PRA MANUALE SERVABIT PER GOVERNARE IL FARE IN AZIENDA Servabit srl via Santo Stefano 57, 40125 Bologna tel. +39 051 5870353 C.F e P.iva: 02807961202 www.servabit.it ottobre 2011 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 2 Indice Premessa...............................................................................................................................3 Attori.......................................................................................................................................4 Descrizione Processi e analisi delle interfacce......................................................................5 Gestione MacroAttività.................................................................................................6 Definizione Periodi di pianificazione.....................................................................7 Creazione/Gestione MacroAttività.......................................................................9 Importazione pianificazione................................................................................16 Gestione Progetti.........................................................................................................17 Creazione/Gestione Progetti...............................................................................18 Creazione/Gestione Attività................................................................................24 Rendicontazione..........................................................................................................27 Gestione template di rendicontazione................................................................28 Rendicontazione.................................................................................................29 Rendicontazione altri periodi..............................................................................30 Reportistica..................................................................................................................31 Pianificazione periodi..........................................................................................32 Pianificazione collaboratori e carico giornaliero stimato.....................................32 Rendicontazione totale periodo..........................................................................32 Rendicontazione collaboratori............................................................................33 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3 Premessa In questa sezione del manuale verranno analizzate le interfacce di inserimento dati in PRA calate all'interno della descrizione dei processi di gestione del fare aziendale propri dell'applicativo. Saranno trattati dunque i seguenti processi: Gestione MacroAttività: pianificazione AreeFunzionali e analisi della situazione generale delle MacroAttività aziendali. Gestione Progetti: pianificazione e gestione dei Progetti. Rendicontazione: rendicontazione del lavoro svolto dai diversi collaboratori. Analisi dei dati: produzione reportistica per analisi della pianificazione e rendicontazione. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 4 Attori Prima di addentrarsi nella descrizione vera è propria dell'applicativo PRA è opportuno fermarsi a descrivere i diversi attori coinvolti nei processi di gestione del fare aziendale. All'interno di PRA sono previsti quattro attori fondamentali: Coordinatore MacroAttività: è incaricato della gestione della parte di configurazione dell'applicativo e ha permessi illimitati su tutta la parte relativa alla gestione delle Aree Funzionali. Coordinatore Progetti: gode di permessi illimitati su tutta la parte di projectmanagement dell'applicativo ed è incaricato dell'inserimento dei nuovi progetti all'interno del sistema e all'eventuale associazione di questi ad una determinata area funzionale. Responsabile: incaricato della gestione di un'area funzionale o di un progetto si occupa autonomamente della sua pianificazione e gestione. Collaboratore: svolge i compiti e le attività a lui assegnate rendicontando periodicamente il lavoro svolto. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 5 Descrizione Processi e analisi delle interfacce L'applicativo PRA è composto da quattro grandi sezioni distinte relative alla gestione di: • MacroAttività • Progetti • Rendicontazione • Reportistica Fig 01: Menù principale PRA SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 6 Gestione MacroAttività Dalla sezione “Pianificazione MacroAttività” è possibile gestire tutto ciò che riguarda la pianificazione delle AreeFunzionali e ottenere informazioni sulla pianificazione generale della totalità delle MacroAttività aziendali. Fig 02: Menù gestione MacroAttività Gestione pianificazione MacroAttività: analisi della pianificazione MacroAttività e gestione delle AreeFunzionali. Analisi staffing MacroAttività: analisi della pianificazione fatta per i diversi collaboratori sulle diverse MacroAttività nei diversi periodi. Impostazioni pianificazione / Periodi di pianificazione: gestione periodi di pianificazione. Impostazioni pianificazione / Importazione pianificazione MacroAttività: strumento di importazione della pianificazione fatta per un determinato periodo su un nuovo periodo non ancora pianificato. Impostazioni pianificazione / Configurazione festività: configurazione dei giorni non lavorativi, che non saranno dunque tenuti in considerazione in sede di pianificazione. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 7 Definizione Periodi di pianificazione I periodi di pianificazione rappresentano la base della pianificazione delle MacroAttività aziendali. Questi rappresentano infatti gli intervalli temporali all'interno dei quali andare a valutare l'effort previsto per le diverse Aree funzionali. È possibile accedere alla maschera di gestione dei periodi di pianificazione attraverso il menù “Pianificazione MacroAttività/Impostazioni pianificazione/Periodi di pianificazione” Fig 03: Lista periodi di pianificazione Come visibile in figura, nella parte centrale dell'interfaccia è presente la lista di tutti i periodi di pianificazione inseriti all'interno del sistema. In questa maschera per ciascun periodo sono riportate le seguenti informazioni: Campo Descrizione Nome periodo Un nome identificativo del periodo creato (es. I semestre 2011 ) Data inizio1 Data di inizio del periodo Data fine Data fine del periodo 1 La data inizio è libera per il primo periodo creato. Per gli altri invece questo campo viene compilato automaticamente per garantire la contiguità dei periodi di pianificazione. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 8 Per inserire un nuovo periodo di pianificazione, cliccando sul pulsante nuovo verrà presentata la maschera di inserimento dati per i nuovi periodi. Fig 04: Maschera inserimento/modifica periodo di pianificazione Come visibile in figura attraverso questa maschera è possibile inserire tutte le informazioni descritte per la visualizzazione lista con l'aggiunta di un campo “descrizione” dove sarà possibile inserire una descrizione estesa del periodo appena creato. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 9 Creazione/Gestione MacroAttività Attraverso la voce di menù “Pianificazione MacroAttività/Gestione pianificazione Macro Attività” è possibile avere un quadro completo di tutte le MacroAttività pianificate e andare a gestire le diverse AreeFunzionali create o che si intendono creare. Accedendo a questo menù verrà presentata una maschera di selezione dove, una volta selezionato il periodo di pianificazione 2 su cui si desidera operare, si potrà scegliere l'operazione da intraprendere attraverso i pulsanti dedicati. Fig 05: Maschera selezione periodo gestione MacroAttività 2 In questo campo il sistema suggerisce automaticamente il periodo corrente, ovvero quello in cui cade la data corrente. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 10 Gestione pianificazione Attraverso il pulsante gestione pianificazione sarà presentata la lista di tutte le Macro Attività inserite nel sistema. Fig 06: Lista MacroAttività Per ciascuna di queste saranno fornite le seguenti informazioni: Campo Descrizione Codice Codice univoco MacroAttività a scelta libera Nome Nome identificativo Macroattività Tipologia Classificazione MacroAttività a scelta tra Servizio, Presidio, Indipendente/Gestione, Progetto, Altro Budget Effort Ore di effort stimate per lo svolgimento della MacroAttività da colui che l'ha creata Budget Effort Macro Somma dei budget effort previsti per le MacroAttività SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 11 Attività inferiori gerarchicamente inferiori Responsabile Collaboratore incaricato della gestione della MacroAttività Effort stimato Effort totale previsto per il completo svolgimento della Macro Attività dal responsabile. Questo valore viene calcolato sommando le ore di impiego previste per ciascun collaboratore “staffato”. Può differire dall'effort budget della MacroAttività evidenziando disarmonia tra le ore di effort previste per una determinata MacroAttività e quelle stimate dal responsabile. Effort effettivo Numero totale di ore effettivamente rendicontate su una determinata MacroAttività dai diversi collaboratori. Attraverso questa maschera è quindi possibile andare a gestire (creazione e modifica) tutte le AreeFunzionali, ovvero tutte quelle MacroAttività di tipologia differente da “Progetto.” Per quanto riguarda queste ultime, da questa maschera saranno visualizzate in “sola lettura” in quanto provviste di strumenti di gestione dedicati. Entrando in modalità inserimento, attraverso il pulsante nuovo per creare una nuova Area Funzionale o cliccando sull'icona “matita” per modificarne una già esistente, si accede alla maschera attraverso la quale è possibile inserire i dati. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 12 Fig 07: Maschera Inserimento/Modifica MacroAttività Saranno presenti dunque i seguenti campi: Campo Descrizione Codice Codice univoco MacroAttività a scelta libera Nome Nome identificativo Macroattività MacroAttività superiore MacroAttività gerarchicamente superiore a quella in esame. Questo campo viene utilizzato per effettuare una scomposizione topdown delle MacroAttività permettendo a ciascun responsabile di suddividere (esclusivamente) le AreeFunzionali a lui assegnate in autonomia. Tipologia Classificazione MacroAttività a scelta tra Servizio, Presidio, Indipendente/Gestione, Progetto, Altro Budget Effort Ore di effort stimate per lo svolgimento della MacroAttività da colui che l'ha creata SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 13 Responsabile Collaboratore incaricato della gestione della MacroAttività Effort stimato Effort totale previsto per il completo svolgimento della Macro Attività dal responsabile. Questo valore viene calcolato sommando le ore di impiego previste per ciascun collaboratore “staffato”3. Può differire dall'effort budget della MacroAttività evidenziando disarmonia tra le ore di effort previste per una determinata MacroAttività e quelle stimate dal responsabile. Descrizione Descrizione estesa della MacroAttività in questione Obbiettivi Descrizione estesa degli obbiettivi che la MacroAttività si prefige. Staff Campo attraverso il quale il responsabile dell'attività va a comporre il team di collaboratori che saranno impegnati sullo svolgimento della MacroAttività correlati con il numero di ore per cui è previsto l'impiego per ciascuno di questi. Questo campo sarà editabile nel caso in cui la MacroAttività rappresenta una foglia della gerarchia. In caso contrario il sistema provvederà automaticamente a farcire questo campo con la sintesi dello staffing effettuato per tutte le MacroAttività di livello inferiore. MacroAttività inferiori Nel caso in cui la MacroAttività in questione sia stata scomposta saranno visibili in questo campo le MacroAttività gerarchicamente inferiori. Attraverso questo campo ciascun responsabile, che ha delegato la gestione di parte delle “sue” MacroAttività, potrà tenere monitorato il lavoro di gestione svolto sulle MacroAttività inferiori. 3 Per staffing si intende il processo di selezione dei collaboratori che andranno a lavorare su una determinata MacroAttività con la relativa stima delle ore di impiego previste. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 14 Analisi pianificazione Attraverso il pulsante “Analisi pianificazione” verrà presentata la lista ad albero di tutte le MacroAttività pianificate per il periodo selezionato. Fig 08: Visualizzazione gerarchica MacroAttività La vista ad albero fornisce una visualizzazione contratta di tutte le MacroAttività aziendali raggruppate in base alla gerarchia costruita dai diversi responsabili. Ciascuna di queste potrà essere “esplosa” ricorsivamente con un semplice click per vedere i dettagli relativi alle MacroAttività di livello inferiore. Le informazioni visualizzate in questa maschera saranno, in maniera analoga alla sezione di gestione: Campo Descrizione Periodo di pianificazione Periodo di pianificazione di riferimento selezionato precedentemente Codice Codice univoco MacroAttività a scelta libera Nome Nome identificativo Macroattività Tipologia Classificazione MacroAttività a scelta tra Servizio, Presidio, Indipendente/Gestione, Progetto, Altro Budget Effort Ore di effort stimate per lo svolgimento della MacroAttività da colui che l'ha creata Budget Effort Macro Somma dei budget effort previsti per le MacroAttività Attività inferiori gerarchicamente inferiori Responsabile Collaboratore incaricato della gestione della MacroAttività SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Effort stimato 15 Effort totale previsto per il completo svolgimento della Macro Attività dal responsabile. Questo valore viene calcolato sommando le ore di impiego previste per ciascun collaboratore “staffato”. Può differire dall'effort budget della MacroAttività evidenziando disarmonia tra le ore di effort previste per una determinata MacroAttività e quelle stimate dal responsabile. Effort effettivo Numero totale di ore effettivamente rendicontate su una determinata MacroAttività dai diversi collaboratori. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 16 Importazione pianificazione La pianificazione delle aree funzionali è un qualcosa che all'interno delle aziende raramente subisce cambiamenti radicali tra i diversi periodi. Per evitare l'operazione di copia manuale alla fine di ogni periodo di pianificazione, il sistema PRA dispone di uno strumento automatico che consente di generare automaticamente la pianificazione per un nuovo periodo utilizzando come modello quella fatta per uno trascorso. Per effettuare questa operazione accedere alla voce di menù “Pianificazione MacroAttività/Impostazioni pianificazione/Importazione pianificazione MacroAttivitità”. Verrà presentata la seguente maschera. Fig 09: Strumento importazione MacroAttività Una volta selezionato il periodo di pianificazione da utilizzare come template e quello nuovo sul quale si desidera importare la pianificazione, cliccando sul pulsante “Importa pianificazione MacroAttività” l'intera gerarchia delle AreeFunzionali verrà duplicata sul nuovo periodo; i progetti, al contrario, saranno scartati automaticamente in quanto Macro Attività non direttamente correlate ai periodi di pianificazione. Una volta ultimato il processo di importazione il sistema rimanderà alla schermata principale dell'applicativo. A questo punto sarà possibile andare a gestire la pianificazione appena importata, come di consueto dalla voce di menù “MacroAttività/Gestione pianificazione MacroAttività”. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 17 Gestione Progetti Dalla sezione “Gestione Progetti” è possibile gestire la pianificazione di tutti i Progetti aziendali effettuandone la WBS (Work Breakdown Structure) e verificandone lo stato di avanzamento. Fig 10: Menù Gestione Progetti Progetti/Gerarchia Progetti: visualizzazione gerarchica tramite lista ad albero di tutti i progetti inseriti nel sistema. Da questo menù sarà quindi possibile verificare la pianificazione effettuata per ogni singolo progetto con la possibilità di esplodere la WBS effettuata fino al livello di dettaglio desiderato. Progetti/Progetti: creazione e gestione progetti Attività: visualizzazione attività inserite nel sistema con possibilità di modifica delle stato e inserimento annotazioni da parte del collaboratore incaricato della sua esecuzione. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 18 Creazione/Gestione Progetti Attraverso la voce di menù “Gestione progetti/Progetti/Progetti” è possibile avere un quadro completo di tutti i Progetti inseriti nel sistema. Fig 11: Lista progetti Per ciascuno di questi saranno visualizzate le seguenti informazioni: Campo Descrizione Codice Codice univoco Progetto a scelta libera Nome Nome identificativo Progetto Tipologia Classificazione Progetto a scelta tra Progetto, se si tratta di un nuovo progetto indipendente; SottoProgetto, se il Progetto rappresenta una parte o un ramo di un progetto più grande; Milestone se il Progetto rappresenta una Milestone 4. Data inizio Data di inizio del progetto. 4 Le milestone indicano cioè importanti traguardi intermedi nello svolgimento del progetto. Molto spesso sono rappresentate da eventi, cioè da sottoprogetti con durata di un giorno, e vengono evidenziate in maniera diversa dagli altri nell'ambito della pianificazione di progetto. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Data fine 19 Data prevista per la fine del progetto ed entro la quale questo dovrà essere chiuso. Budget Effort Ore di effort stimate per lo svolgimento del Progetto da colui che l'ha creato Effort SottoProgetti Somma dei budgeteffort previsti per i sottoprogetti gerarchicamente inferiori ProjectManager Collaboratore incaricato della pianificazione e della gestione del progetto. Effort stimato Effort totale previsto per il completo svolgimento del Progetto dal ProjectManager. Questo valore viene calcolato sommando le ore di impiego previste per ciascun collaboratore “staffato”. Può differire dall'effort budget del Progetto evidenziando disarmonia tra le ore di effort previste per un determinato Progetto e quelle stimate dal ProjectManager designato. Avanzamento Percentuale di completamento del progetto calcolato come rapporto tra la somma degli effort relativi alle componenti chiuse tra le parti in cui è stato scomposto un progetto (sottoprogetti o attività) e l'effort totale del progetto stesso. Stato Stato del progetto. Controlli di stato Nella lista per ciascun record sono presenti dei pulsanti che consentono di modificarne lo stato senza il bisogno di accedere al record in modalità inserimento. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 20 Fig 12: Workflow stati di Progetto Entrando in modalità inserimento, attraverso il pulsante nuovo per creare un nuovo Progetto o cliccando sull'icona “matita” per modificarne o gestirne uno già esistente, si accede alla maschera attraverso la quale è possibile inserire i dati. Fig 13: Maschera Inserimento/Modifica Progetto SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 21 Saranno presenti dunque i seguenti campi: Campo Descrizione Codice Codice univoco Progetto a scelta libera Nome Nome identificativo Progetto Progetto superiore Progetto gerarchicamente superiore a quello in esame. Questo campo viene utilizzato per effettuare una scomposizione top down dei Progetti permettendo a ciascun ProjectManager di suddividere (esclusivamente) i Progetti a lui assegnati in autonomia. Data inizio Data inizio Progetto. Se il progetto in questione rappresenta un sottoprogetto di un progetto più grande il sistema suggerirà automaticamente come data di inizio quella del progetto superiore. In maniera analoga se si andrà a modificare la data inizio di un progetto che ha ha sua volta sottoprogetti, questa modifica si ripercuoterà a cascata su tutti i progetti gerarchicamente inferiori. Data fine prevista Data prevista per la fine del progetto. Se il progetto in questione rappresenta un sottoprogetto di un progetto più grande il sistema suggerirà automaticamente come data di fine quella del progetto superiore. In maniera analoga se si andrà a modificare la data di fine di un progetto che ha ha sua volta sottoprogetti, questa modifica si ripercuoterà a cascata su tutti i progetti gerarchicamente inferiori. Blocca date L'attivazione di questo flag conferisce particolare importanza alle date segnalate per il progetto in questione (es: scandenze improrogabili), prevenendo cosi l'adattamento delle date automatico causato da una modifica su un eventuale progetto superiore (Vedi campi “data inizio” e “data fine”). Tipologia Classificazione Progetto a scelta tra Progetto, se si tratta di un SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 22 nuovo progetto indipendente; SottoProgetto, se il Progetto rappresenta una parte o un ramo di un progetto più grande; Milestone se il progetto rappresenta una Milestone. Budget Effort Ore di effort stimate per lo svolgimento del Progetto da colui che l'ha creata. ProjectManager Collaboratore incaricato della gestione del ProjectManager. Effort stimato Effort totale previsto per il completo svolgimento del Progetto. Questo valore viene calcolato sommando le ore di impiego previste per ciascun collaboratore “staffato”. Può differire dall'effort budget del Progetto evidenziando disarmonia tra le ore di effort previste per un determinato Progetto e quelle stimate dal ProjectManager. Gestisci per attività Selezionando questa opzione si indica che si desidera gestire il progetto a livello elementare di singola Attività. Questa operazione renderà dunque il progetto non ulteriormente scomponibile in sottoprogetti e abiliterà il campo dedicato alla gestione delle Attività Descrizione Descrizione estesa del Progetto in questione Obbiettivi Descrizione estesa degli obbiettivi che il Progetto si prefigge. Rischi Possibili rischi che potrebbero compromettere il corretto svolgimento del progetto. Team di Progetto Campo attraverso il quale il ProjectManager va a comporre il team di collaboratori che saranno impegnati sullo svolgimento del progetto, correlati con il numero di ore per cui è previsto l'impiego per ciascuno di questi. Questo campo sarà editabile (tramite lista editabile) nel caso in cui il progetto rappresenti una foglia della gerarchia. In caso contrario il sistema provvederà automaticamente a riempire questo campo con la sintesi dello staffing effettuato per tutti i sottoprogetti di livello inferiore. In SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 23 maniera analoga il campo team di progetto sarà gestito in maniera automatica per tutti quei progetti per cui si è scelta una gestione per Attività; riporterà dunque una sintesi di tutti i collaboratori incaricati dello svolgimento delle diverse Attività assieme alla somma di tutte le ore pianificate per loro. SottoProgetti Nel caso in cui il progetto in questione sia stato scomposto saranno visibili in questo campo i sottoprogetti gerarchicamente inferiori. Attraverso questo campo ciascun ProjectManager, che ha delegato la gestione di parte dei ”suoi” Progetti, potrà tenere monitorato il lavoro di gestione svolto sui Progetti inferiori. MacroAttività collegata Visibile solo per i progetti “radice”, per i quali esisterà una MacroAttività correlata e gestita automaticamente per ciascuno dei periodi di pianificazione in cui il progetto va a cadere. Da questo campo sarà possibile dunque selezionare (attraverso lista editabile), per ciascuno di questi, a quale ramo dell'albero delle MacroAttività collegare il Progetto nel periodo in questione. Attività Campo per la gestione delle Attività relative al progetto in questione. (Vedi sezione dedicata “Gestione attività”) Avanzamento Percentuale di completamento del progetto calcolato come rapporto tra la somma degli effort relativi alle componenti chiuse tra le parti in cui è stato scomposto un progetto (sottoprogetti o attività) e l'effort totale del progetto stesso. Stato Stato del progetto. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 24 Creazione/Gestione Attività Come anticipato per i Progetti PRA consente una scomposizione e una gestione a livello elementare di singola Attività. All'interno del sistema la scomposizione di un Progetto in Attività avviene dalla Maschera di gestione dei progetti attraverso la scheda “Attività”, che sarà visibile solo per quei Progetti per cui è stata esplicitamente scelta una gestione di questo tipo. Fig 14: Scheda di “gestione per Attività” Per inserire una nuova Attività relativa ad un determinato progetto o modificarne una già esistente si utilizzano come di consueto il tasto “nuovo” che compare nella scheda dedicata o l'icona “matita”. Fatto ciò si aprirà una finestra di popup attraverso la quale sarà possibile andare a dettagliare l'attività in esame con le seguenti informazioni: SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 25 Campo Descrizione Attività Breve sommario esplicativo dell'Attività Assegnato a Collaboratore incaricato dello svolgimento dell'attività Deadline Data entro la quale l'attività dev'essere improrogabilmente svolta Effort stimato Effort previsto dal projectmanager per lo svolgimento dell'Attività Descrizione Descrizione estesa di ciò che dev'essere fatto Dipendenze Scheda all'interno della quale è possibile andare a specificare se ci sono attività propedeutiche per svolgere l'attività in questione e visualizzare a scopo informativo l'insieme delle attività che invece dipendono da questa. Note Campo di testo libero che può essere utilizzato dal project manager e dall'incaricato per comunicare osservazioni in merito all'Attività e al suo svolgimento. Stato Stato dell'Attività governabile tramite gli appositi pulsanti Essendo le Attività un qualcosa di estremamente specifico e avendo queste date di deadline precise che è estremamente importante onorare per non compromettere il puntuale svolgimento del Progetto, PRA mette a disposizione una sezione dedicata esclusivamente a queste. Accedendo alla voce di menù GestioneProgetti/Attività sarà visualizzata una lista completa di tutte le Attività che fornisce un quadro completo e pratico su tutte le attività definite nel sistema ed elimina il bisogno di analizzare tutti i singoli progetti aperti per verificare lo stato delle diverse Attività. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 26 Fig 15: Lista Attività Da questa lista sarà dunque possibile verificare lo stato di tutte le attività inserite nel sistema utilizzando i filtri di ricerca per ottenere le informazioni di cui si ha bisogno (es: tutte le attività relative ad un determinato progetto o tutte le attività assegnate ad un determinato collaboratore.). Accedendo inoltre ai diversi record in modalità inserimento ai record già salvati sarà possibile inserire annotazioni nell'apposito campo e modificarne lo stato per chiudere o per riaprire l'attività nel caso in cui questa non dovesse essere stata svolta secondo le aspettative. SERVA 27 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Rendicontazione Il sistema di timesheet sviluppato all'interno di PRA permette a ciascun collaboratore di rendicontare il lavoro svolto quotidianamente sulle diverse MacroAttività inserite nel sistema. Fig 16: Menù Rendicontazione Rendicontazione: accesso al proprio timesheet personale per il periodo corrente Gestione Template: gestione template personale di rendicontazione Utility/Rendicontazione altri periodi: gestione rendicontazione per periodi differenti da quello corrente Analisi rendicontazione: visualizzazione di tutte le ore rendicontate dai collaboratori a scopo di analisi Gestione template collaboratori: visualizzazione template di rendicontazione dei diversi collaboratori SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 28 Gestione template di rendicontazione Per restringere il campo di MacroAttività su cui è possibile rendicontare il proprio lavoro PRA introduce il concetto di template personalizzato di rendicontazione, ovvero un sotto insieme di MacroAttività selezionate da ciascun collaboratore su cui questo potrà andare a rendicontare il proprio lavoro. Attraverso la voce di Menù Rendicontazione/Gestione template ciascun collaboratore potrà gestire il proprio le MacroAttività inserite nel proprio template. Fig 17: Gestione template di rendicontazione Una volta inserite le MacroAttività su cui si desidera rendicontare il proprio lavoro, attraverso i pulsanti in basso a destra si potrà scegliere se salvare il template e tornare al menù principale (Salva e chiudi) o se procedere direttamente alla rendicontazione accedendo direttamente al proprio timesheet. Per le modalità di rendicontazione di veda il paragrafo “Rendicontazione” SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 29 Rendicontazione Dopo aver impostato il proprio template di rendicontazione resta da gestire l'operazione di rendicontazione vera e propria. Accedendo al menù Rendicontazione/Rendicontazione verrà visualizzata la schermata riportata in figura. Fig 18: Timesheet personale Come si può vedere, sulla sinistra sono riportare le MacroAttività inserite nel proprio template di rendicontazione assieme ad una riga finale su cui verrà calcolato il totale delle ore rendicontate per ciascuna giornata lavorativa. Sono poi riportate nelle diverse colonne i giorni della settimana corrente per cui sarà possibile andare a segnalare le ore impiegate su ciascuna MacroAttività. E' possibile muoversi in avanti o indietro tra le settimane attraverso i pulsanti “Precedente” e “Successivo” visibili in basso a sinistra 5. Attraverso il pulsante “Aggiorna” sarà invece possibile aggiornare in tempo reale il campo di verifica del totale delle ore giornaliere rendicontate. I pulsanti “Salva e Chiudi” e “Annulla” infine permettono di uscire dalla sezione timesheet rispettivamente salvando o annullando i dati inseriti. 5 Ovviamente non è possibile rendicontare nel futuro. I campi relativi ai giorni a venire saranno quindi non editabili. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 30 Rendicontazione altri periodi Come detto in precedenza le voci di menù Rendicontazione e Gestione template consentono di gestire la rendicontazione per il periodo di pianificazione in corso. Se si vuole invece andare a rendicontare il proprio lavoro su un periodo passato e per cui la rendicontazione non è stata ancora ultimata è possibile accedere alle informazioni relative a questo attraverso la voce di menù “Rendicontazione/Utility/Rendicontazione altri periodi”. Verrà presentata la maschera descritta in figura Fig 19: Rendicontazione altri periodi Da qui una volta selezionato il periodo di interesse si potrà andare a rendicontare sulle MacroAttività relative al periodo selezionato tramite il pulsante “Rendicontazione”. In alternativa si potrà andare a integrare il proprio template di rendicontazione con le Macro Attività “passate” attraverso il pulsante ”Imposta template di rendicontazione”. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 31 Reportistica Per consentire di analizzare in tempo reale e a posteriori la pianificazione aziendale, PRA dispone di una sezione dedicata alla reportistica dalla quale è possibile generare file PDF per tutto ciò che riguarda pianificazione e la rendicontazione. Fig 20: Menù reportistica Pianificazione periodi: Produzione report PDF pianificazione effettuata per un determinato periodo di pianificazione. Pianificazione collaboratori: Produzione report PDF pianificazione per un determinato collaboratore in un determinato periodo di pianificazione Rendicontazione totale periodo: Produzione report PDF rendicontazione effettuata da tutti i collaboratori in un determinato periodo di pianificazione sulle diverse Macro Attività. Rendicontazione collaboratori: Produzione report PDF rendicontazione effettuata da un determinato collaboratore in un determinato periodo di pianificazione sulle diverse Macro Attività SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 32 Pianificazione periodi Accedendo alla voce di menù Reportistica/Pianificazione periodi sarà visualizzata la lista di tutti i periodi presenti nel sistema. Selezionando tramite il pulsante “spunta” i periodi interessati e cliccando sul pulsante “Pianificazione periodi” della barra laterale sarà generato un report riassuntivo della pianificazione effettuata per i periodi scelti. Per motivi grafici saranno riportati solo i primi due livelli della gerarchia di MacroAttività inserita nel sistema. Pianificazione collaboratori e carico giornaliero stimato Accedendo alla voce di menù Reportistica/Pianificazione collaboratori sarà visualizzata la lista di tutti i collaboratori aziendali in associazione ai diversi periodi di pianificazione inseriti nel sistema. Selezionando tramite il pulsante “spunta” la coppia collaboratore periodo (es: Mario rossi – I Trimestre 2011) e cliccando sul pulsante “Pianificazione periodi” della barra laterale sarà generato un report riassuntivo della pianificazione effettuata per le coppie scelte. Per motivi grafici saranno riportati solo i primi due livelli della gerarchia di MacroAttività inserita nel sistema. In alternativa cliccando sul pulsante “Carico giornaliero stimato” sarà possibile ottenere un report PDF in cui sono riportate per ciascun collaboratore le ore pianificate per ciascun giorno dell'anno. Il calcolo delle ore pianificate ha valenza indicativa in quanto ottenuto dividendo in parti uguali le ore pianificate nei diversi intervalli temporali sulla loro durata effettiva, eliminando quindi i giorni non lavorativi (Sabati, Domeniche, Festività segnalate come tali all'interno del sistema6), ma risulta estremamente utile per verificare il livello di carico dei diversi collaboratori. Rendicontazione totale periodo Accedendo alla voce di menù Reportistica/Rendicontazione totale periodo sarà visualizzata la lista di tutti i periodi presenti nel sistema. Selezionando tramite il pulsante “spunta” i periodi interessati e cliccando sul pulsante “Rendicontazione totale periodo” 6 Vedi sezione dedicata Configurazione festività SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 33 della barra laterale sarà generato un report riassuntivo della rendicontazione effettuata nei mesi compresi nei periodi di pianificazione selezionati. Per motivi grafici saranno riportati solo i primi due livelli della gerarchia di MacroAttività inserita nel sistema. Rendicontazione collaboratori Accedendo alla voce di menù “Reportistica/Rendicontazione collaboratori” sarà visualizzata la lista di tutti i collaboratori aziendali in associazione ai diversi periodi di pianificazione inseriti nel sistema. Selezionando tramite il pulsante “spunta” la coppia collaboratoreperiodo (es: Mario rossi – I Trimestre 2011) e cliccando sul pulsante “Rendicontazione totale periodo” della barra laterale sarà generato un report riassuntivo della rendicontazione effettuata per le coppie selezionate. Per motivi grafici saranno riportati solo i primi due livelli della gerarchia di MacroAttività inserita nel sistema.
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