Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
ALLEGATO 5 - CODICE ETICO
COOU - CONSORZIO OBBLIGATORIO
DEGLI OLI USATI
Ed.
Rev.
1
0
Data
emissione
Motivo dell’emissione/revisione del documento
09/11/2010 Prima emissione: Approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione del 09/11/10
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
1/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
INDICE
PREMESSA.......................................................................................................................................................................... 3
1.
2.
3.
PRINCIPI GENERALI .............................................................................................................................................. 3
1.1.
Destinatari e ambito di applicazione del codice etico ........................................................................................... 3
1.2.
Principi etici di riferimento ...................................................................................................................................... 4
NORME DI COMPORTAMENTO............................................................................................................................ 5
2.1.
Norme di comportamento con i consorziati ........................................................................................................... 5
2.2.
Norme di comportamento con i fornitori ............................................................................................................... 5
2.3.
Norme di comportamento con i clienti ................................................................................................................... 7
2.4.
Norme di comportamento con i dipendenti ........................................................................................................... 7
2.5.
Norme di comportamento con collaboratori, consulenti esterni, terzi................................................................ 8
2.6.
Norme di comportamento con la Pubblica Amministrazione e le Istituzioni Pubbliche ..................................... 9
2.7.
Norme di comportamento con tutti gli altri interlocutori ..................................................................................... 9
2.7.1.
Rapporti con Autorità Giudiziarie .................................................................................................................... 9
2.7.2.
Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni .......................................................... 10
2.7.3.
Rapporti con i mass media............................................................................................................................. 10
2.7.4.
Contributi e sponsorizzazioni ......................................................................................................................... 10
TRASPARENZA DELLA CONTABILITÁ E CONTROLLI INTERNI ............................................................................... 11
3.1.
Registrazioni contabili ............................................................................................................................................ 11
3.2.
Controlli interni....................................................................................................................................................... 11
4.
USO DEGLI ASSET AZIENDALI ............................................................................................................................. 11
5.
SALUTE SICUREZZA E AMBIENTE ........................................................................................................................ 12
ALLEGATO 1 – Dichiarazione di responsabilità e di assenza di conflitti di interesse .................................................. 13
ALLEGATO 2 – Dichiarazione e clausola risolutiva da inserire nei contratti con i terzi............................................... 14
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
2/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
PREMESSA
Il Consorzio Obbligatorio degli Oli Usati (COOU) è stato istituito con D.P.R. 691/82 in attuazione della direttiva comunitaria
439/75, che sensibilizzava gli stati membri ad adottare tutte le misure necessarie a prevenire problemi di inquinamento. La
missione del Consorzio è quella di massimizzare la raccolta in tutta Italia degli oli lubrificanti usati e di avviarli ad una corretta
eliminazione al fine di conseguire uno scopo socialmente rilevante: la salvaguardia dell’ambiente dalla dispersione di un rifiuto
pericoloso.
Il Consorzio è caratterizzato da un modello organizzativo pubblico-privato. Il soggetto pubblico detiene la responsabilità di
indirizzo e controllo, mentre il conseguimento degli obiettivi e la responsabilità gestionale sono affidati ad una struttura privata,
chiamata ad operare senza fini di lucro attraverso una gestione quanto più possibile efficace ed economica.
In sintesi i compiti del Consorzio sono:
• sensibilizzare l’opinione pubblica sui temi della raccolta e dell’eliminazione degli oli usati;
• assicurare ed incentivare la raccolta degli oli usati ritirandoli dai detentori e dalle imprese autorizzate;
• eseguire la raccolta dai detentori che ne facciano richiesta nelle provincie ove manchi e risulti insufficiente o economicamente
difficoltosa la raccolta rispetto alle quantità immesse al consumo;
• selezionare gli oli usati alle imprese autorizzate alla loro eliminazione;
• cedere gli oli usati alle imprese autorizzate alla loro eliminazione;
• proseguire e incentivare lo studio, la sperimentazione e la realizzazione di nuovi processi di trattamento e di impiego
alternativi;
• operare nel rispetto dei principi di concorrenza, di libera circolazione dei beni, di economicità della gestione nonché della
tutela della salute e dell’ambiente da ogni inquinamento dell’aria, delle acque e del suolo;
• annotare ed elaborare tutti i dati tecnici relativi alla raccolta ed eliminazione degli oli usati e comunicarli annualmente ai
Ministeri che esercitano il controllo corredati da una relazione illustrativa;
• assicurare ai rigeneratori, nei limiti degli oli usati rigenerabili raccolti e della produzione dell’impianto, i quantitativi di oli
richiesti a prezzo equo e, comunque, non superiore al costo diretto della raccolta.
1. PRINCIPI GENERALI
1.1. Destinatari e ambito di applicazione del codice etico
L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per il Consorzio e caratterizza i comportamenti di tutta la sua
organizzazione.
Le norme del Codice si applicano senza eccezione a tutti i dipendenti del Consorzio e a tutti coloro che operano per il
conseguimento degli obiettivi del Consorzio.
In particolare, nel dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, a titolo esemplificativo:
• i comportamenti del Consiglio di Amministrazione e del Presidente si ispirano ai principi del Codice nel fissare le regole del
Consorzio;
• i dirigenti danno concretezza ai valori ed ai principi contenuti del Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e
verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo;
• i dipendenti adeguano le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni del Codice;
• i collaboratori e tutti i terzi in generale, nei rapporti con il Consorzio, uniformano la propria condotta e le proprie pratiche
professionali al Codice.
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
3/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
Il Codice Etico intende:
• definire ed esplicitare i valori ed i principi che informano la propria attività ed i rapporti con dipendenti, collaboratori,
consorziati, istituzioni ed in generale con ogni altro portatore d’interesse;
• indicare i principi di comportamento alla cui osservanza sono tenuti i destinatari del presente Codice;
• responsabilizzare coloro che operano nella sfera di azione del Consorzio in ordine all’osservanza di detti principi, nell’ottica
del sistema sanzionatorio previsto dai rispettivi contratti (per raccolta, trasporti, stoccaggio, vendite, etc.) che assicuri
l’effettività e l’efficacia del presente Codice.
Le verifiche delle eventuali inadempienze rispetto a quanto previsto nel Codice Etico saranno poste in capo all’Organismo di
Vigilanza del Consorzio.
Il Consorzio assicurerà:
• la massima diffusione del Codice presso i dipendenti;
• l’approfondimento e l’aggiornamento del Codice al fine di adeguarlo all’evoluzione della sensibilità civile e delle normative di
rilevanza per il Codice stesso;
• la messa a disposizione di ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento circa l’interpretazione e l’attuazione delle
norme contenute nel Codice;
• lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice o di riferimento;
• la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie;
• che nessuno possa subire ritorsioni di qualunque genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice o delle
norme di riferimento.
1.2. Principi etici di riferimento
Il Consorzio e tutti coloro che vengono coinvolti, a qualsiasi titolo, nell’esercizio dell’impresa, sono chiamati a rispettare i seguenti
principi generali:
• Legalità – Rispetto delle leggi, regolamenti, provvedimenti amministrativi ed in generale delle disposizioni normative
applicabili alle singole fattispecie.
• Eguaglianza ed imparzialità – Ogni proposta, decisione, azione è adottata a prescindere da ogni discriminazione di età, sesso,
razza, etnia, nazionalità, opinioni politiche e/o credo religioso.
• Onestà – Il Consorzio si astiene dal compimento di atti illegali, illeciti, e comunque non conformi al comune senso di
rettitudine dell’onore e della dignità.
• Correttezza – Il Consorzio mantiene un contegno irreprensibile, agendo secondo diligenza e buona fede rispettando gli
impegni assunti.
• Lealtà – Con specifico riferimento al principio di lealtà, particolare rilievo assumono il dovere di perseguire l’interesse del
Consorzio e, conseguentemente, evitare le situazioni di conflitto di interessi. Nella conduzione di qualsiasi attività, funzione
e/o ruolo devono prevalere gli interessi che costituiscono la missione del Consorzio. A tale riguardo, nel caso in cui venga
coinvolto in una determinata operazione un soggetto portatore di un interesse che sia, per sé o per altri, in conflitto, anche
potenziale, con l’interesse del Consorzio, questi ha l’obbligo di segnalarlo e di astenersi dal compimento di detta operazione.
• Trasparenza – Il Consorzio fornisce ai propri interlocutori le notizie ed i chiarimenti necessari ed opportuni, assicurando verità
di informazione, trasparenza di azione e piena credibilità.
• Affidabilità – Il Consorzio assicura ai propri interlocutori il rispetto degli impegni presi e la corrispondenza tra quanto
inizialmente prospettato e quanto successivamente attuato, salvo circostanze sfavorevoli e/o imprevedibili, non imputabili
alla condotta aziendale, promuovendo l’instaurazione di un rapporto di piena fiducia.
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
4/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
• Responsabilità – Il Consorzio giudica essenziale che i titolari delle funzioni aziendali si assumano le proprie responsabilità nei
confronti dei terzi, per i servizi resi e per le prestazioni effettuate. A tal fine utilizza la delega quale strumento idoneo alla
crescita professionale ed utile a responsabilizzare i titolari delle funzioni aziendali, ponendo particolare attenzione a che la
delega non venga strumentalizzata per giustificare disinteresse o abuso di posizione a vantaggio del delegante.
• Rispetto reciproco - Il rispetto reciproco è requisito essenziale comune a tutti coloro che intrattengono rapporti di qualunque
tipo con il Consorzio. Non sono tollerate prepotenze, minacce o comportamenti volti a condizionare le azioni altrui in senso
contrario alla legge o al presente Codice Etico né condotte ingiuriose o, comunque, lesive delle convinzioni e delle preferenze
morali e personali di ciascuno.
• Riservatezza – Il Consorzio assicura riservatezza delle informazioni e dei dati personali acquisiti nello svolgimento della propria
attività, in conformità alla Legge 196/2003. Allo stesso modo, tutti coloro che vengono coinvolti nell’esercizio dell’impresa
non possono utilizzare le notizie e/o i dati aziendali per fini non inerenti allo svolgimento della propria attività.
Il Consorzio si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri dipendenti e ai terzi, generate o acquisite all’interno e
nelle relazioni d’affari, e ad evitare ogni uso improprio di queste informazioni.
Ogni dipendente potrà acquisire e trattare solo i dati necessari e opportuni per le finalità connesse alle sue funzioni e dovrà
conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne possano prendere conoscenza. In ogni caso il
dipendente dopo essersi assicurato circa la divulgabilità delle informazioni, dovrà associare i dati stessi con modalità tali che
qualsiasi soggetto autorizzato ad avervi accesso possa agevolmente trarne un quadro il più possibile preciso, esauriente e
veritiero.
• Cooperazione – Il Consorzio promuove la cooperazione e la reciproca collaborazione riconoscendo il valore delle risorse
umane impiegate nell’attività aziendale, allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio professionale di ciascun
dipendente o collaboratore.
• Tutela dell’ambiente e della sicurezza – Il Consorzio tutela l’ambiente e garantisce la sicurezza sul luogo di lavoro in
ottemperanza alle disposizioni della legislazione vigente.
• Equità ed integrità nei rapporti con la P.A. – Nella gestione di qualsiasi rapporto o contratto con esponenti delle Pubbliche
Amministrazioni deve essere garantita equità di trattamento e integrità di condotta, nel pieno rispetto delle funzioni
istituzionali. Il Consorzio respinge ogni pressione, favoritismo, trattamento “particolare” volto all’ottenimento di benefici non
dovuti o gratuiti nell’interesse personale di chi opera, del soggetto pubblico e/o dello stesso Consorzio.
• Qualità – Il Consorzio orienta la propria attività ai più elevati standard di qualità dei propri servizi.
2. NORME DI COMPORTAMENTO
2.1. Norme di comportamento con i consorziati
Il Consorzio si impegna a fornire ai consorziati, consapevole dell’importanza del loro ruolo, informazioni accurate, veritiere e
tempestive, e a migliorare le condizioni della loro partecipazione alle decisioni societarie.
Costituisce impegno del Consorzio tutelare e accrescere il valore della propria attività, a fronte dell’impegno posto dai consorziati
con i loro contributi e/o investimenti, attraverso la valorizzazione della gestione, il perseguimento di elevati standard negli
impieghi produttivi e la tutela del patrimonio di qualsiasi entità del costituito. Il Consorzio garantisce parità di trattamento a tutte
le categorie di consorziati, evitando comportamenti preferenziali.
2.2. Norme di comportamento con i fornitori
Il Consorzio, nei rapporti con i fornitori si ispira ai principi di trasparenza, eguaglianza, lealtà e concorrenza.
In particolare i dipendenti del Consorzio, nei rapporti con i fornitori, devono:
• osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei rapporti con i fornitori;
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
5/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
• ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare il soddisfacimento delle esigenze dei clienti in termini di qualità del
prodotto;
• osservare e rispettare, nei rapporti di fornitura, le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste;
• osservare i principi di trasparenza e completezza di informazione nella corrispondenza con i fornitori;
• rifiutare di ricevere denaro o altra utilità o beneficio da parte di chiunque diverso dal Consorzio per l’esecuzione di un atto del
proprio ufficio o contrario ai doveri d’ufficio;
• rifiutare di dare, direttamente o indirettamente, omaggi o altre regalie. La ricezione di omaggi e regalie è consentita,
eccezionalmente, per beni di modico valore;
• evitare senza possibilità di deleghe di subire qualsiasi forma di condizionamento da parte di terzi estranei sia per l’assunzione
di decisioni e/o l’esecuzione di atti relativi alla propria attività lavorativa.
Il dipendente che riceve omaggi, o altra forma di beneficio, non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia, dovrà
assumere ogni opportuna iniziativa al fine di rifiutare detto omaggio o altra forma di beneficio ed informare il proprio diretto
superiore.
Il Consorzio è la prima agenzia ambientale italiana dedicata alla raccolta differenziata, e tutti i processi di acquisto sono
improntati alla tutela dell’immagine del Consorzio stesso.
A tal fine, le funzioni che partecipano a detti processi devono:
• riconoscere i fornitori in possesso dei requisiti necessari, pari opportunità di partecipazione alla loro selezione;
• verificare, anche attraverso idonea documentazione, che i fornitori dispongano di mezzi, risorse finanziarie e soprattutto
strutture organizzative, capacità, know-how e sistemi di qualità adeguate alle esigenze e all’immagine del Consorzio.
In particolare, nei contratti con i fornitori istituzionali, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono:
• dichiarazioni del fornitore circa il possesso dei requisiti organizzativi, del know-how e di risorse adeguate alle esigenze e
all’immagine del Consorzio, nonché relativi all’esistenza e effettiva attuazione di adeguati sistemi di qualità aziendale;
• la possibilità di effettuare ispezioni presso le unità produttive o le sedi operative dell’impresa fornitrice, al fine di verificare il
soddisfacimento dei requisiti richiesti;
• la possibilità di evitare i progetti vincolanti di lungo periodo basati su contratti a breve termine che necessitano continui
rinnovi con revisione dei prezzi oppure contratti di consulenza senza un adeguato trasferimento di know-how.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, il Consorzio predispone:
• la separazione dei ruoli – laddove concretamente possibile – tra l’unità che richiede la fornitura e l’unità che stipula il relativo
contratto;
• istruzioni operative che regolamentano il dovere di documentare adeguatamente le scelte adottate (c.d. “tracciabilità”);
• la conservazione delle informazioni e dei documenti ufficiali relativi alla selezione dei fornitori, nonché dei documenti
contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti e richiamati nelle procedure interne di acquisto;
• istruzioni operative che regolamentano i casi in cui i pagamenti possano essere effettuati a soggetti diversi rispetto a quelli
che hanno ceduto il bene o prestato il servizio, nonché i casi in cui i pagamenti possano essere effettuati a favore di soggetti
esteri o su conti correnti accessi presso istituti di credito esteri.
È compito del Consorzio portare a conoscenza dei fornitori il contenuto del presente Codice Etico.
Le violazioni dei principi generali del Codice Etico comportano dei meccanismi sanzionatori, tesi, fra l’altro, ad evitare reati contro
la Pubblica Amministrazione. In particolare, nei singoli contratti di fornitura sono espressamente previste specifiche dichiarazioni
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
6/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
in ordine alla conoscenza ed all’osservanza, da parte del fornitore, dei principi contenuti nel Codice Etico, nonché clausole
risolutive espresse azionabili dal Consorzio in caso di violazione di tali principi.
2.3. Norme di comportamento con i clienti
Il Consorzio si impegna a soddisfare i propri clienti in adempimento agli obblighi fissati dalla normativa vigente, dal Contratto e
dagli standard di qualità prefissati. Inoltre si impegna a non discriminare i propri clienti, ad instaurare un rapporto caratterizzato
da elevata professionalità, orientato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, alla ricerca e all’offerta della massima
collaborazione. I dipendenti ed i collaboratori del Consorzio, pertanto, devono:
• osservare scrupolosamente le disposizioni del presente Codice e le procedure interne relative alla gestione dei rapporti con i
clienti;
• assicurarsi della qualità ed affidabilità del prodotto offerto, monitorando che siano pienamente conforme agli standard di
qualità previsti dalla normativa di riferimento;
• fornire al cliente ogni informazione sulle condizioni ed i termini contrattuali e su eventuali variazioni delle condizioni
economiche e tecniche;
• adottare un comportamento improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, in linea con gli standard del Consorzio,
caratterizzati dalla più alta professionalità;
• svolgere la propria attività nell’ottica di un miglioramento continuo nei rapporti con la clientela, raccogliendo con cortesia
eventuali suggerimenti o reclami da parte dei clienti ed avvalendosi a tale scopo di sistemi di comunicazione idonei e
tempestivi.
Inoltre un dipendente/collaboratore del Consorzio, che venga in possesso di informazioni inerenti ad eventuali condotte illecite
poste in essere da clienti ovvero potenziali clienti, è tenuto ad interrompere ogni rapporto in corso con le singole controparti
nonché a fornire tempestivamente adeguata informativa al CdA ed all’Organismo di Vigilanza del Consorzio. Il CdA provvederà a
valutare ogni singola segnalazione rilevata stabilendo, nel caso, appropriati interventi correttivi.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, si rilevano di seguito alcune fattispecie di illecito oggetto di potenziale segnalazione:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
riciclaggio;
finanziamento/appartenenza a gruppi o organizzazioni terroristiche;
traffico illecito di sostanze stupefacenti;
traffico illegale di armi;
favoreggiamento delle immigrazioni clandestine;
contrabbando;
corruzione nei confronti di pubblici ufficiali/incaricati di pubblico servizio;
sostegno/appartenenza ad organizzazioni criminali;
inquinamento ambientale;
sfruttamento del lavoro minorile.
2.4. Norme di comportamento con i dipendenti
Il Consorzio considera le risorse umane elemento centrale dell’organizzazione e si impegna a sviluppare le capacità e le
competenze di ciascun dipendente affinché le potenzialità e la creatività dei singoli trovi piena espressione nell’attività svolta.
Il Consorzio offre medesime opportunità di lavoro e/o crescita professionale senza discriminazione alcuna. La valutazione dei
candidati che partecipano alla selezione è incentrata sulla verifica del soddisfacimento dei requisiti professionali e
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
7/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
psicoattitudinali previsti dal profilo richiesto nel rispetto della dignità, della personalità, della sfera privata e delle opinioni del
candidato.
Non sono consentiti favoritismi o forme di clientelismo (ad esempio, chi seleziona o partecipa alla selezione non deve trovarsi in
una situazione di conflitto di interessi con il candidato).
Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel pieno rispetto della legge e del CCNL applicato, favorendo
l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di Lavoro.
Il Consorzio offre le medesime opportunità di carriera a coloro che risultino in possesso delle caratteristiche richieste per
l’accesso a funzioni, incarichi e/o profili superiori, senza discriminazione alcuna e sulla base di criteri meritocratici, di competenza
professionale acquisita e, comunque, sulla base di parametri strettamente professionali.
Il Consorzio considera la formazione del personale e l’aggiornamento costante su specifiche tematiche (ad esempio, sulla
sicurezza ed igiene del lavoro) esigenza irrinunciabile dell’azienda. Inoltre promuove lo spirito di squadra e di reciproca
collaborazione e si attende che i dipendenti, ad ogni livello, collaborino a mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità e
della reputazione di ciascuno.
Non sono ammessi rapporti di dipendenza gerarchica tra collaboratori che rivestono posizioni di rilievo all’interno del Consorzio e
che sono legati da vincoli di parentela.
Il Consorzio proibisce ogni e qualsiasi forma di molestia – psicologica, fisica, sessuale, nei confronti dei dipendenti, fornitori,
clienti o altri. Per molestia si intende qualsiasi forma di intimidazione o minaccia che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle
proprie funzioni ovvero l’abuso da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità (ad esempio, prestazioni o favori
personali che turbino la serenità del destinatario con obiettive implicazioni sul suo rendimento).
Inoltre, è vietato:
• la consumazione durante l’orario di lavoro e/o l’assunzione prima di svolgere l’attività lavorativa di sostanze alcoliche,
stupefacenti, allucinogene o che comunque influenzino il regolare svolgimento dell’attività lavorativa,
• il fumo nei luoghi in cui è vietato fumare.
Il Consorzio si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi e
promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti e collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto
con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori. L’inosservanza delle norme contenute nel Codice Etico comporta
l’applicazione delle misure disciplinari previste dal contratto collettivo nazionale.
2.5. Norme di comportamento con collaboratori, consulenti esterni, terzi
Ogni dipendente del Consorzio, in relazione alle proprie funzioni, avrà cura di:
• osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei rapporti con i collaboratori esterni
del Consorzio, comunque denominati, consulenti, rappresentanti, agenti, ecc.;
• selezionare accuratamente persone e imprese qualificate, con ottima reputazione e caratterizzate da una integrità morale
ineccepibile;
• contattare tempestivamente il proprio diretto superiore in caso di eventuali violazioni del Codice Etico da parte dei
collaboratori e consulenti esterni;
• menzionare espressamente, in tutti i contratti di collaborazione, l’obbligo di attenersi ai principi del Codice Etico, sanzionando
l’eventuale inosservanza di tali principi con la previsione della facoltà per il Consorzio di risolvere il contratto.
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
8/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
2.6. Norme di comportamento con la Pubblica Amministrazione e le Istituzioni Pubbliche
I rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Istituzioni Pubbliche è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali preposte e
autorizzate, nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni normative e dei regolamenti applicabili e non può in alcun
modo compromettere l’integrità e la reputazione del Consorzio. Per questo motivo è necessario che venga raccolta la
documentazione relativa ai contratti con la Pubblica Amministrazione.
Ai fini del presente Codice, per “Pubblica Amministrazione” si deve intendere qualsiasi ente pubblico, agenzia amministrativa
indipendente, persona – fisica o giuridica – che agisce in qualità di pubblico ufficiale o in qualità di incaricato di pubblico servizio.
Nei confronti di dipendenti della Pubblica Amministrazione o di funzionari che agiscono per conto della Pubblica
Amministrazione, vale quanto segue:
• non sono ammesse pratiche di corruzione attiva o passiva o comportamenti collusivi di qualsiasi natura o in qualsiasi forma;
• non è consentito offrire denaro o compiere atti di cortesia commerciale (come omaggi o forme di ospitalità) a dirigenti,
funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o loro parenti, salvo che si tratti d’uso di modico valore, che non
possono essere in alcun modo interpretate come strumento per ricevere favori illegittimi, e comunque nel rispetto delle
procedure interne;
• è proibito effettuare pagamenti, anche indiretti, a funzionari pubblici e a terzi in genere per ottenere trattamenti più
favorevoli o influenzare un atto d’ufficio a determinare favori illegittimi (si considerano atti di corruzione sia i pagamenti
illeciti ad enti o loro dipendenti, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di tali enti);
• è vietato inoltre promettere opportunità d’impiego, vantaggi o altre utilità.
Qualsiasi violazione, ovvero il semplice tentativo commesso dal Consorzio o da terzi, va segnalata tempestivamente alle funzioni
interne competenti.
Nei rapporti istituzionali il Consorzio si impegna a:
• instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali a livello
internazionale, comunitario e territoriale;
• rappresentare gli interessi e le posizioni del Consorzio in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di
natura collusiva. Tutti i contratti con gli interlocutori istituzionali avvengono esclusivamente tramite referenti che abbiano
ricevuto esplicito mandato dal management aziendale.
Nella gestione dei rapporti con Autorità Amministrative il Consorzio si impegna a non negare, nascondere, manipolare o ritardare
alcuna informazione richiesta dalle stesse nelle loro funzioni ispettive, e a collaborare attivamente nel corso delle procedure
istruttorie.
2.7. Norme di comportamento con tutti gli altri interlocutori
2.7.1.
Rapporti con Autorità Giudiziarie
Con la Magistratura e le Autorità di Pubblica Sicurezza deve essere assicurata sempre massima correttezza e collaborazione; in tal
senso, gli amministratori ed i dipendenti coinvolti nel corso di accertamenti ed ispezioni da parte delle Autorità competenti
devono adottare un comportamento veritiero e fornire ai rappresentanti incaricati del Consorzio informazioni corrette ed
accurate.
Nei rapporti con i suddetti soggetti è inoltre vietato promettere, erogare o ricevere favori, somme e benefici di qualsiasi natura
allorché siano finalizzati ad ottenere vantaggi personali o per il Consorzio.
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
9/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
In sede di gestione di procedimenti giudiziari in cui è coinvolto il Consorzio o un suo dipendente sono tassativamente vietati
pagamenti o compensi, sotto qualsiasi forma, offerti, promessi od effettuati direttamente o per il tramite di una persona fisica o
giuridica per favorire o danneggiare una parte in un processo civile, penale o amministrativo.
Inoltre, in tale ambito, è tassativamente vietato:
• indurre taluno, mediante violenza o minacce ovvero offrendo o promettendo denaro o altra utilità, a non rendere
dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all'autorità giudiziaria;
• aiutare taluno ad eludere le investigazioni dell’autorità giudiziaria ovvero a sottrarsi alle ricerche di questa.
Pertanto il Consorzio stabilisce che gli amministratori ed i dipendenti del Consorzio siano tenuti a:
• astenersi dal porre in essere condotte volte ad ostacolare il corso della giustizia;
• nel caso di controversie legali, indagini, inquisitorie e reclami, cooperare pienamente con le autorità inquirenti in merito ad
ogni richiesta e – in tale ambito - fornire informazioni veritiere;
• inviare, tempestivamente, all’Organismo di Vigilanza un apposito flusso di reporting al fine di informarlo in merito ai rapporti
intercorsi con le autorità giudicanti, inquirenti e le forze dell’ordine.
2.7.2.
Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni
Il Consorzio non eroga contributi, diretti od indiretti e sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni
politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli dovuti in base a normative specifiche. Si astiene da qualsiasi
pressione diretta o indiretta ad esponenti politici (ad esempio, tramite accettazioni di segnalazioni per le assunzioni, contratti di
consulenza) e non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto d’interessi.
Gli amministratori e i dipendenti del Consorzio, a loro volta, non possono svolgere attività politica – esclusa quella sindacale –
durante l’orario di lavoro, o utilizzare beni e attrezzature del Consorzio a tale scopo; dovranno inoltre chiarire che le eventuali
opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali e non rappresentano, pertanto, l’opinione del Consorzio.
2.7.3.
Rapporti con i mass media
Le informazioni istituzionali verso l’esterno da parte del Consorzio devono essere veritiere e trasparenti. I rapporti con i mass
media sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali a ciò delegate.
I dipendenti del Consorzio non possono fornire informazioni istituzionali a rappresentanti dei mass media né impegnarsi a
fornirle senza l’autorizzazione del Presidente del Consorzio.
2.7.4.
Contributi e sponsorizzazioni
Il Consorzio può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente
senza scopo di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di elevato valore culturale, sociale o benefico o, in ogni caso,
che coinvolgano la collettività.
Le attività di sponsorizzazione, possono riguardare i temi del sociale e in particolar modo dell’ambiente e sono destinate solo ad
eventi che offrano garanzia di qualità o per i quali il Consorzio può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne
originalità ed efficacia.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, il Consorzio presta particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di
interessi di ordine personale o aziendale (ad esempio, rapporti di parentela con i soggetti interessati o legami con organismi che
possano, per i compiti che svolgono, favorire in qualche modo l’attività del Consorzio).
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
10/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
Inoltre, nell’ambito di attività finalizzate all’organizzazione di eventi, alla predisposizione di brochure informative da presentare al
pubblico nonché alla pubblicazione di ricerche e studi, è vietata la messa a disposizione e la diffusione di opere dell'ingegno
protette, o di parte di queste, senza le necessarie autorizzazioni da parte della SIAE.
3. TRASPARENZA DELLA CONTABILITÁ E CONTROLLI INTERNI
3.1. Registrazioni contabili
La trasparenza contabile si fonda sulla veridicità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni
contabili. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché tutti i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e
tempestivamente nella contabilità.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
• l’agevole registrazione contabile;
• l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
• la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto ed è compito di ogni
dipendente far si che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.
Nessuno può effettuare qualunque tipo di pagamento nell’interesse della Società in mancanza di adeguata documentazione di
supporto.
I dipendenti e i collaboratori del Consorzio – questi ultimi nella misura in cui siano a ciò deputati – che venissero a conoscenza di
omissioni, falsificazioni o trascuratezze nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto, sono tenuti a riferirne
tempestivamente al proprio superiore.
3.2. Controlli interni
La politica del Consorzio è diffondere a tutti i livelli una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli e
dall’assunzione di una mentalità orientata all’esercizio del controllo. L’attitudine verso i controlli deve essere positiva per il
contributo che questi danno al miglioramento dell’efficienza.
Per “controlli interni” si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell’impresa con
l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure, proteggere i beni, gestire efficacemente le attività e fornire dati
contabili e finanziari accurati e completi.
La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa;
conseguentemente tutti i dipendenti del Consorzio nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del
corretto funzionamento del sistema di controllo e devono custodire responsabilmente i beni aziendali, siano essi materiali o
immateriali, strumentali all’attività svolta e a non farne un uso improprio.
4. USO DEGLI ASSET AZIENDALI
La gestione e l’uso di asset aziendali devono essere ispirati a principi di integrità, correttezza e responsabilità; in particolare, tutto
il personale dipendente è tenuto a rispettare e salvaguardare i beni di proprietà del Consorzio, nonché ad impedirne l’uso
fraudolento o improprio.
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
11/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
Gli strumenti informatici messi dal Consorzio a disposizione del personale devono essere utilizzati esclusivamente per il miglior
svolgimento dell’attività lavorativa e con modalità tali da non arrecare pregiudizio al Consorzio ed al suo sistema informativo. In
particolare è vietata:
• qualunque attività finalizzata a manomettere i sistemi di protezione dei sistemi informatici aziendali e di qualunque ente con
il quale il Consorzio intrattiene rapporti di lavoro;
• creare / modificare / cancellare fraudolentemente dati di terzi;
• l’accesso abusivo alla intranet di terzi al fine di acquisire informazioni riservate;
• la detenzione di password di accesso a siti di terzi;
• l’installazione fraudolenta di dispositivi per intercettazioni di comunicazioni di terzi;
• la diffusione, tramite la rete aziendale, di programmi illeciti o virus;
• danneggiare strumenti di commercio elettronico di terzi;
• l’acquisizione e l’utilizzo di strumenti informatici (funzionali ad attività commerciali) privi di licenza d'uso.
Telefoni e altri strumenti di comunicazione forniti dal Consorzio sono di proprietà della stesso e devono essere utilizzati solo a
scopi lavorativi. Il Consorzio consente un moderato utilizzo dei sistemi di posta elettronica per fini personali, fermo restando che
l’uso della posta elettronica è prioritariamente riservato alle comunicazioni di lavoro.
5. SALUTE SICUREZZA E AMBIENTE
Nell’ambito delle proprie attività, il Consorzio è impegnato a contribuire allo sviluppo e al benessere della collettività in cui opera
perseguendo l’obiettivo di garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti, dei collaboratori esterni, dei clienti e delle comunità
interessate dalle attività stesse e di ridurre l’impatto ambientale. In particolare il Consorzio contribuisce attivamente alla
promozione finalizzata alla protezione ambientale e alla salvaguardia delle risorse che lavorano mediante attività di
comunicazione per informare i cittadini e le aziende ed orientarli ad assumere comportamenti ambientali corretti.
Le campagne di informazione hanno essenzialmente l’obiettivo di migliorare la raccolta degli oli usati e sensibilizzare la
collettività sui rischi ambientali e le conseguenze sulla salute.
Il Consorzio, consapevole del proprio ruolo istituzionale, si impegna nell’adozione di strategie volte al miglioramento dei risultati
nel campo della protezione e gestione dell’ambiente, concentrando gli sforzi sulla prevenzione dell’inquinamento e la
minimizzazione dei rischi ambientali, operando in linea con i seguenti principi:
• progettare e realizzare nuovi processi di trattamento e di impiego alternativo dell’olio usato per combattere l’inquinamento,
ridurre gli impatti ambientali, prevenire possibili eventi accidentali, salvaguardare la salute e la sicurezza dei dipendenti e
dell’intera collettività;
• garantire il rispetto della legislazione ambientale e di sicurezza vigente e il costante aggiornamento sugli sviluppi del
panorama legislativo e normativo ambientale;
• sensibilizzare, formare e addestrare opportunamente i vari livelli del personale per ottenere il coinvolgimento di tutte le
risorse umane, al fine di raggiungere elevati tenori di professionalità e qualità delle prestazioni sulle tematiche di sicurezza,
ambiente e salute, perseguendo la crescita della consapevolezza e del senso di responsabilità dell’intero Consorzio;
• instaurare e mantenere un dialogo, sostenuto dall’impegno alla massima collaborazione, con le realtà locali, la Pubblica
Amministrazione con gli enti rappresentativi, con le strutture societarie e con qualunque altra parte interessata, sia interna
che esterna, attraverso una comunicazione periodica, chiara e trasparente delle strategie aziendali e dei risultati conseguiti in
materia di sicurezza, salute e tutela dell’ambiente.
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
12/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
ALLEGATO 1 – Dichiarazione di responsabilità e di assenza di conflitti di interesse
Il sottoscritto, dipendente del COOU con qualifica di ______________, dichiara di conoscere il contenuto del D.Lgs 231/01 e del
Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dal Consorzio, volto a prevenire i reati previsti dal citato Decreto.
Il sottoscritto dichiara che:
• non ha posto in essere azioni non in linea con il Codice Etico;
• non si è mai trovato in situazioni tali da configurare un conflitto di interessi nell’ambito di rapporti intrattenuti con
rappresentanti di Pubbliche Amministrazioni, italiane o estere;
• ha sempre rispettato i poteri di delega ed i limiti di firma stabiliti;
• ha rispettato le procedure del Consorzio e gli obblighi di informativa all’Organismo di vigilanza, riportati nel presente Codice
Etico.
Il sottoscritto conferma inoltre di non essere venuto a conoscenza di elementi tali da dover essere comunicati all’Organismo di
vigilanza in quanto capaci di influire sull’adeguatezza, completezza ed efficacia del Codice Etico e la sua effettiva applicazione.
In fede
Nome e cognome ……………………………………..
Data ………………………………………………………….
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
13/14
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex
D.Lgs. 231/01
Allegato 5 – Codice Etico
ALLEGATO 2 – Dichiarazione e clausola risolutiva da inserire nei contratti con i terzi
Il sottoscritto, in qualità di legale rappresentante della Società ______________, dichiara di essere a conoscenza delle
disposizioni di cui al Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, e successive integrazioni, nonché delle norme del Codice Etico e di
quelle previste dal Modello 231 del Consorzio in relazione al presente incarico.
Il sottoscritto, a nome della Società rappresentata, si impegna - pertanto - a tenere un comportamento in linea con il suddetto
Codice Etico e con il Modello, per le parti applicabili, e comunque tale da non esporre il Consorzio al rischio dell’applicazione delle
sanzioni previste dal suddetto Decreto Legislativo.
L’inosservanza di tale impegno da parte del sottoscritto costituirà grave inadempimento contrattuale e legittimerà il Consorzio a
risolvere il presente contratto con effetto immediato, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 1456 Cod. Civ., fermo restando il
risarcimento dei danni.
In fede
Nome e cognome ………………………………………….
Qualifica …………………………………………..…………..
Data ……………………………………………………………..
Sede Legale e amministrativa:
Via Virgilio Maroso n. 50 – 00142 Roma
Intranet/Modello 231
Doc. Cod.
MOG231
Ed.
1
Rev.
0
Pagina
14/14