Sistema di Valutazione
del personale tecnico
amministrativo di Ateneo
Sara Cervai
Punti di partenza


Valutazione come strumento di gestione delle risorse
umane (HRM)
Sistema creato per e nell’organizzazione
Tavolo tecnico n. 24
--Sara Cervai, Luisa Balbi, Maurizio Brusini Anna Bucci,
Valentina Celli, Gabriella Deconi,
Raffaella Di Biase, Francesca Paperio, Porzia Spadavecchia,
Gabriella Staraz, Elena Veludo
Sfida: fondo incentivante
Valutazione come strumento di HRM






Valutazione come processo di crescita e miglioramento
Sistema di valutazione dichiarato e trasparente
Responsabilità della valutazione
Non arbitraria
Indicatori di performance
Comportamenti organizzativi
 Condivisione
 Sperimentazione
Ambiti di applicazione

Analisi individuale


Comportamenti organizzativi
Analisi organizzativa:
dei processi
 dei punti di miglioramento
ai fini della riorganizzazione funzionale

Raccolta di Pareri

Indicatori di performance della struttura

Analizzare il servizio offerto

Un primo passo per arrivare ad un sistema di
customer satisfaction (auspicato dal MFP già dal 2004)
Parere: valutazione del servizio offerto
in relazione ad ogni singolo processo
1. Accessibilità, trasparenza e chiarezza
2. Completezza e correttezza delle
informazioni fornite
3. Puntualità e rispetto dei tempi
4. Capacità e tempestività nella risoluzione dei
problemi

(assistenza utenti)
Esito delle valutazioni
visibile
Mappa dei Pareri



ambiente informatizzato
un parere composto da 4 indicatori con scala da 1 a 7
Scegliendo i servizi “fruiti”
Controllo finale:
Quali/quanti sono i legami tra strutture
Mappatura dei processi trasversale
Mappa dei pareri: chi valuta?

Ogni Responsabile (A) di struttura fornisce i pareri dei
processi di cui la struttura fruisce (B) e (C)
5
ISI
4
5
Affari
Finanziari
4
A
A
3
1
Biblioteca
7
Per ogni processo svolto dalla struttura
Chi fornisce i pareri?
P
 Il Personale con posizione organizzativa (capo
sezione, capo ripartizione)
 i Presidi di Facoltà, i Direttori di Dip.to
 Per i processi relativi all’amministrazione centrale e ad
altre strutture
 coadiuvati dallo SDAF, Consiglio di Facoltà
 Segretario amm.vo, Consiglio di Dip.to
 Il Consiglio di Dipartimento/ il Consiglio di Facoltà
 Per i processi interni al Dip.to/ Facoltà
Quando

Una volta all’anno (entro 20 novembre) per
dare modo di raccogliere e restituire i dati
entro dicembre

Ad ogni responsabile di struttura viene
restituito l’esito (dal 1 dicembre):


dei singoli pareri
corredati da indicatori sintetici
4
5
B
3
1
7
Quale il risultato?

Valutazione del sistema



Mappatura dei processi (servizi fruiti, non fruiti)
Aree critiche e aree di eccellenza
Base per la valutazione della persona


Indicatori di performance della struttura
Risultato del lavoro svolto da chi
opera nella struttura
Valutazione dei comportamenti
organizzativi


Valutazione come processo e momento di
crescita è una funzione del responsabile di
struttura ed uno strumento di gestione delle
risorse umane
Il diretto superiore …


con l’ausilio e i vincoli forniti dai pareri
con la collaborazione di altre figure di
responsabilità in alcuni specifici casi
Chi valuta  chi…




Capo Sezione & Capo Ripartizione  Personale
delle ripartizioni
Direttore di Dip.to & il Segretario amministrativo
 Personale amministrativo dei Dip.ti
Direttore di Dip.to & il referente tecnico (EP o
docente)  Personale tecnico dei Dip.ti
Preside di Facoltà  Personale dei Centri Servizi
di Facoltà
dal 10 dicembre al 31 dicembre
Chi valuta chi - posizioni org.tive




Capo Sezione  Capo Ripartizione
Dirigente & Direttore amm.vo  Capo
Sezione
Direttore di Dipartimento & Direttore
amm.vo  Segretario amm.vo
Preside & Direttore amm.vo  SDAF
§ Centri Autonomi di Spesa come Sezioni
dal 10 al 31 gennaio
chi valuta cosa

I comportamenti organizzativi
Variano a seconda del ruolo organizzativo e della
“categoria” contrattuale



Matrice suddivisa per categoria e comportamenti
Definizioni, declaratoria
Controllo sulla base dei pareri basato sul rapporto
tra pareri negativi / positivi raccolti sui processi in
cui l’individuo è coinvolto
La matrice
EP
D p.org
D
C
B
area gestionale
programmazione
organizzazione
organizzazione proprio lavoro
controllo
controllo operativo
coinvolgimento individuale
Categoria contrattuale
area relazionale
gestione del personale
gestione del gruppo di lav.
lavorare in gruppo
negoziazione
orientamento all'utente
area intellettiva
analisi
interpretazione norme
raccolta elaborazione dati
stesura di report
problem solving
risoluzione problemi operativi
area innovativa
proposta di soluzioni innovative
iniziativa
adattabilità e flessibilità
16
14
15
12
8
6
Scheda di valutazione
Compilata dal responsabile



dati sull’incontro (data, luogo, durata)
nomi e firme dei presenti (valutato e valutatore)
sintesi dei processi in cui il singolo è coinvolto
(scegliendo dalla lista dei processi della struttura)

sintesi dei pareri:





n. valutazioni negative / totale pareri
indicatori sintetici
link ai pareri individuali
Scheda di valutazione
Sistema di controllo 
del dott. ValutatoEP
LaScheda
matrice
D p.org
D
C
B
area gestionale
programmazione
organizzazione
organizzazione proprio lavoro
controllo
controllo operativo
coinvolgimento individuale
area relazionale
gestione del personale
gestione del gruppo di lav.
lavorare in gruppo
negoziazione
orientamento all'utente
@
@
@
@
@
@
@
Inserire
@
@
@
@
@
@
un punteggio da 1 a 7
@
@
@
@
In tutti gli indicatori
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
area intellettiva
analisi
interpretazione norme
raccolta elaborazione dati
stesura di report
problem solving
risoluzione problemi operativi
@
@
@
area innovativa
proposta di soluzioni innovative
iniziativa
@
adattabilità e flessibilità
@
@
@
@
@
@
@
@
@
16
14
12
8
6
Sistema di controllo
Quando la valutazione dell’individuo è
sensibilmente diversa dai pareri
raccolti nei processi in cui l’individuo è
coinvolto
in positivo o in negativo
il valutatore è chiamato a motivare
tale apparente incoerenza
Post valutazione

Risalendo la linea gerarchica funzionale
dell’organigramma, pareri e valutazioni
giungono al vertice (D.A.)

Ad ogni EP viene richiesto di proporre
una relazione che individui carenze e
strategie di miglioramento

Reingegnerizzazione dei processi
Il colloquio di valutazione




Non è solo una scheda
È un momento ansiogeno.. da entrambe le
parti
Preparazione
Svolgimento
Preparazione del colloquio

Programmazione





Avvisare per tempo
Avere tempo a disposizione (45 minuti)
Evitare interruzioni
Spazio adeguato (!)
Materiale a supporto (schede pareri)
Conduzione del colloquio

Abbiamo davanti un collega, non un estraneo
Ruolo strutturato: valutatore / valutato

Tante riflessioni.... Un consiglio: buon senso!

Alcuni fenomeni … umani (… ma controllabili)







prima impressione
effetto alone
indulgenza / severità
appiattimento (alto/basso/medio)
stereotipi
proiezione
Qual è l’obiettivo


Non semplicemente compilare la scheda
Dare un riscontro sul lavoro svolto, sui punti
di forza e sui punti di miglioramento:

Ognuno di noi ne possiede qualcuno !!
Quali sono i timori maggiori?

Ritorsione ….
che provi
a chiedermi
ancora qualcosa
in più…

dopo tutte le volte
che l’ho
coperto
se è così..
se ne accorgerà il prossimo anno
di quanto sarò (NON)disponibile
Attaccamento …
È da anni che lavoriamo assieme
È un amico più che un collega
Non me la sento…
Quindi
che fare
Cultura della valutazione



Accettare la valutazione come momento di
crescita
Consapevolezza che la valutazione è un
Strumenti
processo, non un esito finale
Sistema dichiarato
Accettare il confronto per
migliorare
Strumenti
(scheda)
Indicatori
Supporto dell’organizzazione
Formazione
Feedback sulla valutazione

Anno sperimentale
Richiesta di commenti e suggerimenti

Il percorso di formazione continua…




In piccoli gruppi
2010…
Confrontandosi sull’esperienza diretta
La matrice
EP
D p.org
D
C
B
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
area gestionale
Area 1
gestionale
programmazione
organizzazione
organizzazione proprio lavoro
controllo
controllo operativo
coinvolgimento individuale
@
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@
@
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@
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@
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@
area relazionale
gestione del personale
gestione del gruppo di lav.
lavorare in gruppo
negoziazione
orientamento all'utente
Area 2
relazionale
area intellettiva
Area 3
intellettiva
Area 4
innovativa
analisi
interpretazione norme
raccolta elaborazione dati
stesura di report
problem solving
risoluzione problemi operativi
area innovativa
proposta di soluzioni innovative
iniziativa
adattabilità e flessibilità
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@
@
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@
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@
16
14
12
8
6