Versione 1.7
Manuale d’uso
Introduzione
Dance Club è un programma che nasce per soddisfare le esigenze organizzative e
gestionali delle Scuole di Ballo.
Per qualsiasi problema di installazione potete contattare l’assistenza inviando una mail a:
[email protected]
Impostazioni preliminari (Paragrafo 1)
Dopo aver installato il software Dance Club, avviando il programma da start->programmi->dance club,
verrà presentata questa schermata.
Cliccare sulla freccia che apre il
menù a tendina e selezionare
l’utente ADMIN, lasciare
bianco lo spazio riservato alla
password, premere OK per
confermare.
Si aprirà la finestra principale
del software.
Per poter utilizzare e sfruttare tutte le potenzialità del software è necessario personalizzarlo in modo che
soddisfi le vostre esigenze, cliccare su CONFIGURAZIONE, apparirà un sotto-menu con le seguenti
voci:
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•
•
•
•
Dati anagrafici struttura
Sedi struttura
Utenti Programma
Pesonalizza colori
1.1 Dati anagrafici struttura
Questa schermata permette di inserire i dati
anagrafici della Vostra Scuola di ballo, il
campo immagine da la possibilità di inserire
un’immagine (ad esempio il logo della
scuola) che apparirà sempre al centro della
finestra principale del programma; la spunta
su “Dati Anagrafici nella schermata
principale” permette di visualizzare sempre in
primo piano il nome e l’indirizzo della scuola
come nell’esempio accanto.
E’ possibile inserire la quota mensile che
verrà presentata durante l’inserimento
dell’iscritto e la durata dell’anno di attività
che servirà per il calcolo delle quote mensili.
E’ inoltre necessario inserire le date di inizio
e fine dei corsi.
Queste date saranno utilizzate per il calcolo
delle scadenze di ciascun socio.
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1.2 Anagrafica Sedi struttura
Questa schermata permette di inserire,
oltre alla principale, anche le eventuali sedi
secondarie della scuola in modo da poter
gestire i corsi anche per luogo di
svolgimento. Clicchiamo su NUOVO e
inseriamo il CODICE sede (a vostro
piacimento potrà essere un numero
progressivo o una qualsiasi abbreviazione
alfanumerica di massimo 8 caratteri); in
DESCRIZIONE inseriamo il nome per
esteso della sede. Con OK confermiamo e
memorizziamo la sede inserita, possiamo
con lo stesso procedimento passare ad un
secondo inserimento. Cliccando sul
visualizziamo la lista delle
pulsante
sedi inserite. Annulla per uscire.
1.3 Utenti programma
Club Dance è un software multiutente, quindi studiato per poter
essere gestito da più utenti all’interno
di una struttura sia attraverso uno o
più clients collegati in rete.
Il campo password è facoltativo ma
consigliamo di inserirla in modo che
nessuno possa utilizzare il software
se non autorizzato
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1.4 Personalizza colori
Funzione che permette agli utenti di
personalizzare i colori di tutte le parti
del software, dallo sfondo alle
schermate ai caratteri ecc..
Nota: Tali personalizzazioni sono
tipiche dell’utente che le apporta e
non legate all’intero sistema. Quindi
ogni utente potrà liberamente
personalizzare a piacimento il
programma. In caso di due utenti
l’utente A lavorerà con le proprie
modifiche, diverse dall’utente B.
Ricordiamo che le impostazioni sopra indicate vanno inserite solo all’inizio quando si comincia ad
utilizzare il software in modo che risponda ai vostri requisiti.
Configurazione Anagrafica Attività, Insegnanti e Corsi
(Paragrafo 2)
A questo punto entriamo nel merito della gestione delle attività e dei corsi specifici che si svolgono
all’interno della scuola.
2.1 Anagrafica Attività
In questa schermata inseriamo le
Macro Famiglie delle Attività
svolte, ad esempio:
Caraibiche – Liscio e Sala –
Standard – Latino Americane ecc..
La procedura d’inserimento è la
medesima indicata al punto 1.2
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2.2 Anagrafica Insegnanti
Il software prevede la possibilità che
all’interno di una scuola ci siano uno o
più insegnanti che seguono i vari corsi.
Cliccando sul Pulsante NUOVO il
programma propone in automatico il
codice insegnante, non ci resta che
inserire i suoi dati anagrafici. Alla voce
ATTIVITA’ potremo inserire quelle
svolte dall’insegnante all’interno della
struttura.
E’ inoltre possibile compilare e
stampare le ricevute insegnate relative
ai suoi compensi.
Per fare questo è necessario premere il
pulsante
che attiverà la relativa
schermata (par. 2.2.1).
2.2.1 Gestione compensi Insegnanti
In questa schermata è possibile inserire i dati
relativi al compenso insegnante.
Inseriremo il dettaglio delle prestazioni e i
vari importi soggetti o non soggetti a ritenuta.
Nel caso l’importo sia soggetto a ritenuta,
essa verrà calcolata automaticamente.
Premeremo poi il pulsante di stampa per
ottenere la stampa della ricevuta relativa.
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2.3 Anagrafica Corsi
Questa schermata serve per inserire tutti i
corsi presenti all’interno della scuola,
con la possibilità di evidenziare la sede
di appartenenza del corso, l’insegnante
che lo tiene, il giorno e l’ora.
Cliccare su NUOVO inserire a
piacimento il codice del corso (max 8
caratteri), dopo di che continuare con la
compilazione.
Inserimento anagrafica Soci e Interrogazioni
(Paragrafo 3)
3.1 Anagrafica Soci
Dopo aver configurato il programma, in modo che risponda esattamente alle nostre esigenze, possiamo
cominciare con l’inserimento dei Soci iscritti e di conseguenza con tutte le interrogazioni del caso sugli
stessi.
La schermata a fianco è quella
che si presenterà dopo aver
cliccato sul pulsante SOCI
quindi GESTIONE SOCI.
Qui, cliccando prima su
NUOVO e poi su NUOVA
TESSERA, il programma
propone in automatico il
numero di tessera, ora
possiamo inserire tutti i dati
anagrafici del nuovo iscritto.
E’ possibile abbinare il socio
ad un/una compagno/a abituale
con il quale frequenta i corsi.
Il campo PAGAMENTO
permette di inserire con quale
scadenza il nuovo socio
pagherà i corsi, in modo da
poter avere un vero
scadenziario sui pagamenti di
tutti gli associati.
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La gestione del CERTIFICATO MEDICO permette di sapere se ci è stato consegnato e qual è la
scadenza dello stesso, lo possiamo allegare al socio, ovviamente dopo averlo digitalizzato (es. utilizzando
uno scanner).
La sezione in basso a destra è relativa ai dati del genitore nel caso il socio sia un minore.
Nel caso sia presente un genitore, la ricevuta fiscale sarà ad esso intestata e riporterà anche i dati relativi
al figlio registrato come socio.
Cliccando sulla cartella CORSI in
alto a destra andiamo ad assegnare al
nuovo socio i corsi che frequenterà.
Clicchiamo sul pulsante NUOVO
e selezioniamo il corso dal menù che
si presenta cliccando sul pulsante
Terminata l’operazione clicchiamo su
OK per salvare le operazioni
effettuate.
Possiamo procedere ad una nuova
registrazione.
Tramite il pulsante indicato dalla
freccia è possibile accedere alla
finestra che permette la stampa della
modulistica relativa alla gestione
Soci ovvero : la domanda di
iscrizione alla scuola, la domanda di
iscrizione ai corsi, il trattamento dei
dati personali e la responsabilità
civile.
Selezionando le opzioni di interesse,
verranno stampati i relativi moduli.
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E’ possibile collegare una webcam
USB al PC che ospita il programma.
Il collegamento della webcam, offre
la possibilità di acquisire la foto del
socio direttamente da essa.
Il pulsante di attivazione si trova
nella cartella ‘Foto’ e premendolo
apparirà la schermata relativa alla
webcam che mostrerà la ripresa in
tempo reale.
Quando l’inquadratura sarà
soddisfacente, si premerà il pulsante
‘Cattura Immagine’ che provvederà a
salvare l’immagine sul disco e a
collegarla direttamente al socio.
Questo collegamento deve essere memorizzato premendo il tasto ‘OK’ per confermare.
A questo punto l’immagine relativa al socio verrà salvata nell’anagrafica del socio stesso.
Le immagini dei soci vengono salvate in c:\programmi\dance_club\foto\.
E’ naturalmente possibile collegare manualmente una foto acquisita in altro modo semplicemente
premendo il tasto ‘nuovo’ presente in alto a sinistra e puntando al file immagine relativo.
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3.2 Interrogazioni
Da questa schermata,
utilizzando i filtri che
desideriamo ( data, sede,
corso, attività, insegnante e
stato) possiamo effettuare
tutte le interrogazioni sui
soci in modo da avere in
qualsiasi momento un
quadro generale sulla
situazione degli associati.
Premendo il tasto Elabora,
si accede alla schermata
successiva dove verranno
mostrati i dati selezionati.
In questa schermata è
possibile selezionare
diversi criteri di
ordinamento e stampa dei
dati, in particolare è
possibile ordinare l’elenco
Soci per
cognome,attività,attività
specificata nel corso,per
corso e per sede.
L’ordinamento selezionato
viene automaticamente
riportato nella stampa
dell’elenco Soci relativa.
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E’ inoltre possibile
quando è selezionato
l’ordinamento per Socio,
ottenere la stampa delle
etichette da apporre sulle
tessere.
E’ possibile selezionare i
soci per i quali si desidera
la stampa, agendo sulla
relativa casella, il pulsante
in basso a sinistra
permette di selezionare
tutti gli elementi
visualizzati.
In questa modalità è
anche possibile esportare
la rubrica Soci in Excel
attraverso il tasto
apposito.
Gestione Pagamenti e Scadenziario (Paragrafo 4)
Da questa funzione è possibile gestire i
pagamenti, le scadenze relative ai soci
iscritti, la stampa delle ricevute fiscali e la
lista delle stesse.
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4.1 Pagamenti
Inserire il socio attivando la finestra
di ricerca
Premendo il tasto ‘Elabora’
verranno mostrate tutte le scadenze
del socio relative all’anno in corso.
Le scadenze vengono calcolate
automaticamente sulla base del
periodo di attività della Scuola
specificato nei parametri struttura.
Ogni scadenza può essere
modificata o cancellata, è inoltre
possibile inserirne delle nuove
.
attraverso il tasto
E’ inoltre possibile ricalcolare le
scadenze modificando il pagamento,
ad esempio il socio pagava
mensilmente ma desidera pagare
bimestralmente, selezioneremo
quindi il pagamento bimestrale e
premeremo il tasto ‘Ricalcola le
Scadenze’.
Premeremo poi il tasto ‘Salva’ per
registrare le modifiche effettuate.
Ogni riga presente nella griglia dei pagamenti rappresenta un pagamento effettuato o da effettuare, è
consigliabile quindi inserire nella colonna ‘Data Reg.’, la data dell’effettivo pagamento ricevuto.
In questo modo è possibile evidenziare i pagamenti effettuati in ritardo.
In ogni riga è possibile registrare un acconto nell’apposita colonna, il programma calcolerà
automaticamente il saldo e quando l’importo sarà totalmente pagato, inseriremo la spunta nella colonna
‘Pagato’.
Ricalcolo Globale Scadenze:
Questo tasto, presente nella parte bassa della finestra, serve a rigenerare TUTTE le scadenze relative ai
soci sulla base delle date di inizio e fine corsi presenti in Configurazione->Dati Anagrafici Struttura (vedi
paragrafo 1.1).
Il ricalcolo deve essere effettuato ad ogni inizio di stagione corsi, diversamente lo scadenziario, non potrà
essere correttamente aggiornato.
*N.B. In tutte le finestre di ricerca è possibile ricercare per descrizione,
ne consegue che se dovessimo cercare ‘rossi’ come nell’esempio di cui sopra, sarà sufficiente digitare
anche solo la ‘r’ nel campo descrizione della finestra di ricerca (vedi paragrafo1.3), il programma
restringerà la ricerca ad ogni carattere digitato.
Quando apparirà il nominativo ricercato premerò doppio click per riportare l’elemento selezionato nella
funzione sottostante (in questo caso la scheda socio)
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4.2 Stampa Ricevuta Fiscale o Fattura
Per ottenere la stampa della ricevuta, è sufficiente selezionare le righe da includere nella ricevuta
(colonna ‘St Ric/Fat.’) e premere il tasto
presente nella sezione ‘Stampa Ricevuta’ della Scheda Soci
sopracitata, la ricevuta verrà stampata e memorizzata.
Allo stesso modo è possibile stampare la fattura relativa agli stessi importi premendo i tasti presenti nella
sezione ‘Stampa Fattura’.
N.B. Il tasto
in questo caso stampa la lista della situazione del socio così come la vediamo a
video mentre i tasti
permettono l’anteprima di stampa a video del documento.
4.3 Lista Ricevute/Fatture Emesse
Da questa funzione è possibile
visualizzare e stampare la lista
delle Ricevute Fiscali e delle
Fatture emesse in un intervallo di
data.
Per ottenere la lista è sufficiente
impostare le date e premere il tasto
‘Elabora’.
Sul fondo della griglia è presente il
totale generale relativo al periodo
selezionato.
La lista può essere stampata
utilizzando i tasti descritti in
precedenza.
Inoltre è possibile eliminare una
ricevuta errata selezionando la riga
cliccando nella casella di selezione
‘Canc/Stampa’ e premendo il tasto
di cancellazione in alto a sinistra.
Da questa lista è possibile ristampare le ricevute o le fatture emesse selezionandole cliccando nella casella
di selezione a destra e premendo poi i tasti presenti nella sezione ‘Ristampa Ricevuta’ o ‘Ristampa
Fattura’
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4.4 Scadenziario
Da questa funzione è possibile
visualizzare e stampare la lista
delle scadenze relative a tutti i
soci.
E’ sufficiente selezionare il mese
desiderato e premere il tasto
‘Elabora’.
Nella griglia saranno presentati
tutti i pagamenti relativi al mese
selezionato con i totali relativi.
E’ inoltre possibile visualizzare e
stampare solo i pagamenti da
ricevere o ricevuti agendo
sull’opzione ‘Visualizza’.
Gestione Eventi (Paragrafo 5)
Da questa funzione è possibile
gestire i vari eventi e
manifestazioni che si tengono
durante l’anno.
Per ogni evento è possibile
specificare la data, il numero di
posti ed il costo per persona.
Premere il tasto
per inserire
un Nuovo Evento.
Premendo doppio click sulla
riga, si accede alla lista
partecipanti all’evento stesso.
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Da questa funzione è possibile
elencare i partecipanti ad un
evento e gestirne i pagamenti.
Il programma permette di
prenotare i posti per ciascun
partecipante e di segnalare in
tempo reale i posti ancora
liberi.
Premere il tasto
per
inserire un nuovo partecipante.
Da questa funzione è possibile
gestire i pagamenti e la stampa
della Ricevuta Fiscale come
indicato nei paragrafo 4.1 e
4.2.
E’ possibile inoltre stampare la
lista dei partecipanti ad un
evento.
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Guida alle nuove funzionalità
della Versione 1.7
1.1 Anagrafica Soci
E’ stata inserita la possibilità di allegare la foto del socio nella relativa anagrafica.
Per inserire la foto del socio,
entrare nell’anagrafica del socio
stesso e selezionare la cartella
‘Foto’ come evidenziato a fianco.
Sono disponibili due pulsanti, il
primo inserisce il collegamento al
file immagine contenente la foto e
l’altro elimina tale collegamento.
Premendo il pulsante di
inserimento, verrà aperta la
finestra standard di Windows
relativa ad ‘Apri File’ che
permetterà di selezionare il file
immagine voluto.
L’immagine selezionata apparirà
nel relativo riquadro.
L’eventuale cancellazione del
collegamento all’immagine
effettuata tramite l’apposito tasto,
non cancellarà il file immagine,
ma solo il suo collegamento
all’interno di Dance Club.
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1.1 Interrogazione Soci : possibilità di stampa etichetta socio.
E’ stata inserita la possibilità di stampare un’ etichetta contenente il dati relativi a ciascun socio.
Questa etichetta puo’ essere adesiva e quindi collocata direttamente sulla tessera del socio stesso.
E’ inoltre possibile includere nella stampa suddetta, il codice a barre che potrà essere utilizzato per il
controllo degli accessi realizzato attraverso l’apposito modulo (opzionale).
Nella schermata relativa
all’interrogazione soci, è stata
aggiunta un’opzione che permette la
selezione delle etichette da stampare
ed un pulsante che permette la
selezione/deselezione globale di
tutti i nominativi visualizzati che
verranno stampati.
Il programma utilizza per la stampa,
fogli di etichette standard da 70mm
x 36mm, 24 etichette per foglio.
Se si devono stampare due etichette,
si dovrebbe sprecare l’intero foglio
restante.
Per questo motivo, premendo il
pulsante di stampa,verrà
visualizzata la finestra di selezione
riportante un foglio tipo con 24
etichette che permette di decidere da
quale etichetta inizierà la stampa
stessa.
In questo modo è possibile
riutilizzare lo stesso foglio
reinserendolo più volte nella
stampante laser o jnkjet.
Per selezionare l’etichetta e sufficiente un click del mouse sopra l’etichetta voluta, l’avvenuta seleziona
verrà segnalata con il cambiamento di colore della stessa come in figura.
E’ inoltre possibile decidere se stampare il codice a barre oppure no, agendo sulla relativa opzione.
Confermando, verrà proposta maschera di selezione standard della stampante.
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1.2 Gestione degli Accessi
Importante : questa funzionalità non è presente nella versione Demo
Con Dance Club è possibile controllare gli accessi ad una determinata area della struttura.
Nella versione con apposita licenza (ricordiamo che questo modulo è opzionale e non compreso nella
versione base standard), sarà presente il relativo pulsante in basso a destra.
Premendo tale pulsante apparirà il menu con le scelte pissibili.
Controllo Accessi:
Il controllo viene effettuato attraverso un lettore di codice a barre che legge il codice stampato sulla
tessera (vedi paragrafo 1.1) e lo riporta nel campo sopra riportato, naturalmente il codice può essere anche
digitato manualmente.
Quando viene letto un codice, il programma controlla che il soggetto sia in regola con i pagamenti, sia
periodici che annuali, viene inoltre verificata la validità del certificato medico.
Se il controllo è positivo si otterrà la maschera seguente che dopo circa 2 secondi verrà chiusa
automaticamente per permettere una nuova lettura :
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Diversamente verrà proposta la maschera seguente che riporta il motivo del mancato accesso :
Questa maschera deve essere chiusa agendo sul pulsante ‘Chiudi’.
N.B. Se il soggetto risulta già presente nella struttura (è stato già registrato l’ingresso), ne viene registrata
l’uscita.
Presenze:
Attraverso questa funzione, è possibile ottenere un elenco di tutti i soggetti presenti attualmente nella
struttura.
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Storico Presenze:
Attraverso questa funzione, è possibile ottenere un elenco di tutti gli accessi effettuati nel tempo da un
soggetto.
Supporto Tecnico e Varie (Paragrafo 6)
Le stampe prodotte da Dance Club possono riportare il logo della Vostra Scuola.
Per fare questo è necessario sostituire il file c:\programmi\dance_club\immagine.jpg con il file
immagine.jpg contenente il Vostro logo.
Per quesiti di carattere tecnico o segnalazione di anomalie utilizzare il seguente indirizzo di posta
elettronica : [email protected] ** (Rocketlab è un marchio del gruppo Rocket)
** Le attività del gruppo Rocket:
- Rocketlab : Elettronica di consumo e software commerciale www.rocketlab.it
- Rocketsoftware : Software Gestionali ERP per aziende www.rocketsoftware.it
- Bright Audio Research : Hi-FI e Audio Pro made in Italy www.brightaudio.it
Attivazione Prodotto
Per attivare la licenza full, dopo averla acquistata, è necessario inviare il codice di attivazione generato
(Start/Tutti i Programmi/Dance_Club/Attivazione Licenza – Cliccare su genera)
al Rivenditore dal quale si sta acquistando il programma. Vi verrà inviato un file (Licenza) da inserire
nella cartella Dance Club (Risorse del Computer/C/Programmi/Dance_club), a questo punto la licenza
è attivata ed il programma può essere utilizzato senza limitazioni.
Grazie per aver scelto Dance Club.
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