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Associazione utenti Italiani aleph
http://www.itale.it
Un piano nazionale di migrazione: obiettivi, aspetti
organizzativi, elementi critici
Forum di discussione con Atlantis
Liliana Bernardis
Università degli studi di Udine
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1 aprile 2005
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Precedenti
Sessioni analoghe nell’ambito dei Meetings ICAU
(a partire dal Meeting di Parigi del 2002)
Forum coordinato da Paolo Tealdi in occasione
del 2° Workshop ITALE (Siena, dicembre 2002)
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
Bernardis
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Caratteristiche
Discussione di aspetti generali di interesse
comune legati al processo di migrazione, sia sotto
il profilo organizzativo che su quello tecnico
Escluse le specifiche segnalazioni locali veicolate
attraverso il PRB data base e le richieste di
sviluppo da presentare attraverso le procedure
ICAU
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Quesito 1
Nella documentazione distribuita da Atlantis in vista del Piano
nazionale di migrazione alla versione 16.2 e, attraverso
l’Associazione Itale, pubblicata con accesso protetto sul server
http://www.itale.it, non si fa cenno alle modalità di segnalazione
di eventuali problemi nella fase di migrazione alla nuova versione. Il
progetto Update Express del Gruppo Nazionale del Regno Unito e
Irlanda prevede l’utilizzo del PRB database anche per la fase di
test.
Non sarebbe utile fornire delle indicazioni al riguardo ad evitare che
ogni installazione utilizzi il PRB attuale con modalità diverse di
segnalazione (il riferimento alla versione 16.2 è effettuato in campi
diversi o non è neppure esplicitato) e con riflessi negativi sulle
possibilità di ricerca?
1 aprile 2005
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Bernardis
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 1
Da un punto di vista tecnico e di gestione si può ovviamente utilizzare il PRB
server anche per le segnalazioni relative al processo di migrazione dalla 14.1
alla 16.2. Da un punto di vista dell’utilità di questo approccio la nostra
opinione è che le segnalazioni di questo tipo dovrebbero seguire un iter
separato, cioè il tradizionale scambio di e-mail. Il motivo è che una buona
parte delle segnalazioni durante la migrazione riguardano problemi
temporanei di messa a punto, che non sono quindi bugs e non sono problemi
che necessariamente hanno caratteristiche di ripetitività per le altre
installazioni.
In altri termini, una volta trasferiti nel knowledge base, rischiano di produrre
solo confusione andandosi a mischiare con i veri bugs riscontrati dalle
installazioni in produzione.
Si tratta quindi, non di una nostra scelta tecnica, ma di una scelta cautelativa
a favore della integrità del knowledge base inteso come strumento di lavoro
per gli Utenti.
Detto questo ci rimettiamo alle vostre scelte, in base alle quali verrà redatta
una nota da distribuire utilizzando il canale ITALE.
In caso di utilizzo del PRB server l’appartenenza della segnalazione alla 16.2
potrebbe essere inserita come prefisso del campo soggetto.
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Quesito 2
L’Appendice 5 del Progetto Update Express include una
Check list dei controlli da effettuare, per le varie funzioni,
sia nella fase di test che prima dell’entrata in produzione.
Non sarebbe opportuno tradurlo, integrarlo se necessario
e distribuirlo alle singole installazioni in modo da avere dei
percorsi di verifica omogenei e guidati?
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 2
Se lo ritenete opportuno, trattandosi di un documento
“abbastanza contenuto”, possiamo farlo, però, in linea
generale di principio, si è stabilito che tutta la
documentazione tecnica per gli utenti è disponibile sul
doc-portal di Ex libris (in particolare: aleph-tree
search/aleph_customers/upgrade express to 16.02).
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Quesito 3
3a La schedulazione prevista da Atlantis nel documento “Promemoria per
gli utenti”, per quanto solo esemplificativa, si sta rivelando in realtà
largamente inapplicabile.
3b I problemi incontrati sulle varie piattaforme, i tempi eccessivamente
lunghi di risposta alle segnalazioni nella fase di test, le carenze del
modello formativo, le dilatazioni dei tempi legate al perfezionamento
della formazione a livello locale, richiedono non solo una revisione
della tempistica ma anche una maggiore integrazione e una gestione
più codificata delle varie fasi del processo di migrazione (offerte, invio
di documentazione, programmazione, ecc.)
3c E’ possibile pensare ad una revisione di questo modello, che offra al
cliente un’assistenza più coordinata di tutti questi aspetti?
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 3
3a Ricordiamo che la schedulazione di massima, giustamente definita esemplificativa, è nata
dalla esigenza di dimostrare che il processo di migrazione esteso a tutte le istituzioni
poteva essere svolto in tempi molto contenuti.
Non bisogna perdere di vista che l’input ricevuto a suo tempo da Atlantis verteva
sostanzialmente su un punto : contenere i tempi, evitare cioè disallineamenti di versione
tra gli utenti per periodi troppo lunghi.
Il piano di massima, per poter funzionare, richiedeva un impegno puntuale non solo di
Atlantis ma anche delle istituzioni, cioè in altri termini la loro disponibilità ad effettuare la
migrazione a ritmi serrati cercando di seguire la scaletta proposta.
Alla prova dei fatti, per motivi comprensibili ma certo non imputabili ad Atlantis, sin
dall’inizio ci sono state presentate delle schedulazioni che vanno dalla tarda primavera del
2004 alla fine del 2005 con estensioni nel 2006.
Più che di inapplicabilità del modello bisognerebbe parlare di intervenuta mancanza dei
presupposti.
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 3
3b Per intraprendere delle azioni correttive sulla formazione ed anche sui tempi
di risposta avremmo bisogno di un feedback più particolareggiato. Sapere
cioè su quali argomenti la formazione si è rilevata carente ed in generale
quali aspettative sono state disattese.
Da parte nostra riscontriamo una oggettiva difficoltà a programmare ed
effettuare i corsi library manager dovuta ad una frequente non omogeneità
dei gruppi in relazione alle modalità di utilizzo. L’esempio più evidente è la
presenza o meno di un ambiente multi-adm, ma altrettanto critiche possono
essere le modalità di utilizzo più o meno sofisticate da parte di istituzioni
dello stesso gruppo. Sarebbe inoltre necessario regolamentare i tempi di
risposta dell’Utente per l’invio dei riscontri sui dati convertiti.
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 3
3c Sicuramente è possibile e, riallacciandosi a quanto detto precedentemente, è sicuramente
opportuno, ma di nuovo per una gestione più rigorosa sarebbe necessario che i gruppi di
istituzioni che si accingono a migrare effettuassero un coordinamento preventivo al loro
interno.
Di nuovo ricordiamo che tutta la documentazione standard ( compreso l’Upgrade Express
User Guide) è disponibile nel doc-portal nel folder sopra citato, possiamo mandare un
promemoria che enfatizzi questa disponibilità.
Nelle circostanze attuali ogni standardizzazione preventiva dei programmi di lavoro e delle
offerte, a parte l’applicazione dei criteri generali riportati nel promemoria consegnato ad
ITALE, è del tutto impossibile.
In questo momento (data delle risposte) ad un mese dall’inizio della attività per il
prossimo gruppo ci mancano ancora tutte le conferme della effettiva partecipazione e non
sappiamo chi aderisce ai corsi collettivi e chi invece sceglie corsi individuali per tutte le
sessioni o solo per quella applicativa.
La realtà attuale è che noi spediamo una offerta standard per i corsi collettivi, poi, a
richiesta, delle offerte specifiche per corsi singoli che, nel caso vengano accettate,
possono invalidare l’offerta iniziale per gli altri partecipanti, così come, in alcuni casi,
possono mettere in crisi la schedulazione proposta.
…
Per concludere siamo disponibili a studiare una razionalizzazione del processo di
migrazione, ma possiamo farlo solo in presenza di un input chiaro e definitivo da parte
delle istituzioni interessate.
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Quesito 4
Il processo di migrazione non viene formalizzato sulla
base di un accordo che specifichi, per entrambe le
parti, garanzie e tutele. Sulla base dell’esperienza
relativa al contratto unico di assistenza, recepito su
proposta dell’Associazione ITALE, sarebbe possibile
pensare all’elaborazione di un accordo-tipo da proporre
alla varie istituzioni per la migrazione?
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 4
Non abbiamo nulla in contrario, potete preparare
una bozza da discutere.
Ci sembra però che questa bozza dovrebbe
essere consistente con il (e conseguente al)
nuovo flusso di migrazione concordato (vedi
punto precedente).
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Quesito 5
Alcune novità della versione 16.02 comportano una totale revisione
dell’impostazione di lavoro attuata con le versioni precedenti. Per es. la
gestione dei legami di tipo 447 si basa, nella nuova versione, su un uso dei
legami paralleli incompatibile con la modalità di gestire questi legami nella
versione 14.1 Né è prevista, allo stato attuale, una conversione al riguardo.
Con il risultato che un’installazione si vede o costretta a non utilizzare la
nuova modalità (che pure sarebbe interessante per la risoluzione di alcune
casistiche) oppure a rivedere tutti i record già creati con la modalità di
lavoro (l’unica) in precedenza utilizzabile. Stessa cosa per i piani di
pubblicazione da nessuno gestiti fino ad ora con l’853 e 853X e che ora
comportano una modalità diversa di controllo, con dei risultati differenti di
visualizzazione per l’utente. All’atto di scegliere per il mercato italiano la
localizzazione di una nuova versione, quanto pesa (e se pesa) la
consapevolezza di modi consolidati, a livello nazionale, di lavorare e di
gestire funzioni sia catalografiche che amministrative come quelle indicate?
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 5
La questione, a nostro avviso, va posta in termini più ampi. Aleph 500 è un
sistema di automazione di diffusione mondiale e viene mantenuta una unica
Entrambe
sono più
teoricamente
praticabili, mao almeno
la seconda
versione
al livello
avanzato di aggiornamento,
questociè ilsembra
target
decisamente
la
più
razionale
e
lungimirante
(
ed
alla
fine
anche
la
meno
da perseguire.
dolorosa).
….
Seppure
pressato
e costretto
il produttore
software
in corsa
La
scelta diventa
allora
obbligata,
cioè cercaredel
in tutti
i modi(sempre
di tenersi
per adeguarsi
al meglio)
troverebbe
una soluzione
di compromesso
che
allineati
alla versione
più recente
(vedi decisione
di saltare
la15.2 per
dovrebbealla16.2).
trascinarsi
per devono
N versioni
venire.indirizzati
Per quante
allinearsi
Tuttidietro
gli sforzi
alloraa essere
nel versioni
potrebbe farlo
ad versioni
ogni nuova
presentassero
pretendere
che le se
nuove
sianoversione
rispettosesidelle
esigenze dei analoghe
differenti
evenienze,
cioè
le
duplicazioni
funzionali
richieste
si
moltiplicassero?
mercati e “compatibili”con le modalità di utilizzo pregresse.
Dovrebbe per sempre mantenere una versione sempre più “datata”
…all’interno della versione più avanzata?
Per quanto riguarda i due aspetti citati ci rendiamo conto che, anche se si
E l’utente
che reale interesse
ha diditenersi
ancorato
a modalità
di gestione
tratta
di miglioramenti,
il problema
ricucire
le due modalità
di utilizzo
per
qualche modo
“sorpassate”?
Prima o poi non scorgerebbe la necessità e
leininstallazioni
già avviate
sussiste.
la soluzioni
convenienza
Le
sonodidiallinearsi?
due tipi:
conviene
allinearsi
per piccoli
passi
manodiche
si presenta
- Non
pretendere
cheallora
il produttore
mantenga
in vita
la man
possibilità
scegliere
tra la
la necessità
?
vecchia
e la nuova
soluzione;
- procedere ad un adattamento (riteniamo sia fattibile con programmi
sviluppati ad hoc) dei dati pregressi per renderli compatibili con le mutate
funzionalità.
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Quesito 6
Sarebbe possibile avere sul server www.libris.it , area
documentazione, uno spazio da riservare alla
pubblicazione di tabelle, file, template, capitoli dello
User Manual tradotti in italiano? Ogni istituzione
potrebbe contribuire per le parti da essa direttamente
curate.
1 aprile 2005
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Organizzazione e pianificazione
Risposta 6
Sicuramente si, sarebbe opportuno che all’interno
di ITALE venisse designato un referente che
interagisca con Atlantis per l’organizzazione e la
gestione di questo servizio.
1 aprile 2005
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Problemi Tecnici
Quesito 1
1a Su alcune tabelle nella fase di migrazione si sono
riscontrati dei problemi
1b
I kit di migrazione vengono costantemente aggiornati
per risolvere i problemi noti?
1c Esiste un elenco di “known bugs” relativi al kit?
1 aprile 2005
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Problemi tecnici
Risposta 1
1a Vero
1b Si
1c I bugs noti sino ad ora sono stati rimossi, non
siamo al corrente di bugs in sospeso
1 aprile 2005
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Problemi Tecnici
Quesito 2
Ad oggi non sappiamo con chiarezza cosa il kit converta
automaticamente e cosa no. Molte tabelle sono state
sistemate e integrate manualmente dai Library
manager. Esiste un decalogo dei controlli che il Library
Manager può effettuare, nella fase di test, subito dopo
la migrazione dei dati?
1 aprile 2005
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Problemi tecnici
Risposta 2
Non è possibile condensare in un documento di poche pagine i
controlli che garantiscano in toto il buon fine della conversione.
L’Upgrade Express User Guide (111 pagine) riporta esaurientemente,
tra le altre informazioni, l’elenco delle tabelle di nuova introduzione e
quello delle tabelle che devono essere aggiornate manualmente.
Durante il corso LM viene data ulteriore enfasi a questi argomenti.
Un buon sistema di diagnosi è quello di partire dagli effetti, testare
cioè le funzionalità dei vari moduli. Comportamenti anomali sono
quasi sempre indice di incongruenze nelle tabelle parametriche di
pertinenza.
1 aprile 2005
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Problemi Tecnici
Quesito 3
3a
Il modulo dei periodici attualmente è quello che presenta le
maggiori criticità nella versione 16.2. Il modello di previsione
basato sui campi 853 e 853x, pensato proprio per gestire con
maggiore efficienza irregolarità sistematiche nei piani di
pubblicazione, non funziona.
3b
Non solo: con alcuni kit di migrazione ci sono stati grossi problemi
nell’apertura dei piani di pubblicazione con la modalità tradizionale. Entro
quando saranno presumibilmente superati questi problemi?
1 aprile 2005
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Problemi tecnici
Risposta 3
3a
Ci sembra più giusto dire che funziona a meno di alcuni bugs
segnalati ed in corso di elaborazione da parte di EXL.
3b
I problemi relativi all’apertura dei piani di pubblicazione con la
modalità tradizionale sono già stati risolti
1 aprile 2005
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Problemi Tecnici
Quesito 4
4a Quando potranno essere disponibili per installazioni
UNIMARC servizi attualmente utilizzabili solo da parte di
installazioni MARC21? Vedi ad es. le procedure p-serial51 e p-serial-52 (esporta ed importa i record 85X), che
effettuano le verifiche solo su campi MARC21 (022,035 e
245)
4b e quando ci sarà la possibilità di configurare un output
XML UNIMARC per i nostri server z3950?
1 aprile 2005
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Problemi tecnici
Risposta 4
4a Dalle prove che abbiamo effettuato il servizio ci risulta
disponibile
4b Questo è un bug segnalato ed in corso di soluzione
1 aprile 2005
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Problemi Tecnici
Quesito 5
Che cosa implica il passaggio dalla gestione per
sottobiblioteche alla gestione con unità d’ordine? E’
possibile riconfigurare le proprie tavole passando
dalla gestione per sottobiblioteche alla gestione per
unità d’ordine, in vista di una implementazione più
efficiente di certe funzioni, senza incorrere in
problemi? Ci sono esempi di strutture che hanno già
affrontato questo passaggio?
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Problemi tecnici
Risposta 5
Il passaggio alla gestione per Unità d'ordine dal punto di vista delle
tabelle Aleph vuol dire solo attivare uno switch in tab100 e definire
le Unità d'ordine nella tab_sub_library.lng.
L'attivazione dello switch è esclusiva: o si lavora con le
sottobiblioteche o con le unità d'ordine.
Da un punto di vista operativo rimane solo da attivare delle
password che consentano di lavorare con le Unità d'ordine. Budget
e fornitori devono essere associati alle Unità e non alle
sottobiblioteche.
Quindi al livello attuale di approfondimento dobbiamo concludere
che non è attuabile un cambio di modalità di gestione “on-the-fly”,
senza cioè aver prima chiuso la precedente gestione per
sottobiblioteche. Stiamo comunque approfondendo il problema.
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Problemi Tecnici
Quesito 6
Molti utenti lamentano il fatto di dover lavorare con
una risoluzione impostata a 1024x768 pixel. Sono
state effettuate delle prove nel tentativo di rendere
i font interni al client più leggibili?
1 aprile 2005
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Problemi tecnici
Risposta 6
La segnalazione ci è pervenuta da un solo
utente in data 16/03, siamo tuttora in corso di
approfondimento.
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Problemi Tecnici
Quesito 7
Desidereremmo avere alcune informazioni relativamente all’aggiornamento
tramite Service Pack e Version check:
7a
è possibile installare autonomamente i SP?
7b
le tabelle su server e i file della GUI, con questa modalità di aggiornamento,
vengono completamente sovrascritti o viene modificata solo una parte della
tabella/file?
7c
gli eventuali aggiornamenti della GUI, in caso di installazioni multi-adm,
vengono scaricati per tutti?
7d
c’è qualche differenza nel funzionamento dell’opzione Version check tra
l’installazione network e quella stand alone?
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Problemi tecnici
Risposta 7
7a Attualmente Ex-libris rilascia un nuovo service pack ogni 15 giorni rendendolo disponibile sul
"documentation portal".
Questo e' completamente in inglese e non contiene le personalizzazioni in italiano che
normalmente vengono realizzate da Atlantis.
Essendo il service pack incrementale (vengono cioè installate tutte le correzioni a partire
dall'ultima presente sul server su cui si agisce) non e' necessario installare tutti i service pack
rilasciati.
Da parte nostra l' adozione di un nuovo service pack avviene ogni due mesi circa; questo implica
la preparazione della nuova versione del GUI client allineato al service pack, l' aggiornamento
delle biblioteche UNIxx, delle schermate html e dei moduli di stampa.
Per consentire agli Utenti di installare autonomamente il service pack metteremo a disposizione su
un sito web il distribution kit originale del service pack, la versione del client GUI con interfaccia
in italiano, la copia dell' albero di directory delle biblioteche UNIxx, la copia delle directory
contenenti i files html e XML usati dalla versione.
Il Cliente dopo aver installato il service pack dovrebbe sostituire le UNIxx con quelle presenti sul
nostro server in modo da poterle usare poi come riferimento per le modifiche da eseguire sulle
biblioteche di produzione (che trovera' elencate nella documentazione del sp), e dovra' anche
sostituire/aggiornare i files html/XML utilizzando quelli presenti sul server ATL.
Per quel che riguarda il GUI client l' utente potra' scegliere se ridistribuire il client completamente
o se aggiornare i vari pc utilizzando il "version check".
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Problemi tecnici
Risposta 7
7b Come traspare dal punto precedente le tabelle parametriche residenti sul
server non vengono aggiornate automaticamente dal service pack; il service
pack al momento dell' installazione aggiorna le tabelle delle biblioteche
USMxx. Da parte nostra aggiorniamo le tabelle delle biblioteche UNIxx. Come
detto precedentemente l’Utente potrà aggiornare la GUI sui pc su cui
e'installata utilizzando il "version check". Questo programma può essere
attivato automaticamente al momento dell'avvio del pc o manualmente dall'
icona presente nel gruppo di programmi che viene creato al momento dell'
installazione della GUI.
7c Il client GUI controlla se nella directory indicata nella sezione [Version Control]
del file alephcom.ini i files presenti (rispettando la struttura delle directory del
client) sono più recenti rispetto a quelli locali.
Per cui i client che fanno riferimento ad una particolare biblioteca ADM
potrebbero cercare gli aggiornamenti in una posizione diversa da quelli che
lavorano su un' altro ADM.
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Problemi tecnici
Risposta 7
7d Nell' installazione di tipo network l' aggiornamento del client deve
essere fatto solo sul pc su cui e' installato il client in modalità Main
network. Sugli altri computer (su cui viene installato il programma
net500.exe) vengono utilizzati i programmi ed i files di
configurazione presenti sul pc centrale.
Specificatamente per i files di configurazione (.ini, .dat ecc.), prima
di leggere i parametri dall' installazione principale, viene verificata
l'eventuale presenza dello stesso nel file di configurazione locale; in
questo caso ha valore il parametro locale.
1 aprile 2005
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Conclusioni
Necessità per le istituzioni di riappropriarsi del progetto,
per capire e definire il proprio ruolo (l’identificazione del
sistema di attori e la definizione degli interessi sono
prioritarie in ogni attività di Project Management)
Spazi per:



1 aprile 2005
definizione di un accordo tipo a carattere nazionale per la
migrazione
collaborazione allo scopo di predisporre una documentazione più
accurata
installazione autonoma dei service pack (tramite messa a
disposizione del distribution kit originale)
Forum di discussione con Atlantis-Liliana
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Conclusioni
Cosa ripianificare?
4.
La valutazione dei tempi
La gestione dei rischi (attraverso l’analisi delle risorse)
I contenuti della formazione (mediante la definizione di
una proposta più articolata)
La valutazione delle performance di progetto
1 aprile 2005
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