Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
ARCHIVIO DI STATO DI FOGGIA
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PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
•
•
•
in formato PDF
entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
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PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
ARCHIVIO DI STATO DI FOGGIA
Firma del responsabile della candidatura
-3-
PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
ARCHIVIO ON LINE
Responsabile:
Cognome: IAZZETTI
Nome: VIVIANO
Telefono: 0881.708620 E-mail: [email protected]
Ruolo: Direttore dell’Archivio di Stato di Foggia
Referente:
Cognome: CARUSO
Nome: ENRICO
Telefono: 0881.721696 E-mail: [email protected]
Ruolo: Funzionario amministrativo economico-finanziario
Durata dell’intervento in mesi : 12
Periodo di realizzazione:
da 1/1/2009
a 31/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
Ammontare complessivo: €.............................................................……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€........................................................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………………………………………..
[x]Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
[x] è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie appropriate
(es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
[x] altro (specificare) iniziativa del proponente per migliorare il servizio all’utenza ed
ottimizzare l’impiego del personale.
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
[x]
sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Il piano proposto si rivolge non solo all’utenza ma anche al miglioramento
dell’organizzazione interna dell’ufficio ed in tal senso è già stato realizzato un progetto di
miglioramento dei servizi (adottato successivamente in forma stabile) che consente il
pagamento immediato delle indennità accessorie al personale e che ha portato ad un
elevato grado di soddisfazione di tutto il personale.
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
-5-
[x] altro (specificare) Esigenza di migliorare il rapporto con gli utenti e rendere più
funzionale l’organizzazione del servizio di Sala di studio modulando la presenza di
personale alla quantità di materiale archivistico richiesto in consultazione e monitorando in
tempo reale la movimentazione ed il controllo della documentazione messa a disposizione
degli studiosi.
1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
L’organizzazione del servizio di Sala di studio evidenzia alcuni momenti di criticità:
1 – tempi di attesa prolungati per la fornitura dal materiale archivistico che è collocato in
locali di deposito molto vasti, spesso lontani dalla Sala di studio o addirittura in plessi
sussidiari situati in altre zone della città;
2 – esigenza di adeguare il numero di personale da adibire al servizio di Sala di studio in
rapporto alle utenze previste ed alle richieste di materiale archivistico effettuate;
3 - esigenza di vigilare sul materiale archivistico al fine di evitare sottrazioni e dispersioni
(la vigilanza sul materiale d’archivio dato in consultazione agli utenti si attua attraverso il
controllo diretto in Sala di studio e il controllo mediato attraverso il sistema di
videosorveglianza. La novità del progetto consiste nel memorizzare in un database ogni
fascicolo preso in consultazione dagli studiosi nel tempo in modo tale da risalire, in caso di
sottrazione o dispersione del documento, a colui che lo ha avuto in consultazione l’ultima
volta);
4 - bisogno di monitorare costantemente le presenze degli studiosi e la movimentazione del
materiale archivistico richiesto in consultazione.
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
[x]
[x]
[x]
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
Sono stati interpellati e coinvolti nella progettazione i funzionari responsabili del servizio di
Sala di studio.
E’ stato sentito il personale che dovrà predisporre gli applicativi software, per ottenere
pareri sul grado di fattibilità del progetto, ed il personale che dovrà allestire lo schedario
informatico degli studiosi.
E’ stato informato il personale che sarà impegnato nella digitazione dei testi degli inventari
dei fondi archivistici.
Tutto il personale è motivato ad affrontare la “sfida” rappresentata dal PdM e misurarsi con
le nuove tecnologie.
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2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
[x] dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
non è stata necessaria una indagine vera e propria tra gli utenti ma, essendo il
miglioramento continuo del servizio di sala di studio una delle missioni principali
dell’Ufficio, si è pensato di intervenire ulteriormente in questo settore potendo
migliorarne la funzionalità con l’applicazione di tecnologie informatiche.
dati di funzionamento (specificare quali):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
[x] Altro (specificare)
In relazione al secondo obiettivo del progetto (quello interno) si è tenuta presente la
mission dell’Ufficio che è la messa a disposizione degli studiosi del materiale
d’archivio ma al tempo stesso la conservazione e la tutela del materiale medesimo.
Sia la conservazione che la tutela manifestano delle criticità che con il progetto si
tenta di affrontare e risolvere.
-7-
TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
del problema:
cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
[x] della soluzione:
[x] coinvolgere il personale
[x] utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
[x] ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
-8-
1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Il piano prevede due tipi di obiettivi: uno esterno ed uno interno.
Quello esterno si propone di migliorare, con l’ausilio di tecnologie informatiche, l’accesso
degli utenti alla documentazione d’archivio eliminando i tempi di attesa.
Quello interno, articolato in tre sub-obiettivi, ha lo scopo di:
-
ottimizzare la gestione del personale;
-
migliorare il controllo e la tutela della documentazione d’archivio;
-
realizzare il monitoraggio dell’utenza e della movimentazione dei “pezzi” d’archivio
sia per fini statistici e amministrativi che - chiudendo il cerchio - per ottimizzare la
gestione del personale.
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
Entrambi gli obiettivi, sia quello esterno che quello interno, prevedono un iter unico e
coordinato di realizzazione essendo gli stessi interconnessi tra loro.
La progressione degli obiettivi intermedi, meglio illustrati nel piano delle attività, è la
seguente:
1 – realizzazione del collegamento delle Sedi dell’Ufficio al Sistema pubblico di connettività;
2 – predisposizione da parte del personale di applicativi excel e acces per la
memorizzazione digitale dei testi degli inventari e degli strumenti di ricerca presenti nelle
Sale di studio dell’Archivio;
3 – predisposizione da parte del personale di applicativi excel e acces per la formazione
dello Schedario degli studiosi e della Banca dati del materiale archivistico consultato;
4 – creazione Schedario degli studiosi e Banca dati del materiale archivistico;
5 – memorizzazione digitale dei testi degli inventari e degli strumenti di ricerca presenti
nelle Sale di studio dell’Archivio. (Poiché l’Archivio di Stato di Foggia dispone di circa 200
strumenti di ricerca è impensabile pensare di poterli acquisire tutti digitalmente con
wordprocessor o database nell’arco temporale previsto per il progetto. Si è pensato, quindi,
di riservare la digitazione dei testi agli inventari più importanti e di riprodurre 50 con
scanner. Negli anni successivi si potrà procedere al completamento dell’operazione).
6 – riversamento sul sito web dell’Ufficio degli inventari dei fondi archivistici;
7 – predisposizione di un’organizzazione del lavoro flessibile per adeguarla alle esigenze
dell’utenza;
8 – creazione, da parte del personale dell’Ufficio, sul sito istituzionale dell’Archivio, di un
form per la richiesta on-line del materiale archivistico per la consultazione;
9 – attività di comunicazione (sul sito dell’Ufficio, per posta elettronica, direttamente nelle
Sale di studio) relativa all’attivazione del servizio richiesta on-line;
-9-
11 - attivazione servizio;
12 – periodo di sperimentazione;
13 – verifica risultati del periodo di sperimentazione;
14 – eventuali aggiustamenti;
15 – attuazione definitiva;
16 – analisi ex post delle attività realizzate.
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento
OBIETTIVO ESTERNO:
Miglioramento dei servizi erogati e della soddisfazione degli utenti di Sala di studio.
Indicatore A: eliminazione (o riduzione massima possibile) dei tempi di attesa
mediante la prenotazione on-line del materiale d’archivio.
Risultato atteso: riduzione tempi di attesa del materiale archivistico per la
consultazione
Indicatore: tempo medio su base annua per la fornitura di materiale d’archivio agli
studiosi: 15 minuti
Target: – 80%.
Indicatore B: aumento degli utenti soddisfatti grazie all’utilizzo della prenotazione del
materiale d’archivio on-line rispetto alla prenotazione nella modalità tradizionale.
Risultato atteso: miglioramento della soddisfazione degli utenti
Indicatore: aumento degli utenti soddisfatti a distanza di 4 mesi dall’inizio del
servizio (con questionario prima e dopo)
Target: + 50%.
OBIETTIVO INTERNO:
Ottimizzare la gestione del personale.
Indicatore: soddisfazione del personale consapevole di essere utilizzato al meglio.
Risultato atteso: miglioramento della soddisfazione del personale
Indicatore: riduzione delle assenze del personale adibito ai turni di Sala di studio
Target: - 20% sul totale delle assenze dell’anno 2008
Migliorare il controllo e la tutela del materiale d’archivio.
Indicatore: controllo veloce del materiale archivistico eventualmente sottratto o
disperso.
Risultato atteso: miglioramento dell’attività di tutela
Indicatore: tempi rapidi per individuare l’utente o gli utenti che hanno avuto a
disposizione il materiale archivistico eventualmente sottratto o disperso
Target: -95% sui tempi impiegati attualmente (una settimana) consultando gli
schedoni degli studiosi
Migliorare il monitoraggio e le statistiche relative agli utenti ed alla documentazione
d’archivio movimentata.
Indicatore: ricerca veloce di dati per monitoraggi e statistiche.
- 10 -
Risultato atteso: miglioramento del sistema di ricaccio dati
Indicatore: riduzione dei tempi per la formulazione di monitoraggi e statistiche
Target: - 90% su 3 giorni (tempo medio attualmente impiegato per ricaccio dati
relativi alle Sale di studio)
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
1 - Collegamento delle Sale di Studio dell’Archivio al Sistema pubblico di connettività;
2 - digitalizzazione generale degli inventari e di tutti gli strumenti di ricerca dell’Archivio
(realizzazione dell’archivio informatico);
3 - realizzazione di una banca dati degli studiosi e dei documenti consultati;
4 - razionale distribuzione del personale per adeguarlo alle esigenze dell’utenza;
5 - soddisfazione del personale nel vedersi parte attiva ed essenziale di un processo di
miglioramento dell’organizzazione dell’ufficio e dei servizi resi alla collettività.
______________________________________________________________________________
- 11 -
2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività
Fasi
Connessione
S.P.C.
Attività
Output attesi
Indicatori di realizzazione
al L’Archivio con l’apporto dell’Amministrazione centrale dei Beni culturali ed Tutte le Sedi Si stima in 20/30 giorni il tempo
ambientali realizza la connessione al S.P.C. ed attiva l’interconnessione dell’Ufficio
necessario per realizzare la
delle Sale di studio dell’Ufficio
entrano in rete
connessione
Allestimento
Preparazione applicativi di excel e/o acces per la formazione dello
software utili alla Schedario degli studiosi e della collegata Banca dati del materiale
realizzazione del archivistico consultato
progetto
Preparazione applicativi di excel e/o acces per la digitazione dei testi degli
inventari dei fondi archivistici.
(si fa ricorso a questi applicativi per consentire, in una fase successiva, di
effettuare anche delle ricerche di tipo onomastico o toponomastico).
Mettere
a L’allestimento degli applicativi
disposizione del non deve superare i 30 giorni
personale
coinvolto
nel
progetto
gli
strumenti
informatici per
operare
Creazione
Schedario
studiosi
Sostituire
gli Compilazione di
schedoni
200 schede studiosi al mese x 3
cartacei con un operatori x 5 mesi
database
Totale
3000
schede
da
compilare.
Dotare l’ufficio Compilazione di
di
uno 200 schede “pezzi” consultati
strumento
di dagli studiosi al mese x 3
ricerca
operatori x 5 mesi
immediata dei Totale
3000
schede
da
dati
compilare.
Attività di memorizzazione dati relativi agli studiosi
Creazione Banca Attività di memorizzazione dati relativi al materiale archivistico consultato
dati
materiale
archivistico
consultato
Memorizzazione Attività di memorizzazione dati riguardanti gli strumenti di ricerca
digitale
strumenti
di
ricerca
- 12 -
Creazione
dell’Archivio
informatico
Compilazione di 1 inventario al
mese x 4 operatori per 5 mesi
Totale inventari compilati n. 20
Scannerizzazion Scannerizzazione di un quarto del totale degli inventari, oltre quelli digitati Creazione
e strumenti di ex novo
dell’Archivio
ricerca
informatico
Aggiornamento
Gli strumenti di ricerca acquisiti digitalmente vengono riversati sul sito web Migliorare
sito
internet dell’Ufficio.
l’offerta del sito
dell’Ufficio
dell’Archivio
con
la
consultazione
on-line
degli
inventari
Creazione
on-line
L’operazione richiede tempi
ristretti
(15/20 giorni)ed è
associata a quella relativa alla
creazione del form on-line
form Il personale crea sul sito dell’Ufficio un form per consentire agli studiosi di Prenotazione
prenotare on-line la documentazione da consultare in Archivio
on-line
del
materiale
archivistico
Contrattazione
organizzazione
del lavoro
Attraverso la contrattazione decentrata con le Organizzazioni sindacali si Modulazione del
realizza una organizzazione del lavoro flessibile
personale alle
esigenze
del
servizio
Attività
di Si promuove e si pubblicizza il nuovo sistema di accesso alla
comunicazione
documentazione d’archivio attraverso il sito stesso dell’Ufficio, la posta
elettronica degli studiosi abituali, i media e direttamente informando gli
utenti in Sala di studio
Attivazione
servizio
Scannerizzazione di 5 inventari
al mese x 2 operatori x 5 mesi
Totale
50
inventari
scannerizzati
Pubblicizzazion
e più ampia
possibile
del
nuovo servizio
offerto
dall’Archivio
del Si comincia, in via sperimentale, ad attivare il servizio: si ricevono le Riduzione
dei
prenotazioni on-line e si dà riscontro per posta elettronica circa la tempi di attesa
disponibilità in consultazione del materiale richiesto
per
la
consultazione e
soddisfazione
dell’utenza
- 13 -
Non è possibile quantificare
con esattezza i tempi necessari
date le molteplici variabili in
essere. In ogni caso si prevede
di non superare i 30 giorni.
Circa 30 giorni
Verificare il grado di utilità del
PdM attraverso il numero delle
richieste on-line pervenute
In questa fase iniziale le
richieste dovrebbero avere uno
sviluppo progressivo a
cominciare da 15 richieste nel
primo mese
Valutazione
itinere
in Dopo un periodo sperimentale di tre mesi si verifica l’andamento del Testare l’attività L’autovalutazione sarà positiva
se al termine del terzo mese le
di
progetto
richieste saranno superiori a 90
miglioramento
Apporto
aggiustamenti
Modulare il progetto per superare eventuali criticità riscontrate
Attuazione
definitiva
Si dà corso effettivo al progetto
Valutazione
post
ex Formulazione di un giudizio complessivo sull’efficacia del progetto attuato
- 14 -
Migliorare
la Ad un riscontro inadeguato
funzionalità del delle richieste si potrà far
progetto.
fronte con una intensificazione
dell’attività promozionale
Piena
funzionalità dl
progetto
Feedback sulla Il progetto risulta positivo se il
validità
del numero delle richieste on-line è
progetto
superiore a quelle effettuate
direttamente in Sala di studio
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
Target
riduzione tempi di attesa del tempo medio su base annua – 80%.
materiale archivistico per la per la fornitura di materiale
consultazione
d’archivio agli
studiosi:
15 minuti
miglioramento
della aumento degli utenti soddisfatti + 50%
soddisfazione degli utenti
a distanza di 4 mesi dall’inizio
del
servizio
(con
questionario prima e dopo)
miglioramento
della riduzione delle assenze del
soddisfazione del personale
personale adibito ai turni di
Sala di studio
miglioramento dell’attività di tempi rapidi per individuare
tutela
l’utente o gli utenti che hanno
avuto a
disposizione
il
materiale
archivistico
eventualmente
sottratto
o
disperso
- 20% sul totale delle
assenze
dell’anno
2008
-95%
sui
tempi
impiegati
attualmente
(una
settimana)
consultando
gli
schedoni
degli studiosi
miglioramento del sistema di riduzione dei tempi per la - 90% su 3 giorni
ricaccio dati
formulazione di monitoraggi e (tempo
medio
statistiche
attualmente
impiegato
per
ricaccio dati relativi
alle Sale di studio)
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
[x] Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
29
- 15 -
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Direttore
Compiti
Coordinamento e verifica fasi di
attuazione del progetto. Gestione
sito web dell’Ufficio
Funzionari di Sala studio Attuazione progetto nelle Sale di
studio dell’Archivio
Personale informatico ed Realizzazione
programmi
esecutivo
applicativi di excel e acces.
Realizzazione schedario studiosi e
Banca
dati
dei
documenti
consultati
Personale addetto alla Digitazione testi degli inventari e
digitazione dei testi degli scannerizzazione inventari
inventari
ed
alla
scannerizzazione
degli
inventari
dei
fondi
archivistici
Personale addetto al Movimentazione
materiale
prelievo
ed
alla archivistico
ricollocazione a posto dei
documenti
per
la
consultazione
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
di
altri
soggetti
Gg/impegno
n. 1 x 240 gg.
n. 9 x 210 gg.
n. 3 x 210 gg.
n. 6 x 150 gg.
n. 10 x 150gg.
(personale
di
altri
uffici
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Collaborazione fornita dall’Amministrazione centrale del Ministero per i Beni e le attività
culturali per attivare la connessione delle Sedi dell’Ufficio alla rete del Sistema pubblico di
connettività.
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
______________________________________________________________________________
- 16 -
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
La realizzazione del progetto è attuata con la supervisione diretta del Direttore dell’Ufficio.
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Il Direttore promuove e coordina la predisposizione degli applicativi informatici per
procedere alle fasi successive del progetto.
Si avvale della collaborazione dei funzionari, distribuiti nelle tre Sale di studio dell’Istituto
(Sala di studio di Palazzo Dogana e Sala di studio della Sede sussidiaria di Viale Francia a
Foggia e Sala di studio della Sezione di Archivio di Stato a Lucera) per seguire l’andamento
dei lavori di digitazione e scannerizzazione degli inventari e dell’immissione dati nelle
banche dati relative agli studiosi ed al materiale archivistico consultato.
Attivato il servizio prenotazione on-line, i funzionari delle Sale di studio curano la
corrispondenza elettronica con gli studiosi.
- 17 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Il piano di miglioramento prevede diverse fasi da realizzare in tempi diversi, ognuna
consequenziale all’altra. Il responsabile del progetto verificherà in base alla quantificazione
dei tempi previsti nel cronogramma se le tappe di avvicinamento agli obiettivi finali sono
rispettate. Procede anche ad effettuare verifiche a campione della funzionalità dei database
creati.
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
Si prevede di promuovere e pubblicizzare il nuovo sistema di accesso alla documentazione
d’archivio attraverso il sito stesso dell’Ufficio, la posta elettronica degli studiosi abituali, i
media e direttamente informando gli utenti in Sala di studio. Per divulgare i risultati ottenuti
si prevede di adottare le stesse forme di comunicazione e di pubblicare le risultanze sulla
Rivista della Direzione regionale dei Beni culturali e paesaggistici.
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si
ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell’iniziativa.
Le principali problematiche che si prevede di incontrare sono quelle che derivano dalla
elevata quantità di dati da memorizzare in un arco di tempo molto breve. La soluzione che
si intende adottare è quella di limitare la digitazione di testi degli strumenti di ricerca ai soli
inventari più importanti (circa il 15% del totale) e memorizzare gli altri con scanner. Ma
anche con questa soluzione il lavoro da affrontare è gravoso e richiede un impegno molto
consistente da parte del personale.
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
Il piano prevede una sua prosecuzione negli anni seguenti onde poter immagazzinare tutti i
dati relativi agli strumenti di ricerca e consentire così agli utenti di effettuare a distanza (ma
anche dalle postazioni informatiche che saranno allestite in ogni Sala di studio) delle
ricerche improntate a criteri sia onomastici che toponomastici.
- 18 -
Archivio di Stato di Foggia - Concorso premiamo i risultati
ATTIVITA'
CRONOGRAMMA
FASI
gen.o9 feb.o9 marz.o9 apr.o9
L’Archivio
con
l’apporto
dell’Amministrazione
centrale
dei
Beni
culturali
ed
ambientali
realizza
la
connessione
al
S.P.C.
ed
attiva
l’interconnessione delle Sale di studio
dell’Ufficio
1 Connessione al S.P.C.
Allestimento
software
2 realizzazione del progetto
utili
3 Creazione Schedario studiosi
Preparazione applicativi di excel e/o acces
per la formazione dello Schedario degli
studiosi, della
Banca dati del materiale
alla archivistico consultato e per la digitazione
dei testi degli inventari
Attività di memorizzazione dati relativi agli
studiosi
Creazione
Banca
dati
materiale
4 archivistico consultato
Memorizzazione
digitale
strumenti
di
5 ricerca
Attività di memorizzazione dati relativi al
materiale archivistico consultato
Attività di memorizzazione dati riguardanti
gli strumenti di ricerca
6 Scannerizzazione strumenti di ricerca
Scannerizzazione degli inventari che nel
primo anno di realizzazione non sarà
possibile digitare ex novo
7 Aggiornamento sito internet dell’Ufficio
Gli
strumenti
di
ricerca
acquisiti
digitalmente vengono riversati sul sito web
dell’Ufficio.
8 Creazione form on-line
Il personale crea sul sito dell’Ufficio un form
per consentire agli studiosi di prenotare online la documentazione da consultare in
Archivio
9 Contrattazione organizzazione del lavoro
Attraverso la contrattazione decentrata con
le Organizzazioni sindacali si realizza una
organizzazione del lavoro flessibile
10 Attività di comunicazione
Si promuove e si pubblicizza il nuovo
sistema di accesso alla documentazione
d’archivio
attraverso
il
sito
stesso
dell’Ufficio,
la
posta
elettronica
degli
studiosi abituali, i media e direttamente
informando gli utenti in Sala di studio
11 Attivazione del servizio
Si comincia, in via sperimentale, ad attivare
il servizio: si ricevono le prenotazioni online
e
si
dà
riscontro
che
materiale
archivistico è stato predisposto per la
consultazione
13 Apporto aggiustamenti
Dopo un periodo sperimentale di tre mesi si
verifica l’andamento del progetto
Modulare il progetto per superare eventuali
criticità riscontrate
14 Attuazione definitiva
Si dà corso effettivo al progetto
15 Valutazione ex post
Formulazione di un giudizio complessivo
sull’efficacia del progetto attuato
12 Valutazione in itinere
- 19 -
mag.o9 giug.o9
lug.o9 ag.o9 sett.o9
ott.o9
nov.o9
dic.o9