AVVISO DI INDAGINE DI MERCATO
Concessione di servizi ai sensi di quanto previsto dall'art.
30 del Dig. 163/06 e ss.mm.ii
OGGETTO: CONCESSIONE DELLA ORGANIZZAZIONE ,GESTIONE E DEI SERVIZI
CORRELATI ALLA ORGANIZZAZIONE DELLA 63° EDIZIONE DEL CONGRESSO IAC
(Congresso Astronautico Internazionale) A NAPOLI- IAC 2012 L'International Astronautical Federation
e senza scopo di lucro, fondata nel 1951.
(IAF) è un'organizzazione internazionale non governativa
L1 Federazione incoraggia il progresso delle conoscenze sullo Spazio e lo sviluppo e l'applicazione
delle risorse spaziali per il beneficio dell 'Umanità.
Essa svolge un ruolo importante nella diffusione delle informazioni, e nel fornire una significativa rete
mondiale di esperti nello sviluppo e utilizzo dello spazio. Il principale obiettivo dello IAF è quello di
affrontare tutti i temi legati alla Cultura dello Spazio, creando così evoluzione della stessa cultura
spaziale, promuovendone le attività di diffusione, organizzando workshop con esperti di fama
mondiale e programmandone le attività con l'obiettivo di creare sviluppo tecnologico pro futuro
dell'Umanità.
Ogni anno, dal 1951, la Federation (IAF), insieme ai suoi soci, l'Accademia Internazionale di
Astronautica (IAA) e l'Istituto Internazionale di Diritto Spaziale (IISL), organizza l'International
Astronautical
Congress (IAC). Il Congresso costituisce l'attività più conosciuta della IAF ed è
ospitato da una delle istituzioni nazionali membri della IAF stessa, ed ha una durata di circa una
settimana.
Lo IAC è riconosciuto come la prima conferenza internazionale sulle attività spaziali, dispone di una
serie di eventi di assoluto rilievo quali, tra le altre, le conferenze plenarie, durante le quali i leader
spazio di primo piano ed esperti da tutto il mondo discutono di argomenti di grande attualità e
interesse. In tali occasioni, inoltre, in circa 120 sale e 50 sessioni interatti ve sono presentati più di
1.600 documenti tecnici su programmi spaziali e sulle attività di ricerca in tutto il mondo. Una copia
di tali documenti è fornita a tutti i partecipanti al Congresso su supporto DVD. Lo IAF mantiene un
archivio on-line (www.iac2011.com) con i documenti del passato Congresso e le presentazioni per
fornire ai membri con un record storico delle attività spaziali a livello mondiale.
Dopo una selezione competitiva internazionale, l'organizzazione e gestione della 63° edizione ( 1-5
Ottobre 2012 ) del Congresso lAC è stata affidata all'Italia, presso la città di Napoli, accogliendo la
proposta avanzata dall' Agenzia Spaziale Italiana (membro dello IAF) in sinergia con il Comune di
Napoli, la Regione Campania, la Provincia di Napoli, il Ministero dell'Università e della Ricerca, ed
il Polo High Tech di Napoli. L'ASI, quindi, avrà in carico tutta l'organizzazione del Convegno, dalla
promozione dello stesso presso le fiere di settore che anticipano l'evento del 2012 fino alla chiusura
dello stesso con una sintesi dei dati del convegno medesimo.
L'Agenzia Spaziale Italiana, nell' intento di investigare lo scenario dei possibili operatori economici
(Professional Congress Organizer) in possesso di competenze tecniche ed organizzative adeguate alla
specificità dell' insieme delle attività/servizi da erogare intende avviare una indagine volta ad acquisire
la conoscibilità e la disponibilità di soggetti componenti il mercato dei servizi per le attività in oggetto
cui, eventualmente,
affidare in concessione,
l'esecuzione
dell' intero processo
relativo
all'organizzazione, gestione e servizi correlati all'evento nonché alla gestione degli incassi derivanti,
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al netto delle somme da retrocedere allo IAF (in nome e per conto di ASI).
Le principali attività complessive previste, in sintesi, sono le seguenti:
Strutture / attività / servizi messi a disposizione del concessionario (direttamente o tramite
propri partners) dall' Agenzia concedente:
•
Nome di dominio relativo al sito web del Convegno
•
Rapporti con l'IAF, ai fini della fornitura al Concessionario di tutte le necessarie informazioni
e specifiche di responsabilità dell' IAF
Attività e forniture da assicurare da parte del Concessionario:
•
Fornitura ad ASI di tutta la documentazione e dei progetti esecutivi, nel rispetto delle
specifiche di capitolato tecnico (che verrà reso disponibile, qualora l'ASI intenda proseguire la
procedura, unitamente alla richiesta di offerta) nonchè dei tempi del crono programma quali,
ad esempio:
piano commerciale degli stand con Aziende, Istituzioni e Organizzazioni, con
definizione dei relativi contratti
definizione e qualificazione delle Aree Tematiche con il coinvolgimento di Aziende,
Istituzioni e Organizzazioni
definizione del palinsesto degli eventi, interno ed esterni al sito espositivo, inerenti
Aziende, Istituzioni e Organizzazioni
piano di attrattività dell'Evento (valorizzazione del turismo, coinvolgimento scuole,
promozione territoriale, ... )
piano di licensing e merchandising per l'Evento (es.: canali di distribuzione, supplier
management, etc, ... )
pianificazione economico-finanziaria
Piano di sponsorizzazione ( descrizione, obiettivi, target interno ed esterno,
individuazione degli sponsor, controprestazioni e benefit offerti allo sponsor, canali
di comunicazione, piano economico-finanziario, tempistica di realizzazione,
strumenti di monitoraggio dei risultati)
definizione della strategia di pricing per gli spazi espostivi dell'Evento (la strategia di
ticketing è già predefinita ).
•
Sviluppo e messa in esercizio del sito web del convegno, avente le prestazioni specificate in
capitolato tecnico, a partire dalla data iniziale specificata in convenzione, e per tutta la durata
della convenzione medesima
•
Organizzazione e messa a disposizione di tutte le strutture e infrastrutture necessarie allo
svolgimento del Convegno quali, ad esempio:
organizzazione di tutti gli eventi sociali connessi alla manifestazione (colazioni di
lavoro, coffee breaks, cene sociali, gala dinner, attività per accompagnatori, gadgets,
opening and closing cerimony, etc.)
sviluppo, pianificazione ed assistenza alle operations dell'Evento con particolare
riferimento ai servizi per il visitatore (prenotazioni alberghiere, viaggi, visite
turistiche, etc.)
project management delle attività dell'evento e dell'esperienza di visita
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organizzazione di tutti gli eventi connessi al congresso scientifico (allestimento e
insonorizzazione sale, sistema informatico di video proiezione, sistema informativo
integrato per il pubblico, atti conferenza, etc.)
nel rispetto delle specifiche di capitolato tecnico nonchè dei tempi del crono programma.
•
Esazione delle quote di adesione del pubblico al convegno, secondo le modalità specificate in
capitolato tecnico, e nel rispetto di ogni legislazione e normativa fiscale applicabile
•
Commercializzazione degli spazi espositivi, nel rispetto delle specifiche di Capitolato, ivi
inclusa l'adeguata pubblicità e l'esazione dei corrispettivi
•
Esercizio operativo, durante tutta la durata del Convegno, ivi incluse le fasi di preparazione e
smantellamento strutture, nel rispetto delle specifiche di capitolato tecnico
•
Elaborazione dei consuntivi di esercizio (utilizzando i sistemi e modelli di controllo specificati
nel documento che verrà reso disponibile, qualora l'ASI intenda proseguire la procedura,
unitamente alla richiesta di offerta) e determinazione dei corrispettivi da retrocedere a IAF
(prede terminati mediante una componente minima garantita ed una componente variabile in
base alle risultanze effettive), secondo le modalità specificate nel suddetto documento.
Tutte le suddette attività, e comunque, tutte le attività eventualmente affidate al Concessionario,
dovranno essere svolte in pieno accordo con ASI che si riserva di avvalersi di strutture di supporto
esterne (e.g. il LOC -Local Organizing Committee).
A titolo meramente indicativo, si riportano di seguito alcuni probabili elementi di ricavi e costi di
progetto:
i ricavi ipotizzati presunti ( ca. € 2.800.000,00 IVA esclusa) includono: vendita biglietti, affitto spazi
espositivi (escluso spazi riservati al Concedente), sponsorizzazioni da parte di terzi (privati o
pubblici), vendita di spazi pubblicitari, vendita di pacchetti logistici (viaggi e/o alberghi), ricavi sui
servizi offerti.
I costi da considerare devono anche includere: il corrispettivo per la fornitura della location (meglio
specificata nel seguente paragrafo); la quota parte dei ricavi derivati dalla vendita dei biglietti dovuta
a IAF (calcolata con un criterio progressivo comunque mai superiore al 50.
Si sottolinea che la location del Convegno è definita, essendo stata identificata nella Mostra
d'Oltremare di Napoli. Più in particolare, le condizioni speciali di fornitura della location, ai fini
esclusivi di questo Convegno, sono in via di negoziazione da parte del Concedente, sconteranno un
contributo straordinario delle Istituzioni locali coinvolte e corrispondono ad un layout predeterminato,
la cui stima economica non dovrebbe superare la somma di ca € 580.000,00 IVA esclusa. Tali
condizioni verranno dettagliatamente specificate, qualora l'ASI intenda proseguire la procedura, in
sede di richiesta di offerta.
In corso d'opera, potranno essere decise variazioni di layout, cui potranno corrispondere eventuali
variazioni del corrispettivo per la Mostra d'Oltremare. Tali variazioni potranno essere effettuate su
richiesta del Concedente, o su giustificata istanza da parte del Concessionario, previa concordanza del
Concedente con eventuale conseguente ripristino dell' equilibrio finanziario rispetto al caso base
individuato in sede di affidamento.
Alla selezione per l'individuazione dei soggetti da invitare all'eventuale procedura, ai sensi degli artt.
30 comma 3 del D.lgs. 163/06 e ss.mm.ii., per l'affidamento della concessione in parola possono
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partecipare i soggetti che abbiano significativa e comprovata esperienza professionale, desumibile dal
curriculum.
Si ribadisce, inoltre, che per la eventuale successiva selezione, sarà richiesto anche lo sviluppo di un
proprio business pIan relativo ad una gestione autonoma dei ricavi derivanti dalle quote di iscrizione
al congresso, da stand espositori e da pubblicità a copertura dei costi di organizzazione e gestione del
Congresso.
Il peo dovrà, quindi, dimostrare di essere in grado di quantificare
opportunità imprenditoriali associate a tale ipotesi contrattuale .
correttamente
il rischio e le
. In particolare i candidati dovranno dimostrare i seguenti requisiti minimi:
a. essere in possesso di certificazione di qualità in corso di validità (certificazione EN
ISO 9001, rilasciato dai soggetti di accreditamento di cui all'art. 40 comma 31ett. a)
del Dlgs. 163/06 e sS.mm.ii. ) relativo ad attività di progettazione, realizzazione
organizzazione e gestione di congressi, eventi, stand e allestimenti fieristici - o
similare;
b. avere conseguito nel triennio 2008-2010, un fatturato globale complessivo non
inferiore ad € 8.000.000,00 oltre IVA
c. avere conseguito, nel triennio 2008 - 2010, un fatturato complessivo, nel settore
oggetto del presente avviso (organizzazione e gestione di eventi di rilievo
internazionale), non inferiore ad € 4.000.000,00 oltre IVA;
d. disporre, all'interno della propria organizzazione, di esperti nella comunicazione
istituzionale e/o designer od architetti con comprovata esperienza di ideazione e
progettazione di attività consimili per conto di istituzioni nazionali o internazionali o
industrie pubbliche o private europee;
e. essere in possesso di almeno due referenze bancarie rilasciata da primario Istituto di
credito operante negli Stati membri della U.E. che possa attestare l'idoneità finanziaria
ed economica dell'impresa al fine dell 'assunzione del servizio in oggetto;
Gli interessati possono presentare la propria candidatura, in previsione di un eventuale e successiva
procedura per l'affidamento dei servizi/attività di cui alle premesse, corredata dalla seguente
documentazione:
A) Dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR n. 445/2000, attestante l'insussistenza di
alcuna delle cause di esclusione di cui all'art. 38, comma l del d.lgs. n. 163/2006, la regolarità
contributiva ed assicurativa nonché l'insussistenza di ogni altra situazione che determini
l'esclusione dalle gare di appalto elo l'incapacità di contrarre con la pubblica amministrazione;
B) Dichiarazione,
attestato:
G.
resa ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR n. 445/2000, con la quale venga
l'iscrizione, per attività rispondente a quella oggetto del presente affidamento, al
registro delle imprese o in uno dei registri professionali o commerciali dello stato
di residenza in conformità a quanto previsto dall'articolo 39 del D.Lgs. n. 163/2006
e s.m.i., con l'indicazione delle generalità dell'impresa (denominazione, forma
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b.
c.
d.
e.
f.
giuridica, sede, oggetto sociale - compatibile con l'oggetto della presente gara numero e data di iscrizione presso il registro stesso, durata, indicazione dei legali
rappresentanti e delle altre cariche sociali, indicazione del direttore/responsabile
tecnico, degli eventuali soggetti cessati dalla carica nell' anno antecedente),
l'attestazione che l'Impresa non si trova in stato di fallimento, liquidazione coatta,
cessazione di attività e che non ha presentato domanda di concordato preventivo,
l'indicazione antimafia;
essere in possesso di certificazione di qualità in corso di validità (certificazione EN
ISO 9001, rilasciato dai soggetti di accreditamento di cui all'art. 40 comma 3lett. a)
del Dlgs. 163/06 e sS.mm.ii. ) relativo ad attività di progettazione, realizzazione
organizzazione e gestione di congressi, eventi, stand e allestimenti fieristici - o
similare .;
di avere conseguito nel triennio 2008-2010, un fatturato globale complessivo non
inferiore ad € 8.000.000,00 oltre IV A;
di avere conseguito, nel triennio 2008 - 2010, un fatturato complessivo, nel settore
oggetto del presente avviso (organizzazione e gestione di eventi di rilievo
internazionale), non inferiore ad € 4.000.000,00 oltre IVA;
di disporre, all'interno della propria organizzazione, di esperti nella comunicazione
istituzionale e/o designer od architetti con comprovata esperienza di ideazione e
progettazione di attività consimili per conto di istituzioni nazionali o internazionali
o industrie pubbliche o private europee;
di essere in possesso di almeno due referenze bancarie (che dovranno essere
trasmesse, eventualmente, in sede di presentazione di offerta) rilasciata da primario
Istituto di credito operante negli Stati membri della U .E. che possa attestare
l'idoneità finanziaria ed economica dell'impresa al fine dell'assunzione del servizio
in oggetto;
C) Sintetico curriculum professionale (datato e sottoscritto dal legale rappresentante del soggetto
richiedente) relativo all'attività svolta nel triennio precedente alla data di pubblicazione del
presente avviso. Si considera nel triennio anche la parte dei servizi/attività ultimata ed
approvata nello stesso periodo nel caso di servizi/attività iniziati in epoca precedente. Dovrà
essere precisato, per ogni attività indicata:
C.l.
C.2.
C.3.
CA.
C.5.
C.6.
la tipologia dell'attività;
il livello dell' attività eseguita/svolta (ideazione/ progettazione/ realizzazione);
data di effettuazione dell'attività;
importo fatturato per i servizi/attività effettuate;
caratteristiche tecniche dei servizi/attività effettuate;
indicazione dei destinatari
D) Fotocopia di un valido documento di riconoscimento del sottoscrittore.
E' possibile partecipare all'eventuale procedura negoziata in RTI e/o Consorzio (per la mandataria
minimo 60% e per le mandanti minimo 10%).
In tale evenienza ciascun componente del costituendo RTVConsorzio dovrà produrre (nei contenuti e
nei modi indicati nell'avviso) le documentazioni/autodichiarazioni
richieste unitamente all'impegno,
sottoscritto dai legali rappresentanti di ogni componente, a costituirsi, in caso di affidamento, in
RTVConsorzio conferendo ad uno di essi mandato collettivo speciale con rappresentanza. Le
auto dichiarazioni dovranno essere corredate dalla copia del documento di riconoscimento, in corso di
validità, del sottoscrittore.
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Si precisa che ciascun soggetto può comparire, autonomamente o quale componente di un
raggruppamento o consorzio in una sola candidatura pena l'esclusione di tutte le candidature
coinvolte.
Si precisa, comunque, che non sono previste graduatorie, attribuzioni di punteggio o altre classifiche
di merito in quanto la finalità del presente avviso è quello di acquisire la conoscibilità e la
disponibilità di soggetti componenti il mercato dei servizi in oggetto.
L'acquisizione della candidatura, inoltre, non comporterà l'assunzione di alcun obbligo specifico
da parte dell' ASI, che non assume alcun vincolo in ordine alla prosecuzione della propria attività
negoziale, né l'attribuzione al candidato di alcun diritto in ordine al conferimento del contratto.
Si fa presente che, qualora l'ASI intenda procedere con la procedura
negoziata per
l'affidamento
del contratto in parola, nella lettera di richiesta di offerta saranno meglio
specificate le condizioni contrattuali, il dettaglio di tutte le prestazioni/attività
da effettuare e
sarà precisato quali ulteriori documenti dovranno essere prodotti per la verifica dei requisiti
dichiarati.
L'affidamento del contratto sarà effettuato sulla base dei criteri di aggiudicazione
specificati nella richiesta di offerta
che verranno
La manifestazione di interesse alla partecipazione, e la documentazione sopraindicata, dovrà essere
contenuta in un unico plico sigillato sul quale dovrà essere riportata la seguente dicitura:
NON APRIRE
Indagine di mercato per affidamento, in concessione, dell'esecuzione
dell'intero
processo
relativo all'organizzazione,
gestione e servizi correlati della 63° edizione - Ottobre 2012 - del
Congresso IAC.
Tale plico dovrà pervenire,
indirizzo:
entro e non oltre le ore 12 del giorno
.QI./J.~.I.\.\
al seguente
Agenzia Spaziale Italiana
Ufficio Protocollo
Viale Liegi 26, 00198 - ROMA
Il Responsabile del Procedimento è Dott. Fabrizio Zucchini ([email protected])
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