SISE 2011
- Cesena 26 marzo 2011
IL SEGRETARIO DI CLUB
Annata rotariana 2011-12 - distr.2070 - governatore pier luigi pagliarani
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Attività preparatoria
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Inquadrare la propria funzione
Il segretario entrante
• familiarizza con il Manuale del segretario di
club
• partecipa agli incontri distrettuali di istruzione
(SISE e Assemblea Distrettuale)
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Verificare come si comporta
in realtà il Club
Il segretario entrante
• si consulta con il Presidente eletto e con il
. Segretario uscente
• partecipa, se invitato, alle riunioni del Consiglio
direttivo in carica
Per capire
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• Come vengono gestiti nel Club gli archivi,
.
la corrispondenza e i verbali delle riunioni?
• Come vengono rilevate e registrate le presenze
. alle riunioni:
- I dati sono archiviati in modo che siano facilmente utilizzabili
. per elaborare i prospetti da presentare al Distretto ed al Club?
- Con quali criteri vengono calcolate le percentuali di assiduità
. alle riunioni?
- Il Club dispone di dati storici per fare confronti?
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• Che compiti ha il Segretario per quanto
.
riguarda il sito web e il bollettino del Club?
• Come vengono pianificate le riunioni
. settimanali?
• I nominativi dei nuovi dirigenti sono stati
, regolarmente segnalati al Rotary International
. ed al Distretto?
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Occorre chiedersi
• Quali aspetti si potrebbero migliorare?
• Come queste attività possono essere utilizzate
. per portare ulteriori benefici al Club ?
Per esempio
• Che cosa si può dedurre dal registro delle
. presenze in merito alla soddisfazione dei soci?
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COSA FARE DA QUI
A FINE GIUGNO
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• Partecipare alle riunioni del Consiglio direttivo
. entrante
•
.
.
.
.
.
Partecipare all’Assemblea di Club (vale a dire
la riunione congiunta del Consiglio direttivo e
dei Presidenti di Commissione) organizzata
dal Presidente eletto dopo l’Assemblea
distrettuale, per discutere i programmi del
Club per il nuovo anno rotariano
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Segue: Da qui a fine Giugno
• Assistere il Presidente entrante
- nella definizione degli obiettivi del Club
. - nella compilazione della Guida alla pianificazione
.
. di Club efficienti
. - nella compilazione del Bilancio preventivo, in
.
collaborazione con il Tesoriere
• Registrarsi presso l’Area Riservata del sito del
. Rotary International
• Verificare se Statuto e Regolamento del Club
. sono sufficientemente aggiornati rispetto alle
. nuove edizioni
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Dal 1° Luglio
Inizio ufficiale dell’incarico e dei compiti ad esso relativi
Da questo momento il Segretario deve
Mantenere aggiornati i dati sull’effettivo
• Registrare le presenze alle riunioni del Club e
. inviarne un rapporto mensile al Governatore
• Mandare ai soci avvisi e promemoria relativi
. alle riunioni del Club, del Consiglio direttivo e
. delle commissioni
•
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Segue: Dal 1° Luglio
• Redigere e conservare i verbali delle riunioni
• Inviare al Rotary International i rapporti
. richiesti
• In coordinamento con il Tesoriere gestire le
. quote sociali ed i versamenti trimestrali dei
. contributi al Distretto e quelli semestrali al
. Rotary International
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www.rotary2070.org
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BUON LAVORO
A TUTTI VOI
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