Gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi
Ing. Stefania Maiolati
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Programma
09.00 - 11.00 – I parte dell’Intervento
•
Protocollo Informatico: Normativa
•
Procedura di Registrazione del Protocollo
11.00 -11.20 – Break
11.20 -14.00 – II parte dell’Intervento
•
Sistemi informatici per il Protocollo
•
Materiale didattico
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Destinatari del corso
• Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi o sostituti
• Un Assistente Amministrativo per ogni istituto
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Importanza della Gestione dei
Flussi Documentali
Ogni Pubblica Amministrazione riceve e produce un’enorme
quantità di documenti: tale attività si manifesta in processi
governati da procedure e regole variabilmente complesse
ed articolate.
La gestione dei Flussi Documentali è finalizzata al
miglioramento dei servizi ed al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo criteri di
economicità, di efficacia,di pubblicità, a norma di legge.
Particolare importanza riveste la gestione del protocollo in
quanto costituisce il punto centrale di tutti i flussi di lavoro
tra le Amministrazioni ed all’interno di ciascuna di esse.
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Normativa
L’impegno del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione) si è concretizzato attraverso
numerose iniziative che hanno dato luogo alla predisposizione
del
DPR 428 del 20/10/1998
“Regolamento recante norme per la tenuta del Protocollo
informatico da parte delle amministrazioni pubbliche”
ed il successivo
DPR 445 del 28/12/2000
“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa “
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Finalità del Protocollo Informatico
Il Protocollo Informatico tende a rendere più efficienti le
amministrazioni e a migliorarne la trasparenza attraverso :
 l’eliminazione o la riduzione dei registri cartacei
 la razionalizzazione dei flussi documentali .
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Il Protocollo Informatico
• Fa fede con effetto giuridico dell’effettivo ricevimento e
spedizione di un documento
• Il registro informatico di protocollo, unico per tutto
l’ente, si apre il 1° Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di
ogni anno.
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Servizio del Protocollo Informatico
 Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree
organizzative omogenee. Il servizio è posto alle dirette
dipendenze della stessa area organizzativa omogenea
 Il servizio del protocollo informatico prevede:
 Un ufficio apposito che provveda ad erogare il Servizio di
protocollo informatico
 Un dirigente o un funzionario, detto Responsabile del servizio,
in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità
tecnico archivistica acquisita e lavorerà in sinergia con il
Responsabile dell’ufficio “archivio”;
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Responsabile del Servizio
 attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni
della procedura;
 garantisce la corretta produzione e la conservazione del
registro giornaliero di protocollo;
 cura la funzionalità del sistema; in caso di guasti o anomalie
ripristinare entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque,
nel più breve tempo possibile;
 conserva le copie dei dati e del registro di emergenza in luoghi
sicuri e differenti;
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Responsabile del Servizio(2)
 garantisce
il buon funzionamento degli strumenti e
dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso esterno o di altre amministrazioni e le
attività di gestione degli archivi di deposito e storici;
 autorizza le operazioni di annullamento;
 vigila sull'osservanza delle normative da parte del personale
autorizzato e degli incaricati.
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Sistema di Protocollo Informatico
Per "sistema di protocollo informatico" o, in forma
abbreviata, "sistema", si intende l'insieme delle risorse di
calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle
procedure informatiche.
Il sistema deve:
 Garantire la sicurezza, l’integrità dei dati e la puntuale
registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in
uscita.
 Fornire informazioni sul metodo di gestione dei
documenti.
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Sistema di Protocollo Informatico(2)
 Consentire
vari metodi di ricerca secondo criteri di
selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate
(espressioni semplici o combinazioni legate da operatori
logici,ricerca sulle singole parole o parti).
 Consentire, in sicurezza, l'accesso alle informazioni da
parte dei soggetti interessati (nel rispetto della legge 31
dicembre 1996, n. 675).
 Garantire la corretta organizzazione dei documenti
nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio
adottato.
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Il Sistema di Protocollo Informatico(3)
 Fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun
documento registrato, il fascicolo ed il singolo
procedimento cui esso è associato.
 Consentire il rapido reperimento delle informazioni
riguardanti i fascicoli, il relativo responsabile, nonché la
gestione delle fasi del procedimento.
 Fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio.
 Consentire lo scambio di informazioni con sistemi di altre
amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei
procedimenti complessi.
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Gli Utenti del sistema
Il Responsabile del servizio individua gli utenti e attribuisce
loro un livello di autorizzazione per l’utilizzo del sistema;
Le modalità di accesso al servizio si possono distinguere a
secondo delle attività, tra:
 Supervisore o amministratore
 Responsabile del protocollo
 Protocollista in uscita
 Lettore universale e Lettore normale
 Responsabile Protocollo Riservato (dove previsto)
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Accesso al Sistema e Responsabilità
Ogni utente ha una “login” o “userid” ed una “password”
d’accesso
Login o userid e password sono personali e non cedibili
Ogni utente è responsabile della corrispondenza tra i dati
del documento protocollato con quelli immessi nel
programma di protocollo.
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L’utente Amministratore o Supervisore
L’Amministratore o Supervisore è abilito a :
 immettere protocollo in entrata ed in uscita
 autorizzare l’annullamento di protocolli già inseriti
 ricercare dati
 visionare tutti i documenti archiviati e relativa stampa
 gestire i livelli di abilitazione
 gestire il registro di protocollo e relative stampe annuali e
giornaliere.
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Utente Responsabile del Protocollo
Il Responsabile del Protocollo è abilitato a:
 Immettere protocollo in entrata e in uscita;
 annullare i protocolli già inseriti, su autorizzazione del
Responsabile del Servizio;
 ricercare dati
 visionare tutti i documenti archiviati e relativa stampa
 gestire il registro di protocollo e relative stampe annuali e
giornaliere.
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Altri Utenti
 Protocollista in uscita abilitato alle sole funzioni di
protocollo in uscita, ricerca, stampa e modifica dati
modificabili;
 Lettore universale e Lettore normale sono abilitati alla
sola visualizzazione di tutta la documentazione o della
sola area di appartenenza;
 Responsabile Protocollo Riservato: questa utenza è
presente solo nei sistemi abilitati;
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Riepilogo Utenti
Amministratore
Responsabile
X
X
Immettere
protocollo in uscita
X
X
Annullare i
protocolli
X
X
Ricercare dati e
stamparli
X
X
Gestire le
abilitazioni
X
Gestire il registo
giornaliero
X
Immettere
protocollo in
Entrata
Protocollista in
uscita
Lettore universale
Lettore Normale
X
X (solo nell’area di
appartenenza)
X
X
X
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Accesso alle informazioni
 Gli
utenti dell‘istituto possono accedere alle
informazioni, effettuare ricerche, visualizzarle e
stamparle secondo le abilitazioni stabiliti dal
responsabile del servizio.
 Nel caso di accesso esterno o da altre pubbliche
amministrazioni, ogni istituto provvede autonomamente
alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi
per l'accesso alle informazioni del protocollo
informatico (Art.10 -11 del DPR 428 del 20/10/1998)
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Operazioni
Per la corretta tenuta del protocollo informatico sono
necessarie e sufficienti le seguenti operazioni:
 Classificazione
 Registrazione Protocollo
 Segnatura
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Produzione interna
del Documento
SI
Protocollo
Riservato
NO
Schema flusso documenti
in uscita
Invio al Responsabile
Protocollo Riservato
Classificazione
Registrazione Protocollo
Informatico
Documento
digitale
NO
SI
Inserimento di allegati nella
registrazione del protocollo
Segnatura e
archiviazione di una
copia del documento
Spedizione
tradizionale
Invio Tramite P.E.C.
Invio ricevuta di
spedizione al mittente
Ricezione Ricevuta
Invio ricevuta al
mittente
Inserimento ricevuta
nel fascicolo
corrispondente
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Produzione esterna
del Documento
Ufficio smistamento e
protocollo
NO
Destinazione
corretta
Schema flusso
documenti in ingresso
SI
Invio al Responsabile
Protocollo Riservato
SI
Protocollo
Riservato
NO
Classificazione
Registrazione Protocollo
Informatico
Segnatura
NO
Documento
digitale
SI
Inserimento di allegati
nella registrazione del
protocollo
Smistamento
Assegnazione
Presa in carico
Rilascio Ricevuta
elettronica o cartacea
Archiviazione e
Conservazione
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Classificazione
 All’atto della protocollazione si procede alla classificazione,
attribuendo il documento a un titolo, una classe ed
eventualmente un fascicolo in conformità al titolario di
classificazione adottato.
 Non c’è una normativa che obblighi gli enti ad utilizzare una
classificazione univoca, mentre esiste un Titolario del
Ministero della Pubblica Istruzione pubblicato il 28-12-1978 a
cui gli istituti possono far riferimento. Rimane a discrezione
dell’istituto il suo utilizzo o eventuale modifica.
 Per la registrazione del protocollo informatico ogni ente
continuerà ad utilizzare la classificazione adottata.
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Registrazione
Ogni documento ricevuto o spedito protocollabile deve essere
registrato nel sistema, inserendo i seguenti dati non modificabili:
 numero di protocollo
 data di registrazione
 Mittente /destinatario o destinatari
 oggetto del documento
 data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
 l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
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Registrazione (2)
 La procedura informatica assegna, in maniera automatica
e immodificabile, la data e il numero progressivo di
protocollo.
 Una volta registrato il protocollo non è consentito la
modifica dei dati non modificabili, se non attraverso la
procedura di annullamento o modifica autorizzata.
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Registrazione (3)
 Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti
ricevuti e inviati dall'amministrazione e tutti i documenti
informatici.
 A ciascun documento va assegnato un unico ed esclusivo
numero di protocollo
 Il sistema deve consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle
informazioni inserite nell'arco di uno stesso giorno.
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Documenti esclusi dalla Registrazione
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
 Gazzette e bollettini ufficiali ,notiziari della P.A.
 note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,
 materiali statistici,
 atti preparatori interni,
 giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari,
 inviti a manifestazioni
 e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione.
La documentazione esclusa dalla protocollazione viene
semplicemente timbrata con il datario e distribuita agli uffici
competenti, a cura del Servizio.
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Registrazione (4)
 E’ possibile inserire dati generali, ulteriori informazioni
utili alla descrizione e ricerca del documento all’interno
dell’archivio: Titolo, Classe, Fascicolo, dossier, tipo di
corrispondenza e allegati.
 La posta ricevuta o inviata via e-mail, come la P.E.C, va
inserita come allegato.
 E’ possibile allegare ogni tipo di file.
 E’ possibile scansionare un documento cartaceo ed
inserirlo in allegato
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Documenti Informatici
 L’utilizzo di documenti informatici e la sostituzione di tutti i
documenti cartacei porta ad uno snellimento delle procedure di
ricerca, comunicazione, trasparenza e conservazione degli stessi.
 Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire,
a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili,
la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è
prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto
fotografico, ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la
conformità dei documenti agli originali. (art .9 DPR 445/2000)
 Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su
supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici,
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge quando le procedure
utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dal CNIPA (art .8
DPR 445/2000 e Delibera n.51/2000 )
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Formato del progressivo di protocollo
• Il progressivo di protocollo è un numero ordinale
costituito da sette cifre numeriche.
• La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
• Nell’operazione di segnatura il numero può essere
composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso
si antepone al numero specificato nella segnatura una
successione di simboli zero. Es. 0000456
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Annullare o Modificare
 In caso di errore materiale nella registrazione il sistema
deve consentire:
 la modifica dei dati modificabili
 la modifica parziale dei dati non modificabili
 l’annullamento della registrazione.
 Se la modifica dei dati comporta uno stravolgimento
della registrazione, si provvede ad annullare la stessa
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Annullare o Modificare(2)
 Le
informazioni
annullate
devono
rimanere
memorizzate nella base di dati per essere sottoposte
alle elaborazioni previste.
 La procedura di annullamento o modifica deve riportare,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione
sempre visibile e tale, comunque, da consentire la
lettura di tutte le informazioni originarie, insieme alla
data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del
provvedimento d'autorizzazione.
 Le informazioni non modificabili sono annullabili.
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Segnatura
•La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione
all'originale del documento, in forma permanente, non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento
stesso.
•La segnatura consente di individuare ciascun documento in
modo inequivocabile .
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Segnatura(2)
Le informazioni minime previste sono:
 il progressivo di protocollo, secondo il formato
disciplinato
 la data di protocollo
 l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione
o dell'area organizzativa
L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata
contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
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Segnatura (3)
La segnatura di protocollo può includere ancora:
 il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e'
assegnato
 il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento
 l'indice di classificazione del documento
 ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali
informazioni siano disponibili già al momento della
registrazione di protocollo.
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Segnatura (4)
 Quando
il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti
informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte
le informazioni registrate sul documento.
 L'amministrazione che riceve il documento informatico
può utilizzare tali informazioni per automatizzare le
operazioni di registrazione di protocollo del documento
ricevuto.
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Registro di emergenza
 Nel caso in cui, per cause tecniche, non sia possibile
utilizzare il sistema di protocollo informatico, il
Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche
manuale,
delle
operazioni
sul
registro
di
emergenza;mentre si adopererà per il tempestivo ripristino
del sistema.
 Sul registro di emergenza devono essere riportate la
causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la
data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
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Registro di emergenza(2)
 Se l’inconveniente si prolunga oltre le 24 ore, il
responsabile può autorizzare l'uso del registro di
emergenza per periodi successivi di non più di una
settimana.
 Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione.
 Per ogni giornata di registrazione manuale viene riportato
sul registro il numero totale di operazioni.
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Registro di emergenza(3)
 Il primo documento protocollato manualmente acquisisce
il numero di protocollo successivo all'ultimo generato
automaticamente.
 La numerazione del protocollo riprende dal numero
successivo all'ultimo registrato manualmente.
 Le informazioni relative ai documenti protocollati
manualmente devono essere inserite nel sistema
informatico, utilizzando un'apposita procedura, entro
cinque giorni dal ripristino delle funzionalità.
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Procedure di salvataggio e
archiviazione dei dati
Il responsabile del servizio:
 dispone la corretta esecuzione delle operazioni di
salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile,
 decide
 la frequenza,
 il tipo di supporto ( floppy, CD ROM, Pen USB, nastri…)
 il numero di copie
 il luogo di conservazione
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Procedure di salvataggio e
archiviazione dei dati
 I fascicoli con le procedure concluse possono essere
trasferite su supporti rimovibili ed archiviati.
 Le informazioni trasferite devono essere sempre
consultabili.
 Il responsabile dispone, in relazione anche all'evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza
almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni
del protocollo informatico sui nuovi supporti.
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Disposizioni sugli archivi
 Almeno una volta l’anno, il responsabile del servizio
provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie
relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di
deposito costituito presso ciascuna amministrazione.
 Tiene traccia di ogni movimento effettuato sui documenti
prelevati e della richiesta di prelevamento.
 A sensi dell’art n. 1409. del D.P.R. 30 settembre 1963, la
stessa scrupolosità deve essere rispettata quando
documenti selezionati per la conservazione permanente
vengono trasferiti negli Archivi di Stato competenti per
territorio o nella separata sezione di archivio.
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BREAK !
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Contatti
Assistenza Tecnica
Per problemi tecnici del programma ed il suo utilizzo, ogni
istituto farà riferimento al responsabile tecnico
dell’applicativo in uso.
Assistenza Procedurale
Per problemi sulla procedura di registrazione del Protocollo,
normative e documenti, potete contattare :
Lucia Malasoma [email protected]
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Materiale Didattico
 Slide Corso
 Guida Operativa alla procedura di registrazione di
protocollo
 Normative
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