Manuale d’uso
Event Bureau
step by step
Agenda
• Premessa
• Accesso a Event Bureau
• Inserimento Nuovo Evento Generico
o
primo step: anagrafica evento
o
secondo step: organizzatori
o
terzo step: relatori interni
o
quarto step: relatori esterni
o
quinto step: richiesta form
o
sesto step: inserimento nel workflow
• Gestione eventi
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Premessa
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Perchè Event Bureau
Nell’organizzazione di un evento concorrono numerose
attività operative e sono coinvolti diversi uffici Bocconi.
Per rendere più rapido ed efficace questo complesso
workflow è stata a suo tempo sviluppata un’applicazione
accessibile via Internet, che consente di omogeneizzare le
richieste di tutte le unità organizzatrici:
EVENT BUREAU
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Event Bureau per associazioni e gruppi studenteschi
Visto il crescente numero di attività organizzate dalle associazioni
e dai gruppi studenteschi, si è reso necessario sviluppare un
canale dedicato di Event Bureau che consenta:
• di semplificare la procedura di approvazione delle attività
organizzate;
• di organizzare e coordinare al meglio le attività proposte.
Event Bureau può inoltre rappresentare un importante archivio
storico di tutte le attività organizzate, fornendo spunti e
riflessioni anche per la programmazione di nuove attività.
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Tipologia di evento
In funzione della tipologia di evento, il workflow assume 3 modalità di
autorizzazione differenti. E’ quindi importante scegliere il workflow corretto:
a) incontri di limitato impatto (senza relatori esterni all’Università)
-> workflow RIUNIONE. La richiesta va inserita in Event Bureau
almeno 8 giorni lavorativi prima della data dell’incontro
b) Desk di promozione di un evento già approvato -> workflow DESK.
Ricordiamo che le posizioni disponibili per associazioni / gruppi
studenteschi sono due: via Sarfatti 25, piano -1 (corridoio che porta
verso il bar) o atrio del Velodromo. La richiesta va inserita in Event
Bureau almeno 8 giorni lavorativi prima della data dell’incontro.
c) incontri con relatori esterni all’Università -> WORKFLOW EVENTO.
La richiesta va inserita in Event Bureau almeno 3 giorni lavorativi
prima di una delle riunioni programmate del Comitato CASA.
L’evento deve tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA.
Per maggiori informazioni su tempi e modalità di approvazione degli eventi
si rimanda alla Breve Guida disponibile online.
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Accesso a
Event Bureau
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Come accedere a Event Bureau
http://eventbureau.unibocconi.it
Autenticazione tramite l’utenza Bocconi dell’associazione:
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•
Nome utente: ID utilizzato per accedere alla casella di posta Bocconi
•
Password: password associata all’ID
Pagina principale
La pagina principale (prima schermata) presenta la lista degli eventi su
cui è richiesto uno step di workflow da parte dell’utente che sta accedendo.
Dalla pagina principale possono essere eseguite una serie di operazioni.
Visualizzazione dei
propri eventi in
workflow
Filtri per la ricerca
degli eventi
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Visualizzazione eventi
in Bozza (non ancora
in workflow)
Scelta della
lingua
Inserimento
Nuovo Evento Generico
Inserimento
Nuovo Evento Generico
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Primo step:
anagrafica evento
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Scheda Anagrafica Evento
Selezionando nella
prima schermata
la voce “Nuovo
Evento
Generico”, si apre
il seguente form.
Tutti i campi
contrassegnati
dall’asterisco
devono essere
compilati
obbligatoriamente.
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Anagrafica Evento: richiedente
Inserire il nome, il numero di telefono e
l’indirizzo mail della persona che seguirà
l’organizzazione dell’evento.
Facoltativo: inserire l’indirizzo mail
di
altre
persone
che
seguono
l’organizzazione dell’evento.
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Inserire il nome del presidente o
vice-presidente dell’associazione /
gruppo organizzatore.
Anagrafica Evento: evento
Inserire il titolo dell’evento (obbligatorio in italiano oppure in inglese).
Scegliere tra RIUNIONE, DESK o EVENTO a seconda della tipologia di
attività da organizzare.
Selezionare “Aula Bocconi” e poi specificare
desiderata (oppure scrivere: indifferente).
l’aula
Inserire data e ora di inizio e
fine evento e ora d’inizio per gli
allestimenti dell’aula o dello
spazio.
Da selezionare se viene richiesto un finanziamento all’università.
Facoltativo. Se viene selezionata
la
voce
“Sito
Web”,
la
comunicazione
dell’evento
compare direttamente sul sito
dell’Università senza la necessità
di ulteriori richieste.
Inserire il numero indicativo di
partecipanti (servirà per stabilire la
congruenza con l’aula prescelta).
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Selezionare, tra i presenti nel menù, i
macro argomenti trattati (primario
e secondario).
Anagrafica evento: note
Inserire, in modo coinciso, tutto quello che può servire a
esplicitare meglio il convegno e la sua organizzazione.
Una volta compilato il form, premere il pulsante Invia: l’evento
verrà salvato come bozza e sarà visualizzabile selezionando il
pulsante Bozze eventi nella pagina principale di Event Bureau
(prima schermata). Ciò consente di elaborare la richiesta di un
evento in fasi successive, senza necessariamente avere tutte le
informazioni disponibili fin dall’inizio.
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Secondo step:
organizzatori
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Scheda organizzatori
Una volta inserita l’anagrafica di base dell’evento, è necessario
aggiungere una serie di informazioni che descrivono sinteticamente le
caratteristiche generali dell’attività organizzata.
In questa scheda devono essere inseriti gli organizzatori dell’attività.
Sintesi dei dati principali
dell’evento.
Organizzatori selezionati (es. nome
dell’associazione organizzatrice).
Ricerca tra le
associazioni
studentesche.
Ricerca e aggiunta unità organizzativa esterna.
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Organizzatori: associazione Bocconi
Se l’evento è organizzato da un’associazione Bocconi:
• in “Dipartimento/Centro Ricerca” selezionare il nome dell’associazione;
• in “In qualità di” selezionare la voce “organizzatore”;
• premere “Aggiungi alla lista”.
Selezionare dall’elenco delle
associazioni interne
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Selezionare:
Organizzatore
Aggiungere
Organizzatori: ente esterno
Se l’evento è organizzato da un’associazione/ente/azienda esterno a
Bocconi, inserire il nome dell’ente nella stringa e attivare la ricerca.
A) L’ente è presente nel database: selezionarlo e aggiungerlo alla lista.
Ricerca nel database degli
organizzatori esterni
Lista dei risultati
Selezionare
organizzatore
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Aggiungere
Organizzatori: ente esterno
B) La ricerca non dà risultati: è necessario inserire l’anagrafica del nuovo ente,
che verrà conservata all’interno di un database centralizzato disponibile anche a
tutte le altre unità organizzative. Selezionare “Nuovo ente/azienda/università”.
Si aprirà il box in cui inserire i dati del
nuovo ente:
• Acronimo (facoltativo)
• Descrizione (nome)
• Scegliere il tipo (università, ente,
azienda)
• Selezionare la nazionalità
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Organizzatori: più organizzatori
Se l’evento è organizzato congiuntamente da più associazioni /enti:
• un’associazione deve essere indicata come “Organizzatore”;
• per le altre associazioni, nel campo “In qualità di” va selezionato “in
collaborazione con”.
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Terzo step:
relatori interni
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Scheda relatori interni
La terza scheda va a segnalare quali docenti dell’Università Bocconi
parteciperanno all’attività organizzata.
Si ricorda che in tutti gli eventi in cui è presente un ospite esterno è
obbligatoria la presenza di un docente Bocconi.
Sintesi dei dati principali
Relatori interni selezionati
Ricerca relatori interni per Nome, Cognome o dipartimento di appartenenza
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Relatori interni: ricerca docente
• Inserire cognome, nome o dipartimento del docente
• Selezionare il nominativo
• Aggiungere alla lista
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Quarto step:
relatori esterni
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Scheda relatori esterni
La quarta scheda indica i relatori che non fanno parte del corpo docente
dell’Università Bocconi.
Tra questi possono essere inseriti anche nomi di studenti Bocconi (facenti
parte dell’associazione organizzatrice o meno).
Sintesi dei dati principali
Relatori esterni selezionati
Ricerca relatori esterni per
Nome, cognome o
organizzazione
Inserimento di un nuovo relatore esterno non presente nel database
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Relatori esterni: presenti nel database
Inserire il nome dell’ospite nella stringa e attivare la ricerca.
A) L’ospite è presente nel database: selezionarlo e aggiungerlo alla lista.
Lista dei risultati
Cerca per Cognome e Nome
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Relatori esterni: non presenti nel database (1)
B) La ricerca non dà risultati: è necessario inserire l’anagrafica dell’ospite esterno.
Selezionare “Inserisci nuovo relatore”.
Inserire cognome,
nome e nazionalità
Nel box che si apre, inserire il nome dell’ente.
La ricerca viene effettuata nel database degli
organizzatori esterni.
Se l’ente compare, scegliere l’organizzazione di
appartenenza del relatore e selezionarla. Poi
chiudere il box.
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Relatori esterni: non presenti nel database (2)
Nel caso in cui la ricerca sull’organizzazione
di appartenenza non produca risultati, è
possibile inserire una nuova organizzazione.
La nuova voce andrà ad arricchire il
database degli organizzatori esterni.
Selezionare
“Inserisci
ente,
azienda,
università” e compilare i
dati del nuovo box.
Se l’ospite non fosse legato ad
alcun ente/azienda/università,
inserire nella voce Acronimo il
nome dell’ospite e nel campo
Nome la sua professione (es.
regista).
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Quinto step:
form richiesta
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Scheda form richiesta
La quinta scheda consente di caricare una serie di file utili per
l’organizzazione dell’evento.
E’ obbligatorio caricare un file “dettaglio”, che descriva:
• obiettivo culturale dell’incontro;
• contenuti e modalità di svolgimento;
• programma.
Caricare il file dettaglio (obbligatorio)
Caricare il poster dell’evento (se previsto)
Caricare la documentazione del finanziamento (se richiesto)
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Sesto step:
inserimento nel workflow
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Bozze eventi
Dopo l’inserimento dell’anagrafica evento, l’attività è salvata come bozza.
Per dare avvio al processo di approvazione da parte delle varie unità
organizzative, è necessario inserire l’attività nel workflow.
Dalla pagina principale, selezionare “Bozze eventi”. Se tutte le informazioni
sono completate, viene reso visibile il pulsante per inserire l’evento nel
workflow di Event Bureau: selezionare “Inserisci nel WF”.
Dalla pagina principale premere il
pulsante “Bozze eventi”
Evento incompleto: non può partire il workflow;
selezionare modifica e inserire i dati mancanti
Evento completo: può partire il Workflow
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Gestione eventi
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Eventi in workflow
Selezionando il pulsante “Eventi in workflow” dalla pagina principale,
viene visualizzato l’elenco di tutti gli eventi in essere, relativi al
richiedente.
Dalla pagina principale premere il
pulsante “Eventi in workflow”
Scheda evento:
riassume
tutte
le
informazioni dell’evento
Cliccando sui nomi delle
colonne si cambia l’ordine
della lista degli eventi.
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Segnala l’unità organizzativa che ha in carico l’approvazione
dell’evento in un determinato momento. Lo stato dell’evento è segnalato
da tre colori: giallo concluso, verde in lavorazione, rosso rifiutato.
Scheda Evento
E’
possibile
sapere
sempre a che punto del
workflow ci si trova.
Se per l’unità organizzativa che
esamina l’evento tutto è in ordine,
l’evento viene approvato e può
passare allo step successivo. In caso
contrario, l’evento viene rifiutato.
Relatori e organizzatori
Dati evento
Allegati, finanziamento, programma
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Mail di alert
Una volta che un’unità organizzativa ha approvato l’evento, l’utente
dello step successivo riceverà questa mail:
From: <[email protected]>
To: <[email protected]>
Subject: Evento ‘nome evento' Approvato da Step precedente
Date: Tue, 23 May 2006 13:25:12 +0200
Evento ‘nome evento' Approvato da step precedente
http://apps.imginternet.com/BocconiEventi/IdEvento=46
Link che permette di andare direttamente alla propria schermata
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Pannello di ricerca
È possibile ricercare gli eventi nel database attraverso:
Filtri Data
Tipologia di evento
Filtra gli eventi
annullati
Filtro per selezionare gli eventi per cui è
richiesta
un’approvazione
da
parte
dell’utente collegato.
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Calendario eventi
Selezionando il pulsante “Calendario mensile” o “Calendario settimanale”
dalla pagina principale, viene visualizzato il calendario di tutti gli eventi
in programma nella settimana/mese scelto.
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E ora … buon lavoro!
Per
informazioni: [email protected]
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