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Gestione Email – Gruppo RAS
Carrozzerie Convenzionate
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Notizie Generali
1.1 Protocollo Gruppo RAS
Questo opuscolo e’ riferito al Protocollo “Acquisto Diretto Ricambi” stabilito dal Gruppo RAS
per lo scambio di Pratiche Telematiche fra le entità coinvolte nel protocollo COMPAGNIAGESTORE-RICAMBISTA-CARROZZIERE.
1.2 Funzioni Generali di EmailRas
Tutte le Griglie a video hanno un menu che e’ richiamabile premendo il tasto detro del mouse
1.3 Trasmissione Differita
Il programma di gestione consente di archiviare le Email in uscita ed inviarle tutte
simultaneamente con un unico accesso ad Internet.
1. Requisiti Necessari
Per un corretto funzionamento del protocollo di trasmissione del Gruppo Ras,
consigliamo vivamente di acquistare un indirizzo email da utilizzare
ESCLUSIVAMENTE per questo tipo di protocollo. Visto anche l’importanza che
riveste la cesella email, consigliamo di NON usare una connessione gratuita ma di
acquistarne una da un Gestore a Voi piu’ vicino, che vi possa GARANTIRE il
servizio. Anche perche’, le caselle free (non a pagamento) NON assicurano in nessun
modo la continuita’ del servizio, e quindi eventuali sconnessioni temporanee
potrebbero crearVi problemi con la Committenza.
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2. Personalizzazione
3.1 Personalizzare la Compagnia ed il Cliente:
-
Eseguire ROCK
Dal menu TABELLE selezionare COMPAGNIE ASSICURATRICI
Selezionare (o inserire) una Compagnia del Gruppo RAS e quindi premere su SCHEDA
Inserire
codice
ANIA
Inserire l’importo Mano
d’opera o eventuali sconti
concordati con RAS
Spuntare
Inserire gli
Indirizzi Email
comunicati dalla
RAS
- Inserire i campi evidenziati in figura
- Poiche’ per queste pratiche la Fattura/Ricevuta finale deve essere intestata
alla RAS, Inserire un Nuovo Cliente con i dati della RAS per emettere Fattura
facendo attenzione di inserire nel campo Codice Ania il valore “003”
Codice Ania
della RAS
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3.2 CREARE UNA CONNESSIONE IN ACCESSO REMOTO
(Questa operazione fa fatta da un tecnico specializzato, se il vostro abbonamento ad internet
non contiene un software AUTOINSTALLANTE).
3.3 INSERIRE I VOSTRI DATI DI ACCOUNT E-MAIL IN ROCK
-
Dal menu TABELLE lanciare la funzione DATIAZIENDA
Selezionare la Scheda PERSONALIZZAZIONI (in Alto)
Premere il pulsante in mezzo alla finestra GESTIONE INDIRIZZI EMAIL e quindi inserire i
dati del vostro abbonamento Email (questi dati vi sono stati forniti all'atto della
sottoscrizione di un contratto internet. Se non sono in vostro possesso, chiederli al vostro
Fornitore di servizi Internet).
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3. Richiamare EmailRas da Rock
Per richiamare il programma di gestione EmailRas, da Rock, menu’ principale, premere il pulsante
contrassegnato con l’icona
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4. Controllo Accesso in EmailRas
Per controllare le impostazioni fatte nel paragrafo 3, attivare EmailRas da Soul (come
descritto al paragrafo 4) attivare la scheda Impostazioni e quindi controllare:
Effettua un AUTOTEST
Indirizzi Email disponibili
Indirizzo email
predefinito
Configurazioni di
Accesso Remoto
4.1 AUTOTEST
E’ disponibile inoltre un AUTOTEST per verificare il corretto funzionamento dell’invio
ricezione. Per effettuare un AUTOTEST selezionare dal menu “Test comunicazione”.
4.2 Piu’ indirizzi Email
E’ ovviamente possibile, gestire piu’ indirizzi Email, pero’ solo uno puo’ essere quello
predefinito. Per rendere predefinito un indirizzo, fare doppio click sulla colonna “Pred.” Nella
griglia degli indirizzi Email disponibili.
Quando si interroghera’ la casella Email, la casella da interrogare sara’ sempre quella
predefinita, per cui se ci sono piu’ caselle email da interrogare, allora:
a. Interrogare la casella email dell’indirizzo predefinito.
b. Lavorare le email (caricare, rispondere…) ricevute
c. Rendere predefinito un’altra casella email
d. Ritornare al punto a).
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5. Incarichi RAS via Email (Ricevimento Email)
Ras
Gestore
Riparatore
Una volta entrati nel programma EMAILRAS e’ possibile interrogare la casella postale per
controllare se ci sono Incarichi che provengono dalla RAS
Elenco dei messaggi
ricevuti
Eventuali Allegati al
Messaggio di posta
Tipologia
Messaggi
Lettura Nuova Posta
Questa schermata compare solo se
la Pratica e’ stata già ricevuta
-
-
(figura 5.1)
Premere il pulsante di Connessione e Lettura Nuova Posta
Se arrivano dei nuove email un messaggio ci avvisera’ di quante e quali email sono
arrivate, a questo punto selezionare nella “Tipologia Messaggi” “E-mail da Gruppo RAS” in
modo da far evidenziare SOLO le email in arrivo per la RAS
Selezionare un Messaggio. Se il messaggio si riferisce ad una pratica gia’ in archivio allora
verranno evidenziati i dati salienti della pratica, se invece si riferisce ad un nuovo incarico
allora verra’ evidenziato il messaggio originale.
A questo punto non resta altro che caricare i nuovi incarichi ricevuti.
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Facendo click con il testo destra del mouse sulla griglia Posta Ricevuta
avremo il seguente menu:
(figura 5.2)
-
A Questo punto Selezionare “Carico/Modifica Pratica nell’archivio Perizie”, in modo che la
pratica venga caricata automaticamente. La procedura assegnera’ ed evidenziera’ il
numero di riferimento con cui e’ stata caricata ed al termine del caricamento verra’ chiesto
di stampare l’Incarico.
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6. Gestione Pratica RAS
Entrando in ROCK e richiamando la pratica dovremmo avere la seguente situazione:
-
Il Cliente e’ RAS (vedi paragrafo 3.1)
I dati del veicolo sono stati caricati automaticamente e la compagnia evidenziata nella
scheda del veicolo e’ RAS (vedi paragrafo 3.1)
Anche alcuni dati della scheda Sinistro sono stati caricati e come Perito di Riferimento e’
stato inserito “GESTORE RAS”, inoltre per le pratiche la cui Compagnia nella scheda
Veicolo e’ “003” verra’ evidenziato un nuovo pulsante in basso alla form che servira’
successivamente per creare le email da inviare al Gestore, al Fornitore ed alla RAS.
Numero di Mandato inviato
AUTOMATICAMENTE dalla RAS (NON
MODIFICARE)
Pulsante di Gestione Email in Uscita per
Protocollo Ras (Vengono evidenziati il numero
delle email in uscita ed in entrata)
-
A questo punto procedere con la valutazione del danno.
N.B. Solo per le PRATICHE RAS premendo il pulsante
del menu’ principale, si avra’
accesso alla schermata di Gestione Email in Uscita per il protocollo Ras (Fig. 6.2)
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6.1 Modifiche per Valutazione del Danno per Incarichi RAS
Solo per le Pratiche Gestite per il Gruppo Ras, la griglia dei ricambi contiene un campo in piu’
O - Origine
Ricambio
Che puo’ essere modificato o dalla griglia stessa oppure facendo doppio click sul singolo
ricambio. Per accelerare il piu’ possibile l’inserimento, questo campo viene
AUTOMATICAMENTE inserito come “R”. in pratica questo campo indica chi ha materialmente
acquistato il ricambio e puo’ essere:
R = Ricambista
C = Carrozziere
E = Terze parti (meccanico…….)
Spazio se non e’ un ricambio
Inserire quindi “R” se il ricambio e’ da ordinare al fornitore oppure “C” se il ricambio e’ già in
magazzino al riparatore, ecc….
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6.2 Invio della Stima al Gestore e Concertazione
Ras
Gestore
Riparatore
Una volta effettuata la stima e completato l’inserimento dei dati mancanti, il Riparatore e’ in
grado di inviare la stima al GESTORE.
Dalla Scheda Sinistro (come evidenziato in precedenza) premere il pulsante “Gestione
Pratiche Ras”
Tipo Incarico
Esito Perizia
Note da inviare
dalla RAS
Codici di
Autorizzazione
Note inviate
dalla RAS
Visualizza Email
in e Out
Tasti per generare
Email per Gestore,
Fornitore e RAS
Messaggi di
Status
(Fig. 6.2)
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Selezionare l’Esito della Perizia, spuntare gli eventuali campi Ricevuta di Ritorno e/o
Riparazione Antieconomica e premere “EMAIL GESTORE/RAS” a questo punto verra’
visualizzata una schermata di selezione email
Email di selezione
veloci inseriti nella
scheda Compagnia
Rubriche
Dalla quale si puo’ selezionare (facendo click dal mouse) gli indirizzi rapidi inseriti nella scheda
compagnia in precedenza, oppure selezionarle dalle varie rubriche. Selezionato l’indirizzo
email, il messaggio sara’ preparato ed accodato per la trasmissione in EMAILRAS (vedere
paragrafo successivo per INVIO EMAIL).
N.B. Se l’Incarico ricevuto ha come Tipo Incarico (fig. 6.2) la codifica:
06 – Riparazione Auto
07 – Preventivo e Riparazione
Il riparatore deve semplicemente svolgere il preventivo e trasmetterlo alla RAS
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6.3 Autorizzazione e Ordine al Fornitore
A questo punto se la Tipologia dell’incarico (Fig. 6.2) e’ diversa da 11-Acquisto diretto
Ricambi (RAS), la sequenza delle email e’ conclusa. Mentre se la tipologia dell’incarico e’ 11Acquisto diretto Ricambi (RAS), iniziera’ la fase di concertazione fra il Riparatore ed il
Gestore. Il riparatore deve dunque attendere il ricevimento dell’autorizzazione prima di iniziare i
lavori sul mezzo danneggiato.
Finita la parte di concertazione, il Gestore inviera’ una email di AUTORIZZAZIONE alla
Riparazione e all’Emissione dell’Ordine al Ricambista/Fornitore. L’Autorizzazione arrivera’
via email, sara’ dunque necessario che il riparatore vada a leggere la posta (come fatto per
l’incarico) per scaricare i codici che gli permetteranno di proseguire con la riparazione. Il
caricamento dei codici di autorizzazioni avverra’ nello stesso modo con e’ stata caricato
l’incarico, cosi’ i codici verranno riportati automaticamente nei campi pertinenti (Fig. 6.2). Ora il
Riparatore potra’ inviare l’email di ordine al Fornitore/Ricambista accedendo alla schermata di
gestione Pratiche RAS (fig. 6.2).
Per effettuare l’ordine al Fornitore/Ricambista premere il pulsante Email Fornitore. Anche
l’ordine al fornitore viene accodato per la trasmissione e pronto per essere mandato da
EMAILRAS (vedere paragrafo successivo per INVIO EMAIL).
N.B. Verranno inseriti nell’ordine tutti i ricambi segnalati con “R” in sostituzione
6.4 Integrazione Stima
Ras
Gestore
Riparatore
Ricambista
Se il riparatore, a lavori iniziati, necessita di ulteriori ricambi, oppure un ricambio richiesto in
sostituzione risulta invece riparabile, corregge la stima secondo le nuove necessità e invia
nuovamente al Gestore che abbina la nuova stima con quella ricevuta in precedenza. Dopo una
nuova fase di concertazione, il Gestore invia al riparatore un nuovo messaggio di autorizzazione
con il quale sara’ possibile riemettere un nuovo ordine al Ricambista con evidenziate solo le
variazioni rispetto all’ordine precedente. Il programma si occupa automaticamente di tutte
queste variazioni.
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6.5 Termine Riparazione/Chiusura Lavoro
Ras
Gestore
Riparatore
A riparazioni Ultimate, il Riparatore invia al Gestore un messaggio di Fine Riparazioni ed alla
Ras la stima accompagnata delle foto e dei vari documenti digitalizzati. Nella Sceda del
preventivo deve essere inserita la data di CHIUSURA della pratica senza la quale la procedura
NON permettera di inviare l’email di fine lavoro. Una volta inserita la data di chiusura, rientrare
nella scheda di GESTIONE PRATICHE RAS (fig. 6.2) e generare le 2 email conclusive
premendo: “Email Fine Lavoro” che dovra’ essere inviata al Gestore e “Email Gestore/Ras”
che dovra’ essere inviata alla RAS.
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7. Invio EMAIL
Una volta preparata una o piu’ email da trasmettere, accedere ad EmailRas (come indicato nel
paragrafo 3) oppure rispondendo affermativamente alla richiesta di trasmissione immediata che
pa procedura fa alla fine di ogni generazione di email.
Messaggi pronti per
essere trasmessi
Tasto per iniziare la
trasmissione
La procedura trasmettera’ automaticamente le pratiche elencate. Se una determinata email
non deve essere inviata in questa trasmissione, e’ possibile escluderla
momentaneamente dall’invio facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse nella
colonna “No” in corrispondenza della riga dell’email da non inviare. Inoltre premendo il
tasto DESTRO del mouse sulla griglia sara’ possibile cancellare delle email
definitivamente dall’invio oppure cambiare l’indirizzo email del destinatario.
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8. Tools and Tips
8.1 Visualizzazione Posta in entrata ed in uscita di una singola pratica.
Accedendo dalla scheda sinistro alla GESTIONE PRATICHE RAS avremo la finestra in Fig. 6.2
Il In/Out riporta i messaggi Ricevuti (In) ed i messaggiinviati (Out) senza distinzione alcuna fra
tipo messaggio, destinatario ecc..
Premendo il pulsante In/Out avremo:
Elenco messaggi
RICEVUTI
Elenco messaggi
TRASMESSI
Tasto Zoom per
visualizzare il
messaggio
ricevuto/trasmesso
evidenziato
FUTURE
IMPLEMENTAZIONI
Richiama EmailRas
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8.2 Visualizzazione Allegati ai messaggi di posta Ricevuta.
Quando si e’ in EmailRas (vedi fig. 5.1) e’ possibile visualizzare gli eventuali messaggi ricevuti
nonche’ i file allegati al messaggio.
File Allegati al
messaggio
Facendo click con il pulsante destro del mouse sul file Allegato (Perizia.ADZ) ad esempio verra’
visualizzato un menu
Dal quale sara’ possibile visualizzare il file oppure salvarlo oppure allegarlo ad una pratica. Nel
caso in cui si Visualizzi un allegato nel tracciato Ania (Perizia.ADZ oppure EXPERIZ.TXT ecc..)
verra’ visualizzata la STIMA nel tracciato ANIA.
8.3 Allegare Documenti digitalizzati ad una pratica.
Rock, puo’ memorizzare per ogni pratica delle foto, ma anche documenti letti con uno scanner.
Per il protocollo RAS, saranno trasmessi automaticamente TUTTE le foto e tutte i documenti
allegati alla pratica.
Per accedere alla finestra di gestione dei documenti allegati alla pratica premere dal menu
principale il tasto
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