Migliorare l’organizzazione del Punto
Vendita di Arredamenti
Attraverso un Software Gestionale Specifico
Davide Rostagno
Soft++ - Software and Consulting
Workshop Federmobili
Rimini, 31 maggio 2008
Migliorare l’organizzazione del Punto Vendita di Arredamenti
Indice
1. I PROCESSI CRITICI
Vendite
Progettazione
Acquisti
Logistica
Amministrazione
2. REQUISITI DEL
SISTEMA INFORMATIVO
Requisiti generali
Requisiti specifici
3. SOLUZIONI POSSIBILI
Software gestionale
Software di progettazione grafica
4. LE DIFFICOLTA’ ALL’AVVIAMENENTO
5. IL RITORNO DELL’INVESTIMENTO
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1. I Processi critici – Schema a blocchi
AZIONI DI MARKETING
Richiesta
Listini / Materiali di Vendita
Preventivo
Vendite
Commissione
Progettaz.
Ordine di
Acquisto
Cliente
Finale
Acquisti
Produttore
Conferma
d’ordine
CONSEGNE
E SERVIZI
CONSEGNE
Logistica
Fatture / Scontrini
INCASSI
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Amministraz.
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PAGAMENTI
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1.1 Il processo delle vendite - Criticità
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CRITICITA’
EFFETTI
SOLUZIONI
Carenze e imprecisioni nel
preventivo o nella copia
commissione
Errori, ritardi, costi extra, cliente
insoddisfatto
Formalizzare in modo preciso e
univoco il preventivo ed il
contratto con il cliente
Visite clienti concentrate nel
tempo
Tempo ridotto per la trattativa
Aumentare le professionalità e
l’efficienza della forza vendita
Considerare alternative alla
vendita tradizionale
Sveltire la vendita di prodotti
semplici, es. oggettistica,
lampade ecc.
Esposizioni costose e limitate
rispetto alla possibile offerta
Rischio di perdere opportunità
Considerare alternative alle
esposizioni tradizionali
Elevata concorrenza / Grande
distribuzione
Riduzione dei margini
Aumentare l’efficienza
Differenziare e qualificare il
servizio
Agire attivamente per trovare
nuovi clienti e potenziare le
vendite
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1.1 Il processo delle vendite - Opportunità
Sfruttare nuove tecnologie per acquisire nuovi clienti
Approcci tradizionali
 La pubblicità tradizionale è sempre meno efficace a causa della eccessiva quantità di messaggi
pubblicitari poco mirati presenti su tutti i media che ci interrompono continuamente (interrupction
marketing).
Approcci innovativi
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One-to-One Marketing
Ogni Cliente è diverso e va trattato in modo diverso
Permission Marketing
Conquistare gradualmente il consenso del cliente fino a
fidelizzarlo
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1.1 Il processo delle vendite - Opportunità
Strumenti utili
 Internet
 Sito istituzionale, Vetrina Elettronica
 Commercio Elettronico
 Liste Nozze
OK
?
?
 Sistemi CRM “low cost” che consentano di
 Conoscere “la storia” di tutti i nostri clienti
 Acquisire liste “mirate” di clienti potenziali
 Analizzare e segmentare clienti esistenti e potenziali
 Assegnare i clienti alla forza vendita
 Assegnare gli obiettivi alla forza vendita
 Pianificare e gestire azioni commerciali mirate
 Confrontare risultati, previsioni, obiettivi
 Monitorare i Preventivi fino alla chiusura
 Progettare assieme al Cliente con strumenti di Virtual Design
 Monitorare il livello di “Customer Satisfation”
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1.2 Il processo della progettazione - Criticità
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CRITICITA’
EFFETTI
SOLUZIONI
Tempi elevati per progettare le
soluzioni
Costi non riconosciuti dal cliente
e conseguente riduzione dei
margini
Aumentare l’efficienza
Riutilizzare i progetti
Necessità di personale
specializzato
Costi maggiori
Utilizzare strumenti semplici da
usare e veloci da apprendere
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1.3 Il processo degli acquisti - Criticità
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ORGANIZZAZIONE
PRO
CONTRO
Ogni Venditore emette
direttamente gli Ordini ai
Fornitori
Il venditore sa esattamente cosa
ordinare. Minore rischio errori
Minore potere contrattuale verso
l’azienda
L’Ufficio Acquisti riceve le Copie
Commissione ed emette gli
Ordini di Acquisto per tutti
L’ufficio acquisti ha maggiore
potere contrattuale verso
l’azienda
Maggiore rischio errori
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1.3 Il processo degli acquisti - Opportunità
 Gestire in modo più accurato
 le condizioni di acquisto
 il rispetto dei budget
 i premi di fine anno.
 Monitorare il margine effettivo per fornitore in modo da privilegiare i fornitori più redditizi
 Inviare automaticamente ordine e disegni per e-mail
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1.4 Il processo della logistica - Criticità
CRITICITA’
EFFETTI
SOLUZIONI
Esposizioni e Magazzini a livelli
elevati e basso indice di
rotazione
Costi elevati, rischio di veloce
obsolescenza dei prodotti
Monitorare i livelli dei
magazzini
Favorire la vendita di oggetti
disponibili anzichè ordinarne di
nuovi
Problemi nella consegna e
montaggio
Costi extra, cliente insoddisfatto
Formalizzare in modo preciso e
univoco il preventivo ed il
contratto con il cliente
Ridurre gli errori negli ordini di
acquisto
Gestire i problemi e i
completamenti fino alla chiusura
Ritardi nella consegna e
montaggio
Cliente insoddisfatto
Pianificare le consegne e
l’intero ciclo in anticipo
Monitorare il rispetto dei tempi
di avanzamento della
commessa
Passare da una logica “PUSH”
a una logica “PULL”
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1.5 Il processo dell’amministrazione - Opportunità
 Creare “il cruscotto” dell’amministratore, ovvero un set
di informazioni disponibili in tempo reale, in grado di
monitorare l’andamento dell’azienda per eventualmente
applicare dei correttivi con tempestività.
 Creare “il sistema informativo dell’amministratore”,
ovvero un set di report in grado di analizzare i risultati e
di supportare le decisioni strategiche
 Esempi
 Calcolo dei margini
 per singola commessa
 per fornitore
 per tipologia di cliente
 per categoria di prodotto
 per periodo temporale
 per divisione commerciale
 per punto vendita
 per venditore
 ...
 Confronti venduto e acquistato anno su anno /
mese su mese
 Confronto obiettivi / consuntivi
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40
35
30
25
2007
2008
20
15
10
5
0
Gen
Feb
Mar
Apr
Mag
Giu
Workshop Federmobili
Lug
Ago
Set
Ott
Nov
Dic
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2 Requisiti del Sistema Informativo
Requisiti generali
 Semplicità, facilità d’uso e velocità di apprendimento
 Integrazione tra dati grafici e gestionali
 Gestire gli aspetti specifici del settore, come ad es.
 Prodotto molto diversificato: es. oggettistica, cucine, illuminazione, ufficio, esterno, bagno...
 Numero di prodotti molto alto e poco ripetitivo
 Prodotti componibili e configurabili secondo le scelte del Cliente, come nel caso delle cucine e
degli armadi
 Condizioni di acquisto dei Fornitori molto articolate
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2 Requisiti del Sistema Informativo
Requisiti specifici
 Supportare le azioni di marketing
 Gestione le relazioni con i clienti
 Non richiedere necessariamente la codifica di tutti i prodotti e componenti
 Facilitare la gestione dei listini dei fornitori











Preparare velocemente preventivi chiari e accurati
Permettere la gestione di documenti e disegni allegati
Duplicare velocemente i preventivi
Generare automaticamente la copia commissione dall’ordine
Generare automaticamente gli ordini di acquisto dalla copia commissione
Generare automaticamente i documenti contabili (Fatture, DDT, Scontrini) dalla copia commissione
Facilitare il controllo tra ordini di acquisto e fatture di acquisto
Gestire tutti i movimenti di magazzino
Gestire le vendite dirette e altre operazioni tramite lettore ottico e codici a barre
Permettere l’integrazione con i registratori di cassa
Gestione incassi e pagamenti e movimenti di prima nota
 Offrire strumenti semplici per il controllo delle operazioni
 Offrire strumenti di controllo e analisi dell’andamento dell’azienda
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3 Soluzioni Possibili – Software Gestionale
SOLUZIONE
PRO
CONTRO
Sviluppo ad “hoc”
“Cucita su misura” per i processi
Costi e tempi di sviluppo e
manutenzione elevatissimi
Software gestionali “general purpose”
di fascia bassa
Costi contenuti,
Affidabilità
Spesso progettati in funzione dei
processi dell'industria non gestiscono
gli aspetti specifici del settore e non
soddisfano i requisiti
Non gestiscono prodotti strutturati e
costringono a codificare tutte i
componenti
Non gestiscono condizioni di
acquisto complesse
Non prevedono l'integrazione con
software di progettazione grafica
Sistemi ERP
Elevata parametrizzazione
Affidabilità
Standard internazionale
Costi e tempi di implementazione
elevatissimi per rispondere ai requisiti
indicati
Software gestionali specifici
Costi contenuti, rispondono ai
requisiti indicati
Spesso la contabilità non è integrata
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3 Soluzioni Possibili – Progettazione grafica
SOLUZIONE
PRO
CONTRO
Disegni a mano libera o al
tecnigrafo
Effetto “artistico”
Tempi lunghi
Occorre “saper disegnare”
Non riusabili
Sistemi CAD General Purpose
(es. AutoCAD, 3D Studio)
Programmi standard molto
diffusi
Facile reperibilità di progettisti
Lunghi tempi di apprendimento
Difficilmente integrabili con il
software gestionale
Mancanza di librerie di oggetti
Sistemi 3D forniti dai produttori
Listino e libreria del produttore
già caricati
Necessità di apprendere
programmi diversi
Impossibilità di inserire oggetti
di altre aziende
Sistemi 3D Multiazienda
Possibilità di inserire oggetti di
aziende diverse
Possibile integrazione con il
software gestionale
Libreria di oggetti generici non
sempre corrispondenti agli
oggetti reali
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3 Le difficoltà all’avviamento
SITUAZIONE PREESISTENTE
DIFFICOLTA’
SI inesistente o rudimentale
(Excel, Word...)
Il nuovo software introduce qualche rigidità e nei primi tempi
sembra “richiedere più tempo per fare le stesse cose”
Diffidenza della proprietà che teme di perdere il controllo
Software gestionale “general
purpose”
Migrare i dati da un sistema all’altro
Estendere l’uso del gestionale a nuovi reparti es. commerciale
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4 Il ritorno dell’investimento
Riduzione degli errori e
rispetto dei tempi
Miglior servizio al cliente
Controllo redditività e margini
Possibilità di determinare lo sconto massimo, maggiore
competitività
Più informazioni
Possibilità di decidere le strategie aziendali
EFFICIENZA, QUALITA’, CONTROLLO
VANTAGGIO COMPETITIVO
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