COLLABORAZIONE
© 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012
Excel Avanzato
SOMMARIO
COLLABORAZIONE
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Protezione Fogli di lavoro
Protezione Cartelle di lavoro
Crittografia File
Protezione Macro
Cartelle condivise
Commenti
Revisioni
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COLLABORAZIONE
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Protezione Fogli di lavoro
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• Excel offre alcune opzioni per proteggere il
contenuto dei propri documenti da occhi
indiscreti o modifiche non autorizzate
• Le opzioni di protezione sono utili anche per
evitare modifiche e cancellazioni involontarie di
dati e formule da parte dello stesso utente
• La protezione può essere applicata su più livelli:
 Foglio di lavoro
 Cartella di lavoro
 File
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• La protezione del Foglio di lavoro sfrutta un
meccanismo in due passaggi:
1. Ogni singola cella del foglio può possedere due
proprietà, impostabili dall’utente:
 Bloccata ovvero non modificabile
 Nascosta ovvero formula non visibile
2. La proprietà impostata diviene effettiva solo
quando l’utente protegge il foglio con un opportuno
comando
• Per impostazione predefinita, tutte le celle sono
inizialmente bloccate e non nascoste
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Protezione Fogli di lavoro
Protezione Fogli di lavoro
 Bloccate saranno leggibili ma non modificabili
 Nascoste non visualizzeranno il proprio contenuto se è una
formula
• Per riavere pieno controllo su lettura e modifica celle,
occorre sproteggere il foglio con l’apposito comando
• La protezione foglio può essere corredata da una
password; in tal caso sarà possibile sproteggere il
foglio solo reinserendola in modo corretto
• Per ogni foglio di una cartella di lavoro la protezione
è gestita in modo indipendente
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• Attivata la protezione, le celle:
Protezione Fogli di lavoro
• Per impostare le proprietà delle celle presenti su un
foglio di lavoro:
1. Seleziona le celle desiderate
2. Click dx > Formato celle...
3. Dalla Finestra di dialogo Formato Celle > Protezione
seleziona/deseleziona le proprietà volute
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Impostare proprietà celle
Protezione Fogli di lavoro
Proteggere un foglio
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• Per proteggere un foglio di lavoro:
1. Imposta le proprietà di protezione sulle celle
2. Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi foglio
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Protezione Cartelle di lavoro
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• La protezione della Cartella di lavoro limita le
operazioni eseguibili sull’intero documento Excel
• Si esegue in un unico passaggio, con un opportuno
comando
• Si possono applicare due tipologie di protezione:
 Limita modifica per proteggere la struttura e le finestre
della cartella
 Limita autorizzazioni per un controllo più accurato delle
autorizzazioni ai singoli utenti
• In modo analogo alla protezione foglio, si può
aggiungere una password di apertura
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• La protezione Limita modifica blocca le modifiche
alla Struttura e/o alle Finestre della Cartella:
 Struttura: non è consentito aggiungere, spostare,
eliminare, rinominare fogli nella cartella
 Finestre: non è consentito ridimensionare, spostare o
chiudere le finestre
• La protezione Modifica autorizzazioni consente un
controllo dettagliato delle autorizzazioni di modifica
tramite firma digitale ma richiede l’iscrizione al
servizio IRM (Information Rights Management) di
Microsoft.
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Protezione Cartelle di lavoro
Protezione Cartelle di lavoro
Proteggere una cartella
1. Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi cartella di lavoro
Appare il Menu a discesa
2. Dal Menu a discesa seleziona le opzioni desiderate in
Limita modifica o Limita autorizzazioni
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• Per proteggere una cartella di lavoro:
• Dalla versione 2007 Excel consente di crittografare il
contenuto di un intero file
• Si tratta di un’opzione di sicurezza più robusta della
semplice protezione di fogli e cartelle di lavoro
• E’ richiesta sempre una password di apertura
• Un file Excel crittografato:
 E’ visualizzabile solo con la corretta immissione della
password
 E’ salvato fisicamente su disco in formato crittografato, più
difficilmente violabile
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Crittografia file
Crittografia file
• Per crittografare il contenuto di un file Excel:
1. Pulsante Office > Prepara > Crittografa documento
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Crittografare un file
• Una Macro è una sequenza di comandi memorizzata
dall’utente e richiamabile in modo rapido per una
successiva applicazione
• E’ un utile ausilio nell’esecuzione di operazioni
frequenti, disponibile in Excel e in tutti i principali
programmi del pacchetto Office
• Nel costruirla si possono utilizzare tutti i comandi
disponibili sull’interfaccia utente, ma anche funzioni
più avanzate e di basso livello integrate nel
linguaggio di programmazione VBA (Visual Basic for
Application)
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Protezione Macro
• Seppur indubbiamente utili, le Macro sono
potenzialmente dannose perché possono contenere
anche comandi distruttivi per i dati (ad esempio:
cancellazione/modifica file, formattazione disco)
• Esiste una categoria di Virus che sfrutta proprio il
meccanismo delle Macro per eseguire codice
dannoso a insaputa dell’utente
• Per prevenire danni, Excel prevede un meccanismo di
protezione Macro basato su più livelli
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Protezione Macro
Protezione Macro
Impostare protezione macro
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• Per impostare il livello di protezione macro:
1. Attiva la Scheda Sviluppo
2. Scheda Sviluppo > Codice > Protezione macro
Appare la Finestra di dialogo
Centro protezione
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Protezione Macro
Impostare protezione macro
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3. Dalla Finestra di dialogo seleziona nel Menu
Impostazioni macro le opzioni desiderate
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• Spesso le modifiche a un file Excel sono eseguite nel
tempo da più persone che lavorano in gruppo
• Per consentire a più utenti un accesso anche
simultaneo a un documento Excel si può attivare
l’opzione di condivisione della Cartella di lavoro
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Cartelle condivise
• Per garantire un effettivo accesso simultaneo, non è
sufficiente condividere il file da Excel; occorre
configurare il sistema informatico a diversi livelli.
In particolare:
 Il file (cartella di lavoro) Excel deve essere memorizzato su
un PC che agisce da Server in una LAN
 Il file deve essere salvato in una cartella condivisa a livello
di Sistema Operativo
 Per accedere in remoto al file gli utenti devono essere
collegati alla LAN dal proprio PC che fungerà da Client e
disporre delle autorizzazioni all’accesso sul Server
 Le impostazioni di rete del Server devono consentire
l’accesso simultaneo al file da un congruo numero di utenti
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Cartelle condivise
Cartelle condivise
Condividere una cartella
1. Verifica la configurazione HW e SW del Sistema per
garantire una corretta condivisione del file
2. Scheda Revisione > Revisioni > Condividi cartella di lavoro
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• Per condividere una cartella di lavoro:
• E’ spesso utile associare un commento al contenuto
di una cella, per ricordarci ad esempio:
 Cosa abbiamo inserito (dati, formule)
 Quando abbiamo inserito quel contenuto
 Come dovremo utilizzarlo
• Excel consente di associare commenti a ogni cella di
un foglio di lavoro, sotto forma di un post-it virtuale
su cui annotare appunti
• Il commento è usualmente nascosto;
viene visualizzato spostando
il cursore sopra la cella
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Commenti
Commenti
• Per inserire un commento in una cella:
1. Seleziona la cella desiderata
2. Scheda Revisione > Commenti > Nuovo commento
Appare un Post-It virtuale
collegato alla cella selezionata
sul quale inserire il commento
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Inserire un commento
• Nell’ottica di un lavoro di gruppo su una cartella di
lavoro è buona norma tener traccia cronologica delle
modifiche al documento e consentire di accettarle o
annullarle in un successivo momento
• Un analoga impostazione è utile anche per chi lavora
da solo su documenti importanti o che prevedono
successive e frequenti rielaborazioni
• Le modifiche eseguite nel tempo su un documento
sono dette Revisioni
• Lo strumento Revisioni di Excel gestisce la tracciatura
e l’accettazione delle modifiche
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Revisioni
Revisioni
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• Una volta attivata, la funzione Revisioni annota per
ogni modifica eseguita sulla cartella di lavoro:
 Tipo di modifica eseguita
 Nome dell’utente che modifica
 Data e ora della modifica
• Le modifiche possono inoltre essere accettate o
rifiutate da un revisore. In quest’ultimo caso Excel
ripristina lo stato del documento precedente alla
modifica
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Revisioni
Attivare funzione revisioni
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• Per attivare la funzione revisioni:
1. Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni
Appare il Menu a discesa
Revisioni
2. Seleziona la voce Mostra revisioni…
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Revisioni
Attivare funzione revisioni
3. Dalla Finestra di dialogo spunta la casella Rileva
durante la modifica e condividi la cartella di lavoro
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Appare la Finestra di dialogo Mostra Revisioni
Revisioni
Accettare/rifiutare revisioni
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• Per accettare o rifiutare revisioni già eseguite:
1. Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni
Appare il Menu a discesa
Revisioni
2. Seleziona la voce Accetta/rifiuta modifiche…
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Revisioni
Appare la Finestra di dialogo Seleziona modifiche da
accettare o rifiutare
3. Dalla Finestra di dialogo seleziona le modifiche
desiderate
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Accettare/rifiutare revisioni