
Un Database è un archivio elettronico, una collezione organizzata di
dati usata per rappresentare le informazioni di interesse in un
sistema informativo.

Il tipo attualmente più diffuso è il database relazionale: esso è una
raccolta di informazioni omogenee memorizzate su più tabelle.

Una tabella è una raccolta di dati relativi ad uno specifico argomento
ed è organizzata in righe (dette record) e colonne (dette campi).

Esempio:
Cognome
Nome
Data di Nascita
Città
Indirizzo
Rossi
Marco
01/08/1987
Roma
Via Dante, 6
Bianchi
Giulia
09/05/1985
Milano
Viale Mazzini, 8
…
…
…
…
…
Questo è un record.
Un record rappresenta un elemento di una tabella ed è composto da vari
campi. Ogni campo rappresenta una categoria di informazioni .

I dati sono frammenti di informazioni disponibili singolarmente,
ma non organizzate in modo coerente.

La loro caratteristica è la frammentarietà e l’assenza di relazioni
con altri dati.

Al contrario, le informazioni sono raccolte coerenti di dati che
entrano in relazione l’uni con gli altri consentendo di eseguire
ricerche e valutazioni.

In pratica le informazioni danno ai dati l’organizzazione di cui
hanno bisogno per poter essere effettivamente utili.

Per fare un paragone, se i dati sono una sorgente d’acqua, ,le
informazioni sono costituite dalla stessa acqua imbottigliata,
etichettata, analizzata e impacchettata per poter essere scelta,
acquistata e utilizzata sul luogo di consumo.

L’acqua è la stessa, ma cambia la possibilità di fruirne.

Ogni tabella deve possedere una chiave primaria, cioè uno o più
campi in grado di identificare in maniera univoca ciascun record
della tabella (questo significa che un campo chiave primaria non
può avere valori uguali).

La chiave primaria è indispensabile per poter stabilire una valida
relazione tra le tabelle, cioè per poter collegare i dati di una
tabella con quelli di un’altra tabella.

Esempio:
CID
Società
PIVA
CLIENTI
Titolare
PRODOTTI
PID
Marca
Modello
Prezzo
00001
Euronics
0398474
…
02327
Nokia
N95
…
00002
Trony
4323554
…
54345
Samsung
D500
…
ACQUISTI
ID_Cliente
ID_Prodotto
Data
Quantità
00001
02327
04/06/07
53
00002
54345
08/09/07
32
00001
54345
23/08/07
43
00001
02327
12/10/07
11

Nell’esempio precedente le due tabelle CLIENTI e PRODOTTI vengono
messe in relazione tra di loro attraverso la tabella ACQUISTI.

Una relazione è in generale un legame tra dei dati.

La chiave primaria nelle tabelle CLIENTI e PRODOTTI è rappresentata
dal campo ID che contiene un codice identificativo sequenziale
univoco.*

Nella tabella ACQUISTI invece la chiave primaria deve essere
necessariamente composta da più di un campo (altrimenti si potrebbe
introdurre un campo ID anche qui, ma sarebbe uno spreco di memoria).

Ad ogni chiave primaria viene associato un indice, cioè una struttura
esterna creata dal DBMS ed utilizzata per trovare rapidamente un certo
record nella tabella basandosi sulla chiave primaria.

Il sistema software che gestisce i database è detto DBMS (DataBase
Management System).

Microsoft Access è un DBMS (altri DBMS sono: Oracle, MySQL, DB2…)
*Nota: avremmo potuto anche mettere “Società” come chiave primaria, ma chi ci assicura che
non esistano due società con lo stesso nome? Di solito è più sicuro appoggiarsi ad un campo ID.

I campi

Sono le colonne delle tabelle, ognuno di essi rappresenta una categoria di informazioni.

Sono “tipizzati”, cioè possono essere di diversi tipi:




Stringhe alfanumeriche di caratteri (esempio: “Marco Rossi”)

Numeri matematici (esempio: “2345” o “5.6534”)

Valori booleani (esempio: true/false o 0/1)

Date (esempio: 12/10/1984 o 12101984 o 19841012…)

Dati in codice binario (esempio: se si vogliono inserire immagini, musica o video nel DB)
Visivamente sono rappresentati dalle “etichette” delle colonne
I Record

Sono insiemi di campi che costituiscono l’informazione unitaria.

Visivamente sono rappresentati dalle righe di una tabella.
Query (in italiano “Richiesta”)

Sono delle richieste di interrogazione fatte al DB per ricercare dati al suo interno.

Le Query sono formulate in linguaggio SQL (Structured Query Language).
Maschere



Sono interfacce utente create per introdurre dati oppure per visualizzarli.
Report

Rendono possibile visualizzare i dati, mettendo in evidenza determinate
informazioni, da essere destinate alla stampa.


Chiave primaria

È una proprietà che può essere data ad uno o a più campi, e che ne identifica
l’unicità.

In una tabella non possono esserci due record uguali, è quindi necessario stabilire
una regola che determini l’unicità dei record.

Spesso si sceglie come chiave un codice creato ad hoc per il database (l’ID), in
genere un contatore, che identifica univocamente ogni record della tabella.
Indice



Determina un ordinamento dei record in base a determinati campi (ad
esempio in base al cognome, al nome, …) in modo che le ricerche all’interno
della tabella siano più veloci (come l’indice dei libri!).
Schema del DataBase

Lo Schema di un DataBase è la parte invariante dei dati, cioè la struttura composta
dalle varie tabelle e dalle relazioni che vi sono tra loro.

Ad esempio le tabelle CLIENTI(CID, Società, PIVA, Titolare), PRODOTTI(PID, Marca,
Modello, Prezzo), ACQUISTI(CID, PID, Data, Quantità) costituiscono lo schema.
Istanza

È un insieme di dati (valori) mutabili.

Ad esempio un record di una tabella.

Vantaggi dei DataBase rispetto alla gestione con file:
Eliminazione (o comunque riduzione) delle ridondanze tra i dati.
 Minori rischi di avere dati inconsistenti.
 Possibilità di avere protezione da accessi non autorizzati.
 Garanzia dell’integrità dei dati.



La prima fase che si affronta per la costruzione di un DB è la fase di
“Progettazione”.
Progettazione del DB






Definizione degli obbiettivi che dobbiamo raggiungere con il database.
Individuazione e definizione delle tabelle contenenti i dati in base ad
argomenti.
Definizione più specifica dei record e dei campi.
Definizioni delle relazioni tra le tabelle.
Controllo della correttezza e della funzionalità della struttura.
E’ importante definire un buono schema iniziale in quanto le
variazioni che verranno effettuate successivamente
comporteranno una revisione di tutti i dati già immessi e quindi
uno spreco di tempo e risorse.

Lanciare Microsoft Access

Start → Tutti i Programmi → Microsoft Access

All’avvio di Access viene visualizzato la Pagina Iniziale proponendo una
serie di opzioni.

All’avvio di Access viene visualizzato il Riquadro attività Nuovo file
proponendo una serie di opzioni.
Osserviamo che, nel caso siano stati
aperti altri database, essi compaiono
nel riquadro attività assieme alla voce
“Altri file…”.

La finestra di Access:
Barra del titolo
Barra
multifunzione
Barra di stato

Anche Access come tutti i programmi della suite Office ha la guida in
linea, raggiungibile tramite il pulsante azzurro a punto interrogativo che
si trova nell’angolo superiore destro della finestra di Access:
Guida in linea

All’avvio di Access è automaticamente visualizzata la barra
Multifunzione.

Selezionando un oggetto in Access si visualizzano le schede specifiche
della barra.

Si può scegliere di visualizzare o nascondere la barra Multifunzione; per
farlo basta andare in Personalizza barra di accesso rapido -> Riduci a
icona barra multifunzione

Come aprire un database esistente:

Avviare Access

Selezionare l’opzione “File…” o “Altri File…”

Nella finestra che compare scegliere il percorso dove si trova il database da aprire

Selezionare il file del database e quindi “Apri”

Creazione di un nuovo database:

Avviare Access

Selezionare l’opzione “Database vuoto”

Nella finestra che compare viene richiesto di inserire un nome per il nuovo database

Inserire il nome per il nuovo database e selezionare “Crea”

Una volta creato o aperto un database compare la finestra “Database”,
all’interno della quale è possibile accedere ai vari componenti:

Gli elementi che costituiscono un database Access sono:
 Tabelle: definiscono la struttura vera e propria del DB. Ogni tabella è
composta da uno o più campi (le colonne) e contiene i vari record (le
righe).
 Query: servono per interrogare il DB. La query è una richiesta inviata
al DB per richiedere la visualizzazione dei dati contenuti nel DB.
 Maschera: è l’interfaccia grafica che può essere creata per consentire
un accesso più semplice ai dati del DB.
 Report: servono per la stampa dei dati. Nei report è possibile
eseguire anche operazioni matematiche e riepiloghi.
 Pagina: interfaccia web per l’accesso al DB da ambienti esterni
(Internet).
 Macro: è una sequenza di comandi di Access che viene memorizzato e
può essere ripetuto (serve per automatizzare alcuni operazioni
frequenti).
 Modulo: contiene il codice VBA per la programmazione avanzata delle
funzioni del DB.

La Guida in Linea

Come in ogni programma Office è disponibile la guida in linea con le modalità
di aiuto:

Sommario

Ricerca

Indice

Il primo step nella costruzione di un DB è la “Progettazione”.

E’ necessario schematizzare tabelle e campi e descrivere come i dati
contenuti nelle tabelle siano fra loro collegati.

La struttura del DB è definita attraverso la costruzione di un modello
detto “Modello E/R” (Entità/Relazioni).

Macro-Fasi per la progettazione di un DB:

Identificare lo scopo del DB

Catalogare i dati esistenti

Redigere una lista preliminare dei campi necessari

Identificare le principali Tabelle (Entità) e i relativi Campi (Attributi)

Identificare i campi chiave

Determinare le relazioni fra le tabelle

Effettuare una normalizzazione dei dati se possibile

Finalizzare il progetto

Ogni tabella deve avere un campo, o un insieme di campi, che siano
in grado di identificare ogni singolo record in maniera univoca.

Questo campo (o insieme di campi) è la Chiave Primaria della tabella.

Il valore della chiave primaria non può essere nullo, e deve essere
diverso per ogni record che compone la tabella.

Le chiavi primarie consentono di stabilire relazioni tra le tabelle.

Le relazioni possono essere di 3 tipi:

1-a-1 : ad ogni record della tabella A corrisponde un record della tabella B

1-a-N : ad ogni record della tabella A corrispondono più record della tabella B

N-a-N : a più record della tabella A corrispondono più record della tabella B
Aziende
ID
Azienda
Sede
Sedi
ID
Città
Indirizzo
31 Kennedy Str. 08-32211
023
Intel
9876
9876
New York
425
Microsoft
2345
2345
Los Angeles 12 Square Pl.
Aziende
ID
Azienda
Sede
Prodotti
ID
Produttore Tipo Prodotto
Telefono
04-54366
Prezzo
023
Intel
9876
453
023
CPU
500 $
425
Microsoft
2345
245
023
Scheda WI-FI
100 $

I DBMS relazionali non supportano le relazioni N-a-N in maniera
diretta. Per creare una relazione N-a-N si usano 3 tabelle collegate
con relazioni: N-a-1 ↔ 1-a-1 ↔ 1-a-N

La normalizzazione è un procedimento volto all'eliminazione delle ridondanze
e del rischio di inconsistenza dal database.

Esistono vari livelli di normalizzazione (forme normali) che certificano la
qualità dello schema del database.

Questo processo si fonda su un semplice criterio:

se una relazione presenta più concetti tra loro indipendenti, la si decompone in relazioni più
piccole, una per ogni concetto.

Questo tipo di processo non è purtroppo sempre applicabile in tutte le tabelle,
dato che in taluni casi potrebbe comportare una perdita d'informazioni.

Una decomposizione dovrebbe sempre soddisfare due proprietà:

la decomposizione senza perdita, che garantisce la ricostruzione delle informazioni originarie

la conservazione delle dipendenze, che garantisce il mantenimento dei vincoli di integrità
originari.

Ridondanze: si verificano quando alcune informazioni che possono essere
derivate dai dati già presenti vengono ulteriormente aggiunte ai dati stessi.

Anomalie: si verificano quando ci sono irregolarità di dati.

Creazione di una tabella

Si può creare una tabella cliccando nella finestra su Crea ->
Struttura tabella

Creazione di una tabella – Visualizzazione Struttura ( Passo 1 )
• Qui si devono specificare i nomi dei campi presenti nella tabella.
• Il nome di un campo identifica la natura dei dati nel campo.
• I nomi dei campi possono essere lunghi fino a 64 caratteri e possono
includere lettere, numeri e spazi.
• Lo spazio non può iniziare il nome di un campo ed inoltre non si
possono usare punti (.), punti esclamativi (!), virgolette ("), parentesi
quadre ([ ]) o caratteri di controllo ASCII.
• Inoltre, i nomi di campo all'interno di una tabella devono essere
univoci.

Creazione di una tabella – Visualizzazione Struttura ( Passo 2 )
• Qui si deve specificare il tipo di dati di ogni campo.
• Il tipo dati informa Access sulla tipologia dei valori
da memorizzare nel campo e sul dimensionamento
del campo stesso.
• È possibile modificare il tipo dati anche quando il
campo contiene delle informazioni, ma tale
modifica può portare alla perdita totale o parziale
dei dati contenuti nel campo.

I tipi dati disponibili in Access sono descritti nella tabella successiva.
Tipo Dati
Descrizione
Testo
È il tipo dati predefinito in Access. Un campo Testo può contenere una
qualunque combinazione di lettere, numeri, segni di punteggiatura e
spazi. La dimensione standard è 50 caratteri e la dimensione massima è
255 caratteri.
Memo
Un campo Memo è simile ad un campo Testo eccezion fatta che un campo
Memo può contenere fino a 65.535 caratteri. Nel database possiamo
utilizzare i campi Memo per note o lunghe descrizioni.
Numerico
Un campo Numerico può contenere solo caratteri numerici, un punto
(utilizzato come separatore delle migliaia), una virgola (utilizzata come
separatore decimale) ed un trattino (utilizzato come segno meno nei
numeri negativi). Si definisce un campo Numerico solo quando si vogliono
eseguire calcoli utilizzando i valori dei campi. Per esempio, anche se
codici postali e numeri telefonici sono composti da caratteri numerici,
non sono utilizzati per i calcoli, quindi non dovrebbero essere definiti
campi Numerici.
Data/Ora
Un campo Data/Ora contiene una data e/o un'ora. Access esegue una
convalida automatica del dato, verificando che si tratti di una data/ora
valida. Per esempio non è valido il 31/2/99, dato che il mese di febbraio
non ha 31 giorni.
I campi Data/Ora consentono di eseguire calcoli su date ed ore.

I tipi dati disponibili in Access sono descritti nella tabella successiva.
Tipo Dati
Descrizione
Valuta
Un campo Valuta è simile ad un campo Numerico e può essere utilizzato
nei calcoli che usano un massimo di quattro cifre decimali. Un campo
Valuta visualizza automaticamente il simbolo valutario scelto nelle
impostazioni internazionali del Pannello di controllo ed il separatore delle
migliaia. Si raccomanda di utilizzare la definizione campi Valuta, quando
possibile, in quanto esegue i calcoli in virgola fissa, notoriamente più
veloci dei calcoli eseguiti in virgola mobile, utilizzata nel caso di campi
Numerici.
Contatore
II tipo dati Contatore è gestito automaticamente da Access, assegnando
numeri univoci progressivi da 1 a n ad ogni record del database. Dopo
tale assegnazione non è consentito intervento manuale. Questo tipo dati
è utilizzato quando si desidera un identificatore univoco per ogni record.
Si/No
Un campo Si/No gestisce una sola di due possibili condizioni. Si utilizza
questo tipo dati quando esistono solo due possibilità, Vero o Falso.

I tipi dati disponibili in Access sono descritti nella tabella successiva.
Tipo Dati
Oggetto OLE
Descrizione
Un campo Oggetto OLE è collegato ad un'altra applicazione Windows. Si
utilizza il tipo dati Oggetto OLE per la grafica, fogli elettronici o file
sonori.
Collegamento
ipertestuale
Un campo Collegamento ipertestuale contiene un collegamento ad un
altro elemento. Si può realizzare il collegamento ad una pagina Web su
Internet, ad un documento Word su Intranet oppure ad una maschera nel
database corrente. Un campo Collegamento ipertestuale può contenere
una descrizione, un indirizzo, ed un sottoindirizzo. Ogni parte è separata
dal simbolo (#) e può estendersi fino a 2.048 caratteri. Solo indirizzo è
obbligatorio.
Ricerca
guidata…
Selezionando il tipo dati Ricerca guidata... si è guidati con passi
successivi nella creazione guidata di un campo. Un campo Ricerca
contiene un elenco di valori selezionati da un'altra tabella o un elenco di
valori personalizzato. Questo consente di effettuare inserimento di dati
nel campo attraverso la semplice selezione del valore desiderato.

Convertire dati da un formato all’altro può causare la perdita (irrecuperabile)
dei dati.

La perdita dei dati accade qualora il formato di destinazione in cui i dati
vengono convertiti non sia adatto ad accogliere il tipo di dati.

Facciamo alcuni esempi in cui assistiamo ad una perdita di dati:


Da numero in virgola (qualsiasi) a intero (qualsiasi)

Da numero a data

Da testo a numero

Da numero a booleano
Esempi in cui invece non vi è perdita di dati sono:

Da intero a numero in virgola

Da data a testo

Da data a numero

Da booleano a numero

Creazione di una tabella – Visualizzazione Struttura ( Passo 3 )
• Qui si possono impostare le proprietà per i dati di
ogni campo.
• Una proprietà è una caratteristica di un campo, come
ad esempio il numero di caratteri che il campo può
contenere.
• Access assegna automaticamente le proprietà ai
campi ma ne consente la modifica.

Le proprietà dei campi variano a seconda del tipo di dato.

Dimensione campo: è la grandezza espressa in caratteri per il testo, nei valori
numerici invece rappresenta l’intervallo dei valori accettabili.


La dimensione deve essere pianificata con attenzione: ad esempio se si convertono
numeri con la virgola in interi, si perde tutta l’informazione relativa ai decimali!
Formato: è il layout di visualizzazione del campo. Si può scegliere tra
quelli predefiniti o crearne di nuovi

Es. la data : 16 – Sett – 1999 oppure 16/09/1999
Es. i numeri: 34,567 oppure € 34,57 oppure 34%

Maschera di input: forza l’immissione di dati secondo un formato
prestabilito (per esempio, il trattino tra prefisso e numero telefonico).

Etichetta: testo che apparirà accanto al campo nelle eventuali maschere
create.

Valore predefinito: valore immesso automaticamente nel campo per nuovi
record.

Valido se : Pone delle condizioni alla validità dei dati, cioè limita i valori
che possono essere immessi nel campo.

Ad es. per un numero si può impostare una regola che lo rende valido solo se è
maggiore di 10: “ >10 ”

Messaggio di errore: messaggio che compare nel caso il valore
dell’espressione risulti falso.

Richiesto: rende obbligatoria l’immissione di dati nel campo.


Le proprietà dei campi variano a seconda del tipo di dato.

Consenti di avere lunghezza zero: specifica se è consentita l’immissione di
stringhe lunghe zero.

Indicizzato: rende più rapida la ricerca e l’ordinamento, ma rallenta
l’aggiornamento.
Alcuni esempi delle proprietà:
Testo
Contatore
Data
Numerico

La proprietà Formato agisce sulla visualizzazione a schermo delle informazioni
mostrate in modalità Foglio dati e non sulla memorizzazione delle stesse nella
tabella o nel loro utilizzo nei calcoli.

Per esempio, con formato 0 cifre decimali il numero 1,5 è visualizzato come 2,
ma quando è moltiplicato per 2 il risultato ottenuto è 3 e non 4.

I formati disponibili per i campi con tipo dati Numerico sono elencati nella
tabella seguente:
Formato
Descrizione
Numero generico
Visualizza il numero così come è stato introdotto e questo è il
formato standard.
Valuta
Utilizza il punto come separatore delle migliaia e visualizza il
simbolo della valuta. II numero standard di cifre decimali è 2.
Fisso
Visualizza almeno una cifra. Il numero standard di cifre decimali
è 2. II valore nel campo è arrotondato conformemente al numero
di cifre decimali impostate.
Standard
Utilizza il punto come separatore delle migliaia. II numero
standard di cifre decimali è 2.
Percentuale
Moltiplica il numero introdotto per 100 ed accoda al valore
ottenuto il simbolo percentuale. II numero standard di cifre
decimali è 2.
Notazione
scientifica
Rappresenta i numeri come multipli di potenze di 10 in
notazione scientifica standard.

Definita la dimensione del campo è possibile introdurre solo informazioni che
possono essere contenute nei limiti imposti da questa dimensione.

Inserito il numero massimo di caratteri consentito, gli eventuali caratteri
digitati in eccedenza non saranno visualizzati.

La proprietà Dimensione campo è personalizzabile solo per campi con tipo dati
Testo, Numerico, e Contatore.

Tutti gli altri tipo dati delimitano i campi con dimensioni standard
automaticamente impostate.

Per dati di tipo Testo si digita semplicemente il numero massimo di caratteri che
si desidera siano disponibili in quel campo fino ad un massimo di 255 caratteri.
Dimensioni
Intervallo
Cifre decimali
Byte
0-255
nessuna
1
Da -32768 a 32767
nessuna
2
Da -2.147.483.648 a 2.147.483.647
nessuna
4
Precisione singola
Da –3,4x10^38 a 3,4x10^38
7
4
Precisione doppia
Da –1,797x10^308 a 1,797x10^308
15
8
ID replica
Identificatore univoco globale
n.d.
16
Decimale
da-1038-1 a 1038-1 (adp)
da -1028-1 a 1028-1 (mdb)
Fino a 28
Byte
Intero
Intero lungo

É possibile cambiare anche il formato di un campo che utilizza il tipo dati
Data/ora per modificare la modalità con la quale le date e/o le ore sono
visualizzate nella tabella.

I formati disponibili per i campi con tipo dati Data/ora sono elencati nella
tabella seguente :
Formato
Descrizione
Data generica
Se il valore rappresenta solo la data, l’ora non è visualizzata. Se
il valore rappresenta solo l’ora, la data non è visualizzata e
questa è l'impostazione standard.
Data estesa
Il nome del giorno e del mese sono scritti in lettere, come
sabato 19 giugno 1994.
Data breve
Il nome del mese è abbreviato ed il nome del giorno è omesso,
come 19-giu-94.
Data in cifre
La data si presenta come sequenza di numeri separati da barre,
come 19/06/94.
Ora estesa
L'ora si presenta con ore, minuti e secondi separati dal punto,
come 17.34.23.
Ora breve 12h
L'ora si presenta con ore e minuti separati da punto ed espressa
su 12 ore, come 5.34.
Ora breve 24h
Formato identico a “Ora breve 12h” eccezion fatta che l’ora è
espressa su 24 ore, come 17.34.

La proprietà Valore predefinito consente di impostare un valore implicito da
inserire in un campo e questo valore è automaticamente inserito nel campo alla
creazione di un nuovo record. Qualora tale valore risulti non appropriato potrà
essere aggiornato in fase di modifica del record.

La presenza di un valore predefinito fa risparmiare tempo durante l'inserimento
dei dati.


Impostare un valore standard significa inserire un'espressione per la proprietà
Valore predefinito.


Per esempio, se la nostra tabella contiene anagrafica clienti e la maggior parte dei clienti
risiede nella città di Milano si può impostare Milano come valore predefinito per il campo città
Se un cliente risiede a Genova si aggiorna il valore contenuto nel campo città per il record
specifico.
Un'espressione è composta da operatori (ovvero =, + , - , * , / ) e/o valori. L'espressione può
essere introdotta direttamente nella casella Valore predefinito, o dal generatore di espressioni.
II pulsante Generatore di espressioni è mostrato alla destra della casella Valore predefinito,
quando selezionata.
La finestra di dialogo Generatore di espressioni contiene le funzioni, gli
operatori e le costanti che si possono utilizzare per creare un'espressione.


Utilizzando la proprietà Valido se è possibile impostare una regola di validazione
per l'introduzione delle informazioni in un campo.
Durante la digitazione Access analizza le regole di validazione e visualizza un
messaggio di errore se il valore digitato non le rispetta. Questo messaggio può
essere personalizzato introducendo il testo desiderato nella casella Messaggio
errore.



Ad esempio, si può chiedere ad Access di verificare che in un campo numerico i valori siano
compresi tra 500 e 1000.
Una regola di validazione si concretizza nell'inserimento di un'espressione nella
casella proprietà Valido se.
L'espressione può essere introdotta direttamente nella casella “Valido se”, o per
mezzo del generatore espressioni. II pulsante Generatore di espressioni è
mostrato alla destra della casella “Valido se” quando è selezionata. La finestra
di dialogo “Generatore di espressioni” contiene le funzioni, gli operatori e le
costanti che si possono utilizzare per creare un'espressione.
 Impostare una regola di validazione differisce dall'impostare il tipo dati o la lunghezza di un
campo. Access utilizza il tipo dati e la lunghezza del campo per determinare che le
informazioni inserite siano coerenti col tipo dati e non eccedano la lunghezza massima
assegnata a quel campo. Impostando il tipo dati Numerico Access non consente di digitare
caratteri alfabetici ed inoltre impedisce di digitare un numero le cui cifre eccedano la
dimensione del campo. Queste condizioni consentono ad Access di verificare la coerenza
dell'informazione in termini di tipo dati e lunghezza massima, ma non sono regole di
validazione. Per essere tali devono essere più restrittive, impostando condizioni specifiche
in grado di assicurare l'inserimento di una specifica gamma di informazioni.

Creazione di un criterio di validità usando il Generatore di espressioni.

Consideriamo la tabella seguente:
Per adesso non c’è nessun
criterio di validità.

Vogliamo costruire un criterio di validità per il campo “Data di Nascita”.

Supponiamo ad esempio di vietare l’inserimento della data odierna nel campo
“Data di Nascita”.

Creazione di un criterio di validità usando il Generatore di espressioni.

Vogliamo costruire un criterio di validità per il campo “Data di Nascita”.

Supponiamo ad esempio di vietare l’inserimento della data odierna nel campo
“Data di Nascita”.

Creazione di una tabella – Visualizzazione Struttura ( Passo 4 )
• Per ogni campo è possibile inserire una descrizione
facoltativa nella colonna Descrizione della griglia
Struttura tabella.
• Tale descrizione è visibile nella barra di stato quando
si accede a quel campo dalla tabella o da una
maschera.
• Possiamo utilizzare la descrizione per inserire un
breve commento, come ad esempio il significato del
campo o i dati che devono essere memorizzati in esso.

Nella struttura dobbiamo inoltre creare una chiave primaria di ricerca , cioè un
dato capace di identificare in maniera univoca il record (per questo i duplicati
non sono ammessi).

La chiave primaria è un campo o un gruppo di campi i cui valori identificano in
modo univoco ogni singolo record. In conseguenza, ogni valore del campo chiave
od ogni combinazione di valori del gruppo di campi chiave devono essere
presenti in un solo record.

Ci sono diversi vantaggi nell'impostare una chiave primaria in una tabella:

In primo luogo, la chiave primaria è indicizzata automaticamente e velocizza il recupero delle
informazioni.

In secondo luogo, quando si apre una tabella, i record risultano automaticamente ordinati
secondo la chiave primaria.

La chiave primaria, inoltre, impedisce l'inserimento di dati duplicati, dovendo identificare in
forma univoca ogni singolo record.

Campi con tipo dati Contatore sono utilizzati per definire una chiave primaria in
tabelle dove questo non può essere fatto con i campi presenti.

Non è possibile scegliere come chiave primaria i campi con tipo dati Memo,
Oggetto OLE o Collegamento ipertestuale.

Per creare una chiave primaria composta da più campi tenere premuto [Ctrl],
fare clic col pulsante sinistro del mouse sui campi desiderati e selezionare lo
strumento Chiave primaria disponibile nella barra Struttura tabella.
1.
 2.
 3.
 4.

Aprire il database desiderato.
Aprire o creare una tabella in modalità Visualizzazione Struttura.
Selezionare la riga del campo da designare come chiave primaria.
Facendo clic col tasto destro sul campo desiderato, selezionare lo strumento Chiave
primaria, oppure è possibile selezionare lo strumento Chiave primaria direttamente,
attraverso la barra multifunzione nella scheda “Progettazione”, gruppo “Strumenti”.

Creazione di una tabella – Visualizzazione Struttura ( Passo 5 )

Al momento della chiusura viene chiesto di salvare la tabella.
Possiamo quindi assegnare un nome alla tabella.
Una volta salvata la struttura siamo pronti per inserire i dati.


Definiti i campi di una tabella si deve salvarne la struttura prima di
popolarla. Quando si salva una nuova tabella si deve assegnarle un
nome descrittivo del contenuto. Si possono utilizzare fino a 64 caratteri
che includono lettere, numeri e spazi, con esclusione del punto (.), del
punto esclamativo (!), delle parentesi quadre ([ ]) e dei caratteri di
controllo ASCII.
Salvando una tabella non si crea alcun file ma si aggiunge un oggetto al
database.

Una volta creata la tabella siamo pronti per scrivere nelle celle i dati
da memorizzare.

Per spostarsi tra i record di una tabella si possono utilizzare i bottoni
che si vedono nella parte bassa della finestra della tabella.
Primo record, sposta il cursore (o la selezione) nel primo record
Record precedente, sposta il cursore (o la selezione) sul record
precedente
Record successivo, sposta il cursore (o la selezione) sul record
successivo
Ultimo record, sposta il cursore (o la selezione) sull’ultimo record
Nuovo record, crea un nuovo record.


Inoltre usando la casella di testo possiamo saltare direttamente al record
desiderato.
Per selezionare i record della tabella:
Utilizzare i selettori al margine sinistro della tabella
 Tenere premuto il tasto sinistro e trascinare il mouse per la selezione multipla


Metodo 1 per rimuovere un record:


Cliccare sul bottone a sinistra in modo da selezionare la linea intera.
Premere [CANC] oppure tasto destro del mouse e selezionare da menu contestuale
“Elimina record”.

Metodo 2 per rimuovere un record:


Cliccare su un campo del record desiderato.
Per cancellare l’intera riga, premere il bottone:

Per aggiornare un record:
Cliccare sul campo nel punto esatto che vogliamo modificare oppure usiamo
il tasto F2 sul campo corrente.
 Attuare le modifiche aggiungendo caratteri o cancellandone


Per salvare un record:

Menù in alto: Record → Salva Record

II comando Annulla in Access ha un funzionamento molto particolare che
dipende dall'oggetto su cui si esegue e dalla modalità di visualizzazione
corrente.

Quando Access è in grado di annullare un'azione si rende attivo lo strumento
Annulla.

Non è possibile annullare la cancellazione di un record, tuttavia è possibile
annullare la modifica apportata ad un campo o ad un record anche se questo è
stato già salvato.

Abbiamo già visto come inserire dei nuovi campi (che poi saranno le colonne
della tabella) in Visualizzazione Struttura, ma potrebbe essere necessario
inserire una o più colonne in modalità foglio dati.

Una colonna può essere inserita facendo clic con il pulsante destro del mouse su
un'intestazione di colonna e selezionando il comando “Inserisci colonna” nel
menu contestuale.

La nuova colonna verrà inserita alla sinistra della colonna selezionata.

Oppure una colonna può essere inserita facendo doppio click nella colonna
“Aggiungi nuovo campo” (che si trova a destra di tutte le altre colonne)

II nome predefinito della colonna è “Campon”, dove “n” è un indice numerico
progressivo.

Tale nome può essere facilmente modificato facendo "doppio clic" sul nome stesso e digitando il
nome desiderato.

Una colonna può essere rimossa facendo clic con il pulsante destro del mouse su
un'intestazione di colonna e selezionando il comando “Rimuovi colonna” nel
menu contestuale.

Vediamo un esempio di come inserire e rimuovere colonne...


Per personalizzare la visualizzazione della tabella cliccare in un punto qualsiasi
di essa.
Accedere al gruppo “Carattere” della scheda “Home” dove possiamo cambiare:



Carattere (tipo, stile, dimensione e colore)
Foglio dati (dove possiamo dare una formattazione diversa, scegliendo un colore per la
griglia, per lo sfondo e impostando l’aspetto)
Altezza e larghezza delle righe e delle colonne (si può anche usare il mouse agendo sui
bordi delle righe e delle colonne)



Per selezionare una colonna basta premere su uno dei bottoni in alto che
contengono il nome del campo
Per spostare una colonna basta semplicemente trascinarla nella posizione
desiderata
Per nascondere una colonna bisogna:
Selezionare la colonna
 Dalla barra multifunzione Home→ Record→ Altro → Nascondi colonne
 Oppure tasto destro sulla colonna → Nascondi colonne


Per mostrare una colonna:
Dalla barra multifunzione Home→ Record→ Altro → Scopri colonne
 Selezionare le colonne da scoprire

Bloccare una colonna è utile quando abbiamo tanti campi in una tabella
(tante colonne) e vogliamo scorrere verso destra senza perdere di vista certi
dati.
Per bloccare una colonna:



Formato → Blocca colonne
Se la colonna bloccata non è la prima viene automaticamente spostata tutta
a sinistra. È possibile bloccare più colonne grazie alla selezione multipla.
Per sbloccare le colonne:



Formato → Sblocca tutte le colonne

Si seleziona la Tabella nella parte sinistra (dopo averla preventivamente
chiusa) e quindi:

Tasto CANC sulla tastiera

Oppure Tasto destro sulla Tabella ed “Elimina”

Oppure scheda “Home”, gruppo “Record”, ed “Elimina”