“Anna for Secretary”
Compiti e funzioni di un Segretario
Anna Pati
COSA PREVEDE LO STATUTO
•
Il Consiglio Direttivo elegge al proprio interno il Presidente, due Vicepresidenti, dei
quali uno Vicario, il Segretario, il Tesoriere, i quali con altri 4 componenti formano il
Comitato Esecutivo. (art.11 c.5 e c.6)
•
Nell’espletamento dei propri compiti, il Presidente è coadiuvato dal Segretario.
(art.13 c.3)
•
Tutte le cariche sociali sono quadriennali e non retribuite, fatta eventualmente
eccezione per i componenti del Collegio dei Revisori dei Conti esterni all’associazione.
(art.21 c.1)
•
Ai detentori di cariche sociali spetta esclusivamente il rimborso delle spese
effettivamente sostenute e documentate in relazione all’assolvimento dell’incarico.
(art.21 c.2)
•
Il Presidente, i Vicepresidenti, il Segretario e il Tesoriere non possono detenere la
medesima carica per più di due mandati consecutivi. (art.21 c.3)
EMERGE, DUNQUE, UN NON BEN DEFINITO AMBITO DI
OPERATIVITA’ DI TALE FIGURA, CHE SI PRESTA A SVOLGERE
PIU’ FUNZIONI IN RAGIONE DELLA REALTA’ IN CUI OPERA.
PERTANTO, A TITOLO ESEMPLIFICATIVO,
ANALIZZEREMO I COMPITI DEL SEGRETARIO IN UN AVIS
COMUNALE CON E SENZA DIPENDENTI.
Avis senza dipendenti
• Verbalizzazione dei Consigli direttivi e controllo esecuzione delle
delibere assunte negli stessi.
• Gestione della corrispondenza ordinaria e straordinaria.
• Preparazione delle comunicazioni ordinarie e straordinarie (se non
direttamente legate alla figura del Presidente).
• Stesura di eventuali dati statistici richiesti dalle Avis Superiori o dalle
istituzioni.
• Utilizzo del programma di gestione dei donatori (ASSOAVIS) per
chiamata o inserimento anagrafiche etc…
Avis con dipendenti
• Gestione dell’attività dei dipendenti e problematiche collegate.
• Verbalizzazione dei Consigli direttivi e delle riunioni di esecutivo,
controllo sull’esecuzione delle delibere assunte negli stessi.
• Preparazione delle comunicazioni straordinarie (se non direttamente
legate alla figura del Presidente) (quelle ordinarie vengono
regolarmente gestite dal personale).
• Gestione della corrispondenza straordinaria (quella ordinaria viene
regolarmente gestita dal personale).
Da quanto esposto può sembrare che il ruolo del Segretario sia
strettamente legato a mansioni di ufficio.
Occorre, invece, rilevare come il segretario per il suo ruolo nel Consiglio e
per la sua posizione di contatto con la base associativa, effettuando le
chiamate direttamente o per tramite del personale dipendente, è colui che
più di tutti può avere in mano l’organizzazione pratica dell'Associazione,
essendo nella condizione di poter raccogliere problematiche, suggerimenti
etc.
Inoltre, gestendo l'aspetto statistico delle donazioni può proporre strategie
e valutare le situazioni di criticità ricorrenti sottoponendole al Consiglio
per trovare correttivi.