© 2011 Giorgio Porcu - Aggiornamennto 07/12/2011
Excel Avanzato
ORGANIZZARE I DATI
Giorgio Porcu - Excel Avanzato
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SOMMARIO
ORGANIZZARE I DATI
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Subtotali
Filtri
Ordinamento
Raggruppamenti e strutture
Convalida dati
Tabelle
Tabelle con variabili
Nomi
XML
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ORGANIZZARE
DATI
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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ORGANIZZARE
DATI
• Excel consente di eseguire calcoli con formule
(espressioni e funzioni) su serie di dati
• Quando si gestiscono tabelle con molti dati (in
riga o colonna) è utile raggrupparli secondo
criteri e mostrare per ogni gruppo un risultato
parziale del calcolo
• I risultati parziali sono detti subtotali
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Subtotali
Subtotali
Inserire un subtotale
1. Ordina i dati sulla colonna che costituisce il campo
di raggruppamento desiderato
2. Scheda Dati > Struttura > Subtotale
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ORGANIZZARE
DATI
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Per inserire un subtotale:
Subtotali
Inserire un subtotale
3. Appare la finestra Subtotali su
cui scegliere le opzioni volute
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ORGANIZZARE
DATI
Per ogni subtotale Excel
raggruppa in automatico
i dati in livelli gerarchici e
aggiunge una colonna
speciale sulla sx con
strumenti per gestirli
Subtotali
Subtotali annidati
1. Ordina i dati sulla colonna che costituisce il primo
raggruppamento (livello massimo)
2. Inserisci i subtotali per il primo gruppo
3. Inserisci i subtotali per il
secondo gruppo (livello inferiore)
sempre dal menu Subtotali,
deselezionando l’opzione
Sostituisci i subtotali correnti
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ORGANIZZARE
DATI
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E’ possibile annidare più subtotali:
Filtri
 Filtri automatici
 Filtri personalizzati
 Filtri avanzati
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ORGANIZZARE
DATI
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• In una tabella contenente molti dati può
risultare difficile individuare quelli che
interessano
• Per visualizzare solo i dati che soddisfano
alcuni criteri è possibile sfruttare i filtri
• Excel mette a disposizione:
Filtri
Tipologie di filtro
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Il filtro automatico:
 Deve essere prima attivato, poi utilizzato
 Filtra per criteri di eguaglianza
Il filtro personalizzato:
 Filtra per criteri di diseguaglianza e contenuto
 Consente l’uso di caratteri jolly
Il filtro avanzato:
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ORGANIZZARE
DATI
 Filtra per criteri multipli su ogni campo
 Consente di inserire manualmente i criteri
Filtri
Filtri automatici
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Per attivare il filtro automatico:
1. Seleziona una cella della tabella
2. Scheda Home > Modifica > Ordina e filtra
3. Dal Menu a discesa seleziona l’opzione Filtro
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ORGANIZZARE
DATI
Sulle etichette di colonna
appare una Freccetta in basso
Filtri
Filtri automatici
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In alternativa:
1. Seleziona una cella della tabella
2. Scheda Dati > Ordina e filtra > Filtro
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ORGANIZZARE
DATI
Sulle etichette di colonna
appare una Freccetta in basso
Filtri
Filtri automatici
1. Attiva il filtro automatico
2. Nell’etichetta della colonna
da filtrare click sx su
Freccetta in basso
3. Dal Menu a discesa
scegli il criterio di filtro
spuntando i valori
desiderati
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ORGANIZZARE
DATI
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Per utilizzare il filtro automatico:
Filtri
Filtri personalizzati
1. Seleziona una cella della tabella
2. Attiva il filtro automatico
3. Nell’etichetta della colonna
da filtrare clic sx su
Freccetta in basso
4. Dal Menu a discesa scegli:
Filtri per testo|numeri > Filtro personalizzato
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ORGANIZZARE
DATI
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Per impostare un filtro personalizzato:
Filtri
Filtri avanzati
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ORGANIZZARE
DATI
1. Scegli almeno due righe vuote prima o dopo la
tabella da filtrare
2. Copia sulla prima riga vuota le etichette di colonna
3. Sulle righe vuote sottostanti inserisci i criteri di filtro
4. Scheda Dati > Ordina e filtra > Avanzate
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Per impostare un filtro avanzato:
Filtri
Criteri
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ORGANIZZARE
DATI
5. Nella Finestra di dialogo Filtro avanzato imposta le
opzioni desiderate
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Filtri avanzati
Ordinamento
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• E’ sempre utile poter visualizzare i dati di un
elenco in un ordine stabilito
• Si utilizzano allo scopo le funzioni di
ordinamento:
 Ordinamento immediato (alfabetico)
 Ordinamento personalizzato
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ORGANIZZARE
DATI
Le funzioni di ordinamento sono disposte sull’interfaccia
sempre accanto a quelle di filtro
Ordinamento
Ordinamento immediato
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Per ordinare in senso alfabetico:
1. Seleziona una cella della tabella
2. Scheda Home > Modifica > Ordina e filtra
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ORGANIZZARE
DATI
3. Dal Menu a discesa scegli l’ordinamento desiderato
Ordinamento
Ordinamento personalizzato
1. Seleziona una cella della tabella
2. Scheda Dati > Ordina e filtra > Ordina
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ORGANIZZARE
DATI
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Per ordinare con criteri personalizzati:
Raggruppamenti e strutture
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• Può essere comodo raggruppare i dati aventi
caratteristiche comuni e all’occorrenza
nasconderne la visualizzazione
• Con la funzione di raggruppamento Excel
consente di strutturare dati in gruppi
• Il raggruppamento può essere annidato in
modo gerarchico sino a otto livelli
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ORGANIZZARE
DATI
La funzione Subtotale raggruppa automaticamente i dati
per ogni calcolo parziale
Raggruppamenti e strutture
Creare un gruppo
1. Seleziona le righe/colonne della tabella contenenti i
dati da raggruppare
2. Scheda Dati > Struttura > Raggruppa…
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Per creare un gruppo di dati:
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ORGANIZZARE
DATI
3. Scegli l’opzione Raggruppa
Raggruppamenti e strutture
Creare un gruppo
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Una colonna speciale è aggiunta sulla sx con
strumenti per gestire gruppi e strutture
Livello di
struttura
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ORGANIZZARE
DATI
Gruppi per
singolo livello
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ORGANIZZARE
DATI
• Può essere utile limitare i dati inseribili in una
cella a una serie di valori predefiniti o secondo
criteri, per evitare errori di immissione
• Allo scopo si potrebbe dotare la cella di un menu
a discesa con i soli valori possibili o visualizzare
opportuni messaggi per guidare l’inserimento
• Viceversa, per un’insieme di dati già inseriti è
comodo verificare che essi soddisfino certi criteri
• Le opzioni di convalida dati consentono di
raggiungere tali obiettivi
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Convalida dati
Convalida dati
Impostare criteri di convalida
• Per impostare criteri di convalida:
Seleziona Convalida dati… dal Menu a discesa
4.
Inserisci i criteri di convalida.
Varranno come limitazioni per inserimento di dati
successivi e eventuale verifica di dati già presenti
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ORGANIZZARE
DATI
3.
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1. Seleziona le celle desiderate
2. Scheda Dati > Strumenti dati > Convalida dati
Convalida dati
• Per verificare dati già inseriti sulla base di criteri
di convalida (convalida a posteriori):
1.
2.
Imposta i criteri di convalida
Scheda Dati > Strumenti dati > Convalida dati
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Verificare con criteri di convalida
3. Seleziona Cerchia dati non validi dal Menu a
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ORGANIZZARE
DATI
discesa
Tabelle
Gennaio
Febbraio
Marzo
Cognome
Nome
Stipendio
Spese
225,00
300,00
170,00
Rossi
Mario
1325,00
900,00
Ricavi
430,00
265,00
200,00
Bianchi
Anna
1530,00
665,50
Bilancio
205,00
-35,00
30,00
Verdi
Giulio
1605,00
435,00
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• E’ buona norma strutturare i dati in tabelle (o
ancor meglio: tabelle standard) per sfruttare
pienamente le funzioni avanzate di Excel
Spese
• La creazione di una tabella in può avvenire:
 In modo manuale
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ORGANIZZARE
DATI
 Sfruttando un’opportuna funzione di Excel
Tabelle
Creare manualmente una tabella
 Inserire prima i dati nelle celle e poi formattarli
aggiungendo opportune etichette di colonna (e
riga, se necessario)
 Strutturare prima la tabella con le etichette,
inserendo i dati in un secondo momento
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ORGANIZZARE
DATI
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• Per creare manualmente una tabella si può
procedere in due modi:
Tabelle
Scheda Inserisci > Tabelle > Tabella
• Se creata con questa opzione, la tabella è gestita
in modo indipendente rispetto ai dati esterni.
Inoltre:




E’ applicato uno stile grafico
E’ applicato il filtro automatico
E’ assegnato un nome nella Casella Nome
Appare la Scheda Progettazione per gestirla
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ORGANIZZARE
DATI
• Per creare una tabella sfruttando l’apposita
opzione di Excel:
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Inserire una tabella
Col termine tabella dati in Excel si intende una
tabella con dati variabili. In molti altri contesti tabella
dati è un semplice sinonimo di tabella
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ORGANIZZARE
DATI
• Può essere necessario impostare calcoli basati su
pochi (uno o due) dati variabili per confrontare i
risultati ottenuti variando tali dati
• Excel mette a disposizione la funzione tabelle
dati che realizza questo procedimento in modo
rapido e automatico
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Tabelle con variabili
Tabelle con variabili
Creare una tabella dati
valori delle variabili da utilizzare per il calcolo
2. Inserisci in una cella la formula basata sulle variabili
3. Scheda Dati > Strumenti dati >
Analisi di simulazione > Tabella dati
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ORGANIZZARE
DATI
1. Inserisci in sequenza sulla stessa riga o colonna i
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• Per creare una tabella dati a una o due variabili:
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ORGANIZZARE
DATI
• Excel consente di assegnare un nome a un
intervallo di celle contenenti dati
• In tal modo, sarà possibile richiamare tutti i
dati dell’intervallo direttamente col nome
scelto. Questo può risultar utile nei riferimenti
e negli argomenti delle funzioni
• I nomi assegnati sono memorizzati nella
Casella nome per un rapido accesso
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Nomi
Nomi
Assegnare un nome
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• Per assegnare un nome a una singola cella o
un intervallo di celle:
1. Seleziona l’intervallo desiderato
2. Scrivi il nome da assegnare in Casella Nome
3. Premi <Invio>
In alternativa:
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ORGANIZZARE
DATI
Scheda Formule > Nomi definiti > Definisci nome
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ORGANIZZARE
DATI
• XML (eXtensible Markup Language) è un
metalinguaggio che consente di definire
schemi e strutture per contenere dati
• Può essere utile sfruttare schemi già definiti in
XML all’interno di un foglio elettronico
• Chi conosce il linguaggio potrebbe inoltre
volerlo utilizzare direttamente in Excel senza
l’ausilio di programmi esterni
• Excel offre alcune funzioni di supporto all’XML
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XML
XML
Aprire un file XML
Pulsante Office > Apri
2. Dalla finestra Apri seleziona la tipologia file
*.XML e individua il file desiderato
1.
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ORGANIZZARE
DATI
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• Per aprire un file XML in Excel:
XML
Gestire i file XML
Pulsante Office > Opzioni di Excel
> Impostazioni generali
2. Seleziona l’opzione Mostra la Scheda sviluppo
sulla barra multifunzione
1.
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ORGANIZZARE
DATI
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• Per gestire in modo avanzato i file XML è
opportuno visualizzare la Scheda Sviluppo: