GRSWEB
Software di gestione della refezione scolastica
Manuale d‟uso
ACME ITALIA SRL
Via Carlo Barbiano di Belgioioso 332/4
20141 Milano
Tel. 02 56805632 – Fax 02 57400011
[email protected]
Edizione 1.3.11 del 19.9.2011 – Riproduzione vietata
INDICE
OPERAZIONI INIZIALI ................................................................................................................. 1
ACCESSO AL PROGRAMMA ........................................................................................................... 1
CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA.................................................................................................... 1
Scheda Info generali ............................................................................................................. 2
Scheda “Opzioni 1” ............................................................................................................... 3
Scheda “Altre Opzioni 1”....................................................................................................... 4
Scheda “Opzioni 2” ............................................................................................................... 5
Scheda RID/MAV/Posta ....................................................................................................... 6
MODIFICHE DIFFERITE .................................................................................................................. 6
IMPOSTAZIONE DELLE TABELLE DI SERVIZIO ................................................................................... 7
GESTIONE ANAGRAFICHE ...................................................................................................... 11
STRUTTURA DELL‟ENTE ............................................................................................................. 11
ANAGRAFICA UTENTI: INSERIMENTO ............................................................................................ 12
ANAGRAFICA UTENTI: VARIAZIONE .............................................................................................. 12
PAGANTI ................................................................................................................................... 17
CONSIDERAZIONI SULLA GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE ............................................................. 18
GESTIONE PRESENZE ............................................................................................................. 19
RETTE POST PAGATE .............................................................................................................. 23
PREPARAZIONE ALLA FATTURAZIONE .......................................................................................... 23
FATTURAZIONE PASTI ................................................................................................................ 23
FATTURAZIONE SERVIZI.............................................................................................................. 24
ELIMINAZIONE BOLLETTINI .......................................................................................................... 25
EMISSIONE RID/MAV ................................................................................................................ 25
INCASSI..................................................................................................................................... 26
ELIMINAZIONE FATTURAZIONI...................................................................................................... 27
SOLLECITI ................................................................................................................................. 27
Invio a ruolo ........................................................................................................................ 28
RETTE PREPAGATE ................................................................................................................. 29
UTENTI ..................................................................................................................................... 29
ALTRE OPERAZIONI ................................................................................................................. 30
RICALCOLA FASCE ..................................................................................................................... 30
ESEGUI PROMOZIONE ................................................................................................................ 30
Cambia anno scolastico...................................................................................................... 31
Invio e-mail ......................................................................................................................... 31
STAMPE ...................................................................................................................................... 32
Anagrafiche ......................................................................................................................... 33
Presenze ............................................................................................................................. 33
Addebiti/incassi/solleciti ...................................................................................................... 33
Statistiche e stampe varie................................................................................................... 34
ALTRE FUNZIONALITÀ ............................................................................................................. 36
ISCRIZIONI ................................................................................................................................. 36
CENTRI ESTIVI ........................................................................................................................... 37
INTERFACCIA WEB PER GENITORI ........................................................................................ 38
Operazioni iniziali
Accesso al programma
Per accedere alle funzioni del programma è necessario qualificarsi con codice utente e
password e premere il tasto “Invia”. Si avrà così accesso al menu principale da cui si possono
effettuare tutte le attività gestionali. Nella barra del titolo sono sempre evidenziati il comune
collegato e l‟anno scolastico; all‟avvio si è connessi all‟anno scolastico corrente; è sempre
possibile visualizzare ed operare sugli anni precedenti selezionandoli nell‟apposita funzione (v.
oltre).
Configurazione del sistema
Si accede alla form di configurazione del sistema
selezionando “Altre operazioni” e “Configurazione del
sistema” dal menu principale.
La form che compare è composta da cinque pulsanti che
indirizzano a cinque schede contenenti tutti i parametri
che condizionano il funzionamento del programma.
Posizionando per qualche secondo il cursore nelle varie
posizioni sullo schermo si ottengono brevi indicazioni
circa il significato dei singoli campi selezionabili; di
seguito verranno descritti gli elementi più importanti.
1
Scheda Info generali
Qui vengono inseriti i dati del comune licenziatario del programma. Si noti che le informazioni
CAP e Comune vengono automaticamente proposte nella fase di inserimento di nuove
anagrafiche per velocizzare le operazioni.
Il campo path import/export contiene l‟indirizzo della cartella utilizzata per lo scambio dati con
altre applicazioni oltre che per la generazione di origini dati da utilizzare in stampa unione per la
produzione di lettere, etichette o altri documenti personalizzati dall‟utente.
La spunta su anno scolastico in corso mantiene il colore standard delle varie maschere.
Lavorando su form di colore diverso l‟utente si rende immediatamente conto di non operare sul
database dell‟anno in corso.
2
Scheda “Opzioni 1”
In questa scheda si
definiscono le principali
opzioni del programma; in
particolare
Pagante:
selezionando
alunno, nel caso di post
pagato
si
avrà
un
documento di addebito per
ogni utente; selezionando
genitore
si
avrà
un
documento di addebito per
ogni gruppo di utenti che
fanno capo allo stesso
pagante
Presenze:
selezionando
dettagliate verrà gestita la
presenza giornaliera degli
utenti, selezionando per
totali le presenze andranno
caricate manualmente a
fine mese appunto per
totali.
Gestione
merende
separata:
di
norma
l‟addebito delle merende è
inserito nel costo pasto. È
possibile
la
gestione
separata
spuntando
questa casella; in tal caso
andranno effettuate due
diverse
rilevazioni
presenze.
Controllo scadenza ISEE: se spuntata il programma controlla la scadenza della
documentazione ISEE presentata ad ogni accesso; in caso di ISEE scaduto chiede
l‟autorizzazione al passaggio in fascia massima. se il passaggio è autorizzato viene prodotta
una stampa degli utenti interessati con l‟indicazione del reddito individuale precedente
l‟aggiornamento. Il reddito degli interessati viene convenzionalmente portato a 999999. Se non
spuntata non viene effettuato alcun controllo né eseguito alcun automatismo di ricalcolo fascia.
Abilita automatismo residente; se selezionato il sistema considera residenti gli utenti che
hanno il campo comune uguale a quello definto nella scheda precedente.
Applica cambio fascia immediato: nel postpagato consente di cambiare la fascia durante il
mese ed avere due diverse tariffe nella fatturazione di fine mese.
Abilita riduzioni: consente di modificare la tariffa individuale applicando uno sconto (solo
postpagato).
3
Genera documenti con importo a zero: di norma il sistema non stampa documenti di addebito
con importo a zero. Se spuntata tali documenti vengono prodotti (solo post pagato)
Abilita data invio griglie: se spuntata consente la gestione di modifiche anagrafiche differite
(v. fatturazione e stampa griglie)
Abilita griglia individuale: consente di avere giorni di fruizione mensa indipendenti dalla
classe.
Saldo trasferibile: a fine anno scolastico trasferisce nell‟anno successivo fino all‟importo
indicato.
Orario limite modifica presenze: dopo tale orario ogni modifica alle presenze trasmesse viene
registrata per possibili contestazioni.
Scheda “Altre Opzioni 1”
Calcola addebito altri servizi: se spuntata il programma genera documenti di addebito
tenendo conto anche degli altri servizi selezionati per l‟utenza quali trasporto, pre e post scuola
ecc. (solo post pagato)
Tessere: se spuntata il sistema prevede l‟impiego di tessere a microchip per la ricarica dei
crediti
4
Negozi collegati: se spuntata il programma gestisce le trasmissioni provenienti da POS
installati presso esercizi convenzionati
Buoni virtuali: se spuntata il programma opera in modalità pre pagato, altrimenti in modalità
post pagato.
PostPagato con ricariche: consente l‟emissione di documenti di addebito pagabili presso
negozi convenzionati.
Dieta speciale automatica: permetta la gestione/stampa di diete speciali
Abilita avvisi con SMS: se la funzione è abilitata verrà inviato un SMS di avviso ad ogni utente
che ha un credito residuo compreso tra gli estremi indicati. (solo prepagato). È una funzione
opzionale a pagamento.
Cell. Per SMS di controllo: numero di cellulare che riceve l‟avviso di invio SMS effettuato
Ordinamento incassi prepagati: ordine nel quale vari servizi si suddividono eventuali residui
di pagamento/fatturazione.
Pre o post pagato per scuola: permette di avere un misto di modalità di pagamento nello
stesso database. È una opzione a pagamento.
Riutilizza codici badge: permette di riutilizzare i codici badge lasciati liberi dagli utenti che
hanno terminato il ciclo di studi.
Scheda “Opzioni 2”
5
Data di nascita obbligatoria: se spuntata non permette l‟inserimento di una anagrafica utente
senza la data di nascita dell‟alunno. Viene utilizzata quando sono presenti automatismi nel
calcolo delle tariffe che tengono conto del numero ed età di fratelli.
Data inizio/fine obbligatoria: se spuntata richiede una data di inizio e fine servizio nelle
anagrafiche utenti. Viene utilizzata nel caso in cui, durante il calcolo degli addebiti postpagati, si
debbano riconoscere sconti per periodi di non fruizione del servizio
Chiedi conferma pasti non fruiti: se spuntata chiede conferma ogni volta che si cerca di
cancellare manualmente una presenza memorizzata nel database indicandone la ragione.
Aggiornamento automatico programma: scarica automaticamente la nuova versione del
programma se e quando disponibile (solo installazioni locali).
Abilita preiscrizioni: funzione opzionale a pagamento; consente la gestione delle preiscrizioni.
Abilita centri estivi: se spuntata abilita la gestione dei centri estivi; in tal caso va inserito il
numero assegnato al servizio. È una funzione opzionale a pagamento.
Reddito base: viene utilizzato, ove previsto, nel calcolo automatico della fascia.
Blocco prenotazioni: se spuntata impedisce la prenotazione quando il saldo dell‟alunno è
inferiore al valore indicato.
Scheda RID/MAV/Posta
In questa scheda si selezionano le opzioni di attivazione delle funzioni di emissione di RID e/o
MAV che richiedono necessariamente la compilazione delle coordinate bancarie Codice SIA,
ABI, CAB e conto corrente di appoggio. Nel caso di multi società questi dati vanno inseriti nella
tabella delle società.
Inoltre nella scheda vanno inserite tutte le informazioni legate all‟emissione di bollettini postali
con autorizzazione per la stampa in proprio.
Modifiche differite
Se abilitate a livello di configurazione le modifiche differite consentono di tenere traccia di
cambiamenti anagrafici applicandoli però al momento opportuno, indicato nella data che
compare a fianco del pulsante relativo.
La funzione è particolarmente utile in caso di pagamenti posticipati, quando si vogliono
modificare dati rilevanti ai fini della fatturazione (fascia) o della prenotazione (stato,
composizione delle classi, dieta) e sono ancora aperti periodi contabili precedenti. Ad esempio
un cambiamento di tariffa che decorre dal primo del mese può essere reso operativo solo
quando si è completata la fatturazione del mese precedente. Al termine della fatturazione il
programma avvisa l‟operatore e richiede l‟abilitazione all‟applicazione delle modifiche differite
Le modifiche inserite saranno automaticamente applicate alla data prevista. Fino ad allora, pur
tenendone traccia, sono ininfluenti ai fini dei calcoli.
Per questo scopo il sistema dispone di due tabelle:Modifiche Differite e Modifiche Differite Bis in
quanto le variazioni posticipate possono essere applicate in momenti diversi.
6
Impostazione delle tabelle di servizio
Per il suo funzionamento il programma utilizza un certo
numero di tabelle di appoggio di cui vediamo brevemente il
significato.
Operativamente tutte le tabelle funzionano nello stesso
modo:
 vengono richiamate dal menu principale
 vengono evidenziate le righe esistenti
 per inserire una nuova riga premere su [nuovo]
assegnare un codice univoco, riempire i campi
richiesti e premere il tasto di inserimento
 per modificare una riga selezionarla nell‟elenco
sulla destra, modificare i valori richiesti e premere il
tasto aggiorna
 per cancellare una riga selezionarla nell‟elenco
sulla destra e premere il tasto di cancellazione
Dopo avere configurato il sistema, prima di procedere oltre,
vanno definite le tabelle che seguono.
Tabella Centri di Cottura:
contiene i centri di cottura da associare alle varie scuole
Tabella circoli:
E‟ possibile raggruppare le scuole in uno o più circoli.
Il codice circolo è libero ma per praticità nella
visualizzazione delle maschere e delle stampe si consiglia
di utlizzare la codifica numerica 001, 002, 003, ecc. Il codice del circolo è di 3 caratteri e deve
essere univoco a livello di Ente. La sua descrizione di 50 caratteri.
Tabella Classi:
per la gestione dei dati relativa ad una classe è necessario prima selezionarne la
scuola di appartenenza:
Dopodiché sarà possibile accedere ai dati desiderati ed in particolare i campi della maschera
che descrive la classe hanno il seguente significato:
7






Codice: (solo in fase di inserimento)
individua la classe. Sono disponibili
tre caratteri alfanumerici
Descrizione:
descrizione
della
classe. Salvo che per le materne di
solito e uguale al codice.
Promozione in: codice della classe
nella quale saranno promossi gli
alunni
al
termine
dell‟anno
scolastico.
Può
non
essere
valorizzato, nel qual caso durante la
promozione gli alunni resteranno
dove sono. E‟ utile definire una
classe di uscita dove raggruppare gli
alunni che al termine dell‟anno
scolastico cambiano scuola.
Prenotazione: ha lo stesso significato
del campo descritto nella maschera
di gestione scuole. Se specificato un
valore (A/P) questo prevale su quello
definito a livello di scuola.
Lu..Do: le caselle selezionate
indicano che in quei giorni la classe
fruisce del servizio mensa.
Refettorio: indica il refettorio (o turno)
in cui la classe fruisce della refezione
Tabella Comuni convenzionati: contiene l‟elenco dei comuni di residenza degli utenti con
l‟indicazione di quelli che hanno una convenzione con il comune ospitante
Tabella fasce:
contiene le tariffe applicate ai vari servizi con l‟indicazione di
 Codice: in genere il programma è in grado di calcolare la tariffa di ogni utente in base
alle regole definite dal comune. I codici che iniziano con “X” e “Z” indicano assegnazioni
manuali e non vengono modificati dal programma.
 Costo
 Modalità di calcolo (cifra fissa o valore unitaro)
 Limite minimo e massimo di applicazione della tariffa (inserire il valore –1 per non fare
effettuare calcoli; inserire il valore 999999 per definire il limite massimo)
 Prezzo del pasto applicato dalla ditta appaltatrice. Se indicato questo valore vine tenuto
in considerazione nella stampa 214 di riepilogo pasti erogati nel mese
 Fascia massima di riferimento: quando nel corso di una promozione il programma
chiede se si vuole portare l‟utenza in fascia massima, nel caso di risposta affermativa
gli utenti che hanno la fascia indicata nel campo codice vengono portati nella fascia
indicata come fascia massima di riferimento (questa funzione tiene conto del fatto che
tipi di scuola diversi applicano diversi gruppi di tariffe).
Tabella Negozi collegati:
nel caso di convenzioni per la vendita di buoni virtuali tramite POS la tabella contiene tutte le
informazioni necessarie sui punti vendita. In particolare:
 il codice negozio corrisponde al codice POS installato
 tutti i dati anagrafici previsti nella form vengono utilizzati per la preparazione della
fattura che il punto vendita deve fare al committente (comune o società appaltatrice) per
le prestazioni effettuate
 nella tabella vanno inseriti i codici convenzionali 19999 (rettifiche) e 88888 (fatturazione
automatica con emissione RID)
8
Tabella Refettori
La tabella refettori viene utilizzata in associazione con le tabelle scuole e classi per la
produzione di stampe legate alla distribuzione dei pasti.
Per refettorio si intende il luogo in cui devono essere consumati i pasti ma l‟indicazione può
essere utilizzata anche per indicare il turno.
Tabella scuole:
L‟inserimento, modifica, cancellazione di una scuola segue le stesse regole descritte per i
circoli.
I campi della maschera che descrive la scuola hanno il seguente significato:
 Codice: utilizzato per individuare la scuola. Deve essere numerico ed univoco a livelli di
Comune.
 Descrizione: nome della scuola
 Indirizzo: facoltativo; indirizzo della scuola
 Tipo scuola: utlizzato per produrre raggruppamenti nelle stampe e, ove previsto, per il
calcolo automatico della fascia di addebito
 Rilevazione: può essere automatica se si impiegano strumenti informatici per la
rilevazione oppure manuale. L‟esportazione dei dati verso le apparecchiature di
rilevazione avviene solo per le scuole definite con rilevazione automatica
 Pren A/P: tipo di prenotazione. La rilevazione presenze può essere effettuata rilevando
gli assenti o i presenti. La scelta è valida per tutta la scuola; tuttavia è possibile
modificare la rilevazione per una o più classi operando sulla maschera di gestione
classi. Va rilevato che lavorando per assenti, qualora la classe non fosse definita
correttamente, si potranno avere errori di prenotazione in quanto risulteranno presenti
utenti che magari non esistono più o che si sono spostati. Se omesso viene assunto:
„A‟.
 Palmare: se utilizzati i palmari per la rilevazione presenze ne indica il numero
(facoltativo)
 Codice POS: se utilizzati i POS per la rilevazione ne indica il codice (facoltativo)
 Giorni anno sc.: indica il numero di giorni di cui è composto l‟anno scolastico.
Facoltativo, viene utilizzato per determinare la quota di retta da restituire in caso di
assenze prolungate e addebiti forfetari.
 Data inizio e fine a.s.: vengono utilizzati in combinazione con il campo precedente per
lo stesso motivo.
 Centro di cottura: codice del centro di cottura associato a questa scuola
 Ordinamento: consente un ordinamento diverso da quello standard in alcune maschere
di controllo rilevazione presenze, per semplificare l‟attività di riconciliazione pasti a fine
mese.
Tabella Servizi:
contiene la descrizione dei servizi che vengono erogati dal comune. Il codice 1 è riservato per la
refezione scolastica; gli altri codici sono facoltativi e liberi. Le descrizioni inserite compaiono
nelle form e nelle stampe come intestazione delle colonne.
Tabella Società
nel caso di multisocietà contiene il codice e la descrizione delle società abilitate all‟erogazione
di servizi/riscossione addebiti.
Tabella Tipo di addebito:
nel caso di post pagato è possibile definire voci libere di addebito/accredito da aggiungere ai
documenti di pagamento (bollettini/avvisi). Nella tabella va inserito, oltre al codice, la
descrizione, il segno da applicare (+/-) ed il servizio al quale associare l‟addebito/accredito
Tabella Tipo dieta:
in questa tabella vanno definite le diete standard applicate agli utenti. Oltre alla dieta normale
(N) si possono definire innumerevoli diete. Il codice è di 4 caratteri alfanumerici. È prassi diffusa
assegnare come codice della dieta speciale il codice badge dell‟utente per semplificare il lavoro
al personale del centro di cottura.
9
Tabella Tipo scuola:
le scuole sono normalmente raggruppate in Materne, Elementari, medie, Altre. Ai fini dei
raggruppamenti nelle stampe di fatturato e incassato.
Tabella Tipo utenti:
gli utenti possono essere raggruppati in Alunni, Insegnanti, ausiliari, altro.
10
Gestione Anagrafiche
Struttura dell’Ente
Di norma all‟atto dell‟installazione iniziale del programma viene effettuata una conversione degli
archivi esistenti. La struttura ad albero (circoli, scuole, classi, utenti) viene rappresentata dalla
form che segue, alla quale si arriva selezionando “Struttura Ente” nel menu principale.
Da qui è poi possibile accedere direttamente alle form di interrogazione/variazione delle
anagrafiche utenti. Dopo aver consultato/modificato l‟anagrafica interessata è possibile tornare
a questa maschera utilizzando il tasto “indietro” del browser.
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Anagrafica utenti: inserimento
in fase di inserimento vanno definiti tutti i dati rilevanti riferiti all‟utente. Più è completa
l‟anagrafica maggiore è il numero di informazioni che possono essere estratte in fase di analisi.
Per facilitare il compito a chi non è interessato a tale tipo di servizio sono stati ridotto al minimo i
campi obbligatori, che sono indicati da un (*) nella maschera.
Anagrafica utenti: variazione
L‟accesso ai dati desiderati può essere effettuato tramite diversi criteri di selezione:
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I dati degli utenti sono raggruppati in sei schede omogenee per contenuto. Posizionando il
cursore per alcuni secondi su di un campo, se previsto, viene evidenziato un breve messaggio
esplicativo circa il significato e l‟utilizzo del campo stesso.
Prima scheda: dati personali:
In particolare tutti i campi di questa scheda si riferiscono alla situazione attuale dell‟utente; qui
se ne definisce il tipo (alunno, insegnante, altro), la scuola e classe frequentata, la tariffa
applicata, la dieta assegnata indirizzo e dati anagrafici personali.
Particolare attenzione va posta all‟indicazione di stato: lo stato di un utente può essere
 A attivo: sono permesse tutte le operazioni
 S sospeso: l‟utente non compare nelle griglie di rilevazione; tuttavia, se ha presenze
memorizzate precedentemente queste verranno elaborate nella prossima fatturazione
(post-pagato)
 I inserimento: utilizzato nella gestione nidi.
 E eliminato. L‟anagrafica è conservata a soli fini statistici e verrà eliminata con la
prossima promozione.
Spuntando le caselle di autorizzazione SMS o E-Mail si abilita la possibilità di inoltrare
messaggi all‟utenza. Da questa maschera si può anche assegnare una nuova tessere all‟utente
(nel caso di prepagato mediante chipcard), L‟assegnazione di una nuova tessera fa si che il
credito maturato venga trasferito al nuovo codice, mentre la storia passata viene mantenuta
associata alla vecchia tessera.
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Tutte le variazioni portate vanno consolidate premendo il tasto procedi.
Infine, nei casi in cui è attivata la funzione, premendo il tasto ricerca in anagrafe dopo avere
inserito il codice opportuno nel campo “id anagrafe” si ha il completamento automatico dei dati
nella maschera mediante un collegamento con il database anagrafe del comune.
Seconda scheda: pagante.
Nella seconda maschera vanno inseriti i dati relativi alla persona pagante per conto dell‟alunno.
Nel caso in cui, a livello di configurazione iniziale si sia optato per un rapporto 1:1 tra utente e
pagante, alcuni campi saranno automaticamente impostati in fase di inserimento ed il codice del
pagante corrisponderà al codice dell‟utente. Nel caso in cui, invece, più utenti facciano capo ad
un pagante sarà necessario effettuare l‟associazione manualmente, utilizzando l‟anagrafica
pagante dal menu principale.
Terza scheda: Servizi.
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Nella scheda “servizi” trovano posto le informazioni che, se previsto, consentono il calcolo
automatico della tariffa da applicare all‟utente sulla base delle sue condizioni socio-economiche
e l‟attivazione dei servizi richiesti con la spunta delle caselle o la compilazione dei campi previsti
nonché i giorni di fruizione della mensa.
Quarta scheda: Altro.
La in questa scheda vengono raccolte informazioni varie relative alla fruizione del/dei servizi.
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Quinta scheda: presenze.
La scheda “presenze” evidenzia con una “P” i giorni di presenza dell‟alunno su tutto l‟anno
scolastico corrente per il servizio indicato. L‟eventuale modifica di presenze archiviate deve
essere effettuata dalla voce Presenze del menu principale.
Sesta scheda: pagamenti (Pagamenti posticipati)
da questa maschera è possibile stampare l‟estratto conto utente, emettere un nuovo bollettino o
eliminarne uno di quelli già emessi
In questa scheda, nel caso di postpagato sono raggruppati i bollettini emessi con l‟indicazione
di pagato/non pagato.
Sesta scheda: pagamenti (Pagamenti anticipati)
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In questo caso vengono invece evidenziate le ricariche effettuate.
Paganti
La tabella paganti viene
utilizzata direttamente solo
quando il sistema opera in
modalità di pagamento
rette
posticipato.
In
situazione di post pagato,
qualora sia operativa la
gestione dei RID ed il
pagante ne abbia richiesto
l‟attivazione
andranno
compilati i campi bancari e
spuntata
la
casella
“attivazione RID”. Solo
questa indicazione farà si
che al momento della
generazione dei RID il
pagante venga preso in
considerazione.
In fase di inserimento aggiornamento della tabella
il programma evidenzia
quali utenti fanno già capo
al pagante in elaborazione.
17
Considerazioni sulla gestione delle anagrafiche
Considerando che la rilevazione delle presenze è l‟attività più critica dell‟intero sistema, è bene
avere chiare le implicazioni derivanti dalle scelte effettuate:
 impostare una scuola/classe rilevabile per assenti velocizza il lavoro ma presuppone
che la composizione della classe sia corretta (saranno considerati presenti tutti quelli
non rilevati e quindi, se la composizione della classe non è corretta si avranno
prenotazioni e addebiti in più o in meno)
 impostare una scuola/classe rilevabile per presenti aumenta il lavoro manuale ma rende
più preciso il risultato ed evidenzia in anticipo gli errori
 in relazione alla composizione delle classi potrà essere conveniente definire una o più
classi di insegnanti piuttosto che associare un numero fisso di insegnanti per classe
In considerazione del fatto che in fase di promozione tutti gli utenti che hanno la spunta di
“promosso” saranno spostati nella classe di destinazione verificare che:
 tutte le classi soggette a promozione abbiano una classe di destinazione valida (di
norma le materne non hanno la promozione automatica)
 sia tolta la spunta agli alunni/insegnanti da non spostare/promuovere
18
Gestione Presenze
La gestione delle presenze è il cuore del sistema GRSWEB
La prenotazione dei pasti può essere effettuata con diverse modalità operative che possono
anche coesistere, e più precisamente:
1.
2.
3.
4.
mediante griglie cartacee con codice a barre e POS
mediante griglie cartacee e caricamento dati tramite internet
mediante griglie cartacee e trasmissione a mezzo fax
mediante griglie cartacee e caricamento manuale per totali
indipendentemente dalla modalità con cui viene effettuata la rilevazione, per la quale si rimanda
alle relative istruzioni, i dati di prenotazione arrivano giornalmente nel database gestionale.
1. Inserimento presenze tramite POS:
Per la descrizione di questa modalità si rimanda alla documentazione allegata al POS
2. Inserimento tramite internet
Le presenze possono essere inserite tramite internet con le seguenti modalità:
1. mediante griglia giornaliera
2. mediante griglia mensile
utilizzo della griglia giornaliera
dal menu principale selezionare Gestione presenze, inserimento presenze e premere il tasto 1
dopo aver selezionato la scuola, il servizio e, se necessario, aver cambiato la data proposta.
In risposta il sistema presenta l‟elenco delle classi della scuola selezionata.
Per facilitare il lavoro dell‟operatore vengono evidenziate in rosso le classi dove non è stata
inserita nessuna presenza, in verde quelle già trattate (dove ci sono presenze inserite).
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Selezionare la classe desiderata: il sistema presenta l‟elenco dei componenti la classe
Andranno spuntati i presenti (nel caso indicato) o gli assenti se la rilevazione va fatta in questo
modo. In fondo alla pagina è presente un tasto che imposta tutti assenti o tutti presenti.
Premendo il tasto di conferma le presenze sono inserite e, nel caso di prepagato, i saldi
individuali decrementati.
utilizzo della griglia mensile
In questo caso viene presentato tutto il mese per ogni classe ed è possibile inserire (o togliere)
le presenze a piacere. Vengono evidenziate in rosso i giorni nei quali non c‟è mensa (sabati,
domeniche, festività e giorni in cui la classe o l‟alunno non fruiscono del servizio).
Anche in questo caso i saldi sono conseguentemente aggiornati.
3. Inserimento a mezzo FAX
Per la descrizione di questa modalità si rimanda alla documentazione allegata al POS
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4. Inserimento presenze per totali
In questa modalità le presenze vengono inserite per totali mensili. Ovviamente non saranno
disponibili analisi dettagliate sulla fruizione del servizio individuale.
Quadrature di fine mese
Di norma all‟inizio del mese successivo a quello di riferimento, la società appaltatrice fattura
all‟Ente l‟importo relativo ai pasti erogati o, in caso di riscossione esternalizzata, la differenza tra
quanto teoricamente pagato dagli utenti ed il prezzo pieno del pasto.
Prima di fatturare però è necessario quadrare le prenotazioni memorizzate nel sistema con il
riepilogo pasti erogati del centro di cottura.
A questo scopo è di grande utilità il riepilogo pasti fine mese, ottenibile selezionando sul menu
principale presenze, controlli fine mese.
Selezionando anno, mese e servizio richiesto e premendo invio si ottiene il riepilogo dei pasti
erogati (totale del mese e ripartizione per scuola). Cliccando su una scuola si avranno le
presenze memorizzate per giorno e di qui quelle per classe di quel giorno. infine, selezionando
una classe, si avrà la situazione del mese per quella classe.
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Su questa maschera, che è la stessa dell‟inserimento mensile, è possibile operare aggiunte o
eliminazioni di presenze in base a quanto effettivamente accaduto nel mese, fino ad ottenere la
quadratura dei pasti desiderata. In particolare si utilizzerà il modulo variazioni, compilato nel
corso del mese dai rilevatori, sul quale sono state registrate tutte le “anomalie” capitate nel
mese: utenti entrati in ritardo o usciti in anticipo, utenti presenti ma non ancora inseriti nelle
griglie, eccetera.
Si noti che le variazioni in più o in meno agiscono direttamente sul saldo utenti in caso di rette
prepagate, come descritto nel capitolo relativo alle anagrafiche.
Una volta completata la quadratura sarà possibile emettere fattura all‟ente e, in caso di
pagamento posticipato, avviare la procedura di fatturazione con emissione dei documenti di
pagamento.
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Rette Post Pagate
Completate le operazioni di quadratura mensile si può avviare la procedura di fatturazione
Preparazione alla fatturazione
Prima di una fatturazione è necessario predisporre il sistema selezionando la funzione “prepara
per fattura”. L‟operazione è irreversibile. Effettuare una copia di salvataggio dei dati per poter
ripristinare la situazione in caso di necessità.
Fatturazione pasti
Selezionando dal menu principale “fatturazione pasti” si arriva alla funzione di calcolo dei
documenti di addebito.
l‟operatore dovrà comunicare la data di scadenza dei documenti in fase di creazione e premere
elabora. Il sistema provvederà ad effettuare i calcoli necessari e terminerà indicando i numeri
dei documenti emessi.
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È possibile limitare l‟elaborazione tramite la scheda filtri e selezioni che permette di elaborare
solo gli utenti di una scuola, di una classe, di un periodo, di un gruppo o anche uno specifico
utente.
Fatturazione servizi
La fatturazione servizi è in tutto simile a quella precedentemente descritta con l‟unica differenza
di non essere pilotata dalle prenotazioni pasti.
In altre parole è possibile emettere documenti di addebito all‟utenza non legati alla presenza
(iscrizioni, servizi a corpo, eccetera)
L‟addebito viene effettuato indicando il servizio interessato nell‟apposita casella, il periodo di
riferimento e l‟importo, e premendo invio. Il servizio interessato deve essere inserito nella
“tabella tipo di addebito”
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Eliminazione bollettini
È possibile eliminare fisicamente dall‟archivio
un bollettini emesso ma non ancora incassato
richiamandone il numero e premendo il tasto
elimina nell‟apposita funzione.
Emissione RID/MAV
Dopo la fatturazione è
possibile, se previsto dal
sistema, emettere RID e MAV
selezionando
l‟apposita
funzione.
È necessario indicare il giorno
(o i giorni) da includere
nell‟estrazione e premere il
tasto “Esegui” per avviare la
generazione del file. Si noti
che il periodo da indicare è
quello di calndario in cui si
sono
eseguite
le
elaborazioni e non quello di
competenza contabile.
I file prodotti dovranno essere inviati in banca.
Il sistema considera pagati i documenti emessi a mezzo RID. In caso di insoluti si dovranno
importare i dati dalla banca per la riapertura delle partite.
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Incassi
Quando gli utenti pagano la retta è necessario registrare gli incassi per chiudere le partite
contabili.
Gli incassi vanno registrati sempre richiamando il numero di documento pagato. Per facilitare le
operazioni, una volta digitato il codice del documento da incassare il programma propone tutti i
dati del bollettino presumendo un pagamento totale e proponendo come data di incasso la data
di scadenza del documento.
Premendo invio il documento viene chiuso ed il programma si predispone per un nuovo
incasso. Qualora si modificasse la data di pagamento, questa verrà riproposta per i pagamenti
successivi.
Se richiesto è possibile distinguere i pagamenti effettuati in posta da quelli effettuati in banca.
Qualora il pagamento fosse solo parziale prima di premere invio si dovrà modificare l‟importo
proposto dal programma con quello effettivamente incassato. In questo caso la partita non
viene chiusa e alla prossima occasione verrà proposto l‟incasso della differenza residua.
In questa maschera è anche possibile inserire accrediti. In tal caso l‟importo da versare sarà
decurtato della somma accreditata.
Gli incassi possono anche essere importati automaticamente se si sono utilizzati bollettini
postali 896 e si dispone di BancoPosta Online con rendicontazione automatica degli incassi
oppure importando file provenienti da banche previo accordo sui tracciati scambiati.
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Eliminazione fatturazioni
È possibile eliminare completamente una fatturazione premendo il tasto che la individua. Non è
permessa la cancellazione di fatturazioni per le quali sono stati già registrati incassi.
Solleciti
I bollettini non pagati possono essere sollecitati utilizzando queste funzioni.
L‟emissione dei solleciti avviene in diverse fasi: prima di tutto è necessario elaborare i
documenti non pagati per inserirvi, se necessario, i costi del sollecito (sanzioni, interessi,
postali). È possibile limitare l‟elaborazione ad un periodo e/o agli scaduti al di sotto di un certo
importo.
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Dopo avere generato la base per l‟emissione dei solleciti questi possono essere stampati
Nel caso si voglia anche produrre un bollettino da allegare al sollecito spuntare l‟apposita
casella.
Dopo l‟emissione dei solleciti è possibile tenere sotto controllo la situazione dei pagamenti
utilizzando le specifiche funzioni:
Invio a ruolo
La funzione viene utilizzata quando si esauriscono le possibilità di incassare bonariamente dagli
utenti le rette dovute. Il programma elimina i crediti in sofferenza dal database e costruisce un
file destinato all‟esattoria contenente tutte le informazioni necessarie al recupero forzoso del
credito.
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Rette Prepagate
Utenti
Nel caso di pagamenti anticipati non sono previste particolari cure nella gestione degli utenti.
L‟unica attività, legata all‟utenza, è quella di sistemazione del credito individuale o di
trasferimento credito da una tessera all‟altra per eventuali correzioni di errori commessi in fase
di ricarica o per compensare crediti e debiti tra fratelli.
L‟operazione si effettua mediante la maschera di “storno/accredito su tessere” raggiungibile dal
menu principale selezionando “fatturazione e incassi” e “buoni virtuali”.
In questa maschera si dovrà indicare la tessera da addebitare/accreditare, una eventuale
tessera di destinazione dell‟operazione, l‟importo, la causale ed il negozio o ufficio interessato.
L‟operazione rimane memorizzata tra le ricariche ed è visibile negli estratti conto utente.
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Altre operazioni
Oltre alla funzione di configurazione del sistema di cui si è già parlato, in questo menu sono
raggruppate una serie di funzioni di interesse generale, di cui si fornisce una breve spiegazione.
Ricalcola fasce
Questa funzione, disponibile solo per i comuni che hanno l‟assegnazione automatica della
tariffa in base al reddito e ad altri parametri previsti nel regolamento, fa si che a tutti gli utenti
venga assegnata la tariffa relativa alla fascia di competenza.
Sono esclusi dall‟elaborazione solamente quegli utenti che hanno una fascia il cui codice inizia
con “X” o “Z”
Esegui promozione
Il programma promuove automaticamente alla classe successiva tutti gli utenti abilitati. I bocciati
o quelli senza classe di destinazione restano dove sono.
Gli alunni che si trovano nelle classi terminali di una scuola vengono di norma raggruppati in
una classe di “uscenti” che sarà il serbatoio da cui estrarre le anagrafiche quando, all‟inizio
dell‟anno successivo, si formeranno le nuove classi.
Durante la promozione il software crea automaticamente un database dell‟anno precedente in
modo da consentire analisi e verifiche sul passato, azzera gli archivi predisponendoli per l‟anno
nuovo, e chiede autorizzazione per eliminare le dichiarazioni ISEE e portare tutti in fasca
massima; se l‟autorizzazione viene negata gli ISEE presenti restano validi fino alla naturale
scadenza.
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Cambia anno scolastico
Selezionando questa funzione il programma si collega al database dell‟anno precedente. Tutte
le funzioni operative sono ancora disponibili, ma agisconi sui vecchi dati: sarà così possibile
effettuare stampe relative all‟anno precedente, interrogazioni e registrazione di incassi di periodi
passati.
Invio e-mail
Il sistema consente l‟invio di e-mail sulla base dei parametri di selezione previsti nella form che
segue:
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Stampe
Tutte le stampe vengono evidenziate in anteprima in
modo da consentire di visionare il risultato della richiesta,
stamparlo tutto o in parte ed ottenere, spuntando
l‟apposita casella, l‟equivalente stampa in formato
Microsoft Excel.
Le stampe possono essere “online o “su richiesta”. Le
stampe online vengono prodotte immediatamente, quelle
su richiesta vengono prodotte in modalità differita, di
norma entro una decina di minuti dal momento della
richiesta.
Dal punto di vista temporale le stampe possono essere
di tre tipi:
 non legate a date particolari (es. anagrafiche)
 stampe legate ad un giorno particolare (es.
prenotazione pasti)
 stampe legate ad un periodo (es. fatturato)
Nel primo caso non ci sono particolari formalità; nel
secondo va inserita la data di riferimento nel campo “dal
giorno”; nel terzo caso vanno inseriti gli estremi di
riferimento nei campi periodo “dal giorno” “al giorno”.
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Casi particolari di utilizzo delle date sono descritte nelle stampe che li utilizzano. Tutte le
stampe sono individuate da un numero. Di seguito ricordiamo le più significative:
Anagrafiche
100-103 – stampa anagrafica
evidenzia tutti gli utenti divisi per circolo, scuola, classe con l‟indicazione della fascia, della dieta
e dello stato
104 – elenco paganti utenti
oltre ad evidenziare l‟associazione pagante-utente consente un agevole controllo di tutti gi
utenti senza pagante
105-106 – dettaglio o sintesi per fascia di reddito
fornisce la consistenza numerica dell‟utenza divisa per fascia di reddito; molto utile in fase di
preparazione del bilancio
450-458 – elenco generale servizi per scuola
la stampa indica tutti i servizi a cui ogni utente è iscritto (divisa per scuola e classe). È possibile
limitare la stampa ad un solo servizio per verificarne velociemente gli iscritti.
459 – elenco utenti con ISEE in scadenza
la stampa permette di estrarre con un mese di anticipo
Presenze
200 – stampa griglia mensile
è possibile stampare griglie con o senza codice a barre, mensili, settimanali, giornaliere
perclasse o raggruppate, in relazione alle singole esigenze.
Le stampe possono anche essere limitate ad una scuola o classe e, nel caso di periodi passati,
vengono indicati i presenti/assenti memorizzati in archivio
202-209 – pasti da produrre
queste stampe riepilogano le prenotazioni del giorno indicato con diversi livelli di aggregazione.
211 – stampa di controllo prefatturazione
indica per il periodo prescelto i pasti erogati, il riepologo per fascia di addebito, per scuola,
elenco esenti.
213-214 – totale pasti erogati per fascia e per scuola (o tipo scuola) e fascia, con indicazione
del ricavato dall‟utenza.
250 – elenco comuni convenzionati
per il periodo indicato evidenzia i pasti erogati ai comuni convenzionati con l‟importo dovuto ad
integrazione del prezzo pieno dovuto.
Addebiti/incassi/solleciti
300 – avvisi di pagamento
questa funzione permette di stampare gli avvisi di pagamento da inviare all‟utenza per il
pagamento in banca. È possibile selezionare, al‟interno delle fatturazioni eseguite, i documenti
da stampare. È anche possibile ottenere una origine dei dati per stampa di avvisi personalizzati
con Word e stampa unione.
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301 – Bollettini
con questa funzione si stampano bollettini postali su carta bianca o su moduli prefincati. Anche
in questo caso i bollettini da stampare vanno selezionati per numero (dal – al). Per facilitare la
selezione è possibile indicare la fatturazione alla quale ci si riferisce. Per la stampa dei bollettini
è necessario disporre del font richiesto dalle Poste Italiane nel computer che soddisfa la
richiesta.
304 – stampa accertato
è possibile ottenere il raggruppamento di più fatturazioni(bollettazioni) in una unica stampa che
totalizza gli importi addebitati all‟utenza per scuola/classe.
305,306,320 – scaduti
queste stampe elencano i bollettini scaduti (non pagati) alla data di riferimento indicata. Le
stampe possono essere ordinate per data di scadenza, per importo dovuto o per utente.
303,309 – incassi
stampe che evidenziano gli incassi (postpagato) per giorno – sintesi e dettagli. Le stampe
evidenziano gli incassi per cassa, ossia per data di effettivo incasso.
307 – solleciti
questa funzione consente di elaborare tutti i documenti di addebito emessi, individuare quelli
scaduti e produrre lettere di sollecito all‟utenza.
Operativamente è necessario prima procedere alla fase di calcolo indicando anche le eventuali
spese accessorie da considerare.
Terminata l‟elaborazione è possibile stampare i solleciti con le funzioni standard del programma
o produrre una origine dei dati per una successiva stampa unione mediante Word.
314,315 - controllo fatturazione
le due stampe riepilogano il risultato di una fatturazione evidenziando tutte le voci addebitate ad
ogni singolo documento. La stampa 314 è riferita ad utenti non raggruppatai, la 315 ad utenti
raggruppati. Queste stampe sono utili per effettuare controlli prima di procedere alla stampa e
invio di avvisi e bollettini.
Statistiche e stampe varie
397-400 – statistiche pasti
queste stampe evidenziano la produzione dei pasti prodotti nel periodo indicato, in forma
sintetica e analitica.
401 – fatturato
riepilogo sintetico del fatturato diviso per periodo e scuola, con indicazione degli addebiti
effettuati per servizio erogato.
402-403 – incassi
parallelamente alla stampa 401 queste stampe evidenziano gli incassi per periodo e per tipo di
servizio. La collocazione degli incassi è fatta per competenza, ossia riferita alla data di
emissione del documento pagato.
410-414-416 – vendite negozi convenzionati
queste stampe producono sintesi e dettagli delle vendite di buoni virtuali effettuate dai negozi
convenzionati. La stampa 414 indica anche il saldo dovuto dal negoziante sulla base delle
vendite e dei versamenti effettuati e registrati.
417 – facsimile fattura
per venire incontro alle esigenze dei negozianti questa stampa produce un facsimile della
fattura che il negoziante deve emettere alla società appaltatrice per il servizio di vendita reso
sulla base degli accordi pattuiti.
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418,419 – elenco alunni senza credito, avvisi
questa stampa produce l‟elenco di quegli alunni che hanno un credito compreso tra gli estremi
indicati nella maschera di richiesta stampa. Nel caso la stampa sia richiesta per numero di pasti,
questi vengono clacolati sulla base della tariffa presente nel giorno.
è possibile ottenere una origine dei dati per stampare lettere di sollecito personalizzate con
Word e stampa unione.
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Altre funzionalità
Iscrizioni
In alternativa all‟impiego della funzione di promozione è possibile attivate il modulo iscrizioni
con il quale si opera come descritto in seguito. Si noti che questa operazione di norma viene
eseguita mentre l‟anno corrente è ancora in corso; le operazioni non influenzano in alcun modo
l‟operatività quotidiana.
Apri iscrizioni
Con questo comando si predispone l‟archivo all‟accettazione delle iscizioni. Il software simula
una promozione e crea un file di iscritti all‟anno scolastico successivo.
Tutti gli iscritti vengono messi nello stato di sospeso e, se previsto, anche in fascia di reddito
massima.
Contemporaneamente viene generata una nuova tabella fasce per recepire le tariffe da
applicare per l‟anno successivo.
L‟operazione azzera le tabelle iscritti e fasce relative ad iscrizioni precedenti
Inserisci iscrizioni (1)
Utlizzare questa funzione per inserire utenti che si iscrivobo per la prima volta (ossia che non
sono già presenti nel database)
Inserisci iscrizioni (2)
Utlizzare questa funzione per inserire utenti che rinnovano l‟iscrizione ad un anno scolastico
successivo (ossia che non sono già presenti nel database)
Chiudi iscrizioni
Questa operazione chiude il processo. In risposta al comando viene creato un database anno
predente e vengono poi sostituiti gli archivi correnti con i nuovi.
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Centri estivi
Il modulo opzionale centri estivi consente di effettuare la gestione dell‟utenza che utilizza tale
servizio senza dover modificare le anagrafiche correnti, preservando cioè la collocazione degli
alunni nelle scuole/classi di appartenenza e facilitando quindi le operazioni di ripristino dati a
fine estate e la successiva promozione.
Il software prevede una prima fase nella quale vanno definiti i centri estivi previsti. In questa
fase, per ogni centro va indicato il numero di posti disponibili, la tariffa applicata per settimana e
l‟indicazione di eventuale graduatoria per l‟ammissione. Va inoltre indicato il periodo di
esercizio.
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Interfaccia WEB per genitori
Ai genitori è consentito l‟accesso individuale tramite codice e password assegnata dal sistema.
Tramite WEB i genitori possono visionare la situazione anagrafica dei propri figli, le loro
presenze a scuola, la situazione contabile (bollettini emessi e pagamenti contabilizzati in caso
di pagamento posticipato oppure ricariche effettuate nel caso di prepagato).
Nelle installazioni ove è previsto è anche disponibile il pagamento ondine tramite carta di
credito.
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