
In Access, la visualizzazione di una tabella in modalità Foglio dati
presenta i record ordinati per chiave primaria.

I record possono essere ordinati in modo crescente o decrescente.

Un ordinamento può essere rimosso con il comando Rimuovi
filtro/ordina del menu Record.

In Access, la funzione Trova consente di identificare velocemente i
record.

Si possono trovare record che contengono un valore prestabilito in un campo o
trovare tutti i record che hanno un valore comune in un campo.

Access scorre il campo selezionato, iniziando dal record corrente e trova il
primo record che soddisfa le condizioni di ricerca.

Utilizzando ripetutamente il pulsante Trova successivo, si
recuperano i record addizionali che soddisfano le condizioni di
ricerca.

Nella finestra di dialogo Trova e sostituisci è possibile impostare il
contenuto delle caselle a discesa “Cerca in” e “Confronta” per
personalizzare la modalità di ricerca.


La casella “Cerca in” consente di selezionare una colonna specifica. In caso di
dubbi selezionare l'intera tabella (nome tabella : Tabella).

L'elenco della casella “Confronta” consente di definire l'ambito della ricerca:
parte del campo, campo intero o inizio campo.
La funzione “Trova” di Access è reperibile nel menù “Modifica”
oppure nella barra Multifunzione attraverso il pulsante
. , che
si trova nella scheda Home, gruppo Trova.

La finestra di ricerca
Qui è possibile
specificare il
verso in cui
effettuare la
ricerca.
Rende la ricerca “Case sensitive” cioè si da
importanza a come viene digitato il testo
(se cerchiamo “Via” con questa opzione
attivata non troveremo “via” né “VIA”).
Considera nel confronto il formato di
visualizzazione oltre al valore.
Qui bisogna inserire ciò
che si vuole cercare.
Qui si specifica il campo
all’interno del quale
effettuare la ricerca.
La voce “Confronta” ha 3 opzioni:
1. Campo intero: cerca nel campo un
valore identico a quello digitato
senza compromessi.
2. Parte del campo: cerca un valore
che contenga il testo digitato
3. Inizio campo: cerca un valore che
cominci con il testo digitato

Una volta impostati tutte le opzioni possiamo avviare la ricerca con “Trova
successivo”.

Access selezionerà i valori trovati.

Per continuare nella ricerca basta premere ancora “Trova successivo”, fino
a che non si sono esaurite le occorrenze.

Una volta esaurite le occorrenze, comparirà un messaggio che ci
comunicherà che è terminata la ricerca.

*


Ad esempio: cercare “can*” può produrre come risultati “cane”, “canino”,
“cantante”, “canzone” (cioè tutte le parole che iniziano per “can”).
? identifica un carattere qualsiasi


identifica un gruppo di caratteri qualsiasi
Ad esempio: cercare “can?” può produrre come risultati “cane”, “cani” (cioè
tutte le parole che iniziano per “can” e dopo hanno una lettera qualsiasi).
# rappresenta una cifra qualsiasi

Ad esempio: cercare “1980#” può produrre come risultati “19801”,
“19802”, “19803”, eccetera…

[ ] serve per definire un insieme di lettere


! è un operatore che serve per escludere un carattere


Ad esempio: cercare “b[ai]t” può produrre come risultati “bat” e “bit”,
ma non “bet” e “but”.
Ad esempio: cercare “b[!ai]t” può ppodurre come risultati “bet” e
“but”, ma non “bat” e “bit”
- utilizzato per definire li intervalli (ad es. a-z)

Ad esempio: cercare “b[u-w]” può produrre come risultati “but”, “bvt”,
e “bwt”.
La ricerca “B[ir]*” sul campo Cognome
all’interno della tabella Clienti, avrà
come risultati i cognomi:
Bianchi, Billi, Branca e Brandani.

La finestra “Trova e sostituisci” offre anche funzionalità per la
sostituzione dei dati.

L’utilizzo della finestra di sostituzione è molto simile a quella di
ricerca, solamente che qui è necessario specificare i dati che
dovranno andare a sostituire quelli trovati dalla ricerca.

In Access è possibile filtrare i dati.

Filtrare i dati significa visualizzare solo i record con i quali si
desidera lavorare, nascondendo tutti gli altri.


Per esempio, in una tabella clienti si possono filtrare i dati visualizzando
solo i record dei clienti residenti nella regione selezionata.
In Access esistono diversi tipi di filtro:

Filtro in base a selezione

Filtro ad esclusione selezione

Filtro per…

Filtro in base a maschera

Il Filtro in base a selezione può essere attivato selezionando:

Barra Multifunzione -> Scheda Home -> Gruppo Ordina e Filtra -> Selezione.

Oppure clic col pulsante destro del mouse nel Foglio dati e selezionando il
comando del Filtro in base a selezione disponibile nel menu a scelta rapida.

E’ presente nella Barra Multifunzione -> Scheda Home -> Gruppo
Ordina e filtra -> Avanzate -> Ordinamento/filtro avanzato…

Permette di personalizzare il filtro, attraverso un’interfaccia a finestra.
Può essere attivato attraverso il menu:


“Barra Multifunzione -> Scheda Home -> Gruppo Ordina e filtra -> Avanzate ->
Filtro in base a Maschera”

Il comando per la stampa è raggiungibile tramite il menu “Pulsante di
Office -> Stampa”
Stampante
predefinita.
Impostazioni di
pagina
(vedi slide
successiva)
Intervallo di stampa:
Si può scegliere se stampare tutti i record,
oppure solamente alcune pagine, oppure
solamente i record selezionati.

Le impostazioni di pagina consentono di personalizzare la stampa
di un oggetto del database, come ad esempio una tabella.


È possibile modificare i margini della pagina e cambiarne l’orientamento per
ottimizzare la quantità d'informazioni da stampare rispetto alla dimensione fisica
della pagina di stampa.
La finestra di dialogo Imposta pagina contiene una scheda:

Nella scheda Margini è possibile modificare i margini standard con margini
personalizzati e scegliere se stampare con o senza le intestazioni di colonna.

Per modificare le Impostazioni di Pagina Avanzate, come
l’orientamento, dobbiamo fare click sul Pulsante di Office ->
Freccia accanto al pulsante Stampa -> Anteprima di Stampa, in
modo tale da aprire la modalità Anteprima di Stampa.

Nella Barra Multifunzione avremo così modo di cambiare tutte le
impostazioni relative alla pagina, come margini, orientamento e
dimensione.

Cliccando su Imposta pagina del gruppo Layout di Pagina si aprirà
la finestra Imposta Pagina vista nella slide precedente, alla quale
verrà aggiunta la scheda Pagina.

Nella scheda Pagina è possibile cambiare l'orientamento della pagina di stampa da
verticale ad orizzontale e viceversa. Si può definire, inoltre, il formato carta e la
modalità d'alimentazione dei fogli, e selezionare una stampante diversa

Come accennato in Access le tabelle di un database si possono
relazionare tra di loro.

Esempio: in un database di una azienda c’è una tabella clienti ed una
tabella con gli ordini. I clienti effettuano gli ordini quindi chiaramente
ogni ordine sarà associato ad un cliente. In un database come questo è
conveniente creare una relazione tra le due tabelle.

Nelle relazioni i campi legati tra loro devono essere dello stesso tipo,
altrimenti c’è incompatibilità e la relazione non è valida.

Access include due tipi di relazioni:

1-a-1 (uno a uno)

1-a-N (uno a molti)

La relazione uno a molti si ha quando un record della tabella primaria
ha corrispondenza con molti record della tabella correlata, come nel
caso di un record cliente con i rispettivi record ordini.

La relazione uno a uno si ha quando un record della tabella primaria
corrisponde ad un solo record della tabella correlata.

Quando si crea una relazione, Access ne determina automaticamente
il tipo.

La tabella dove si trova il campo che deve essere riferito è
chiamata primaria.

Il campo della tabella primaria, deve essere chiave primaria di
modo che non ci siano duplicati.

L’altra tabella è chiamata secondaria.

La relazione fa sì che gli elementi delle due tabelle siano legate
tra loro, in base ai campi scelti per la relazione.
ID
Ditta
Indirizzo
384792
Elettronica2
384793
Rossi Informatica Piazza Cavour 13
ID_ORDINE
Viale Marconi 2
ID_CLIENTE
Telefono
0577-965372
0577-456789
DATA
IMPORTO
567689
384792
24/01/08
3.000€
567690
384792
07/02/08
5.000€
567691
384793
07/02/08
7.000€

Le relazioni tra tabelle si possono creare nella finestra di dialogo
“Relazioni”.

La finestra di dialogo “Relazioni” mostra una rappresentazione grafica delle
relazioni esistenti nel database.

La finestra di dialogo Relazioni può essere aperta selezionando il pulsante
Relazioni che si trova nel gruppo Mostra/Nascondi della Scheda Strumenti
Database:

In automatico dovrebbe apparire la finestra di dialogo “Mostra tabella”,
altrimenti premere il bottone Mostra Tabella
, nella scheda
Struttura, gruppo Relazioni.

Attraverso la finestra di dialogo “Mostra tabella” è possibile selezionare
le tabelle sulle quali si vuole creare la relazione.

Una volta aggiunte le tabelle su cui creare la relazione chiudere la
finestra.

Per creare la relazione tra due campi delle tabelle si dovrà cliccare sul
campo della prima tabella su cui volete creare la relazione e trascinare
fino a coprire il campo corrispondente nell’altra tabella.
Abbiamo 4 tabelle:


CLIENTI( ID, COGNOME, NOME, DATA DI NASCITA, INDIRIZZO, CAP , TELEFONO )

VENDITORI ( ID, NOME DITTA, INDIRIZZO, PIVA )

PRODOTTI ( ID, TIPO, DESCRIZIONE )

ORDINI ( ID, ID_CLIENTE, ID_PRODOTTO, ID_VENDITORE, DATA, QUANTITA’, IMPORTO )

La finestra di dialogo che compare quando si stabilisce una relazione fra
due tabelle consente di applicare l’integrità referenziale.

L’integrità referenziale serve a garantire che:

Non sia possibile inserire informazioni nel campo collegato, se queste non sono
disponibili nel campo correlato della tabella primaria

Non sia possibile cancellare un record della tabella primaria se è in relazione con
altri della tabella correlata

Non sia possibile modificare valori della chiave primaria nella tabella primaria se il
record corrispondente è in relazione con record nella tabella correlata.

L'integrità referenziale è un insieme predefinito di regole che Access
utilizza per accertarsi che la relazione sia valida e prevenire modifiche o
cancellazioni accidentali dei dati.

Per poter applicare l'integrità referenziale si devono soddisfare le seguenti
condizioni:

il campo correlato nella tabella primaria è chiave primaria

i campi correlati delle due tabelle hanno lo stesso tipo dati ed entrambe le tabelle
appartengono allo stesso database
Nella finestra “Modifica relazioni” è possibile applicare l’integrità
referenziale ed inoltre si rendono disponibili due opzioni che nel caso
vengano attivate hanno lo scopo di mantenere l’integrità referenziale nel
caso occorra una delle tre situazioni viste prima.


Aggiorna campi correlati a catena: aggiorna la chiave primaria del record della
tabella primaria e per tutte le occorrenze nel campo correlato nella tabella
secondaria

Elimina record correlati a catena: cancella l’occorrenza del record nella tabella
primaria e tutte le corrispondenti nella tabella secondaria

Per mezzo dell'integrità referenziale Access impedisce la cancellazione dei
record che risultano essere collegati ad altre tabelle e che se venissero
cancellati creerebbero delle inconsistenze nei dati.

Se un elemento della tabella primaria può comparire più volte nella
secondaria, può formare molte relazioni (uno a molti).


Se invece ogni elemento della tabella primaria può comparire una sola
volta nella secondaria, si potrà formare una sola relazione (uno a uno).


Ad esempio, un cliente può effettuare molti ordini:
Ad esempio un cliente ha un solo indirizzo a cui recapitare la merce:
Per eliminare una relazione:

Si seleziona la relazione cliccando sulla linea, quindi si preme il tasto [CANC] oppure si
procede tramite il menù Modifica → Elimina.

Quando un DB cresce di dimensioni diventa sempre più complicato
effettuare ricerche e ordinamenti.

Un indice è una struttura dati realizzata per migliorare i tempi di
ricerca dei dati.

Se una tabella non ha indici, ogni ricerca obbliga il sistema a
leggere tutti i dati presenti in essa. L'indice consente invece di
ridurre l'insieme dei dati da leggere per completare la ricerca.

Ad esempio, se si ha un insieme di dati disordinato, è possibile
crearne un "indice" in ordine alfabetico, e sfruttare le proprietà
dell'ordine alfabetico per arrivare prima al dato o ai dati cercati.

Gli indici hanno anche degli effetti negativi in quanto rendono più
lente le operazioni di inserimenti e modifica (update), ed
aumentano l'uso della memoria di massa.

Prima di definire su quali campi creare gli indici occorre valutare
quali siano le operazioni di selezione più frequenti. Questo significa
che per alleggerire i calcoli occorre indicizzare i campi giusti.

Per visualizzare gli indici bisogna aprire la tabella in modalità
“Visualizzazione Struttura”.

A questo punto basta cliccare sul bottone indici
nella barra
Multifunzione -> Scheda Progettazione -> gruppo Mostra/Nascondi.
Primario:
con questa opzione si determina se un
indice è o meno una chiave primaria, per
identificare o meno in modo univoco i
record. Necessità che il campo Univoco
sia impostato a “Sì”.
Ignora Null:
per includere o escludere nell’indice
i record con valore nullo (vuoto) nel
campo indicizzato. No significa che i
valori saranno inclusi.
Univoco:
stabilisce se i valori del campo
devono essere univoci o meno.

Per ottenere buone prestazioni, in una tabella almeno un campo
deve essere indicizzato.

Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura

Selezionare il campo desiderato e quindi nelle proprietà in basso
selezionare la proprietà “Indicizzato” e scegliere dall’elenco
l’opzione adeguata.



Con duplicati non ammessi Access ci impedirà di inserire valori
uguali in quel campo.
Per campi “Memo”, “Oggetto OLE” e “Collegamento ipertestuale”
non è possibile creare un indice.
Per questi tipi di dati non ha senso creare degli indici per la ricerca
in quanto i campi che usano questi tipi di dati non saranno soggetti
a ricerche frequenti.

Gli indici possono essere creati anche su più di un campo (ad
esempio l’elenco telefonico è ordinato per città, e in ogni città i
nomi sono ordinati alfabeticamente).
1.
Cliccare sul bottone indici
.
2.
Selezionare la prima casella vuota sella colonna “Nome
indice” e digitare un nome da assegnargli (a piacimento).
3.
Spostarsi sulla colonna “Nome campo” (della stessa riga) e
scegliere nell’elenco tra le voci disponibili.
4.
Nella colonna accanto selezionare il tipo di ordinamento
desiderato (Crescente o Decrescente)
5.
Spostarsi nella riga sottostante nel campo “Nome campo” e
aggiungere il secondo campo per l’indice.
6.
Scegliere il criterio di ordinamento.
7.
Chiudere la finestra. Ripetere il passo 5 e 6 per aggiungere più
di due campi in un indice.

Aprire la Visualizzazione Struttura

Cliccare sul pulsante

Premere il selettore della riga al lato sinistro del campo da eliminare

Premere CANC oppure dal Tasto Destro scegliere Elimina righe
Indici nella barra in alto