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Notificazione Stato
Fattura
Tavola 1: Stato standard
Stato
Inviato
Messaggio
Questo stato restera’ invariato fino a quando la fattura sara’ stata
accoppiata al Numero d’Ordine.
Nel caso in cui la fattura non andasse a buon fine nel sistema di
Kimberly-Clark, questo stato restera’ immutato poiche’ la fattura
dovra’ essere processata manualmente dalla Contabilita’ Fornitori
(solo le fatture processate elettronicamente avranno lo stato
aggiornato). Si prega di attendere il tempo necessario per la
procedura manuale ma se la fattura non saldata risulta ancora
“inviata” vicino alla data della scadenza, contattare la Contabilita’
Fornitori per un aggiornamento.
Tavola 2: Servizio Stato Fattura
Stato
Ricevuto
Messagio
Non utilizzato da Kimberly-Clark
Accettato
Questo significa che la fattura ha soddisfatto le condizioni minime di
Kimberly Clark in quanto l’ordine per il quale e’ stata emessa fattura e’ un
ordine valido presente nel sistema OB10.
Respinto
Questo significa che il sistema OB10 ha tentato di processare la
fattura ma ha fallito uno dei controlli di validazione (un dettagliato
report di errore e’ disponibile nel sistema OB10). Ad esempio,
potrebbe essere che l’ordine per il quale il fornitore sta emettendo
fattura non sia presente nel sistema OB10 oppure sia presente con
un codice identificativo del buyer Kimberly-Clark diverso.
Se l’ordine di acquisto e’ mancante nel sistema OB10, l’indirizzo
email [email protected], puo’ essere contattato per
inserire l’ordine di acquisto mancante.
NB - Solo gli ordini di acquisto approvati verranno inviati al portale
OB10 quindi se un ordine e’ stato comunicato verbalmente ma il
fornitore non ha ricevuto copia dell’ordine, non sara’ possibile
emettere fattura a Kimberly-Clark fino al ricevimento di tale ordine..
Eccezione
Questo significa che la fattura e’ stata accoppiata con il
corrispondente ordine di acquisto ma la fattura e’ stata sospesa in
attesa di approvazione/decisione.
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Se questo appare stato,il corrispondente commento sullo stato
fattura sara’
Se si tratta di un servizio (Ordine di Acquisto inizia con
43) il pagamento verra’ bloccato fino all’approvazione
del referente che ha chiesto il servizio.
In questo caso, il referente e’ la persona da contattare per
le contestazioni.
Se si tratta di una discrepanza di quantita’ (es.:.non e’
stata ricevuta la quantita’ fatturata) il pagamento della
fattura verra’ bloccato fino alla risoluzione della
contestazione di quantita’.
Anche in questo caso solo la persona che ha richiesto la
merce puo’ risolvere la contestazione e quindi e’
necessario contattarla direttamente.
Se si tratta di una discrepanza di prezzo (es.: il fornitore
ha applicato un prezzo superiore all’ordine di acquisto),
il pagamento della fattura verra’ bloccato fino
all’approvazione del Buyer.
In questo caso e’ necessario contattare il Buyer.
Respinta
Questo significa che la fattura e’ stata inserita nel sistema contabile
di Kimberly-Clark ma che si e’ verificato un problema. Puo’ essere che
la contabilita’ Fornitori abbia eliminato la fattura, che si tratti di un
duplicato, oppure che sia stata accoppiata incorrettamente nel
sistema. Quindi e’ stata annullata e riassegnata manualmente.
Se la fattura giunge a questo stato non ci saranno piu’
aggiornamenti ed e’ necessario contattare la Contabilita’ Fornitori
per ulteriori informazioni.
Kimberly Clark respingera’ inoltre le fatture Fornitori per i
seguenti motivi (il fornitore vedra’ il relativo commento nella
sezione “Commenti stato fattura”):
La fattura contiene sia articoli di acquisto / documenti di
consegna / articoli I2 . Solo un tipo di documento puo’
essere inserito in ogni fattura.
La fattura non indica il numero di riferimento Kimberly
Clark.
L’ordine di acquisto non e’ valido.
Nessuna linea di acquisto articolo e’ incluso nella fattura.
July 2012
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Il riferimento I2 non e’ valido.
La struttura del file EDI non e’ valida.
Se la fattura risulta respinta per qualsiasi dei motivi
sopraelencati, il fornitore dovra’ emettere un OB10 per fare
annullare la fattura prima di inserire quella corretta.
Approvata
Questo significa che la fattura e’ stata correttamente accoppiata
con il corrispondente ordine di acquisto e verra’ saldata alla data di
scadenza.
Pagata
Questo significa che Kimberly Clark ha dato istruzioni per il
pagamento a mezzo bonifico - la data indicata non e’ quella di
accredito al fornitore.
Tavola 3: OB10 Messaggi Standard di Stato
Stato
Inviata
Messaggio
L’invio della vostra fattura al Buyer e’ andata a buon fine.
Accettata
Respinta
Ricevuta
La vostra fattura e’ stata ricevuta dal Buyer / non processata da
Kimberly-Clark
Eccezione
Il vostro cliente ha rilevato che ci potrebbe essere un problema con
la fattura in fase di verifica. Siete pregati di contattare il vostro
cliente in caso di dubbi su come procedere.
Respinta
Il vostro cliente ha respinto la fattura. Contattate il vostro cliente in
caso di dubbi su come procedere.
Approvata
Il vostro cliente ha approvato il pagamento della vostra fattura.
Pagata
Il vostro cliente ha pagato la fattura o autorizzato il pagamento. La
data di pagamento indica la data nella quale il pagamento e’ stato
effettuato.
July 2012