come allenare il cervello
con
la maincourante
a mano
a cura del prof. Nicola Tantimonaco
docente di Accoglienza Turistica
presso l’Istituto Professionale di Stato
per l’Enogastronomia e l’Ospitalità Alberghiera
“Giovanni Marchitelli”
di Villa Santa Maria (Chieti)
Il termine maincourante deriva dal
francese e, nella traduzione letterale,
significa mano che corre.
In effetti, le operazioni manuali ad essa collegate,
riproducono proprio il movimento della penna che,
ripetutamente, da sinistra verso destra corre lungo i
righi del modello.
Con tale termine, si indica il sistema contabile
generale alberghiero, manuale o computerizzato, degli
addebiti e degli accrediti riferiti agli Ospiti della Casa.
Tale sistema venne inventato intorno alla fine del 1800
e risulta essere, ancora oggi, di particolare efficacia.
foglio di MAINCOURANTE
data ____/____/____
P resenze
n.
cam. a b o
RISTORA NTE
Co gno me
e no me
RIP ORTO
BB
HB
FB
B reakfast
Lunch
Dinner
B ar
Cantina
Frigo -bar B iancheria Telefo no
Garage
T o t a le
de l
gio rno
Ripo rto
T o t a le
gio rno
a
precedente t ut t 'o ggi
Incassi
Deduzio ni
T o t a le
da
ripo rt a re
R
1
1
2
2
3
3
4
4
5
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20
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25
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26
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28
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30
31
31
32
32
33
33
34
34
35
35
A RIP ORTA RE
aR
Partendo dalla sinistra del modello, troviamo la colonna in cui
inserire i numeri di camera dei Clienti, un rigo per ogni camera,
quindi, le presenze distinte in adulti, bambini e ospiti anche per
differenziare le tariffe piene da quelle ridotte e da coloro che non
pagano affatto: le presenze dei neonati appaiono tra parentesi (1).
Segue la colonna dei Cognomi e nomi da scrivere, preferibilmente,
in stampatello, quelle relative all’arrangiamento giornaliero del nucleo
familiare distinto in bed & breakfast/room-only, half-board e fullboard e le colonne dei vari reparti per le consumazioni extras.
P resenze
n.
cam.
a
b o
RISTORA NTE
Co gno me e no me
R IP OR T O
1
2
3
4
5
6
7
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9
BB
HB
FB
B reakfast
Lunch
Dinner
B ar
Cantina
Frigo -bar B iancheria Telefo no
Garage
Che cosa si intende per extra?
Un extra è qualsiasi consumazione
operata dal Cliente durante il soggiorno in
hotel, il cui costo non è già compreso nella
tariffa di arrangiamento che gli viene
addebitata giornalmente sul c/albergo.
Dopo aver effettuato
una consumazione extra,
l’Ospite può regolarsi in due modi:


1= saldare direttamente la consumazione
all’operatore del reparto
2= chiedere di farla addebitare sul proprio
conto, riservandosi di pagarla all’atto del
check-out: in questo caso verrà emesso
un buono di consumazione che l’operatore
del reparto dovrà recapitare quanto
prima alla Reception.
Come è fatto
un buono di consumazione?
Il buono di consumazione viene emesso dai reparti
produttivi dell’hotel ed è almeno in duplice copia:
• l’originale va alla Reception per l’addebito sul c/albergo e
sulla main-courante
• la copia rimane attaccata al blocchetto per i controlli interni.
Per distinguersi da un reparto all’altro, esso può essere di
colore diverso e reca stampato il numero progressivo e il
reparto di provenienza.
Dentro appositi spazi l’operatore del servizio annoterà la
data, il numero di camera, quindi la quantità, la natura ed il
costo della consumazione.
In calce apporrà
la sua sigla e, ove
possibile, anche
quella del Cliente.
• Di un Ospite in arrivo (check-in) si registra:
-
il numero di camera assegnata
il numero delle persone
il cognome ed il nome in stampatello
la tariffa dell’arrangiamento giornaliero moltiplicata
per il numero delle persone
• Di un Ospite in partenza (ckeck-out) si barrano in rosso:
il numero delle presenze
l’importo dell’arrangiamento
ovvero, i due elementi che fanno somma e che in sede di preparazione
finale del c/albergo e, in sede di chiusura contabile giornaliera,
non dovranno mai essere sommati.
n.b.: Tutto ciò che sulla maincourante si barra in rosso,
non deve mai essere sommato!
P resenze
n.
cam.
a
b o
RISTORA NTE
Co gno me e no me
R IP OR T O
BB
HB
FB
B reakfast
Lunch
Dinner
B ar
Cantina
Frigo -bar B iancheria Telefo no
Garage
T o t a le
de l
gio rno
Ripo rto
gio rno
precedente
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t ut t 'o ggi
Incassi
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ripo rt a re
R
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1
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3
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5
6
6
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7
8
8
9
Subito dopo quelle destinate agli extras,
troviamo le colonne cosiddette totalizzatrici:
1- totale del giorno
2- riporto del giorno precedente
3- totale a tutt’oggi
4- totale da riportare
inframmezzate dalle due colonne riservate agli
incassi e alle deduzioni
Presenze
n.
cam.
a
b o
RISTORANTE
Cognome e nome
R IP OR TO
BB
HB
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Breakfast
Lunch
Dinner
Bar
Cantina Frigo-bar Biancheria Telefono
Garage
T o tale
del
gio rno
Riporto
T o tale
giorno
a
precedente tutt'o ggi
Incassi
Deduzioni
T o tale
da
ripo rtare
R
1
1
2
2
3
3
4
4
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5
6
6
7
7
8
8
1- Il totale del giorno rappresenta la somma delle consumazioni extras,
compresa la tariffa di arrangiamento, che il Cliente ha effettuato
durante la giornata, con addebito sul c/albergo.
2- Il riporto del giorno precedente rappresenta la somma degli addebiti
riferiti al giorno o ai giorni precedenti.
3- Il totale a tutt’oggi rappresenta la somma del totale del giorno
+ il riporto del giorno precedente di ogni camera, ovvero la somma
aggiornata del c/albergo.
4- Il totale da riportare rappresenta la somma complessiva di quanto il
Cliente deve ancora all’albergo dal giorno dell’arrivo. Vi compaiono
anche le cifre dei c/sospesi, ovvero i conti, totali o parziali, di quei
Clienti già partiti che devono essere ancora saldati.
Biancheria
Telefono
Garage
Totale
del
giorno
Riporto
del giorno
precedente
Totale
a
tutt'oggi
Incassi
Deduzioni
Totale
da
riportare
R
1
2
3
4
 Il totale da riportare si ottiene sottraendo al totale a tutt’oggi
eventuali incassi e deduzioni: queste ultime due voci rappresentano gli
unici accrediti della main-courante ed operano sempre in detrazione.
 Nella colonna incassi si inseriscono tutte quelle cifre realmente
incassate, in particolare durante i check-out, nonché i versamenti di
cassa dei vari reparti per gli extras direttamente saldati dagli Ospiti.
Nella colonna deduzioni, per casa e/o per servizio, si inseriscono:
- gli sconti in genere
- gli sconti applicati durante le operazioni di check-out sul totale del
c/albergo o sul totale del solo arrangiamento
- le commissioni agenzia nel saldo di un sospeso
- la correzione per un errato addebito (una camera invece di un’altra).
Biancheria
Telefono
Garage
Totale
del
giorno
Riporto
del giorno
precedente
Totale
a
tutt'oggi
Totale
da
riportare
R
1
2
3
4
A sera, intorno alle ore 23.30, si procede alla chiusura contabile,
ovvero si da inizio alle operazioni di rendicontazione generale e di
controllo tese a verificare l’esattezza contabile di tutte le registrazioni
di addebito e di accredito effettuate durante la giornata.
E’ bene sottolineare che, tutte le fasi di verifica contabile della
main-courante, essenzialmente tre, chiamate quadrature, poggiano su di
un principio molto semplice ma particolarmente efficace,
delle cosiddette “cifre bilancianti”
ovvero, il totale di una colonna, quindi la somma in senso verticale, deve
corrispondere esattamente al totale di quanto è stato inserito in un rigo,
cioè la somma in senso orizzontale.
Se ciò non dovesse succedere, se i due totali squadrano anche di un
solo centesimo, significa che da qualche parte è stato commesso un
errore (di calcolo, di errato addebito, di inversione di cifra…) che va
assolutamente individuato e corretto: caso contrario, la main-courante
squadrerà di un cent. anche per le chiusure successive.
P resenze
n.
cam.
a
b o
RISTORA NTE
Co gno me e no me
R IP OR T O
BB
HB
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B reakfast
Lunch
Dinner
B ar
Cantina Frigo -bar B iancheria Telefo no
Garage
T o t a le
de l
gio rno
Ripo rto
T o t a le
gio rno
a
precedente t ut t 'o ggi
Incassi
Deduzio ni
T o t a le
da
ripo rt a re
R
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
7
8
8
1 - La prima quadratura si effettua in corrispondenza
del totale del giorno.
2 - Solo se il totale del giorno quadra, si passa alla seconda quadratura
che si effettua all’altezza del totale a tutt’oggi.
3 - La terza ed ultima quadratura si effettua in corrispondenza del
totale da riportare e vi si arriva solo se il totale a tutt’oggi quadra.
•I versamenti di cassa che dai vari reparti arrivano quotidianamente
alla Reception, vanno inseriti nel c/passants, un conto che nasce e
muore nello stesso giorno, in quanto al totale degli addebiti inseriti
nei vari reparti, corrisponde una operazione di accredito nella voce
incassi di uguale entità che azzera l’addebito stesso.
P resenze
n.
cam. a b o
RISTORA NTE
Co gno me e nome
R.O./B .B .
H.B .
F.B .
B reakfast
Lunch
Dinner
B ar
Cantina Frigo -bar B iancheria Telefo no Garage
T o t a le
de l
gio rno
Ripo rto
gio rno
precedente
T o t a le
a
t ut t 'o ggi
185,00
170,00
355,00
355,00
1
94,00
80,00
174,00
174,00
2
386,00
374,00
760,00
760,00
3
115,00
122,00
237,00
237,00
4
179,00
181,00
360,00
360,00
5
86,00
83,00
169,00
169,00
6
359,00
366,00
725,00
725,00
7
Incassi
Deduzio ni
T o t a le
da
ripo rt a re
R IP OR T O
R
1
204
2
B O N G IO R N O G .
2
301
1
Z IT O L.
3
307
3 1
C R IS T IN O N .
4
103
2
M E D IN A D .
110,00
5
108
3
N A R D E LLA C .
165,00
6
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1
P ET R ON E M .
7
210
2 2
M UT I S .
8
XY
160,00
5,00
80,00
10,00
8,00
4,00
370,00
9,00
7,00
5,00
11,00
3,00
80,00
6,00
340,00
C / P A SSA N T S
14 3
12,00
275,00
320,00
710,00
13,00
25,00
86,00
198,00
36,00
25,00
96,00
214,00
74,00
6,00
13,00
25,00
22,00
28,00
41,00
392,00
392,00
1.376,00
392,00
392,00
8
• L’operazione di check-out viene fatta barrando in rosso le presenze e il
convenuto, cioè i due elementi che a fine giornata non vanno sommati: se
l’Ospite salda subito il conto, il totale a tutt’oggi si inserisce negli incassi,
altrimenti comparirà nel totale da riportare per diventare un c/sospeso.
• L’operazione di check-in, invece, viene fatta aggiungendo nella casella
del nuovo primo Cliente la dicitura ARRIVI.
• In sede di chiusura contabile, una volta quadrato il totale da riportare, occorre
procedere all’inserimento dei dati per il giorno nuovo, riportando dei Clienti ancora
in Casa: il numero di camera, le presenze, il cognome/nome, la tariffa di
arrangiamento e il totale da riportare che diventa riporto del giorno precedente.
I conti andati in sospeso, nei riporti devono comparire al primo rigo.
P resenze
n.
cam.
a
b o
RISTORA NTE
Co gno me e no me
R.O./B .B .
H.B .
F.B .
B reakfast
Lunch
Dinner
B ar
Cantina
Ripo rto
gio rno
precedente
T o t a le
a
t ut t 'o ggi
181,00
170,00
351,00
351,00
1
99,00
80,00
179,00
179,00
2
3,00
389,00
374,00
763,00
763,00
3
5,00
5,00
122,00
127,00
3,00
179,00
181,00
360,00
11,00
11,00
83,00
94,00
86,00
11,00
20,00
366,00
386,00
46,00
Frigo -bar B iancheria Telefo no Garage
T o t a le
de l
gio rno
Incassi
Deduzio ni
T o t a le
da
ripo rt a re
R IP OR T O
R
1
204
2
B O N G IO R N O G .
2
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1
Z IT O L.
3
307
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C R IS T IN O N .
4
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2
M E D IN A D .
110,00
5
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N A R D E LLA C .
165,00
6
212
1
P ET R ON E M .
7
210
2 2
M UT I S .
8
101
1
D 'O N O F R IO A .
9
203
3
LO M B A R D I L.
10
XY
11
160,00
21,00
80,00
13,00
370,00
9,00
11,00
80,00
340,00
9,00
55,00
6,00
195,00
4,00
C / P A SSA N T S
13 1
7,00
6,00
415,00
240,00
370,00
68,00
202,00
63,00
68,00
223,00
104,00
18,00
114,30
12,70
4
360,00
8,00
6
340,00
7
8
61,00
61,00
61,00
8,00
207,00
207,00
207,00
42,00
29,00
404,00
404,00
404,00
73,00
45,00
1.556,00
2.932,00
650,30
1.376,00
5
9
10
20,70
2.261,00
11
12
12
13
13
14
14
15
15
16
16
17
17
18
18
19
19
20
20
21
21
Dopo aver effettuato l’ultima quadratura relativa al totale da riportare,
la main-courante offre ulteriori e preziosi spunti per altri controlli contabili.
L’incrocio di dati con quelli di altri modelli in uso nella Reception, risulta
spesso determinante nella rilevazione di alcuni errori:
• con la chiusura giornaliera del libro Arrivi e Partenze è possibile
confrontare
- il totale delle presenze distinte in adulti/bambini/ospiti
- il totale degli arrangiamenti distinti in R.O./B.B.-H.B.-F.B.
• il totale da riportare della main-courante è possibile confrontarlo con
- la somma dei conti in essere (tra quelli dei Clienti in casa e quelli ancora
da incassare, come i sospesi).
Presenze
n.
cam. a b o
RISTORANTE
Cognome e nome
R.O./B.B.
H.B.
F.B.
Breakfast
Lunch
Dinner
Bar
Cantina Frigo-bar Biancheria Telefono Garage
T o tale
del
gio rno
Riporto
giorno
precedente
T o tale
a
tutt'o ggi
185,00
170,00
355,00
355,00
1
94,00
80,00
174,00
174,00
2
386,00
374,00
760,00
760,00
3
115,00
122,00
237,00
237,00
4
179,00
181,00
360,00
360,00
5
86,00
83,00
169,00
169,00
6
359,00
366,00
725,00
725,00
7
Incassi
Deduzioni
T o tale
da
ripo rtare
R IP OR TO
1 204 2
R
B ON GIOR N O G.
160,00
2
301 1
Z IT O L.
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307 3 1
C R IST IN O N .
4
103 2
M ED IN A D .
110,00
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108 3
N A R D ELLA C .
165,00
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212 1
P ET R ON E M .
7
210 2 2
M UT I S.
8
XY
C / P A SSA N T S
5,00
80,00
10,00
12,00
8,00
4,00
370,00
9,00
7,00
5,00
11,00
3,00
80,00
6,00
340,00
13,00
25,00
86,00
198,00
36,00
25,00
96,00
214,00
74,00
6,00
13,00
25,00
22,00
392,00
28,00
41,00
1.796,00
1.376,00
392,00
392,00
3.172,00
392,00
8
Questa è, a grandi linee, la main-courante a mano,
più croce che delizia dei Segretari d’Abergo del tempo che fu,
quando i computer non erano ancora nei sogni degli inventori.
Quante nottate in piedi alla ricerca di quella lira finita chissà dove:
qualunque era l’errore, all’alba tutto doveva quadrare!
Ieri, come oggi, dopo trentotto anni di insegnamento, quando
inizio a parlare di contabilità, con i miei alunni comincio sempre
dalla main-courante a mano.
Lo faccio un poco per romanticismo e molto perché sono
tutt’ora convinto della sua inossidabile capacità
di aiutare il cervello a rimanere allenato.
Conoscere la sua dinamica, oltretutto, può risultare utile nelle
situazioni operative di grave emergenza: un black-out
improvviso o un default del programma gestionale di
front-office, potrebbero mettere l’albergo in grosse difficoltà!
prof. Nicola Tantimonaco