. 30
E’ possibile effettuare l’inserimento dei dati di dispensazione a fronte di una
richiesta cartacea, rilasciata dal medico al paziente.
Per inserire i dati è necessario cliccare sulla sezione Inserisci Dispensazione da
cartaceo con Codice Identificativo Unico.
Figura n. 31
Si apre una nuova pagina in cui è necessario inserire il “Codice Identificativo Unico
della Richiesta”, riportato sul modulo presentato dal paziente.
Figura n. 32
- CINECA30
Inserito il codice apparirà il menu delle dispensazioni, cliccare sul quadratino oppure su
Dispensazione.:
si visualizza una pagina riportante la richiesta farmaco sulla sinistra, mentre sul lato
destro comparirà la scheda di dispensazione da compilare.
Figura n. 33
Scheda di
Dispensazione
da compilare
Richiesta farmaco
inserita dal medico
Il farmacista deve selezionare l’AIC che riporta i dati della confezione ed il numero delle
confezioni dispensate.
Una volta compilata la scheda il farmacista deve inviarla al sistema cliccando su
“Procedi”.
Nel caso in cui si tratti di una paziente potenzialmente fertile, il sistema verifica
che la dispensazione non sia oltre i sette giorni dalla data di prescrizione del
Medico.
Nel caso in cui siano trascorsi più di sette giorni la dispensazione non può
essere effettuata. Per ottenere il farmaco è necessario che il medico faccia
effettuare un nuovo test di gravidanza e richieda tramite e-query l’inserimento
della data del test e del relativo esito all’interno della scheda richiesta farmaco.
Per inviare la e-query è necessario aprire la scheda richiesta farmaco e cliccare
sul link ‘Inserisci una equery relativa a questa form’ presente in basso a
sinistra.
Nel caso in cui la richiesta sia già stata evasa da un’altra farmacia, il sistema notificherà
al farmacista gli estremi della struttura che ha effettuato l’inserimento.
Nel caso in cui la richiesta di dispensazione farmaco fosse stata inizialmente indirizzata
ad una Farmacia diversa dalla propria, il sistema visualizza un messaggio di notifica.
Figura n. 34
- CINECA31
Il messaggio ha la funzione di invitare il farmacista a verificare la correttezza del codice
identificativo unico inserito. E’ sufficiente cliccare su OK per procedere.
Rivalutazione dello stato di malattia / Segnalazione di gravidanza
Consente l’inserimento delle schede di valutazione dello stato di malattia. La scheda di
rivalutazione dello stato malattia deve essere compilata a tre mesi (dopo 2 cicli).
Il promemoria rammenta la compilazione dei casi per cui non è stata effettuata,
e sono inviati messaggi via email.
Figura n. 35 - Scheda di rivalutazione dello stato di malattia
Cliccando su “Procedi” la scheda di rivalutazione viene salvata.
Dopo aver effettuato l’inserimento della prima scheda, il sistema mette a disposizione
una nuova scheda per la valutazione successiva.
- CINECA32
Figura n. 36
Il menù Rivalutazione dello stato di malattia / Segnalazione di gravidanza
consente anche la compilazione della scheda di gravidanza.
Si ricorda che è necessario notificare anche la gravidanza di partner di pazienti
maschi.
Figura n. 37
- CINECA33
Figura n. 38
- CINECA34
- CINECA35
- CINECA36
Fine trattamento: consente l’inserimento della scheda di fine trattamento.
Dopo l’inserimento della scheda la freccia nel menù pazienti diventerà rossa.
Figura n. 39
- CINECA37
Evento Avverso: nel caso in cui si siano verificate reazioni avverse è necessario
compilare il modulo web, analogo a quello ministeriale, ed inviarlo al responsabile della
farmacovigilanza del proprio centro clinico.
Figura n. 40
- CINECA38
- CINECA39
- CINECA40
e-Query
Il sistema delle e-query è stato realizzato per consentire agli utenti di segnalare
eventuali modifiche ai dati inseriti, oppure ad AIFA per chiedere conferma di un dato.
Si accede alla sezione e-Query dalla Home Page del sistema, cliccando sul relativo link.
Figura n. 41
Cliccare sul link per
accedere alle e-query
Il sistema mostra una pagina suddivisa in due parti: E-query ricevute da AIFA ed Equery inviate ad AIFA.
Figura n. 42
- CINECA41
Come inviare una e-Query
Dal menù e-Query, è necessario cliccare sul bottone “Invia una nuova e-query”.
Figura n. 43
Cliccare
sul
bottone
“Invia una nuova Query”
per inviare una nuova Equery.
Si accederà al seguente modulo elettronico:
Figura n. 44
Cliccare sul bottone
Invia query per
inviare la query.
E’ necessario compilare il modulo inserendo in successione i parametri che identificano
l’oggetto della segnalazione: il codice del paziente per cui si vuole richiedere la e-Query,
la visita, la scheda e la data dell’esame. Questi campi sono da compilare utilizzando gli
appositi menù a tendina che verranno visualizzati man mano che si procede
- CINECA42
nell’inserimento, mentre il campo Testo Query è un campo testo in cui è possibile digitare
il testo della segnalazione.
Ultimata la compilazione della scheda, è necessario cliccare sul tasto “Invia query”; il
sistema salva la e-Query ed invia un messaggio email ad AIFA per segnalare
l’emissione di una nuova e-Query.
Per agevolare la richiesta di modifica dati tramite eQuery, in ogni scheda
elettronica del sistema successiva alla scheda di Registrazione è stato
predisposto il link: “Inserisci una equery relativa a questa form”. Cliccando sul
link si accede direttamente al modulo di Equery, in cui è necessario indicare nel
testo della Equery i valori per cui si richiede una modifica.
Come rispondere ad una E-query
Nel caso in cui AIFA necessiti di chiedere una conferma od un chiarimento sui dati
inseriti, invierà una e-query al centro clinico, ed il Referente del centro clinico riceverà
una email di avviso. Per rispondere alla equery è necessario cliccare sul numero
identificativo della query: si accederà alla schermata che permette di visualizzare la
query ricevuta e di rispondere alla stessa.
Figura n. 45
Cliccando sul numero
identificativo della
query si accede al
modulo di risposta
La figura successiva riporta il modulo da compilare per la soluzione della e-query.
Figura n. 46
Digitare il testo della
soluzione della e-query
Cliccare su salva query
per salvare la risposta
Cliccando sul bottone ”Salva query”, la soluzione verrà salvata e sarà inviato un
messaggio di avviso ad AIFA per segnalare l’avvenuta compilazione.
- CINECA43
Richiesta di assistenza
Nel caso in cui si necessiti di assistenza per l’utilizzo del sistema informatico è possibile
inviare una email utilizzando il link predisposto nella Home Page del sistema.
Per informazioni di carattere generale, o di carattere medico si rimanda ad AIFA.
Figura n. 47
Cliccare sul link per
richiedere assistenza
sull’utilizzo del sistema
informatico
- CINECA44
Nota per il profilo Farmacista Ospedaliero
Nel caso in cui il medico sia impossibilitato a registrare i pazienti nel sistema, è previsto
che l’inserimento possa essere effettuato dal farmacista.
La procedura di inserimento dati è identica a quella illustrata in precedenza per il medico.
L’unica differenza consiste nel fatto che il farmacista dovrà selezionare il reparto per cui
effettuare l’inserimento dei dati.
La figura successiva riporta la schermata che il farmacista visualizzerà quando dall’Home
Page (che è identica a quella del medico) accederà alla sezione”Aggiorna dati pazienti già
registrati”.
Figura n. 48
Per procedere con l’inserimento dei dati, il farmacista deve cliccare sulla freccia in
corrispondenza del reparto prescelto. Accederà alla lista dei pazienti in carico al reparto.
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