COSTRUIRE UN
AFFINITY DIAGRAM
Il caso del US Gov.
• Alla fine degli anni 70 il governo americano
commissionò uno studio per vedere l’efficacia in
ambito militare del “group decison making”
• Chiesero a 30 militari dell’intelligence di analizzare dati
delle loro fonti e di individuare i movimenti delle
truppe nemiche.
• Quando lavorarono da soli ad un report sul quesito
posto raggiunsero una performance di 7 elementi
corretti su 100;
• quando ad ogni militare fu concesso di scambiarsi i
report degli altri raggiunsero in media un risultato di
79/100
Il caso del US Gov.
• Quali furono le principali differenze tra il
primo e il secondo report?
• Quando i militari aggiunsero alle proprie idee
le prospettive, gli insight, la vision dei
compagni, la loro accuratezza si decuplicò
• Questo è un esempio della potenza del
lavorare con i gruppi in compiti “knowledge
oriented”
Interaction Design Priorities
• In alcuni casi il nostro lavoro è simile a questa
ricerca simile.
• Nelle fasi di progettazione e di design delle
tecnologie e/o dei servizi le risorse che si hanno a
disposizione sono spesso limitate.
• Occorre focalizzarsi sulle parti importanti del
problema, avere le idee giuste, creatività.
• Ma come valutiamo cosa è veramente importante
per il progetto che abbiamo in corso? E come
aumentiamo la creatività di un prodotto
mantenendo condiviso ciò che è centrale e ciò che
è marginale al prodotto stesso?
AFFINITY DIAGRAM o METODO JK:
• Detto anche “metodo KJ” dal nome del
creatore Jiro Kawakita che l ’ ha
sviluppato negli anni ’60.
• KJ si è rivelato un formidabile strumento
per portare i gruppi ad individuare
priorità, a condividere obiettivi, ad
organizzare le proprie conoscenze
• Tecnicamente
esso
permette
di
raccogliere numerosi language-data
(idee, opinioni, variabili di processo,
concetti …) e di organizzarli in categorie,
basate sulle relazioni che intercorrono
tra i dati.
AFFINITY DIAGRAM o METODO JK:
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The KJ method was developed as a result of having difficulties in interpreting
ethnographic data in Nepal.
The KJ method builds upon Charles Pierce's notions of abduction and relies
upon intuitive non-logical thinking processes.
Kawakita's methods were developed and diffused throughout Japanese
management and educational circles.
Kawakita believes that his methodology has the potential of liberating humanity
from the mechanistic philosophy imposed by Western Civilization. The KJ
method, according to Kawakita has universal applicability and does not only
conform to Japanese culture and management decision-making processes which
are generally based on the group-orientation model.
This simplistic group-orientation model of Japanese society is being criticized by
anthropologists such as Harumi Befu.
Kawakita argues that human nature is universal, and that the KJ method, as a
means of decision-making can be utilized in all societies throughout the world
to implement social and economic development.
Raymond Scupin. Society for Applied Antropology (56),2 - 1997
AFFINITY DIAGRAM
• E’ utile quando gli obbiettivi rientrano in:
• Classificare (priorità) numerose idee o concetti
• Analizzare assieme grandi volumi di dati
• Incoraggiare all’uso del pensiero creativo, non
logico
• Creare consenso su “contenuti target” e sulle loro
priorità
• Risulta poco appropriato quando gli item prodotti sono
inferiori a 15: in questo caso è consigliabile ricorrere ad
una tecnica di decision making tradizionale.
AFFINITY DIAGRAM
• E ’ un ’ attività che consente di individuare
soluzioni creative a diverse problematiche:
• Info troppo complesse e/o su ampia scala
• Info individualmente poco note o con
conoscenze incomplete
• Info confuse e/o disorganizzate
• Necessità di definire priorità
• Quando è importante raggiungere il
consenso
COME SI PROCEDE:
Esistono molte varianti di questa metodologia, ma tutte prevedono:
1. Formare il gruppo
2. Descrivere il compito
3. Generare le “Card”
4. Classificare le “Card” in gruppi con il consenso
dei partecipanti
5. Etichettare i gruppi di card con il consenso dei
partecipanti
6. Comporre il DA finale con il consenso dei
partecipanti
LINEE GUIDA GENERALI:
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Chiedetevi Perché, Cosa e Come
Le idee sono affermazioni non giudizi
Accertarsi che le idee siano chiare per tutti
Stimolare la discussione
Se non è possibile raggiungere il consenso circa la
posizione di un’idea è possibile fare un duplicato della
stessa
• Alcuni item possono restare isolati (max 4-5)
• E’ possibile generare sub-header e super-header
La tecnica nel dettaglio
STEP 1
• Step 1: Determinare il focus. (focus question)
• Questo step guida i risultati. Ogni sessione avrà una “focus
question”:
• Chi sono i nostri utenti?
• Di quali caratteristiche di prodotto essi necessitano?
• Che scopi avranno gli utenti quando si avvicineranno al nostro
prodotto?
• Quali ostacoli potremmo incontrare nel design e/o nella
commercializzazione del prodotto
• E’ possibile lavorare per una sola domanda chiave per volta, così
partiamo sempre dalla più importante. In genere un buon gruppo
esperto può svolgere 2 sessioni in un ora (due domande chiave)
STEP 2
• Mettere le persone a discutere per un tempo
sufficiente in genere un ora.
• E’ importante che abbiano provenienze (ruoli
sociali e aziendali, professionali… ) diverse, che
siano selezionati allo scopo di cogliere ogni
possibile prospettiva
• Esempio: sito dei servizi sociali della Regione
dovrebbe essere sviluppato con gruppi di cittadini
utilizzatori, politici, amministrativi, funzionari,
etc.
STEP 3
• Mettere 1 ITEMS ogni post-it (sticky note)
• Chiedere ad ogni gruppo di partecipanti di
contribuire con quante più idee possibili
• Ogni item è un idea non un giudizio e come tale
va trattatta
• VARIANTI/AMBIGUITA’: è possibile discutere
direttamente le idee nel gruppo o meno.
PRO/CONS discutendole + condivisone/idee(carenza tempo)
STEP 4
• Mettere le Sticky Notes sul muro
• In ordine random order, ogni participante
mette i propri sticky notes sul muro.
• Quindi si dedicano a leggere i contenuti di
tutti i partecipanti
• Se in ogni altro momento si pensa che ci sia
qualcosa da aggiungere al muro, lo si può
scrivere su un nuovo SN e attaccare alla
collezione.
STEP 5
• Raggruppare ITEM simili. Il facilitatore istruisce il gruppo al
“grouping like items” in un’altra parte della stanza.
• Questo in genere quello che deve dire il facilitatore
– Prendi due ITEM SIMILI e piazzali in una parte vuota del muro, almeno a 25
centimetri da altri items. Quindi sposta altri ITEM simili in quel gruppo
– Sentiti libero di spostare ITEMS in gruppi creati da altri e se vedi che ci sono
cose di poco senso puoi rearrangiare gli items finchè non ci trovi senso.
– Complta questa fase senza MAI discutere dei contenuti degli stiky o dei gruppi.
Ogni item has deve essere in un gruppo, ma possono esistere gruppi di un
solo ITEM.
STEP 5
• ATTENZIONE: i gruppi non sono ammessi a discutere sui
contenuti in questa fase. Discussioni premature focalizzano su
temi borderline o non rilevanti. Dopo si avranno discussioni
interessanti e centrali, così risparmiare tempo ora ci
permetterà di averne dopo.
• Lo STEP 5 è completo quando tutti gli ITEM saranno
raggruppati sul nuovo muro
• A volte si rende necessario l’utilizzo di fogli grandi su cui
attaccare gli item (per riprendere il lavoro in altri momenti).
• Esistono soluzioni computerizzate molto interessanti, in
particolare touch-screen (ma si può usare nelle fasi finali
anche excel).
STEP 6
• Nominare (etichettare i gruppi)
• Usare sticky notes di colore diverso, distribuirli e chiedere ai
partecipanti di dare un nome ai gruppi di item
• Queste sono possibili istruzioni da somministrare ai partecipanti:
– I voglio che adesso diate un nome ai gruppi. Leggete i contenuti di ogni gruppo e scrivete il nome
che meglio rappresenta quella categoria .
– Usate nomi brevi, non frasi lunghe
– Se vi accorgete rileggendo che il gruppo ora sembra composto da due gruppi sentiti libero di
dividerlo in due
– Viceversa, se notate ora che due gruppi sono molto simili o uguali, puoi accorparli
– L’unico caso in cui non potete usare il nome che avete in mente è se qualcuno lo ha già usato
– Non si possono effettuare discussioni sul nome
• [!!!] Questo STEP ha una “hidden agenda”: la review finale. Insistendo che ognuno
legga i contenuti di ciascun gruppo, i partecipanti andranno a ragionare su ogni
contenuto. Questo è critico per la prossima fase.
FROM: http://www.six-sigma-material.com/Affinity-Diagram.html
STEP 7
• Al termine di questo step avremo ottenuto una
condivisione democratica dei contenuti e delle opinioni
tra i partecipanti.
• E’ importante che questa fase si svolga libera da ogni
coercizione e dall’influenza di altri fattori quali la
numerosità degli item. I partecipanti devono
esclusivamente usare il loro personale punto di vista
nello stabilire quali siano i gruppi più importanti o
centrali rispetto alla domanda focus (o tema prescelto)
STEP 7
• Una tecnica per velocizzare è questa
– I partecipanti prendono un foglio e scrivono ciascuno i tre nomi
che credono più importanti.
– Ripetere qui la Focus Question con questa formula:
– Su un pezzo di carta che non condividerai con nessuno e
non mostrerai a nessuno voglio che tu scriva i tre nomi di
gruppi che credi rispondano meglio alla FOCUS QUESTION:
“con quale tipo di utente abbiamo a che fare?”
– Se i partecipanti hanno difficolta nel decidere le tre
soluzioni, fate scrivere 5 etichette, poi fate eliminare quelle
meno importanti
STEP 7
• Una tecnica per velocizzare è questa (2)
– Adesso si devono decidere i ranking dei tre nomi, ossia dal più
importante al meno (questo processo risulta più facile se separato
dal primo). Usiamo questa formula:
– Metti tre x sul foglio dove ritieni sia l’etichetta più
importante… 2 X ….. 1X
– Nessuna discussione è ancora ammessa (non perdere tempo sulla
classifica finché non è finita la schedatura)
STEP 8
• Ranking dei gruppi
• Si riorganizzano i voti, sulla lavagna, con il più
importante in alto e così via…
• Si rileggono assieme tutti i gruppi
• Il team può ora riconsiderare di combinare i
gruppi (discussione e voto unanime)
NOTA: i gruppi devono essere identici, non
subcategorie o sovra categorie.
• Aprire la discussione.
STEP 8
•
Attenzione a evitare protagonismi, scherno/bullismo sulle opinioni etc.
•
L’unanimità deve essere ben gestita: questo meccanismo da potere ogni
singolo individuo, ma se uno blocca il processo non resisterà a lungo, e voi
dovete qui agire in modo efficace.
•
La somma di due gruppi genera una collocazione diversa nel ranking .
Provvedere alla versione nuova
•
A questo punto il coordinatore/facilitatore dichiara chiuso l’esercizio e rivede
con gli altri i 3 o 4 items più importanti. Queste sono le TOP PRIOITIES per le
domande focus
KJ - Conclusioni
• Quando il KJ-Method funziona raggiungiamo il consenso in tempi
rapidi, più velocemente che con ogni altro metodo
• Incoraggiamo le persone a partecipare, a dire la propria idea, le
priorità che emergono sono valide e spesso resistono nel tempo
• The KJ-Method e un mix affascinante di “independent
brainstorming, group dynamics, and democracy”. Permette ad un
team di essere creativo e critico in modo produttivo, disponendo
anche le forti personalità al servizio del gruppo intero.
• Le conoscenze elicitate da utenti e gruppi in genere saranno al
termine numerose, condivise, organizzate