“Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro”
LA REDAZIONE
DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
Il progetto propone un quadro di obiettivi che
rappresentano il miglioramento della situazione di
partenza.
Il problema è una situazione attuale negativa.
L’obiettivo è una situazione positiva futura, che si
ipotizza possa essere raggiunta attraverso il progetto.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
OBIETTIVI GENERALI
i benefici sociali ed economici di medio e lungo termine
al raggiungimento dei quali il progetto contribuirà
(non solo quindi per i beneficiari del progetto).
Questi obiettivi non vengono raggiunti esclusivamente
tramite il progetto ma con il contributo di altri interventi o
progetti o programmi.
Sono attinenti a diversi aspetti di carattere sociale ed
economico, pertanto il singolo progetto potrà
prevedere più obiettivi generali.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
OBIETTIVO SPECIFICO (o scopo del progetto)
il beneficio “tangibile” per i beneficiari, il miglioramento
di una condizione di vita dei beneficiari o di un aspetto
importante di una organizzazione.
Lo scopo del progetto definisce l’aspetto o condizione
della vita dei beneficiari che registrerà un miglioramento
a seguito dell’utilizzo dei servizi forniti nell’ambito del
progetto.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
Di norma, è opportuno che il progetto stabilisca un solo
obiettivo specifico.
A differenza degli obiettivi generali, a cui il progetto può
contribuire insieme ad altri fattori, il progetto è direttamente
responsabile del raggiungimento dell’obiettivo specifico.
Il progetto dovrà scegliere di raggiungere
solamente alcuni degli obiettivi individuati come
raffigurazione positiva futura della realtà di partenza
(scelta degli ambiti di intervento)
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
La scelta degli ambiti di intervento può dipendere:
-dalle competenze tecnico-professionali e/o
istituzionali necessarie per raggiungerli
-dalla disponibilità di una serie di mezzi e di
risorse (finanziari, o tecnici)
- dalle potenzialità di generare benefici di mediolungo periodo nel contesto socioeconomico
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
OBIETTIVI:
S-Specific
M-Measurable
A-Attainable
R-Realistic
T-Timely
Gli obiettivi devono essere descritti in dettaglio,
e devono essere
CHIARI, VERIFICABILI e RAGGIUNGIBILI
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Descrizione degli obiettivi
“formare 20 persone” è un’attività
“20 persone formate” è un obiettivo
“20 giovani neolaureati in discipline
umanistiche formati entro il 2008” è
un obiettivo SMART
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I risultati di un progetto
Si riferiscono ai servizi che i beneficiari, o altri
soggetti facenti parte del contesto specifico, otterranno
a seguito delle attività realizzate nell’ambito del
progetto.
Definiscono cosa i beneficiari saranno in grado di fare,
di sapere o di saper fare grazie alle attività del
progetto.
Ciò che resta sul campo, a progetto appena terminato,
sono i risultati.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Gli indicatori
Un indicatore è ciò che si può osservare nella
realtà nel momento in cui si raggiunge un
risultato.
Misura un risultato dal punto di vista quantitativo.
Dovrebbe contenere:
- un valore di riferimento (es. incremento del…%)
- una variabile (es. tasso di occupazione)
- un target-group (es. giovani, donne, ecc..)
- un tempo di osservazione (es. entro il…..)
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Esempio di indicatori
Indicatori quantitativi:






N° di managers coinvolti in ogni paese
N° di PMI coinvolte in ogni paese
N° di stakeholders coinvolti
N° di participanti ai focus groups
N° di interviste
N° di accessi al website
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Esempio di indicatori
Indicatori qualitativi:
Traduzione di informazioni di tipo qualitativo
sull’efficacia del progetto in termini di livelli di
participazione e coinvolgimento, livello di
soddisfazione dei partner, riconoscimento
reciproco con gli altri partners, adozione di un
modello da altri.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Benefici a lungo termine: la sostenibilità
Un progetto può essere definito sostenibile quando
continua a produrre benefici per il gruppo scelto
per un periodo di tempo esteso oltre l’assistenza da
parte dei donatori. Fra i fattori che incidono sulla
sostenibilità:
- Sostegno politico
-Disponibilità di tecniche e tecnologie appropriate
-Capacità Istituzionale e Imprenditoriale
-Fattibilità Economica e Finanziaria
-Questioni Socioculturali e di Genere
-Impatto ambientale
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I deliverables nei progetti 7°PQ
Un deliverable è un risultato tangibile (outcome) che è
prodotto nel progetto, un risultato della esecuzione.
I deliverables devono essere:
- numerati progressivamente in base all’attività che li ha
prodotti o alla data di produzione
– nominati in modo che siano facili da ricordare
- definiti in base alla loro natura o tipologia (R: Report, P:
Prototype, D: Demonstrator, O: Other)
- classificati in base al livello di diffusione (PU = Public, PP
Restricted to other programme participants and UE, RE =
Restricted to a group specified by the consortium and UE, CO =
Confidential, only for members of the consortium and UE)
- elencati in base alla data entro la quale saranno
consegnati
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I deliverables
Consigliato utilizzare un numero
limitato di deliverables
La data in cui il deliverable sarà effettivamente
consegnato alla Commissione deve essere
considerata come una scadenza interna del
progetto. E’ importante non inserire troppi
deliverables e non fissare date di consegna troppo
ravvicinate.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I deliverables
L’elenco dei deliverables include:
- il numero di riferimento del WP
- il partner responsabile per ciascun WP
- il numero di persone/mese stimato
- la data di presentazione
DELIVERABLES DI BASE:
- REPORTS PERIODICI E FINALI
- PIANO DI DISSEMINAZIONE E DI USO
- REPORT SU PROBLEMATICHE TRASVERSALI
Esempi di deliverables:
Un report
Un prototipo
Una conferenza con la produzione dei relativi atti
La pubblicazione di un libro o di un documento
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I deliverables
Del.nr.(1)
1.1
Deliverable name
Yearly scientific and
administrative report
WP
no.
1
Nature
(2)
R
Dissemination
level (3)
CO
Delivery date
(proj month)
(4)
12, 24, 36
[1] Deliverable numbers in order of delivery dates. Please use the numbering
convention <WP number>.<number of deliverable within that WP>.
[2] Please indicate the nature of the deliverable using one of the following codes:
R = Report, P =Prototype, D = Demonstrator, O = Other
[3] Please indicate the dissemination level using one of the following codes: PU
= Public, PP =Restricted to other programme participants + UE), RE =
Restricted to a group specified by the consortium + UE), CO = Confidential,
only for members of the consortium + UE
[4] Measured in months from the project start date (month 1).
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I milestones
eventi specifici che alla fine di ciascuna fase
consentono di verificare il raggiungimento di
obiettivi intermedi attraverso la realizzazione di
attività collegate.
In base ai milestones, vengono calcolati anche i
flussi finanziari
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I milestones
Momenti specifici in cui vengono ottenuti
risultati maggiori che fungono da basi per la fase
di lavoro successiva, o punti di controllo dove
sono necessarie decisioni.
E’ necessaria la loro pianificazione temporale.
Revisioni del piano del progetto possono essere
pianificate dopo le milestones più significative
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
I milestones
Milestone
number
Milestone
name
Work
package(s)
involved
Expected
date (1)
Means of
verification(2)
1.1
Progress
assessment
WP1
12
Internal reports
and project
meetings
[1] Measured in months from the project start date (month 1).
[2] Show how both the participants and the Commission can check that the
milestone has been attained. Refer to indicators if appropriate.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il ruolo dei partner
Descrizione dell’organizzazione
Aree di competenza specifica in relazione al progetto
Ruolo del partner nel progetto
CV delle risorse chiave impegnate nel progetto
Esperienze progettuali pregresse in tematiche
attinenti al progetto
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il ruolo dei partner
Nella stesura della proposta, occorre descrivere la
partnership e come si intende gestire il progetto: l’esperienza dei
partecipanti e la loro competenza in relazione al progetto, il loro
ruolo nel consorzio, la loro partecipazione agli organi di
gestione del progetto.
Nello scegliere gli altri partners del progetto è essenziale
fare attenzione a che :
- abbiano le competenze e l’esperienza necessaria per realizzare
le attività previste dal progetto
- i ruoli fra i partners siano complementari per la realizzazione
delle attività progettuali
- il partenariato sia bilanciato geograficamente ed
economicamente
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il ruolo dei partner
E’ importante definire sin dall’inizio che tipo di
contributo i partner possono apportare al progetto e di
contro anche l’interesse che può ricavare dalla
realizzazione del progetto.
“Per ogni participante inserire un breve descrizione dell’ente, le attività principali
che andranno a sviluppare e le precedenti esperienze relative a quelle attività.
Inserire anche una breve descrizione delle risorse personali coinvolte.”
“Descrivere come l’insieme dei partecipanti costituisca un consorzio capace di
sviluppare la proposta e come i singoli partner sono appropriati a svolgere il
proprio ruolo. Dimostrare la complementarità dei partner e descrivere come il
progetto sia ben costruito e bilanciato per raggiungere l’obiettivo del progetto”
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Gli stakeholders
Gli stakeholders sono i soggetti portatori di interessi che
traggono beneficio diretto o indiretto dall’azione progettuale.
A volte si aggiungono ai partner direttamente coinvolti nella
implementazione del progetto per assicurare l’impatto del
progetto a medio e lungo termine su un determinato territorio
o settore o bacino di utenti, poiché si tratta di attori che
influenzano le politiche, le decisioni, le strategie di sviluppo.
E’ importante esaminare il tipo di contributo che gli
stakeholders possono apportare al tema del progetto e il
vantaggio che possono ricavare dal miglioramento della
situazione di partenza.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Le attività
Sono le azioni che saranno realizzate nell’ambito
del progetto per fornire i servizi necessari ai
beneficiari o ad altri soggetti.
Una volta definita la dinamica dell’intervento, per
ciascun risultato che si intende raggiungere si
dovranno individuare le attività che ad esso
conducono.
Un errore frequente nella progettazione è partire
dalle attività che si intende svolgere invece che
dall’obiettivo specifico o scopo del progetto.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Piano di lavoro
Occorre quindi descrivere metodologia e
approccio con cui verranno raggiunti gli obiettivi.
E’ preferibile una breve introduzione su come si
intende dividere il lavoro in work-packages e come
questi sono connessi tra loro da interdipendenze.
Per ogni WP bisogna indicare gli obiettivi, le
attività, il tempo richiesto da ogni attività, le risorse
impiegate, il costo, il partner responsabile, i
milestones ed i deliverables,
Preferibile utilizzare rappresentazioni grafiche
come diagrammi di Pert, Gantt e schemi di sintesi
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
La Work Breakdown Structure (WBS)
Metodologia di scomposizione del progetto in unità,
definite ‘work packages (WP)’, formate da specifiche
attività per ciascuna delle quali si stabilisce la richiesta
di risorse e la loro disponibilità, la durata e i nessi
causali e si stimano i costi.
Nei WPs e nei tasks che li compongono troviamo le
attività di progetto.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
La Work Breakdown Structure (WBS)
Si scompone gerarchicamente il progetto nelle unità
che lo compongono e si classificano al livello più alto
di una struttura ad albero le principali attività del
progetto, scendendo via via ai livelli successivi con
ulteriori suddivisioni. Le singole attività (work
packages) vengono assegnate a un Work Package
Leader, che è responsabile dell’assegnazione dei
compiti (tasks) alla sua unità.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
IL WORK PACKAGE
Durata
Obiettivi
Descrizione del lavoro
Deliverables
Responsabile / Partner coinvolti
Impegno (persona/mese) per partner
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Come sviluppare i Work Packages
Durata – i WP preferibilmente non devono estendersi
temporalmente per tutta la durata del progetto
Tasks – non mettere troppe sotto-attività (tasks) nello stesso WP
è preferibile avere più WP. Il numero dei WP deve essere
appropriato alla complessità del lavoro e al progetto. La
pianificazione dovrebbe essere sufficientemente dettagliate ma
nel contempo facilitare il monitoraggio dell’avanzamento da
parte della Commissione.
Partner coinvolti – grande collaborazione tra più partner nei
singoli WP
Impegno – valutare molto attentamente le persone/mese da
allocare – il costo del personale è la voce di costo maggiore del
progetto
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
La struttura dei Work Packages
Work
Package
nr. (1)
Work
package
title
Type of Lead
Activit partic
y (2)
no. (3)
Lead
partic.
short
name
1
Manage
ment
MGT
UNIPA
1
Person Start
-Month Month
(4)
End
Month
(5)
1
[1] Workpackage number: WP 1 – WP n.
[2] Please indicate one activity per work package:
RTD = Research and technological development; DEM = Demonstration; MGT
=Management of the consortium
[3] Number of the participant leading the work in this work package.
[4] The total number of person-months allocated to each work package.
[5] Measured in months from the project start date (month 1).
36
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Diagramma di GANTT
Il Diagramma di GANTT rappresenta su scala
temporale l'evoluzione del progetto, specificando
per ogni attività la data di inizio e di fine e la
durata.
E’ anche un riferimento per il controllo
dell'avanzamento, l’inserimento di eventi o date
chiave (milestones).
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Diagramma di GANTT
Ogni barra rappresenta un'attività.
La lunghezza di ognuna di esse è proporzionale
alla durata dell'attività che rappresenta e viene
collocata sulla scala temporale in rappresentanza
dell'attività stessa. Le barre possono sovrapporsi
durante il medesimo arco temporale ad indicare la
possibilità dello svolgimento in parallelo di
alcune delle attività.
Lo scopo di questa rappresentazione è la
definizione delle cose da fare in una certa
quantità di tempo.
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Diagramma di GANTT
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Diagramma di PERT
E’ una rappresentazione che tiene conto della
interdipendenza tra tutte le attività necessarie al
completamento del progetto e mette in risalto le attività
critiche.
Le non-attività che collegano due eventi sono rappresentate
da linee sottili o tratteggiate
I nodi sono punti di inizio/fine delle attività, rappresentano
eventi nel tempo.
Attività A
Attività B
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Diagramma di PERT
Esempio:
WP1
WP2
WP6
WP3
WP8
WP5
WP4P
4
WP9
WP7
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Il Ciclo di Progetto
Programmazione
Valutazione
Realizzazione
Identificazione
Formulazione
Finanziamento
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Errori frequenti nella stesura di una proposta
-La rilevanza della soluzione proposta come
risposta ai bisogni dei beneficiari
- I protagonisti della progettazione sono gli
esperti piuttosto che i beneficiari
- La logica di progettazione nasce dalle
attività e raramente è multiattoriale
- Il tema prescelto è troppo ampio
- La proposta non ha un interesse ed una
dimensione europea
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Errori frequenti nella stesura di una proposta
-Proposte che sono chiaramente non in linea
con il bando ("out of scope") saranno
eliminate sulla base della ineleggibilità
- La sintesi fornita (abstract) non è
sufficientemente completa/dettagliata da
suscitare interesse
- La proposta non è scritta in modo chiaro,
facilmente leggibile e comprensibile
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Check list durante la stesura di una proposta
- Gli obiettivi scientifici sono chiaramente indicati?
- Il progetto va oltre lo stato dell’arte attuale?
- La struttura manageriale del progetto è adeguata
alle dimensioni del progetto?
- Le competenze ed esperienze dei partners sono
complementari o esistono sovrapposizione o lacune?
- L’azione è realmente innovativa (introduce un
approccio nuovo e più efficace per la risoluzione del
problema o trasferisce metodologie sperimentate
con successo in altri contesti)?
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Check list durante la stesura di una proposta
- Nella proposta sono previste le risorse adeguate
per il completo sviluppo del progetto?
- La proposta è in linea con gli obiettivi indicati nel
bando?
-La proposta è in linea con i documenti programmatici
citati nel bando?
- Che impatto avrà il progetto sul territorio di
riferimento? Quali problemi risolve?
Introduzione alla progettazione comunitaria
nell’ambito del VII Programma Quadro
Elementi di successo di un progetto
team competente,
motivato, bilanciato
chiara definizione
dei ruoli e delle
competenze
accordo con i
partner dettagliato
adeguati strumenti di
monitoraggio e risk assessment
successo di
un progetto
efficace
pianificazione
struttura
organizzativa adeguata
e meccanismi gestionali
definizione di regole sulla
diffusione e sfruttamento dei
risultati (proprietà
intellettuale)