Comunicazione in rete
Aumentare l’efficienza della
comunicazione fra le segreterie
di direzione.
Oggi
• Analizzare come comunichiamo
• Analizzare con chi
• Riflettere sul miglioramento
Domani
• Usare la posta
• Usare il calendario
Possiamo risparmiare tempo?
•
•
•
•
Si!
Capendo meglio come comunichiamo.
Usando meglio gli strumenti.
Comunicando assieme.
Una giornata di lavoro…
• …
Come comunichiamo…
• La comunicazione personale resta
centrale…
• Molta comunicazione e’ fatta solo per
facilitare una comunicazione
successiva
Da cosa dipende il tempo che
impieghiamo
•
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•
Lavoro PER qualcuno;
Comunicazione CON qualcuno;
I tempi totali di lavoro=PER+CON
Tempi percepiti di lavoro:
PERXCON
Dare ordine…
• Concentrare il lavoro;
• Concentrare i tempi della
comunicazione
• Studiare come funziona…
Analizziamo cosa facciamo!
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Chi?
Che responsabilita’ ha?
Ogni quanto comunichiamo con loro?
Quanto tempo dedichiamo a
comunicare?
• Quanto lavoriamo per loro?
Dopo l’analisi la
presentazione!
• Proviamo a disegnare l’organigramma
della nostra Camera
• Coincide con le nostre comunicazioni?
Chi?
• Presidente e sg
• I colleghi
• Entita’ esterne
funzioni
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Agenzia viaggi
Gestione agenda
Filtro
Comunicazione alla struttura
Smistamento documentazione
Cose varie
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Urp e gestione lamentele
Rifare lavori di altri
Manutenzione
Contributi
Informatizzazione
Usi…
Problemi
• Stress comunicazionale
• Mancato riconoscimento del ruolo
• Superlavoro
Usare la posta
Un principio generale
• La posta e’ un sistema di
comunicazione INDIVIDUALE
• Si usa per scrivere da persona a
persona
• Anche quando di manda a piu’
destinatari!
I destinatari
• Nel campo A: Il destinatario
principale.
• CC: solo se il destinatario desidera
sapere chi altro legge!
• Altrimenti va tutto in BCC:!
Oggetto!
• Breve, ma non generico.
• Non “novita’!”, ma “nuovo collega!”
• Non “documento di Giovanni” ma
“Bilancio: i commenti di Giovanni”
• L’argomento prima!
Codificare gli oggetti
• Una breve sigla fra parentesi quadre
• Ad esempio [OT]
• Significa Off Topic, fuori argomento,
fuori tema
• Indica che il messaggio non c’entra
con la discussione o con gli argomenti
soliti
Esempi
• [URG] Per favore chiamami in ufficio
appena rientri!
• [DOC] Verbale ultimo incontro Network
• [ACT] Delibera urgente sanzioni albo
impiantisti!
• [CAL] Calendario incontri gruppo
Segreterie 2003-2004
Altri esempi
• [APP] Incontro di Rossi con Bianchi
martedi’ 18-03-2002
• [PERS] Ho saputo della promozione
di Verdi.
• [OT] Leggi questa barzelletta, quanto
e’ carina!
Nel corpo!
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•
•
Indice se piu’ di un soggetto
Paragrafi con titoli!
Una riga fra un paragrafo e l’altro
Liste puntate
Spazi bianchi
La firma
• Non piu’ di 4 righe
• Evitate i titoli!
Rendere gli umori
• Nel testo non possiamo rendere
ironia, tristezza, curiosita’…
• Nel tempo sono stati trovati dei
simboli…
• Sono detti emoticons: EMOTion
iCONS
Come si leggono
• Appoggiando l’orecchio sinistro sulla
spalla sinistra…
:-)
Non usateli con tutti!
:-D
;-)
:-(
0:-)
:-o
(:-(
=
=
=
=
=
=
rido!
ammicco
tristezza
angelo
sono stupito
sono indispettito
Netiquette!
• Attenzione: ci sono solo parole;
• La vostra vera educazione viene
evidenziata!
• Quindi bisogna rileggere e rileggere
ancore prima di spedire!
Cose da non fare
Non partecipate a…
• Catene di Sant’Antonio di qualsiasi
tipo!
• Make money fast…
• Manda una cartolina a un povero
bambino…
• I forward ridotti al minimo!
Non rispondere alle
provocazioni!
• Bisogna essere pazienti
• Arriva di tutto, mai restare coinvolti
in discussioni personali!
• Evitare lo STAMPATELLO MAIUSCOLO
Quotare…
• Da “quoting”=citare
• Citare solo quello a cui si vuole
rispondere.
• Non sprecate bytes, chi riceve forse
sta pagando (collegato con un
telefonino, a casa…)
Attachment
• O allegati, dovrebbero essere evitati
o tenuti al minimo;
• Davvero il contenuto non potevo
metterlo nel corpo del messaggio?
• Eventualmente: generare file pdf,
comprimere.
Calendario
Cosa e’ un calendario
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•
Il calendario e’ un database di eventi
I suoi campi principali sono:
Inizio - durata - fine
Luogo
Il titolo
Il promotore
Calendario ABC
• Un calendario che e’ ordinato per
criteri di pubblicazione.
• Ad ogni evento e’ assegnata una
valutazione.
Eventi di tipo A
• Sono gli eventi di cui si desidera che
siano resi noti, o per i quali e’ in corso
una campagna di stampa;
• Ad esempio:
Convegni, conferenze stampe,
inaugurazioni…
Eventi di tipo C
• Sono eventi che e’ bene gli altri
conoscano, ma che non si desidera
venga data pubblicita’;
• Ad esempio:
Periodi di ferie, incontri riservati.
• Possono essere “anonimizzati”
Eventi di tipo B
• Non sono ne’ A ne’ C!
• Ad esempio:
• Festa patronale, sciopero, riunione
sindacale, incontro di giunta, incontro
del consiglio….
Organizzare i documenti
Indicizzare
• Indicizzare e’ una operazione logica
che serve a indentificare le diverse
caratteristiche di un documento:
• Ad esempio assegnare colori, infilare
in cartelle, dare un nome a un file
sono classificazioni…
Parametri
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Tipo
Data
Oggetto
Emittente
Ricevente
Progressivo o posizione
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