UPDATE NUMERO 3
22 gennaio 2015
LE LINEE-GUIDA PER I BANDI DI GARA DEI CONGRESSI ASSOCIATIVI
Presentate al “PCO Update” tenutosi a dicembre a Roma
Nel corso della giornata full time dedicata alla categoria Organizzazione di congressi ed eventi e Provider
ECM tenutasi a Roma il mese scorso, la Socia Patrizia Semprebene Buongiorno ha presentato le linee
guida per i bandi di gara dei congressi associativi, elaborate dal gruppo di lavoro, da lei coordinato, composto da 14 Soci PCO. L’obiettivo è offrire ai potenziali clienti, in particolare alle associazioni medicoscientifiche, degli strumenti più adeguati e professionali, che consentano ai PCO di produrre la migliore
offerta per l’organizzazione loro congresso. Con questa iniziativa, Federcongressi&eventi si prefigge anche
di promuovere un’azione culturale che consenta di far conoscere meglio la professionalità dei PCO ed il
loro potenziale supporto per la costruzione di eventi di successo.
Il lavoro è partito con una survey condotta presso tutti i soci di categoria, dalla quale è emerso che mediamente i PCO coinvolti in ogni gara vanno da cinque a sette e che le maggiori difficoltà riscontrate nel
rispondere al bid sono la mancanza di dati economici precisi, la scarsa chiarezza sulle specifiche del servizio e sulle modalitàdi gestione dei costi, l’assenza di dati adeguati a formulare un budget attendibile e
di dati storici relativi alle entrate e/o sugli ultimi tre congressi, e la poca chiarezza nel capitolato.
Le linee guida cui si è giunti, che sono già state approvate da FISM (Federazione Italiana delle Società
Medico-scientifiche), prevedono i seguenti requisiti vincolanti per i PCO:
• Curriculum ed esperienza
• Esperienza nell’ambito di eventi della stessa dimensione del congresso in bando
• Esperienza nell’organizzazione di eventi medico-scientifici
• Regolaritàcontributiva e iscrizione alla Camera di Commercio
• Soliditàfinanziaria
• Struttura fissa commisurata all’evento in bando
• Media del fatturato aziendale dell’ultimo triennio commisurato all’evento in bando
• Appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali
• Dichiarazione del Legale Rappresentante che non sia sottoposto a procedure processuali pendenti
• Certificazione di Qualità ISO.
Non vincolanti sono invece i seguenti requisiti:
• Qualifica di provider ECM accreditato o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta
da Agenas
• Esperienza nell’area specialistica di riferimento del bando
• Familiarità̀con il territorio
• Dotazione tecnologica
• Referenze dai committenti.
Veniamo ora alla composizione del bando di gara-tipo. Esso, oltre alle informazioni generali (titolo, date
di svolgimento, destinazione, tipologia, frequenza e struttura dell’evento – con allegato il programma definitivo dell’ultima edizione), deve contenere ben chiare:
– Le modalità di presentazione delle offerte e contrattuali:
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• Modalitàdi presentazione dell’offerta (e-mail, corriere, Pony Express, altro)
• Data di scadenza di presentazione dell’offerta
• Nome e recapiti del referente (intestazione, ruolo, recapito)
• Le deadline per le comunicazioni da ambo le parti: richiesta chiarimenti, risposte ai chiarimenti, comunicazione della short list, date degli incontri con i PCO selezionati, esito della gara, altro
• Gli enti organizzatori (Onlus, Societàscientifiche, Societàcommerciali, fondazioni, altro)
• Tipologia di contratto (appalto, mandato senza rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico).
– I dati economici delle ultime tre edizioni
• lo storico del fatturato (allegando lo sponsorship prospectus con forme e costi)
• le sponsorizzazioni
• il numero e l’importo vendita dei simposi
• il numero degli spazi espositivi venduti, l’importo al mq e il totale dei mq venduti
• il numero degli iscritti, le categorie congressuali, le quote di iscrizione e la deadline
• ogni altra forma di sponsorizzazione eventuale.
– Tutti i dettagli su:
• Ospitalitàdi relatori, moderatori e invitati: viaggio (numero dei relatori a cui verràofferto il viaggio e provenienza – Italia / Europa / USA) e pernottamenti (numero dei relatori a cui verràofferta ospitalitàalberghiera e categoria hotel)
• Delegati: numero dei partecipanti all’ultima edizione, con percentuale per tipologia (soci, non-soci)
• Servizio di prenotazioni alberghiere, con il numero e la tipologia delle camere utilizzate nell’ultima edizione
• Sede: spazi necessari, numero giorni previsto e numero sale – per ciascuna specificare capienza e tipologia di allestimento
• Area Poster (numero di Poster previsti)
• Area espositiva (con numero di stand previsti)
• Uffici – numero degli uffici di segreteria, sale per le riunioni del consiglio direttivo, spazi per l’ufficio stampa
• Area catering
• Servizi tecnici (tipologia A/V nelle varie sale, sistema interattivo – televoter, nuove tecnologie APP, traduzione simultanea con indicazione delle lingue)
• Programma scientifico
• Indicazione se il committente èprovider ECM
• Raccolta abstract (se a cura del PCO o della segreteria scientifica)
• Comunicazione agli autori (se a cura del PCO o della segreteria scientifica)
• Numero di abstract accettati nell’ultima edizione (Poster, comunicazioni orali)
• Gestione esposizione e poster
• Gestione tesoreria
• Gestione onorari relatori
• Tipologia di accreditamento ECM
• Servizi ristorativi: colazioni di lavoro (aggiungendo se incluse nella quota di iscrizione) e coffee break
• Programma sociale: cocktail di inaugurazione, pranzo del presidente – solo per relatori e ospiti – e cena
di gala
• Comunicazioni: indicare se la progettazione grafica è a cura della segreteria organizzativa e se in formato
elettronico o cartaceo; indicarne inoltre la sequenza: primo annuncio, secondo annuncio + call for abstracts
+ schede registrazione + scheda prenotazione alberghiera, programma preliminare, programma definitivo,
locandina di annuncio, locandina con programma, volume degli abstract, volume degli atti, badge, attestato
di partecipazione, inviti alle cene del presidente, kit congressuale
• Sito web (registrazioni online, sottomissione abstract e valutazioni, prenotazioni alberghiere, social media,
APP per smartphone)
• Ufficio stampa (indicare i servizi richiesti)
Questa iniziativa sarà ulteriormente promossa in occasione della Convention nazionale (Roma 26-28
Marzo), dove è prevista una sessione congiunta FISM – Federcongressi&eventi sulla tematica dei congressi medico scientifici.
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TIPOLOGIE DI CONTRATTO: APPALTO O CESSIONE DEL DIRITTO DI SFRUTTAMENTO
ECONOMICO?
Nel confronto i vantaggi e gli svantaggi per committenti e organizzatori.
Sempre durante la giornata full time dedicata alla categoria Organizzazione di congressi ed eventi e Provider ECM tenutasi a Roma il mese scorso, l’avvocato Maria Lisanti dello Studio legale e tributario LT
Partners ha presentato un quadro generale delle tipologie di contratto: appalto e cessione del diritto di
sfruttamento economico di un evento.
Nel contratto di appalto, in forza del quale il committente ha il pieno controllo sull’organizzatore, i servizi
vanno definiti con precisione, perché il budget è un documento fondamentale per la verifica dell’attività
del PCO. Va scelto un PCO che sia in grado di soddisfare le esigenze del cliente nella maniera più ampia
possibile (quindi, se parliamo di eventi medico-scientifici, che sia possibilmente anche Provider ECM e
capace di assistenza sugli aspetti legali), solido dal punto di vista finanziario (per il rilascio delle fideiussioni), nonché affidabile e trasparente nella gestione della sua attività (rendicontazione e rapporti con
terze parti).
La cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento, invece, include il diritto del PCO di utilizzare
il marchio/logo del congresso, il marchio/logo del cedente e il format (se esistente) dell’evento. Occorre
definire, già in fase di gara, un capitolato dettagliato dei servizi che il PCO dovrà erogare, oltre a un tetto
alle spese per l’ospitalità dei relatori. I dati economici forniti dal cedente in sede di gara devono essere
veritieri e vincolanti rispetto al contratto. Chi cede i diritti dovrà promuovere i contatti tra il PCO e i potenziali
sponsor e rispettare i tempi per la predisposizione del programma scientifico.
Risulta evidente anche a una prima lettura come, di queste due tipologie di contratto, al committente convenga di gran lunga la prima, che gli dà quasi solo vantaggi: il controllo sui servizi, il PCO come consulente,
e – con il mandato senza rappresentanza – pochi adempimenti amministrativi e fiscali (il PCO incassa le
entrate in nome proprio ma per conto del committente) oltre a una sorta di “liberatoria generale”, perché
gli atti del PCO non lo impegnano direttamente. L’unico svantaggio è il rischio economico.
Esattamente l’inverso capita con la cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Qui il committente ha molti più svantaggi: nessun controllo sui servizi forniti da terzi, il PCO libero nella scelta dei
fornitori, la possibile decurtazione del proprio corrispettivo in caso di richieste di servizi extra, una potenziale condizione di conflitto con il PCO se le entrate del congresso sono inferiori a quelle dichiarate in
gara. Oltretutto, in caso di ingerenza nelle forniture o di cause di forza maggiore il rischio ritorna in parte
o del tutto su di lui.
Specularmente, l’unico “pro” di questa forma contrattuale è il rischio economico, che è totalmente a carico
del PCO.
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