Gestione Antiriciclaggio
Software di gestione degli obblighi normativi
dei professionisti ai sensi del
Decreto Legislativo nr. 56 del 20.02.2004
in materia di Antiriciclaggio
By Apogeo S.r.l.
Gestione Antiriciclaggio
Questa presentazione di carattere informativo
ha il solo scopo di tracciare una panoramica dello strumento.
Specifici e dettagliati supporti all'uso del programma
sono forniti nelle note di release unitamente allo stesso.
Per eventuali problemi o suggerimenti all'uso del software
l'utente potrà contare sul servizio del proprio rivenditore.
Sommario (selezionare il link desiderato)
• Inquadramento normativo
• Comunicazioni
• Tabelle
• Funzioni utilità
• Soggetti obbligati
• Stampe utilità
• Collaboratori
• Stampe normativa riferimento
• Archivi utilizzati
• Responsabili antiriciclaggio
• Documentazione collaboratori / responsabili
• Clienti
• Prestazioni
• Segnalazioni UIC
Gestione Antiriciclaggio
breve inquadramento normativo
Il 7 aprile 2006 con la pubblicazione del Regolamento nr. 141, ha
trovato applicazione quanto stabilito dal Decreto Legislativo nr.
56/2004 in materia di obblighi antiriciclaggio a carico dei
professionisti (dottori e ragionieri commercialisti, consulenti del
lavoro, revisori contabili, società di revisione, notai ed avvocati).
Sono soggetti a registrazione tutti gli incarichi professionali
attinenti operazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento, beni o
utilità di importo superiore a 12.500 euro o di valore
indeterminato o indeterminabile (rientrano in quest'ultima categoria la
costituzione, gestione ed amministrazione di società, gli incarichi di revisione
contabile e di tenuta di contabilità, paghe e contributi).
Gestione Antiriciclaggio
breve inquadramento normativo
Sintesi degli obblighi sanciti dalla normativa:
> identificazione dei clienti e delle operazioni
> annotazione degli incarichi professionali soggetti a rilevazione
> tenuta e conservazione delle registrazione per i 10 anni
successivi alla fine dell'incarico
> segnalazione delle operazioni sospette in relazione alla
presunta origine dei fondi
Gestione Antiriciclaggio
breve inquadramento normativo
Art. 3 – Obbligo di identificazione… Il cliente che si avvale della
prestazione professionale del libero professionista per conto di
terzi deve indicare per iscritto, sotto la propria personale
responsabilità, i dati identificativi dei soggetti per conto dei quali
opera. Qualora il cliente operi in nome o per conto di una società,
di un ente, trust o strutture analoghe, il libero professionista
verifica l'esistenza del potere di rappresentanza.
Art. 4 - Modalità di identificazione
L'identificazione viene effettuata dal libero professionista in
presenza del cliente al momento in cui inizia la prestazione
professionale a favore del cliente, anche attraverso propri
collaboratori, mediante un documento valido per l'identificazione
non scaduto.
Gestione Antiriciclaggio
breve inquadramento normativo
Art. 5 – Obbligo di conservazione il libero professionista, negli
stessi casi in cui è tenuto ad assolvere all'obbligo di
identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio
dedicato alla raccolta e conservazione di informazioni a fini
antiriciclaggio i seguenti dati:
a) le complete generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita
e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la
denominazione e la sede legale in caso di altri soggetti), il codice
fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di
identificazione per le persone fisiche;
b) i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente
opera;
...segue
Gestione Antiriciclaggio
breve inquadramento normativo
Art. 5 – Obbligo di conservazione il libero professionista, negli
stessi casi in cui è tenuto ad assolvere all'obbligo di
identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio...
c) l'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto
della quale agisce ;
d) la data dell'avvenuta identificazione;
e) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione
professionale fornita;
f) il valore dell'oggetto della prestazione professionale di cui
all'articolo 1 del presente regolamento, se conosciuto.
Gestione: Tabelle
Il software è fornito completo delle numerose tabelle contemplate dal provvedimento UIC nonchè
di tabelle operative indispensabili all'attivazione dei numerosi automatismi e controlli di cui
dispone l'applicativo.
Segnaliamo che in molti casi le codifiche tabellari della normativa Antiriciclaggio differiscono da
quelle normalmente utilizzate in ambito fiscale (es: natura giuridica, e paesi esteri).
Gestione: Tabelle
Gestione: Tabelle
La normativa prevede che i professionisti
procedano ad individuare “eventuali incongruenze
rispetto alla capacità economica, alle attività svolte
e al profilo di rischio di riciclaggio”.
A questo scopo sono state realizzate apposite
tabelle che consentono l'attribuzione di parametri
di rischio e di anomalie per la profilazione del
cliente e della sua attività e fornire uno “strumento
operativo da utilizzare per le verifiche”, così come
precisato dal provvedimento UIC.
Gestione: Tabelle
Profili di rischio e indicatori di anomalia prevedono l'attribuzione di un valore da 1 a 9 gestibile dal
professionista.
Questo accorgimento consente di ottenere valutazioni automatiche del livello di rischio del cliente e
del livello di anomalia delle prestazioni.
Gestione: soggetti obbligati
Il software suggerisce un flusso operativo semplice e chiaro. Per prima cosa occorre procedere
all'inserimento dei soggetti obbligati.
Gestione: soggetti obbligati
Gestione: collaboratori
...creare gli eventuali collaboratori...
Gestione: collaboratori
...poichè il software si presta ad un utilizzo in studi associati con più soggetti obbligati e vari
collaboratori nonchè ad un uso “conto terzi”, in una ottica di servizio ai clienti assistiti (ad es:
avvocati e notai che intendano delegare il servizio al commercialista), occorre associare ai
soggetti obbligati i collaboratori che potranno operare identificazioni e/o annotazioni.
Gestione: collaboratori
...questi elementi
consentono al
programma di
operare controlli di
congruità sulla
gestione e
l'inserimento dei
dati...
Gestione: archivi utilizzati
...in seguito
occorrerà creare
uno o più archivi
informatici...
Gestione: archivi utilizzati
...associare i professionisti obbligati...
Gestione: archivi utilizzati
Gestione: archivi utilizzati
...ed attribuire ad ognuno una password di accesso...
Gestione: responsabili antiriciclaggio
..ogni soggetto obbligato ha la facoltà di delegare a
terzi la gestione delle problematiche organizzative
e procedurali di antiriclaggio.
Gestione: responsabili antiriciclaggio
Una volta impostati i dati anagrafici dei responsabili antiriciclaggio, occorre procedere
all'associazione degli stessi ai professionisti obbligati che si avvalgono della loro opera.
Gestione: responsabili antiriciclaggio
Gestione: responsabili antiriciclaggio
Gestione: documentazione
collaboratori
...in seguito è consigliato produrre la documentazione per i collaboratori
Gestione: documentazione
collaboratori
..le stampe vengono generate in formato RTF modificabile dall'utente...
Gestione: documentazione
collaboratori
Gestione: documentazione
responsabili
...e per gli eventuali responsabili antiriciclaggio
Gestione: documentazione
responsabili
Gestione: clienti
...l'identificazione e l'inserimento di un cliente è altrettanto semplice...
Gestione: clienti
Gestione: clienti
...l'attribuzione del profilo di rischio consente il
calcolo automatico del livello di rischio in funzione
dei valori impostati dal professionista
Gestione: clienti
...in conformità a quanto previsto dalla normativa, ogni elemento dell'archivio non può essere
liberamente modificato. Ogni variazione deve essere quindi “tracciata” in termini temporali ed
assumere un diverso “stato” di conservazione nell'archivio.
Gestione: clienti
Gestione: clienti
Gestione: clienti
Gestione: clienti
...le informazioni variate sono memorizzate e reperibili ma non sono modificabili
Gestione: clienti
...è possibile associare appunti memo
all’anagrafica dei clienti. La presenza di
questi appunti testuali verrà evidenziata in
altre fasi di gestione...
Gestione: clienti
Gestione: clienti – stampe servizio
... nei confronti della clientela, oltre alla stampa della scheda di identificazione, esistono altre
utili stampe di servizio...
Gestione: clienti – stampe servizio
Gestione: clienti – stampe servizio
Gestione: clienti – stampe servizio
Gestione: clienti – stampe servizio
...la stampa della lettera per l'incarico professionale permette la rilevazione automatica della
prestazione nell'archivio unico
Gestione: clienti – stampe servizio
Gestione: prestazioni
...la rilevazione di prestazioni professionali avviene con la stessa semplicità...
Gestione: prestazioni
...la procedura consente anche la rilevazione di operazioni frazionate nel tempo o multiple (per
le quali si è ricevuto l'incarico da più soggetti o per piu' professionisti)...
Gestione: prestazioni
...dopo la memorizzazione si
potranno attribuire gli eventuali
indicatori di anomalia...
Gestione: prestazioni
...l'attribuzione degli
indicatori di anomalia
consente il calcolo
automatico del livello di
anomalia in funzione dei
valori impostati dal
professionista
Gestione: prestazioni
Gestione: prestazioni
L'elenco delle prestazioni viene proposto dal programma in
ordine cronologico dalla più recente alla più datata.
...la griglia di interrogazione delle operazioni permette di
ottenere diversi ordinamenti semplicemente cliccando in
corrispondenza del titolo della colonna. Cliccando una
seconda volta si ottiene l'ordinamento inverso.
Gestione: prestazioni
...è possibile attivare anche filtri di ricerca per ridurre l'elenco
di consultazione dei dati.
La composizione dei filtri è conforme a quanto previsto dal
provvedimento UIC.
Gestione: prestazioni
Gestione: prestazioni
...in conformità a quanto disposto dal provvedimento UIC
anche le eventuali variazioni delle prestazioni sono
memorizzate in modo palese e sempre ricostruibili.
Gestione: prestazioni
...ogni operazione dispone di un numero identificativo.
Il sistema di numerazione progressiva ideato, consente di
individuare con semplicità operazioni complesse come le
prestazioni multiple (primi due numeri del progressivo) e/o le
prestazioni frazionate (terzo e quarto numero del
progressivo).
Gli ultimi 4 numeri progressivi sono riservati alle variazioni.
Gestione: prestazioni
...tra le funzioni di utilità, la Gestione data conclusione
prestazione, consente di indicare per ca. prestazione la data
di conclusione della prestazione.
L’indicazione della data di conclusione della prestazione non
è un elemento richiesto e previsto nel Provvedimento UIC,
con la conseguenza che lo stesso non deve essere
considerato obbligatorio per assolvere agli obblighi di tenuta
e di conservazione dell’Archivio Unico Informatico imposti
dall’UIC.
La sua indicazione è tuttavia indispensabile qualora si
intenda, nei termini di legge (10 anni), procedere ad una
manutenzione dell’AUI tramite cancellazione fisica della
prestazioni concluse.
Gestione: prestazioni
Gestione: prestazioni
...la data di conclusione prestazione può essere inserita
direttamente dalle griglia oppure attraverso l’aggiornamento
automatico (duplica prestazione)…
Gestione: prestazioni
... La funzione di duplica consente di procedere in modo
automatico all’effettuazione delle seguenti operazioni:
- scrittura automatica della data di conclusione della
prestazione, con riferimento alla prestazione selezionata.
- generazione di una nuova prestazione con gli stessi dati di
quella conclusa.
- stampa della lettera di incarico riferita alla nuova
prestazione…
Gestione: prestazioni
Gestione: prestazioni
…la funzione in esame può quindi essere efficacemente
utilizzata con riferimento ad eventuali prestazioni ricorsive,
che periodicamente si concludono per rinnovarsi
contestualmente o dopo poco tempo.
Gestione: segnalazioni UIC
...le operazioni ritenute “sospette” dal professionista ai sensi della
normativa, dovranno essere gestite come “segnalazioni”,
riprodotte su apposito documento ed inoltrate al UIC.
Gestione: segnalazioni UIC
Gestione: segnalazioni UIC
...la videata di gestione si sviluppa su cinque pagine a linguetta,
conformemente alla struttura della segnalazione definita
nell'allegato D del Provvedimento UIC
...il provvedimento UIC prevede espressamente che la
segnalazione deve essere accompagnata da una lettera di
trasmissione
Gestione: segnalazioni UIC
Gestione: segnalazioni UIC
Gestione: segnalazioni UIC
...è prevista anche la funzione di generazione automatica delle
segnalazioni UIC partendo dalla prestazione
Gestione: segnalazioni UIC
Gestione: segnalazioni UIC
...il bottone evidenziato in giallo segnala la presenza della
segnalazione UIC legata alla prestazione
Gestione: comunicazioni
Il D.Lgs. nr. 56/2004 pone a carico dei professionisti l’obbligo
di comunicazione al Ministero dell’Economia e delle Finanze
delle infrazioni alle limitazioni dell’utilizzo di denaro contante.
Il limite al di sopra del quale scatta l’obbligo di
comunicazione, riguarda le operazioni in contanti di importo
superiore ai 12.500 euro, di cui il professionista venga a
conoscenza.
Gestione: comunicazioni
Gestione: comunicazioni
Gestione: funzioni utilità
L’articolo 5 del Decreto del M.E.F. del 13/02/2006 n.141 precisa che “…
i dati e le informazioni contenute nell’archivio devono essere conservati
per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale, a cura
del libero professionista…”.
All’uopo esiste una funzione di utilità che consente la cancellazione di
tutti i soggetti preventivamente eliminati in “Gestione clienti” (stato 2) e
per i quali è trascorso il termine di 10 anni dalla data di identificazione.
La data di sistema costituisce la data in cui viene eseguita l’operazione
di cancellazione, e quindi è la data di raffronto per il calcolo del termine
di 10 anni.
Gestione: funzioni utilità
La funzione di cancellazione archivio prestazioni consente di
procedere alla cancellazione dall’archivio unico informatico
dei movimenti relativi alle prestazioni concluse o annullate da
almeno 10 anni.
La data di conclusione o di rettifica da utilizzare per il calcolo
dei 10 anni viene confrontata con la data di sistema.
Gestione: stampe utilità
...le stampe di utilità prevedono numerose opzioni di stampa
e costituiscono un valido strumento di supporto all'analisi dei
dati ed alla organizzazione del lavoro.
Gestione: stampe utilità
...tra gli adempimenti D.Lgs.196/03 è presente la stampa
informativa privacy che consente di produrre l’informativa con
la relativa dichiarazione di consenso con esplicita indicazione
che i dati raccolti sono utilizzati anche ai fini degli
adempimenti in materia di antiriciclaggio
Gestione: stampe utilità
Gestione: normativa riferimento
...sono inoltre disponibili i testi integrali dei riferimenti di
legge...
Gestione: normativa riferimento
Antiriciclaggio
Maggiori informazioni possono
essere richieste direttamente al Rivenditore
Per chi non è ancora utente di Magix2000
esiste la soluzione Antiriciclaggio Stand Alone
In questo caso si consiglia di richiedere anche una dimostrazione
gratutita delle caratteristiche di base del software completo
Magix2000