CAPITOLO
Excel Avanzato
GESTIRE DATI
E CARTELLE DI LAVORO
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GESTIRE DATI E CARTELLE DI LAVORO
Importare dati di testo
Importare dati da Access
Importare dati HTML
Importare dati da altre applicazioni
Estrapolare dati mediante query
Esportare dati
Modelli
Consolidare dati
Proprietà documento
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SOMMARIO
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
CAPITOLO
6
CAPITOLO
Importare dati di testo
6





File XML (*.xml)
File di testo (*.txt, *.csv, *.prn)
File DataBase di Microsoft Access (*.mdb, *.accdb)
Pagine Web o File HTML (*.htm, *.html)
File di applicazioni DataBase Microsoft
• Abbiamo già trattato l’importazione da file .xml nel
capitolo Organizzare i Dati. Analizziamo ora le altre
procedure d’importazione disponibili
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
• Excel include una serie di funzioni per l’importazione
guidata dei dati da file creati con altre applicazioni:
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Importazione file in Excel
CAPITOLO
Importare dati di testo
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Q u e s t o
è
u n
f i l e
d i
t e s t o .
.txt
• I file di testo rappresentano il modo più semplice per
memorizzare dati e spesso di minor ingombro in
termini di dimensioni dell’archivio
• I dati in un file di testo sono pure sequenze di
caratteri alfanumerici, senza caratteristiche di
formattazione grafica e formati dato
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File di testo
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
• Tipiche estensioni dei file testuali sono: .txt, .csv, .prn
CAPITOLO
Importare dati di testo
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File di testo
 Incolonnare i dati nell’ordine voluto su celle o tabelle
 Operare sulla scelta del tipo di dato
• La procedura Importazione guidata testo realizza
questi due obiettivi
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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• Nell’importare da file di testo in Excel occorre:
CAPITOLO
Importare dati di testo
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Importare dati da file di testo
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• Per importare dati da un file di testo:
1. Apri il foglio che conterrà i dati importati
2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da testo
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare la Finestra di dialogo Importa file di testo
CAPITOLO
Importare dati di testo
6
Importare dati da file di testo
E’ eseguita la Procedura Importazione guidata testo
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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3. Dalla Finestra di dialogo seleziona il file di testo
desiderato e premi <Importa>
CAPITOLO
Importare dati da Access
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• Microsoft Access è uno tra i più diffusi DBMS (Data
Base Management System, in italiano programma di
gestione database) e fa parte della Suite Office
• Un database creato con Access è costituito da una
serie di tabelle contenenti dati (record) collegate tra
loro da relazioni
• Il DB Access è salvato su unico file, con estensioni:
 .accdb, .accde (Access 2007 o successivo)
 .mdb, .mde (Access 2003 o precedente)
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Access e i file database
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
• Excel consente di importare dati e strutture da file
Access con procedura guidata
CAPITOLO
Importare dati da Access
6
Importare dati da file Access
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• Per importare dati da un file DB di Access:
1. Apri il foglio che conterrà i dati importati
2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da Access
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare la Finestra di dialogo Seleziona origine dati
CAPITOLO
Importare dati HTML
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
• L’ HTML (Hyper Text Markup Language) è un
linguaggio per la creazione di documenti ipertestuali
• E’ utilizzato principalmente per la realizzazione delle
pagine Web
• Per inserire i contenuti (dati, tabelle) di una pagina
Web in un foglio Excel si può sfruttare una procedura
guidata
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HTML e le pagine Web
CAPITOLO
Importare dati HTML
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Importare dati da Web o file HTML
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• Per importare dati da un sito Web o file HTML:
1. Apri il foglio che conterrà i dati importati
2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da Web
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare la
Finestra di dialogo
Nuova query Web
CAPITOLO
Importare dati da altre applicazioni
6
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
• Oltre al già menzionato e più conosciuto Access,
Microsoft produce vari altri sistemi Server DataBase
(come SQL Server)
• Per garantire l’interoperabilità con gli applicativi
basati su queste tecnologie, Excel prevede una
apposita procedura d’importazione dati
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Sistemi Server DB Microsoft
CAPITOLO
Importare dati da altre applicazioni
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Importare dati da DB Microsoft
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• Per importare dati da database Microsoft:
1. Apri il foglio che conterrà i dati importati
2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da altre origini
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare un
Menu a discesa
da cui selezionare
l’origine dei dati
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• Excel offre la possibilità di estrapolare dati mediante
query da alcune tipologie di database per poi inserirli
in un foglio di lavoro
• Le query (interrogazioni) sono il meccanismo
standard nei DB per selezionare le sole informazioni
di interesse tra i tanti dati memorizzati
• L’ estrapolazione è utile se non interessa riportare su
Excel tutti i record contenuti in tabelle ma solo quelli
che soddisfano certe condizioni
GESTIRE DATI
E CARTELLE
CAPITOLO
Estrapolare dati mediante query
6
CAPITOLO
Estrapolare dati mediante query
6
Eseguire una query
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• Per eseguire una query su database Microsoft:
1. Apri il foglio che conterrà i dati importati
2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da altre origini
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare un
Menu a discesa
CAPITOLO
Estrapolare dati mediante query
6
Eseguire una query
3. Dal Menu a discesa seleziona l’ultima opzione:
Appare la Finestra di dialogo
Scegli origine dati
da cui lanciare l’esecuzione
delle query in modalità
guidata
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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Da Microsoft Query





XML (*.xml)
Ipertesto (*.html)
Testo (*.txt, *.csv)
Pdf (*.pdf)
OpenDocument (*.ods)
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• Al pari dell’importazione, Excel prevede numerose
possibilità per esportare dati all’esterno
• L’ esportazione è realizzata con il supporto al
salvataggio dei dati in formati di file gestibili da altri
programmi, oltre ai canonici .xls o .xlsx nativi di Excel
• Sono supportati, tra gli altri, i formati:
GESTIRE DATI
E CARTELLE
CAPITOLO
Esportare dati
6
CAPITOLO
Esportare dati
6
Salvare dati in vari formati
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• Per salvare dati in formato non Excel:
1. Apri il foglio che contiene i dati da salvare
2. Pulsante Office > Salva con nome
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare la Finestra di dialogo Salva con nome
CAPITOLO
Esportare dati
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3. Dalla Finestra di dialogo scorri il Menu a discesa
Salva come: per selezionare il formato di salvataggio
desiderato
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Salvare dati in vari formati
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
4. Inserisci il nome file e premi <Salva>
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• I modelli in Excel sono Cartelle di lavoro contenenti
dati, formati e formule pronti all’utilizzo per
realizzare calcoli o applicazioni specifiche
• Sono disponibili modelli predefiniti già caricati in
Excel e ulteriori scaricabili dal sito Microsoft Office
Online
• Ogni utente può inoltre salvare un documento come
modello per un riutilizzo successivo
GESTIRE DATI
E CARTELLE
CAPITOLO
Modelli
6
CAPITOLO
Modelli
6
Utilizzare modelli predefiniti
Appare la Finestra di dialogo
Nuova cartella di lavoro
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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• Per utilizzare modelli predefiniti:
1. Pulsante Office > Nuovo
CAPITOLO
Modelli
6
Utilizzare modelli predefiniti
2. Dalla Finestra di dialogo seleziona:
oppure (è richiesta connessione Internet attiva)
sfoglia i modelli disponibili da:
Microsoft Office Online
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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Modelli > Modelli installati
CAPITOLO
Modelli
6
Creare modelli personalizzati
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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• Per creare e salvare un modello personalizzato:
1. Imposta la cartella di lavoro con le caratteristiche
(formattazione, formule) desiderate
2. Pulsante Office > Salva con nome
CAPITOLO
Consolidare dati
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E CARTELLE
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• L’ opzione consolida dati permette di unire i dati
provenienti da tabelle diverse, purchè identiche o
simili nella struttura
• Il consolidamento somma o aggrega i dati di
partenza in una nuova tabella master e può essere
eseguito con varie opzioni
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CAPITOLO
Consolidare dati
6
Unire dati da tabelle diverse
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• Per unire dati da tabelle diverse:
1. Apri il foglio che conterrà i dati da unire
2. Scheda Dati > Strumenti dati > Consolida
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
Appare la Finestra di dialogo
Consolida
CAPITOLO
Consolidare dati
6
Unire dati da tabelle diverse
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3. Nella Finestra di dialogo imposta le opzioni
desiderate
Funzione per
aggregare i dati
Riferimenti alle
tabelle da unire
Opzioni ulteriori
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
4. Premi <OK>





Autore
Titolo
Oggetto
Parole chiave
Categoria
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• Ogni documento (Cartella di lavoro) possiede alcune
caratteristiche o proprietà che lo identificano
• L’ utente può visualizzarle e, se autorizzato per quel
documento, modificarle o crearne di nuove
• Tipiche proprietà sono:
GESTIRE DATI
E CARTELLE
CAPITOLO
Proprietà documento
6
CAPITOLO
Proprietà documento
6
Perché usare le proprietà
 Per identificare l’autore del documento, specie se verrà
distribuito a terzi
 Per verificare le caratteristiche del documento prima di
aprirlo; sono infatti visualizzabili dal Sistema Operativo
spostandosi sull’icona del file (appare un tooltip) o
scegliendo Proprietà dal Menu contestuale
 In fase di ricerca dati da Sistema Operativo, perché sono
indicizzate come tag o metadati tipici del documento
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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• Le proprietà sono utili:
CAPITOLO
Proprietà documento
6
Visualizzare e modificare proprietà
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E CARTELLE
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• Per visualizzare e/o modificare le proprietà di una
Cartella di lavoro:
1. Apri la Cartella
2. Pulsante Office > Prepara > Proprietà
CAPITOLO
Proprietà documento
6
Visualizzare e modificare proprietà
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GESTIRE DATI
E CARTELLE
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Tra la Barra multifunzione e la Barra della formula appare
l’area Riquadro informazioni documento utilizzabile per la
visualizzazione e modifica delle proprietà