Vademecum
fatturazione
elettronica
alla P.A.
Sommario
LE NOVITÀ INTRODOTTE - pag 4
COS’È E COME SI EMETTE LA FATTURA ELETTRONICA ALLA P.A. - pag 6
ELEMENTI DELLA FATTURA ELETTRONICA - pag 8
LA TEMPISTICA DELL’ENTRATA IN VIGORE - pag 5
TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA ALLA P.A. - pag 9
ARCHIVIAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA - pag 21
Rev. novembre 2014
FIDA
3
Le novità
introdotte
Dal 6 giugno 2014, le imprese e i
3. le Pubbliche Amministrazioni.
professionisti che operano con le Pubbliche
Amministrazioni devono utilizzare la fattura
In modo indiretto, tuttavia, rientrano nel
elettronica per ottenere il pagamento
processo di fatturazione elettronica
delle proprie fatture.
anche gli intermediari (commercialisti,
Tale obbligo, inizialmente applicabile ad
associazioni di categoria, altri intermediari
alcuni soggetti pubblici, sarà generalizzato,
finanziari, imprese ITC, etc.), vale a dire
entro il 31 marzo 2015, alla totalità degli enti.
soggetti terzi ai quali possono rivolgersi
Gli attori coinvolti nel processo di fatturazione
i soggetti di cui ai precedenti punti 1 e 2).
elettronica sono:
Le fatture emesse verso la PA dovranno
1. gli operatori economici (per quel che
inoltre essere conservate elettronicamente
riguarda gli associati Fida, tutti i fornitori
per un periodo di 10 anni.
di mense, scuole, piscine pubbliche, ecc,
sono tenuti ad adeguare la propria modalità
È importante capire che adeguarsi alle
di fatturazione);
nuove disposizioni è obbligatorio se si
hanno rapporti commerciali con la Pubblica
2. il Sistema di Interscambio (cioè il
Amministrazione in quanto le fatture emesse
soggetto che riceve e successivamente
in formato cartaceo non saranno più
inoltra la fattura elettronica alla Pubblica
accettate né pagate.
Amministrazione destinataria. Al momento
è stata individuata l’Agenzia delle Entrate
quale gestore del Sistema di Interscambio
della fatturazione elettronica, che per la
gestione degli aspetti tecnici, si avvale di
SOGEI, Società Generale di Informatica
S.p.a., società che si occupa anche degli
studi di settore);
La tempistica
dell’entrata
in vigore
L’operatività dell’ obbligo della fatturazione
È possibile consultare il sito web dell’Indice
elettronica decorre con questa tempistica:
delle Pubbliche Amministrazioni all’indirizzo:
• dal 6 giugno 2014 nei confronti di
www.indicepa.gov.it
Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti nazionali
di previdenza. Afferenti a questo primo
gruppo troviamo: le forze di Polizia, i Vigili
del fuoco, del soccorso e della difesa
Obbligo dal 06 giugno 2014
Ministeri
civile (Ministero dell’Interno), l’Esercito, la
Agenzie fiscali (delle Entrate,
Marina, l’Aeronautica e l’arma dei Carabinieri
delle Dogane e del Demanio)
(Ministero della Difesa), il Corpo Forestale
INPS
dello Stato (Ministero delle Politiche Agricole,
Alimentari e Forestali) , gli istituti scolastici
(Ministero dell’Istruzione);
Casse Nazionali di Previdenza
(es. Inarcassa)
• dal 31 marzo 2015 verso tutti gli altri enti
ricompresi nel conto economico consolidato
dello Stato.
L’operatore economico può scegliere
Obbligo dal 31 marzo 2015
Regioni, Province, Comuni
ASL
di predisporre, emettere, trasmettere
Camere di Commercio
e conservare la fattura elettronica
Enti e istituzioni di ricerca
autonomamente, oppure avvalendosi di
(es. CNR, ENEA, ISTAT)
un Intermediario.
etc.
FIDA
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Cos’è e come si
la fattura elettro
La fattura elettronica destinata alla Pubblica
• aliquota, ammontare dell’imposta
Amministrazione è un file con specifiche
ed imponibile.
caratteristiche tecniche che deve:
• essere in formato XML (extensible
Imposta di bollo
markup language);
Qualora la fattura elettronica alla PA sia
• essere sottoscritto con firma elet-
soggetta all’imposta di bollo (ad esempio,
tronica qualificata/digitale da parte
per una prestazione esente da IVA) deve
dell’operatore economico;
essere riportata l’annotazione:
• contenere il codice identificativo univoco
“Imposta di bollo assolta in modo virtuale
della Pubblica Amministrazione destinataria
ai sensi del DM 17 giugno 2014”.
(codice IPA).
In pratica non è più possibile applicare
Compilazione della fattura
la marca da bollo sulla singola fattura,
ma si dovrà procedere ad un versamento
Per redigere la fattura elettronica verso
cumulativo annuale (30 aprile dell’anno
la PA è necessario utilizzare appositi
successivo a quello di emissione).
programmi che permettono di formare il
file XML indicando i seguenti dati fiscali
Dopo aver compilato la fattura è necessario
obbligatori (fino ad ora esposti sulla
procedere al salvataggio del file. Il file
fattura cartacea) ovvero:
dovrà poi essere infine firmato digitalmente
• data di emissione;
dal fornitore/prestatore con una propria
• numero progressivo della fattura;
firma digitale.
• dati identificativi del cedente/prestatore
(commerciante, artigiano, etc.) e del
Tra i principali strumenti utilizzabili per
cessionario/committente (Pubblica
apporre la propria firma sul file .XML che
Amministrazione);
costituisce la fattura elettronica alla PA
• natura, quantità, corrispettivo ed eventuali
vi sono:
sconti per la cessione del bene o per la
• Smart Card;
prestazione del servizio;
• USB Token.
emette
onica alla P.A.
Nel caso di fornitori medio/piccoli, come
SMART CARD
possono essere la maggior parte degli
associati Fida, come può avvenire per la
fattura cartacea, la fattura stessa può essere
emessa dall’intermediario in nome e per
conto del cedente/prestatore.
La fattura elettronica avente ad oggetto
cessioni di beni/prestazioni di servizi alle
Pubbliche Amministrazioni si considera
emessa elettronicamente solo nel momento
in cui viene rilasciata la ricevuta di consegna
dal Sistema di Interscambio (SDI).
Si noti che il Sistema di Interscambio può
rilasciare al soggetto che ha inviato la fattura:
USB TOKEN
1. una ricevuta di consegna, nel caso in
cui il successivo inoltro alla PA competente
abbia avuto esito positivo, ovvero
2. una notifica di mancata consegna,
nel caso in cui il successivo inoltro alla
PA competente abbia avuto esito negativo (ad esempio per problemi tecnici nel
canale trasmissivo).
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Elementi
della fattura
elettronica alla P.A.
L’Allegato A al Decreto n. 55/2013 elenca espressamente gli elementi essenziali che devono
essere contenuti nella fattura da inviare alla
Pubblica Amministrazione.
In particolare, il documento deve riportare:
• le informazioni fiscali (dati del cedente/ prestatore,
dell’operazione effettuata, etc.);
• le informazioni per la trasmissione attraverso il
Sistema di Interscambio;
• le informazioni per l’integrazione nel processo
di ciclo passivo;
• altri dati che possono risultare di interesse per le
esigenze informative concordate tra l’emittente ed il
destinatario (contatti del cedente/prestatore, dati del
documento e del DDT se presente, etc.).
Trasmissione
della
fattura elettronica
La procedura di trasmissione della
dall’invio della fattura elettronica da parte
fattura elettronica alla PA si sviluppa
del fornitore al Sistema di Interscambio.
nelle seguenti fasi:
La trasmissione del file al Sistema di
Interscambio può avvenire attraverso uno
• invio della fattura al Sistema di Inter-
dei seguenti sistemi:
scambio (SDI);
• posta elettronica certificata (ser-
• controllo della stessa da parte del SDI;
vizio PEC);
• trasmissione della fattura all’ente pubblico
• servizi web (previa stipula di appo-
da parte del SDI;
siti accordi);
• ricezione della fattura da parte della PA;
• canale internet del Sistema d’Interscambio.
• accettazione della fattura: se l’invio è
Il Sistema di Interscambio notifica
andato a buon fine, la PA interessata, dopo
all‘operatore economico o all’intermediario
averne verificato la correttezza, procede
abilitato da questi delegato le comunicazioni
infatti al pagamento.
informative sullo stato del flusso telematico,
dopo aver fatto alcune verifiche formali del
La prima fase della procedura che porterà
file inviato (ad esempio l’apposizione della
all’accettazione della fattura da parte della
firma digitale).
Pubblica Amministrazione è costituita
Tali notifiche possono consistere in una
Fatture
Operatore
economico
Intermediario
dell’operatore
economico
Ricevute
Notifiche
Fatture Validate
Sistema di
interscambio
Intermediario
della P.A.
P.A.
Notifiche
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Trasmissione della fattura elettronica
Notifica Scarto
Notifica Mancata Consegna
Identificativo Sdi: 217
Nome File: IT0123456789_00217.xml.p7m
Data Ora Ricezione: 2014-07-06T18:00:00Z
Identificativo Sdi: 217
Nome File: IT0123456789_00217.xml.p7m
Data Ora Ricezione: 2014-07-06T18:00:00Z
Descrizione: Notifica esempio
Message Id: 224466
Note: prova
Riferimento Archivio
Identificativo Sdi: 200
Nome File: IT0123456789_00217.zip
Ricevuta Consegna
Message Id: 224466
Note: prova
Lista errori
Codice
Descrizione
00200
Certificato di firma scaduto
Identificativo Sdi: 217
Nome File: IT0123456789_00217.xml.p7m
Data Ora Ricezione: 2014-07-06T18:00:00Z
Data Ora Consegna: 2014-07-06T18:01:00Z
Destinatario: AAA234 P.A.
Message Id: 224466
Note: prova
“notifica di scarto’’, riportante l’errore
tempo per inviare al sistema di interscambio
riscontrato in fase di verifica (tale situazione
una notifica di accettazione o di rifiuto; il
comporta da parte del cedente/prestatore
Sistema di Interscambio invierà a sua volta
la necessità di trasmettere una nuova
tale notifica al soggetto trasmittente.
fattura elettronica corretta), una “ricevuta
di mancata consegna” (nel caso in cui la
Successivamente, la PA procederà al
fattura elettronica abbia superato i controlli,
pagamento. Se l’Amministrazione ritiene
ma per problemi tecnici la stessa non sia
errata la fattura, può comunicare con lo
ancora stata consegnata all’Ufficio della PA
stesso sistema il rifiuto del documento
interessata), una “ricevuta di consegna”,
fiscale in oggetto.
attestante che la fattura elettronica non
In tal caso, la PA invia al SDI una notifica
presenta errori formali ed è stata, quindi,
di esito (di rifiuto) e lo stesso Sistema
presa in carico dal SDI ed inoltrata e ricevuta
provvederà ad inviarla al trasmittente.
al destinatario (PA).
L’operatore economico dovrà quindi attivarsi
per capire e risolvere il problema che ha
Le ricevute/notifiche vengono predisposte in
generato il rifiuto della PA.
formato XML. Una volta che la fattura è stata
positivamente inoltrata, l’Amministrazione
Se i 15 giorni trascorrono senza nessuna
Pubblica destinataria ha 15 giorni di
comunicazione al Sistema di Interscambio
da parte dell’Amministrazione destinataria
della fattura, il processo relativo a quella
fattura si considera concluso. In tal caso,
Notifica Esito
trasmittente e PA) una notifica di decorrenza
Identificativo Sdi: 217
Nome File: IT0123456789_00217.xml.p7m
Message Id: 224466
Note: prova
dei termini.
Esito Committente
il SDI invierà ad entrambe le parti (soggetto
Anche in questa ipotesi, la fattura è validamente emessa e l’operatore economico
potrà aspettare il relativo pagamento.
Identificativo Sdi: 217
Riferimento Fattura
Numero Fattura: 1217
Anno Fattura: 2014
Posizione Fattura: 3
Esito: EC01 (Accettazione)
Anno Fattura: 2014
Posizione Fattura: 3
Descrizione: Notifica esempio
Message Id Committente: 224466
Notifica Decorrenza Termini
Identificativo Sdi: 217
Nome File: IT0123456789_00217.xml.p7m
Descrizione: Notifica esempio
Message Id: 224466
Note: prova
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FLUSSO PROCEDURALE
TRASMITTENTE
SISTEMA
DI INTERSCAMBIO
Controlli
propedeutici
all’inoltro
Trasmissione
fatture al SDI
Notifica
di scarto
PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
NO
Controlli
superati?
SI
Inoltro
fattura
Notifica mancata
consegna
NO
SI
Inoltro
Ricezione
fattura
riuscito?
Ricevuta di
consegna
Verifica di
accettabilità
Notifica rifiuto
fattura
Inoltro
notifica
di rifiuto
Notifica accettazione fattura
Inoltro
notifica di
accettazione
Notifica
di rifiuto
NO
Verifica
superata?
SI
Notifica di
accettazione
Archiviazione
delle
fatture elettroniche
Gli operatori economici, dopo aver inviato la fattura
alla PA, devono conservare obbligatoriamente
la stessa in formato elettronico entro i termini
normativamente previsti.
L’archiviazione sostituisce di fatto l’obbligo di produrre una stampa della fattura e di conservarla in
formato cartaceo con appositi raccoglitori.
La conservazione delle fatture elettroniche alla PA
coinvolge alcune tipologie di soggetti e prevede il
rispetto di un determinato iter procedurale.
Nel processo di conservazione sono coinvolti
tre soggetti:
Produttore
È la persona fisica o giuridica responsabile del trasferimento delle fatture elettroniche nel sistema di
conservazione. Il produttore non è necessariamente
l’operatore economico che ha stilato la fattura
elettronica alla PA. Il fornitore/prestatore, infatti,
può affidare la conservazione ad un soggetto terzo
che, ricevuta la fattura, la converte in pacchetti di
versamento per la successiva fase di conservazione
elettronica.
Utente
È la persona o ente che, se necessario, utilizza
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13
Archiviazione delle fatture elettroniche
i servizi del sistema di conservazione
elettronica, per recuperare le fatture
Inoltre, al pari delle fatture cartacee, anche le fatture elettroniche devono essere
elettroniche ivi archiviate .
conservate digitalmente per almeno 10
Responsabile
della conservazione
anni, così come previsto dal Codice Civile.
Attenzione
È il soggetto che ha principalmente il com-
Il processo di conservazione delle fatture
pito di gestire il processo di conserva-
elettroniche risulta abbastanza complesso,
sia da un punto di vista normativo che tec-
zione monitorando la corretta funzionalità
dello stesso.
nologico. È pertanto consigliabile rivolgersi
ad un soggetto terzo che curi tutte le
Devono essere garantite le funzioni di
ricerca e di estrazione delle informazioni
dagli archivi informatici in relazione almeno:
• al cognome e nome;
• alla denominazione;
• al codice fiscale;
• alla partita IVA;
• alla data.
Il processo di conservazione prevede l’apposizione di una marca temporale opponibile
a terzi sul pacchetto di archiviazione da
parte del responsabile della conservazione.
La conservazione delle fatture emesse
a partire dal 27 giugno 2014 deve essere
effettuata entro tre mesi dal termine di
presentazione della dichiarazione dei redditi
per l’anno di riferimento.
In linea di massima, quindi, per la generalità
dei soggetti il termine ultimo di conservazione
è ora il 30 dicembre dell’anno successivo
a quello di riferimento.
fasi in modo adeguato (commercialista,
associazione di categoria, etc.)
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