Guida di ARXivar
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ARXivar 4.5
Manuale d'uso di ARXivar 4.5
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Guida di ARXivar
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Printed: marzo 2010
4
Guida di ARXivar
Tabella dei contenuti
Foreword
Parte I Introduzione
10
12
1 Presentazione
................................................................................................................................... 12
2 Benvenuti
...................................................................................................................................
in ARXivar
16
Specifiche tecniche
..........................................................................................................................................................
- ARXivar upgrade
17
Parte II Installazione
22
1 Il Sito...................................................................................................................................
di ARXivar (area Download)
22
2 Introduzione
...................................................................................................................................
ai DBMS
23
3 Microsoft
...................................................................................................................................
SQL Server
25
4 Oracle
................................................................................................................................... 35
5 MySql................................................................................................................................... 39
6 Installazione
...................................................................................................................................
ARXivar Server
41
Modalità di archiviazione
..........................................................................................................................................................
docum enti
51
Creare il Database
..........................................................................................................................................................
di ARXivar
63
Messa in linea..........................................................................................................................................................
del Database DEMO
69
7 Installazione
...................................................................................................................................
ARXivar Client
75
8 Aggiornamenti
...................................................................................................................................
di ARXivar
80
9 Attivazione
...................................................................................................................................
Licenza
86
10 Il file ...................................................................................................................................
di configurazione LST
90
Parte III Servizi
93
1 Introduzione
...................................................................................................................................
ai servizi Windows di ARXivar
93
2 I file...................................................................................................................................
di Log di ARXivar (struttura e posizione)
100
3 Installazione
...................................................................................................................................
servizi
102
Servizi Fax .......................................................................................................................................................... 106
Servizio Repository
.......................................................................................................................................................... 107
4 Configurazione
...................................................................................................................................
servizi
112
Servizio Repository
.......................................................................................................................................................... 113
Come fare.........................................................................................................................................................
se
119
Servizio Fascicoli
.......................................................................................................................................................... 121
Servizio Barcode
.......................................................................................................................................................... 122
Servizio OCR.......................................................................................................................................................... 125
Wizard attivazione
.........................................................................................................................................................
servizi Full Text
129
Servizio Collegam
..........................................................................................................................................................
enti
133
Servizio Backup
.......................................................................................................................................................... 142
Servizio schedulazione
.......................................................................................................................................................... 146
Servizio Mailer
.......................................................................................................................................................... 149
Impostazioni
.........................................................................................................................................................
di posta elettronica
154
Parte IV ARXivar Plug-in manager
158
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contenuti
5
1 Installazione
................................................................................................................................... 158
2 Configurazioni
...................................................................................................................................
in comune
160
3 Elenco
...................................................................................................................................
e configurazione Plug-in disponibili.
172
Parte V Configurazione di ARXivar
178
1 Gestione
...................................................................................................................................
lingue
178
2 Password
...................................................................................................................................
server
181
3 Criptazione
...................................................................................................................................
Documenti
183
4 AOO...................................................................................................................................
(Aree organizzative)
186
5 Tipologie
...................................................................................................................................
e classi documentali
192
Classi Docum
..........................................................................................................................................................
entali - Generale
198
Classi Docum
..........................................................................................................................................................
entali - Autom atism i
200
Classi Docum
..........................................................................................................................................................
entali - Regole Univocità
202
Classi Docum
..........................................................................................................................................................
entali - Regole DLL
205
Classi Docum
..........................................................................................................................................................
entali - Profilazione sem plificata
214
6 Stati...................................................................................................................................
documento
215
7 Utenti
...................................................................................................................................
e gruppi
218
Im port utenti..........................................................................................................................................................
di Active Directory
224
Creare un nuovo
..........................................................................................................................................................
utente
227
Generali ......................................................................................................................................................... 229
E-Mail
......................................................................................................................................................... 232
Autorizzazioni
......................................................................................................................................................... 239
Stati Validi.........................................................................................................................................................
per l'utente
242
8 DSN...................................................................................................................................
(Stringhe di connessione)
244
Server collegati
.......................................................................................................................................................... 253
9 Configurazione
...................................................................................................................................
del profilo documentale
258
Gestione gruppi
..........................................................................................................................................................
di dati
263
10 Gestione
...................................................................................................................................
Campi aggiuntivi
266
Personalizzare
..........................................................................................................................................................
i cam pi aggiuntivi
270
Gestione gruppi
..........................................................................................................................................................
cam pi aggiuntivi
280
11 Conservazione
...................................................................................................................................
Sostitutiva
282
Parte VI Gestione riservatezze
284
1 Utente
...................................................................................................................................
- Stato documento
284
2 Utente
...................................................................................................................................
- Aoo - Classe
291
3 Utente
...................................................................................................................................
e Gruppi mediate filtri
295
4 Riservatezze
...................................................................................................................................
su singolo documento
297
Parte VII ARXivar Client (introduzione)
301
1 ARXivar
...................................................................................................................................
Client (Guida rapida comandi)
302
Parte VIII Archiviazione
308
1 Da file
...................................................................................................................................
system
312
Cam pi di profilo
.......................................................................................................................................................... 319
Profili Predefiniti
.......................................................................................................................................................... 323
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5
6
Guida di ARXivar
2 Da scanner
................................................................................................................................... 325
3 Archiviazione
...................................................................................................................................
rapida
329
4 Modelli
................................................................................................................................... 330
5 Barcode
................................................................................................................................... 338
Etichetta Barcode
.......................................................................................................................................................... 341
Stam panti Barcode
.......................................................................................................................................................... 344
Parte IX Ricerche
347
1 Cerca
................................................................................................................................... 348
Cam pi standard
.......................................................................................................................................................... 354
Cam pi aggiuntivi
.......................................................................................................................................................... 357
Dati profilo .......................................................................................................................................................... 358
Protocollo P.A.
.......................................................................................................................................................... 360
Avanzate
.......................................................................................................................................................... 362
2 Ultima
...................................................................................................................................
ricerca
365
3 Ricerche
...................................................................................................................................
rapide
366
4 Ultimi
...................................................................................................................................
30 giorni
367
5 Viste................................................................................................................................... 368
Parte X Strumenti di organizzazione
376
1 Associazioni
................................................................................................................................... 377
2 Fascicoli
................................................................................................................................... 377
3 Relazioni
................................................................................................................................... 377
4 Pratiche
................................................................................................................................... 377
5 Legami
................................................................................................................................... 378
6 Allegati
................................................................................................................................... 378
7 Profili
...................................................................................................................................
predefiniti
378
8 Impostazioni
...................................................................................................................................
personali
379
9 Conservazione
...................................................................................................................................
sostitutiva
381
Parte XI Rubrica
383
1 Caselle
................................................................................................................................... 383
2 Mail................................................................................................................................... 383
3 Memo
................................................................................................................................... 383
4 Task................................................................................................................................... 384
5 Fax ................................................................................................................................... 384
Parte XII Workflow
386
1 Configurazione
................................................................................................................................... 386
2 Designer
...................................................................................................................................
(progettazione)
404
Task
.......................................................................................................................................................... 414
Task, generali
......................................................................................................................................................... 416
Task, esecutori
......................................................................................................................................................... 422
Task, documenti
......................................................................................................................................................... 428
© 2010 ABLE Tech Srl
contenuti
7
Task, operazioni
......................................................................................................................................................... 437
Task, automatismi
......................................................................................................................................................... 441
Task, esiti......................................................................................................................................................... 443
Link
.......................................................................................................................................................... 446
Link, azioni
......................................................................................................................................................... 453
Link, fascicolazione
......................................................................................................................................................... 461
Link, operazioni
......................................................................................................................................................... 464
Link, variabili
......................................................................................................................................................... 475
Query
......................................................................................................................................... 484
Link, timer.........................................................................................................................................................
e comandi
494
Condizione .......................................................................................................................................................... 497
Condizione
.........................................................................................................................................................
- Punti di connessione
499
Processi nidificati
.......................................................................................................................................................... 505
Generale ......................................................................................................................................................... 507
Proprietà .........................................................................................................................................................
di collegamento
510
Pausa
.......................................................................................................................................................... 515
Variabili di processo
.......................................................................................................................................................... 517
Creazione.........................................................................................................................................................
e modifica
521
Tim er
.......................................................................................................................................................... 525
Sicurezza .......................................................................................................................................................... 530
3 Elementi
...................................................................................................................................
Start e Finish
533
Start
Finish
.......................................................................................................................................................... 534
.......................................................................................................................................................... 535
4 Disegnare
...................................................................................................................................
un workflow
536
5 Eseguire
...................................................................................................................................
un workflow
554
6 Workflow
...................................................................................................................................
(Gestione)
566
Gestione
Istruzioni
Ricerche
Eventi
Esegui
.......................................................................................................................................................... 567
.......................................................................................................................................................... 571
.......................................................................................................................................................... 571
.......................................................................................................................................................... 571
.......................................................................................................................................................... 572
Parte XIII SDK (Software Development Kit)
574
1 Il Software
...................................................................................................................................
Development Kit di ARXivar
574
2 Configurazione
...................................................................................................................................
Classi Documentali e chiamanti
576
3 Elenco
...................................................................................................................................
Classi, metodi e funzioni
583
Connessioni.......................................................................................................................................................... 585
Im porta - Archivia
.......................................................................................................................................................... 587
Ricerche
.......................................................................................................................................................... 598
Modifica docum
..........................................................................................................................................................
enti
605
Cancellazioni.......................................................................................................................................................... 612
Strum enti di..........................................................................................................................................................
organizzazione
613
Workflow .......................................................................................................................................................... 629
Parte XIV Servizi Web
633
1 Il servizio
...................................................................................................................................
web di ARXivar
633
2 Download
...................................................................................................................................
e installazione
634
3 Configurazioni
................................................................................................................................... 639
4 Metodi
...................................................................................................................................
esposti
644
© 2010 ABLE Tech Srl
7
8
Guida di ARXivar
Workflow e task
.......................................................................................................................................................... 646
Utenti
.......................................................................................................................................................... 653
Aree organizzative
.......................................................................................................................................................... 654
Stati
.......................................................................................................................................................... 654
Classi docum
..........................................................................................................................................................
entali
655
Rubrica e contatti
.......................................................................................................................................................... 657
Docum enti e..........................................................................................................................................................
profili
659
Ricerche
.......................................................................................................................................................... 666
Fascicoli
.......................................................................................................................................................... 669
Gestione cam
..........................................................................................................................................................
pi
671
Parte XV ARXivar Fax Connector
674
1 Introduzione
................................................................................................................................... 674
2 Configurazioni
...................................................................................................................................
di base - Fax in uscita
676
3 Configurazione
...................................................................................................................................
comune a tutti i connettori
681
4 Impostazione
...................................................................................................................................
modem - Stringhe di inizializzazione.
688
5 Fax ...................................................................................................................................
server Windows Server 2003
690
Installazione..........................................................................................................................................................
del com ponente aggiuntivo Servizio Fax di Window s Server 2003.
691
Selezione della
..........................................................................................................................................................
periferica per l’invio e ricezione Fax in Window s Server 2003.
695
Configurazione
..........................................................................................................................................................
cartelle di archiviazione Fax inviati e Fax in arrivo in Window s Server 2003.
700
Configurazione
..........................................................................................................................................................
avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax di Window s Server 2003.
703
Specifiche relative
..........................................................................................................................................................
alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector.
705
Note conclusive
.......................................................................................................................................................... 706
6 emFAST
...................................................................................................................................
- FAC Sys
707
Configurazione
..........................................................................................................................................................
avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax FAC Sys
708
Specifiche relative
..........................................................................................................................................................
alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector.
709
Note conclusive
.......................................................................................................................................................... 711
7 Zetafax
................................................................................................................................... 711
Configurazione
..........................................................................................................................................................
avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax Zetafax
712
Specifiche relative
..........................................................................................................................................................
alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector.
713
Note conclusive
.......................................................................................................................................................... 715
8 Fax ...................................................................................................................................
Maker
715
Configurazione
..........................................................................................................................................................
avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax FAXm aker
716
Specifiche relative
..........................................................................................................................................................
alle configurazioni di base di ARXivar Fax Connector.
717
Note conclusive
.......................................................................................................................................................... 719
9 RightFax
................................................................................................................................... 719
Avvertenze .......................................................................................................................................................... 719
Configurazione
..........................................................................................................................................................
avanzata di ARXivar Fax Connector con il servizio fax RightFax
720
Note conclusive
.......................................................................................................................................................... 725
10 ARXivar
...................................................................................................................................
Fax Server
726
Frontespizio.......................................................................................................................................................... 727
Aggiunta del..........................................................................................................................................................
logo aziendale
730
Configurazione
..........................................................................................................................................................
fax in ingresso
731
ARXivar Fax Server
..........................................................................................................................................................
Monitor
731
Parte XVI ARXivar F.A.Q
738
1 Elenco
...................................................................................................................................
completo FAQ
739
2 ARXivar
...................................................................................................................................
Client
757
3 ARXivar
...................................................................................................................................
Server
764
© 2010 ABLE Tech Srl
contenuti
9
4 ARXivar
...................................................................................................................................
Web
766
5 Database
................................................................................................................................... 768
6 Connettori
...................................................................................................................................
FAX
769
7 Installazione
...................................................................................................................................
e aggiornamenti
771
8 Servizi
...................................................................................................................................
Windows
772
9 Spool
...................................................................................................................................
recognition Pro
773
10 Tools
................................................................................................................................... 775
11 Web...................................................................................................................................
Services
776
12 Workflow
................................................................................................................................... 778
13 Workflow
...................................................................................................................................
Configurazione
778
Indice
780
© 2010 ABLE Tech Srl
9
10
Prefazione
Prefazione
© 2010 ABLE Tech Srl
Parte
I
12
Guida di ARXivar
1
Introduzione
1.1
Presentazione
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
Prerequisiti minimi
Che cos'è?
C on ARXivar è possibile creare una piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali. Permettendo
di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file,
documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa ecc. Vi permette di gestire la
sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Pubblicare i documenti sul
WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora. Diventa inoltre
l'unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per le aziende certificate (ISO
9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse
revisioni.
ARXivar è uno dei più potenti e flessibili B.P.M.
perchè ARXivar è
Gestione documentale.
C on ARXivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le
© 2010 ABLE Tech Srl
Introduzione
13
note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i
documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le
informazioni all'interno dell'azienda.
Configurazione del profilo del documento.
Ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che
compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall'amministratore per tipologia di
documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca.
Ricerche avanzate.
E' possibile effettuare all'interno di ARXivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce. Le ricerche
che si effettuano più frequentemente possono essere "salvate" e "lanciate" senza dover essere
reimpostate. Inoltre è possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca, per un risultato mirato alle
singole esigenze.
Gestione delle revisioni.
In ARXivar un documento archiviato non è più modificabile, in quanto ARXivar garantisce l'integrità dei
documenti. E' comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico delle
revisioni sempre consultabile.
Gestione delle relazioni.
E' possibile definire delle relazioni logiche tra documenti assegnando loro anche un nome di riferimento.
Attraverso le relazioni è possibile legare tra loro diversi documenti, consultarli ed averne dunque una
rapida reperibilità.
Pratiche.
Le pratiche di ARXivar sono uno strumento utile per organizzare e raggruppare documenti logicamente
connessi tra loro( ad esempio documenti che appartengono alla stessa commessa cliente), riproponendo
in forma elettronica il classico utilizzo di pratiche cartacee.
Modulo Web.
Attraverso il modulo WEB possiamo accedere alle nostre informazioni sfruttando un normalissimo
browser da qualunque posto nel mondo che abbia un accesso internet, ed eseguire tutte le operazioni di
© 2010 ABLE Tech Srl
14
Guida di ARXivar
gestione normalmente eseguite sul client tradizionale.
Workflow.
C on questo Modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre
informazioni "attive". Si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono/ possono vedere un
documento, firmarlo o distribuirlo. Tutto il flusso viene tenuto sotto controllo.
Conservazione sostitutiva.
L'Archiviazione ottica è una procedura per cui i documenti cartacei vengono come fotografati usando
apposite apparecchiature e memorizzati su dischi ottici, in modo da poter essere facilmente reperiti e
visualizzati utilizzando un qualsiasi personal computer.
Recognition.
Spool Recognition è il modulo che permette di gestire in maniera automatica il ciclo attivo dei documenti
aziendali, dall’archiviazione alla spedizione, dalla fascicolazione al reperimento di informazioni di profilo
direttamente dall’ERP.
Barcode.
C on questo modulo è possibile profilare i documenti da archiviare generando un etichetta adesiva ed un
codice a barre identificativo del documento, così facendo si può subito acquisire logicamente il
documento e solo in un secondo momento acquisirlo fisicamente.
5250 Emulator Video Capture.
Il modulo lavora sulle mappe video 5250 e 5250 emulazione( è indipendente dal tipo di emulatore) e
permette di intercettare
le informazioni contenute nei singoli campi video e a mezzo di queste
richiamare le funzioni di ARxivar come scannerizzazione, apertura o archiviazione di un documento...
Integrazione con mail.
ARXivar integra nativamente un client di posta elettronica che consente di inviare e ricevere mail e di
gestirle in diverse cartelle. Si collega ai diversi server di posta ( Exchange, Notes, POP3). Tutte le mail
inviate o ricevute possono essere automaticamente archiviate in ARXivar.
© 2010 ABLE Tech Srl
Introduzione
15
Integrazione con fax.
ARXivar integra nativamente i più comuni fax server per l'invio e la ricezione automatica di fax, tra i
quali fax server di Windows 2003 server, Faxsys, Zetafax, Faxmaker etc. Per i fax inviati allega al
documento il relativo rapportino di spedizione.
SDK.
Il Modulo SDK consente ad applicazioni diverse di usufruire di una serie di funzionalità richiamando
funzioni native di ARXivar. Il modulo mette a disposizione una serie di classi e funzioni utili alla creazione
di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar.
Firma digitale.
La firma elettronica costituisce la tecnologia abilitante per la validità giuridica di un documento
elettronico. Il modulo provvede a tutte le operazioni di firma, di verifica e di crittografia richieste dal
sistema. Provvede inoltre alla marcatura temporale e alla verifica delle firme.
OCR.
C on ARxivar OC R è finalmente possibile acquisire ed editare il testo dei documenti archiviati tramite
scanner. Il testo acquisito viene associato al documento ed in ogni momento è possibile modificarlo ed
utilizzarlo per affinare la ricerca dei documenti all'interno del repository utilizzando la funzione di ricerca
Full Text.
Protocollo PA.
ARXivar PA rappresenta un sistema integrato per la gestione dei processi documentali della Pubblica
Amministrazione in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni del C NIPA.
CD Reader.
Mediante l'utilizzo di C D Reader è possibile esportare
una o più sezioni di archivio su un C d
autoconsistente. Il C D, oltre ai file contenuti nelle sezioni di archivio esportate , contiene un motore di
ricerca che permette di individuare i documenti ricercandoli secondo le stesse chiavi
sistema documentale.
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utilizzate dal
16
Guida di ARXivar
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
1.2
Benvenuti in ARXivar
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
prodotto da
ABLE Tech Srl vi ringrazia per aver scelto ARXivar
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Filiale di Firenze
Via Torta, 70
50019 Sesto Fiorentino
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Introduzione
17
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
1.2.1
Specifiche tecniche - ARXivar upgrade
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
Specifiche tecniche - Prerequisiti minimi e ARXivar Upgrade
Prerequisiti minimi - ARXivar Server
IMPORTANTE
Con
sistemi
operativi
in
INGLESE
modificare
impostazioni
internazionali DATA e NUMERO in ITALIANO
Windows Server e Desktop Computers.
· Microsoft Windows 2000 professional e successivi.
· Microsoft Windows Server 2000 e successivi.
· Microsoft Windows Server 2003 e successivi per installazioni di ARXivar con attivazione del
Servizio Repository. (*)
(*) - Per i sistemi operativi famiglia Windows 2000
Microsoft non supporta il Framework 3.5, su tali
sistemi operativi non sarà dunque possibile utilizzare il Servizio Repository.
Database (RDBMS)
· Microsoft SQL Server, versioni gratuite.
- Microsoft SQL Server MSDE.
- Consigliate - Microsoft SQL Server versioni Express 2005 e successive.
·
Microsoft SQL Server, versioni a pagamento
- SQL Server 2000 standard e successive,
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18
Guida di ARXivar
- Consigliate versioni a partire da SQL Server 2005 standard e successive.
Altri RDBMS ARXivar compatibili.
· Oracle (si veda quanto qui esposto)
· MySQL (si veda quanto qui esposto)
Processori supportati.
· Famiglie x86.
· Famiglie x64.
· Famiglia VM Ware.
· Microsoft Virtual PC 2003 e successivi.
· Hyper-V.
Memoria
· Ram - 512 Megabyte (minimo consigliato)
· Disco fisso - 90 Megabyte (spazio disco utilizzato).
Browser Web supportati
· Microsoft Internet Explorer 6 e successivi.
· Firefox a partire dalla 3.5.
Prerequisiti minimi - ARXivar Client
IMPORTANTE
Con
sistemi
operativi
in
INGLESE
modificare
impostazioni
internazionali DATA e NUMERO in ITALIANO
Windows Server e Desktop Computers.
· Microsoft Windows 2000 professional e successivi.
· Microsoft Windows Server 2000 e successivi.
· Microsoft Windows XP o Windows Server 2003 e successivi per installazioni di ARXivar con attivazione
del Servizio Repository.
Processori supportati.
· Famiglie x86.
· Famiglie x64.
· Famiglia VM Ware.
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Introduzione
19
· Microsoft Virtual PC 2003 e successivi (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode).
· Hyper-V (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode).
Memoria
· Ram - 1 Gigabyte (minimo consigliato)
· Disco fisso - 120 Megabyte (spazio disco utilizzato, tipo istallazione personalizzata-completa).
Browser Web supportati
· Microsoft Internet Explorer 6 e successivi.
· Firefox a partire dalla 3.5.
ARXivar Upgrade
Premessa
Per gli aggiornamenti di versione di
ARXivar non sono richieste procedure o particolari precauzioni,
tuttavia è meglio attenersi ad alcune regole di base da rispettare in una qualsiasi situazione di
installazione o aggiornamento delle vostre postazioni.
Incompatibilità di versione.
Sono consentiti solo aggiornamenti di versione, due versioni diverse di ARXivar non possono coesistere
sulla stessa macchina.
Per esempio
non è possibile mantenere in linea una 4.4.42 ed installare una 4.5.1, i componenti
software condivisi varrebbero sovrascritti
dai componenti della seconda versione installata,
creando
le
problemi di incompatibilità, entrambe
versioni risulterebbero
instabili
entrambe
le
installazioni.
Quanto sopra vale qualsiasi sia il cambio di versione, in definitiva è possibile mantenere in linea un'unica
versione.
· E' possibile installare ARXivar modulo Server e ARXivar modulo Client sulla stessa macchina
· Le versioni
di ARXivar modulo Client devono coincidere con la versione ARXivar modulo
Server.
Aggiornamento di versione ARXivar.
Per l'aggiornamento dalla vostra versione ad una versione più recente è consigliabile che:
· ARXivar Server non sia in esecuzione.
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Guida di ARXivar
· Durante le fasi di aggiornamento nessun client stia utilizzando il prodotto.
· C he i servizi siano momentaneamente arrestati.
· Lato client la stampante PDF ARXivar deve essere arrestata.
· Lato client chiudere Microsoft Outlook.
Queste piccole precauzioni consentiranno l'aggiornamento di eventuali componenti software altrimenti in
uso, in particolar modo lato client e assicureranno un corretto aggiornamento del database.
Un occhio di riguardo per un aggiornamento da una versione 4.2.x ad una versione 4.3.x o
successive.
Aggiornamenti di versione provenienti, da una ormai obsoleta versione 4.2.x, per una corretta
pianificazione dell'evento, è consigliabile richiedere supporto tecnico, tramite compilazione apposito
ticket all'area assistenza clienti di ARXivar.
Un Aggiornamento dalla versione 4.2.x ad una versione più recente, in base alla quantità di informazioni
gestite potrebbe richiedere anche svariate ore di aggiornamento database.
Vedere anche: Aggiornamenti di ARXivar
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Parte
II
22
Guida di ARXivar
2
Installazione
2.1
Il Sito di ARXivar (area Download)
L'area download del sito di ARXivar.
I pacchetti per il setup dei moduli di ARXivar sono disponibili su supporto CD-ROM (solo a richiesta),
oppure tramite download dalla apposita sezione Download, raggiungibile dalla homepage del sito
ufficiale di ARXivar.
L' accesso all'area download per i pacchetti di setup è riservata ai soli utenti registrati.
Livello di registrazione
Esistono due livelli di registrazione, il primo livello di registrazione avviene tramite apposito form di
registrazione utente, è possibile accedere al form di registrazione tramite click sul link Registrati
presente nel frame di login di figura 1 dalla homepage del sito ufficiale di ARXivar.
fig.1, registrazione utente
Una volta compilato il form in tutti i sui campi e portato a termine la registrazione, l'utente avrà accesso
all'area per il solo download del materiale informativo relativo ad ARXivar.
Abletech provvederà all'abilitazione dell'utente al download dei pacchetti di setup. Ricevuta notifica di
abilitazione al download l'utente potra accedere liberamente all'area download e da tale area effettuare
tutti i download necessari come: Pacchetti di setup, tools, database demo, manualistica e programmi di
utility.
Per l'utilizzo del software è prevista la procedura di attivazione licenza.
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Installazione
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2.2
Introduzione ai DBMS
Introduzione ai Database compatibili con ARXivar
Premessa
Questa sezione introduce delle nozioni di base in relazione ai database compatibili con ARXivar,
esponendo i significati di alcuni acronimi che incontrerete durante la lettura dei contenuti della presente
guida.
Qui non vi verrà fornita una guida dettagliata per i database compatibili con ARXivar, si limiterà a
pilotare l'utente sulla scelta del motore di Database ad esseo più congeniale, qui esponendo le principali
particolarità dei tre RDBMS utilizzabili con ARXivar.
I tre RDBMS compatibili con ARXivar sono:
·
Microsoft SQL Server
·
Oracle
·
MySQL
Linea guida e versioni ARXivar compatibili
I Data Base Management System (DBMS) ed i Relational database management system (RDBMS)
sono prodotti software in grado di gestire i database; le loro caratteristiche sono:
capacità di gestire grandi quantità di dati
condivisione dei dati fra più utenti e applicazioni
utilizzo di sistemi di protezione e autorizzazione per l'accesso ai dati stessi(1 )
________________________________________________________________________
1- ARXivar per accedere al s uo RDBMS crea e configura un appos ito utente chiamato utente DM,
Possiamo identificare diversi tipi di database, in base alla loro struttura logica:
·
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database gerarchici
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Guida di ARXivar
·
database reticolari
·
database relazionali
·
database ad oggetti
Il modello gerarchico, basato su strutture ad albero nelle quali ogni dato che non sia a livello
radice ha uno e un solo padre, è quello che ha conosciuto il maggior utilizzo fino agli anni '80.
Il modello reticolare deriva da quello gerarchico, rispetto al quale supera la rigidità della
struttura ad albero la dipendenza tra dati. la sua complessità ne ha impedito una larga diffusione.
Il modello relazionale organizza i dati in tabelle, basandosi sulle relazioni fra essi, tramite chiavi
interne ed esterne. Il modello relazionale implementa le regole di integrità referenziale, regole per
aggiornamenti correlati e regole cancellazioni a catena.
Il modello ad oggetti infine, il più recente, estende i concetti del modello relazionale adattandoli
alla programmazione ad oggetti.
I database di tipo relazionale sono, attualmente, di gran lunga i più diffusi e come dice il nome si
basa sulle relazioni fra i dati, i quali vengono presentati in forma tabellare. Un database
relazionale è composto da un insieme di tabelle, ciascuna composta da righe e colonne. C on il
modello relazionale è stato introdotto il linguaggio SQL (Structured Query Language), che consente
di operare sui dati tramite frasi che contengono parole chiave. Del linguaggio SQL sono stati
pubblicati tre standard, l'ultimo dei quali risale al 1999, conosciuto anche con il nome SQL99 ed è
stato pubblicato nel 2000.
ARXivar rispetta questo standard, inoltre sempre con il linguaggio SQL consente di interagire e
scambiare informazioni con database esterni, un valido esempio lo potete trovare qui.
Visto il successo dei database relazionali, gli RDBMS offerti dal mercato non sono pochi (vedi
elenco), ARXivar è in grado, cosa di non poco conto, di lavorare con i tre migliori RDBMS presenti
sul mercato, nello specifico sono:
Microsoft SQL Server - dalle versioni SQL Server 2000 con Service pack 4 e successive,
comprese le versioni gratuite MSDE e Express, installate su sistemi operativi Windows a partire
dalla versione 2000 (Client e Server) Professional e sucessive le su sistema operativi a partire
dalla versione Windows 2000 professional).
Oracle - dalla versione 9i.comprese la versione Express (su sistemi operativi Windows a partire
dalla versione 2000 (Client e Server) Professional e sucessive le su sistema operativi a partire
dalla versione Windows 2000 professional). Versione driver ODBC dalla 11 e successive.
ABLE Tech non garantisce la compatibilita con le versioni di Oracle per Linux.
MySQL - Versione 5 e successiva, Installato su sistemi operativi Windows e Linux. Versione driver
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Installazione
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ODBC dalla 3.51 e successive.
Elenco
Segue elenco dei principali RDBMS presenti sul mercato:
- IBM DB2
- Filemaker Pro
- Informix
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
- MySql *
- Oracle
- PostgreSQL *
- SQLite *
- Sybase
* Open source.
Vedere anche:
Installazione Microsoft SQL Server
Installazione di Oracle
Installazione MySQL
C rea database di ARXivar
Installazione di ARXivar Server
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2.3
Microsoft SQL Server
Installazione di Microsoft SQL Server.
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Guida di ARXivar
- La versione di riferimento utilizzata nel seguente capitolo è Microsoft SQL Server 2005.
e
Premessa.
Per potere utilizzare Arxivar è indispensabile avere un motore di database. Il motore di database è
necessario in quanto la struttura portante di Arxivar è il database degli indici, sul quale viene costruita
tutta la struttura della nostra applicazione. In questa sezione della guida verrà esposto come procedere
per l'installzione della versione gratuita di Microsoft SQL Server 2005, conosciuta anche come SQL
Server Express, va sottolineato che Arxivar è in grado di lavorare con i seguenti RDBMS SQL Server
(qualsiasi versione), Oracle e MySQL.
SQL Server Express.
Questa guida, mostra come installare il motore di database “SQL Server 2005 Express”, la versione
Express è la versione del motore di Database gratuita e scaricabile dal sito della Microsoft. Le principali
differenze tra una versione Express e una versione a pagamento sono:
limitazioni sul numero di connessioni contemporane, e limitazioni sulle dimensioni dei database,
(maggiori dettagli sull'argomento li potete trovare sempre sul sito Microsoft), non esistono differenze
sostanziali tra l'istallazione di una versione a pagamento ed una versione Express.
Cosa serve ?
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Installazione
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Per quanto riguarda Microsoft SQL Server 20xx Express, al momento della stesura della seguente guida
esistono due differenti versioni:
Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services che ad oggi è possibile
scaricare qui e Microsoft SQL Server 2005 Express Edition che al momento della stesura della presente
guida potete scaricare qui,
in entrambe i casi prima di procedere al download dei pacchetti di installazione verificate di scaricare la
versione della lingua, che dovrà essere la stessa del sistema operativo che ospiterà il vostro motore di
database.
Perchè rispettare la localizzazione tra sistema operativo e versione di SQL Server ?
Anche se non obbligatorio è consigliabile mantenere la stessa versione della lingua, in caso di differenza
si potrebbero incontrare dei problemi quando SQL Server utilizza le regole di confronto essendo queste
ultime legate alla lingua di sistema, inoltre durante la creazione di un nuovo database potrebbe essere
necessaria una diversa configurazione del parametro "Regole di confronto". Il valore di default per le
regole di confronto per l'installazione del Engine in italiano è impostato a "Latin1_General".
Un'errata configurazione durante la fase di installazione del vostro RDBMS sia questo Microsoft SQL
Server, Oracle o MySQL può compromettere la corretta creazione dei database di ARXivar.
Quale versione di Microsoft SQL Server Express consigliamo?
La versione SQL Server Express consigliata è "Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with
Ad v a nce d Se r v ice s ", che al momento della stesura della presente guida è possibile scaricare da qui.
C ome già accennato esistono delle differenze tra versioni Express e altre versioni di Microsoft SQL
Server.
Le versioni
Express, oltre possedere delle limitazioni sono anche mancanti di alcune funzionalità. In
questa guida saranno tratte solo le funzionalità di nostro interesse, (per maggiori approfondimenti
cliccare qui).
Full-Text e principali funzionalità di Microsoft SQL 2005 non supportate nella versione Express.
Il seguente elenco riporta i componenti principali di SQL Server 2005 non disponibili nella versione
Express:
- Reporting Services
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Guida di ARXivar
- Notification Services
- Integration Services
- Analysis Services
- R ice r ca f ull-te x t (d is p o nib ile co n Ex p r e s s Ad v ) ( 1)
- Servizi OLAP e data mining
La funzionalità "Ricerca full-text" viene utilizzata da ARXivar per le ricerche avanzate.
__________________________________________________
1 Il servizio di ricerca full-text è disponibile in Microsoft SQL Server Express Edition
with Advanced Services
scaricando ed installando Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services
come visibile in figura 1 è possibile installare la funzionalità per la ricerca full-text. Sempre con la
versione Express Edition with Advanced sarà possibile installare, in una sola volta sia SQL Server
Express che Management Studio , ( si veda figura 1).
C on SQL Server Express la funzionalità Ricerca full-text non è disponibile e lo strumento
Management
Studio Express deve essere scaricato ed installato separatamente. ARXivar è comunque in grado di
funzionare correttamente anche senza la funzionalità "Ricerca full-text". La ricerca full text sarà
comunque disponibile nelle ricerche avanzate di ARXivar ma in forma ridotta.
Per cominciare
La prima cosa da fare è eseguire il download, del pacchetto di installazione dal sito della Microsoft. I link
presenti in questa guida sono ora disponibili, tuttavia potrebbe essere che al momento del loro utilizzo
potrebbero essere stati modificati od eliminati, in questo caso potete fare riferimento alla guida ‘Link Utili’
presente su www.arxivar.it nella sezione ‘Documentazione’ dove sono disponibili tutti i link necessari per
i download.
Oltre al pacchetto di installazione scaricato da internet, o se in vostro possesso, dal C D ROM di
installazione di Microsoft SQL Server, il vostro sistema dovrà essere provvisto del Windows Installer
3.0 e Microsoft Framework .Net 2.0(1). Il programma di installazione, qualsiasi sia la versione in
vostro possesso eseguirà tutte le verifiche del caso, nel caso dovesse rilevare la mancanza dei
prerequisiti necessari, tramite apposite procedure guidate, vi consentirà di scaricare dai siti Microsoft
tutto il necessario.
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Installazione
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1 - Se il vostro sistema necessita del download di Windows Installer 3.x o del Framework .Net 2.x, prima
di effettuare il download dei pacchetti verificare che la versione della lingua corrisponda a quella del
vostro sistema operativo.
Installare Microsoft SQL Server Express Edition with Advanced Services.
In questa sezione sarà mostrato come procedere all'installazione di Microsoft SQL Server Express with
Advanced Service, da ora per semplicità chiameremo Express ADV. Saranno visualizzate esclusivamente
le maschere dove sarà richiesto il vostro intervento diverso dal semplice ed intuitivo click di avanti o di
conferma. Detto ciò si lanci il programma di setup, confermate le maschere per l'accettazione del
contratto, controllo dei prerequisiti minimi fare avanti fino alla prima maschera di nostro interesse
la
maschera di figura 1, togliere il segno di spunta dalla voce
Figura 1, le funzionalità da selezionare durante l'installazione di SQL Express Advanced, le funzionalità
con la X rossa non saranno installate.
Nascondi opzioni di configurazione avanzate che per valore predefinito risulta essere spuntata, questo vi
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Guida di ARXivar
consentirà di abilitare successivamente delle funzionalità necessarie che per default non vengono
installate, quindi premere su avanti, (Next nelle versioni in inglese), quindi premere avanti fino quando vi
trovate alla maschera di figura 2, dove dovrete selezionare le funzionalità da installare.
Selezionare le funzionalità da installare.
Assicuriamoci che le funzionalità siano selezionate come da figura 2 e che non compaiano delle ‘X’
colorate in rosso. In questo modo installiamo tutti i componenti necessari. Ancora una volta cliccare sul
pulsante avanti fino ad arrivare alla finestra di figura 3 dove andremo a definire il nome istanza da
assegnare alla vostra installazione Express ADV.
Figura 2, selezione delle funzionalità da installare.
Nome istanza di SQL Server.
In figura 3 è possibile stabilire in nome della vostra istanza di SQL Server. Per valore predefinito, solo
nelle versioni Express il suo valore è posto a SQLExpress, nel caso si facesse avanti per raggiungere tale
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Installazione
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istanza andrebbe indicato nome del server\SQLExpress, nel caso non fossero già presenti altre istanze si
consiglia di selezionare Istanza predefinita in questo modo basterà indicare il nome del server per
raggiungere la vostra l'istanza di SQL Server.
Figura 3, nome della istanza di SQL Server.
Stabilito il nome istanza cliccare avanti fino alla finestra di figura 4
Modalità mista (Autenticazione di Windows e autenticazione di SQL Server).
Ancora una volta la procedura guidata, come valore di default propone la modalità di autenticazione di
Windows, accertarsi di cambiarla selezionando la seconda possibile, cioè la modalità mista.
In questo modo sarà possibile accedere a SQL Server sia come utente Windows oppure con l'utente 'sa',
l'utente sa è un utente con credenziali amministrative per la gestione di SQL Server, è importante
ricordare lka password qui inserità perchè vi sarà richiesta ogni qualvolta dovrete creare un nuovo
database per ARXivar.
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Guida di ARXivar
Figura 4, modalità di autenticazione e password utente sa.
IMPORTANTE: quando si assegna la password, evitate di inserire caratteri particolari come
per esempio gli spazi!
Impostazione delle regole di confronto.
Quando arrivate alla maschera di figura 5 è importante che lasciate invariati tutti i valori proposti di
default dalla procedura guidata di installazione. In figura 4 è visibile quanto proposto da un'istallazione
della versione di SQL Express with Advanced Services nella versione italiana, questi parametri
ovviamente possono variare a secondo:
della lingue del pacchetto di installazione utilizzato, dalla lingua del vostro sistema operativo oppure da
quanto impostato in "pannello di controllo / impostazioni internazionali", lasciate inviariato quanto
proposto dal pacchetto di installazione.
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Installazione
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Figura 5, Impostazione regole di confronto.
Configura account utente e amministratore.
La maschera di figura 6 è possibile consentire l'accesso a SQL Server ad utenti senza autorizzazioni di
amministrazione di eseguire un'istanza separata di SQL Server e di aggiungere l'utente che sta
eseguendo l'installazione di SQL Server al ruolo di amministratore.
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Guida di ARXivar
Figura 6, attiva ruoli di amministratore e utenti senza autorizzazioni.
Nessuna delle due opzioni influenzano il funzionamento di ARXivar, potete decidere di attivarle oppure
no, dipende dai diversi scenari che vi si possono presentare durante la vostra installazione.
Eseguita anche questa operazione, non resta che seguire le ultime indicazioni dettate dalla procedura di
installazione per terminare con successo la fase di installazione.
Installazione di Microsoft SQL Server Management Studio Express.
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Installazione
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Microsoft SQL Server Management Studio Express, è un’applicazione visuale, che permette di
interagire con il motore di database.
Per effettuare il download, come nel caso precedente, rimando alla guida ‘Link Utili’ presente sul nostro
sito web oppure scaricare il pacchetto di installazione che al momento della stesura della seguente guida
potete trovare qui.
Una volta scaricato il pacchetto, eseguite il Setup. La procedura di installazione è semplicissima: dopo
avere accettato i termini del contratto di licenza basta scegliere sempre la voce ‘Avanti’ fino ad arrivare
alla voce ‘Fine ’per terminare l’installazione.
Terminata questa fase iniziale comprensiva delle due installazioni, installazione di SQL Server Express,
avete a disposizione il motore di database ed uno strumento grafico che vi permette, in modo molto
semplice di accedere ai vostri database. L’unica accortezza che dovete ricordare a questo punto, è
quella, al momento dell’accesso all’applicazione, di selezionare la corretta istanza del vostro SQL Server,
inserire come nome utente ‘sa’ e come password la password che abbiamo digitato in fase di
installazione di SQL Server Express.
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2.4
Oracle
Installazione Oracle.
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36
Guida di ARXivar
e
Premessa
Questa sezione espone gli argomenti relativi al mondo Oracle. Vista la vastità e complessità
dell'argomento la guida è limitata ad argomenti basilari. Inizieremo con l'amministrazione del database e
fondamenti dell'architettura del server Oracle. L'approccio sarà di tipo basilare, per buona fruizione degli
argomenti trattati è richiesta un'esperienza minima di uso di un database, anche aver utilizzato Access
per la gestione di tabelle relazionate tra di loro, può essere sufficiente. La guida si limita ad aiutarvi nelle
fasi preliminari di download e di installazione del prodotto. C onfigurazioni e maggiori approfondimenti li
potrete trovare qui.
Versione di Oracle compatibile con ARXivar.
Per utilizzare Oracle con ARXivar 4.5.1 e consigliabile utilizzare una versione (motore e driver ODBC )
a partire dalla 9i (consigliata 10 e successive). In questa guida all'installazione di Oracle come
riferimento, verrà utilizzata la versione 10g Express per Windows.
Da tempo è disponibile la 10g, rinnovata sulle tecnologiche per l'accesso ai dati ma sono necessari
richiede computer molto potenti.
Prerequisiti minimi per la versione 9i (9.2.0.1) , versione per Microsoft Windows.
Per la 9i, sono richiesti i seguenti prerequisiti hardware e software :
· almeno 256MB di RAM (consigliati 512MB) e 3GB di spazio libero sull'hard-disk
· Il sistema operativo deve essere obbligatoriamente di tipo server Microsoft, ovvero NT4,
Windows 2000 Server oppure XP.
· Sulla macchina di installazione è preferibile che non sia mai stato precedentemente installato alcun
software Oracle.
Download
Puntiamo il nostro browser sul sito di Oracle Italia , individuabile, al momento della stesura della
seguente guida, nella parte alta destra della seguente pagina (ques ta pagina web è in italiano, come tutti i prodotti
s oftware è cons igliabile ins tallare, il s oftware (s e dis ponibile) ris pettando la localizzazione del s is tema operativo; italiano con
italiano, ingles e con ingles e e cos ì via),
dal sito della Oracle ad oggi è possibile selezionare la localizzazione
tramite il link worldwide, (angolo destro alto).
C liccando sulla voce "ALTRI DOWNLOAD" avrete accesso a questa pagina in inglese, la nuova finestra vi
mostra i software Oracle suddivisi per tipologia, per velocizzare il tutto cliccate sulla voce "DOWNLOAD"
del menu messo per orizzontale, quindi dalla sottovoce di menu selezionate "Database", troverete
software Oracle suddivisi per
tipologia, tra
queste
tipologie
troverete
anche
quelle
scaricabili
gratuitamente, fornite di una particolare licenza che ne consente l'utilizzo in modalità completa, ma solo
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Installazione
37
per effettuare prove o sviluppare prototipi di applicazioni e non per fini di lucro. In quest'ultimo caso è
obbligatorio l'acquisto delle licenze.
Fate scorrere la pagina fino alla sezione di vostro interesse, come da esempio di figura 1. (per
raggiungere la pagina di figura uno, fate scorrere completamente la pagina dei download, vi troverete il
seguente link "Previous database releases: - Oracle9i")
fig. 1, download database Oracle versione 9.2.0.1
Prima di procedere al download è consigliabile leggerne le relative condizioni, quindi per accettare le
condizioni selezionare l'opzione Accept.
La release in considerazione è distribuita su tre cd,
rispettivamente i file 92010NT_Disk1.zip, 92010NT_Disk2.zip e 92010NT_Disk3.zip. Assicuratevi
di avere spazio disponibile a sufficienza sul vostro hard-disk, prima di procedere con il download dei tre
file vi dovrete registrare. Una volta scaricati i file li dovrete estrarre in tre cartelle differenti. A questo
punto, dovrete masterizzare il contenuto di ciascuna cartella su tre C D separati, un C D per singola
cartella.
Installazione
Qualora non dovesse partire l'autorun dovrete inserire il cd 1 nel lettore ed eseguire il file "setup.exe"
Dalla finestra di presentazione dovrete scegliere "Inizia installazione".
Oracle Universal Installer (O.U.I.) guida l'utente nella scelta delle varie modalità di installazione e
delle relative opzioni. Finita l'installazione, dovrete sempre fare riferimento a OUI, presente nel gruppo
di programmi "Oracle Installation Products", per installare o rimuovere componenti di Oracle.
Per procedere cliccare su "Avanti". Dovrete selezionare la cartella in cui installare il software: in Oracle
questo percorso è chiamato Oracle Home e viene gestito tramite una variabile d'ambiente creata dal
pacchetto di installazione.
Dovrete accettare tutto ciò che ci sarà
proposto in automatico ma, se c'è già del software Oracle
installato sul computer, occorre modificare questi parametri di configurazione.
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38
Guida di ARXivar
fig. 2, Definizione della directory Oracle Home
Durante la vostra installazione, la Oracle Home è ORA9_HOME corrispondente, a sua volta, alla directory
"C :\oracle9".
Procedendo vi sarà chiesto viene chiesto quali gruppi di prodotti Oracle desideriamo installare:
· Selezionare la prima opzione, Oracle9i Database 9.2.0.1.0, e procedere.
· Selezionare la modalità d'installazione, selezionare "Enterprise Edition"
Già durante la fase d'installazione Oracle ci da la possibilità di creare un database vuoto avente
specifiche caratteristiche. Le scelte sono molteplici, ciascuna avente funzionalità e campi d'applicazione
ben precisi. In questa fase dovrete selezionare "Solo software" e continuare.
Dovrete proseguire
accettando le impostazioni di default ed attendere che venga richiesto di inserire il cd 2 e 3, oppure di
fornire il percorso completo delle cartelle "Disk2" e "Disk3" per concludere l'installazione.
Documentazione
È impossibile pensare di amministrare o semplicemente utilizzare database Oracle senza avere una
buona documentazione a portata di mano. Quella fornita dal sito della Oracle, è sicuramente la migliore
in circolazione.
Oppure potete fare riferimento al seguente forum, che al momento della stesura della seguente guida è
disponibile al seguente link.
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Installazione
39
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2.5
MySql
Installazione di MySQL
e
Premessa
In questa guida faremo una vasta carrellata sulle caratteristiche e il funzionamento di MySQL; tuttavia,
ovvie esigenze di sintesi ci costringono a trascurare alcuni aspetti, per cui va anticipato che non
troverete qui documentazione riguardo a caratteristiche avanzate come replication e clustering.
Download e installazione di MySql
Per il download ci rivolgeremo naturalmente al sito ufficiale di MySQL AB www.mysql.com. La pagina dei
download si trova attualmente a questo indirizzo, e qui possiamo verificare qual è la versione
raccomandata, cioè la più recente considerata stabile. Per la nostra guida scaricheremo ed installeremo
la versione 5
Una volta scelta la versione ci troviamo davanti ad una lista di file scaricabili che si differenziano in base
alle piattaforme supportate e al tipo di file che ci interessa. Inoltre abbiamo la possibilità di scegliere se
scaricare i file binari eseguibili o i sorgenti da compilare. C i occuperemo qui delle versioni per Windows e
per Linux, e per semplicità (oltre che per il fatto che è consigliato dal produttore), utilizzeremo
direttamente i file binari.
Installazione su Windows
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40
Guida di ARXivar
MySQL può girare su qualsiasi sistema operativo Windows a 32 bit (quindi da Windows 95 in poi); per
poterlo installare sulla nostra macchina ci basta il supporto per TC P/IP e circa 200 Megabytes di spazio
disponibile. La situazione ideale tuttavia è quella di un sistema da Windows 2000 in poi (oppure Windows
NT), che ci permette di eseguire MySQL come un servizio. Nel nostro esempio faremo riferimento a
Windows XP.
La scelta del pacchetto da installare è piuttosto semplice: ne abiamo tre a disposizione.
· Windows Essentials: come suggerisce il nome, contiene i componenti essenziali per MySQL, ed è
fornito con l'installatore Windows.
· Windows: è il pacchetto completo, comprensivo di componenti opzionali quali l'embedded server e la
benchmark suite.
· Without installer: contiene gli stessi file del pacchetto completo, ma non ha l'installatore Windows nÈ
il wizard di configurazione.
La nostra scelta cade sul pacchetto Windows Essentials, semplicissimo da installare e con tutto quello
che serve per l'utente medio. Per scaricare il file selezioniamo il link 'Pick a mirror': nella pagina
successiva abbiamo l'elenco dei siti da cui possiamo scaricare il nostro file, preceduto da un questionario
nel quale MySQL AB ci chiede alcune informazioni: non siamo obbligati a riempirlo, e possiamo passare
direttamente al download (basta selezionare 'No thanks, just take me to the downloads' per scorrere la
pagina verso il basso). Scegliamo quindi il mirror più vicino e scaricheremo un file (la dimensione è circa
17 MB, per cui è consigliabile avere una connessione ADSL) il cui nome dovrebbe essere simile a questo:
mysql-essential-5.0.15-rc-win32.msi.
È arrivato quindi il momento di fare l'installazione: a chi dovesse avere una versione precedente di
MySQL già installata sulla propria macchina consigliamo di disinstallarla preventivamente. Solo se avete
almeno la versione 4.1.5 installata potete effettuare direttamente l'upgrade seguendo il manuale.
Per eseguire l'installazione quindi lanciamo il file .msi, che chiama in causa l'installatore di Windows
(attenzione:
secondo
quanto
dichiara
il sito
ufficiale, è
necessario
utilizzare
la
versione
2.0
dell'installatore, quella fornita con Windows XP; chi utilizza sistemi più datati dovrebbe quindi effettuare
l'upgrade di Windows Installer consultando questo indirizzo).
Verrà quindi avviato l'Installation Wizard di MySQL, che ci guiderà attraverso i seguenti passi:
· Per prima cosa ci viene chiesto che tipo di installazione vogliamo eseguire: scegliamo "typical"
· A questo punto viene effettuata l'installazione vera e propria, al termine della quale il wizard ci dà
la possibilità di effettuare la registrazione a MySQL.com; possiamo saltare questo passo
scegliendo 'Skip Sign-Up';
· L'installazione è già terminata, ma l'ultima schermata dell'Installation Wizard ci chiede se vogliamo
lanciare
il
C onfiguration
Wizard.
Lasciamo
selezionata
la
checkbox
per
configurare
immediatamente il nostro server MySQL.Abbiamo ora la possibilità di scegliere
tra
una
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Installazione
41
configurazione standard o dettagliata. Il nostro consiglio è di optare per la configurazione standard
· Ci
viene
chiesto
se
vogliamo
eseguire
MySQL
come
servizio,
se
vogliamo
lanciarlo
automaticamente e se vogliamo includere la directory 'bin' nel path di Windows. Selezioniamo
tutte e tre le caselle
· L'ultima schermata ci consente di impostare la password di root, digitandola due volte:
ovviamente è importantissimo ricordarla, perchè sarà quella che ci consentirà di amministrare il
nostro server! Per una migliore sicurezza evitiamo di selezionare la casella che consente l'accesso
root da macchine remote, e anche quella che genera un account anonimo.
· Dopo avere dato tutte le conferme, l'installazione e la configurazione sono terminate! Dovremmo
avere il nostro server installato nella directory "C:/Programmi/MySQL/MySQL Server 5.0/".
La sottodirectory "data" è quella che contiene fisicamente le tabelle.
Installazione su Linux
Questa parte di guida espone esclusivamente informazioni basilari, dando per scontato che la scelta di
utilizzare un server Linux corrisponda alle sufficienti conoscenze tecniche e sistemistiche necessarie.
MySQL richiede come minimo la versione 2.0 del kernel Linux. Alcuni problemi sono stati segnalati con la
versione 2.2.14: se usate questo kernel il consiglio è di fare l'upgrade almeno alla versione 2.2.19 o,
meglio, ad una 2.4.
Va anche ricordato che
buona
parte
delle
distribuzioni Linux
comprendono
il server
MySQL,
generalmente in versione 3.23. Il nostro consiglio, in questo caso, è di disinstallare la versione installata
prima di installare la 5.0
Per l'installazione su Linux possiamo scegliere fra i pacchetti RPM e quelli nel formato .tar.gz. MySQL AB
raccomanda l'utilizzazione dei pacchetti RPM, che troviamo disponibili per tre piattaforme:
· x86
· Intel IA64
· AMD64 / Intel EM64T
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2.6
Installazione ARXivar Server
Come installare ARXivar Server
Vedere anche: Messa in linea del Database Demo
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42
Guida di ARXivar
Premessa
Questa procedura descrive le modalità operative per installare Arxivar server. Arxivar è una
applicazione software client / server basata su database SQL Server, Oracle oppure MySQL, la
procedura guidata per l'installazione di ARXivar Server è suddivisa in tre parti distinte, la prima previo
verifica requisiti minimi, installa il programma vero e proprio, la seconda provvede alla creazione del
database che varia a secondo del motore di database utilizzato (nella seguente guida sarà fatto
riferimento a Microsoft SQL Server), la terza aggiunge i servizi ARXivar all'elenco dei servizi Windows (
services.msc) senza avviarli, sarà compito dell'utente stabilire quali servizi avviare e le relative
modalità.
Requisiti minimi
Arxivar Server può essere installato su una macchina server con sistema operativo Win2000* o
successivi, oppure in assenza di una macchina server può essere caricato su un PC con Windows 2000
professional o successivi, con almeno 256Mb di Ram.
Il database deve essere caricato possibilmente su una macchina con almeno 256Mb di ram e 4Gb di
disco disponibili.
(*) - I sistemi operativi antecedenti Windows server 2003 e Windows XP SP3 non
supportano il Microsoft Framework 3.5, pertanto con tali configurazioni non è possibile
utilizzare il Servizio Repository.
Installazione
Procuratosi il setup di Arxivar Server e fatta partire la procedura di installazione accettare i termini del
contratto di licenza è possibile modificare il percorso in cui installare ARXivar Server (figura 1), viene
proposto C :\Programmi\ARC HServer
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Installazione
43
Figura 1, cartella di installazione di ARXivar Server.
C liccando su avanti verrà mostrata una finestra dove sarà possibile selezionare il motore database da
utilizzare con ARXivar (SQL Server, Oracle oppure MySQL).
Prima di eseguire l’istallazione, assicurarsi di avere un database server disponibile. I database
compatibili sono tutte le versioni Microsoft Sql Server a partire dalla 2000, tutte le versioni gratuite di
Microsoft SQL Server a partire dalla MSDE (si consigliano le più moderne versioni Express), Oracle a
partire dalla versione 9 e relative versioni gratuite (Express), ultimo Database server utilizzabile con
ARXivar è MYSQL (aprendo così la possibilità di utilizzare server Linux per quanto riguarda il server di
database).
Dopo l’installazione del database anche se la procedura non lo richiede è consigliato eseguire un riavvio
del sistema. Indicare quindi il tipo di database (SQL server / Oracle oppure MySQL) sul quale dovrà
basarsi Arxivar, cliccare su avanti per passare alla maschera di figura 2.
Nome del Server di Database e database di ARXivar
La maschera di figura 2 chiede il nome del server e del database, la maschera può differire a secondo
del Database server precedentemente selezionato, nell' esempio di figura 2 si sta lavorando con SQL
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44
Guida di ARXivar
server, nel caso di Oracle verrebbe richiesto l’alias e nome schema.
Si consiglia di mantenere il nome ARC HDB proposto dalla procedura.
Figura 2, nome server e nome database.
A questo punto la procedura prosegue creando e registrando i file necessari ad Arxivar Server; viene
anche creata un’ icona di lancio veloce sul desktop.
La procedura di installazione esegue delle verifiche sul sistema ospite, nello specifico controlla l'esistenza
del file "ARXIMPO.ini" nella cartella "%windir%\system32\Archsystem", questo per stabilire se
sul sistema ospite è già stata eseguita una procedura di installazione. Nel caso la procedura rilevi il file
ARXIMPO.ini
eseguirà il programma per l'aggiornamento DataBase, in caso contrario eseguirà il
programma per la creazione di un nuovo Database di ARXivar. Il programma per creare il nuovo
database si chiama C reaDB.exe, (si veda creazione database di ARXivar), mentre il programma per
l'aggiornamento di un database di ARXivar già esistente si chiama Aggiornamento.exe, entrambi i
programmi, C reaDB.exe e Aggiornamento.exe li potete trovare nella cartella di installazione di ARXivar
Server (per default %Programfiles%\ARC HServer) e li potete eseguire anche separatamente dalla
procedura di installazione di ARXivar Server.
Note aggiuntive (riferimento figura 2)
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Installazione
45
Nel campo "Server Name" bisogna indicare il nome del server con installato il vostro RDBMS (SQL
Server, Oracle oppure MySQL) Per quanto riguarda Microsoft SQL Server versione Express, se
l'installazione è stata eseguita con l'opzione "utilizza istanza predefinita" il campo "Server Name" va
compilato con: nome del vostro server \SQLEXPRESS, esempio Server01\SQLEXPRESS.
E' possibile controllare il nome istanza con più strumenti, tramite SQL Server Management oppure da
"Gestione configurazione SQL Server" dall'apposito gruppo del menu Programmi - Microsoft SQL Server.
Nel campo "DataBase Name" dovrete indicare il nome del database che la procedura di installazione
andrà a creare od aggiornare. Il programma di setup di ARXivar Server è in grado di rilevare se è già
stata eseguita una precedente procedura di installazione, in questo caso il programma di installazione
non eseguirà la procedura di creazione del database ma eseguirà la procedura di aggiornamento del
database indicato.
Mo d a lità d i e s e cuz io ne p e r Cr e a DB o Ag g io r na m e nto d a ta b a s e
C reaDB.exe viene eseguito quando:
tramite procedura di installazione di ARXivar Server, quando questa viene eseguita per la prima volta,
nel caso di successive re installazione la procedura di installazione non eseguirà C reaDB ma un aggiorna
database. In entrambe i casi è possibile annullare la creazione o aggiornamento database e procedere
con l'installazione di ARXivar Server. C reazione o aggiornamento può essere eseguito manualmente a
fine installazione di ARXivar Server.
La procedura C reaDB si occupa anche di creare l'utente DM, DM è l'utente utilizzato da ARXivar per
accedere al database è possiede privilegi amministrativi.
Aggiornamento.exe (programma per l'aggiornamento di database ARXivar all'ultima versione installata)
viene eseguita quando:
Viene eseguita la procedura guidata per l'installazione di ARXivar server su una macchina dove è già
stata precedentemente eseguita un'istallazione di ARXivar Server, in questo caso la procedura cerca di
comportarsi come un'aggiornamento. quindi non esegue la procedura per creare un nuovo database ma
bensì
Creazione del Database di ARXivar
Premessa
Per questioni di semplicità, il database di riferimento utilizzato è Microsoft SQL Express, essendo le
procedure sotto esposte identiche per tutte le rimanenti versioni di Microsoft SQL Server e pressoché
identiche anche per i rimanenti RDBMS ARXivar compatibili ( Oracle e MySQL ).
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Guida di ARXivar
Definire il Database Server da utilizzare
La creazione del database di ARXivar viene eseguita dal programma C reaDB.EXE presente nella cartella
di installazione di ARXivar Server.
C reaDB.EXE, oltre che poter essere eseguito dall' utente, viene richiamato ed eseguito automaticamente
dalla procedura di installazione di ARXivar Server.
Al lancio di C reaDB.EXE viene chiesto di selezionare il tipo di Database server da utilizzare : SQL Server
, Oracle oppure MySQL in entrambi i casi vanno poi definiti i parametri di connessione al database server
figura (3):
Fig. 3, inserimento dei parametri necessari per la creazione del database.
Dati di connessione al Database
Nome Server: va inserito il nome del server e dell’istanza nel caso in cui sia stata creata
(Nomeserver\istanza). Va
sottolineato che l' installazione di SQL Server Express di default propone
"Istanza denominata SQLEXPRESS", in questo caso in Nome Server dovrete inserire Nome vostro
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Installazione
47
Server\SQLEXPRESS.
Database: Inserire il nome database.Per default la procedura propone ARC HDB, si consiglia di utilizzare
in nome proposto, in caso contrario assicurarsi di non inserire un nome di Database già esistente. Per
verificare la disponibilità di un nome di database utilizzare SQL Server management Studio.
Password utente 'dm': Inserire la password per l' utente DM, l' utente DM è l' utente che ARXivar
utilizza per accedere al database. La password va inserita solo una volta e mai modificata, prendere nota
della password utilizzata e conservarla in un ambiente sicuro. Nel caso di creazione di nuovi database
sarà nuovamente richiesta la password per l'utente DM, nel caso sia già stata definita durante una
creazione database precedente reimpostare la stessa password. IMPORTANTE non modificare mai la
password dell'utente DM assegnata con la prima creazione Database.
Definizione Login
Username: sa per SQL Server e system per Oracle (consigliato) o un utente che abbia tutti i relativi
permessi.
password: relativa password dell’utente sa/system. E' importante essere sicuri che la password inserita
corrisponda alla password dell' utente sa, in caso contrario la procedura di creazione del database non
andrà a buon fine.
Path Data 1: consiste nel percorso del database per il filegroup1, deve essere un percorso locale
coerente con il file system della macchina dove è presente l’ engine del database. Il check controlla se il
percorso esiste sulla macchina dove è in esecuzione il C reaDb.exe. Nel caso in cui il motore di database
sia installato su un pc diverso bisogna assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag.
Path Data 2: come Path Data 1 in questo caso per il secondo filegroup. Se il server dove è presente l'
engine del database fossero presenti più hard disk è possibile selezionare un disco fisco diverso da
quello utilizzato per Path Data 1, in questo caso le performance dell'engine potrebbero aumentare anche
del 50%. E' vivamente sconsigliato distribuire i filegroup su partizioni logiche diverse.
Path Log: inserire il percorso per il file del Log delle transazioni, si consiglia di utilizzare il percorso
inserito in Path Data 2.
Si consiglia di utilizzare quanto proposto per "Dimensioni file Dati (Mb)", "Dimensioni file Log (Mb)"
e
Max crescita file dati e Log in percentuale.
Una volta indicato il tipo e il nome del database principale, si deve decidere la modalità di archiviazione
dei file per la area organizzativa (Aoo) che per default viene sempre creata ed associata al nuovo
database. Le modalità di archiviazione fisica del documento
distinte, su file system oppure su Database.
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può avvenire
tramite due modalità ben
48
Guida di ARXivar
Modalità di archiviazione Documenti.
Il salvataggio su file system richiede di specificare una cartella condivisa nella quale Arxivar andrà a
salvare i file archiviati. Il percorso sarà del tipo \\NomeServer\AFDTShare$,
in modo da avere una
cartella con condivisione amministrativa, all'interno della quale, la procedura guidata andrà a creare
quattro sottocartelle nascoste (Doc,Log,Edit e Mail).
- \Doc per i documenti.
- \Log per i file di Log. I file di Log di questa cartella contengono tutte le informazioni relative alle
operazioni che gli utenti di ARXivar eseguono sui documenti archiviati.
- \Edit i Documenti in fase di modifica.
- \Mail le mail inviate e ricevute tramite la posta di ARXivar.
Nel caso di salvataggio su database la procedura guidata provvederà a creare un secondo database
appositamente per archiviare i documenti, i file di log, i documenti in fase di modifica e le mail, quindi
sarà nuovamente richiesto di specificare i parametri di connessione al server, il nome del database
utilizzato come archivio dei file.
Il percorso del database, deve essere un percorso locale coerente con il file system della macchina dove
è presente l’engine del database. Il check controlla se il percorso esiste sulla macchina dove è in
esecuzione il C reaDB.EXE. Nel caso in cui il motore di database sia installato su un pc diverso bisogna
assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag. Maggiori informazioni relative alle
modalità di archiviazione dei documenti le potete trovare qui.
Dati Area Organizzativa Omogenea.
Terminata la fase di scelta del tipo di salvataggio, vanno inseriti i dati della prima area organizzativa di
Arxivar del database appena creato (figura 4), per default la procedura guidata del C reaDB.EXE crea
sempre AOO (Area Organizzativa Omogenea).
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Installazione
49
Fig. 4, parametri AOO di default, i campi con asterisco sono obbligatori.
Denominazione: Inserire la denominazione della AOO (Area Organizzativa Omogenea), potete inserire
fino ad un massimo di 50 caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio.
Codice identificativo: Inserire il codice identificativo della AOO, potete inserire un massimo di 9
caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio.
Casella posta: In questo campo potete inserire l'indirizzo di posta elettronica relativo della AOO, il
campo non è obbligatorio (un esempio potrebbe essere [email protected]).
Responsabile: Nominativo del responsabile AOO, per un massimo di 50caratteri, il campo è
obbligatorio.
Data istituzione: Inserire una data inferiore o uguale alla data odierna, oppure la data di istituzione
reale della vostra area organizzativa omogenea. La data di istituzione è un campo obbligatorio.
Data Soppressione: la data di soppressione generalmente viene lasciata vuota, se inserita non sarà
più possibile accedere ai documenti archiviati per l' AOO in questione.
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Guida di ARXivar
La procedura ora necessita di alcuni istanti per creare il database. Al termine, compariranno una serie di
messaggi per informarvi della aggiunta dei servizi ARXivar ai servizi Windows della macchina dove avete
installato ARXivar Server. Ora la procedura è effettivamente terminata, e si chiude con una maschera di
conferma dell’avvenuta installazione.
Note aggiuntive per l'utente DM, (Login al database di ARXivar).
DM è l'utente utilizzato per accedere e lavorare con Database di ARXivar e viene creato dal programma
C reaDB.
ARXivar vi consente di creare e quindi di lavorare con più database, è di fondamentale importanza
definire la password dell'utente DM una sola volta, è possibile definirne la password quando creerete il
vostro primo database di ARXivar, per esempio durante la prima installazione di ARXivar Server.
E' possibile utilizzare una password diversa solo se lavorate con più istanze di SQL Server, tuttavia si
consiglia comunque di utilizzare un'unica password per qualsiasi istanza e qualsiasi database ARXivar
andrete successivamente a creare.
C i si potrebbe trovare nella situazione di dover ripristinare le vostre copie di backup su una nuova
istanza del vostro database engine (Hardware upgrade, migrazioni su nuove macchine, disaster recovery
ecc..). In scenari simili potrebbe essere necessario creare l'utente DM ex novo.
Esistono due differenti modalità per creare l'utente DM:
la prima, sconsigliata, è creare manualmente l'utente DM da Management Studio, quindi
procedere
all'assegnazione di tutti i privilegi amministrativi.
La seconda consigliata, è
demandare la creazione dell'utente al programma C reaDB, creando un
database fittizio e che successivamente andrete ad eliminare (porre particolare attenzione al nome
utilizzato per il vostro database fittizio onde evitare l'involontaria cancellazione di un Database contenete
informazioni utili), in questo modo la creazione dell'utente DM avverrà sicuramente in modo corretto e
non sarà origine di problemi di difficile soluzione.
Importante: non accedere mai alla vostri database di ARXivar da Management Studio utilizzando
l'utente DM, ma solo ed esclusivamente tramite l'utente sa, in questo modo sarete sicuri che, per
esempio, eventuali esecuzioni di creazione tabella non vengano associate al proprietario DM esempio
dm.nome_nuova_tabella, anziché dbo.nome_nuova_tabella tabella, nel caso ci si dovesse trovare in
situazioni simili chiamate il vostro rivenditore che vi indicherà come ripristinare il corretto proprietario
tabelle.
Vedere anche:
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Installazione
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C reare un nuovo database per ARXivar,
Dati di connessione,
Modalità di archiviazione documenti
Messa in linea del Database Demo
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2.6.1
Modalità di archiviazione documenti
Modalità di Archiviazione.
Premessa
C on ARXivar è possibile stabilire due differenti modalità di archiviazione file (documenti): archiviazione
su file system oppure archiviazione su Database.
La flessibilità di ARXivar consente di gestire modalità di archiviazione differenti per singola Area
Organizzativa (AOO).
In figura 1, dove nello schema abbiamo un database denominato ARC HDB il quale gestisce tre aree
organizzative codificate come
AOO_1, AOO_2 e AOO_3. L'area organizzativa AOO_1 archivia tutti i
documenti su file system. La AOO 2 memorizza i documenti in un apposito database "ARC HDB_FILES" e
la terza AOO_3 come AOO_1 su file system.
Fig. 1, modalità di archiviazione documenti
E' importante distinguere il database dei documenti, o database dei file, dal database dei dati.
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52
Guida di ARXivar
Il Database dei dati (chiamato anche database dei meta dati) contiene tutte le tabelle necessarie alle
funzionalità di di ARXivar. Osservando quanto esposto in figura 1 è facile capire che tutti gli oggetti
dipendono dalla presenza del database ARC HDB (database dei dati).
Diventa necessario creare un secondo database (ARC HDB_FILES di figura 1) quando almeno una delle
aree organizzative utilizza la modalità di archiviazione documenti su Database.
Se nessuna delle vostre aree organizzative dovesse utilizzare la modalità di archiviazione su database
non sarà necessario creare il secondo database. Pro e contro fra le due modalità di archiviazione sono
esposte qui esposte.
Archiviazione dei documenti su file system (condivisioni amministrative).
E' possibile definire la modalità di archiviazione su file system in due modi diversi.
Durante la creazione di un nuovo database e precisamente quando viene richiesto di definire il metodo
di archiviazione, si veda figura 2, oppure da gestione AOO tramite l'apposito pannello per le
Impostazioni di salvataggio (si veda figura 5).
Se durante la creazione di un database di ARXivar viene selezionato 'Salvataggio su file system' (figura
2), la procedura di creazione database andrà a creare una condivisione amministrativa, le condivisioni
amministrative sono distinguibili dal simbolo $, per esempio nome_mia_condivisione$.
La particolarità di una condivisione amministrativa è che non è visibile. Per potervi accedere è
necessario: conoscerne il nome ed avere i permessi necessari. Questo vi garantisce un buon livello di
sicurezza anche da eventuali attacchi interni.
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Fig.2, maschera per la selezione della modalità di archiviazione documenti in ARXivar.
La condivisione amministrativa creata per default è AFDTShare$, viene generata e configurata durante
la prima installazione di ARXivar Server e più precisamente durante la creazione database.
AFDTShare$ fara riferimento al percorso inserito nel campo 'Path di archiviazione (condivisa) per i file di
ARXivar visibile in figura 3.
Nel caso dovesse già esistere una condivisione con nome AFDTShare$ questa non sarà per nessun
motivo sostituita
indipendentemente da quanto inserito nella casella di testo "Path di archiviazione
(condivisa) per i files di arxivr" di figura 3, questo per non creare discrepanze con precedenti
configurazioni. E' possibile consentire che più AOO archivino i documenti nello stesso percorso, quindi
nulla vieta di riutilizzare la condivisione amministrativa creata in precedenza.
Fig. 3, percorso associato alla condivisione AFDTShare$.
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54
Guida di ARXivar
E' importante sottolineare che, gestire il salvataggio delle vostre aree organizzative in unica posizione sul
file system a lungo andare potrebbe divenire troppo pesante da gestire o semplicemente da sfogliare nel
caso di necessità, un' installazione di ARXivar avente sei aree organizzativa con salvataggio in una sola
directory condivisa, creerebbe sottocartelle contenenti 60.000 file, questo perchè ARXivar crea una sotto
cartella denominata Archive1 passando ad Archive2 e così via ogni 10.000 documenti archiviati.
Abletech consiglia di utilizzare la stessa condivisione per più aree organizzative e di operare in uno dei
due seguenti modi:
Il primo consiste nel creare manualmente tante condivisioni amministrative quante sono le vostre aree
organizzative che condividano percorsi diversi da quanto condiviso dalla condivisione di default
AFDTShare$, in figura 4 viene mostrato come creare una condivisione amministrativa tramite gestione
del computer.
E' possibile raggiungere gestione computer dal pannello di controllo di Windows, oppure selezionando la
voce "Gestione" del menu contestuale che appare
tramite click del pulsante destro del mouse su
"Risorse del computer".
fig. 4, come associare o modificare il nuovo percorso di archiviazione.
Il secondo, migliore perchè ne semplifica la gestione dei backup, consiste nell'utilizzare la condivisione
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55
AFDTShare$ creata di default.
Nel percorso da essa condiviso, creare tante sottocartelle quante sono le vostre aree organizzative, per
comodità di riconoscimento assegnare il codice dell'area organizzativa interessata alla sotto cartella
appena creata.
In figura 5 è visibile un esempio relativo a quanto sopra e che configura il percorso di archiviazione di
una ipotetica area organizzativa avente come codice identificativo AOO_1.
Esempio struttura file system.
Procedura per creare una struttura con salvataggio su file system
Installazione d'esempio con 'n' aree organizzative codificate come AOO_1, AOO_2 ecc..
1 Accedere al vostro file server con le credenziali amministrative.
2 Da start esegui spostarsi in \\NomeFileServer\AFTDShare$ (dove nomeFileServer va sostituito
con il nome o l'indirizzo IP del vostro file server).
3 Nella cartella condivisa creare una cartella, rinominare la cartella appena creata in AOO_1
4 Spostarsi in \\NomeFileServer\AFTDShare$\AOO_1 (dove nomeFileServer va sostituito con il
nome o l'indirizzo IP del vostro file server).
5 C reare in AOO_1 le cartelle Doc,Log,Edit e Mail (se preferite è possibile nascondere le 4
sottocartelle appena create)
- Ripetere le operazioni da 2 a 5 per ogni area organizzativa con modalità di archiviazione
documenti su file system, facendo attenzione a rinominare nel modo corretto la cartella (come da
punto 3).
quindi in configurazione AOO impostare i percorsi di archiviazione per ogni singola area
organizzativa come da figura 5.
Questa semplice operazione consente di mantenere il file system più ordinato e di procedere con
piani di backup più efficienti e di semplice manutenzione.
E possibile modificare tali percorsi in qualsiasi momento, le ricerche di ARXivar saranno in grado
recuperare il documento nella sua posizione originale, sempre che questi non vengano fisicamente
spostati.
Importante:Nel caso sia necessario spostare fisicamente tutti i documenti archiviati su file system in un
nuovo percorso non basterà modificare i parametri di figura 4. In questo caso sarà necessario eseguire
la procedura di utilità denominata SetPath.
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Guida di ARXivar
Fig. 5, come impostare i percorsi per l'archiviazione dei documenti su file system.
Archiviazione dei documenti su Data base.
E' possibile definire la modalità di archiviazione su database durante la creazione di un nuovo database
in base a quanto selezionato nella maschera di figura 2, se viene selezionata la modalita
di
archiviazione su database (in questo capitolo viene preso in considerazione solo Microsoft SQL Server),
sarete indirizzati alla maschera di figura 7 dove vi saranno richiesti i parametri per la creazione del
database dei Documenti (figura 7).
E' possibile definire la modalità di archiviazione anche in un secondo momento.
In questo caso dovrete utilizzare la gestione delle aree organizzative. Selezionata l' area organizzativa di
vostro interesse tramite l'apposito pannello di figura 6 vi sarà possibile collegare l'area organizzativa ad
un database dei documenti già esistente, dovrete semplicemente impostare i parametri di connessione e
verificare la corretta connessione tramite il pulsate 1 di figura 6.
Nel caso dovesse servire è possibile creare un nuovo database dei documenti, sempre dal pannello di
figura 6 tramite il pulsante 2, in questo caso sarete indirizzati alla maschera di figura 7 dove vi saranno
richiesti i parametri necessari per creare il database dove archiviare i vostri documenti.
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Installazione
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Fig. 6, stabilire la modalità di archiviazione documenti su Database.
Al contrario di quanto consigliato con il salvataggio su file system in questo caso è preferibile creare un
solo database per più aree organizzative.
C reare tanti database quante sono le aree organizzative renderebbe troppo pesante il lavoro del vostro
database engine compreso
Creare il Database dei Documenti.
La procedura è del tutto simile alla creazione del database di ARXivar, in questo caso non sarà richiesta
la password per l'utente DM di ARXivar, già precedentemente assegnata ed il percorso per il secondo
Filegroup che in questo caso non è necessario.
Bisogna porre particolare attenzione al nome che andrete ad assegnare al database, si consiglia di
utilizzare come prefisso il nome assegnato al database dei dati ed un suffisso come _DOC o _FILES, per
esempio ARC HDB_FILES oppure ARC HDB_DOC .
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Guida di ARXivar
Fig. 7, parametri per la creazione del database dei documenti.
La scelta di archiviare i propri documenti in un database piuttosto che su file system solitamente viene
presa in fase di installazione di ARXivar, o quando di crea una nuova area organizzativa, tuttavia nulla
vieta di di passare in un secondo momento alla modalità di archiviazione differente da quanto in
precedenza stabilito.
Note aggiuntive sul cambio modalità di archiviazione documenti.
E' possibile modificare la modalità di archiviazione documenti per l'AOO, in qualsiasi momento, perchè
per ogni singolo documento ARXivar memorizza le quattro seguenti ed indispensabili informazioni :
-
Nome del documento (assegnato da Arxivar)
-
Modalità di archiviazione (su file system o su database)
-
Supporto (Su cosa)
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Installazione
-
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Posizione fisica del documento (Direttorio\Stringa di connessione)
in figura 6 viene mostrato il pannello contente le informazioni necessarie per il salvataggio documenti su
database.
E' possibile modificare la modalità di archiviazione di un area organizzativa da configurazione AOO per il
salvataggio su file system tramite il pannello raffigurato in figura 4, per il salvataggio dei documenti su
database da configurazione AOO tramite il pannello visualizzato in figura 6.
Pro e contro
Archiviazione su file system.
Pro
- Possibilità di utilizzare versioni motore database Express (gratuite).
- Semplicità nelle politiche di backup dei vostri documenti.
- In caso di necessità possibilità di accedere direttamente al documento compresso.
Contro
- Una più attenta gestione dei criteri di gruppo.
Attualmente è la modalità più utilizzata è salvataggio su file system.
Archiviazione su Database.
Pro
- Tutti i documenti sono memorizzati in un unico database.
- Non servono particolari credenziali di lettura e scrittura, il tutto avviene tramite l'utente DM di
ARXivar.
Contro
- Non è sufficiente una versione gratuita del motore di database.
Attualmente la maggioranze delle installazioni di ARXivar è configurata per l'archiviazione dei
documenti su File System.
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60
Guida di ARXivar
L'utility SetPath
Nel caso, per un qualsiasi motivo, vi troviate nella necessita di spostare i vostri database da un server
ad un altro, o più semplicemente di dover modificare la struttura del vostro file system, in entrambe i
casi dovrete aggiornare il database dei dati.
Per "aggiornare il database dei dati" significa
informare
ARXivar
del cambiamento
avvenuto.
Diversamente non vi sarebbe più possibile visualizzare od aprire i vostri documenti.
Nel caso di modifiche strutture, file system, rete, percorsi ecc.. il client di ARXivar riuscirebbe a
visualizzare in modo corretto la griglia di ricerca, mostrando tutte le informazioni relative ai documenti
che soddisfano i criteri di ricerca, al momento del
doppio click sul documento che l'utente desidera
visualizzare in risposta si riceverebbe un avviso riportante il seguente messaggio
"Il
file
è
danneggiato o irraggiungibile", questo perchè i documenti non sono più archiviati nella posizione
relativa all'ultima archiviazione.
Lo funzionalità di ARXivar che esegue il riallineamento fra informazione originale e la nuova posizione dei
documenti è conosciuta come "Eseguire il SetPath".
SetPath è richiamabile
da configurazione AOO, previo selezione tramite doppio click sull'area
organizzativa da aggiornare quindi selezionando la scheda "Impostazioni di salvataggio" e
visualizzando la finestra di figura 8 tramite il click sul pulsante "Sblocca"
Dalla finestra "Impostazioni di salvataggio" di figura 8, è possibile optare se eseguire un aggiornamento
e quindi un "riallineamento", oppure se creare un nuovo archivio per la modalità di salvataggio su
Database.
Fig. 8, le due funzionalità messe a disposizione dall'utility Set Path.
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Installazione
61
L'utilità SetPath va eseguita per quelle aree organizzative interessate da eventuali cambiamenti. La
funzionalità SetPath è in grado di stabilire l'ultima modalità di salvataggio utilizzata e si comporterà di
conseguenza ed in base alla funzionalità selezionata dalla finestra di figura 8.
Funzionalità di SetPath
Funzionalità
Ultima modalità di
selezionata
salvataggio
Spostamento Archivio
Salvataggio
su
system
Comportamento di Set Path
file Richiede i nuovi percorsi per le direcctory Doc,Log,
Edit e Mail (fig.9)
Richiede i parametri di connessione (fig.10)
Spostamento archivio
Salvataggio
su un nuovo database o
database
verso
la nuova
posizione del database documenti (cambio stringa
connessione).
Creazione
archivio
Creazione
archivio
nuovo Salvataggio
system
nuovo Salvataggio
database
su
file Rende possibile la creazione di un nuovo database
tramite il pulsante 2 di figura 6.
su Rende possibile la creazione di un nuovo database
tramite il pulsante 2
di figura 6.
nel caso la modalità di salvataggio utilizzata. Se la modalità di salvataggio di partenza era su file system
sarà visualizzata la maschera di figura 9, l'utente potrà inserire il nuovo percorso di archiviazione per
ogni sotto cartella Doc, Log, Edit e Mail, cliccando sul pulsante esegui la procedura aggiornerà tutte le
informazioni necessarie per recuperare i documenti dalla nuova posizione ad essi assegnata.
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62
Guida di ARXivar
fig. 9, Selezione dei nuovi percorsi per la modalità di salvataggio su file system.
Fig. 10, parametri di connessione verso una nuova posizione del
database o verso un nuovo database.
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Installazione
63
Nel caso la precedente modalità di archiviazione avveniva su Database saranno richiesti i nuovi
parametri di connessione al database dei documenti.
Ø Si consiglia, prima di procedere di eseguire delle copie di Backup. Durante questa operazione nessun
utente deve utilizzare ARXivar.
Vedere anche:
C rea database di ARXivar,
Installazione di ARXivar Server
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2.6.2
Creare il Database di ARXivar
Creazione di un Nuovo Database di ARXivar
Premessa
Anche in questa parte della guida come già esposto in crea database durante le fasi di installazione di
ARXivar Server, per questioni di semplicità, il database di riferimento utilizzato è Microsoft SQL Express,
essendo le procedure sotto esposte identiche per tutte le rimanenti versioni di Microsoft SQL Server e
pressoché identiche anche per i rimanenti RDBMS ARXivar compatibili ( Oracle e MySQL ). Questa
ulteriore sezione di guida dedicata alla creazione di un database di ARXivar, altre a quanto già esposto
nella sezione relativa all'installazione di ARXivar Server, deve essere utilizzata come guida di riferimento
per chi desidera creare più database di ARXivar da utilizzare con un'unica istallazione.
Si consiglia l'utilizzo di più database per sole operazioni di test (test configurazioni classi documentali,
riservatezze utenti, processi di Workflow ecc..), in quanto i servizi di ARXivar possono lavorare con un
solo database per volta, per questo motivo con database di produzione aggiuntivi sarà necessario
prevedere delle installazioni distribuite su più server dove creare il database aggiuntivo e configurare
cosi relativi servizi Windows di ARXivar, configurazioni di questo tipo generalmente sono eseguite in
affiancamento con un nostro consulente.
Creare un nuovo database di ARXivar
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64
Guida di ARXivar
La creazione del database di ARXivar viene eseguita dal programma CreaDB.EXE presente nella cartella
di installazione di ARXivar Server.
CreaDB.EXE, oltre che
essere richiamato ed eseguito durante le fasi di setup, può essere eseguito
dall'amministratore di ARXivar.
Importante:
Per la creazione ed utilizzo di un secondo Database sono richiesti presenti prerequisiti:
· L'operazione dovrà essere eseguita da personale competente.
· A parità di Istanza Database usare un nome differente da un nome già in uso (si consiglia di
utilizzare un nome differente anche
· Non creare un password differente per l'utente DM del database di ARXivar.
Utilizzo utility CreaDB
Al lancio di C reaDB.EXE viene chiesto di selezionare il tipo di Database server da utilizzare : SQL Server
, Oracle oppure MySQL in entrambi i casi vanno poi definiti i parametri di connessione al database server
figura (1):
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Installazione
65
Fig. 1, inserimento dei parametri necessari per la creazione del database.
Dati di connessione al Database
Nome Server: va inserito il nome del server e dell’istanza nel caso in cui sia stata definita
(Nomeserver\istanza). Va
sottolineato che l' installazione di SQL Server Express di default propone
"Istanza denominata SQLEXPRESS", in questo caso in Nome Server dovrete inserire Nome vostro
Server\SQLEXPRESS.
Database: Inserire il nome database.Per default la procedura propone ARC HDB, si consiglia di utilizzare
in nome proposto, in caso contrario assicurarsi di non inserire un nome di Database già esistente. Per
verificare la disponibilità di un nome di database utilizzare SQL Server management Studio.
Password utente 'dm': Inserire la password per l' utente DM, l' utente DM è l' utente che ARXivar
utilizza per accedere al database. La password va inserita solo una volta e mai modificata, prendere nota
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66
Guida di ARXivar
della password utilizzata e conservarla in un ambiente sicuro. Nel caso di creazione di nuovi database
sarà nuovamente richiesta la password per l'utente DM, nel caso sia già stata definita durante una
creazione database precedente reimpostare la stessa password. IMPORTANTE non modificare mai la
password dell'utente DM assegnata con la prima creazione Database.
Definizione Login
Username: sa per SQL Server e system per Oracle (consigliato) o un utente che abbia tutti i relativi
permessi.
password: relativa password dell’utente sa/system. E' importante essere sicuri che la password inserita
corrisponda alla password dell' utente sa, in caso contrario la procedura di creazione del database non
andrà a buon fine.
Path Data 1: consiste nel percorso del database per il filegroup1, deve essere un percorso locale
coerente con il file system della macchina dove è presente l’ engine del database. Il check controlla se il
percorso esiste sulla macchina dove è in esecuzione il C reaDb.exe. Nel caso in cui il motore di database
sia installato su un pc diverso bisogna assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag.
Path Data 2: come Path Data 1 in questo caso per il secondo filegroup. Se il server dove è presente l'
engine del database fossero presenti più hard disk è possibile selezionare un disco fisco diverso da
quello utilizzato per Path Data 1, in questo caso le performance dell'engine potrebbero aumentare anche
del 50%. E' vivamente sconsigliato distribuire i filegroup su partizioni logiche diverse.
Path Log: inserire il percorso per il file del Log delle transazioni, si consiglia di utilizzare il percorso
inserito in Path Data 2.
Si consiglia di utilizzare quanto proposto per "Dimensioni file Dati (Mb)", "Dimensioni file Log (Mb)"
e
Max crescita file dati e Log in percentuale.
Una volta indicato il tipo e il nome del database principale, si deve decidere la modalità di archiviazione
dei file per la area organizzativa (Aoo) che per default viene sempre creata ed associata al nuovo
database. Le modalità di archiviazione fisica del documento
può avvenire
tramite due modalità ben
distinte, su file system oppure su Database.
Modalità di archiviazione Documenti.
Il salvataggio su file system richiede di specificare una cartella condivisa nella quale Arxivar andrà a
salvare i file archiviati. Il percorso sarà del tipo \\NomeServer\AFDTShare$,
in modo da avere una
cartella con condivisione amministrativa, all'interno della quale, la procedura guidata andrà a creare
quattro sottocartelle nascoste (Doc,Log,Edit e Mail).
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Installazione
67
- \Doc per i documenti.
- \Log per i file di Log. I file di Log di questa cartella contengono tutte le informazioni relative alle
operazioni che gli utenti di ARXivar eseguono sui documenti archiviati.
- \Edit i Documenti in fase di modifica.
- \Mail le mail inviate e ricevute tramite la posta di ARXivar.
Nel caso di salvataggio su database la procedura guidata provvederà a creare un secondo database
appositamente per archiviare i documenti, i file di log, i documenti in fase di modifica e le mail, quindi
sarà nuovamente richiesto di specificare i parametri di connessione al server, il nome del database
utilizzato come archivio dei file.
Il percorso del database, deve essere un percorso locale coerente con il file system della macchina dove
è presente l’engine del database. Il check controlla se il percorso esiste sulla macchina dove è in
esecuzione il C reaDB.EXE. Nel caso in cui il motore di database sia installato su un pc diverso bisogna
assicurarsi di scrivere esattamente il percorso e togliere il flag. Maggiori informazioni relative alle
modalità di archiviazione dei documenti le potete trovare qui.
Dati Area Organizzativa Omogenea.
Terminata la fase di scelta del tipo di salvataggio, vanno inseriti i dati della prima area organizzativa di
Arxivar del database appena creato (figura 4), per default la procedura guidata del C reaDB.EXE crea
sempre AOO (Area Organizzativa Omogenea).
Fig. 2, parametri AOO di default, i campi con asterisco sono obbligatori.
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68
Guida di ARXivar
Denominazione: Inserire la denominazione della AOO (Area Organizzativa Omogenea), potete inserire
fino ad un massimo di 50 caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio.
Codice identificativo: Inserire il codice identificativo della AOO, potete inserire un massimo di 9
caratteri comprensivi di lettere e cifre, il campo è obbligatorio.
Casella posta: In questo campo potete inserire l'indirizzo di posta elettronica relativo della AOO, il
campo non è obbligatorio (un esempio potrebbe essere [email protected]).
Responsabile: Nominativo del responsabile AOO, per un massimo di 50caratteri, il campo è
obbligatorio.
Data istituzione: Inserire una data inferiore o uguale alla data odierna, oppure la data di istituzione
reale della vostra area organizzativa omogenea. La data di istituzione è un campo obbligatorio.
Data Soppressione: la data di soppressione generalmente viene lasciata vuota, se inserita non sarà
più possibile accedere ai documenti archiviati per l' AOO in questione.
La procedura ora necessita di alcuni istanti per creare il database. Al termine, compariranno una serie di
messaggi per informarvi della aggiunta dei servizi ARXivar ai servizi Windows della macchina dove avete
installato ARXivar Server. Ora la procedura è effettivamente terminata, e si chiude con una maschera di
conferma dell’avvenuta installazione.
Note aggiuntive per l'utente DM, (Login al database di ARXivar).
DM è l'utente utilizzato per accedere e lavorare con Database di ARXivar e viene creato dal programma
C reaDB.
ARXivar vi consente di creare e quindi di lavorare con più database, è di fondamentale importanza
definire la password dell'utente DM una sola volta, è possibile definirne la password quando creerete il
vostro primo database di ARXivar, per esempio durante la prima installazione di ARXivar Server.
E' possibile utilizzare una password diversa solo se lavorate con più istanze di SQL Server, tuttavia si
consiglia comunque di utilizzare un'unica password per qualsiasi istanza e qualsiasi database ARXivar
andrete successivamente a creare.
C i si potrebbe trovare nella situazione di dover ripristinare le vostre copie di backup su una nuova
istanza del vostro database engine (Hardware upgrade, migrazioni su nuove macchine, disaster recovery
ecc..). In scenari simili potrebbe essere necessario creare l'utente DM ex novo.
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Installazione
69
Esistono due differenti modalità per creare l'utente DM:
la prima, sconsigliata, è creare manualmente l'utente DM da Management Studio, quindi
procedere
all'assegnazione di tutti i privilegi amministrativi.
La seconda consigliata, è
demandare la creazione dell'utente al programma C reaDB, creando un
database fittizio e che successivamente andrete ad eliminare (porre particolare attenzione al nome
utilizzato per il vostro database fittizio onde evitare l'involontaria cancellazione di un Database contenete
informazioni utili), in questo modo la creazione dell'utente DM avverrà sicuramente in modo corretto e
non sarà origine di problemi di difficile soluzione.
Importante: non accedere mai alla vostri database di ARXivar da Management Studio utilizzando
l'utente DM, ma solo ed esclusivamente tramite l'utente sa, in questo modo sarete sicuri che, per
esempio, eventuali esecuzioni di creazione tabella non vengano associate al proprietario DM esempio
dm.nome_nuova_tabella, anziché dbo.nome_nuova_tabella tabella, nel caso ci si dovesse trovare in
situazioni simili chiamate il vostro rivenditore che vi indicherà come ripristinare il corretto proprietario
tabelle.
Vedere anche:
C reazione del database di ARXivar (Durante le fasi di installazione di ARXivar Server),
Dati di connessione,
Modalità di archiviazione documenti
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2.6.3
Messa in linea del Database DEMO
Messa in linea del Database DEMO
Premessa
Dal sito di ARXivar è possibile scaricare, previo autenticazione, un database di Microsoft SQL Server
Express dimostrativo. la presente sezione della guida vi guiderà passo-passo ad un coretto ripristino del
Database. Il download è comprensivo di due file in formato compresso (.zip), contenenti il backup di
una base dati di ARXivar.
Il database demo gestisce tre diverse Aree organizzative, la AOO 01 è contiene dei documenti
d'esempio e la sua modalità di archiviazione è su Database, (i relativi file sono contenuti nel secondo file
zip denominato De m o Sito File s .z ip )
P r e r e q uis iti r ichie s ti
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70
Guida di ARXivar
Connessione internet, Utente abilitato all'accesso al sito www.arxivar.it e alla relativa sezione download,
Microsoft SQL Server Express e successive, Enterprise Manager per versioni precedenti a SQL Server
2005 o SQL Server Management Studio versioni successive a SQL Server 2000.
I m p o r ta nte
Al momento della stesura della seguente guida sono disponibili database dimostrativi utilizzabili
esclusivamente con Microsoft SQL Server, pertanto non vi sarà possibile usufruire del database Demo
nel caso il vostro motore di Database si Oracle o MySQL.
Inoltre i nomi dei pacchetti zip ed il nome dei fil di backup in essi contenuti potrebbero per qualsiasi
motivo differire da quanto qui esposto.
Step delle operazioni da eseguire
1. Download dei file zip.
2. Estrazione dei file contenuti negli zip (è consigliabile estrarre i file direttamente nella cartelle
predefinite di SQL).
3. Restore dei due database, DemoSitoDati.bak (Database dei dati) e DemoSitoFiles.bak
(Database dei files - contenente dei documenti archiviati d'esempio)
4. Eseguire da ARXivar Server l'utility Set Path (C liccare qui per informazioni dettagliate)
5. C ontrollo incrociato effettiva presenza dei documenti archiviati tramite ricerca completa, nel caso
di incongruenze procedere alla cancellazione del profilo.
6. Verificare coerenza percorsi cartelle monitorate sulla base di quanto definito in ARXivar
C lient (selettori menu: C onfigura - Generale - C artelle monitorate), controllare che i percorsi qui
definiti siano fisicamente presenti sul PC dove installato.
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Installazione
71
fig. 1, particolare sezione download.
Download del Database
C ome precedentemente accennato è possibile scaricare una versione del DataBase dati di ARXivar
dimostrativa, una volta collegati al sito www.arxivar.it alla sezione Downloads Home » Download »
Demo (per raggiungere tale sezione è richiesta l'autenticazione come quanto qua esposto) vi sara
possibile procedere al daownload, i pacchetti di vostro interesse dovranno essere: Database demo Dati ed Database demo - Files (si veda quanto esposta in figura 1).
Nome del file zip ed estrazione dei file
Una volta terminato il download vi troverete, nelle posizioni selezionate per il salvataggio, due file aventi
nome DbDemo_Dati.zip e DBDemo_Files.zip, (la nomenclatura dei due file potrebbe differire da
quanto qui esposto, fare comunque riferimento a figura 1).
Il primo file scaricato "DBDemo_dati.zip" contiene il file DemoSitoDati.bak. Il suo contenuto è
relativo al Backup di un database di ARXivar, questo database generalmente viene individuato anche
con il nome di Database dei dati, contiene informazioni relative ai dati di appoggio e di configurazione
indispensabili al corretto funzionamento di ARXivar, .
Il secondo denominato "DbDemo_Files.zip" contiene anch'esso un database di Microsoft SQL Server,
avente nome DemoSitoFiles.bak, questo, a differenza del primo contiene una serie di documenti
archiviati secondo la modalità di archiviazione su Database. Per maggiori informazioni relative alle
diverse modalità di archiviazione si quanto qui esposto.
Posizionare nella cartelle corrette i file .Bak estratti dagli zip scaricati.
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Guida di ARXivar
Una volta eseguita l'estrazione dai file compressi (formato di compressione utilizzato è WinZip)
vi
ritroverete i due seguenti file: DemoSitoDati.bak e DemoSitoFiles.bak, è consigliabile che entrambe
i file vengano copiati nella cartella di Backup predefinita di SQL Server, che per valore predefinito è
"%PROGRAMFILES%\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Backup", (la pos izione potrebbe
differire da quanto es pos to in quanto i percors i predefiniti potrebbero es s ere s tati pers onalizzati durante l'ins tallazione di SQL
Server),
questa piccola precauzione vi consentirà di aggirare problematiche relative a permessi di lettura
e scrittura per utenti Windows che non appartengono a gruppi utenti di SQL Server (esempio
SQLServer2005MSFTEUser$) evitando così errori durante le fasi di ripristino dei file di backup.
Successivamente quando avrete eseguito con successo il Restore dei dati (il database demo scaricato
dal sito ARXivar non è niente altro che un backup di un database dimostrativo), potrete tranquillamente
spostare i database a ripristino avvenuto (ovviamente previo indispensabile operazione di unattachment,
spostamento database e successiva attachment dei medesimi).
Eseguire il Restore del database demo
C opiati i due file .bak eseguire management studio e come da immagine 2 tramite tasto destro sul ramo
Database selezionare la voce Restore Database, vi si presenta la maschera per selezionare il nome
del database da ripristinare (figura 3) dove, nella casella di testo Database di destinazione (To database:
per sistemi in inglese), dovrete specificare il nome del database. Potrete specificare un nome qualsiasi,
cosa importante don dovrete scegliere un nome di un database già presente.
I database da ripristinare saranno due, come già detto uno per i dati d'appoggio (DemoSitoDati.bak) ed il
secondo relativo ai documenti archiviati (DemoSitoFiles.bak). L'esempio corrente da per scontato che si
inizi con il ripristino del database dei dati.
fig. 2; Ripristino di un database da copie
Stabilito il nome del database di destinazione sarà necessario stabilirne la periferica d'origine ("From
device") esattamente come indicato in figura 3, cliccando sul pulsante indicato dalla freccia di figura 3, a
questo punto SQL Server Management apre la finestra "Seleziona Backup" ("Specify Backup"),
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Installazione
73
cliccare su Aggiungi. Se avete copiato il file DemoSitoDati.bak come specificato in "Posizionare nella
cartelle corrette i file .Bak estratti dagli zip scaricati" dovreste trovarvi come mostrato in figura 4,
essendo la cartella di backup predefinita, selezionare quindi il file DemoSitoDati.bak.
fig. 3; Maschera ripristina database, nome database di destinazione e selezione device d'origine.
Se la selezione del file va a buon fine tornerete nella finestra "Seleziona backup" quindi confermare
tramite il pulsante OK, nel caso abbiate rispettato passo-passo le seguenti istruzioni e cliccando sul
pulsante OK della maschera "Seleziona backup" si riceve un errore, procedere come segue:
fig. 4; seleziona il faile di backup da ripristinare
Spostarsi nella cartella dove avete posizionato DemoSitoDati.bak, selezionatelo con il pulsante destro,
dal menu contestuale che vi appare selezionare proprietà, quindi dalla finestra proprietà selezionare la
scheda "Sicurezza" (Security) dare quindi i permessi di lettura e scrittura all'utente Everyone e ripetere
l'operazione.
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Guida di ARXivar
fig. 5, Selezione del set di backup da ripristinare.
Se tutto è proceduto per il meglio vi ritroverete nella maschera di figura 3. Dovrete porre particolare
attenzione al particolare mostrato in figura 5, particolare riferito alla maschera "Ripristina database".
Non va dimenticato che il file che andrete a ripristinare è un download internet, questo ne potrebbe in
pregiudicarne l'effettiva l'integrità, per questo motivo è vivamente consigliato eseguire il download
tramite tasto destro e selezionando la voce salva oggetto con nome.
Fortunatamente SQL Server Management studio esegue tutti i controlli del caso e nel caso il
database fosse danneggiato SQL Server Management ci avviserebbe sostituendo, nel nostro caso (si
veda figura 5), il nome "DemoSitoDati-C ompleto Database Backup" con "DemoSitoDati-*** Database
Backup", i tre asterischi stanno ad indicare che il database è in qualche modo corrotto.
In questo caso ripetere il download come sopra indicato e se il problema persiste avvisare
quanto prima l'assistenza tecnica di ARXivar.
fig. 6, controllare il percorso di destinazione e confermare
Giunti a questo punto, dovrete eseguire un ultimo controllo: dalla finestra "Ripristina database",
nella parte sinistra alta, sono presenti due voci "Generale" e "Opzioni", cliccando sulla voce
"Opzioni" vi ritroverete quanto mostrato in figura 6, dovrete:
· Verificare che il percorso proposto corrisponda al percorso desiderato, in caso contrario
modificarlo facendo attenzione a non perdere i nomi del file (sopratutto la loro estensione) e in
caso di cambiamento del percorso, i nuovi percorsi di ripristino dovranno essere raggiungibili da
SQL Server... Il Database SEC ONDARIO su macchine come Note-book e comunque macchine
sprovviste di dischi RAID dovranno coincidere, idem per il file di LOG.
· Se per caso state VOLUTAMENTE ripristinando un database già esistente, in questo caso dovrete
selezionare la casella di controllo "Sovrascrivi il database già esistente".
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Installazione
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Giunti a questo punto dovrete semplicemente ripetere tutte le operazioni anche per il secondo database
cioè DemoSitoFiles.bak, ad operazioni di ripristino terminate per per utilizzare l'ambiente demo
dovrete eseguire l'allineamento delle strutture dati alla vostra versione di ARXivar e ripristinare i
percorsi per recuperare i documenti d'esempio:
· Aggiornare
il
database
appena
ripristinato
alla
versione
del
vostro
ARXivar.
L'aggiornamento del database alla versione corrente di ARXivar va eseguita tramite il programma
di utilità Aggiornamento.exe. Disponibile nella cartella di installazione di ARXivar Server. Per
maggiori approfondimenti si veda quanto qua esposto.
· Ripristinare i nuovi percorsi per il recupero dei documenti archiviati. Per ripristinare i
percorsi di puntamento ai documenti archiviati nel database dei files demo, dovrete utilizzare
l'utility Set Path richiamabile da ARXivar Server come quanto qua esposto.
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2.7
Installazione ARXivar Client
Installare ARXivar modulo Client
Premessa
L'installazione di ARXivar modulo C lient a differenza dell'installazione di ARXivar Server, non richiede la
creazione o l'aggiornamento di database ecc.., in definitiva consiste consiste in una semplice procedura
guidata, l'utente dovrà semplicemente confermarne l'avanzamento tramite il pulsante Avanti.
IMPORTANTE
Con
sistemi
operativi
in
internazionali DATA e NUMERO in ITALIANO
Prerequisiti
Windows Server e Desktop Computers.
· Microsoft Windows 2000 professional e successivi.
· Microsoft Windows Server 2000 e successivi.
Processori supportati.
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INGLESE
modificare
impostazioni
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Guida di ARXivar
· Famiglie x86.
· Famiglie x64.
· Famiglia VM Ware.
· Microsoft Virtual PC 2003 e successivi (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode).
· Hyper-V (non garantite funzionalità: scanner e stampante barcode).
Memoria
· Ram - 1 Gigabyte (minimo consigliato)
· Disco fisso - 120 Megabyte (spazio richiesto installazione ARXivar C lient, personalizzatacompleta).
Browser Web supportati
· Microsoft Internet Explorer 6 e successivi.
· Firefox a partire dalla 3.5.
Il pacchetto di Installazione
E' possibile procurarsi il file di Setup presso un nostro rivenditore autorizzato oppure, previo
registrazione, direttamente da www.arxivar.it alla sezione download. Ottenuto il pacchetto di setup
accedere a Windows come amministratore del sistema quindi eseguire tramite un doppio click eseguire
ARXivarC lient_V_x-y-z.exe dDove x sara il numero maggiore di versione, y il numero minore e z il
numero progressivo di building).
Installazione di ARXivar modulo C lient passo-passo
1. Finestra di benvenuto.
All' esecuzione del programma di installazione viene mostrata una maschera di benvenuto,
premere il pulsante avanti per continuare e passare così alla maschera di punto 2.
2.Conferma Accordi Licenza.
Per poter continuare con l'installazione è obbligatorio accettare i termini della licenza di utilizzo
del prodotto.
Questa maschera potrebbe non essere visualizzata, in quanto il programma di installazione di
ARXivar verifica la presenza di una precedente installazione. In caso di verifica positiva la
procedura di installazione si comporta come un pacchetto aggiornamento, saranno applicate tutte
le precedenti configurazioni di setup, impostante durante la precedente installazione, la procedura
di installazione non eseguirà i punti 3 e 4 passando direttamente al punto 6.
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Installazione
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3.Nome Utente e nome azienda.
Dopo accettato i termini di licenza dovrete inserire un nome utente e il nome della vostra società.
4.Tipo di installazione.
La procedura di setup prevede due differenti modalità di installazione, installazione Standard o
Personalizzata.
· Standard
C on l'installazione Standard, la procedura installera il programma ARXivar modulo Client e
solo i componenti base necessari alla corretta esecuzione di ARXivar.
· Personalizzata
L'installazione personalizzata si occupa di installare il programma
aggiungendo
delle
funzionalità aggiuntive diversamente non disponibili.
Funzionalità selezionabili (installazione personalizzata)
- Base (obbligatorio)
- Out Look (Plug-in che consente di archiviare le mail inviate e ricevute in Microsoft
Out Look, compatibile con le versioni 2000, XP, 2003 e 2007)
- SDK (il Software development Kit di ARXivar, è una libreria dinamica C OM espone
grand parte delle funzionalità di ARXivar)
- Firma Digitale.
- Archiviazione sostitutiva.
- Servizi workflow per web (installa i componenti necessari per utilizzare ARXivar
Web, richiede IIS installato e correttamente configurato per ASP.NET)
- Stampante ARXivar Fax Printer (la stampante fax, da installare se utilizzate i
nostri connettori fax)
5.Percorso di Installazione.
Da questa maschera l'utente potrà selezionare un percorso diverso dal valore di default "C:
\Programmi\ARXivar".
6.Selezione origine Dati.
Tramite questa viene stabilito con quale RDBMS lavora ARXivar. Bisogna porre particolare
attenzione a questa selezione, nel caso di selezione errata ARXivar modulo C lient non potrà
essere eseguito in modo corretto.
ARXivar è in grado di lavorare con i seguenti RDBMS, Micorsoft SQL Server, Oracle e MySQL
7.Parametri per la connessione al Database di ARXivar.
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Guida di ARXivar
Tramite questa maschera vi viene richiesto di inserire i parametri necessari per accedere al
database di ARXivar.
§ In "Server Name" dovrete inserire il nome istanza del vostro DBMS, esempio: Server01 oppure
Server01\SQLExpress (si vedano note aggiuntive).
§ In "Database Name" dovrete inserire il nome del vostro database di ARXivar, esempio:
ARC HDB
Ai fini di una corretta installazione i valori richiesti della maschera di punto 6 non sono obbligatori.
I campi "Server Name" è "Database Name" possono essere lasciati vuoti.
Note aggiuntive
Anche se durante l'installazione la selezione dell'origine dati di ARXivar non è obbligatoria
saranno comunque introdotti alcuni concetti fondamentali sull'argomento.
Tramite questa maschera vengono memorizzati i valori di default per il login in ARXivar. Se i
parametri "Server Name" e "Database Name" sono corretti per accedere ad ARXivar modulo
C lient l'utente dovrà semplicemente inserire il suo User Name e relativa password.
Per Server Name è sottinteso l' inserimento del nome istanza del vostro motore di database.
Facendo riferimento a Microsoft SQL Server il nome dell'istanza viene stabilito durante la fase
di installazione del motore di database sul server ad esso dedicato.
Per le versioni di Microsoft SQL Server quali: Enterprise, Standard, Workgroup, Developer
ecc.. durante la loro installazione, per default non viene impostato nessun nome istanza, ma
viene automaticamente configurata l'istanza "MSSQLSERVER", in questo caso nel campo
"Server Name" della finestra di punto 6, basterà inserire il nome del vostro server di
database, in caso contrario se fosse stato definito un nome istanza diverso da MSSQLSERVER
per esempio SQL2005, nel campo Server Name della maschera di punto 6 andrebbe
valorizzato con: Nome del vostro server\SQL2005, si veda figura sotto.
dove SQL2005 è il nome che è stato assegnato all'istanza di SQL Server.
Per le versioni Express le modalità differiscono da quanto sopra. Durante le fasi di
installazione di Microsoft SQL Server Express il valore di default impostato è esattamente il
contrario di quanto avviene per le versioni a pagamento. Per default viene creata un'istanza
avente nome SQLEXPRESS, quindi per raggiungere tale istanza dovrete sempre specificarne il
nome, oppure durante l'installazione di SQL Server Express selezionare l'OptionBox con
etichetta "Istanza predefinita".
Il modo più semplice per risalire al nome istanza di Microsoft SQL Server è dal menu
programmi del vostro server, selezionare il gruppo Microsoft SQL Server, Strumenti di
configurazione, quindi "Gestione C onfigurazione Server".
8.Finestra procedi.
Quando il programma di installazione vi mostra la finestra procedi siete pronti per installare
ARXivar modulo C lient. E' anche l'ultima finestra dove è possibile modificare i parametri di
installazione cliccando sul pulsante "Indietro", in caso contrario cliccare sul pulsante "Procedi" per
dare l'avvio all'installazione di ARXivar modulo C lient.
Attendere il termine della vostra installazione che vi sarà segnalato dall'apposita finestra di fine
installazione, cliccare sul pulsante chiudi.
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Installazione
79
Sul vostro Desktop sarà presente l'icona per eseguire ARXivar modulo C lient.
Integrazione Microsoft Office.
Durante l'installazione potrebbe essere visualizzata la maschera di figura 2 nel caso:
- Sul computer non è installato Microsoft Office
- Sul computer è installato Microsoft Office ma non è presente il programma Word, in questo caso
l'utente dovrà indicare alla procedura di installazione la versione di Office installata.
Fig. 2, ARXivar verifica la presenza del pacchetto Microsoft Office.
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80
2.8
Guida di ARXivar
Aggiornamenti di ARXivar
Come installare ARXivar Server - Aggiornare ARXivar
Premessa
Questo paragrafo della guida è dedicato alle operazioni per mantenere aggiornato la vostra installazione
di ARXivar. Tramite una semplice operazione di Download dal sito ufficiale di ARXivar.
Per effettuare il download dei pacchetti di setup o di aggiornamento è richiesta la registrazione al sito.
Esistono due livelli differenti di iscrizione al sito di ARXivar, un primo di sola consultazione, in questo
caso dalla pagina Download sarà possibile scaricare documentazione limitata a brochure. Tramite
registrazione completa sarà possibile effettuare download completi.
Prima di procedere all'aggiornamento è consigliabile leggere il seguente paragrafo.
Aggiornamento di ARXivar Server
Il processo
di aggiornamento
di ARXivar
server
consiste
nella
esecuzione
del
pacchetto
di
aggiornamento, disponibile tramite Download dal sito ufficiale di ARXivar.
Dalla pagina di download è possibile scaricare anche il pacchetto di installazione. Il pacchetto di
installazione, nel caso sia già installata una versione di ARXivar Server, funge da pacchetto di
aggiornamento.
A differenza del pacchetto di aggiornamento, il setup non verifica le versioni dei vari componenti di
ARXivar già installati, effettuando sempre una sovrascrittura degli stessi. Questa modalita esegue anche
la registrazione dei componenti nel registro di sistema (questa tecnica potrebbe risultare risolutiva
per errori aventi codice 429 e 430 durante l'utilizzo di ARXivar).
Il nome del pacchetto, come vedremo più avanti nel seguente paragrafo è di fondamentale importanza e
non deve essere rinominato per nessun motivo, già dal nome del file eseguibile che andrete a
scaricare, è possibile stabilire la versione dell'aggiornamento:
Eseguire l'aggiornamento lato server.
· Accedere alla macchina dove installato ARXivar Server con i privilegi amministrativi.
· Scaricare
il
pacchetto
di
aggiornamento
ARXivarPatch_P_x-y-z
(C onsigliato)
oppure
ARXivarServer_V_x-y-z (solo in casi di necessità).
· Eseguire il pacchetto tramite doppio click e seguire le istruzioni della procedura guidata. (prima di
eseguire un aggiornamento è consigliabile leggere Specifiche tecniche - ARXivar upgrade).
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Installazione
81
N.B.: Il pacchetto di aggiornamento (Patch) è in grado di stabilire i moduli installati, per
esempio se sulla macchina dove vi è installato ARXivar Server vi fosse installato anche
ARXivar
modulo
Client
o
Spool
Reconition
Professional,
la
procedura
guidata
di
aggiornamento aggiornerebbe tutti i vari componenti, ARXivar Server, ARXivar modulo
Client e Spool Reconition Pro. Per quanto riguarda ARXivar modulo C lient, dove all'utente durante la
prima installazione viene data la possibilità di selezionare tra installazione standard o personalizzata, il
pacchetto di aggiornamento sarà in grado di stabilirne le modalità di installazione scelte dall'utente al
momento della prima installazione e si comporterà di conseguenza, aggiornando automaticamente i
moduli che erano stati a suo tempo selezionati.
Allineamento database (Aggiornamento.exe)
Oltre a quanto sopra specificato, l'aggiornamento del prodotto prevede sempre e in ogni caso anche
l'aggiornamento della base dati di ARXivar. La base dati di ARXivar viene aggiornata tramite l'utility
Aggiornamento.exe (figura 1).
Aggiornamento.exe viene direttamente eseguito dalla procedura di aggiornamento oppure dal
pacchetto di installazione (in caso sia presente il file %WinDir%\System32\Archsystem\AR XI MP O.ini in
caso contrario il pacchetto di installazione richiama il programma Cr e a DB.e x e )
fig. 1, Maschera per l'aggiornamento Database di ARXivar
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82
Guida di ARXivar
Perchè è importante eseguire Aggiornamento.exe
In figura 1 è visibile l'utility Aggiornamento.exe, questa procedura si prende carico di aggiornare il
database indicato nella casella di testo "Database:", nel caso di figura 1 "ARC HDB". E' di fondamentale
importanza eseguire Aggiornamento.exe ogni qualvolta ARXivar viene aggiornato all'ultima versione
disponibile, una nuova versione, per esempio, potrebbe introdurre nuove strutture dati o modificarne di
esistenti, un mancato aggiornamento del database ad ogni cambio di versione potrebbe portare a
comportamenti di instabilità del prodotto.
Quando eseguire Aggiornamento.exe manualmente
Aggiornamento.exe è in grado di aggiornare un solo databa se per volta, nel caso siano gestiti più
database a fine aggiornamento diventa necessario eseguire Aggiornamento.exe manualmente.
Dove si trova Aggiornamento.exe
Aggiornamento.exe si trova nella cartella principale di ARXivar Server che per valore predefinito è
"%ProgramFiles%\ARCHServer".
(Segue legenda argomenti per l'esecuzione di Aggiornamento.exe, riferimenti per Microsoft SQL Server)
Nome server SQL:
In questa casella combinata dovrete indicare il nome della vostra istanza di SQL Server.
Il nome istanza per valore predefinito Microsoft SQL Server utilizza il nome della macchina dove esso
risiede. Nel caso la vostra installazione fosse una versione EXPRESS, per valore predefinito Microsoft
SQL Server assegna al nome istanza nome macchina\SQLEXPERSS
Username:
Per l'aggiornamento della base dati di ARXivar viene richiesto l'utente Administrator di SQL server
cioè sa
Password:
Dovrete inserire la password relativa all'utente sa (nomi utenti con privilegi amministrativi sul database
sa per Microsoft SQL server, SYSTEM per Oracle, root per MySQL)
la password sa è conosciuta solamente da chi ha installato SQL Server, generalmente amministratori di
rete o IT Manager.
(L'assistenza clienti di ARXivar non può essere a conoscenza di tale password)
Aggiornamento ARXivar modulo Client
Prima di procedere all'aggiornamento è consigliabile leggere il seguente paragrafo.
E' possibile eseguire l'aggiornamento delle postazioni di ARXivar modulo Client, tramite il pacchetto
di aggiornamento, precedentemente scaricato dal sito ARXivar, oppure tramite
il pacchetto
di
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Installazione
installazione (si vedano modalità ARXivar server e nomenclatura pacchetti aggiornamento)
83
in due
differenti modalità:
· La prima, eseguendo il pacchetto di aggiornamento o installazione tramite doppio click e seguendo
le istruzioni della procedura guidata, previo accesso alla macchina con installato ARXivar modulo
C lient tramite utente avente privilegi amministrativi. Questa operazione va eseguita su ogni
singola postazione ARXivar modulo Client. (sconsigliata)
· La seconda, tramite l'apposito Tool di distribuzione e aggiornamento automatico di tutte le
postazioni client (Consigliata)
Aggiornamento automatico di tutte le postazioni di ARXivar modulo Client.
E' possibile aggiornare automaticamente tutte le postazioni di ARXivar modulo Client tramite un
apposita procedura di configurazione aggiornamenti.
Per accedere alla procedura di configurazione aggiornamento client, procedere come segue:
Eseguire ARXivar Server e tramite la voce di menu Configura - Configura Aggiornamenti avrete
accesso alla finestra di figura 2.
fig. 2, Centro di configurazioni aggiornamento Client.
Sarà sufficiente scaricare dal sito ufficiale di ARXivar i pacchetti necessari all'installazione e completare i
campi di C onfigurazione aggiornamento client come da figura 2, per una corretta configurazione si
consiglia la lettura del successivo argomento "configurazione passo passo".
Parametri di esecuzione.
Se è attivo il flag ”Avvia client alla fine dell’aggiornamento”, ed è impostato un utente nei
parametri di esecuzione, dopo l’avvio automatico, ARXivar si chiuderà dopo pochi secondi, presentando
un messaggio di aggiornamento completato. Questa modalità consente di far eseguire ad ARXivar le
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84
Guida di ARXivar
operazioni amministrative necessarie al primo avvio, senza tuttavia incorrere nelle problematiche di
sicurezza che comporta il fatto di mantenere aperto l’applicativo come amministratore. (Per maggiori
approfondimenti espandere Configurazione passo passo).
Configurazione passo passo
· C ome prima operazione dovrete creare una cartella sulla rete, è consigliabile utilizzare
una condivisione amministrativa, per esempio in figura 2, sulla macchina SUPPORT è
stata creata una condivisione amministrativa avente nome ARXivarUpgrade$, che fa
riferimento
al
percorso
fisico
del
disco
C:\
della
macchina
SUPPORT
C:
\Pachetti_Uprade_Arxivar. Non è obbligatorio creare una condivisione di tipo
amministrativo, potrete
semplicemente
condividere
la
cartella. Di
fondamentale
importanza, come più avanti esposto, è inserire nella maschera di configurazione dei
percorsi UNC e non dei percorsi fisici.
· Nel percorso stabilito dovrà essere presente il pacchetto di Aggiornamento. I pacchetti
di aggiornamento vanno scaricati dal sito ufficiale di ARXivar, (si vedano gli argomenti
Aggiornamento ARXivar Server e Aggiornamento ARXivar modulo Client).
· La cartella dovrà essere raggiungibile da tutte le macchine Windows con installato
ARXivar modulo C lient. nei percorsi A e B dovrete inserire, obbligatoriamente il
percorso UNC (\\nome macchina\cartella o condivisione amministrativa \ nome del
pacchetto), il nome del pacchetto non va per nessun motivo rinominato, il
nome deve rimanere identico a quello trovato al momento del download. E'
importante che il percorso sia un percorso UNC in caso diverso la procedura di
aggiornamento, che in realtà avviene lato Windows client, cercherà il pacchetto sul file
system del client, generando così un errore.
· Nel campo A di figura 2 dovrete inserire percorso UNC e nome del file per
l'aggiornamento da file di installazione, il file di installazione (si veda nomenclatura
file di aggiornamento), in questo caso si comporterà da pacchetto di aggiornamento
(maggiori dettagli li trovate in Aggiornamento di ARXivar Server ad inizio paragrafo).
Se utilizzate questa modalità il campo B di figura 2 non andrà compilato (in figura 2 lo
è per mostrare la differenza tra il nome del file di installazione e il nome del file per
l'aggiornamento).
Nel campo B di figura 2 (modalità di aggiornamento consigliata), dovrete inserire
percorso UNC e nome del file per l'aggiornamento (chiamato anche Patch di
aggiornamento versione), questa modalità è quella consigliate e più di sovente
utilizzata.
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Installazione
85
· Tramite i tasti del gruppo C di figura 2, viene data la possibilità di sfogliare il file system
per selezionare il nome del pacchetto da utilizzare, i tasti del gruppo D vi consentiranno
di eseguire un test di validità sul nome del file.
Il controllo non è un controllo di integrità del file, è semplicemente un controllo
sulla validità del nome del file. I file per i setup o aggiornamenti devono rispettare delle
regole di nomenclatura ben precise. I file di aggiornamento o di installazione non vanno
mai rinominati per nessun motivo.
Alcune precauzioni: C ome già detto, non vengono eseguiti controlli di integrità sul
pacchetto scaricato tramite download. C ome risaputo, i file scaricati da internet
potrebbero essere download incompleti o per qualsiasi motivo non integri.
Per questo motivo prima di rendere disponibile l'aggiornamento automatico per tutti i
client ARXivar della rete, è consigliabile effettuare almeno un aggiornamento in
manuale su una singola postazione ARXivar modulo C lient. Ad aggiornamento terminato
con successo potrete rendere disponibile l'aggiornamento a tutti i rimanenti client.
· Altre opzioni di configurazione:
Esegui in modalità silente: Se selezionato l'aggiornamento verrà eseguito in
modalità silente, all'utente sarà solamente richiesto di aggiornare ARXivar all'ultima
versione disponibile.
Impedire apertura programma se non allineato alla versione server: Se
selezionato (opzione consigliata) impedisce di utilizzare ARXivar modulo C lient se
non allineato alla versione di ARXivar Server... l'utilizzo di versioni non allineate alla
versione Server potrebbero compromettere la stabilità del database di ARXivar.
Parametri di Autenticazione: In questo riquadro è possibile inserire delle credenziali
Utente avente i privilegi di lettura sui percorsi A e B di figura uno, nel caso i client non
ne fossero provvisti. Mentre tramite la casella combinata "Avvia client alla fine
dell'aggiornamento" se selezionata a fine aggiornamento ARXivar modulo C lient verrà
automaticamente aperto.
Inseriti i parametri necessari, salvare tramite il pulsante
Una volta eseguito il salvataggio della configurazione, tutti gli ARXivar modulo C lient connessi allo stesso
database, al momento del prossimo riavvio, e solo nel caso di disallineamento di versione, avviseranno
l'utente della disponibilità di una nuova versione del prodotto. Gli utenti potranno decidere se aggiornare
oppure no i loro C lient.
E' Possibile obbligare l'utente ad aggiornare la propria postazione (opzione consigliata) tramite la
casella di controllo "Impedire apertura programma se non allineato alla versione server", di
figura 2. Anche per l'aggiornamento dei C lient è bene prendere visione di quanto esposto in Specifiche
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Guida di ARXivar
tecniche - ARXivar upgrade.
Nomenclatura file di Aggiornamento.
ARXivarPatch_P_x-y-z: Dove ARXivar è il nome del prodotto, dove Patch sta ad indicare che non è
un pacchetto di setup, nel caso si trattasse di un pacchetto di setup vi troveremmo Server oppure
Client a secondo del prodotto che il pacchetto andrà ad installare.
Dove P (di Patch) sta ad indicare che si tratta di un aggiornamento, nel caso si trattasse di un pacchetto
di setup vi troveremmo la lettera V (maiuscola).
Dove x sta ad indicare il numero principale di versione del prodotto, dove y sta ad indicare il numero
secondario di versione, dove z sta ad indicare il numero di revisione (o Build)
Al momento della stesura della seguente guida, nella sezione Download del sito di ARXivar tra i diversi
pacchetti vi trovereste
anche
ARXivarPatch_P_4-5-1,
che
aggiornerebbe,
la
vostra
attuale
installazione di ARXivar; qualsiasi essa sia alla versione 4.5.1.
Importante: Il salto di versione da una 4.2.x prevede una attenta pianificazione. Per
maggiori dettagli si faccia riferimento a quanto esposto in Specifiche tecniche - ARXivar
upgrade.
ARXivar vi augura un buon aggiornamento, e vi consiglia di mantenere sempre aggiornata
la vostra installazione.
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2.9
Attivazione Licenza
Come attivare le licenze d'uso.
Premessa
Per poter utilizzare ARXivar bisogna essere in possesso di una licenza d'uso, in caso contrario l'unico
modulo di ARXivar utilizzabile è ARXivar Server.
ARXivar Server, come vedremo dagli argomenti esposti dalla presente guida, possiede tutti gli strumenti
per l'attivazione di una o più licenze di utilizzo.
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Installazione
87
Come viene generata una chiave di attivazione licenza?
La licenza di utilizzo viene generata tramite un'apposita chiave di attivazione alfanumerica da 16
caratteri (quattro gruppi da quattro caratteri es.: 625D-505C -503F-6149)
La chiave di attivazione viene generata ad ogni avvio di ARXivar Server. ARXivar Server può generare n
differenti chiavi di attivazione...
· Una prima quando la macchina dove viene eseguito ARXivar Serve è connessa ad una rete (LAN,
WLAN ecc..)
· Una seconda diversa dalla prima, quando la macchina non è in rete.
· Una terza, se ARXivar Server viene eseguito da una macchina diversa da quella di installazione,
per esempio tramite sfoglia risorse di rete.
· Modifiche hardware apportate alla macchina dove viene eseguito ARXivar Server potrebbero
generare un ulteriore e differente chiave di attivazione.
Come ottenere una o più licenze d'uso?
La licenza d'uso viene generata partendo dalla vostra chiave di attivazione, l'operatore dovrà inviare ad
ABLE Tech il codice di attivazione da 16 caratteri (quattro gruppi da quattro caratteri es.: 625D-505C 503F-6149), la quale provvederà a rilasciare la relativa licenza d'uso, vedere Licenze ARXivar passopasso
In cosa consiste la licenza d'uso?
La licenza d'uso è un file avente estensione LIC (esempio mia_licenza.lic). Il file di licenza contiene tutte
le informazioni relative a:
· Funzionalità di ARXivar attive ed utilizzabili.
· Da quanti utenti concorrenti (numero massimo di utenti può utilizzare contemporaneamente la
stessa funzionalità).
Il file di licenza non può essere utilizzato per una installazione diversa da quella utilizzata per generare
il codice di attivazione.
Il file di licenza una volta caricato (si veda Licenze ARXivar passo-passo) va conservato in un posto
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88
Guida di ARXivar
sicuro, potrebbe servire nel caso ARXivar Server generi un codice attivazione diverso determinando così
la scadenza della licenza (si veda: come viene attivata una chiave di attivazione licenza?).
E' sconsigliato archiviare il file di licenza in ARXivar, perchè nel caso di disallineamento licenza non
sarebbe possibile recuperarne una copia.
In caso di licenza scaduta o non allineata non è possibile recuperare i file di licenza precedentemente
archiviato...
E' CONSIGLIABILE conservare il file di licenza in più copie e in direttori facilmente raggiungibili. A
questo proposito va sottolineato che un file di licenza può essere utilizzato solo ed esclusivamente sulla
macchina che ha generato il codice di attivazione.
Tipologie licenze di attivazione
Tutti i moduli di ARXivar sono soggetti ad attivazione licenza per l'utilizzo. Le licenze per i moduli di
ARXivar possono essere suddivise in due categorie, Base (licenze concorrenti) ed Aggiuntive (numero
utenze effettive).
I Moduli aggiuntivi sono quelli selezionabili tramite apposita casella di controllo del riquadro Attivazione
Moduli in nella scheda Autorizzazioni gestione utenti lato server.
I moduli base non necessitano di attivazione e sono sempre disponibili per tutti gli utenti di ARXivar,
indipendentemente dal loro numero (numero ARXivar registrati).
Ogni modulo ha un suo codice di attivazione e come sopra esposto, per comodità tutti i moduli vengono
attivati tramite una unica chiave di attivazione. Ogni singolo codice licenza viene utilizzato per
verificare quanti utenti stanno utilizzando lo stesso modulo (stanno occupando lo stesso codice licenza)
consentendo cosi l'utilizzo dei moduli base in modalità concorrenziale. Questo meccanismo consente di
utilizzare ARXivar anche a un numero di utenti superiore al numero di licenze acquistate, esempio:
Licenza ARXivar per 10 postazioni, un numero di utenti Arxivar registrato superiore a 10, quando l'
undicesimo utente cercherà di utilizzare una licenza già occupata da 10 utenti riceverà il messaggio di
licenza non disponibile.
Le licenze dei moduli aggiuntivi non sono di tipo concorrenziale e funzionano a quantità, l'utilizzo delle
licenze dei moduli aggiuntivi non sono aggiudicabili tramite concorrenza ma solo tramite Attivazione
Moduli in nella scheda Autorizzazioni gestione utenti lato server, dove raggiunto il numero delle licenze
acquistate non vi sarà più possibile attivare il modulo ad ulteriori utenti.
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Licenze ARXivar passo-passo
1 - Recuperare il codice di attivazione
Eseguire ARXivar Server, dal menu di sinistra selezionare la voce "Licenze Moduli", quindi dal
pannello di destra fare doppio click su "Licenze prodotto". Vi appare la maschera "Elenco licenze",
in alto è ben visibile il vostro codice di attivazione.
fig. 1, il codice di attivazione licenza.
Il codice di attivazione è unico per quello specifico scenario hardware e software. Il codice di
attivazione differisce se al momento della sua creazione la macchina è non è connessa ad una
rete.
2 - Inviare il codice di attivazione.
Tramite un semplice doppio click sul codice (la cifra da 16 caratteri separata da trattini di figura
1) , quando riceverete il messaggio "La chiave è stata copiata negli appunti" significa che ora
potete incollare il valore della chiave di attivazione dove più vi aggrada, per esempio lo potreste
incollare direttamente nel corpo della mail che obbligatoriamente dovrete inviare ad ABLE tech
per la richiesta della vostra licenza d'uso.
ABLE Tech rilascia licenze d'uso solo dietro vostra gentile richiesta, che dovrete inviare per mail
all'indirizzo che vi sarà indicato telefonicamente dall'operatore che seguirà l'attivazione della
vostra licenza.
3 - Caricare il file di licenza.
Una volta ricevuta la mail in risposta alla vostra richiesta di attivazione dovrete scaricare il file in
allegato che sarà un file avente estensione .LIC . Potrete salvare il file dove più vi aggrada.
Eseguire ARXivar Server, dal menu di sinistra selezionare la voce "Licenze Moduli", quindi dal
pannello di destra fare doppio click su "Licenze prodotto". Vi appare la maschera "Elenco licenze".
C liccare sul pulsante "C arica licenze da file". Il pulsante è riconoscibile dall'icona avente una
freccia che punta verso l'alto.
Tramite la pressione del pulsante vi sarà possibile caricare il file delle licenze. Se la procedura
andrà a buon fine otterrete un elenco simile a quanto esposto in figura 2.
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Guida di ARXivar
fig. 2, il file licenze è stato caricato in modo corretto.
Congratulazioni - la vostra licenza di ARXivar è ora attiva.
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2.10
Il file di configurazione LST
ARXivar ed il file di configurazione DocsSetup.LST
Cos'è il file DocsSetup.LST
Il file DocsSetup.Lst è il file di configurazione dei moduli ARXivar Server e ARXivar modulo C lient. I file .
LST coprono l'identica funzione dei file .Ini. Nel file DocsSetup.lst sono memorizzate le informazioni
relative ad alcune configurazione di base dei moduli di ARXivar.
Per esempio in ARXivar modulo C lient troveremo nome utente e ultima stringa di connessione verso
al database utilizzate nell' ultimo login, alcune preferenze utente ecc...
La sessione del file DocsSetup.lst di particolare interesse è la seguente:
[Impostazioni]
;connessione
Origine=SQL Server
Server=SUPPORT
Database=ARCHDB
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Installazione
91
dove viene specificato al software quale sia il database di lavoro.
Importante
Il file DocsSetup.lst deve essere copiato nelle cartelle degli eseguibili dei servizi di ARXivar nel caso
questi siano installati in cartelle diverse da quella di ARXivar Server.
Alcune classi esposte dalla libreria AFSDK.DLL necessitano del file DocsSetup.lst, anche in questo caso il
file DocsSetup.lst deve trovarsi nella stessa cartella della libreria AFSDK.DLL, che per default è la stessa
cartella di installazione di ARXivar modulo C lient, in questo caso AFSDK.DLL per le classi che lo
richiedono farà riferimento allo stesso DocsSetup.lst utilizzato dal modulo Client di ARXivar.
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Parte
III
Servizi
3
Servizi
3.1
Introduzione ai servizi Windows di ARXivar
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I servizi Windows di ARXivar.
Introduzione ai servizi Windows.
Un servizio di Windows è un programma eseguibile che svolge compiti specifici e che è progettato
per non dover richiedere l'intervento dell'utente.
Normalmente un servizio Windows, salvo diverse modalità di avvio viene avviato contemporaneamente
al sistema operativo. Le modalità di avviuo di un servizio Windows sono configurabili tramite le sue
proprietà, richiamabili tramite un apposito programma di sistema (si veda figura 1). Il ciclo di vita di un
servizio termina allo spegnimento del sistema operativo sul quale è installato, generalmente non richiedo
l'iterazione con l'utente e sono sprovvisti di interfaccia grafica.
La lista dei servizi attivi appare nell'elenco dei processi di Windows (Task Manager), normalmente
associati agli username SYSTEM, SERVIZIO LOC ALE o SERVIZIO DI RETE.
I Servizi Windows di ARXivar
Le principali funzionalità avanzate di ARXivar sono principalmente basate su servizi Windows, durante
l'installazione di ARXivar Server oltre che installare il programma ARXivar Server vengono installati nella
stessa cartella tutti i servizi Windows necessari. Alcuni di questi vengono aggiunti all' elenco dei servizi
Windows. In figura 1 sono visibili gli otto principali servizi aggiunti automaticamente dalla procedura di
installazione. Tutti i servizi ARXivar sono riconoscibili dall prefisso "Arxivar -"
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94
Guida di ARXivar
Fig. 1, l'elenco dei servizi windows, richiamabile da strumenti di amministrazione, o da riga di comando con services.msc
Servizi Windows di ARXivar
Tutti i servizi Windows di questo elenco vengono aggiunti dalla procedura di installazione di ARXivar
Server, la loro modalità di avvio (Startup Type) è posta a manuale, lo stato (Status) a niente, cioè
non sono in esecuzione, e l'utente con cui vengono eseguiti (Log On As) è Servizio Locale (Local
System).
Sono i principali servizi utilizzati dalle funzionalità avanzate di ARXivar, sono volutamente configurati
in questo modo perchè sarà l'utente a decidere quali funzionalità avanzate implementare.
Barcode - Si occupa dell'acquisizione massiva di documenti tramite etichetta con codice a barre,
consigliato per l'archiviazone di massa del vostro ciclo passivo.
Collegamenti - Si occupa di collegare i documenti archiviati in base a regole configurabili dall'utente.
OCR - Esegue la scansione OC R dei vostri documenti archiviati rendendo cosi possibili le ricerche FullText.
Workflow per Web - Questo servizio consente di l'utilizzo di tutte le funzionalità del Workflow di
ARXivar anche in applicazioni Web based.
Backup - Servizio per piani di Backup (solo SQL Server versioni precedenti 2005).
Fascicoli - Si occupa di fascicolare i documenti archiviati.
Mailer - Gestisce la posta elettronica per gli utenti di ARXivar.
Service - Gestione notifiche.
Forse non tutti sanno che... (Alcune utili note aggiuntive)
In alcuni casi può essere necessario verificare che un servizio NON venga avviato prima di un altro. Per
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Servizi
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raggiungere quest’obiettivo Windows mette a disposizione le relazioni di dipendenza tra il servizio Windows
interessato e altri servizi Windows.
Per esempio in un ambiente con Active Directory il controller di Dominio deve trovare e utilizzare
obbligatoriamente il servizio Windows "Server DNS". Il servizio Windows "Accesso rete" (nome interno del
servizio “Netlogon”) può essere ritardato per consentire prima l'avvio del servizio Windows "Server DNS".
Per compiere quest’operazione è possibile aggiungere il servizio "Server DNS" alla lista delle dipendenze del
servizio Windows "Accesso rete".
Se per qualsiasi motivo l’avvio del servizio Windows “Server DNS” dovesse fallire, il servizio “Accesso rete” non
verrebbe a sua volta eseguito ma resterebbe in attesa fino a raggiungimento del suo TIMEOUT sollevando cosi
un errore.
In questo paragrafo sarà esposto come creare le relazioni di dipendenza tra servizi Windows. Si dovrà
intervenire manualmente sul registro di configurazione tramite l’apposito programma REGEDIT. Tale operazione
potrebbe danneggiare in modo permanente la stabilità e funzionalità del vostro sistema. Le operazioni esposte
nel seguente parametro vanno eseguite da personale competente. Si consiglia di creare un punto di
ripristino del sistema e una copia di sicurezza delle chiavi che si andranno a modificare.
ATTENZIONE: l'errato utilizzo dell'Editor del Registro di configurazione può causare seri problemi che potrebbero
richiedere il ripristino del sistema operativo. ABLE Tech Srl non garantisce che i problemi derivanti dall'errato
utilizzo dell'Editor del Registro di configurazione (RegEdit.exe) possano essere risolti. L'utilizzo dell'Editor del
Registro (REGEDIT) è a rischio e pericolo dell'utente.
Ag g iung e r e una r e la z io ne d i d ip e nd e nz a .
La prima operazione necessaria consiste nell’individuare tramite l’utility di sistema “REGEDIT” la giusta chiave
di registro relativa al servizio Windows sul quale si desidera creare una relazione di dipendenza con un altro
servizio Windows, la chiave da individuare è la seguente:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\[Nome del serivizio]
Dove [Nome del servizio] andrà sostituito con il nome del servizio registrato nell’elenco dei servizi di Windows ,
che non necessariamente coincide con il nome dell’eseguibile, in figura 2 è visibile la chiave di registro relativa
al servizio OC R di ARXivar, in questo caso il nome del servizio registrato nell’elenco Servizi è ARX_OC R e
corrisponde al nome dell’eseguibile del servizio OC R.
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Guida di ARXivar
Fig. 2 - Chiave di registro riguardante il servizio OCR di ARXivar.
Sempre in figura 2 è evidenziato il valore multi stringa “DependOnService” valorizzato a MSSQLSERVER, ciò
significa che il sistema operativo manterrà in attesa di esecuzione il “servizio OC R di ARXivar” fino a quando
SQL Server non sarà completamente avviato, se per qualsiasi motivo SQL Server non dovesse partire il servizio
OC R, salvo diverse configurazioni (si veda figura 2) resterà in attesa fino a raggiungimento del suo Timeout.
Relazioni di dipendenza tra servizi distribuiti.
Nel seguente paragrafo sono trattate le relazioni di dipendenza tra servizi installati sulla stessa macchina. Nel
caso ci si dovesse trovare nella situazione di dover creare delle relazioni di dipendenza tra servizi Windows
installati su macchine o server differenti, segue esempio:
servizio OCR installato sul server A, mentre SQL Server è installato sul Server B e si intende creare una
relazione di dipendenza tra i due servizi
per scenari di questo tipo, si faccia riferimento a quanto esposto in Microsoft MSDN library.
In alternativa si potrebbe pensare a servizi Windows scritti ad hoc, che si occupino di rilevare lo stato dei servizi
remoti, quindi mettere in relazione di dipendenza questi ultimi con il servizio che si intende ritardare, si potrebbe
ulteriormente intervenire tramite operazioni di ripristino servizio (figura 3).
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Servizi
97
Fig. 3, ripristino di un servizio
E’ possibile verificare se un servizio possiede delle relazioni di dipendenza tramite la finestra delle sue proprietà.
Aprire l’elenco dei servizi di windows (figura 1), cliccare con il pulsante destro del mouse sul servizio di vostro
interesse e dal menu contestuale che appare selezionare la voce “Proprietà”. Quindi cliccare sulla scheda
“Relazioni di dipendenza” in questa scheda, se presenti saranno visualizzati uno o più nomi interni dei
servizi, il servizio in questione sarà avviato solo dopo l’avvio dei o del servizio presente in tale elenco.
E’ possibile definire più relazioni di dipendenza su un solo servizio. Per questo motivo il valore del registro di
sistema che si andrà a modificare per creare la relazione di dipendenza deve essere di tipo multi stringa.
Creare una relazione di dipendenza
La creazione di una o più relazioni di dipendenza per servizio Windows avviene tramite la modifica del
registro di configurazione utilizzando l’utility di sistema Regedit. Da Start – Esegui digitare Regedit.
Individuata la chiave di registro da modificare spostarsi sulla parte destra della finestra dell’editor di registro di
sistema (figura 4) e verificare la presenza della voce "DependOnService".
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98
Guida di ARXivar
Se la voce "DependOnService" non fosse presente allora fare clic destro e selezionare Nuovo -> Valore multi
stringa, rinominare la voce appena creata in "DependOnService" e premere il tasto Invio. Fare doppio clic sulla
voce "DependOnService" e digitare i nomi dei servizi che andranno a creare la relazione di dipendenza.
Nell’esempio della figura a fianco (figura 6) viene mostrato come creare la relazione di dipendenza per il servizio
Mailer di ARXivar. Nello specifico l’avvio del servizio Mailer di ARXivar sarà ritardato fin dopo l’avvio di SQL
Server e del servizio ARXivar fascicoli.
Fig. 4, Aggiunta del valore multi stringa.
Quando un servizio possiede delle relazioni di dipendenza il suo avvio sarà ritardato fino all’avvio del o dei
servizi elencati nel valore multi stringa “DependOnService”.
Da notare che il nome o i nomi dei servizio immesso/i, deve corrispondere al nome esatto del servizio presente
nella chiave Services del Rgistro di configurazione di Windows, (non viene fatta distinzione tra maiuscole e
minuscole).
E' possibile risalire al nome esatto, utilizzato nel registro di sistema, tramite la finestra proprietà, richiamabile
dall’elenco dei servizi di Windows. Il nome utilizzato della chiave Services è quello sottolineato in rosso visibile
nella figura 5. In questo caso il nome del servizio corrisponde al nome dell’eseguibile. Quasi sempre il suo
nome, conosciuto anche come nome interno, non corrisponde al nome dell’eseguibile del servizio.
Il nome da aggiungere al valore multi stringa “DependOnService” deve essere quello relativo al nome
interno del servizio , in caso diverso la gestione delle relazioni dipendenza non sarebbe in grado di verificare se
tali servizi sono in esecuzione ritardando cosi fino al suo timeout il servizio avente delle relazioni di dipendenza.
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Servizi
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Fig. 5, Nome del servizio utilizzato da Windows.
Note aggiuntive
Ø Nel caso si desiderasse ritardare il più possibile l'avvio di un determinato servizio, si può aggiungere a
quest'ultimo una relazione di dipendenza con uno dei servizi che solitamente sono caricati per ultimi. Per
conoscere l'ordine di caricamento dei servizi sul proprio computer, è possibile utilizzare un'utility gratuita
della Sysinternals che si chiama LoadOrder. Al momento della stesura della seguente guida è possibile
scaricare l’utility LoadOrder qui.
Ø Gli errori generati da servizi Windows sono registrati nel registro eventi di Windows, visualizzabile da
“Strumenti di Amministrazione - Visualizzatore eventi”. A differenza dei servizi Windows tutti i servizi di
ARXivar, escluso il Servizio Repository, non scrivono informazioni nel registro eventi di Windows ma
generano un file di log. Generalmente una parte del nome dei file di log contiene il nome del servizio che lo
genera (in questo caso il nome dell’eseguibile), il file di log è creato nella stessa cartella d’installazione del
servizio. Alcuni servizi di ARXivar possono generare anche più file di log, uno contenete tutte le attività
relative al servizio ed il secondo contenente esclusivamente gli eventuali errori generati dal servizio in
questione. I servizi di ARXivar sono degli eseguibili del tutto identici ai servizi Windows, quindi come tali
non possiedono parti d’interfaccia grafica atta all’interazione con l’utente finale, per questo motivo si
appoggiano a file di log, dove possono così registrare tutti gli eventi da essi generati.
Ø L’esecuzione dei servizi di ARXivar tramite il parametro –INSTALL volutamente non si occupa di creare
relazioni di dipendenza con altri servizi Windows, in questo modo si riesce a mantenere una certa
flessibilità poiché decidere se creare o non creare relazioni di dipendenza tra servizi è lasciata all’utente
finale, cosa non possibile se tale operazione fosse demandata al parametro –INSTALL. L’esecuzione dei
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100
Guida di ARXivar
servizi ARXivar tramite il parametri –INSTALL viene effettuata, per ogni singolo servizio ARXivar,
(escludendo il servizio Repository e servizi per i connettori fax), dal pacchetto di installazione di ARXivar
Server, il parametro –INSTALL aggiunge semplicemente gli eseguibili relativi ai servizi di ARXivar
all’elenco dei servizi Windows ma non li avvia. Per il suo avvio bisogna procedere nello stesso modo di
come si fa con un qualsiasi servizio Windows.
3.2
I file di Log di ARXivar (struttura e posizione)
La gestione dei file di Log in ARXivar
Premessa
In questa sezione vengono esposte le tecniche adottate da ABLE tech per quanto concerne la gestione
dei file di log, creati per registrare le informazioni su stati e su operazioni eseguite dai diversi moduli
software di ARXivar, quali: servizi Windows, operazioni eseguite dal modulo C lient di ARXivar, ARXivar
Server e i diversi programmi di utilità della suite di ARXivar
Le due tipologie dei file di log creati da ARXivar.
ARXivar lavora con due tipologie distinte di log, una prima (in Abletech identifichiamo questa categoria
di log come: log degli errori oppure log avanzati) identifica una categoria di log, per cosi dire "standard",
dove vengono registrate informazioni relative a problematiche o errori generati da ARXivar e dai suoi
vari componenti, il tipo di informazioni in essi contenute sono:
- Data e Ora di registrazione di un determinato evento/azione
- Nome dell’oggetto che ha eseguito l’operazione o generato l'errore.
- Descrizione della problematica rilevata
- Nel caso di log avanzati viene registrata la singola operazione eseguita.
I file di log potrebbero contenere informazioni relative a stringhe di connessione, indirizzi IP,
configurazioni, nomi utente e password in chiaro, questo dipende in quale fase del programma viene
sollevata l'ecezione
ATTENZIONE: Verificare sempre con cura il contenuto dei file di log:
- Prima di inviare un file di log controllare che non vi siano password o altre informazioni
sensibili, in questo caso sostituire le password con asterischi.
- Evitare di lasciare copie sparse su PEN-DRIVE o altri supporti mobili, quando terminata
la loro consultazione se ne consiglia la cancellazione.
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Servizi
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La Seconda categoria dei file di log è strettamente legata ai vostri documenti archiviati (in Abletech
identifichiamo questa categoria di log come: log dei documenti) in questi, a differenza della prima
categoria esposta, vengono registrate le informazioni relative alle operazioni che vengono effettuate sul
singolo documento archiviato, ogni documento ha il suo relativo file di Log e contiene ogni singola
operazione eseguita su di esso.
- Data, Ora, Nome utente, operazione eseguita sul documento.
Questa categoria di log viene creata e mantenuta aggiornata in apposite posizioni, questo dipende dal
metodo di archiviazione se i documenti vengono archiviati su file system anche i relativi file di log sono
memorizzati in apposita directory. Diversamente, se l'archiviazione avviene su Database i file di logo
vengono memorizzati all'interno di una particolare tabella nel database dei documenti...
Dove si trovano i file di Log?
Log avanzati e Log degli errori vengono creati nella stessa cartella di installazione di ARXivar client per
errori generati lato client, e in ARXivar Server per errori generati lato server. C omunque sia dovrete
ricercare il file di Log nella stessa cartella di installazione del file eseguibile che solleva l'errore.
Mentre i file di log dei Documenti vengono creati in apposite cartelle che possono variare da installazione
ad installazione, conoscerne la posizione è relativamente importante, la loro consultazione deve avvenire
da ARXivar client e solo per utenti autorizzati.
Che nome viene assegnato ai file di Log (Nomenclatura dei file di Log)
Il nome del file di log riporta, in almeno una delle sue parti, il nome del file eseguibile che lo ha
generato.
L’assegnazione del nome al file di log è da ritenersi valida per tutti i file eseguibili di ARXivar, escludendo
ARXivar Server e ARXivar C lient, per quest’ultimi il nome del file di log è Errore.log, e si trovano nella
stessa cartella dell'eseguibile che li ha generati.
Posizione predefinita dei log creati da ARXivar server e client
Programma
Nome
Percorso di default
ARXivar C lient (ArchFlow.exe)
Errore.log
C :\Program Files\ARXivar
ARXivar Server (ArchServer.exe)
Errore.log
C :\Program Files\ ARC HServer
Esempi per servizi Windows di ARXivar ed altro:
Per esempio il file eseguibile FaxServer2003.exe genera e mantiene il file di log avente nome “Arxivar
FaxWin2003InC onnector_Test.log” e la sua posizione è : C :\Programm Files\ARC HServer essendo
FaxServer2003.exe memorizzato in tale posizione.
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Guida di ARXivar
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3.3
Installazione servizi
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Come Installare i servizi Windows di ARXivar.
Premessa
La sezione relativa all'installazione dei servizi Windows di ARXivar è suddivisa in tre paragrafi. Nel
paragrafo correte troverete la guida relativa ai servizi aventi l'identica procedura di installazione.
Per i servizi Fax Server e Servizio Repository troverete, per ognuno un paragrafo dedicato.
C ome già accennato in Servizi Windows di ARXivar, tutti gli eseguibili dei servizi di ARXivar vengono
installati, tranne alcune eccezioni (si vedano note aggiuntive a piè pagina), con l'installazione di ARXivar
Server e nella stessa cartella di ARXivar Server.
La cartella di default è %ProgramFiles%\ARCHServer al suo interno troverete diversi eseguibili
quelli di nostro interesse sono elencati nella seguente tabella:
Nome dell'eseguibile
Nome del servizio
Nome visualizzato
ARX_Barcode.exe
Arxivar - Servizio Barcode
Arxivar - Servizio Barcode
ARX_C ollegamenti.exe
ARX_C OLLEGAMENTI
ARX_C OLLEGAMENTI.
ARX_OC R.exe
ARX_OC R
Arxivar - Servizio OC R.
ARX_WebWorkflow.exe
Arxivar - Servizio Workflow per Arxivar - Servizio Workflow per Web.
Web
(*)
Nt_Service_Backup.exe
ARXivar backup
ARXivar backup.
FolderService.exe
ARXivar fascicoli
ARXivar fascicoli.
Mailer.exe
ARXivar Mailer
ARXivar mailer.
AechService.exe
ARXivar Service
ARXivar Service.
(*) - ARX_WebWorkflow.exe è l'unico servizio che viene distribuito tramite il pacchetto di
installazione di ARXivar Client.
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Servizi
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Servizi Windows di ARXivar
Barcode - Si occupa dell'acquisizione massiva di documenti tramite etichetta con codice a barre,
consigliato per l'archiviazone di massa del vostro ciclo passivo.
Collegamenti - Si occupa di collegare i documenti archiviati in base a regole configurabili dall'utente.
OCR - Esegue la scansione OC R dei vostri documenti archiviati rendendo cosi possibili le ricerche FullText.
Workflow per Web - Questo servizio consente di l'utilizzo di tutte le funzionalità del Workflow di
ARXivar anche in applicazioni Web based.
Backup - Servizio per piani di Backup (solo SQL Server versioni precedenti 2005).
Fascicoli - Si occupa di fascicolare i documenti archiviati.
Mailer - Gestisce la posta elettronica per gli utenti di ARXivar.
Service - Gestione notifiche.
Tutti i servizi sopra elencati, oltre che installati vengono automaticamente aggiunti all'elenco dei servizi
di Windows, il relativo stato viene posto a vuoto (cioè il servizio è fermo) ed il tipo avvio è volutamente
settato a "Manuale" (si veda Servizi Windows di ARXivar), questo perchè tutti i servizi di ARXivar prima
di essere eseguiti necessitano di una corretta e ben programmata configurazione.
Avvio, tipo avvio e utente del servizio vengono stabiliti seguendo le normali procedure di gestione servizi
di Windows.
Sempre nella stessa cartella %ProgramFiles%\ARCHServer sono presenti altri eseguibili, si tratta di
programmi di utilità e altri servizi Windows, quelli che saranno trattati in questa sezione sono i servizi
Fax, questa categoria di servizi non vengono volutamente aggiunti all'elenco servizi di Windows,
semplicemente perchè ARXivar distribuisce tutto l'occorrente per i server Fax utilizzabili con ARXivar,
ma sarà possibile utilizzare solo un servizio tra i sette disponibili. Stabilito quale servizio verrà utilizzato
si procederà manualmente alla sua aggiunta all'elenco dei servizi di Windows da riga da
Gli eseguibili dei servizi ARXivar e l'argomento -INSTALL (passo-passo)
Per aggiungere manualmente un servizio ARXivar all'elenco dei servizi Windows è necessario
eseguire il servizio da riga di comando come normalmente si fa con un qualsiasi file eseguibile,
in questo caso avendo l'accortezza di passare l'argomento -INSTALL (in maiuscolo).
Individuare l'eseguibile del servizio.
Per impostazione predefinita gli eseguibili dei servizi vengono diastribuiti nello stesso
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104
Guida di ARXivar
direttorio di ARXivar Server che è %Programfiles%\ARC HServer, per sistemi Windows in
italiano la variabile di ambiente %Programfiles% corrisponde a C :\Programmi.
Se l'installazione di ARXivar Server è stata eseguita utilizzando le impostazioni di default da
start esegui digitare %Programfiles%\ARC HServer e dare invio, oppure click destro sull'icona
di ARXivar server, dal menu contestuale che vi appare selezionare la voce Proprietà, dalla
finestra delle proprietà cliccare su Trova destinazione Windows vi mostrerà la cartella di
ARXivar Server dove al suo interno troverete tutti gli eseguibili dei servizi Windows di
ARXivar.
Aggiunta del servizio all'elenco dei servizi Windows.
Dalla cartella di ARXivar Server individuato l'eseguibile di vostro interesse selezionarlo con
un solo click, quindi aprire la finestra Esegui da Start esegui, dalla casella di testo Esegui
dovete cancellare eventuali precedenti comandi eseguiti, quindi tendendo premuto il pulsante
sinistro
del
mouse
trascinare
all'interno
della
casella
di
testo
il
file
eseguibile
precedentemente selezionato. Nella casella di testo al rilascio del pulsante del mouse sarà
inserito
il
nome
dell'eseguibile
comprensivo
della
sua
posizione,
es.:
"C :
\Programmi\FacsysIn.exe", aggiungere uno spazio ed inserire -INSTALL (in maiuscolo) in
questo modo
"C:\Programmi\ARCHServer\ArxivarFaxManConnector.exe" -INSTALL
dare invio, attendere qualche secondo fino al messaggio di figura 1
Fig. 1, Messaggio di avvenuta installazione.
Se non ricevete nessun messaggio significa che: l'eseguibile da voi selezionato non è un
servizio Windows, oppure la sintassi della vostra riga di comando è errata,
l'argomento -INSTALL va scritto in maiuscolo, oppure si sono verificati errori durante
l'aggiunta del servizio. In questo caso dovreste trovare il relativo file di log. Per
togliere un servizio dall'elenco dei servizi Windows utilizzare la stessa passando sostituendo INSTALL con -UNINSTALL, anche in questo caso dovrete ricervere un messaggio che vi
informi dell'avvenuta rimozione dall'elenco.
Scorciatoie ed informazioni aggiuntive
- L'utente che esegue questa operazione deve appartenere al gruppo Administrators, per il
servizio aggiunto all'elenco dei servizi tramite -INSTALL è System Local, quindi se l'utente
non appartiene al gruppo Administrators sicuramente il servizio darà dei problemi. Non è da
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Servizi
105
dimenticare che i servizi ARXivar devono avere i permessi di scrittura e lettura sul vostro file
system.
- E' possibile aprire la finestra Esegui da tastiera con la combinazione dei tasti Windows +
R.
- Da qui è possibile recuperare l'elenco dei servizi Windows di ARXivar.
Casi particolari.
Nel caso vi troviate a dover disinstallare ARXivar Server si potrebbe verificare che qualche
servizio quando disinstallato dalla procedura di rimozione non venga eliminato dall'elenco dei
servizi di windows, In questo caso, non esistendo più il relativo file eseguibile del servizio
dovete procedere procedere come segue.
- C on un utente del gruppo Administrators di Windows da start esegui digitare il
comando cmd e dare invio.
- dalla finestra Command che vi appare dovete digitare quanto segue: SC delete (nome
del servizio da rimuovere).
Il nome del servizio da passare come argomento al comando SC delete lo dovete tramite la
console dei servizi di Windows, dalla finestra proprietà del servizio rimasto in elenco (click
con tasto destro del mouse sul servzio, quindi voce proprietà).
- Per il comando SC delete è importante utilizzare la finestra richiamabile da start-esegui
cmd piuttosto che impartire il comando direttamente da start-esegui, questo perchè dalla
shell Command potrete vedere se l'operazione di rimozione termina con successo oppure
no. Ricordatevi che se durante queste operazioni la console dei servizi fosse rimasta aperta
dovrete aggiornarla tramite l'apposito pulsate aggiorna, oppure con la pressione del pulsante
F5, o ancora chiudendo e riaprendo al console servizi Windows.
Note aggiuntive (Download librerie OC R)
Tutti i servizi vengono installati dalla procedura di setup di ARXivar Server. Per quanto riguarda il
servizio OCR, nel caso venga effettuata la scansione OC R per i file aventi le seguenti esensioni:
· TIF - JPG - BMP - DCX - GIF - PCX - PNG- PDF
In questo caso è richiesto uno specifico pacchetto di setup recuperabile tramite download aggiuntivo
relativo alle librerie OCR.
A partire dalla versione 4.5.x di ARXivar dovrete effettuare il Download (sezione Tools, librerie
OCR) e scaricare il pacchetto tramite il link avente descrizione "Librerie OC R versione 4.5.X o
superiore. E' richiesta licenza aggiuntiva NUANCE.", il file di download è di 110Mb circa.
Sempre nella stessa area di Download sono disponibili le lib r e r ie OCR compatibili con la versione
precedente di ARXivar (valide fino alla versione massima d e lla 4.4.x )
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106
Guida di ARXivar
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3.3.1
Servizi Fax
L'ARXivar ARXivar Fax Connector.
Premessa
C on il termine ARXivar Fax Connector si indica la tecnologia adottata da ARXivar per consentire la
comunicazione tra ARXivar ed i più comuni server FAX .
ARXivar risulta essere compatibile con i seguenti Server FAX
ARXivar Fax Server (proprietario).
Fax Server Windows Server 2003.
FacSys.
ZetaFax.
FaxMaker
RaightFax.
L'argometo connettori fax è soggetto a nuovi aggiornamenti e nuove aggiunte, per comodità di
aggiornamento e manutenzione della guida il capitolo "ARXivar C onnector" lo trovate a fine guida. Vai
direttamente al capitolo ARXivar Fax C onnector.
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Servizi
3.3.2
107
Servizio Repository
Installazione del Servizio Repository di ARXivar
Vedere anche: configurazione e debug del servizio Repository
Premessa:
La versione del servizio Repository rilasciata con la versione 4.5.x di ARXivar è la prima versione
ufficiale, di conseguenza la seguente guida potrebbe essere sottoposta ad ulteriori modifiche e
aggiornamenti fino al rilascio della versione definitiva.
La seguente sezione della guida tratta argomenti relativi alla sola installazione del servizio. Per
configurazione e verifiche corretto funzionamento vedere argomento correlato: configurazione e debug
del servizio Repository
Prerequisiti
Sistema operativo: tutte le famiglie sistemi operativi Windows:
- Windows Server a partire da Windows Server 2003
- Windows Desktop a partire Windows XP Prof SP3.
- Windows Server e Desktop com Microsoft Framework 3.5 Service Pack 1. Il Framework 3.5 per le
versioni di Windows Server 2008, Windows Vista e Windows Server è installabile non sa pacchetto
di setup ma da Componenti aggiuntivi di Windows.
- Installazioni di ARXivar con archiviazione su File system, l'utente con cui gira il Servizio Repository
dovrà avere i diritti di scrittura e lettura sulle cartelle di archiviazione di ARXivar.
Cartella del servizio Repository e installazione servizio.
Tramite installazione di ARXivar Server o aggiornamento con Patch di ARXivar viene distribuito e
installato il Servizio Repository.
Dove viene distribuito ?
A fine installazione o aggiornamento viene creata la cartella del servizio Repository (la cartella è "
RepoService") la sua Path per valore predefinito è %Programfiles%\ARCHServer\RepoService.
In questa cartella vengono distribuiti tutti i componenti necessari per la corretta installazione e
configurazione del servizio Repository, compreso l'eseguibile del servizio stesso quale
Arxivar.Server.exe"
Installazione su sistemi operativi a 64bit
C on sistemi a 64bit l'unica operazione richiesta è:
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"Abletech.
108
Guida di ARXivar
copiare
il
file
ChilkatDotNet2.dll
che
trovate
nella
cartella
%Programfiles%
\ARCHServer\RepoService\64bit
nella seguente cartella:
%WinDir%\Assembly
Nel caso questi fosse già presente confermarne la sovrascrittura.
Verifica corretta installazione del Servizio Repository (32 e 64 Bit)
E' possibile eseguire una prima verifica aprendo la console dei servizi di Windows come segue:
- Da riga di comando (Start-esegui) digitare services.msc e dare invio, oppure
- Se state leggendo la corrente guida sulla macchina dove avete installato il servizio cliccare qui,
oppure
- Da pannello di controllo - strumenti amministrativi - Servizi.
Nell'elenco dei servizio dovrete individuare la seguente riga:
Nell'immagine sopra il servizio si trova nello stato Avviato (Started),
a
fine
installazione
o
aggiornamento lo troverete nello stato non avviato (C ampo vuoto).
- L'installazione installa il servizio Repository ma non lo avvia.
- L'aggiornamento di ARXivar tramite Patch, controlla esistenza e stato del servizio, nel caso fosse già
installato ferma il servizio, esegue l'aggiornamento e non ne effettua il riavvio.
Prima configurazione
Il servizio Repository va sempre in ogni caso avviato manualmente a fine configurazione (sia per nuova
installazione o sia per aggiornamento tramite Patch),
ponendo le proprietà di Stato e Tipo di avvio
rispettivamente a "Avviato" e a secondo delle necessità "Automatico" o "Manuale", per installazione
definitive ovviamente la proprietà "Tipo di avvio" dovrà essere impostata ad Automatico. Se lasciato in
"Manuale" al primo riavvio della macchina il servizio Repository non verrà eseguito.
In caso di primo avvio è consigliabile procedere come segue:
Da riga di comando (si veda sotto figura 1) eseguire il servizio Repository in modalità debug, eseguendo
il file Abletech.Arxivar.Server.exe passando come argomento /debug (l'argomento è case in-sensitive).
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Servizi
109
fig. 1, eseguire da riga di comando il servizio repositori in modalità debug.
Importante: E' possibile eseguire il servizio di Debug esclusivamente se il servizio e nello stato non
avviato. L'esecuzione del servizio da riga di comando quando il servizio è già in esecuzione "Stato:
Avviato", si riceve un messaggio di errore visualizzato all'interno di una shell di DOS (con caratteri di
colore rosso) informandovi che il servizio è già in esecuzione. (NB.: Il fatto che il servizio stia girando
non significa che sia correttamente configurato).
Perchè eseguire in modalità debug il servizio Repository.
La corretta esecuzione del servizio tramite il parametro /debug produce il risultato simile al particolare di
figura 2 contenuto all'interno di una finestra Shell DOS.
fig. 2, il servizio repository in modalità di debug.
L'esecuzione del servizio in modalità di Debug consente di:
- Verificare la corretta funzionalità del servizio
- La porta sulla quale il servizio si mette in ascolto. Questa informazione vi consentirà di configurare
in modo corretto la vostra installazione di ARXivar per l'utilizzo del servizio Repository, inoltre vi da
la possibilità di configurare in modo corretto eventuali Firewall.
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110
Guida di ARXivar
Prendete nota del numero della porta indicato evidenziato in figura 2 (N.B.: Il vostro
potrebbe differire da :8732), l'End Point di vostro interesse dovrà essere net.tcp
E' possibile terminare l'esecuzione del servizio in modalità di DEBUG tramite la pressione su tastiera del
pulsante Q dove "Comando (? x Help)" nella finestra della Shell di debug del servizio stesso.
Una volta chiusa la sessione di debug è possibile aprire la console dei servizi di Windows (start esegui services.msc) ed impostare l'esecuzione del servizio ad Automatico e modificando lo stato in "Avviato".
E' possibile modificare le proprietà di un servizio di Windows cliccando con il pulsante destro del mouse
sul nome del servizio desiderato e selezionando la voce "Proprietà" dal menu contestuale che vi appare.
Abilitare ARXivar al corretto utilizzo del Servizio Repository.
fig. 3, Impostazione del servizio repository lkato ARXivar Server.
Eseguire ARXivar Server, cliccare su servizi quindi su gestione Configurazione Servizio Repository
vi appare la maschera di figura 3 dove, IMPORTANTE dovrete indicare l'indirizzo dell'end point
del servizio Repository secondo la seguente forma:
protocollo di comunicazione net.tcp://
a seguire l'indirizzo IP della macchina dove avete installato e gira il servizio Repository dunque
per esempio a seguire:
net.tcp//192.168.2.2
e per finire due punti, numero della porta e indirizzo servizio ottenendo
net.tcp://192.168.2.2:8732/Arxivar/Documenti/V1
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Servizi
111
Inserito l'indirizzo dell'End point del servizio Repository dovrete selezionare la casella di controllo Attiva
servizio (come mostrato sopra in figura 3).
N.B.: Il numero della porta lo potete recuperare eseguendo in modalità di debug il servizio Repository
come precedentemente indicato sopra al paragrafo "Perchè eseguire in modalità debug il servizio
Repository"
L'indirizzo IP corretto lo potete recuperare, eseguendo sulla macchina dove gira il servizio Repository,
da riga di comando (start - esegui - cmd, invio ) nella finestra della Shell DOS digitare il comando
ipconfig e dare invio
Installazione manuale del Servizio Repository
Nel direttorio "RepoService", che troverete all'interno della directory principale di ARXivar Server
(percorso di default %ProgramFiles%\ARCHServer\).
Nella cartella RepoService, troverete tutti i componenti necessari. L'unico file che consente iterazione
con l'utente (s i veda: configurazione del s ervizio Repos itory qui) è il file eseguibile del servizio stesso, e si chiama
"Abletech.Arxivar.Server.exe".
Il servizio viene solamente aggiunto all'elenco dei servizi di Windows durante dalle procedure di
installazione o di aggiornamento ARXivar Server.
Sarà compito del operatore che segue le operazioni di installazione o aggiornamento stabilirne "Tipo
avvio" e "Stato" che dovranno essere:
· Stato = Avviato
· Tipo di avvio = Automatico
Il servizio non viene automaticamente avviato semplicemente perchè prima del suo utilizzo il servizio va
configurato.
Sempre nella directory "RepoService" presente nella cartella di installazione di ARXivar è possibile
trovare dei file aventi le seguenti estensioni:
· .InstallLog
· .InstallState
entrambe sono file di log contenenti informazioni relative alle operazioni di aggiunta del servizio
all'elenco dei servizi di Windows, i file di aventi le estensioni .InstallLog ed .InstallState sono in formato
testo ed entrambe consultabili tramite un qualsiasi editor di testo. Si consiglia la loro consultazione nel
caso il servizio repository non risultasse presente nella console dei servizi di Windows.
I rimanenti file del direttorio "RepoService" sono componenti utilizzati dal servizio stesso, non vanno
per nessun motivo spostati o modificati.
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112
Guida di ARXivar
Distribuire il del servizio Repository.
E' possibile installare il servizio Repository in posizioni diverse da quella di default, anche su un server
diverso da quello utilizzato per ARXivar Server. Basterà copiare tutto il contenuto della cartella
RepoService nella nuova posizione. Sulla nuova macchina ospite del servizio Repository dovrà essere
presente il Microsoft Framework 3.5, in caso contrario il servizio non sarà in grado di
funzionare.
Nel caso sia necessario spostare il servizio seguire la seguente procedura:
· Se lo stato del servizio Repository è "Avviato" il servizio va arrestato.
· Da riga di comando eseguire il servizio passandogli l'argomento /uninstall
· A fine dell'esecuzione con argomento /uninstall solo se terminata con successo, SPOSTARE la
cartella RepoService o tutto il suo contenuto nella nuova posizione designata.
· Dalla nuova posizione e sempre da riga di comando, eseguire il servizio, in questo caso passando
l'argomento /INSTALL (il passaggio degli argomenti è case in sensitive)
Indipendentemente dalla sua posizione a installazione avvenuta, per poter sfruttare tutte le potenzialità
del servizio Repository bisogna eseguirne la corretta configurazione. Solo in questo modo le postazioni
ARXivar client, saranno in grado di raggiungere e comunicare con il servizio, si veda Sezione C onfigurazione servizi, paragrafo Servizio Repository.
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3.4
Configurazione servizi
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Configurazione dei servizi Windows di ARXivar.
premessa
C on l'installazione di ARXivar Server vengono distribuiti anche tutti i servizi Windows di ARXivar. Tutti i
gli eseguibili dei servizi Windows di ARXivar per default vengono installati nello stesso direttorio di
ARXivar Server. Nel C apitolo "Configurazioni servizi" troverete una sezione dedicata ad ogni singolo
servizio installato.
Le sezioni relative alla configurazione di ogni singolo servizio è raggiungibile da "Vedere anche" di questa
pagina, oppure dal menu della guida. Per l'argomento servizi Fax è stato dedicato un intero capitolo a
fine guida.
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Servizi
113
Vedere anche:
C onfigurazione del servizio Fascicoli
C onfigurazione del servizio Barcode
C onfigurazione del servizio Repository
C onfigurazione del servizio OC R
C onfigurazione del servizio C ollegamenti
C onfigurazione del servizio Backup
C onfigurazione del servizio di Schedulazione (gestione notifiche)
C onfigurazione del servizio Fax (il Capitolo 11è interamente dedicato alla gestione dei
servizi fax)
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3.4.1
Servizio Repository
Configurazione del Servizio Repository.
Premessa:
In questa sessione della guida viene mostrato come procedere alla configurazione di ARXivar per
l'utilizzo del servizio Repository. Vengono esposti gli stessi argomenti già presentati nel paragrafo
installazione del servizio Repository. Inoltre nella parte finale della seguente pagina potrete trovate
un'apposita sessione "C osa fare se..."
Prerequisiti
Sistema operativo: tutte le famiglie sistemi operativi Windows:
- Windows Server a partire da Windows Server 2003
- Windows Desktop a partire Windows XP Prof SP3.
- Windows Server e Desktop com Microsoft Framework 3.5 Service Pack 1. Il Framework 3.5 per le
versioni di Windows Server 2008, Windows Vista e Windows Server è installabile non sa pacchetto
di setup ma da Componenti aggiuntivi di Windows.
- Installazioni di ARXivar con archiviazione su File system, l'utente con cui gira il Servizio Repository
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114
Guida di ARXivar
dovrà avere i diritti di scrittura e lettura sulle cartelle di archiviazione di ARXivar.
Prima configurazione
Il servizio Repository va sempre in ogni caso avviato manualmente a fine configurazione (sia per nuova
installazione o sia per aggiornamento tramite Patch),
ponendo le proprietà di Stato e Tipo di avvio
rispettivamente a "Avviato" e a secondo delle necessità "Automatico" o "Manuale", per installazione
definitive ovviamente la proprietà "Tipo di avvio" dovrà essere impostata ad Automatico. Se lasciato in
"Manuale" al primo riavvio della macchina il servizio Repository non verrà eseguito.
In caso di primo avvio è consigliabile procedere come segue:
Da riga di comando (si veda sotto figura 1) eseguire il servizio Repository in modalità debug, eseguendo
il file Abletech.Arxivar.Server.exe passando come argomento /debug (l'argomento è case in-sensitive).
fig. 1, eseguire da riga di comando il servizio repositori in modalità debug.
Importante: E' possibile eseguire il servizio di Debug esclusivamente se il servizio e nello stato non
avviato. L'esecuzione del servizio da riga di comando quando il servizio è già in esecuzione "Stato:
Avviato", si riceve un messaggio di errore visualizzato all'interno di una shell di DOS (con caratteri di
colore rosso) informandovi che il servizio è già in esecuzione. (NB.: Il fatto che il servizio stia girando
non significa che sia correttamente configurato).
Perchè eseguire in modalità debug il servizio Repository.
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115
La corretta esecuzione del servizio tramite il parametro /debug produce il risultato simile al particolare di
figura 2 contenuto all'interno di una finestra Shell DOS.
fig. 2, il servizio repository in modalità di debug.
L'esecuzione del servizio in modalità di Debug consente di:
- Verificare la corretta funzionalità del servizio
- La porta sulla quale il servizio si mette in ascolto. Questa informazione vi consentirà di configurare
in modo corretto la vostra installazione di ARXivar per l'utilizzo del servizio Repository, inoltre vi da
la possibilità di configurare in modo corretto eventuali Firewall.
Prendete nota del numero della porta indicato evidenziato in figura 2 (N.B.: Il vostro
potrebbe differire da :8732), l'End Point di vostro interesse dovrà essere net.tcp
E' possibile terminare l'esecuzione del servizio in modalità di DEBUG tramite la pressione su tastiera del
pulsante Q dove "Comando (? x Help)" nella finestra della Shell di debug del servizio stesso.
Una volta chiusa la sessione di debug è possibile aprire la console dei servizi di Windows (start esegui services.msc) ed impostare l'esecuzione del servizio ad Automatico e modificando lo stato in "Avviato".
E' possibile modificare le proprietà di un servizio di Windows cliccando con il pulsante destro del mouse
sul nome del servizio desiderato e selezionando la voce "Proprietà" dal menu contestuale che vi appare.
Abilitare ARXivar al corretto utilizzo del Servizio Repository.
Eseguire ARXivar Server, cliccare su servizi quindi su gestione Configurazione Servizio Repository
vi appare la maschera di figura 3 dove, IMPORTANTE dovrete indicare l'indirizzo dell'end point
del servizio Repository secondo la seguente forma:
protocollo di comunicazione net.tcp://
a seguire l'indirizzo IP della macchina dove avete installato il servizio Repository dunque per esempio a
seguire:
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net.tcp//192.168.2.2
e per finire due punti, numero della porta e indirizzo servizio ottenendo
net.tcp://192.168.2.2:8732/Arxivar/Documenti/V1
Inserito l'indirizzo dell'End point del servizio Repository dovrete selezionare la casella di controllo Attiva
servizio (come mostrato sotto in figura 3).
N.B.: Il numero della porta lo potete recuperare eseguendo in modalità di debug il servizio Repository
come precedentemente indicato sopra al paragrafo "Perchè eseguire in modalità debug il servizio
Repository"
L'indirizzo IP corretto lo potete recuperare, eseguendo sulla macchina dove gira il servizio Repository,
da riga di comando (start - esegui - cmd, invio ) nella finestra della Shell DOS digitare il comando
ipconfig e dare invio
fig. 3, Impostazione del servizio repository lkato ARXivar Server.
Verificare le porte già occupate da altri componenti software
Sulla macchina dove installato il servizio da: start - esegui - utilizzare il comando netstat -a |more
(dove |= al carattere pipe).
oppure eseguire il programma netstat come segue:
netstat -a 5
impartisce lo stesso comando ripetendo il controllo ogni 5 secondi, (CTRL+C per interrompere il ciclo di
controllo).
- In caso di problemi verificare le impostazioni del Firewall, se necessario includere nelle impostazioni
avanzate del Firewall, sezione acconsenti programmi il programma "Abletech.Arxivar.Server.exe".
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117
Alcune utili ed importanti considerazioni.
· Quando andrete ad inserire l'indirizzo del servizio Repository nulla vi vieta di utilizzare il nome
della macchina sulla rete al posto del suo indirizzo IP.
Tuttavia è consigliabile utilizzare un indirizzo IP, esempio:
net.tcp://192.168.2.2:8732/Arxivar/Documenti/V1
· Assicurativi che la porta non sia già in uso da qualche altro servizio e che non sia bloccata da
eventuali Firewall. Nel caso si riceva messaggio di figura 2, significa che il vostro Firewall è attivo,
non fermate il Firewall ma acconsentite l'accesso, tramite l'apposito pulsante.
(nell'esempio di figura 2 si tratta del Firewall di Windows, la videata potrebbe essere diversa da Firewall a Firewall o da
sistema operativo a sistema operativo)
fig. 2, il servizzio è bloccato dal firewall
· L'utente con cui gira il servizio Repository per default è "Sistema Locale".
IMPORTANTE se anche solo una delle AOO di ARXivar utilizza una modalità di salvataggio su
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118
Guida di ARXivar
File system, l'utente del Servizio Repository dovrà essere un utente con i privilegi massimi solo
su tutti i percorsi di archiviazione per tutte le Aree Organizzative Omogenee con
modalità di archiviazione su file File System.
Modalità di debug servizio Repository
E possibile eseguire il servizio Repository in modalità debug nel seguente modo:
· Assicurarsi che il servizio non sia nello stato "Avviato" nel caso lo fosse Arrestarlo.
· Eseguire il servizio da riga di comando passandogli l'argomento /debug (il passaggio degli
argomenti è case in sensitive, sono consentite maiuscole e minuscole). L'esecuzione
Già in questa modalità e senza impartire nessun comando sarà possibile vedere eventuali chiamate
e come il servizio risponde ad esse.
La console del servizio essendo di tipo avanzato, consente all'operatore, tramite dei semplici
comandi (si prema "?" e si dia invio per ottenere l'elenco completo) di:
· Attivare e disattivare il log
· Filtrare l'elenco delle informazioni ricevute a log attivo
· Invertire l'attività del filtro. (mos trare i valori che s oddis fano i criteri di filtraggio/mos trare i valori che non
s oddis fano i criteri di filtraggio)
· Ottenere l'elenco degli End point.
In caso di porte già in uso uscire dalla sessione di debug (comando Q) e fare riferimento
all'argomento sopra esposto "Porte utilizzate dal servizio Repository"
Nel caso si ottenga il messaggio di figura 4 significa che si cerca di attivare più istanze di debug...
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119
fig. 4, messaggio di essore dalla console di debug.
Lato client non è richiesta nessuna configurazione, se dalla finestra di figura 1 non venisse
selezionata la casella di controllo attiva servizio, le attività di scrittura e lettura dei documenti di
ARXivar avverrano utilizzando la tecnologia standard di ARXivar.
In altri casi se il servizio Repository dovesse essere attivo, sia come stato del servizio Windows sia
come configurazione in ARXivar server e lato client non ottenente nessun risultato positivo
procedere come segue:
Dal client ARXivar che non riesce ad archiviare o visualizzare documenti dovrete individuare la
cartella %WinDir%\system32\Archsystem, in questa cartella dovrete individuare i file con
estensione
.XML,
il
nome
è
composto
da
anno,mese
e
giorno
più
"_log.xml"
esempio
"20090723_Log.xml". Una volta individuato potrete aprirlo tramite doppio click, il suo contenuto sarà
visualizzato all'interno del vostro Internet Browser predefinito. Questi documenti XML sono i file di
log relativi alle chiamate effettuate dal client verso il servizio.
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3.4.1.1
Come fare se
Come e cosa fare se
Verificare le porte già occupate da altri componenti software:
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120
Guida di ARXivar
Sulla macchina dove installato il servizio da: start - esegui - utilizzare il comando netstat -a |more
(dove |= al carattere pipe).
oppure eseguire il programma netstat come segue:
netstat -a 5
impartisce lo stesso comando ripetendo il controllo ogni 5 secondi, (CTRL+C per interrompere il ciclo di
controllo).
All’avvio del servizio repository si riceve questo errore:
Impossibile avviare il servizio. System.ServiceModel.AddressAccessDeniedException: HTTP non è stato
in grado di registrare l'URL http://+:8000/Arxivar/Documenti/. Il processo non dispone dei diritti di
accesso a questo spazio dei nomi. Per ulteriori dettag... ecc.. ecc..
Motivazione:
L'utente con cui gira il servizio non dispone dei diritti di accesso su uno o più indirizzi utilizzati
dal servizio stesso.
Soluzione:
Come prima cosa dovrete accedere alla finestra dei prompt dei comandi in modalità
amministrativa.
Per sistemi operativi quali Windows Server 2008
o Windows Vista tutti i comandi
eseguiti dalla
finestra Esegui sono eseguiti in modalità amministrativa.
Se il comando 'Esegui' è disponibile da menu, vi sarà sufficiente cliccare su Perla (equivalente di Start
Windows XP o precedenti) quindi Esegui. Nel caso la voce 'Esegui' non fosse disponibile, potrete
utilizzare la seguente combinazione di tasti Windows+R, (per tasto Windows ci si riferisce al tasto con il
logo Windows), oppure ancor più semplicemente, scrivendo nella nuova casella "Cerca" la parola
Esegui, quindi nella finestra "Esegui" impartire il comando cmd e dare invio, in questo modo avrete
accesso alla shell in modalità amministrativa, nel caso fosse attivo il controllo utente (UAC ) vi sara
richiesto il consenso per continuare, cliccare su continua.
Esegui come amministratore su Windows precedenti a Windows Server 2008, Vista e
Windows 7:
Nei sistemi Windows Server 2003 oppure Windows XP vi sarà possibile accedere alla finestra dei
prompt dei comandi tramite il comando cmd, ma tramite pulsante destro del mouse su una qualsiasi
voce di menu avente etichetta "Prompt dei comandi" (C ommand Prompt per OS in inglese), quindi
selezionare "Esegui Come" (Run as su OS in inglese). Questo vi consentirà di accedere alla finestra
Prompt dei comandi come Amministratore indipendentemente dal tipo utente utilizzato durante il login.
Eseguire l'utilità Netsh dalla finestra dei prompt dei comandi in modalità amministrativa.
Eseguito quanto sopra dalla finestra dei Prompt dei comandi scrivere: netsh http add urlacl url=http://+:
8000/Arxivar/Documenti/ user=DOMINIO\Nome Utente
Dove 8000 sostituire il valore con il numero della porta corretto,
dove Dominio con il nome del
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Servizi
121
Dominio in questione, nel caso la macchina fosse fuori dominio dovrete utilizzare il nome della macchina
sulla rete, dove Nome Utente il nome dell'utente con cui gira il servizio.
Potrete recuperare numero porta e rimanente percorso URL anche dal registro eventi di sistema
(Event Viewer) nel messaggio di errore generato quando cercate di avviare il servizio.
Inserito la stringa di comando completa dare invio, dovrete controllare il messaggio che riceverete in
risposta, il quale non dovrà contenere ne Warning ne messaggi di Errore, ma ricevere esclusivamente
un messaggio di operazione terminata con successo.
E' possibile leggere i messaggi ricevuti dalle operazioni eseguite tramite riga di comando solo se
eseguite all'interno della finestra "Prompt dei comandi", in altri casi la shell viene immediatamente chiusa
e non vi sarà possibile leggerne i messaggi ricevuti.
Riavviare il servizio Repository.
A questo punto vi sarà sufficiente avviare il servizio. Se il comando Netsh è stato eseguito nel modo
corretto il servizio dovrebbe partire girando con l'utente creato ad hoc.
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3.4.2
Servizio Fascicoli
Configurazione del servizio Fascicoli
Per accedere alla configurazione del servizio fascicoli eseguire quanto segue:
Eseguire: ARXivar Server e dalle seguenti
Coordinate selezionare: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare
"C onfigurazione Servizio Fascicoli", appare la finestra di figura 1.
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122
Guida di ARXivar
Fig. 1, configurazione servizio Fascicoli
E' possibile configurare il servizio fascicoli con due differenti modalità. La prima ad intervalli regolari ogni
'n' minuti impostati in "Esegui la fascicolazione automatica ogni", se così configurato il servizio eseguirà
la fascicolazione dei vostri documenti in modo continuo, nell'esempio di figura 1 una volta ogni ora (60
minuti).
La seconda una sola volta al giorno allo scadere dell'orario impostato in "Avvia quotidianamente la
fascicolazione alle ore", in questo caso il servizio viene eseguito solo una volta al giorno.
Le regole di fascicolazione applicate dal servizio sono create dall'utente tramite l'apposita funzionalità
lato client.
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3.4.3
Servizio Barcode
Configurazione del servizio Bar code.
Vedere anche: estensioni file accettate dal servizio barcode.
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Servizi
123
Per accedere alla configurazione del servizio bar code procedere come segue:
Eseguire: ARXivar Server e dalle seguenti:
Coordinate selezionare: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare
"C onfigurazione Servizio Barcode", appare la finestra di figura 1.
Fig. 1, configurazione del servizio barcode
Il servizio barcode consente l'archiviazione massiva di documenti precedentemente profilati ma non
ancora acquisiti
Cartella barcode: Definire la cartella dove verranno salvati i documenti acquisiti, generalmente tramite
tecniche di scan to folder. Grazie al servizio bar code le immagini presenti nella cartella saranno
associate ai profili precedentemente acquisiti.
Attiva log dettagliato (1) - Se attivato sarà generato il relativo file di log dettagliato, si consiglia di
attivare questa opzione solo durante le fasi iniziali di configurazione, una volta stabilito che la
configurazione del servizio copre a pieno le vostre esigenze l'opzione Attiva log avanzato andrebbe
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124
Guida di ARXivar
disattivata.
Opzioni Scansioni Barcode (2 -3 e 4) , 2 attiva la pulizia dei punti neri che a volte è possibile trovare
nei bar code non perfettamente stampati. 3 Attiva il log per la segnalazione di bar code orfani, cioè
quando il barcode letto non è associabile a nessun profilo. 4 se selezionato tutti gli allegati saranno
sovrascritti.
Regola di spezzatura pagina (5) - Se selezionato in documenti composti da più pagine l'etichetta del
bar code va posizionata sull'ultima pagina.
Archiviazione (6) - Se selezionato l'archiviazione del documento avviene con l'utente selezionato,
l'utente deve essere selezionato tramite la casella combinata di destra.
Estensioni accettate dal servizio barcode.
Il componente utilizzato dal servizio barcode o dalla scansione di documenti con etichetta barcode, è in
grado di individuare codici Barcode all'interno dei vostri documenti solo se questi rientrano nelle seguenti
categorie:
TIF (bianco nero e colore, colore sconsigliato) - JPG - BMP - GIF - PDF (sia vettoriale che immagine) PNG
Il componente utilizzato per la rilevazione dei codici a barre, in realtà effettua una conversione del
formato di partenza (TIF,JPG,BMP,GIF,PDF e PNG) nel formato BMP in bianco nero, questo permette una
pulizia del codice a barre stesso, diminuendo esponenzialmente la percentuale di errore in lettura
barcode.
Tra tutti i formati sopra citati non danno alcun problema, escludendo il formato TIF a colori essendo
quest'ultimi uno dei formati immagine più pesante da gestire, se ne sconsiglia l'utilizzo in accoppiata al
servizio Barcode.
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Servizi
3.4.4
125
Servizio OCR
Configurazione del Sevizio OCR.
Vedere anche: Wizard per attivazione servizi Full-Text
Premessa
Il servizio OCR consente di estrapolare testo dai vostri documenti, questo vi consentirà di ritrovare i
vostri documenti non solo impostando criteri di ricerca su campi di profilo ma estendendo questa
possibilità anche sul contenuto di tutto un documento, immagini escluse.
Questa tecnologia, nell'arco degli anni a conosciuto diverse implementazioni e sviluppi, anche ARXivar,
che ne ha seguito sviluppi e migliorie vuole mantenere aggiornato il servizio basato sulla tecnica del
riconoscimento ottico dei caratteri.
A partire dalla versione 4.5.1 viene distribuito il nuovo componente software che si occupa di catturare
tutto il testo contenuto nei vostri documenti utilizzando cosi la nuova tecnologia in esso contenuta. Per
maggiori chiarimenti si vedano specifiche tecniche a piè pagina.
Servizio OCR
Per accedere alla configurazione del servizio OC R procedere come segue:
Eseguire: ARXivar Server e dalle seguenti:
Coordinate selezionare: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare
"C onfigurazione Servizio OC R", appare la finestra di figura 1.
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126
Guida di ARXivar
Fig. 1, finestra per la configurazione del servizio OCR
Il servizio OC R esegue l'OC R dei documenti archiviati in ARXivar su quanto stabilito in regole di
acquisizione OC R, dove è possibile definire per ogni Area organizzativa quali saranno le classi
documentali prese in considerazione dal servizio OC R.
Frame Impostazioni Generali - Data ultima lettura.
Questo parametro viene aggiornato automaticamente dal servizio stesso. Modificando il valore della data
e orario ultima lettura, ad una data o orario precedenti l' ultima data di lettura il servizio rieseguirà la
scansione OC R su tutti i documenti che soddisfano le regole di acquisizione OC R.
Minuti Ciclo Servizio.
E' possibile definire in minuti la frequenza di esecuzione servizio, esempio Minuti ciclo servizio = 60' le
regole di acquisizione OC R saranno eseguite una volta ogni ora.
Attiva Log dettagliato attività.
Questa casella di controllo se selezionata consentirà di tracciare tutte le operazioni eseguite dal servizio
OC R in apposito file di log. Si consiglia di attivare la tracciabilità log solo durante le fasi iniziali di
configurazione servizio. Quando stabilito che il servizio OC R esegue il suo lavoro come stabilito questa
modalità andrebbe disattivata e riattivata solo in caso di necessità.
Frame Regole di acquisizione OCR - Area Organizzativa.
Dalla casella combinata "Area organizzativa" è possibile selezionare l'Area organizzativa per consentire il
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Servizi
127
caricamento delle relative tipologie documentali sulle quali il servizio OC R andrà ad effettuare l'
acquisizione OC R.
Selezione tipologia documentale.
L'esplosione delle tipologie documentali avviene per singola Area Organizzativa.
Selezionata la AOO viene una struttura ad albero contenente tutte le tipologie documentali figlie della
AOO in quel momento selezionata. Per decidere quale tipologia documentale
sarà
presa
in
considerazione dal servizio OC R è sufficiente spuntare la casella di controllo posta alla sua sinistra. Per
selezionare tipologie documentali figlie di altre AOO sarà sufficiente cambiare l'area organizzativa e
selezionare le tipologie documentali da sottoporre all'acquisizione OC R.
Attiva OCR su nuovi documenti
Tramite questa casella di controllo è possibile forzare l'acquisizione OC R sul documento al momento
della sua archiviazione.
Revisioni
La scheda revisioni consente di impostare le regole di acquisizione OC R nello stesso modo di
"Impostazioni regole di acquisizione OC R su nuovi documenti", in questo caso il servizio OC R applicherà
le regole di acquisizione quando viene creata una revisione su un documento già archiviato.
Specifiche tecniche del nuovo componente per il riconoscimento ottico dei
caratteri (OCR)
A partire dalla versione 4.5.1 di ARXivar tutte le operazioni di acquisizione testo tramite OCR sono
delegate lato server.
Non avrà più significato scaricare dai nostri server le librerie OCR per client, ammesso non si stia
lavorando utilizzando ancora la precedete tecnologia che sarà disponibile solo per versioni 4.5.x
installate tramite upgrade software di una versione precedente la 4.5.1.
Alcuni esempi.
C hi aggiorna ARXivar ad una versione 4.5.x provenendo da una 4.4.x o precedenti (s i veda Specifiche
tecniche - ARXivar Upgrade)
potrà utilizzare la precedente tecnologia oppure sfruttare la nuova, che viene
distribuita tramite l'aggiornamento.
C hi installera direttamente la nuova versione di ARXivar 4.5.1 il servizio sarà configurato per default con
la nuova tecnologia, nel caso si volesse comunque utilizzare la precedente tecnologia dovrà procedere
come quanto qui esposto.
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128
Guida di ARXivar
Note tecniche e di configurazioni delle due differenti tecnologie
Premessa:
Il servizio OC R rilasciato con la versione 4.5.x di aggiornamento si avvia automaticamente utilizzando la
precedente tecnologia in modo da poter evadere le richieste di OC R di tutta una serie di estensioni di
documenti quali:
· DOC - XLS - PPT - RTF - TXT - LIC - XML - SQL
· PDF (no PDF immagine solo vettoriali grazie al componente xpdfviewer)
Questa tipologia di documenti non richiede la registrazione di nessun tipo di licenza, sia con nuova e sia
con la vecchia tecnologia.
Mentre per i documenti aventi le seguenti estensioni:
· TIF - JPG - BMP - DCX - GIF - PCX - PNG
· PDF (sia immagine che vettoriali con vecchia o nuova tecnologia)
essendo documenti di tipo immagine necessitano di una licenza di utilizzo con entrambe le tecnologie
(nuova o precedete) . La registrazione della licenza sarà richiesta solamente per la nuova tecnologia, le
licenze precedentemente installate con versioni antecedenti la 4.5.x continueranno ad essere valide e
potranno essere comunque utilizzate. L'attivazione di una tecnologia piuttosto che l'altra, prevede la
modifica del file DocsSetup.LST lato server.
Il file DocsSetup.LST lo trovate nella cartella di installazione di ARXivar Server, ed è modificabile con un
qualsiasi edito di testo (consigliato notepad.exe o simili, per evitare l'aggiunta involontaria di caratteri
speciali), la modifica di questo file deve essere fatta da persone esperte, si consiglia copia di backup).
Alcuni scenari di configurazione:
1. Aggiornamento di una 4.2.x, 4.3.x o 4.4.x con servizio OCR installato:
· Nel file DocsSetup.LST non viene inserita la chiave OMNIPAGE o viene inserito “OMNIPAGE
= 0”
· Il servizio lavora in modalità precedente teconologia (Componenti LEAD)
2.Aggiornamento di una 4.2.x, 4.3.x o 4.4.x con servizio OCR non installato:
· Nel file DocsSetup.LST viene inserita la chiave “OMNIPAGE = 1”
· Il servizio quando verrà installato lavorera in modalità OMNIPAGE
· Dovrà essere acquistata la licenza OCPL (per la nuova tecnologia)
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Servizi
129
3. Installazione di una 4.5.1 o aggiornamento di una versione BETA o Release Candidate
della 4.5
· Nel file ini viene inserita la chiave “OMNIPAGE = 1”
· l servizio quando verrà installato lavorerà in modalità OMNIPAGE
· Dovrà essere acquistata la licenza OCPL (per la nuova tecnologia)
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3.4.4.1
Wizard attivazione servizi Full Text
Wizard per l'attivazione dei servizi Full-Text
Premessa
Il servizio OCR di ARXivar trova la sua maggiore utilità nelle ricerche per contenuto dei documenti, se
attivo eseguirà un'estrapolazione del testo contenuto nei documenti che ne rispettino i prerequisiti
richiesti. Il testo così ottenuto viene memorizzato in un apposito campo del database di ARXivar, e
messo a disposizione del motore di ricerca di ARXivar.
Per esempio si potrebbe richiedere ad ARXivar di restituire tutti i documenti di tipo Fattura di vendita
dove sia contenuta la parola "IVA al 18%", in questo caso si parla di ricerche semplici tramite predicato
LIKE. Le ricerche semplici non richiedono necessariamente la presenza di un servizio Full-Text, mentre
la richiesta di ricerche più complesse, come ricercare documenti che contengano le seguenti porzioni di
testo "IVA al 18" AND "Servizio di Hosting" OR "Servizio manutenzione" AND "(BS)". Altre
combinazioni possibili sono mostrate in figura 1 (si veda
finestra di ricerca di ARXivar C lient
).
Ricerche di questo tipo richiedono un servizio di Full-Text e rispettivo catalogo.
I servizi di Full-Text
Per consentire
ricerche
complesse
il motore
di ricerca
dei documenti di ARXivar
si integra
completamente con i servizi Full-Text forniti dai tre RDBMS compatibili con ARXivar e cioè Microsoft
SQL Server, Oracle e MytSQL.
Se la versione del vostro motore di Database fosse sprovvista del servizio Full-Text, il servizio OC R
eseguirà comunque l'estrapolazione dei contenuti in formato testo dei vostri documenti, ma non vi sarà
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Guida di ARXivar
possibile sfruttare a pieno le potenzialità di ricerca messe a disposizione dai cataloghi Full-Text.
fig.1, questa finestra è visualizzabile dalla finestra di ricerca di ARXivar, solo in
presenza di cataloghi full-text.
In questo paragrafo saranno esposte le modalità di attivazione del servizio Full-Text di SQL Server
versioni 2005 e successive, o Express Edition with Advanced Services, per i rimanenti RDBMS utilizzabili
con ARXivar fare riferimento direttamente ai siti ufficiali dei produttori, (Oracle - MySQL).
Verificare la presenza del servizio Full-Text.
Per quanto riguarda Microsoft SQL Server, il modo più semplice per verificare la presenza del servizio
Full-Text è tramite Start - Programmi - Microsoft SQL xxxx - Strumenti di configurazione - Gestione
configurazione SQL Server. (il servizio Full-Text di Microsoft SQL server, nelle versioni Express Advanced
non viene installato di default, ma solo tramite installazione personalizzata).
In figura 2, raggiungibile da "Gestione configurazione SQL Server", è ben visibile il servizio Full-Text
nello stato Avviato e nella modalità di avvio Automatico.
fig. 2, la presenza e lo stato del servizio full-text di Microsoft Sql Server
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Servizi
131
In ARXivar server, e precisamente alle coordinate di menu, Configurazione - Gestione Full-Text,
vi sarà possibile, tramite la maschera di figura 3, eseguire la procedura guidata per creare un catalogo
Full-Text, e schedularne i necessari aggiornamenti impostando un orario giornaliero di esecuzione.
Va evidenziato che nel caso il sevizio Full-Text non fosse nello stato di figura 2, e in special si
trovasse nello stato interrotto, la procedura guidata di figura 3, sarà in grado di avviare il servizio,
cambiandone lo stato da Interrotto ad In esecuzione.
La modalità di avvio, nel caso lo fosse Manuale resterà tale, In questo caso sarà vostro compito
modificare la modalità di avvio da Manuale ad Automatico.
In caso contrario al primo riavvio del server il servizio Full-Text resterebbe fermo, ed il vostro
catalogo aggiornato alla sua all'ultima elaborazione... risultato: la ricerca Full-Text fallirebbe per i
documenti archiviati a partire dalla data successiva l'ultimo riavvio del sistema, causando così problemi
di difficile individuazione.
fig. 3, procedura guidata per attivazione servizio full texr ed schedulazione agiornamento catalogo.
Un'altra utile funzione della finestra di figura 3 è l'importazione di un eventuale dizionario di parole
da non considerare. Il termine tecnico utilizzato per identificare dizionari di questo tipo è Noise
(tradotto sarebbe rumore, disturbo).
Per default, i dizionari Noise hanno il seguente nome: Noise.localizzazione, esempio Noise.ita per i
termini in italiano, Noise.eng per i termini inglesi e così via. Utilizzare i file Noise consente di mantenere
i cataloghi Full-Text più leggeri non tenendo in considerazione particolari termini che sicuramente non
saranno presenti nei vostri documenti.
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132
Guida di ARXivar
La ricerca full-text viene eseguita su parole e frasi utilizzando le regole di una determinata lingua, per
questo motivo, quando si installa Microsoft SQL Server si consiglia di rispettare la localizzazione del
sistema: (Windows in Italiano - SQL Server in Italiano).
Gli indici di ricerca full-text vengono generati in base a particolari tipi di colonne delle tabelle dei
database presenti nella vostra istanza di SQL server, il servizio di full text di Microsoft SQL
Server tiene in considerazione solo le colonne che rispettano gli appropriati tipi di dato (char, varchar,
nvarchar, varbinary[max] e image).
Le funzionalità del servizio Full-Text sono disponibili indipendentemente da ARXivar, ARXivar non fa
altro che sfruttare a pieno le potenzialità di questa tecnologia.
C ome già detto il servizio Full-Text è disponibile anche nelle versioni gratuite di Express, ma come è
noto tali versioni non comprendo il servizio Agent di SQL creando cosi una limitazione, che si
traduce nell'impossibilità di utilizzare questa tecnologia nelle istanze utente di SQL Server. Si veda
Funzionalità valide solo per versioni Microsoft SQL server qui a seguire.
Funzionalità valide solo per versioni di Microsof SQL Server a pagamento.
Tramite l'utilizzo della procedura guidata per la gestione Full-Text di ARXivar Server (figura 3); a fine
elaborazione oltre che avviare il servizio Full-Text, (n.b. la procedura guidata avvia solo il servizio
Full-Text, non ne cambia la m o d a lità d i a v v io , che rimarrebbe manuale se impostata come tale).
ARXivar Server crea anche un Job di nome ArxFTJob, si veda figura 4.
Sarà
possibile
interagire
con
tale
processo,
tramite
un'istanza
utente
(Management
SQL
Studio)
esclusivamente con versioni diverse da quelle Express. Questo perchè solo per tali versioni Microsoft
ha introdotto questo tipo di limitazione.
fig. 4, il processo per l'aggiornamento
del catalogo full-txt.
Questa limitazione comunque non pregiudica l'utilizzo di ricerche Full-Text da parte di ARXivar
Client che sarà comunque in grado di sfruttare tutte le potenzialità messe a disposizione da un
catalogo Full-Text correttamente installato. Non vi sarà possibile eseguire manualmente il processo di
aggiornamento del catalogo Full-Text (figura 5). Sempre per la mancanza del servizio Agent non vi sarà
possibile
eseguire
altre
operazioni di controllo, gestione
degli avvisi
ed
altre
operazioni
di
amministrazioni.
Questo non vi deve portare a pensare che il servizio Full-Text installato tramite una versione Express sia
mancante di funzionalità, in realtà è completo di tutte le sue funzionalità come se fosse stato installato
con una versione di SQL Server a pagamento, la vera limitazione imposta da Microsoft è la mancanza
del servizio di Agent, che ne impedisce l'interfacciamento con l'utente. Avvisi e notifiche, comodamente
consultabili tramite SQL Agent lo sono altrettanto tramite l'Event Viewer del sistema operativo dove
installata la vostra istanza di Microsoft SQL Server Express Edition with Advanced Services.
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Servizi
133
fig. 5, Termine dell'essecuzione dell'aggiornamento catalogo eseguito tramite
l'agent di SQL Server
Altre informazioni a tale riguardo, saranno a breve disponibili sul sito ufficiale di ARXivar nella sezione
FAQ.
Quando la sezione FAQ sarà disponibile vi sarà comodamente possibile raggiungere le FAQ di ARXivar
cliccando su questo Link che sarà opportunamente attivato.
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3.4.5
Servizio Collegamenti
Configurazione del servizio Collegamenti
Premessa
Il servizio consente la creazione di associazioni tra documenti in modo automatico ed è probabilmente
uno degli esempi più validi di interfacciamento tra ARXivar e realtà già esistenti.
Tipicamente le informazioni relative alle relazioni tra alcune tipologie di documenti sono già contenute
all’interno degli ERP come offerte, preventivi, ordini, fabbisogni, documenti di trasporto, fatture, dati
contabili, anagrafiche clienti fornitori, ecc.. Il servizio permette di estrarre queste informazioni e relative
relazioni ed utilizzarle per relazionare a sua volta i documenti archiviati in Arxivar.
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134
Guida di ARXivar
Il servizio collegamenti entra in funzione ogni qual volta venga archiviato un documento nuovo della
classe documentale definita oppure quando viene modificato un documento anche in questo caso, della
classe documentale definita all’interno di ARXivar, con o senza abilitazione alla revisione.
Modalità di esecuzione del servizio.
Le modalità di utilizzo del servizio sono tre.
- Tramite gestione servizi di Windows.
- C on iterazione dell'utente da ARXivar client (Pannello di ricerca, menu comandi, cassetto
Organizza, sezione Relazioni, voce Ricalcola con servizio).
- Tramite apposita funzione esposta dal Software Development Kit di ARXivar.
La configurazione del servizio Collegamenti è raggiungibile da
ARXivar Server, tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra
selezionare "C onfigurazione Servizio C ollegamenti", appare la finestra di figura 1.
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Servizi
fig.1, configurazione servizio collegamenti
135
00
Impostazioni Generali - Amministra automaticamente il calcolo delle relazioni
Attivare il flag , per far partire il servizio collegamneti e tenere traccia dei documenti che devono essere
elaborati da questo servizio.
Minuti ciclo servizio
È poi necessario impostare l’intervallo di tempo tra un ciclo e l’altro del servizio, questa impostazione è
resa possibile tramite la casella di testo "Minuti ciclo servizio".
Data ultima lettura
In “Data ultima lettura” viene mostrata l’ultima data/orario di elaborazione dei documenti con questo
servizio. Indica cioè l’ultima volta che il servizio ha effettuato un controllo per l’elaborazione dei
documenti. E' possibile forzare una nuova esecuzione del servizio inserendo una data/ora precedente
data/ora di sistema, è possibile apportare questa modifica tramite il pulsante
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.
136
Guida di ARXivar
Abilita la scrittura del log dettagliato per il Debug
La casella di controllo “Abilita la scrittura del log dettagliato per il Debug” se selezionata consente di
scrivere un log contenete ogni singola operazione eseguita dal Servizio C ollegamenti, in modo da poter
eseguire un controllo dettagliato delle diverse fasi di elaborazione del servizio. C ome sempre si consiglia
di utilizzare questa funzionalità solamente in caso di necessità, generalmente viene attivata durante le
prime fasi di configurazione del servizio o modifica delle stesse.
E bene sapere che i log dettagliati se lasciati attivi nel giro di poco tempo creano dei file di testo di
notevoli dimensioni.
Servizio relazioni e classi documentali
Il servizio relazioni è in grado di creare delle relazioni tra documenti appartenenti a diverse classi
documentali, tuttavia necessità si una classe documentale di riferimento. Per esempio si potrebbe
decidere di creare delle relazioni tra documenti partendo dalle fatture di vendita, in questo caso saranno
messi in relazione documenti del tipo: documenti di consegna (DDT), ordine/ordini clienti, offerta/offerte
clienti, in definitiva tutti i documenti emessi fino alla fattura cliente finale, l' obbiettivo finale è quello di
rendere possibile la ricerca di tutto i documenti tra di loro relazionati.
Premere questo pulsante per selezionare la classe documentale di partenza. alla sua pressione
deve apparire l'apposita finestra per la selezione della classe documentale.
Selezionare questo pulsante per creare una nuova regola di connessione tramite la finestra di
figura 2.
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137
fig. 2, particolare della finestra per le impostazioni delle relazioni tra diverse tipologie documentali
Nome regola:
In questa casella di testo dovrete inserire il nome della regola, il servizio collegamenti è in grado di
lavorare con più regole. Questo campo vi consente di identificare in modo specifico la regola e di poterla
poi richiamare per eventuali successive modifiche.
Area Organizz.:
Tramite questa casella combinata vi sara possibile selezionare l'eventuale area organizzativa sulla quale
desiderate limitare la ricerca dei documenti da collegare, se lasciata vuota saranno tenute in
considerazione tutte le Aree organizzative.
Fonte dati:
Tramite il pulsante posto alla destra del campo fonte dati è possibile selezionare la fonte dati dalla quale
reperire le informazioni grazie alle quali il servizio sarà in grado di mettere in relazione più documenti
anche di tipologie differenti. La fonte dati puo essere di qualsiasi tipo ed utilizza le stringhe di
connessione configurabili in ARXivar Server, dal menu C onfigurazione, quindi Stringhe di connessione,
dove è possibile definire connessioni tramite driver ODBC , Microsoft OLEDB, file DNS e una connessione
interna (verso lo stesso database di ARXivar). L'argomento stringhe di connessione non viene trattato in
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138
Guida di ARXivar
questo paragrafo, per ora ci basta sapere che è lo strumento utilizzato dal servizio collegamenti per
reperire, se necessario le informazioni da fonti dati esterni come potrebbe essere il vostro gestionale.
Un esempio pratico
Pensando ad una fattura di vendita, salvo casi estremi o vendita al dettaglio, una fattura di vendita è
preceduta o addirittura generata da uno o più documenti di consegna (DDT), che a loro volta sono
preceduti o generati da uno o più ordini cliente, che loro volta sono preceduti un numero un'offerta e cosi
via a secondo delle realtà di interesse...
Detto ciò, l'obbiettivo del servizio collegamenti è quello di creare un legame logico tra queste diverse
tipologie documentali consentendone cosi una maggiore tracciabilità dei documenti delle diverse
informazioni in essi contenute.
Il tutto tramite il recuperò e relativa messa in relazione delle informazioni recuperate durante la
profilazione del documento e quelle mancanti vengono recuperate direttamente da una fonte dati
esterna.
Definizione delle variabili e delle query da effettuare sulla fonte dati selezionata.
Tramite questo pulsante è possibile creare le variabili da associare ad uno specifico campo di profilo
(standard ed aggiuntivi) appartenenti alla classe documentale di partenza (nel nostro caso Ammin.
FattCli di figura 1) ARXivar, queste variabili serviranno poi nella costruzione della clausola Where nella
query di estrazione che il servizio andrà ad eseguire sull'origine dati definita in Fonte Dati.
fig. 3, Query di estrazione su fonte dati esterna.
Come il servizio valorizza le variabili da utilizzare nelle query di estrazione.
In figura 3 viene mostrato un esempio pratico, dove la variabile CodCli sarà valorizzata durante
l'elaborazione del servizio relazioni che andrà a recuperarne il valore dal campo Destinatario,
quest'ultimo è il campo di profilo valorizzato da una precedentemente archiviazione in ARXivar delle
fatture di
vendita, per la precisione archiviate con la tipologia documentale Ammin.FattCli (fatture
clienti) la stessa selezionata per questa regola. (Altre tipologie documentali non saranno tenute in
considerazione).
Valorizzata la variabile C odC li CodCli, nell'esempio di figura 3 stiamo utilizzando solo una variabile nulla
vi vieta di utilizzare tante quanto necessario.
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139
Come il servizio esegue la query di estrazione.
Il servizio eseguirà la query di estrazione recuperando i dati dalla fonte dati esterna selezionata in fase
di definizione regola.La o le variabili da voi create saranno ora utilizzate per costruire i filtri necessari per
la clausola WHERE. Nell'esempio di figura 3 saranno estratte tutte le fatture di vendita emesse dove il
codice cliente (DBEsterno.Fatture.C odC li) è uguale al valore della variabile CodCli. Si presume che Il
risultato della query contenga tutti i valori necessari, come per esempio le chiavi esterne che consentano
di risalire ai DDT emessi per le fatture cosi estratte ed utilizzati nei passi successivi.
La Query di estrazione viene eseguita su una tabella Fatture di un ipotetico database esterno, qui
chiamato DBEstrerno, la sintassi dello script per la query di estrazione è di pura fantasia. La definizione
di script corretti
richiede la conoscenza del linguaggio SQL, il dialetto può variare da database a
database. L'argomento sintassi di SQL non sarà trattato in nessun punto di questa guida.
Cancellare una variabile
Tramite questo pulsante è possibile eliminare una variabile precedentemente selezionata. Non è
consentito modificare una variabile precedentemente creata in caso di errore bisogna procedere alla sua
cancellazione e ricreare
Utilizzo della variabile selezionata all'interno della SELECT
Tramite questo pulsante è possibile spostare la variabile selezionata dall'elenco allo script che state
creando nell'apposito riquadro, in questo modo è possibile evitare errori di sintassi, lo script si aspetta le
vostre variabili nel formato <~NomeVariabile~>.
Utilizzare le funzioni vb script
Tramite questo pulsante è possibile creare delle funzioni script sui valori contenuti nelle variabili da
voi definite, alcuni funzioni utilizzabili sono Left, Mid, Right, SubStr ecc...
il nome della variabile deve essere sostituito da %%, per ottenere il primo carattere di sinistra della
variabile C odC li dovrete definire la funzione in questo modo Left("%%",1).
Aggiunta di una colonna od il suo valore
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere un campo di ARXivar all'interno dello script della
query di estrazione, il campo sarà prelevato direttamente dall'elenco dei campi profilo, compresi i campi
aggiuntivi della classe documentale di partenza. L'utilizzo del pulsante consente di aggiungere il campo
utilizzando la sintassi corretta.
E' da tenere presente che torna difficile individuare la natura di un errore all'interno di un costrutto
script, il tasto verifica Select successivamente trattato non è in grado di stabilire l'origine esatta
dell'errore.
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Guida di ARXivar
Testare la sintassi dello script
Tramite questo pulsante è possibile verificare eventuali errori nella query che state costruendo
nell'apposito riquadro. La verifica ne simula l'esecuzione evidenziando possibili errori di sintassi, ciò non
significa che venga poi restituito un set di record corrispondente alle vostre aspettative. Durante le fasi
di configurazione è consigliabile attivare la scrittura del log avanzato.
Definizione regola (fine parte prima)
C ostruita la query per l'estrazione delle informazioni da una fonte dati esterna, avrete costruito solo la
base di partenza della vostra regola. Ora si dovrà procedere nella definizione delle regole per la ricerca
dei documenti precedentemente archiviati in ARXivar, con i quali il servizio provvederà a creare le
relazioni logiche necessarie tramite i campi di profilo che soddisfano quanto stabilito dalla regola da voi
creata.
Su quali tipologie documentali il servizio Relazioni dovrà individuare i documenti da
relazionare
Tramite questo pulsante (di figura 4) passerete alla seconda fase. Prima di procedere vi sarà
richiesto di salvare la regola, salvata la regola il passo successivo consiste nel definire su quali classi
documentali il servizio dovrà effettuare le ricerche per creare le relazioni tra documenti.E' possibile
considerare tutte le classi documentali di ARXivar, oppure limitare la ricerca solo per la o più classi
documentali.
Stabilire quali campi di profilo il servizio deve utilizzare per cercare il corrispondente valore
nel campo della tabella esterna
La pressione del tasto
determina, dopo il salvataggio della regola, l'apertura di un'apposita finestra
che vi consentirà di selezionare il nome del campo di Profilo che il servizio dovrà usare per creare la
relazione in base al valore contenuto nel campo della tabella esterna selezionabile da figura 5. Se il
valore del campo di profilo selezionato per la comparazione sarà uguale al valore contenuto nel campo
della tabella esterna il documento in questione sarà candidato per la relazione.
fig. 4, selezione dei campi da utilizzare per la ricerca.
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141
fig. 5, elenco dei campi tabella esterna
Stabilire il grado di relazione tra documenti
L'ultimo passo per la creazione di una regola di relazione documenti è visibile in figura 6 dove è possibile
istruire il servizio Relazioni sull'operazione da eseguire quando vengono rilevate delle possibili relazioni
tra documenti. Sempre tramite figura 6 è possibile stabilire la direzione della relazione che il servizio
andrà a creare.
Attiva la creazione di una relazione
Tramite la casella di controllo "Attiva la creazione di una relazione" è possibile stabilire se il servizio deve
creare la relazione tra i documenti candidati oppure non li deve tenere in considerazione.
fig. 6, qui vengono definite le modalità di relazione tra documenti.
Tipo parentela e direzione della relazione, (figlio-padre o padre-figlio)
Tramite i due pulsanti di opzione di figura 6 è possibile stabilire il tipo di relazione che il servizio dovrà
creare. E' Possibile stabilire se il documento processato (valido per la relazione) diventerà figlio del
documento oppure il padre, questo ne determinerà la direzione della relazione.
Esempio Offerta cliente, ordine cliente, DDT C lienti, Fattura vendita, oppure, Fattura - DDT - Ordine Offerta, oppure DDT - Fattura, Offerta - Ordine ecc... Questo sarà reso possibile da quante classi
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Guida di ARXivar
andrete a definire, più entrerete nel dettaglio più vi sarà possibile associare eventi di tipo diverso come
esposto in figura 7.
fig. 7, tre calassi documentali 3x3 diverse possibilità di
tipo relazione.
Modifica
Tramite questo pulsante è possibile modificare un tipo ricerca, selezionado campi di profilo o campi
tabella esterna diversi da quanto precedentemente selezionato.
Elimina
Tramite questo pulsante è possibile eliminare una selezione campi e relativi eventi associati.
Nuovo evento associato
Tramite questo pulsante è possibile creare una nuova associazione eventi, si veda figura 6 e 7.
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3.4.6
Servizio Backup
Configurazione del Servizio Backup.
Premessa.
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Servizi
143
Il servizio di Backup è compatibile solo con le versioni di Microsoft SQL Server precedenti la versione
SQL Server 2005. Il servizio di backup distribuito con ARXivar Server è in grado di funzionare
esclusivamente con la versione di Microsoft SQL Server 2000 e relativa versione gratuita, conosciuta
come MSDE.
Abletech ha deciso di distribuire con ARXivar Server uno strumento da poter utilizzare con le versioni
datate del motore di database (gratuite e non), essendo sempre più difficile trovare delle applicazioni
adatte a coprire la mancanza di uno strumento di Backup non presente nelle
versioni gratuite di SQL
Server.
Per accedere alla configurazione del servizio OC R eseguire quanto segue:
da Modulo: ARXivar Server
Tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare
"Servizio di Backup database atomizzato" per quanto riguarda la procedura di schedulazione servizio.
Per quanto riguarda la sua console:
Tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare
"C onsole di Backup/Restore database."
Schedulazione piano di backup
Nel frame Autenticazione di figura 1, dovrete inserire le credenziali di autenticazione, in modo che il
servizio sia in grado di accedere alla vostra istanza di SQL Server. Una volta inserite tramite il pulsante
Test C onnection sarà possibile verificarne la validità.
Backup/Restore file Name
Tramite il pulsante
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vi sarà possibile selezionare posizione e nome del vostro file di backup.
144
Guida di ARXivar
fig. 1, La maschera per la schedulazione del servizio Backup
Pianificazione Backup
In questo frame potrete stabilire in quali giorni eseguire il backup , a partire da quale orario. Inoltre
tramite la casella di controllo Log Avanzato se spuntata vi sarà possibile creare il relativo file di log.
Console di Backup e restore database
Il servizio di Backup di ARXivar è l'unico servizio richiamabile da due voci di menu separate, la prima
voce "Servizio di Backup database atomizzato" vi consente di visualizzare la maschera di figura 1 e di
schedulare i vostri piani di backup, mentre la seconda "C onsole di Backup/Restore database." accede
alla maschera di figura 2.
Tramite questa console vi sarà possibile eseguire, in tempo reale, una copia di backup del vostro
database, oppure di eseguirne un ripristino tramite il pulsante Restore.
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Servizi
145
fig. 2, Console per il Backup/Restore del vostro database di ARXivar
Autenticazione
Nel frame Autenticazione di figura 2, dovrete inserire le credenziali di autenticazione, in modo chela
console sia in grado di accedere alla vostra istanza di SQL Server. Una volta inserite tramite il pulsante
Connetti se le credenziali saranno state inserite in modo corretto riceverete il messaggio di
"C onnessione al server avvenuta con successo" controlli come la casella combinata "Database to
Backup/Restore", i pulsanti Browse, BackUp e Restore modificheranno il loro stato da disabilitato
ad abilitato.
Database to Backup/Restore
Tramite questa casella combinata è possibile selezionare il database di cui si desidera eseguire il Backup
oppure un ripristino (Restore).
Pulsante Browse
Tramite il pulsante browse vi sarà possibile sfogliare il vostro file system per decidere dove salvare il file
di Backup oppure selezionare il file di un precedente backup ed eseguirne così il suo ripristino.
Pulsante Backup
Tramite il pulsante backup si darà inizio alle copie.
Pulsante Restore
Tramite il pulsante Restore si darà inizio al ripristino dei dati.
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Guida di ARXivar
E' consigliabile che durante le operazioni di Backup o di ripristino nessun utente
stia sia connesso ad esso tramite l'utilizzo di ARXivar.
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3.4.7
Servizio schedulazione
Configurazione del servizio schedulazione.
Vedere anche: Workflow (Eventi), Workflow Designer, Workflow Timer, Workflow Link, Timer e
C omandi
Premessa:
Tramite Il servizio di schedulazione (figura 1) è possibile attivare una serie di funzionalità di ARXivar
come l' invio di notifiche al verificarsi di particolari eventi, per lo più legati alla gestione di attività (
Workflow) e movimentazione/scadenza dei documenti.
Per accedere alla configurazione del servizio di schedulazione
da Modulo: ARXivar Server
Tramite le coordinate di menu: Menu management - Servizi - dal menu di destra selezionare
"Servizio di schedulazione" per accedere alla finestra di figura 1,
Attiva servizio di avanzamento automatico task.
Se selezionato attiva l'avanzamento di una attività (task) di Workflow, per tutti gli utenti di ARXivar
questa funzionalità e poi personalizzabile a livello utente. L'argomento viene approfondito al paragrafo
Workflow.
Attiva servizio workflow per evento scadenza documento
Se selezionato attiva il servizio di Workflow alla scadenza di un documento, l'argomento viene
approfondito in configurazione profili ed eventi
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Servizi
147
fig. 1, configurazione del servizio schedulazioni.
Attiva servizio di notifica della movimentazione via SMTP
Se selezionato "Attiva il servizio notifica della movimentazione dei documenti archiviati in ARXivar via
SMTP", i parametri necessari per il recapito della notifica sono definibili tramite la finestra di figura 2,
richiamabile tramite il pulsate
dove sarà possibile definire l'indirizzo mail del destinatario
(generalmente l'amministratore di ARXivar), un campo descrittivo e un campo per l'inserimento
dell'oggetto della mail.
Attiva servizio di notifica scadenza volumi di conservazione sostitutiva via SMTP
Se selezionato "Attiva servizio di notifica scadenza volumi di conservazione sostitutiva via SMTP", i
parametri necessari per il recapito della notifica sono definibili in figura 3, richiamabile tramite il pulsante
, i valori sono condivisi con il destinatario della notifica relativa alla movimentazione dei
documenti, in questo caso è possibile stabilire quanti giorni prima della scadenza dovra essere inviata la
notifica e decidere quale utente di ARXivar sarò il mittente dell'invio notifica.
Attiva servizio Timer di controllo workflow
Se selezionato attiva la gestione dei timer nei vostri workflow (si veda Workflow - Designer).
Attiv a s e r v iz io a v v io b a tch wo r kf lo w
Se selezionato consente l'avvio dei workflow configurati lato C lient (si veda Workflow eventi) per
l'esecuzione in backgroud delle attivtà di workflow.
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Guida di ARXivar
fig. 2, Parametri per l'invio delle notifiche
fig. 3, parametri per l'invio della notifica su scadenza volumi conservazione sostitutiva
Vedere anche: Workflow (Eventi), Workflow Designer, Workflow Timer, Workflow Link, Timer e
C omandi
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Servizi
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3.4.8
Servizio Mailer
Configurazione del Servizio Mailer.
Premessa
Arxivar al suo interno possiede un client di posta simile ai comuni client di posta come Outlook Express,
e proprio come questi per inviare le e-mail fa uso di server SMTP (es. EXC HANGE ).
Per questo è necessario impostare l’account SMTP (per l’invio) e gli account POP3 (per la ricezione) da
ARXivar Server.
per accedere alla configurazione del servizio Mailer accedera
da Modulo: ARXivar Server
Tramite le coordinate di menu: Menu management - Posta elettronica - dal menu di destra
selezionare "Impostazioni SMTP e Mailer", appare la finestra di figura 1.
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Guida di ARXivar
fig 1, la maschera per la configurazione del servizio Mailer.
Impostazioni SMTP e Mailer
L’account SMTP è necessario per poter inviare posta elettronica verso l’esterno. A differenza dei normali
client di posta elettronica, in ARXivar è necessario configurare un solo account per la spedizione; tutti gli
utenti di ARXivar utilizzeranno tale account per la connessione al server di posta remoto e per l’invio,
l’account SMTP viene impostata nel frame "Impostazioni SMTP"
di figura 1,
mentre il POP3 viene
configurato per ciascun utente nella scheda “Mail” del pannello “Utenti e gruppi”.
Server:
Dovrete inserire l' indirizzo del server SMTP fornito dall’ISP, se nella vostra azienda utilizzate Microsoft
Exchange in questo campo andrà indicato il nome o l’indirizzo IP del vostro server con installato
Microsoft Exchange.
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Account Name:
Nome utente utilizzato per connettersi al server SMTP (fornita dall’ISP).
Account Password:
Password dell’utente definito in Account Name.
Port:
Il numero della porta per il servizio SMTP del server remoto. Solitamente si utilizza la porta 25
(impostata di default).
Accesso Anonimo:
Se spuntato non è necessaria l’autenticazione dell’utente al server SMTP.
Accesso SSL:
Da spuntare se il richiesto dal vostro server SMTP (fare riferimento al vostro ISP).
SSL è l’acronimo di Secure Sockets Layer ed è una tecnologia per la protezione delle comunicazioni tra
un client e un server.
Va segnalato che per un computer che esegue Microsoft Exchange e nel quale è configurato il ruolo
"Access client", SSL viene utilizzato per garantire la protezione delle comunicazioni tra il server i client.
Per client sono intesi: tutti i dispositivi mobili, i computer all'interno della rete di un'organizzazione e
quelli esterni. Se si utilizza un accesso SSL si dovrà definire un Account Name e un Account
Password conosciuti dal server SMTP, in caso contrario la verifica account fallirà, così come l’invio di
posta verso l’esterno, sia tramite il client ARXivar che tramite il servizio Mailer.
Accesso SSL/TLS:
Se spuntato utilizza i protocolli SSL e TLS, da spuntare se richiesto dal vostro ISP, o dalla configurazione
del vostro Microsoft Exchange. L'utilizzo del protocollo TLS in SMTP offre autenticazione basata sui
certificati e consente trasferimenti di dati con protezione avanzata utilizzando chiavi di crittografia
simmetriche. Nella crittografia a chiave simmetrica, anche denominato segreto condiviso, la stessa
chiave viene utilizzata per crittografare e de crittografare il messaggio.
Il protocollo TLS utilizza un algoritmo in combinazione con una chiave segreta condivisa per garantire
che i dati non sono stati modificati durante la trasmissione. Se si utilizza un accesso SSL/TLS si dovrà
definire un Account Name e un Account Password conosciuti dal server SMTP, in caso contrario la
verifica account fallirà, così come l’invio di posta verso l’esterno, sia tramite il client ARXivar che tramite
il servizio Mailer.
Account Name e Account Password:
sono richiesti dalla maggior parte dei server di posta remoti; tuttavia alcuni ISP non richiedono
l’autenticazione e permettono un accesso anonimo. Per abilitare tale funzione è sufficiente selezionare il
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Guida di ARXivar
segno di spunta vicino alla voce “Accesso Anonimo”.
In questo caso non sarà obbligatorio definire nome utente e password.
Pulsante Verifica Account:
Il tasto “Verifica Account” permette di effettuare un test di connessione. Se i parametri sono corretti,
verrà visualizzato un messaggio di conferma; in caso contrario, verrà riportato il messaggio di errore
restituito dal server SMTP. Questa funzionalità è molto utile in fase di configurazione per verificare il
corretto funzionamento del servizio.
ARXivar Mailer
E' il servizio utilizzato per la spedizione e la ricezione delle mail. Questo servizio viene normalmente
installato sulla macchina dove risiede il modulo server di ARXivar ed è il responsabile della connessione
fisica ai server di posta SMTP e POP3 remoti. ARXivar Mailer interroga i server di posta remoti ad
intervalli regolari., la cui durata viene impostata attraverso i campi "Scarica Email ogni". “Scarica Email
ogni ... minuti” e “Invia Email ogni ... minuti”.
Scarica Email ogni
In questo campo dovrete definire ogni quanti minuti il servizio dovrà verificare sui server di posta sono
presenti dei messaggi da scaricare per gli utenti di ARXivar. Nell’esempio il servizio ARXivar Mailer
effettuerà una connessione ai server di posta remoti per scaricare la posta ogni 1 minuto. Se l’intervallo
in minuti non è impostato verrà utilizzato un intervallo di default di 10 minuti. Se non è necessario
avere un controllocontinuo sulle mail in entrata è consigliabile impostare una frequenza di 15-20 minuti.
Invia Email ogni
Questo parametro imposta la frequenza di invio mail.
Abilita Log transazioni
Questa casella di controllo se selezionata crea ed aggiorna un file di log contenete le informazioni sulle
attività svolte dal servizio, anomalie comprese. Si consiglia di attivare questa funzionalità solamente
durante le prime fasi di configurazione del servizio.
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Esegui Workflow su mail ricevute
Questa casella di controllo se selezionata forza il controllo su eventuali processi di workflow scatenati alla
ricezione di posta tramite POP3, oppure dalla archiviazione di messaggi di posta "eml" tramite cartelle
monitorate (si veda argomento successivo).
Si consiglia di attivare questa funzionalità solo in presenza di processi di Workflow aventi tali
caratteristiche.
Impostazioni e monitoraggio cartelle
fig. 3, Impostazioni monitoraggio cartelle per messaggi di posta eml
Il frame di figura 3 consente di configurare tutti i parametri necessari per il monitoraggio di cartelle,
appositamente pensate per l'archiviazione di mail. E' possibile alimentare le cartelle tramite un modulo
aggiuntivo di ARXivar chiamato "Exchange Connector", con un qualsiasi altro strumento o salvando
manualmente le mail dal vostro client di posta che salvi i le mail con estensione .eml
Abilita Monitoraggio cartelle per archiviazione EML
Selezionare la casella di controllo "Abilita monitoraggio cartelle per archiviazione files EML" per attivare
il servizio, se non attivata i file in essa inseriti non saranno processati.
Controlla cartelle ogni [...] secondi
Inserire in secondi la frequenza di controllo sulle cartelle da monitorare.
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154
Guida di ARXivar
Tramite questo pulsante è possibile creare una nuova cartella dove salvare i vostri messaggi con
estensione .eml, il servizio manterrà monitorate le cartelle qui definite e provvederà all'archiviazione
automatica delle stesse.
Al termine dell' importazione.
Tramite quanto selezionato in 'Al termine dell' importazione' sarà possibile eliminare il file .eml a fine
importazione, oppure anziché eliminare il file è possibile aggiungere un estensione. Nell'esempio di figura
3 sarà aggiunta l'estensione .done al posto di .eml ed i file resteranno nella cartella monitorata.
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3.4.8.1
Impostazioni di posta elettronica
Configurazione del Servizio Mailer - impostazioni Posta elettronica
Premessa
ARXivar tramite una serie di componenti software quali: Plug-in per Microsoft Office Outlook (versioni
XP,2000,2003 o2007), Servizio Mailer attivabile o direttamente da ARXivar C lient (nb: alcuni di questi
componenti sono attivabili dietro apposita licenza), è in grado di archiviare automaticamente le vostre
Mail.
Profilazione archiviazione posta elettronica.
E' possibile archiviare automaticamente la posta elettronica, sia in entrata che in uscita.
In caso di archiviazione automatica, l'assegnazione della classe documentale e dello stato è gestito in
modo completamente parametrizzato. E' possibile stabilire i parametri per la selezione di classe e stato
documento al momento dell'archiviazione di una mail da diversi punti e per differenti livelli di
assegnazione.
E possibile stabilire i parametri per l'archiviazione di Mail in ARXivar Server - Posta elettronica Impostazioni posta elettronica (figura 1), i parametri qui inseriti saranno letti ed utilizzati dalla
procedura nel caso non siano già configurati lato utente in ARXivar server (quando incontrerete in
altri punti della guida "Lato utente da ARXivar server" ci si riferisce a quanto qui esposto)
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Servizi
155
fig. 1, Parametri di configurazione per archiviazione automatica della posta elettronica (entrata e
uscita)
Default posta in ingresso
In questa scheda vi basterà definire la classe documentale e stato del documento da assegnare alle mail
in entrata.
Default posta in uscita
In questa scheda vi basterà definire la classe documentale e stato del documento da assegnare alle mail
in uscita.
Impostazioni
Attiva riservatezze utente per gli allegati di posta elettronica
Se selezionato agli allegati di posta elettronica saranno applicate le regole di riservatezza utente.
Ignora X-Uidl nel calcolo dell'Hash del messaggio
Se selezionato esclude il valore dell'Header X-UIDL dal calcolo dell'Hash.
Nel caso la configurazione di un'account di posta stabilisca di mantenere una copia dei propri messaggi
sul server, i vari processi che si occupano di scaricare i messaggi, dovranno essere in grado di stabilire
se un messaggio è già stato scaricato oppure no, semplicemente per evitare di scaricare più volte lo
stesso messaggio.
Gli algoritmi di controllo di questo tipo, si basano su gli header del messaggio e sul calcolo del valore
hash del messaggio stesso. Gli header di un messaggio sono convenzionalmente identificati tramite nomi
di campi che ne indicano il contenuto stesso, come gli intuibili "From:,To: e Date:" alcuni nomi di
Header, sono in comune per tutti i client di posta. Altri hanno una X seguita da trattino (X-), quello che
segue dopo il trattino varia da client a client, sarà compito del client di posta attribuire il giusto significato
al nome completo di Header, Microsoft Office Outlook utilizza X-UIDL (che sta per User ID Locator).
Utilizza il viewer Eml di ARXivar
Se selezionato consente di visualizzare le mail .eml tramite il visualizzatore interno di ARXivar senza
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156
Guida di ARXivar
utilizzare programmi esterni.
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Parte
IV
158
Guida di ARXivar
4
ARXivar Plug-in manager
4.1
Installazione
Installazione di ARXivar Plug-in Manager.
Premessa:
Questa parte della guida è dedicata alle modalità operative per l'installazione del modulo aggiuntivo
chiamato "Plug-in Manager". Plug-in Manager consente di configurare dei moduli aggiuntivi alla suite
ARXivar.
Prerequisiti:
L'utilizzo di ARXivar Plug-in Manager richiede
· ARXivar Server/C lient
- Solo per Plug-in aventi interazioni dirette verso componenti di ARXivar C lient o ARXivar Server
(esempio: Importazione di Utenti / Gruppi).
· Microsoft Framework 3.5 (obbligatorio per tutti i Plug-in).
Il pacchetto di Installazione:
Il pacchetto di installazione del Plug-in Manager è scaricabile dal sito di ARXivar www.ARXivar.it
(sezione Download - Software - Tools), il download richiede la registrazione al sito e la relativa
abilitazione per i download.
Fig. 1, download del pacchetto di installazione.
Scaricato il pacchetto vi ritroverete nella cartella da voi selezionata per il download il file zip ARXPM.zip
contenente il pacchetto di installazione sotto forma di eseguibile "ARXPM.exe".
Al momento della stesura della presente guida il pacchetto di installazione prevede:
· Installazione del Plug-in Manager vero e proprio.
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ARXivar Plug-in manager
159
· Distribuzione del Plug-in per la conversione di file TIFF o file PDF in PDF/A
· Distribuzione del Plug-in per l'importazione utenti di ARXivar da tabella esterna.
· Distribuzione di DLL scritte per il Microsoft framework (versioni 3.5 e successive) che vi
consentiranno di creare in completa autonomia di ulteriori Plug-in per la suite ARXivar.
Il rilascio di nuovi Plug-in avverrà sempre previo download del pacchetto ARXPM.zip.
Installare il Plug-in Manager.
Eseguire tramite doppio click il file ARXPM.exe. Sono richieste le credenziali amministrative, in caso
contrario non sarà possibile portare a termine con successo l'installazione di ARXivar Plug-in Manager.
La procedura di installazione è un normale wizard dove vi sarà richiesto di accettare il contratto di
licenza e di cliccare sui pulsanti avanti come mostrato in figura 2.
fig. 2, wizard per l'installazione di ARXivar Plug-in
manager.
dovrete necessariamente cliccare su avanti fino ad arrivare alla maschera di figura 3.
fig. 3, selezione del plug-in da installare.
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Guida di ARXivar
La maschera di figura 3 mostra i plug-in ad oggi disponibili, selezionare il plug-in di vostro interesse e
cliccare su avanti. E' comunque consigliabile selezionare tutti i plug-in in quanto questa fase si limita alla
loro distribuzione, l'utilizzo del plug-in richiede una successiva fase di configurazione qui esposta.
a fine installazione troverete nel menu programmi quanto esposto in figura 4 e 5.
fig.4, il menu per richiamare Il Plugin manager
(Windows vista e Windows 7).
A fine installazione potrete accedere alla configurazione dei plug-in precedentemente installati tramite la
voce di menu di figura 4 o figura 5 in base al sistema operativo da voi utilizzato.
fig.5, il menu per richiamare Il Plugin manager con Windows XP.
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4.2
Configurazioni in comune
Configurazione di ARXivar Plug-in Manager (configurazioni in comune a tutti i plugin).
vedere anche: C onfigurazione motore di Logging, C onfigurazione Server SMTP per invio notifiche.
Premessa:
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ARXivar Plug-in manager
La presente sezione della guida mostra le
161
operazioni da eseguire per procedere ad una corretta
configurazione ed attivazione dei Plug-in ad oggi distribuiti. Tenendo presente che la prima parte di
configurazione è comune a tutti i Plug-in compatibili con ARXivar Plug-in Manager (da ora in poi per
comodita ARXPM).
Al termine della installazione del pacchetto ARXivar PM è possibile procedere alla configurazione dei
Plug-in installati.
Configurazione di ARXivar Plug-in Manager.
Ad installazione del pacchetto ARXPM.exe terminata con successo , dal menu programmi è possibile
eseguire il programma selezionando la voce "ARXivar Plugin Manager", sarà visualizzata la maschera
di figura 1.
La maschera di figura 1, avente titolo "Importatore [1.0.0.1]" (dove [1.0.0.1] si fa riferimento alla
versione attualmente installata), è la prima videata step dello wizard che consente la configurazione dei
diversi Plug-in distribuiti.
Al momento della stesura della presente guida sono disponibili due Plug-in:
· Il primo rende possibile la conversione di file di tipo TIFF o PDF in file di tipo PDF/A.
· Mentre il secondo consente la definizione di nuovi utenti di ARXivar recuperando tutte le
informazioni necessarie da un database esterno.
Operazioni di configurazione in comune.
Qualsiasi Plug-in necessità del caricamento e relativa configurazione licenze di due componenti (per la
precisione rappresentate da due librerie DLL scritte per il framework 3.5 di Microsoft). Il primo oggetto
identificato con il nome "Readers" ed il secondo porta il nome "Writers".
Le operazioni di caricamento e registrazione licenze dei principali componenti "Reader" e "Writer" non
differenziano da Plug-in a Plug-in, le uniche differenze stanno nei nomi degli oggetti rappresentanti il
componente Reader ed il componente Writer che l'operatore dovrà selezionare prima di procedere
con le successive operazioni di configurazione.
Alcuni esempi: per configurare il Plug-in che consente la conversione di file di tipo immagini TIFF o
PDF in tipo file PDF/A sarà necessario caricare l'oggetto Reader selezionando da file system il
seguente file DLL:
%ProgramFiles%\ARXivar PM\Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Reader_FileWatcher.dll
mentre per quanto riguarda l'oggetto Writer sarà necessario caricare la seguente DLL:
%ProgramFiles%\ARXivar PM\Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Base.Writer_ConvertPdfa.dll
(%ProgramFiles%\ARXivar PM\ è il percorso predefinito e stabilito dal pacchetto di installazione, tale
percorso potrebbe differire da quanto qui esposto).
C ome già anticipato i primi step relativi alla configurazione di ARXPM (figure 1,2 e 3) non differenziano
da Plug-in a Plug-in, l'unica differenza la troverete nel nome delle dll da selezionare per gli oggetti
Reader e Writer.
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162
Guida di ARXivar
Caricamento delle DLL.
Premere
il pulsante
C aricamento
DLL
(pulsante
evidenziato
in
figura
1),
il
wizard
passerà
automaticamente alla pagina di figura 2.
fig.1, Maschera principale del wizard per la configurazione
dei plug-in di ARXivar.
Dalla seconda pagina del wizard di configurazione (figura 2 sezione 1) cliccare sul pulsante
evidenziato dal cerchio rosso (sezione 2 di figura 2). La pressione di questo pulsante vi consentirà di
sfogliare il vostro file system (figura 2 sezione 3).
L'operazione per la selezione delle DLL relative al Plug-in che intendete utilizzare va ripetuta due volte, la
prima per il componente Reader, la seconda per il componente Writer.
Per le DLL da selezionare si veda l'elenco qui esposto.
La selezione dei componenti, per valore predefinito punta al seguente percorso %ProgramFiles%
\ARXivar PM (dove %ProgramFiles%, percorso definito dall'utente durante la fase di installazione di
ARXPM), nel caso il click su
non dovesse posizionarvi nel percorso predefinito dovrete posizionarvi
nella cartella di installazione di ARXPM, dove vi troverete una serie di file avente come prefisso
Abletech.Services... ... ... .DLL
La selezione di una DLL errata sarà seguita da un messaggio di avviso, mentre la selezione di una DLL
valida sarà seguita dalla visualizzazione della maschera di figura 3, dove sarà possibile inserire la
licenza. C ome spiegato nel paragrafo "C aricamento licenze", ogni singolo componente richiede un
apposito codice,
Riepilogo dei pulsanti per la gestione dei componenti Reader e Writer.
Torna alla pagina precedente del ARXivar Plug-in Manager.
caricamento dei componenti (Reader e Writer).
Avvia la procedura per il
Elimina il componente selezionato dall'elenco DLL.
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163
Avvia la procedura per il caricamento delle licenze per il componente selezionato in Elenco DLL.
fig. 2, caricamento delle DLL necessarie al funzionamento del Plag-in.
Caricamento licenze.
Una volta selezionato il componente desiderato, indipendentemente che si tratti del componente
Reader o Writer (si veda elenco componenti Plug-in disponibili qui esposto), automaticamente verrà
mostrata la maschera di figura 3. Sarà sufficiente inserire il codice relativo alla licenza e la sua data di
scadenza.
Le modalità per la ricezione dei codici di licenza sono esposte nella parte bassa della maschera di figura
3.
In sintesi vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante copia, evidenziato in rosso di figura 3, il quale copiera
nella vostra clip board il codice macchina (chiamato anche codice di attivazione) che successivamente
dovrete copiare nel corpo della mail di richiesta.
La e-mail andrà inviata all'indirizzo indicato nella maschera di figura 3 (al momento della stesura di
questa guida all'indirizzo [email protected]). Si potrebbe ottenere un codice di attivazione simile al
seguente "625O-505C -503F-6149", è richiesta l'operazione di copia e incolla dello stesso semplicemente
per non confondere eventuali zeri con lettere maiuscole O, tale errore di trascrizione darebbe origine a
codici licenze non validi.
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164
Guida di ARXivar
fig. 3, Caricamento licenze.
Inserito il codice di licenza e data scadenza cliccare sul pulsante conferma, il wizard vi rimanda alla
maschera di figura 4. Questa operazione va effettuata sia per il componente Reader, sia per il
componente Writer. C omponente Reader e componente Writer, richiedono ognuno un proprio codice
di licenza.
In figura 4 sezione 1 è possibile vedere un componente Reader non ancora licenziato. I componenti,
Reader o Writer non correttamente licenziati sono facilmente riconoscibile dalla particolare icona
rappresentante un segnale di divieto, si noti la differenza tra un componente avente la licenza caricata in
modo corretto (figura 4 sezione 2).
fig. 4, componente Reader licenziato e non.
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165
E' possibile caricare la licenza anche in un secondo momento, semplicemente selezionando il
componente da licenziare
in
Elenco
DLL e
successivamente
cliccare
sul pulsante
con
l'icona
rappresentante la chiave (Figura 4 sezione 3). La pressione di tale pulsante richiama la finestra di figura
3 tramite la quale è possibile ripetere le operazioni per il caricamento della licenza.
Configurazione associazioni (operazioni in comune per tutti i Plug-in)
fig. 5, Pulsante per accedere alla pagina delle
configurazioni.
Riepilogo dei pulsanti per la gestione Configurazione associazioni (operazioni in comune
per tutti i Plug-in)
Torna alla pagina precedente del ARXivar Plug-in Manager.
Avvia la procedura per la definizione di una regola di associazione tra i componenti Reader e Writer.
La definizione di una associazione avviene tramite la maschera di figura 6. Le operazioni per la
definizione del nome di una associazione tra componente Reader e Writer è comune a tutti i plug-in
gestiti tramite ARXPM, mentre la sua successiva configurazione è specifica per singolo Plug-in.
Le differenti configurazioni per singolo plug-in sono trattate in un'apposita sezione raggiungibile tramite il
seguente Link dove troverete un elenco di tutti i plug-in al momento disponibili con le relative modalità
di configurazione.
fig.6, Definizione di una associazione tra componente Reader e Writer.
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166
Guida di ARXivar
Pulsanti per la configurazione e parametrizzazione dei componenti Reader e Writer, entrambe i
pulsanti richiamano procedure personalizzate per singola associazione componenti Reader/Writer
relativa allo specifico Plug-in, (per l'elenco completo delle differenti modalità di configurazione si veda
quanto qui esposto).
Prima di procedere con la configurazione delle regole è necessario selezionare l'associazione "Reader/
Writer" dall'elenco di figura 7, tramite
(pulsante di sinistra) ARXivar Plug-in Manager richiamera
l'apposita maschera per la definizione delle regole che saranno utilizzate/consumate dal componente
"Reader".
Tramite
(pulsante di destra) andrete a definire le regole utilizzate dal componente "Writer". C ome già
detto ogni singolo plug-in richiede una definizione
regole
per
i componenti Reader
e
Writer
personalizzata in base alle operazioni eseguite dal plug-in stesso.
Per esempio un Plug-in che si occupa di convertire dei documenti da un formato ad un altro potrebbe
richiedere:
· La cartella dove recuperare i documenti da convertire.
· La cartella dove salvare i documenti convertiti nel formato previsto.
· Definire una cartella dove il plug-in andrà a depositare i documenti che non è riuscito a convertire.
Oppure, un secondo esempio potrebbe essere relativo ad una configurazione per un
Plug-in che si
occupi di eseguire una modifica di massa di profili documentali su documenti appartenenti ad una
specifica classe documentale.
· Richiedere la classe documentale di partenza.
· Richiedere quali campi di profilo saranno sottoposti a modifica.
· Stabilire i nuovi valori da assegnare ai campi di profilo sottoposti a modifica.
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fig.7, elecno delle associazioni componente Reader e Writer.
Attualmente i Plug-in disponibili sono: Il plug-in per la conversione di documenti di tipo PDF e TIF in
Pdf-a e il Plug-in per l'import da una fonte dati esterna di utenti e gruppi nel database di ARXivar.
Le modalità per la configurazione delle regole per specifico plug-in sono qui disponibili: Pdf-a C onverter
e Database User-Group Import.
Elimina la configurazione selezionata dall'elenco delle configurazioni di figura 7.
Questo pulsante esegue il processo selezionato. L'esecuzione è priva di interazione con l'utente,
l'unica informazione disponibile è data dai file di log o dallo stato della colonna stato visibile nella finestra
di figura 7 dove viene riportata la dicitura "Elaborazione in corso" quando il relativo plug-in è stato
mandato in esecuzione dall'utente.
Utilizzare questo pulsante per la creazione del comando da utilizzare nelle configurazioni di
schedulazione dei processi.
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168
Guida di ARXivar
fig.8, creazione del comando per l'esecuzione btach del plug-in.
Tramite il pulsante evidenziato in figura 8 è possibile copiare nella clip board il comando da utilizzare per
l'esecuzione in modalità background del plug-in selezionato. Si ricorda che la selezione del plug-in
avviene sempre dall'elenco delle associazioni mostrato sopra in figura 7.
E' inoltre possibile eseguire il plug-in tramite una o più pianificazioni di Windows utilizzando il comando
generato tramite il pulsante
.
Tramite questo pulsante è possibile visualizzare i Log dei processi, consente la visualizzare log
relativi a processi in corso o già terminati. Durante la visone dei log si tenga presente che gli eventi in
essi tracciati vengono esposti in ordine decrescente.
Il contenuto dei log è configurabile secondo quanto esposto nel successivo paragrafo "Configurazione
e gestione del logging"
Configurazione e gestione del Logging (operazioni in comune per tutti i Plug-in)
Tramite questo pulsante è possibile parametrizzare le scritture dei file di Log, configurandone
comportamento e modalità di
logging, si veda figura 8. E' possibile sfogliare i file di log tramite un
apposito pulsante il quale utilizzo sarà mostrato più avanti in questa sezione della guida.
La configurazione per la gestione dei log visibile in figura 9 è suddivisa su tre livelli ed ha valore
indipendentemente dal plug-in utilizzato (ha effetto su tutti i plug-in gestiti da AR XP M):
Inserisci una riga di Log quando: Questa sezione consente di stabilire quanto il motore di logging
dovrà aggiornare il log in questione. E' possibile aggiornare il file di log al verificarsi degli eventi qui
selezionati quali:
· Inizia un importazione: questo evento sarà generato solo da operazioni eseguite tramite il
componente Reader, un esempio valido potrebbe essere riferito al plug-in pdf-a converter, per
la precisione
quando il suo componente Reader inizia ad importare i file (TIF o PDF) che
successivamente saranno convertiti in pdf-a.
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169
· Ad ogni evento di Input: al verificarsi di qualsiasi evento di input, tornando all'esempio del pdfa converter quando il componente Reader incontra un nuovo file da processare.
· Al termine del processo di lettura: in questo caso quando il componente Reader termina i
processi di lettura e demanda il controllo al componente Writer.
Per il componente Writer varranno, se selezionate le stesse impostazioni di logging, in questo caso su
eventi di output quali: Termina l'importazione che se selezionata al verificarsi dell'evento verrà
aggiunta una nuova riga di log, idem per "Ad ogni tentativo di output" che si occupa di aggiungere
una riga di log ogni qual volta viene eseguita un'operazione di output (tornando all'esempio del pdf-a
converter quando il plug-in inizia a generare il file convertito in pdf-a) e stessa cosa per il flag "Ad ogni
output completato" il motore di logging aggiungerà una nuova riga al log che traccierà l'evento di fine
output.
fig. 9, parametri per la configurazione del motore di logging.
La seconda modalità di parametrizzazione la troviamo in "Modalità di Debug" ed è relativa al livello di
tracciabilità di debug dei due componenti di plug-in Reader e Writer. Questa sezione consente di
stabilire il livello di tracciabilità log per entrambe i componenti del plug-in in questione.
E' consigliabile selezionare tutti e tre i livelli, quindi oltre il livello di Error (che per valore predefinito
troverete gia selezionato) vanno selezionati anche i livelli Information e Warning esclusivamente
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170
Guida di ARXivar
durante le fasi di start up del plug-in in questione. Verificato che il tutto funziona secondo quanto previsto
i livelli Information e Warning andrebbero disattivati
· Information: traccia tutti praticamente tutte le istruzioni eseguite dai componenti, reader o writer
oppure entrambe.
· Warning: traccia esclusivamente i messaggi di avviso quali situazioni critiche o ritenute tali per i
componenti, reader o writer oppure entrambe.
· Error: traccia tutti gli errori sollevati dai componenti, reader o writer oppure entrambe.
La sezione Mail consente la configurazione per l'invio di mail all'indirizzo specificato nell'apposita casella
di testo "Indirizzo email a cui inviare le segnalazioni:" al verificarsi di particolari eventi.
La configurazione invio mail consente di stabilire quando inviare tale notifica, gli eventi previsti e
selezionabili sono:
· Al termine di ogni l'elaborazione: come dice l'etichetta della casella di controllo verrà inviata
una e-mail al termine di ogni elaborazione.
· Al termine ogni elaborazione che ha avuto messaggi di warning: al termine di
elaborazioni che abbiano sollevato degli avvisi di avvertimento.
· Al termine di una elaborazione che ha avuto dei messaggi di errore: al termine di
elaborazioni che abbiano sollevato degli errori.
Questa funzionalità torna particolarmente utile in quanto questa tipologia di elaborazioni sono prive di
interfaccia utente in quanto terminate le fasi di start up e configurazioni nella maggioranza dei casi
saranno elaborazioni lato server.
L'invio delle mail richiede la configurazione dei parametri relativi ad un server SMTP per la posta in
uscita, tale configurazione viene esposta nel successivo paragrafo "Configurazione server SMTP per
l'invio di notifiche tramite mail e file di Log".
Configurazione server SMTP per l'invio di notifiche tramite mail e file di Log.
Tornando alla maschera principale del ARXivar Plug-in Manager tramite
il pulsante mostrato dal
particolare di figura 10 è possibile accedere alla maschera mostrata in figura 11 tramite la quale sarà
possibile inserire tutti i parametri necessari per poter utilizzare in modo corretto un server SMTP,
indispensabile per poter inviare delle mail secondo quanto stabilito in "Gestione Log di associazione",
argomento trattato nel precedente paragrafo raggiungibile tramite il seguente Link.
fig.10, accesso alla configurazione SMTP e Log
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Tramite la maschera di figura 11 è possibile configurare un server SMTP indispensabile per l'invio di
notifiche tramite posta elettronica.
Inoltre dovrete indicare l'indirizzo mail da utilizzare come mittente per le e-mail che saranno inviate
tramite il server SMTP qui configurato.
Oltre l'indirizzo e-mail del mittente, dovrete indicare anche il testo da inserire nell'oggetto della e-mail,
tenendo presente che tale oggetto sarà utilizzato indipendentemente dai plug-in configurati (lo stesso
oggetto per tutti i plug-in configurabili), si consiglia quindi l'utilizzo di un testo generico che possa andare
bene indipendentemente dal plug-in configurato, un esempio di oggetto potrebbe essere: "ARXivar Plugin - Notifica fine elaborazioni...", il destinatario sarà comunque in grado di stabilire di quale plug-in si
tratta semplicemente dal corpo della mail che conterrà il file di log nel formato selezionato nella
sezione "Log" (stessa maschera di figura 11, si veda la sezione Log).
fig. 11, configurazione server SMTP e file di log.
Sezione Log
C onsente di selezionare il tipo di log da utilizzare, XML: se selezionato il log generato sarà nel formato
XML (consigliato), "Event Viewer" tramite il registro eventi di sistema, oppure è possibile definire un
registro personalizzato in questo caso sarà necessario specificarne il nome nell'apposita casella di testo "
Nome del Registro".
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Guida di ARXivar
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4.3
Elenco e configurazione Plug-in disponibili.
Configurazione di ARXivar Plug-in Manager (Elenco plug-in disponibili)
Premessa:
Questa sezione della guida è dedicata all'elenco dei Plug-in disponibili e alle relative modalità di
configurazione.
Elenco Plug-in
vai a: C ome configurare il Plug-in Write pdf-a
Nome Plug-in : Write pdf-a
Descrizione : C onversione di file di tipo TIFF o PDF in file PDF/A
Componente Reader : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Reader_FileWatcher.dll
Componente Writer : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Base.Writer_ConvertPdfa.dll
vai a: C ome configurare il Plug-in Import Utenti e gruppi
Nome Plug-in : Importazione di Utenti / Gruppi
Descrizione : Esegue importa di utenti e gruppi recuperando le informazioni necessarie da Database.
Componente Reader : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.DBReader.dll
Componente Writer : Abletech.Services.ImportExport.Blocchi.Base.UsersAndGroup.dll
Come configurare il Plug-in Write pdf-a
La configurazione del Plug-in Write pdf-a è suddivisa i quattro semplici passaggi:
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ARXivar Plug-in manager
1.Associazione tra Reader e Writer, tramite il seguente pulsante
173
potrete accedere alla apposita
maschera di figura 1, avente come titolo "Nuova associazione", sarà sufficiente assegnare un
nome alla associazione che state definendo e selezionare i relativi componenti tramite un click su
di essi.
fig.1, Associazione componenti reader writer.
La casella di controllo avente etichetta "Le operazioni di import dovranno terminare appena
la coda sarà terminata" che per valore predefinito risulta essere selezionata consente la
conclusione del programma di conversione quando nella cartella sorgente
(cartella
dove
posizionare i file da convertire in pdf-a) non conterrà più nessun documento da convertire. Se
selezionata il programma continuerà a rimanere in ascolto.
Inserito il nome della associazione, selezionati tramite un solo click entrambe i componenti Reader
e Writer ed operata la vostra scelta relativa al comportamento del plug-in a coda terminata
cliccare su crea per passare al punt 2.
2.Definito quanto sopra, vi troverete con il wizard come mostrato in figura 2, tramite i seguenti
pulsanti
potrete configurare le regole, il pulsante di sinistra configura le regole che saranno
gestite dal componente reader, mentre il pulsante di destra è possibile configurare le regole che
saranno gestite dal componente Writer, in questo caso il componente si occupa della conversione
dei file dal formato pdf oppure tiff in pdf-a.
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174
Guida di ARXivar
fig.2, Elenco delle configurazioni associazione componenti Reader e Writer.
3. Definita l'associazione dei componenti reader e Writer, cliccare sul seguente pulsante
per
accedere alla maschera di figura 3 dove dovrete definire le regole necessarie per il funzionamento
del componente Reader:
a. Assegnare un nome alla regola, esempio "Regole di lettura" oppure "Regole monitoraggio
cartella sorgente".
b. Tramite l'apposito pulsante dovrete selezionare il percorso dove il componente Reader potrà
recuperare i file di partenza e che successivamente andranno convertiti dal componente Writer.
c. La selezione della cartella cadrà su un percorso precedentemente definito. La cartella potrebbe
anche essere la stessa utilizzata per gestioni del tipo Scan-to-folder. In questo caso dovrete
considerare quanto segue: l'utente con cui gira il Plug-in converter pdf-a dovrà avere i diritti
necessari per accedere alla cartella. La conversione dovrà essere eseguita quando sicuri della
presenza dei documenti da convertire e che non vi siano scansioni in corso.
d. C liccare sul pulsante Aggiungi/Modifica regola per aggiungere la cartella selezionata, è possibile
aggiungere n cartelle di input desiderate tenendo in considerazione i relativi tempi di elaborazione
che saranno proporzionali al numero di cartelle da processare.
e. C liccare su salva per confermare il tutto.
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fig.3, regole per il componente Reader.
E' possibile eliminare dei percorsi precedentemente selezionati come mostrato in figura 3.
4. Tramite il seguente pulsante
è possibile configurare le regole che saranno utilizzate dal
componente Writer che in questo caso si occupa della conversione di file tiff o pdf in pdf-a, dove
sarà sufficiente definire la cartella dove il componente Writer dovrà depositare i documenti così
convertiti. Definire una cartella dove depositare i file non convertiti.
Dalla casella combinata "C olonna che contiene i dati (byte[]) selezionare il valore mostrato in
figura 4 (il plug-in Write pdf-a, consente la sola selezione mostrata in figura).
Dalla casella combina "C olonna che contiene il nome del file di input" selezionate il valore
desiderato, nel caso la regola di configurazione del componente Reader preveda più cartelle è
consigliabile selezionare Nome del Parametro di input.
Definiti tutti i parametri cliccare su salva.
fig.4, regole per il componente Writer.
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176
Guida di ARXivar
Tramite questo pulsante è possibile parametrizzare le scritture dei file di Log. Per maggiori
chiarimenti si veda quanto esposto in C onfigurazioni in comune.
Questo pulsante vi consente di eseguire e testare immediatamente quanto configurato, questa
operazione è comune a tutti i plug-in configurati con ARXPM, per maggiori chiarimenti si veda quanto
esposto in C onfigurazioni in comune.
Questo pulsante vi consente di eseguire quanto configurato in background, questa operazione è
comune a tutti i plug-in configurati con ARXPM, per maggiori chiarimenti si veda quanto esposto in
C onfigurazioni in comune.
Tramite questo pulsante è possibile visualizzare i log dei processi, consente la visualizzare log relativi
a processi in corso o già terminati. Durante la visone dei log si tenga presente che gli eventi in essi
tracciati vengono esposti in ordine decrescente.
Come configurare il Plug-in Import Utenti.
Pagina in costruzione
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Parte
V
178
Guida di ARXivar
5
Configurazione di ARXivar
5.1
Gestione lingue
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Configurazione di ARXivar - Gestione lingue
Premessa
C on il rilascio della versione 4.5.1 di ARXivar è stata introdotta la gestione della localizzazione, ARXivar
ora è un prodotto multilingua in grado di lavorare con tutte i linguaggi esclusi linguaggi come Greco,
C irillico, Arabo, C inese ecc....
ARXivar gestisce tre differenti linguaggi predefiniti e non modificabili dall'utente, (più avanti nel nella
seguente guida saranno esposte le differenze tra linguaggi predefiniti e linguaggi definibili dall'utente). I
linguaggi predefiniti sono: Inglese, Spagnolo ed Italiano. Al momento della stesura della seguente
guida ARXivar mette a disposizione due linguaggi tra i tre predefiniti. Già dalla prima installazione sarete
in grado di utilizzare ARXivar con i linguaggi Italiano e Inglese, interesse vi sarà sufficiente
selezionare la lingua desiderata al momento del login di entrambe i moduli principali di ARXivar,
Server e Client, (si veda figura 2). La presenza di due AT consecutivi (@@) come prefisso ad
un'etichetta mettono in evidenza la mancanza del dizionario. In mancanza del dizionario relativo al
linguaggio selezionato ARXivar utilizzerà, per valore predefinito, la lingua Italiano.
fig. 1, Selezione della lingua.
Configurazione e gestione della localizzazione in ARXivar.
La procedura è raggiungibile da ARXivar Server, selezionando le voci di menu "Configurazione" - "
Gestione Lingue", apparirà quindi la maschera di figura 2. C ome già anticipato ARXivar utilizza tre
differenti linguaggi predefiniti, che in ordine sono "Inglese", "Spagnolo" e "Italiano". La lingua
predefinita, per quanto riguarda ARXivar Server e ARXivar C lient è Italiano , mentre
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Configurazione di ARXivar
179
fig. 2, Maschera per la gestione delle lingue. (ARXivar Server)
per i servizi Windows di ARXivar la lingua predefinita è Inglese.
A tale proposito va segnalato che viene garantita la corretta gestione della localizzazione solo se le
opzioni di impostazione della lingua del vostro sistema siano correttamente configurate, in caso contrario
potreste incontrare problemi con stringhe di caratteri contenenti il simbolo dell'euro ( ).
Le tre localizzazioni predefinite. (al momento della stesura della seguente guida i linguaggi
disponibili sono Inglese e Italiano)
Le tre lingue predefinite di ARXivar, "Inglese","Spagnolo" e "Italiano"
non potranno essere ne
eliminate ne modificate. E' comunque possibile esportare uno dei tre linguaggi predefiniti, adattarlo
secondo le vostre esigenze e successivamente reimportalo, rendendo cosi possibile selezionare la nuova
lingua. In figura 2 è visibile una 4 lingua cosi aggiunta.
Un dizionario personalizzato è facilmente individuabile da quelli di default da diverse proprietà.
· L'icona di una lingua personalizzata differisce da quelle di default. L'icona di un linguaggio predefinito
riporta la bandiera della nazione di origine.
· Il codice di un linguaggio di default è la sigla stessa della nazione mentre il codice di un linguaggio
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180
Guida di ARXivar
personalizzato riporta un numero progressivo gestito da ARXivar.
Significato delle colonne
Attiva:
Se riporta il valore SI sta a significare che rientra nei linguaggi selezionabili dall'utente al momento del
login.
Originale:
Se riporta il valore SI sta a significare che il dizionario utilizzato rientra tra i dizionari originali, rilasciati
con l'installazione o eventuali successivi aggiornamenti ARXivar. Una lingua originale non potrà
essere eliminata ne modificata.
Personalizzata:
Se riporta il valore NO sta a significare che non rientra tra le lingue personalizzate. La colonna "
Personalizzata" con un valore diverso da NO
indica l'avvenuta personalizzazione del relativo
dizionario associato alla lingua. La personalizzazione di un dizionario è di default è l'unica modifica
apportabile ad una lingua Originale di ARXivar.
Significato dei pulsanti maschera "Gestione lingue"
Pulsante "Nuova"
C onsente di creare una nuova lingua. Questa operazione predispone ARXivar all'utilizzo di un nuovo
dizionario, vi sarà possibile gestire il nuovo dizionario tramite i rimanenti pulsanti sotto esposti "Importa
Lingua", "Esporta Lingua" ed "Elimina Lingua".
Pulsante "Elimina"
C onsente di eliminare la lingua selezionata escluse le lingue aventi SI nella colonna "Originale".
Pulsante "Esporta Lingua"
C onsente di esportare la lingua selezionata, comprese le localizzazioni originali "Inglese","Spagnolo" e
"Italiano". L'esportazione di una lingua originale può essere un ottimo punto di partenza per la
definizione di lingue personalizzate.
Quando si esporta una lingua viene esportato il relativo dizionario. Il dizionario viene esportato in un file
di testo aventi due possibili formati: formato Csv oppure formato Lng. La struttura del file C sv rispetta
le seguenti specifiche: separatore di colonna è un punto e virgola (;), intestazioni di colonna: PROG per
la prima colonna, TYPE per la seconda e VALLANG per la terza, segue una porzione del dizionario "
Italiano" come esempio:
PROG;TYPE;VALLANG
afsdk.frmCampoProf;Caption;Campo
afsdk.frmCampoProf;CheckCodice.Caption;Codice identificatore destinatario
afsdk.frmCampoProf;CheckMitt.Caption;Codice identificatore mittente
afsdk.frmCampoProf;FrameLista.Caption;Campo Esterno
I file in formato Lng copiano la struttura dei file .Ini di Windows, segue porzione del dizionario "Italiano
" in formato Lng
[afsdk.frmCampoProf]
Caption=Field
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Configurazione di ARXivar
181
CheckCodice.Caption=recipient's ID-code
CheckMitt.Caption=sender's ID-code
FrameLista.Caption=External field
Label1.Caption=Field name:
Label2.Caption=Double-click the list field in order to select it
Label3.Caption=Field name:
Label4.Caption=Default value:
I dizionari personalizzati creati ex novo, deciso il formato, dovranno rispettare le strutture di sopra
esposte. Un file non conforme potrebbe generare errori durante l'utilizzo di ARXivar.
Pulsante "Importa Lingua"
Tramite il pulsate importa è possibile importare un nuovo dizionario.
Pulsante "Reset"
Ripristina la configurazione originale delle lingue. Eliminando dall'elenco eventuali lingue personalizzate.
Definire la lingua di default per i servizi di ARXivar:
C onsente di stabilire quale lingua, tra quelle presenti in elenco dovra essere utilizzata dai servizi
Windows di ARXivar.
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5.2
Password server
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Configurazione di ARXivar - Password server
Premessa
Le configurazioni di ARXivar vengono gestite tramite il modulo ARXivar Server, indipendentemente
dalla modalità di archiviazione utilizzata, configurazioni e impostazioni vengono memorizzate in un
apposito database, chiamato database dei dati, da non confondere con un secondo database gestito
da ARXivar chiamato database dei files o documenti utilizzato, come dice il nome, per archiviare i
documenti delle aree organizzative aventi
la modalità di salvataggio configurata su Database, per
maggiori chiarimenti si legga quanto QUI esposto.
In figura 1 sono visibili tutte le voci grazie alle quali è possibile stabilire le diverse modalità di
configurazione della vostra Installazione.
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182
Guida di ARXivar
fig 1, il menu diARXivar Server
L'accesso a queste voci va protetto da
modifiche
non
autorizzate, in
quando
un'errata
configurazione potrebbe compromettere in parte o anche tutto il funzionamento di ARXivar stesso.
La password di default fin dalla prima installazione è ARX in maiuscolo, la password di ARXivar server
è case sensitive (arx è diverso da ARX), in caso di password inserita in modo errato non riceverete
nessun avviso, semplicemente non sarà possibile accedere ad ARXivar Server in quanto vi sarà richiesto
di inserire nuovamente la password, il numero di tentativi è infinito.
Modalità di accesso.
C ome avrete notato, l'accesso al modulo ARXivar server differisce dall'accesso al modulo ARXivar
C lient. Per accedere al modulo di ARXivar C lient è necessaria l'autenticazione, nome utente e
password di ARXivar, questo non solo per motivi di sicurezza ma anche perchè in ARXivar le
informazioni legate all'utente sono di fondamentale importanza per il suo corretto funzionamento.
Lato Server (quando si parla di lato si fa riferimento al modulo ARXivar Server), l'accesso non richiede
autenticazione da parte dell'utente di ARXivar, quindi potenzialmente chiunque abbia accesso alla
macchina con l'installazione del vostro modulo ARXivar server potrebbe tranquillamente accedervi.
Protezione delle impostazioni di ARXivar tramite password.
E' possibile proteggere l'accesso alle varie procedure di configurazione di ARXivar utilizzando impostando
la password per accedervi. Questo livello di protezione è conosciuto come password server di ARXivar
Impostare la password server di ARXivar
Per impostare la password server procedere come segue:
· Aprire ARXivar server.
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183
· Selezionare la voce "Configurazione" quindi "Password Server"
· Inserire la password da voi scelta
· Inserire conferma password
· Salvare
provare a chiudere ARXivar Server, eseguire nuovamente ARXivar Server, ora per accedere dovrete
inserire la password precedentemente definita.
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5.3
Criptazione Documenti
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Configurazione di ARXivar - Criptazione dei documenti
Premessa
ARXivar, indipendentemente dalla modalità di archiviazione utilizzata al momento della archiviazione di
un documento provvede alla sua compressione, archiviando di fatto uno file ZIP.
E' possibile decidere di proteggere da password i documenti cosi compressi, apponendo una password al
file zip, in questo modo oltre che a ridurre lo spazio utilizzato dalla archiviazione dei documenti, è
possibile aggiungere un ulteriore livello di protezione per i vostri documenti. Nel caso si volesse accedere
ad un documento archiviato, senza utilizzare ARXivar ma direttamente da esplora risorse, individuato il
documento da aprire, sarà necessario essere a conoscenza di tutti i criteri di protezione applicati.
ATTENZIONE: In caso di abilitazione Proteggi zip con password" oppure "Proteggi zip con algoritmo di
crittografia a 128bit" sarà necessario chiudere e riavviare tutti gli ARXivar Client, in questo modo
verranno applicate le nuove modalità di protezione. Se ARXivar C lient non viene riavviato eventuali
archiviazioni non potranno applicare le nuove impostazioni di protezione.
TODO
Livello di criptazione
La gestione criptazione dei documenti è raggiungibile tramite il modulo di ARXivar Server, tramite le
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184
Guida di ARXivar
coordinate di menu: Configurazioni - Criteri di criptazione. Selezionando la voce di menu "Criteri
di criptazione" viene visualizzata la finestra di figura 1.
fig. 1, impostazione criteri di protezione dei documenti.
Gestione password.
C on questo pulsante sarà possibile, tramite apposita finestra (figura 2) inserire la password da
applicare ai file Zip dei documenti.
La presenza di asterischi nella casella di testo "Inserisci password", della finestra "Password
documenti" sta a significare che è già stata precedentemente inserita una password.
Per inserire una nuova password non è necessario essere a conoscenza dell'ultima password utilizzata,
ma vi sarà sufficiente inserirne una nuova e ridigitarla nell'apposito campo Conferma password.
Premere quindi il pulsante sul pulsante "OK" per salvare la nuova password. La presenza di una
password non significa che questa venga utilizzata per proteggere i file zip dei vostri documenti. Per
proteggere i file zip dovrete selezionare la modalita di protezione tramite:
Proteggi zip con password
Tramite questa opzione a scelta obbligatoria è possibile stabilire se applicare il criterio di protezione
tramite password.
Se selezionata "Attiva protezione con password" e non risulti archiviata nessuna precedente
password, automaticamente sarà visualizzata la finestra di figura 2, dove vi sarà possibile definire la
nuova password da utilizzare.
A questo punto potrete salvare le impostazioni cosi inserite.
Importante: Questa configurazione non è retroattiva, ciò significa che gli zip contenenti tutti i
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185
documenti precedentemente archiviati non saranno protetti da password. La protezione tramite password
viene applicata a partire dalle archiviazioni successive.
Proteggi zip con algoritmo di Cryptazione a 128 bit.
Tramite la selezione di questa opzione a scelta obbligatoria si utilizza un livello di C riptazione a 128Bit,
in questo modo il motore di ARXivar provvederà a criptare il contenuto del documento. Tale funzionalità
richiede la definizione obbligatoria della password (si veda quanto sopra esposto), la password
inserita viene utilizzata come chiave privata per la criptazione a 128bit del documento. Questo
garantisce una protezione del documento contro eventuali tools di password recovery, potenzialmente
validi per poter recuperare la password applicata ad un file Zip e quindi accedere al contenuto di file zip
protetti di sola password.
Mentre, applicando una protezione con algoritmo di criptazione a 128 bit sarà possibile estrarre un
documento dallo zip, ma non essendo in possesso della chiave privata di decriptazione diventerà
praticamente impossibile leggere il contenuto del documento estratto.
fig. 2, Gestione password dei documenti.
Alcuni consigli:
Nel caso si opti per un livello di protezione tramite utilizzo di sola password sullo zip, si consiglia l'utilizzo
di password complesse, composte da caratteri che prevedano maiuscole e minuscole, simboli e cifre. E'
bene che tali password non siano di lunghezza inferiore ai 16 Byte.
La lunghezza della password non diventa di fondamentale importanza se utilizzata come chiave
privata per il calcolo dell'algoritmo di criptazione a 128bit (seconda opzione di protezione, in questo
caso non è possibile accedere a tale chiave perchè non viene memorizzata nello zip).
A tale proposito si ricorda che il livello di protezione del documento non impedisce l'accesso allo zip.
Eventuali "malintenzionati" potranno si estrarre il contenuto di tali zip ma non essendo in possesso
della chiave privata non potranno decriptare il contenuto dei documenti.
ARXivar consente di modificare la password ogni qual volta lo riteniate opportuno, questo perchè il
motore di ARXivar è in grado di accedere a qualsiasi documento utilizzando la password corretta. Il tutto
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Guida di ARXivar
è reso possibile grazie il salvataggio della stessa in un'apposito campo nascosto del profilo documentale.
E' importante che:
Nel caso decidiate di applicare un sistema di scadenza password, qualsiasi esso sia e bene conservare in
posto sicuro tutte le password utilizzate, annotandone "Password" e "data validità della stessa".
Quanto sopra vi consentirà di poter accedere ad un file zip contenente un documento precedentemente
archiviato con ARXivar, il tutto senza necessariamente dover utilizzare ARXivar Client.
E' possibile recuperare il periodo di archiviazione e quindi al relativo periodo di validità password tramite
la data di modifica dello zip in questione.
Al momento della stesura della stesura della presente guida, la gestione delle password di protezione
documento non prevede nessun automatismo di scadenza/rinnovo, il tutto va manualmente gestito
dall'amministratore.
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5.4
AOO (Aree organizzative)
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Configurazione di ARXivar - AOO (Aree organizzative omogenee)
Premessa
Questa capitolo vi introduce agli argomenti riguardanti la configurazione di ARXivar,
leggere con
attenzione questi capitoli della guida vi sarà d'aiuto ad una corretta configurazione del prodotto ARXivar.
ARXivar già dalla prima installazione senza particolari interventi di configurazione risulta essere
funzionante. E' possibile gestire i vostri documenti tramite un solo utente, l'utente Admin, che viene
automaticamente creato e configurato durante le fasi di installazione.Lo stesso vale per la tipologia
documentale "Generico - C orrispondenza generica" e per l' area organizzativa omogenea da voi
configurata durante la fase di creazione del vostro primo database di ARXivar.
Ovviamente quanto sopra non può bastare, quindi solo un'attenta configurazione vi consentirà di
sfruttare al meglio tutte le potenzialità di ARXivar. Grazie alle diverse modalità di configurazione del
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Configurazione di ARXivar
187
prodotto vi accorgerete come sia possibile riuscire a coprire le più svariate esigenze legate alle più
differenti realtà di interesse di una qualsiasi Area Organizzativa Omogenea.
Identificazione di Aree Organizzative Omogenee
Il concetto di identificazione delle AOO è stato introdotto dal DPR 428, abrogato e sostituito dal
DPR 445/2000.
Un' area organizzativa omogenea è all'atto pratico un'insime di unità organizzative (UO) afferenti
a una medesima organizzazione. La AOO per considerarsi tale deve usufruire di un medesimo
sistema di gestione interna dei flussi documentali.
Molto probabilmente si constaterà che queste Aree (uffici, reparti ecc..) coincidono con "luoghi"
ove effettuano la creazione, registrazione e manipolazione di documenti. Questa è una, se non la
primaria causa del rallentamento del flusso documentale,
cioè delle informazioni e la
generazione di dati ridondanti, esempio l'apertura di fascicoli già esistenti, versioni differenti dello
stesso documento e cosi via discorrendo. Quindi per fare in modo che queste Aree possano
essere promosse ad AOO si va a sostituire quanto sopra con l'utilizzo di strumenti informatizzati
che centralizzino il flusso delle informazioni sotto tutte le loro forme.
Livelli di protezione ed accesso ai parametri di configurazione
Le configurazioni di ARXivar andrebbero eseguite da personale esperto. E' sconsigliabile che un
numero limitato di persone sia in grado di accedervi, questo perchè solo una corretta ed attenta
configurazione del prodotto ne garantisce stabilità e affidabilità alle moltecipli funzionalità di
ARXivar. Non sempre è possibile guidare l'utente ad una corretta configurazione del prodotto...
porre regole troppo rigide limiterebbe la flessibilità del prodotto, limitandolo in usabilità.
E' Possibile limitare l'accesso al modulo Server di ARXivar impostando una password tramite
un'apposita procedura richiamabile tramite le coordinate di menu, ARXivar Server - Management
- C onfigurazione - Password Server. La password non ha scadenza, per togliere la protezione vi
sarà sufficiente accedervi ed cancellare quanto inserito in "Inserisci password"
fig. 1, password per accedere al modulo server
di figura 1. E' consigliabile togliere la password di accesso al modulo server di ARXivar solo se il
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188
Guida di ARXivar
livello protezione di accesso alla macchina Windows è alto.
L'accesso di più persone alla configurazione del prodotto, anche se esperte, potrebbe generare
delle problematiche di difficile individuazione. In impianti ARXivar già da tempo avviati, una
qualsiasi modifica andrebbe prima attentamente valutata, al contrario durante le prime fasi è
consigliabile, magari lavorando con database di prova, testare le diverse configurazioni fino a
trovare la soluzione ottimale.
Gestione e configurazione AOO
In ARXivar C reare e gestire un'AOO è estremamente semplice. Per iniziare eseguire ARXivar Server,
quindi dal menu Management selezionare la voce Aree Organizzative, successivamente con un
doppio click sulla voce del menu di destra "Elenco delle Aree Organizzative" avrete accesso
all'elenco delle AOO configurate.
Per impostazione predefinita, durante le fasi di installazione di ARXivar Server, viene creata la AOO di
partenza che sarà dunque visibile e selezionabile, modificabile ma non va eliminata per nessun motivo.
Creare una nova AOO
Dalla finestra Elenco Aree Organizzative di figura 3 è tramite questo pulsante
è possibile creare
una nuova AOO tramite la finestra di figura 4.
Quando si procede alla creazione di una nuova AOO è consigliabile utilizzare un codice parlante (esempio
02.UO2 di figura 3), questo per renderne più semplice la ricerca.
La selezione di una Area Organizzativa Omogenea generalmente avviene tramite casella combinata
(C omboBox), utilizzare una codifica parlante come potrebbe essere il codice della AOO Unità Operativa
Demo 2 di figura 2, in questo modo l'utente sarà in grado di distinguere a colpo d'occhio l'AOO.
Diverse indicizzazioni del database di ARXivar hanno in chiave il codice AOO, una corretta codifica
potrebbe anche aumentare le prestazioni del vostro database.
Modificare i dati di una AOO
Tramite questo pulsante è possibile modificare l'AOO selezionata dall'elenco. E' possibile entrare in
modifica dell'AOO selezionata anche tramite un doppio click.
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fig.2, Elenco AOO (Aree Organizzitive Omogenee)
Come eliminare una Area Organizzativa Omogenea AOO
Tramite questo pulsante potrete eliminare la AOO selezionata, la cancellazione di una AOO è resa
possibile solo se non esistono più oggetti relazionati alla medesima.
L' Area Organizzativa Omogenea di default non va per nessun motivo eliminata!!!
anche se non possiede nessun elemento figlio come una Classe documentale,
Utente, Gruppo, Documento ecc..
Come duplicare copiare un Area Organizzativa Omogenea
Tramite questo pulsante è possibile duplicare una Area Organizzativa in una nuova. La procedura
di copia duplicherà i dati della AOO di partenza e cioè la AOO selezionata al momento della click sul
pulsante copia. Vi saranno richiesti il nuovo codice e la nuova descrizione da associare alla AOO di
destinazione.
Nella finestra Area Organizzativa Omogenea troviamo:
Due schede, la prima chiamata "Dati Generali" dove sarà possibile aggiornare i dati relativi all'area
organizzativa omogenea tramite i seguenti campi:
Codice identificativo:
Inserire il codice della nuova AOO. La lunghezza massima consentita è di 9byte alfanumerici come
lettere, numeri e separatori quali trattino, punto, Barra ecc.. una volta salvate le informazioni relative
alla nuova area organizzativa non è più possibile modificare il codice.
Si consiglia di utilizzare codici parlanti per renderne più facile l'identificazione in fase di profilazione o di
ricerca dei documenti.
Il campo Codice Identificativo è un campo obblogatorio.
Denominazione:
In questo campo va inserita la denominazione dell'AOO, il campo è puramente descrittivo.
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190
Guida di ARXivar
Il campo denominazione è obbligatorio, se non inserito non vi sarà possibile procedere con il salvataggio
della AOO o delle modifiche ad essa apportate.
Casella di posta:
Nel campo casella di posta è possibile inserire la vostra mail aziendale, come potrebbe essere
[email protected] oppure se l'indirizzo mail della vostra Posta Elettronica C ertificata (PEC).
Il campo casella di posta non è un campo obbligatorio, anche se non inserito vi sarà possibile salvare.
Responsabile:
Nel campo Responsabile dovrete inserire il nome e cognome del responsabile AOO.
Il campo Responsabile è un campo obbligatorio.
Data istituzione:
In questo campo dovrete indicare la data di istituzione della AOO, la data deve essere uguale o
precedente la data di sistema.
Il campo Data istituzione è un campo obbligatorio.
Data soppressione:
Inserire la data solo se la AOO è stata soppressa, questo campo non è obbligatorio, l'inserimento di una
data valida ne determina la soppressione, di conseguenza non sarà più possibile utilizzare una AOO
avente una data di soppressione.
Nella seconda scheda "Impostazioni di salvataggio" della finestra Area Organizzativa Omogenea,
raggiungibile come già esposto nel presente capitolo è possibile configurare la modalità di salvataggio
dei documenti della AOO in questione (selzionata). Oltre a quanto troverete esposto in
modalità di
salvataggio è consigliabile vedere anche quanto esposto sull'utility SetPath.
Identificativo Organizzazione
Nella
stessa
finestra
"Elenco
Aree
Organizzative"
selezionando
la
scheda
"Identificativo
Organizzazione" (si veda particolare di figura 3) la scheda identificativo organizzazione è suddivisa in
tre differenti sezioni:"Generale", "Impersonate" e "Blocco Aoo"
fig. 3, la scheda Identificativo Organizzazione
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191
Generale
Nella sezione generale è possibile definire il codice Identificativo IDPA ed la descrizione relativa alla
vostra organizzazione.
Queste informazioni non sono obbligatorie, se inserite potrete utilizzarle nella configurazione della
stampa etichette Barcode.
Impersonate
In alcuni scenari ci si potrebbe trovare costretti a lavorare con utenti Windows non appartenenti al
gruppo Administrators...
In scenari di questo tipo, ed in special modo con Aree organizzative che archiviano su file system, gli
utenti senza diritti amministrativi non riuscirebbero a raggiungere le
condivisioni amministrative di
ARXivar, si veda AFDTShare$, qualsiasi tentativo di archiviazione o lettura documento fallirebbe.
Tramite l'Impersonate anche gli utenti senza diritti amministrativi saranno impersonati come un utente
Administrator, sarà sufficiente tramite la sezione Impersonate definire quanto segue:
in User Name: inserire il nome utente, si consiglia Administrators di dominio, oppure un utente
appartenente al gruppo Administrators..
in Password: inserire la password (Password di Administrator)
in Dominio: inserire il nome dominio
Oltre quanto sopra, grazie all'Impersonate è
possibile lavorare anche con macchine Windows fuori
dominio, vi basterà eseguire questi semplici passi:
a) C reare un nuovo utente con i diritti amministrativi per la macchina dove ARXivar archivia i
documenti (si veda AFDTShare$)
b) C reare lo stesso utente su tutte le macchine Windows fuori dominio, ovviamente solo le
macchine che dovranno accedere in lettura e scrittura sul server di archiviazione, (si veda AFDTShare$).
c) In Impersonate inserire le stesse credenziali dell'utente appena creato in questo caso vi
basterà specificarne lo User Name e password
d) In questo caso NON INSERIRE IL NOME DOMINIO nel campo Dominio.
In questo modo anche i client Windows saranno in grado di lavorare senza problemi di autenticazione
perchè saranno, grazie a questa configurazione, "Impersonati" tramite le credenziali dell'utente cosi
creato.
Blocco Aoo
La sezione Blocco Aoo è disponibile solo una casella di controllo avente la seguente etichetta:
Bloccare le aree organizzative su AOO di lavoro, se selezionata l'utente di ARXivar potrà lavorare
solo con l'AOO selezionata in fase di login. Questa opzione consente all'utente di lavorare solo su
AOO di sua competenza.
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5.5
Tipologie e classi documentali
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Configurazione di ARXivar - Tipologia documento e classe documento
Vedere anche: Generale, Automatismi, Regole univocità, Regole DLL, Profilazione semplificata
Premessa
Tipologie e relative classi documentali sono il cuore del documentale, solo da una loro un'attenta
configurazione ne conseguirà una migliore organizzazione e scalabilità del vostro documentale.
Questa parte di guida vi introduce alla gestione e definizione di tipologie e classi documentali, a fine
consultazione sarete in grado di:
· C reare delle nuove tipologie documentali e definirne le relative classi documento.
· Modifica dei parametri di configurazione delle classi documentali.
· C ancellazione delle tipologie e classi documentali.
Definizione tipologia documentale e classe documento
Per tipologia documentale si intende un raggruppamento di documenti appartenenti allo stesso tipo, per
esempio si potrebbe fare riferimento al ciclo attivo di
una qualsiasi organizzazione; i documenti
appartenenti al "Tipo - Ciclo attivo" sono Fatture di Vendita, DDT cliente, Offerte cliente ecc... i
documenti appartenenti ad una certa tipologia documentale possono essere a loro volta identificati ed
associati ad una specifica classe documentale di appartenenza.
In ARXivar è possibile gestire un numero illimitato di classi documentali per le più disparate tipologie
documentali rendendo cosi ARXivar adattabile a qualsiasi realtà di interesse. Ad esempio, si possono
definire come tipi di documento Vendite le fatture cliente, i documenti di trasporto, le note di credito. Per
il tipo documenti "Qualità" i manuali tecnici, istruzioni operative, Schede di lavoro, Fattibilità ecc… ciascun
documento apparterrà a una sola classe documentale figlia di una tipologia documentale ben definita...
Le tipologie vengono definite in base alle abitudini e alle particolari esigenze aziendali. Potrete definire le
vostre classi documentali rispettando le consuetudini lavorative degli utenti, o introdurre di nuove o
ancora utilizzare configurazioni miste.
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193
In ARXivar è possibile distribuire le tipologie documentali su una struttura gerarchica a tre livelli (radice/
i, Ramo/i, Foglia/e).
Una struttura a tre livelli risulta essere il compromesso migliore, in alcune configurazioni sono risultati
sufficienti anche solo due, un quarto livello è sempre risultato di troppo.
Qualche esempio
Fare riferimento a quanto esposto in figura 1, dove è visibile una struttura esplicativa con alcune
tipologie di documento già caricate.
C on l'esempio di figura uno, ARXivar sarà in grado di gestire l'archiviazione di documenti generati
dalla corrispondenza ordinaria sia in entrata che in uscita, documentazione generata dalla posta
elettronica (e-mail) in entrata e in uscita.
Mentre per quanto riguarda l'amministrazione, tramite [AMM] - AMMINISTRAZIONE, saremo in
grado di archiviare e gestire documenti del tipo: Fatture di vendita, documenti di trasporto
cliente, offerte clienti. Il ciclo passivo è separato dal precedente ciclo attivo grazie al ramo [C PASSIVO] , tramite i suoi sotto livelli (figli) ARXivar sarà in grado di archiviare e gestire tipi
documento quali fatture di acquisto e i DDT fornitori.
Per una corretta e flessibile gestione dei vostri
documenti una attenta analisi e pianificazione
diventa di impagabile e fondamentale importanza... prima di iniziare con la configurazione delle
vostre classi documentali e bene impadronirsi di alcuni concetti fondamentali quali:
a) - ARXivar per la gestione delle tipologie documentali utilizza una struttura ad albero con un
massimo di tre livelli Livello I, Livello II e Livello III (RADIC E - RAMO - FOGLIA ), segue un
esempio :
Radice [GENERIC O] - C ORRISPONDENZA GENERIC A
Rami sono: [PO] - ORDINARIA per la posta ordinaria e [PE] - ELETTRONIC A per la
posta elettronica.
Foglie del Ramo [PO] - ORDINARIA
sono [PO-IN] ordinaria in entrata e
[PO-US] ordinaria in uscita.
Foglie del Ramo [PE] - ELETTRONIC A sono [PE-IN] elettronica in entrata e
[PE-US] elettronica in uscita.
b) - E' pressoche possibile definire un numero illimitato di Radici (1° livello), un numero
illimitato di di Rami (2° livello) e un numero illimitato di foglie (3° livello).
c) - E' possibile archiviare un documento solo associandolo al livello più alto (foglia) della
tipologia documentale di appartenenza.
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194
Guida di ARXivar
d) - C iascuna tipologia di documenti può essere configurata su uno, due o tre livelli gerarchici a
seconda delle necessità, quindi in ARXivar è possibile definire strutture miste, segue esempio:
Radice è [GENERIC O] - C ORRISPONDENZA GENERIC A
per la corrispondenza generica archivia i documenti con le classi documentali definite
a livello II.
Foglia [PO-IN] ordinaria in entrata
Foglia [PO-US] ordinaria in entrata
Foglia [PE-IN] ordinaria in entrata
Foglia [PE-US] ordinaria in uscita
Radice [AMM] - AMMINISTRAZIONE
I documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo saranno archiviati con quanto definito
a livello II
Foglia [FAT-VEN] Fatture di vendita
Foglia [FAT-AC Q] Fatture Acquisto
Foglia [DDT-C ] DDT C lienti
Foglia [DDT-F] DDT Fornitori
Radice [MDLG] - Modulistica generica interna.
I documenti relativi alla modulistica interna saranno archiviati con quanto definito a
livello I.
E' consigliabile utilizzare i tre livelli messi a disposizione (radice, ramo, foglie). Una struttura a tre
livelli ne consegue una maggiore scalabilità.
La definizione di un Tipo comporta numerosi vantaggi, quali la possibilità di consultare tutti i documenti di
quella tipologia, assegnare i permessi agli utenti in base al loro tipo di attività (ad esempio abilitare solo i
tecnici alla realizzazione delle specifiche di prodotto, e solo i commerciali alla creazione di offerte al
cliente).
C onfigurare una tipologia di documenti significa associarli ad una classe documentale valorizzando le
proprietà della stessa tramite l'apposita maschera di figura 3
Creare una classe documentale
Dal menu principale di ARXivar Server, selezionare dal pannello di sinistra la voce Classi Documenti,
nel pannello di destra (figura 1) vi apparirà una struttura ad albero riportante le classi documentali fino
a quel momento definite.
Per default ARXivar crea una tipologia documentale, quindi al vostro primo accesso troverete solamente
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Configurazione di ARXivar
195
la voce [GENERIC O] - C ORRISPONDENZA GENERIC A.
fig.1, Elenco classi documentali.
Tramite questo pulsante potrete aggiungere un nuovo tipo di documento. E' possibile aggiungere
un nuovo tipo documento pervio selezione di un elemento padre.
fig. 2, aggiunta di un nuovo tipo documentale
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Guida di ARXivar
Significato campi della maschera tipo Nuovo tipo documento.
In questa sezione verrà esposto il significato dei campi per la creazione di un nuovo tipo documento
Elemento di:
Riporta la descrizione del livello padre di provenienza.
Codice:
Inserire il codice per il tipo documento, sono previsti un massimo di 9 caratteri ed è un campo
obbligatorio.
Descrizione:
Inserire la descrizione del tipo documento, sono previsti un massimo di 255 caratteri ed è un campo
obbligatorio.
Stato:
E' riferito allo stato del documento, (attivo / sospeso) ed indica la sua validità o meno. Lo stato sospeso
su una tipologia documentale ne impedisce l'archiviazione ma non la visualizzazione di documenti
precedentemente archiviati.
Durante la creazione di una nova tipologia documentale, questa proprietà non ha nessun valore
operativo, se non quello di modificarne l'icona ad essa associata da poter utilizzare a mo di promemoria,
al contrario assume un valore operativo quando al nuovo tipo documento saranno definite le proprietà
della classe documentale di appartenenza.
Stato documento:
E' Possibile definire un valore di default per lo stato del documento durante le fasi di archiviazione.
Origine:
E Possibile definire un valore di default per l'origine del documento durante le fasi di archiviazione.
Controlli classe Padre:
In questa sezione vengono visualizzati dei messaggi relativi ad eventuali controlli aggiuntivi ereditati
dalla classe padre.
Eliminare una classe documentale
Tramite questo pulsante è possibile cancellare un elemento relativo ad un tipo o una classe
documentale. La cancellazione è consentita a condizione che l'elemento selezionato per la cancellazione
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197
non sia padre di una classe documentale.
Se l'elemento selezionato fa riferimento ad una classe documentale non saranno consentite eliminazioni
su classi movimentate.
Definizione e modifica parametri di configurazione della classe documentale
Per accedere alla finestra di figura 3 esistono due differenti modi, tramite l'apposito pulsante
oppure tramite doppio click sull'elemento desiderato. Tramite la maschera Modifica è possibile
modificare o creare le proprietà relative alla classe documentale.
La modifica o impostazione delle proprietà di una classe documentale determina il comportamento di
ARXivar al momento della archiviazione di un documento. Anche in questo caso è di fondamentale
importanza e come detto per le tipologie documentali, solo da una un'attenta impostazione o
configurazione ne conseguirà una migliore organizzazione e scalabilità del vostro documentale.
La configurazione di una classe documentale, come visibile da figura 3, è stata suddivisa in quattro
principali gruppi di proprietà disposti in quattro differenti schede: generale, regole di univocità, regole
DLL e profilazione semplificata.
C ome detto è possibile accedere alla finestra per la modifica delle proprieta di una classe documentale
con un doppio click oppure tramite l'apposito pulsante, questo previo selezione di un elemento di
tipologia documentale. Il livello di tipologia documentale può essere di:
livello I (Radice),
di livello II (Ramo)
ed in fine (foglia) livello III
La definizione o modifica delle proprietà di una classe documentale, richiamando la finestra di figura 3,
da un elemento/livello di tipologia documentale livello padre, (sia Radice sia Ramo), fa si che le
modifiche o impostazioni vengano ereditate anche dai rimanenti livelli figlio, escluse le proprietà il cui
valore è legato ad entità soggette a regole di univocità per singolo documento come potrebbero essere i
contatori di protocollo (Protocollo automatico), Marcature (attiva Marcature), concatenamenti ad altre
tipologie documentali (libro unico del lavoro) ecc..
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fig. 3, la configurazione di una classe documentale
Vedere anche:
Generale, Automatismi, Regole univocità, Regole DLL, Profilazione semplificata
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5.5.1
Classi Documentali - Generale
Tipologie e classi documentali - Scheda (Generale)
premessa:
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199
Per utenti ARXivar provenienti da versioni precedenti la 4.5 in Gestione classi documentali è stata
introdotta una nuova scheda alla quale è stato assegnato il nome "Generale", la precedente "Generale"
è stata rinominata in "Automatismi".
La scheda avente nome "Generale" consente di configurare gli stessi parametri configurabili quando si
crea un nuovo livello di tipologia documentale, che è raggiungibile solo quando selezionato il primo livello
di una tipologia documentale, ora gli stessi parametri sono sempre disponibili anche quando vi si accede
in modifica da un livello superiore al primo, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto.
fig.1, la nuova scheda "Generale"
N.B.: La presente pagina è relativa ad una novità introdotta con il rilascio di una nuova Build relativa alla
versione ARXivar 4.5.x.
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Guida di ARXivar
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5.5.2
Classi Documentali - Automatismi
Tipologie e classi documentali - Scheda (Automatismi)
Premessa:
C on il rilascio di una Build di ARXivar successiva alla 4.5.1 sono stata introdotte delle modifiche alla
maschera relativa ai parametri di configurazione di una classe documentale, dopo tale rilascio codice e
descrizione della classe documentale sulla quale si sta lavorando non sono più disponibili, per poter
visualizzare tale informazione è ora necessario selezionare la scheda "Generale".
fig.1, particolare maschera gestione classi documenti.
Protocollo automatico
Tramite la pressione del pulsante "Cambia" alla destra della proprietà "Protocollo automatico" viene
richiamata l'apposita maschera per definire il protocollo da associare
alla
classe
documentale
selezionata.
Per tutti i documenti che saranno archiviati utilizzando la classe documentale in questione, sarà
automaticamente creato il corrispettivo numero di protocollo, il numero di protocollazione sarà riportato
nel campo Numero del profilo documento nella forma Sigla/Progressivo protocollo (esempio: FA/0001)
Attiva Marcature in esportazione PDF
Se attivata sara possibile richiamare l'apposita procedura per impostare la marcatura di un documento
durante la sua esportazione in formato PDF. La marcatura durante l'esportazione in formato PDF è
basata su un sistema zonale.
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201
L'utente avrà a disposizione 5 diverse zone del documento sul quale posizionare la marcatura. La marca
definibile consiste in una stringa di caratteri di tipo alfanumerico della quale sara possibile definire: font
del carattere, la sua dimensione, la sua direzione (orizzontale o verticale), il colore del font. La
marcatura potra essere un valore statico oppure letto da uno dei campi di profilo.
La marcatura sarà posta a tutti i documenti archiviati con la classe documentale in questione ma solo
durante la fase di esportazione in formato PDF.
E' possibile accedere alla configurazione delle proprietà della marcatura tramite l'apposito pulsante
avente etichetta "C ambia". Il comando cambia è disponibile quanto l'utente seleziona la casella di
controllo "Attiva Marcature in esportazione PDF".
Attiva inoltro automatico in Box Interna
Se attivata, ogni qualvolta venga archiviato un documento associato alla classe documentale in
questione,
gli
utenti
selezionati
tramite
l'apposito
pulsante
riceveranno
notifica
dell'avvenuta
archiviazione tramite posta interna di ARXivar .
Lista di distribuzione o Liste di distribuzione (utenti interni) : l'attivazione dell'inoltro automatico
in Box interna richiede la configurazione di liste di distribuzione. E' possibile accedere a tale
configurazione tramite l'apposito pulsante "C ambia", posto alla destra della casella di controllo "Attiva
inoltro automatico in Box Interna".
Concatenamento libro unico del lavoro
Tutti i documenti archiviati tramite classi documentali con selezionata la casella di controllo
"Concatenamento libro unico del lavoro", saranno archiviati e gestiti come stabilito dalla gestione
del libro unico del lavoro ex libri paga e matricola. Procedure e modalità operative rispettano quanto
stabilito con gli articoli 39 e 40 della legge n. 133 del 6 agosto 2008 ed in vigore il 16 febbraio 2009.
Al momento della stesura di questa guida è possibile accedere a maggiori informazioni ai seguenti link
link1, link2 e link3.
Stato
Particolare da figura 3
Tramite questa casella combina è possibile definire lo stato di una classe documentale. E' possibile
definire due differenti stati: "Attivo" e "Disattivo".
Se lo stato della classe documentale in questione è uguale ad "Attivo" la classe documentale è
disponibile sia per operazioni di archiviazione e ricerca di un documento, se il suo valore è posta a
"Disattivo" la classe documentale non sarà disponibile per operazioni di archiviazione ma solamente per
operazioni di ricerca.
Fascicolazione
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Guida di ARXivar
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 2, dove sarà possibile
definire una struttura di fascicolazione. Tutti i documenti archiviati tramite la classe documentale così
configurata saranno automaticamente inseriti all'interno del fascicolo stabilito.
A questo proposito va precisato che ARXivar non archivia fisicamente il documento all'interno del
fascicolo, ma crea un collegamento logico con esso. Questo, oltre che garantirne l'univocità di versione,
consente una comoda gestione dello stesso documento anche su più strutture di fascicolazione,
rispettando così esigenze diverse: l'ufficio qualità potrebbe utilizzare una struttura di fascicolazione
diversa da quella utilizzata dall' ufficio vendite, l'esempio classico lo si potrebbe fare su documenti
relativi a
dei resi cliente. La
gestione
fascicoli sarà
approfondita
nel capitolo
"Strumenti di
Organizzazione" alla voce Fascicoli.
fig. 2, Definizione struttura di fascicolazione
E' possibile stabilire strutture di fascicolazione a più livelli, sia statici che dinamici: dove
statico è un livello di fascicolatura definito dall'utente per esempio Pubblici\C lienti, per dinamico si intente
un livello di fascicolazione generato partendo dal valore di un campo di profilo.
Tramite questo pulsante, visibile in figura 2, è possibile richiamare tutti i campi di profilo compreso i
campi aggiuntivi (definibili dall'utente). Il livello di fascicolazione così creato è definito come fascicolo
dinamico
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5.5.3
Classi Documentali - Regole Univocità
Tipologie e classi documentali - Scheda (Regole Univocità)
Regole di univocità
Dalla finestra Modifica classe documentale di figura 3 selezionare la scheda "Regole Univocità", da
questa scheda è possibile impostare delle regole di univocità sui documenti che saranno archiviati con la
classe documentale in questione.
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203
Le regole di univocità controllano che non vengano inseriti valori doppi su campi di profilazione,
evitandone di fatto la duplicazione di chiavi di ricerca e le relative conseguenze di mancata integrita
referenziale.
Esempio di violazione regola di univocità
La regola di univocità per la classe documentale Fatture di vendita esegue il controllo sui i
seguenti tre campi di profilo
NUMERO, DATA DOCUMENTO, DESTINATARIO
Viene archiviata una fattura di vendita dove
NUMERO = 100
DATA DOC UMENTO = 22/10/2009
DESTINATARIO = Mario Rossi
se alla archiviazione precedente ne seguisse una seconda dove
NUMERO è ancora = 100
DATA DOC UMENTO è ancora= 22/10/2009
DESTINATARIO è ancora= Mario Rossi
Il controllo sulla regola di univocità risulterebbe "VERO", ARXivar avvisa l'utente tramite il
messaggio di figura 5.
Se durante l'archiviazione di un documento non venisse rispettata una regola di univocità, l'utente ne
sarebbe informato tramite il messaggio di figura 5 e procedere con tre differenti opzioni:
· "Non Gestire" in questo caso l'archiviazione procederebbe come suo solito, creando dei valori di
profilazione doppi.
· "Apri documento esistente ed annulla", con questa opzione verrebbe visualizzato il documento
archiviato durante una precedente fase di profilazione ed automaticamente annullata quella
corrente perchè considerata non valida. In questo modo non vengono creati profili doppi.
· "Gestisci in base allo stato" in questo caso se la proprietà "Revisione" dello stato documento
è attiva il documento sarà regolarmente archiviato anche in presenza di valori duplicati. Questo
perchè lo stato di un documento ("Bozza","Da Approvare","Valido","Bloccato" ecc..) grazie alla
casella di controllo "Abilita revisioni" può stabilire se un particolare documento può essere
sottoposto a revisioni oppure no.
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204
Guida di ARXivar
fig. 5, Violazione di una regola di univocità
Opzioni di profilazione in caso di non univocità
Questa sezione offre un ulteriore livello decisionale nel caso vengano sollevate eccezioni di non
univocità, nello specifico è possibile stabilire se l'utente avrà potere decisionale nel casi di NON univocità
o se l'archiviazione può avere luogo in base allo stato del documento.
· C hiedi all'utente: nel caso di non univocità sarà mostrato il messaggio di figura 5.
· Gestisci in base a Stato: l'utente non avrà potere decisionale sulla modalità di archiviazione. La
modalità di archiviazione sarà gestità in base a quanto stabilito nella proprietà "Abilita revisioni"
dello stato documentale.
Come definire le regole di univocità
Tramite questo pulsante è possibile creare le regole di univocità, la sua pressione visualizzerà un
elenco dal quale sarà possibile selezionare cosa sottoporre al controllo di univocità e cioè:
· Tutti i campi di profilo standard.
· Tutti i campi di profilo aggiuntivi.
· Tutti i campi di protocollo (solo se abilitati).
ATTENZIONE!!! Per rendere effettive le regole di univocità sarà necessario
attivarle come esposto in figura 6. La maschera di figura 6 è raggiungibile da
ARXivar Server - Profilo documentale - Impostazione Profilo documentale, Scheda
"Impostazioni"
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205
fig.6, Attivazione delle regole di univocità
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5.5.4
Classi Documentali - Regole DLL
Tipologie e classi documentali - Scheda (Regole Regole DLL)
Regole DLL
Dalla finestra Modifica classe documentale di figura 3 selezionare la scheda "Regole DLL". Da
questa scheda è possibile configurare i parametri necessari per aggiungere ulteriori regole di profilazione
definibili dall'utente per la classe documentale selezionata.
Un esempio pratico: durante le fasi di profilazione delle fatture di vendita, potreste avere l'esigenza di
controllare i valori inseriti dall'utente per verificarne la correttezza ad ogni profilazione. Oltre ai campi di
profilazione standard avete previsto anche un campo aggiuntivo specifico per inserire codice dell'agente
di vendita.
Tale codice deve rispettare delle regole di validazione; una lunghezza pari ad 8 caratteri, contenere nelle
due prime cifre un valore uguale a "01" e nelle ultime 3 un valore mai diverso da "999". ARXivar non
può implementare delle funzioni cosi specifiche relative alla validazione dei valori inseriti in campi
aggiuntivi.
Per questo motivo mette a vostra disposizione la possibilità di configurare a vostro piacimento delle
regole di validazione del dato. Questo perchè ARXivar, tramite "Regole DLL" è in grado di comunicare
DLL da voi progettate e contenenti funzioni, principalmente per la validazione dei dati inseriti, nulla vieta
di poterle utilizzare anche per altre elaborazioni come: Interrogazioni database esterni utilizzando come
parametri di ricerca i dati di profilazione, esportazione dei dati di profilazione in file C SV e tanto altro
ancora...
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206
Guida di ARXivar
ARXivar, dando la possibilità di interagire con dei componenti esterni, di fatto mette a disposizione un
potente "Extension Tool", questo perchè definita la principale DLL di integrazione nulla vieta che la
medesima possa utilizzare altri metodi, funzioni ecc... esposti da altre DLL da voi prodotte.
C osa sono le DLL?
I concetti qui espressi fanno riferimento ai sistemi operativi Microsoft Windows, tuttavia sono
equivalenti in tutti i sistemi che permettono l'uso di librerie dinamiche.
Una DLL (Dynamic Link Library, tradotto "libreria a collegamento dinamico") è a tutti gli
effetti un codice eseguibile. Windows distingue i file di codice eseguibile tramite la loro estensione
.EXE, (l'es tens ione è il s uffis s o del nome di un file preceduto da un "." punto, l'argomento è trattato, più avanti s otto il
titolo "Le es tens ioni dei file in Micros oft Windows ").
Ogni file eseguibile (EXE o DLL) dispone di un punto d'ingresso (chiamato entry point) invocato
dal sistema operativo subito dopo il caricamento, (es empio s ubito dopo il doppio click s ul file Calc.EXE).
Per una DLL il punto d'ingresso è mappato sulla funzione convenzionalmente chiamata DllMain
o startup entry point, la funzione DllMain viene invocata, oltre che al caricamento della DLL,
anche allo scaricamento e quando un processo viene creato o distrutto nel processo in cui la DLL
risiede, cioè quando un programma che referenzia e utilizza le funzionalità di una DLL viene
eseguito e poi concluso. A differenza di un file EXE, la DLL deve uscire dall'entry point non
appena ha terminato le inizializzazioni necessarie.
Quest'ultimo concetto è particolarmente importante nel caso vangano sviluppare delle DLL da
agganciare alla proprietà "Regole DLL" di una classe documentale in ARXivar.
Qualche esempio pratico
Per esempio il programma calcolatrice di Windows viene eseguito grazie la presenza del file
eseguibile C alc.EXE. E' possibile aprire la calcolatrice di Windows tramite un doppio click sulla
relativa voce di menu, inoltre è possibile aprirla o eseguirla anche tramite un doppio click sul
file C alc.EXE da esplora risorse, oppure, da start - esegui, nella casella di testo "Esegui"
inserire C alc.exe e dare invio. C on le librerie a collegamento dinamico, anche se, come detto,
sono a tutti gli effetti come dei file eseguibili, non vi sarà possibile eseguirle come è possibile
fare con un file eseguibile .EXE.
La principale differenza tra codice eseguibile (EXE) ed una libreria a collegamento dinamico
(DLL), è che il codice eseguibile in esse contenuto, viene messo a disposizione ai file eseguibili
(programmi EXE) che le referenziano, il tutto tramite dei collegamenti (link interni) da qui il
significato di Dynamic Link Library.
I file eseguibili (programmi EXE) potranno utilizzare e condividere anche con altri programmi
metodi e funzioni messe a disposizione (in gergo esposte) dalla o dalle DLL in essi
referenziate.
Per metodo si intende una sequenza di istruzioni in codice, capaci di eseguire una o più
operazioni. I metodi possono accettare dei parametri in entrata ma non possono restituire
valori in uscita. Una funzione, come un metodo esegue il codice in essa contenuto, può
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Configurazione di ARXivar
207
ricevere o non ricevere dei parametri in entrata ma a differenza di un metodo, cosa
importante, restituisce sempre almeno un valore in uscita. E' giusto dire che il risultato di una
funzione viene restituito, dalla DLL, sotto forma di valore al programma (File eseguibile
EXE) che utilizza la DLL stessa... questa particolarità, come vedrete più avanti, viene sfruttata
da quanto è possibile definire in "Regole DLL" della gestione delle classi documentali in
ARXivar Server.
Le estensioni dei file in Microsoft Windows
N.B.: Le estensioni dei file potrebbero essere nascoste. E possibile decidere di nascondere o
rendere visibili tali estensioni tramite questo semplice procedimento:
da una qualsiasi finestra di esplora risorse, dalla Barra dei Menu si selezioni la voce "
Strumenti", quindi "Opzioni cartella", dalla finestra "Opzioni C artella" selezionare la
scheda "Visualizzazione" nella struttura ad albero che appare individuare la casella di
controllo "Nascondi le estensioni per i tipi file conosciuti", se selezionata le estensioni
conosciute da vostro sistema Windows non verranno visualizzate, al contrario saranno
visualizzate, sia le estensioni già conosciute dal vostro profilo Windows, sia le estensioni non
conosciute.
Da Windows Vista in poi la classica barra dei menu, nelle finestre di esplora risorse, per valore
predefinito è nascosta, per renderla visibile cliccare su Organizza quindi su Layout
e
selezionare la voce "Barra dei Menu"
Estensioni conosciute significa che il sistema operativo sa quale programma è associato alla
particolare estensione del file in questione,
quindi saprà quale programma utilizzare per
eseguire il file selezionato.
Per esempio per i file con estensione .doc o docx, se sul vostro sistema operativo vi è
installato un Microsoft Word, Windows aprirà un'istanza di Word ed al suo interno visualizzerà
il contenuto del documento con estensione .doc o .docx. Quando Windows è in grado di
riconoscere il tipo di file dalla sua estensione sarà anche in grado di associare l'icona che ne
rappresenta il tipo di appartenenza, questa tecnica ne rende facile il riconoscimento del tipo di
file anche da parte dell'operatore.
Per mantenere la compatibilità di interfacciamento tra le vostre DLL e ARXivar, la loro progettazione
dovrà attenersi ad alcune semplici regole e prerequisiti che ora saranno qui esposti:
· Rispettare regole sia di struttura che nomenclatura dei metodi e delle funzioni (nomenclature e
strutture devono essere rispettate solo nella DLL di Integrazione)
· Le DLL di integrazione dovranno essere oggetti COM, in caso contrario vi sarà possibile portare a
termine le operazioni di configurazione ma al momento del loro non riceverete alcuna risposta,
tutti gli errori sollevati dalle vostre DLL in ARXivar saranno ignorati.
· E' possibile utilizzare tecnologie differenti da C OM implementando l'interoperabilità all'interno della
DLL di integrazione che comunque deve rimanere un oggetto C OM.
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208
Guida di ARXivar
· La DLL dovrà essere registrata tramite REGSVR32 prima del suo utilizzo. In Microsoft Visual Basic
6 se compilata rispettando le regole di compatibilità progetto vi sarà sufficiente registrare la DLL
solo la prima volta (vedere la proprietà equivalente per altri linguaggi di programmazione in grado
di generare oggetti C OM).
· La DLL dovrà contenere tante classi quante saranno le regole di validazione a voi necessarie.
Ognuna di queste classi dovrà esporre una funzione pubblica chiamata GO. Tale funzione non
dovrà avere parametri in entrata e restituire un valore booleano (Vero o Falso).
Regole e prerequisiti.
Le regole DLL permettono di aprire una comunicazione sincrona tra il front-end dei dati inseriti dal
utente, e non ancora registrati ed il vostro oggetto C OM. Il nome della DLL è libero, negli esempi
successivi faremo riferimento ad essa chiamandola DLLRules.DLL
Seguiranno ora dei frammenti di codice di esempio. Il linguaggio utilizzato è Microsoft Visual Basic 6,
nulla vi vieta di utilizzare altri linguaggi di programmazione, l'importante che l'oggetto prodotto sia un
oggetto C OM.
I componenti Obbligatori
Il vostro progetto dovrà comprendere un Modulo.bas, il suo nome e libero e non ha nessuna importanza
ai fini dell'integrazione con ARXivar. Il Modulo.bas dovrà dichiarare cinque variabili pubbliche. Nome
delle variabili, sia la loro visibilità ed il tipo dato rappresentato, deve essere come esposto in figura 7,
anche la modifica di un solo nome, pregiudicherebbe il funzionamento di Regole DLL.
'----------------------------------------------------' Nome del Modulo: ModuloExt.Bas
' Il nome del modulo può anche essere diverso
'----------------------------------------------------' In Campi scrivo:
' NomeCampoArxivar, NomeCampoUtente, ValoreCampo
' Il nome di queste variabili non può essere cambiato.
Public
Public
Public
Public
Public
Campi() As Variant
NomeCampoArx As String
NomeCampoUte As String
ValoreCampoArr As Variant
Counter As Integer
fig. 7, definzione dei campi pubblici a livello di modulo
Oltre al Modulo.bas la vostra DLL dovrà contenere almeno un modulo di classe. Al modulo di classe
potrete assegnare un nome di vostro gradimento, tenendo presente che questo nome andrà definito
nella casella di testo "Nome oggetto" di figura 10.
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Configurazione di ARXivar
209
Il modulo di classe dovra:
· Esporre 4 proprietà, nome, visibilità e tipo dato rappresentati dalle proprietà del modulo di
classe dovranno essere esattamente come esposto in sotto in figura 8.
· Esporre una funzione pubblica chiamata Go. Questa funzione non dovrà gestire parametri in
entrata ma restituire un valore booleano (vero o falso), si veda esempio nell'ultimo frammento
di codice in figura 8.
· Oltre alle proprietà e alla funzione Go, il modulo di classe dovrà esporre tutti i metodi della
seguente tabella
Nome
Parametri in
funzione
entrata
Operazione eseguita
Valore restituito
Questa funzione aggiunge uno al contatore per
Contatore
Nessuno
l'array dei campi, dovrete inserire il codice
Nessuno
esposto in figura 9
AggiungiCa
mpo
Questa funzione aggiunge i tre valori all'arry dei
Nessuno
campi, dovrete inserire il codice come esposto in Nessuno
figura 9
Questa funzione è creata esclusivamente per
poter essere richiamata da ARXivar, al suo
Go
Nessuno
interno potete implementare il codice a voi
necessario, come possibili chiamate ad altri
componenti software, l'importate è che
restituisce un valore
booleano (vero o
falso)
restituisca un valore booleano di vero o falso.
Segue figura 8, contenente tutto il codice obbligatorio che dovrete implementare nel vostro modulo di
classe. In figura 8, il codice esposto nella funzione Go è puramente esplicativo. Ad ogni singola regola
dovrà corrispondere un apposito modulo di classe avente sempre le stesse caratteristiche. in figura 9
viene esposto il codice necessario per la validazione di un ipotetico campo aggiuntivo creato per
memorizzare il codice agente, assieme ai dati di profilazione di un'ipotetica classe documentale "
Fatture di vendita"
'------------------------------------------------------------------'Module: ArxClass
'DLL di esempio per intercettare campie valori ricevuti da Arxivar
'------------------------------------------------------------------'Proprietà obbligatorie per la costruzione della DLL
Public Property Let NomeCampoArxivar(nomearx As String)
'Valore passato da Arxivar - Nome del campo di Arxivar
NomeCampoArx = nomearx
End Property
Public Property Let NomeCampoUtente(nomeutente As String)
'Valore passato da Àrxivar - Nome del campo utente
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210
Guida di ARXivar
NomeCampoUte = nomeutente
End Property
Public Property Let ValoreCanipo(Valore As String)
'Valore passato da Arxivar - Valore contenuto in Arxivar
ValoreCampoArr = Valore
End Property
Public Property Let DimensioneArray(ArrayDim As Integer)
'Proprietà per dimensionare in modo dinamico l'array CAMPI
ReDim Preserve Campi(3, ArrayDim) As Variant
End Property
'Metodi obbligatori per la costruzioni della DLL
Public Function Contatore() ' usato da ÀRXIVAR
'Questa funzione aggiunge uno al contatore per l'array dei campi
Counter = Counter + 1
End Function
Public Function Go() As Boolean 'Richiamato da ARXIVAR
'Inserire qui la routine di controllo che restituirà vero/falso
'Esempio: Controllo che in campi ci sia scritto almeno un valore
'In questa sezione, quindi l'utente potrà impostare I vari
'controlli e/o lanciare eseguibili, richiamare alter DLL etc.
Dim r As Integer
For r = 0 To UBound(Campi, 2)
If Campi(2, r) <> "" Then
Go = True
Else
MsgBox "IL CAMPO " & vbNewLine & "Campo: <" & Campi(i, r) & _
"> - Valore: <" & Campi(2, r) & _
">" & vbNewLine & "NON E' VALIDO!", vbExclamation
Go = False
Exit Function
End If
Next r
End Function
fig. 8, codice di riferimento per il modulo di classe.
Segue figura 9 contenete la parte di codice della funzione GO. Questo codice esegue il controllo di
quanto digitato in un ipotetico campo aggiuntivo denominato "Agente". Il codice Agente viene
considerato valido solo se lungo 8 caratteri dei quali i primi due di sinistra dovranno essere sempre
uguali ad "01", mentre gli ultimi 3 dovranno essere sempre uguali a "999".
'Validazione di un campo aggiuntivo
'La funzione Go è la funzione richiamata per default da ARXivar'
Public Function Go() As Boolean
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Configurazione di ARXivar
211
'E' consigliabile inserire la gestione dell'errore
'All ' interno della funzione GO.
'Diversamente ARXivar non vi segnalerà l'errore
On Error GoTo Err_manage
MsgBox "Debug - Controllo chiamata" '<--Eliminare a fine test
Dim r As Integer, msgErr As String
msgErr = "Il Campo AGENTE è inserito in modo NON corretto. .." &
vbNewLine & _
"Il Codice Agente deve: iniziare con 01 e terminare con 999, la sua " &
_
"lunghezza deve essere di 8 caratteri"
For r = O To UBound(Campi, 1)
'limito il controllo solo sul campo Agente
If UCase(Campi(1, r)) = "AGENTE" Then
'Regole per la validazione
If Len(Trim(Campi(2, r))) = 10 _
And Left(Campi(2, r), 3) = "'01" _
And Right(Campi(2, r), 4) = "999'" Then
Go = True
Exit For
Else
MsgBox msgErr, vblnformation, "Validazione codice Agente"
Go = False
Exit For
End If
End If
Next r
Exit Function
Err_manage:
MsgBox Err.Number & " " & Err.Description
End Function
Fig. 9, un ulterriore esempio di validazione del dato inserito.
Alcune utili specifiche tecniche
Quanto qui esposto fa riferimento all'utilizzo del linguaggio di programmazione Microsoft Visual
Basic 6, tuttavia è possibile estendere i medesimi anche ad altri ambienti di sviluppo in grado di
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212
Guida di ARXivar
lavorare con oggetti C OM.
· La o le DLL da voi create è consigliabile siano salvate nella stessa directory di installazione di
ARXivar C lient.
· Le DLL andranno copiate su tutti i client, e registrate da riga di comando, supponendo che abbiate
assegnato "DLLRules" come nome per la vostra DLL dovrete eseguire il seguente comando:
REGSVR32 "C:\Programmi\ARXivar\DLLRules.dll" ed attendere il messaggio di avvenuta
registrazione.
· Nel caso di ricompilazioni della vostra DLL vi consigliamo di impostare la compatibilità di versione a
"Compatibilità di progetto", questo vi consentirà semplicemente di sovrascrivere le versioni già
esistenti senza aver bisogno di rieseguire il comando REGSVR32 per registrare nuovamente il
componente.
· Nel caso di ricompilazioni e vi troviate in difficoltà ad eseguire il Debug del componente è
consigliabile aggiungere all'inizio della funzione Go una Messagebox che vi garantisca l'avvenuta
chiamata alla fuznione GO, il messaggio ovviamente andrà tolto a fine distribuzione.
· I valori dei campi di profilazione gestiti dalla funzionalità di ARXivar "Regole DLL"
sono tutti
racchiusi tra singoli apici esempio un campo di profilo dove l'utente ha inserito '1000' in realtà
conterrà '1000', quindi la sua lunghezza, in questo caso non sarà 4 caratteri ma 6, quattro per la
cifra 1000 più due per i due apici una ad inizio stringa ed uno a fine stringa.
· All'interno della funzione GO e bene implementare sempre la gestione dell'errore, ARXivar non
tiene in considerazione errori generati dalla vostra DLL semplicemente pulendone la coda.
Implementando una gestione dell'errore, come in
figura 9, se la vostra funzione Go sollevasse
delle eccezioni l'operatore riceverebbe la segnalazione.
Configurare le Regole DLL
Dopo aver creato, compilato, distribuito e registrato la vostra DLL prima di poterla utilizzare dovrete
istruire ARXivar al suo utilizzo, per agganciare le regole della o delle vostre DLL spostarsi nella scheda "
Regole DLL" di figura 10, in questa maschera potrete configurare
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Configurazione di ARXivar
213
fig. 10, Configurazione delle regole DLL
Evento contestuale in Arxivar
Da questa casella combinata potete selezionare l'evento di ARXivar dove potrete associare le chiamate
alle vostre DLL per la validazione dei campi di profilo.
Ad oggi è possibile abbinare le chiamate ai seguenti eventi e sezioni:
· Nella sezione "Altre operazioni" nel menu a cassetti della finestra risultati di ricerca, "01-Menù
contestuale 'Applica regole 'DLL' in griglia di ricerca"
· Quando l'utente preme il pulsante per confermare la profilazione del documento "02-Tasto
'C onferma' in profilazione documenti"
· Quando l'utente conferma la modifica di un profilo documentale "03-Tasto 'C onferma' in modifica
profilo"
Nome Oggetto (dll.Classe)
Qui dovrete inserire il nome della vostra DLL ed il nome della classe contenete la funzione GO che
desiderate richiamare.
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214
Guida di ARXivar
Esempio DLLRules.CheckCodeAge, dove DLLRules è il nome della vostra DLL e C heckC odeAge il
nome del modulo classe contenete tutti i membri (Proprietà, Metodi e funzioni di default) più la
funzione GO con la vostra implementazione software. La vostra funzione GO eventualmente potra essere
estesa ad altri metodi e funzioni.
La funzione GO è semplicemente in grado di restituire un valore booleano (vero o falso) ARXivar sarà
semplicemente in grado di interpretare il vero o il falso restituito.
Etichetta del controllo
In questa casella di testo è possibile definire l'etichetta del pulsante "C onferma" per le finestre di
Profilazione (sia archiviazione che modifica profilo), in entrambi le implementazioni possibili, sia su "02Tasto 'C onferma' in profilazione documenti" che "03-Tasto 'C onferma' in modifica profilo".
E' C onsigliabile utilizzare etichette brevi ed è abilitata la e commerciale per il tasto scorciatoia: Esempio
potrete utilizzare inserire &Archivia per ottenere Archivia come nel particolare sotto.
Verifica risposta Si - No, ignora risposta
La funzione standard Go della vostra DLL è in grado di ritornare un solo valore booleano (vero o falso),
tramite questa opzione è possibile ignorare il risultato di ritorno della funzione GO della vostra DLL.
Pulsanti - Aggiungi controllo , Elimina controllo e Configura campi
Impostate le precedenti proprietà tramite questo pulsante è possibile aggiungere e confermare il
nuova regola.
Tramite questo pulsante vi sarà possibile eliminare il controllo di validazione selezionato. Non è
possibile modificare i controlli validazione aggiunti. Prima di apportare delle modifiche dovrete eliminare
il controllo e aggiungerlo ex novo.
Tramite questo pulsante potrete selezionare i campi di profilo ai vostri controlli di validazione
personalizzati.
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5.5.5
Classi Documentali - Profilazione semplificata
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Configurazione di ARXivar
215
Tipologie e classi documentali - Scheda (Profilazione semplificata)
Profilazione semplificata
Tramite questa scheda è possibile configurare un profilo predefinito
per la classe documentale
selezionata. Sarà possibile richiamare i profili predefiniti qui inseriti sui monitor Touch Panel di alcune
marche di stampanti multifunzione. Grazie a questa configurazione l'operatore potrà comodamente
archiviare in ARXivar i documenti fotocopiati o scannerizzati, impostando i campi di profilo tramite la
tecnologia Touch Panel.
Per un elenco completo delle marche delle stampi multifuzione compatibili con ARXivar visitare il nostro
sito www.arxivar.it
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5.6
Stati documento
Configurazione di ARXivar - Stati documento
Vedere anche: Stati validi per l'utente, C reare nuovo utente, Generali, Mail
Premessa
Un documento, qualsiasi sia la sua forma, cactacea o digitale già dai primi secondi della sua creazione si
trova in un preciso stato. Seguono alcuni esempi; un'offerta cliente, potrebbe trovarsi in uno dei seguenti
stati: Inserita, controllata, sotto posta a revisione, approvata, inviata, confermata ecc... Un documento di
trasporto potrebbe esser già stato inserito, stampato, firmato ecc... e gli esempi potrebbero continuare
per una qualsiasi altra tipologia documentale.
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216
Guida di ARXivar
ARXivar consente di gestire con modalità e differenti riservatezze lo stesso documento a secondo
dello stato in cui si trova.
Sempre in base allo stato, è possibile stabilire modalità operative differenti per singolo utente, o
gruppo di utenti. A secondo dello stato di un documento oltre che stabilirne le modalità operative vi sarà
possibile gestirne la visibilità o abilitare un utente/gruppo di utenti alla modifica, cancellazione o
revisione di documenti che si trovano in un particolare e ben definito stato. Grazie alla gestione
dello stato di un documento, ARXivar è in grado di stabilire se e quando innoltrare delle notifiche a chi di
dovere.
fig.1, Gestione stati dei documenti, elenco deglio stati
Un esempio pratico.
Sempre tornando alla offerta cliente, una volta stampata, inviata (s tampata ed inviata potrebbero es s ere
s tati ges tibili),
ci si augura che tale offerta venga confermata dal nostro cliente, quando quest'ultima passa
da uno stato da confermare a confermata ARXivar invierà una notifica a chi di dovere perchè
provveda così all'inserimento del relativo ordine cliente.
Già l'esempio questo piccolo esempio mostra che tramite un semplice cambio di stato, di un
particolare documento "offerta cliente", di fatto ne determini la creazione di un ulteriore documento...
il documento sarà di tipo "Ordine Cliente" che a sua volta si troverà in uno stato, che successivamente
cambiera e darà così origine ad un ulteriore tipo di documento e così via, fino a chiudere ciò che
comunemente viene identificato come ciclo attivo.
Creare gli stati dei documenti
E' Possibile accedere alla configurazione degli stati documenti da ARXivar Server tramite la voce di
menu Stati documenti.
C liccando su stati documenti avrete modo di accedere alla maschera di figura 1, in particolare ai
seguenti pulsati:
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Configurazione di ARXivar
217
Tramite questo pulsante potrete creare un nuovo stato.
Tramite questo pulsante potrete entrare in modifica lo stato selezionato.
Tramite questo pulsante eliminare lo stato selezionato.
Per creare un nuovo stato premere il pulsante
( della maschera di Figura da non confondere con
il pulsante simile visibile in figura 2 ), verrà aperta la finestra "Nuovo stato documento" di figura 2,
tramite questa finestra sarà possibile creare il nuovo stato e definirne tutte le proprietà necessarie.
Il pulsante
di figura 2 non aggiunge un nuovo ma consente di creare le riservatezze per
singolo utente o per gruppi di utenti, per maggiori dettagli vedere Utente - Stato documento.
fig.2, Finestra per la creazione/modifica di uno stato documento.
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218
Guida di ARXivar
Scheda Icone
Tramite la scheda Icone, è possibile selezionare l'icona da associare allo stato. l'icona associata allo
stato sarà utilizzata per poter stabilire a prima vista lo stato di un documento. L'icona qui selezionata
verrà visualizzata per esempio nella griglia dei risultati di ricerca, oppure nella griglia dove vengono
mostrati i documenti di processo.
La selezione dell'icona da associare allo stato che si sta per creare avviene attraverso un semplice click
su di essa. Una volta selezionata l'icona è possibile tornare sulla scheda generale. e spostarsi nel campo
"Nome dello stato".
Nome dello stato:
Inserire il nome dello stato, la lunghezza massima prevista è di 20 caratteri, esempi di nome dello stato
potrebbero essere "Bozza", "da confermare", "in modifica", "Valido", "Accettato" ecc...
Abilita notifica automatica
In questo riquadro trovate "con importazione" e "per revisione" queste due caselle di controllo se
selezionate attivano l'invio di notifiche. Le notifiche vengono inviate quando un documento avente che si
trova nello stato che state definendo, viene archiviato o revisionato.
Riceveranno notifica dell'avvenuta archiviazione o revisione le seguenti figure:
· Destinatari di profilo (Utenti di ARXivar).
· Utenti di ARXivar abilitati alla ricezione automatica delle notifiche tramite Inbox interna, in questo
caso la ricezione della notifica per avvenuta archiviazione o revisione è legata alla tipologia
documentale del documento archiviato o revisionato.
Revisione
In questo riquadro trovate la casella di controllo "Revisione" se abilitata sui documenti che si trovano
nello stato in questione sarà possibile creare e gestirne le revisioni, in caso contrario se la casella
Revisione non risultasse abilitata le modifiche effettuate su documenti aventi tale stato documentale non
generano revisioni dello stesso ma verranno semplicemente sovrascritte.
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5.7
Utenti e gruppi
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
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Configurazione di ARXivar
219
Configurazione di ARXivar - Utenti e Gruppi.
Vedere anche: C reare nuovo utente, Generali, Mail, Autorizzazioni, Stati Validi per l'utente, Import
utenti di Active directory
Premessa
Per poter accedere ad ARXivar è necessario esserne un utente registrato, come vedremo più avanti
l'utenticazione è una caratteristica indispensabile per un programma di Business Process Manager quale
è ARXivar.
Ogni singola operazione sia che si tratti di una semplice archiviazione, modifica di un documento, invio di
notifiche, esecuzione di operazioni pianificate, processi di Workflow e altro ancora ARXivar deve essere
costantemente informato su chi esegue cosa e sulla base di queste informazioni sarà possibile inoltrare
notifiche, informare in modo prestabilito e corretto ancora chi, come e quando dovrà eseguire tale
operazione e cosi via discorrendo.
Per questo motivo la configurazione di un utente non può essere limitata ad una semplice registrazione
del tipo Nome Utente e password ma è giusto pensare all'utente di ARXivar come ad una entità ben
precisa, un entità con delle proprietà configurabili ed in base a queste proprietà l'utente potrà eseguire
un certo tipo di operazioni piuttosto che altre.
Grazie ad una accurata gestione delle riservatezze, diventa estremamente semplice stabilire a quali
classi documentali l'utente potrà accedere, su quali documenti potrà apportare modifiche ecc... La lista
delle attività ed i relativi controlli associabili ad un utente in ARXivar è praticamente infinita.
C ome per la definizione delle classi documentali anche la configurazione di utenti e gruppi richiede
un'attenta e puntigliosa progettazione, una buona configurazione delle proprietà di un utente vi ripagherà
in flessibilità e scalabilità del vostro documentale.
In questa sezione della guida saranno esposte tutte le proprietà di configurazione per utenti e gruppi di
ARXivar.
Accedere alla gestione Utenti e Gruppi di ARXivar
Dal modulo ARXivar Server selezionare la voce Utenti e Gruppi, nella parte destra della finestra
principale di ARXivar Server vi apparirà l'elenco degli utenti e dei gruppi di ARXivar. Al primo avvio
troverete
solo
l'utente
Omogenea\Admin"
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predefinito
di
ARXivar
nella
forma
"Codice
Area
Organizzativa
220
Guida di ARXivar
fig. 1 Elenco degli utenti- gruppi utenti di ARxivar.
La maschera di figura 1 mette a disposizione dell'utente ben tre gruppi separati di pulsanti (A,B e C )
Gruppo pulsanti A
Le opzioni dei pulsanti del gruppo "A" in ordine, da sinistra verso destra sono:
Nuovo utente, Modifica utente, C ancella Utente, Rinomina utente.
Nuovo utente: Aggiunge un utente nuovo agli utenti già esistenti, l'argomento viene trattato nel
dettaglio qui.
Modifica Utente: Apre la finestra della gestione utenti in modalità di modifica per l'utente selezionato
dall'elenco.
Cancella Utente: Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'utente al momento selezionato in
elenco utenti. La cancellazione di un utente in ARXivar è una cancellazione di tipo logico. Quando
l'operatore elimina un utente, questo non sarà
fisicamente eliminato dalla tabella utenti, ma
semplicemente marcato come utente eliminato. Questo ne garantisce l'integrità referenziale con tutti gli
oggetti
creati o manipolati dall'utente eliminato come: documenti, processi di workflow conclusi,
notifiche ecc... Un utente eliminato non potrà più accedere ad ARXivar, tuttavia tutti gli oggetti creati o
manipolati dallo stesso non prederanno tale collegamento, e sarà sempre possibile risalire al nome
dell'autore di un documento.
E' consigliabile non eliminare l'utente Admin, nel caso venisse erroneamente
eliminato, se non si conosce la corretta procedura per il ripristino manuale,
dovrete
chiamare
il
centro
assistenza
clienti,
in
questa
guida
non
viene
volontariamente indicata la corretta procedura la procedura di ripristino utenti. E'
preferibile che il ripristino di un utente sia eseguito almeno una volta dietro
supervisione di un operatore.
Rinomina Utente: Tramite questo pulsante è possibile rinominare l'utente al momento selezionato, non
è consentito rinominare manualmente un utente magari tramite il pulsante modifica, questo perchè la
modifica del nome utente scatena l'aggiornamento correlato a catena, per tutti gli oggetti creati o
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Configurazione di ARXivar
221
modificate da tale utente ne verrà aggiornata la chiave nome utente. E' possibile rinominare tutti gli
utenti tranne l'utente principale di ARXivar. L'utente principale di ARXivar è Admin, questo utente dovrà
rimanere tale (Nome utente Admin, C odice utente 2)
Gruppo pulsanti B
Nel gruppo di pulsanti B troviamo, da sinistra verso destra gli stessi pulsanti del gruppo A, in questo
caso per la gestione dei gruppi utente e sono:
Nuovo gruppo: C onsente la creazione di un gruppo di utenti nella modalità esposta in figura 2
fig. 2, definizione di un nuovo gruppo utenti
Nome Gruppo
In questa casella di testo dovrete definire il nome del gruppo che si desidera creare.
La gestione dei gruppi utenti di ARXivar potrebbe essere paragonata alla gestione dei gruppi utenti di
Windows, dove è possibile associare ad un gruppo uno o più utenti semplificandone così gestione di
privilegi e permessi. A questo riguardo va messo in evidenza che in ARXivar non esistono gruppi
predefiniti come "Administrators - Guests - Everyone ecc...". La creazione e definizione di gruppi
ed aggiunta di relativi utenti spetta all'operatore, queste operazioni dovranno essere eseguite dall'utente
Admin di ARXivar.
Area organizzativa
Tramite questa casella combinata sarà possibile selezionare l'AOO di appartenenza del gruppo, il
pulsante sulla sua destra consente una ricerca avanzata dell'area organizzativa. Una volta selezionata
l'area organizzativa, la lista "Tutti gli utenti" sarà popolata con gli utenti dell'area organizzativa
selezionata.
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222
Guida di ARXivar
Tutti gli utenti
In questa lista potrete selezionare l'utente da aggiungere al gruppo che state creando, l'aggiunta
dell'utente al gruppo avviene tramite il pulsante includi. Alla pressione del pulsante includi l'utente
selezionato in "Tutti gli utenti" sarà aggiunto all'elenco "Utenti del gruppo".
La selezione degli utenti può avvenire per singolo utente o selezionando più utenti tramite la
combinazione del tast C TRL + pulsante sinitro del mouse, oppure tramite la combinazione del tasto Shift
+ pulsante sinistro del mouse.
Utenti del Gruppo
Elenco degli utenti del gruppo. Per confermare la creazione del gruppo sarà sufficiente classe
documentalee cliccare sul seguente pulsante.
Modifica gruppo:
Tramite il pulsante modifica gruppo apparirà la finestra di figura 2, da questa
finestra sarà possibile includere nuovi utenti o escluderne altri. Anche in questo elenco è possibile
utilizzare la multiselezione tramite la stessa combinazione di tasti C TRL o SHIFT + pulsante sinistro del
mouse.
Cancella Gruppo: La cancellazione di un gruppo rispetta le stesse regole della cancellazione di un
utente
Rinomina Gruppo: Rinominare un gruppo equivale al rinomina utente, anche in questo caso saranno
applicate le stesse modalità operative di rinomina utente.
Gruppi e riservatezze utente
Per un gruppo utenti è possibile assegnare livelli di riservatezza e gestione degli stati documentali
come avviene
per
il singolo
utente. Le
Riservatezze
assegnate
ad
un
gruppo
vengono
automaticamente assegnate a tutti i suoi membri, segue esempio:
· Se l'utente m.rossi non è abilitato in lettura/scrittura su documenti di tipo "OFFERTE C LIENTI"
ma è comunque membro di un gruppo abilitato in lettura/scrittura su tale classe documentale
anche l'utente m.rossi può accedere a tale tipologia con gli stessi privilegi del gruppo di
appartenenza.
· Tuttavia per l'utente m.rossi potrebbe comunque risultare impossibile visualizzare le offerte
clienti, anche se appartiene, come nell'esempio sopra, ad un gruppo abilitato in lettura/scrittura,
questo perchè ARXivar introduce un ulteriore livello di riservatezza sull'accessibilità ai
documenti, questo livello di riservatezza utilizza lo stato in cui il singolo documento si trova nel
preciso istante della richiesta di accesso effettuata dell'utente m.rossi, per esempio il gruppo di
appartenenza ha i privilegi di lettura/scrittura sulle OFFERTE C LIENTE, ma l'utente m.rossi oppure
il gruppo stesso non possono accedere alle OFFERTE C LIENTE che sono si trovano ancora in uno
stato "NON CONFERMATE". Maggiori dettagli sulla gestione degli stati documentali sono qui
esposti.
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Configurazione di ARXivar
223
Gruppo pulsanti C
Per quanto riguarda il gruppo di pulsanti "C " da sinistra verso destra troviamo i pulsanti: Importa
Utenti, Filtro Utenti/Gruppi, Mostra i gruppi di appartenenza dell'utente selezionato.
Importa Utenti:
Questo pulsante vi consente di importare gli utenti del vostro dominio (Utenti di Active directory)
l'argomento viene qui esposto nel dettaglio.
Filtro
Tramite questo pulsante è possibile creare un filtro di selezione sui documenti. Il filtro verrà applicato su
tutti i documenti, per tutte le classi documentali ed ha validità solo per l'utente selezionato al momento
della creazione del filtro.
l'utente avrà visibilità solo sui quei documenti dove i campi di profilo saranno in grado di soddisfare i
criteri di ricerca imposti dal filtro. Il Filtro rispetta la sintassi per lo scripting SQL e non deve essere
comprensivo della clausola WHERE. Tramite il pulsante "Filtro" viene aperta una finestra dove l'operatore
ha la possibilità di inserire il frammento di script SQL. Sempre nella stessa finestra è presente il pulsante
"C ampi profilo", tramite la pressione di questo pulsante l'utente può selezionare dall'elenco il nome
corretto dei campi da utilizzare nel filtro.
Non è prevista nessuna verifica sulla correttezza della sintassi utilizzata. Nel caso lo script contenesse
degli errori di sintassi al momento della ricerca ARXivar solleverà un errore, mentre se l'errore nella
stringa del filtro fosse di logica in questo caso le ricerche non restituiranno nessun documento.
Segue un esempio: Per l'utente selezionato è concesso visualizzare tutti i documenti dove il campo di
profilo "NUMERO" sia maggiore di 999, lo script dovrà essere cosi costruito:
NUMERO>'999'
Prima di procedere, dove fosse possibile è consigliabile eseguire, tramite il gestore del RDBMS utilizzato
dall'istallazione, per esempio SQL Server management studio, per Microsoft SQL Server,
la query di
selezione sulla tabella DM_PROFILE impostando la clausola WHERE impostata nel filtro, segue esempio:
SELECT * From DM_PROFILE WHERE NUMERO>'999' in questo modo è possibile verificare la sintassi
del filtro impostato sull'utente.
Nel caso di errori di sintassi, l'utente avente un filtro applicato, riceverebbe degli errori a run time ad
ogni conferma di ricerca documenteo.
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224
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5.7.1
Import utenti di Active Directory
Configurazione Utenti e Gruppi - Import utenti di Active directory
Premessa
Oltre la creazione e configurazione di utenti, esposta nei precedenti paragrafi della sezione Utenti e
gruppi di questa guida. E' possibile creare e successivamente configurare i Login di accesso ad ARXivar,
importando gli utenti specificandone il Dominio di appartenenza. Questo avviene tramite l'interrogazione
l'interrogazione di Active directory attraverso LDAP.
Come importare gli utenti di Active directory del dominio selezionato.
Tramite la pressione sul pulsante
disponibile dalla gestione Utenti e gruppi in ARXivar Server
viene richiamata la finestra di figura 1, dalla quale è possibile importare gli utenti appartenenti ad un
Dominio interrogandone Active directory tramite il protocollo LDAP.
Il funzionamento è semplice ed intuitivo quando il processo di importazione viene eseguito in un contesto
appartenente lo stesso Domino o comunque appartenente ad un Dominio in trust con il Dominio
selezionato nella casella combinata "Nome Dominio o indirizzo IP (TAB per conferma IP)" vi sarà
sufficiente cliccare sul pulsante "Carica Utenti" e dopo qualche secondo... l'elenco degli utenti del
dominio selezionato verrà popolato da user name ed eventuale Nome completo degli utenti appartenenti
al Dominio in questione o in questo caso meglio dire "Appartenenti al vostro stesso Dominio". Per questa
operazione è indispensabile che l'utente di Windows con cui vengono eseguite queste operazioni sia
appartenente al gruppo "Administrators".
In caso contrario, cioè dove la macchia che esegue il processo di importazione non appartiene al
Dominio selezionato, ne ad un eventuale Dominio trusted, nella apposita casella combinata "Nome
Dominio o indirizzo IP (TAB per conferma IP)" dovrete digitare il nome del Dominio oppure il suo
indirizzo IP da raggiungere, quindi cliccare sul pulsante "Carica utenti", ed attenderne la risposta...
In uno scenario simile è possibile riuscire ad ottenere l'elenco degli utenti quando:
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Configurazione di ARXivar
225
· Le credenziali dell'utente Windows, loggato al momento dell'operazione di importazione,
corrispondano alle stesse credenziali di un utente del dominio dal quale si intende leggerne gli
utenti, che successivamente saranno selezionati per l'importazione in ARXivar, oppure:
· Se le credenziali fornite tramite "Utente e Password" di figura 1, sono valide per raggiungere il
dominio selezionato ed interrogarne con successo Active directory ed avere in risposta l'elenco
completo degli utenti, che successivamente saranno selezionati per l'importazione in ARXivar.
fig. 1, maschera per import utenti di dominio.
ARXivar non garantisce il successo di interrogazioni di Active directory nei scenari di non appartenenza
al dominio da interrogare, in quanto sensibili alle diverse impostazioni di policies security. Nel caso
non sia possibile effettuare l'importazione con quanto sopra esposto dovrete momentaneamente
adattare le vostre impostazioni di sicurezza per il tempo necessario all'importazione degli utenti da
Dominio al database di ARXivar, reimpostandole a processo terminato.
In base a questo argomento è doveroso sottolineare che l'interrogazione dei servizi di Active
Directory giustamente richiedono un certo livello di sicurezza.
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226
Guida di ARXivar
Significato dei campi e modalità operative
Nome Dominio o indirizzo IP (TAB per conferma IP)
Tramite questa casella combinata è possibile selezionare il Dominio dal quale importare gli utenti. E'
possibile selezionare il nome dominio dall'elenco della casella combinata, scriverne un nome
dominio non presente in elenco (la casella combinata non è a scelta obbligatoria), oppure inserire
l'indirizzo IP del server da raggiungere. In figura 1 è stato inserito 127.0.0.1 per mostrare l'elenco
degli utenti della stessa macchina dove gira ARXivar server, ed è solo a titolo esplicativo.
Carica Utenti
La pressione di questo pulsante invia la richiesta di interrogazione al dominio inserito in "Nome
Dominio o indirizzo IP...."
Utente:
In questa casella di testo è possibile inserire il nome utente appartenente al dominio che si intende
raggiungere. Il nome utente qui inserito deve appartenere ad un utente con privilegi amministrativi
del Dominio in questione.
Questo campo è editabile solo nel caso non siano andati a buon fine i precedenti tentativi di
interrogazione di Active directory.
Password:
In questo campo dovrete inserire la relativa password dell'utente inserito nel precedente campo Utente.
Username e Nome completo
Sono le due colonne della lista utenti restituita dall'interrogazione.
E' possibile selezionare gli utenti da importare in ARXivar tramite la classica casella di controllo (si veda
figura 1).
Nel caso gli utenti fossero parecchi, sono stati previsti degli automatismi di selezione, quali per esempio:
· tramite il pulsante ad etichetta dinamica "Seleziona tutto/Deseleziona tutto" è possibile
selezionare tutti gli utenti dall'elenco e importare gli utenti selezionati in ARXivar tramite la
pressione del pulsante Conferma.
La procedura di interrogazione, legge tutti gli utenti senza nessuna distinzione, quindi in elenco
vi troverete gli utenti GUEST, NT_SERVIC ES, IUSR_ ecc... per evitare di importare in utenti
comunque che comunque non saranno utilizzati, è stata prevista la possibilità di invertire la
selezione.
Quindi potrete procedere alla selezione degli utenti che non dovranno essere importati in
ARXivar e poi tramite un click sull'intestazione della colonna Username invertire la selezione.
Seleziona tutto (Deseleziona tutto)
Tramite questo pulsante è possibile selezionare tutti gli utenti. Il pulsante e di tipo dinamico, cambia
etichetta ed operazione a secondo delle scelte operate dall'utente. Se anche solo un utente dell'elenco
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Configurazione di ARXivar
227
viene selezionato, tramite questo pulsate sarà possibile deselezionare gli utenti selezionati e viceversa.
Conferma
Tramite la pressione di questo pulsante sarà possibile dare inizio alle operazioni di importazione, la sua
pressione richiama la finestra per l'inserimento/modifica utenti, dove sarà possibile definire alcune
proprietà come Area organizzativa di appartenenza, stati validi per l'utente ecc... Le proprietà definite
per il primo utente saranno automaticamente assegnate a tutti gli utenti selezionati per l'importazione.
Annulla
Questo pulsante chiude la finestra, ma non annulla eventuali precedenti conferme.
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5.7.2
Creare un nuovo utente
Configurazione Utenti e Gruppi - Creare un nuovo utente di ARXivar.
Tramite questo pulsante, visibile da ARXivar Server selezionando la voce Utenti e Gruppi, si ha la
possibilità di creare manualmente un nuovo utente al gruppo utenti di ARXivar.
La pressione del pulsante visualizzerà una finestra avente titolo "Nuovo utente". In questa finestra
andrà inserito il nome utente, che non è da confondere con nome e cognome dell'utente.
Inserito lo username, per esempio m.rossi, potrete confermare tramite la pressione del pulsante OK che
vi consentirà di accedere alla scheda Generale della finestra utenti in modalità "Nuovo Utente"
Avvertenze:
Prima di creare un nuovo utente verificarne, a parità di AOO, che lo username che si intente assegnare
al nuovo utente non sia già in uso... diversamente non vi sarà possibile salvare le informazioni.
ARXivar non consente di inserire nuovi utenti appartenenti alla stessa Area Organizzativa ed è in grado
di verificarne la disponibilità solo dopo l'assegnazione della Area organizzativa di competenza.
Inserimento dati utente di ARXivar
L'inserimento dei dati relativi ad un nuovo utente di ARXivar avvengono grazie la compilazione delle 4
schede Generali, Mail, Autorizzazioni e Stati validi per l'utente, della finestra Nuovo o Modifica utente.
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228
Guida di ARXivar
Nella scheda Generali sia in modalita inserimento che modifica sono disponibili i seguenti campi:
Codice
E' l'identificativo univoco dell'utente. Viene assegnato automaticamente dal sistema e non è modificabile
dall'utente.
Tra questi identificativi ve ne è uno riservato, il codice 2 che corrisponde all'utente Admin. L'utente
Admin viene creato automaticamente da ARXivar ed è un utente con dei privilegi particolari. C ome
esposto più avanti in questa guida, anche per l'utente Admin sarà necessario agire sulle riservatezze
utente.
Nome Utente
Nel campo nome utente viene visualizzato in rosso, il nome dell'utente (username) inserito nella
precedente finestra, anche questo campo, come il campo codice, non è modificabile e sarà il nome
utente da utilizzare per il login in ARXivar C lient.
Nome completo
In Questo campo, il primo editabile della scheda generali. In questo campo dovrete inserire nome e
cognome dell'utente.
Dominio
Questo campo, anche se editabile è consigliabile non venga utilizzato. il C ampo dominio viene popolato
nel caso gli utenti di ARXivar siano stati aggiunti recuperandoli automaticamente dagli utenti di dominio
tramite l'apposita procedura. Se si intende utilizzare il campo Domino, anche per utenti inseriti
manualmente, è importante che quanto inserito rimanga coerente al contesto per cui è stato creato. Per
esempio se si decidesse di assegnare il valore UFFIC IO QUALITÀ per tutti quegli utenti che appartengono
allo stesso gruppo. L'inserimento di un nuovo utente dello stesso ufficio potrebbe creare problemi nel
caso il campo Dominio fosse lasciato vuoto, oppure venisse inserito un valore del tipo UFF.QUALITÀ al
posto del suo predecessore UFFIC IO QUALITÀ, quest'ultimo utente verrebbe sempre dal gruppo di utenti
dell' UFFIC IO QUALITÀ causando una serie di errori logici di difficile individuazione.
Area organizzativa
In questo campo è possibile selezionare l'area organizzativa di competenza dell'utente. Il campo Area
Organizzativa è un campo obbligatorio, non è possibile inserire utenti senza associarli ad una area
organizzativa. di appartenenza.
Password
In questo campo definire la password dell'utente, password e username vengono utilizzati dall'utente per
accedere ad ARXivar client, la password non ha scadenza e non è possibile recuperarne il valore, tramite
modifica utenti è possibile solo inserire una nuova password.
Codice Fiscale
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Configurazione di ARXivar
229
In questo campo è possibile inserire il codice fiscale, sul quale, al momento del salvataggio dei dati viene
eseguito un algoritmo di validazione. Il C odice fiscale diventa un campo obbligatorio se per l'utente in
questione copre il ruolo di
addetto alla conservazione sostitutiva. E' possibile assegnare il ruolo di
addetto alla conservazione sostitutiva tramite la casella di controllo "Addetto conservazione sostitutiva"
nella scheda Autorizzazioni.
Attiva Aggiornamento personalizzato
Questa casella di controllo se selezionata attiva una modalità personalizzata di gestione degli
aggiornamenti di ARXivar C lient, in pratica sarà possibile utilizzare percorsi diversi, dove recuperare il
pacchetto di aggiornamento di versione di ARXivar C lient.
Firma (Carica - Elimina)
Tramite il pulsante C arica è possibile selezionare una immagine con compressione jpeg (.jpg),
solitamente corrisponde alla firma manuale e sottoposta a scansione dell'utente in questione oppure ad
un logo o timbro e ne copre la stessa funzione. Se si tratta di firma non è da confondere con la firma
digitale che è tutt'altra cosa, una firma da scansione potrebbe però essere utilizzata internamente come
un timbro oppure assumere il valore di un Visto...
Classe (Admin - Profiler - User)
Ogni utente può appartenere ad un solo livello, i livelli utente previsti in ARXivar sono tre, Administrator,
Profiler e User. Elencare qui le differenze tra le tre classi sarebbe troppo complicato, l'argomento è
esposto in modo dettagliato nelle apposite sezioni argomento per argomento.
Sommariamente si potrebbe indicare che un utente appartenente alla classe Admin a il livello di privilegi
massimi, può per esempio accedere ad alcune voci di ARXivar Server direttamente da ARXivar C lient,
può definire regole di collegamento per l'SDK e tanto altro ancora; un utente di classe Profiler non ha
tutti i privilegi di un utente Administrator ma può modificare i profili documentali anche senza esserne
abilitato nel caso risultasse, proprietario del documento, destinatario o mittente. L'utente User è l'utente
con i livelli di privilegi minimi, qualsiasi operazione eseguita da un utente user, avviene esclusivamente
solo su autorizzazione, impostata da un utente appartenente ad una classe di livello superiore.
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5.7.2.1
Generali
Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Generale)
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Guida di ARXivar
Premessa
E' possibile accedere a questa scheda i due differenti modalità, modalità nuovo utente o in modalità
modifica utente.
Modifica dati utente di ARXivar
Nella scheda Generali sia in modalita inserimento che modifica sono disponibili i seguenti campi:
Codice
E' l'identificativo univoco dell'utente. Viene assegnato automaticamente dal sistema e non è modificabile
dall'utente.
Tra questi identificativi ve ne è uno riservato, il codice 2 che corrisponde all'utente Admin. L'utente
Admin viene creato automaticamente da ARXivar ed è un utente con dei privilegi particolari. C ome
esposto più avanti in questa guida, anche per l'utente Admin sarà necessario agire sulle riservatezze
utente.
Nome Utente
Nel campo nome utente viene visualizzato in rosso, il nome dell'utente (username) inserito nella
precedente finestra, anche questo campo, come il campo codice, non è modificabile e sarà il nome
utente da utilizzare per il login in ARXivar C lient.
Nome completo
In Questo campo, il primo editabile della scheda generali. In questo campo dovrete inserire nome e
cognome dell'utente.
Dominio
Questo campo, anche se editabile è consigliabile non venga utilizzato. il C ampo dominio viene popolato
nel caso gli utenti di ARXivar siano stati aggiunti recuperandoli automaticamente dagli utenti di dominio
tramite l'apposita procedura. Se si intende utilizzare il campo Domino, anche per utenti inseriti
manualmente, è importante che quanto inserito rimanga coerente al contesto per cui è stato creato. Per
esempio se si decidesse di assegnare il valore UFFIC IO QUALITÀ per tutti quegli utenti che appartengono
allo stesso gruppo. L'inserimento di un nuovo utente dello stesso ufficio potrebbe creare problemi nel
caso il campo Dominio fosse lasciato vuoto, oppure venisse inserito un valore del tipo UFF.QUALITÀ al
posto del suo predecessore UFFIC IO QUALITÀ, quest'ultimo utente verrebbe sempre dal gruppo di utenti
dell' UFFIC IO QUALITÀ causando una serie di errori logici di difficile individuazione.
Area organizzativa
In questo campo è possibile selezionare l'area organizzativa di competenza dell'utente. Il campo Area
Organizzativa è un campo obbligatorio, non è possibile inserire utenti senza associarli ad una area
organizzativa. di appartenenza.
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231
Password
In questo campo definire la password dell'utente, password e username vengono utilizzati dall'utente per
accedere ad ARXivar client, la password non ha scadenza e non è possibile recuperarne il valore, tramite
modifica utenti è possibile solo inserire una nuova password.
Codice Fiscale
In questo campo è possibile inserire il codice fiscale, sul quale, al momento del salvataggio dei dati viene
eseguito un algoritmo di validazione. Il C odice fiscale diventa un campo obbligatorio se per l'utente in
questione copre il ruolo di
addetto alla conservazione sostitutiva. E' possibile assegnare il ruolo di
addetto alla conservazione sostitutiva tramite la casella di controllo "Addetto conservazione sostitutiva"
nella scheda Autorizzazioni.
Attiva Aggiornamento personalizzato
Questa casella di controllo se selezionata attiva una modalità personalizzata di gestione degli
aggiornamenti di ARXivar C lient, in pratica sarà possibile utilizzare percorsi diversi, dove recuperare il
pacchetto di aggiornamento di versione di ARXivar C lient.
Firma (Carica - Elimina)
Tramite il pulsante C arica è possibile selezionare una immagine con compressione jpeg (.jpg),
solitamente corrisponde alla firma manuale e sottoposta a scansione dell'utente in questione oppure ad
un logo o timbro e ne copre la stessa funzione. Se si tratta di firma non è da confondere con la firma
digitale che è tutt'altra cosa, una firma da scansione potrebbe però essere utilizzata internamente come
un timbro oppure assumere il valore di un Visto...
Classe (Admin - Profiler - User)
Ogni utente può appartenere ad un solo livello, i livelli utente previsti in ARXivar sono tre,
Administrator, Profiler e User. Elencare qui le differenze tra le tre classi sarebbe troppo complicato,
l'argomento è esposto in modo dettagliato nelle apposite sezioni (Riservatezze - Stati documentali,
Riservatezze - C lasse documentale).
Sommariamente si potrebbe indicare che un utente appartenente alla classe Admin a il livello di privilegi
massimi, può per esempio accedere ad alcune voci di ARXivar Server direttamente da ARXivar Client,
può definire regole di collegamento per l'SDK, in definitiva un utente Admin potrà accedere a tutti i
moduli e funzionalità di ARXivar C lient; un utente di classe Profiler non ha tutti i privilegi di un utente
Administrator ma può modificare i profili documentali anche senza esserne abilitato nel caso risultasse,
proprietario del documento, destinatario o mittente. L'utente User è l'utente con i livelli di privilegi
minimi, qualsiasi operazione eseguita da un utente user, avviene esclusivamente solo su autorizzazione,
impostata da un utente appartenente ad una classe di livello superiore.
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5.7.2.2
E-Mail
Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Mail)
Premessa
Tramite questa scheda è possibile configurare i parametri relativi alla gestione della posta elettronica.
accedere ad essa dal modulo di ARXivar Server selezionando la voce di menu "Utenti e gruppi",
quindi tramite la selezione di uno dei seguenti
Nuovo utente o
Modifica utente accedere alla scheda Mail di figura 1.
fig.1, Configurazione utente di ARXivar - scheda EMail
Indirizzo e-mail: In questo campo è possibile inserire l'indirizzo mail dell'utente. Questo indirizzo mail
non è da confondere con quanto configurabile in "C onfigurazione POP3". Le notifiche di ARXivar oltre che
essere inviate alla casella di posta di ARXivar saranno inviate anche all'indirizzo qui indicato. In questo
modo l'utente potrà ricevere le notifiche anche se non dovesse accedere al C lient di ARXivar.
Archivia con modalità provvisoria: se selezionata, abilità la modalità di archiviazione provvisoria. La
casella di controllo è selezionabile solo se le Policy per l'archiviazione delle mail in etrata
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233
utilizza l'opzione "Archiviazione Tutte" (cioè tutte le mail in entrata vengono archiviate), utilizzando
l'opzione Tutte, di fatto tutta la corrispondenza elettronica in arrivo viene automaticamente archiviata.
Attivando
"Archivia con modalità provvisoria" l'operatore potrà effettuare una selezione dei
messaggi da archiviare in modo definitivo.
Notifica della movimentazione via SMTP: Se selezionata l'utente in questione riceverà, vie E-Mail,
una notifica relativa alla movimentazione dei documenti di ARXivar. Alcuni utenti, come ad esempio il
responsabile di un ufficio o di un processo, hanno la necessità di essere informati sulla circolazione di
tutti i documenti. Inoltre, se si seleziona "Notifica della movimentazione via SMTP" è possibile abilitare
l'utente alla ricezione della notifica anche quando l'utente non rientra tra i destinatari di tale
movimentazione.
Numero fax int.: In questo campo è possibile inserire il numero di fax interno.
Disclaimer (file txt): Tramite l'apposito pulsante posto sulla destra del campo disclaimer è possibile
definire un Path relativo ad un file di testo (.txt). All'interno del file di testo potrete definire il contenuto
del disclaimer. In questo contesto per Disclaimer si intente una parte statica di testo che sarà
visualizzata a piè corpo delle vostre Mail inviate tramite il C lient di posta di ARXivar. N.B.: Il contenuto
del disclaimer non sarà direttamente visibile nel corpo delle vostre mail, ma viene comunque incorporato
e visualizzato nel corpo della mail ricevuta dal destinatario. L'unico modo per vedere il risultato finale del
vostro disclaimer è auto inviarsi una Mail.
Dimensione max email in uscita: Tramite questo campo sarà possibile stabilire le dimensioni
massime delle mail in uscita, nella misura di Kbyte (1024 = 1 Mb) per default questo valore viene
impostato a 5000, cinque Megabyte circa.
Scheda Email in entrata.
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234
Guida di ARXivar
fig. 2, Configurazione policy per archiviazione dei messaggi emali in entrata.
Policy per archiviazione email in entrata: Le opzioni a scelta obbligatoria del riquadro "
Archiviazione" assumono significati diversi in relazione al valore della casella di controllo:
Archivia mail manuali con dati di default (si veda figura 1) che diventa selezionabile solo con
l'opzione "Archiviazione tutte", (si veda dettaglio di figura 2).
dettaglio di fig. 2
• Tutte: Archivia automaticamente tutte le mail in ingresso, tranne i messaggi che verificano le regole
di esclusione, (le regole di esclusione sono direttamente configurabili dall'utente, tramite le proprie
personali preferenze). C on selezione Tutte il campo di profilo mittente sarà valorizzato tramite il mittente
della mail, indipendentemente che quest'ultimo risulti già presente come elemento della rubrica di
ARXivar oppure no.
C ome già accennato l'utilizzo dell'opzione Tutte abilita la casella di controllo Archivia con modalità
provvisoria che se selezionata abilità la modalità di archiviazione provvisoria, questo perchè utilizzando
l'opzione Tutte tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo vengono automaticamente archiviati.
Abilitando
la
funzionalità
"Archivia
con
modalità
provvisoria"
l'operatore
potrà
effettuare
un'ulteriore selezione tra i messaggi da effettivamente archiviare e altri da escludere.
Selezione: Non archivia nessun messaggio in ingresso. La mail potrà essere archiviata in modalità
manuale. L'archiviazione in manuale delle mail è resa possibile sia utilizzando il gestore di posta di
ARXivar oppure tramite apposito Plug-in per Microsoft Outlook (versioni XP,2000,2003 e 2007) che vi
consentirà di archiviare i messaggi di posta da Outlook direttamente in ARXivar.
Solo rubriche : Archivia in modo automatico solo i messaggi il cui mittente appartiene alle rubriche
pubbliche di ARXivar, tranne i messaggi che verificano le regole di esclusione.
Note aggiuntive su "Archivia in modalità provvisoria": Al momento della stesura della seguente
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Configurazione di ARXivar
235
guida questa funzionalità è significativa solo per la posta elettronica in uscita. In futuro tale funzionalità
potrebbe essere estesa anche alla posta elettronica in uscita. In questo caso sarà possibile selezionare "
Archivia in modalità provvisoria" sia in "Email in entrata" che in "Email in uscita", in caso
contrario tale funzionalità sarà resa disponibile esclusivamente nella scheda "Email in entrata".
Scheda Email in uscita
Policy per archiviazione email in uscita: Le opzioni a scelta obbligatoria per quanto riguarda la
posta elettronica in uscita gestisce le modalita di archiviazione dei messaggi in diverse categorie,
Messaggi di posta elettronica inviati a destinatari interni ad ARXivar (Email con destinazione interna) e
messaggi inviati ad altri destinatari (Email con destinazione esterna).
Per quanto riguarda la posta inviata esistono, ovviamente, delle differenze relative alle opzioni a scelta
obbligatoria, fino alla versione 4.4.x di ARXivar non era possibile archiviare messaggi di posta elettronica
inviati a destinatari non presenti in rubrica di ARXivar.
A partire dalla più recente versione 4.5.5 di ARXivar questo limite è stato superato grazie all'aggiunta di
due differenti configurazioni: Email con destinazione interna e Email con destinazione esterna,
in questo modo diventa possibile configurare le modalità di archiviazione della posta elettronica in
entrambe gli scenari. Le opzioni a scelta obbligatoria hanno lo stesso significato per entrambe le
categorie (destinazione interna o destinazione esterna) la loro suddivisione rende possibile operare
scelte mirate associabili alla tipologia di destinazione (interna ed esterna)
• Archivia sempre: Esegue sempre l'archiviazione della posta inviata, all’ invio apparirà la consueta
maschera di profilazione.
• Non archiviare mai: ARXivar non considera le mail in uscita e non sarà richiesta nessun tipo di
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236
Guida di ARXivar
archiviazione.
Questa funzionalità non ha significato per le mail inviate tramite client di posta compatibili con il Plug-in
"Archivia mail", (al momento della stesura di questa guida i client di posta compatibili sono Microsoft
Outlook versioni dalla XP e successive) dove l'utente può comunque procedere all'archiviazione delle
mail tramite il pulsante "Archivia mail" indipendentemente da quanto qui configurato. In questo caso è
possibile considerare tale opzione con l'equivalente "Seleziona" relativa alla posta elettronica in entrata.
• Richiedi all'utente: Al momento dell'invio l'utente potrà decidere se archiviare oppure il messaggio
inviato.
Archiviazione Mail - Valorizzazione campi di profilo.
Il seguente argomento è da ritenersi valido sia per la posta elettronica in entrata che per la posta in
uscita e sono gestibili all'interno di ogni scheda.
In ARXivar i campi di profilo standard vengono valorizzati recuperando i valori, ove è possibile dal
documento stesso. Gli unici campi non automaticamente valorizzabili sono: classe e statodel
documento.
Per le operazioni di archiviazione automatica di un mail la definizione della classe
documentale e stato del documento può avvenire tramite:
· C lasse documentale e stato documento stabilite tramite eventuali regole di profilazione, definite
dall'utente stesso in impostazioni personali.
· C lasse documentale e stato documento stabilite in Utente e gruppi tramite la scheda Mail di
C rea o Modifica utente, si veda figura 1.
· C lasse documentale e stato documento stabilite in impostazioni di Posta Elettronica del server.
Account POP3
Per poter inviare e ricevere mail è necessario impostare gli account SMTP (per l’invio) e gli account POP3
(per la ricezione) da ARXivar Server.
Nella sotto scheda POP3 della sezione Mail della finestra di figura 1 si procede alla configurazione
dell’account POP3, che deve essere definito per ogni utente che desidera ricevere posta elettronica
dall’esterno. A differenza dell’account SMTP, quindi, è necessario definire un account POP3 differente per
ogni utente di ARXivar che vuole usufruire del servizio di messaggistica. Poiché ogni utente può avere
più di un indirizzo di posta elettronica residente su server POP3 differenti, è possibile definire per ogni
utente un numero illimitato di account POP3. Gli account definiti vengono mostrati nella lista
“C onfigurazione server POP3” e possono essere abilitati o disabilitati semplicemente spuntando l’account
relativo.
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237
Tramite questo pulsante è possibile definire un nuovo account tramite un'apposita finestra di
inserimento dati contenente i seguenti campi da compilare
Alias di posta:
E’ il nome che verrà visualizzato come alias del mittente nei messaggi di posta inviati.
Indirizzo e-mail:
Inserire l’indirizzo definito al momento dell’iscrizione al server di posta remoto. E’ fornito dall’ISP.
Server POP3:
Inserire l’indirizzo del server di posta remoto per il servizio di ricezione e-mail (POP3). Generalmente gli
indirizzi relativi a
server
POP3
hanno
la
seguente
forma
pop3.nomedominio.com,
Questa
informazione è reperibile dal sito del vostro Internet Server Provider (ISP). Quasi tutti i fornitori di
servizi internet dedicano una sezione del loro sito con le istruzioni per la corretta configurazione dei più
comuni client di posta (Outlook Express, Outlook, Lotus notes ecc..) in queste sezioni potrete trovare il
nome del server POP3
da inserire nel campo Server POP3. Se per qualsiasi motivo il vostro
fornitore di servizi internet relativo all'indirizzo di posta dichiarato in Indirizzo e-mail:dovesse
cambiare nome al server POP3, sarà necessario inserire il nuovo nome in Server POP3 per tutti gli
indirizzi coinvolti.
User:
In questo campo dovrete inserire la username utilizzata per autenticarsi al server POP3. Anche questa
viene fornita dall’ISP e spesso coincide con l ’indirizzo e-mail o parte di esso (esempio [email protected]
it oppure limitata alla prima parte m.rossi).
Password:
In questo campo andrà inserita la password per l'autenticazione dell’ utente al server POP3,
generalmente è la stessa pasword che avete scelto al momento della vostra iscrizione/creazione account
presso il vostro fornitore del servizio internet/mail. Se per qualsiasi motivo non siete in grado di
recuperare tale password dovrete richiederla al vostro fornitore. Quasi tutti i fornitori di servizi internet
offrono, tramite le pagine dei loro siti, una procedura per il recupero o rinnovo della vostra password.
Nel caso questa password dovesse essere modificata dovrete ricordavi di aggiornarla anche in ARXivar,
sostituendola o inserendola nel campo Password:
Nota per amministratori: Spesso, la modifica della password per gli account di posta, da parte dei
loro proprietari, giustamente avvengono all'insaputa di un amministratore di ARXivar, ovviamente la
modifica di tale password dev'essere riportata anche in "C onfigurazione server POP3" di ARXivar.
Per questo motivo bisogna porre particolare attenzione a non abusare sull'utilizzo di questo comodo
strumento, ed è consigliabile inserire account aziendali, oppure account dove l'amministratore di
ARXivar o chi per lui abbia controllo pieno sulla loro configurazione.
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238
Guida di ARXivar
Nel caso vi ritroviate a dover soddisfare particolari esigenze (es empio: I l direttore generale vuole ricervere la
pos ta di un s uo particolare Account pers onale in ARXivar? Dovrete informarlo s u come comportars i nel cas o decides s e di
modificare la s ua pas s word)
C omunque sia, una configurazione server POP3 errata non sarà causa di un blocco dei vari
automatismi di ARXivar ad esso associati, semplicemente, l'utente con una configurazione errata non
riceverà in ARXivar la posta relativa a all'account in questione. Per risolvere bastera aggiornare il tutto,
inserendo o facendo inserire la nuova password.
Nel caso fosse configurato il servizio Mailer di ARXivar dovrete attendere la sua successiva elaborazione
e l'utente in questione riceverà in ARXivar tutta la posta in arretrato. Questo sarà possibile solo nel
caso la posta non sia già stata scaricata tramite altri client. In Questo caso porre particolare
attenzione a segnalazioni del tipo:
"Come ma i se control l o sul mi o computer dov e uso Outl ook Express, trov o tutta l a posta che m'è sta ta i nv i a ta ed
i n AR Xi v a r NO?"
in questo caso dovrete verificare, assieme all'utente che lamenta il problema, se la configurazione della
account di posta utilizzato per scaricare la sua corrispondenza tramite un programma esterno ad
ARXivar lasci una copia delle mail sul server, in caso contrario, i messaggi di posta essendo già stati
scaricati , ARXivar non sara in grado di scaricare la posta ricevuta di quel particolare account
...
Cancella messaggi dal server dopo ... giorni
In questa casella di testo vi sarà possibile stabilire per quanti giorni il server POP3 conserverà le vostre
mail già scaricate. Passati i giorni stabili le mail saranno eliminate
Cancella subito i messaggi dal server POP3
Questa casella di controllo se selezionata determina la cancellazione immediata dal server della mail
scaricata.
N.B.: ARXivar per default non indica mai al vostro server POP3 di eliminare i messaggi letti,
per far si che il vostro server POP3 elimini la posta già letta, dovrete indicarlo specificatamente .
Verifica Account
Questo pulsate vi consentirà di verificare che tutte le informazioni siano state inserite in modo corretto.
Annulla
C hiude la finestra "C onfigurazione Server POP3" senza salvare eventuali modifiche apportate.
Conferma
C hiude la finestra "C onfigurazione Server POP3" salvando eventuali modifiche apportate.
Questo pulsante vi permette di selezionare l’account POP3 come Account predefinito
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Configurazione di ARXivar
239
Questo pulsante vi consente di modificare i parametri di configurazione relativi all'account
selezionato.
Questo pulsante vi consente di eliminare (previo conferma) i parametri di configurazione relativi
all'account selezionato.
Vedere Anche: Impostazioni personali utente
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5.7.2.3
Autorizzazioni
Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Autorizzazioni)
Premessa
Tramite la scheda autorizzazioni (figura 1) è possibile stabilire quali moduli di ARXivar l'utente potrà
utilizzare, va specificato che i moduli di ARXivar (tranne qualche eccezion) vengono fisicamente
distribuiti con l'installazione del prodotto, questi saranno comunque utilizzabili dietro attivazione licenza
d'uso, in caso contrario (esclusi moduli base) non sarà possibile utilizzare i moduli anche se già installati.
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240
Guida di ARXivar
fig. 1, La scheda delle autorizzioni utente
Attivazione Moduli
E' composto da quattro caselle di controllo che se selezionate attiveranno il relativo modulo.
Tutti i moduli di ARXivar sono soggetti ad attivazione licenza per l'utilizzo. Le licenze per i moduli di
ARXivar possono essere suddivise in due categorie, Base (licenze concorrenti) ed Aggiuntive (numero
utenze effettive).
I Moduli aggiuntivi sono quelli selezionabili tramite apposita casella
di controllo
della
sezione
Attivazione Moduli. I moduli base non necessitano di attivazione e sono sempre disponibili a tutti gli
utenti di ARXivar indipendentemente dal numero di utenti registrati. Se superato il numero di licenze
disponibili, l'utente che richiederà l'utilizzo di un modulo aggiuntivo riceverà il messaggio di "licenza non
disponibile". Potrà comunque continuare ad utilizzare ARXivar per altre operazioni.
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Configurazione di ARXivar
241
Le licenze dei moduli aggiuntivi, non sono di tipo concorrenziale e funzionano a quantità, l'utilizzo dei
moduli aggiuntivi avviene tramite Attivazione modulo per singolo utente.
Per maggiori informazioni attivazione licenza
Abilitazioni
Tramite le caselle di controllo di questo riquadro è possibile stabilire per quali operazioni e mansioni
l'utente deve risultare abilitato:
· Cancella Documenti: questa casella di controllo se selezionata abilita l'utente alla cancellazione
fisica del documento archiviato in ARXivar. Quando un utente abilitato a tale operazione elimina un
file il documento eliminato lo è a tutti gli effetti e non sarà possibile, se non attraverso
software specializzati, recuperarne la copia originale.
In ARXivar, una cancellazione di un documento consiste nella cancellazione (rimozione)
fisica di file e profilo documentale dalla loro posizione fisica (Hard Disk o Database).
Di un documento eliminato rimane unicamente il file di LOG contenente le informazioni relative a:
Nome Utente che ha eseguito la cancellazione, Nome file eliminato ed Ora della cancellazione.
Si consiglia di abilitare alla cancellazione fisica dei documenti solo l'utente Admin e configurare
una cancellazione logica dei documenti tramite la gestione Stati documenti.
ARXivar non prevede una gestione predefinita per la cancellazione logica di un documento, ma
sarete voi stessi a configurarla con le modalità a voi più opportune e congeniali. Per esempio è
possibile creare cancellazioni logiche tramite la gestione degli stati documentali creando uno stato
"Eliminato" selezionabile da qualsiasi utente (qualsiasi utente potrà assegnare lo stato eliminato
ad un documento m a no n a v e r ne v is ib ilità ), tramite un'intelligente gestione delle riservatezze
utenti vi sarà possibile dare la visibilità a documenti aventi che si trovano nello stato "Eliminato
" dovrà essere assegnata solo ed esclusivamente ad utenti abilitati alla cancellazione fisica
tramite l'abilitazione "Cancella documenti"...
· C ancellare profilo standard delle mail.
· C rea e modificare Workflow
· Inserire dei nominativi inesistenti in rubrica, durante le operazioni di profilazione.
· C reare, Modificare ed eliminare liste di distribuzione.
· Attivare o disattivare l'utente stesso.
· Stabilire se l'utente è un addetto alla conservazione sostitutiva (in questo caso sarà obbligatorio
specificarne il codice fiscale, definibile nella scheda generale dell'utente).
· Escludere l'utente dal blocco delle AOO.
· Abilitare l'utente alla acquisizione e gestione dei Barcode.
Tipologia Licenza
Tramite le tre opzioni a scelta obbligatoria viene
semplificata
le
operazioni di configurazione
autorizzazione utente e si velocizzano le operazioni di verifica la ARXivar C lient.
Abilitazioni Web
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242
Guida di ARXivar
Tramite le caselle combinate del riquadro Abilitazioni Web e possibile stabilire su quali operazione e
mansioni abilitare l'utente per l'utilizzo di ARXivar Web. Nello specifico è possibile
· Abilitare l'utente all'utilizzo di ARXivar C lient, se attivo l'utente potrà effettuare il login per
accedere all'applicazione Web di ARXivar.
· Abilitare l'utente all'importazione di documenti,
· Abilitare l'utente ad effettuare ricerche complete senza nessuna limitazione.
· Abilitare l'utente ad effettuare ricerche rapide.
· Abilitare l'utente alla consultazione dei fascicoli.
· Abilitare l'utente alla consultazione della casella di posta.
· Abilitare l'utente ad utilizzare e creare delle viste personalizzate.
· Abilitare l'utente alla gestione delle pratiche.
· Obbliga l'utente a visualizzare gli allegati in copia conforme.
· Utente guest, se selezionata l'utente di ARXivar viene considerato come un utente ospite. Questa
funzionalità risulta valida solo se "Accesso C lient Web" è selezionata. L'utente in modalità ospite
non tiene in considerazione le rimanenti abilitazioni indipendentemente dal loro settaggio, anche
se selezionate non avranno effetto alcuno e l'utente non sarà abilitato per nessuna possibile
attivita.
· Disattiva cambio password, all'utente non sarà mai richiesto di rinnovare la password.
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5.7.2.4
Stati Validi per l'utente
Configurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Stati validi per l'utente)
Premessa
Tramite questa scheda è possibile stabilire le riservatezze utente a livello di stato. Quanto sarà definito
per l'utente in questione sarà automaticamente riportato in Stati Documenti e relative riservatezze.
Cos'è uno stato documento?
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Configurazione di ARXivar
243
Per stato documento si intende, come dice la parola stessa lo stato in cui si trova un documento, alcuni
esempi di stato del documento potrebbero essere:
· Approvato - Bozza - Eliminato - C onfermato - In modifica ecc...
In base allo stato in cui si trova un documento è possibile stabilire alcune regole, per esempio stabilire
se l'utente in questione può visualizzare un documento con stato eliminato, oppure ancora,controllarne la
modalità di modifica del profilo quando un documento si trova nello stato "In modifica" e via
discorrendo...
Come configurare gli stati validi per l'utente
Nella scheda Stati validi per l'utente, in una apposita lista sono visibili tutti gli stati documento
disponibili. E' possibili stabilire per ogni singolo stato se l'utente in questione potrà accedere ai documenti
che si trovano in tale stato selezionando, tramite segno di spunta, la casella di controllo associata allo
stato.
per ogni stato selezionato sarà possibile abilitare o disabilitare l'utente alla modifica dei profili
documentali ed alla modifica di documenti che si trovano in quello specifico stato.
Per esempio un utente potrebbe essere abilitato a visualizzare tutti i documenti che si trovano nello
stato "Bozza" ma non essere abilitato alla modifica del profilo documentale e nel contempo
esserlo per la modifica del documento, o viceversa: abilitato alla modifica del profilo ma non
alla modifica del documento, oppure, terza ed ultima modalità: essere abilitato alla sola lettura,
quindi non essere abilitato alla modifica di profilo e documento, ma solo ed esclusivamente
abilitato alla visualizzazione di documenti che si trovano nello stato Bozza.
La scheda stati validi per l'utente prevede alcuni automatismi: tramite i pulsanti "Seleziona tutti" e "
Deseleziona tutti" è possibile selezionare o deselezionare tutte le caselle di controllo relative agli stati
previsti dalla vostra installazione di ARXivar.
La parte inferiore “Permessi sullo stato” consente di gestire i tre diversi livelli di riservatezza a
livello di stato.
1. Modifica profilo, non modifica documento.
2. Non modifica il profilo, modifica il documento.
3. Nessuna modifica consentita.
il pulsante "Conferma" aggiornerà il relativo Stato documentale selezionato in griglia.
Le modifiche qui apportate saranno automaticamente riportate in gestione "Stati documenti", e relativa
gestione riservatezze. L'implementazione di tale funzionalità messa a disposizione in questa parte della
configurazione non comporta nessuna differenza di quanto qua esposto.
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5.8
Guida di ARXivar
DSN (Stringhe di connessione)
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Configurazione di ARXivar - DNS (Stringhe di connessione)
Vedere anche:Gestione campi aggiuntivi, Gestione gruppi campi aggiuntivi, Impostazione profilo
documentale, Gestione gruppi di dati.
Premessa
Tramite ARXivar è possibile interagire con database esterni, principalmente per consentire il reperimento
di informazioni utili al completamento dei profili documentali rendendo così possibile creare automatismi
di profilazione ed archiviazione della vostra documentazione cartacea.
Inoltre, va sottolineato che l'integrazione verso basi di dati esterne rende possibile anche l'auto
completamento dei campi aggiuntivi implementati a livello di tipologia documentale. Per esempio vi sarà
possibile recuperare dalle anagrafiche del vostro gestionale il nominativo di un "agente di vendita"
durante la profilazione delle vostre fatture di vendita, se non che il codice di registro IVA ecc..
Grazie alle gestione centralizzata delle stringhe di connessione, ARXivar sarà in grado, al
momento del bisogno, di connettersi automaticamente, alla fonte dati da voi indicata.. Vi sarà
dunque possibile recuperare tutte quelle informazioni che generalmente sono memorizzate e gestite dal
vostro ERP, come: gestione della contabilità, gestione del magazzino ecc..
Centralizzare le informazioni.
E' facile incontrare realtà dove alcune procedure interne non necessariamente dipendenti dal ERP siano
in altro modo gestite tramite database personali quali:
Microsoft Access, fogli di lavoro in Excel,
documenti di Word ecc.. Un corretto utilizzo delle stringhe di connessione sarà possibile recuperare
anche queste utili ed a volte indispensabili informazioni.
Per questo motivo al momento della definizione di una "stringa di connessione" per il recupero delle
informazioni una delle prime domande da porsi sarà: la reale disponibilità di tale fonte dati... Per
pianificare una corretta strategia di recupero informazioni vi basterà seguire le seguenti regole di base.
Alcune regole di base:
· Evitate di creare connessioni verso dati residenti su macchine che non siano server.
· In caso di procedure gestite tramite database personali, assicurarsi che la procedura sia
riconosciuta e che rientri negli standard aziendali.
· Verificate la disponibilità del driver ODBC sulla macchina dove gira l'installazione di ARXivar
Server, in alcuni scenari è necessario eseguire tale verifica anche su postazioni ARXivar C lient, si
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245
vedano gli argomenti (workflow - Designer - Link - Link, variabili e Query).
· Prima di creare una stringa di connessione verificarne accessibilità e disponibilità creando una
stringa di connessione sulla macchina dove installato ARXivar Server seguendo quanto esposto in:
Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test.UDL
Creare e configurare una stringa di connessione in ARXivar.
Per creare una o più stringhe di connessione verso database esterni procedere come segue:
Accedere
ad
ARXivar
Server,
quindi
da
configurazioni
selezionare
la
voce
"Stringhe
di
connessione", vi apparira la finestra di figura 1. Nell'immagine è visibile un elenco riportante 4
connessioni. Non esistono dei modelli di riferimento, alla prima apertura e fin quando non viene creata
una stringa di connessione l'elenco "Nome connessione" di figura 1 vi apparira vuoto.
fig 1, finestra gestione stringhe di connessione
N.B.: Non è consentita la selezione della scheda "Stringa di connessione - dettaglio", tramite click
sull'apposito Tab. E' possibile accedervi tramite il pulsante modifica, previo selezione della stringa di
connessione da modificare, oppure tramite doppio click sul nome della stringa di connessione da
modificare.
Espandere l'argometo sottostante per accedere al dettaglio dell'argomento trattato.
Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test.
UDL
Utilizzo di file UDL passo passo
1.Assicurarsi che in doppio click su C omputer, quindi dal menu file selezionare strumenti - Opzioni cartelle -
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Guida di ARXivar
visualizza, individuare la casella di controllo] - Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti (non dev
selezionata), con sistemi operati in inglese (MyComputer - Tools - Folder Option - [View] la casella di contr
extensions for know file types").
2.Su uno spazio disponibile del vostro desktop click con il tasto destro del mouse selezionare la voce Nuov
Documento di testo.
3.Verrà creato un file avente il nome "Nuovo documento di testo.txt", cambiare il nome in "Test.udl" e dare invio.
4.Al messaggio: "Modificando l'estensione, il file potrebbe essere inutilizzabile. Modificare l'estensione del file?", sen
rispondere cliccare sul pulsante "Si".
5.l'icona del file Test.udl
assumera il seguente aspetto
oppure
l'icona visualizzata può v
versione a versione del sistema operativo. nel caso non venga visualizzata un'icona simile procedete comunqu
doppio click su di essa.
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247
fig. 2, Elenco dei Driver ODBC e Provider OLE DB installati sulla macchina.
6.Tramite doppio click sul file Test.udl verrà visualizzata l'immagine di figura 2.
Per default vi troverete nella scheda "Connessione" dovrete cliccare sulla scheda "Provider".
Qui vi troverete l'elenco dei Driver ODBC e provider OLE DB installati sulla macchina per questo motivo il vos
potrebbe essere differente da quanto mostrato in figura.
Se in elenco non trovate il provider di vostro interesse non vi sarà possibile generare automaticamente la
connessione ma vi sarà possible:
6.1) appoggiarvi esclusivamente sulla documentazione relativa al driver che intendete utilizzare tramite la man
relativa documentazione, generalmente pubblicata sul sito del produttore.
6.2) Utilizzare gli esempi delle stringhe di connessione messi a disposizione dalla procedura di ARXivar server.
caso viene eseguito il controllo sintattico sulla stringa di connessione ma non viene eseguito un test di connessione
6.3) C reare il file Test.udl direttamente sulle macchine che ne eseguiranno effettivamente la connessione, recu
stringa di connessione (come mostrato nei prossimi passaggi) la potrete incollare nella apposita casella di t
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Guida di ARXivar
procedura di creazione delle stringhe di connessione in ARXivar Server.
Individuato il Driver ODBC o il provider OLE DB di vostro interesse selezionatelo quindi procedere cliccando sul
Avanti", questo attiverà la scheda "Connessione", vedi esempio di figura 3.
fig. 3, esempio di connessione verso un database di access
7.Nell'esempio di figura 3, si stà creando una stringa di connessione verso un database di Microsoft Access che s
disco C:\, il suo nome è DBEsterno.mdb e non è protetto da password.
Nel caso lo fosse, vi basterebbe deselezionare la casella di controllo Nessuna Password, quindi inserire la
nell'apposita casella di testo.
Per database protetti da password è possibile decidere se salvare la password nella stringa di connessione, al
della creazione di tale stringa varrete avvisati della presenza di dati sensibili, rispondere di si, ARXivar p
possibilità di nascondere le password per connessioni verso database.
N.B.: La scheda "Connessione" cambia secondo il tipo do Provider OLE DB selezionato.
8.Terminato con i parametri necessari cliccare sul pulsante verifica connessione, se riceverete il messaggio
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249
connessione completata" cliccare sul pulsante OK della finestra del messaggio e successivamente sul pu
della finestra "Proprietà di Data Link". La pressione del pulsante OK della finestra "Proprietà di Data Link" ne
la sua chiusura e, cosa più importate crea la stringa di connessione, che come esposto nei punti successivi potre
ed incollare nell'apposito campo della finestra di configurazione stringhe di connessione lato ARXivar Server.
9.C liccando su OK la finestra verrà chiusa, a questo punto rinominare il file Test.udl in Test.txt ed apritelo con un do
10.Selezionate la parte di testo, come da figura 4 e copiatela tramite i tasti CTRL+C. Ora avete in memoria la
connessione sicuramente funzionante. Quindi la potrete utilizzare nella gestione connessioni incollandola nella
casella di testo come mostrato (in sezione) nella figura 4 quindi salvare la stringa di connessione come mostrato
nella presente guida.
Pulsanti Nuova,Modifica ed elimina.
Tramite questo pulsante è possibile creare una nuova stringa di connessione. C liccando su
di esso sarà aperta una finestra di dialogo dove, nell'apposito campo, dovrete inserire il nome della
vostra connessione, in modo da poterla riconoscere al momento del suo utilizzo. La lunghezza massima
consentita per il nome della connessione è di 50 caratteri.
C reata la connessione vi sarà possibile passare alla sua configurazione tramite il seguente pulsante
.
Tramite questo pulsante entrate in modifica della stringa di connessione selezionata.
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Guida di ARXivar
Tramite questo pulsante è possibile eliminare la stringa di connessione selezionata. Non è
possibile recuperare una stringa di connessione erroneamente eliminata, dovrete procedere alla sua
configurazione ex novo.
Configurazione della stringa di connessione
Selezionata dall'elenco di figura 1 la stringa di connessione da configurare, premendo il pulsante di
modifica accederete alla scheda "Stringa di connessione - Dettaglio" figura 6, (non è possibile accedervi
tramite click sull'apposito T AB, ma solo con pulsante modifica oppure tramite doppio click sulla stringa di
connessione), da tale scheda dove vi sarà possibile selezionare la modalità di connessione, definirne la
stringa e salvare le impostazioni.
Il salvataggio tramite l'apposito pulsante esegue anche la verifica della sua conformità, non sarà
possibile salvare stringhe di connessione errate.
fig. 6, Finestra crea stringa di connessione, dettaglio
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Tramite questo pulsante è possibile confermare la configurazione della stringa di connessione e
verificarne la validità a livello di sintassi, la verifica non esegue nessun test di connessione, nel
caso i parametri inseriti non fossero corretti al momento del salvataggio riceverete il messaggio
riportante il tipo d'errore generato. In caso di errore la stringa di connessione non sarà salvata e
resterete in modalità di configurazione.
Tramite questo pulsante potrete chiudere la finestra ed abbandonare eventuali modifiche.
Non è possibile annullare modifiche dopo la pressione del pulsante salva.
ODBC Driver:
Se selezionato è possibile definire stringhe di connessione di tipo ODBC / OLE DB Provider. ARXivar vi
mette a disposizione una serie di esempi selezionabili tramite la seguente casella combinata
Esempi di connessione:
C liccando sulla casella combina vi verrà presentato un elenco di ODBC e OLE DB Provider, selezionando
un esempio nella casella sottostante verrà riportata una stringa di connessione d'esempio.
In figura 6 per esempio e visibile una stringa di connessione che utilizza il Provider OLE DB per SQL
server, starà a voi completare la stringa con i corretti parametri per fare inmodo che la stringa di
connessione sia valida per aprire una connessione verso il database di vostro interesse.
· Dove DataSource=myServerName dovrete sostituire myServerName con il nome del server
corretto.
· Dove Initial C atalog=myDatabaseName dovrete sostituire myDataBaseName con il nome del
Database (nell'esempio è stato inserito il nome ARC HDB)
· Dove User Id=myUsername dovrete inserire il nome utente avente i permessi necessari per
accedere al database (nell'esempio è stato inserito l'utente di default di ARXivar DM)
· Dove
Password
=
avete
due
possibilità,
inserire
la
password
in
chiaro
esempio
(Password=12345678 Sconsigliato) oppure il tag <%PASSWORD%> ed inserire il suo valore nel
campo:
·
Sostituzione <%PASSWORD%>:
Tramite questa casella di testo è possibile inserire la password che sarà poi utilizzata all'interno della
stringa di connessione in modo criptato.
Alcune importanti considerazioni sulla modalità ODBC Driver:
Se selezionate ODBC Drivers va evidenziato che l'elenco degli ODBC Driver e dei OLE DB Provider non
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252
Guida di ARXivar
corrisponde ai Driver ODBC e OLE DB Provider installati sulla macchina dove gira ARXivar Server ma è
un semplice elenco dei più comuni driver ODBC e Provider OLE DB in commercio.
Per potersi poi realmente connettersi al database sulla macchina che utilizzerà tale stringa di
connessione dovranno essere installati i driver ODBC selezionati, in caso contrario non sarà possibile
raggiungere il database definito nella stringa di connessione. Trovate maggiori approfondimenti in Server
collegati.
Un esempio pratico:
Uno degli utilizzi più comuni delle stringhe di connessione lo si trova nella, per esempio nella gestione
dei campi aggiuntivi.
Poniamo il caso di una classe documentale Fatture di vendita, la sua configurazione prevede l'utilizzo
di un campo aggiuntivo "Codice Agente".
Al momento di una ipotetica archiviazione manuale, l'operatore dovrà essere in grado di selezionare il
codice agente da un elenco. Questo elenco viene recuperato da una tabella Agenti, gestita dal
database della contabilità.
In questo caso sarà il PC dove gira ARXivar client ad utilizzare la stringa di connessione verso tale
database. E' indispensabile che i driver ODBC dovranno essere installati sul PC che sfrutta tale
connessione.
Uno degli errori più comuni è "Il PC 01 riesce ad archiviare e a valorizzare il codice Agente, il PC
02 esegue tutte le operazioni in modo corretto ma al momento della selezione del codice Agente va in
errore e non è possibile archiviare la fattura di vendita". Significa che Lato ARXivar server è stata
definita una connessione utilizzando con determinati ODBC , il PC 01 ha installato i driver corretti, il PC
02 ne è sprovvisto.
Per questo motivo lato server vengono proposti comunque esempi legati ai più comuni driver ODBC e
Provider OLE DB presenti sul mercato.
Nel caso non fosse presente negli esempi disponibili il Driver ODBC o l'OLE DB Provider di vostro
interesse dovrete eseguire quanto esposto in Stringhe di connessione sempre corrette utilizzando i
provider OLE DB tramite file Test.UDL
DNS Connection:
Se selezionate questa modalità dovrete creare dei file DSN.
Questo è possibile da
"Strumenti di
amministrazione" selezionando la voce Origini Dati ODBC.
La procedura richiede un minimo di esperienza nella creazione di DSN Utente, di sistema oppure su file.
Visto la vastità dell'argomento la creazione di DSN file non sarà trattata in questa guida.
DSN:
Se avrete definito delle dei file DSN saranno mostrati nella casella di controllo DSN, vi bastera
selezionare quello di vostro interesse. e se necessario dovrfete inserire nome utente e relativa
password.
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Archivio locale
Se selezionato non sarà necessario creare nessuna stringa di connessione perchè selezionando Archivio
locale sarà utilizzata la stringa di connessione di ARXivar stesso. A tale proposito è possibile utilizzare
anche la tecnica dei Server Collegati (modalità di utilizzo e configurazione sono qui esposte). Tramite
la gestione dei Server collegati vi sarà possibile sfruttare la stringa di connessione di ARXivar per
raggiungere fonti dati esterne..
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5.8.1
Server collegati
DNS (Stringhe di connessione) - Server collegati.
Premessa
Quanto esposto nel seguente paragrafo, fa esclusivamente riferimento a Microsoft SQL Server 2005
(dalla versione Express e successive), per quanto riguarda i motori di data base Oracle e MySQL si
faccia direttamente riferimento ai siti dei rispettivi produttori.
L'utilizzo dei server collegati (si veda figura 1) vi consentirà di gestire differenti fonti dati definendo
un'unica stringa di connessione, inoltre nel caso il vostro Database di ARXivar utilizzi SQL Server
(versioni
2005 e successive), in C onnessioni archivi vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante nuovo
elemento, dare un nome alla nuova connessione, quindi dalla scheda "Stringa di connessione Dettaglio" l'opzione "Archivio locale" senza dovere definire nessuna stringa di connessione, ARXivar
utilizzerà la stringa di connessione di default. Tramite l'utilizzo dei server collegati vi sarà
possibile
recuperare i dati da tabelle diverse contenute in diversi database utilizzando un'unica stringa di
connessione, si veda figura due per un esempio.
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254
Guida di ARXivar
fig. 1, esempio struttura server collegati
Un esempio di estrazione dati da due differenti tabelle appartenenti a due diversi database.
In figura 2 è visibile un esempio di interrogazione di due differenti tabelle appartenenti a due diversi
database. Nello specifico la query di figura 2 estrae da un ipotetico database di Access collegato ad
un'istanza di SQL Server 2005 con il nome di DATIERP. La query di estrazione come risultato finale
restituisce numero fattura, data fattura e codice cliente di tutte le fatture archiviate nella tabella FattC li
filtrando considerando solo le fatture già archiviate in ARXivar. Le frecce rosse stanno ad indicare la
particolare sintassi richiesta.
fig.2, Esempio sintassi per l'estrazione di informazioni tra tabelle di database differenti.
Le query per l'estrazione delle informazioni tra tabelle di server collegati richiedono una particolare
sintassi. Nel caso di figura 2 viene messo in evidenza la necessità di anteporre alla tabella contenente
le informazioni da estrarre, il nome del database collegato (DATIERP) e di utilizzare tre punti consecutivi
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255
come separatore per il nome della tabella (DATIERP...FattC li). Nel caso le informazioni siano presenti in
più tabelle non sarà possibile fare riferimento diretto alle stesse ma sarà necessario utilizzare un alias
per ogni tabella presente nella query, in figura due sono stati utilizzati gli alias ERP per la tabella
DATIERP...FattC li e ARX per la tabella DM_PROFILE di ARXivar.
Si noti che la sintassi può differire a secondo del Provider utilizzato per il collegamento al database
esterno. Trovate maggiori dettagli nella guida in linea di SQL Server, distribuita con SQL Server.
Come creare un server collegato.
Va evidenziato che tale funzionalità è disponibile a partire dalle versioni di SQL Server 2005 Developer e
successive. Per configurare un server collegato procedere come segue: da Esplora oggetti di Microsoft
SQL Server Management studio cliccare sul ramo "Oggetti Server", quindi selezionare con click destro
la voce "Server collegati" (figura 3). Dal menu contestuale che vi appare selezionare la voce "Nuovo
Server collegato".
fig.3, Menu server collegati
SQL Server Management studio avvierà la procedura guidata per la creazione del nuovo server
collegato. Sarà necessario definire il nome da assegnare al nuovo server (accetta solo maiuscole,
indipendentemente dal provider utilizzato, evitate spazi o caratteri di separazione), quindi dovrete
selezionare il provider. La procedura guidata continuerà con modalità differenti secondo il provider dati
selezionato.
SQL Server tratterrà il nuovo server collegato come un normale database appartenente e gestito dalla
medesima istanza e cosa più importate, vi sarà sufficiente installare i driver ODBC necessari per creare
il collegamento al Database esterno sul server dove risiede Microsoft SQL Server e non più su tutti i
client.
Esempi di server collegati.
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256
Guida di ARXivar
Connessione ad AS400 (o qualsiasi driver ODBC)
EXEC sp_addlinkedserver
'MIOAS400',
'',
'MSDASQL',
NULL,
NULL,
'Driver={Client Access ODBC Driver (32-bit)};System=<systemname>;
Uid=<username>;Pwd=<password>;';
EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MIOAS400', 'false', NULL, '<username>',
'<password>';
MIOAS400 diventerà il nome del server collegato.
Segue un esempio sintattico per una semplice query di estrazione dati:
SELECT * FROM OpenQuery(MIOAS400, 'select * from libreria.tabella where
miocampo = 1')
Connessione ad Oracle
EXEC sp_addlinkedserver
'MyOracle',
'Oracle',
'MSDAORA',
'<servername>';
EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MyOracle', 'false', NULL, '<username>',
'<password>';
“MyOracle” diventerà il nome del server collegato. Segue un esempio sintattico per una semplice query
di estrazione dati. C on Oracle è possibile scrivere direttamente Query come nel successivo esempio:
SELECT * FROM MyOracle..USERNAME.NOMETABELLA
In caso la query generi errori sarà necessario ricorrere alla funzione OpenQuery come mostrato
nell'esempio seguente:
SELECT * FROM OpenQuery(MyOracle,'SELECT * FROM NOMETABELLA')
Connessione a cartella di lavoro Excel (XLS)
EXEC sp_addlinkedserver 'MioExcel',
'Jet 4.0',
'Microsoft.Jet.OLEDB.4.0',
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257
'<percorso>',
NULL,
'Excel 5.0';
EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MioExcel', 'false', NULL, '', '';
“MioExcel” diventerà il nome del server collegato. <percorso> è il percorso del file XLS, rispetto al
server SQL (percorso locale sul server oppure di rete). Esempio di query (usare il dollaro $ dopo il nome
foglio):
SELECT * FROM MioExcel...Foglio1$
Connessione a database Access (MDB)
EXEC sp_addlinkedserver
'MioAccess',
'OLE DB Provider for Jet',
'Microsoft.Jet.OLEDB.4.0',
'<percorso>';
EXEC sp_addlinkedsrvlogin 'MioAccess', 'false', NULL, '', '';
MioAccess diventerà il nome del server collegato. <percorso> è il percorso del file MDB, rispetto al
server SQL (percorso locale sul server oppure di rete). Esempio di query:
SELECT * FROM MioAccess...NomeTabella
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258
Guida di ARXivar
Per avere informazioni sui server collegati impostati, è possibile usare questi
comandi.
EXEC sp_linkedservers
EXEC sp_helpserver
select * from sysservers
Per eliminare la connessione ad un server collegato.
EXEC sp_dropserver 'NomeServer', 'droplogins';
Riferimenti
Per maggiori approfondimenti fare riferimento ai seguenti link
Accesso a dati esterni
Query distribuite
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa259589(SQL.80).aspx
http://www.sqlstuff.dk/post/Linked-Servers-in-SQL-Server-2005.aspx
http://www.devprise.com/2007/03/10/connecting-to-an-iseries-db2-database-with-sql-server-2005
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5.9
Configurazione del profilo documentale
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Configurazione - Configurazioni del profilo documentale.
Premessa
In ARXivar l'archiviazione di un documento avviene previo inserimento manuale o automatica di
informazioni atte a identificare in modo univoco il documento cosi archiviato. l'insieme di queste
informazioni in ARXivar sono riconosciute sotto l'appellativo "Profilo documentale", o più raramente
anche "Carta d'entità del documento"...
In questa sezione della guida saranno esposti gli argomenti relativi alla parametrizzazione dei profili
documentali, in quanto ARXivar consente di personalizzare struttura e modo di utilizzo dei profili
documentali. La personalizzazione dei profili documentali può essere definita sia per singola tipologia
documentale che per qualsiasi tipo di documento decidiate di archiviare e successivamente gestire
attraverso ARXivar.
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259
Nello specifico saranno tratti i seguenti argomenti: Gestione di gruppi di dati, gestione dei
Campi aggiuntivi e gestione raggruppamento dei campi aggiuntivi.
Il profilo documentale.
Le informazioni contenute in un profilo documentale possono essere inserite sia da software
autorizzato per lo scambio dati con le diverse procedure di archiviazione di ARXivar oppure inserite
dall'utente tramite l'apposita maschera di profilazione documentale.
I campi di un profilo documentale sono suddivisi da due principali categorie, la prima:
Campi di profilo per l'archiviazione dei documenti come:
· I Campi standard esempio: Mittente, Destinatario, Area organizzativa omogenea di
appartenenza del documento, Tipologia documentale, data del documento, Oggetto ecc...
· Campi Aggiuntivi in aggiunta ai campi di profilazione standard.
Oltre ai campi standard ed ai campi aggiuntivi, vanno segnalate le note di profilo paragonabili a dei postit elettronici associabili ad ogni singolo documento che si andrà ad archiviare. Non ultimo l'elenco di
eventuali allegati... per maggiori informazioni relative all'argomento vedere quanto qui esposto.
La seconda riguarda i Campi di profilo per la ricerca dei documenti archiviati che sono:
· Campi di ricerca quali per esempio:Area organizzativa omogenea, tipologia documentale, stato
del documento, numero, documenti archiviati da n giorni ecc...
· Campi standard come: ricerca per data di registrazione, per numero di commessa, per utente
che ha eseguito l'archiviazione ecc...
· Campi Aggiuntivi in aggiunta ai campi di profilazione standard.
La configurazione del profilo documentale
Da ARXivar server, tramite la gestione delle impostazioni di profilo documentale, è possibile
definire il comportamento di ARXivar client durante le fasi di profilazione del documento da archiviare.
Le impostazioni di profilo documentale consentono, per esempio di assegnare valori predefiniti a caselle
di controllo, nascondere o visualizzare caselle di testo per l'inserimento di particolari campi di profilo, vi
sarà per esempio possibile stabilire se per valore predefinito sia acconsentito dare visibilità su web dei
documenti archiviati. In definitiva viene data la possibilità configurare in modo generale il
comportamento di ARXivar client, facilitando così l'utente durante le fasi di profilazione manuale del
documento.
Come accedere alla configurazione del profilo documentale.
le impostazioni del profilo documentale sono raggiungibili da ARXivar Server, selezionando la voce "
Profilo documentale" come da figura 1.
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260
Guida di ARXivar
fig 1, voce di menu "Profilo documentale"
Da Profilo documentale sarà possibile accedere alle seguenti voci "Impostazioni di profilo documentale"
(figura 2), "Gestione gruppi di dati", "Gestione campi aggiuntivi" e "Gestione gruppi campi aggiuntivi"
Impostazioni Profilo documentale
Tramite la maschera di figura 2 è possibile parametrizzare aspetto e comportamento di ARXivar. In
prevalenza quanto verrà stabilito nella finestra di figura 2 (schede Etichette, Impostazioni e Prenotazione
comprese) avrà effetto sulle relative operazioni di profilazione.
fig. 2, La maschera per le configurazioni di base del profilo documentale.
Le modifiche apportate tramite la maschera di figura due si ripercuotono su tutte le postazioni client e
non essendo ad effetto immediato saranno visibili solo dopo il riavvio di ogni singola postazione.
Di seguito viene riportato il significato di ogni singolo parametro, gli argomenti saranno trattati scheda
per scheda.
(Impostazioni Profilo documentale) - Scheda "Etichette"
Gestione legame Abilita:
Se selezionata attiva la gestione dei legami tra documenti. Nello specifico la casella di controllo "Abilita"
se selezionata consente, lato ARXivar client, di legare tra di loro più profili documentali facenti
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261
riferimento a documenti diversi, (per maggiori approfondimenti vendere quanto qui esposto).
Se selezionata visualizza l'apposita casella di testo per l'inserimento del campo nelle finestre di ricerca e
profilazione documento. Deselezionata al contrario tale campo non sarà visualizzato.
Etichetta:
Viene data la possibilità di assegnare un valore diverso da "Legami" (per esempio un valore possibile
potrebbe essere "Concatena"). C onsiderando che tale etichetta sarà utilizzata come intestazione di
colonna il numero massimo di caratteri è limitato a 10. L'etichetta è visibile solo se la casella di controllo
abilita risulta selezionata.
Tramite questo pulsante vi sarà possibile stabilire il testo da utilizzare tradotto nella lingua
desiderata.
Gestione pratiche Abilita:
Se selezionata attiva la gestione delle pratiche. Nello specifico la casella di controllo "Abilita" se
selezionata consente, lato ARXivar client, di attivare la gestione delle pratiche, (per maggiori
approfondimenti vendere quanto qui esposto).
Se selezionata visualizza l'apposita casella di testo per l'inserimento del campo nelle finestre di ricerca e
profilazione documento. Deselezionata al contrario tale campo non sarà visualizzato.
Etichetta:
Viene data la possibilità di assegnare un valore diverso dalla etichetta "Pratiche" (per esempio un
valore possibile potrebbe essere "Commesse"). C onsiderando che tale etichetta sarà utilizzata come
intestazione di colonna o etichetta su un pulsante il numero massimo di caratteri è limitato a 10.
L'etichetta è visibile solo se la casella di controllo abilita risulta selezionata.
Tramite questo pulsante vi sarà possibile stabilire il testo da utilizzare tradotto nella lingua
desiderata.
Nascondi il campo scadenza:
La casella di controllo "Nascondi il campo scadenza" se selezionata consente di nascondere dalle
maschere di profilazione e di ricerca documenti il campo scadenza. Va selezionata solo nel caso non sia
necessario gestire le scadenze dei documenti.
Nascondi il campo risposta:
La casella di controllo "Nascondi il campo Risposta" se attivata nasconde la casella combinata che
consente di assegnare i valori "ATTESA","NESSUNA" RISPOSTO" nella maschera per la ricerca dei
documenti (sezione campi standard).
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Guida di ARXivar
(Impostazioni Profilo documentale) - Scheda "Impostazioni"
La scheda Impostazioni definisce alcuni comportamenti di default per ARXivar client, le modifiche qui
apportate si ripercuotono su tutte le postazioni di lavoro.
Visibilità web di default.
Questa casella di controllo se selezionata forza la selezione delle relative caselle di controllo "Visibilità
Web" lato ARXivar C lient- L'utente, in fase di profilazione o di modifica profilo potrà comunque
deselezionare la casella "Visibilità Web" anche se automaticamente selezionata.
Non consentire la spedizione per mail/fax dei documenti interni.
Questa casella di controllo se selezionata non consente l'invio dei documenti aventi come campo di
profilo origine uguale a "INTERNO" tramite fax o tramite posta elettronica.
Non consentire l'annullamento della profilazione delle mail da Outlook.
Questa casella di controllo se selezionata non consente di annullare la richieste di archiviazione mail
sollevate da Outlook, obbligando l'utente a procedere con la profilazione. Il controllo funziona solo nel
caso ARXivar si attivo. In caso contrario, con ARXivar non in esecuzione apparirà la finestra di Login di
ARXivar, l'utente potrà decidere di non procedere con il login evitando cosi di archiviare la mail, oppure
decidere di inserire nome utente e password procedendo così alla profilazione della mail.
Attiva regole di univocità.
Questa casella se selezionata attiva le regole di univocità configurate a livello di classe documentale.
L'utilizzo delle regole di univocità richiedono la selezione della casella di controllo "Attiva regole di
univocità" qui trattata, in caso contrario tali regole non saranno tenute in considerazione.
Attiva regole da DLL.
Anche questa casella di controllo, come la precedente deve essere
selezionata nel caso a livello di
configurazione "C lasse documentale" siano state definite delle regole DLL, in caso contrario, casella
"Attiva regole da DLL" non selezionata le regole DLL non avranno nessun effetto.
(Impostazioni Profilo documentale) - Scheda "Prenotazioni"
Tramite la scheda prenotazione è possibile definire lo stato da utilizzare per la prenotazione di un profilo
documentale. La prenotazione di un profilo documentale consente di creare il profilo di un qualsiasi
documento associandolo ad una qualsiasi tipologia documentale, rimandando ad un secondo momento
l'archiviazione effettiva del documento.
Stato: Selezionare lo stato da utilizzare per la profilazione della prenotazione.
File: La prenotazione di un'archiviazione richiede la presenza di un qualsiasi file d'appoggio che sarà
archiviato in attesa del documento da archiviare. Non sarà possibile visualizzare il file utilizzato per la
prenotazione, nome e contenuto di tale file non ha nessuna importanza, potrebbe anche trattarsi di un
file vuoto. Si consiglia di utilizzare un file di testo. Il file sarà sostituito dal documento effettivo. La
prenotazione può tornare utile per ripristinare situazioni di protocollazione errate o anomale.
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5.9.1
Gestione gruppi di dati
Configurazione - Profilo documentale (Gestione gruppi di dati).
Premessa
In ARXivar l'archiviazione di un documento avviene previo inserimento manuale o automatica di
informazioni atte a identificare in modo univoco il documento cosi archiviato. In ARXivar l'insieme di
queste informazioni è conosciuto come "Profilo documentale". Le informazioni contenute in un profilo
documentale un inseme di differenti tipologie di dato quali: Date, stringhe di caratteri, numeri ecc... Un
profilo documentale è composto da un gruppo di campi predefiniti e interamente gestiti da ARXivar più
un gruppo di dati definibili e gestiti dall'amministratore di ARXivar, qust'ultima tipologia di dati in
ARXivar viene definita come "Campi aggiuntivi", in questa sezione di guida viene esposto come sia
possibile gestire definendo gruppi di dati le informazioni che successivamente saranno manipolate
tramite la creazione e definizione dei campi aggiuntivi.
Creare i gruppi di dati
Da ARXivar Server, Profilo documentale, Gestione gruppi di dati si accede alla maschera di figura 1 che
consente di definire i gruppi di dati.
Tramite questo pulsante è possibile creare un nuovo gruppo, vi bastera definirne il nome, (come
esempio si veda quanto esposto in figura 2).
Tramite questo pulsante vi sara possibile inserire le informazioni che saranno successivamente
rappresentate dal gruppo di dati stesso.
Un gruppo dati potrà contenere un elenco statico di elementi atti a popolare una casella combinata (
ComboBox) da poter associare ad un campo aggiuntivo. Oltre ad elenchi statici, un gruppo di dati è
in grado di rappresentare una più evoluta query di interrogazione dati, in questo caso restituendo un
elenco dinamico di informazioni, che come le precedenti potrete utilizzare per popolare i vostri campi
aggiuntivi.
In figura 2 è visualizzato il gruppo dati definito come "Prelievi C ancelleria" rappresentante un elenco di
elementi statici riferiti ad Articoli di cancelleria. Un elenco di questo tipo, potrebbe essere utilizzato
come campo aggiuntivo per una ipotetica tipologia documentale impiegata per l'archiviazione dei
buoni di prelievo per il materiale cancelleria, permettendo così di associare al documento archiviato
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anche gli articoli richiesti.
Mentre in figura 3 è viene mostrato come interagire con una fonte dati esterna creando cosi un elenco
da poter utilizzare, in questo caso, in accoppiata con un campo aggiuntivo per una ipotetica tipologia
documentale "Fatture di vendita" qualora fosse necessario aggiungere nelle informazioni del profilo
documentale l'agente di vendita.
fig.1, Maschera gestione gruppi di dati
Tramite questo pulsante è possibile eliminare il gruppo di dati selezionato.
Nella figura sotto viene mostrato come definire un elenco di elementi statici relativi ad informazioni da
associare ad un campo aggiuntivo. Solitamente gruppi dati che contengono elenchi di elementi sono
utilizzati con campi aggiuntivi di tipo ComboBox.
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265
fig. 2, esempio di elenco elementi statici relativi al gruppo dati Prelievi cancelleria.
AOO:
Porre particolare attenzione al campo AOO, l'Area organizzativa omogenea qui definita verrà ereditata
dal campo aggiuntivo appartenente al gruppo dati che si stà creando. Se non specificata, i campi
aggiuntivi appartenenti a questo gruppo di dati sarà disponibile per tutte le aree organizzative disponibili.
Connessione:
Nella figura sotto viene mostrato come definire dei gruppi di dati che prelevano le informazioni da tabelle
di database esterni. In particolare nell'immagine sono messi in evidenza i campi: C onnessione facente
riferimento ad una stringa di connessione verso un database esterno, tale connessione deve essere
precedentemente definita tramite l'apposita procedura, per maggiori dettagli si veda quando qui esposto.
Query:
Dovrete inserire la query di estrazione dati in formato SQL, si noti come sia data la possibilità di gestire
le colonne CodAge e Nominativo dove si da la possibilità di mappare la colonna della query contenente
un codice identificativo con la proprietà "C odice" del gruppo dati che ARXivar, idem per la proprietà
Descrizione che in questo caso viene associata alla colonna Nominativo, questo perchè i gruppi di dati
di ARXivar sono utilizzati per valorizzare campi aggiuntivi di profilo che saranno trattati tramite le
classiche caselle combinate (ComboBox). Va aggiunto che i gruppi di dati, sia di tipo Elementi che di
tipo Query possono valorizzare campi aggiuntivi solo in relazione uno a uno, a differenza di quanto è
possibile fare con i campi aggiuntivi gestiti tramite caselle di testo di tipo TableBox valorizzabili
esclusivamente da query di estrazione, dove una solo risultato potrà valorizzare contemporaneamente
più campi aggiuntivi, (Il tipo TableBox è un tipo di casella di testo che rispetta delle specifiche ARXivar e
sarà trattato più avanti in questa guida.)
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fig. 3, esempio di istruzione SQL per recuperare delle informazioni contenute in una
fonte dati esterna.
Nascondi colonna codice nella lista:
Questa casella di controllo, se selezionata vi consentirà di visualizzare e quindi selezionare dalla relativa
ComboBox del campo aggiuntivo il solo valore restituito dalla colonna mappata con la proprietà "
Descrizione" del gruppo di dati.
Nell'esempio di di figura 3 la C omboBox del campo aggiuntivo verrebbe valorizzata esclusivamente con
quanto restituito dalla colonna "Nominativo" della fonte dati esterna.
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5.10
Gestione Campi aggiuntivi
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Configurazione - Gestione Campi aggiuntivi del profilo documentale.
Vedere anche: Opzioni avanzate per la gestione dei campi aggiuntivi.
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Premessa
In ARXivar l'archiviazione di un documento avviene previo inserimento manuale o automatica di
informazioni atte a identificare in modo univoco il documento cosi archiviato. In ARXivar l'insieme di
queste informazioni è conosciuto come "Profilo documentale" o anche carta d'identità del
documento. Un profilo documentale gestisce tutte le informazioni relative al documento archiviato;
queste informazioni sono un insieme di campi prestabiliti chiamati anche campi di profilo standard,
come per esempio: Tipologia documentale, data di archiviazione, numero del documento, oggetto,
mittente e destinatario, stato del documento, origine del documento ecc...
Tramite ARXivar Server è possibile definire e personalizzare dei campi di profilazione aggiuntivi
rendendo così possibile aggiungere le informazioni di profilo non previste da ARXivar.
Per esempio durante l'archiviazione delle vostre fatture di vendita potrebbe essere necessario
aggiungere alle informazioni del profilo documentale il codice agente associato alla fattura... in questo
caso potrete creare un campo aggiuntivo dove memorizzare il codice dell'agente in questione, magari
leggendo l'informazione mancante direttamente dal database del vostro gestionale.
Come creare campi aggiuntivi.
E' possibile aggiungere dei campi aggiuntivi da ARXivar Server, dalla voce di menu Profilo
documentale, Gestione campi aggiuntivi, tramite doppio click sulla voce di menu Gestione campi
aggiuntivi sarà visualizzata la maschera di figura 1.
fig.1; gestione campi aggiuntivi.
Prima di procedere alla creazione di nuovi campi aggiuntivi potrebbe essere necessario definire dei
gruppi di dati, questa operazione non è necessaria nel caso il tipo di campo da aggiungere sarà di tipo
TableBox, (il tipo TableBox è un tipo di dato na tiv o di ARXivar, l'argomento tipologie di dati ARXivar
proprietari viene trattato più avanti in questo paragrafo).
Dalla maschera di figura 1 è possibile creare i campi aggiuntivi solo per la tipologia documentale
selezionata. Nell'esempio di figura 1 sono visibili tutti i campi aggiuntivi specifici per la classe
documentale AMM.FATVEND (Amministrazione - Fatture di Vendita), questo significa che per ogni
fattura di vendita archiviata durante le operazioni di profilazione i campi Num.Fattura, Cod.Agente,
Pdc e Primo incasso dovranno essere valorizzati. E' possibile definire se un campo aggiuntivo non
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possa essere lasciato vuoto, in questo caso il campo dovrà essere definito come campo obbligatorio.
Per definire dei campi aggiuntivi validi per qualsiasi tipologia documentale vi sarà sufficiente lasciare
in bianco la casella combinata non selezionare la classe documento, come mostrato nel dettaglio
immagine sotto.
fig. 2, casella combinata per la selezione della tipologia documentale.
Un campo aggiuntivo valido per qualsiasi classe documentale, sarà sempre riportato nell'elenco
indipendentemente dalla classe documentale selezionata, non potra essere modificato, copiato o
eliminato. Per apportare modifiche ad un campo aggiuntivo con visibilità su tutte le classi documentali
sarà necessario lasciare vuota la casella combinata "C lasse documento" (si veda figura sopra).
AOO di appartenenza di un campo aggiuntivo.
E possibile definire campi aggiuntivi visibili su tutte le AOO (Aree Organizzative Omogenee) oppure solo
per la specifica AOO di appartenenza, l'Area organizzativa di appartenenza di un campo aggiuntivo
(vanno esclusi i campi aggiuntivi di tipo TableBox)
viene ereditata dal gruppi dati, l'Area
organizzativa omogenea di appartenenza sarà cosi eredita dal campo aggiuntivo.
Significato delle colonne elenco campi aggiuntivi
Etichetta - C ontiene l'etichetta assegnata al campo aggiuntivo, la stessa etichetta sarà utilizzata nella
maschera di profilazione e di ricerca documenti archiviati.
Nome campo - C ontiene il nome interno assegnato da ARXivar al campo aggiuntivo, questo valore
viene utilizzato internamente da ARXivar.
Tipo - In questa colonna viene riportato il tipo di dato gestibile con il campo aggiuntivo.
Classe - Riporta la classe documentale di appartenenza del campo aggiuntivo.
Posizione - Indica l'ordine di tabulazione del campo aggiuntivo nella maschera di profilazione
documento.
Carattere - Indica la dimensione massima in caratteri del campo aggiuntivo selezionato.
Significato dei pulsanti maschera campi aggiuntivi
Tramite questo pulsate è possibile creare un nuovo campo aggiuntivo.
C on questo pulsante entrerete in modifica del campo aggiuntivo selezionato.
Elimina il campo aggiuntivo selezionato. La cancellazione di un campo aggiuntivo determina la
perdita delle informazioni con esso gestite su tutti i profili documentali precedentemente archiviati.
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269
Tramite questo pulsante è possibile copiare il campo aggiuntivo selezionato da una classe
documentale ad un altra di pari livello.
Tramite questo pulsante vi sarà possibile eseguire un taglie e incolla di un campo aggiuntivo
consentendo così di spostare il campo aggiuntivo da una classe documentale ad un altra.
Tramite questo pulsante è possibile incollare il campo aggiuntivo precedentemente copiato o
tagliato.
Questo pulsante vi consente di tradurre per al campo aggiuntivo selezionato l'etichetta assegnata
durante la fase di creazione campo aggiuntivo.
C hiude la finestra di gestione campi aggiuntivi.
Tipi di campi aggiuntivi
Tramite la gestione dei campi aggiuntivi è possibile gestire i seguenti tipi di dato:
fig 4, tipo di dato utilizzabili con i campi
aggiuntivi.
Textbox - Tramite il tipo di campo Textbox è possibile inserire dati di tipo testo alfanumerico, cioè
comprensivo di caratteri e numeri. I campi aggiuntivi di tipo TextBox possono essere popolati
manualmente oppure tramite metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Nella maschera profilo
documentale e ricerca documenti il tipo campo TextBox viene utilizzato il controllo casella di testo
semplice.
Combobox - Tramite il tipo campo ComboBox vi sarà possibile gestire informazioni, di tipo
alfanumerico, il controllo visivo utilizzato per il data entry è una casella combinata chiamate anche
combobox, il controllo può gestire fino ad un massimo di due colonne (es.: Codice - Descrizione). Le
informazioni in esso contenute potranno essere recuperate da un elenco dati predefiniti manualmente (si
veda Gruppi di dati), oppure letti da una fonte dati, (si veda stringhe di connessione e gruppi di dati).
Databox - Tramite il tipo campo Databox consente di inserire informazioni nel formato data (es.:
giorno, mese e anno). I campi aggiuntivi di tipo Databox possono essere popolati manualmente oppure
tramite metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Il controllo utilizzato per il data entry è una casella di
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testo specializzata per l'inserimento di date, sulla destra viene data la possibilità, tramite apposito
pulsante recuperare la data direttamente da un calendario.
Checkbox - Il tipo campo Checkbox consente di gestire informazioni di tipo logico (es.: si,no - vero,
falso). I campi aggiuntivi di tipo Checkbox possono essere aggiornati manualmente oppure tramite
metodi esposti dalla libreria ARXivar SDK. Il controllo utilizzato per il data entry è una casella di
controllo semplice.
Numeric - Il tipo campo Numeric consente di gestire informazioni di tipo numerico (es.: 123.45). I
campi aggiuntivi di tipo Numeric possono essere aggiornati manualmente oppure tramite metodi esposti
dalla libreria ARXivar SDK. Il controllo utilizzato per il data entry è una casella di testo specializzata per
accettare caratteri di tipo numerico.
N.B.:
Come
separatore
dei
decimali
è
possibile
utilizzare
indipendentemente da quanto impostato in "Pannello
esclusivamente
di controllo
di Windows
il
punto,
-
questo
impostazioni
internazionali"
T a b le Bo x - Tramite il tipo campo TableBox vi sarà possibile gestire informazioni di qualsiasi tipo, come
numeri e caratteri, date e logici. Il controllo TableBox, consente di recuperare le informazioni da
una fonte dati, inoltre il tipo dato TableBox è in grado di aggiornare più campi aggiuntivi
contemporaneamente. Il tipo di controllo utilizzato è una casella di testo semplice. Maggiori dettagli
relativi al tipo di campo TableBox saranno esposti più avanti in questo paragrafo.
Vedere anche: Opzioni avanzate per la gestione dei campi aggiuntivi.
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5.10.1 Personalizzare i campi aggiuntivi
Vedere anche: Gestione campi aggiuntivi, Gestione gruppi campi aggiuntivi.
Configurazione Profilo documentale (Campi aggiuntivi - Avanzate).
Premessa
In
questa
sezione
vengono
esposto
in
dettaglio
le
modalità
operative
per
la
creazione
e
personalizzazione dei campi aggiuntivi. Per ogni singolo argomento troverete la relativa immagine della
maschera per la gestione dei parametri di configurazione. Ogni singola verrà esposta nel dettaglio. La
gestione configurazione dei campi aggiuntivi è raggiungibile da ARXivar Server, Profilo documentale,
quindi Gestione campi aggiuntivi, dalla maschera principale "Campi aggiuntivi" potrete accedere
alle funzionalità trattate in questa sezione della guida.
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Tramite i seguenti pulsanti
e
271
potrete accedere alla maschera di figura 2, con il primo pulsante vi
sarà possibile definire un nuovo campo aggiuntivo, con il secondo vi sarà possibile accedere alla
maschera di figura 1 ma in modalità di modifica.
Scheda - Proprietà Globali
fig. 1, maschera per l'aggiunta o modifica di un campo aggiuntivo.
Tipo campo: Tramite la casella combinata vi sarà possibile selezionare il tipo campo che intendete
definire. Potrete selezionare una tra le seguenti tipologie: Textbox , C ombobox, Databox, C heckbox,
Tablebox. Le tipologie di campo associabili a fonti dati esterne sono il tipo campo C ombobox oppure il
tipo campo Tablebox. il tipo campo C ombobox oltre che ad una fonte dati è associabile anche ad un
elenco di dati manualmente precaricato. Il tipo campo Tablebox consente una più sofisticata gestione di
recuper informazioni da fonti dati, in particolare tramite il tipo campo campo Tablebox oltre che
recuperare le informazioni per il campo aggiuntivo ad esso associato rende possibile associare più campi
aggiuntivi a fonti dati esterne, consentendo il recupero di informazioni mancanti atte a completare i
vostri profili documentali.
Etichetta: La casella di testo Etichetta consente di definire il testo dell'etichetta che dovrà essere
visualizzato ogni qualvolta sia necessario utilizzare il campo aggiuntivo in questione (maschera di
profilazione e di ricerca documenti).
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Caratteri: Nella casella di teso caratteri sarà possibile definire la lunghezza del campo in numero
massimo di caratteri inseribili, questo parametro è definibile solo per i tipo campo aggiuntivo contenente
stringhe alfanumeriche, caratteri con cifre. E' possibile utilizzare dei campi contenente solo numeri ma se
il tipo campo non è specificato di tipo Numeric, lo stesso sarà trattato come carattere. Se il tipo di
campo è Numeric il parametro C aratteri non sarà editabile.
Caratteri decimali: Definibile esclusivamente con campi aggiuntivi di tipo Numeric, con il parametro
Decimali vi sara possibile definire il numero di decimali gestibili con il campo aggiuntivo di tipo Numeric
qui definito.
Gruppo di appartenenza: Questa casella di controllo vi consente di selezionare il gruppo di
appartenenza del campo aggiuntivo. Il Gruppo di appartenenza di un campo aggiuntivo non è da
confondere con gruppo dati. Tramite il gruppo di appartenenza è possibile distribuire in modo logico i
campi aggiuntivi sulla maschera di profilazione per semplificarne l'individuazione durante le fasi di data
entry o di ricerca documenti. Il pulsante sulla destra di questo parametro vi consente di accedere
velocemente alla gestione dei gruppi di appartenenza, in questo modo vi sarà possibile definire nuovi
gruppi di appartenenza durante le fasi di parametrizzazione del campo aggiuntivo corrente.
Gruppo dati: Tramite la casella combina gruppo dati (per maggiori dettagli su gruppo dati cliccare qui)
e possibile associare il campo aggiuntivo ad una tipologia di dati predefinita. Il gruppo dati di
appartenenza può fare riferimento ad un elenco statico di voci precedentemente caricate, oppure
recuperare le informazioni necessarie da una fonte dati esterna. "Gruppo dati" generalmente viene
utilizzato in coppia con campi aggiuntivi di tipo Combobox. Il pulsante sulla destra di questo parametro
vi consente di accedere velocemente alla gestione dei gruppi dati, in questo modo vi sarà possibile fare
riferimento a fonti dati esterne anche durante la configurazione del campo aggiuntivo corrente. N.B.: E'
possibile selezionare un gruppo dati solo con campi aggiuntivi di tipo Combobox. In alcuni casi la casella combinata conterrà
un valore (come rappresentato in figura 1), ma se la stessa risultasse disabilitata in realtà il campo aggiuntivo non fa
riferimento a tale gruppo.
Fonte per il recupero dei dati: (Funzionalità valida solo per campo aggiuntivo Tablebox) Tramite il
seguente pulsante
è possibile definire la query per il recupero dei dati da
associare al campo aggiuntivo in questione. Il pulsante "Fonte per il recupero dei dati" viene abilitato
solo per campi aggiuntivi di tipo TableBox. Il pulsante apre una sotto maschera (figura 2) dedicata alla
configurazione di tutti i parametri necessari per il recupero delle informazioni da una fonte dati esterna.
Le modalità per una corretta configurazione sono vengono sotto esposte in una modalità passo passo.
Scheda - Proprietà di connessione
Aoo: Da questa casella combinata è possibile selezionare l' Area organizzativa omogenea di interesse.
C ome valore predefinito viene proposto (None), questo significa che le impostazioni saranno valide per
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tutte le AOO, in caso venga selezionata una AOO la configurazione sarà disponibile solo per l'Area
organizzativa qua definita.
Connessione: Tramite questa casella combinata vi sarà possibile selezionare la stringa di connessione
verso il database di vostro contenente le informazioni necessarie, quindi prima di procedere con la
configurazione di campi aggiuntivi di tipo TableBox dovrete avere già definito la stringa di connessione
qui necessaria. Nel caso non ve ne fossero di disponibili o di valide potrete, tramite il tasto funzione F3
definirne di nuove senza chiudere la finestra e procedere con la configurazione.
fig. 2, Sottomaschera "Impostazioni campo tabella" - della maschera "Proprietà campo personalizzato".
Query: In questo campo andrà definita la query di estrazione. Inserita
Sulla destra è presente un
pulsante tramite il quale vi sarà possibile verificare la correttezza della query. La verifica non si
limita alla sola sintassi ma eseguirà effettivamente la "Query". Va specificato che la verifica della query
non si basa su un numero di record restituito, una query che restituisce zero record viene
considerata valida.
· I criteri di validazione si basano su: raggiungibilità dell'informazione e sintassi query. Una
query non valida non consentirà il salvataggio della configurazione
· La sintassi SQL dovrà attenersi alle specifiche del database al quale ci si connette tramite la
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stringa di C onnessione che in questo caso potrebbe essere un qualsiasi DATABASE.
· Nella definizione della query è consentito l'utilizzo dei comandi JOIN. tramite
Campo: Stabilita la validità della query, la casella combinata "C ampo:" della sezione C ampo tabella
(figura 2) sarà popolata con le "sole" colonne dichiarate nella query di estrazione. Dalla combobox
combinata potrete dunque stabilire quale di queste colonne andrà
a valorizzare il vostro campo
aggiuntivo di tipo TableBox. C ome già accennato e come più avanti esposto, vi si ricorda che i campi
aggiuntivi di tipo TableBox sono in grado di valorizzare contemporaneamente più campi di profilo di
ma solo di tipo aggiuntivo.
Campi di formattazione
Testo, Numero e Custom: Tramite questi tre pulsanti, a scelta obbligatoria, è obbligatorio definire la
tipologia di dato della colonna selezionata nella casella combinata "Campo". Stabilire il tipo di dato (
Numerico, testo o altro) sulla colonna selezionata per la valorizzazione del campo aggiuntivo di tipo
TableBox, consente di eseguire la corretta estrazione della riga selezionata dall'utente durante le
operazioni di profilazione dall'insieme totale di righe restituire dalla query. (ARXivar eseguirà una query
valorizzando una clausola WHERE dove il valore della colonna selezionata sarà uguale al valore
selezionato dall'utente).
P r o ce d e r e co m e s e g ue :
· Se la colonna selezionata per valorizzare il parametro "Campo" fosse di tipo alfanumerico selezionare
"Testo".
· Se la colonna selezionata
per valorizzare il parametro "Campo" è di tipo numerico selezionare
Numero, (assicurarsi che le colonne che contengono cifre siano effettivamente campi numerici e non
alfanumerici).
Va r ia b ile ca m p o ta b e lla :
· Se la colonna fosse di tipo diverso da Testo o da Numero dovrete selezionare Custom, questo vi
consentirà di definire chiavi di ricerca anche su campi data inserendo il formato riconosciuto dal
database dal quale prelevate le informazioni, segue esempio:
Database SQL SERVER tipo campo data: nella casella di testo prevista per la formattazione dovrete
inserire esattamente quanto segue #<%VAR%>#, questo consentira ad ARXivar di eseguire una
corretta estrazione anche se la clausola WHERE si riferisce ad una colonna di formato data,
ovviamente con altri database dovrete sostituire il carattere # con altro.
Scheda - Associazione campi
Tramite la maschera mostrata in figura 3 è possibile associare i rimanenti campi restituiti dalla query
con i rimanenti campi aggiuntivi; in questo modo durante la fase di profilazione sarà possibile aggiornare
contemporaneamente i campi selezionati in associazioni fra campi aggiuntivi e campi della
select.
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fig. 3, Maschera per la mappatura tra campi tabella esterna e campi aggiuntivi.
Associazione fra campi aggiuntivi e campi della select.
C ome già accennato il campo aggiuntivo di tipo TableBox consente di valorizzare più campi di profilo
contemporaneamente, al momento della stesura di questa guida è in grado di valorizzare i campi di
profilo di tipo aggiuntivo. Per consentire l'aggiornamento di altri campi aggiuntivi di profilo vi sarà
sufficiente mappare i campi restituiti dalla vostra Query con altri campi aggiuntivi.
Campo Select:
Da questa casella combinata dovrete selezionare dall'elenco dei campi qui contenuti il campo di vostro
interesse.
Campo PROFILO:
Da questa casella combinata dovrete selezionare dall'elenco dei campi aggiuntivi il campo che verrà
valorizzato dal campo Select precedentemente selezionato. Tramite il pulsate alla destra della casella
combinata "C ampo Profilo" potrete confermare la selezione effettuata, la stessa verrà aggiunta all'elenco
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Guida di ARXivar
soprastante.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'associazione selezionata in elenco.
Riepilogo campi aggiuntivi: fonti di dati esterne e tipo dato.
I campi associabili a fonti di dati esterne sono principalmente appartenenti a due precise tipologie e
sono: Combobox e Tablebox. Il tipo Combobox è aggiornabile tramite la fonte dati definita nel
gruppo dati (da non confondere con il Gruppo di appartenenza) associato al campo aggiuntivo. Il tipo Tablebox
è aggiornabile tramite fonte dati esterna direttamente associata al campo aggiuntivo stesso,
inoltre consente di aggiornare contemporaneamente più campi aggiuntivi.
Per i rimanenti tipo di campo aggiuntivo quali: Textbox, Numeric, Checkbox e Databox, l'unica
associazione ad una fonte dati può essere configurata tramite il sistema di "decodifica campi" dov'è
possibile creare una associazione a tabelle del database dei dati di ARXivar, oppure creando
l'associazione a dati contenuti in tabelle da voi appositamente progettate ed aggiunte al
database dei
dati di ARXivar (si faccia riferimento a figura 5 dove l'argomento decodifica campi viene approfondito).
La guida continua esponendo i rimanenti punti relativi alla configurazione dei campi aggiuntivi.
Scheda - Proprietà campo (Generale)
Tramite la scheda "Proprietà campo" della finestra di figura 4 è possibile definire le principali proprietà
che stabiliscono il comportamento a run time del vostro campo aggiuntivo, definendo proprietà del tipo:
C ampo aggiuntivo obbligatorio, in questo caso il campo dovrà essere compilato, in caso contrario non
sarà possibile procedere con la profilazione del documento. Stabilire se limitare i valori a quelli presenti
nella lista associata al camp aggiuntivo (proprietà associabile a campi di tipo combobox) ecc.. Di seguito
vengono esposte in dettaglio ogni singola proprietà configurabile dall'utente.
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Configurazione di ARXivar
277
fig. 4, Maschera per la definizione delle proprietà del campo aggiuntivo.
Campo attivo: Tramite questa casella di controllo è possibile attivare o disattivare il campo aggiuntivo.
Se selezionata (come da figura 2), il campo aggiuntivo in questione sarà attivo quindi durante le
operazioni di profilazione sarà possibile inserire le relative informazioni. In caso contrario il campo non
verrà visualizzato ed ogni sua proprietà come potrebbe essere "Campo Obbligatorio" perderà di
significato, esattamente come se il campo aggiuntivo non esistesse.
Disattivare un campo aggiuntivo di
tipo TableBox non determina la disattivazione di eventuali campi
aggiuntivi associati ai campi della select, questi resteranno comunque attivi e potranno essere
aggiornati, oppure dovranno essere disattivati singolarmente.
Posizione: Potrete impostare l'ordine di visualizzazione sulla maschera di profilazione. L'ordinamento
viene impostato utilizzando un numero intero che ne determina ordine di visualizzazione e di
inserimento. Esempio 1 = prima posizione, 2 = seconda, 3 = terza ecc...
Un campo aggiuntivo disattivato rende disponibile la sua posizione al successivo campo aggiuntivo.
Limita i valori a quelli della lista: Funzionalità valida solo con campi aggiuntivi di tipo C ombobox. Se
selezionata è possibile inserire solo valori presenti nella casella di controllo (ComboBox) rendendo cosi
impossibile inserire dei valori non contemplati riducendo la percentuale di data entry errati. Questa
funzionalità è incompatibile con la funzionalità di Autoinserimento.
Auto inserimento:
Questa funzionalità è disponibile solo con campi aggiuntivi di tipo C ombobox e se
selezionata vi consente di inserire elementi non presenti tra le voci selezionabili al momento della
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Guida di ARXivar
profilazione. Il nuovo elemento non sarà aggiunto all'elenco del gruppo dati associato al campo
aggiuntivo in questione, ma resterà disponibile solo al gruppo di voci di quel specifico profilo.
Si consiglia di utilizzare questa funzionalità con moderazione, Data entry di questo tipo possono
generare ridondanza nelle informazioni... quando possibile è preferibile istruire l'utente a segnalare la
voce mancante e manualmente aggiunta, mettendovi cosi in condizione di mantenere aggiornati i gruppi
dati. Questa funzionalità è incompatibile con la funzionalità "Limita i valori a quelli della lista".
Auto completamento: Questa funzionalità è disponibile solo per campi aggiuntivi di tipo Textbox e
Tablebox.
Tramite questa casella di controllo è possibile attivare la funzionalità di completamento
automatico del campo aggiuntivo. Per auto completamento si intende l'aggiunta automatica di tanti
caratteri pari al numero di caratteri previsti, segue un esempio:
se il numero totale di i caratteri previsti per il campo aggiuntivo è pari a 5 (cinque) e l'operatore
inserisce 44, al momento della conferma il valore inserito da 44 sarà trasformato in
00044, cioè
saranno automaticamente aggiunti tre 0 (zero) alla sinistra del dato manualmente inserito, raggiungendo
cosi una stringa da cinque caratteri composta da 000 e 44 cioè 00044. C arattere di riempimento (in
questo caso 0) e posizione (sinistra o destra) per l'auto completamento vengono stabiliti tramite i due
controlli visualizzati nel dettaglio di figura 4.
dettaglio figura 4
C on la configurazione esposta in dettaglio di figura 4 il risultato sarebbe valore inserito nel campo
aggiuntivo
più
enne
trattini
aggiunti
a
destra
esempio
44---.
L'autocompletamento
risulta
particolarmente utile nell'inserimento di codici alfanumerici dove generalmente è facile incontrare
codifiche alfanumeriche aventi il carattere di autocompletamento uguale a zero es.: 000174-25.
Campo Obbligatorio: Questa funzionalità è valida per tutte le tipologie di campi aggiuntivi quali:
Textbox, C ombobox, Databox, C heckbox, Numeric e Tablebox. Se selezionata il campo aggiuntivo
diventa un campo obbligatorio e non sarà possibile confermare il profilo senza inserire un valore nel
campo aggiuntivo obbligatorio. I campi aggiuntivi obbligatori sono riconoscibili dal un asterisco a fine
etichetta esempio "Codice Agente *". Questa funzionalità è incompatibile con la funzionalità "C ampo
bloccato".
Campo Bloccato: Questa funzionalità blocca l'inserimento manuale del campo aggiuntivo. Questa
funzionalità è incompatibile con la funzionalità "C ampo Obbligatorio".
Alias per SDK: Inserire l'Alias che sarà utilizzato con le funzioni di ricerca messe a disposizione dal SDK
di ARXivar, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto.
Scheda - Decodifica campi
Tramite questa maschera è possibile definire un sistema di decodifica (codice
=
descrizione)
recuperando le informazioni necessarie da tabelle presenti nel database di ARXivar. Tramite
decodifica campi è possibile associare dei dati a campi aggiuntivi di qualsiasi tipo. Questa funzionalità
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279
torna particolarmente utile quando i vostri campi aggiuntivi contengono dei codici. Decodifica campi se
opportunamente configurata, vi consentirà di mostrare nella griglia dei risultati di ricerca, eventuali
descrizioni associate a codici, rendendo cosi più comprensibili i risultati di ricerche. Per questo scopo
Potrete aggiungere delle tabelle personalizzate al database di ARXivar. In questo caso dovrete
porre particolare attenzione al nome che assegnerete alle vostra tabelle,
prefissi diversi dai già utilizzati
si consiglia l'utilizzo di
DM_, SD_ e SP_, questo per evitare che futuri aggiornamenti di
ARXivar contengano nuove tabelle aventi lo stesso nome delle tabelle da voi aggiunte. Si consiglia
di utilizzare delle cifre come prefisso, esempio 001_MiaTabella.
fig. 5, maschera per le impostazioni di decodifica campo.
Abilita il sistema di decodifica campi: Se selezionato potrete definire la decodifica dei campi. Questa
casella di controllo se selezionata non solo abilità le tre caselle combinate sottostanti (Nome della fonte,
C ampo codice (Join) e campo descrizione (Nuova descrizione), ma istruisce ARXivar su come trattare
questo particolare campo aggiuntivo.
Nome della fonte: L'elenco di questa casella combinata viene popolato con i nomi di tutte le tabelle
presenti nel database di ARXivar, selezionate la tabella di vostro interesse.
Campo codice (join): L'elenco di questa casella combinata viene popolato con i nomi di tutte le colonne
della tabella precedentemente selezionata in Nome della fonte e corrisponde al campo aggiuntivo
rappresentante un codice, nel caso di una vostra tabella aggiuntiva potrebbe essere un codice articolo.
Campo descrizione (nuova descrizione): Questa casella combinata come la precedente conterrà le
colonne della tabella selezionata in Nome della fonte, in questo caso dovrete selezionare la colonna
contenente il valore relativo alla descrizione del campo
precedentemente
riferimento
la
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al precedente
esempio
dovreste
selezionare
colonna
selezionato, facendo
contenente
la
descrizione
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dell'articolo.
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5.10.2 Gestione gruppi campi aggiuntivi
Configurazione - Gestione Campi aggiuntivi - (Gestione gruppi campi aggiuntivi).
Premessa
ARXivar Client, nelle maschere di profilazione e ricerca documenti crea dinamicamente la sezione
relativa ai campi aggiuntivi, in base alla classe documentale selezionata per l'archiviazione oppure per la
ricerca.
La configurazione dei gruppi campi aggiuntivi consente di distribuire in modo più ordinato i controlli
utilizzati per rappresentare i campi aggiuntivi, suddividendo i campi aggiuntivi secondo l'ordine del
gruppo di appartenenza.
La definizione dei gruppi di appartenenza dei campi aggiuntivi (figura 1) è raggiungibile da ARXivar
Server, Profilo Documentale quindi "Gestione gruppi campi aggiuntivi".
Definizione dei Gruppi campi aggiuntivi.
Tramite la finestra di figura 1, è possibile creare, modificare, eliminare e decidere l'ordine di esposizione
dei campi aggiuntivi dall'alto verso il basso, per ordine di gruppo di appartenenza.
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fig.1, maschera per la creazione dei gruppi cappi aggiuntivi.
Creare un nuovo gruppo campi aggiuntivi
Tramite questo pulsante potrete aggiungere un nuovo gruppo di appartenenza. La maschera di
inserimento gruppo richiede il solo inserimento del nome gruppo. In definitiva dovrete inserire l'etichetta
da visualizzare nelle maschere di profilazione e di ricerca. In figura uno sono visibili alcune etichette
possibili. Si consiglia di non superare i 29 caratteri per ogni gruppo.
Modificare un nuovo gruppo campi aggiuntivi
Tramite questo pulsante vi sarà possibile modificare le descrizioni precedentemente inserite. Non
c'è nessun controllo su gruppi di dati già utilizzati, modifica e cancellazione sono consentite in qualsiasi
momento. L'unico gruppo di dati non modificabile è il gruppo predefinito "Generale".
Eliminare nuovo gruppo campi aggiuntivi
Tramite questo pulsante vi sarà possibile eliminare le descrizioni gruppo desiderate tranne la
descrizione predefinita "Generale".
Stabilire l'ordine di esposizione dei
Tramite questi pulsanti è possibile stabilire l'ordine di esposizione dei gruppi campi
aggiuntivi.
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5.11
Conservazione Sostitutiva
Pagina in costruzione
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Parte
VI
284
6
Guida di ARXivar
Gestione riservatezze
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ARXivar Client - Gestione delle riservatezze
Premessa
La seguente sezione espone nel dettaglio la gestione delle riservatezze, segue indice degli argomenti
trattati:
· Utente - stato del documento.
· Utente - Area organizzativa omogenea - classe documentale.
· Utente e gruppi mediante filtri.
· Riservatezze su singolo documento.
Vedere anche: ARXivar C lient - Archiviazione (C ompilazaione profilo e riservatezze)
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6.1
Utente - Stato documento
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Gestione riservatezze - Stato documento (Stati documento)
Premessa
ARXivar consente di gestire con differenti livelli di riservatezza lo stesso documento. In questa
sezione della guida verrà esposto nel dettaglio come gestire e configurare le riservatezze in base allo
stato in cui uno specifico documento si trova. Prima di poter procedere alla gestione delle
riservatezze a livello di stato del documento è necessario definire utenti, gruppi di utenti e stati
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Gestione riservatezze
285
documenti. Oltre quanto esposto nelle seguente sezione è possibile definire riservatezze a livello di stato
documento si veda l'argomento Stati validi per l'utente.
Concetti di base sulla gestione delle riservatezze degli stati documentali.
Nel preciso istante di una qualsiasi richiesta operativa quale potrebbe essere: consultazione di un
documento (operazioni di lettura), ricerca del documento e successiva revisione (operazione di lettura e
scrittura), ricerca e invio per e-mail di un documento (operazioni di lettura ed invio) e cosi via
discorrendo. Queste operazioni, sia che siano eseguite da utenti, o da un gruppo di utenti,
incontreranno un primo livello di riservatezza: questo livello è lo STATO nel quale il documento si
trova.
Per esempio un documento, potrebbe essere stato archiviato con il campo di profilo "STATO:"
valorizzato a "DA SMISTARE", se l'operatore che esegue tale richiesta non ha i diritti di accesso a
documenti che si trovano in tale stato, il documento, per quello specifico utente, risulterebbe come "
non archiviato", qualsiasi ricerca mirata non darebbe nessun risultato...
Nell'esempio di figura 1 (particolare della maschera per la gestione Stati Documenti), sono visibili gli
utenti abilitati alla gestione di documenti che si trovino nello stato documentale "DA SMISTARE", qualsiasi
altro utente, o gruppo di utenti che non rientri in tale elenco non avrà accesso ai documenti che si
trovano in tale stato, come se tali documenti non fossero stati archiviati.
Nel caso un utente rientri nell'elenco di figura 1 e la corrispettiva colonna "Documento" è posta a False,
starebbe ad indicare che tale utente potrebbe accedere in sola lettura a documenti nello "DA
SMISTARE", di conseguenza non potrebbe apportare modifiche al documento selezionato.
Stesse modalità operative valgono per la colonna "Profilo". La colonna Profilo fa riferimento ai
permessi di modifica di profili documentali associati a documenti che si trovano nello stato in
questione. Diversi livelli di riservatezze in relazione alla classe di appartenenza dell'utente, l'argomento è
qui esposto:
Quando e come viene assegnato lo stato ad un documento ?
Uno stato viene assegnato dall'operatore in fase di archiviazione valorizzando manualmente il campo
di profilo "STATO" selezionando tre gli stati disponibili e qui definibili, oppure tramite procedure custom di
archiviazione automatiche con le funzionalità messe a disposizione da SDK di ARXivar, o tramite
processi di Workflow.
fig. 1, elenco utenti abilitati allo stato DA SMISTARE
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Guida di ARXivar
Qualche esempio.
In figura 2, tramite due frecce rosse vengono evidenziate le riservatezze assegnate all'utente 01.
Demo\Caio realtive a tutti i documenti che verranno a trovarsi nello stato documentale "DA SMISTARE
". C on la configurazione delle riservatezze esposta in figura 2, l'utente 01.Demo\Caio potrà accedere a
qualsiasi documento da smistare ma in sola lettura. Non gli sarà concesso di apportare modifiche a
documenti (stabilito dal valore della colonna Documento). Non potrà apportare modifiche ai relativi profili
(stabilito dal valore della colonna Profilo).
fig. 2, elenco utenti abilitati allo stato DA SMISTARE, Admin potra accedere solo in
lettura.
Utilizzando sempre come stato documentale di riferimento "DA SMISTARE" l'utente 01.Demo\Caio
potrebbe:
· Modificare un documento ma non il suo profilo se: la colonna documento fosse posta a True e
colonna Profilo a False.
· Modificare il Profilo ma non il Documento se: la colonna documento fosse posta a False e
colonna Profilo a True.
· Modificare entrambe se tutte e due le colonne fossero poste a True, com'è per gli utenti f.bianchi
e m.rossi di figura 2.
Riservatezze per la modifica profilo e classe utente.
Le riservatezze relative alla modifica di un profilo documentale oltre che essere stabilite in base allo
stato documentale assegnato al documento vengono influenzate dalla classe di appartenenza
dell'utente (figura 3). C ome mostrato in figura 3 è visibile il particolare della maschera per la gestione
utenti di ARXivar, dove tramite una casella ad opzione obbligatoria è possibile definire la classe di
appartenenza dell'utente. E' possibile associare un utente ad una delle seguenti classi Admin, Profiler o
User.
Per quanto riguarda le riservatezze relative alla modifica di un documento
utente (Admin, Profiler, User) valgono esclusivamente
le
regole
per
definite
tutte le classi
a
livello
di stato
documentale: dove colonna Documento è posta a True le riservatezze saranno valide per la lettura e
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Gestione riservatezze
287
scrittura, contrariamente se posta a False, qualsiasi livello di appartenenza potrà accedere al
documento in sola lettura.
fig.3, Particolare maschera gestione utenti - Tipo utente.
Le riservatezze relative alla modifica di un profilo documentale la classe di appartenenza di un
utente influisce sulle riservatezze nei seguenti modi:
User : Un utente di classe User per poter modificare un profilo documentale dovrà soddisfare
quanto segue:
· Rientrare nell'elenco degli utenti abilitati al particolare stato documentale o essere membro di un
gruppo abilitato.
· Essere un utente abilitato alla modifica del profilo documentale, tramite apposito campo della
gestione degli stati documentali, "C olonna Profilo uguale a True" (Figura 2).
· Oltre l'abilitazione (gestione stati, colonna 'Profilo=True') l'utente dove rientrare tra almeno una
delle seguenti figure: esecutore dell'archiviazione del documento, oppure esserne il mittente
, oppure il destinatario.
Se un utente di Classe User non soddisfa quanto sopra non potrà modificare nessun profilo
documentale, tranne l'inserimento dei campi di profilo durante l'archiviazione.
Profiler : Un utente Profiler per poter modificare un profilo documentale dovrà soddisfare quanto
segue:
· Rientrare nell'elenco degli utenti abilitati al particolare stato documentale o essere membro di un
gruppo abilitato.
· Essere un utente abilitato alla modifica del profilo documentale, tramite apposito campo della
gestione degli stati documentali, "C olonna Profilo = True".
Admin : Un utente di tipo Admin potrà procedere alla modifica di un profilo documentale:
· Rientrare nell'elenco degli utenti abilitati al particolare stato documentale o essere membro di un
gruppo abilitato.
· Sempre in ogni caso, indipendentemente da quanto stabilito in "C olonna Profilo=...."
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288
Guida di ARXivar
Stati documenti - Utilizzo della maschera per la definizione degli stati.
In base allo stato in cui un documento si trova è possibile stabilire per singolo utente o gruppo di utente
modalità operative differenti. A secondo dello stato di un documento oltre che stabilirne le modalità
operative vi sarà possibile gestirne la visibilità o abilitare un utente o gruppo di utenti alla modifica,
cancellazione o revisione di documenti che si trovano in un particolare stato.
In figura 4, raggiungibile da ARXivar Server, menu Stati documento e selezionando lo stato
desiderato, tramite la scheda generale è possibile assegnare gli utenti e gruppi di utenti che avranno la
visibilità sullo stato in questione.
In figura 4 viene mostrato come impostare le riservatezze in relazione allo stato documentale, per gli
esempi sarà utilizzato uno stato documentale uguale a "VALIDO", oltre che abilitare la visibilità sui
documenti che verranno a trovarsi nello stato "VALIDO", tramite la maschera di figura 4 è possibile
stabilire, per singolo utente o gruppo di utenti se saranno abilitati a:
· Modificare documenti che si trovano nello stato "VALIDO"
· Modificarne il profilo di documenti che si trovano stato "VALIDO".
· Creare revisioni di documenti documento che si trovano nello stato "VALIDO".
· Ricevere notifica quando un documento viene archiviato con lo stato "VALIDO".
· Ricevere notifica quando viene creata una revisione di un documento.
Note aggiuntive sulla modifica di profilo
Il campo "Stato documento", essendo un campo di profilo può essere modificato da un utente abilitato
a tale operazione. Un utente potrebbe quindi modificare lo stato documento da uno stato a lui visibile in
uno a lui non visibile. Successivamente a tale modifica, l'utente non potrà più accedere a quel
particolare documento, fino al momento in cui lo stesso non torni nuovamente in uno stato visibile per
l'utente. Questo significa che ad un utente è comunque data la possibilita di assegnare tutti gli stati
compresi quelli non a lui assegnati.
Non è possibile definire stati documentali per singola AOO , la definizione di uno stato
documentale ha visibilità per tutte le Aree organizzative omogenee.
Configurazione riservatezze su stato documento.
In figura 4 viene mostrato come configurare le riservatezze utenti a livello di stato documentale.
il pulsante
visualizza il riquadro Modifica dove al suo interno sarà possibile, tramite una casella
combinata (combobox) selezionare l'utente o il gruppo di utenti che si intente abilitare per lo stato
documentale selezionato, nell'esempio di figura 4 si sta aggiungendo allo stato Valido il gruppo utenti
"Everyone", selezionando l'utente o il gruppo desiderato.
Le due caselle di controllo "Modifica documento" e "Modifica Profilo" consentono di abilitare le
entità selezionate per la modifica di documenti e modifica dei profili per i soli documenti che si trovano in
quel preciso stato.
Facendo riferimento alla figura 4 e lasciando invariate le proprietà Modifica documento e Modifica
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Gestione riservatezze
289
Profilo tutti gli utenti appartenenti al gruppo "Everyone" avrebbero visibilità per i documenti che si
trovano nello stato VALIDO, ma non sarebbero comunque abilitati ne alla modifica di documenti, ne alla
modifica di profili dei documenti che si trovano nello stato VALIDO, l'utente 01\Admin ne avrebbe il
pieno controllo.
fig.1, aggiunta del gruppo Everyone abilitato alla modifica di documenti e profili per lo stato
valido.
il pulsante
consente di modificare quanto impostato a livello utente o gruppo, abilitando o
disabilitando gruppo o utente alla modifica di documenti o profili per lo stato selezionato. C ome visibile
dall'immagine di figura 4 nel riquadro "Modifica" non è possibile cambiare il nome utente o nome di un
gruppo precedentemente salvato, in questo caso dovrete eliminare la voce e aggiungere l'utente o il
gruppo corretto.
Il pulsante
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elimina l'utente o il gruppo selezionato nella griglia Utente/Gruppo di figura 1.
290
Guida di ARXivar
Tramite questi pulsanti
del riquadro Modifica è possibile confermare quanto selezionato nelle
caselle di controllo "Modifica documento" e "Modifica Profilo" oppure annullare eventuali modifiche
apportate.
Abilita notifica automatica
Tramite queste caselle di controllo è possibile stabilire se abilitare l'inoltro di notifiche. Le notifiche
vengono inviate quando un documento assegnato a quello specifico stato viene archiviato oppure
revisionato (con importazione si intente archiviazione di un documento in ARXivar) . Le notifiche
saranno inviate ai destinatari del documento, l'invio di notifiche qui definito è limitato solo agli utenti di
ARXivar ed a tutti gli utenti
selezionati in "Attiva inoltro automatico Inbox interna" per i documenti
associati all classe documentale selezionata al momento dell'archiviazione. Per maggiori dettagli si faccia
riferimento a quanto qui esposto.
Revisione
Questo riquadro contiene una sola casella di controllo che se selezionata rende possibile la gestione delle
revisioni per i documenti che si trovano in quel particolare stato. Se selezionata per ogni modifica
apportata al documento sarà creata la relativa revisione, in caso contrario il documento sarà
semplicemente sovrascritto senza creazione di revisioni.
Nota aggiuntiva sui gruppi utenti di ARXivar
In ARXivar non esistono gruppi predefiniti, qualsiasi gruppo viene creato dall'amministratore
tramite l'apposita procedura. il gruppo "Everyone" utilizzato per l'esempio di figura 4, non è detto che
rappresenti tutti gli utenti di ARXivar, ma solamente quelli inseriti dall'amministratore. A livello di
configurazione riservatezze sarebbe comunque possibile definire delle proprietà ad un gruppo di utenti,
per esempio abilitandolo solo alla modifica di documenti ma NON alla modifica di profili. Nel caso
qualche utente appartenente a tale gruppo fosse nella necessità di dover modificare anche i profili
documentali andrebbe aggiunto separatamente all'elenco Utente/Gruppo (colonna griglia di figura4)
ed abilitato sia in modifica documento (colonna Documento, figura 4), sia per la modifica del profilo
(colonna Profilo, figura 4), in questo modo varrebbero applicate le riservatezze applicate all'utente
anche se membro del gruppo con tale limitazione.
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Gestione riservatezze
6.2
291
Utente - Aoo - Classe
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Gestione riservatezze - Classi documentali (Riservatezze utenti)
Premessa
La gestione delle riservatezze per la richiesta di accesso a documenti gestiti con ARXivar è basata su
quattro diversi livelli. Un primo livello in base allo stato del documento, si veda quanto esposto in "
Gestione riservatezze, Utente - Stato Documento". Un secondo livello di riservatezze è associato
alle classi documentali. Le riservatezze sulle classi documentali sarà esposto in questa sezione della
guida. Il terzo associato al valore di uno o più campi di profilo, argomento esposto in "Gestione
riservatezze, Utente e gruppi mediante filtri". Un quarto ed ultimo livello associato allo singolo e
specifico documento si veda "Gestione riservatezze, Sul singolo documento".
Assegnazione riservatezze utente su classi documentali
In figura 1 è visibile uno schema esemplificativo riportante un'ipotetica modalità di assegnazione
riservatezze utente per documenti appartenenti alle seguenti ipotetiche Tipologie documentali:DDT
C lienti, DDT Fornitori, Fatture C lienti, Fatture Fornitori, Progetti, Disegni tecnici, Manualistica.
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292
Guida di ARXivar
fig. 1, esempio assegnazione riservatezze utente su classi documentali.
Tramite riservatezze utente (richiamabile da ARXivar Server, Riservatezze Utenti) è possibile definire
le riservatezze per un utente su più aree organizzative e più tipologie documentali, nell'esempio di figura
1 le riservatezze per l'utente A001\m.rossi sono state cosi configurate:
· L'utente A001\m.rossi potrà accedere sia in lettura che scrittura per i documenti di tipo DDT
Clienti, DDT Fornitori, Fatture Clienti, Fatture Fornitori, relativi all'Area organizzativa AOO1.
L'utente A001\m.rossi per quanto riguarda l'Area organizzativa AOO1 non potrà accedere a
documenti appartenenti a tipologie documentali diverse da tipologie per le quali risulta abilitato,
eventuali ricerche mirate non daranno nessun risultato.
Per l'utente A001\m.rossi documenti appartenenti ad altre tipologie è come se non fossero
mai stati archiviati, tuttavia potrà comunque archiviare documenti appartenenti ad altre
tipologie ma non potrà successivamente accedervi.
· Per i documenti dell'Area
Organizzativa
AOO2
e
di tipo
Progetti,
Disegni
tecnici
e
Manualistica. Per questa area organizzative le riservatezze applicate sono di sola lettura.
L'utente A001\m.rossi, per quanto riguarda la documentazione relativa alla AOO2 non potrà mai
apportare modifiche a nessun documento.
· Per l'Area organizzativa AOO3 l'utente A001\m.rossi potrà accedere ai documenti di tipo DDT
Clienti, DDT Fornitori, Fatture Clienti, Fatture Fornitori, Progetti, Disegni tecnici e
Manualistica.
Se le tutte tipologie documentali gestite dalla configurazione d'esempio fossero limitate alle otto "DDT
Clienti,
DDT
Fornitori,
Fatture
Clienti,
Fatture
Fornitori,
Progetti,
Disegni
tecnici
e
Manualistica", sarebbe corretto affermare che l'utente A001\m.rossi possiede pieno controllo sulla
documentazione dell'Area Organizzativa AOO3.
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293
Configurazione classi documentali riservatezze utente
In figura uno è visibile il particolare della maschera per la configurazione delle riservatezze a livello di
Utente, Area Organizzativa Omogenea e C lasse documentale, raggiungibile da: ARXivar server Riservatezza utenti.
In questo paragrafo saranno esposte le funzionalità messe a disposizione dalla maschera di figura 2,
tramite la quale è possibile configurare le riservatezze sulle classi documentali per ogni singolo utente.
Importante: Ogni modifica apportata tramite la maschera di figura 2 sarà immediatamente
registrata e lato ARXivar client immediatamente disponibile. Le riservatezze sulla classe
documentale potrebbero non risultare disponibili in tempo reale solo nel caso l'utente interessato da
tali modifiche, durante le fasi di aggiornamento stesse svolgendo operazioni di profilazione o ricerca.
In questo caso gli sarà sufficiente chiudere e riaprire la maschera di profilazione o ricerca per allineare
le proprie riservatezze all'ultima versione disponibile.
fig.2, Particolare maschera assegnazione riservatezze su classi documentali
Utente: Tramite questa casella combinata è possibile selezionare l'utente per il quale si desidera
configurarne le riservatezze per le classi documentali. In figura 2 è stato selezionato l'utente 01.
Demo\Admin, per l'Area organizzativa omogenea (Aoo:) 01.Demo. C on la configurazione di figura 2
l'utente 01.Demo\Admin potrà accedere in lettura/scrittura su tutte le classi documentali relative
all'area organizzativa 01.Demo. La selezione dell'utente tramite l'apposita casella combinata consente di
selezionare un qualsiasi utente appartenente ad una qualsiasi di una qualsiasi Area Organizzativa.
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294
Guida di ARXivar
Selezione utenti e Aree organizzative
Tramite questo il pulsante (pulsate posto alla destra della casella combinata Utente:) è possibile
copiare le riservatezze dell'utente corrente su un altro utente.
Tramite questo pulsante e relativa casella combinata "Aoo:" è possibile ricercare e selezionare l'
Area Organizzativa desiderata.
Tramite questo pulsante (a destra della casella combinata Aoo:) è possibile copiare le riservatezze
dall' utente ed AOO selezionati ad un altra AOO oppure a tutte le rimanenti AOO. Questa funzionalità
torna utile quando l'utente necessita delle medesime riservatezze su più oppure tutte le AOO.
Livelli di riservatezza
Imposta i permessi di lettura e scrittura per l'utente, AOO e Classi documentali selezionate.
Imposta i permessi di sola lettura per l'utente, AOO e Classi documentali selezionate.
Copia le riservatezze utente corrente dalla classe documentale selezionata in un'altra
classe documentale.
Significato colonne
Questa colonna evidenzia le classi documentali selezionate, le classi documentali selezionate
sono riconoscibili dalla relativa casella di controllo selezionata
.
Se la casella di controllo relativa a "TUTTI I TIPI DOCUMENTO" viene selezionata tutte le classi
documentali saranno automaticamente selezionate, velocizzando cosi la configurazione.
Qui a
fianco
viene
mostrato
come
appare
una
tipologia
documentale non selezionata, da notare il pulsate per l'espansione ramo della classe documentale,
quando presente significa che esistono livelli figli. Selezione o deselezione di una classe di livello
superiore determina la selezione/deselezione di tutte le classi documentali figlie.
Questa colonna evidenzia le classi documentali non abilitate alla gestione delle revisioni.
Quando selezionata, l'utente corrente per quella/quelle classi selezionate non potra accedere alla
gestione delle revisioni.
Questa colonna evidenzia le classi documentali abilitate alla gestione della firma elettronica.
L'utente corrente sulle classi documentali selezionate risulteranno abilitati alla firma elettronica di
documenti appartenenti a tali classi documentali.
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Gestione riservatezze
295
Utiliy
Tramite questo pulsante viene richiamato l'utility "ARXivar security Inspector" tramite il quale
è possibile effettuare una analisi dettagliata sulle autorizzazioni impostate su tipologie documentali per
utenti e i gruppi. "ARXivar Security Inspector" consente di generare in base alle selezioni effettuate
report in formato A4, fogli di Excel e documenti XML riportanti le riservatezze impostate, nell'ordine
tipologie documentali - Utenti/gruppi utenti e Utenti/Gruppi utenti - Tipologie documentali consentendone
il controllo incrociato.
Tramite questo pulsante è possibile esportare le tutte le riservatezze in un file CSV standard. E'
possibile generare file contenenti le seguenti informazioni:
· Riservatezze "Utenti -> C lassi Documentali > Stati documento"
· Riservatezze "C lassi documentali -> Utenti".
I file C SV sono creati a puro scopo di consultazione e per controlli incrociati. Non sono volutamente
previste operazioni di aggiornamento automatico delle riservatezze partendo da file C SV cosi generati.
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6.3
Utente e Gruppi mediate filtri
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Gestione riservatezze - Utente e gruppi mediante filtri
Premessa
La gestione delle riservatezze attraverso il pulsante evidenziato in figura 1 è l' ultimo livello di
riservatezze configurabile lato ARXivar server. I filtri rappresentano il livello massimo di riservatezza
configurabile, consentendo di applicare delle riservatezze a livello di singolo campo di un profilo
documentale.
La gestione delle riservatezze tramite filtro.
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296
Guida di ARXivar
fig. 1, Particolare finestra ARXivar Server,
gestione utenti e gruppi
Tramite il pulsante evidenziato in figura 1, è possibile creare un filtro di selezione sui documenti. Il filtro
verrà applicato su tutti i documenti, per tutte le classi documentali ed ha validità solo per
l'utente selezionato al momento della creazione del filtro.
l'utente avrà visibilità solo sui quei documenti dove i campi di profilo saranno in grado di
soddisfare i criteri di ricerca imposti tramite l'opzione "Filtro utente/gruppo",
richiamabile
tramite il pulsante evidenziato in figura 1.
Il Filtro dovrà rispettare la seguente struttura: [C olonna1] Operatore [Valore] Operatore
Logico [C olonna2] operatore [Valore] ecc... in figura 2 è visibile un esempio di filtro su unica colonna,
nello specifico viene impostato sul campo di profilo "Nazione" relativa al campo di profilo selezionato
tramite l'apposito pulsante "Campo Profilo", selezionando i campi tramite l'apposito pulsante vi mette al
riparo su eventuali errori di sintassi).
Nell'esempio specifico l'utente o il gruppo utenti, precedentemente selezionato potrà accedere ai
soli documenti in italiano, dove, grazie ad una regola di profilazione precedentemente stabilita, tutti i
documenti in italiano sono archiviati con il campo di profilo "Nazione" valorizzato ad "IT" ...
fig.2, dettaglio finestra impostazione filtri.
I filtri possono essere composti anche da più colonne, le varie condizioni andranno concatenate tramite i
classici operatori logici. Sempre in figura 2 sono visibili i pulsanti riportanti gli operatori logici di utilizzo
più comune.
Questo pulsante espone un esempio sul corretto utilizzo degli operatori logici e di paragone.
A run time non è prevista nessuna verifica sulla sintassi utilizzata. Nel caso lo script contenesse degli
errori di sintassi al momento della ricerca ARXivar solleverà un errore, se l'errore non fosse di
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Gestione riservatezze
297
natura sintattica ma logica in questo caso le ricerche non restituirebbero nessun risultato con la
conseguente inaccessibilità alla documentazione da parte dell'utente o gruppo di utenti coinvolti dal filtro.
Un ulteriore esempio pratico
Segue un esempio: Per l'utente selezionato è concesso visualizzare tutti i documenti dove il campo di
profilo "NUMERO" sia maggiore di 999, lo script dovrà essere cosi costruito:
NUMERO>'999'
Eseguire dei test prima di impostare in modo definiti i filtri
Tramite il gestore di RDBMS adatto al tipo di Database utilizzato dalla vostra installazione di ARXivar. Per
esempio con MS SQL Server 2005 potrete tranquillamente utilizzare tranquillamente SQL Server
management studio ed eseguire una query dio estrazione tenendo presente di aggiungere dopo la
clausola WHERE quello che diventerà il vostro filtro. Una query di selezione di prova potrebbe essere
impostata
sulla
tabella
DM_PROFILE
per
esempio:
SELECT
*
From
DM_PROFILE
WHERE
NUMERO>'999' in questo modo è possibile verificare la sintassi del filtro, che ARXivar applichera
all'utente o al gruppo di utenti selezionato. L'esempio fa riferimento alla sola tabella DM_PROFILE, in
realtà il filtro utilizzato per le riservatezze a livello di campo utilizza le tabelle relative a rubriche,
ovviamente nel caso il vostro filtro utilizzi tali colonne la vostra select di test ne dovrà tenere conto.
Verificata la query il vostro potrete eseguire un taglia e incolla dalla vostra select alla maschera di
definizione filtro, la parte copiata dovrà comprendere tutto il testo scritto dopo la clausola WHERE.
Grazie al test di verifica da voi eseguito direttamente sul vostro database tramite query di estrazione
dati, oltre che garantirvi sulla sintassi corretta, vi permette di verificare direttamente che quanto
impostato soddisfi realmente le aspettative e che le riservatezze che verranno poi cosi impostate siano
realmente corrette.
Errori di logica sulle riservatezze impostate tramite i filtri, cioè impostate su valori di singoli campi
di profilo, sono di difficile individuazione...
AVVERTENZE: Per query di estrazione dati dal database di ARXivar è possibile richiedere supporto
all'area assistenza clienti tramite l'apertura di un apposito Ticket. ABLE Tech non risponde
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6.4
Riservatezze su singolo documento
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298
Guida di ARXivar
Gestione riservatezze - Sul singolo documento
Premessa
C on questa sezione della guida viene trattato l'ultimo argomento relativo alla configurazione delle
riservatezze sui documenti gestiti da ARXivar, sempre a partire dalla presente sezione della guida
troverete i primi riferimenti ed istruzioni relative ad ARXivar modulo Client. Nello specifico, oltre a
quanto esposto nelle precedenti sezioni della guida, in relazione alla configurazione delle riservatezze su
documenti gestiti tramite ARXivar, rispettivamente: Utente - Stato documento, Utente - AOO - C lasse
documentale e Utente e Gruppi mediante filtri in questa sezione saranno esposte le modalità per la
configurazione delle riservatezze sul singolo documento.
Impostare le riservatezze su documento selezionato.
Per diverse motivazioni ci si potrebbe ritrovare nella necessità di dover condividere informazioni con
utenti o gruppi di utenti abilitati ad un tipologia documentale diversa dalla vostra.
ARXivar Client consente di abilitare l'accesso al singolo documento ad utenti o gruppi utenti non
abilitati a quella particolare C lasse Documentale o allo Stato del documento interessato.
fig.1, Particolari sulla gestione permessi singolo documento
Per abilitare un utente o gruppo utenti temporaneamente o in modo persistente all'accesso a tale
documento dovrete procedere come segue:
Dalla griglia dei risultati di ricerca selezionare il documento da condividere, dal menu "Comandi" (si
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Gestione riservatezze
299
faccia riferimento a figura 1), selezionare il sotto menu "Altre operazioni" quindi cliccando sulla voce di
menu "Permessi
sul
singolo
documento"
avrete
accesso
alla
finestra
"Permessi
per
il
documento", da qui potrete selezionare dall'elenco "Utenti disponibili" l'utente/utenti o gruppo/gruppi
di utenti per i quali è necessario abilitare l'accesso al documento in questione, l'aggiunta di tali figure
avviene tramite il pulsante "Aggiungi", mentre tramite il pulsante "Elimina" vi sarà possibile escludere
utenti erroneamente aggiunti.
Prerequisiti necessari per "Permessi sul singolo documento"
Per poter assegnare i permessi sul singolo documento, l'utente deve appartenere alla classe Admin
o Profiler:
· Admin: L'utente appartenente alla classe Admin è in grado di assegnare accessi al singolo
documento di tipo aggiuntivo e di tipo esclusivo.
Per accesso aggiuntivo si intende il concedere
permessi di accesso ad utenti o gruppi di
utenti privi di tali riservatezze, sia a livello di C lasse documentale o di stato documento.
Per accesso esclusivo si intente le stesse modalità del tipo accesso aggiuntivo, con
l'importante differenza che la condivisione risulta valida solo solo tra l'utente che concede i
permessi e l'utente o il gruppo di utenti che li ricevono. Qualsiasi altro utente non potrà più in
nessun caso accedere al documento in questione anche se già proprietari aventi tutte le
riservatezze necessarie (classe documentale e stato documento). Questi utenti per potervi
nuovamente accedere dovranno essere esplicitamente aggiunti agli aventi diritto dall'utente
Admin.
·
Profiler: L'utente appartenente alla classe Profiler è in grado di assegnare accessi solo di tipo
aggiuntivo. Il
tipo di accesso aggiuntivo è in grado di concedere solamente nuove
condivisioni, non ha il potere di negare accessi di nessun tipo.
· Utente di classe User: non può concedere nessun tipo di accesso.
I permessi cosi concessi, sia di tipo aggiuntivo che esclusivo hanno durata illimitata e scadranno solo
su intervento da parte del cedente secondo le rispettive autorizzazioni.
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Parte
VII
ARXivar Client (introduzione)
7
301
ARXivar Client (introduzione)
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Introduzione al modulo di ARXivar Client
Premessa
Da questa sezione della guida vengono esposte le funzionalità relative al modulo client di ARXivar, il
primo capitolo della seguente sezione dopo una breve introduzione relativa alla nuova veste grafica di
ARXivar C lient. La sezione di apertura è dedicata alla ricerca della documentazione gestita da ARXivar.
Segue indice degli argomenti trattati:
Ricerche
C ampi Standard
Viste
Ricerche rapide
Archiviazione
Da File System
Da Scanner
Archiviazione rapida
Modelli
Barcode
Stampanti barcode
strumenti di organizzazione
Associazioni
Fascicoli
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302
Guida di ARXivar
Relazioni
Pratiche
Legami
Impostazioni personali
Rubrica
C aselle
Mail
Memo
Task
Fax
Workflow
Designer
Eventi
Workflow
Gestione
Ricerche
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7.1
ARXivar Client (Guida rapida comandi)
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ARXivar Client - Guida rapida comandi e nuovo desktop di ARXivar
Premessa
In questa sezione della guida vengono riportate 4 immagini con le nuove funzionalità introdotte a partire
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ARXivar Client (introduzione)
303
dalla versione 4.5 di ARXivar. La seguente pagina può tornare utile ad utenti di ARXivar che da poco
sono passati alla nuova release del prodotto, in questo caso vi sarà sufficiente ricercare la vecchia
voce di menu tramite l'apposita procedura di ricerca all'interno della pagina corrente (si provi con la
combinazione dei tasti Ctrl+F, la combinazione dei tasti può variare dal visualizzatore della guida da voi
utilizzato).
Se la parola relativa alla funzionalità da voi ricercata fosse presente all'interno di questa pagina, con il
minimo sforzo sarete in grado di risalire alla posizione ad essa assegnata all'interno del nuovo
menu, in modo da potervi velocizzare nelle fasi di auto apprendimento sull'utilizzo di ARXivar e la sua
nuova veste grafica e novità relative a migliorie e nuove funzionalità introdotte.
Inoltre, su nostro sito alla sezione download, documentazione, Manuali ARXivar 4.5.x, tramite il
seguente link Menu da 4.4 a a.5 (per utente registrati) è possibile scaricare, un documento pdf che
espone in modo dettagliato tutte le differenze (sostanziali e meno) tra le due versioni.
Il Modulo client di ARXivar
Il modulo di ARXivar Client può essere installato su un qualsiasi personal computer avente le seguenti
caratteristiche: PC con Windows 2000 professional o successivi Ram minima 256Mb di Ram,
per XP e
Vista versioni Home comprese solo modulo client di ARXivar.
A fine installazione vi sarà possibile accedere ad ARXivar C lient tramite doppio click sulla seguente
icona
, disponibile a termine installazione, oppure da Star - Programmi - ARXivar - ARXivar
Client, (nello stesso gruppo di voci menu è disponibile anche eseguire il Wizard per la relativa
disinstallazione). A partire dalla versione 4.5.x di ARXivar l'accesso richiede un parametro in più, ora
è necessario inserire la password relativa all'utente che accede al database di ARXivar.
fig.1, il login di ARXivar
Sarà sufficiente inserire tale password al primo login (particolare 1 di figura 2), la password sarà salvata
sul profilo dell'utente. (Nel caso non si fosse a conoscenza di tale password sarà necessario
richiederla all'amministratore della vostra installazione di ARXivar). Una volta connessi al database
potrete
procedere
con
username
e
password
dell'utente
di
ARXivar
quindi
selezionare
organizzativa, e per il primo accesso la lingua, quindi accedere tramite il pulsante login.
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area
304
Guida di ARXivar
Le novità di ARXivar 4.5
fig.2, il nuovo desktop di ARXivar.
La Ribbon bar
Una delle principali novità è l'introduzione delle Ribbon Bar. Utilizzando questo tipo di menu tutte le
principali funzionalità sono disponibili con un solo click. Il menu di ARXivar ora è suddiviso in tre schede.
Scheda Home
fig 3, il nuovo menu di ARXivar (La Scheda Home)
Tramite questa scheda è possibile accedere a tutte le seguenti funzionalità, nel gruppo ricerca (Sezione
1 di figura 3) potrete accedere modalità di Ricerca come: Ricerche standard, Viste, Ultima Ricerca,
Ricerche Rapide e Ultimi 30 giorni.
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ARXivar Client (introduzione)
Gruppo Archiviazione (Sezione 2 di figura 3), Archiviazione
305
da File, (Archiviazione Rapida novità),
Moduli, Da Scanner, tramite gestione Barcode, archiviazione da Fax, tramite Form Recognition, Gestione
delle prenotazioni o prenotazione archiviazione documenti, Import e Export dei documenti in formato
XML, e gestione dei documenti in Buffering (documenti da archiviare, o in Buffer).
Nel gruppo Organizza (Sezione 3 di figura 3) troverete le funzionalità relative all'organizzazione dei
vostri documenti come Associazioni, Fascicoli e Pratiche.
L'ultimo gruppo della scheda Home è il gruppo Varie comprensivo della gestione casella di posta di
ARXivar ed relative gestione rubriche.
Scheda Strumenti
fig. 4, Scheda Strumenti
Nella scheda Strumenti trovate il gruppo relativo alla funzionalità del Workflow (Sezione 1 di figura 4),
in sequenza sono Designer, Gestione, Istruzioni operative, Ricerche dei relativi task, gestione Eventi ed il
pulsante Esegui Workflow.
Il secondo gruppo gestisce le funzionalità relative al protocollo (Sezione 2 di figura 4), le voci di questo
gruppo potrebbero risultare disabilitate, (il gruppo protocollo è attivabile tramite la scheda autorizzazioni
su ogni singolo utente tramite apposita richiamabile lato ARXivar Server in configurazione utenti). Le voci
del gruppo protocollo sono Protocollo, Stampe, Imposta, ed Emergenza.
Il gruppo Storage (Sezione 3 di figura 4) è riservato alla gestione della Conservazione sostitutiva e
relativa gestione del C D-Reader.
Ultimo gruppo della scheda Strumenti è il gruppo Varie (Sezione 4 di figura 4), questo gruppo troverete
la voce per richiamare la gestione dei Profili personalizzati e di gestire il servizio per la stampate
PDF di ARXivar.
Scheda Configura
fig.4, scheda configura
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306
Guida di ARXivar
Configura è l'ultima scheda del nuovo menu di ARXivar ed è suddivisa in due gruppi, il primo gruppo
contiene le chiamate a tutte le funzionalità relative alle impostazioni personali dell'utente di ARXivar ed è
appunto chiamato "Impostazioni personali" (Sezione 1 di figura 4), (novità) le configurazioni
vengono memorizzate a sia a livello di profilo utente Windows, sia a livello Database consentendo cosi
all'utente di ritrovare le proprie configurazioni anche se accedendo ad ARXivar da altre postazioni
Windows. Le voci presenti nel gruppo "Impostazioni personali" sono: Generale che sostituiscono le
precedente Strumenti, Opzioni, Avanzate ecc...
La funzionalità Desktop (novità) consente di gestire il formato del desktop di ARXivar (si veda figura
1), in pratica è possibile definire il tipo di icona peri vostri link salvati sul desktop di ARXivar, visualizzare
il pannello dei messaggi della posta di ARXivar, il pannello relativo ai Task di Workflow, il pannello
per la gestione dei Modelli di ARXivar, pannello Ricerche Rapide e Viste personalizzate.
Subito dopo trovate la voce Style (novità) che consente all'utente di modificare e personalizzare
ulteriormente l'aspetto grafico di ARXivar, potendo selezionare ben 4 differenti Skin. Le ultime due voci
disponibili sono la gestione della vostra password utente e la gestione dei Delegati.
Gruppo Strumenti di amministrazione come: Mailer per la gestione della profilazione delle vostre
mail (e altro ancora), troverete la voce Alias Fax dove vi sarà possibile impostare le regole per i Fax
ricevuto comprese regole di smistamento.
C on le funzionalità richiamabili dalla voce Outlook che, come per i Fax vi sarà possibile implementare
delle regole di profilazione sulle mail, e non ultimo tramite la voce Liste, potrete gestire le vostre liste di
distribuzione.
Le ultime due voci del gruppo Strumenti, rispettivamente "Configura SDK" e "Management" sono
utilizzabili esclusivamente per utenti di tipo Admin.
Configura SDK da
utilizzare per definire le regole di profilazione tramite le funzionalità messe a
disposizione dalla libreria di funzioni di ARXivar
Ultima voce in assoluto di tutto il menu è il pulsante Management che risulta attivo per il solo utente
Admin, tramite questo pulsante l'utente Admin potrà accedere da client ad alcune funzionalità di
ARXivar Server.
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Parte
VIII
308
8
Guida di ARXivar
Archiviazione
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ARXivar Client - Archiviazione in ARXivar
vedere anche: Da file system, Profili predefiniti
Premessa
Questa sezione della guida è interamente dedicata all'argomento "Archiviazione".
Indipendentemente dalle due modalità di archiviazione disponibili, rispettivamente:
· modalità di archiviazione su File System
· modalità di archiviazione su Database
le modalità operative per eseguire l'archiviazione di documenti sono del tutto identiche. In figura 1
viene visualizzato il gruppo di funzioni "Archiviazione" contenente tutte le funzionalità disponibili per
eseguire operazioni di archiviazione.
Il gruppo "Archiviazione" della scheda "Home" raggiungibile dalla barra multifunzione (detta anche
ribbon bar) di ARXivar Client.
fig. 1, Funzionalità di ARXivar del gruppo Archiviazione.
Descrizione rapida delle funzioni di Archiviazione
File:
(Manuale) Questa funzionalità consente di archiviare un qualsiasi file (multimediali compresi)
selezionando il documento direttamente da file System o da una qualsiasi posizione condivisa.
Rapida
N.D. Funzionalità al momento della stesura della presente guida non ancora disponibile. La sua modalità
di utilizzo prevista è paragonabile a quanto finora disponibile per la ricerca con le Viste personalizzate.
L'operatore potrà predisporre ed automatizzare in diversi step le operazioni di profilazione ed
archiviazione di documenti.
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Archiviazione
309
Moduli
(Modulistica interna), C onsente di creare il documento sulla base di modelli prestabiliti. L'utente potrà
selezionare il modello tra quelli previsti, procedere alla sua compilazione e quindi alla sua archiviazione.
Scansione:
(Automatismo) C onsente l'acquisizione ed archiviazione tramite digitalizzazione dei documenti tramite
l'imiego di Scanner.
Barcode:
C onsente l'archiviazione della documentazione cartacea, generalmente documenti relativi al ciclo
passivo. La procedura prevede la generazione di codifiche barcode e relativa stampa su etichette. La
gestione Barcode è ampiamente tratta alla apposita sezione della presente guida.
Fax:
C onsente di archiviare documenti FAX in uscita tramite selezione da File System, mentre per i Fax in
entrata sono previste due differenti modalita di digitalizzazione: scansione con accodamento pagine,
oppure scansione con separazione pagine.
Recognize:
Prevede una gestione per l'archiviazione massiva dei documenti. Recognize (detto anche Fo r m
R e co g nitio n) utilizza un insieme di regole disegnate su Template relativi a modelli originali del
documento da importare. Importazione ed archiviazione avviene tramite scansione degli stessi, e tramite
il riconoscimento di zone selezionate sul template durante la fase di definizione regole di importazione, è
possibile ricavare le informazioni necessarie per aggiornare i campi di profilo e procedere cosi alla
successiva archiviazione. Il modulo aggiuntivo Form Recognition è ora sostituito dal più recente Spool
Recognition Pro, viene mantenuto esclusivamente per motivi di retrocompatibilità con versioni
precedenti di ARXivar.
Le rimanenti voci del gruppo "Archivia" quali prenota e XML non saranno trattate in questa sezione ma
alla sezione Strumenti di organizzazione.
Buffer:
C onsente di gestire i file in attesa di archiviazione. ARXivar gestisce una zona di memoria dove vi
conserva tutti i documenti rimasti in sospeso e non archiviati durante precedenti sessioni di lavoro.
l'operatore avrà la possibilita di procedere alla profilazione di documenti presenti nel buffer anche in un
secondo momento, i documenti presenti nel buffer di ARXivar C lient vi rimarranno fino alla loro definitiva
archiviazione o cancellazione.
ARXivar Buffer, modalità operative e utenti Windows.
Esiste un unico Buffer per singola installazione ARXivar, questo significa che a parità di utente
Windows e con più utenti ARXivar che utilizzano ARXivar sullo stesso PC (ovviamente in tempi
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310
Guida di ARXivar
differenti), entrambi gli utenti andrebbero ad condividere lo stesso Buffer (un utente ARXivar vede i
documenti in buffer dell'altro utente). In situazioni come quanto sopra esposto è consigliabile che ogni
utente ARXivar acceda a Windows utilizzando il proprio profilo (nome utente e password di Windows).
C osì facendo ARXivar sarà in grado di memorizzare il Buffer dei documenti in sospeso nei percorsi
predefiniti del singolo utente. In questo modo ogni singolo utente sarà
in
grado
di operare
esclusivamente con i propri documenti in sospeso.
Archiviazione in ARXivar (concetti base)
Archiviare un documento.
ARXivar mette a vostra disposizione diverse modalita operative per procedere alla archiviazione di
documenti.
· E' possibile archiviare documenti previo selezione del documento da archiviare direttamente da
disco fisso.
· Tramite servizi di monitoraggio cartelle.
· Tramite l'utilizzo di appositi moduli aggiuntivi di ARXivar, ed in ultimo tramite software in grado di
interfacciarsi con l'SDK di ARXivar.
Nel caso di documenti creati dall'utente sono previsti degli automatismi per esempio le cartelle
Monitorate.
Tramite la funzionalità "C artelle Monitorate", l'operatore al momento del salvataggio del documento
dovrà semplicemente selezionare, come posizione di salvataggio del documento una particolare cartella
che appartenga all'elenco "cartelle monitorate di ARXivar".
ARXivar Client alla sua prima installazione mette a disposizione dell'utente una cartella monitorata
che per valore predefinito viene creata nella posizione di "C:\archflow_save", le quali proprietà come
posizione, nome della cartella e altro ancora (per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto) sono
completamente configurabili da parte dell'utente.
I documenti salvati in tale posizione richiamano automaticamente la procedura di profilazione che se
opportunamente
configurata,
si
vedano
profili
predefiniti,
i
documenti
così
salvati
saranno
automaticamente archiviati, senza intervento alcuno dell'utente.
Fondamentalmente esistono tre differenti scenari normalmente possibili:
a) L'utente salva o copia un documento in una cartella monitorata e ARXivar è attivo, viene
eseguita la procedura di archiviazione (con ARXivar in s y s tr a y la procedura di archiviazione sarà
comunque)
b) L'utente salva o copia un documento in una cartella monitorata e ARXivar non è in esecuzione
e non è in systray, la procedura di archiviazione verrà eseguita al primo riavvio di ARXivar e
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Archiviazione
311
verranno eseguite tante archiviazioni quanti saranno i file presenti nella cartella monitorata.
c) Una qualsiasi cartella contenente dei file viene promossa a cartella monitorata. E' possibile
promuovere una cartella a cartella monitorata esclusivamente da ARXivar C lient quindi alla
conferma della nuova configurazione verrà eseguito quanto esposto in punto a), questo per ogni
singolo file presente nella cartella.
Profilo documentale o carta d'identità del documento.
Per ogni singolo documento archiviato viene memorizzato in una apposita tabella del database di
ARXivar, quello che in ARXivar viene definito come "Profilo documentale" Il profilo documentale può
essere visto come la carta d'identità del documento archiviato.
Il profilo documentale contiene una serie di informazioni e proprietà relative al documento archiviato
quali: Data di archiviazione, nome del documento, Mittente e destinatari, oggetto, classe documentale di
appartenenza... e via discorrendo.
In definitiva il profilo documentale contiene le informazioni necessarie alla definizione degli indici di
ricerca, in caso i campi di profilo previsti da ARXivar risultassero insufficienti viene data la possibilità di
definire e configurare ulteriori campi aggiuntivi.
Modalità per la compilazione dei profili documentali.
In ARXivar sono previste differenti modalità per la compilazione dei campi di profilo:
· E' possibile compilare manualmente tutti i campi di profilazione richiesti o utilizzare profili
predefiniti creati e definiti dall'utente stesso.
· Scrivendo del software in grado di interfacciarsi con l'SDK di ARXivar utilizzando cosi funzioni
appositamente studiate per automatizzare l'archiviazione dei vostri documenti.
· E' possibile procedere alla profilazione recuperando le informazioni necessarie da Database
esterni.
· Recuperando le informazioni necessaria al completamento dei profili documentali direttamente dal
documento stesso, grazie al riconoscimento zonale di
parti del documento, queste modalità
richiedono l'utilizzo di moduli aggiuntivi di ARXivar.
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312
8.1
Guida di ARXivar
Da file system
ARXivar Client - Archiviazione da file System
Premessa
Le operazioni di archiviazione in ARXivar
come visto al capitolo Archiviazione, prevedono diverse
modalità. Nella seguente sezione della guida viene tratta la modalita "File" detta anche "Archiviazione
da file System".
L'archiviazione da file System consente di selezionare il file da archiviare da una qualsiasi cartella
raggiungibile dall'utente Windows. Il Documento potrebbe dunque trovarsi sul file System della macchina
dell'operatore, oppure in una qualsiasi altra cartella condivisa sulla rete aziendale, quindi un utente di
ARXivar potrebbe tranquillamente occuparsi dell'archiviazione di documenti creati da altri utenti.
E' possibile archiviare documenti di qualsiasi tipo, multimediali compresi.
Archiviare un documento
L'archiviazione da file System, nel caso di documenti creati dall'utente, prevede degli automatismi
come per esempio il monitoraggio di cartelle.
L'operatore al momento del salvataggio di un qualsiasi documento, potrà semplicemente selezionare,
come posizione di salvataggio, una particolare cartella che il set up di ARXivar crea, come valore
predefinito in C:\archflow_save (questa posizione è modificabile e configurabile dall'utente).
I documenti salvati in tale posizione verranno automaticamente archiviati con due differenti modalità: se
ARXivar attivo, al momento del salvataggio del documento verrà richiamata la procedura
di
archiviazione (figura 2), mentre se in caso contrario, al momento del salvataggio del documento ARXivar
non fosse in esecuzione, la procedura di archiviazione verrà automaticamente eseguita al primo riavvio
di ARXivar.
Profilo documentale la carta d'identità del documento
Per ogni singolo documento archiviato viene memorizzato quello che in ARXivar è definito come "
Profilo documentale". Il profilo documentale o può essere visto come la carta d'identità del
documento archiviato e contiene una serie di informazioni e proprietà del documento, tipo: Data di
archiviazione, nome del documento, Mittente e destinatari, classe documentale di appartenenza, ecc..
In definitiva il profilo documentale contiene le informazioni necessarie per la definizione degli indici
di ricerca, in caso i campi di profilo previsti da ARXivar risultassero insufficienti viene data la possibilità
di definire e configurare dei campi personalizzati, in ARXivar chiamati profilo aggiuntivi.
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Archiviazione
313
Compilazione dei profili documentali e riservatezze utente.
Oltre a quanto esposto in Gestione riservatezze durante la profilazione di un documento ARXivar gestisce
le riservatezze secondo quanto successivamente esposto:
Livello 1 : viene valutato il destinatario, se utente interno usa le classi attive di questo.
Livello 2 : se livello 1 è esterno viene valutato il mittente, se interno usa le classi attive di questo.
Livello 3 : se livello 1 e 2 sono esterni, vengono messe le classi attive dell'autore.
Compilazione dei profili documentali (modalità di archiviazione da file system)
L'archiviazione dei documenti tramite la funzionalità "File" (archiviazione da file system) richiede la
compilazione manuale del profilo documentale, tuttavia ARXivar consente di velocizzare le operazioni
di archiviazione documenti da File System e le relative operazioni di data entry in due differenti
modalità sotto elencate.
Profilo di Default
Dalla maschera "Importa" (si veda f ig ur a 2), tramite il tasto di funzione
viene
richiamata la procedura guidata per la definizione e creazione di un profilo di default. Tramite la
maschera "Selezione dei campi da memorizzare" (di figura 1), l'operatore potrà selezionare i campi
che andranno cosi a completare il profilo personalizzato. In questo modo saranno velocizzate le
operazioni di archiviazione, semplicemente richiamando con
il profilo di default
precedentemente definito. I valori di un profilo di default resteranno tali fino a nuove modifiche che
solo l'utente proprietario del profilo predefinito in questione potrà modificare o aggiornare.
Ogni operatore può richiamare il proprio profilo di default tramite il tasto funzione
.
In questo modo l'operatore dovrà semplicemente provvedere a compilare manualmente i campi
eventualmente non aggiornabili richiamando il profilo di default.
Generalmente il numero dei campi da aggiornare manualmente è limitato ai minimi termini, ed è
strettamente legato alla mansione svolta dall'operatore, poniamo per esempio un operatore con
un'ipotetica mansione quale: addetto alla registrazione ciclo attivo, il tutto si potrebbe tradurre al solo
inserimento del destinatario e classe documentale.
E' possibile gestire un solo profilo di default per volta.
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314
Guida di ARXivar
fig.1, Selezione campi da memorizzare per la definizione del profilo di default.
Gestire più profili predefiniti
E' possibile procedere alla archiviazione tramite l'utilizzo di più profili preimpostati.
L'operatore ha la possibilità di creare e definire delle collezioni di "Profili preimpostati".
E' possibile utilizzare profili preimpostati per singolo utente, oppure condividere i medesimi tra più
utenti. Questa funzionalità in ARXivar è identificata come: gestione dei Profili predefiniti.
La gestione dei profili predefiniti è raggiungibile sia da menu, selezionando la scheda "Strumenti", "
Varie", quindi la voce "Profilo", oppure direttamente dalla maschera di profilazione, per esempio
durante operazioni di archiviazione premendo il pulsante
un profilo precedentemente definito, mentre tramite il pulsante
sarà possibile selezionare
definirne di nuovi.
Durante la fase di archiviazione chiamata anche "Importazione documento" (figura 2), l'operatore
tramite pressione del pulsate F3 puo creare e definire un nuovoprofilo predefinito. Gli sarà sufficiente
assegnare un nome al nuovo profilo, i profili predefiniti cosi definiti vengono automaticamente creati
sulla base dei valori letti dalla maschera di importazione (figura 2), nel caso quest'ultima fosse
incompleta, l'operatore riceverà un messaggio di avviso relativo ai dati mancanti, tuttavia il salvataggio
del profilo andrà a buon fine, l'operatore potrà cosi richiamare il profilo per altre archiviazioni. L'utente
diventa proprietario dei profili predefiniti da lui creati, tramite apposita gestione richiamabile sia da menu
(Strumenti,Varie,Profili), oppure tramite il pulsante
di figura 2 potrà condividere
i propri profili predefiniti con altri utenti di ARXivar.
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Archiviazione
315
fig.2 - Maschera di archiviazione, campi di profilazione standard
Preferenze utente
Tramite la voce di menu "Configura" - "Generale" ogni singolo utente di ARXivar ha la possibilità di
configurare il proprio ambiente di lavoro, in figura 3 sono visibili i parametri di configurazione utente
relativi alla profilazione. Tramite i pulsanti di opzione della sezione Maschera, l'utente potrà stabilire
quale scheda visualizzare come scheda predefinita, selezionando tra la scheda "Campi standard"
(visibile in figura 2), oppure la scheda "Campi aggiuntivi" (Figura 4).
Nella sezione Tab attivi tramite le apposite caselle di controllo stabilire quali schede tra "Dati
profilo","Dati ente" e "Allegati" quali di queste tre schede aggiuntive utilizzare.
Per quanto riguarda l'archiviazione di documenti le schede di interesse "Dati ente" e "Allegati", se
selezionate durante le fasi di archiviazione sara possibile definire i dati aggiuntivi relativi all'ente
emittente in caso di gestione Protocollo P.A. (modulo aggiuntivo di ARXivar). Mentre per quanto riguarda
la scheda "Allegati" se selezionata durante le fasi di archiviazione sarà possibile associare degli allegati
al documento principale.
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316
Guida di ARXivar
fig.3 - Preferenze utente per le operazioni di profilazione
La parte centrale della maschera di figura 3 presenta la possibilità di selezionare un profilo predefinito ed
utilizzarlo così come profilo predefinito durante le fasi di archiviazione. Nella maschera di figura 3 sono
presenti altre configurazioni possibili ma non inerenti all'argomento trattato nella presente sezione della
guida.
Campi aggiuntivi
La scheda campi aggiuntivi consente l'inserimento delle informazioni di profilo relative a campi non
gestiti tramite i campi di profilo predefiniti di ARXivar. I campi aggiuntivi vengono definiti lato ARXivar
Server e possono essere globali, cioè validi per tutte le tipologie documentali gestite, oppure specifici per
classe documentale, in questo caso nella scheda "C ampi aggiuntivi" di figura 4 saranno visibili campi
aggiuntivi globali più i campi specifici della classe documentale selezionata nella scheda "Campi
standard" di figura 2.
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Archiviazione
317
fig.4 - Maschera di archiviazione, campi aggiuntivi.
Note
Tramite la scheda note è possibile aggiungere delle note al profilo documentale relativo al documento
che l'operatore sta andando ad archiviare. E' giusto paragonare le note qui inserite come dei veri e
propri Post it virtuali.
Dal pannello comandi della maschera di ricerca, sezione documenti tramite la funzione
,
è possibile utilizzare tramite la gestione delle note sul singolo documento con la seguente relazione: un
documento molte note
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318
Guida di ARXivar
fig.5 - Maschera di archiviazione, note.
Allegati
L'ultima scheda della maschera di importazione consente la gestione degli allegati. La scheda Allegati è
opzionale ed è attivabile da "Configura - Generale", si veda quanto esposto in "Preferenze utente",
durante le fasi di archiviazione tramite la scheda Allegati è possibile stabile se deve essere prevista la
stampa delle etichette barcode anche per gli allegati.
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Archiviazione
319
fig.6 - Maschera di archiviazione, allegati al documento.
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8.1.1
Campi di profilo
ARXivar Client - Archiviazione da file System (Campi di profilo)
Premessa
Questa sezione della guida espone in modo dettagliato il significato attribuito ad ogni singolo campo di
profilo della finestra di importazione documento, richiamata durante le fasi di archiviazione.
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320
Guida di ARXivar
Nello specifico viene esposto il significato relativo ai capi presenti nella scheda "Campi standard".
Non è possibile esporre argomenti guida relativi ai campi presenti nella scheda "Campi aggiuntivi" in
quanto i campi qui presenti vengono creati e definiti dall'amministratore di ARXivar (per maggiori dettagli
in relazione ai campi aggiuntivi si veda quanto qui esposto).
Significato campi di profilo (Scheda campi standard):
fig. 1, maschera di importazione documenti.
Da: Indicare il mittente del documento, tramite clic su
viene richiamata una maschera di
ricerca dov'è possibile ricercare il soggetto desiderato. La maschera è in stile ricerca contatti di Microsoft
Outlook e di facile utilizzo.
A: Indicare il destinatario del documento che si stà archiviando, anche in questo caso cliccando su
è possibile accedere alla maschera di ricerca contatti.
CC: Stesso significato e modalità di utilizzo del campo "A:", in "C C :" andranno indicati i destinatari per
conoscenza. Anche in questo caso l'etichetta
è un pulsante tramite il quale è possibile
richiamare la maschera ricerca contatti.
AOO: Selezionare l'area organizzativa omogenea di competenza. E' possibile selezionare l'AOO tramite la
casella combinata, oppure tramite il seguente pulsante
.
Lato ARXivar Server è possibile attivare il blocco delle Aree organizzative Omogenee,
se attivata
l'utente di ARXivar potrà lavorare solo con l'AOO selezionata in fase di login, non sarà quindi necessario
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Archiviazione
321
selezionare l'area organizzativa perchè già automaticamente definita.
Classe: Va selezionata la tipologia documentale del documento che si stà archiviando. (C ampo
obbligatorio), E' possibile selezionare la classe documentale sia dalla casella combinata, oppure tramite
pulsante
, posto alla destra della casella combinata
Data doc: Indicare la data del documento, tramite questo
direttamente da calendario.
.
pulsante è possibile selezionare la data
Numero: Inserire il numero del documento (esempio fattura nr. 100, inserire 100, Documento di
trasporto 1756, inserire 1756 ecc..), se il
il documento che si stà archiviando non possiede una
numerazione il campo può essere lasciato vuoto.
Nel caso la classe documentale selezionata fosse associata ad una gestione protocollo (da non
confondere con Protocollo P.A.) il campo Numero viene aggiornato automaticamente dalla gestione
protocollo.
Anche se la classe documentale indicata risulti associata ad una numerazione di protocollo, il campo
numero può comunque essere utilizzato dall'operatore, in questo caso sarà archiviato il valore inserito
dall'operatore e non la numerazione progressiva di protocollo, il contatore del numero di protocollo
resterà invariato, incrementando il suo valore di uno solo al prossimo effettivo impiego.
Oggetto: Oggetto relativo all'archiviazione. E possibile inserire stringhe di caratteri alfanumerici per una
lunghezza massima di 500 caratteri.
Origine: Indica l'origine del documento, e può assumere uno dei tre seguenti valori INTERNO, ENTRATA
o USC ITA. Il suo valore può esse assegnato automaticamente in base
alla classe documentale
selezionata. Il campo di profilo origine è un campo obbligatorio.
Stato: E' lo stato del documento, esempio "VALIDO", "DA C ONFERMARE", "ELIMINATO" ecc... Lo stato è
selezionabile dalla casella combinata. Gli stati sono definiti tramite apposita procedura lato ARXivar
Server. Anche il campo Stato, come il capo Origine può essere automaticamente assegnato in base alla
classe documentale selezionata e va obbligatoriamente indicato.
Pratiche: Tramite questo campo è possibile includere il documento all'interno di una pratica. La gestione
delle pratiche va attivata lato ARXivar Server, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto, tramite
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322
Guida di ARXivar
i seguenti pulsanti
è possibile effettuare delle associazioni del documento a pratiche già in
essere.
Scadenza: In questo campo è possibile inserire un'eventuale data di scadenza del documento. Questo
campo è da considerarsi obsoleto viene mantenuto esclusivamente per compatibilità con informazioni
ed archiviazioni regresse. E' consigliabile sostituire il campo scadenza con un apposito campo aggiuntivo.
E' possibile nascondere questo campo in "configurazione del profilo documentale" lato ARXivar Server.
Legami: E' possibile inserire un qualsiasi valore alfanumerico, il valore qui inserito può essere utilizzato
per creare dei legami con documenti precedentemente archiviati ed aventi nel campo "Legami" lo
stesso valore. E' possibile configurare il campo legami in "configurazione del profilo documentale" lato
ARXivar Server.
Risposta: Per i documenti che richiedono una risposta è possibile utilizzare questo campo di profilo per
gestirne l'avanzamento. Il campo risposta può assumere i tre seguenti valori "ATTESA","RISPOSTA"
oppure "NESSUNA". E' possibile configurare questo campo in "configurazione del profilo documentale"
lato ARXivar Server.
File: Il campo contiene il nome originale del file selezionato per l'archiviazione. E' possibile effettuare la
selezione del file che si desidera archiviare tramite la pressione del seguente pulsante
.
Opzioni aggiuntive di importazione: Nell'immagine sotto sono esposte una serie di funzionalità e
proprietà aggiuntive attivabili al momento dell'archiviazione del documento.
In quanto sufficientemente intuitive non saranno qui esposte nel loro dettaglio.
Le proprietà attivabili tramite ereditarietà dalla classe documentale utilizzata per l'archiviazione del
documento, come per esempio potrebbero essere "Abilita Web","Inserisci in fascicolo" ecc... sono
qui ulteriormente attivabili, in caso la classe documentale non le consideri tale funzionalità già come
valore predefinito.
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Archiviazione
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8.1.2
Profili Predefiniti
ARXivar Client - Archiviazione da file System (Profili predefiniti)
Premessa
Questa sezione della guida è dedicata all'argomento "Profili predefiniti". In figura 1 è visibile la
maschera principale per la gestione dei profili predefiniti, è possibile raggiungere l'elenco dei profili
predefiniti tramite il menu di ARXivar Client tramite le seguenti coordinate: "Strumenti", gruppo "
Varie", pulsante "Profilo".
Riservatezze utente
Tramite il pulsante "Profilo" l'operatore potrà accedere direttamente all'elenco dei propri profili.
Visibilità ed utilizzo dei profili documentali predefiniti è gestita tramite credenziali con riservatezze a
livello utente. Un utente potrà utilizzare ed avere pieno controllo dei profili documentali da lui creati e
definiti (profili predefiniti dell'utente), oppure utilizzare profili definiti da altri utenti. L'utente potrà
utilizzare profili predefiniti creati da altri utenti secondo il livello di riservatezza concessa dal proprietario
del profilo stesso.
L'utente proprietario di un profilo predefinito potrà condividere lo stesso con un altro utente o gruppi di
utenti, ed assegnare sul profilo documentale in questione i seguenti tre livelli di condivisione: solo
lettura, lettura e scrittura, lettura-scrittura e cancellazione.
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324
Guida di ARXivar
fig.1, particolare della maschera principale gestione profili predefiniti.
Condivisione in sola lettura: In questo caso l'utente non proprietario potrà utilizzare il profilo
predefinito in questione selezionandolo dall'elenco Profili Predefiniti. Non potrà apportare nessuna
modifica a struttura e definizioni del profilo predefinito in questione. Solo l'utente proprietario o un
utente di tipo
Admin potranno apportare modifiche, comprese cancellazione e definizione di nuove
condivisioni.
Lettura e Scrittura: stesse modalita di quanto esposto in condivisione in sola lettura con aggiunta dei
privilegi di scrittura.
Lettura, Scrittura e Cancellazione: Quando un utente proprietario di un profilo predefinito condivide
il o i propri profili con altri utenti, assegnando permessi di lettura, scrittura e cancellazione, oltre che
condividere il o i profili predefiniti in questione ne condivide anche il pieno controllo.
La colonna "Effettuata da" mostra il proprietario del profilo predefinito.
Significati dei pulsanti
Da sinistra a destra troviamo, primo pulsante (verde): da utilizzare per la creazione e definizione di
nuovi profili documentali. Secondo pulsante (blu): consente la modifica del profilo predefinito
selezionato, non è possibile accedere ad un profilo predefinito tramite doppio click. Terzo pulsante
(rosso): cancella il profilo predefinito selezionato. Quarto pulsante (lucchetto): Tramite questo pulsante
sarà possibile accedere alla maschera per la gestione condivisioni profili predefiniti e assegnazione
permessi di lettura. Lettura, scrittura. Lettura,scrittura e cancellazione.
E' possibile condividere i propri profili predefiniti con utenti e gruppi di utenti. Un utente di tipo Admin
avrà pieno controllo su tutti i profili predefiniti.
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8.2
Da scanner
ARXivar Client - Archiviazione da scanner
Premessa
In questa sezione saranno esposte le modalità di archiviazioni di documenti tramite acquisizione da
scanner. L'archiviazione di documenti da scanner è raggiungibile da ARXivar Client tramite le
coordinate "Home", gruppo "Archiviazione", pulsante "Scansione", il pulsante scansione offre due
differenti modalità (si veda figura 1), la prima "Scansione con accodamento", da utilizzare per
l'acquisizione di documenti composti da più pagine, la seconda utile per l'acquisizione simultanea di più
documenti composti da una pagina per documento. Le due modalità saranno trattate in dettaglio più
avanti in questa sezione.
fig.1, Archiviazione tramite acquisizione da scanner.
Impostazioni scanner.
L'archiviazione di documenti tramite acquisizione è consentita in due differenti modalità (si veda figura 1)
, la prima modalità consente l'acquisizione di un unico documento composto da più pagine, la seconda
consente l'acquisizione di più documenti ognuno composto da un'unica pagina. Entrambe le modalità
condividono un'unica impostazione dello scanner.
Le impostazioni dello scanner, visibili in figura 2 sono richiamabili da entrambe le modalità tramite il
seguente pulsante
. In particolare tramite le impostazioni dello scanner vi sarà possibile definire
quali Driver Twain saranno richiamati durante le fasi di scansione. Stabilire la risoluzione in DPI da
utilizzare, (s i co ns ig lia d i no n s ce nd e r e s o tto i 300). Stabilire il tipo di alimentatore: ADF caricatore per la scansione di più documenti contemporaneamente, Piano - un solo documento per
volta. Il formato di acquisizione, sono previsti i formati PDF e TIFF, oltre ad altre impostazioni è anche
possibile decidere di visualizzare la maschera di configurazione specifica dei driver del vostro scanner,
quest'ultima selezione avviene tramite la casella di controllo "Mostra la finestra di setup", se
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326
Guida di ARXivar
selezionata renderà possibile la configurazione di tutti i parametri di scansione tramite l'utilizzo di
software specifico, generalmente installato con i driver dello scanner utilizzato. Anche in questo caso si
consiglia di non scendere mai sotto i 300 DPI.
fig.2, Impostazioni scanner.
Scansione con accodamento.
C ome già accennato è possibile archiviare documenti tramite acquisizione da scanner in due differenti
modalità, acquisizione con accodamento, oppure con separazione. In modalita "con accodamento" è
possibile acquisire documenti composti da più pagine (esempio una fattura di acquisto da tre pagine),
quindi enne pagine un solo documento, ivi richiesta una sola profilazione. Modalità con separazione, ogni
pagina acquisita si riferisce ad un singolo documento, enne pagine acquisite, enne profili documentali
richiesti.
In figura 3 è visibile un esempio di acquisizione in modalità "con accodamento", relativa ad un
documento composto da quattro pagine, alla conferma dell'acquisizione si procederà con una singola
profilazione del documento. Tranne le fasi di scansione le rimanenti operazioni di archiviazione non
differiscono da una archiviazione di tipo File System.
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Archiviazione
327
fig.3; anteprima di acquisizione.
Scansione con separazione.
Le operazioni di scansione con separazione sono identiche a quanto esposto in "Scansione con
accodamento", la scansione con separazione considera ogni pagina acquisita come un singolo
documento (vedi figura 4). Alla pressione del pulsante "Conferma" (conferma di acquisizione),
seguiranno tante richieste di profilazione quante saranno il numero di pagine acquisite.
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328
Guida di ARXivar
fig. 4, particolare maschera di
acquisizione, modalità separazione.
Quando utilizzare l'archiviazione da scanner (Scansione con accodamento - Scansione con
separazione)
Sulla base di quanto esposto nei due precedenti paragrafi, si evince che
l'archiviazione di documenti
tramite "Scansione con accodamento o con separazione" è da utilizzarsi per acquisizioni di singoli
documenti, o comunque su quantità contenute. Dove l'operatore possa separare in modo corretto
documenti da una pagina da documenti composti da più pagine. In tutti gli altri casi sarà necessario
utilizzare strumenti e tecniche di acquisizione differenti quali "Barcode connector" o "Spool Recognition
Professional".
Interventi correttivi prima di procedere alla archiviazione di documenti acquisiti tramite
scansione.
A tale proposito va detto che ARXivar non può essere in grado di distinguere la reale struttura del
documento che si andrà ad acquisire ed archiviare. In scenari di questo tipo solo l'operatore è in grado
di stabilire quale modalità tra "Scansione con accodamento" e "Scansione con separazione" vada
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Archiviazione
329
utilizzata tra. Fin dove possibile ARXivar tramite segnalazioni e strumenti di correzione cerca di guidare
l'utente ad un corretto utilizzo dello strumento di archiviazione manuale da scanner, per esempio si
noti la barra di stato di figura 3 dove la modalità di acquisizione è con accodamento viene indicato che
si andrà ad archiviare Documenti 1 da 4 Pagine. Mentre in figura 4, dove la modalità di acquisizione è
con separazione viene indicato che i documenti saranno quattro ed ognuno composto da una singola
pagina.
Interventi correttivi e messaggistica sono equivalenti in entrambe le modalità di acquisizione. L'operatore
prima di procedere alla profilazione/archiviazione del documento cosi acquisito ha la possibilità di:
· Eseguire operazioni di zoom.
· Non sono consentite operazioni di rotazione delle pagine acquisite.
· L'operatore potrà modificare l'ordine di acquisizione delle pagine tramite semplici operazioni di
trascinamento (operazioni di drag & drop), impostando così l'ordine desiderato operando
direttamente sull'anteprima dell'ordine di acquisizione visualizzato nella parte sinistra della
maschera di anteprima del documento, (si vedano figura 3 e particolare di figura 4).
· Tramite il seguente pulsante
sarà possibile eliminare dalla sequenza di acquisizione la pagina
seleziona e visualizzata nell'anteprima escludendola così dall'archiviazione.
Operazioni di acquisizione e archiviazione
Gli strumenti di acquisizione e gestione dello scanner sono equivalenti per entrambe le modalità di
acquisizioni.
Tramite questo pulsante è possibile configurare lo scanner si veda "Impostazione scanner".
Tramite questo pulsante si avvia la scansione delle o della pagina da acquisire.
Tramite questo pulsante si procede alla archiviazione di quanto acquisito tramite
scansione, le modalità differiscono da secondo del tipo di scansione effettuata. Se "Scansione con
accodamento" l'operatore dovrà procedere ad un'unica profilazione (un unico documento composto da
enne pagine), se "Scansione con separazione" l'operatore dovrà procedere a tante profilazioni
quante saranno le pagine acquisite (un documento per ogni pagina acquisita).
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8.3
Archiviazione rapida
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330
Guida di ARXivar
ARXivar Client - Archiviazione Rapida
Premessa
Al momento della redazione della presente guida la funzionalità Archiviazione rapida non è ancora
disponibile, è
comunque
possibile
anticipare
che
tale
funzionalità
consentirà
di procedere
ad
archiviazioni rapide previo creazione e configurazioni di profili documentali tramite procedura guidata.
C ome linea guida l'archiviazione rapida prevede l'utilizzo di una procedura guidata come avviene nella
definizione delle viste, l'operatore avrà la possibilità di salvare e gestire
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8.4
Modelli
ARXivar Client - Archiviazione tramite Modelli
Premessa
ARXivar consente di gestire dei moduli in formato Word e Excel sia per la suite di Microsoft Office
sia per la suite di Open Office. Questo torna particolarmente utile per la gestione della modulistica
interna, cioè per la gestione di tutti quei documenti che devono sottostare ad uno standard aziendale
prestabilito.
ARXivar prevede una modalità di archiviazione completamente dedicata alla gestione della modulistica
interna, tale gestione prevede l'associazione dei campi di profilo documentale direttamente ai campi del
vostro modulo. Questo vi consentirà una migliore gestione della vostra modulistica e dei documenti cosi
prodotti.
La gestione moduli è raggiungibile (figura 1), da ARXivar Client dalla scheda "Home", gruppo "
Archiviazione", pulsante "Moduli".
fig. 1, gestione modelli
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Archiviazione
331
Gestione dei moduli di Office.
L'archiviazione tramite la gestione moduli comprende una completa gestione degli stessi, in figura 2
viene mostrato un particolare del pannello di gestione moduli. La gestione della modulistica in ARXivar
comprende creazione, configurazione e mantenimento di tutta la vostra modulistica, nuova o già in
essere. Per le operazioni di archiviazione è stata previsto l'impiego dei profili predefiniti.
fig. 2, particolare del pannello gestione moduli.
In figura 3 è visibile la barra degli strumenti relativa al pannello di controllo moduli, ne segue una
dettagliata spiegazione sul significato e modalità di utilizzo per ogni singolo pulsante.
fig. 3, barra degli strumenti per la gestione moduli.
Nuovo Gruppo
Tramite questo pulsante è possibile creare un numero indefinito di gruppi,
un nuovo gruppo
consente di gestire una quantità indefinita di moduli. La gestione ad albero dei moduli di ARXivar
(figura 2) gestisce un massimo di due livelli cosi organizzati:
· Radice denominata "Pubblici"
· Primo livello "Gruppo moduli", l'operatore può rinominare il gruppo.
· Secondo livello "Moduli".
In ARXivar un modulo, è tutti gli effetti quello che in gergo si chiama template. Un template è un
documento avente struttura e finalità prestabilite, la sua struttura generalmente è suddivisa in due parti.
Una parte statica, sempre precisa a se stessa, ed una seconda dinamica.
La parte statica di un modulo potrebbe per esempio essere composta dal logo della società, campi
descrittivi e sezioni di testo predefinite... mentre la parte dinamica occuparsi della gestione di campi, o di
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332
Guida di ARXivar
intere sezioni di documento volutamente lasciate in bianco, queste parti saranno successivamente
compilate dall'operatore o se possibile tramite automatismi software.
Un modulo compilato in tutte le sue parti da origine al documento vero e proprio.
C liccando su
viene aggiunto un nuovo gruppo alla struttura già esistente (si veda figura 2), questo
sarà aggiunto all'unica radice denominata "Pubblici". La descrizione "Nuovo Gruppo (1)" viene
automaticamente assegnata, il numero tra parentesi tonde corrisponde al numero progressivo di gruppi
moduli fino a quel momento creati. La sua progressione tiene in considerazione gruppi creati da altri
utenti e gruppi eliminati, la descrizione automaticamente assegnata potrà essere tranquillamente
modificata secondo le vostre esigenze.
Modificare la descrizione di un Gruppo.
E' possibile apportare modifiche alle descrizioni dei gruppi tramite un doppio click sulla descrizione del
gruppo, nel caso non risulti possibile modificare il nome del gruppo verificare quanto segue:
· Il pannello "Moduli" deve avere lo stato attivo (lo stato attivo è riconoscibile dal colore di sfondo
della barra del titolo, deve essere un colore acceso).
· Nel caso la voce da modificare rimanga con sfondo grigio o comunque disabilitata, cliccare su una
qualsiasi parte del Desktop di ARXivar quindi cliccare nuovamente sulla voce che si desidera
modificare.
· Non spostare il puntatore del mouse tra il primo e il secondo click, mantenere il puntatore fermo
sulla voce da modificare.
Cancella Gruppo
Tramite questo pulsante è possibile eliminare il gruppo di moduli selezionato. La cancellazione di
un gruppo di moduli è consentita solo se il gruppo selezionato per la cancellazione non contiene
Moduli.
Nuovo Modulo
Questo pulsante consente di aggiungere il modulo (detto anche modello o template) alla gestione
moduli di ARXivar. E' possibile aggiungere un nuovo modulo assegnadolo ad un Gruppo o direttamente
alla radice "Pubblici" (si veda figura 2).
L'aggiunta di un nuovo modulo avviene tramite l'apposita maschera che vi consentirà di sfogliare il
vostro file system e quindi di recuperare il modulo precedentemente definito (si veda figura 4), oltre alla
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Archiviazione
333
selezione del modulo tramite la maschera di figura 4 vi sarà possibile definire alcune proprietà più avanti
esposte.
Il modulo selezionato dovrà soddisfare alcuni prerequisiti quindi dovrà essere un:
· Documento di Word (Microsoft Office o Open Office)
· Il documento non deve essere un modello (estensione .DOT) ma un documento word normale con
estensione .DOC (.docx in Microsoft Office 2007)
· Foglio elettronico di Excel (Microsoft Office o Open Office)
· Il foglio elettronico non deve essere un modello di Excel (estensione .XLT) ma un normale foglio
elettronico con estensione .XLS (.xlsx in Microsoft Office 2007)
fig. 4, Maschera per la selezione del modulo documento (Chimato Template o modello).
Al momento della aggiunta del nuovo Modulo, tramite il pulsante messo in evidenza in figura 4, è
possibile associare un "Profilo predefinito", questa semplice operazione vi consentirà di automatizzare la
procedura di profilazione e archiviazione di documenti creati tramite il modulo selezionato.
Per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto.
Modifica modulo
Tramite questo pulsante è possibile modificare la struttura del modulo selezionato. La pressione
apre il modulo tramite il software ad esso associato. Word nel caso di documenti word oppure Excel nel
caso di moduli disegnati tramite Excel.
Eventuali modifiche apportate ai moduli non sono retroattive, la modifica avrà effetto solamente sui
nuovi documenti, i documenti precedentemente archiviati saranno privi di tale modifica.
Cancella Modulo
C liccando su pulsante è possibile rimuovere in modo definitivo il modulo selezionato.
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334
Guida di ARXivar
Apri Modulo
Questo pulsante apre il modulo selezionato. L'apertura del modulo selezionato, attraverso il
pulsante
in prima
istanza
richiede
i dati
di
profilazione
indispensabili alla
successiva
archiviazione, come mostrato più avanti è possibile definire automatismi di profilazione tramite "Profilo
predefinito"
Associazione campi modulo
Campi Modulo.
C liccando su pulsante "C ampi Modulo" si accede alla gestione Associazione campi modulo (detta
anche mappatura campi modulo, si veda particolare in figura 5).
Questa funzionalità consente l'associazione tra i capi definiti nel vostro modulo ed i campi del
profilo documentale del documento che si andrà così ad archiviare, a questo proposito si ricorda che
è per ogni singolo modulo possibile associare un profilo predefinito (si veda figura 4 ed argomento
Nuo v o Mo d ulo ).
L'associazione dei campi modulo con i campi di profilo consentirà ad ARXivar di aggiornare
automaticamente i campi del modulo lasciati volutamente in bianco recuperando i valori necessari dai
campi del profilo documentale durante le fasi di archiviazione.
In figura 5 è visibile una associazione campi modulo, sulla colonna di sinistra sono visibili i campi del
profilo documentale che saranno utilizzati per valorizzare i campi del modulo (colonna di destra).
fig. 5, mappatura campi modulo e campi di profilo.
Nei documenti Microsoft Word per definire i campi modulo è necessario utilizzare l'oggetto "C asella di
modifica (controllo modulo)" richiamabile dalla scheda "Sviluppo", oppure in alternativa è possibile
utilizzare le variabili di documento. Nel caso di Microsoft Excel un campo modulo va identificato con le
coordinate della cella, per esempio in riferimento a figura 5 una mappatura possibile potrebbe essere
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"C ampo profilo: Numero" con "C ampo Modulo: B2", "C ampo profilo: Da" con "C ampo modulo B4" ecc...
Nel caso si utilizzi Open office si faccia riferimento alla relativa guida "Argomento: Menu, Inserisci..."
Barra degli strumenti della maschera "Associazione campi modulo" (Figura 5)
Aggiunge una nuova associazione tra campo modulo e campo di profilo, la pressione di questo
pulsante richiama la finestra per la selezione del campo di profilo. Selezionato il campo di profilo
apparira la finestra dove potrete inserire il nome del campo modulo precedentemente definito (per
maggiori informazioni si veda l'argomento sopra esposto "Come creare i campi moduli in
Microsoft Word 2007".
La pressione del pulsante "Conferma" della finestra "Aggiungi nuova associazione al modulo"
passa alla definizione di una eventuale successiva associazione mentre la pressione del pulsante "
Esci" chiude la finestra "Aggiungi nuova associazione al modulo" confermando quanto configurato. Il
risultato delle vostre associazioni viene mostrato come da figura 5.
Abilita la modifica dell'associazione campo modulo selezionata consentendo di modificare il nome
del campo modulo.
Elimina l'associazione selezionata, è possibile eliminare una sola associazione per volta, se
selezionate più righe verrà eliminata la prima associazione selezionata partendo dall'alto verso il
basso.
C onsente di configurare le preferenze di stampa.
Mostra un'anteprima stampa elenco associazione campi.
Stampa l'elenco associazioni campi.
Definizione campi di modulo in Microsoft Word e Excel 2007.
Segue una piccola linea guida sulla modalità definizione di campi in un documento di Microsoft Word, la
versione di riferimento è Microsoft office 2007.
C ome creare i campi moduli in Microsoft Word 2007
In questa sezione saranno esposti degli esempi passo-passo per la definizione dei campi modulo di
ARXivar con Microsoft Word 2007.
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336
Guida di ARXivar
Inserimento di un nuovo campo.
1.Aprire il modulo con Microsoft Word 2007 quindi posizionare il cursore nel punto del modulo
dove si desidera inserire il campo.
2. Dal menu principale di Word 2007 (chiamato anche ribbon bar o barra multifunzione)
selezionare la scheda "Sviluppo" (in caso questa non sia presente,
prima di continuare si
passi momentaneamente all'argomento successivo).
3.Una volta cliccato sulla scheda "Sviluppo" individuare il gruppo funzioni "Controlli" quindi
cliccare su "Strumenti precedenti" (si veda particolare di figura 1).
fig 1, controlli precedenti
4.C liccare sul controllo "Casella di modifica (Controllo modulo)" (si veda
rosso in figura 1), cliccando su
ab| di
ab|
cerchiato in
fatto verrà aggiunto il campo al vostro modulo. Il campo
aggiunto, a secondo delle impostazioni del vostro Word può assumere differenti aspetti, i più
comuni sono una barra con sfondo grigio (
) , oppure {FORMTEXT}, questo è il campo
modulo aggiunto.
5.Tramite doppio click su di esso, oppure con singolo click tasto destro del mouse dal menu
contestuale selezionare "Proprietà" apparirà la maschera di figura 2. In impostazioni campo
nella casella di testo "Segnalibro" dovrete inserire il nome che identifica in modo univoco il
campo modulo.
Non è possibile omettere il parametro Segnalibro in quanto utilizzato da ARXivar.
I rimanenti parametri della maschera di figura 2 potranno essere configurati a vostro
piacimento e non rientrano tra i parametri obbligatori per il funzionamento di "Associazione
campi - Gestione moduli di ARXivar".
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Archiviazione
337
fig. 2, maschera proprietà campo.
6. Ripetere da punto 3 tante volte quanti saranno i campi moduli da aggiungere.
In Microsoft Excel (qualsiasi versione) il campo aggiuntivo viene identificato dalle coordinate della cella da aggiornare, non
è necessario quindi definire dei campi modulo.
Cosa fare se la scheda "Sviluppo" non è presente.
Nel caso nel menu di Word non sia visibile la scheda "Sviluppo" procedere come segue:
1.C liccare con pulsante sinistro del mouse sul pulsante principale della barra multifunzione di
Microsoft Word (vedi particolare sotto)
2.Dal menu che vi appare cliccare sul pulsante "Opzioni di Word", pulsante di sinistra nella parte
inferiore del menu.
3.Selezionare la casella di testo "Mostra scheda di sviluppo sulla barra multifunzione", la
casella di testo da selezionare al momento della stesura della seguente guida e utilizzando una
versione di Microsoft Word 2007 in italiano
basso.
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si trova in terza posizione partendo dall'alto verso il
338
Guida di ARXivar
Proprietà Modulo
Questo pulsante apre la maschera di figura 6 "Proprietà modulo Office".Tramite "Proprietà
modulo office" è possibile modificare alcune proprietà del modulo selezionato, quali il nome, associare
un nuovo profilo predefinito o eliminare il profilo predefinito attualmente associato al modulo selezionato,
bloccare il modulo da modifiche indesiderate (Blocca il modulo, al momento della stesura della seguente
guida non è utilizzato)
fig. 6, Maschera proprietà del modulo.
Permessi
Tramite il pulsante permessi, l'utente di ARXivar abilitato alla gestione dei moduli di Office può
stabilire quali utenti potranno utilizzare il modulo selezionato e se potranno apportare modifiche al
modulo stesso.
Collegamento sul Desktop
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere al proprio Desktop di ARXivar il modulo selezionato.
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8.5
Barcode
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Archiviazione
339
ARXivar Client - Barcode
Premessa
Questa sezione della guida espone le modalità di acquisizione di documenti tramite l'ausilio di un
barcode riprodotto su etichette auto adesive. I barcode cosi prodotti, dovranno essere applicati
sulla documentazione da archiviare.
L'identificazione di documenti tramite l'utilizzo di Barcode rimane una delle modalità più sicure per
l'acquisizione di documenti appartenenti al ciclo passivo. In definitiva si pensi a tutti quei documenti
non internamente prodotti e che per questo motivo diventa impossibile averne il pieno controllo, come al
contrario avviene per la documentazione del ciclo attivo come fatture di vendita, offerte cliente e DDT
cliente.
In ARXivar l'archiviazione dei documenti tramite codice Barcode avviene in due fasi distinte:
· Acquisizione logica dei documenti. Questa fase prevede la predisposizione dei profili documentali e
stampa Barcode su etichetta autoadesiva.
· Acquisizione fisica dei documenti sotto forma di immagine TIFF oppure formato PDF.
La gestione della archiviazione tramite gestione Barcode è raggiungibile dalla barra multifunzione di
ARXivar Client, scheda "Home", gruppo funzioni "Archiviazione", funzione "Barcode" come visibile
in figura 1.
fig. 1, gestione acquisizione documenti tramite
etichette Barcode.
C liccando sul pulsante "Barcode" è possibile accede direttamente alla maschera per la gestione dei
barcode, oppure come mostrato in figura 1, tramite la funzionalità "Profilo documento" è possibile
eseguire solamente l'acquisizione logica del documento. Questa funzionalità consente di predisporre un
profilo documentale e stampare l'etichetta da applicare al documento, mentre se selezionato "
Acquisisce barcode" è possibile procedere alla acquisizione fisica del documento. Entrambe le
funzionalità saranno esposte in dettaglio più avanti nella presente sezione di guida.
Acquisizione logica concetti di base.
L'archiviazione di documenti tramite codice Barcode avviene in due fasi distinte: una prima si occupa
dell'acquisizione logica del documento e stampa barcode su etichetta adesiva, la seconda prevede
l'acquisizione fisica del documento.
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340
Guida di ARXivar
L'acquisizione logica di un documento prevede
1. Definire il profilo documentale del documento da acquisire.
2. Generare un codice a barre, le informazioni in esso contenute consentono l'identificazione in
modo univoco del singolo documento da acquisire
3. Stampa del codice a barre su etichetta autoadesiva.
4. Applicazione dell'etichetta sul documento.
Definizione del profilo documentale, generazione barcode, stampa barcode ed applicazione
su documento.
La definizione del profilo documentale può avvenire con diverse modalità, seguiranno ora scenari e
modalità più comuni generalmente utilizzate per la predisposizione dei profili documentali:
a) L'operatore tramite la funzione "Barcode" - "Profilo documento" (si veda figura 1),
andrà a
definire il profilo documentale compilandone i campi recuperando le informazioni necessarie dal
documento stesso. Alla conferma del profilo verrà generato e stampato su etichetta adesiva il
codice barre. L'etichetta cosi prodotta andrà applicata al documento. A questo il documento potrà
essere acquisito tramite apposita procedura in un qualsiasi momento. La procedura di acquisizione
fisica del documento sarà trattata più avanti in questo capitolo.
b) Tramite utilizzo delle funzioni messe a disposizione dall' S.D.K.
Si pensi al caricamento in prima nota di una fattura di acquisto, le operazioni già in essere per la
registrazione di tale documento dovranno semplicemente continuare ad operare come suo solito, il
software al momento più opportuno, per esempio subito dopo la registrazione dei dati di testata
della nostra fattura di acquisto dovrebbe richiamare la funzione esposta dall' SDK di ARXivar,
passare tutti i parametri necessari alla definizione del profilo documentale, la funzione SDK qua
esposta si occupa di creare il profilo del documento (acquisizione logica) e di stampare il barcode
su etichetta autoadesiva.
Logicamente ogni diversa realtà di interesse propone soluzioni e modalità differenti, sia a livello di
ERP, software gestionali se non che differenti soluzioni Hardware,
per questo motivo l'acquisizione
logica, a differenza delle successive operazioni di acquisizione fisica richiede una attenta impostazione
iniziale. Oltre a quanto esposto con l'esempio di punto b, ARXivar mette a disposizione degli strumenti
esterni che prevedono funzionalità di cattura video delle informazioni necessarie, intercettazione file di
Spool e quant'altro. Tutto questo va sotto il nome di Barcode connector.
Queste soluzioni possono essere tra le più disparate e per ovvie ragioni di spazio non saranno trattate in
questa guida. Le Soluzioni basate su Barcode connector possono essere stabilite e concordate durante le
fasi di start up con l'appoggio diretto dei nostri Consulenti.
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Archiviazione
8.5.1
341
Etichetta Barcode
TODO:(Solo revisione)
Pagina in costruzione
ARXivar Client - Archiviazione da file System
Premessa
Questa sezione della guida mostra come sia possibile configurare il layout delle proprie etichette
barcode.
Configurazione barcode.
E' possibile definire struttura e contenuto delle proprie etichette sia tramite ARXivar Server sia lato
Client. Layout definiti lato ARXivar Server hanno valenza globale, questo significa che quanto definito
lato server è disponibile per qualsiasi postazione abilitata alla stampa di etichette barcode.
La configurazione delle etichette barcode lato server è raggiungibile tramite le seguenti coordinate di
menu: Aprire ARXivar Server quindi da configurazione selezionare Barcode verrà visualizzata la
maschera di figura 1, tramite la quale sarà possibile definire alcune proprietà relative alla generazione
del codice barcode.
fig. 1, Impostazioni generali Barcode
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342
Guida di ARXivar
Codice identificativo Barcode (3 car.):
Inserire un valore alfanumerico da tre caratteri, questo sarà aggiunto automaticamente come prefisso
per tutti i barcode generati, in questo modo ARXivar sarà in grado di identificare il codice barcode
generato da ARXivar nel caso il documento da acquisire contenga già codici a barre.
Configurazione barcode standard:
Tramite questo pulsante si accede alla maschera di figura 2, dove è possibile configurare il layout per le
vostre etichette. Il layout qui configurato sarà utilizzato da tutte le postazioni ARXivar abilitate alla
stampa di etichette barcode salvo eventuali personalizzazioni utente.
Configurazione etichetta Barcode Lato ARXivar Server.
In figura 2 viene mostrato un esempio di configurazione lato server, dove la personalizzazione è limitata
alla classe documentale selezionata (vedi casella combinata indicata dalla freccia).
Classe documento.
E' possibile associare un Layout di etichetta per ogni singola classe documentale, oppure un solo layout
valido per tutte le classi documentali. Per configurare un unico layout sarà sufficiente definire un barcode
lasciando in bianco la casella combinata indicata dalla freccia in figura 2 ed a fine configurazione
premere il pulsante Salva.
fig.2, definizione layout etichetta barcode.
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Archiviazione
343
Carica barcode
Tramite questo pulsante viene caricato il codice relativo al layout della etichetta barcode, L'esempio
mostrato in figura 2 fa riferimento al linguaggio EPL2 compatibile con le etichettatrici "Zebra" Modelli
TLP 2824 e TLP 2844 (è possibile scaricare manuale del linguaggio EPL2 da sito http://www.zebra.com
). Le variabili racchiuse tra % fanno riferimento ai campi di recuperabili tramite il pulsante cerca
(evidenziato al nel rettangolo rosso in figura 2).
Ce r ca
Tramite il pulsante cerca è possibile accedere alla maschera per la selezione dei campi di profilo, in
questo modo sarà possibile stampare sull'etichetta barcode il relativo valore. Un campo di profilo va
inserito nel corpo dell'etichetta racchiuso tra due simboli percentuale, per esempio %AOO% stamperà
sull'etichetta barcode il codice della Area organizzativa omogenea. Mentre i doppi apici indicano inizio e
inizio e fine della stringa da stampare esempio "%PROTOC OLLO% - %ANNO% - %DATADOC %" il
risultato finale su etichetta potrebbe essere FT/0001 - 2008 - 22/05/2008.
Porta stampante:
Va indicata la porta della stampante LPT1:, C OM1:, ecc... è possibile nel caso di stampante condivisa
indicare il nome del PC più il nome utilizzato per condividere la stampante.
Valori salvati/Valori Default.
Questo pulsante può assumere due differenti valori "Valori salvati" carica le ultime modifiche apportate
al layout della vostra etichetta "Valori di default" al contrario ripristina i valori predefiniti relativi al
layout etichetta.
Un layout etichetta contente errori potrebbe impedire la stampa dell'etichetta.
Stampa di prova
C onsente di eseguire enne stampe di prova, il numero di etichette stampate sarà pari a quanto indicato
nella casella di testo Numero Doc Test.
Salva
C onferma il layout, il pulsante salva conferma le modifiche apportate e chiude la finestra.
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344
8.5.2
Guida di ARXivar
Stampanti Barcode
Pagina in costruzione
TODO: Comando q(x) dove x dimensione etichetta (Allineamento automatico)
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Archiviazione
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Parte
IX
Ricerche
9
347
Ricerche
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ARXivar Client - Ricerche
Premessa
In questa sezione saranno esposti gli argomenti relativi alle diverse modalità di ricerca di documenti
archiviati. Vista la vastità della funzionalità ricerche (figura 1),
l'argomento è stato suddiviso nei
seguenti sotto argomenti: C erca, C ampi standard,C ampi aggiuntivi, Dati profilo (opzionali), Protocollo P.
A. ed Avanzate. Inoltre saranno esposti gli argomenti relativi al salvataggio di impostazioni di ricerca
personalizzate. Per accedere alla ricerca vi sarà sufficiente cliccare sulla voce di menu C erca come da
figura 1, in figura 2 è visibile il menu comandi relativo alla finestra di ricerca. In figura 2 sono visibili
tutte le voci disponibili, compresa la voce Dati profilo. Dati profilo è opzionale, ed è attivabile da
ARXivar Client tramite i seguenti selettori di menu "C onfigura-Generale-Profilazione, sezione Tab
Attivi".
Il pulsante OR
In figura 3 viene evidenziato il pulsante "OR" disponibile in tutte le schede di ricerca. Questo pulsante
consente di concatenare le diverse impostazioni di ricerca impostate sulle differenti schede di ricerca
quali "C erca","C ampi standard", "C ampi aggiuntivi", "C ampi di profilo","Protocollo P.A." ed Avanzate,
questo rende possibile costruire ed effettuare ricerche di documenti di una certa complessita.
Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va
considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un
particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel
faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe
richiedere anche svariate ore di attesa.
fig.1, Voce menu per ricerche.
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348
Guida di ARXivar
fig.2, Opzioni della finestra ricerca.
fig.3, più criteri di
ricerca
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9.1
Cerca
Gestione ricerche - Cerca
Premessa
Le modalità di ricerca dei documenti archiviati e gestiti con Arxivar sono organizzate a più livelli. Ogni
singolo documento è associato ad un profilo documentale. Un profilo documentale non è altro che un
insieme di informazioni atte all'identificazione di quello specifico documento. Queste informazioni sono
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Ricerche
349
suddivise nei seguenti gruppi logici:
Campi di profilo standard: I campi di profilo standard sono comuni a qualsiasi tipologia documentale,
alcuni di questi campi sono obbligatori; cioè non è possibile procedere all'archiviazione dello specifico
documento senza averne valorizzato determinati campi di profilo, in questo modo sarà sempre possibile
eseguire delle ricerche mirate sullo specifico documento, le operazioni relative alla valorizzazione dei
campi di profilo viene esposta in modo approfondito nel capitolo Archiviazione.
Campi aggiuntivi: I campi aggiuntivi sono campi definiti dall'amministratore di ARXivar, generalmente
vengono creati campi aggiuntivi per singola tipologia documentale. Raramente vengono creati dei campi
aggiuntivi comuni a tutte le tipologie documentali.
Oltre ai campi di profilo standard e campi aggiuntivi sono state previste ulteriori modalità di ricerca,
queste ultime (si veda particolare di figura 1) sono attivabili da ogni singola utenza di ARXivar,
selezionando le apposite caselle di controllo del riquadro Tab attivi, visibili in maschera di figura 1. che
se selezionate oltre i livelli messi a disposizione dalla configurazione base, l'operatore avrà a sua
disposizione le tre seguenti schede:
Dati di profilo: se selezionata, nelle maschere di ricerca (figura 2), l'operatore avrà la possibilità di
definire dei criteri di ricerca sulla base di parametri quali dati associati ad elementi di rubrica (es.: Cerca
in Da:, A:, CC:, Ragione sociale, Codice cliente o fornitore, Partita Iva ecc...) o su elementi associabili ai
contatti.
fig.1, particolare maschera Impostazioni personali richiamabile tramite le coordinate Configura - Generale scheda Profilazione.
Impostare una ricerca in ARXivar
Tramite i campi della maschera Ricerca Documenti di figura 2, è possibile definire dei parametri per
la definizione dei criteri di ricerca. in base a quest'ultimi sarà possibile recuperare dal singolo
documento al gruppo di documenti.
Il motore di ricerca di ARXivar consente di ricercare il singolo documento come il gruppo di
documenti, per esempio, "Riservatezze utente" permettendo, potrebbe richiedere al motore di ricerca
di restituire tutte le fatture di vendita emesse nel mese di marzo...
In questo caso le operazioni da eseguire sarebbero semplicemente tre:
1-selezionare la tipologia documentale "fatture di vendita", 2-Selezionare il periodo dal 1 al 30
marzo, 3-C liccare sul pulsante "Esegui"
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350
Guida di ARXivar
nel giro di qualche istante, il motore restituirà tutta la documentazione richiesta dall'utente. Nel caso
l'operatore non inserisse nessun criterio di ricerca, con un semplice click l'operatore potrebbe "
Riservatezze permettendo" accedere a qualsiasi documento restituito.
Un parametro lasciato vuoto, salvo particolari casi generalmente corrisponde ad un considera tutti,
esempio: se non venisse selezionato nessun valore tramite la casella combinata "Classe: sarebbero
restituiti tutti i documenti indipendentemente dalla loro classe di appartenenza.
Ora sarà esposto il significato per ogni singolo parametro di ricerca.
Con un'ultima avvertenza: durante le vostre ricerche, in particolar modo quando vengono eseguite
ricerche su periodi, es.: dalla data - alla data è importante confondere la data di archiviazione con
la data di un documento. Sulla prima scheda della finestra di ricerca è possibile eseguire ricerche
utilizzando la data del documento, mentre ricerche effettuate per data di archiviazione possono essere
effettuate utilizzando la scheda "C ampi standard".
Una data documento non definita durante una la sua fase archiviazione assume lo stesso valore della
data di sistema, in questo caso data documento e data di archiviazione coincideranno.
fig.2, finestra inserimento criteri di ricerca con selezione su campi standard.
AOO: Tramite la seguente casella combinata è possibile limitare la selezione all'area organizzativa
selezionata, se lasciata vuota non verrà applicato nessun filtro e saranno restituiti tutti i documenti
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Ricerche
351
indipendentemente dalla AOO di appartenenza.
E' possibile selezionare l'Area organizzativa anche tramite il pulsante
posto alla destra della casella
combinata. Il campo diventa obbligatorio senza possibilità di scelta se l'Area organizzativa è sottoposta
al blocco delle AOO.
Classe: Tramite la seguente casella combinata è possibile limitare la ricerca alla Tipologia documentale
qui selezionata. Tramite il pulsante
posto alla destra della combobox per la selezione della classe è
possibile accedere ad una finestra che ne semplifica la selezione della classe documentale che intendete
impostare come filtro di ricerca.
L'utente sarà in grado di selezionare esclusivamente le classi documentali per le quali risulta essere
abilitato.
Stato: E' possibili limitare la ricerca in base allo stato selezionato, per esempio si potrebbe stabilire che
la ricerca ai soli documenti aventi lo stato uguale a "DA APPROVARE", nella pagina Ricerca sono visibili
le tre caselle combinate per i campi di profilo Stato, System ID e Data Doc.: queste tre caselle
combinate o combobox consentono di selezionare l'operatore di confronto per il parametro che si andrà
a selezionare, segue tabella esplicativa:
Operatore
Significato
=
Uguale a valore inserito
<>
Diverso dal valore inserito
>
Maggiore
<
Minore
Between
che rientra in un range di valori (dal - al)
(%) - Numero: In questo campo potrete inserire il numero del documento. Dei campi di profilo finora
esposti è il primo campo dove è possibile utilizzare il simbolo %.
Il carattere % consente di semplificare le ricerche nel seguente modo, per esempio: inserendo '%
computer%' nel campo Oggetto, verrebbero restituiti tutti i documenti dove il campo Oggetto contiene
la parola "computer" in qualsiasi posizione. Il campo Numero potrebbe contenere il numero di
protocollo se la classe documentale del documento è associata alla gestione Protocollo.
System ID: Accetta esclusivamente numeri interi e fa riferimento all'identificativo univoco del
documento archiviato. E' l'unico parametro che consente di impostare un criterio di ricerca mirato al
singolo documento archiviato, nel caso una ricerca per System id dovesse restituire più di un documento
è consigliabile contattare l'assistenza tecnica per effettuare una verifica di integrità dei dati.
Indietro di (?) giorni: Dove (?) inserire sostituire con il numero di giorni da considerare nella ricerca,
per esempio se inserito 5 saranno restituiti i documenti archiviati negli ultimi cinque giorni, facendo
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352
Guida di ARXivar
riferimento alla data del documento. Se il valore inserito è uguale a 0 (da non confondere con campo di
ricerca lasciato vuoto) saranno considerati validi i documenti aventi data uguale alla data corrente.
Il parametro di ricerca "indietro di (?) giorni" fa riferimento alla data del documento e non alla data
della sua archiviazione, esempio: se un documento fosse stato archiviato un mese fa ma la data del
documento fosse uguale alla data corrente, inserendo zero in "Indietro di ...." il documento verrebbe
visualizzato.
Data doc.: In questo campo è possibile definire i criteri di ricerca in base alla data del documento (da
non confondere con la data di archiviazione), inoltre è possibile, in base al tipo di operatore di confronto
selezionato (si veda tabella sopra), eseguire delle ricerche non solo su singola data ma all'interno di un
range di date.
(%) - Da: A: Tramite questi due parametri è possibile eseguire delle ricerche mirate tenendo in
considerazione il mittente (campo Da:) o il destinatario (campo A:). Se entrambe definiti sarà
possibili stabilire due differenti modalità di confronto: la prima selezionando l'operatore logico AND
(valore predefinito) saranno restituiti tutti i documenti dove il mittente e destinatario sono entrambe
identici a quanto definito nei campi Da: e A:, al contrario (operatore logico OR) verranno restituiti tutti i
documenti dove Mittente oppure il destinatario corrispondono a quanto definito nel campo mittente o nel
campo destinatario, i campi Da: e A: supportano il carattere speciale % (per maggiori dettagli si veda
quanto specificato per in campo di ricerca Numero: (si veda sopra).
fig.3, Particolare maschera ricerche. Ricerca Full-Text
(% adv) Full-Text: Tramite la casella di testo Full-Text è possibile eseguire delle ricerche su tutti i
documenti tramite una parola, frase o una sequenza di caratteri alfanumerici. Il motore di ricerca grazie
è in grado di restituire tutti i documenti contenenti la parola, frase o sequenza di caratteri alfanumerici
ricercate.
La funzionalità Full-Text è strettamente associata ai cataloghi Full-Text generati tramite un apposito
servizio (Full-Text appunto) dei più comuni motori di DATABASE. Essendo questi ultimi non sempre
disponibili, esempio: l'edizione Express di Microsoft SQL Server 2005 ne è priva. Il servizio Full-Test è
disponibile con versioni Express solo nelle versioni Advanced.
Va sottolineato che una versione di Database completa da sola non può bastare, il servizio Full-Text si
appoggia a dei cataloghi che per essere generati necessitano di una prima configurazione, (si veda
quanto qui esposto).
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Ricerche
353
Il pulsante indicato dalla freccia di figura 3, sarà selezionabile esclusivamente in presenza di un
catalogo Full-Text. Il pulsante non fa altro che richiamare un pop up contenente alcuni esempi che vi
guideranno al corretto utilizzo delle ricerche Full-Text. Se il pulsante non fosse attivo significa che il
vostro servizio Full-Text non è attivo per i motivi sopra elencati, tuttavia la casella di testo Full-Text di
figura 3 sarà utilizzabile, sarà possibile eseguire ricerche sul contenuto dei documenti, sarete limitati
all'utilizzo del carattere speciale %, ed ovviamente dal punto di vista performante.
Le ricerche Full-Text oltre che essere associate a Cataloghi possono funzionare esclusivamente
in presenza del servizio OCR di ARXivar.
Max Righe: Accetta un valore numerico che indica quanti documenti ritornare per pagina di ricerca
. Se impostato a zero il numero di righe ritornato sarà pari al numero totale di documenti che soddisfano
i criteri di ricerca impostati.
Pulsante OR: Il pulsante OR evidenziato in figura 3, se utilizzato non fa altro che aggiungere i criteri di
ricerca fin'ora selezionati a successive impostazioni di ricerca definite nelle rimanenti schede di ricerca.
Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va
considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un
particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel
faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe
richiedere anche svariate ore di attesa.
Vedere anche
Ricerche tramite campi standard
Ricerche tramite campi aggiuntivi
Ricerche tramite Dati di profilo
Ricerche tramite P.A.
Ricerche tramite scheda Avanzate
Ultima ricerca
Ricerche rapide
Ultimi 30 giorni
Viste
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9.1.1
Guida di ARXivar
Campi standard
Gestione ricerche - Ricerche Standard
Premessa
Tramite la scheda "Campi standard" è possibile eseguire delle ricerche valorizzando parametri di uso
meno comune. I criteri di ricerca qui definibili possono essere aggiunti a successivi parametri di ricerca
inseribili nelle rimanenti schede, la concatenazione dei valori deve sempre essere effettuata tramite il
pulsante "OR" (figura 2). La concatenazione dei parametri di ricerca avviene sempre in OR. Mettere i
parametri di ricerca in "OR" significa: restituire i documenti dove i risultati soddisfano i paramatri già
impostati nella presente scheda oppure i parametri inseriti in altre schede. Va specificato che più
complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari
tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la ricerca di un particolare documento, che
"probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato in quel faldone in archivio, sullo scaffale
della particolare sede, magari geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di
attesa.
Significato parametri di ricerca.
Data registrazione: In questo campo è possibile definire i criteri di ricerca in base alla data di
archiviazione del documento (da non confondere con la data del documento, es.:data fattura). E'
importante non confondere il significato di questi due campi in quanto spesso ragione di ricerche errate...
inoltre è possibile, in base al tipo di operatore di confronto selezionato tramite l'apposita casella
combinata, gli operatori di confronto sulla data di archiviazione mesi a vostra disposizione sono:
maggiore a, minore di, uguale a e dalla data - alla data, tramite il pulsante
, vi sarà possibile
selezionare la data da calendario.
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Ricerche
355
fig. 1, Scheda per l'inserimento dei criteri di ricerca standad.
fig.2, Pulsante OR
per la
concatenazione
criteri di ricerca.
Data scadenza: stesse modalità di selezione relative alla data di registrazione (archiviazione), il
parametro qui inserito vi consente di recuperare documenti in scadenza o già scaduti in relazione al
periodo inserito.
CC: E' possibile limitare la ricerca per documenti dove i destinatari assegnati per conoscenza soddisfano
il criterio di ricerca qui inserito. Tramite il pulsante
è possibile eseguire delle selezioni dall'elenco di
rubrica solo se il nominativo inserito parte di esso risulti tra gli elementi della vostra rubrica.
Esempio: in C C : viene inserito ros, premendo il pulsante
vi saranno proposti tutti gli elementi di
rubrica contenenti ros, in caso contrario se quanto inserito in C C : non fosse presente tra gli elementi di
rubrica non sara visualizzato nessun elenco.
Archiviato da: Tramite la casella combinata archiviato da: è possibile limitare la ricerca su documenti
archiviati dall'utente di ARXivar qui selezionato, la casella combinata contiene tutti gli utenti di ARXivar.
Workflow: Tramite la casella combinata Workflow: è possibile limitare la selezione di ricerca in base allo
stato di avanzamento del documento se lo stesso è associato ad un processo di Workflow, vi sarà
possibile limitare la ricerca su documenti associati a processi in corso, già conclusi, entrambe (in corso e
conclusi)...
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356
Guida di ARXivar
Origine: C onsente di limitare la ricerca su documenti aventi origine "Interna", in "Entrata" o "Uscita".
Abilita Web: C onsente di limitare le ricerche sui soli
documenti che risultano essere abilitati per il
modulo ARXivar Web, oppure sui soli non abilitati. ARXivar Client consente di stabilire se un particolare
documento può essere gestito tramite ARXivar Web oppure no, in alcuni casi potrebbe tornare utile
verificare se il particolar documento risulta disponibile anche via web.
Nome file: C onsente di ricercare i documenti tramite il loro nome originale. ARXivar quando archivia un
documento, salva nei campi di profilo il nome originale del file selezionato per l'archiviazione. Un
esempio valido può essere quando un operatore procede all'archiviazione da file System e seleziona il
documento da archiviare. Il campo di ricerca standard Nome file supporta il carattere speciale %
(percentuale), per maggiori dettagli sul carattere speciale % fare riferimento a quanto QUI esposto.
Importante: Durante la fase di archiviazione è possibile stabilire il livello importanza del documento
(livelli a disposizione sono 3, Importante o meno importante, nessun livello). Tramite il campo di ricerca
importante è possibile effettuare delle ricerche limitando i risultati al tipo di livello impostato..
Protocollo: Questo parametro di ricerca è suddiviso in due differenti caselle di testo, una per il numero
e la seconda per l'anno di protocollazione. E' possibile effettuare ricerche solo per numero, solo per anno
o specificando entrambe.
Risposta: ARXivar consente di archiviare i propri documenti attribuendogli, oltre che allo stato in cui il
documento si trova, anche degli stati in attesa di risposta, tipo "ATTESA, NESSUNA e RISPOSTO",
ATTESA: il documento è in attesa di una risposta "(es.: richiesta di ferie)", NESSUNA: il documento non
richiede nessun tipo di risposta. RISPOSTO è stata evasa una richiesta di risposta. Tramite la casella
combinata della scheda Ricerca Campi standard, è possibile eseguire delle ricerche richiedendo la
selezione di documenti che soddisfino il tipo richiesto.
Pratiche: Nella casella combinata Pratiche è possibile effettuare delle ricerche di documenti associati al
numero di pratica qui selezionato. ARXivar ha previsto una gestione personalizzata delle Pratiche,
dalla maschera di ricerca vi sarà possibile accedere a tale gestione tramite i pulsanti
, il secondo
pulsante vi consente di eliminare la pratica selezionata anche da operazioni di ricerca...
Legami: Il campo di ricerca legami funziona come il campo pratiche, potrete eseguire delle ricerche
inserendo il nome assegnato al legame tra documenti precedentemente creato. Il campo di ricerca
legami supporta il carattere speciale % (per maggiori dettagli fare riferimento a quanto QUI esposto).
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Ricerche
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9.1.2
Campi aggiuntivi
Gestione ricerche - Campi aggiuntivi
vedere anche: Gestione dei campi aggiuntivi.
Premessa
La scheda per le ricerche su campi aggiuntivi, raggiungibile da ARXivar C lient - Home - C erca, gruppi di
Campi - Campi aggiuntivi, consente di effettuare ricerche impostando i criteri di ricerca su i campi
aggiuntivi.
C ome esposto in questo punto della guida (QUI) è possibile associare campi aggiuntivi alle tipologie
documentali in due differenti modalità. La prima consente di creare uno o più campi aggiuntivi a tutte le
tipologie documentali, la seconda prevede di limitare l'aggiunta solo ad una specifica tipologia di
documenti, dunque la scheda di ricerca perCampi Aggiuntivi (figura 1), potrebbe assumere fattezze
differenti sulla base della classe documentale selezionata per la ricerca nella scheda ricerche.
fig. 1; Scheda di ricerca Campi aggiuntivi.
La scheda di ricerca "Campi Aggiuntivi" sulla base di quanto sopra esposto potrebbe quindi assumere
aspetto e struttura completamente differente di caso in caso. In figura 1, per esempio, sono mostrati i
campi aggiuntivi associati ad una ipotetica classe documentale "Fatture di vendita". In questo caso i
campi aggiuntivi associati alla classe documentale "Fatture di Vendita" prevede l'inserimento di tre campi
aggiuntivi quali "Agente di vendita", "Articolo principale" ed una "Data scadenza", in questo caso sarà
possibile effettuare delle ricerche definendo l'agente di vendita ed ottenere cosi tutte le vendite
effettuate dallo stesso Agente di vendita, oppure sapere quante fatture associabili allo specifico agente
dio vendita sul particolare articolo e limitare le vendite per data scadenza fattura, ecc...
Riassumendo, la scheda di ricerca C ampi aggiuntivi consente di impostare differenti criteri di ricerche
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358
Guida di ARXivar
sulla base della associazione "C lasse documentale" più "C ampi aggiuntivi" ad essa associati.
C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca" e "Ricerca tramite C ampi standard" è
possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di concatenare più criteri di ricerca
sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili, consentendo cosi di effettuare
ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero di specifici documenti
utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare informazioni "C erte" e in
brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche e più alti saranno i tempi
di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente, come per esempio la
ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare fascicolo" sistemato
in quel faldone in archivio, sullo scaffale della particolare sede, magari geograficamente distaccata...
potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa.
fig.2, Pulsante OR
per la
concatenazione
criteri di ricerca.
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9.1.3
Dati profilo
Gestione ricerche - Campi aggiuntivi
Premessa
La scheda per l'inserimento dei criteri di ricerca "Dati Profilo" di figura 1 è l'unica delle schede
opzionali, l'utente di ARXivar può decidere di abilitarla oppure no. Questa funzionalità è attivabile da
ARXivar Client tramite le seguenti coordinate di menu "C onfigura - Generale, Profilazione (Attivare o
disattivare la casella di controllo Dati profilo della sezione Tab attivi).
Tramite la finestra Dati profilo è possibile definire delle ricerche mirate analizzando i dati relativi agli
elementi di rubrica, sulla base dei dati di profilo degli elementi di rubrica inseriti durante le fasi di
archiviazione del documento, nello specifico sarà possibile impostare dei criteri di ricerca sulle figure
come: Mittente, destinatario e per conoscenza, dove le modalità di selezione sono sotto esposte.
Campi relativi agli elementi di rubrica.
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Ricerche
359
In questa sezione non saranno esposti i significati di tutti i campi di profilo degli elementi di rubrica, in
quanto sufficientemente intuibili. Va evidenziato che qualsiasi campo prevede l'utilizzo del carattere
speciale % (Percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono ampiamente qui esposte.
fig.1, L'opzionale maschera di ricerca Dati Profilo attivabile da ARXivar Client da "Configura - Generale,
Profilazione"
Casella di controllo DA:
Se selezionata, la ricerca terrà in considerazione esclusivamente i dati relativi al Mittente. Sarà
possibile estendere tale criterio anche agli elementi quali Destinatari selezionando l'apposita casella di
controllo A contemporaneamente ad DA, idem per gli elementi CC (Per Conoscenza).
Casella di controllo A:
Se selezionata, la ricerca terrà in considerazione esclusivamente i dati relativi al o ai Destinatari. Sarà
possibile estendere tale criterio anche agli elementi quali Mittente selezionando l'apposita casella di
controllo DA contemporaneamente ad A, idem per gli elementi di CC (Per Conoscenza).
Casella di controllo CC:
Se selezionata, la ricerca terrà in considerazione esclusivamente i dati relativi agli elementi CC (Per
Conoscenza). Sarà possibile estendere tale criterio anche agli elementi quali Mittente selezionando
l'apposita casella di controllo DA contemporaneamente ad CC, idem per gli elementi quali Destinatari
selezionando anche l'apposita casella di controllo.
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360
Guida di ARXivar
fig.2, Pulsante OR
per la
concatenazione
criteri di ricerca.
C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca", "Ricerca tramite C ampi standard" e "
C ampi aggiuntivi" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di concatenare
più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili,
consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero
di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare
informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche
e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente,
come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare
fascicolo" sistemato in
quel faldone
in
archivio, sullo
scaffale
della
particolare
sede, magari
geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa.
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9.1.4
Protocollo P.A.
Gestione ricerche - Campi Protocollo P.A.
Premessa
Tramite la scheda per l'inserimento dei parametri di ricerca Protocollo P.A. è possibile gestire le
ricerche relative alla protocollazione in uscita del mittente (definiti anche come dati ente). Nello
specifico tramite i campi della scheda di figura 1 potrete eseguire delle ricerche inserendo gli estremi
relativi alla protocollazione dell'ente emittente.
Le modalità sull'utilizzo del carattere speciale % (Percentuale) che troverete nella seguente sezione della
guida vengono qui esposti.
Protocollo:
E' il numero di protocollo in uscita assegnato al documento dall'ente emittente. Se noto vi sarà possibile
eseguire delle ricerche mirate per singolo documento. Accetta solo numeri e non è previsto l'utilizzo
del carattere speciale (%)
Data Protocollo (intesa come periodo dal al):
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361
Tramite le date dal - al, sarà possibile eseguire delle ricerche considerando i documenti do la data di
protocollazione rientri nelle due date inserite. Nessun periodo specificato considera valida qualsiasi data.
Ufficio:
In questo campo è possibile definire la ricerca al singolo ufficio dell'ente emittente. Il campo di ricerca
Ufficio accetta l'utilizzo dei carattere speciale % (Percentuale).
Le modalità di utilizzo del carattere speciale % sono qua esposte.
fig.1, campi di ricerca protocollo P.A. (dati ente mittente)
Persona:
Durante le fasi di archiviazione dei documenti protocollati da terzi, oltre la possibilità di memorizzare
l'eventuale ufficio di competenza dell'ente emittente, avrete a vostra disposizione un campo dove
inserire e quindi associare al profilo del documento il nominativo di una persona di riferimento. Tramite
questo campo avrete la possibilità di limitare le ricerche di documenti dove il nominativo della persona
risulti uguale, o tramite il carattere speciale % simile a quanto qui inserito. Le modalità di utilizzo del
carattere speciale % sono qua esposte.
Tipo spedizione:
Tramite la casella combinata "Tipo spedizione" vi sarà possibile limitare le ricerche tramite i campi
"Protocollo P.A." a quanto qui inserito durante le operazioni di ricerca documenti. La casella combinata
"Tipo Spedizione" non prevede la possibilità di utilizzare il carattere jolly %. E possibile definire nuovi tipi
di spedizione da poter poi utilizzare durante le fasi di archiviazione tramite ARXivar C lient alle seguenti
coordinate di menu "Strumenti - Protocollo - (Imposta, Spedizioni).
Vs . R if e r im e nto :
Oltre ai campi Ufficio e Persona è possibile utilizzare con le medesime modalità, carattere speciale %
compreso, il campo Vs. Riferimento.
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362
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R ice r ca a lle g a to :
La gestione degli allegati, per quanto riguarda l'archiviazione e gestione del protocollo P.A. differisce
dalla normale gestione degli allegati di ARXivar, (si veda quanto qua esposto).
Nel caso del protocollo P.A. la gestione degli allegati prevede la possibilità di creare dei riferimenti ad
allegati non necessariamente archiviati, segue esempio: Archiviazione di documentazione relativa ad un
progetto. La documentazione potrebbe essere composto da un documento principale ed n documenti di
vari formati quali planimetrie pantografie e via discorrendo. Durante l'archiviazione (Protocollo P.A)
ARXivar vi consentirà di archiviare il documento principale e di memorizzare in appositi campi (previsti
da 1 a 15) informazioni aggiuntive relative alla rimanente documentazione (disegni, planimetrie
pantografie ecc..) senza dover procedere alla loro digitalizzazione.
Tramite il campo Ricerca allegato sara dunque possibile eseguire delle ricerche sugli allegati Protocollo P.
A. E' possibile utilizzare il carattere speciale %.
fig.2, Pulsante OR
per la
concatenazione
criteri di ricerca.
C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca", "Ricerca tramite C ampi standard", "C ampi
aggiuntivi" e "Dati profilo" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di
concatenare più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili,
consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero
di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare
informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche
e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente,
come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare
fascicolo" sistemato in
quel faldone
in
archivio, sullo
scaffale
della
particolare
sede, magari
geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa.
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9.1.5
Avanzate
Gestione ricerche - Campi Avanzate
Premessa
La scheda Avanzate è l'ultima delle sei messe a disposizione per eseguire ricerche dei vostri documenti
archiviati in ARXivar.
Tramite suoi parametri di ricerca, principalmente specializzati per eseguire delle ricerca di documenti
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363
gestiti tramite il modulo aggiuntivo di ARXivar "Conservazione sostitutiva". La scheda "Avanzate" è
suddivisa in tre sezioni, "Conservazione sostitutiva","Ricerca in CD-READER - DEVICE" e "Altro".
Ricerca documenti per la Conservazione sostitutiva:
Per valore predefinito la scheda "Avanzate" è abilitata per l'inserimento dei criteri di ricerca relativi ai
volumi di conservazione e C D-READER, selezionando la casella di controllo
"Ricerca documenti per la
Conservazione sostitutiva" diventa possibile affinare le vostre ricerche distinguendo tra Documenti non
unici e documenti unici e per periodo se selezionato.
Documenti non unici - Documenti Unici:
Tramite queste due caselle di opzione potrete decidere di limitare il range di ricerca tra documenti non
unici e documenti unici di conservazione sostitutiva.
Periodo:
La casella combinata Periodo vi consente di restringere il campo di ricerca sui periodi di conservazione
stabiliti tramite l'apposita configurazione lato ARXivar Server.
fig.1, la scheda Avanzate delle maschera di ricerca.
Documenti in Volume temporaneo:
Se selezionato limita le ricerche esclusivamente all'interno del volume temporaneo.
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Guida di ARXivar
R ice r ca d o cum e nti p r e s e nti ne l v o lum e d i co ns e r v a z io ne :
Ogni qualvolta che tramite la gestione conservazione sostitutiva viene generato un volume di
conservazione ARXivar richiede di associare a tale volume un codice identificativo. Dalla casella
combinata "Ricerca documenti presenti nel volume di conservazione" vi sarà possibile selezionare tale
codice di volume e limitare le vostre ricerche al volume qui selezionato.
Etichetta CD Reader:
Inserito il codice precedentemente assegnato ad una raccolta documenti gestita tramite C D - READER la
ricerca restituirà tutti i documenti in esso contenuti. Per questo parametro di ricerca è previsto l'utilizzo
del carattere speciale % (percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono
ampiamente qui esposte.
Etichetta CD:
Inserito il codice precedentemente assegnato ad una raccolta documenti conservati ed archiviati su cd la
ricerca restituirà tutti i documenti in esso contenuti. anche per questo parametro di ricerca è consentito
l'utilizzo del carattere speciale % (percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed utilizzo sono
ampiamente qui esposte.
Note:
Arxivar consente di associare un qualsiasi documento archiviato una quantita praticamente infinita di
annotazioni. Queste annotazioni vanno viste come dei post it virtuali applicabili ad ogni singolo
documento. Tramite il parametro di ricerca note è possibile ricercare dei documenti facendo riferimento
a quanto precedentemente inserito nelle diverse note applicate, anche per questo parametro di ricerca è
consentito l'utilizzo del carattere speciale % (percentuale), le modalità per il suo funzionamento ed
utilizzo sono ampiamente qui esposte.
fig.2, Pulsante OR
per la
concatenazione
criteri di ricerca.
C ome per le schede di ricerca fin'ora esposte, quali "Ricerca", "Ricerca tramite C ampi standard", "C ampi
aggiuntivi" e "Dati profilo" è possibile utilizzare il pulsante "OR" di figura 2. Tale pulsante consente di
concatenare più criteri di ricerca sulla base di quanto stabilito nelle differenti schede di ricerca disponibili,
consentendo cosi di effettuare ricerche mirate complesse. Per ricerche complesse si intende il recupero
di specifici documenti utilizzando più informazioni possibili dando cosi la possibilità di recuperare
informazioni "C erte" e in brevissimo tempo. Va specificato che più complesse saranno le vostre ricerche
e più alti saranno i tempi di risposta. Va considerato che particolari tipi di ricerca eseguiti manualmente,
come per esempio la ricerca di un particolare documento, che "probabilmente si trova in quel particolare
fascicolo" sistemato in
quel faldone
in
archivio, sullo
scaffale
della
particolare
sede, magari
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Ricerche
365
geograficamente distaccata... potrebbe richiedere anche svariate ore di attesa.
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9.2
Ultima ricerca
Gestione ricerche - Ultima ricerca
Premessa:
In figura 1 è visibile il gruppo delle voci di menu relativo alle operazioni di ricerca. Tramite il pulsante
cerca è possibile accedere a sei differenti modalità di ricerca quali: C erca, C ampi standard, C ampi
aggiuntivi, Dati di profilo, Protocollo P.A., Avanzate, tramite il pulsante Viste vi sarà possibile accedere
alla maschera per la gestione delle viste personalizzate, quindi Ultima ricerca, argomento esposto nella
seguente sezione della guida. Seguono poi le due ultime funzionalità Ricerche Rapide e Ultimi 30 giorni.
fig. 1, Richiamo selzione ultima ricerca.
Ultima ricerca
La funzionalità di ricerca "Ultima ricerca" consente di richiamare la finestra richiamabile con il pulsante
cerca ma con tutti i criteri di ricerca valorizzati all'ultima ricerca effettuata, questo vale per tutte le sei
schede gestite tramite la finestra di ricerca documenti.
Questa funzionalità torna particolarmente utile per operazioni di ricerca ripetitive che richiedono
poche variazioni rispetto l'ultima ricerca effettuata, in questo modo l'operatore dovrà modificare il
minimo indispensabile per recuperare il o i documenti ricercati.
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366
9.3
Guida di ARXivar
Ricerche rapide
Gestione ricerche - Ricerche rapide
Vedere anche: C erca, Scheda parametri di ricerca
"Scheda campi standard", Scheda parametri di
ricerca "C ampi aggiuntivi", Scheda parametri di ricerca "Dati di profilo", Scheda parametri di ricerca
"Protocollo P.A.", Scheda parametri di ricerca "Avanzate", modalità di ricerca "Ultima ricerca"
Premessa: Tramite il pulsante
presente nel gruppo "Operazioni" della maschera di
ricerca è possibile salvare per nome tutti i criteri di ricerca impostati, in questo modo ogni singolo
utente di ARXivar è in grado di potersi creare e gestire a proprio piacimento diverse modalità di
ricerca.
Il salvataggio tiene in considerazione quanto impostato su tutte e sei le schede: Ricerca, C ampi
aggiuntivi, Dati di profilo (se attivata), Protocollo P.A. ed Avanzate, una volta impostati i criteri di ricerca
è necessario salvare ed assegnare un nome alla vostra impostazione di ricerca creando cosi una nuova
"Ricerca Rapida".
L'utente di ARXivar potrà poi gestire le personali ricerche rapide tramite l'apposito pannello "Ricerche
Rapide" di figura 1.
fig.1, Gestione ricerche rapide.
Gestione pannello ricerche rapide
Esegue la ricerca rapida in attualmente selezionata in elenco.
C onsente di modificare la ricerca rapida precedentemente salvata.
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367
Visualizzare/non visualizzare la maschera con i parametri di ricerca impostati, se il pulsante si
presenta come in immagine di riferimento (sfondo colorato), ad ogni esecuzione della ricerca rapida
selezionata sarà visualizzata la maschera con i parametri di ricerca preimpostati, in questo caso prima
di cliccare sul pulsante esegui, l'operatore potrà intervenire e sulla base di quanto già stabilito aggiustare
a proprio piacimento i criteri di ricerca... Una Ricerca Rapida avente il flag di visualizza maschera posto
ad ON diventa facilmente riconoscibile dalla corrispettiva icona sul desktop di ARXivar, (si veda
particolare di figura 1, ordini d'acquisto).
Elimina la Ricerca Rapida selezionata dall'elenco. Non sarà possibile recuperare ricerche rapide
eliminate.
rende possibile il salvataggio su desktop di ARXivar della ricerca rapida selezionata.
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9.4
Ultimi 30 giorni
Gestione ricerche - Ultimi 30 giorni
Vedere anche: C erca, Scheda parametri di ricerca
"Scheda campi standard", Scheda parametri di
ricerca "C ampi aggiuntivi", Scheda parametri di ricerca "Dati di profilo", Scheda parametri di ricerca
"Protocollo P.A.", Scheda parametri di ricerca "Avanzate", modalità di ricerca "Ultima ricerca", "Ricerche
rapide"
Premessa
Oltre quanto finora mostrato (si vedano gli argomenti elencati in Vedere anche) esiste un' ulteriore e
comoda funzionalità richiamabile tramite il pulsante di figura 1.
Il pulsante ultimi 30, esegue un'estrazione comprensiva dei soli documenti aperti negli ultimi 30
giorni. Questa funzionalità può essere paragonabile alla funzione di Windows "File recenti".
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Guida di ARXivar
fig.1, pulsante per la
visualizzazione degli utlimi
30 documenti ricercati.
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9.5
Viste
Gestione ricerche - Viste personalizzate
Vedere anche: C erca, Scheda parametri di ricerca
"Scheda campi standard", Scheda parametri di
ricerca "C ampi aggiuntivi", Scheda parametri di ricerca "Dati di profilo", Scheda parametri di ricerca
"Protocollo P.A.", Scheda parametri di ricerca "Avanzate", modalità di ricerca "Ultima ricerca", "Ricerche
rapide", Ultimi 30 giorni
Premessa
Oltre a quanto finora esposto rispetto alle differenti funzionalità relative al recupero di informazioni e
documenti gestiti tramite ARXivar questa sezione della guida introduce un nuovo argomento: Le viste
personalizzate di ARXivar. Prendendo a prestito dalla terminologia utilizzata da Database manager
: una vista è un'insieme di righe è colonne atte alla visualizzazione (viste) di dati provenienti da una o
più tabelle di database. Un Database Manager ottiene una vista tramite la creazione di Query tramite il
linguaggio SQL. ARXivar mette a disposizione tutto questo tramite un semplice Wizard, in questo
modo l'operatore sarà in grado di costruire e salvare (come avviene per la funzionalità ultima ricerca)
tutte le viste di cui ritiene avere bisogno.
La funzione Viste è richiamabile dalla scheda di menu "Home", gruppo "Ricerche", voce "Viste" (figura
1).
fig.1, come accedere alla gestione Viste.
C liccando sul pulsante Viste di
figura uno verrà aperto e visualizzato il pannello di figura 2. La sua
posizione, per valore predefinito è in modalità ancorata e sul lato sinistro del desktop di ARXivar.
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369
L'operatore potrà spostare tale pannello dove meglio preferisce. (le modalità di finestre e pannelli
ancorabili è qui esposta).
Gestione pannello ricerche rapide
Esegue la Vista attualmente selezionata.
C onsente di creare e definire una nuova vista.
fig.2, pannello Viste personalizzate.
C onsente di accedere in modifica alla vista precedentemente salvata previo selezione dall'elenco
Viste.
C onsente di eliminare la vista selezionata.
Richiama la gestione autorizzazioni utenti, tramite questo pulsante sarà possibile condividere le viste
personali con altri utenti. Inoltre per gli utenti abilitati alla sola esecuzione della vista personalizzata
selezionata è possibile stabilirne i permessi di: Esecuzione e modifica oppure di Esecuzione,Modifica e
C ancellazione. L'utente di ARXivar proprietario della vista potrà: eseguire,modificare ed eliminare la
Vista selezionata in qualsiasi momento.
Rende possibile il salvataggio su desktop di ARXivar della ricerca rapida selezionata.
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370
Guida di ARXivar
Creare una nuova Vista personalizzata
ARXivar consente di creare e configurare Viste sui dati di ARXivar per la ricerca di documenti ed
informazioni associate ai relativi Profili Documentali. Tramite l'utilizzo di un semplice Wizard (figura 3)
ed in soli quattro passaggi riuscirete a definire e configurare le vostre Viste personalizzate
fig.3,Wizard per la creazione e configurazione delle Viste in ARXivar.
Nome della ricerca:
In questo campo è possibile assegnare un nome alla vostra Vista, è da tenere presente che se la vista
viene condivisa con altri utenti il nome qui assegnato apparirà nell'elenco Viste personalizzate.
Modalità di esecuzione:
Tramite le due caselle di opzione "Mostra finestra di ricerca" e "Esegui la ricerca senza passare dalla
finestra", diventa possibile inserire ulteriori parametri di ricerca aggiungendo così ulteriori filtri di
selezione. La scelta "Mostra finestra di ricerca" determina uno step di progettazione in più tramite il quale
sarà possibile stabilire quali campi di profilo valorizzare per
Dati di Default:
Tramite la casella combinata Classe: Vi sarà possibile limitare la vista alla classe documentale qui
selezionata. La selezione di una classe influenza anche la scelta delle colonne da visualizzare nella
finestra risultati di ricerca perchè saranno presi in considerazione anche i campi aggiuntivi specifici della
classe selezionata.
Questo pulsante accede alla finestra "Elenco campi di profilo" dove potrete selezionare i campi da
aggiungere alla vostra Vista. I campi qui selezionati saranno poi visualizzati nella finestra "Risultati
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Ricerche
371
della ricerca".
N.B.: il Wizard consente di passare a successivi step di configurazione indipendentemente dal numero di
colonne selezionate. Nel caso non vi siano colonne selezionate, il risultato di una vista sarà una
maschera "R is ulta ti d e lla r ice r ca " priva di colonne, saranno visualizzate esclusivamente le colonne
relative alle Icone informative.
Tramite questo pulsante vi sarà possibile eliminare il campo di profilo selezionato escludendolo cosi
dalla finestra "Risultati della ricerca".
C onsentono di stabilire l'ordine di visualizzazione delle colonne selezionate, da sinistra verso
destra, nella finestra "Risultati della ricerca".
C liccando su avanti passerete allo step successivo.
Definizione dei campi non editabili.
C liccando sul pulsante "avanti" si passa allo step successivo, dove (si veda particolare di figura 4) è
possibile assegnare ai campi di profilo dei valori di ricerca predefiniti. In questo modo andrete a definire
delle viste specializzate, recuperando i documenti i quali valori di profilo soddisfino i criteri di ricerca qua
inseriti. L'operatore non avrà modo di modificare, durante l'esecuzione della Vista personalizzata i
criteri di ricerca qua stabiliti.
Generalmente le condizioni non editabili vengono valorizzate con valori statici atti a soddisfare
sempre le modalità di ricerca per cui è stata creata la Vista personalizzata, per esempio in figura 4 è
visibile il criterio di ricerca impostato sulla data del documento, in questo caso la vista personalizzata
terrà in considerazione solo i documenti dove la data documento risulti essere antecedente 28 giorni
la data di sistema.
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372
Guida di ARXivar
fig.4, Maschera per l'inserimento dei parametri di ricerca non editabili.
E' possibile assegnare valori di ricerca predefiniti per qualsiasi campo di profilo presente nella maschera
"Condizioni non editabili".
Tramite click sul pulsante Avanti sarà possibile concludere la definizione della vostra Vista
personalizzata, oppure, nel caso sia stata selezionata l'opzione "Mostra la finestra di ricerca" (si
veda figura 3), il pulsante Avanti non concluderà gli step di configurazione e la procedura guidata
procederà con gli step successivi passando alla maschera di figura 5 per la definizione delle condizioni
variabili e quindi, in questo caso editabili durante l'esecuzione della Vista personalizzata in questione.
Condizioni variabili (editabili durante l'esecuzione della Vista personalizzata)
Dalla maschera di step 2 (figura 4), è possibile accedere al successivo ed step della procedura guidata,
(maschera di figura 5), dove tramite l'utilizzo del pulsante
vi sarà possibile aggiungere ulteriori criteri
di ricerca, questi a differenza delle condizioni non editabili saranno modificabili ad ogni esecuzione della
vista personalizzata in questione.
Questo pulsante vi consente di eliminare eventuali parametri precedentemente selezionati.
La configurazione delle condizioni variabili è resa possibile solamente da quanto stabilito al primo
step di configurazione (fare riferimento a quanto esposto figura 3) dove tramite le due caselle
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Ricerche
373
fig. 5, step per la definizione delle condizioni variabili.
di opzione, l'operatore può decidere se per la Vista personalizzata che sta configurando sarà necessario
poter modificare dei criteri di ricerca (opzione di step 1 "Mostra finestra di ricerca"), in questo caso
durante l'esecuzione della vista l'operatore potrà intervenire modificando i valori relativi alle condizioni
Variabili qui stabilite. Le condizioni Variabili possono essere inizializzate con dei valori predefiniti e
modificabili durante l'utilizzo della Vista personalizzata.
Condizioni variabili, valori di default
Tramite la finestra di figura 6 sarà possibile definire i valori predefiniti relativi ai criteri di ricerca, in
questo modo ogni qual volta la Vista personalizzata sarà in grado di soddisfare i criteri diricerca
l'operatore potrà semplicemente confermare l'esecuzione della vista personalizzata.
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374
Guida di ARXivar
fig. 6, Inizializzazione con i valori di default delle condizoni variabili.
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Parte
X
376
10
Guida di ARXivar
Strumenti di organizzazione
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ARXivar Client - Strumenti di Organizzazione
Premessa
Il corrente capitolo espone i dettaglio i principali strumenti di organizzazione messi a disposizione da
ARXivar, in particolare saranno esposti argomenti relativi ad associazioni, relazioni e legami
tra
documenti archiviati, gestione della fascicolazione ed allegati ed alcuni automatismi relativi alla
definizione di profili documentali.
Oltre ad argomenti relativi alla gestione dei documenti vengono trattati argomenti relativi alla
configurazione del proprio ambiente operativo.
Quanto sopra è esposto in dettaglio tramite i seguenti argomenti:
Associazioni
Fascicoli
Relazioni
Pratiche
Legami
Allegati
Profili predefiniti
Impostazioni personali
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Strumenti di organizzazione
10.1
Associazioni
Pagina in costruzione
10.2
Fascicoli
Pagina in costruzione
10.3
Relazioni
Pagina in costruzione
10.4
Pratiche
Pagina in costruzione
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377
378
10.5
Guida di ARXivar
Legami
Pagina in costruzione
10.6
Allegati
Pagina in costruzione
TODO:
In questa sezione specificare differenze gestione allegati (Archiviazione
ordinaria/Archiviazione allegati Protocollo P.A.)
10.7
Profili predefiniti
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Profili predefiniti
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Strumenti di organizzazione
10.8
Impostazioni personali
Strumenti di organizzazione - Impostazioni personali utente di ARXivar.
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379
380
Guida di ARXivar
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Strumenti di organizzazione
10.9
Conservazione sostitutiva
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381
Parte
XI
Rubrica
11
Rubrica
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11.1
Caselle
Pagina in costruzione
11.2
Mail
Pagina in costruzione
11.3
Memo
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383
384
11.4
Guida di ARXivar
Task
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11.5
Fax
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Parte
XII
386
12
Guida di ARXivar
Workflow
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Workflow di ARXivar
Premessa
Questa sezione della guida introduce l'argomento Workflow
ARXivar permette di definire delle procedure in grado di rappresentare i flussi aziendali delle
informazioni e dei documenti. Un classico esempio è il ciclo per la gestione delle offerte di vendita:
Ricezione di una richiesta di offerta da parte del vostro cliente, prima valutazione, creazione offerta,
valutazione e approvazione interna, invio al cliente vostra migliore offerta ecc... Ricevimento, creazione
di documenti, valutazioni, tutte queste operazioni coinvolgono più persone, diverse figure professionali e
diverse mansioni svolte.
Quanto fin'ora esposto si tratta di situazioni lavorative generalmente presenti in ogni azienda, ma spesso
gestite in modalità diverse a seconda delle abitudini, delle necessità e del tipo di organizzazione interna
La flessibilità di ARXivar è tale da permettere di definire qualsiasi tipo di processo, ed assegnare lo
svolgimento dei compiti agli utenti previo selezione automatica o manuale degli stessi, determinando le
tempistiche e i vincoli di processo, le condizioni di scelta e i possibili esiti.
Argomenti trattati
C onfigurazione del Workflow, Disegnare i Workflow, il modulo Designer
Guide passo-passo:
Disegnare un workflow, Eseguire un workflow
Strumenti di gestione e di controllo: C ome eseguire un Workflow, Eventi, Gestire i Workflow, Ricerche
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12.1
Configurazione
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Workflow
387
ARXivar Workflow - Configurazione.
Premessa
Per utilizzare il modulo Workflow di ARXivar oltre a quanto già esposto in Configurazione di
ARXivar per il suo corretto funzionamento è necessaria la configurazione di ulteriori strumenti quali:
· C onfigurazione
di
un
C alendario
lavorativo
per
singola
Area
Organizzativa
Omogenea
(Obbligatorio).
· C onfigurazione di un Organigramma (Obbligatorio per enti pubblici).
· C reazione e configurazione degli Esiti di processo (Obbligatorio).
· C onfigurazione delle figure professionali (Consigliato, da ritenersi obbligatorio per organizzazioni
con frequenti cambi struttura).
· C onfigurazione delle mansioni (Consigliato, da ritenersi obbligatorio per organizzazioni con
frequenti cambi struttura).
Le configurazioni del workflow sono raggiungibili sia da apposito menu di ARXivar Server sia da menu
di ARXivar Client.
In ARXivar Server è possibile:
Tramite ARXivar Server è possibile definire calendario lavorativo e organigramma tramite le seguenti
coordinate di menu:
"Workflow documentale", quindi Calendario lavorativo
o
Gestione
Organigrammi.
In Arxivar Client è possibile:
Tramite ARXivar Client è possibile definire le seguenti configurazioni: esiti, figure professionali e
mansioni.
Il tutto è raggiungibile dal modulo gestione workflow raggiungibile dalla barra multifunzione di
ARXivar C lient selezionando le scheda "Strumenti". Dal gruppo di funzioni "Workflow" selezionare "
Designer". Aperto
a sua volta anche la maschera Designer contiene una barra multifunzione, dal
gruppo Impostazioni (si veda particolare di figura 1) è possibile accedere a definizione Esiti, Figure
professionali e Mansioni.
fig.1, impostazioni generali.
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388
Guida di ARXivar
Raggiunte le "impostazioni generali" lato ARXivar C lient
(figura 1), queste risultano non abilitate, è
possibile abilitare il pulsante "Impostazioni generali" esclusivamente tramite l'apertura di un
workflow esistente, oppure durante le fasi di creazione di un nuovo workflow.
In versioni di ARXivar successive all'attuale, è possibile che la funzionalità "Impostazioni generali di
Workflow" diventi accessibile anche lato ARXivar Server o comunque risulti essere sempre
accessibile (abilitata) senza necessariamente dover aprire o creare un workflow...
Configurazione di un workflow, prerequisiti minimi.
Per creare un nuovo workflow è necessario avere precedentemente definito un Calendario
lavorativo e un organigramma di base, in caso contrario non sarà possibile portare a termine la
procedura di creazione del Workflow. Se la vostra installazione fosse priva di organigramma fare
riferimento a quanto qui esposto.
Configurazione di un calendario lavorativo
La prima impostazione necessaria per poter utilizzare un workflow è la creazione del calendario. In
caso contrario potrete creare dei Workflow ma di fatto questi non potranno essere utilizzati, quindi
dovrete definire un calendario lavorativo.
E' possibile definire un calendario lavorativo di default, semplicemente impostando ore lavorative di
una giornata tipo, inserire una data di inizio e una di fine calendario e selezionare l'area organizzativa,
quindi cliccare sul pulsante "Salva" (si veda figura 2).
La funzione del calendario è quella di definire gli orari lavorativi per tutti i giorni della settimana:
questo consente di poter calcolare in modo sicuro una data di scadenza per le varie attività da
svolgere e per i processi globali, tenendo conto di orari, di festività, dei giorni non lavorativi, delle ferie
etc. (Festività e ferie vanno configurate manualmente anno per anno)
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Workflow
fig. 2, Calendario lavorativo, vengono definiti giorni e orari
lavorativi
389
fig. 3, Calendario festività definite tramite azzeramento orario
lavorativo
Ore giornata lavorativa:
In questa casella di testo dovrete indicare le ore lavorative, è possibile inserire solo numeri interi non
sono gestite la mezzora non viene gestita.
Area organizzativa:
Selezionare dalla casella combinata l'area organizzativa omogenea.
E' necessario definire un calendario lavorativo per ogni singola area organizzativa dove è previsto
l'utilizzo di Workflow.
Dalla data:
Inserire la data inizio calendario, la data non deve essere superiore alla data che si andrà ad inserire in "
Alla data:".
Alla data:
Inserire la data di termine calendario. La data qui specificata non deve essere inferiore alla data inserita
in "Dalla Data:"
Mattino - Dalle ore:
Inserire l'ora di inizio lavori del mattino. L'orario qui inserito non deve essere superiore all'orario inserito
in "Alle ore" mattino e "Dalle ore - Alle ore" della fascia pomeridiana.
Alle ore:
Inserire l'orario di fine lavoro del mattino. L'orario qui inserito non deve essere inferiore all'orario
indicato in "Dalle ore" del mattino.
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390
Guida di ARXivar
P o m e r ig g io Da lle o r e :
Inserire l'ora di inizio lavori del pomeriggio. L'orario qui inserito non deve essere superiore all'orario
inserito in "Alle ore" pomeriggio e inferiore a "Dalle ore - Alle ore" della fascia mattutina.
Alle ore:
Inserire l'orario di fine lavori della fascia pomeridiana. L'orario qui inserito non deve essere inferiore ai
precedenti orari di inizio/fine inseriti.
Caselle di controllo riportanti i sette giorni della settimana.
Selezionare la giornata lavorativa, per esempio, i primi cinque giorni della settimana sono lavorativi
lavorativi si dovrà selezionare Lunedì, martedì, mercoledì, giovedì e venerdì, come mostrato in figura 2.
Alcuni esempi
Si prenda come riferimento quanto mostrato in figura 2. In questo caso la pressione del pulsante salva
andrebbe a creare un calendario lavorativo per l'area organizzativa 01.Demo, dalle ore 9 alle 13 e dalle
14:30 alle 18:30, per i giorni dal lunedì al venerdì compreso a partire dal primo gennaio del 2009
all'ultimo giorno dell'anno 2020. In questo modo saranno considerati tutti i giorni lavorativi e non
vengono presi in considerazione giorni di ferie e festività, l'unica festività programmata (si veda figura 3)
è il 25 dicembre dell'anno 2009.
Festività e ferie vanno programmate per singola giornata nel seguente modo: selezionare dal calendario
la giornata interessata ed azzerare gli orari dalle ore - alle ore in entrambe le fasce (Mattino e
pomeriggio) quindi premere il pulsante salva. Sono consentite anche sospensioni parziali degli orari.
Il calendario è modificabile in qualsiasi momento anche a processi avviati. E' possibile anche definire
orari di lavoro spalmati su diversi turni. Poniamo l'esempio relativo ai seguenti orari lavorativi:
Primo turno di lavoro dalle ore 6 alle 14 per i primi 5 giorni della settimana, secondo turno
lavorativo dalle 14:00 alle 22:00 per i primi 5 giorni della settimana, basterà procedere come segue:
inserire 8 ore lavorative, area organizzativa interessata, dalla data alla data, impostare nella fascia del
mattino dalle 06:00 alle 14:00 , quindi selezionare i primi 5 giorni della settimana, cliccare su salva.
Ripetere la stessa operazione specificando l'orario relativo al secondo turno cioè dalle 14:00 alle 22:00 e
premere salva, cosi facendo il secondo orario andrà ad aggiungersi al precedente.
Note aggiuntive: E' importante definire un calendario lavorativo per ogni singola AOO, questo
consente la condivisione di processi tra AOO differenti. Definendo un calendario lavorativo solo per
alcune AOO nel caso un particolare processo coinvolgesse utenti appartenenti ad AOO prive di calendario
lavorativo il workflow non andrebbe a buon fine.
Configurazione di un Organigramma di base.
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Workflow
391
Non è possibile creare un workflow documentale senza avere prima definito un organigramma di
base (detto anche organigramma standard). In realtà i Workflow disegnati per la gestione di processi
aziendali, a differenza di quanto avviene in enti pubblici, non richiedono una configurazione basata
su organigrammi a più livelli, in scenari aziendali privati, anche se nulla vieta l'utilizzo di organigrammi
più complessi, la loro gestione diventa possibile anche tramite l'utilizzo di organigrammi ad un unico
livello basando il resto delle procedure a mansioni e figure professionali, semplificando di gran lunga
gestione di processi e mantenimento dei workflow stessi.
C ome già accennato non è possibile creare un qualsiasi workflow senza avere preventivamente definito
un organigramma.
Passo-passo seguiranno ora le modalità per la corretta definizione di un
organigramma ad un unico livello:
Creazione di un organigramma (passo-passo)
Creare un organigramma standard
1. Eseguire ARXivar Server, dal menu di sinistra individuare e selezionare la voce Workflow
documentale, quindi selezionare dal menu di sinistra la voce "Gestione organigrammi" appare
la maschera di figura 1 (Wizard organigramma).
2. La maschera di figura 1 propone due opzioni, Nuovo Organigramma e Carica Organigramma,
per valore predefinito trovate selezionato "Nuovo Organigramma", inserire un nome al vostro
organigramma di base esempio "Standard" e cliccare su "Avanti", passerete al passo 2 della
procedura guidata (maschera di figura 2).
fig. 1, Creazione di un organigramma di base
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392
Guida di ARXivar
3. Dalla casella tipologia selezionare "UTENTE" (sezione 1, figura 2).
4. Dalla casella Istanza selezionare un utente esempio vostra codice AOO \ Admin (sezione 2, figura
2).
fig. 2, Definizione nodo Organigramma.
5.C liccare sul pulsante indicato dalla freccia in figura 2 (sezione 3, figura 2).
6.C liccare sul pulsante "Salva e esci" per terminare la procedura guidata.
Rappresentazione degli utenti appartenenti ad un organigramma.
Le potenzialità di un organigramma correttamente progettato, trovano la massima flessibilità di
utilizzo esclusivamente se l'assegnazione di attori (esecutori), avviene tramite l'utilizzo degli appositi
alias (trattai più avanti).
Nell'immagine sotto trovate un esempio di come sia possibile utilizzare un alias, in questo caso per
specificare l'esecutore del processo corrente è stato utilizzato l'alias utente "Sub-process", nello
specifico l'esecutore diventerà l'utente che nell'organigramma di riferimento risulti essere di livello
immediatamente inferiore al livello dell'esecutore del precedente task.
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Workflow
393
ARXivar matte a disposizione tre alias prestabiliti alias quali User-process, Sup-process e Subprocess. Tramite l'utilizzo degli alias diventa cosi possibile far riferimento a: livello e nome utente
appartenenti all'organigramma associato al Workflow in questione.
ARXivar
non
consente
di
creare
workflow
senza
relativa
associazione
ad
un
organigramma, per questo motivo diventa obbligatorio definire un organigramma in qualsiasi caso,
anche se la progettazione dei vostri workflow non ne prevede l'utilizzo, ma riferimento ad esecutori
avviene in modo diretto (non consigliato) o tramite l'ausilio di mansioni e figure professionali
(Consigliato).
Per modo diretto si intende la definizione di un esecutore tramite relativo nome utente, non è
consigliabile definire processi tramite tale modalità... Per la definizione degli organigrammi ARXivar
non prevede un limite massimo predefinito, è quindi possibile definire quanti organigrammi si
ritengano necessari.
Significato alias.
Utente che avvia il processo di Workflow.
Utente di livello organigramma immediatamente inferiore al livello dell'utente corrente.
Utente di livello organigramma immediatamente superiore al livello dell'utente
corrente.
Esiti.
La maschera "Impostazioni generali workflow" di figura 4 è raggiungibile dalla barra multifunzione
del modulo di Workflow "Designer" il quale a sua volta è raggiungibile esclusivamente da ARXivar
Client. La maschera di "Impostazioni generali workflow" è selezionata per la gestione degli Esiti.
· La
stessa
maschera
condivide
le
impostazioni
generali
relative
a
Mansioni
e
figure
professionali.
· L'accesso al modulo Designer è consentito solo ad utenti abilitati alla progettazione di
Workflow.
Nota : Per abilitare un utente alla creazione e modifica dei Workflow procedere come s egue: es eguire AR Xi v a r Ser v er quindi da
"Uten ti e g r u p p i " s elezionare l'utente des iderato, dalla mas chera "M od i f i ca Uten ti " s elezionare la s cheda "Au tor i z z a z i on i " ,
individuare la s ezione "Atti v a z i on e m od u l i ", la s elezione della cas ella di controllo "W or kf l ow " attiva l'utente alla creazione,
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394
Guida di ARXivar
modifica e cancellazione ai progetti di Workflow. Tale autorizzazione deve es s ere attentamente valutata (per maggiori
informazioni s i veda quanto qui es pos to).
fig.4, Impostazioni generali Workflow - Mansioni, Figure professionali, Esiti
Cos'è un esito?
Per esito si intende rappresentare le possibili modalità di conclusione di un Task determinando così il
risultato finale di un processo di workflow. L'esito di un task è da ritenersi strettamente correlato ad un
link.
Ogni qualvolta un'operatore, tramite la funzione "Concludi Task" indica al motore del Workflow il
termine delle operazioni eseguite, è obbligato a selezionare (vedi figura 5) un esito, determinando
così attraverso il collegamento (Link) associato all'esito selezionato il passaggio al
task di
destinazione.
fig. 5, selezione dell'esito a conclusione task.
Le possibili modalità di conclusione di un task devono essere stabilite precedentemente o durate le fasi di
progettazione di un workflow, a partire dalla versione 4.5 è possibile definire nuovi esiti direttamente da
Workflow designer.
Ogni singolo Esito, come già accennato, in realtà determina la successiva selezione di uno specifico Link
(collegamento) in uscita. La selezione di un esito, può essere esclusivamente effettuata dall'operatore,
nuovamente si osservi figura 5, dove l'operatore può selezionare tra uno dei due possibili esiti qui
possibili quali "Conferma" o "Rifiuto", se l'utente dovesse selezionare l'esito "Conferma" il motore di
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Workflow
395
workflow seguirebbe il collegamento ad esso associato e passerebbe al processo connesso alla parte
terminale del collegamento, stesso meccanismo nel caso l'operatore selezionasse "Rifiuto", ovviamente,
in questo caso il motore di Workflow seguirebbe un percorso alternativo a "Conferma".
Note Aggiuntive
· E' Possibile assegnare quanti Esiti risultino essere necessari.
· L'esito definisce la descrizione del link in uscita sostituendo il doppio punto interrogativo
con la
descrizione dell'esito ad esso associato, (si veda immagine sotto.)
diventa
Come definire gli Esiti (riferimento - figura 4)
L'impostazione degli esiti avviene tramite la maschera di figura 4, selezionando la voce di menu "Esiti"
nella parte di destra verranno visualizzati tutti gli esiti precedentemente creati.
Tramite questo pulsate si procede alla creazione di un nuovo esito, tramite la maschera di figura 6,
sarà sufficiente aggiungere la descrizione e selezionare la relativa icona dall'elenco sottostante. Si tenga
presente che la descrizione qui inserita sarà poi proposta all'operatore e utilizzata come descrizione per i
link in uscita.
Tramite questo pulsante sarà possibile apportare modifiche all'esito selezionato. La modifica di un
esito è limitata alla modifica dell'icona, è possibile associare un'icona diversa da quella assegnata
durante la creazione dell'esito, selezionare o deselezionare la casella di controllo "C ostituisce un
avanzamento nel processo" (il significato di questa casella di controllo viene trattato nel dettaglio più
avanti in questa sezione della guida).
Non è possibile modificare la descrizione assegnata durante la fase di creazione dell'esito. Nel caso la
descrizione necessiti di variazione si dovrà procedere prima alla sua cancellazione (tramite apposito
pulsante). Per ovvie ragioni di integrità referenziale non è possibile eliminare un esito utilizzato
all'interno di un qualsiasi workflow. Vedere cancellazione di un esito modalità sotto esposta.
Cancellazione di un esito
Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'esito selezionato. Non è consentita la cancellazione
di un esito in essere, per ovvie ragioni di integrità referenziale tale operazione non è consentita.
Per procedere alla cancellazione di un esito utilizzato da un qualsiasi Workflow sarà necessario
procedere alla modifica del o dei workflow interessati, sostituendo l'esito da eliminare con un altro esito
(creato ad hoc oppure con un esito temporaneo). Per sostituire l'esito sarà necessario modificare tutti i
link associati a tale esito.
Una volta modificati tutti i link di tutti i workflow interessati sarà possibile procedere alla
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396
Guida di ARXivar
loro cancellazione.
fig. 6, Creazione o modifica di un esito.
Nome dell'esito
Inserire la descrizione dell'esito, si tenga presente che la descrizione qui inserita sarà utilizzata come
descrizione dei link in uscita esempio:
Costituisce un avanzamento nel processo (Obsoleta)
Questa casella di controllo è mantenuta per compatibilità con versioni precedenti di ARXivar, dove era
necessario stabilire l'esito selezionato costituiva un avanzamento di processo oppure no. Ora tutti gli esiti
comportano un avanzamento di processo, la sua selezione/deselezione è del tutto ininfluente.
Mansioni
La maschera "Impostazioni generali workflow" di figura 7 è raggiungibile dalla barra multifunzione
del modulo di Workflow "Designer" il quale a sua volta è raggiungibile esclusivamente da ARXivar
Client. La maschera di "Impostazioni generali workflow" è selezionata per la gestione delle
Mansioni.
· La stessa maschera condivide le impostazioni generali relative a Esiti e figure professionali.
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Workflow
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· L'accesso al modulo Designer è consentito solo ad utenti abilitati alla progettazione di
Workflow.
Nota : Per abilitare un utente alla creazione e modifica dei Workflow procedere come s egue: es eguire AR Xi v a r Ser v er quindi da
"Uten ti e g r u p p i " s elezionare l'utente des iderato, dalla mas chera "M od i f i ca Uten ti " s elezionare la s cheda "Au tor i z z a z i on i " ,
individuare la s ezione "Atti v a z i on e m od u l i ", la s elezione della cas ella di controllo "W or kf l ow " attiva l'utente alla creazione,
modifica e cancellazione ai progetti di Workflow. Tale autorizzazione deve es s ere attentamente valutata (per maggiori
informazioni s i veda quanto qui es pos to).
fig. 7, Gestione Mansioni.
Che cosa è una Mansione ?
Per mansioni si intende la definizione di gruppi di utenti di pari grado operativo, cioè in grado di
svolgere la stessa mansione, le mansioni sono definibili tramite la maschera di figura 7.
L'immagine sotto relativa ad un particolare ricavato dalla maschera "Proprietà task" mette in evidenza la
definizione degli esecutori di un ipotetico processo. L'esecuzione del task è stata assegnata alla
mansione "Backoffice". In Questo caso il
mansione "Backoffice" un task.
Dettaglio 1
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motore del Workflow invierà a tutti i membri della
398
Guida di ARXivar
Un Task è una notifica contenente l'elenco di attività da portare a termine secondo istruzioni è
tempistiche prestabilite. Nel caso l'esecuzione di un task esecuzione venga assegnata ad una mansione,
viene inviato inviato a tutti i membri appartenenti allo stesso gruppo/mansione, il primo membro che
porterà a termine tale task ne determina la chiusura anche per i rimanenti membri
appartenenti alla stessa mansione.
L'assegnazione dell'esecuzione di un task ad una mansione consente di non dover ridisegnare i workflow
nel caso di cambi struttura all'interno della propria organizzazione. In tal caso basterà aggiornare i
membri appartenenti alle mansioni interessate da eventuali cambi di struttura.
Configurazione e manutenzione delle Mansioni.
L'impostazione degli esiti avviene tramite la maschera di figura 7. Selezionando la voce di menu "
Mansioni" nella parte di destra verranno visualizzati tutte le mansioni precedentemente create.
Tramite questo pulsate si procede alla definizione di una nuova mansione. Il tutto è gestito tramite la
maschera di figura 8, sarà sufficiente inserire il nome descrittivo della nuova mansione, selezionare l'
area organizzativa di appartenenza, quindi selezionare dall'elenco di sinistra gli utenti di ARXivar da
includere.
Tramite questo pulsante sarà possibile apportare modifiche alla mansione selezionata. E' possibile
modificare una mansione escludendo o aggiungendo utenti.
La possibilità di modificare la struttura di una Mansione rappresenta la massima flessibilità
relativa a selezione degli esecutori di processo nei vostri workflow.
Si consiglia di prendere la buona abitudine assegnare, come esecutori di task, una Mansione piuttosto
che un utente di ARXivar, questo perchè, come più avanti spiegato, vi consentirà di non dover modificare
tutti i vostri workflow nel caso di eventuali ed imprevisti cambi di personale.
Nel caso l'esecuzione di Task fosse direttamente assegnata ad utenti specifici ed ad un certo punto anche
un solo utente cambiasse reparto o altro sareste costretti a modificare uno per uno tutti i workflow
coinvolti da tale cambiamento.
Al contrario, assegnando una Mansione (anche composta da più utenti) come esecutore di processo
(task), in caso di cambi struttura imprevisti vi sarà sufficiente modificare la struttura delle
Mansioni e i vostri workflow continueranno a funzionare in modo corretto.
Per ragioni di integrità referenziale non è consentito modificare il valore di "Nome mansione" e "Area
organizzativa"
Tramite questo pulsante è possibile eliminare una Mansione. Per ragioni di integrità referenziale non
è consentita la cancellazione di una mansione utilizzata come esecutore di un qualsiasi task.
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Workflow
399
fig. 8, Aggiornamento e modifica delle mansioni per la gestione dei workflow.
Nome mansione:
Inserire il nome della mansione, non è possibile inserire il nome di una mansione già in essere.
Area organizzativa:
Definire l'area organizzativa di riferimento per la mansione.
Pulsante Aggiungi:
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere gli utenti rendendoli membri della mansione in questione.
L'aggiunta dell'utente tramite il pulsante "Aggiungi" avviene previo selezione dall'elenco di sinistra
denominato "Tutti gli utenti".
Pulsante Elimina:
Il pulsante "Elimina" esclude dalla mansione in questione l'utente selezionato dall'elenco di destra
denominato "Utenti del gruppo".
Tutti gli utenti:
Elenco completo di tutti gli utenti di ARXivar escluso gli utenti già aggiunti all'elenco "Utenti del gruppo"
(elenco di destra). La selezione dell'utente avviene tramite click del pulsante sinistro, l'elenco supporta la
multiselezione degli utenti tramite combinazione dei tasti C TRL + pulsante sinistro del mouse.
Utenti del gruppo
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400
Guida di ARXivar
Questo elenco contiene tutti gli utenti appartenenti alla mansione in questione.
Figure professionali
La maschera "Impostazioni generali workflow" di figura 9 è raggiungibile dalla barra multifunzione
del modulo di Workflow "Designer" il quale a sua volta è raggiungibile esclusivamente da ARXivar
Client. La maschera di "Impostazioni generali workflow" è selezionata per la gestione delle Figure
professionali.
· La stessa maschera condivide le impostazioni generali relative a Esiti e Mansioni.
· L'accesso al modulo Designer è consentito solo ad utenti abilitati alla progettazione di
Workflow.
Nota : Per abilitare un utente alla creazione e modifica dei Workflow procedere come s egue: es eguire AR Xi v a r Ser v er quindi da
"Uten ti e g r u p p i " s elezionare l'utente des iderato, dalla mas chera "M od i f i ca Uten ti " s elezionare la s cheda "Au tor i z z a z i on i " ,
individuare la s ezione "Atti v a z i on e m od u l i ", la s elezione della cas ella di controllo "W or kf l ow " attiva l'utente alla creazione,
modifica e cancellazione ai progetti di Workflow. Tale autorizzazione deve es s ere attentamente valutata (per maggiori
informazioni s i veda quanto qui es pos to).
fig. 9, Aggiornamento e modifica delle figure professionali per la gestione dei
workflow.
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Workflow
401
Cos'è una figura professionale?
Differenze tra figure professionali e mansioni.
Le figure professionali possono essere paragonate alle mansioni e come tali vengono utilizzate per
la rappresentazione di uno o più utenti di ARXivar.
I membri appartenenti ad un gruppo di figure professionali possono essere:
· Utenti di ARXivar
· Gruppi utenti di ARXivar
· Mansioni
Le figure professionali devono essere utilizzate per rappresentare utenti che a parità di ruolo o
competenza professionale siano in grado svolgere le attività a loro assegnate.
E possibile assegnare l'esecuzione di tali attività esclusivamente ad un singolo utente o un singolo
gruppo di utenti oppure ad una singola mansione.
L'assegnazione delle attività avviene previo selezione di una delle entità sopra citate, che sono
selezionabili da un elenco direttamente proposto dal motore di workflow, il quale sulla base di quanto
progettato è in grado di proporre il gruppo di figure professionali stabilito come esecutore del task in
questione.
Modalità di selezione della figura professionale durante l'esecuzione di un workflow.
C ome accennato nel precedente paragrafo un gruppo di figure professionali può contenere da uno a più
elementi (utenti, gruppi di utenti e mansioni). E' obbligatorio selezionare un unico elemento.
Nel caso la selezione ricada su un gruppo di utenti o su una mansione tutti gli utenti del gruppo o della
mansione selezionata riceveranno la stessa notifica relativa alle attività da svolgere, il primo utente che
porterà a termine le attività previste dal task assegnatogli ne determina la chiusura anche per i
rimanenti utenti coinvolti come esecutori del task perchè appartenenti alla stessa mansione o allo stesso
gruppo utenti di ARXivar.
Ulteriori concetti base
Il principale concetto che differenzia un gruppo di figure professionali dalle Mansioni è il seguente:
· E' possibile definire un gruppo di figure professionali per tutte le Aree Organizzative mentre un
gruppo di mansioni richiede l'assegnazione ad una specifica Area Organizzativa omogenea.
· E' possibile assegnare come esecutore di un task una "Mansione" senza dover specificare il
singolo utente che dovrà eseguire le attività previste dal task. Tutti gli elementi appartenenti alla
mansione indicata come esecutrice del task riceveranno un notifica contenet alle diverse
attività previste task in questione. Il primo utente appartenente alla mansione designata
come esecutrice del task che concluderà tali attività ne determina la conclusione anche per tutti i
rimanenti utenti membri della stessa mansione, automaticamente
· C on una figura professionale, al contrario di quanto previsto con le mansioni, diventa
obbligatorio selezionare dall'elenco proposto l'utente, o la mansione appartenente alla figura
professionale designata come esecutrice delle attivita previste dal processo di workflow.
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402
Guida di ARXivar
L'operazione di selezione dell'utente può essere affidata ad un utente coinvolto dai processi di
workflow che quando necessario sarà chiamato ad operare tale selezione. Questo si verifica
generalmente alla conclusione di un task, oppure quando l'utente avvia un Workflow tramite la
selezione dell'evento "Selezionabile dall'utente" e come prima operazione sia prevista
la
valorizzazione di una figura professionale.
Per valorizzazione di una figura professionale è intesa la selezione di un utente dall'elenco
proposto. L'elenco può essere composto da utenti, mansioni e gruppi di utenti appartenenti al
gruppo figure professionali in questione. L'utente o la mansione o il gruppo di utenti selezionato
diventerà l'esecutore del successivo task e dovrà eseguire tutte le attività previste.
Oltre a quanto già esposto è possibile valorizzare un figura professionale automaticamente tramite
una apposita proprietà del link, valorizzabile in modalità di progettazione workflow.
· Nel caso la selezione di una figura professionale ricada su un gruppo di utenti di ARXivar o
su una mansione, esattamente come avviene con le mansioni, tutti gli utenti appartenenti al
gruppo selezionato diverranno potenziali esecutori del task, come già detto a determinare la
chiusura delle attività sarà il primo utente (membro del gruppo selezionato) che porterà a termine
tutte le attività previste dal task loro assegnato, in questo modo diventa possibile sfruttare il
motore di ARXivar con la stessa flessibilità delle mansioni con la grossa differenza che in
questo caso la mansione viene selezionata durante l'esecuzione del workflow. Per
raggiungere questo risultato vi sarà sufficiente sfruttare i gruppi utenti di ARXivar già definiti o di
crearne ad hoc ed aggiungerli come membri alle vostre figure professionali.
Riassumendo: le figure professionali richiedono la selezione dell'entità (in gergo "valorizzare la
figura professionale") che dovrà eseguire le attività previste dal task, mentre una mansione non
richiede tale valorizzazione. Tutti i membri appartenenti alla stessa mansione potranno eseguire le
attività previste dal task in questione, in questo caso, il primo utente che porta a termine tali attività ne
determina anche la chiusura per tutti gli altri membri appartenenti alla stessa mansione. La figura
professionale tiene un comportamento simile alla mansione quando l'elemento selezionato non è un
singolo utente ma un gruppo utenti di ARXivar o una mansione, in quanto un gruppo di figure
professionali può contenere da uno a più utenti, sia gruppi di utenti di ARXivar sia un gruppi
Mansione.
Configurazione e manutenzione delle figure professionali.
L'impostazione delle figure professionali avviene tramite la maschera di figura 10. Selezionando la voce
di menu "Figure professionali" dalla maschera di figura 9 nella sua parte di destra verranno
visualizzati tutte le figure professionali precedentemente create, da tale elenco e possibile selezionare
la figura professionale che si intende modificare.
Tramite questo pulsate si procede alla definizione di una nuova figura professionale. Il tutto è
gestito tramite la maschera di figura 10, sarà sufficiente inserire il nome descrittivo della nuova figura
professionale, quindi selezionare dall'elenco gli utenti di ARXivar da includere come membri
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Workflow
403
appartenenti alla figura professionale in questione, cliccare su conferma per salvare la figura
professionale così definita.
fig. 10, aggiornamento e modifica di una figura
professionale.
Tramite questo pulsante sarà possibile apportare modifiche alla figura professionale selezionata,
modificare una figura professionale consiste nella inclusione o esclusione di utenti o di gruppi di
ARXivar tramite l'apposita casella di controllo posta alla sinistra di ogni elemento presente nell'elenco di
figura 10. Gli elementi vengono recuperati dal database di ARXivar. In Questo elenco sono presenti i
nominativi di gruppi e di utenti di tutte le Aree Organizzative Omogenee configurate. Non è consentito
modificare il nome assegnato alla figura professionale.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare la figura professionale selezionata. Per ragioni di
integrità referenziale non è consentita la cancellazione di figure professionali impegnate come esecutrici
di un task di workflow utilizzata come esecutore di un qualsiasi task
Nome della figura professionale
Inserire il nome della figura professionale, il nome assegnato identifica in modo univoco il gruppo di
figure professionali.
Elenco privo di etichetta
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404
Guida di ARXivar
C ontiene utenti, Gruppi di utenti e mansioni, per promuovere l'elemento a membro del gruppo di figure
professionali in questione è sufficiente selezionarlo tramite l'apposita casella di controllo.
Pulsante Conferma
Salva le modifiche apportate al gruppo di figure professionali selezionato.
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12.2
Designer (progettazione)
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
ARXivar Workflow - Designer.
Premessa
In questa sezione della guida troverete esposti gli argomenti relativi al modulo di ARXivar "Workflow
designer", mostrato in figura 1. Il modulo Workflow designer consente di disegnare e gestire i vostri
processi aziendali tramite un semplice ed intuitivo editor grafico di flowchart (diagrammi di flusso), il
tutto tramite semplici operazioni di drag & drop e valorizzazione delle proprietà esposte dai vari elementi
che costituiscono un particolare workflow.
La guida, dopo una breve presentazione del modulo Designer espone, partendo
dalla
barra
multifunzione, ogni singola funzionalità messa a disposizione a tutti gli utenti ARXivar abilitati alla
progettazione dei Workflow.
La sezione dedicata ad ARXivar Workflow Designer termina con degli esempi pratici suddivisi in
due categorie Disegnare un workflow (passo-passo) e l'esecuzione di processi aziendali tramite ARXivar
Workflow.
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Workflow
405
fig. 1, il designer di ARXivar Workflow
ARXivar Workflow, che cos'è ?
ARXivar Workflow è un modulo di ARXivar Client che consente
di gestire i processi aziendali.
ARXivar Workflow non è un semplice editor grafico nel quale disegnare i flussi documentali, ma di un
vero e proprio ambiente di programmazione tramite il quale è possibile definire variabili,
assegnare e controllarne il valore, creare iterazioni, gestire eventi e condizioni, gestire parametri
in entrata, restituire valori, gestire accessi a fonti dati (lettura e scrittura), creare e richiamare sottoprocessi, pilotare esiti finali delle attività previste e, caratteristica difficile da trovare nei linguaggi
di programmazione, con ARXivar workflow è possibile modificare in un qualsiasi punto un processo
in corso d'esecuzione (come dire modificare un programma a run-time) dando la
possibilità di
salvare tali modifiche sia nel processo di Workflow in questione oppure in un nuovo processo
semplicemente cambiandone il nome. Questa particolarità è resa possibile perchè ogni singolo workflow
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406
Guida di ARXivar
in esecuzione in realtà è un'entità a se stante, chiamata istanza di workflow.
Tutte queste e molte altre funzionalità sono a disposizione di colui che progetta i workflow, disegnandoli
sulla base dei processi aziendali tramite l'utilizzo di strumenti di facile ed intuitivo utilizzo. Gli strumenti
messi a disposizione per la progettazione dei Workflow si dividono in dure categorie: strumenti grafici e
strumenti non grafici quali:
Strumenti grafici:
· il task.
· il link.
· il punto di connessione.
· il processo collegato.
altri strumenti non grafici:
· le variabili di processo
· i timer.
Esempio introduttivo sulla gestione dei processi e documenti principali di processo.
La gestione dei processi ARXivar mette a disposizione una serie di eventi configurabili e relative
istruzioni operative. Il modulo prevede uno strumento di ricerca tramite il quale sarà possibile
verificare lo stato di avanzamento di uno o più processi quali: operazioni in ritardo, carico di lavoro degli
operatori e via discorrendo.
Uno dei concetti fondamentali del workflow è che un processo prende sempre avvio da un documento
detto "documento principale di processo". Il documento principale di processo attraverserà tutte
le operazioni (Tasks) previste dall'intero workflow.Il documento principale di processo può essere
modificato, revisionato, ad esso è inoltre possibile associare altri documenti (detti d o cum e nti
s e co nd a r i d i p r o ce s s o ). Sui documenti secondari di processo è possibile eseguire delle operazioni
quali: recupero di informazioni utili utili al proseguimento del Workflow, invio tramite fax o mail del o dei
documenti secondari di processo, creare delle relazioni tra il documento principale e il o i documenti
secondari di processo, oppure stabilire che un documento secondario diventi a tutti gli effetti il
documento principale di processo, in questo caso il precedente documento principale diventerà un
documento secondario di processo.
Nota: Possono essere associati al massimo 999 documenti secondari per un totale di 1000 documenti
gestibili con da un workflow.
Avviato il workflow il documento principale può essere modificato dagli utenti solo se ciò viene
esplicitamente specificato oppure si può decidere di demandare all’utente tale scelta, il quale potrà
stabilire se operare direttamente sul documento originale o su una copia locale previo operazione
detta: copia nel buffer di modifica. Questa copia sarà convalidata o meno durante le diverse fasi
del processo. La convalida determina la sostituzione del documento principale di processo con il
documento memorizzato nel buffer di modifica, in questo modo il documento principale di processo
resterà in sola consultazione per tutti gli altri utenti.
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Workflow
407
Quanto sopra esposto è limitato ad un semplice esempio introduttivo, come generare e gestire
documenti principali di processo e buffer di modifica viene esposto più aventi nelle apposite sezioni
della presente guida.
Come accedere ad ARXivar designer.
Per accedere ad ARXivar Workflow Designer eseguire ARXivar Client e come mostrato in figura 2.
Sempre dal gruppo di funzioni Workflow è inoltre possibile accedere alle funzionalità Gestione, Istruzioni,
C erca, Eventi ed Esegui singolarmente esposte nelle apposite sezioni.
Nota: il gruppo di funzioni workflow di figura 2 è accessibile esclusivamente agli utenti ARXivar abilitati a
tale funzionalità si veda quanto qui esposto.
fig. 2, come accedere ad Arxivar designer.
ARXivar Workflow Designer
Dal gruppo di funzioni Workflow di figura 2 selezionare la scheda "Strumenti" per accedere al modulo di
ARXivar Workflow Designer cliccare su Designer (come sopra in fig. 2). In figura 3 è visibile la
barra multifunzione del modulo Designer.
fig. 3, Barra multi funzione del Workflow designer
La barra multifunzione è suddivisa in tre gruppi "Workflow", "Elementi flowchart" ed "Impostazioni" ogni
singola funzionalità è abbinata ad un numero di riferimento utilizzato nella succesiva legenda:
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408
Guida di ARXivar
1. Nuovo - Apri - Salva
Nuovo: questa funzionalità consente di creare un nuovo Workflow.
La creazione di un nuovo workflow è resa possibile solo se vengono soddisfatti i seguenti prerequisiti
minimi:
· Licenza del modulo di workflow attivata.
· L'utente di ARXivar deve essere abilitato al consumo di tale licenza. Questo è reso possibile lato
ARXivar Server (si veda quanto qui esposto).
· Per l' area organizzativa omogenea in questione deve deve essere stato definito almeno un
organigramma.
· Avere definito almeno un utente oppure un gruppo di utenti oppure mansioni oppure figura
professionale.
Il pulsante Nuovo accede alla maschera di figura 4 dov'è vengono valorizzate alcune proprietà del
workflow in questione. Oltre i prerequisiti minimi sopra esposti la valorizzazione di alcune delle sue
proprietà sono obbligatorie.
Figura 4 mette in evidenza i campi che consentono la valorizzazione di queste proprietà, alcuni di questi
sono obbligatori e sono messi in evidenza dalle tre frecce rosse e cioè: Supervisori, Nome,
Organigramma.
fig. 4, Definizione proprietà di un workflow tramite la creazione di un nuovo
workflow.
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Workflow
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Apri: tramite il pulsante Apri è possibile accedere alla visualizzazione ed eventuali aggiornamenti di
Workflow già esistenti, l'apertura di un Workflow esistente determina l'abilitazione del gruppo di
funzioni Impostazioni (figura 3) e quindi la possibilità di accedere alle funzioni in esso contenute quali
Organigrammi (nr 11 di fig.3) dove è possibile visualizzare l'organigramma corrente e Impostazioni
generali (nr 10 di fig. 3) consentendo l'inserimento, modifica o cancellazione di Esiti, mansioni e figure
professionali (la cancellazione è consentita esclusivamente se l'elemento che si intente eliminare non è
impiegato in nessun workflow).
Sa lv a : Questa funzionalità consente di salvare tutte le modifiche apportate al workflow e risulta essere
abilitato solo dopo l'apertura di un workflow esistente o la definizione di uno nuovo.
2. Salva metafile.
C onsente il salvataggio di un file immagine di tipo .emf (Enhanced Windows Metafile, formato nativo di
Windows utilizzato per la condivisione della grafica vettoriale), contente il disegno del Workflow
selezionato. Questo file risulta di particolare comodità nel caso sia necessario trasferire lo stesso
workflow su un altro database di ARXivar.
Al momento della stesura della presente guida la gestione dei workflow non è prevista la loro
esportazione verso altri database. L'unico sistema di replica di un singolo processo di workflow è del
tutto manuale. La funzionalità salva metafile vi consente poi di stampare il file .emf avendo poi un
riferimento grafico al processo di workflow originale.
3.Task
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere un nuovo Task ad un workflow, (vedere anche Task).
Oltre l'aggiunta di nuovo task questo pulsante prevede due ulteriori funzionalità che in ordine sono
modifica e cancellazione del task selezionato. Il pulsante Task viene abilitato previo apertura di un
workflow esistente o durante la creazione di un nuovo workflow.
4.Link
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere un nuovo Link al workflow in questione (vedere anche
Link). Il pulsante "Link" oltre all'aggiunta del Link al workflow in questione prevede quattro ulteriori
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410
Guida di ARXivar
funzionalità quali modifica link, elimina link, modifica punto di origine link e punto di
destinazione.
Il pulsante Link viene abilitato previo apertura di un workflow esistente o durante la creazione di un
nuovo workflow.
5.Condizione
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere una nuova Condizione al workflow in questione (vedere
anche Condizione). La funzionalità Condizione è anche chiamata punto di connessione. Il pulsante
C ondizione oltre l'aggiunta di nuovo punto di connessione prevede due ulteriori funzionalità quali
modifica e cancellazione del punto di connessione selezionato.
Il pulsante punto di Condizione viene abilitato previo apertura di un workflow esistente o durante la
creazione di un nuovo workflow.
6.Processi nidificati
Tramite il pulsante processi nidificati è possibile aggiungere al workflow principale altri Workflow di
ARXivar precedentemente creati. I Workflow aggiunti al workflow in fase di progettazione, chiamati
anche "Workflow secondari".
E' possibile suddividere i workflow secondari in due categorie, una prima denominata "Processi
nidificati", la seconda "Processi collegati". La prima è graficamente rappresentabile. In figura 5 è
visibile la forma utilizzata per la sua rappresentazione. La seconda "Processi collegati" a differenza
della prima non è graficamente rappresentabile ed è esclusivamente possibile definire dei workflow
secondari di tipo "Processi collegati" definendo il workflow secondario tramite apposite proprietà
esposte a livello di Link.
Processi nidificati e processi collegati in dettaglio:
Processi nidificati: è corretto paragonare un processo nidificato ad un normale Task in quanto le
successive attività previste dal workflow principale verranno eseguite solo ed esclusivamente al
termine di tutte le attività previste dal workflow secondario di tipo "Nidificato". E' possibile inserire
chiamate a workflow di tipo nidificato esclusivamente tramite il pulsante "Processi nidificati". Un
processo nidificato viene graficamente rappresentato da un rettangolo composto da due bande verticali e
con un'icona rappresentante un orologio.
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Workflow
411
fig. 5, Esempio di processi nidificati e processi collegati.
Processi collegati: E' possibile collegare dei workflow secondari ad un workflow principale
esclusivamente tramite la gestione delle proprietà di un Link (si veda figura 5 parte evidenziata
dalla freccia in rosso). In questo caso il processo collegato viene mandato in esecuzione secondo
quanto definito nelle proprietà del link che lo richiamano. Le modalità per stabilire il collegamento al
workflow secondario sono definibili nella scheda Azioni, sezione "Processi collegati" (si veda
particolare di figura 5). Un workflow secondario di tipo processo collegato non è graficamente
rappresentato in quanto esclusivamente richiamabile da un link e non ferma l'esecuzione del Workflow
principale.
Riassumendo:
Workflow nidificati: esecuzione in modalità asincrona, di conseguenza il workflow principale non
esegue i task successivi fino a completa conclusione di tutte le attività previste dal workflow secondario.
E' possibile collegare dei workflow nidificati esclusivamente tramite l'apposito pulsante "Processi
Nidificati".
Solo i processi di tipo nidificato possono essere graficamente rappresentati.
Processi collegati: esecuzione in modalità sincrona, il workflow principale non deve attendere il
termine del processo collegato. I processi collegati sono esclusivamente richiamabili da un link (si veda
particolare esposto in figura 5).
Un workflow principale quanti sotto workflow può controllare?
In un Workflow e possibile aggiungere quanti processi secondari sia ritenuto necessario. Un workflow
secondario potrà a sua volta contenere ulteriori sotto processi e così via.
Quanto sopra mette in evidenza un ulteriore similitudine del Workflow di ARXivar con le
tecniche di programmazione dove un problema di una certa complessità va suddiviso in
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412
Guida di ARXivar
sotto problemi, facilitandone gestione e mantenimento. Modalità di utilizzo e configurazione di
sotto processi sono largamente esposte nella sezione ad essi dedicata.
7. Pausa
Tramite questo pulsante è possibile programmare una Pausa di una durata configurabile in ore, minuti
e secondi.
Una pausa interrompe l'esecuzione di un intero workflow. E' possibile introdurre una pausa tra il termine
dell'esecuzione di parte o di tutte le attività previste da più task task e l'inizio di attività previste da uno o
più successivi task. Questo significa che una pausa è in grado di gestire più link in entrata e più link in
uscita. Le pause vengono generalmente utilizzate per attendere il termine di operazioni indipendenti ed
esterne al workflow in esecuzione, esempio la disponibilità di informazioni disponibili solo a partire da
una certo orario in poi.
C onfigurazione ed utilizzo delle Pause all'interno dei vostri workflow sono esposte in dettaglio nella
sezione ad esse dedicata.
8.Variabili
Tramite questo pulsante è possibile definire delle variabili da poter utilizzare durante tutta la durata del
processo di workflow. Le variabili qui definite vengono chiamate "Variabili di processo". Le variabili di
processo possono essere valorizzate manualmente dagli esecutori, automaticamente durante le varie
fasi del processo in esecuzione, oppure recuperandone il valore dal contenuto di documento o da risultati
ottenuti da interrogazioni su basi di dati sia esterne che di ARXivar.
Le variabili di processo possono rappresentare i seguenti tipi di dati:
· numerico con segno (separatore delle migliaia non gestito, come separatore di decimali utilizzare
il punto indipendentemente dalla localizzazione del sistema operativo host)
· alfanumerico (stringhe di lettere o numeri ed altri caratteri speciali escluso %)
· Data/Ora (gg/mm/aaaa hh:mm)
· Boolean (True/False)
· Combo (casella combinata di valori alfanumerici)
Le variabili di processo vengono generalmente utilizzate in combinata con le condizioni dove in base al
particolare valore di una variabile sarà possibili stabilire i diversi punti di uscita di un task.
C onfigurazione ed utilizzo delle variabili di processo all'interno dei vostri workflow sono esposte in
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Workflow
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dettaglio nella sezione ad esse dedicata.
9.Timer
Tramite questo pulsante è possibile creare e configurare dei Timer. Un timer è esclusivamente attivabile
tramite apposite proprietà esposte a livello di Link. E' possibile definire il tempo di attesa di un timer nel
formato di giorni, ore e minuti.
Un Timer alla sua scadenza è in grado di inviare mail ed eseguire operazioni lato server quali esecuzione
di file eseguibili, batch e script di vario genere.
I timer sono esposti in dettaglio alla sezione loro dedicata più avanti in questo capitolo.
10.Impostazioni generali
Si veda quanto qui esposto
11.Organigrammi
Si veda quanto qui esposto
12.Sicurezza
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414
Guida di ARXivar
Si veda quanto qui esposto
Vedere anche: Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo)
contenete un
esercitazione che prevede la progettazione di un semplice workflow
Eseguire processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo) viene mostrato come eseguire il
workflow disegnato tramite l'esercizio di Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passopasso)
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
12.2.1 Task
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Task.
Vedere anche: Proprietà task - generali, Proprietà task - Esecutori, Proprietà task - documenti,
Proprietà task - operazioni, Proprietà task - automatismi, Proprietà task - esiti
Premessa
La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Task. Nello specifico
saranno trattati gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di
workflow in questione.
Nota aggiuntiva: C ome potrete facilmente intuire la configurazione di parametri e proprietà esposte da
task e link in più situazioni possono entrare tra di loro in conflitto, spetta a chi progetta workflow evitare
che le diverse configurazioni entrino tra di lo in conflitto. Implementare controlli ad hoc o troppo rigidi
invaliderebbe gli indispensabili concetti astratti tipici dei linguaggi di programmazione.
Che cosa è un Task nei workflow di ARXivar ?
Un task è un elemento del Workflow di ARXivar, la seguente immagine
ne è la rappresentazione
grafica. L'elemento Task rientra tra gli elementi di workflow di maggiore importanza in quanto tramite
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Workflow
415
un'attenta e corretta configurazione delle sue moltecipli proprietà consente un'ottima pianificazione dei
processi aziendali.
Tramite un task è possibile definire le operazioni da eseguire, definirne gli esecutori di tali operazioni
quali: utenti,gruppi di utenti,figure professionali o mansioni ecc.., e tanto altro ancora. Questa sezione
della guida espone nel dettaglio tutti gli elementi/proprietà configurabili tramite l'elemento task.
Come aggiungere un task ad un workflow:
E' possibile aggiungere un nuovo task esclusivamente da ARXivar client - Strumenti - dal gruppo
Workflow cliccare su Designer. Aperta la maschera "Gestione Workflow documentale" potrete
creare un nuovo Workflow oppure modificarne uno già esistente. Per maggiori dettagli si veda "C ome
accedere ad ARXivar designer", è inoltre possibile aggiungere un nuovo task all'istanza di un workflow
in fase di esecuzione, in questo caso, il nuovo task aggiunto sarà esclusivamente presente per quella
specifica istanza del workflow in esecuzione, tale aggiunta non sarà riportata nel workflow
originale.
fig.1, Proprietà strumento task.
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Guida di ARXivar
Definizione di un task
Pulsante per l'aggiunta di un nuovo task al workflow corrente (nuovo o modifica). il pulsante "Task" è individuabile
nella barra multifunzione della maschera "Gestione Workflow documentale" citata nel precedente paragrafo.
Indipendentemente dalla modalità di lavoro, sia che si tratti della creazione di un nuovo workflow o della
modifica di un workflow esistente, la pressione del pulsante task (figura sopra) determina la
visualizzazione della finestra di figura 1 "Proprietà task".
La maschera Proprietà task è organizzata su sei schede denominate:
· Generale
· Esecutori
· Documenti
· Operazioni
· Automatico
· Esiti
Vedere anche: Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo)
contenete un
esercitazione che prevede la progettazione di un semplice workflow
Eseguire processi aziendali con ARXivar Workflow (passo-passo) viene mostrato come eseguire il
workflow disegnato tramite l'esercizio di Progettare processi aziendali con ARXivar Workflow (passopasso)
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12.2.1.1 Task, generali
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Generali
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Workflow
417
Premessa:
Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Generale" della
finestra "Proprietà Task".
fig. 2, Proprietà task - scheda "Generale".
Fase:
Inserire una descrizione ridotta che descriva il task in questione, in particolare le operazioni che
saranno svolte dagli esecutori. Quanto inserito nella casella di testo "Fase:" sarà riprodotto nel
poligono graficamente raffigurante il nuovo task. La forma del poligono è definibile dall'utente secondo
quanto stabilito nella proprietà Forma, più avanti trattata in tutti i suoi dettagli.
Dettaglio:
Inserire una descrizione dettagliata in relazione alle operazioni previste dal task in questione e che
dovranno essere eseguite dagli attori (esecutori) associati a tale task.
Tale descrizione viene utilizzata per dare una prima informazione agli esecutori coinvolti dal task in
questione tramite visualizzazione della stessa. la visualizzazione di quanto inserito in "Dettaglio:" avviene
tramite la finestra Task dell'utente, l'esecutore può visualizzare tale finestra tramite doppio click
sull'elemento interessato selezionabile dall'elenco dei propri task attivi, presente in un apposito
pannello visualizzabile sul desktop di ARXivar. (Per maggiori dettagli si veda il punto "III Esecuzione
delle attività previste dal workflow e stabilirne l'avanzamento" l'argomento è raggiungibile
tramite il seguente LINK).
Nella casella di testo "Dettaglio:" è possibile inserire, oltre a del testo statico, anche dei valori "
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418
Guida di ARXivar
variabili" semplicemente mappando una zona del testo qui inserito con i campi di profilo.
Tale associazione è resa possibile grazie al pulsante
posto a destra della casella di testo. La
pressione di questo tasto consente la selezione di tutti i campi di profilo oppure la selezione delle variabili
di processo (per maggiori dettagli sulle variabili di processo si veda quanto qui esposto), in questo modo
sarà possibile valorizzare parte del testo recuperando i valori dal profilo documentale o direttamente
dalle variabili di processo. Segue un piccolo esempio:
Si potrebbe valorizzare il campo "Dettaglio" con: Verificare la richiesta pervenuta dal cliente %
MI T T ENT E% e indicare il commer.. .. ..
dove %MITTENTE%, a run time la parte di testo racchiusa tra i simboli di percentuale "%" viene
automaticamente sostituita con il nome del mittente. Il valore viene recuperato dal profilo documentale
relativo al documento principale di processo.
ATTENZIONE: si consiglia di evitare l'utilizzo del simbolo % nel campo "Dettaglio:" in quanto, come
sopra specificato, tale valore è utilizzato dal parser per la valorizzazione delle parti variabili del testo qui
indicato.
Durata e attivazione task
gg: hh: mm:
Inserire il tempo necessario stabilito per l'esecuzione del task espresso in gg=giorni, hh=ore e
mm=minuti. In base a quanto definito in gg: hh: mm: il motore del workflow sarà in grado di stabilire la
data e l'ora della scadenza del task stesso. Il conteggio inizia a partire dalla data e ora di ricezione della
notifica di assegnazione task.
Scadenza:
Oltre alle proprietà gg: hh: mm: sopra esposte è possibile definire una scadenza tramite l'utilizzo di una
variabile di processo espressamente definita per tale scopo. Per esempio tale variabile potrebbe venire
valorizzata dal link precedente il task in questione.
Attivazione:
Stesse modalita della proprietà "Scadenza" sopra citata, in questo caso la variabile di processo dovrà
determinare data e orario di attivazione del task.
Anche se il supervisore del task fosse a conoscenza dell'esatto nome assegnato alle variabili di processo
è consigliabile l'utilizzo dell'apposito pulsante
posto alla destra di entrambe le proprietà.
Questo garantisce l'utilizzo di una corretta sintassi (utilizzo e posizionamento di caratteri speciali, in
questo caso '§') utilizzati dal sistema per la valorizzazione delle proprietà. Si ricorda che il designer non
è sempre in grado di rilevare errori di sintassi o di forma. In questo caso un errore di questa natura
potrebbe compromettere l'esatta esecuzione del Workflow. Errori di questa natura non sempre sono di
facile individuazione.
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Workflow
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Modalità operativa
Attendere tutti i Links collegati:
Questa opzione a scelta obbligatoria se selezionata e nel caso il task attivo possedesse più Link in
entrata, quanto stabilito nel task in questione (Operazioni, Esecutori, Azioni ecc..) verrebbe preso in
considerazione solo ed esclusivamente quando tutti i link in vengono eseguiti, solo al verificarsi di questa
condizione gli esecutori previsti riceverebbero relativa notifica di assegnazione task.
Difficilmente vi ritroverete a progettare workflow di questo tipo e per questo motivo la l'opzione di scelta
obbligatoria predefinita è "Procedere al primo Link ricevuto".
Procedere al primo Link ricevuto: (Opzione predefinita)
Funzionalità simile alla precedente "Attendere tutti i Links collegati" tranne che in questo caso,
quanto previsto nel task in questione, viene eseguito al termine di uno dei link collegati.
Istruzioni Operative
C onsente di associare al task in questione del testo contente delle istruzioni operative.
Per selezionare l'istruzione operativa ed associarla cosi al task in questione utilizzare l'apposito pulsante
posto alla destra del campo "Istruzioni operative"
.
C liccando sul pulsante si accede alla maschera per la selezione delle istruzioni operative. Per
impostazione predefinita l'elenco presente nella maschera è vuoto, è possibile inserire nel campo
"Ricerca" parte del nome assegnato all'istruzione operativa e premere il pulsante "Filtro" della maschera
"Ricerca operazioni operative", verranno cosi proposte tutte le voci che soddisfano quanto inserito in
campo "Ricerca", oppure non inserire nessun valore nel campo "Ricerca" e premere il pulsante "Filtro", in
questo modo saranno visualizzate tutte le istruzioni operative precedente inserite.
Selezionare con doppio click l'istruzione operativa desiderata, L'operazione selezionata sarà cosi
associata al task in questione.
Nel campo
"Istruzioni
operative"
della
maschera
"Proprietà
task"
riporterà
l'ID
(codice
identificativo) dell'istruzione operativa selezionata. In questo modo gli esecutori previsti quando
riceveranno il task in questione oltre a quanto definito nel campo Dettaglio del task potranno visionare
le istruzioni operative.
E' possibile associare una sola istruzione operativa per singolo task indipendentemente dal numero
di operazioni previste dal task in questione. Tuttavia, il testo inseribile in una singola istruzione non è
praticamente sottoposto a limiti di inserimento, torna dunque semplice pensare di inserire in una unica
istruzione operativa tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento di tutte le operazioni previste dal
task.
E' possibile riutilizzare un' istruzione operativa per più task e per più workflow creando cosi delle
relazioni uno a molti (un'istruzione operativa associata a molti task).
Creazione, aggiornamento e cancellazione delle istruzioni operative viene esposto in dettaglio nella
presente questa guida al capitolo "Istruzioni".
ATTENZIONE: Il modulo "Istruzioni" per la creazione,aggiornamento e cancellazione delle istruzioni
operative non implementa l'integrità referenziale per la relazione "Istruzione operativa" e "Task", di
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420
Guida di ARXivar
conseguenza non esistono vincoli per la cancellazione di istruzioni operative associate a task, in questo
caso i workflow interessati continueranno a funzionare ma tutti i task precedentemente associati
all'istruzione operativa eliminata ne risulteranno privi.
Priorità:
Tramite la casella combinata "Priorità:" E' possibile assegnare un livello di priorità al tasktra tre livelli
disponibili, "NORMALE, MEDIA, ALTA".
Grafica
Forma:
La casella combinata "Forme" consente di selezionare l'aspetto grafico da assegnare al task in questione.
La casella combinata contiene ben 42 differenti poligoni che potrete selezionare per dare un significato
visivo ai vostri task.
Le forme selezionabili comprendono praticamente tutte le forme comunemente utilizzate nel disegno di
flowchart (diagrammi di flusso). Seguono alcuni esempi di elementi di flowchart (tra i più comunemente
utilizzati), comprensivi della descrizione che dovrete selezionare dalla casella combinata "Forma" per
ottenere la relativa rappresentazione grafica.
Nota: La forma selezionata non ha nessuna influenza sulle proprietà del task in questione. il
significato della forma è puramente visiva e non implementa metodi proprietari esclusivamente
associabili al tipo forma/elemento selezionato.
Il designer-workflow di ARXivar stabilisce il significato associato al singolo elemento di flowchart
indipendentemente dalla sua forma grafica, il significato di ogni singolo elemento avviene per
configurazione e valorizzazione di parametri e proprietà.
Gli elementi configurabili di un workflow di ARXivar sono: Task, Link, Condizione, Processi collegati
, Pausa, Variabili e Timer, tutti questi elementi, escluso "Variabili" e "Timer" possono subire
modifiche ed aggiustamenti da parte dell'utente.
L'unico elemento che consente all'utente di modificarne la forma grafica è l'elemento Task i rimanenti
elementi aventi una rappresentazione grafica possono subire modifiche relative a dimensione e colori
(sfondo e testo). L'elemento Link avrà sempre il colore predefinito blue, può ottenere il colore rosso
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Workflow
421
quanto tramite il Link vengono attivati dei timer. Le sue proprietà grafiche modificabili possono essere
lunghezza, angolazione, punto di partenza e punto di arrivo.
Colore testo:
Tramite il pulsante
posto alla destra del campo "Colore testo" è possibile visualizzare la classica
finestra di dialogo per la selezione del colore da utilizzare per il testo visualizzato all'interno del task. E'
importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore sfondo",
ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico
rappresentante il task risulterebbe illeggibile.
Il colore predefinito è un Blue scuro.
Font:
Tramite il pulsante
posto alla destra del campo "Font" è possibile visualizzare la classica finestra di
dialogo per la selezione del tipo carattere da applicare al testo visualizzato all'interno del task in
questione, vi sarà possibile stabilire tipo carattere, stile e dimensione.
Allinea:
Tramite l'apposita casella combinata è possibile stabilire la posizione desiderata del testo visualizzato
all'interno del task in questione.
Colore sfondo:
Tramite il pulsante
posto alla destra del campo "Colore sfondo" è possibile visualizzare la classica
finestra di dialogo per la selezione del colore da associare allo sfondo della forma grafica utilizzata per il
task. E' importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore testo",
ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico
rappresentante il task risulterebbe illeggibile.
Il colore predefinito è un Giallo.
Icona task
Tramite la pressione del pulsante cambia è possibile selezionare da un elenco predefinito di Icone,
l'icona da associare al task in questione.
Elimina storia Task:
Questa casella di controllo, se selezionata determina la cancellazione tracciabilità task.
Il motore del workflow di ARXivar mantiene uno storico per ogni singolo task contenete una serie di
informazioni quali: Stato del task, data e ora di inizio, Nome assegnato al task, Utente esecutore, Data e
ora di prevista scadenza, data e ora di fine task, esito di conclusione, il codice che identifica in maniera
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Guida di ARXivar
univoca il singolo task, eventuali revisioni documento principale di processo e la descrizione dettagliata
del task.
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12.2.1.2 Task, esecutori
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Esecutori
Premessa:
Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Esecutori" della
finestra "Proprietà Task", si veda figura 2.
fig. 3, Proprietà task - scheda "Esecutori".
Tramite la scheda Esecutori è possibile definire gli esecutori del Task in questione, cioè gli utenti di
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Workflow
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ARXivar che dovranno eseguire le operazioni previste dallo specifico task.
Membri:
E' un elenco atto a contenere l'elenco degli esecutori del task corrente.
Assegnazione di Utenti, mansioni, figure professionali o utenti speciali
Tramite questo pulsante è possibile includere nell'elenco Membri gli esecutori (chiamati anche
a tto r i) del task corrente. L'aggiunta degli esecutori avviene tramite questo pulsante avviene tramite la
selezione dell'elemento interessato dalla maschera "Seleziona utente" mostrata nell'immagine qui sotto
mostrata.
particolare elenco categorie utenti
selezionabili.
Tramite la maschera seleziona utente è possibile selezionare l'esecutore o esecutori dagli utenti di
ARXivar in questo caso suddivisi in quattro differenti categorie quali:
· Categoria Utente: Questa categoria consente di selezionare uno o più esecutori tramite
selezione nome utente di ARXivar, la selezione dell'utente desiderato avviene trami un semplice
click sull'utente desiderato e successiva pressione del pulsante "C onferma". E' possibile effettuare
delle selezioni multiple (più utenti contemporaneamente) semplicemente unendo al click del
pulsante sinistro del mouse la pressione del pulsante CTRL. Tasto sinistro del mouse + CTRL
consente una selezione multipla degli utenti secondo un ordine stabilito dall'operatore, sostituendo
il pulsante CTRL al pulsante SHIFT (maiuscola) la selezione multipla sarà ti tipo sequenziale
comprensiva del primo all'ultimo nominativo selezionato.
· Categoria Mansione: Questa categoria consente di selezionare la o le Mansioni ed assegnarla/le
come esecutrice del task, (per sapere cosa sia una mansione e come viene definita si veda quanto
qui esposto). Le modalità di selezione sono identiche a quanto esposto sopra in "C ategoria
Utente". Nel caso la categoria mansioni risultasse non espansa vi sara sufficiente cliccare sul
seguente pulsante
.
Quando la proprietà "Esecutore" del task viene valorizzata da una mansione tutti gli utenti
appartenenti alla
mansione
selezionata
riceveranno
notifica
relativa
all'assegnazione
del
particolare task. Il primo utente che porterà a termine tutte le operazioni previste dal Task
(conclude il task), ne determina la chiusura anche per tutti gli altri utenti appartenenti alla stessa
mansione.
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· Categoria Figura Professionale: Questa categoria consente di selezionare la o le figure
professionali ed assegnarla come esecutrice del task (per maggiori informazioni relative al "figura
professionale" si veda quanto qui esposto).
Le modalità di selezione sono identiche a quanto esposto in "Categoria Utente" (s i veda poco s opra penultimo paragrafo).
Nel caso la categoria figura professionale risultasse non espansa sarà
sufficiente cliccare su
, esplodendo Categoria: Figure professionali vi sarà dunque possibile
selezionare la figura professionale desiderata.
Diversamente da quanto avviene con esecutori appartenenti ad una Mansione, gli utenti facenti
parte della figura professionale non saranno automaticamente chiamati ad eseguire le attività
previste dal task, nel caso di figura professionale tra gli utenti appartenenti alla figura impostata
come esecutore del task solo uno sarà chiamato ad eseguire le attività previste, tale utente può
deve essere selezionato automaticamente previo apposita configurazione lato Link oppure
selezionato dall'utente quale esecutore del precedente task. Nel caso fosse assegnata una figura
professionale al primo task dell'intero workflow la selezione dell'utente esecutore deve essere
impostato sul primo link, in caso contrario nessuna entità sarà in grado di eseguire tale selezione,
la notifica "Hai nuovi task" sarà per valore predefinito inviata allo User-Process (si veda sotto
categorie speciali).
Dunque una figura professionale in realtà mette a disposizione un gruppo di utenti, solo uno di
questi dovrà essere l'esecutore effettivo.
L'esecutore
può
essere
valorizzato:
automaticamente
grazie
una
funzionalità
specifica
dell'elemento di workflow chiamato link (in questo caso il link precedente al task in questione),
oppure manualmente da un operatore previo una specifica operazione configurabile tramite
un'apposita proprietà del gruppo "Operazioni task" qui esposta.
· Categoria Speciale: Questa categoria rende possibile assegnare il task a tre diversi esecutori
logici quali: lo User-Process, oppure il Sub-Process o il Sup-Process.
Le tre figure hanno il seguente significato:
- User-Process: Fa riferimento all'utente che ha avviato il processo. ARXivar considera un
operatore come "Utente che ha avviato il processo" nei seguenti casi:
1. In ARXivar C lient da pannello "Risultati di ricerca", previo selezione del documento
desiderato, l'utente esegue il comando "Workflow > Avvia nuovo processo di Workflow".
2. L'utente esegue da ARXivar C lient un'archiviazione di un documento, qualsiasi sia la
modalità utilizzata per l'archiviazione se la tipologia documentale assegnata è associata ad un
evento di workflow del tipo "Assegna il tipo di documento", l'utente che esegue l'archiviazione
sarà lo User-Process di tutti i processi di workflow cosi scatenati (in questo caso il nome utente da
abbinare allo Us e r -P r o ce s s viene recuperato dal nome utente di Login ad ARXivar).
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3. Tutte le modalità di importazione documenti (si veda SDK, Spool Recognition Pro ecc...)
richiedono come parametro obbligatorio un nome utente di ARXivar valido, l'utente cosi
indicato diventa lo User-process per eventuali workflow cosi scatenati.
- Sup-Process: Fa riferimento diretto all'organigramma associato al particolare workflow (per
"Organigramma" si veda quanto qui esposto). L'esecutore Sup-Process è l'utente di livello/
organigramma immediatamente superiore al livello/organigramma occupato dall'esecutore del
task precedente.
- Sub-Process: Fa riferimento diretto all'organigramma associato al particolare workflow (per
"Organigramma" si veda quanto qui esposto). L'esecutore SUB-Process è l'utente di livello/
organigramma immediatamente inferiore al livello/organigramma occupato dall'esecutore del
task precedente.
Un esempio, un workflow per la gestione richiesta permesso ferie:
Esecutore assegnato al primo task è "User-Process". L'utente m.rossi seleziona il modulo
ARXivar di richiesta ferie; compila profilo e parti libere del modulo di richiesta ferie.. all'atto
della archiviazione, l'utente m.rossi automaticamente scatena il workflow "Gestione richiesta
permesso ferie". L'utente m.rossi in questo scenario è impersonato come User-process...
Essendo una richiesta ferie dovrà essere convalidata da un suo superiore, dunque l'esecutore del
Task di convalida richiesta ferie dovrà esse impostato come Sup-Process, cioè l'utente che
a livello di organigramma risulta essere il diretto superiore dell'utente Signor Mario Rossi.
Alcune considerazioni:
Associare come esecutori di un determinato task, direttamente uno o più utenti, come per esempio viene
mostrato nella seguente immagine:
dov'è sono stati selezionati tre utenti "01\Bruno, 01\Marco e 02\Mario", piuttosto che optare per la
selezione di una figura professionale o, come mostrato nella successiva immagine:
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di una mansione, nel caso la vostra organizzazione subisca un cambio del personale (dimissioni, cambi
struttura o di ruoli ecc..) potrebbe richiedere una modifica di tutti i task coinvolti da tale modifica.
Esempio: l'utente m.rossi è stato selezionato come esecutore in enne task di enne Workflow. l'utente m.
rossi cambia mansione oppure presenta le sue dimissioni, è facile intuire che tutti i workflow dove
l'utente m.rossi risulta come esecutore andrebbero modificati secondo le seguenti modalità:
Come prima operazione: Individuare tutti i workflow coinvolti da tale variazione, apportare
l'opportuna modifica sostituendo l'esecutore m.rossi con un altro utente.
Come seconda: Aggiornare tutte le singole istanze dei Workflow coinvolti e apportare, come sopra,
l'opportuna modifica.
Per questo motivo, ovviamente dove possibile, si consiglia di fare uso di Mansioni e figure
professionali.
Assegnando come esecutore/i del task mansioni o figure professionali, il verificarsi di uno o più
cambi struttura all'interno della vostra organizzazione, vi sarà possibile aggiornare tutti i workflow
semplicemente modificando mansioni e figure professionali coinvolte da un'eventuale cambio struttura
organizzativa. Le modifiche apportate a Mansioni o figure professionali, a differenza di una cancellazione
o cambio utente, hanno la capacità di ripercuotersi automaticamente su tutti i task compresi quelli già
avviati..
Per maggiori dettagli sulle Mansioni (configurazione e utilizzo) si veda quanto qui esposto, per "Figure
professionali" fare click sul seguente Link. Ulteriori approfondimenti in Mansioni e figure professionali..
Assegnazione di Utenti da organigramma
Tramite questo pulsante potrete selezionare gli utenti direttamente da organigramma, la selezione
da organigramma è semplice ed intuitiva, si veda l'immagine successiva, dove è sufficiente espandere i
differenti rami dell'organigramma e selezionare l'utente desiderato ed assegnarlo quindi come esecutore
del task.
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Cancellazione di un elemento
Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'elemento selezionato dall'elenco membri esecutori.
Attivazione automatismi per esecutori task.
Sulla parte destra della scheda "Esecutori" della maschera "Proprietà task" è possibile abilitare una
serie di automatismi che verranno presi in considerazione dal motore di workflow al momento
dell'esecuzione del task in questione. Il particolare mostrato nella successiva immagine mette in
evidenza le caselle di controllo selezionabili per la loro attivazione.
Notifica per mail SMTP agli esecutori:
Selezionando questa casella di controllo, il motore di Workflow invia la notifica relativa all'assegnazione
del task in questione. Questo automatismo richiede una corretta configurazione di un server SMTP lato
ARXivar Server. Inoltre gli esecutori del task in questione devono possedere un indirizzo e-mail valido.
E' possibile assegnare un indirizzo e-mail tramite gestione Utenti e gruppi (ARXivar Server) secondo
quanto qui esposto.
Selezione esecutore in base alla lista:
La selezione di questa casella attiva la possibilità di selezionare da un'apposita lista quale "Utente"
dovrà eseguire il task in questione. La lista viene creata recuperando tutti gli elementi di tipo utente
assegnati come esecutori al task in questione.
Gli utenti chiamati a dover eseguire tale selezione possono essere:
· Gli utenti che rientrano tra gli esecutori di un task con "Selezione esecutore in base alla lista
" attivata.
· Gli utenti che scatenano un processo di workflow dove il primo task abbia "Selezione esecutore
in base alla lista" attivata.
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Nel caso l'utente chiamato ad eseguire tale selezione dovesse chiudere la lista degli utenti candidati
all'esecuzione del particolare task, quindi senza operare una scelta, in questo caso il task in questione
sarà assegnato all'utente Admin.
Selezione esecutore in base all'organigramma:
Simile a "Selezione esecutore in base alla lista", ovviamente l'elenco degli utenti candidati
all'esecuzione di tale task saranno utenti appartenenti all'organigramma e nel caso di mancata
assegnazione il task in questione sara assegnato all'utente di livello più alto nell'organigramma.
Richiesta di Presa in carico:
Selezionando questa casella di controllo, gli esecutori associati al task corrente potranno decidere di
prendersi in carico tutte le operazioni previste dal task stesso. Il primo utente che effettuerà tale scelta
diventerà unico esecutore del task in questione, i rimanenti esecutori saranno automaticamente sgravati
da qualsiasi attività prevista.
Richiesta password alla conclusione task:
Questa funzionalità, se attivata, richiede l'inserimento della password dell'utente di ARXivar.
Quando l'esecutore, una volta concluse tutte le attività richieste dal task in questione procede alla sua
conclusione, il motore del Workflow procederà con la richiesta di inserimento password. L'esecutore per
poter concludere il task dovrà cosi inserire la propria password del suo utente ARXivar. Questo
garantisce che le operazioni previste dal task siano state effettivamente eseguite dall'utente definito
come esecutore del task, in caso di mancato inserimento password o password errata non è possibile
concludere il task in questione.
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12.2.1.3 Task, documenti
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Documenti
Premessa:
Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Documenti" della
finestra "Proprietà Task".
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Workflow
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Quanto esposto nella presente sezione di guida, riguarda la configurazione delle operazioni e relative
proprietà previste dal task tramite la scheda "Documenti" (particolare mostrato dalla figura sopra
visualizzata). La scheda "Documenti" contiene quattro caselle di controllo tramite le quali è possibile
attivare una serie di funzionalità (che saranno esposte in dettaglio più avanti nella corrente sezione delle
guida).
Tramite i pulsanti sopra evidenziati è possibile aggiungere, modificare o eliminare le operazioni
previste dal task in questione.
Le operazioni qui definite si traducono in attività che gli esecutori saranno chiamati a svolgere
interagendo con il o i documenti del workflow. In oltre, la configurazione di queste attività prevede
l'aggiunta al workflow in questione di ulteriori documenti al workflow in questione. C ome più avanti
esposto, vedremo come sarà possibile sostituire il documento principale di workflow con un nuovo
documento. Il Documento cosi promosso a nuovo "documento principale di workflow" può essere un
nuovo documento oppure un documento già archiviato in ARXivar.
La scheda documenti in dettaglio
Tramite la scheda documenti è possibile definire da una a più operazioni visualizzate per descrizione
nell'unica lista della scheda "Documenti"
Tramite questo pulsante è possibile apportare delle modifiche all'operazione selezionata, mentre la
pressione del seguente pulsante
si procederà alla cancellazione dell'operazione selezionata.
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 4 tramite la quale è possibile
definire proprietà e funzionalità relative ad operazioni effettuabili sui documenti di processo.
Quanto segue rispetta la struttura della maschera mostrata in figura 4, troverete cosi gli argomenti
relativi ad azioni esposti in sezioni quali: sezione "Azione", sezione "Modalità di input file", "Tipo
documento", "Opzioni", "Relazione tra documenti", mentre gli argomenti relativi a funzionalità
automaticamente gestite dal task saranno esposti singolarmente per singola funzionalità.
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Guida di ARXivar
Sezione "Azione"
Nuovo documento:
Selezionando la casella di controllo "Nuovo documento" l'esecutore del task sarà chiamato ad
aggiungere al workflow corrente un nuovo documento. il documento andrà aggiunto al workflow corrente
secondo le modalità stabilite in "Modalità di input file", che potranno essere tutte selezionate. Nel
caso il task in questione preveda tutte le modalità di input file possibili, cioè l'esecutore potrà aggiungere
un nuovo documento di workflow sia da Modello, sia da File System, sia da Scanner o tramite Web
Service, l'utente in questione potrà selezionare dall'elenco attività la modalità di acquisizione a lui più
congeniale.
Documento già archiviato:
Selezionando la casella di controllo "Documento già archiviato", l'esecutore sarà chiamato ad
aggiungere al workflow corrente un nuovo documento. Il documento da aggiungere al Workflow
corrente, essendo un documento già archiviato (un documento di ARXivar) va selezionato dalla finestra
risultati di ricerca e quanto stabilito in "Modalità di input file" (si veda paragrafo successivo) non avrà
nessun effetto.
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Workflow
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fig. 4, proprietà e funzionalità previste per le operazioni sui documenti gestiti dal
workflow.
Sezione "Modalità di input file"
Nota: Anche se a prima vista, le quattro modalità di input file qui configurabili possono sembrare tra di
loro incompatibili, in realtà è possibile optare per una selezione completa di tutte e quattro le differenti
opzioni. All'esecutore verrà data la possibilità di scegliere tra le quattro diverse modalità quella a lui più
congeniale.
Modello:
Tramite la casella combinata "Modello:" è possibile stabilire che la modalità di aggiunta documento
avvenga tramite il modulo di ARXivar qui selezionato.
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Un modulo di ARXivar consiste in documenti di Word o Excel (Microsoft Office o OpenOffice) aventi una
struttura predefinita, esempio Modulo richiesta ferie, modulo richiesta prelievo materiale di cancelleria,
modulo offerta cliente ecc..
La casella combinata contiene tutti i modelli di ARXivar fino a quel momento disponibile.
File system
Questa casella di controllo se selezionata darà la possibilità all'esecutore di poter selezionare il
documento da aggiungere all processo corrente previo selezione del documento da file system.
Scanner
Se selezionata consente l'aggiunta del nuovo documento direttamente da scanner. Questa opzione risulta
compatibile con la modalità di input file "File system" quindi è possibile selezionare entrambe le
modalità.
Web Service
Se selezionata l'aggiunta del nuovo documento avverrà tramite apparecchi multifunzione quali scanner,
stampanti ecc.. provvisti della funzionalità Touch panel. Questa modalità richiede che l'apparecchiatura
multifunzione risulti compatibile con il prodotto TPX (richiedere elenco marche delle multifunzione
compatibili al proprio rivenditore ARXivar, TPX è un applet java appositamente scritto per ARXivar).
Sezione "Tipo documento"
Tramite le tre opzioni a scelta obbligatoria mostrate sopra è possibile stabilire le seguenti regole:
Principale del processo
Se selezionata, fa in modo che il documento coinvolto dal task in questione diventi il documento
principale di processo. Se nel momento dell'esecuzione del task in questione, vi fosse già definito un
documento principale, quest'ultimo verrà automaticamente subclassato a documento secondario.
Secondario di processo
Se selezionata promuove come "Secondario di processo" il documento coinvolto dal task in
questione.
Allegato al processo
C ome "Secondario di processo" in questo caso il documento coinvolto sarà considerato come
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Workflow
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documento in allegato al processo in corso.
Che cos'è il documento principale di processo
Il documento principale di processo è il documento verso il quale il workflow fa diretto riferimento
per il recupero delle informazioni necessarie alla corretta programmazione e gestione del workflow
stesso e delle attività da esso previste.
Queste informazioni vengono recuperate dal profilo documentale associato al documento principale di
processo o/e dal contenuto del documento stesso, le informazioni cosi recuperate potranno essere cosi
utilizzate per la valorizzazione di variabili e proprietà del processo (per ulteriori dettagli si veda quanto
esposto in "Esempio introduttivo", l'esempio introduttivo contiene un semplice workflow a scopi didattici
ed introduttivi, avente lo scopo di avvicinare l'operatore preposto alla progettazione di workflow alle
logiche di flusso esecutivo e decisionale del motore di workflow di ARXivar).
Un workflow non può essere eseguito senza la presenza di un documento (si veda eseguire un workflow
e argomento Eventi).
Il documento principale di processo inizialmente è il documento tramite il quale è stato avviato un
workflow, in realtà e già dal primo task, il documento principale potrebbe essere declassato a
documento secondario, questo
è
reso
l'obbligatorio documento principale,
possibile
esclusivamente
se
il workflow
prevede, oltre
l'aggiunta di altri documenti, detti documenti secondari di
processo, si veda sezione "Tipo documento" di figura 4.
Un Workflow può gestire un unico documento principale per volta ed 'enne' documenti secondari di
processo.
Nota: il numero massimo di documenti secondari gestibili da un unico workflow (escludendo quindi
eventuali processi nidificati) è di 999.
Sezione "Opzioni"
Seleziona invio fax/mail:
Questa funzionalità ha effetto solo su documenti secondari o allegati di processo. Se selezionata marca
e predispone così il documento/i in questione, (sia che si tratti di documento secondario o allegato di
processo), per l'invio dello stesso.
Il documenti cosi selezionati verranno successivamente inviati ai destinatari del profilo documentale dei
documenti in questione (l'invio avviene tramite apposita funzionalità gestita dall'elemento di workflow
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Guida di ARXivar
denominato Link e trattato nel prossimo capitolo).
C ome specificato nel capitolo dedicato all'elemento Link, vedremo che l'invio prevede tre differenti
modalità, invio per e-mail o per Fax oppure in entrambe le modalità. Nel caso di utenti interni, l'indirizzo
mail utilizzato per l'invio è quello indicato in Indirizzo e-mail si veda figura 1 in C onfigurazione Utenti e
Gruppi - Scheda (Mail), mentre per l'invio via Fax il numero di fax utilizzato è quello riportato in "
Numero fax int:" si veda figura 1 sempre in C onfigurazione Utenti e Gruppi - Scheda (Mail).
Nel caso il destinatario di profilo di documenti cosi selezionati non fosse un utente di ARXivar ma un
contatto di rubrica per l'invio di mail o fax saranno utilizzati indirizzi mail e numeri di fax registrati in
rubrica.
Copia nel buffer di modifica:
Se selezionata tutte le modifiche apportate al documento non saranno visibili nel documento archiviato in
ARXivar. Questa funzionalità torna particolarmente utile nel caso siano previste delle modifiche al
documento in questione. Selezionando questa opzione, l'operatore potrà apportare modifiche al
documento in più step senza generare una nuova revisione dello stesso ad ogni suo salvataggio.
Questa funzionalità è disponibile esclusivamente se il documento risulta essere il principale di processo.
Obbligatorio:
Se selezionato tutte le attività previste saranno obbligatorie. L'esecutore non potrà concludere il task
senza terminare le attività qui previste.
Sezione "Relazioni tra documenti"
Oltre alle azioni e funzionalità fin'ora esposte tramite le caselle di controllo sopra mostrate è possibile
relazionare ed/o associare il documento aggiunto al workflow in questione al documento principale del
processo secondo le funzionalità messe a disposizione dalla sezione "Relazioni tra documenti".
Associa al documento principale del processo:
Se selezionata, come dice la descrizione, il documento cosi aggiunto verrà associato al documento
principale di processo. Questa funzionalità può essere selezionata in copia alla funzionalità "Relaziona al
documento principale di processo".
Relaziona al documento principale del processo
Se selezionata, come dice la descrizione, il documento cosi aggiunto sarà relazionato al documento
principale di processo. Questa funzionalità può essere selezionata in copia alla funzionalità "Associa al
documento principale di processo". La relazione qui stabilità potrà avere il livello di gerarchia stabilito
tramite la successiva opzione a scelta obbligatoria come figlio del documento principale di processo o
come padre dello stesso.
Come figlio o Come padre
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Questa opzione a scelta obbligatoria stabilisce il livello di gerarchia per la relazione tra documento
aggiunto ed il documento principale di processo. Sarà dunque possibile stabilire se il nuovo documento
aggiunto al workflow risulti come padre del documento principale di processo oppure come figlio.
Altre funzionalità
Descrizione operazione:
Inserire un campo descrittivo relativo all'operazione da eseguire. Quanto qui inserito consente di
identificare le varie operazioni previste su documenti, inoltre la stessa descrizione viene utilizzata
nell'elenco delle operazioni che l'esecutore dovrà eseguire.
Classe documento:
E' possibile selezionare la classe da utilizzare per la profilazione del documento che sarà cosi aggiunto al
workflow in questione.
Definizione associazione campi da variabili:
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla procedura che vi consentirà di valorizzare delle
variabili di processo a vostra scelta. La valorizzazione avviene tramite l'associazione dei campi di profilo
del documento in questione e le variabili di processo previste dal workflow in questione. La procedura
non esegue nessun controllo sui tipi dato, vi sarà dunque possibile associare una campo di profilo, per
esempio di tipo data/ora ad una variabile di processo di tipo numerico, ovviamente associazioni a tipi
dati diversi saranno origine di errori durante l'esecuzione del workflow. Sarà cura del supervisore del
workflow creare associazione corrette tra C ampi di profilo (comprensivi di campi aggiuntivi) e variabili di
processo.
Inserisci in associazione:
E' possibile selezionare un campo da utilizzare come valore per definire delle associazioni tra documenti,
Tramite questo pulsante vi sarà possibile selezionare una variabile di processo utilizzando il
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Guida di ARXivar
valorizzare da essa rappresentato per definire il campo di associazione.
Inserisce in fascicolo:
C onsente di definire una struttura di fascicoli, le modalità di configurazione sono identiche a quanto
esposto in Tipologie e classi documentali - Scheda (Generale) sezione fascicoli.
Nota aggiuntiva: Prima di procedere con la definizione di una nuova struttura di fascicolazione è
necessario salvare il task in questione, una struttura di fascicolazione richiede che il task sia già presente
come entità reale all'interno del workflow, in caso contrario le definizioni di strutture di fascicolazione non
saranno salvate. La relazione tra task e strutture di fascicolazione è di uno a molti è quindi possibile
creare più strutture di fascicolazione con un singolo task tramite il pulsante:
.
Funzionalità aggiuntive
Oltre a quanto sopra esposto la scheda "Documenti" della maschera proprietà task prevede altre quattro
funzionalità aggiuntive
Accesso in scrittura sul documento principale:
Se selezionata l'esecutore potrà apportare modifiche al documento principale di processo e creare cosi
delle revisioni.
Consenti modifica profilo:
Se selezionata all'esecutore sarà consentito apportare modifiche al profilo del documento principale di
processo.
Inserire manualmente in fascicolo:
Se selezionata l'esecutore potrà procedere alla fascicolazione manuale dei documenti di processo.
Crea nuova memo:
Se selezionata richiede all'esecutore l'inserimento di una ARXivar Memo, l'esecutore dovrà indicare il
destinatario.
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12.2.1.4 Task, operazioni
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Operazioni
Premessa:
Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Operazioni" della
finestra "Proprietà Task".
Quanto configurabile tramite la scheda "Operazioni" si traduce in operazioni/azioni che l'esecutore/i
saranno chiamati ad eseguire prima di concludere il task. C ome vedremo alcune operazioni risulteranno,
per impostazione predefinita, essere obbligatorie; quando un'operazione risulta essere obbligatoria
l'esecutore disegnato per lo svolgimento di tali attività non potrà concludere il task senza aver prima
portato a termine tale attività.
fig. 5, Proprietà task - scheda "Operazioni".
Sezione "Figure professionali"
C onsente di definire operazioni atte alla valorizzazione manuale di figure professionali (è possibile
automatizzare la valorizzazione di figure professionali tramite metodi esposti dall'elemento di workflow
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Link presentato nel prossimo paragrafo). La relazione tra task ed richiesta di valorizzazione di "Figure
professionali" è uno a molte. Anche se difficilmente vi ritroverete a dover effettuare richieste di questo
tipo (le particolari attività previste difficilmente coinvolgeranno figure professionali differenti); tuttavia
una relazione di questo tipo consente di poter richiedere all'esecutore previsto dal task di valorizzare
anche più di una figura professionale tramite la configurazione di un unico task.
Descrizione:
Quanto qui inserito diventerà l'etichetta generica da associare alla o alle operazioni di richiesta
valorizzazione figura professionale, per esempio "Selezione figura professionale", (la lunghezza
massima consentita è di 50 caratteri alfanumerici).
Tuttavia è possibile definire da una a più operazioni relative alla valorizzazione di figure professionali, in
questo caso il campo Descrizione sarà ripetuto per ogni operazione creata tramite il seguente pulsante:
tramite questo pulsante è possibile definire una nuova operazione per la richiesta di valorizzazione
di una figura professionale. C liccando su di esso si accede alla maschera denominata "Elenco figure
professionali". La maschera mostra l'elenco completo di tutte le figure professionali create tramite
l'apposita procedura "C onfigurazione delle figure professionali". Sarà sufficiente selezionare la figura
professionale desiderata e cliccare sul pulsante conferma (pulsante evidenziato nell'immagine sotto),
inoltre, nel caso il task in questione preveda, tramite gli appositi link, più punti di uscita sarà possibile
abbinare all'operazione di scelta "Figura professionale" anche l'esito (si veda immagine sotto) istruendo
cosi il motore di Workflow quale flusso esecutivo seguire.
L'operazione di richiesta di valorizzazione della figura professionale è per impostazione predefinita
obbligatoria, l'esecutore del task non potrà concludere il task stesso senza avere prima valorizzata la
figura o figure professionali come da programmazione task.
Non è prevista la possibilità di modificare un'operazione di tipo richiesta valorizzazione "figura
professionale", in caso di errore dovrete prima procedere alla sua cancellazione, quindi definire
nuovamente l'operazione.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'operazione selezionata.
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Workflow
439
Sezione "Variabili di processo"
Questa sezione consente di definire operazioni relative alla valorizzazione manuale delle variabili di
processo da parte dell'esecutore chiamato ad eseguire le operazioni previste dal task in questione, (è
possibile automatizzare la valorizzazione delle variabili di processo tramite metodi esposti dall'elemento
di workflow Link presentato nel prossimo paragrafo). Il tipo di relazione tra task e valorizzazione delle "
Variabili di processo" è uno a molte, è possibile dunque richiedere all'esecutore previsto di valorizzare
più variabili di processo tramite quanto definito nel task in questione.
Descrizione:
Quanto qui inserito diventerà l'etichetta generica da associare alla o alle operazioni di richiesta
valorizzazione Variabile di processo, per esempio "Valorizza variabili di processo", (la lunghezza
massima consentita è di 50 caratteri alfanumerici).
Tuttavia è possibile definire da una a più operazioni relative alla valorizzazione di "Variabili di
processo", in questo caso il campo Descrizione sarà ripetuto per ogni operazione creata tramite il
seguente pulsante:
Nuova valorizzazione:
Tramite questo pulsante è possibile inserire l'operazione relativa alla richiesta di valorizzazione di una
variabile di processo. L'esecutore del task in questione, oltre altre possibili attività previste dallo stesso
task, si ritrovera' a dover valorizzare la variabile di processo qui indicata.
Tramite il pulsante sopra indicato è possibile selezionare dall'elenco variabili di processo la variabile che
l'esecutore dovrà manualmente valorizzare.
Elimina richiesta di valorizzazione:
Tramite questo pulsante è possibile eliminare l'operazione selezionata.
Ordine di inserimento:
Nel caso l'esecutore sia chiamato a valorizzare più di una variabile di processo, tramite questi due
pulsanti
è possibile stabilire l'ordine di visualizzazione dei campi di input per l'inserimento dei
valori da assegnare alle rispettive variabili di processo. Sarà sufficiente selezionare dall'elenco
visualizzato nell'immagine sopra e tramite i pulsanti stabilire l'ordine di inserimento.
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440
Guida di ARXivar
Valorizzazione obbligatoria:
Tramite questo pulsante è possibile dichiarare l'operazione di valorizzazione della di una o più variabili di
processo qui previste. Quando le richieste di Valorizzazione dell variabili di processo risultano cosi
marcate (si prenda come esempio la richiesta di valorizzazione della variabile nVa lue mostrata
nell'immagine poco sopra) l'esecutore non potrà concludere il task senza prima assegnare un valore alle
variabili.
R e g o le d i v a lid a z io ne :
Tramite questo pulsante è possibile aggiungere delle regole sulle quali basi è possibile stabilire
l'obbligatorietà
della
valorizzazione
della
variabile,
(funzionalità
poco
utilizzata
ma
comunque
disponibile).
Sezione "Comandi"
La sezione comandi permette di definire file eseguibili quali programmi o procedure batch che l'esecutore
sarà chiamato ad eseguire. Grazie alle variabili di processo è inoltre possibile valorizzare in modo sicuro
eventuali parametri da dover passare come argomento alle procedure esterne ad ARXivar.
Tramite questo pulsante si accede alla maschera "C omandi", dov'è possibile definire quanto segue:
· Inserire una descrizione in riferimento al comando che l'esecutore dovrà eseguire.
· Tramite un apposito pulsante è possibile sfogliare il File System e selezionare cosi quale procedura
batch o quale programma l'esecutore dovrà eseguire.
· Tramite un secondo pulsante è possibile accedere a campi di profilo o variabili di processo ed
utilizzare cosi il valore in essi contenuto da passare come argomento al comando da eseguire.
· Tramite due caselle di controllo, la prima "Attende conclusione comando", la seconda "
Esecuzione obbligatoria".
La prima se selezionata determina il comportamento del flusso esecutivo del singolo task, cioè
stabilisce se il task in questione potrà procedere immediatamente a operazioni successive
o
dovrà attendere il termine dell'esecuzione del comando cosi impartito. La seconda, se selezionata
determina che l'esecuzione del comando o dei comandi è di tipo obbligatorio, in questo caso
l'esecutore potrà procedere alla conclusione del task a lui assegnato solo ed esclusivamente dopo
aver eseguito tutti i comandi di tipo obbligatorio.
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Workflow
441
Questo pulsante consente di modificare quanto precedentemente predisposto.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare la predisposizione di un comando.
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12.2.1.5 Task, automatismi
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Automatismi
Premessa:
Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Operazioni" della
finestra "Proprietà Task".
fig. 6, Proprietà task - scheda "Automatico".
La scheda "Automatico" consente di definire per il task in questione degli automatismi quali:
· Invio di mail.
· Modificare l'esecutore del task.
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442
Guida di ARXivar
· Procedere con l'avanzamento del flusso esecutivo.
La pressione del pulsante
visibile sul lato destro di figura 6 sopra mostrata consente di accedere alla
maschera di seguito mostrata e definire cosi un'operazione che sarà automaticamente eseguita secondo
quanto configurato.
C ome visibile nell'immagine sopra, è possibile automatizzare l'invio di una mail via SMTP (questa
modalità presuppone una corretta configurazione delle credenziali per l'utilizzo di un server SMTP,
indispensabile per l'invio di posta si veda quanto qui esposto).
Di assegnare le operazioni previste dal task in questione ad altro operatore tramite l'opzione "Cambia
operatore Task" oppure di procedere con l'avanzamento (conclusione) del task in questione "AVANZA
TASK".
Definizione orario di avanzamento
Trattandosi di operazioni eseguite automatiche è possibile schedularne l'avvio secondo le seguenti
modalità: è possibile impostare l'avvio del tipo di operazione selezionata dopo tot giorni, ore e minuti, da
quando il task in questione riceve lo stato di attivo (cioè dal momento in cui il flusso esecutivo del
workflow entra nel task in questione).
Segue esempio:
Poniamo che il task in questione riceva lo stato di attivo alle ore 15 di oggi e definizione orario di avvio
fosse impostata come "Imposta manualmente intervallo di tempo" e in hh: avessimo inserito 2 (cioè un
valore pari a due ore), il motore di workflow manderebbe in esecuzione quanto selezionato in "Tipo
operazione" alle ore 17:00 di oggi, oppure se avessimo inserito 1 nel campo gg: l'esecuzione di quanto
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Workflow
443
stabilito scatterebbe alle ore 15 di domani.
E' possibile impostare l'orario di attesa attivazione task sulla base di quanto inserito in gg:, hh: o mm:,
oppure anche sulla base di quanto stabilito tramite una variabile di processo appositamente definita,
magari richiedendo la sua valorizzazione all'esecutore del precedente o corrente task, oppure
automaticamente, tramite i metodi messi a disposizione dall'elemento di workflow chiamato Link, tramite
i quali sarebbe possibile stabilire questi tempi sulla base del risultato di un'ipotetica interrogazione
eseguita su una base dati esterna, com'è possibile immaginare le possibilità sono moltecipli...
Oltre a quanto già esposto è possibile stabilire se il calcolo della scadenza deve tenere conto del
calendario lavorativo oppure no.
Configurazione delle operazioni selezionabili
Il resto della configurazione degli automatismi è sufficientemente intuitiva in quanto i rimanenti controlli
vengono attivati o disattivati sulla base del tipo di operazione selezionata. Il controllo utente abilitato,
quindi utilizzabile è solo quello relativo al comando selezionato.
Segue esempio:
se selezionata l'operazione "Avanza task", principalmente pensato
per stabilire quando il task in
questione si deve considerare concluso, verrà resa disponibile la selezione dell'indispensabile Esito di
uscita dal task tramite attivazione dell'apposita casella combinata avente descrizione "Esiti:" diventando
cosi possibile quale esito di uscita dal task dovrà essere utilizzato. (Avanza task è particolarmente utile
in tutti quei casi le attività previste dal task richiedono tempi macchina o di elaborazione predefiniti ed
indipendenti dalla attività umana) , oppure ancora: se venisse selezionato "CAMBIA OPERATORE"
vedremmo rendersi disponibile la possibilità di selezionare il nuovo nominativo del esecutore.
Notifica via SMTP: Vengono attivati tutti i controlli utente utili per definire mittente, destinatario, corpo
ed allegati della mail da inviare.
La selezione di un automatismo abilità esclusivamente i controlli utente
relativi al particolare
automatismo selezionato e ne disabilità tutti i rimanenti, i parametri inseriti sono controllati, è impossibile
per esempio stabilire di inviare una mail via SMTP senza indicare l'indirizzo del destinatario ecc...
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12.2.1.6 Task, esiti
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Task - Scheda Esiti
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Guida di ARXivar
Premessa:
Questa sezione espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Esiti" della finestra
"Proprietà Task".
Tramite questo pulsante è possibile definire una nuova condizione.
Questo pulsante consente di modificare quanto precedentemente configurato, è sufficiente
selezionare la condizione di validazione dall'elenco e cliccare sul pulsante modifica. E' anche possibile
accedere in tramite doppio click sulla condizione di validazione che si desidera modificare.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare la predisposizione di una condizione di validazione.
fig. 7, Proprietà task - scheda "Esiti" e definizione della condizione.
Tramite la scheda "Esiti" di figura 7, è possibile definire delle regole atte alla verifica della validità
dell'esito selezionato dall'Esecutore al momento della conclusione del task ad esso assegnato (si veda
particola visualizzato sotto in figura 8). E consentito implementare regole di validazione anche se il task
prevede un unico esito per la sua conclusione.
fig. 8, selezione dell'esito da parte dell'esecutore per la conclusione del task.
Tramite l'implementazione di formule atte alla definizione di condizioni (si veda "De f iniz io ne d e lla
co nd iz io ne " sopra in figura 7) diventa possibile istruire il motore di Workflow su come effettuare dei
controlli di validazione.
Se i valori rappresentati dalla o dalle variabili di processo coinvolte dalla formula non soddisfano per un
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Workflow
445
qualsiasi motivo la condizione cosi definita tramite l'apposita formula, l'esito selezionato non sarà
considerato valido, di conseguenza non sarà possibile concludere il task in questione.
Segue un esempio:
Poniamo il caso che l'esecutore sia chiamato ad inserire il valore totale di un'offerta a cliente nella
variabile di processo denominata "ValoreOfferta" e il sistema è informato che non è possibile emettere
offerte clienti inferiori a 150,00Euro basterebbe:
· Selezionare l'esito interessato dalla condizione dalla casella combinata (si veda sopra figura 7).
· Quindi inserire la seguente condizione %ValoreOfferta%>=150.
In questo caso la condizione tornerebbe vero vera solo se il valore dell'offerta inserito dall'esecutore
fosse maggiore o uguale a 150, in caso contrario la condizione non sarebbe valida e di conseguenza non
verrebbe validato il relativo esito selezionato. Nel caso il task in questione prevedesse un solo esito di
uscita, l'esecutore ne sarebbe informato tramite apposito messaggio e non gli sarebbe possibile
concludere il Task. Il testo del messaggio, come esposto più avanti,
è configurabile tramite apposita
procedura (si veda sotto in figura 9). Un ulteriore esempio è visibile sopra in figura 7 dove l'esito "
Conferma" sarà ritenuto valido solo se la variabile di processo conterrà almeno 1 carattere.
Ulteriori modalità di configurazione:
· Gli esempi sopra esposti mostrano formule che eseguono delle comparazioni esclusivamente tra un
dato variabile recuperato da una variabile di processo ed un valore costante, è possibile effettuare
comparazioni
anche
tra
variabili
di
processo
esempio
%ValoreOfferta%>=%
ValoreMinimoOffClienti%.
· E' possibile definire più condizioni per un unico Esito, in questo caso la sua validazione sarà basata
sul risultato di più condizioni.
· E' possibile definire più condizioni per un unico Esito creando tramite il pulsante
una condizione
ad hoc tramite sempre abbinando la condizione sempre allo stesso Esito, oppure, con una sola
formula per esempio e mettendo in AND tutte le condizioni previste per lo stesso "Esito" (esempio: %
ValoreOfferta%>=150 AND %ValoreOfferta%=<800), è consentito anche l'utilizzo dell'operatore "OR".
· E' Possibile definire un'unica condizione per più esiti, in questo caso sarà necessario definire la stessa
condizione, una per singolo esito.
· E' Possibile definire un'unica regola per tutti gli esiti previsti dal task. In questo caso è sufficiente
definire una sola condizione e selezionare la casella di controllo "Condizione valida per tutti gli
esiti" evidenziata dal cerchio in rosso (si veda sopra figura 7).
Definire il testo del messaggio
Nel caso non venga validata la selezione di un esito, l'esecutore del task sarà avvisato tramite
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446
Guida di ARXivar
un'apposita finestra di messaggio, tramite la scheda messaggi è possibile definire il testo da utilizzare
come corpo del messaggio.
Dalla finestra "Definizione della condizione", come mostrato sotto in figura 9, selezionare la scheda "
Messaggi", quindi selezionare la lingua desiderata tramite un solo click. Posizionare il cursore nell'unica
casella di testo, inserire il corpo
del messaggio
e
cliccare
sul pulsante
, il testo
verrà
automaticamente riportato a fianco della lingua selezionata.
Mentre il seguente pulsante ripropone il testo della lingua selezionata.
fig. 9, Inserimento testo del messaggio da visualizzare.
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12.2.2 Link
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Link.
Vedere anche: Proprietà link - azioni, Proprietà link - fascicolazione, Proprietà link - operazioni,
Proprietà link - variabili, Proprietà link - timer e comandi
Premessa
La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Link. Nello specifico saranno
trattati gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di workflow in
questione.
Nota aggiuntiva: C ome potrete facilmente intuire la configurazione di parametri e proprietà esposte da
task e link in più situazioni possono entrare tra di loro in conflitto, spetta a chi progetta workflow evitare
che le diverse configurazioni entrino tra di lo in conflitto. Implementare controlli ad hoc o troppo rigidi
invaliderebbe gli indispensabili concetti astratti tipici dei linguaggi di programmazione.
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Workflow
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Che cos'è un Link nei workflow di ARXivar ?
Un link, la seguente immagine
ne è la rappresentazione grafica, è l'elemento di
workflow in grado di stabilire il flusso esecutivo del processo di Workflow. Il link, oltre che avere una
rappresentazione grafica "una freccia di colore blue" atta ad indicare un punto di partenza ed il
relativo punto di arrivo è rappresentato tramite del testo contenente la descrizione di un altro elemento
di Workflow: l' Esito.
L'elemento Esito è parte integrante del Link, non può esistere Link senza un Esito abbinato, difatti
come vedremo poco più avanti l'esito è la prima e più importante proprietà del link, un workflow avente
un link senza la proprietà esito correttamente valorizzata sarebbe origine di errori e l'installazione di
ARXivar si ritroverebbe con un Workflow inutilizzabile.
Nel capitolo "Task" sono esposte le operazioni necessarie per la configurazione di proprietà e, in special
modo, le attività che l'esecutore o esecutori sono chiamati a svolgere.
Principali differenze tra l'elemento di workflow "Task" e l'elemento "Link"
Un'importante differenza tra attività configurabili all'interno di un Task e attività configurabili all'interno
di un Link sono:
· Le attività a livello di Task vengono assegnate agli esecutori (utenti di ARXivar), in modo diretto
oppure tramite astrazione degli stessi consentita da Mansioni, Figure professionali o SupProcess, Sub-Process e User-Process.
L'operatore sarà chiamato ad interagire direttamente con il workflow e dovrà portare a termine le
operazioni ad esso o essi assegnate.
· Le attività a livello di Link vengono principalmente eseguite dal motore di workflow.
Link e Esiti
La proprietà "Esito" porta questo nome semplicemente perchè è uno dei pochi elementi, oltre le
operazioni previste dal task, selezionabili dall'utente. L'utente può stabilire l'esito conclusivo dei task ad
esso assegnati.
L'utente esecutore di un particolare task, terminate le operazioni è chiamato a concludere il task, (in
gergo "mandare avanti il workflow al task successivo"), le operazioni di "C oncludi Task" presentano una
casella combinata contenente tutti gli Esiti di uscita previsti per quel specifico task.
L'esecutore selezionando l'esito più appropriato in realtà istruisce il motore di Workflow su quale Link
dovrà utilizzare per passare al task successivo, in questo caso è l'utente grazie agli esiti ed ai Link ad
essi associati a stabilire il flusso esecutivo di un Workflow. In figura 1 è visibile come viene effettuata
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448
Guida di ARXivar
l'associazione tra Link e Esito
fig. 1, Associazione di un link ad un esito.
In figura 2 sono visibili tre link di uscita
associati a tre differenti esiti, in questo caso l'operatore
"esecutore del Task" quando eseguirà la procedura "Concludi Task" potrà selezionare un esito tra i tre
possibili: "Rifiuto","Conferma" oppure "Rilavorazione", in base alla selezione esito effettuata il
motore di workflow seguirà il percorso del link associato all'esito selezionato dall'utente.
fig.2, tre diversi esiti
di uscita.
C ome già accennato un Link collega un elemento di workflow di partenza ad un altro elemento di arrivo.
Gli elementi di partenza possono essere: l'elemento Start, Task, Condizione, (l'elemento condizione
viene chiamato anche punto di connessione) e l'elemento Pausa , gli elementi di arrivo possono essere
gli stessi elementi di partenza, con l'aggiunta dell'elemento Finish.
L'elemento Start potrebbe essere
considerato
anche
come
elemento
di arrivo, si prenda
in
considerazione il verificarsi di particolari condizioni che richiedano di riprendere l'esecuzione dell
workflow dall'elemento Start (torna al punto di partenza)... in questo caso dovremmo avere previsto un
Link che ritorni all'elemento Start, in uno scenario simile l'elemento "Start" diventa anch'esso un
elemento di arrivo. Al contrario un elemento Finish non potrà mai essere un elemento di partenza,
(per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto).
Come aggiungere un Link.
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Workflow
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C ome già anticipato un Link collega un punto di partenza ad un punto di arrivo, nel presente paragrafo
vedremo le differenti modalità per creare questo collegamento tramite l'unico strumento previsto dal
Workflow designer "il Link"
Per poter disegnare un Workflow in ARXivar è indispensabile l'utilizzo di periferiche di puntamento quali i
comuni Mouse (consigliato), trackball o tavoletta grafica. Non è possibile disegnare un workflow
tramite l'utilizzo di sola tastiera.
Per aggiungere un link la prima operazione necessaria è selezionare un elemento di partenza valido (si
vedano gli elementi sopra citati), la selezione deve avvenire tramite click del pulsante sinistro del mouse
o equivalente comando con periferiche di puntamento di altro tipo.
Selezionato l'elemento di partenza, nell'immagine sotto viene mostrato come appare un elemento
quando si trova nello stato selezionato, dal menu del designer workflow e dal gruppo "Elementi
flowchart" cliccare sul pulsante "Link" in alternativa cliccare con il pulsante destro del mouse
sull'elemento precedentemente selezionato ed dal menu contestuale che vi appare selezionare la voce "
Aggiungi Link", nella parte centrale dell'elemento precedentemente selezionato deve
apparire
un'ulteriore quadratino blue.
Posizionare il cursore del mouse sul quadratino centrale, il cursore del mouse deve assumere il seguente
aspetto
a significare la disponibilità per la successiva operazione di trascinamento (vedi sotto in figura
3 la rappresentazione grafica di tale operazione), quindi mantenendo premuto il pulsante sinistro del
mouse trascinate il cursore del mouse fino a raggiungere il successivo elemento di arrivo.
Durante questa operazione sarete aiutati da una linea guida di colore nero che vi mostrerà in anteprima
il risultato di quello che sarà il percorso del vostro Link, il rilascio del pulsante sinistro determina il punto
di arrivo del link stesso.
Sotto in figura 3 si tenta di rappresentare graficamente quanto sopra esposto, nel particolare viene
zoomato il formato del cursore quando si trova sul punto di partenza del link dall'elemento start, la linea
tratteggiato color grigio rappresenta il link finito che andrà a collegare Start con Task 1.
fig. 3, rappresentazione grafica definizione di un link.
Come aggiustare il percorso di un Link.
A volte potrebbe tornare utile aggiustare il percorso di uno o più link rendendo così più ordinata la
visione di insieme del workflow, oppure potrebbe essere necessario modificare i punti di partenza o di
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Guida di ARXivar
arrivo di uno specifico link, per queste situazioni procedere come segue:
Il Link essendo a tutti gli effetti un elemento come lo è un task, o una condizione è un elemento
selezionabile, quindi prima di procedere è necessario selezionare il Link in questione tramite la solita
operazione di "click con il pulsante sinistro sul link da modificare", anche per il link se selezionato
dovranno apparire i quadrati blue chiamati maniglie, (come mostrato sotto in figura 4), il numero delle
maniglie di un link selezionato può variare in proporzione alla dimensione in lunghezza del link stesso.
fig. 4, modalità di trascinamento link.
Per ridimensionare e dare la forma desiderata al link in questione è sufficiente eseguire delle operazioni
di trascinamento, selezionato il link desiderato posizionare il cursore del mouse sulla maniglia
desiderata, quindi mantenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare (come mostrato in
figura 4) la maniglia nella posizione desiderata, rilasciato il pulsante sinistro il link manterrà la forma cosi
data.
Vedrete che le maniglie aumenteranno o diminuiranno sempre in proporzione alla lunghezza del link in
questione. Non è possibile eliminare maniglie ritenute in eccesso, il processo di cancellazione delle
maniglie in eccedenza avviene in automatico con il primo rilascio del Link in questione.
Modifica di un punto di partenza o di un punto di arrivo di un Link.
In alcune situazioni potrebbe essere necessario modificare un punto di arrivo o di partenza di un link,
per apportare modifiche di questo tipo è sufficiente selezionare il link in questione, come indicato nel
precedente paragrafo, quindi tramite click del pulsante destro potrete accedere al relativo menu
contestuale dove potrete selezionare, a secondo delle vostre necessita "Modifica origine link" oppure
"Modifica fine link", quindi a secondo della vostra scelta potrete trascinare una delle due estremità del
link in questione dal o verso l'elemento desiderato.
Definizioni di un Link
Nel seguente paragrafo sono trattate le modalità di configurazione relative alle proprietà ed azioni
esposte dall'elemento di workflow "Link". Il pulsante "Link" è individuabile nella barra multifunzione del
modulo di "Designer Workflow" nel gruppo funzioni "Elementi flowchart".
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Workflow
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Il Pulsante a discesa (o drop down button) visibile nell'immagine sopra visualizzata, è utilizzabile per
l'aggiunta di un nuovo LINK ad un qualsiasi elemento del workflow in progettazione, oltre alla creazione
di un nuovo link consente di:
· Modificare le configurazioni di un link precedentemente definito (si veda sotto, figura 5).
· Di modificarne l'origine (punto di partenza del link) del Link selezionato.
P
osizionado il cursore del mouse sulla maniglia indicata dalla freccia rossa, tramite un operazione di
trascinamento è possibile spostare l'attuale punto di partenza e agganciarlo ad un altro elemento
di workflow compatibile con l'elemento link. Gli elementi compatibili sono "Task", "Condizioni" e
"Pause"
· Modificarne la fine (punto di arrivo del link), del Link selezionato.
Posizionado
il cursore del mouse sulla maniglia indicata dalla freccia rossa, tramite un operazione di
trascinamento è possibile spostare l'attuale punto di arrivo e agganciarlo ad un altro elemento di
workflow compatibile con l'elemento link. Gli elementi compatibili sono "Task", "Condizioni" e "
Pause"
· Di eliminare un link. Se un il link viene eliminato e l'operazione di cancellazione confermata, tutte
le configurazioni vanno perse in modo irreversibile.
Le operazioni richiamabili con il pulsante a discesa Link, sono disponibili anche da menu contestuale
richiamabile tramite click con pulsante destro del mouse, il menu contestuale visualizzato è contestuale
all'elemento selezionato.
Il Link
Per poter accedere in modifica delle proprietà di un link è necessario che questo sia prima correttamente
selezionato come mostrato nel seguente particolare
Un link correttamente selezionato mostra dei piccoli quadrati
nome di "maniglie", questo
di colore blue che in gergo prendono il
perchè vengono utilizzate per trascinare e ridimensionare l'oggetto in
questione, la presenza dei due punti intterrogativi "??" sta ad indicare che il link non possiede nessuna
proprietà ancora configurata.
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Guida di ARXivar
Il prerequisito minimo richiesto per far si che un link possa essere utilizzato dal workflow è che
almeno la sua proprietà Esito: sia correttamente configura (per maggiori dettagli si veda quanto qui
esposto).
Tramite le operazioni esposte nel precedente paragrafo è possibile accedere alla maschera visualizzata
sotto nell'immagine di figura 5, tramite la quale è possibile configurare o modificare le proprietà del link
attualmente selezionato.
fig.5,Configurazione - Link
Si tenga presente che il capitolo tratta
nel dettaglio
l'elemento
"Link", dunque
quanto
sarà
successivamente esposto è strettamente correlato a situazioni ed eventi che potranno verificarsi in un
contesto ben definito ossia:
Azioni, funzioni e proprietà qui configurate saranno consumate ed utilizzate direttamente al motore di
workflow e non ad un utente, il tutto nel passaggio da un elemento Task ad altro task.
Per esempio quando un Link deve eseguire un'azione di Copia file fuori linea, quando il motore di
workflow eseguirà questa operazione il documento principale di processo sarà copiato in un percorso
raggiungibile dall'utente quale esecutore del TASK successivo.
E' dunque importante comprendere che quanto viene configurato su di un link è principalmente relativo
alla preparazione di operazioni che dovranno essere completate od eseguite nel successivo task.
Le operazioni programmate sul link vengono eseguite dal motore di workflow nel passaggio
tra un task e l'altro, tutto quello che riguarda: inizializzare una o più variabili di processo, recuperare
informazioni da una fonte dati esterna, inviare mail, mandare in esecuzione sotto workflow in modalità
sincrona e altre attività di predisposizione, ove sono richiesti particolari automatismi senza dover
richiedere l'intervento dell'utente, questo e altro ancora sono tutte operazioni configurabili attraverso le
proprietà ed azioni esposte dall'elemento di workflow "LINK".
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Workflow
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Proprietà ed azioni configurabili sono organizzate e disposte su cinque schede denominate:
· Azioni
· Fascicolazione
· Operazioni
· Variabili
· Timer e comandi
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12.2.2.1 Link, azioni
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Scheda Azioni
Premessa:
Per semplificare argomenti ed alcuni concetti base associabili all'elemento di Workflow quale è il "Link"
la guida si avvale di un piccolo glossario:
· Link corrente: fa riferimento al link correntemente selezionato per la configurazione di parametri e
proprietà
da
esso
esposte. Un
link
risulta
selezionato
quando
assume
l'aspetto
seguente:
i il numero di maniglie (i piccoli quadrati di colore blue) può variare in base a al
numero di punti selezionati ed alla lunghezza del link corrente.
· Esecuzione del link: il termine "esecuzione del link" viene utilizzato per la rappresentazione astratta
relativa all'esecuzione di azioni ed operazioni configurabili tramite i parametri e proprietà esposte
dall'elemento di Workflow Link. In realtà un link non viene eseguito ma percorso dal flusso esecutivo
del particolare workflow, il motore di workflow eseguirà
azioni ed operazioni sulla base di quanto
definito e configurato a livello di link. Un link collega un task ad altro task.
· Documento pdp: Documento principale di processo, dove pdp stà per principale di processo
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Proprietà Link - Azioni
Questa sezione della guida espone nel dettaglio tutte le proprietà configurabili tramite la scheda "Azioni"
della finestra "Proprietà Link", per semplificare l'esposizione della notevole quantità di proprietà ed
azioni qui configurabili, la scheda visibile per intero, sotto in figura 1.
fig. 1, Proprietà link scheda Azioni.
La scheda Azioni sarà suddivisa in 5 differenti, la prima relativa ad azioni eseguibili sul documento
principale di processo come la copia fuori linea del documento principale di processo, copia in
linea del documento pdp e gestione revisione del documento pdp (pdp acronimo di Principale di
processo), inoltre introduce l'argometo "Note di processo".
Si faccia attenzione alla selezione delle funzionalità mostrate nell'immagine sottostante, in quanto una
non esclude l'altra.
Per esempio se selezionata "Copia file fuori linea" non dovrebbe essere selezionata la "Copia file in
linea e genera revisione", oppure "Copia file in linea" in caso contrario, se entrambe selezionate il
motore di workflow copierà il documento pdp fuori linea, dopodiché
lo copierà
da fuori linea
nuovamente in linea, ed a secondo dei casi si occuperà do generare una nuova revisione, lo stesso
dicasi per "Copia file in linea".
Anche se sconsigliato, quanto sopra è tuttavia configurabile sul medesimo link... In questo caso saranno
eseguite in sequenza tutte le operazioni correlate alle azioni selezionate secondo il seguente ordine:
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C opia del file fuori linea - firma digitale - copia del file in linea con revisione o copia del file in linea senza
revisione. E' comunque consigliabile distribuire queste tre azioni su differenti e appropriati link.
Copia file fuori linea:
Se selezionata, il documento principale di processo (da ora in poi chiamato documento P.d.P), sarà
copiato in una particolare zona di memoria, questa copia sarà accessibile con privilegi di lettura e
scrittura esclusivamente da utenti di ARXivar designati come esecutori del successivo task.
Gli esecutori, come precedentemente accennato, potranno salvare le modifiche apportate al documento
pdp attualmente copiato fuori linea.
Il salvataggio di un documento pdp copiato fuori linea non da origine ad una nuova revisione anche
se quest'ultimo viene modificato. Non verranno create nuove revisioni, almeno
fino a quando il
documento pdp rimane fuori linea (si tenga presente che gli esecutori hanno accesso al documento pdp
copiato fuori linea e non al documento originale).
La copia di un documento pdp fuori linea automaticamente sottopone il documento pdp originale
a
vincoli di workflow. Un documento sottoposto a vincoli di workflow è automaticamente in sola lettura,
nessun utente anche avente privilegi amministrativi potrà apportare modifiche al documento in
questione.
Eventuali modifiche apportate alla copia del documento pdp effettuate da utenti designati come esecutori
danno origine ad una nuova revisione del documento pdp solo se espressamente richiesto (si veda il
successivo argomento "Co p ia f ile in line a e g e ne r a r e v is io ne ").
Copia file in linea e genera revisione:
La proprietà "Copia file in linea e genera genera revisione" al momento se selezionata ordina al
motore workflow di eseguire un ripristino del del documento pdp (dove pdp Principale di Processo).
Per il ripristino, il motore di workflow dovrà recuperare il documento pdp precedentemente copiato
fuori linea (si faccia riferimento a quanto sopra esposto in "Co p ia f ile f uo r i line a ").
Questa funzionalità determina anche la creazione di una nuova revisione del documento pdp
Selezionando "C opia file in linea e genera revisione" la revisione del Documento pdp viene creata
sempre in ogni caso, indipendentemente dal fatto che la copia fuori linea abbia subito modifiche oppure
no.
Copia file in linea:
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456
Guida di ARXivar
Se selezionata il motore di workflow eseguirà le stesse operazioni come esposto sopra in "Copia file in
linea e genera revisione" esclusa la generazione della revisione.
Nota di processo da variabile:
Se selezionata verrà automaticamente creata una nota di processo. Il corpo della nota viene
automaticamente compilato recuperando il testo da una variabile di processo, la quale potrà anch'essa
valorizzata tramite gli appositi strumenti configurati sullo stesso link,
si veda poco più avanti, quanto
esposto all'argomento "C onfigurazione proprietà ed azioni, Proprietà Link - Scheda Variabili Variabili".
Invio a liste di distribuzione - Ricalcola relazioni - Elimina processo.
Il seguente gruppo di funzionalità consente di predisporre tre differenti attività quando il workflow
eseguirà il link in questione. In questo caso non esiste una particolare correlazione tra le tre differenti
funzionalità, potrebbero essere tranquillamente tutte e tre selezionate.
Invia a lista di distribuzione:
Se selezionata sarà possibile inviare dei commenti agli altri esecutori del task.
Ricalcola relazioni con servizio:
Ricalcola relazioni con servizio, se selezionata il link invierà una richiesta al Servizio C ollegamenti, il
quale dovrà essere in esecuzione e correttamente configurato (per maggiori dettagli si veda
quanto qui esposto).
Elim ina p r o ce s s o a lla f ine :
Per impostazione predefinita tutti i processi (compreso i processi conclusi) in uno storico ad essi
dedicato. In questo modo è possibile procedere con delle consultazioni. In caso non si ritenga
necessario archiviare il particolare processo basterà selezionare la casella di controllo "Elimina
processo alla fine", generalmente questa funzione viene attivata sull'ultimo link del processo in
questione.
Firma digitale
La seguente sezione è interamente dedicata alla firma digitale dei documenti.
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Workflow
457
Richiedi firma digitale (necessita di documento fuori linea)
Questa casella di controllo se selezionata richiede di firmare digitalmente il documento principale di
processo. Quando il motore di workflow eseguirà il particolare link ARXivar C lient eseguirà la procedura
per firmare digitalmente il documento.
In questo caso l'operatore interessato dovrà eseguire l'operazione da una postazione dove gli sia
consentito e portare a termine l'operazione di firma digitale richiesta. I prerequisiti richiesti sono:
· Il documento principale di processo deve essere stato precedentemente copiato fuori linea (si
veda quanto esposto in copia file fuori linea in "Proprietà Link - Azioni").
· La postazione ARXivar Client richiede una licenza correttamente configurata relativa
al
componente "CompEd DigitalSign".
· L'esecutore deve essere attivato per la firma digitale (si veda quanto qui esposto)
· Se prevista il link andrà a buon fine esclusivamente se l'operazione di firma digitale andrà a
buon fine, in caso contrario non sarà possibile procedere al successivo task o concludere il
processo nel caso il link in questione fosse precedente all'elemento Finish preceduto da un
elemento di tipo condizione utilizzato in appoggio.
E' possibile stabilire che i processi coinvolti da firma digitale debbano rimanere comunque fermi fino a
firma digitale apposta con successo. In questo caso sarà sufficiente utilizzare un solo link di uscita
progettato per la firma digitale, in questo modo il task precedente al link in questione verrà concluso solo
se l'operazione di la firma digitale terminerà con successo.
Se fosse comunque necessario proseguire, anche se l'operazione di firma digitale non fosse andata a
buon fine, semplicemente progettando un link alternativo oltre il link con la richiesta di firma digitale.
In questo caso sarà utile implementare una variabile di processo appositamente pensata per gestire il
risultato dell' operazione di firma digitale. Questo vi consentirà di valutare i processi richiedenti
operazioni di firma digitale non andati a buon fine.
Variabile a cui assegnare il risultato:
Questa casella combinata consente la selezione di una variabile di processo atta a contenere il risultato
dell'operazione di firma digitale secondo i seguenti criteri:
Se l'operazione di firma digitale dovesse per qualsiasi motivo fallire la variabile qui indicata non
verrebbe valorizzata, è dunque importate assicurarsi che la variabile, prima del suo utilizzo risulti
essere vuota (inizializzata a ""), sarebbe una buona abitudine, magari in uno dei link precedenti
impostare una preventiva operazione di azzeramento della stessa tramite il comando "SET" discusso più
avanti.
Se, al contrario, l'operazione di firma digitale dovesse terminare con successo la variabile qui
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458
Guida di ARXivar
selezionata verrebbe valorizzata con il nome del documento firmato. Anche in questo caso è
comunque buona abitudine assicurarsi che la variabile, prima del suo utilizzo risulti essere vuota
(inizializzata a "") in modo tale che eventuali successivi test non risulti del tutto esatti semplicemente
perchè la variabile utilizzata contenesse valori assegnati da altre operazioni.
Spedizione
Questa sezione della scheda "Proprietà Link - Azioni" consente di programmare tutte le azioni relative
all'invio del documento pdp (dove pdp sta per principale di processo) o documenti secondari via mail o
fax.
Invia per fax il documento principale
Se selezionata invia via Fax il documento principale di processo al numero di Fax del destinatario
indicato nel profilo del documento pdp. Se selezionata sarà possibile aggiungere al documento pdp anche
i documenti di processo secondari.
In questo caso saranno considerati validi per l'invio via fax del documento pdp solo i documenti
secondari selezionati.
La selezione della sola casella di controllo invia per fax predispone la casella combinata "Priorità" per
l'invio via FAX. Nel caso fosse predisposto l'invio via Fax e via e-mail sarà possibile selezionare la
priorità di invio, FAX, MAIL o MAIL+FAX
Invia per e-mail il documento principale
C ome Invia per fax, in questo caso sarà obbligatorio definire tramite l'apposito pulsante
la struttura
della mail che il motore di workflow dovrà utilizzare per l'invio della mail. L'opzione Invia per e-mail
consente di creare un file Zip contenente tutti i documenti (pdp e secondari) e richiedere la notifica di
avvenuta ricezione della mail. La mail sarà inviata all'indirizzo mail del destinatario di profilo del
documento pdp.
La selezione della sola casella di controllo invia per e-mail predispone la casella combinata "Priorità"
per l'invio via MAIL. Nel caso fosse predisposto l'invio via Fax e via e-mail sarà possibile selezionare la
priorità di invio, FAX, MAIL o MAIL+FAX
Aggiungi documenti secondari selezionati
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Workflow
459
Questa azione diventa selezionabile solo se il link in questione prevede l'invio della documentazione via
Fax o via e-Mail o per entrambe, in caso contrario non sarà possibile selezionare la casella di controllo.
Se
selezionata
consente
l'invio
dei
documenti
secondari
di
processo
secondo
le
modalità
precedentemente selezionate (Fax, Mail o Fax e Mail).
Crea unico file Zip
Questa azione diventa selezionabile solo se il link in questione prevede l'invio della documentazione via
e-Mail o via Fax e via e-mail ma non se selezionato solo l'invio via Fax. Se selezionato il motore di
Workflow provvederà a creare uno Zip contenente tutta la documentazione da inviare.
Mail con notifica di avvenuta ricezione
Nel caso il link prevede azioni di invio della documentazione via e-mail diventa possibile richiedere una
notifica di avvenuta ricezione (ricevuta di ritorno).
Priorità
Questa casella combinata consente di stabilire la priorità che il motore di workflow dovrà rispettare per
l'invio della documentazione. Sarà possibile selezionare tra invia FAX, MAIL oppure MAIL+FAX.
Seleziona documento principale da inviare mail / fax
Da selezionare per operazioni di selezione documenti (obsoleta).
Deseleziona documento da inviare mail / fax
Da selezionare per operazioni di esclusione documenti secondari dall'invio via mail e via fax. (obsoleta).
Variabile a cui assegnare stato di spedizione
Tramite apposito pulsante posto sulla destra della casella di testo preposta per la selezione della
variabile di processo è possibile selezionare la variabile di processo predisposta per contenere lo stato di
spedizione.
Processi collegati
Questa sezione della scheda "Proprietà Link - Azioni" consente di impostare tutte le azioni relative alla
gestione di processi collegati. E' possibile eseguire dei processi collegati, detti anche sotto workflow.
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460
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Tramite la sezione "Processi collegati" è possibile mandare in esecuzione altri workflow. I workflow
mandati in esecuzione da un Link saranno eseguiti in modalità sincrona al workflow corrente, cioè a
differenza dei workflow nidificati non interrompono il flusso esecutivo
del workflow
chiamante
e non restituiscono nessun valore al workflow chiamante. Per ulteriori informazioni riguardo l'argomento
"Processi collegati e processi nidificati" si veda quanto qui esposto
Esegui workflow
Questa casella combinata contiene i workflow selezionabili. E' importante sottolineare che il workflow qui
selezionato sarà eseguito in maniera sincrona al workflow principale è dunque importante selezionare
workflow che non possano entrare in conflitto con il workflow principale.
Aggiungi documenti secondari di processo
Se selezionata i documenti secondari del processo principale saranno aggiunti al processo di workflow
collegato.
Aggiungi allegati di processo
C ome "Aggiungi documenti secondari di processo" in questo caso saranno aggiunti gli allegati di
processo.
Aggiungi variabili di processo
Se selezionata consente di aggiungere una variabile del processo principale al processo collegato. E'
possibile selezionare la variabile da aggiungere al processo collegato tramite il seguente pulsante
.
Note aggiuntive: Quando il motore di Workflow aggiunge una variabile dal processo principale al
processo collegato in realtà esegue una copia fisica della variabile selezionata, copiando "Nome
variabile", "Etichetta", "Descrizione", "Formato" ed l'eventuale "Valore" in essa contenuto. Questo
valore potrebbe tornare utile ed utilizzarlo cosi nel Workflow collegato.
Si tenga presente che una variabile cosi aggiunta diventa in realtà visibile esclusivamente a run-time.
Per poterne sfruttare nel workflow collegato il valore ad essa precedentemente assegnato, la variabile
aggiunta dovrà risultare visibile anche a design time.
Quanto sopra è possibile semplicemente creando
nel workflow collegato manualmente una variabile
d'appoggio avente "Nome e formato" identici alla variabile che durante la vera esecuzione del
workflow sarà fisicamente aggiunta al workflow collegato.
C reando una semplice variabile d'appoggio, come sopra indicato, per esempio diventa possibile
progettare Workflow collegati in grado di prendere, per esempio decisioni sulla base del valore in essa
contenuto e passato a run time durante l'aggiunta della variabile selezionata. E possibile utilizzare il suo
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Workflow
461
valore sfruttando la seguente funzionalità: "Ottenere valori da variabili di processo (GET)"
argomento qui esposta.
Aggiungi note di processo
Se selezionata il motore di workflow copia le note di processo dal workflow principale al processo
collegato.
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12.2.2.2 Link, fascicolazione
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Scheda Fascicolazione
Premessa:
Per semplificare argomenti ed alcuni concetti base associabili all'elemento di Workflow quale è il "Link"
la guida si avvale di un piccolo glossario:
· Link corrente: fa riferimento al link correntemente selezionato per la configurazione di parametri e
proprietà
da
esso
esposte. Un
link
risulta
selezionato
quando
assume
l'aspetto
seguente:
i il numero di maniglie (i piccoli quadrati di colore blue) può variare in base a al
numero di punti selezionati ed alla lunghezza del link corrente.
· Esecuzione del link: il termine "esecuzione del link" viene utilizzato per la rappresentazione astratta
relativa all'esecuzione di azioni ed operazioni configurabili tramite i parametri e proprietà esposte
dall'elemento di Workflow Link. In realtà un link non viene eseguito ma percorso dal flusso esecutivo
del particolare workflow, il motore di workflow eseguirà
azioni ed operazioni sulla base di quanto
definito e configurato a livello di link. Un link collega un task ad altro task.
· Links logici: i fascicoli di ARXivar non contengono una copia fisica del documento ed eventuali relativi
allegati, in realtà un fascicolo contiene un collegamento logico alla copia fisica del documento
originale... questo consente di avere lo stesso documento in più fascicoli, o meglio consente la
gestione della fascicolazione multipla, coprendo così
le più disparate necessità organizzative
anche a parità di Area Organizzativa Omogenea, semplicemente consentendo di avere lo stesso
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462
Guida di ARXivar
documento in più fascicoli dando e dando la certezza che in ogni fascicolo corrisponda la stessa
versione del documento pdp, (archiviare in fascicolo il riferimento e non una copia fisica del
documento evita la possibilità di avere versioni diverse dello stesso documento archiviate in diversi
fascicoli).
· Documento pdp: Documento principale di processo, dove pdp stà per principale di processo
Proprietà Link - Fascicolazione
In figura 1 sono visibili i controlli che consentono la configurazione di operazioni relative alla gestione
della fascicolazione tramite l'elemento di workflow denominato Link.
fig. 1, Proprietà link scheda fascicolazione.
La scheda fascicolazione consente di associare un nuovo percorso di fascicolazione al
documento
pdp, prelevando
il
riferimento
al
documento
pdp
dall'attuale
fascicolo
ed
assegnadolo ad un nuovo fascicolo.
Le proprietà di fascicolazione "Rimuovi dal fascicolo" e "Inserisci in fascicolo" sono compatibili
esclusivamente con il Documento Principale di Processo, non qui è possibile stabilire strutture di
fascicolazione per altri tipi di documento che non siano documenti principali di processo.
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Workflow
E' possibile inserire documenti diversi dal documento pdp solo se ad esso relazionati
463
o documenti
allegati o secondari di processo tramite le proprietà esposte nel sottogruppo Inserisci nel fascicolo. E'
inoltre possibile inserire il Documento pdp in una Pratica/Commesse.
In Sintesi
Tramite un link ed i parametri di fascicolazione è possibile:
· Rimuovere da uno o più fascicoli il documento pdp ed eventualmente aggiungerlo ad altri
fascicoli.
· Eseguire la sola operazione di inserimento documento pdp in uno specifico fascicolo.
· Eseguire operazioni di inserimento di documenti che non siano il documento pdp (quali documenti
secondari e allegati semplicemente definendone il grado relazione).
· Eseguire l'inserimento di un documento pdp in una pratica.
· Tutte
le
operazioni previste
dalla
fascicolazione
ed
inserimento
in
pratiche
sono
tutte
singolarmente eseguibili.
Rimuovi dal fascicolo
Tramite questo pulsante è possibile selezionare il fascicolo di partenza. Il motore di workflow si
occuperà di rimuovere il documento pdp dal fascicolo qui indicato. Una volta confermata la struttura
dalla quale rimuovere il Documento pdp non è possibile intervenire su di essa, nel caso sia necessario
apportavi delle modifiche procedere prima alla sua cancellazione tramite l'apposito pulsante e definire
una nuova struttura.
Nel caso il riferimento allo stesso documento pdp fosse presente in diversi fascicoli (più di un fascicolo)
è possibile indicare da una a più strutture di fascicolazione dalle quali procedere con la rimozione del
documento pdp.
Tramite il seguente pulsante
previo selezione della voce desiderata dall'elenco "Rimuovi dal
fascicolo" è possibile eliminare una struttura di fascicolazione.
Inserisci in fascicolo
Tramite questo pulsante è possibile stabilire una o più strutture di destinazione per il documento
pdp, in questo caso nelle strutture qui selezionate il motore di workflow creerà i riferimenti al documento
pdp. E' possibile definire in più fascicoli il riferimento allo stesso documento pdp (lo stesso documento
contenuto in più fascicoli). Nel caso venisse definita una struttura di fascicolazione inesistente questa
sarà automaticamente creata.
Tramite il seguente pulsante
previo selezione della voce desiderata dall'elenco "Inserisci in
fascicolo" è possibile eliminare una struttura di fascicolazione.
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464
Guida di ARXivar
Inserisci nel Fascicolo
Questa funzionalità consente di definire strutture di fascicoli atte a contenere riferimenti a documenti
diversi dal documento principale di processo. Grazie alla configurazione di questi parametri tramite un
Link è possibile fascicolare dei documenti che non siano necessariamente il documento principale di
processo.
La fascicolazione di documenti che non siano documenti principali di processo è consentita per i soli
documenti aventi almeno una relazione con il Documento pdp, in base al loro grado di relazione con il
documento pdp e tramite la selezione di una delle opzioni "Dirette e indirette", oppure "Dirette",
oppure "Padre", oppure "Figlio" sara possibile stabilire quali documenti siano da considerare validi per
la fascicolazione.
In oltre è possibile definire la fascicolazione nella struttura definita in "Inserisci nel fascicolo"
di
Documenti secondari di processo e di eventuali allegati.
Inserisci in pratica
Tramite questo pulsante è possibile selezionare la pratica dove inserire il Documento pdp tramite il
Link in questione.
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12.2.2.3 Link, operazioni
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Scheda Operazioni
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Workflow
465
Premessa:
Per semplificare argomenti ed alcuni concetti base associabili all'elemento di Workflow link verrà ora
esposto un piccolo glossario:
· Link corrente: fa riferimento al link correntemente selezionato per la configurazione di parametri e
proprietà
da
esso
esposte. Un
link
risulta
selezionato
quando
assume
l'aspetto
seguente:
i il numero di maniglie (i piccoli quadrati di colore blue) può variare in base a al
numero di punti selezionati ed alla lunghezza del link corrente.
· Esecuzione del link: il termine "esecuzione del link" viene utilizzato per la rappresentazione astratta
relativa all'esecuzione di azioni ed operazioni configurabili tramite i parametri e proprietà esposte
dall'elemento di Workflow Link. In realtà un link non viene eseguito ma percorso dal flusso esecutivo
del particolare workflow, il motore di workflow eseguirà
azioni ed operazioni sulla base di quanto
definito e configurato a livello di link. Un link collega un task ad altro task.
· Task successivo o Task di destinazione: come precedentemente accennato un link collega un
elemento di workflow (elemento di partenza) ad un elemento (elemento di arrivo o destinazione),
quando si incontra il termine "Task successivo" si fa riferimento ad un elemento di arrivo di tipo Task.
C ome vedrete nella successiva sessione della guida tramite un link è possibile configurare diverse
proprietà e parametri associati all'elemento di arrivo (generalmente un Task) consentendo in questo
modo di predisporne il successivo ambiente operativo. Gli elementi di arrivo (raggiungibili tramite link)
all'interno di un workflow possono essere: un Task, una C ondizione (detto anche punto di
connessione),
· Valorizzare la figura professionale: definire l'utente appartenente alla figura professionale
selezionata, l'utente definito (selezionato) diventa l'esecutore effettivo per le attivita previste dal task
dove come esecutore è impostata la figura professionale in questione. Se l'esecutore è associato ad
una figura professionale questa va sempre valorizzata. Una figura professionale può essere
valorizzata manualmente da Task o automaticamente da Link previo opportuna configurazione (si
veda Assegna utente/variabile a figura professionale più avanti in questo capitolo). La valorizzazione
della figura professionale da task viene effettuata dall'operatore quale esecutore del task precedente,
il quale sarà chiamato ad effettuare tale selezione dall'elenco utenti appartenenti alla figura
professionale impostata come esecutrice del successivo task.
· Documento pdp: Documento principale di processo, dove pdp stà per principale di processo.
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466
Guida di ARXivar
La scheda operazioni
La scheda operazioni assieme alla scheda azioni è la scheda con il numero più alto di configurazioni, in
particolare tramite la scheda operazioni è possibile predisporre l'ambiente operativo del del task
successivo, oppure è possibile operare sull'assegnazione di privilegi aggiuntivi agli esecutori del
task successivo, o ancora, consentire Accesso in scrittura sul documento, Modifica profilo, Inserimento
Manuale in fascicoli.
C onfigurare operazioni di conversioni documenti in PDF, su documenti di tipo Principale,
Secondari oppure Allegati.
Tramite il gruppo di parametri Assegna utente/variabile a figura professionale, valorizzare come
esecutore del task successivo l'utente appartenente ad una particolare Figura professionale specificando
quello che può essere L' Utente/Variabile.
Tramite l'esecuzione del link in questione variare la tipologia del documento principale, definire tramite il
parametro Notifica utenti un elenco utenti a quali inviare una notifica interna o oppure una Notifica
SMPT.
Le ultime operazioni quali Attiva marcatura pdf che consente per i documenti pdp (che siano in
formato pdf) di aggiungere una posizione del documento selezionabile una marcatura, oppure tramite
"Attiva importazione documenti" è possibile importare nuovi documenti al workflow in questione.
Proprietà Link - Operazioni
In figura 1 sono visibili i controlli che consentono la configurazione delle operazioni che saranno eseguite
sia dal Link corrente oppure dal task di destinazione.
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Workflow
467
fig.1, la scheda operazioni della maschera Proprietà Link.
Task successivo: è riferito al primo elemento task incontrato dal link in questione.
Consente di modificare le proprietà del task successivo.
Questa casella di controllo se selezionata abilità l'esecutore del task successivo di apportare modifiche
alla configurazione del task ad esso assegnato. In questo caso eventuali modifiche saranno applicate
solo a quella specifica istanza di workflow in esecuzione. L'esecutore può accedere al particolare task
reso cosi modificabile tramite il seguente pulsante :
Il pulsante "Processo" è presente nella maschera di figura 12 dell'argomento "Eseguire un workflow" qui
esposto.
Task di destinazione: è riferito al primo elemento task incontrato dal link in questione.
Assegna permessi al task di destinazione.
C ome già accennato tramite quanto sarà selezionato in "Assegna permessi al task di destinazione"
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468
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è possibile predisporre l'ambiente operativo per gli esecutori associati al task di destinazione del link
corrente, in particolare saranno assegnati dei privilegi aggiuntivi agli esecutori del successivo task.
I
privilegi
assegnati
previo
configurazioni
parametri
di
un
link
hanno
validità
esclusivamente per l'esecuzione di attività previste dal task di destinazione associato al
Link corrente.
Accesso in scrittura sul documento
Questa casella di controllo se selezionata, abilità l'utente quale esecutore del task di destinazione alla
modifica del documento pdp. Questa funzione ritorna utile nel caso l'utente, qui previsto come
esecutore del successivo task non possieda tali privilegi.
Modifica profilo
Questa casella di controllo se selezionata abilità l'utente esecutore del task di destinazione alla modifica
del profilo del documento pdp. Questa funzione ritorna utile nel caso l'utente, qui previsto come
esecutore del successivo task non possieda tali privilegi.
Inserimento manuale in fascicoli
Questa casella di controllo se selezionata abilità l'utente, quale esecutore del task di destinazione,
all'aggiunta del documento pdp in una struttura di fascicolazione.
Conversione documenti in PDF.
Il seguente gruppo di operazioni se selezionate vengono eseguite con l'esecuzione del Link.
Principale
Questa casella di controllo se selezionata, durante l'esecuzione del link in questione eseguirà la
conversione del documento pdp dal in formato PDF.
N.B.: Si consiglia di eseguire almeno una prova di tale conversione. Il test va effettuato eseguendo un
Workflow di prova sul PC che in produzione dovrà eseguire tale conversione. Il test va eseguito in
special modo se il PC predestinato alla conversione è una macchina Windows 7, alcune versioni
precedenti di ARXivar sotto Windows 7 non riuscivano a portare a termine in modo corretto tale
conversione.
La prova può essere effettuata indipendentemente su uno dei tre tipi di documenti (Principali, secondari
o allegati), il processo di conversione è identico per tutte e tre le tipologie di documento.
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469
Se co nd a r i
Questa casella di controllo se selezionata durante l'esecuzione del Link i documenti secondari di processo
verranno convertiti in formato PDF. E' possibile eseguire conversioni sullo stesso link sia del
documento principale di processo sia dei documenti secondari di processo.
Allegati
Anche per questa casella di controllo se selezionata sarà possibile convertire nel formato PDF i
documenti "Allegati". Anche per la casella di controllo "Allegati" valgono le specifiche di "Principale" e
"Secondari"
Abilita marcature PDF in base alla classe documentale
Questa casella di controllo, che per valore predefinito risulta sempre selezionata, consente di applicare
ai PDF una marcatura in una particolare posizione del documento PDF.
La marcatura può avere le seguenti caratteristiche:
· Definita da una stringa di caratteri.
· Definita tramite la selezione di uno o più campi di profilo.
· E' possibile definire dimensione e colore dei caratteri da utilizzare per la stampa della marcatura.
· E' possibile stabilire l'orientamento della marcatura (orizzontale o verticale).
· E' possibile stabilire in quale posizione del documento posizionare la marcatura secondo le
seguenti possibili posizioni: angolo sinistro alto, oppure nell'angolo destro alto, oppure in centro,
oppure in uno dei due angoli bassi del documento.
Le specifiche sopra elencate sono configurabili lato ARXivar Server, si veda "C lassi Documenti",
selezionata la classe documentale di vostro interesse è possibile accedere alla maschera di figura 2,
previo selezione casella di controllo "Attiva marcature in esportazione PDF" quindi cliccare,
partendo dall'alto, sul secondo pulsante "Cambia"
fig. 2, configurazione marcatura PDF (Lato ARXivar Server, classi documento)
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470
Guida di ARXivar
Assegna utente/variabile a figura professionale
Tramite l'operazione "Assegna utente/Variabile a figura professionale" (si veda immagine sotto di figura
3) è possibile programmare il Link corrente in modo tale che al momento della sua esecuzione il motore
di workflow sia in grado di valorizzare automaticamente la figura professionale qui definita (si veda
glossario in premessa del capitolo corrente).
L'assegnazione di un utente di una figura professionale definibile tramite lo strumento di figura 3 può
avvenire in due differenti modalità, è possibile selezionare l'utente da un apposito elenco (valorizzazione
statica) oppure utilizzando il valore contenuto in una variabile di processo (valorizzazione dinamica).
La valorizzazione della figura professionale da variabile di processo può risultare una soluzione vincente
in diverse situazioni perchè consente di valorizzare la figura professionale sulla base di espressioni,
questo consente la progettazione di Workflow estremamente flessibili.
fig.3, valorizzare automaticamente una figura professionale.
Per esempio: si supponga di disegnare un workflow per la gestione offerte cliente:
Sulla base del valore dell'offerta il workflow dovrà automaticamente stabilire quale utente
appartenente alla figura professionale denominata "Commerciale" dovrà essere chiamato per eseguire
le attività previste da un particolare task, per risolvere si potrebbe procedere come segue:
· C reare due variabili di processo, la prima che chiameremo "ValoreOfferta" sarà utilizzata per
rappresentare il valore dell'offerta.
· Una seconda da utilizzare per rappresentare l'utente appartenente alla figura professionale, il
nome della seconda variabile sarà "UtenteEsecutore".
· La prima variabile di processo ValoreOfferta ().
· Quando ValoreOfferta conterrà un valore (è possibile valorizzare variabili di processo tramite
task o tramite link) sarà possibile assegnare alla variabile UtenteEsecutore il nome dell'utente
appartenente alla figura professionale impostando per esempio delle semplici formule, per
esempio se ValoreOfferta è uguale o superiore ai 5000 euro allora UtenteEsecutore potrebbe
essere valorizzata con "01\Mario.Rossi",
se inferiore ai 5000 ma superiore ai 4000 allora
UtenteEsecutore sarà uguale a "01\Cristian.Bianchi" ecc...
Una volta che UtenteEsecutore conterrà una nome utente valido, tramite la configurazione Link (vedi
sopra in figura 3) vi sarà possibile valorizzare la figura professionale utilizzando il valore contenuto nella
variabile UtenteEsecutore (Valorizzazione dinamica).
Il valore assegnato ad una variabile di processo rimane tale fino a nuove impostazioni, potrete dunque
utilizzare la variabile UtenteEsecutore nel link appropriato.
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Workflow
471
Le variabili di processo utilizzate per valorizzare la figura professionale dovranno essere valorizzate
come segue codice Area organizzativa + Backslash + Nome utente di ARXivar. Per esempio se il codice
dell'area organizzativa fosse AO01 e l'utente di ARXivar fosse M.Rossi la variabile dovrà contenere
AO01\M.Rossi,
l'utente
dovrà
appartenere
alla
figura
professionale,
quando
valorizzate
automaticamente una variabile di processo secondo l'esempio riportato sopra non esiste nessun
controllo, se il nome utente assegnato alla variabile non fosse presente il workflow non verrebbe
concluso.
Tramite questo pulsante è possibile selezionare quale figura professionale sarà valorizzata,
selezionata
la
figura
professionale
sarà
possibile
selezionare
l'utente
appartenente
alla
figura
professionale precedentemente selezionata (valorizzazione statica), oppure sarà possibile selezionare la
variabile di processo (valorizzazione dinamica) la variabile è distinguibile dagli utenti perchè hanno come
prefisso e suffisso il simbolo percentuale (esempio %UtenteEsecutore%), l'elenco presenta solo
variabili di tipo Alfanumerico.
Tramite questo pulsante è possibile modificare la valorizzazione selezionata.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare la valorizzazione selezionata.
Variare la tipologia del documento principale
Tramite la casella combinata "Variare la tipologia del documento principale" è possibile selezionare la
nuova tipologia, quando il link sarà eseguito la classe documentale qui indicata sarà assegnata al
documento principale di processo.
Se in gestione eventi vi fossero configurazioni di tipo "Assegna il tipo di documento" associati alla
tipologia documentale selezionata in "Variare la tipologia del documento principale", quando il link
in questione viene eseguito dunque il motore di Workflow "Assegna il nuovo tipo di documento", in
questo caso eventuali workflow associati a tale evento non saranno eseguiti. In caso contrario si
potrebbe darebbe origine ad esecuzioni di workflow nidificati difficilmente gestibili. Per eseguire processi
di workflow nidificati si veda quanto qui esposto.
Notifica utenti
In notifica utenti è possibile inserire l'utente o un elenco di utenti, separando tramite punto e virgola, un
utente da un altro (01\Admin;01\m.rossi ecc...). Gli utenti qui indicati (da uno a enne) il motore di
workflow invierà una notifica. Notifica utenti è valorizzabile tramite l'utilizzo di variabili di processo, le
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472
Guida di ARXivar
quali dovranno essere precedentemente valorizzate con un nome utente nelle forma Area organizzativa
omogenea\nome utente.
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera che consente di selezionare utenti interni
e variabili di processo.
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 4 tramite la quale è possibile
definire struttura della notifica che il link dovrà inviare.
Notifica SMTP
Notifica SMTP funziona come Notifica Utenti, sia nella selezione degli utenti che nella definizione della
struttura della notifica (fare riferimento alle descrizioni dei due pulsanti) precedentemente trattati sopra
in "Notifica utenti".
La differenza tra notifica SMTP e Notifica Utenti è la seguente: in Notifica utenti la stessa viene
inviata esclusivamente ad utenti interni, mentre in Notifica SMTP viene inviata secondo le seguenti
modalità:
· La notifica viene inviata all'indirizzo mail associato all'utente/i di ARXivar qui inseriti.
· Anche per la notifica via SMTP è possibile selezionare gli utenti tramite l'apposito pulsante
possibile
inserire
organizzativa\nome
direttamente
(esempio:
il
nome
utente
rispettando
01\Admin). Si consiglia
l'utilizzo
sempre
la
dell'apposito
forma
pulsante
. E'
Area
per
selezionare i destinatari della notifica, in modo di evitare possibili errori sintattici. Per inviare la
notifica a più utenti contemporaneamente ogni singolo utente va separato da punto e virgola
che viene automaticamente inserito se la selezione degli utenti avviene da elenco.
· Notifica SMTP consente l'invio di notifiche anche ad utenti esterni, o comunque di poter
inserire direttamente l'indirizzo e-mail del o dei destinatari (in caso di invii multipli i diversi
indirizzi vanno separati dal punto e virgola).
· Nel caso si utilizzino indirizzi e-mail è preferibile utilizzare una variabile di processo valorizzata con
l'indirizzo e-mail o con indirizzi e-mail separati da punto e virgola. C ome noterete tramite il
pulsante
è possibile selezionare sia utenti che variabili di processo.
Configurazione parametri invio notifica (Notifica interna / Notifica SMTP)
C liccando sul pulsante
sia per l'invio di notifiche interne o notifiche via SMTP si accede alla maschera
di figura 3, dov'è possibile configurare la notifica che sarà inviata durante l'esecuzione del Link in
questione.
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Workflow
473
fig.3, configurazione struttura e parametri notifica
Mittente
In questo campo è possibile definire un mittente, tramite il pulsante
è possibile accedere ad un
elenco di utenti interni e figure professionali.
La selezione del mittente potra dunque cadere esclusivamente su un utente interno o su una figura
professionale.
Oggetto
In questa casella di testo è possibile inserire l'oggetto.
L'oggetto della notifica potra essere composta da parti di testo statiche, oppure d da parti di testo
dinamiche. Tramite il pulsante
E' possibile selezionare delle variabili di processo, o dei campi di
profilo che andranno a valorizzare le parti dinamiche del testo dell'oggetto. I campi di profilo selezionati
sono racchiusi e riconosciuti tramite il simbolo percentuale %, esempio selezionando il campo di profilo
PRATICA la parte di testo
conterrà
il seguente
valore
%Pratica%
che
a
run
time
verrà
automaticamente sostituito con il numero effettivo del numero di pratica relativo al profilo del documento
principale di processo. Il carattere speciale utilizzato per identificare una variabile di processo è §
(esempio: §UserAge§), in questo caso la parte di testo relativa a §UserAge§ sarà automaticamente
sostituito con il valore contenuto nella variabile di processo selezionata.
Il pulsante
utilizzato per il testo del corpo della notifica richiama la stessa finestra richiamata per il
campo oggetto. Anche per il campo corpo è quindi possibile creare delle parti di testo dinamiche
selezionando i valori da campi di profilo e da variabili di processo.
I campi di profilo saranno valorizzati recuperando i valori dal profilo del documento principale di
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474
Guida di ARXivar
processo.
Corpo
In questa casella di testo è possibile inserire il testo che verrà utilizzato come corpo della notifica.
Tramite questo pulsante si ottengono gli stessi risultati sopra esposti per il campo oggetto.
Allega documento principale
Questa casella di controllo se selezionata consente di inviare il documento principale di processo come
allegato della notifica.
Allega documenti secondari
Questa casella di controllo se selezionata consente di inviare come allegati i documenti secondari di
processo.
Notifica di ricezione
Questa casella di controllo se selezionata invia al mittente la notifica di avvenuta ricezione.
Attiva Marcatura pdf
Tramite questa casella di controllo se selezionata (si veda immagine sopra) è possibile attivare la
marcatura di documenti.
La marcatura qui applicata viene recuperata dall'immagine memorizzata nel campo firma
(si veda
immagine sotto) dell'utente di ARXivar (per maggiori dettagli vedere quanto qui esposto). E' possibile
applicare marcature esclusivamente a documenti di tipo pdf.
Tramite il pulsante
è possibile accedere alla gestione marcatura, cliccando su di esso è possibile
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Workflow
475
accedere alla maschera "Marcatura PDF" dove è possibile definire:
· Posizione della marcatura all'interno del documento tramite coordinate X,Y in punti (in aiuto i punti
saranno convertiti nell'unità di misura cm).
· Definire la dimensione dell'immagine.
· Stabilire da quale utente di ARXivar recuperare l'immagine Firma. (Anche in questo caso è
possibile recuperare il nome utente da una variabile di processo).
· Su quale pagina inserire la marcatura. Su Pagina personalizzata sarà necessario indicare il
numero di pagina dove inserire la marcatura, ulteriori possibili selezioni sono: Solo su ultima
pagina oppure Su tutte.
Attiva importazione documenti
Se selezionata consente di aggiungere automaticamente nuovi documenti al workflow corrente.
Tramite il pulsante
si accede alla procedura per la definizione delle regole di importazione. E'
possibile configurare da una a enne regole di importazione.
Una regola di importazione automatica di documenti consente di specificare:
· Parametri di ricerca per selezionare il o i documenti da importare.
· Specificarne la tipologia del documento "Principale","Secondario" o "Allegato".
· Specificarne il livello di relazione "Padre" o "Figlio"
· Possibilità di evidenziare il documento per il suo invio via e-mail/Fax.
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12.2.2.4 Link, variabili
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Variabili
Premessa:
Tramite le variabili di processo (per maggiori dettagli su variabili di processo si veda quanto qui trattato),
è possibile rappresentare valori alfanumerici, numerici, booleani (vero/falso), indirizzi URL, URI, EndPoint
di Servizi Web, indirizzi e-mail ecc...
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476
Guida di ARXivar
Questa sessione della guida, tratta argomenti relativi alla configurazione di parametri e proprietà che
verranno poi utilizzate dal motore di workflow quando eseguirà lo specifico Link.
SET (assegnazione valori a variabili di processo).
Queste configurazioni rendono di fatto possibile la valorizzazione automatica di variabili di processo
(operazioni di SET ). Tenendo conto che una variabile di processo è in grado di rappresentare dati di tipo
Numerico, Alfanumerico, Booleano (vero/falso), Combo (il tipo Combo è un tipo Collezione trattato
più avanti), è possibile valorizzare una variabile di processo recuperando i valori da:
· C ampi di profilo del documento principale di processo.
· C ampi di profilo aggiuntivi del documento principale di processo.
· Valori di processo (trattati più avanti nella seguente sezione della guida).
· Valori predefiniti (informazione di tipo statico).
· Risultato di query eseguite su fonti dati esterne o interne ad ARXivar.
GET (ottenere valori da variabili di processo).
Oltre alla valorizzazione di variabili di processo tramite "Proprietà Link - Variabili" è possibile
recuperare i valori da variabili di processo e valorizzare:
· C ampi di profilo del documento principale di processo.
· C ampi di profilo aggiuntivi del documento principale di processo.
· C ampi modulo (documenti Word e Excel Microsoft Office e Open Office).
Proprietà Link - Variabili
C liccando sulla scheda "Variabili" (si veda, sotto in figura 1), è possibile configurare le proprietà del
link selezionato, quando il motore di Workflow andrà ed esegue il link in questione e sulla base di quanto
configurato procederà alla valorizzazione delle variabili di processo qui coinvolte dalla configurazione (si
veda quanto esposto sopra nel paragrafo SET ), di recuperare i valori contenuti nella variabili di processo
indicate ed assegnarli a campi di profilo o di modulo (si veda quanto sopra esposto nel paragrafo GET ).
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477
fig. 1, Proprietà Link - Configurazione variabili di processo.
C ome vedremo in questa sezione della guida esistono diverse modalità e possibilità per valorizzare
variabili di processo od ottenere dei valori dalle stesse.
Per esempio, sopra in figura 1 viene indicato che il particolare link esegue due operazioni, un'
operazione di SET che tramite una connessione (per connessioni verso database si veda quanto
esposto in DSN - Stringhe di connessione) verso una specificata fonte dati, viene eseguita una query di
selezione. Il valore restituito dalla query aggiorna la variabile di processo "TitoloCapitolo". E'
possibile stabilire, già a prima vista, che la variabile "TitoloCapitolo" viene valorizzata tramite una
query, dalla presenza della lettera 'S' nella colonna Query (lettera evidenziata sotto nel cerchio rosso).
Lo stesso Link esegue un'operazione di GET che come già detto, tramite operazioni di GET il valore
rappresentato dalle variabili di processo può essere utilizzato per valorizzare C ampi di profilo (aggiuntivi
compresi) e campi di modulo (si veda sezione Modelli). Sempre Nell'esempio sopra di figura 1 il valore
della variabile di processo denominata "IsReadAndCorrect" viene passato al campo di profilo
CHECK23_39. In questo caso specifico il campo è un campo aggiuntivo. (Si vedano specifiche tecniche a
piè pagina)
Assegnare valori a variabili di processo (SET) - Ottenere dei valori dalle variabili di
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Guida di ARXivar
processo (GET)
Questa sezione tratta nel dettaglio le modalità di configurazione del link selezionato relativo ai parametri
configurabili per operazioni di SET sulle variabili di processo.
Sulla parte destra dell'elenco delle variabili di processo valorizzate tramite le operazioni di SET sono
visibili (figura 1 sopra) tre pulsanti tramite i quali è possibile :
Tramite questo pulsante è possibile definire delle nuove regole per la valorizzazione di variabili di
processo.
Previo selezione in elenco della variabile desiderata, tramite questo
pulsante è possibile accedere in
modifica della regola di valorizzazione precedentemente definita.
Previo selezione in elenco della variabile desiderata, tramite questo
pulsante è possibile procedere
alla cancellazione della regola di valorizzazione precedentemente definita.
Nuova regola di valorizzazione variabile di processo.
Tramite l'apposito pulsante per la creazione di una nuova regola di valorizzazione si accede alla
maschera di figura 2. C ome vedremo più avanti, la stessa identica maschera viene utilizzata anche per
la definizione delle regole di recupero valori da variabili di processo (operazioni di GET).
C ome visibile, le caselle di controllo relative alla gestione dei campi modulo risultano non abilitate.
Questo perchè al momento della stesura della presente sezione di guida non è ancora possibile
valorizzare variabili di processo prelevando i valori necessari dai campi di modulo, quindi per le
operazioni di SET queste sono momentaneamente non abilitate alla selezione. Seguirà ora il significato di
ogni singolo controllo presente nella maschera di valorizzazione.
Per semplicità e brevità di esposizione i controlli in comune tra operazioni di SET e GET saranno esposti
una sola volta ed il nome del controllo trattato avrà come suffisso la seguente stringa di caratteri :
· (SET e GET) C onfigurazione valida in entrambe le modalità (sia per operazioni di SET che
operazioni di GET)
· (solo GET) C onfigurazione valida solo per operazioni di GET.
· (solo SET) C onfigurazioni valide solo per operazioni di SET.
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479
fig. 2, definizione di una regola di valorizzazione.
Variabile di processo: (SET e GET)
Tramite questa casella combinata è possibile selezionare la variabile di processo sulla quale è sarà
possibile effettuare operazioni di SET o di GET.
Campo profilo: (SET e GET)
C ontiene il nome del campo di profilo (aggiuntivi compresi) associato alla variabile di processo
selezionata.
Su operazioni di SET il valore contenuto nel campo di profilo qui indicato sarà utilizzato alla
valorizzazione della variabile di processo (variabile di processo=Campo profilo).
Al contrario, con operazioni di GET sarà il valore contenuto nella variabile di processo selezionata nella
casella combinata "Variabile processo" a
valorizzare
il campo
di profilo
qui indicato
(Campo
profilo=variabile di processo).
Questo pulsante consente di accedere, tramite apposita maschera, all'elenco dei campi di profilo e
aggiuntivi, dove sarà possibile selezionare il campo desiderato. Il campo selezionato sarà riportato in
"C ampo profilo:" dove non è possibile modificare il valore selezionato. La casella C ampo profilo è
volutamente non editabile questo garantisce la selezione corretta del nome campo di profilo.
Questo pulsante consente di eliminare l'associazione tra variabile di processo e campo di profilo,
questa operazione rende nuovamente disponibile la variabile di processo per la definizione di una nuova
regola di valorizzazione.
Campo Modulo: (solo GET)
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480
Guida di ARXivar
La funzionalità "Campo modulo" è configurabile solo per operazioni di tipo GET.
C onsente di assegnare il valore di una variabile di processo al campo di modulo indicato nella casella di
testo "Campo modulo:" (si veda particolare immagine sotto).
Operando su
operazioni di tipo GET le caselle di controllo (ora nell'immagine sotto disabilitate)
risulteranno abilitate ed hanno il seguente significato: per le caselle di controllo selezionate il valore
rappresentato dalla variabile di processo selezionata nella casella combinata "Variabile processo:"
viene automaticamente assegnato al campo modulo Indicato.
Nota aggiuntiva: al momento della stesura della presente guida, la versione 4.5.20 di ARXivar non
prevede (anche se editabile) l'utilizzo del parametro di configurazione "Campo modulo:" per operazioni
sulla variabile di processo di tipo SET eseguendo cosi l'operazione inversa a GET, cioè recuperando il
valore dal campo modulo qui indicato ed assegnadolo alla variabile di processo, tale modalità sarà in
futuro disponibile.
(L'abilitazione ad operazioni di SET con campi moduli sarà riconoscibile dall'abilitazione delle caselle di
controllo "Documento principale", "Documenti secondari" e Allegati ora disabilitate su operazioni di tipo
SET come mostrato nell'immagine sotto).
C he cos'è un campo modulo ?
Nella casella di testo "Campo modulo" è possibile inserire il nome assegnato ad uno o più campi di
modello (per maggiori informazioni si faccia riferimento a quanto QUI esposto).
I modelli di ARXivar possono essere documenti di word o fogli di calcolo Excel (Microsoft Office o
Open Office), in un modello di office è possibile definire quanti campi modulo sia ritenuto necessario.
Un campo modulo è un particolare campo che può essere predisposto all'inserimento di dati. Nel caso
di ARXivar i campi modulo in prevalenza vengono utilizzati per rappresentare valori di campi di profilo
documentale.
Nel caso di documenti word è possibile creare i campi modulo tramite l'inserimento di Bookmark
(segnalibri) sul documento che farà poi da modello, nel caso dei fogli di Excel il campo modulo è
individuabile dal nome cella (esempio: B5, B7, B8 ecc...). Nel caso di Word la definizione di un
campo modulo richiede un nome esempio "NUMDOC", "DATADOC" ecc..
Questo è il nome da inserire nel "C ampo modulo:", facendo riferimento ai nomi precedentemente
utilizzati come esempio, se la variabile di processo contenesse il numero di documento in "C ampo
modulo:" andrebbe inserito il nome del bookmark "NUMDOC", l'inserimento dei nomi campo modulo
va fatta con particolare attenzione in quanto non esiste nessun modo per verificare la correttezza del
nome campo inserito. In quando durante le fasi di progettazione di un Workflow non è possibile
stabilire con certezza quale modello (word o Excel sarà processato). Un nome campo inserito in modo
scorretto solleva un errore durante l'esecuzione del Workflow.
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Workflow
481
Documento principale:
(la casella di controllo documento principale è selezionabile solo per operazioni di GET).
Se selezionata viene effettuata una ricerca sul documento principale di processo. Il motore di workflow
esegue una ricerca del nome campo indicato nella casella di testo "Campo modulo:", se il campo
ricercato esiste viene valorizzato con il valore rappresentato dalla variabile di processo selezionata
nella casella combinata "Variabile processo:".
Documenti secondari:
(la casella di controllo Documenti secondari è selezionabile solo per operazioni di GET).
Se selezionata viene effettuata una ricerca su tutti i documenti secondari di processo. Il motore di
workflow esegue una ricerca del nome campo indicato nella casella di testo "Campo modulo:", se il
campo ricercato esiste viene valorizzato con il valore rappresentato dalla variabile di processo
selezionata selezionata nella casella combinata "Variabile processo:". Se la precedente casella di
controllo "Documento principale" fosse selezionata l'aggiornamento viene eseguito sul documento
principale e su tutti i documenti secondari di processo.
Allegati:
(la casella di controllo Documenti secondari è selezionabile solo per operazioni di GET).
Se selezionata viene effettuata una ricerca su tutti gli Allegati di processo. Il motore di workflow esegue
una ricerca del nome campo indicato nella casella di testo "Campo modulo:", se il campo ricercato
esiste viene valorizzato con il valore rappresentato dalla variabile di processo selezionata nella
casella combinata "Variabile processo:".
E' possibile effettuare selezioni multiple, è dunque possibile selezionare contemporaneamente tutte e tre
le caselle combinate, ricerca ed aggiornamento vengono eseguiti nel seguente ordine "Do cum e nto
p r incip a le " (se selezionata), "Do cum e nti s e co nd a r i" (se selezionata), "Alle g a ti" (se selezionata).
Va lo r i d i p r o ce s s o : (solo SET)
Questa casella di controllo consente di selezionare una serie di valori predefiniti messi a disposizione dal
motore di Workflow, ed è utilizzabile esclusivamente con operazioni di "SET", dunque il valore qui
selezionato sarà utilizzato per valorizzare la variabile di processo selezionata nella casella combinata "
Variabile processo:", con operazioni di "GET"
la casella combinata "Valori di processo:" risulta
disabilitata. Dalla casella combinata "Valori di processo:" è possibile selezionare un valore tra quelli di
seguito elencati, oltre ai valori di processo la casella combinata contiene anche tutte le figure
professionali disponibili.
Elenco dei valori di processo selezionabili
· Data conclusione Task (contiene la data di scadenza task precedente al link che si sta
configurando).
· Esecutore task (contiene l'esecutore corrente del task precedente al link che si sta configurando).
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482
Guida di ARXivar
· ID Task (id del precedente task).
· ID Processo (contiene ID del processo in corso).
Valori di default: (solo SET)
In questa controllo utente è possibile inserire il valore predefinito per la variabile di processo selezionata
in "Variabile processo:", il controllo utente di default è una casella combinata priva di etichetta posta
alla sinistra del pulsante formula, (si veda particolare sotto). Quando nella casella combinata "Variabile
processo:" viene selezionata, la variabile di processo da configurare il campo "valore di default"
diventa editabile tramite un il relativo controllo utente sensibile al tipo dato rappresentabile dalla
variabile di processo selezionata.
Alcuni esempi pratici: nel caso il tipo dato rappresentato dalla variabile di processo fosse Boolean
sarà possibile definire il valore di default tramite una casella a scelta obbligatoria "Option Box" che
consentirà di impostare il valore predefinito tra vero o falso. Nel caso la variabile di processo
selezionata rappresenta dei valori di tipo testo il controllo per inserire il valore di default sarà una casella
di testo, nel caso di data ora apparirà un controllo personalizzato per l'inserimento di data e ora e via
discorrendo.
Formula: (solo SET)
E' possibile utilizzare il pulsante "Formule" esclusivamente per operazioni di tipo SET, non è possibile
applicare formule per l'assegnazione a campi di profilo o di modulo applicando delle formule a valori
rappresentati tramite variabili di processo.
Tramite il pulsante "Formula"si accede alla maschera di figura 3, nella parte alta è ben visibile in colore
"rosso" la variabile di processo selezionata e che si andrà a valorizzare tramite la formula definita
dall'utente. La formula va inserita nell'apposito spazio, come riferimento si veda figura 3 dove inserito il
valore 'True'.
Non è necessario inserire il nome della variabile di processo, lo fa il motore di workflow. Per esempio
quanto mostrato in figura 3 corrisponde a IsReadAndC orrect = True.
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Workflow
483
fig. 3, valorizzare variabili tramite formule personalizzate.
Se per caso all'interno della vostra formula dovrete inserire il nome di una variabile di processo è
consigliabile utilizzare il mouse anziché scriverla manualmente, questo vi garantisce l'utilizzo di una
sintassi corretta sia per quanto riguarda errori di battitura sia per quanto riguarda la scelta dei caratteri
di riconoscimento utilizzati dal motore di workflow.
Difatti è possibile includere nella formula ulteriori variabili di processo, basterà selezionare la variabile
desiderata dall'elenco "Variabili di processo" visibile in figura 3 tramite un doppio click sulla
variabile selezionata ed essa sarà inserita nel modo corretto all'interno della formula.
Quando si eseguono operazioni di questo tipo fare particolare attenzione alla posizione del cursore al
momento del doppio click, perchè la variabile cosi selezionata verrà inserita in quell'esatta posizione. Si
consiglia di utilizzare il mouse anche per la selezione di operatori e funzioni quali + - / * Now(), Date(),
True e False.
Argomento correlato: Proprietà Link - Query
Proprietà Link - Variabili, alcune specifiche tecniche.
E' possibile distinguere i campi aggiuntivi da campi di profilo standard dal loro nome. Nel caso di
campi di profilo aggiuntivi il nome del campo contiene il tipo di dato rappresentato, esempio
TESTO1_10 rappresenta e contiene dati di tipo alfanumerico, C HEC K23_39 contiene valori booleani
(vero/falso), DATA01_22 valori di tipo data e ora ecc.. i due gruppi di cifre in coda al nome del campo
sono ad uso interno, nello specifico il primo gruppo indica l'ordine di visualizzazione nelle maschere di
inserimento, il secondo è un Number-ID univoco.
E' importante che le variabili di processo siano dello stesso tipo dato che dovranno rappresentare,
viceversa la sorgente dati deve essere dello stesso tipo dato rappresentato dalla variabile di
processo.
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484
Guida di ARXivar
Per esempio: il vostro Workflow necessita di una variabile di processo per rappresentare la data e
l'ora di una particolare scadenza. Al momento della creazione della variabile di processo andrete a
selezione il tipo Data/Ora, in questo caso quando dovrete valorizzare tale variabile il dato passato
dovrà essere di tipo Data ora. Il passaggio di dati di tipo differente dal tipo dati rappresentabile da
una variabile di processo non sempre solleva degli errori intercettabili. Per esempio è possibile
sommare due variabili di tipo testo, questa operazione eseguirà una concatenazione dei due valori,
esempio: MiaVariabileUno = "10", MiaVariabileDue = "10", se entrambe le variabili al momento
della loro creazione fossero state definite come tipo Testo, sommando
MiaVariabileUno
a
MiaVariabileDue il risultato non sarà 20 ma 1010, questo darebbe origine a risultati inaspettati e
sarebbe il classico errore di difficile individuazione. In altri casi si potrebbero perdere porzioni di
informazione come il passaggio di dati di tipo testo a variabili di tipo Data/Ora.
E' dunque importante quando si creano le variabili di processo selezionare il tipo corretto sulla base
del tipo di dato che dovranno rappresentare.
C ome visibile sopra in figura 1 la gestione delle variabili di processo, tramite la maschera "Proprietà
Link" è possibile avere una sola anteprima delle configurazioni impostate, non è per esempio
possibile stabilire il tipo dato rappresentato dalla variabile di processo, lo stesso dicasi per i
campi di profilo standard e campi Modulo (diverso per i campi aggiuntivi, dove è possibile risalire al
tipo dato rappresentato dal nome stesso del campo aggiuntivo)...
Per la definizione del nome delle variabili di processo si consiglia dunque l'utilizzo della notazione
ungherese, la quale prevede nella definizione dei nomi di variabili o oggetti l'utilizzo di prefissi atti
ad indicare il tipo di dato o oggetto rappresentato dalla variabile. la notazione ungherese viene
utilizza in quei sistemi dove è difficile stabilire o definire il tipo di dato rappresentato. Il Workflow di
ARXivar, essendo un linguaggio di programmazione ad interfaccia grafica consente di definire il tipo
dato esclusivamente durante la creazione della variabile di processo ma non durante il suo effettivo
utilizzo.
Al momento della stesura della presente guida è possibile trovare dei riferimenti ai prefissi da
utilizzare ai seguenti indirizzi internet: qui oppure qui, tuttavia nulla vieta l'utilizzo di prefissi
personalizzati, l'importante che quanto utilizzato richiami il tipo dato rappresentato e possa essere di
aiuto durante operazioni di SET o GET nella configurazione di un LINK di Workflow).
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12.2.2.4.1 Query
Creare query di estrazione dati tramite il pulsante "Query"
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485
Argomenti correlati: DSN Stringhe di connessione, Server collegati, Stringhe di connessione sempre
corrette utilizzando i provider OLE DB tramite file Test.UDL.
fig. 1, il pulsante query.
Premessa:
Tramite il pulsante "Query" è possibile valorizzare delle variabili di processo tramite il risultato di
semplici query di estrazione dati. Questo richiede una connessione valida verso la fonte dati contenente
le informazioni necessarie. La seguente sezione della guida, oltre che informare l'utente sulle differenti
modalità di configurazione delle proprieta dell'elemento di workflow "Link", nello specifico sulle funzioni
messe a disposizione dal pulsante Query, sono fornite informazioni aggiuntive relative a Driver ODBC in
alcuni casi indispensabili per poter definire delle connessioni valide verso fonti dati esterne ad ARXivar.
Query (solo SET)
Il pulsante Query, anche se risulta attivo per operazioni di GET, essenzialmente viene utilizzato per
operazioni di valorizzazione delle variabili di processo, quindi con operazioni di SET, tuttavia il pulsante "
Query" è attivo anche per operazioni di tipo "GET" questo perchè, come vedremo più avanti, oltre
eseguire query di estrazione è possibile eseguire Query di aggiornamento, quindi nel momento in cui
viene eseguito il link in questione è anche possibile aggiornare dati appartenenti a fonti dati esterne.
E' del tutto indifferente eseguire query di aggiornamento tramite operazioni di SET o tramite
operazioni di GET, l'argomento "Query di aggiornamento" è trattato più avanti nella presente sezione
di guida.
Aggiornamento di una variabile di processo tramite risultati di una Query di estrazione.
Le Query possono essere eseguite sia sul Database di ARXivar (su database di ARXivar, consentito solo
tramite opzione "Stringa di connessione" figura 2) sia su fonte dati esterna. In entrambi i casi valorizzare
una tramite query necessita dei seguenti prerequisiti:
· Una connessione valida verso una fonte dati (per maggiori dettagli sulla gestione delle connessioni
in ARXivar si veda quanto qui esposto)
· La Query dovrà restituire un solo valore.
Definita la variabile di processo da valorizzare (come mostrato nell'immagine sotto), il primo passaggio
consiste nel definire la stringa di connessione verso il database contente le informazioni da
recuperare come qui esposto.
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486
Guida di ARXivar
Un piccolo esempio sull'utilizzo di query nella configurazione delle variabili di processo: nel
particolare dell'immagine sopra è stata selezionata una variabile di processo "ModalitaSped" che come
si intuisce dal nome assegnatogli dovrà rappresentare la modalità di spedizione predefinita per il cliente
quale destinatario del documento principale di processo. "ModalitaSped" viene valorizzata tramite una
Query di estrazione dati. La Query deve interrogare una tabella "Anagrafiche clienti" e restituire la
modalità di spedizione assegnata allo specifico cliente. Il riferimento al cliente, indispensabile per la
clausola WHERE della query viene recuperato dal campo destinatario del profilo del documento
principale di processo che a sua volta viene gestito tramite un'ulteriore variabile di processo chiamata "
CodCliente" la query definita sarà semplicemente:
SELEC T PrefSpedizione FROM AnaCli WHERE AnaCli.CodCli ='%CodCliente%'
L'assegnazione del risultato della query alla variabile di processo ModalitaSped sarà automaticamente
assegnato dal motore di Workflow. La sintassi della query potrebbe differire a secondo del driver ODBC
utilizzato per la connessione verso base dati interessata.
Come definire una stringa di connessione per consumare Query di estrazione dati durante
l'esecuzione di un LINK
C ome qui accennato prima di scrivere la query di selezione per recuperare le informazioni utili a
valorizzare una variabile di processo è necessario accedere alla fonte dati contenente tali informazioni,
quindi è necessario specificare la corretta modalità di connessione verso la base dati di vostro interesse.
Il tutto si traduce nella definizione o utilizzo di una stringa di connessione, questo è possibile tramite:
· l'utilizzo di una stringa di connessione già configurata lato ARXivar Server, questo richiede la
selezione dell'opzione "Stringa di connessione" (come in sotto in figura 2). Selezionata l'opzione a
scelta obbligatoria "Stringa di connessione" è possibile selezionare la connessione desiderata dalla
casella combinata.
· Definirne una nuova stringa di connessione tramite una delle due rimanenti opzioni a scelta
obbligatoria quali "ODBC Driver" oppure "Dsn Connection" (visibili sotto in figura 2).
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487
fig. 2, definire una stringa di connessione valida.
Le due rimanenti opzioni a scelta obbligatoria "ODBC Driver" o "Dsn connection" consentono:
· La prima "ODBC Driver" di definire una connessione ad hoc. E' richiesta la conoscenza sulla
sintassi da utilizzare per definire in modo corretto una stringa di connessione verso la base dati
desiderata. Tramite la casella combinata "Esempi di connessione" (figura 2), ARXivar mette a
vostra disposizione degli esempi di stringhe di connessione verso i più comuni motori di database.
Selezionato il driver ODBC di vostro interesse il campo "Dsn:" viene popolato con la relativa
stringa di connessione, sarà sufficiente sostituire i valori proposti dall'esempio con i valori corretti
per esempio: nome database, nome utente, password, Nomi istanza o percorsi di file system
ecc...
· DNS connection, richiede la presenza sulla macchina di DSN definiti dall'utente, DSN di sistema o
DSN su file, quelli già esistenti sono selezionabili tramite l'apposita casella combinata. La casella
combinata è precaricata con le definizioni "DSN" presenti sulla macchina, nel caso non fosse
presente il particolare DSN dovrete cliccare sul pulsante "Esci" di figura 2, definire il DSN
mancante quindi rientrare nella maschera di figura 2 e continuare con la configurazione
selezionando la Dsn connection ora presente nella casella combinata.
Note tecniche: tutte e tre le possibilità offerte da ARXivar per la selezione o definizione delle stringhe di
connessione quali "Stringa di connessione", "ODBC Driver" e "Dsn connection" vi consentiranno di
accedere praticamente a tutte le basi dati esistenti.
Va comunque sottolineato che le tre opzioni si basano su i Driver ODBC installati.
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Guida di ARXivar
In alcuni scenari i driver ODBC forniti da Microsoft non bastano. Le macchine chiamate ad eseguire le
query, (sono da considerare tutte le postazioni di ARXivar Client dove l'utente ARXivar rientra tra gli
esecutori di workflow che prevedono l'utilizzo di query). Queste postazioni dovranno essere provviste
dei driver appropriati, a secondo del tipo della fonte dati da raggiungere.
Generalmente il sito del produttore del DATABASE fornisce gratuitamente i driver ODBC per Windows
(per maggiori dettagli sull'argomento si veda quanto qui esposto).
Riassumendo
Il recupero di informazioni tramite Query di selezione che richiedano una connessione verso una base
dati esterna ad ARXivar necessitano di una connessione valida verso il Database, in alcuni scenari
potrebbero bastare i driver forniti da Microsoft in altri sarà necessario recuperare i driver mancanti. Il
seguente elenco puntato potrebbe essere d'aiuto:
1.L'installazione di Driver ODBC appropriati è necessaria su tutte le
macchine ARXivar C lient che
saranno coinvolte dall'esecuzione da processi di workflow che implementano query di selezione su
base dati esterna, o comunque diversa da quella utilizzata da ARXivar (in questo caso la macchina
client utilizzando ARXivar avrà già a bordo i driver necessari, indipendentemente dalla base dati
ARXivar compatibile quali Microsoft SQL Server, Oracle e MySQL).
2.E' possibile stabilire l'elenco dei driver disponibili (ndr il percorso successivamente indicato può
variare a seconda della versione di Microsoft Windows) da Pannello di controllo - strumenti di
amministrazione - origine dati ODBC . Oppure creando un file di testo e modificandone l'estensione
da .txt ad .udl come qui mostrato,rinominato il file in "nome file.udl" facendo doppio click su di
esso si avvia la procedura per definire delle connessioni tramite la tecnologia OLE-DB, sulla prima
scheda dello wizard denominata "Provider" troverete l'elenco completo dei driver al momento
installati sulla macchina.
3.Quasi sicuramente vi ritroverete ad eseguire queste operazioni sulla macchina dove state
disegnando il vostro workflow, non è detto che i driver qui disponibili lo siano anche sulle altre
macchine che dovranno eseguire il workflow che state progettando, in caso contrario le query non
saranno eseguite. Nelle migliori delle ipotesi bloccando di fatto il processo di workflow, in altri casi
sfalsando il flusso esecutivo del processo di workflow dando cosi origine ad errori di logica difficili
da individuare.
4.C on ARXivar configurato per l'utilizzo di Microsoft SQL Server diventa possibile sfruttare la
potenzialità offerta dalla funzionalità Server Collegati (si veda quanto qui esposto),
tramite
questa funzionalità è possibile collegare alla stessa istanza di SQL Server utilizzata da ARXivar
altre fonti dati esterne, se richiesti anche in questo caso è necessario disporre dei driver ODBC
appropriati ma in questo caso con la grande differenza che basterà installare i driver ODBC sul
server senza doversi preoccupare di dover installare gli stessi driver ODBC su tutte le postazioni
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Workflow
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ARXivar C lient in quanto le query di selezione utilizzeranno la stessa connessione utilizzata da
ARXivar demandando al server la gestione degli accessi a fonti dati esterne ma in questo caso già
collegate...
Definita una stringa di connessione valida è possibile procedere alla scrittura della query di selezione
tramite sintassi "Structured Query Language" (linguaggio SQL).
La validità della connessione viene verificata nel
momento dell'esecuzione del test di verifica Query
tramite a apposito pulsante (argomento trattato nel prossimo paragrafo).
E' necessario porre particolare attenzione al contenuto dei messaggi rilasciati dal test di validità query,
una stringa di connessione errata o non convalidata viene segnalata tramite appositi messaggi tipo:
- Problemi nell'apertura della connessione reperimento della stringa di connessione.
oppure
- E' Necessario indicare una stringa di connessione valida.
Definire una query di selezione.
Definita una stringa di connessione valida (si veda quanto qui esposto) sarà possibile definire la query di
selezioni il quale risultato andrà a valorizzare la variabile di processo selezionata. Questa fase richiede
una conoscenza delle strutture delle tabelle che la query andrà ad interrogare, conoscera la sintassi del
dialetto SQL che potrebbe differire dallo standard SQL sulla base del Driver ODBC utilizzato per la
connessione, oppure per particolari specifiche del motore di database.
Query:
C liccare sulla scheda Query, come mostrato sotto in figura 3. Nella casella di testo multilinea del campo
"Query:" scrivere la query.
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Guida di ARXivar
fig. 3, definire la query di estrazione.
La query dovrà rispettare i seguenti prerequisiti:
· La lunghezza massima di caratteri consentita, spazi compresi è di 1.950 caratteri.
· E' consentito l'utilizzo di chiamate a funzioni (solo se supportate dal motore di database
sottostante).
· Nelle clausole WHERE l'utilizzo di variabili di formato testo dovranno essere racchiuse tra singoli
apici, esempio ... WHERE FirstName='%Dest%'
· Il testo della query dovrà superare il test richiamato tramite il seguente pulsante
che esegue
a tutti gli effetti la query, se l'esecuzione della stessa verrà eseguita con successo significa che
connessione e sintassi sono valide. Il test non è eseguito sul numero righe restituite dalla query, la
query potrebbe restituire anche zero righe, è importante che tutto corrisponda alla perfezione
come: nomi di colonna delle tabelle coinvolte dalla query corrette, nomi delle tabelle corretti,
sintassi corretta.
· La verifica sulla connessione tramite il pulsante
avviene in modo indiretto, questo significa
che dovrete verificare che la connessione dichiarata sia effettivamente quella corretta. Segue
esempio: nel caso tale connessione puntasse ad un database avente tabelle con lo stesso nome
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Workflow
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delle tabelle impiegate dalla query e fossero selezionate tutte le colonne (esempio Select * oppure
Select ALL) il test della query andrebbe a buon fine dando cosi origine ad un errore di logica e
di difficile individuazione. E' dunque consigliabile evitare la selezione completa di tutte le colonne
nelle proprie query utilizzando forme del tipo:
SELEC T
myC olumnName
FROM
myTableName
ecc...
piuttosto
che
SELEC T
*
FROM
myTableName ...
· C ome già detto la pressione del pulsante
esegue la query, nel caso vengano utilizzate delle
clausole WHERE alla pressione del tasto vi sarà richiesto di valorizzare il o i parametri utilizzati,
questo solo per permettere l'esecuzione di prova della query. Il valore utilizzato per il parametro
qui inserito non ha nessun effetto per la definizione della query, l'importante che quanto inserito
non sia origine di errori nell'esecuzione della query di test. Esempio: se il parametro si aspetta dei
valori numerici interi sarà il caso di inserire valori numeri interi, se il parametro si aspetta valori
testo sarà il caso di inserire una serie di caratteri.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare il testo della query.
Variabili di processo:
C ontiene l'elenco delle variabili di processo disponibili. E' possibile utilizzare le variabili qui elencate
come parametro nelle clausole WHERE. In questo caso si consiglia di selezionare la variabile di processo
tramite un doppio click su di essa. Questo vi garantisce un sintassi corretta. La variabile cosi selezionata
sarà inserita nella posizione del cursore all'interno del testo della query è dunque opportuno posizionare
il cursore nella posizione desiderata prima di procedere col la selezione della variabili di processo tramite
il doppio click.
Campo di Select che valorizza la variabile:
A test query superato la casella combinata sarà popolata dal nome delle colonne indicate nella query
(troverete l'elenco delle colonne delle tabelle coinvolte dalla query), selezionare la colonna da utilizzare
per valorizzare la variabile di processo che Link aggiornerà quando eseguirà la query qui definita.
Definire una query di aggiornamento
Tramite la configurazione di un Link e sempre tramite la scheda "Variabili" è possibile definire delle
query di aggiornamento. Anche se ARXivar non è volutamente progettato per accedere in scrittura su
fonti dati esterne e sollevandosi da qualsiasi responsabilità per un utilizzo inappropriato di tale
strumento, ne sconsiglia l'utilizzo tramite lo strumento richiamabile dal pulsante "Query".
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Va sottolineato che la verifica della query, richiamata tramite il pulsante
è a tutti gli effetti
eseguita sul database, per quanto riguarda una query di selezione essendo un'operazione di sola
lettura non c'è nessun problema, essendo di sola lettura non apporterà nessuna variazione alla base
dati. Eseguire operazioni di verifica per query di tipo diverso da una query di selezione è
un'operazione altamente rischiosa in quanto, con la maggior parte dei motori di database esistenti
(escluso motori di database di tipo X-Base che non cancellano fisicamente il record) i
record coinvolti
dalla query verrebbero modificati o eliminati in modo permanente, sarebbe solo un ripristino da copie.
C ome esposto nei precedenti argomenti, dove la guida espone le modalità per all'accesso a fonti dati in
sola lettura, fornendo una serie di strumenti di supporto e di controllo, non altrettanto ARXivar
fornisce strumenti
per l' accesso ai dati in scrittura e sopratutto il supporto per la verifica sulla
correttezza della sintassi relativa a query di aggiornamento dati (quali query di aggiornamento,
accodamento o cancellazione) verso fonti dati, demandando scelta e responsabilità a chi decidesse
di
utilizzare lo strumento query (figura 4) per eseguire query di aggiornamento.
Per esempio è possibile eseguire un aggiornamento ad una fonte dati utilizzando lo strumento "Query"
durante l'esecuzione di un Link.
In figura 4 la query esegue un operazione di scrittura su un'ipotetica tabella chiamata C ustomerInvoce
valorizzando la colonna di nome ARXivarID con il valore contenuto nella variabile di processo
denominata %DOC NUMBER%.
Volutamente l'esempio mostra una query di aggiornamento potenzialmente dannosa, un'istruzione di
questo tipo aggiornerebbe il campo ARXivarID con il valore contenuto nella variabile di processo %
DOC NUMBER%... ma avendo omesso la clausola WHERE
l'aggiornamento avrebbe effetto su tutte le
righe della tabella C ustomerInvoce.
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fig.4, Una query di aggiornamento.
La query in oggetto sarebbe eseguita quando il motore di Workflow esegue il Link che la contiene, è
possibile configurare query di aggiornamento sia per operazioni di tipo SET sia per operazioni di tipo
GET.
Anche le query di aggiornamento come le query di selezione richiedo sintassi e stringa di connessione
corretta, verifica questa che a differenza delle query di aggiornamento, accodamento o cancellazione,
per le query di selezione è possibile richiamare tramite il pulsante
.
ARXivar non esegue nessuna verifica su query di aggiornamento dunque le query avranno
sempre esito negativo. C ome sopra citato ARXivar non eseguirà mai nessun test di verifica su query in
scrittura dato che tale verifica esegue
a tutti gli effetti la query specificata nel campo multilinea
"Query:", una verifica di questo tipo potrebbe potenzialmente eseguire una query che, anche
involontariamente potrebbe aggiornare dei dati in modo scorretto.
ARXivar volutamente non esegue test su query che siano diverse da query di sola lettura...
controllo e risultato ottenuto tramite query che eseguono operazioni di scrittura sono
completamente demandate all'utente che decide di sfruttare uno strumento pensato per la
sola lettura.
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per salvare e quindi confermare l’esecuzione di una query di aggiornamento è necessario inserire un
qualsiasi valore nella casella combinata "Campo di select che valorizza la variabile" e cliccare su
conferma.
Se connessione e sintassi della query fossero corrette il motore di Workflow al momento dell’esecuzione
del link in questione aggiornerebbe i dati come indicato dalla query. Eventuali errori di sintassi o di
connessione potrebbero terminare in modo imprevisto il processo esecutivo del workflow coinvolto
dall’operazione.
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12.2.2.5 Link, timer e comandi
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Proprietà Link - Timer e comandi
Argomento correlato: Designer workflow - Timer
Premessa:
Questa sezione di guida tratta l'argomento relativo alla attivazione dei timer del Workflow di ARXivar.
Tramite la configurazione di un link, selezionando la scheda "Timer e Comandi" è possibile configurare
un Link facendo in modo che durante la sua esecuzione vengano attivati o disattivati i timer selezionati
(si veda figura 1). Tramite la scheda Timer e C omandi, oltre che programmare l'attivazione o
disattivazione di Timer è possibile definire l'esecuzione di un comando previo selezione di un file
eseguibile quali potrebbero essere file aventi estensione .exe, .vbs, .bat, .js ecc.., o di modificare lo
stato del documento principale di processo. Nel caso di richiesta esecuzione di un comando è possibile
stabilire la modalità di esecuzione (sincrona/asincrona).
Selezionare un timer.
Tramite la pressione del seguente pulsante
si accede alla maschera "Elenco Timer" (vedi
particolare di figura 1) dove sarà possibile selezionare dall'elenco il timer da attivare. Dalla maschera
"Elenco Timer" sarà sufficiente selezionare il timer desiderato tramite singolo click sull'elemento "Timer
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di controllo" quindi per confermare il "Timer" sarà sufficiente cliccare su conferma.
Quando il motore di Workflow andrà ad eseguire il Link interessato, i Timer coinvolti saranno attivati
ed allo scadere dell'intervallo di tempo impostato (si veda figura 2 oppure si faccia riferimento o a
quanto qui esposto) il servizio "ARXivar Service" sulla base delle proprietà del Timer attivato invierà una
notifica ai rispettivi destinatari oppure eseguirà il comando previsto.
Su un unico Link è' possibile attivare da uno a più Timer, non è possibile garantire la precisione su tempi
di invio notifica e esecuzione comando. Lo scadere dell'intervallo potrebbe ritardare di qualche secondo (
mai anticipare), i ritardi possono variare da qualche millesimo di secondo a qualche secondo, dipende
dal variare delle disponibilità di risorse, a partire dal momento di attivazione Timer fino alla scadenza
dell'intervallo di tempo previsto.
Un doppio click su un timer selezionato consente di accedere alle impostazioni del timer stesso ed
apportare eventuali modifiche.
fig. 1, Timer e comandi, selezione di Timer per la sua attivazione.
Tramite questo pulsante
è possibile fermare i Timer precedentemente attivati. Le modalità di
selezione sono identiche alla selezione di attivazione Timer. E' possibile selezionare dalla maschera
Elenco Timer di figura 1, solo Timer che risultano essere stati selezionati per l'attivazione. Nel caso non
vi fossero Timer selezionati per l'attivazione l'elenco della maschera "Elenco Timer" risulterebbe vuota.
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Guida di ARXivar
Un doppio click su un timer selezionato consente di accedere alle impostazioni del timer stesso ed
potervi apportare eventuali modifiche.
fig. 2, modifica del timer selezionato.
Esegui comando:
Tramite questo pulsante è possibile selezionare un file eseguibile quale potrebbe essere un
programma, oppure uno script, file batch ecc.. il file selezionato sarà eseguito quando il motore del
Workflow eseguirà il link in questione. Il file eseguibile qui selezionato accetta parametri in entrata
selezionabili tramite l'apposito pulsante sottostante.
Tramite questo pulsante è possibile selezionare campi di profilo del documento principale di processo
oppure delle variabili di processo, rendendo cosi possibile il passaggio di argomenti al file eseguibile
selezionato tramite il pulsate precedentemente esposto, gli argomenti passati come parametro saranno i
valori rappresentati dai campi di profilo o dalle variabili di processo selezionate. E separatori da utilizzare
per il passaggio di più argomenti potrebbe variare dal tipo di file eseguibile selezionato come comando.
Attendere conclusione comando
Tramite questa casella di controllo è possibile stabilire se quanto selezionato in Esegui comando andra
eseguito in modalità sincrona oppure asincrona.
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fig.3, Esecuzione e modifica stato documento principale di processo.
Cambia lo stato documento in:
C ambiare lo stato di un documento selezionando il nuovo stato dalla casella combinata "C ambia lo stato
documento in:", il nuovo stato documento verrà applicato al momento dell'esecuzione del link in
questione. La casella combinata contiene tutti gli stati definiti lato ARXivar Server, è possibile stabilire il
cambio stato di un documento selezionando il novo stato da associare al documento principale di
processo.
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12.2.3 Condizione
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Condizione.
Vedere anche: Variabili di processo, Link
Premessa
La seguente sessione della guida tratta l'argomento relativo alla configurazione delle proprietà
dell'elemento di workflow chiamato condizione.
Che cos'è l'elemento "Condizione" nei workflow di ARXivar ?
L'elemento condizione nei workflow di ARXivar è lo strumento che sulla base del risultato di una o più
espressioni è In grado:
· Di dirigere/ridirigere il flusso esecutivo del workflow che lo contiene.
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Guida di ARXivar
· Di assegnare una figura professionale.
· Di variare la tipologia documentale del documento principale di processo.
E' possibile utilizzare espressioni di qualsiasi tipo, da semplici per esempio: se la variabile di processo
chiamata ImportoOfferta è minore di 100 allora esegui l'operazione :
· passa al Task B tramite la selezione automatica dell'Esito "Procedi"
· oppure
se
ImportoOfferta
è
maggiore
di 99
allora
seleziona
la
figura
professionale
"C ommerciale" dove l'utente è "AOO1\m.rossi" e cambia la tipologia documentale da Offerte
clienti ad Offerte clienti (Valutazione) e passa al successivo task selezionando l'esito "
Segnalazione".
· Oppure se TipoDocumento è minore di 100 e TipoCliente è uguale a "Prospect" allora passa al
Task C .
Le
operazioni di selezione
esiti, figure
professionali, cambi di tipologia
documentale
saranno
automaticamente effettuate secondo la configurazione delle proprietà esposte dall'elemento di workflow "
Condizione".
fig 1, esempio di utilizzo elemento condizione.
L'elemento
condizione
è
conosciuto
anche
come
punto
di
connessione;
osservando
la
rappresentazione di figura 1 è facile intuire che sulla base del risultato delle espressioni configurate la "
condizione" di figura 1 , tramite i Link Procedi o Segnalazione, connette i successivi step del
processo corrente in due diversi punti di arrivo possibili, tramite il Link "Segnalazione" passa al Task
successivo, tramite il Link "Procedi" passa oltre.
Un elemento condizione, al contrario di quanto rappresentato in figura 1, può gestire anche più di un
Link in entrata, in questo caso è possibile configurare l'elemento "Condizione" in modo tale che il
workflow esegua le valutazioni solo quando tutti i Link in entrata abbiano terminato tutte le operazioni ad
essi assegnate, questa modalità è indispensabile quando l'elemento "Condizione" esegue valutazioni
sulla base di risultati delle operazioni a carico dei Link in entrata e dunque diventa necessario avere a
disposizione tutti i valori necessari per procedere alla valutazione successiva.
Un elemento condizione come impostazione predefinita è configurato in
modo
da
procedere
immediatamente alla valutazione dell'espressione configurata giù al ricevimento del primo link.
Esempi e modalità di configurazione dell'elemento "Condizione" sono qui esposti.
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12.2.3.1 Condizione - Punti di connessione
Configurazione
proprietà
ed
operazioni
workflow,
Proprietà
Condizioni
-
punti
di
connessione
Argomento correlato: C ondizione, Variabili di processo, Link
Premessa:
Tramite la presente sessione della guida saranno esposte le modalità per la configurazione dell'elemento
"Condizione"
Come configurare un punto di connessione - elemento "Condizione"
Selezionato l'elemento "C ondizione" desiderato, (segue elemento "C ondizione" nello stato selezionato)
tramite un click con il pulsante destro dal mouse selezionare dal menu contestuale che vi appare le
voce "Proprietà", accederete alla maschera di figura 1 denominata "Nodo condizione".
Tramite la maschera nodo di condizione è possibile definire le espressioni necessarie per poter eseguire
il reindirizzamento del flusso esecutivo del processo di workflow corrente.
IMPORTANTE:La valutazione effettuata dall'elemento "Condizione" è di tipo monodirezionale su
condizione vera. C oncettualmente non è dunque possibile progettare
configurazioni basate
su
espressioni del tipo se condizione A = 100 esegui B diversamente esegui C , ma sarà necessario dedicare
un'unica valutazione per possibili diversi esiti, quanto sopra sarebbe dunque possibile con:
· Se condizione A=100 esegui B (tradotto: se la variabile di processo A è uguale a 100 allora esegui
Link con esito B)
· Se condizione A<>100 esegui C (Tradotto: se la variabile di processo A è diversa da 100 allora
esegui Link con esito C) oppure sarebbe possibile
Quindi sulla base di un valore rappresentato da una variabile di processo o quanto definito tramite
un'espressione composta risulta "Vero" tramite l'elemento "Condizione" anche chiamato "Punto di
connessione" è possibile:
· Dirigere il flusso esecutivo del workflow.
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Guida di ARXivar
· Valorizzare una figura professionale quale esecutrice del successivo task.
· Assegnare una nuova tipologia documentale al documento principale di processo.
tenendo
presente
che
è
le
possibile
dirigere,
valorizzare
ed
assegnare,
quindi
eseguire
contemporaneamente tre operazioni tramite una sola valutazione per volta, esempio: se la variabile di
processo %MiaVariabile%=100 allora "Dirigi" il workflow tramite il Link associato all'esito
"Procedi", "
Valorizza" la figura professionale "Commerciale" con l'utente "AOO\m.rossi" e "Assegna" al documento
principale di processo la classe documentale "Offerte Clienti (Prospect)".
Come definire una nuova condizione.
Per definire una nuova condizione di avanzamento (flusso esecutivo del workflow) cliccare sul pulsante "
Nuova condizione", dunque si accede alla maschera di figura 2 "Definizione della condizione".
Il modo più semplice per definire una nuova condizione è stabilire una valutazione sulla base del valore
rappresentato da una variabile di processo, dunque:
1.selezionare con un doppio click la variabile di processo desiderata.
2.La variabile selezionata apparirà nell'apposito riquadro e decorata dagli appositi Tag (esempio %
miavariabile%), i simboli percentuale "%" vengono utilizzati dal motore di workflow per
distinguere la variabile di processo. Si consiglia di selezionare la variabile di processo sempre
tramite doppio click, in questo modo la variabile verrà inserita con la sintassi corretta.
3.Tramite gli appositi pulsanti selezionare l'operatore desiderato (+, -, =, <, ecc..) e completare così
l'espressione desiderata. (esempio %bCorretto%=True), anche in quest caso si consiglia di
selezionare gli operatori tramite l'apposito pulsante.
4.Selezionare dall'apposita casella combinata Esito l'esito appropriato. Questa selezione determina la
condizione di avanzamento del workflow sulla base della valutazione impostata in punto 3. E'
possibile selezionare l'esito desiderato tramite l'apposita casella combinata. La casella combinata è
popolata con tutti gli esiti disponibili, è possibile selezionare l'esito desiderato in fase di definizione
della condizione e disegnare il relativo link in un secondo momento (che dovrà comunque essere
prima del salvataggio dell'intero workflow).
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Workflow
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fig. 1, maschera "Nodo condizione"
Modalità operative
La modalità operativa selezionata per valore predefinito è "Procede ad ogni task ricevuto"
Attendere tutti i Links collegati
Se selezionata quanto definito in "Condizioni" ed in "Operazioni" verrà preso in considerazione ed
eseguito solo quando tutti i link provenienti da precedenti Task (link in entrata) avranno terminato tutte
le operazioni ad essi assegnate. Per rendere più chiaro il significato dell'opzione a scelta obbligatoria "
Attendere tutti i Links collegati" si pensi a questa modalità di configurazione come una esecuzione di
codice in modalità asincrona,
il processo di Workflow resterà fermo nel punto di connessione cosi
configurato fino a quando tutti i Links in entrata lo raggiungeranno.
Procede ad ogni task ricevuto
Al contrario di quanto esposto sopra in "Attendere tutti i Links collegati", quanto definito in "
Condizioni" ed in "Operazioni" sarà preso in considerazione e quindi eseguito ad ogni link in entrata
ricevuto. Questo significa che se l'elemento "Condizione"
avesse cinque Links in entrata quanto
configurato in "C ondizioni" e "Operazioni" verrebbe eseguito cinque volte.
Pulsantiera:
Nuova condizione
Tramite questo pulsante è possibile definire una nuova condizione di "Avanzamento" e definire
operazioni relative alla definizione di "Figure professionali" e cambio classe documentale del documento
principale di processo.
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Guida di ARXivar
La condizione di avanzamento viene valutata sul risultato di una espressione (sia questa semplice o
complessa) definibile tramite la selezione di una o più variabili di processo, se il risultato dell'espressione
definita tramite gli strumenti messi a disposizione dalle schede "C ondizione" risulta "Vera", il motore di
workflow procederà utilizzando il Link associato all'esito selezionato nella casella combinata "Esito" (si
veda figura 2), ed eseguirà le operazioni eventualmente definite nella scheda "Operazioni"
Modifica condizione
Tramite questo pulsante è possibile accedere in modifica alla condizione previo selezione della stessa
visualizzata nell'elenco "Condizioni di avanzamento" (si veda figura 1). E' possibile modificare una
condizione di avanzamento in un qualsiasi momento, tale modifica avrà effetto solo su nuove istanze di
workflow e non su istanze già in esecuzione.
Nel caso sia necessario che tale modifica si ripercuota anche su istanze di workflow in esecuzione sarà
necessario accedere in modifica su ogni specifica istanza.
Cancella condizione
Tramite questo pulsante è possibile eliminare la condizione di avanzamento selezionata. La cancellazione
di avrà effetto solo su nuove istanze del workflow, per procedere alla cancellazione della condizione su
istanze di workflow in esecuzione sarà necessario procedere con la cancellazione della condizione di
avanzamento su ogni specifica istanza di workflow in esecuzione.
Elimina storia nodo:
Questa casella di controllo se selezionata non terrà traccia del nodo selezionato.
Per ogni singolo punto di connessione e per ogni singola istanza di workflow e
è possibile storicizzare
tutti i vari passaggi e valori rappresentati, consentendo cosi una successiva consultazione.
Per valore predefinito la storia del nodo non viene eliminata.
Alcuni esempi
In figura 2 la definizione della condizione consiste in: se la variabile di processo %bCorretto%=True
seleziona l'esito "Procedi" (tradotto se la variabile di processo "bCorretto" di tipo Boolean è valorizzata
a vero allora seleziona il link di uscita "Procedi").
E' possibile concatenare anche più variabili di processo esempio: se il risultato della seguente
espressione "(%variabile1% = %variabile2%) AND
(%variabile3%-%variabile1%)= (%variabile4% *
.20)" fosse vero allora il processo di workflow sarebbe incanalato attraverso il link associato all'esito
selezionato, inoltre andrebbe ad eseguire quanto definito nella scheda operazioni.
La scheda "Condizione"
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Workflow
503
fig. 2, definizione della condizione.
Esito
Tramite questa casella combinata è possibile selezionare l'esito da associare al link in uscita
all'espressione della condizione che si sta definendo. Tale esito sarà associato o associabile al relativo
link (vedi immagine sotto), stabilendo cosi il flusso esecutivo del workflow.
Importante: C ondizioni ed Operazioni eseguire tramite l'espressione definita in "C ondizione di
avanzamento"
sono
prese
in
considerazione
solo
se
rappresentano
una
condizione
vera.
C oncettualmente non è possibile progettare configurazioni basate su espressioni del tipo se variabile A =
100 esegui B altrimenti esegui C, ma è necessario dedicare un'unica valutazione per possibili esiti
diversi, quanto sopra sarebbe dunque possibile con:
· Se condizione A=100 esegui il Link associato all'esito "Procedi"
· Se condizione A<>100 esegui il link associato all'esito "Segnalazione" (Tradotto: se la variabile
di processo A è diversa da 100 allora esegui Link con esito "Segnalazione").
La casella combinata contiene tutti gli esiti disponibili, compresi esiti già associati ad una condizione
possibile questo perchè è possibile associare lo stesso esito a più valutazioni di condizione (attenzione a
possibili concorrenze tra diverse condizioni).
E' Possibile anche predisporre un esito per un link ancora da disegnare, in questo caso è importante
definire il relativo link prima di salvare il Workflow.
Variabili di processo
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504
Guida di ARXivar
C ontiene tutte le variabili di processo disponibili. Le variabili qui presenti posso essere utilizzate per
definire nuove condizioni. E' importante selezionare la variabile di processo desiderata tramite un doppio
click su di essa, in questo modo sarà automaticamente applicata la corretta sintassi per l'utilizzo delle
variabili di processo nelle condizioni di avanzamento.
Formato
C olonna contenete il tipo dato rappresentato dalla corrispettiva variabile di processo, la colonna a solo
scopo informativo.
Pulsantiera operatori
Tramite questa pulsantiera è possibile selezionare l'operatore da utilizzare nella costruzione delle
espressioni in "C ondizioni di avanzamento".
La scheda "Operazioni"
fig. 3, scheda operazioni della maschera "definizione della
operazione"
Assegna utente a figura professionale
Tramite l'apposita pulsantiera apposta sulla destra dell'elenco denominato "Assegna utente a figura
professionale" è possibile valorizzare una figura professionale.
Valorizzare una figura professionale significa: indicare quale utente, selezionato tra il gruppo di
utenti di ARXivar appartenenti alla figura professionale selezionata, (la selezione avviene tramite
apposita maschera contenente un elenco di tutte le figure professionali disponibili), appartenente ad una
particolare figura professionale dovrà diventare l'esecutore del task successivo. Il successivo task sarà il
task connesso tramite il link associato all'esito definito dalla condizione di avanzamento.
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Workflow
C onsente l'aggiunta di un nuovo utente apparente alla figura professionale selezionata,
la modifica dell'utente selezionato,
505
C onsente
C onsente la cancellazione dell'utente selezionato.
Variare la tipologia del documento principale in:
E' Possibile selezionare una tipologia documentale. La tipologia qui indicata sarà applicata al documento
principale di processo modificandone sostituendosi alla precedente tipologia documentale cambiando cosi
di fatto il documento principale di processo da un tipo ad un altro tipo di documento. Porre particolare
attenzione nell'utilizzo di questo parametro di configurazione in particolar modo per quanto riguarda i
livelli di riservatezza associati alle classi documentali.
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12.2.4 Processi nidificati
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Processi nidificati
Vedere anche: Designer progettazione, processi nidificati
Premessa
La seguente sessione della guida tratta l'argomento relativo alla configurazione dell'elemento di workflow
chiamato processo nidificato. E' possibile creare un processo nidificato tramite il pulsante visualizzato
in figura 1.
fig.1
Il pulsante di figura 1 è presente nel gruppo "Elementi di flowchart" nella barra multifunzione del modulo
Workflow designer.
Che cos'è l'elemento "Processo nidificato" ?
Un processo nidificato non è nient'altro un workflow precedentemente disegnato e che viene aggiunto al
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506
Guida di ARXivar
workflow principale. I Workflow cosi aggiunti vengono anche chiamati "Workflow secondari".
Un processo nidificato è graficamente rappresentato come mostrato in figura 2. E' corretto paragonare
un processo nidificato ad un processo di programmazione di tipo asincrono e nello stesso momento,
come vedremo più avanti anche ad un metodo che ritorna da uno a più valori ad un codice client, nel
caso del workflow il codice client è rappresentato dal workflow principale.
Il flusso esecutivo del workflow chiamante resterà fermo fino a quando il processo nidificato non avrà
portato a termine tutte le sue operazioni. Un sistema per ricordarsi di tale comportamento l'associare
"mentalmente" l'icona rappresentante l'orologio (si veda figura 2) come sinonimo di attesa...
fig 2, particolare di un processo
nidificato all'interno di un workflow
Prerequisiti richiesti
Per poter procedere alla definizione di un processo nidificato è necessario che questo sia già presente
come un'entità di tipo Workflow a se stante, in caso contrario non sarà possibile procedere all'aggiunta
di un nuovo processo nidificato. Ovviamente il Workflow candidato ad essere promosso a processo
nidificato dovrà trattarsi di un workflow completamente funzionante.
Utilità del processo nidificato
L'implementazione di processi nidificati nei propri workflow è particolarmente utile quando:
· In processi aziendali particolarmente complessi tramite l'implementazione di uno o più processi
nidificati è un'ottima soluzione. Va sottolineato che un processo nidificato è a tutti gli effetti
anch'esso un processo di workflow comprensivo di Tasks, Esecutori, Links, C ondizioni ecc... e a
sua volta potrebbe implementare ulteriori processi nidificati, tutto questo consente di progettare i
propri workflow tramite sofisticate tecniche di Branch and Bound per la risoluzione di
problematica anche molto complesse.
· Oppure in scenari dove workflow differenti richiedano l'implementazione di una o più operazioni
identiche. In questo caso sarebbe conveniente scrivere queste operazioni in un workflow dedicato
e poi implementarlo come Processo nidificato in tutti i workflow che necessitano di tale
implementazione evitando cosi di dover creare più volte gli stessi elementi di workflow in più
processi. C reando cosi una sorta di condivisione risorse.
Ulteriori informazioni e approfondimenti
Per maggiori dettagli sull'argomento "Processi nidificati" si veda quanto qui esposto, esempi e modalità
di configurazione di un processo nidificato sono esposte in dettaglio ai seguenti link: Processi nidificati,
Generale e Processi nidificati, Proprietà di collegamento.
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Workflow
507
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12.2.4.1 Generale
Configurazione proprietà ed operazioni workflow, Processi nidificati - Generali.
Argomento correlato: Processi nidificati
Premessa:
Nella seguente sessione di guida saranno esposte in dettaglio tutte le proprietà relative alla scheda "
Generale" per la configurazione di un processo collegato. La pressione del pulsante "Processi
Nidificati" presente nel gruppo denominato "Elementi di flowchart" nella barra multifunzione del
Workflow Designer oltre che aggiungere il seguente elemento grafico
rappresentate un
workflow nidificato al processo di workflow che si stà progettando, consente di accedere alla maschera
visualizzata sotto, in figura 1, tramite la quale è possibile configurare tutte le proprietà necessarie atte
ad un corretto funzionamento e interoperabilità tra workflow principale e workflow nidificato.
Le proprietà configurabili tramite la scheda Generale di un processo nidificato.
C ome facile intuire dalle proprietà configurabili tramite la finestra di figura 1, del tutto simile alla scheda
generale per la configurazione delle proprietà un normale task, non è sbagliato considerare un processo
nidificato come se fosse un task. Il Flusso esecutivo del workflow principale procederà agli step
successivi esclusivamente quando il processo nidificato avrà concluso tutte le attività in esso previste.
Anche se dal workflow principale un processo nidificato è visto come un normale task non bisogna
dimenticare che un processo nidificato è a sua volta un processo di workflow distinto, quindi comprensivo
di Tasks ed esecutori, Links, C ondizioni ecc.., e perchè no... anch'esso con ulteriori processi nidificati. E'
dunque facile intuire il livello di complessità raggiungibile.
Seguiranno ora gli argomenti relativi ad ogni singolo elemento della maschera di figura 1.
Nome:
In questa casella di testo inserire una descrizione che indichi le principali attività eseguite tal processo
nidificato. Quanto inserito nella casella di testo "Nome:" sarà riprodotto nel poligono graficamente
raffigurante processo nidificato in questione (si veda esempio 1). A differenza di quanto possibile con
l'elemento task, la forma grafica non è modificabile dall'utente, le uniche proprietà visuali personalizzabili
sono C olore del testo, carattere, allineamento del testo e colore di sfondo.
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Esempio 1
Si tenga presente che a quanto inserito in "Nome" ha unicamente una valenza di utilità descrittiva
all'interno del diagramma di flusso del workflow principale. Quanto inserito nella casella di testo "Nome"
non viene utilizzato, lato ARXivar C lient nell'elenco dei Task da eseguire, tanto meno negli appositi spazi
riservati per descrizioni relative ad attività da eseguire.
Quando il flusso esecutivo andrà ad eseguire un processo nidificato non fa altro che eseguire un altro
processo di workflow.
Dettaglio:
In questa casella di testo è possibile estendere la descrizione di Nome elencando in maniera più
dettagliata come e cosa esegue e cosa ritorna il processo nidificato. C ome avrete forse notato, la
maschera Processo di figura 1 il campo Dettaglio è privo del pulsante per l'inserimento di porzioni di
testo dinamico valorizzabile tramite variabile di processo o un campo di profilo del documento principale
di processo... Questo perchè anche il campo Dettaglio come il campo Nome hanno esclusivamente un
utilizzo descrittivo all'interno del workflow principale.
Durata e attivazione
Tramite le proprietà del gruppo "Durata e attivazione" è possibile definire
gg: hh: mm:
Inserire il tempo necessario stabilito per l'esecuzione del processo nidificato espresso in gg=giorni,
hh=ore e mm=minuti. In base a quanto definito in gg: hh: mm: il motore del workflow sarà in grado di
stabilire la data e l'ora della scadenza del processo nidificato stesso. Il conteggio inizia a partire dalla
data e ora di ricezione della notifica di assegnazione task.
Scadenza:
Oltre alle proprietà gg: - hh: - mm: sopra esposte è possibile definire una scadenza tramite l'utilizzo di
una variabile di processo espressamente definita per tale scopo. Per esempio tale variabile potrebbe
essere valorizzata tramite l'apposita opzione "SET" in uno dei link precedenti l'elemento "Processo
nidificato" in questione.
Attivazione:
Stesse modalita della proprietà "Scadenza" sopra citata, in questo caso la variabile di processo dovrà
determinare data e orario di inizio esecuzione del processo nidificato.
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509
fig. 1, proprietà generali - processo nidificato.
Colore testo:
Tramite il pulsante
posto alla destra del campo "Colore testo" è possibile visualizzare la classica
finestra di dialogo per la selezione del colore da utilizzare per il testo visualizzato all'interno
dell'elemento grafico rappresentante un processo nidificato. E' importante selezionare un colore
sufficientemente diverso dal colore definito in "C olore sfondo", ovviamente se uguali o con un contrasto
troppo basso il testo contenuto nell'oggetto grafico rappresentante il task risulterebbe illeggibile.
Font:
Tramite il pulsante
posto alla destra del campo "Font" è possibile visualizzare la classica finestra di
dialogo per la selezione del tipo carattere da applicare al testo visualizzato all'interno dell'elemento
grafico rappresentante un processo nidificato, vi sarà possibile stabilire tipo carattere, stile e dimensione.
Allinea:
Tramite l'apposita casella combinata è possibile stabilire la posizione desiderata del testo visualizzato
dell'elemento grafico rappresentante un processo nidificato.
Colore sfondo:
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Guida di ARXivar
Tramite il pulsante
posto alla destra del campo "Colore sfondo" è possibile visualizzare la classica
finestra di dialogo per la selezione del colore da associare
allo
sfondo
dell'elemento
grafico
rappresentante un processo nidificato. E' importante selezionare un colore sufficientemente diverso dal
colore definito in "C olore testo", ovviamente se uguali o con un contrasto troppo basso il testo contenuto
nell'oggetto grafico rappresentante il task risulterebbe illeggibile.
Modalità operative
Attendere tutti tasks collegati - Procede al primo task ricevuto
Tramite questa opzione a scelta obbligatoria è possibile definire ulteriori modalità di avvio del processo
nidificato. C ome esposto dalle descrizioni delle due possibili scelte, se selezionata "Attendere tutti
task collegati" il processo nidificato verrà caricato e mandato in esecuzione solo quando tutte le
precedenti attività connesse al processo nidificato in questione tramite gli appositi Link saranno state
portate a termine (Concluse), In caso contrario
il processo nidificato sarà caricato ed eseguito
immediatamente già quando il primo task connesso al processo nidificato avrà terminato tutte le attività
da esso previste.
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12.2.4.2 Proprietà di collegamento
Configurazione
proprietà
ed
operazioni
workflow,
Processi
nidificati
-
Proprietà
di
collegamento.
Argomento correlato: Processi nidificati
Premessa:
Nella seguente sessione di guida vengono esposte nel dettaglio tutte le proprietà esposte dall'elemento di
workflow "Processo nidificato" configurabili tramite la scheda "Proprietà di collegamento" esposte
in figura 1.
Sessione "Processo da eseguire"
Per semplicità, si pensi a quanto configurabile tramite gli elementi qui esposti ad argomenti passati come
parametri dal workflow principale al processo nidificato.
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Workflow
511
Esegui Workflow:
Tramite questa casella combinata è possibile selezionare dall'elenco da essa proposto uno dei workflow
tra i disponibili. Il Workflow così selezionato diverrà il processo nidificato del workflow principale (per
wo r kf lo w p r incip a le è inteso il workflow in fase di sviluppo). Porre particolare attenzione che se il
Workflow principale è già stato salvato almeno una volta anche quest'ultimo sarebbe selezionabile, in
questo caso porre particolare attenzione a non selezionare lo stesso workflow che si stà sviluppando,
una selezione di questo tipo creerebbe un riferimento circolare.
Aggiungi documenti secondari di processo
Questa casella combinata se selezionata, consente di aggiungere, ovviamente se esistenti, documenti di
processo "secondari" al workflow selezionato in "Esegui Workflow" cioè al Processo nidificato.
fig 1, Processo nidificato - Proprietà di collegamento
Aggiungi allegati di processo
Identico comportamento di quanto esposto per la casella di controllo "Aggiungi documenti secondari di
processo" (si veda proprietà precedente), ovviamente in questo caso verrano passati
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Guida di ARXivar
Aggiungi variabili di processo
Questa casella di controllo, se selezionata, consente di passare il valore rappresentato dalle variabili di
processo del workflow principale al processo nidificato. Saranno passati unicamente i valori rappresentati
dalle variabili di processo selezionate. E' possibile effettuare tale selezione tramite la pressione del
seguente pulsante:
Nota aggiuntiva: L'attivazione del pulsante richiede selezione della casella di controllo 'Aggiungi variabili di processo',
inoltre è necessario anche che le proprietà di collegamento siano state definite almeno una volta tramite pressione del
pulsante conferma
Il pulsante alla destra della casella di controllo "Aggiungi variabili di processo" attiverà la maschera di
figura 2, consentendo cosi la selezione delle variabili di processo candidate al passaggio dati tra
workflow principale e processo nidificato.
fig. 2, Processo nidificato, passaggio variabili di processo
IMPORTANTE: E' importante che le variabili selezionate in figura 2 e dunque candidate alla migrazione
dei
valori
da
esse
rappresentati
dal
workflow
principale
al
processo
nidificato
siano
state
precedentemente in esso create con lo stesso nome e dovranno rappresentare lo stesso tipo di dati.
Esempio: in figura 2 sono selezionate le variabili cTitolo di tipo Alfanumerico e nPagineCapitolo di
tipo numerico, in questo caso nel workflow selezionato come processo nidificato dovranno essere
presenti una variabile di nome cTitolo di tipo Alfanumerico e nPagineCapitolo di tipo Numerico.
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Workflow
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Aggiungi Note di processo
Questa casella di controllo se selezionata tutte le note di processo del workflow principale saranno
passate ed aggiunte come tali al processo nidificato.
Elementi di ritorno dal processo collegato
Per semplicità, si pensi a quanto configurabile tramite gli elementi qui esposti a valori di ritorno dal
processo nidificato al workflow principale, come se il processo nidificato fosse un metodo con valori di
ritorno. Anche questa è un'ulteriore analogia tra il Workflow di ARXivar ed un normale linguaggio di
programmazione e come sia possibile utilizzare i processi nidificati come fossero metodi pubblici e
dunque richiamabili da più workflow, come quanto esposto in Utilità del processo nidificato.
Aggiungi documento principale come principale del processo in corso
Tramite questa casella combinata (si veda particolare della scheda "Proprietà di collegamento"
nell'immagine sotto) è possibile fare in modo che il documento principale di processo del Processo
Nidificato diventi il documento principale del Workflow principale (processo in corso).
Questa selezione è valida solo se non selezionata l'opzione "Aggiungi documento come secondario
del processo in corso" l'una se selezionata disabilita l'altra, come se fosse un opzione a scelta
obbligatoria.
Aggiungi documento principale come secondario del processo in corso
Tramite questa casella combinata è possibile fare in modo che il documento principale di processo del
Processo Nidificato vanga aggiunto come documento secondario del Workflow principale (processo in
corso). Nel caso il processo di workflow principale possedesse già documenti secondari, quello ricevuto
dal processo nidificato verrebbe aggiunto ai presenti.
Questa selezione è valida solo se non selezionata la precedente opzione "Aggiungi documento
principale come principale del processo in corso", l'una se selezionata disabilita l'altra. C ome se
fosse un opzione a scelta obbligatoria.
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514
Guida di ARXivar
Aggiungi documenti secondari di processo
Questa casella di controllo, se selezionata, consente l'aggiunta di tutti i documenti secondari di processo
del "Processo nidificato" al workflow principale.
Aggiungi allegati di processo
C ome sopra, se selezionata, i tutti gli allegati di processo del "Processo nidificato" saranno aggiunti agli
eventuali allegati di processo del workflow principale.
Aggiungi note di processo
Questa casella di controllo, se selezionata, consente di collegare il valore rappresentato da variabili di
processo del "Processo collegato" a variabili del workflow principale. Al contrario di quanto richiesto per il
passaggio di valori in senso inverso (dal workflow principale al processo nidificato), in questo caso non è
obbligatorio che il processo ricevente (cioè il workflow principale) possegga le stesse variabili, in questo
caso è sufficiente che la variabile designata a ricevere il valore di ritorno gestisca lo stesso tipo di dato,
(esempio se ritorno è un valore numerico, la variabile ricevente dovrà essere di tipo numerico ecc...)
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 3, dove nella casella combinata
"Variabile processo collegato" sarà possibile selezionare la variabile del processo nidificato contenente il
valore da ritornare alla variabile selezionata nella casella combinata "Variabile di processo locale".
La selezione qui effettuata sarà aggiunta in elenco nell'apposita lista a due colonne Prima colonna
"Processo collegato", seconda colonna "Processo locale".
Dove processo collegato conterrà le variabili gestite dal "Processo nidificato", dove "Processo locale
" conterrà l'elenco delle variabili gestite dal workflow principale.
Previo selezione della copia di variabili, tramite il seguente pulsante
è possibile modificare la
selezione precedentemente effettuata, potendo selezionare una nuova variabile rappresentante il valore
di ritorno, oppure selezionare una variabile ricevente diversa da quella precedentemente selezionata.
Previo selezione della riga desiderata, tramite il seguente pulsante
è possibile procedere alla sua
cancellazione.
fig 3, collegamento di variabili di processo
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Workflow
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Variabile processo collegato
C ontiene elenco di tutte le variabili del processo nidificato.
Variabile processo locale
C ontiene elenco delle variabili del Workflow principale.
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12.2.5 Pausa
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Pausa.
Vedere anche: Variabili di processo
Premessa
Questa sessione della guida espone in dettaglio l'elemento di workflow chiamato Pausa e rappresentato
tramite la seguente icona
.
L'elemento pausa non esegue azioni se non quella di mettere in pausa il flusso esecutivo del processo di
workflow di cui ne fa parte. L'elemento pausa richiede almeno un link in entrata e uno in uscita, si veda
figura 1 sotto, diversamente non sarà possibile implementare nei propri workflow l'elemento pausa.
fig. 1, l' elemento pausa
L'utilità dell'elemento pausa
L'elemento pausa ritorna particolarmente utile in tutte quelle situazioni dove si è a conoscenza che tra il
verificarsi di un evento ed un evento successivo ci siano dei tempi di attesa. C ome mostrato più avanti
questi tempi di attesa possono essere certi oppure variabili. Tramite l'elemento Pausa e l'utilizzo di
variabili di processo diventa possibile gestire entrambe le situazioni.
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Guida di ARXivar
Tempo di attesa
gg: hh: mm:
Tramite queste caselle di testo è possibile definire la durata della messa in pausa del flusso esecutivo del
Workflow in questione. Il tempo di messa in pausa del workflow in questione tramite l'elemento "Pausa"
è suddivisibile in giorni, ore e minuti. Tutte e tre le unità di misura sono valorizzabili attraverso le
variabili di Processo.
Se la durata della pausa è certa, per esempio tempi fissi di produzione o di consegna ecc... sarà
possibile definire la durata della pausa con valori statici, tuttavia si consigli di utilizzare sempre delle
variabili di processo, in caso di cambi dei tempi di attesa basterà modificare il valore della variabile di
processo.
Se la durata della pausa non fosse certa sarà ma variabile è possibile valorizzare gg:, hh: o mm: tramite
delle variabili di processo opportunamente valorizzate.
E' possibile associare il valore delle relative variabili di processo per le proprietà gg:, hh: e mm: tramite
l'apposito pulsante
posto alla destra di ogni singola unità di misura.
fig 2, le proprietà dell'elemento pausa.
Modalità operativa
Attendere tutti tasks collegati - Procede al primo task ricevuto
Tramite questa opzione a scelta obbligatoria è possibile la modalità di avvio della messa in pausa del
processo workflow. C ome esposto dalle descrizioni delle due possibili scelte, se selezionata "Attendere
tutti Links collegati" il flusso esecutivo del workflow verrà messo in pausa solo quando tutte le
precedenti attività connesse tramite gli appositi Link all'elemento Pausa in questione saranno state
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Workflow
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portate a termine (Concluse), In caso contrario il flusso esecutivo sarà messo in pausa immediatamente
quando il primo task connesso al all'elemento Pausa avrà terminato tutte le attività da esso previste.
Esito
Tramite la casella combinata Esito è possibile selezionare il Link desiderato tramite il quale il flusso
esecutivo del workflow riprenderà il suo percorso esecutivo quando l'elemento terminerà il suo conto alla
rovescia.
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12.2.6 Variabili di processo
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Variabili di processo.
Vedere anche: C ondizioni, Disegnare un workflow, Eseguire un Workflow.
Premessa
Questa sessione della guida espone l'argomento relativo alle variabili di processo, in particolare si vedrà
come aggiungere nuove variabili di processo all'interno di un workflow, come sia possibile aggiornarne il
valore da esse rappresentato, come e quando sfruttare la flessibilità offerta dall'elemento variabile di
processo.
E' possibile accedere alla funzionalità per la definizione di nuove variabili di processo tramite la pressione
del pulsante "Variabili" (particolare immagine sopra esposta) raggiungibile dal gruppo "Elementi di
flowchart" della barra multifunzione, chiamata anche ribbon bar del modulo Workflow designer.
Che cos'è una variabile di processo dei workflow di ARXivar ?
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518
Guida di ARXivar
Una variabile di processo nei workflow i ARXivar è un elemento in grado di rappresentare una porzione
di memoria destinata a contenere dei dati, i dati rappresentati tramite le variabili di processo potranno
subire aggiornamenti nel corso dell'esecuzione di un workflow.
Il concetto di "Variabile di processo" è a tutti gli effetti paragonabile al concetto di variabile, comune
ad un qualsiasi linguaggio di programmazione tipizzato ed è dunque caratterizzata dal tipo di dato che
essa è chiamata a rappresentare e dalla sua visibilità, visibilità rigorosamente limitata al workflow che
la contiene, una variabile chiamata ImportoOfferta del processo di Workflow "Offerte clienti" sarà
visibile e dunque utilizzabile esclusivamente dal processo di workflow "Offerte clienti" e ad
eventuali processi nidificati (previo opportuna procedura di passaggio variabili dal workflow principale a
workflow nidificato). In definitiva, ed è importante ricordare che il Workflow di ARXivar (al momento
della stesura della presente guida) non supporta il concetto di variabile globale o pubblica, una
variabile è solamente visibile e dunque solamente utilizzabile dal singolo workflow che la contiene.
Caratteristiche di una variabile di processo
C ome anticipato nel precedente paragrafo, il concetto di variabile di processo può essere paragonato al
concetto di variabile privata di un qualsiasi linguaggio di programmazione tipizzato e come tale ne
rispetta le regole fondamentali quali:
· Tipi di dato rappresentabile, una variabile di processo
può rappresentare tipi di dati:
alfanumerici, numerici, data/ora,Booleano e Combo (il tipo di dato Combo e nativo ARXivar
Workflow e sarà esposto nel suo dettaglio più avanti in questa sessione della guida).
· Tipo visibilità, la visibilità di una variabile di processo è solo di tipo privata, una variabile di
processo è visibile esclusivamente al Workflow che la contiene.
· Nomenclatura, una variabile di processo può assumere un qualsiasi nome composta da cifre e
caratteri.
Variabile di processo, Regole Tipi di dati.
I tipi di dato rappresentabili tramite una variabile di processo sono:
· Alfanumerico
Il tipo di dato alfanumerico può rappresentare un qualsiasi valore composta da lettere e cifre. Non
ci sono particolari limiti nella rappresentazione di valori alfanumerici tramite una variabile di
processo. Tuttavia si consiglia di evitare l'utilizzo dei seguenti due caratteri speciali quali il simbolo
§ e il simbolo %. L'utilizzo di questi due simboli è particolarmente sconsigliato nel caso la
particolare variabile di processo venga utilizzata in concatenazione con altre stringhe di caratteri,
questo perchè i simboli speciali "§" e "%" sono utilizzati dal Parser del motore di workflow per
poter rappresentare a run time il valore delle variabili di processo, dunque se le variabili di
processo dovessero contenere i due caratteri speciali sopra citati si potrebbero ottenere risultati
non desiderati.
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Workflow
519
· Numerico
Il tipo di dato numerico rappresentabile tramite una variabile di processo può essere di tipo intero
o a virgola mobile. Il tipo di dato effettivo (numero di decimali compreso) viene stabilito per
inferenza dal run time del workflow di ARXivar.
· Data/Ora
Il tipo di dato
"Data/Ora" rappresentabile
dalle
tramite
una
variabile
di processo
può
rappresentare un valore di sola data, in questo caso la particolare variabile di processo restituirà
una valore di tipo data nel formato giorno, mese e anno e zero ore, zero minuti e zero secondi,
segue esempio: 13/05/2008 00.00.00 (separatori e formato della data potrebbero variare in
base alle impostazioni internazionali di sistema), oppure, nel caso la variabile di processo dovesse
rappresentare un orario sarà comprensiva di
data e di orario, segue esempio: 13/05/2008
15.27.55.
· Booleano
Tramite una variabile di processo di tipo Boolean e possibile rappresentare il valore vero o falso
(si/no). Una variabile di tipo Boolean con valore uguale a vero contiene il valore "True", se non
vera contiene il valore "False".
· Combo
Il tipo di dato Combo è un tipo di dato ARXivar nativo. Il tipo dato C ombo può contenere una
collezione di valori di tipo alfanumerico. La collezione può contenere un insieme di elementi di
tipo alfanumerico. L'insieme di questi elementi viene inserito in fase di definizione della variabile di
processo di tipo "Combo". L'elenco di elementi può essere inserito in due differenti modalità,
manualmente, aggiungendo un elemento per volta, oppure, recuperando gli elementi necessari da
una fonte dati, sia esterna che interna ad ARXivar. Le modalità di definizione degli elementi di una
variabile combo sono esposti più avanti nella presente sezione della guida.
Il valore rappresentato da una variabile di processo di tipo combo è dunque unicamente di tipo
alfanumerico. Una variabile di tipo combo viene generalmente valorizzata manualmente a run
time dall'esecutore del task che preveda tale operazione. L'operatore potra selezionare dalla
casella combinata, quale elemento di interfaccia utente utilizzata per rappresentare graficamente
una variabile di processo di tipo "Combo", l'elemento desiderato. Da questo momento in poi la
variabile di tipo combo rappresenterà il valore alfanumerico selezionato dall'utente. Una variabile
di tipo combo, può comunque essere valorizzata tramite operazione eseguita automaticamente da
un Link, in questo caso il valore dovrà essere inserito manualmente in fase di configurazioni
variabili dell'elemento Link.
Variabile di processo, Regole di visibilità.
La visibilità di una variabile di processo, come dice il nome è visibile solo a livello di processo, dunque
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520
Guida di ARXivar
una variabile sarà visibile ed utilizzabile esclusivamente dal Workflow che la ospita. Il workflow di
ARXivar non gestisce variabili pubbliche o globali.
Tuttavia è possibile gestire il valore di variabili di processo con processi nidificati dove è possibile
passare il valore di una variabile di processo ad una altra variabile di processo di un processo nidificato,
i prerequisiti richiesti per il passaggio di valori tra variabili di processi differenti sono: il processo
ricevente deve essere un processo nidificato del processo principale, il processo ricevente deve
possedere una variabile di processo identica sia nel nome, sia nel tipo dato rappresentato alla variabile
del processo principale.
Variabile di processo, Regole di nomenclatura.
L'unica regola da rispettare per il nome da assegnare alle proprie variabili di processo è quella di non
includere nel nome i seguenti caratteri speciali "%" e "§". Questi due caratteri speciali sono utilizzati dal
parser del motore di workflow di ARXivar.
Il loro utilizzo all'interno del nome delle vostre variabili di processo potrebbero confondere il parser di
ARXivar creando comportamenti imprevedibili durante l'esecuzione dei processi di workflow. Per il resto
non esistono particolari regole da seguire, anzi il Workflow di ARXivar potenzialmente è in grado di
gestire variabili di processo qualsiasi nome venga a loro assegnato.
Dunque escludendo l'unica regola dei due caratteri speciali (% e §), il nome di una variabile di processo
può contenere un qualsiasi carattere, lettere, numeri, trattini e underscore, anche se sconsigliabile è
addirittura possibile utilizzare come separatori punti, spazi, virgole ecc... Questo perchè il motore del
workflow di ARXivar fa riferimento alle variabili di processo non solo tramite il nome ad esse assegnato
ma tramite una codice interno in grado di identificare in maniera univoca la singola variabile di processo
definita.
In merito di assegnazione del nome alle proprie variabili di processo è sempre meglio attenersi alle più
comuni regole e convenzioni utilizzate dai più comuni linguaggi di programmazione, quali: evitare la
punteggiatura e underscore, preferire a punti, trattini e underscore una notazione di tipo Camel
Case esempio, preferire NomeCliente piuttosto che Nome_Cliente, o peggio Nome C liente ecc...
In alcuni casi oltre che l'utilizzo della notazione di tipo camel case potrebbe tornare utile sfruttare in
accoppiata la notazione ungherese e cioè aggiungere come prefisso al nome delle proprie variabili di
processo il tipo di dato da esse rappresentato, per esempio usare intQuantitaPezzi per mostrare già a
prima vista che il tipo dato rappresentato dalla variabile quantità pezzi è un numerico di tipo intero
grazie al prefisso int.
L'utilizzo della notazione ungherese torna particolarmente utile in workflow dove il numero di variabili di
processo risulta particolarmente alto e dove il processo prevede calcoli utilizzando più variabili di
processo.
Oltre a quanto sopra esposto, è consigliabile attenersi alle regole di nomenclatura sopra citate in quanto
risultano essere più vicine a convenzioni e metodologie utilizzate dai più comuni linguaggi di
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Workflow
521
programmazione.
Questo vi metterà al riparo da eventuali problemi di compatibilità nel caso vi risulti necessario uno
scambio di informazioni con ambienti di programmazione esterni ad ARXivar Workflow.
Come valorizzare una variabile di processo.
E' possibile valorizzare una variabile di processo principalmente tramite due sistemi, il primo tramite le
operazioni previste da un task, in questo caso il nuovo valore viene assegnato manualmente
dall'esecutore del task il quale sarà chiamato a valorizzare la variabile di processo. Ovviamente
l'esecutore dovrà essere in possesso di tutte le informazioni necessarie per poter assegnare il valore
corretto alla variabile in questione.
Le modalità di inserimento dati da operazioni di task è qui in dettaglio descritta.
Oppure è possibile assegnare un nuovo valore ad una variabile di processo automaticamente, tramite
il metodo SET messo a disposizione dall'elemento di Workflow chiamato Link secondo le modalità qui in
dettaglio esposte.
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12.2.6.1 Creazione e modifica
Creare e modificare una variabile di processo
Argomenti correlati: Task - Operazioni, Link - Variabili
Premessa:
Questa sessione della guida mostra come creare, modificare ed eliminare le variabili di processo.
E' possibile accedere alla funzionalità per la definizione di nuove variabili di processo tramite la pressione
del pulsante "Variabili" (particolare immagine sotto) raggiungibile dal gruppo "Elementi di flowchart"
della barra multifunzione, chiamata anche ribbon bar del modulo Workflow designer.
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522
Guida di ARXivar
Come definire una variabile di processo.
C liccando sul pulsante avente etichetta variabili si accede alla maschera di figura 1 tramite la quale è
possibile creare, modificare ed eliminare le variabili di processo. E' possibile definire quante variabili
siano necessarie.
Una variabile qui definita è visibile solo al workflow che la contiene, per maggiori dettagli si veda quanto
qui esposto, una variabile di processo può rappresentare i seguenti tipo di dato: Alfanumerico, Numerico,
Boolean, Data/Ora, C ombo. per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto.
Tramite questo pulsante è possibile accedere alla maschera di figura 2 tramite la quale è possibile
definire una nuova variabile di processo. Per creare una nuova variabile di processo è necessario
assegnare un nome valido. E' possibile assegnare un qualsiasi nome formato da lettere e numeri, per
maggiori dettagli sulla nomenclatura si veda quanto quanto qui esposto.
C on il seguente pulsante
, previo selezione della variabile desiderata dall'elenco di figura 1,
è
possibile accedere, sempre tramite maschera di figura 2 alla modifica della stessa, mentre il seguente
pulsante
procede alla cancellazione della variabile di processo selezionata. Anche la cancellazione
come la modifica richiede che la variabile si precedentemente selezionata dall'elenco visibile in figura 1.
ATTENZIONE: La cancellazione di una variabile non esegue nessun controllo sul suo utilizzo è dunque
possibile eliminare una variabile di processo anche se questa risulta essere utilizzata da un metodo SET
di un qualsiasi elemento Link oppure da un'operazione su variabile di un qualsiasi task del workflow in
questione.
fig. 1, Elenco variabili di processo del workflow corrente.
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Workflow
523
La maschera la creazione e modifica di una variabile di processo.
Nome variabile:
Inserire il nome da assegnare alla variabile di processo, è possibile utilizzare una qualsiasi valore
alfanumerico, per maggiori dettagli si veda quanto qui esposto.
Etichetta:
Quanto qui inserito sarà utilizzato come etichetta per il data entry. Il valore inserito nella casella di
testo "Etichetta" sarà utilizzato come per la casella di testo utilizzata dal motore di workflow per
l'esecuzione di un task che prevede l'assegnazione di un valore alla variabile di processo.
fig. 2, Aggiunta e modifica di una variabile di processo.
Descrizione:
E' possibile utilizzare questo campo per inserire una breve descrizione a supporto della variabile di
processo in questione. In questo campo è possibile inserire del testo che descriva l'impiego e le modalità
di utilizzo della variabile di processo.
Formato:
Tramite questa casella combinata è possibile definire il tipo dato rappresentato dalla variabile di
processo in questione. Per maggiori dettagli in merito al tipo dato rappresentabile da una variabile di
processo si veda quanto qui esposto. E' possibile definire dati di tipo Alfanumerico, Numerico, Data/Ora,
Booleano e il tipo nativo ARXivar combo.
Il tipo Combo.
Tipo di dato combo (ARXivar native), consente di gestire una collezione di elementi di tipo alfanumerico.
Il tipo di dato combo è generalmente utilizzato per la valorizzazione manuale della variabile di processo
ad esso associata. Quando il motore di workflow sarà chiamato ad eseguire un task che prevede la
valorizzazione manuale di una variabile di tipo combo, l'esecutore potrà selezionare da un elenco
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524
Guida di ARXivar
predefinito il valore più appropriato. L'elenco dei valori possibili è selezionabile da una classica casella
combinata.
Come definire l'elenco di elementi per una variabile di formato Combo
Se viene selezionato il formato C ombo sulla destra della casella combinata appare il pulsante "
Proprietà" (figura 3), tale pulsante consente (quando attivo) di accedere alla maschera di figura 4 dove
è possibile definire l'elenco degli elementi. (Il pulsante "P r o p r ie tà " risulta attivo solo dopo aver
confermato nome e tipo della variabile di processo che si stà configurando).
fig. 3, Selezione tipo dato nativo "Combo"
E' possibile definire due modalità diverse per creare l'elenco di elementi selezionabili per valorizzare una
variabile di processo di tipo combo.
Una prima selezionando l'opzione a scelta obbligatoria denominata "Elementi Fissi" di figura 4 ed una
seconda selezionando l'opzione Gruppo dati.
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Workflow
525
fig. 4, Definizione proprietà tipo dato nativo Combo.
La selezione di tipo "Elementi fissi" consente di aggiungere manualmente tramite il pulsante
un
valore alfanumerico, è possibile aggiungere quanti elementi si ritengano necessari.
Tramite il pulsante
è possibile eliminare l'elemento desiderato.
La selezione di tipo "Gruppo dati" consente di definire l'elenco di elementi da associare alla variabile di
processo di tipo combo creando l'elenco di elementi necessari recuperando i valori necessari da un
elenco da un E' possibile definire due modalità diverse per creare l'elenco di elementi selezionabili per
valorizzare una variabile di processo di tipo combo.
Una prima selezionando l'opzione a scelta obbligatoria denominata "Elementi Fissi" di figura 4 ed una
seconda selezionando l'opzione una selezione elementi fissi oppure da un gruppo dati, Un gruppo dati
può a sua volta contenere una collezione di elementi statici oppure recuperando tale elenco da una fonte
dati, sia queste esterna o interna ad ARXivar.
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12.2.7 Timer
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526
Guida di ARXivar
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Timer.
Vedere anche: Link, timer e comandi
Premessa
La seguente sessione della guida introduce l'argomento relativo alla definizione delle proprieta di
configurazione relative ai timer per il Workflow di ARXivar.
Il Workflow di ARXivar consente di configurare e gestire dei timer. Tramite la programmazione di timer è
possibile gestire l'invio di notifiche ad indirizzi e-mail, ad utenti di ARXivar, comprese figure professionali
e Mansioni. Oltre l'invio di notifiche è possibile programmare l'esecuzione di comandi o procedura batch.
La programmazione dei Timer del Workflow di ARXivar consiste nel predisporre un'intervallo di
tempo espresso in giorni, ore e minuti che al suo scadere verrà eseguito quanto programmato. E
possibile attivare/sospendere il count down tramite la configurazione Link si veda quanto qui esposto.
E' possibile accedere alla definizione di un timer tramite click sul pulsante Timer presente nel gruppo
elementi flowchart del menu Home dello specifico workflow che si stà disegnando, è possibile definire
quanti Timer risultino necessari per ogni singolo workflow, in relazione di un Workflow a molti timer.
Pulsante Timer
Prerequisiti richiesti
La gestione dei timer richiede che lo stato del servizio Windows "ARXivar Service" risulti avviato. Il
servizio che per valore predefinito viene installato nella cartella di ARXivar Server "%PROGRAMFILES
%\ARCHServer\" (nome eseguibile del servizio ArchService.exe) ed automaticamente aggiunto
all'elenco dei servizi Windows dal set up di ARXivar Server, oltre che avviato deve essere anche
opportunamente configurato come qui indicato.
Elenco timer di Controllo
Per accedere all'elenco di configurazione e definizione di nuovi timer (figura 1) cliccare sul pulsante
Timer presente nel gruppo elementi flowchart (menu home del designer workflow).
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Workflow
527
fig. 1, Elenco timer di controllo.
Significato dei pulsanti da destra verso sinistra.
Tramite il seguente pulsante
è possibile evidenziare tutti i Link che attivano o disattivano il Timer
selezionato in nell'elenco. La pressione del pulsante
determina la chiusura della maschera di figura 1
e mette in evidenza tutti i link interessati modificandone il colore predefinito da blue a rosso, facilitando
così l'individuazione all'interno del Workflow dei vari punti di attivazione o disattivazione del timer
selezionato.
Tramite questo pulsante è possibile eliminare il timer attualmente selezionato in elenco di figura 2.
Tramite questo pulsante è possibile accedere in modifica al timer attualmente selezionato in elenco di
figura 2.
C liccando il pulsante
si accede alla maschera di figura 2 tramite la quale è possibile definire un nuovo
timer e configurarne parametri e proprieta.
Timer di controllo:
In questa casella di testo è possibile inserire il campo descrittivo del timer che si stà configurando, è
possibile creare e configurare per singolo workflow tanti timer risultino necessari. La descrizione qui
inserita sarà poi utilizzata per poter identificare, al momento della sua attivazione, il timer corretto.
C ome vedremo più avanti il è possibile attivare il timer tramite apposita configurazione Link come
quanto qui esposto. La lunghezza massima consentita per la descrizione è di 50 caratteri.
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528
Guida di ARXivar
fig.2, configurazione delle proprietà di un timer.
Intervallo di tempo per la scadenza del timer.
E' possibile definire l'intervallo di tempo nella forma di giorni, ore e minuti, quanto qui definito è da
considerarsi come un vero e proprio conteggio alla rovescia. A partire dalla attivazione del timer,
trascorso l'intervallo di tempo qui indicato il motore di workflow eseguirà quanto indicato in "Comando"
e in "Mail". I Timer del workflow di ARXivar si appoggia al servizio ARXivar "ARXivar Service", si veda
Prerequisiti richiesti come quanto qui esposto.
Scheda Mail
Tramite la scheda Mail è possibile configurare la mail che verrà inviata allo scadere del intervallo timer
impostato.
From:
E' possibile impostare il Mittente della mail selezionandolo tra utenti di ARXivar, Figure professionali e
Mansioni.
To:
Indicare il o i destinatari della notifica, tramite indirizzo o indirizzi e-mail validi. Tramite il pulsante
è
possibile selezionare utenti, figure professione e mansioni. Destinatari multipli vengono separati da punto
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Workflow
529
e virgola.
Subject:
E' possibile inserire l'oggetto della mail, tramite il pulsante
è possibile inserire campi di profilo del
documento principale di processo o variabili di processo.
Body:
E' possibile definire il corpo della mail, anche per il corpo come per l'oggetto tramite il pulsante
è
possibile inserire campi di profilo del documento principale di processo o variabili di processo.
Allega documento principale - Allega documenti secondari - Allega allegati interni
Tramite la selezione di queste tre caselle di controllo è possibile allegare alla mail di notifica il documento
principale di processo, i documenti secondari e gli allegati interni.
Scheda Comando
Tramite la scheda "Comando" è possibile definire un'azione che verrà eseguita lato server allo scadere
dell'intervallo tempo impostato nel timer.
Tramite questo pulsante è possibile selezionare un file eseguibile quale potrebbe essere un
programma, oppure uno script, file batch ecc.. il file selezionato sarà eseguito allo scadere dell'intervallo
di tempo impostato. Il file eseguibile qui selezionato accetta parametri in entrata selezionabili tramite
l'apposito pulsante sottostante.
E' possibile accedere alla configurazione di un timer sia tramite l'apposito pulsante "Timer" come indicato
nella presente sezione della guida, oppure tramite apposita procedura richiamabile da configurazione
Link, timer e comandi. Entrambe gli scenari sono esclusivamente configurabili lato ARXivar Client.
AVVERTENZA: Quanto indicato in "Esegui comando lato Server" come dice l'etichetta viene eseguito
a tutti gli effetti lato server, essendo
le operazioni di configurazione eseguite lato client è necessario
essere consapevoli della modalità di esecuzione del comando. Quanto indicato nella scheda "Comando"
viene letto ed eseguito dal servizio ARXivar Service (vedere argomento Prerequisiti richiesti), è
dunque necessario che l'utente con cui gira ARXivar Service sia in grado di raggiungere ed eseguire il
comando indicato.
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530
Guida di ARXivar
Figura 3, Esegui comando lato server...
Tramite questo pulsante è possibile selezionare uno o più parametri da passare come argomento al
comando selezionato. La selezione ve effettuata su campi di profilo e variabili di processo.
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12.2.8 Sicurezza
ARXivar- Workflow Designer: L' elemento Sicurezza.
Vedere anche: Gestione riservatezze, Riservatezze su singolo documento,
Premessa:
La seguente sezione della guida tratta l'argometo riguardante la gestione delle riservatezze sui
documenti gestiti dal processo di workflow quali: documento principale di processo, documenti secondari
e allegati di processo.
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Workflow
531
L'argomento Gestioni riservatezze è trattato in dettaglio al capitolo "Gestione riservatezze"
La gestione della sicurezza tramite processi di workflow
In
alcuni particolari processi aziendali potrebbe
essere
necessario
assegnare
delle
particolari
riservatezze agli esecutori delle varie attività previste dal task. ARXivar, come esposto nel capitolo "
Gestione riservatezze" è in grado di gestire differenti livelli di riservatezza quali accesso a documenti
archiviati, per riservatezza si intende quali operazioni l'utente di ARXivar può eseguire sul particolare
documento. Per esempio un utente potrebbe avere sufficienti permessi per visualizzare un'offerta cliente
ma non modificarla, un altro ancora, potrebbe accedervi in lettura e scrittura quando la particolare
offerta cliente si trova in stato "Da approvare" e cosi via discorrendo ...
Tramite lo strumento "Sicurezza sul singolo documento" (si veda figura 1), richiamabile da Designer
Workflow; è possibile assegnare ad esecutore/i, rappresentabili tramite "Mittente - Destinatario e
CC", del documento di processo e tramite apposite variabili di processo create ad hoc, nuovi livelli di
sicurezza (sicurezza intesa come riservatezze su documenti).
I nuovi livelli di sicurezza, sopra citati, vanno momentaneamente a sostituire (solo per i documenti
coinvolti dalla specifica istanza di workflow) i livelli di riservatezza assegnati agli utenti qui chiamati in
causa.
Esempio: diventa possibile assegnare ad un particolare utente, il permesso di modificare il documento
principale di processo, quando normalmente l'utente in questione non può accedere in scrittura su
nessun documento, oppure consentire di visualizzare documenti di tipo "Fattura di Acquisto" quando
l'utente in questione normalmente non può accedere a tale classe documentale. Questo può essere
applicato anche allo stato documentale "Da approvare", "Approvato", "Bozza" ecc ...
Seguirà ora in dettaglio la spiegazione di ogni singolo parametro configurabile tramite la maschera sotto
di figura 1.
Tipologia di permesso
C onsente di definire la regola per l'assegnazione o rimozione di permessi esclusivi ed aggiuntivi per tutti
o gli utenti selezionati.
Assegna permesso esclusivo
Questa opzione a scelta obbligatoria, quando selezionata assegna il permesso esclusivo relativo al tipo di
documento selezionato. Il permesso esclusivo viene in questo caso assegnato solo agli utenti indicati (si
veda sezione "Utenti" trattata poco più avanti).
Il concetto di permesso esclusivo è esposto in dettaglio qui selezionabile.
Assegna permesso aggiuntivo
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Guida di ARXivar
Questa opzione a scelta obbligatoria, se selezionata assegna il permesso aggiuntivo relativo al tipo di
documento selezionato. Il permesso aggiuntivo viene in questo caso assegnato solo agli utenti indicati (si
veda sezione "Utenti" trattata poco più avanti).
Il concetto di permesso esclusivo è esposto in dettaglio qui selezionabile.
fig. 1, assegnazione di un nuovo livello di riservatezza tramite processo di
workflow
Rimozione di permessi aggiuntivi/esclusivi
Questa opzione a scelta obbligatoria se selezionata ripristina i permessi aggiuntivi ed esclusivi
assegnati agli utenti indicati, da una precedente azione di workflow . Questa opzione va selezionata
quando si desidera che ad un particolare utente coinvolto da precedente un'aggiunta di permessi
esclusivi o aggiuntivi
gli siano ripristinate le riservatezze originali. Questa opzione ripristina le
riservatezza solo agli utenti selezionati.
Rimozione di tutti i permessi aggiuntivi/esclusivi
Si veda la precedente "Rimozione di permessi aggiuntivi/esclusivi" in questo verranno ripristinate le
riservatezze originali a tutti gli utenti coinvolti dal workflow.
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Workflow
533
N.B.: Se selezionata la scheda "Utenti non sarà più selezionabile".
Documento
C onsente di selezionare per quale documento saranno applicate le nuove regole di sicurezza
Documento principale
Se selezionata, regole di assegnazione o rimozione permessi verranno applicate esclusivamente al
documento principale di processo.
Documenti secondari
Se selezionata, regole di assegnazione o rimozione permessi verranno applicate esclusivamente a
documenti secondari di processo.
Documenti Allegati (Profilati)
Se selezionata, regole di assegnazione o rimozione permessi verranno applicate esclusivamente ad
allegati di processo (profilati).
Seleziona una variabile che contenga l'ID del documento
E' possibile indicare l' identificatore univo del documento sul quale applicare le nuove riservatezze. E'
possibile ricercare il codice identificativo desiderato tramite l'apposito pulsante posto sulla destra della
casella di testo.
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12.3
Elementi Start e Finish
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Guida di ARXivar
ARXivar- Workflow Designer: Elementi Link e Finish
Premessa:
Start e Finish sono i due elementi presenti in tutti i workflow di ARXivar, sono automaticamente aggiunti
dal Designer di workflow al momento della sua creazione.
Elemento di Start, elemento di Finish
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12.3.1 Start
ARXivar- Workflow Designer: elemento di Workflow, Start
Premessa:
La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Start. Nello specifico
saranno trattati gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di
workflow in questione.
Che cosa è l'elemento Start nei workflow di ARXivar ?
L'elemento Start, graficamente rappresentato da
indica il punto di partenza/entrata del flusso
esecutivo di un workflow, non espone nessuna proprietà o azioni configurabili, unica azione
consentita è l'aggiunta di un elemento Link.
Per aggiungere un Link all'elemento Start è sufficiente selezionarlo tramite pulsante sinistro, (si veda
immagine sotto), quindi dal menu del Workflow Designer selezionare dal gruppo elementi di flowchart
l'elemento Link e procedere come quanto qui esposto, oppure, più comodamente una volta selezionato,
tramite click del pulsante selezionare l'unica voce possibile "Aggiungi Link" e procedere come quanto
qui esposto.
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Workflow
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Aspetto di un elemento Start selezionato.
L'elemento Start è sempre rappresentato da una forma circolare o ellittica ed è possibile solamente
intervenire sulla sua dimensione, una volta selezionato tramite un solo click sarà possibile stabilirne la
dimensione desiderata, generalmente la dimensione predefinita soddisfa praticamente tutti le situazioni
possibili.
L'elemento Start, come l'elemento Finish sono sempre presenti e non è possibile procedere alla loro
cancellazione.
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12.3.2 Finish
ARXivar- Workflow Designer: elemento di Workflow, Finish
Premessa:
La seguente sezione della guida espone nel dettaglio l'elemento di workflow Finish. Nello specifico
saranno esposti gli argomenti relativi alla configurazione di tutte le proprietà esposte dall'elemento di
workflow in questione.
Che cosa è l'elemento Finish nei workflow di ARXivar ?
L'elemento Finish, graficamente rappresentato da
indica il punto di partenza/entrata del flusso
esecutivo di un workflow, non espone nessuna proprietà o azioni configurabili, unica azione
consentita è l'aggiunta di un elemento Link.
N.B.: L'aggiunta di Link ad elementi Finish, anche se al momento della stesura della
presente guida è consentita, in realtà risulterà inutilizzabile, un elemento Finish avrà esclusivamente
elementi Link in entrata.
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Guida di ARXivar
Aspetto di un elemento Finish selezionato.
L'elemento Finish è sempre rappresentato da una forma circolare o ellittica ed è possibile solamente
intervenire sulla sua dimensione, una volta selezionato tramite un solo click sarà possibile stabilirne la
dimensione desiderata, generalmente la dimensione predefinita soddisfa praticamente tutti le situazioni
possibili.
L'elemento Start, come l'elemento Finish sono sempre presenti e non è possibile procedere alla loro
cancellazione.
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12.4
Disegnare un workflow
ARXivar - Workflow, disegnare un workflow passo passo Designer lo strumento
Task.
Premessa
In questa parte della guida trovate un piccolo esempio che vi guiderà alla creazione di un semplice
workflow. L'obbiettivo dell'esercizio è quello di avvicinare l'utente all'utilizzo degli strumenti messi a
disposizione dal workflow designer.
Tramite una procedura passo-passo la guida mostrerà come disegnare e successivamente eseguire il
workflow raffigurato in di figura 1.
Al termine dell'esercizio l'utente dovrebbe essere in grado di:
· C reare un workflow di media complessità.
· Definire ed utilizzare le variabili di processo
· C onfigurare modalità operative e condizioni di avanzamento nei punti di connessione.
· Padronanza sulle differenti modalità di indirizzamento del flusso esecutivo.
Oltre ai quattro punti precedentemente esposti, saranno introdotti anche i seguenti argomenti:
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Workflow
537
· C reazione e definizione dei Task (riquadri gialli e verdi di figura 1).
· C reazione e definizione dei vari Link,
· C reazione e configurazione di C ondizioni tramite l'utilizzo delle variabili di processo.
· Definizione e assegnazione delle varie figure quali esecutori delle attività previste dal workflow.
Il processo di workflow di figura 1 è in molto semplice, tuttavia potrebbe essere un buon aiuto per chi si
avvicina per la prima volta a motore e designer del Workflow di ARXivar, rendendo di fatto più
semplice la progettazione di workflow più complessi. L'esercizio non tiene in considerazione strumenti
quali: Timer, Pause e processi nidificati/collegati (chiamati anche sotto processi o sotto workflow)
I Primi passi con il Workflow designer
A fine esercizio il vostro workflow dovrà essere il più simile possibile a quanto esposto in figura 1
(riquadri e frecce rosse utilizzati per i riferimenti escluse), la parte finale dell'esercizio è sarà dedicata
alla sua esecuzione, per questo motivo è consigliabile che le configurazioni del workflow che andrete a
disegnare siano il più simile possibile a quanto configurato nel workflow d'esempio, per raggiungere
questo obbiettivo nel successivo paragrafo sono esposti l'elenco dei prerequisiti necessari per
raggiungere tale obbiettivo.
Durante l'esercizio vi ritroverete a configurare strumenti non ancora fin qui trattati, questo non deve
essere motivo di preoccupazione in quanto in ogni singola fase sia di disegno che di configurazione
saranno esposte solo per le parti strettamente necessaria allo svolgimento dell'esercizio proposto.
fig.1, rappresentazione grafica del workflow proposto come esempio.
Prerequisiti
Quanto segue potrebbe anche già essere stato da voi precedentemente definito tramite le apposite
funzionalità di configurazione qui esposte, in caso contrario per poter creare il workflow proposto
dall'esercizio ci sarà bisogno di:
1.L'area organizzativa omogenea di default, per intenderci quella che avete definito durate la
creazione del database di ARXivar, nel caso stiate utilizzato il database DEMO scaricabile dal
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538
Guida di ARXivar
nostro sito (per maggiori informazioni si faccia riferimento a quanto qui esposto) il codice dell'area
organizzativa sarà 01. Per comodità, durante l'esempio, quando sarà necessario fare riferimento a
tale codice utilizzato sarà 01, ovviamente se il vostro dovesse differire dovrete sostituire il codice
01 utilizzato negli esempi con il vostro codice.
2.Nel caso sia già stato definito un calendario lavorativo passare al punto 3, diversamente è
necessario definirne uno seguendo quanto qua esposto.
3.Nel caso non abbiate già definito un organigramma è necessario, prima di procedere, definirne
uno, in caso contrario non sarà possibile creare un nuovo Workflow. Per raggiungere l'obbiettivo
proposto dall'esercizio un organigramma di base, anche se composto da un solo elemento sarà
sufficiente.
Per la configurazione di un organigramma di base si veda seguendo veda quanto qua esposto.
4.Definizione di una variabile di processo che rispetti le seguenti caratteristiche: nome della
variabile = nValue, Etichetta della variabile = Valore oppure una qualsiasi descrizione
alfanumerica di vostra scelta, Descrizione = a vostra scelta. Il tipo dato dovrà essere Numerico,
in quanto i valori gestiti dalla variabile di processo
saranno zero o diverso da zero, anche in
questo caso, per una corretta definizione della variabile di processo è possibile fare riferimento a
quanto qua esposto.
5.Definire 4 differenti Esiti. I quattro esiti dovranno avere le seguenti descrizioni:
Avvio,
Procedi, Valorizza, Concludi. La fase di creazione degli esiti prevede la selezione di una icona
utilizzata poi, durante l'esecuzione delle attività del workflow, per la rappresentazione grafica del
particolare esito; la scelta dell'icona da abbinare all'esito è del tutto ininfluente per l'esito finale del
nostro esercizio. Per una corretta definizione degli esiti si veda quanto qui esposto.
6. L'esecutore di tutte le attività previste dal workflow sarà sempre l'utente Admin dell'area
organizzativa selezionata.
I) Creazione del Workflow
In questo step vedremo come disegnare il workflow dell'esempio, dovrete seguire passo passo quanto
indicato, qualche punto potrebbe risultare poco chiaro, è importate che venga rispettato tutto alla lettera,
l'obbiettivo finale è quello di riuscire a disegnare e progettare un workflow il più simile possibile a quanto
esposto in figura 1. Ogni singolo strumento utilizzato per la configurazione e l'utilizzo del workflow sarà
esposto nel suo dettaglio nelle apposite sezioni della guida.
Procedere come segue:
1.Se non già in esecuzione eseguire ARXivar Client. E' importate che l'utente di login sia l'utente
Admin, selezionate l'area organizzativa di default ed quindi entrate in ARXivar Client.
2.Selezionare la scheda "Strumenti", dal gruppo "WorkFlow" cliccare su "Designer", si apre il "
Designer Workflow".
3.Dalla scheda "Home" cliccare su "Nuovo", si apre la finestra "Crea workflow".
4.Per valore predefinito la finestra "Crea workflow" si apre e propone la scheda "Proprietà",
valorizzare i campi nel seguente modo:
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Workflow
539
In Nome: inserire: MyFirstWorkFlow premere il tasto di tabulazione per passare al successivo
campo, oppure cliccare nella casella di testo prevista per il dettaglio.
In Dettaglio: Il mio primo Workflow
Descrizione: Il mio promo workflow 2
Organigramma: Tramite la casella combinata selezionare il primo organigramma disponibile. E'
necessario avere definito almeno un organigramma, in caso contrario non vi sarà possibile
salvare il workflow che state creando.
5.Passate alla scheda Supervisori.
6.Selezionate con un singolo click l'utente Admin, esempio 01\Admin.
7.C liccare sul pulsante
per confermare la scelta del supervisore.
8.C liccare sul pulsante C onferma. Dopo qualche istante verrà creata la base vostro primo
workflow come da figura 2.
fig. 2, la base del vostro primo workflow.
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540
Guida di ARXivar
II) Creare il primo Task
Lo step II vi introduce alla definizione del primo task del workflow MyFirstWorkFlow.
1.C liccare sul pulsante Task. Il pulsante Task è individuabile nel gruppo di funzioni "Elementi
flowchart" si veda figura 2 sopra. Appare maschera di figura 3 dove sarà possibile valorizzare le
proprietà del primo task.
fig. 3, Valorizzare le proprietà del primo task.
2.Valorizzare le proprietà del primo task come segue:
a. Nella proprietà Fase: inserire Task 1
b. In Dettaglio: Task 1
c. In Durata e attivazione task in mm: 01 (lasciare invariati i campi gg: e hh:)
d. C liccare sulla scheda "Esecutori"
e. Quando vi trovate nella scheda "Esecutori", (si veda particolare messo in evidenza in figura 3
sezione e), cliccare sul pulsante indicato dalla freccia, vi apparirà l'elenco "Esecutori" selezionate
01\Admin quindi click sul pulsante "C onferma" della finestra "Selezione utente", questo
confermerà l'esecutore selezionato è chiuderà la finestra selezione utenti. N.B: il prefisso
dell'esecutore selezionato "01\..." è riferito al codice dell'area organizzativa di appartenenza, la
vostra potrebbe differire da quanto qui esposto.
f. C liccare sulla scheda Operazioni, all'interno della scheda "Operazioni" individuare la sezione "
Variabili di processo" (si veda particolare di figura 3 sezione g).
g. C liccare sul pulsante per la selezione delle variabili di processo (si veda nr 1 in rosso
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Workflow
541
particolare di figura 3), quando appare la maschera "Selezione variabile" che dovrebbe contenere
la variabile di processo "nValore" fare doppio click su di essa, una volta selezionata (il tutto deve
apparire come da figura 3 sezione g) cliccare sul pulsante messo in evidenza dal numero 2
(particolare di figura 3 sezione g), la pressione di questo pulsante farà apparire valorizza la
colonna C ondizione a "nessuna", questo significa che la valorizzazione della variabile di processo
nValore è un'operazione obbligatoria.
N.B.: Nel caso la maschera "Selezione variabile" dovesse contenere qualcosa di diverso da
nValore - Valorizzata a 1 - Numerico, è consigliabile che ripassate tutti i precedenti step a partire
da prerequisiti in poi. Come spiegato più avanti è importante che il workflow che state
configurando sia identico a quanto fin qui proposto.
h. Lasciando invariato qualsiasi altro valore cliccare sul pulsante Conferma per salvare il
vostro primo elemento di tipo Task, la pressione del pulsante "Conferma" determina la chiusura
della finestra "Proprietà task".
Se tutto è andato a buon fine dovreste trovarvi nella situazione di figura 4. (I n figura 4 è s tato volutamente
nas cos to l'elemento Fi n i s h del workflow).
fig. 4, l'elemento start e l'elemento di tipo Task
denominato Task 1.
Ora passeremo al successivo step che mostra la definizione dell'elemento di workflow di tipo Link"...
III) Creare il primo link.
Dopo avere creato il primo task è possibile passare alla definizione del primo link per consentire il
collegamento del nodo "Start" al task "Task 1". Per creare il link procedere come segue:
1.C liccare sul nodo Start (figura 5), dopo il click a conferma della avvenuta selezione appariranno 8
piccoli quadrati di colore azzurro (il colore dei quadrati di selezione potrebbe variare in base al
tema di Windows utilizzato)
2.Dal gruppo "Elementi flowchart" cliccare sul pulsante Link (come mos trato più avanti è pos s ibile
aggiungere un nuovo link da menu contes tuale richiamabile tramite click con tas to des tro del mous e s ull'elemento di
workflow s elezionato),
al rilascio del pulsante sinistro del mouse, al centro del nodo start deve
apparire un quadratino azzurro (si veda particolare di figura 5). Il quadratino indica un potenziale
punto di partenza del link.
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542
Guida di ARXivar
3.Posizionare il cursore del mouse sul quadratino al centro del nodo start (figura 5). Il
cursore del mouse cambia forma, dal suo aspetto predefinito cambia assumendo una nuova forma
rappresentante un freccia rivolta verso l'alto (si veda particolare ingrandito di figura 5).
4.Quando vi trovate nella parte centrale dell'elemento Start "e solo quando il cursore del mouse
assume il nuovo aspetto (aspetto puntatore del mouse evidenziato con cerchio rosso, sotto in
figura 5)" selezionate con il pulsante sinistro del mouse il piccolo quadrato al centro (si veda figura
5) e senza rilasciare il pulsante spostate il puntatore del mouse fino a raggiungere il
successivo elemento di workflow che in questo caso specifico è rappresentato da Task 1.
TODO:ARX_DragAndDrop_Style
N.B.: Durante l'operazione di punto 4, in gergo chiamata operazione di d r a g a nd d r o p , oltre
l'utilizzo di una nuova rappresentazione grafica del puntatore del mouse, qui troverete in vostro
aiuto una linea continua di colore nero, atta ad anticipare il risultato finale del collegamento che si
andrà a creare. (altre nozioni sulle differenti modalità di trascinamento degli elementi di tipo link
sono qui esposte)
5. L'operazione di drag & drop deve terminare solamente quando avrete raggiunto il task 1 (il
rilascio del pulsante sinistro del mouse ne determina automaticamente il termine.).
fig. 5, rappresentazione operazione di drag & drop per il
trascinamentodi un elemento di tipo Link.
Se il tutto ha funzionato come previsto... deve apparire una freccia di collegamento di colore Blu (si
veda figura 6) avente il suo punto di partenza dal nodo "Start" ed il relativo punto di arrivo al successivo
elemento di workflow, in questo caso si tratta di un elemento di tipo "Task" denominato "Task 1".
fiog. 6, creazione di un nuovo
link.
La freccia blu, che da ora in avanti chiameremo Link mostra alla metà della sua lunghezza e nella sua
parte inferiore due punti intterrogativi. Nel caso il link in questione fosse selezionato oltre ai due punti
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Workflow
intterrogativi (??) sarebbe presente anche un piccolo quadrato, il tutto simile a
543
.
Provate a cliccare su una qualsiasi zona libera del vostro workflow noterete che la rappresentazione
grafica dello stato del link da
diventerà
, questo a significare che il link non è l'elemento
attualmente selezionato.
Passo successivo: Definire le proprietà del primo link.
Definire le proprietà del primo link.
C reato il Link è necessario valorizzarne le proprietà. Selezionate il link precedentemente creato
cliccando su di esso. Solamente quando la parte centrale del link assume un aspetto simile a questo
,
la presenza del quadratino azzurro sta ad indicare l'avvenuta selezione del link, è possibile cliccare su di
esso con il pulsante destro del mouse, verrà dunque visualizzato un menu contestuale dal quale dovrete
selezionare la voce "Proprietà".
Selezionata la voce di menu "Proprietà" attendere qualche istante la visualizzazione della maschera "
Proprietà Link" (si veda particolare visualizzato nella parte centrale di figura 7).
Dalla casella combinata "Esito:" selezionate l'esito "Avvio" quindi cliccare sul pulsante "Conferma", la
rappresentazione grafica del link diverrà
.
A questo punto è possibile procedere al salvataggio del vostro Workflow semplicemente cliccando sul
pulsante "Salva" dal gruppo di funzioni "Workflow". (E' buona abitudine salvare di tanto in tanto il vostro
lavoro, specialmente quando si sta lavorando a workflow particolarmente complessi)
fig. 7, definizione proprietà del link.
Figura 7 mostra il particolare della maschera delle proprietà di link. Avrete notato la notevole quantità
delle proprietà configurabili di un link, queste saranno singolarmente esposte in dettaglio nella sezione
ad esse dedicata.
Facciamo il punto della situazione...
Per ora e fino a fine esercizio è importante che ogni singola parte dell'esercizio sia in ogni sua
singola parte del tutto rispettata per rendere possibile raggiungere l'obbiettivo finale dell'esercizio, il
quale consiste nell'aiutare l'utente a prendere confidenza con gli strumenti di disegno messi a
disposizione dal Workflow designer. La fase successiva consiste nell'esecuzione del workflow così
progettato, a fine esercizio l'utente avrà modo di comprendere il flusso esecutivo di un Workflow di
ARXivar.
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544
Guida di ARXivar
Diventa facile capire che quanto sopra non è possibile se l'esercizio non viene rispettato in ogni sua
singola parte in quanto diventerebbe impossibile stabilire il risultato finale di un workflow progettato e
disegnato con modalità diverse da quelle qui esposte.
Facendo un primo riepilogo di quanto fin'ora è mostrato dovreste essere in grado di sapere: come
creare un nuovo workflow, come creare un nuovo task, come definire un esecutore di un task, come
disegnare tramite operazioni di drag & drop un link e come definire la principale proprietà.
Per quanto riguarda l'utilizzo degli strumenti di designer messi a disposizione dal designer del
Workflow è possibile dire che vi siano state presentate tutte le sue principali funzionalità.
Continiamo con l'esercizio
Disegnare un task, eseguire operazioni di drag & drop per la creazione di un link, l'utilizzo del pulsante
destro del mouse per richiamare i menu contestuali e via discorrendo sono sufficienti per poter
continuare con il nostro esercizio.
Da ora in avanti dando per scontato che quanto sopra ora rientri nelle vostre capacità di interazione con
lo strumento designer, le successive operazioni da eseguire dove possibile saranno trattate ed esposte
in modo implicito.
Per comodità di riferimento in figura 8 viene nuovamente riproposto l'aspetto finale del workflow
utilizzato per questo esercizio.
Dovreste avere disegnato il punto Start, il Link Avvio ed il task denominato "Task 1". si procederà ora
con il disegno del punto di connessione.
IV) Creare una condizione (detto anche punto di connessione)
Lo step IV vi introduce alla definizione dei punti di connessione chiamati anche "C ondizioni di workflow",
il punto di connessione principalmente consente di definire sulla base
Dal gruppo elementi flowchart cliccare sul pulsante Condizione, apparirà un cerchio di colore giallo del
tutto simile al seguente elemento:
1. Tramite un'operazione di drag & drop trascinate il l'elemento appena creato sulla sinistra del task
1.
2. Selezionate con il pulsante sinistro del mouse il Task 1, una volta selezionato (devono
apparire i classici quadrati che avvisano l'utente dell'avenuta selezione dell'elemento di workflow
in questione), cliccare su di esso con il pulsante destro e dal menu contestuale che appare
selezionate "Aggiungi link".
N.B.: E' possibile creare la partenza di un nuovo link da un elemento di workflow selezionato
esclusivamente quando al suo centro è presente un piccolo quadrato, la sua presenza nel centro di
un elemento selezionato sta ad indicare che è attiva la modalità di aggiunta nuovo Link.
Tale modalità resterà attiva su un qualsiasi elemento venga successivamente selezionato, fino al
verificarsi di due principali condizioni: la prima viene effettivamente definito un nuovo link, la
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Workflow
545
seconda il workflow viene chiuso.
fig.8, Aspetto finale del workflow dell'esercizio.
3.Tramite un'operazione di drag & drop trascinare il nuovo link a partire dal centro di task 1 verso il
punto di connessione precedentemente creato.(n.b.: iniziare l'operazione di drag & drop solo
quando il cursore del mouse cambia forma).
4.C reato il link tra Task 1 e il punto di connessione (cerchio giallo) selezionare il nuovo link nella
zona
, quindi procedere come esposto in "Definire le proprietà del primo link", in questo
caso l'esito da selezionare deve essere "Procedi" e nessun altra proprietà dovrà essere
valorizzata, premere il pulsante "Conferma" della finestra "Proprietà link" e passare al punto
5.
5.Selezionare tramite il pulsante sinistro l'elemento "C ondizione" poco prima creato, assicuratevi che
l'elemento abbia il seguente aspetto
.
C lick su di esso con il pulsante destro e dal menu contestuale che appare selezionate la voce "
Proprietà" ed attendere la visualizzazione della maschera di figura 9.
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546
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fig. 9, Maschera per la definizione delle condizioni.
6.Lasciare invariate tutte le proprietà ai loro valori predefiniti. Tramite la pressione del pulsante "
Nuova condizione" (evidenziato in figura 9) verrà visualizzata la maschera "Definizione della
condizione" (figura 10). Tramite la quale è possibile definire le condizioni sufficienti alla
valorizzazione degli Esiti "Procedi" o "Concludi". A fine configurazione delle condizioni di
avanzamento l'elenco "Condizioni di avanzamento" dovrà elencare le seguenti condizioni:
Procedi
%nValue%<1
C oncludi
%nValue%>0
le stesse messe in evidenza in figura 9.
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Workflow
547
fig. 10, il wizard per la della definizione delle condizioni.
7.L'utilizzo del wizard di figura 10 è abbastanza semplice, come prima cosa selezionate dalla casella
combinata "Esito:" la voce Procedi (1), successivamente (2) doppio click sull'unica variabile di
processo nValue. Il wizard mostrerà nel riquadro superiore quanto segue %nValue%. (3) C liccare
sul pulsante avente il simbolo <, il wizard andrà ad aggiornare la condizione da %nValue% ad %
nValue%<. (4) Tramite il pulsante sinistro del mouse dovrete posizionare il cursore alla destra
del simbolo < e digitare il numero 1, il risultato finale dovrà essere il seguente %nValue%<1. (5
) cliccare sul pulsante conferma.
8.La pressione del pulsante conferma vi riporterà nuovamente alla maschera di figura 9, cliccare
nuovamente sul pulsante "Nuova condizione" per tornare al wizard di figura 10, dove dovrete
ripetere le stesse operazioni di punto 7 tranne quanto segue: selezione dell'Esito uguale a "
Concludi", il simbolo da utilizzare > ed il valore dovrà essere 0. Il risultato finale prima di cliccare
su "Concludi" dovrà essere %nValore%>0, premere conferma sul pulsante della finestra "
Definizione della condizione", la maschera "Nodo C ondizione" dovrà contenere in condizioni di
avanzamento quanto segue:
fig. 11, condizioni di avanzamento.
9.C omplimenti avete definito il vostro primo punto di connessione, le condizioni definite tra i punti
6,7 e 8, bastano per definire il flusso esecutivo del vostro workflow sulla base del valore della
variabile di processo nValue. C liccare sul pulsante conferma della finestra "Nodo condizione"
per tornare al designer.
N.B.: Ricordate? La variabile di processo nVa lue verrà valorizzata manualmente dall'utente 01
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548
Guida di ARXivar
\ Ad m in, in quanto e s e cuto r e
del T a s k 1... Va sottolineato che l'esercizio prevede
la
valorizzazione manuale della v a r ia b ile d i p r o ce s s o . In realtà il Workflow di ARXivar prevede
che la valorizzazione delle variabili di processo possa avvenire automaticamente in svariati modi:
recuperando i valori necessari da fonti dati esterne o interne ad arxivar, tramite il recupero di
valori contenuti all'interno dei documenti associati al processo, tramite valori di ritorno da altri
programmi ecc.. questo consente di stabilire il flusso esecutivo dei vostri processi aziendali sulla
base di eventi e valori di stato di differenti oggetti che di volta in volta possono essere coinvolti
dalle differenti condizioni che si possono verificare... tradotto in altre parole: avete a vostra
disposizione un vero e proprio linguaggio di programmazione.
10. Tornati al designer del workflow selezionate il vostro punto di connessione, e aggiungente un
nuovo link (ora dovreste essere già in grado di farlo, in caso contrario tornare a I I I ) Cr e a r e il
p r im o link). Il link dovrà collegare il punto di connessione direttamente all'elemento "Finish".
11. Modificare le proprietà del Link valorizzando esclusivamente la proprietà "Esito" a "C oncludi",
selezionare il Link "C oncludi" e tramite delle semplici operazioni di drag & drop (si veda figura 12)
aggiustare graficamente il tutto fino ad ottenere il risultato di figura 13.
fig. 12, Prima.
fig.13, Dopo.
12. Perfetto, salvate il tutto tramite l'apposito pulsante
.
A questo punto avete a vostra disposizione un workflow completamente funzionante, a patto che
l'utente 01\Admin quando andrà ad eseguire l'attivita prevista dal Task 1 valorizzi la variabile di
processo nValue con un valore maggiore di 0 (ricordate? "Concludi se %nValue%>0"), il verificarsi
di questa condizione renderebbe possibile la conclusione del processo attraverso il link C oncludi
che "Passa" direttamente alla fine del Workflow.
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Workflow
549
Come verificare il funzionamento del workflow
Per testare il vostro workflow: dopo avere salvato il workflow, come specificato sopra in punto
12, chiudete il designer.
Dal gruppo di funzioni "Workflow" selezionare il pulsante "Eventi", dalla finestra "Eventi" click sul
pulsante "Nuovo" attendere l'apertura della finestra "Nuovo evento", dalla casella combinata "
Workflow" selezionate il workflow "MyFirstWorkFlow" oppure il nome che avete voluto assegnare
al vostro workflow. Dalla casella combinata " Stato evento" selezionare "ATTIVO" e come ultimo
parametro dalla casella combinata "Evento collegato" selezionare "Selezionabile da tutti gli utenti"
quindi click su conferma e chiudere la finestra Eventi.
Bene, a questo punto dovrete eseguire una qualsiasi ricerca documenti, selezionare dal risultato di
ricerca un documento qualsiasi; unico prerequisito richiesto: il documento non deve già essere
sottoposto ad un processo di workflow, in caso contrario dovrete selezionare un altro documento; la
selezione va eseguita con un solo click tramite il pulsante sinistro del mouse.
Dalla sezione "Comandi", individuare il gruppo di comandi "Workflow", come da immagine sotto,
quindi cliccare su "Avvia nuovo processo di workflow".
Note aggiuntive: per valore predefinito la sezione comandi è posizionata alla sinistra della griglia dei
risultati di ricerca. E' possibile stabilire se un documento è già sottoposto ad un processo di workflow
quando nella griglia dei risultati di ricerca sulla riga dello stesso è viene visualizza la seguente icona
, la colonna riservata alla visualizzazione dell'icona potrebbe essere nascosta. Per selezionare le colonne che si
desidera visualizzare/nascondere è sufficiente cliccare con il pulsante destro del mouse sulle intestazioni di colonna della
griglia dei risultati di ricerca, quindi dal menu contestuale selezionare la voce "Seleziona campi".
Si apre la maschera "Avvia processo di Workflow" dalla casella combinata "Workflow" selezionate
il workflow "MyFirstWorkFlow" oppure il nome che avete voluto assegnare durante la prima fase
dell'esercizio, quindi cliccare sul pulsante esegui, nel giro di qualche secondo e dando per scontato
che siate loggati in ARXivar con l'utente Admin, dovreste vedere apparire il ballon informativo di
figura 14 che vi segnala il ricevimento delle attivita che il motore di workflow ha assegnato al vostro
utente.
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550
Guida di ARXivar
fig. 14, hai ricevuto dei nuovi task.
Per eseguire le attività previste dal workflow è sufficiente: a) - individuare dall'elenco task il task
ricevuto, l'elenco dei task da eseguire è visibile nel desktop di ARXivar, nel caso tale scheda non
fosse presente dovrete abilitarla da menu di ARXivar C lient dalla scheda della barra multifunzione "
Configura", individuare il gruppo "Impostazioni personali" (il primo a sinistra), espandere le
funzionalità del pulsante "Desktop" e selezionare la voce "Visualizza finestra dei Task".
b) Individuato il task appena ricevuto aprirlo tramite doppio click e seguire le istruzioni. c) l'unica
attività richiesta è la valorizzazione della variabile di processo che dovrete valorizzare con un valore
maggiore di 0 (zero), e) cliccare su concludi quindi selezionate "Procedi", il procedi da voi
selezionato per concludere le attività a voi assegnate è quello relativo al primo Link. Valorizzando la
variabile con un valore maggiore di zero il flusso esecutivo sarà automaticamente instradato per il
link " Concludi" a sua volta direttamente collegato all'elemento di workflow "Finish" che segnala al
motore di workflow il termine di tutto il workflow...
IV) Aggiunta di task e link al Workflow di base.
Passeremo ora all' aggiunta di un nuovo task e i tre rimanenti link.
1. Nel caso avete testato il vostro workflow ritornate in modalità Designer dello stesso (Arxivar
Client - Strumenti - Gruppo di funzioni "Workflow" - Designer), una volta entrati in modalità
designer assicuratevi che nessun elemento sia selezionato, (nessun elemento deve avere dei
piccoli quadrati lungo il proprio perimetro), quindi tramite il pulsante destro del mouse cliccate su
una qualsiasi zona dell'area di disegno (elementi esclusi), appare un menu contestuale dal quale
dovrete selezionare la voce "Nuovo Task".
2. Aggiornate le proprietà del nuovo task come mostrato sotto in figura 15. Aggiornate la scheda
"Esecutori" come mostrato in II) Creare il primo Task Sezione e.
3. Aggiornato l'esecutore le proprietà del nuovo task da valorizzare come da figura 15 sono: Fase:,
Dettaglio:, Durata e attivazione task e Forma. Quando andrete a valorizzare la proprietà
"Dettaglio" dovrete procedere come segue: Inserita la prima parte del testo:
Punto 2 - La variabile di processo è stata precedentemente valorizzata a ... cliccate sul pulsante
indicato dalla freccia di figura 15.
4.Il click sul pulsante
, sarà richiamata la maschera "Elenco campi di profilo", cliccate sulla
scheda "Variabili" nel quale elenco troverete la vostra variabile di processo nValue, doppio click
sulla stessa, la maschera verrà automaticamente chiusa e la variabile di processo sarà
automaticamente aggiunta al testo precedentemente inserito, (si veda parte evidenziata in giallo di
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Workflow
551
figura 15).
Da notare il carattere speciale § utilizzato come prefisso/suffisso delle variabile di processo, in
questo caso tale carattere funge da TAG e sarà utilizzato dal motore del Workflow per sostituire la
parte di testo §nValue§ con il valore assegnato alla variabile di processo, tale carattere non va
rimosso.
fig. 15, Aggiunta di un nuovo task.
5. Inserita la variabile di processo all'interno del testo della proprietà "Dettaglio:", completate la
parte rimanente. Quindi impostate i 10 minuti in Durata e attivazione task, valorizzate la
proprietà "Forma:" a Lasange e cliccate sul pulsante conferma. Vi dovreste trovare in una
situazione simile a figura 16.
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552
Guida di ARXivar
fig. 16, aggiunta di un nuovo task.
6. Una volta ridimensionato l'elemento relativo al task appena aggiunto tramite una semplice
operazione di drag & drop trascinate il vostro nuovo task in alto in modo che si venga a trovare
tra il punto di connessione e l'elemento Finish più o meno come mostrato sotto in figura 17. C ome
ultima operazione rimane da definire gli ultimi 3 link, ora rappresentati in figura 17 dalle linee
tratteggiate di colore grigio. La creazione e definizione di un nuovo link dovrebbe già rientrare
nelle vostre capacità, in caso contrario si veda quanto esposto in III) C reare il primo link.
fig.17, aggiunta dei tre link.
7. Selezionare il punto di connessione
, cliccare su di esso con il pulsante destro del mouse, dal
menu contestuale selezionare "Aggiungi link" e tramite drag & drop trascinare il link fino al task
denominato "Punto 2", valorizzare la proprietà "Esito" del link appena creato selezionando dalla
casella combinata della finestra "Proprietà Link" la voce "Procedi", (bene il link relativo alla
linea nr 1 di figura 17 è stato creato ed il relativo esito posto a "Procedi").
8. Ripetere la stessa identica operazione di punto 7, creando il link relativo alla linea nr 2 di figura
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Workflow
553
17 previo selezione del task denominato "Punto 2", quindi click con pulsante destro sul task, dal
menu contestuale selezionare la voce "Aggiungi link" e tramite un'operazione di drag & drop
trascinare il link fino all'elemento "Finish" e valorizzando la proprietà esito a "Concludi".
9. Anche per l'ultimo link (linea nr 3 di figura 17) ripetere le stesse operazioni, previo selezione del
task "Punto 2" e aggiunta del link, che in questo caso dovrà collegare il task "Punto 2" al task "
Task 1", quindi associare a quest'ultimo Link l'esito "Valorizza", risultato finale dovrà essere
grossomodo simile a quanto mostrato in figura 18.
fig. 18, il workflow completato.
10.Ottimo, salvare il tutto tramite l'apposito pulsante
.
Se l'aspetto grafico è identico a quanto mostrato in figura 18 e proprietà di Task, Link, punto di
connessione, definizione esiti e variabile di processo sono state definite rispettando quanto fin qui
esposto l'esecuzione del workflow dovrebbe prevedere quanto segue:
1.L'utente 01\Admin riceve notifica "Hai ricevuto nuovi task", da elenco Task doppio click su di esso.
2.Il Task 1 richiede ad 01\Admin di valorizzare la variabile di processo "Valore *", 01\Admin potrà
concludere la propria attività e come unico esito potrà selezionare "Procedi".
3.Il Flusso esecutivo passa dal punto di connessione che valuta il valore della variabile di processo la
quale:
- se maggiore di zero tramite il link "Concludi" determina la conclusione di tutto il processo.
- se minore di uno il flusso operativo, tramite il link procedi passa al task "Punto 2".
4.Il Task "Punto 2" non prevede nessuna particolare attività se non che: l'esecutore 01\Admin,
grazie i due differenti esiti potrà decidere se terminare l'intero processo tramite il link "Concludi"
oppure se rimandare il tutto a Task 1 e ripetere quindi nuovamente il tutto...
C ome già detto in precedenza di per se il workflow progettato durante l'esercizio è molto semplice e non
prevede l'interazione con nessun documento, tuttavia se avete portato a termine l'esercizio ora dovreste
quantomeno avere dimestichezza con il designer, sapere come impiegare gli strumenti messi a
disposizione dallo strumento stesso, sapete come utilizzare i punti di connessione, come utilizzare le
variabili di processo e cosa più importante avete preso confidenza con il flusso esecutivo del motore di
workflow di ARXivar.
potere ora provare il vostro workflow secondo quanto qui esposto: Eseguire un Workflow (procedura
passo-passo)
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554
Guida di ARXivar
© ARXivar Abletech srl tutti i diritti riservati - ARXGuide.v1.0076
12.5
Eseguire un workflow
ARXivar - Workflow, come eseguire un workflow (Procedura passo-passo).
Premessa:
Questa sezione della guida mostra come mandare in esecuzione un workflow. Per i diversi steps
andremo ad utilizzare utilizzato il workflow disegnato e progettato tramite l'esercizio qui esposto:
Disegnare un workflow (passo-passo).
Esistono differenti modalità per stabilire come e quando un processo di workflow deve essere eseguito,
l'argomento non sarà qui trattato in tutte le sue particolarità, l'argomento viene trattato in modo
approfondito nella sessione "Eventi" ed "Esegui". La seguente sessione della guida vuole essere
introduttiva allargamento, in particolar modo vi saranno mostrate le modalità di associazione di un
particolare evento identificato con il nome "Selezionabile da tutti gli utenti". Definito l'evento necessario
per l'esecuzione di un Workflow, verrano esposti i diversi step per l'esecuzione delle attività proposte dal
processo di workflow utilizzato per l'esempio.
Al termine avrete preso confidenza con gli strumenti messi a disposizione da ARXivar Client in
relazione agli argomenti qui trattati.
I) - Associazione di un Workflow ad un evento.
Per eseguire un qualsiasi processo di workflow è necessario informare l'engine di workflow quale sarà
l'evento scatenate del particolare workflow. Il primo step è quindi l'associazione del particolare evento al
workflow desiderato.
1. Aprire ARXivar, dalla barra multifunzione individuare la scheda "Strumenti", dal gruppo di
funzioni "Workflow" cliccare sul pulsante "Eventi" e attendere la visualizzazione della finestra "
Eventi", (si veda figura 3), dalla finestra eventi cliccare sul pulsante "Nuovo" di figura 1 e
attendere la visualizzazione della finestra "Modifica evento" di figura 2.
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Workflow
555
fig. 1, gestione eventi.
2.Dalla finestra Eventi cliccare su "Nuovo", attendere la visualizzazione della finestra "Nuovo
evento" di figura 2.
- Dove dalla casella combinata Workflow dovrete selezionare il workflow interessato, nel nostro
caso sarà MyFirstWorkFlow (oppure il nome da voi utilizzato durante l'esercizio
Disegnare un
workflow (passo-passo).
- Dalla casella combinata stato evento selezionare la voce "ATTIVO".
- E dalla casella
combinata Evento collegato selezionare l'evento "Selezionabile da tutti gli
utenti". quindi cliccare su conferma.
TODO:C ompletare (C onfigurazione ARXivar Service)
N.B.: I processi di Workflow possono essere avviati in due differenti modalità, casella di controllo "
Avvio batch" non selezionata, il processo in questione sarà avviato da ARXivar client al
verificarsi dell'evento ad esso associato, casella di controllo "Avvio batch" selezionata in questo
caso il processo sarà avviato tramite servizio Windows "ARXivar Service" (nel caso stiate
visualizzando la presente guida su una macchina con ARXivar server cliccare qui per accedere ai
servizi Windows e poter cosi accedere alle proprietà del servizio "ARXivar Service").
Il servizio di Windows ARXivar Service viene distribuito durante le operazioni di installazione di
ARXivar Server.
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556
Guida di ARXivar
fig 2., associazione di un evento ad un workflow.
3.Il click su conferma vi rimanda alla maschera Elenco eventi di figura 3 che ora mostrerà la vostra
nuova associazione.
fig. 3, elenco eventi associati.
4. Perfetto, abbiamo associato il nostro Workflow al tipo evento "Selezionabile da tutti gli utenti
". Questo stà a significare che il workflow qui selezionato (si prenda come riferimento le immagini
di figura 2 e 3) andrà ad aggiungersi ad eventuali altri workflow associati allo stesso evento. In
questo caso qualsiasi utente abilitato alla gestione dei workflow potrà, appunto come dice il nome
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Workflow
557
stesso dell'evento, selezionare il processo di workflow da mandare in esecuzione...
C ome facile intuire, queste tipologie di evento richiedono l'interazione diretta dell'utente.
N.B.: E' possibile raggruppare l'elenco eventi, funzionalità particolarmente utile quando l'elenco degli
eventi contiene un certo numero di elementi. E' possibile raggruppare gli eventi qui elencati
semplicemente cliccando con il pulsante destro sulla riga delle intestazioni di colonna. Selezionare la
voce "Mo s tr a r a g g r up p a m e nto ", verrà attivata una particolare sezione di colore grigio scuro atta ad
ospitare l'elemento di raggruppamento, quindi trascinare l'intestazione di colonna desiderata nella
sezione appositamente creata per il raggruppamento. Si prenda come riferimento quanto mostrato
nell'immagine figura 4.
fig.4, selezione colonna evento per attivazione del raggruppamento.
Elenco tipi di eventi disponibili.
L'engine del Workflow di ARXivar interagisce con differenti tipologie d'evento, come già accennato in
precedenza le diverse modalità di esecuzione dei workflow verrano esposte nel dettagli nelle apposite
sezioni della presente guida quali Eventi e Esegui, tuttavia segue elenco di tutti gli eventi oggi previsti
per la gestione dei vostri processi aziendali.
Evento
Automatic
Descrizione
o
L'utente specifico, selezionato il documento principale di
Selezionabile dall'utente
NO
processo deve selezionare il processo di workflow da
mandare in esecuzione
Qualsiasi utente abilitato alla gestione dei workflow,
Selezionabile da tutti gli
utenti
NO
selezionato il documento principale di processo deve
selezionare il processo di workflow da mandare in
esecuzione
Genera nuova revisione (*)
Assegna
il
documento (*)
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tipo
di
SI
SI
Quando viene generata una nuova revisione di un
documento.
(*)
Quando viene archiviato un nuovo documento.(*)
558
Guida di ARXivar
Evento
Automatic
Descrizione
o
Cambia lo stato (*)
SI
Quando cambia stato del documento.(*)
Documento scaduto (*)
SI
Alla scadenza di un documento.(*)
Assegna origine (*)
SI
Quando viene assegnata un'origine al documento.(*)
Firma digitale (*)
SI
Quando un documento viene sottoposto a firma digitale.
(*)
Modifica profilo (*)
SI
Quando il profilo del documento subisce delle modifiche.
(*)
(*)
L'esecuzione dei workflow associati a questa tipologia di eventi può avvenire su qualsiasi documento
coinvolto dal particolare evento.
E' possibile restringere l'esecuzione di workflow associati ad eventi di tipo
(*)
solo se il documento in
questione soddisfa tutti i prerequisiti
previsti dalla particolare associazione.
II) Selezionare il documento principale di processo e avvio del workflow.
L'engine del workflow di ARXivar non consente l'avvio di processi senza che questi non siano associati
almeno ad un documento, il documento in questo caso è identificato come "Documento principale di
processo".
Questo step mostra come selezionare un documento per poi lanciare l'esecuzione di un workflow
selezionabile da tutti gli utenti.
1.Eseguire una ricerca documenti (di veda quanto qui esposto), ottenuto un risultato come mostrato
nell'immagine di figura 5, selezionare un documento tramite singolo click pulsante sinistro del
mouse.
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Workflow
559
fig.5, Selezionare il documento principale di processo.
2.Dal pannello dei comandi, (che per valore predefinito è posizionato sulla parte sinistra della griglia
dei risultati di ricerca, figura 5), individuare il gruppo di comandi "Workflow" espandere il gruppo
tramite singolo click sinistro sul pulsante "Workflow".
3.Se il documento non è già sottoposto a processo di workflow cliccando su "Avvia nuovo
processo di workflow" appare la finestra "Avvia nuovo processo di workflow" di cui è visibile
particolare in figura 6. Nella casella workflow saranno presenti tutti i workflow sottoscritti al tipo
evento "Selezionabili da tutti gli utenti" compresi i workflow sottoscritti al tipo evento "
Selezionabile dall'utente" dove l'utente stabilito in "Nuovo evento" sia uguale all'utente
corrente.
N.B.: E' possibile stabilire se un particolare documento è già sottoposto ad un processo di workflow
quando è presente l'icona evidenziata sopra in figura 5. La colonna della griglia dei risultati di
ricerca predisposta al contenimento di tale icona è configurabile dall'utente, tramite click destro su
riga intestazioni di colonna funzionalità "Seleziona campi"-
fig.6, Selezione del workflow da avviare.
4.Per i successivi steps si consiglia l'utilizzo del workflow MyFirstWorkFlow qui definito.
Selezionato il workflow cliccare sul pulsante "Esegui" della finestra "Avvia nuovo processo
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560
Guida di ARXivar
workflow. Dopo qualche istante l'esecutore assegnato al primo task del workflow (nel caso di
MyFirstWorkFlow 01\Admin) selezionato riceverà una notifica relativa alle attività previste dal task
in questione. Se avete selezionato il workflow indicato e siete connessi ad ARXivar C lient con le
credenziali del vostro utente Admin di ARXivar, nella zona della Systray dovreste vedere
apparire un "Ballon" come mostrato in figura 7.
fig.7, Segnalazione ricezone nuovi tasks.
III) Esecuzione delle attività previste dal workflow e stabilirne l'avanzamento.
In figura 10 viene visualizzato il pannello dei task ricevuti, ogni singolo task rappresenta da una a 'n'
attività da svolgere. La posizione del pannello dei task è personalizzabile, l'operatore può ancorare i
pannelli sul lato destro,sinistro e basso del desktop di ARXivar, oppure nel caso di doppi monitor
disancorare il pannello e posizionare il pannello sul monitor di sua preferenza.
La sua posizione predefinita è nella parte bassa del desktop di ARXivar.
Il
pannello potrebbe risultare ridotto ad icona, espanso oppure non visibile in questo caso si veda
quanto
espandendo
l'argomento
"Come
visualizzare
i
pannelli
nascosti
di
ARXivar."
successivamente esposto
C ome visualizzare i pannelli nascosti di ARXivar.
Come visualizzare i pannelli task ed email.
Nel caso il pannello con l'elenco dei task assegnati non fosse visibile, procedere come segue:
come mostrato in figura 8, dalla barra multifunzione di ARXivar C lient individuate la scheda " Configura", quindi tra
espandere il pulsante "Desktop" dall'elenco che appare selezionare la voce "Visualizza finestra task".
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561
fig.8, gestione del desktop di ARXivar.
Il click su "Visualizza finestra task" determina la visualizzazione del pannello dei Task assegnati all'utente att
ARXivar C lient. Per valore predefinito le modalità di visualizzazione dei pannelli è di tipo ancorata, (si veda sez
pannello ancorato risulta sempre visibile, (si veda sezione di figura 9).
E' possibile modificare il tipo di ancoraggio dei pannelli (come quanto esposto in sezione 2 di figura 9), sempl
pulsante
della barra del titolo del pannello in questione, ogni singolo click inverte il tipo di ancoraggio del pannello
Un pannello non ancorato e non avente lo stato attivo viene automaticamente ridotto ad icona (un pann
riconoscibile dal colore accesso della sua barra del titolo, come il pannello Task di sezione 1 in figura 9).
In sezione 3 di figura 9 sono visibili due etichette, la prima relativa al pannello delle email
avente descrizione
nascosto, il pannello per l'elenco dei messaggi mail è visualizzabile tramite "Visualizza finestra email" si veda sopra
La seconda etichetta visibile in figura 9 sezione 3 è relativa al pannello elenco Task ridotto ad icona. Per ripristinar
pannello desiderato è sufficiente cliccare sulla relativa etichetta.
L'operatore tramite una semplice operazione di Drag & Drop può stabilire posizione e dimensione di un pannello, sem
di drag & drop è possibile posizionare i propri pannelli sul lati sinistro, destro o inferiore del desktop di ARXivar.
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Guida di ARXivar
Fig.9, differenti modalita di visualizzazione dei pannelli. Pannelli ancorati (sempre visibili), non ancorati visibili e ridotti ad
Visualizzato il pannello dei task di figura 10 procedere come segue:
1. Tramite un doppio click sulla riga dove "Nome Workflow" contiene "MyFirstWorkFlow", dopo
qualche istante dovrebbe apparire la maschera di figura 11.
fig. 10, elenco dei task in carico.
Porre particolare attenzione al comportamento della maschera dei Task di figura 12, in quanto
non essendo volutamente una finestra a scelta obbligatoria, potrebbe anche posizionarsi in secondo
piano, rimanendo così nascosta da ARXivar stesso.
In questo caso per riportare tale finestra in primo piano vi sarà sufficiente cliccare sul pulsante
presente nella barra delle applicazioni come mostrato in figura 11.
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563
fig. 11, cliccare sul titolo della finestra nella barra delle applicazioni di
Windows.
2. In figura 12 viene mostrata la maschera per la gestione del task. Un Task può contenere da una a
enne operazioni da eseguire. Sulla parte sinistra trovate il pannello Dettagli. Anche questo
pannello può essere posizionato sul lato destro, sinistro oppure basso della finestra di figura 12.
Tramite il seguente pulsante
è possibile stabilirne il tipo di ancoramento. Il Pannello dettagli
com'è facile intuire contiene la descrizione delle operazioni a carico dell'operatore.
fig. 12, Elenco delle operazioni previste dal task.
Nella parte bassa sono disponibili una serie di pannelli: "Operazioni", "Documenti", "Allegati", "Note",
"Istruzioni", "Storia".
· Operazioni: questo pannello contiene l'elenco di tutte le operazioni previste, è possibile
eseguire queste operazione tramite doppio click sulla stessa, oppure previo selezione seguita
da click sul pulsante Esegui operazione.
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Guida di ARXivar
Terminata l'operazione tramite il seguente pulsante
è possibile forzare l'aggiornamento
dell'elenco operazioni.
· Documenti: questo pannello contiene l'elenco dei documenti associati al workflow in
questione, la particolarità di questo pannello è quella di contenere tutte le funzionalità
disponibili nel pannello di "Risultati di ricerca" del desktop di ARXivar. Sarà dunque possibile,
aprire il documento, visualizzare il profilo, previo riservatezze modificarne il contenuto e via
discorrendo. Potrebbe anche essere prevista una modifica al documento stesso, come
operazione da eseguire.
· Allegati: contiene l'elenco dei documenti allegati al documento principale di processo.
· Note: contiene l'elenco di tutte le note associate al workflow, in particolare sarà possibile
accedere a queste note, verificarne l'utente proprietario e la data di inserimento e su quale
task.
· Istruzioni: oltre quanto esposto nel pannello dettagli è possibile aggiungere delle Istruzioni
aggiuntive. La gestione istruzioni è stata pensata in modo da poter contenere da una a più
istruzioni, in questo modo sarà possibile istruire l'operatore su ogni singola operazione. Le
note di workflow sono gestite tramite Designer Workflow.
· Storia: contiene lo storico di tutti i task del workflow in questione fin'ora eseguiti.
N.B.: L'ordine dei pannelli (Operazioni, Documenti, Allegati, Note, Istruzioni e Storia) potrebbero
essere disposti secondo un ordine differente da quanto mostrato in figura 12, essendo posizione e
disposizione completamente personalizzabili dall'utente. E' possibile ripristinare il layout predefinito
della finestra di figura 12 secondo quanto esposto alla FAQ nr 14.
Questo pulsante consente di visualizzare la specifica istanza del workflow in
esecuzione, cliccando su di esso viene aperta la finestra "Processi avvenuti sul documento"
Modifica di un workflow in esecuzione
Dalla finestra "Processi avvenuti sul documento" Tramite il pulsante
sarà visualizzato
l'istanza del workflow, evidenziando in rosso il punto preciso in cui il processo di Workflow si trova in
quel momento.
Nel caso l'utente soddisfi i prerequisiti richiesti potrà apportare delle modifiche al workflow in
esecuzione.
Le modifiche qui apportate avranno effetto esclusivamente sulla specifica istanza del Workflow in
esecuzione e non sul workflow originale. Questo è un punto di forza del Workflow di ARXivar
dotandolo di notevole flessibilità esecutiva consentendo così di poter apportare delle variazioni a
processi aziendali anche su workflow già in esecuzioni.
3. L'operatore terminate tutte le operazioni ad esso assegnate dovrà concludere il task determinando cosi
l'avanzamento del processo di workflow. Questa operazione è resa possibile dalla pressione del pulsante "
Concludi Task" di figura 12.
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565
Questo mostrerà la finestra di figura 13.
L'operatore, previo selezione "Esito" potrà cliccare sul pulsante "Conferma" determinando cosi la chiusura del
task a lui assegnato e come già detto, determinando l'avanzamento del processo di Workflow.
Il Processo potrà continuare esclusivamente se l'operatore avrà portato a termine tutte le operazioni
di tipo obbligatorio previste dal task, in caso contrario l'operazione "Conferma" non terminerà con successo.
L'operatore verrà avvisato in relazione alle operazioni lasciate in sospeso.
fig. 13, la maschera concludi task.
La casella combinata "Esito" di figura 13 può contenere da uno a enne esiti, il numero di esiti qui
selezionabili dipende da quanti punti di uscita sono stati previsti dal particolare task. In caso di
"Esito" singolo le modalità di selezione non saranno differenti, se non che in caso di singolo "Esito"
l'operatore potra esclusivamente selezionare l'esito previsto.
A questo punto le operazioni di avanzamento sono terminate, potrebbe comunque essere che lo
stesso operatore sia o rientri tra gli esecutori del task successivo, in questo caso si vedrebbe
recapitare la notifica visibile in figura 7 che riporta la il messaggio "Hai ricevuto nuovi Task" ... il
tutto si ripete come da punto III) Esecuzione delle attività previste dal workflow e
stabilirne l'avanzamento.
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12.6
Guida di ARXivar
Workflow (Gestione)
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ARXivar - Workflow, Gestione
Premessa
La seguente sessione della guida vi introduce all'ultimo argomento relativo al modulo Workflow di
ARXivar. Nelle precedenti sessioni sono stati trattati argomenti relativi alla progettazione ed esecuzione
di un processo di workflow.
Nel particolare saranno trattati i seguenti argomenti:
· Gestione: Elenco processi work flow, è possibile eliminare, definire un nuovo workflow copiandolo
da uno già esistente. L' operazione di copia ework flow è consentita esclusivamente all'interno
della stessa installazione. Al momento della stesura della presente guida non è possibile copiare
un work flow tra installazioni (database diversi). Tramite la maschera di gestione workflow è
inoltre possibile apportare modifiche a descrizione ed esecutori del workflow selezionato.
· Istruzioni: Modulo che consente di gestire in modo dettagliato le istruzioni relative alle attività
previste dai processi aziendali.
· Ricerche: Modulo per la ricerca avanzata dei processi di workflow. E' possibile eseguire ricerche
sia per processi ancora in fase di esecuzione e processi già conclusi.
· Eventi: Modulo che consente di stabilire modalità e prerequisiti per l'attivazione dei vostri processi
aziendali.
· Esegui: C onsente di mandare in esecuzione (in modalità manuale) un qualsiasi processo di
workflow, (n.d.r. è richiesta la presenza di almeno un documento archiviato e l'esatta conoscenza
del relativo ID, detto anche System ID del documento prescelto quale documento principale di
processo).
Vedere anche: Workflow, C onfigurazione, Workflow designer, Elementi Start e Finish, Disegnare un
workflow, Eseguire un workflow
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Workflow
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12.6.1 Gestione
ARXivar - Workflow, come eseguire un workflow (Procedura passo-passo).
Premessa
La presente sessione di guida mostra come utilizzare la maschera "Elenco processi workflow" (si veda
figura 1), richiamabile da ARXivar Client e dagli utenti abilitati alla creazione e gestione dei processi di
workflow. E' possibile richiamare la maschera "Elenco processi workflow" dalla barra multifunzione di
ARXivar C lient dal gruppo Strumenti - Workflow.
fig. 1, la maschera per la gestione dei processi di Work flow.
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568
Guida di ARXivar
Utilizzo della maschera "Elenco processi workflow"
L'utilizzo della maschera "Elenco processi workflow" chiamata anche "Gestione workflow" consente di
duplicare, modificare o eliminare un Workflow precedentemente creato.
Copiare un Workflow
Il seguente pulsante
consente di creare un nuovo workflow copiandolo da un già esistente.
Per creare un workflow partendo a un workflow esistente seguire i seguenti passi:
· Selezionare dall'elenco "Elenco workflow" (si veda figura 1 sopra) tramite un singolo click il
workflow che si intende copiare (workflow di partenza).
· C liccare sul pulsante "Copia".
· La pressione del pulsante "Copia" genera il messaggio di richiesta "Sei sicuro di voler copiare il
processo: ..." (dove punti di sospensione il nome del workflow selezionato).
· Una vostra risposta affermativa vi consente di creare un nuovo workflow identico al workflow
precedentemente selezionato. Vi sarà dunque richiesto tramite apposita finestra di assegnare un
nome al nuovo Workflow. (Si consiglia di assegnare dei nomi significativi, che richiamino le
operazioni che tramite il nuovo processo andrete a gestire)
· Inserito il nome la pressione del pulsante "OK" darà il via alla duplicazione del nuovo workflow,
dopo qualche istante riceverete il messaggio "La copia del workflow ... ... ... è avvenuta
correttamente." (dove puntini di sospensione nome da voi assegnato al workflow).
Una volta terminate le operazione di copia workflow avrete a vostra disposizione un workflow identico al
workflow di partenza, a questo punto potrete apportare tutti gli aggiornamenti e adattamenti necessari
fino a soddisfare tutte le vostre esigenze. La copia dei workflow torna particolarmente utile quando ci
trova a dover definire processi particolarmente complessi consentendo di eseguire tutti i test necessari,
oppure di creare nuovi processi di workflow sulla base di workflow esistenti.
Alcune importanti considerazioni sulla duplicazione di Workflow.
La duplicazione dei workflow, al momento della stesura della presente guida, è consentita solo a parità di
installazione, cioè non è possibile copiare un workflow tra database differenti, questo perchè il workflow
cosi creato potrà essere eseguito solo ed esclusivamente nello stesso contesto del workflow di partenza
Per "Stesso contesto si intende": stessi utenti, stesse definizioni di mansioni e figure professionali, stesse
classi documentali, stesse definizioni di stati dei documenti, stessa gestione di riservatezze, stesse aree
operative ecc...
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Workflow
569
Eliminare un workflow
C on il seguente pulsante
è possibile eliminare il workflow desiderato previo selezione
dall'elenco workflow (si veda figura 1 sopra). Una volta selezionato il workflow che si desidera eliminare
vi sarà sufficiente premere il pulsante "Elimina".
E' possibile eliminare qualsiasi workflow, la cancellazione è consentita anche per workflow attualmente in
esecuzione, a questo proposito va ricordato che ogni workflow in fase di esecuzione fa riferimento ad
una specifica istanza dello stesso workflow. Il concetto di "Istanza workflow" è trattato nell successivo
argomento "Modifica del profilo di un workflow".
La cancellazione di un workflow determina automaticamente anche la cancellazione di tutte le relative
modalità di esecuzione (chiamate Eventi) dello specifico workflow eliminato evitando così la richiesta di
esecuzione di un workflow ormai inesistente perchè eliminato.
La cancellazione di un workflow non determina la cancellazione di eventuali "Istruzione operative".
Porre particolare attenzione alla cancellazione di Workflow associati a workflow principali
come workflow collegati o annidati, la cancellazione di questa tipologia di workflow
potrebb