TECNICHE DI CONDUZIONE
DELLE
VERIFICHE ISPETTIVE
E DELLA
DOCUMENTAZIONE RELATIVA
INTRODUZIONE
Qualsiasi processo, attività o struttura organizzativa che si prefigga
di determinati obiettivi richiede dei riscontri per la verifica del
raggiungmento dei risultati prefissati.
Un Sistema di Gestione per la Qualità aziendale o di settore
prevede l’attuazione di verifiche periodiche per prevenire o
correggere possibili deviazioni od errori del Sistema stesso.
Lo strumento per adempiere a tale regolazione è la Verifica
Ispettiva della Qualità (Audit della Qualità).
La serie delle norme UNI EN 9000:2000 mette in risalto
l’importanza della verifica Ispettiva come strumento aziendale
efficace per il conseguimento degli obiettivi del miglioramento
continuo (UNI EN 19011)
ASSICURAZIONE DI QUALITÀ’/ GARANZIA DI QUALITÀ’
TUTTE LE ATTIVITA’ PIANIFICATE E SITEMATICHE,
IN UNA ORGANIZZAZIONE GESTITA CON UN
SISTEMA QUALITÀ’ E DI CUI, PER QUANTO
OCCORRE, VIENE DATA DIMOSTRAZIONE,
MESSE IN ATTO PER ASSICURARE/GARANTIRE
LA SODDISFAZIONE DEI REQUISITI DI
QUALITÀ’ IMPLICITI O STABILITI E DICHIARATI
AI PROPRI CLIENTI-UTENTI
DUE AMBITI DI QUALITA’
Qualità manageriale
Direzione generale - Strutture - Attrezzature - Informazione e
comunicazione - Formazione - Valutazione e miglioramento
Qualità tecnica
Procedure
(per l’esecuzione di processi tecnici e di supporto)
.
IN UN SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’ E’
FONDAMENTALE:
DESCRIVERE quello che si deve fare (in modo strutturato e con
procedure semplici, precise e comprensibili)
FARE quello che è scritto(usare i documenti aggiornati, senza
improvvisare)
VERIFICARE che si è fatto ciò che si è scritto (audit int./est.
N.C./A.C.)
CONSERVARE prove scritte (documenti di registrazione della
Qualità: referti, carte di controllo, addestramento, riesami...)
PENSARE COME MIGLIORARLO
IL SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA’
Il S.G.Q. è lo strumento di lavoro che permette di verificare
continuamente l’organizzazione per modellarla e migliorarla in
funzione delle
ESIGENZE DEL CLIENTE
LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA, LE
RESPONSABILITA’, LE PROCEDURE, I
PROCEDIMENTI E LE RISORSE MESSE
IN ATTO PER LA CONDUZIONE
AZIENDALE PER LA QUALITA’
OCCORRE FORNIRE AL CLIENTE/UTENTE
ELEMENTI OGGETTIVI
PER SCEGLIERE LE STRUTTURE PIU’ IDONEE
A GARANTIRGLI LA SODDISFAZIONE DELLE
SUE ASPETTATIVE
LA GARANZIA DELLA QUALITA’ RICHIEDE UNA
VALUTAZIONE DI CONFORMITA’ RISPETTO A
REQUISITI (STANDARDS) STABILITI PER IL
CONSEGUIMENTO DELLA QUALITA’ STESSA
IL SISTEMA di GESTIONE per la QUALITA’
SIGNIFICA
TRASPARENZA organizzativa
FORMALIZZAZIONE dei processi
DOCUMENTAZIONE accurata di tutte le
operazioni eseguite
IL SISTEMA di GESTIONE per la QUALITA’
LE REGOLE DEL GIOCO
•
•
•
•
EVIDENZA oggettiva
PREVENZIONE
REVISIONE periodica del Sistema
VALUTAZIONE dell’efficacia del Sistema
RIESAME DELLA DIREZIONE
IN SINTESI….
V.I.I.
CLIENTE X
PROCESSO X
INDICATORI DI PROCESSO
FORNITORE X
CONDIVISIONE
procedure
feedback
CLIENTE Y
PROCESSO Y
INDICATORI DI PROCESSO
FORNITORE Y
CONDIVISIONE
procedure
feedback
CLIENTE K
PROCESSO K
INDICATORI DI PROCESSO
FORNITORE K
feedback
ITER CERTIFICAZIONE - ACCREDITAMENTO
NORMA DI RIFERIMENTO
AZIENDA
ENTE CERTIFICATORE
predisposizione
del
MANUALE DELLA
QUALITA’
esame
del
MANUALE DELLA
QUALITA’
predisposizione
visita
RILASCIO CERTIFICAZIONE
visita valutativa
visite di
sorveglianza
APPROCCIO PDCA
nello svolgimento delle VERIFICHE ISPETTIVE
Fase 4:ACT
agisci
Fase 1:PLAN
pianifica
Fase 3: CHEK
verifica
Fase 2: DO
esegui
(Ciclo di Shewart, Ruota di Deming)
Fase 1: PLAN (pianifica)
Pianificazione dell’audit attraverso la definizione degli obiettivi
che si vogliono conseguire e l’assegnazione degli incarichi
(scelta degli auditors)
Fase 2: DO (esegui)
Esecuzione dell’Audit nei tempi e con le modalità pianificate
(verifica documentale e verifica di conformità)
Fase 3: CHEK (verifica)
Confronto critico di quanto osservato/rilevato nel corso dell’audit
e di quanto disposto nella documentazione del S.Q.
Fase 4: ACT (agisci)
Analizza e valuta i risultati dell’audit al fine di identificare e attuare
le azioni correttive da intraprendere a seguito delle discrepanze
riscontrate(eliminazione delle N.C.) e relativo follow-up (verifica
dell’efficacia delle A.C.), ovvero:conferma dell’adeguatezza/
conformità delle soluzioni attuate e delle condizioni che ne
consentono il mantenimento/miglioramento
SCOPI DELLE VERIFICHE ISPETTIVE
DEFINIZIONE: “esame sistemico ed indipendente per determinare se le
attività svolte per la qualità ed i risultati ottenuti sono in accordo con quanto
pianificato e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta
idoneo al conseguimento degli obiettivi”
1) ESAME SISTEMICO
Significa che tale esame deve essere necessariamente effettuato:
- secondo un preciso programma annuale che prevede le V.I.
- in tutte le aree/funzioni della struttura
- seguendo modalità operative standardizzate supportate da procedure
scritte utilizzando una medesima tipologia di risorse e da check lists
2) ESAME INDIPENDENTE
Significa che le V.I. devono essere eseguite da personale indipendente da
chi ha diretta responsabilità nelle attività sottoposte a verifica ispettiva.
3) Determinare se le attività svolte per la qualità ed i risultati
ottenuti sono in accordo con quanto pianificato
Significa che la V.I. deve determinare se tutte le attività
sono realmente svolte dagli operatori come prescritto nelle
procedure e/o nei piani della qualità e se i risultati conseguiti
nei diversi processi risultano essere effettivamente in
accordo con quanto richiesto e specificato nei relativi piani.
Per ciascuna attività devono esistere specifici piani nei quali sono
evidenziati:
• la successione delle attività di lavorazione e controllo
• gli operatori/funzioni responsabili delle attività identificate
le risorse meteriali utilizzate in ciqscuna attività
• i documenti di supporto e di dettaglio; i documenti prodotti,
con particolare riferimento ai documentidi registrazione della qualità
• l’eventuale indicazione dei tempi per l’espletamento delle singole
operazioni identificate, gli eventuali risultati attesi al termine di
ciascuna fase lavorativa
• quant’altro ritenuto necess. per tenere sotto controllo l’attività
considerata
SCOPO DELLA VERIFICA ISPETTIVA E’
osservare che ogni attività che nell’azienda o servizio ha
rilevanza ai fini dell’ottenimento di un prodotto o servizio
di qualità sia svolta come previsto nei documenti del
Sistema Qualità
PER CIASCUNA ATTIVITA’ RICHIAMATA NEL M.Q. DEVE
VERIFICARE CHE:
-ogni singola attività sia stata presa in considerazione
-ogni singola attività sia stata procedurizzata
-ogni procedura elaborata per descrivere le attività
comprese nel S.Q. sia “disponibile, conosciuta, applicabile,
applicata”
4) Determinare se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta
idoneo al conseguimento degli obiettivi
La V.I. si prefigge di accertare che tutte le “soluzioni”attuate dal
servizio / azienda, risultino “effettivamente efficaci”(in termini di
produttività e conformità alle specifiche) e che tutto quanto
predisposto dall’azienda per ottenere i “risultati prefissati”, risulti
idoneo per il raggiungimento deglistessi.
L’Assicurazione Qualità è un’attività che non si propone solo di
garantire che le “cose”in azienda vengano fatte “come stabilito”,
ma considera e ricerca continuamente la posibilità, proprio
attraverso le V.I., del miglioramento continuo.
La V.I. di un S.G.Q. è considerata uno dei mezzi più efficaci
per “prevenire”le non conformità e fornire all’Azienda un
quadro preciso dello “stato” del S.G.Q.aziendale
TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE ISPETTIVE
Audit di prima parte: svolta da una organizzazione al proprio interno,
allo scopo di autoverificarsi (auditors interni)
Audit di seconda parte: svolta da un’organizzazione su un proprio
fornitore (auditors appartenenti all’organizzazione del cliente o
auditors esterni indipendenti)
Audit di terza parte: svolta su un’organizzazione da auditors
indipendenti per conto di un’ente di certificazione o per conto di una terza
parte interessata
Inoltre a seconda dei diversi aspetti qualitativi che si vogliono verificare
si possono fare ulteriori classificazioni:
Verifiche di prodotto
Verifiche di processo
Verifiche di programma
Verifiche di sistema o dell’Organizzazione
DIFFERENZE TRA ISPEZIONE E AUDIT
L’attività di ISPEZIONE consiste nel confrontare, su basi continue,
il prodotto od il processo ai relativi disegni o specifiche, applicando
le procedure indicate dai metodi della qualità.
L’attività di ispezione è quindi considerata attività di accertamento
dei requisiti di qualità prefissati allo scopo di indicare l’accettabilità
o meno del prodotto considerato
L’AUDIT viene considerata invece un’attività di prevenzione.
consiste infatti nella verifica periodica degli elementi componenti il
S.G.Q. per accertare la buona utilizzazione delle procedure scritte e
stimolare la ricerca delle cause di eventuali mancati adempimenti.
Tale attività consiste nell’accertamento periodico della corretta ed
adeguata applicazione delle procedure / istruzioni di riferimento
che descrivono le modalità operative relative all’attività sviluppata
nelle diverse aree/funzioni, il soddisfacimento dei requisiti di A.Q.
applicabili all’area e l’efficacia nel raggiungimento degli obiettivi di
qualità per essa prefissati.
Le V.I.devono essere effettuate con l’obiettivo di fornire “risultati
documentati” da portare a conoscenza dei responsabili delle
aree interessate e del RAQ, perché possano adottare
“tempestivamente le azioni correttive”relativamente alle “carenze
evidenziate”
Ciò significa, in un S.G.Q. perseguire costantemente:
 l’ottimizzazione delle risorse
 l’abbattimento degli sprechi
 il miglioramento continuo dei processi e delle risorse
 la continua prevenzione dell’insorgere delle Non Conformità
L’attività di audit favorice la ricerca di opportunità di
miglioramento del S.G.Q. ed evita l’insorgere di “deviazioni” nel
Sistema stesso
AUDIT DI PRIMA PARTE - Verifiche Ispettive Interne
Vengono normalmente condotte da auditors dell’azienda
adeguatamente formati e coordinati, per tale attività, dal
Responsabile Assicurazione Qualità
Caratteristiche degli auditors:
buon livello di “istruzione”
addestramento tale da assicurare loro una competenza adeguata
 esperienza pratica specifica (partecipazione a V.I.)
 maturità, capacità di giudizio, abilità analitica, tenacia,
 capacità di cogliere le situazioni complesse e di capire il ruolo
delle singole unità all’interno dell’organizzazione generale
 capacità gestionali
 mantenimento della competenza
GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I. - Programmazione annuale
Le VI devono essere programmate in base allo stato e
all’importanza dell’attività da tenere sotto osservazione
Per elaborare un efficace programma annuale di V.I.è bene considerare:
 I risultati delle V.I. ottenuti nel precedente anno
 Il grado di criticità dei processi e dei prodotti/servizi
 Il grado di complessità delle attività sviluppate
 I reclami e gli eventuali ritornidal campo registrati precedentemente
 I programmi di miglioramento approvati dalla Direzione
L’analisi di questi aspetti del S.G.Q. potrà indurre il RAQ a stabilire
nell’arco dello stesso anno una o più visite ispettive in un medesimo
reparto/area/attività/funzione.
GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I.
I risultati delle V.I.(verbali o rapporti delle V.I.),
dovranno essere raccolti ed opportunamente analizzati
dal RAQ per:
• Tenere sotto controllo l’andamento qualitativo dell’organizzazione
• Promuovere per tempo azioni di mantenimento e/o miglioramento
del livello qualitativo registrato nelle diverse attività del sistema
• Proporre,ove opportuno, l’introduzione di modifiche organizzative
• Intensificare l’addestramento e/o la sorveglianza inparticolari aree
critiche
• Apportare modifiche alla documentaziopne del S.Q., ovvero non
adeguata
• Presentare alla direzione, in sede di riesame, la relazione annuale
sullo stato del S.Q., corredata da da evidenze oggettive sui risultati
e l’andamento del sistema stesso.
GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I. - Mezzi di supporto
Per assicurare una corretta gestione dell’intero processo di V.I. è
necessario che il gruppo degli auditors abbia a disposizione adeguati
mezzi:
Procedure ed istruzioni che descrivano le responsabilità e le
modalità di attuazione di una V.I.
Documentazione di supporto ( piani di dettaglio, check list,
modelli) su cui registrare i risultati della V.I.
Idoneo addestramento per la qualificazione del personale
dedicato alle V.I.e la corretta conduzione delle stesse
GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I.
Procedure ed istruzioni predisposte per la V.I.
Tutte le norme prese a riferimento per la costruzione di un S.G.Q.
richiedono che le V.I e le azioni conseguenti siano condotte secondo
procedure scritte.
DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO
Le V.I. devono essere condotte sulla base di check list opportunamente
preparate dal Team di Valutazione prima dell’esecuzione delle V.I., in
base alle aree da auditare ed agli obiettivi ed all’etenzione delle
verifiche stesse (visita di sorveglianza, visita di verifica delle A.C., prima
visita di verifica , visita di riscontro per N.C….)
Alle check list devono aggiungersi altri documenti, quali:
piani di dettaglio, moduli di registrazione delle eventuali N.C.,
moduli per la redazione del rapporto di V.I., moduli per la
richiesta di A.C.
FASI DEL PROCESSO DI V.I.
1. Avvio della V.I.
2. Preparazione della V.I.
3. Esecuzione della V.I.
4. Documentazione/verbalizzazione della V.I.
5. Identificazione delle A.C. atte ad eliminare le N.C.
6. Conclusione della V.I.
CONDUZIONE DELL’AUDIT
Avvio della
V.I.
Preparazione
della V.I.
Esecuzione
della V.I.
Documentazione
della V.I.
Estensione
Frequenza
Esame preliminare.del S.G.Q.
Piano della V.I.
Assegnazionedegli incarichi
Documenti di lavoro
Riunione di apertura
Conduzione della V.I.
Riunione di chiusura
Rapporto di V.I.
Contenuto
Distribuzione del rapporto
Conservazione dei documenti
1- Avvio della Verifica Ispettiva
richiesta all’A.Q. copia procedure , istruzioni e organigramma delle
aree da verificare per stabilire:
•
•
•
gli elementi del S.G.Q. che devono essere sottoposti a V.I
(estensione della V.I.)
l’approfondimento della V.I., relativamente agli elementi da
verificare ed alla loro criticità e/o importanza (in relazione alle
particolari esigenze dell’azienda, alle trasformazioni in atto, ai
risultati delle precedenti V.I., alle prescrizioni vincolanti)
le risorse da impegnare nella V.I. in relazione alla sua estensione
Nel corso dell’esame documentale occorre verificare che quanto
disposto nelle procedure, in merito ai compiti, alle responsabilità e
alle autorità assegnate, corrisponda a quanto previsto nel M.Q.
(organigramma, matrice di responsabilità e mansionario) ai fini della
congruità.
2.- Preparazione della Verifica Ispettiva
La preparazione del
piano di dettaglio
(Pianificazione)
Obiettivi/estensione
identificazione documenti di riferimento
identificazione del gruppo di V.I.
lista di distribuzione del rapporto
L’assegnazione degli
incarichi nel gruppo
di verifica
Specifici elementi del S.Q. ai singoli valutatori
specifici elementi di unità funzionali ai singoli valutatori
La preparazione
documenti di lavoro
Liste di riscontro/controllo
Moduli per registrare le osservazioni
Moduli per documentare le evidenze e le conclusioni
2.Preparazione della verifica ispettiva
Piano dettagliato della V.I.
• Devono essere definite le aree da sottoporre a V.I. e quali requisiti
di A.Q.sono da queste soddisfatti.
• Nel caso di effettuazione di V.I. interna su un intero S.G.Q. aziendale,
il G.V.I.deve considerare tutti gli elementi che fanno parte del S.G.Q.
e che come tali sono riportati in elenco nel M.Q.
• Il piano di V.I. davrebbe essere comunicato al RAQ e al
responsabile dell’area da verificare
• Esso dovrebbe essere dotato di una certa flessibilità in modo da
permettere variazioni nell’approfondimento dei singoli elementi del
S.G.Q.sulla base di quanto rilevato nel corso della V.I.) e da
consentire l’utilizzo efficace delle risorse disponibili
• Se l’area da valutare al ricevimento del piano fa obiezioni ad uno
qualsiasi degli aspetti riportati, tali obiezioni dovrebbero essere
immediatamente portate a conoscenza del responsabile del GVI e
e dovrebbero essere risolte prima di dare inizio alla verifica ispettiva.
2.Preparazione della verifica ispettiva
Assegnazione degli incarichi nel GVI
• A ciascun valutatore posono essere assegnati “ specifici elementi
del S.G.Q. o unità funzionali” da verificare
• Sia che la V.I. sia eseguita in gruppo, sia che sia eseguita da una
sola persona, dovrebbe essere formalmente nominato il
responsabile della stessa.
• In funzione delle circostanze, il gruppo di VI può includere esperti
con preparazione specialistica, valutatori in addestramento ed
osservatori la cui esperienza sia accettata dalle parti interessate
• I valutatori di S.G.Q. dovrebbero essere liberi da preconcetti e da
influenze che potrebbero riflettersi sulla loro obiettività
• Tutte le persone e organizzazioni implicate in una verifica
ispettiva dovrebbero rispettare e salvaguardare l’indipendenza dei
valutatori
Caratteristiche personali
delle unità partecipanti al GVI
• Onestà e tenacia
• Capacità di analisi e di sintesi, di giudizio di osservazione e di
ascolto
• Assenza di atteggiamenti polemici, ironici o addirittura sarcastici
• La capacità di mantenere il controllo della conversazione, superando
le inevitabili divagazioni o le interruzioni
• L’assenza di pregiudizi
• Buona disponibilità ad accettare le ragioni degli altri ed a non
approfittare della propria posizione inevitabilmente di prevalenza
nei confronti degli interlocutori.
• Capacità nel “non limitare” la durata e la profondità dell’indagine
a causa di carenza di tempo, atteggiamento non collaborativo del
valutando, timore di non riscuotere simpatie, mantenendo viva la
spinta ad indagare, a scoprire, a non ritenersi soddisfatti da
spiegazioni superficiali o poco attendibili.
• E’necessario che i componenti del gruppo di VI abbiano avuto una
adeguata formazione professionale specifica per questa attività
2.Preparazione della verifica ispettiva
Preparazione dei documenti di lavoro
• Raccolta della Documentazione del valutando ( manuale,
procedure piani della qualità ….)
• Piano di dettaglio
• Liste di riscontro/controllo ( Check list, standard…)
• Modelli per i rapporti di N.C.e le osservazioni
• Modello per documentare le evidenze
• Modello per il rapporto di chiusura della V.I.
Il piano di V.I. e le “check list” dovrebbero essere inviati al
valutando per consentirgli di predisporsi più agevolmente
alla V.I. ed assicurarne l’efficace svolgimento (le check list
conterranno unicamente l’elenco degli elementi assoggettati a
V.I.)
FASI:
ESECUZIONE DELLA V.I.
1.Riunione d’apertura
 2.Conduzione della verifica
3. Riunione di chiusura
RESPONSABILITA’ del valutatore
 Attenersi alle prescrizioni applicabili alla V.I.
 pianificare e svolgere gli incarichi assegnati con
efficacia ed efficienza
 documentare le osservazioni
 verbalizzare i risultati della V.I.
 verificare l’efficacia delle A.C. adottate a seguito
della V.I. ( se richiesto dal committente)
 conservare e salvaguardare la documentazione relativa
alla V.I.
 assistere e collaborare con il responsabile del G.V.I.
RESPONSABILITA’ del responsabile del G.V.I.
il responsabile del G.V.I. è il responsabile ultimo per tutte le fasi della
V.I. Egli dovrebbe possedere capacità ed esperienza gestionale e a lui
dovrebbe essere assegnata l’autorità di prendere le decisioni finali in
merito alla conduzione della V.I. ed a qualsiasi osservazione che ne
scaturisca.
 individuare le prescrizioni applicabili alla V.I. assegnatagli,
comprese le qualifiche richieste per i valutatori e assistenza
nella loro scelta
 pianificare la V.I., predisporre i documenti di lavoro ed
impartire istruzioni al G.V.I.
 esaminare la documentazione relativa alle attività in essere
del S.Q. per valutarne l’adeguatezza
 presentare il G.V.I. ai responsabili dell’area oggetto di
valutazione
RESPONSABILITA’ del responsabile del G.V.I.




comunicare immediatamente all’organizzazione
valutata le non conformità critiche
registrare qualsiasi ostacolo rilevante incontrato nel
corso della V.I.
verbalizzare i risultati della V.I.
presentare il rapporto di V.I.
Il VALUTANDO :
Tutte le persone e le organizzazioni implicate in una
V.I. dovrebbero collaborare, rispettare e
salvaguardare l’indipendenza e l’integrità dei
valutatori
In definitiva i valutatori di S.G.Q. dovrebbero:
• rimanere entro i limiti previsti per la V.I.
• raccogliere ed analizzare evidenze evidenze pertinenti e sufficienti
per raggiungere conclusioni relative al S.G.Q. valutato
• agire con obiettività
• porre attenzione a qualiasi indicazione di evidenze, che possono
influenzare i risultati della V.I., ed eventualmente chiedere una
verifica più estesa
essere in grado di valutare se:
• le procedure ed i documenti che descrivono e supportano i requisiti
del S.G.Q.sono conosciuti, disponibili, compresi ed utilizzati dal
personale dell’organizzazione oggetto di valutazione
• i documenti e le altre informazioni usati per descrivere il S.G.Q.
sono tutti adeguati per conseguire gli obiettivi di qualità stabiliti
• agire sempre secondo l’etica professionale
RIUNIONE DI APERTURA
( Responsabili aree , G.V.I. e RAQ)
SCOPO:
• fornire informazioni e chiarimenti relativi allo svolgimento della
V.I. in relazione agli obiettivi prefissati
• presentare i membri della V.I. con le qualifiche e le competenze
• spiegare come verrà condotta la verifica(illustrare il programma)
• spiegare come verranno trattate, registrate e classificate le N.C.
• garantire la riservatezza su quanto osservato e trattato (codice
etico)
• chiedere la disponibilità di guide
• chiedere chiarimenti sull’organigramma
• ottenere accordi amministrativi/logistica (disponibilità di sale per
le riunioni, localizzazione dei servizi)
CONDUZIONE DELLA VERIFICA
la V.I. si conduce
• riscontrando nella pratica le affermazioni e le risposte sia dei
rappresentanti delle aree valutate, sia del personale in linea
• confrontando le risposte con quanto richiesto nelle check list
• esaminando documentazione, registrazioni, apparecchiature e le
relative congruenze
• osservando direttamente (se ritenuto utile) lo svolgimento di uno o
più processi per verificare la corrispondenza con quanto descritto
nelle relative procedure/istruzioni.
EVIDENZA OGGETTIVA
Sarà così possibile individuare situazioni, fatti, elementi che
oggettivamente non sono conformi a quanto previsto e prescritto
nelle norme
Il G.V.I. dovrà astenersi dall’emettere giudizi o dal criticare le persone
o le organizzazioni: lo scopo delle domande dovrà essere solo quello
di permettere agli auditors di capire, per poter valutare oggettivamente
i fatti e giudicare sulla conformità e sull’adeguatezza degli stessi
evitando possibili preconcetti ed errori di valutazione.
I valutatori dovranno pertanto limitarsi a documentare compiutamente
le osservazioni effettuate ed a portarle all’attenzione del R.V.I.nel
corso delle riunioni di fine giornata e/o intermedie.
Nel corso di tali riunioni verranno confrontate le rilevazioni effettuate
da ciascun componente del GVI, per mettere a punto la strategia per il
proseguimento della V.I. e valutare eventuali modifiche modifiche al
piano già predisposto.
Le Non Conformità riscontrate dovranno essere riportate o richiamate
nel verbale della riunione finale della V.I.
TERMINOLOGIA
OSSERVAZIONE: constatazione di un fatto rilevato durante la V.I. e
supportata da evidenza oggettiva
EVIDENZA OGGETTIVA: informazione, documentazione o
constatazione (attinenti la qualità di un prodotto o servizio, ovvero
l’esistenza e l’applicazione di un elemento del S.G.Q.) basato su
osservazioni, misure o prove che possono essere verificate
NON CONFORMITA’: non soddisfacimento di requisiti specificati;
scostamento o assenza di una o più caratteristiche di qualità o di
elementi del S.G.Q. rispetto ai requisiti specificati
RACCOMANDAZIONI: informazioni fornite dai valutatori in merito a
possibili miglioramenti perseguibili in determinati aspetti del S.G.Q. da
loro osservati nel corso della V.I.
RIUNIONE DI CHIUSURA
Le Verifiche Ispettive di IIa e IIIa parte devono sempre chiudersi
con una riunione con l’Alta Direzione dell’organizzazione, il RAQ il
il Responsabile e i componenti del GVI e i Responsabili delle aree
verificate
Le Verifiche Ispettive interne (o di IIIa parte) si concludono con il
GVI, i Responsabili delle aree e il RAQ ( se non fa parte delle GVI)
SCOPO:
 fare un resoconto delle conclusioni della verifica
 mettere in evidenza e discutere eventuali N.C. emerse
 identificare gli aspetti positivi rilevati nelle diverse aree
 definire i tempi per la eventuale rimozione delle N.C.
 fornire un rapporto scritto della V.I.
DOCUMENTAZIONE/VERBALIZZAZIONE DELLA V.I.
Rapporto di Verifica Ispettiva
Redatto dal Responsabile del GVI il quale dovrebbe:
• aver chiarito sufficientemente le N.C. con i Responsabili dell’area
• classificare le N.C. secondo le categorie previste
• ordinare le N.C.secondo l’ordine di importanza
• raggruppare le N.C. per famiglie
• essere in grado di discutere ove necessario i dettagli delle N.C.
Dovrebbe contenere:
 Descrizioni specifiche e documentate delle N.C. o delle carenze
rilevate
 Eventuali proposte di Azioni Correttive
 Valutazione dell’apllicazione ed efficia delle A.C. raccomandate in
precedenti V.I.
Distribuzione del Rapporto di V.I.
Il Rapporto di V.I. deve essere trasmesso / consegnato al committente:
Assicurazione Qualità / Direzione / Capo Dipartimento……
Nelle V.I. interne la documentazione relativa viene conservata
dall’Assicurazione Qualità e/o comunque come previsto nella relativa
procedura di sistema
AZIONI CORRETTIVE
• Il Valutatore ha la sola responabilità di identificare le N.C.
• Il Responsabile dell’area valutata ha la responsabilità di definire e
intraprendere le necessarie A.C. per correggere le N.C. e rimuoverne
le cause nei termini e nei modi previsti nelle relative procedure di
sistema
• Le Azioni Correttive e la successiva verifica dovrebbero essere
completate entro un periodo di tempo concordato .