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GAT.crm©
E.V.A.
Executive Virtual Assistant
Un caso reale di successo
“EVA, la segretaria virtuale diventa CRM”
Ing. Cristiano Di Battista
Giugno 2007
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Chi è SISECO
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SISECO nasce nel 1987 con l’obiettivo di realizzare soluzioni
informatiche personalizzate nell’ambito del Contact Management.
La nostra principale soluzione è GAT.crm©,
una soluzione di CRM completa per la
gestione della relazione con i clienti acquisiti
ed i prospect da acquisire, completa anche
di IP Contact Center Inbound e Outbound.
GAT.crm© oggi conta 15.000 postazioni di lavoro solo in Italia,
tra 200 Contact Center nei settori: Telecomunicazione, Finanza,
Commercio e Industria.
Basata su tecnologie Web 2.0, dispone di un SDK che consente
la completa personalizzazione del sistema per modellare i
processi aziendali e migliorare la Customer Experience.
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Chi è SISECO
GAT.crm©
GAT.crm© è una soluzione modulare per l'automazione dei processi di
CRM (contatti, clienti, canali di vendita, ciclo attivo) e la gestione
analitica dei dati (reportistiche, analisi, statistiche automatizzate) per
una maggiore efficacia dei reparti Commerciale e Marketing
Le principali funzionalità:
 CRM & BackOffice Service
 Database Marketing
 Sales Force Automation
 Web Portal & Web Intelligence
 Outbound (TeleMarketing & TeleSelling)
 IP Contact Center (V.o.IP)
 Inbound (Help Desk, Customer Care)
 Predictive Dialing
 IVR, ACD, Vocal Recording, WAN
 Fax, SMS, Mailing
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L’esigenza
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FUTURO REMOTO, con 25 anni di esperienza, e’ il Contact Center più
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“antico” d’Italia, ed uno di quelli maggiormente dedicati all'erogazione di
informazioni al pubblico ed alla gestione di servizi di assistenza tecnica.
Tra i migliori Clienti: Unione Europea, Ministero degli Interni, Regione
Lombardia, Enel e alcune tra le maggiori multinazionali.
I posti di lavoro sono circa un centinaio, distribuiti tra le sedi di Milano,
Cagliari e Cluj (Romania).
Il Contact Center utilizza una soluzione modulare configurata con i
moduli CRM, Inbound, Outbound e CTI VOIP,
denominata GAT.crm© - www.gat4.com
In ottica di diversificazione delle attività e del business, è stato definito
un processo automatizzato per offrire un servizio di segreteria
Virtuale, utilizzando e ampliando l’infrastruttura tecnologica esistente.
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L’idea di Business: EVA
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Nasce così nel 1996 un’idea rivoluzionaria per l’epoca
E.V.A.
Un assistente Virtuale che possa svolgere tutte le funzioni
di una segretaria “perfetta”
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La risposta di SISECO
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… consente di gestire i servizi di Segreteria Virtuale
PER IL PROFESSIONISTA, LA PICCOLA E MEDIA IMPRESA
Con GAT.SegreteriaVirtuale è possibile mettere a disposizione il Contact Center per un
servizio di vere segretarie professioniste che rispondono al telefono, gestiscono e fissano gli
appuntamenti su un'agenda on line, effettuano chiamate per conto del committente
Un ufficio virtuale (con operatrici professioniste) che gestisce le chiamate, utilizza di un'agenda
Web condivisa con gli operatori, fax con recapito su e-mail e instradamento delle chiamate
verso il telefono cellulare!
PER LA MEDIA E GRANDE IMPRESA
Il servizio consente di avere un Contact Center remoto a disposizione, che risponda in
modo professionale a tutte i contatti, inoltrando solo le chiamate desiderate, mantenendo la
propria numerazione telefonica e il proprio centralino !
Il Servizio identifica, memorizza e classifica tutte le chiamate, in modo da fornire un completo
report finale.
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La risposta di SISECO
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La soluzione è sviluppata utilizzando la piattaforma consolidata di GAT.crm,
integrata con un sistema CTI Voice Over IP.
Un sistema, automatico e intelligente smista le chiamate sui numeri
aziendali dei committenti, privati o mobili oppure, in caso di mancata
risposta, saranno gli operatori del contact center a rispondere per Voi con la
massima professionalità e con un messaggio personalizzato, eventualmente
smistando solo le chiamate più importanti che deciderete di ricevere.
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Quali sono le finalità
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Il servizio è finalizzato a fornire alle aziende l’outsourcing della gestione
dell’ufficio e della segreteria telefonica, relativa a numeri verdi o
numeri a valore aggiunto, in varie modalità per ciascuna esigenza. Il
tuo Ufficio Virtuale sarà comodamente e sempre raggiungibile dai
Vostri Clienti e Fornitori, nelle diverse formule più adatte alle tue
esigenze:
Indirizzo postale, telefonico e fax da poter inserire su tutta la
documentazione aziendale (carta da lettera, biglietti da visita)
Ricezione posta e fax: la documentazione viene trattenuta o
inviata ad altro indirizzo secondo indicazioni
Ricezione telefonate con risposta personalizzata ed
eventuale trasferimento su altra utenza fissa o mobile
Servizio Segreteria multilingue
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Cos’è EVA?
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Imprenditori, liberi professionisti, commercialisti, artigiani: una vasta
schiera di figure lavorative che necessitano un servizio di segretariato
qualificato ed affidabile ma a volte non riescono a seguire di persona i
propri impegni.
Come risolvere le esigenze più impellenti?
Come tenere traccia delle telefonate e dei contatti coi clienti?
Tutto questo può essere risolto in modo veloce e professionale grazie ai
servizi di segreteria virtuale di EVA (Executive Virtual Assistant)
EVA è un servizio innovativo che si rivolge a professionisti ed aziende
che necessitano di un servizio di segretariato altamente professionale.
Segreteria Virtuale e Segreteria Tradizionale
EVA è una segretaria “vera” che risponde a tutte le chiamate, anche al
di fuori degli orari d’ufficio, nei fine settimana e nei festivi, ed annota i
messaggi quando non si è disponibili.
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Come funziona EVA?
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EVA gestisce il lavoro mediante l’acquisto di “minuti di attività”, che
vanno a scalare ogni qualvolta il cliente utilizza il servizio.
EVA utilizza la piattaforma GAT.crm per erogare il servizio.
I vantaggi offerti
Reperibilità immediata e totale, con minimi tempi di attesa per il cliente
Passaggio chiamate sul numero di cellulare personale (Interno
Virtuale), come un vero e proprio interno, senza costi aggiuntivi. Con
questo numero è sempre possibile chiamare la propria segretaria
gratuitamente. L’attivazione è gratuita e non ci sono spese o costi
legati all’uso. E’ possibile parlare con la propria segretaria tutto il
tempo e le volte che si desidera, 24 ore al giorno.
Nessun costo per personale, attivazione linee telefoniche,
manutenzione e gestione ufficio
Ricezione di fax gratuita direttamente nella casella di posta
elettronica
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Alcune videate
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Contenuti funzionali
Alla Campagna
Script
Intervista
Esito
Note
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Come funziona EVA?
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Contatti telefonici

L’utente concorda con EVA le procedure per la gestione delle chiamate (agenda,
priorità, inoltro, ecc). I contatti di routine con clienti e fornitori possono quindi
essere gestiti in autonomia da EVA, in base alle indicazioni ricevute e l’opportuna
delega.

In caso di inoltro delle chiamate dal cliente all’utente, queste saranno instradate
verso un Interno Virtuale, che lavora come se fosse un interno telefonico personale,
vero e proprio.

Le chiamate urgenti ma non ricevute per qualsiasi motivo verranno sintetizzate da
EVA mediante l’invio di un Sms personale, al quale è anche possibile rispondere.
Corrispondenza
EVA è abilitata a ricevere la posta tramite fax oppure e-mail, ed evaderla nel
rispetto delle procedure stabilite, anche con archiviazione in formato digitale, che
sarà messo a disposizione a richiesta dell’utente.
E’ anche possibile richiedere la redazione di lettere mediante dettatura; EVA
provvederà alla spedizione a mezzo posta ordinaria, mail o fax, archiviando i
documenti anche in questo caso.
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Come funziona EVA?
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Agenda ed appuntamenti
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
L’utente ha una propria agenda personale sempre a disposizione, alla quale è
possibile accedere tramite il sito di Eva online o tramite Palmare. In ogni
momento è possibile ottenere qualsiasi informazione, chiamando EVA o
consultando direttamente l’agenda on line, gestita direttamente dall’assistenza
virtuale.
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I servizi offerti
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Le offerte di EVA:

EVA Professional: risposta personalizzata, numero dedicato, interno virtuale,
agenda, report mensile attività

EVA Company: risposta personalizzata, numero dedicato, interno virtuale,
agenda, report mensile attività, fatturazione differita.
Numero di telefono dedicato

Assegnazione di un numero di rete fissa che diventerà il tuo nuovo numero d’ufficio. Se,
invece, preferisci mantenere il tuo attuale numero, potrai attivare un trasferimento di chiamata
dal tuo numero al numero dedicato.
Interno Virtuale

Un numero di cellulare sul quale ti saranno inoltrate tutte le chiamate gratuitamente. Diventerà
l’interno del tuo ufficio che ti permetterà di comunicare con la tua Eva, ovunque ti trovi, senza
costi aggiuntivi.
Agenda Eva

Avrai a tua disposizione un’agenda personale alla quale sia tu che la tua assistente potrete
accedere tramite il sito di Eva, online, oppure localmente dal tuo computer.
Un messaggio per ogni chiamata ricevuta

Riceverai un messaggio per ogni telefonata ricevuta, a mezzo e-mail e/o, a scelta, un sms
quando non sarai raggiungibile
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Le convenzioni
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Il progetto E.V.A. ha attivato diverse convenzioni con
associazioni territoriali e settoriali.
Le principali associazioni già attive sono:
 ORDINE DEGLI AVVOCATI DI MILANO
 UNIONE DEL COMMERCIO DI MILANO
 ANACI LOMBARDIA
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Le testimonianze
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Avvocato Rossi
“EVA costa 70% meno di una segretaria e svolge le stesse attività. Inoltre
sono sempre reperibile, 24/24 per le urgenze, anche mentre sono in
tribunale o di notte.
Dott. Franceschini , medico
“Grazie ad EVA i miei pazienti ottengono sempre una risposta pronta alle
chiamate, giorno e notte, compresi i festivi. Se si tratta di un emergenza
EVA mi inoltra subito la chiamata o mi invia il messaggio a mezzo sms. La
stessa EVA fissa gli appuntamenti nell’agenda condivisa on line secondo le
regole stabilite a priori da me.
Sig. Bianchi, negoziante
“Con EVA usufruisco di un servizio che solo alcune grandi catene hanno
sinora potuto permettersi: Risposta alle chiamate anche negli orari di
chiusura, Eventuale raccolta messaggi,Informazioni al pubblico su orari e
giorni di apertura/chiusura, Informazioni al pubblico su parcheggi vicini,
itinerari verso il punto vendita, Eventuali informazioni al pubblico sulla
disponibilità prodotti, Raccolta ordini telefonica. Tutto a costi molto
contenuti …”
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Il Fondatore
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Mario Federico Norsa
“Il servizio, molto innovativo e sempre in
continua evoluzione, ha riscontrato un notevole
successo nell’ambito dei professionisti e delle
piccole e medie imprese italiane.
Avere una segretaria seria, professionale e
sempre disponibile, 24 ore su 24, unito al costo
molto contenuto … anzi, a consumo “pay per
use”, sono sicuramente l’appeal più forte.
Un ringraziamento anche al sistema GAT ed
agli amici di SISECO che ci offrono la possibilità
di fornire l’intero servizio.”
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Contatti commerciali
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[email protected]
Direzione ed Amministrazione
21052 Busto Arsizio (VA)
Via Silvestre 40
Tel 0331 341.917 – Fax 0331 354.609

Project Team
Project Manager
Development
Sales
Delivery
Support
System
VOIP/CTI
Ing. Roberto Lorenzetti
Ing. Stefano Sarina
Ing. Cristiano Di Battista
Dott. Fausto Lazzati
Ing. Sergio Vecchi
Ing. Andrea Pravettoni
Sig. Marco Seclì
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© 1987-2007 - SISECO.com - Empower your Business with Our Solutions - ERP l CRM, IP Contact Center Solutions l Telemarketing Software
Marchi o nomi riprodotti: Ms-Windows, Ms-Dos ed il logo Ms-Windows sono marchi registrati della Microsoft Corporation. Altri marchi o nomi di prodotti sono marchi depositati o registrati
dai rispettivi proprietari e sono unicamente citati al fine di indicare la compatibilità o l'incompatibilità con questo software. Il presente documento è redatto allo scopo di illustrare le
funzionalità del software in oggetto. Non costituisce vincolo per SISECO, può essere modificato senza preavviso. Il documento è proprietà riservata e coperto dal Copyright
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