Fondo Paritetico Interprofessionale Nazionale per la formazione continua Manuale per le attività di Vigilanza e Controllo 1 Sommario 1. Vigilanza e Controllo ....................................................................................................................................................... 3 2. Modalità e procedure di esercizio delle funzioni di Vigilanza e Controllo ........................................................................ 3 2.1. Finalità della verifica ................................................................................................................................................ 3 2.2. Attività di vigilanza e controllo .................................................................................................................................. 3 3. Verifica Ex Ante............................................................................................................................................................... 3 4. Verifica in Itinere (visite ispettive) .................................................................................................................................... 4 4.1. Informazioni preliminari alla base della verifica ....................................................................................................... 4 4.2. Finalità delle verifiche .............................................................................................................................................. 4 4.3. Elementi ed aspetti gestionali oggetto di verifica ..................................................................................................... 4 4.4. Elementi ed aspetti amministrativi oggetto di verifica .............................................................................................. 5 4.5. Esito delle visite in itinere......................................................................................................................................... 5 5. Verifica Ex Post ............................................................................................................................................................... 6 5.1. Finalità della verifica ................................................................................................................................................ 6 5.2. Elementi ed aspetti oggetto di verifica ..................................................................................................................... 6 5.3. Verifica contabile ed amministrativa ........................................................................................................................ 8 5.4. Criteri generali di ammissibilità della spesa ............................................................................................................. 8 5.5. Verbale di avvenuta visita ........................................................................................................................................ 9 Allegati ................................................................................................................................................................................ 9 2 1. Vigilanza e Controllo Il Fondo Formazienda esercita la vigilanza ed il controllo sulla gestione ed attuazione dei Piani formativi approvati e su tutte le azioni formative che lo compongono. Detti controlli possono essere effettuati da parte dei funzionari del Fondo, da parte di commissioni create dal Consiglio di Amministrazione o essere espletati da Società (e/o consulenti specializzati) appositamente incaricati da Formazienda. Tali attività possono essere svolte anche mediante ispezioni dirette presso la Sede in cui verranno svolte le attività formative e/o la sede legale/operativa del Soggetto Gestore. 2. Modalità e procedure di esercizio delle funzioni di Vigilanza e Controllo 2.1. Finalità della verifica Il controllo delle attività finanziate dal Fondo Formazienda ha le seguenti finalità: a) verificare, attraverso visite ispettive dirette, la regolare e corretta attuazione delle attività e degli interventi previsti dai Piani finanziati dal Fondo Formazienda in conformità ai criteri, alle procedure e agli standard operativi definiti nell’ambito degli Avvisi e del Manuale di Gestione Conto Formazione Impresa – Conto Formazione di Rete; b) effettuare verifiche di natura tecnico-didattica intermedie e finali volte ad accertare gli stati di avanzamento ed il conseguimento degli obiettivi finali previsti per il rilascio, ai partecipanti, della certificazione delle competenze acquisite, nonché atti alla verifica dei livelli di efficacia/efficienza delle azioni realizzate; c) effettuare verifiche tecnico-amministrative sul corretto utilizzo delle risorse finanziarie messe a disposizione dal Fondo qualora i Piani formativi finanziati prevedano una gestione a costi reali; d) verificare l’effettuazione della raccolta e dell’invio dei dati di monitoraggio delle attività finanziate dal Fondo Formazienda e la loro conformità rispetto a quanto stabilito dal Fondo. L’attività di vigilanza e controllo consta di tre fasi: ‐ verifica ex ante; ‐ verifica in itinere (visita ispettiva); ‐ verifica ex post. 2.2. Attività di vigilanza e controllo L’attività di vigilanza e controllo è riferita: a) alle attività di pertinenza nazionale relativamente ai Piani formativi finanziati a valere su Avvisi pubblici, valutati dal Nucleo di Valutazione Tecnico ove previsto, approvati ed ammessi a finanziamento dal Consiglio di Amministrazione del Fondo, le cui graduatorie sono pubblicate sul sito Internet www.formazienda.com; b) alle attività di pertinenza nazionale relativamente ai Piani formativi finanziati a valere sulle disponibilità aziendali del Conto Formazione Impresa e/o del Conto Formazione di Rete, valutati dal Nucleo di Valutazione Tecnico ove previsto, approvati ed ammessi a finanziamento dal Consiglio di Amministrazione del Fondo, il cui esito è stato comunicato al Soggetto Proponente. 3. Verifica Ex Ante La verifica ex ante si sostanzia nel controllo di conformità del Piano Formativo candidato dal Soggetto Gestore/Proponente alle indicazioni contenute nell’Avviso (e/o nel Manuale di gestione Conto Formazione Impresa e Conto Formazione di Rete). Tale attività è di competenza del Nucleo di valutazione tecnico che effettua, in particolare, una valutazione formale ed una valutazione di merito sui Piani formativi candidati al Fondo. Il Nucleo di valutazione tecnico, nell’esercizio di tale attività, si attiene alle indicazioni del Consiglio di Amministrazione tradotte nel documento di lavoro denominato “Regolamento Nucleo di Valutazione Tecnico”. 3 Il Consiglio di Amministrazione, preso atto del lavoro svolto dal Nucleo di valutazione tecnico, procede con le delibere conseguenti di approvazione/diniego del finanziamento del Piano Formativo analizzato dallo stesso Nucleo. 4. Verifica in Itinere (visite ispettive) 4.1. Informazioni preliminari alla base della verifica Le informazioni alla base della verifica in itinere sono rese disponibili all’Ispettore da parte del Fondo al fine della verifica e della pianificazione delle visite ispettive. In particolare, l’ispettore sarà informato dal Fondo rispetto: all’orario ed al luogo di tenuta dell’attività formativa; all’elenco delle aziende e dei corsisti; al personale didattico eventualmente previsto ed impiegato; ad eventuali modifiche rispetto al piano originale approvato. 4.2. Finalità delle verifiche La verifica in itinere (visite ispettive) viene effettuata presso il luogo di effettivo svolgimento delle attività formative ed è finalizzata: al controllo gestionale (successivo 4.2), ovvero a verificare la regolare e corretta attuazione e gestione delle attività e degli interventi formativi così come finanziati ed autorizzati da Formazienda per ciascun Piano Formativo; al controllo amministrativo (successivo 4.3), limitatamente ai Piani Formativi che prevedono una rendicontazione a costi reali, allo stato di avanzamento della spesa e al controllo dell’esatto utilizzo delle somme anticipate. Per le visite in itinere il Fondo non è tenuto a comunicare preventivamente la data della visita. 4.3. Elementi ed aspetti gestionali oggetto di verifica Per gli aspetti gestionali si darà quindi importanza a verificare: a) l’ effettivo svolgimento delle lezioni In sede di ispezione sarà verificato il reale svolgimento del programma operativo e della lezione prevista nel luogo e negli orari precedentemente comunicati al Fondo. In particolare si darà importanza a verificare: ‐ la presenza degli allievi ed il loro numero in aula che dovrà corrispondere a quanto comunicato nel format Comunicazione inizio attività formativa; ‐ il possesso da parte dei partecipanti dei requisiti previsti dall’Avviso e dal Piano Formativo di pertinenza; ‐ la presenza del docente e di altro personale didattico previsto e coinvolto per la realizzazione delle azioni; ‐ il tasso di presenza/assenza dei partecipanti; ‐ il grado di soddisfazione dei partecipanti con interviste dirette. b) la corretta tenuta del registro delle presenze In sede di ispezione si provvederà a visionare il registro delle presenze ed a verificarne la corretta tenuta, tenuto conto delle indicazioni fornite nell’Avviso e/o nel Manuale di gestione del Conto Formazione Impresa Conto Formazione di Rete. L’ispettore acquisisce copia del registro didattico delle presenze. Nel caso in cui il registro didattico non fosse disponibile si provvederà ad acquisirne copia con dichiarazione autocertificata di conformità all’originale entro e non oltre le 24 h successive, provvedendo poi alla suddetta verifica. c) l’adeguatezza degli spazi destinati ad ospitare le attività didattiche Se i locali sono di un Ente Accreditato al Repertorio delle Strutture formative del Fondo o accreditati nella regione in cui stanno avendo luogo le lezioni, o se la lezione è svolta presso alberghi, non è richiesta alcuna verifica. 4 Nel caso in cui le lezioni non siano tenute presso la sede dell’impresa beneficiaria sarà cura dell’ispettore valutare l’idoneità dell’aula e dei locali alla destinazione didattica ed in particolare andranno verificate: ‐ dimensioni dell’aula – in rapporto al numero degli allievi; ‐ numero e qualità delle sedute – in rapporto al numero degli allievi; ‐ illuminazione; ‐ aereazione; ‐ visibilità postazione docente; ‐ accessibilità; ‐ pulizia; ‐ accessibilità servizi accessori (toilette, ecc.). d) la verifica dell’effettiva eleggibilità dei corsisti a soggetti beneficiari finali dei finanziamenti e loro appartenenza alle aziende dichiarate Ai sensi dell’articolo 118 della legge n. 388 del 2000 e successive modificazioni il Fondo Formazienda può finanziare formazione destinata ai lavoratori dipendenti per i quali le imprese sono tenute a versare il contributo pari allo 0,30% delle retribuzioni soggette all’obbligo contributivo (di cui all’art. 12 della legge n. 160/75, così come modificato dall’art. 25 della legge quadro sulla formazione professionale n. 845/78 e smi). Il Fondo prevede: ‐ per ogni Avviso pubblico, così come per i CFI/CFR, quali sono le figure che possono essere considerate destinatarie degli interventi formativi; ‐ che nel Piano Formativo candidato al Fondo vengano già indicate le aziende coinvolte nel Piano Formativo. Tali informazioni permettono all’ispettore di verificare se le persone presenti al corso/edizione coincidono con quelle indicate nel Piano Formativo approvato dal Fondo Formazienda. Tale verifica è propedeutica a trasferire al Fondo tutte le informazioni necessarie per controllare l’eleggibilità dei corsisti a beneficiari finali del finanziamento e la loro appartenenza alle aziende dichiarate. 4.4. Elementi ed aspetti amministrativi oggetto di verifica La verifica in itinere è finalizzata anche al controllo amministrativo nel caso in cui tali attività facciano parte di un Piano Formativo finanziato a valere su Avvisi/CFI/CFR nei quali sia prevista una gestione a costi reali. Tali controlli saranno effettuati sulla base di uno specifico questionario/verbale e sulla base delle procedure per la gestione delle attività finanziate dal Fondo Formazienda definite nell’ambito degli Avvisi e/o nel Manuale di Gestione del Conto Formazione Impresa – Conto Formazione di Rete. Il rappresentante legale del Soggetto Gestore/Proponente ha l’obbligo di rispondere alle eventuali prescrizioni entro i termini riportati nel verbale, diversamente il Fondo adotterà i provvedimenti richiesti dal caso. 4.5. Esito delle visite in itinere Le carenze o le inadempienze rilevate in sede di verifica potranno determinare, in relazione alla loro gravità, l’adozione di provvedimenti amministrativi, che vanno dal semplice richiamo al parziale o totale disconoscimento delle spese sostenute ed alla sospensione dell’attività e conseguente revoca del finanziamento con richiesta di restituzione delle somme eventualmente già erogate. Se ritenuto necessario, la visita in itinere presso la/le sede/i di un Soggetto Gestore/Proponente può anche essere ripetuta più volte nel corso di svolgimento delle attività. Il verbale di avvenuta visita dovrà essere redatto in duplice copia sul modello predisposto dal Fondo, firmato dall’ispettore e dal rappresentante del Soggetto Gestore/Proponente o di chi si qualificherà come referente sul luogo della visita ispettiva. Una copia dovrà essere rilasciata a quest’ultimo. Il verbale dovrà essere redatto in maniera chiara ed esaustiva al fine di mettere il Fondo in condizioni di operare con certezza per l’applicazione di eventuali provvedimenti amministrativi previsti, ove siano state riscontrate irregolarità e/o eccezioni. 5 Nel verbale dovranno essere riportati in maniera chiara ed evidente: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ data; luogo; ora di inizio ispezione; ora fine ispezione; nome e cognome dell’ispettore; nome e cognome del rappresentante del Soggetto Gestore/Proponente o del soggetto che si qualifica come tale codice univoco del Piano Formativo; eventuali eccezioni o irregolarità riscontrate dall’ispettore; eventuali dichiarazioni rese dal rappresentante del Soggetto Gestore/Proponente o dal Soggetto che si qualifica come tale. Il verbale dovrà essere accompagnato da una relazione di chiusura di ispezione, redatta su carta intestata del fornitore del servizio e firmata dall’ispettore, in cui si verbalizza in maniera definitiva l’avvenuta o meno acquisizione della documentazione e le eventuali irregolarità riscontrate. 5. Verifica Ex Post 5.1. Finalità della verifica La verifica finale dei Piani formativi conclusi e di cui è stato presentato rendiconto ha lo scopo di certificare il reale svolgimento dell’attività finanziata e rendicontata, la coerenza con quanto dichiarato in fase di finanziamento, la reale ammissibilità, correttezza e congruenza delle spese costituenti il piano finanziario oggetto del finanziamento da parte del Fondo Formazienda. La verifica, concordata con il Soggetto Gestore/Proponente, al fine di assicurare la presenza di interlocutori competenti, verrà definita entro 15 giorni dalla ricezione della documentazione di rendiconto e di chiusura progetto, comunque entro e non oltre 60 gg dalla presentazione del rendiconto. La visita sarà effettuata presso la sede di conservazione della documentazione gestionale ed amministrativa del Piano Formativo indicata dal Soggetto Gestore/Proponente in fase di presentazione del Piano Formativo o presso altra sede unica concordata. Nel caso di progetti formativi finanziati a valere sul Conto Formazione Impresa/ Rete, di cui è stato Soggetto Proponente l’impresa, la verifica concordata con l’ispettore sarà effettuata presso la sede dell’impresa, diversamente presso la sede di conservazione della documentazione gestionale ed amministrativa del piano indicata dal Soggetto Proponente che potrà coincidere con la sede del Soggetto Attuatore. 5.2. Elementi ed aspetti oggetto di verifica Elenco della documentazione da richiedere ed acquisire prima della verifica contabile ed amministrativa. a) atto di accreditamento regionale relativo alle sedi utilizzate: L’accreditamento deve essere richiesto e verificato solo nel caso in cui l’attività corsuale sia tenuta da un ente o soggetto accreditato. La richiesta di accredito delle sedi va richiesta solo se i corsi si sono svolti presso una sede non coincidente con una delle sedi delle aziende i cui dipendenti sono beneficiari finali del piano (allievi); b) copia del Piano Formativo approvato: Il Piano Formativo costituisce la base di tutte le verifiche, ed in particolare si precisa quanto segue. Nel caso di Piani formativi approvati a valere sugli Avvisi permette di verificare: ‐ la tipologia di formazione (individuale, di gruppo aziendale, di gruppo interaziendale), il riepilogo dei voucher per impresa; ‐ il numero dei corsi; ‐ le imprese beneficiarie. Nel caso di Progetti a valere sul Conto Formazione Impresa permette di verificare: 6 ‐ la tipologia dell’ attività formativa; ‐ il numero dei corsi; ‐ l’ impresa beneficiaria. Se si adotta il parametro ora/corso deve essere consultabile in particolare il preventivo distinto per voci di spesa; in caso di adozione di Voucher aziendali, il riepilogo dei voucher e il numero dei corsi. Nel caso di Progetti a valere sul Conto Formazione di Rete permette di verificare: ‐ la tipologia dell’ attività formativa; ‐ il numero dei corsi; ‐ le imprese beneficiarie. Se si adotta il parametro ora/corso il preventivo distinto per voci di spesa; in caso di adozione di Voucher aziendali, il riepilogo dei voucher e il numero dei corsi. c) documentazione di avvio attività ed avvio effettivo: Tale documento contiene le indicazioni di dettaglio relative alla vidimazione dei registri presenza, agli elenchi delle aziende e dei lavoratori coinvolti, ai calendari di attività e ai dati anagrafici dei partecipanti (ivi compresi gli uditori). d) elenco aziende beneficiarie: L’elenco iniziale delle imprese beneficiarie è contenuto nella documentazione di candidatura del progetto e nella documentazione di avvio attività e non sono ammesse sostituzioni in corso d’opera. e) elenco partecipanti e successivi aggiornamenti: L’elenco iniziale dei partecipanti è contenuto nella documentazione di comunicazione inizio attività formativa. E’ necessario provvedere all’acquisizione di eventuali sostituzioni esplicitamente autorizzate dal Fondo. f) calendario e successivi aggiornamenti: Il calendario iniziale è contenuto nella documentazione di comunicazione inizio attività formativa. E’ necessario provvedere all’acquisizione di eventuali variazioni comunicate in data antecedente alla data modificata. g) riepiloghi presenze partecipanti: necessario al calcolo del minimo orario che consente la rendicontazione dell’intero costo del progetto o all’eventuale ricalcolo del costo generale ammissibile. Nel caso di Voucher i destinatari delle azioni formative sono tenuti a frequentare almeno al 75% del monte ore corso; nel caso di ricorso al parametro ora/corso i destinatari delle attività formative sono tenuti a frequentare almeno il 75% del monte ore corso. h) riepilogo presenze e ore svolte dal personale ed elenco personale (escluso Voucher): necessario al calcolo del minimo orario che consente la rendicontazione dell’intero costo del progetto o all’eventuale ricalcolo del costo generale ammissibile. i) elenco delle attrezzature utilizzate con l’indicazione delle quantità e del valore unitario di mercato (escluso Voucher): nel caso in cui a rendiconto vengano presentati a rimborso costi relativi ad attrezzature. j) elenco delle dispense, dei testi e sussidi tecnico e didattici utilizzati. k) copia degli eventuali testi, dispense, prodotti multimediali utilizzati e/o consegnati ai partecipanti. l) esistenza e corretta tenuta dei seguenti Registri: ‐ registro delle attività collettive; ‐ registro delle attività individuali; ‐ registro del materiale consegnato ai partecipanti; ‐ scheda individuale (Voucher). m) tutta la corrispondenza che intercorre tra il Fondo e il Soggetto Gestore/Proponente 7 Con particolare riferimento a modifiche e richieste che possono avere risvolti sull’ammissibilità della spesa. n) eleggibilità dei partecipanti a beneficiari finali: Come da punto d) paragrafo 4.3. 5.3. Verifica contabile ed amministrativa Sulla base della documentazione di cui sopra, del piano di spesa approvato e della modulistica di rendiconto si provvederà alla verifica di ammissibilità delle spese esposte a rimborso secondo i criteri generali di cui al capitolo successivo, agli Avvisi, alla regolamentazione interna del Fondo Formazienda nonché a quanto stabilito nell’ambito del Manuale di Gestione del Conto Formazione Impresa – Conto Formazione di Rete. a) Avvisi: 1) tabella riepilogativa dei Voucher erogati sottoscritta dal legale rappresentante del Soggetto Gestore; 2) per ciascun corso formativo: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ attestato di frequenza; programma svolto; scheda di presenza giornaliera firmata dal lavoratore, dal docente e dal soggetto erogatore del Voucher; curriculum soggetto erogatore; curriculum dei docenti. 3) per il rimborso spese destinato ai lavoratori sospesi: ‐ copia bonifico di pagamento; ‐ firma di ricevuta del lavoratore. 4) relazione finale sull’attività svolta con il Piano Formativo sottoscritta dal legale rappresentante del Soggetto Gestore (o dal Designer ove previsto). Tale relazione dovrà esplicitare in maniera chiara i risultati conseguiti dall’attuazione del Piano e la loro coerenza e correlazione rispetto agli obiettivi prefissati; 5) prospetto riepilogativo del cofinanziamento delle imprese sottoscritto dal Soggetto Gestore con allegate le certificazioni di ogni impresa sottoscritte dal legale rappresentante della stessa. b) Conto Formazione di Impresa/Rete (escluso Voucher) ‐ atti di impegno che generano la prestazione o la fattura (ordini, incarichi. Ordini di servizio al personale interno, contratti, etc.); ‐ documenti che attestano lo svolgimento della prestazione o delle fatture (registri di partecipazione alle azioni formative, verbali di riunioni, report sulle attività svolte, timesheet, prodotti realizzati, etc.) ‐ titoli di spesa che attestano la richiesta di pagamento del prestatore o del fornitore (fatture, note di debito, note spese, ricevute fiscali, etc.); ‐ documenti attestanti l’avvenuto pagamento delle prestazioni o della fornitura (bonifici bancari, R.I.D., dichiarazioni di quietanza, etc.). c) Conto Formazione di Impresa/Rete (Voucher); ‐ pec Voucher (solo per progetti a valere sul Conto Formazione di Rete); ‐ fattura del soggetto che ha erogato il Voucher. Tutti i giustificativi di spesa devono riportare il codice identificativo del progetto ed il riferimento alla voce di spesa sulla quale il costo è imputabile. 5.4. Criteri generali di ammissibilità della spesa Per i criteri generali di ammissibilità della spesa si rimanda a quanto stabilito negli Avvisi pubblici emanati dal Fondo e nel Manuale di Gestione Conto Formazione Impresa – Conto Formazione di Rete. Tuttavia si precisa che il controllo di merito, definitivo sulla congruità e sulla ammissibilità dei costi esposti a rendiconto, ai fini del riconoscimento delle spese sostenute e della liquidazione del saldo finale, viene effettuato dall’area Formazione del Fondo Formazienda. 8 Verificata la congruità e l’ammissibilità dei costi, l’Area Formazione consegna al Direttore la documentazione di rendiconto con tutte le annotazioni pertinenti alla verifica effettuata. Il Direttore del Fondo sottopone all’attenzione del Consiglio di Amministrazione la rendicontazione effettuata con le note accompagnatorie redatte a cura dell’ufficio operativo di Formazienda. Il Consiglio delibera: ‐ se approvare il Piano Formativo rendicontato per tutta la sua parte di contributo pubblico; ‐ se prevedere delle riparametrazioni applicando dei tagli di spesa; ‐ se, a fronte di gravi inadempienze, non approvare la rendicontazione prodotta dal Soggetto Gestore/Proponente. 5.5. Verbale di avvenuta visita Il verbale di avvenuta visita, sul modello predisposto dal Fondo Formazienda, dovrà essere redatto in triplice copia, firmata dall’ispettore e dal referente incaricato come rappresentante del Soggetto Gestore/Proponente (soggetto dotato di delega) qualora presente o, nel caso in cui l’attività di ispezione sia posta in atto in una sede diversa da quella del Soggetto Gestore/Proponente, dal responsabile del corso ovvero dal docente del corso. Una delle copie verrà consegnata al Soggetto Gestore/Proponente. Qualora l’attività ispettiva sia eseguita in una sede diversa da quella del Soggetto Gestore/Proponente, il Fondo provvederà ad inoltrare copia del verbale redatto via mail nei successivi 15 gg lavorativi al legale rappresentante del Soggetto Gestore/Proponente. Nel caso di Piani formativi finanziati a valere sul Conto Formazione Impresa/Conto Formazione Rete di cui è stato Soggetto Proponente l’impresa, la copia del verbale verrà consegnata direttamente al legale rappresentante dell’Impresa o al Soggetto delegato a rappresentare l’impresa. La mancata firma del verbale da parte del Soggetto Gestore/Proponente comporterà la presa in carico di provvedimenti amministrativi da parte del Fondo per la mancata disponibilità al sostegno della visita ispettiva. Allegati Allegato A - Flusso visite ispettive. 9 Allegato A) al Manuale per le attività di Vigilanza e Controllo FONDO FORMAZIENDA ORGANISMO DI VIGILANZA (ODV) SOGGETTO GESTORE / PROPONENTE / REFERENTE comunica calendario e sede del corso avviato dal Soggetto Gestore analizza il calendario attività del Soggetto Gestore e redige il proprio calendario di visite ispettive l’ispettore si presenta all’indirizzo previsto per l’attività formativa entro l’orario di inizio e di fine attività indicato dal Soggetto Gestore esibisce la documentazione chiesta dall’ispettore l’ispettore redige il verbale di ispezione rispetto a quanto osservato trasmette al Fondo il verbale di ispezione redatto verifica se sono state riscontrate anomalie nessuna anomalia riscontrate anomalie la direzione sottopone al CdA la pratica il CdA valuta la pratica e decide se sanzionare il progetto comunica l’esito della delibera al Soggetto Gestore attiva la procedura di sanzione del progetto archivia verbale di ispezione prende atto della comunicazione della delibera del CdA