FLEET MANAGER ACADEMY 2015 Protocollo per la revisione della car policy: strategie e metodi Giovanni Tortorici Cofondatore e Presidente A.I.A.G.A. Milano, Giovedì 12 marzo 2015 PARTNERS SPONSORED BY AGENDA q Definizioni q Analisi delle necessità aziendali di floHa q Importanza della Car Policy sul TCO q Revisione della Car Policy: il protocollo q StrumenM di supporto q L’ufficio acquisM come alleato q Sintesi delle Strategie q Considerazioni PARTNERS SPONSORED BY Par=amo…… with
e PARTNERS SPONSORED BY Definizioni •  Car Policy = Insieme di regole aziendali che normano l’assegnazione, l’uMlizzo dell’auto aziendale e che producono i parametri per generare la car list ed i relaMvi KPIs per le misure Mpiche della floHa auto. •  Car List = lista di veHure tra le quali il dipendente può scegliere la sua auto aziendale: di norma dovrebbe essere generata dalla car policy. •  Protocollo = Complesso di regole e procedure cui ci si deve aHenere in determinate aXvità -­‐ spesso si usa il termine anche per intendere un accordo tra le parM. PARTNERS SPONSORED BY Analisi delle necessità aziendali di floGa § 
RequisiM del business §  GesMone floHa §  Flessibilità tra sicurezza e cura del veicolo §  FloHa e mobilità PARTNERS SPONSORED BY Requisi= del Business Generalmente abbiamo una macro-­‐classificazione di questo genere: •  VeGure Strumentali: sono i veicoli uMlizzaM esclusivamente come beni strumentali nell’aXvità propria dell’impresa. Godono di fiscalità agevolata e sono fondamentali per lo svolgimento del business, aziendale come servizi, assistenza, distribuzione, ecc.. •  VeGure uso promiscuo: sono i veicoli che vengono uMlizzaM “anche” per business, ma sono principalmente un benefit per manager e spesso per funzionari commerciali e quadri. PARTNERS SPONSORED BY Des=nazione d’uso •  Fondamentale è la comprensione dell’uso a cui è desMnata la veHura. Difficilmente si potrà optare per una veHura eleHrica per un funzionario di vendita, mentre è una soluzione perseguibile come veHura interna in stabilimenM o per spostamenM a corMssimo raggio (p.e. naveHa da e per il centro abitato) . •  Un uso promiscuo richiede un lavoro estremamente sofisMcato di mediazione del fleet manager, schiacciato tra la necessità di ridurre cosM e di soddisfare le richieste dei driver spesso assecondate dai rappresentaM HR……ovviamente driver anch’essi. PARTNERS SPONSORED BY Ges=one floGa •  Fondamentale gesMre la floHa significa essere un vero manager che ha conoscenze diffuse di tecnologie, economia, mercato, rapporM interni con i vari diparMmenM. •  La gesMone della floHa è estremamente difficoltosa, perché si basa su un mercato dinamico, ed una Car Policy è in costante evoluzione, ed è generalmente in mano alla direzione HR. •  GesMre significa anche trovare il modo di fornire daM, metodi e strategie per rivedere costruXvamente la Car Policy e verificarne le migliorie in gesMone: un anello che si chiude tra input, output e “reazione”. PARTNERS SPONSORED BY Flessibilità tra sicurezza e cura del veicolo •  Sicurezza non significa solo dotazione e manutenzione
del veicolo, ma comportamenM e procedure sull’uso del veicolo sono fondamentali e la telemaMca giocherà un ruolo importante in quesM equilibri. •  L a v e H u r a è u n a p a r t e d e l s i s t e m a : n o n dimenMchiamoci anche il driver che gioca un ruolo chiave in termini di sicurezza – non sono da soHovalutare gli effeX posiMvi della guida anMcipaMva che portano a riduzioni rilevanM di consumi, emissioni e sopraHuHo di incidenM. •  Interessante è approfondire come il D.lgs81/2008 impaHa sulla gesMone delle floHe aziendali. PARTNERS SPONSORED BY FloGa e mobilità • 
Stabiliamo che la mobilità senza floHa non è sostenibile e che la floHa aziendale è uno mezzo strategicamente insosMtuibile che sancisce i principi aHraverso i quali l’azienda organizza la mobilità dei propri dipendenM. •  La gesMone delle tre componenM principali della mobilità aziendale, floHa auto, business travel e spostamenM casa-­‐lavoro dei dipendenM, converge nella maggior parte delle aziende verso il diparMmento HR – dato che la mobilità passa dalle floHe, il messaggio è che il fleet manager deve assumere un ruolo sempre più determinante: pensate al mobility team con fleet, travel e mobility insieme – risultaM impensabili. PARTNERS SPONSORED BY Importanza della Car Policy sul TCO TCO e faHori influenM §  Composizione Mpica del §  Riduzione numero costruHori e marchi §  Scelta di modelli parchi nei consumi §  OXmizzazione delle durate contraHuali PARTNERS SPONSORED BY Composizione =pica del TCO e faGori influen= PARTNERS SPONSORED BY Categorizzazione degli elemen= del TCO PARTNERS SPONSORED BY Riduzione numero costruGori e marchi Una delle regole auree dell’ufficio acquisM è quella di ridurre il numero di costruHori e marchi nella Car Policy, in modo da fare volumi e sinergie -­‐ il conceHo è valido, ma non sempre può funzionare per diversi moMvi: • 
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mancanza di volumi significaMvi modelli diversi anche all’interno dello stesso gruppo difficoltosa sincronizzazione delle scadenze mercaM e lisMni diversi nel caso di mulMnazionali considerazioni “secondarie” Mpicamente rilevanM PARTNERS SPONSORED BY Scelta di modelli parchi nei consumi Stabilito che la differenza tra il valore residuo ed il prezzo d’acquisto iniziale scontato è la somma d’ammortamento, e che un prezzo d’acquisto più basso non significa automaMcamente un ammortamento più basso, il secondo faHore che pesa sul TCO è il carburante, influenzato da quesM faHori chiave: • 
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Grandezza e peso Motorizzazione Cambio Trazione OpMonal aerodinamicamente svantaggiosi Tipo di guida PARTNERS SPONSORED BY Un semplice consiglio Non iniziate da soli a rivedere la Car Policy, perché buona parte dei vostri utenM ne subiranno le conseguenze per loro considerate “negaMve” e quindi incontrereste difficoltà insormontabili: la richiesta di revisione deve parMre dall’alto ed essere approvata dall’HR, in modo da poter realmente fare qualcosa che incida sui cosM. Per esempio la scelta di opMonal pagaM dal driver è un problema gesMonale non semplice: aumentano il valore residuo dell’auto? Forse si, ma spesso ne aumentano anche consumi e manutenzione e quindi le riconciliazioni sono difficoltose. PARTNERS SPONSORED BY ORmizzazione delle durate contraGuali Esistono praMcamente due Mpi di contraX, uno prevede una matrice e l’altro dei ricalcoli. In ogni caso la società di noleggio non vi dirà mai l’algoritmo di calcolo, neanche soHo tortura. ParMcolare aHenzione deve essere posta subito alla voce “costo km eccedente” e sul suo reciproco. Oggi la tendenza del mercato in crisi ha portato le durate contraHuali da 36 mesi verso i 48 mesi: difficilmente si può andare oltre, anche perché aumentando i chilometri nel tempo, si abbassa il valore residuo: valutate auto per auto la giusta durata contraHuale, facendo aHenzione a chi fa molM chilometri, perché per qualche eccezione si può compensare l’aumento di canone dovuta alle percorrenze con un mix di veHure leggermente meno costose con consumi un po' inferiori. PARTNERS SPONSORED BY Una semplice considerazione Proprio per far quadrare i conM, assisMamo a livello europeo un affermarsi prepotente di un’altra metodologia per la ad strategia si assegnazione, nei riguardi del controllo dei cosM, Si traHa del cosiddeHo “fixed budget”. Il TCO è una strategia più comunemente usata per floHe di grandi dimensioni, mentre per floHe medio piccole si usa tendenzialmente il “fixed budget”, anche se queste differenze di approccio si stanno assoXgliando grazie alle conMnue richieste di saving. PARTNERS SPONSORED BY § 
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PARTNERS Revisione della Car Policy: il protocollo Premessa e breve riepilogo Protocollo in pillole Protocollo per la car policy Protocollo per l’emissione di una RFP Valutazione offerte ed aggiornamento Car List SPONSORED BY Premessa I f aHori di costo di ogni veicolo della floHa sono notevolmente influenzaM da regole e regolamenM aziendali interni. Essi rappresentano le barriere di protezione della propria soluzione di mobilità, allineaM ai principi validi per tuHa l’azienda, quali immagine, modo di presentarsi e sostenibilità. Ecco l’importanza della Car Policy. Una buona Car Policy garanMsce una mobilità oXmale ed a cosM aziendali ridoX, tenendo conto degli obieXvi aziendali prefissaM. Vale la pena rispeHare adeguatamente molteplici requisiM allo scopo di rendere il miglior servizio possibile non solo alla mobilità, ma anche all'immagine dell'azienda e alla soddisfazione dei dipendenM, driver della floHa. . PARTNERS SPONSORED BY Breve riepilogo grafico PARTNERS SPONSORED BY Protocollo in pillole Si traHa di un insieme di regole formali e di procedure che consentono di stabilire una connessione e meHere in comunicazione due o più enMtà. Un tale protocollo definisce le modalità per scambiare informazioni tra enMtà disMnte – sovente non eterogenee, e comprende regole di ingaggio, rilevazione e correzione di errori. Un protocollo di comunicazione definisce quindi l’insieme delle regole aHraverso cui creare un linguaggio comune per il tramite di messaggi scambiaM tra le enMtà, che devono potersi interpretare inequivocabilmente per funzionare in modo correHo. Ecco perché parliamo di protocollo per la revisione della Car Policy. PARTNERS SPONSORED BY Protocollo per la Car Policy: la richiesta •  L’azienda chiede di fare “saving”. •  Il fleet manager conosce lo stato aHuale della floHa e se non fosse così, effeHua un assessment. Il buyer che è in noi a>accherebbe subito la stesura della RFP, ma questo non è consigliabile per il seguente moGvo: state tra>ando di un argomento che non ostante la forte componente scienGfica, risente in modo determinante di una parte emoGva e non ulGmo nel caso di ve>ure ad uso promiscuo “remuneraGva” del dipendente. Ricordiamo che la Teoria è quindi una deduzione o>enuta secondo un rigoroso ragionamento logico, ma dipende dalle Ipotesi di partenza e talvolta le Tesi che si vogliono dimostrare sconvolgono le Ipotesi e rielaborano la Teoria. PARTNERS SPONSORED BY Protocollo per la Car Policy: i da= Assumeremo per semplicità di traHazione che la metodologia di acquisizione sia la più diffusa in Italia, ossia Noleggio Lungo Termine (circa l’83% del mercato floHe italiano è così indirizzato). Il passo successivo è rivedere e tradurre i contenuM della Car Policy in richieste formali da poter scrivere nella RFP. Gli insiemi di daM che servono sono: •  Mpologia veHura •  costruHore/modelli •  noleggiatore PARTNERS SPONSORED BY Protocollo per la Car Policy: i requisi= del business Questa è la parte più difficile del processo che porterà alla revisione della Car Policy ed alla scelta del giusto fornitore che offre il giusto prezzo. Ci vorrà del tempo per un gesMre al meglio questa fase. Indipendentemente dalla dimensione e la portata della floHa, seguendo quesM passi, si oHengono i primi risultaM: •  Creazione del Team di elaborazione/valutazione •  Definizione Servizio/RequisiM Tecnici/RequisiM di Business •  RequisiM dei Fornitori •  Stesura ed approvazione della documentazione PARTNERS SPONSORED BY Protocollo per la Car Policy: la revisione Entriamo nel merito della revisione della Car Policy. La riduzione del numero dei modelli, marche e versioni è un film già visto. Anche l’affidamento ad un una sola società di noleggio è una tecnica conosciuta – non sono comunque scelte innovaMve e come anMcipato possono anche non avere gli effeX desideraM o averli solo parzialmente. La revisione deve essere affrontata scienMficamente a livello di richiesta e risposta alla richiesta, decidendo una strategia chiara prima di parMre con la RFI/RFP. PARTNERS SPONSORED BY Protocollo per la Car Policy: un metodo Una delle cose più complicate è la definizione di una metodologia per riscrivere la Car Policy che genererà la Car List. L’uMlizzo di un metodo analiMco, vi meHerà a riparo, almeno parzialmente dalle feroci criMche interne. Il suggerimento è quello di uMlizzare un metodo riconosciuto da HR. Esiste un processo di gerarchia analiMca con una tecnica struHurata per organizzare ed analizzare le decisioni complesse, basato sulla matemaMca e sulla psicologia. Esso è stato ampiamente studiato e perfezionato e lo descriveremo tra qualche slides. PARTNERS SPONSORED BY Protocollo per la Car Policy: la RFP DefiniM i parametri e le possibili scelte con il metodo analiMco prima citato, bisogna sMlare la RFI/RFP insieme all’ufficio acquisM che poi la uMlizzerà per la gara che porterà al “saving” richiesto dall’azienda. ElemenM chiave della vostra RFP: • 
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DeHagli e riferimenM (scadenze, indirizzi, riferimenM, ecc …) Business overview & background (un “company profile”) Specifiche di deHaglio (“core” della RFP – misure e requisiM) Ipotesi e vincoli (ipotesi e vincoli da rispeHare) Termini e condizioni (faranno parte del contraHo) Criteri di selezione (dà la panoramica per le scelte) Sintesi esecuMva (breve sintesi del documento) PARTNERS SPONSORED BY Valutazione offerte ed aggiornamento Car List L'obieXvo principale di questa fase è quello di minimizzare le emozioni umane ed il posizionamento “poliMco” delle varie parM, al fine di arrivare ad una decisione che è nel migliore interesse dell’Azienda. Approfondite tuX gli elemenM che ritenete non siano ben esplicitaM, richiede il contributo di tuHe le parM interessate ed uMlizzare la seguente metodologia per portare il team ad una decisione di selezione univoca e condivisa del/dei fornitori. •  Esame Preliminare delle Risposte dei Fornitori •  RequisiM del Business e RequisiM del Fornitore •  Assegnare il Giusto Valore a ciascun Requisito •  Assegnare un Valore di Performance per ciascun Requisito •  Calcolare un Punteggio Totale della Performance •  Selezione del Vincitore •  ………………..Aggiornamento della Car List PARTNERS SPONSORED BY Strumen= di supporto § 
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PARTNERS StrumenM a supporto del protocollo Un aiuto gratuito e funzionale Un esempio gratuito del metodo Applicazione professionale AHP SPONSORED BY Strumen= a supporto del protocollo •  Avere a disposizione strumenM che possano supportare le basi per la revisione della car policy, vi garanMscono stabilità delle teorie e quindi credibilità. •  Usando metodi analiMci di natura matemaMca, per normalizzare i criteri della Car Policy e quindi gesMrne la revisione, difficilmente potrete essere aHaccabili sul piano della soggeXvità delle scelte. PARTNERS Salta SPONSORED BY Un aiuto gratuito e funzionale •  Il metodo AHP (AnalyMc Hierarchy Process) è uno dei metodi MCDM (MulM Criteria Decision Making) più uMlizzato. Il metodo è stato sviluppato dal Prof. Thomas Lorie Saaty (1977). Esso prevede misure di coerenza/giudizio; deriva priorità tra i criteri e le alternaMve e semplifica voM di preferenza tra i criteri decisionali uMlizzando confronM a coppie di criteri. •  Il metodo, essendo compensaMvo, è in grado di gesMre una certa dose di incoerenza del decisore entro limiM giudicaM acceHabili e sostenibili da considerazioni puramente matemaMche. •  Con questo metodo, la responsabilità dell’aHribuzione dei pesi ai criteri, diventa molto più oggeXva, perché si usano comparazioni a coppie ed un veHore di “inconsistenza” che indica se qualche aHribuzione è “forzata” e richiede una ri-­‐aHribuzione dei pesi. PARTNERS SPONSORED BY Un esempio gratuito del metodo •  Abbiamo spiegato e pubblicato passo passo come implementare il metodo AHP sul sito A.I.A.G.A. e quindi abbiamo messo a disposizione alcuni esempi su fogli eleHronici, pronM per l’uso. Naturalmente uMlizzando l’algoritmo del Prof. Saaty, ognuno può implementarlo come meglio crede, magari dandoci anche nuovi spunM per ulteriori sviluppi. Double-click here for help. Double-click again to make help disappear.
Deciding between alternatives with AHP
This application automates the AHP method for selecting alternatives
based on several criteria. You can select up to 10 criteria and up to
10 alternatives. After you supply all of the pairwise comparisons, you
will see the calculated weights for the criteria, the scores for the
alternatives on each criterion, the total scores for each alternative,
and consistency measures for each pairwise comparison matrix.
You can also view a chart that shows the total scores for the
alternatives.
Run the application
PARTNERS SPONSORED BY Applicazione professionale AHP PARTNERS SPONSORED BY L’ufficio acquis= come alleato § 
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Ufficio acquisM: capirne i metodi Protocollo di comunicazione con il Purchasing Presentazione dei risultaM al Top Management Insieme per raggiungere gli obieXvi aziendali UlMma AHP PARTNERS SPONSORED BY I termini cari all’ufficio acquis= Market Analysis ContracMng NegoMaMon PARTNERS SPONSORED BY Supplier SegmentaMon Sourcing Strategy Protocollo di comunicazione con il Purchasing •  L’ufficio acquisM è quindi l’organo esecuMvo del desiderio di saving aziendale, per cui è fondamentale comunicare bene con esso. •  Il fleet manager propone al purchasing criteri per abbaHere i cosM senza ridurre il servizio •  Il purchasing se non arriva al target chiede altre possibilità ed il fleet manager può operare proponendo altre modifiche, che mediate, generano scenari che possono essere proposM al top management per l’approvazione. PARTNERS SPONSORED BY Presentazione dei risulta= al Top Management •  Qui bisogna tradurre il lavoro sinergico faHo con l’ufficio acquisM, per avere l’approvazione della nuova Car Policy per poi poter parMre con una RFI/RFP che generi anche i risultaM di saving richiesM dall’azienda, tradoX in Car List. •  Interessante notare che uno stesso elemento deve essere presentato in diversi modi, in funzione di chi lo deve comprendere: sembra un paradosso, ma è “comunicazione”. PARTNERS SPONSORED BY Insieme per raggiungere gli obieRvi aziendali •  L’ufficio acquisM è orientato a dimostrare quanto siano efficaci le proprie strategie di saving, infaX nascono “progeX di saving” e “value iniMaMves” un po’ ovunque: forse un effeHo collaterale del proliferare di consulenze. •  Il Fleet Manager ha bisogno di governance. La chiave del successo è fare della governance la necessità che porta come conseguenza il saving e non il viceversa: ecco come unire gli sforzi ed oHenere i risultaM. PARTNERS SPONSORED BY Sintesi delle Strategie § 
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PARTNERS Alleanze strategiche con ufficio acquisM Creazione di Car Policy “scienMfica” Presentazione Car Policy, RFP e inizio gara Applicazione della nuova Car List Misura dei risultaM conseguiM OXmizzazioni da feedback sul campo SPONSORED BY Considerazioni La Car Policy è un tassello fondamentale dei sistemi di mobilità, ma la strada da percorrere è lunga e difficoltosa. Ci sono grandi margini di miglioramento nel gesMre la complessità della floHa, ma siamo troppo distanM dal ritenere iniziato un reale processo di integrazione. Le floHe sono il fulcro del sistema, ma il solo faHo di dover ancora discutere nel 2015 la centralità della figura del fleet manager è indicaMva di quanto siamo lontani dall’eccellenza. L’importante è non mollare e lavorare per migliorare le cose. PARTNERS SPONSORED BY Non mollare mai Fleet Manager § 
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A volte un vincitore è semplicemente un sognatore che non ha mai mollato. (Nelson Mandela) Soltanto una cosa rende impossibile un sogno: la paura di fallire. (Paulo Coelho) §  Nel mezzo delle difficoltà nascono le opportunità. (Albert Einstein) PARTNERS SPONSORED BY PARTNERS SPONSORED BY Domande e forse risposte o se preferite chiamatela pure …. Q & A Sessione PARTNERS SPONSORED BY AHP