Esempio di inserimento di un preventivo di
una vetreria di fantasia, Vetreria di Prova,
da un fax arrivato dal cliente. Successiva
conversione del preventivo in ordine come
da mail del cliente e generazione del D.D.T.
di vendita e relativa fattura.
Struttura di Vertigo Enterprise
La procedura per creare un nuovo preventivo è praticamente la stessa di quella
per creare un ordine tranne piccole differenze.
Per la ricerca dei dati anagrafici del cliente si utilizza un potentissimo strumento
chiamato SQLExpress: permette la ricerca dei dati con più di 15 operatori in quasi
tutti i formati di dato. Nell’esempio si sta cercando il nome del cliente con la
parola “pROVa”.
Il risultato dell’interrogazione viene visualizzato in una griglia dove è possibile selezionare il nome del cliente.
Dall’anagrafica del cliente vengono importati la modalità di pagamento, la modalità di consegna e l’aliquota
Elenco delle numerose condizioni
disponibili.
I.V.A. diversa da quella usuale (22%) perché magari è un cliente estero oppure perché gode di un regime di
esenzione.
E’ possibile inserire dei collegamenti a files esterni in modo da avere a portata
di click la richiesta di preventivo;
Infatti
selezionando
il
collegamento
e
facendo
doppio click su di esso viene
visualizzato
il
file
nel
programma predefinito di
windows (nell’esempio il file è
aperto con il blocco note
essendo un file .txt)
L’inserimento di una vetrata isolante è semplice e veloce. Si può aggiungere, inserire
(sopra un articolo già esistente) oppure selezionare l’articolo da inserire dal
Repository.
Repository è una collezione di articoli già
inserti negli ordini del cliente i quali vengono
salvati in questa specie di contenitore con
tutte caratteristiche e prezzi per un
inserimento immediato anche di tipologie
complesse.
Strumento “Ricerca grafica” dei vetri.
La selezione del codice dell’isolante avviene tramite lo strumento
“Ricerca grafica”: si selezionano i componenti dell’isolante singolarmente
(lastra interna intercapedine e lastra esterna) e lo strumento trova il
codice da inserire. Se la tipologia non esiste viene creato il codice
dell’isolante in automatico.
La selezione dei vetri è molto facilitata in quanto è possibile selezionare
diverse caratteristiche per individuare velocemente il vetro.
Dalla ricerca grafica e comunque già visibile la disponibilità dei vetri
tramite un codice di colori
(a lato la legenda) che ne
identifica la disponibilità
per
una
veloce
consultazione. E anche
disponibile un menù
visualizzabile
selezionando il vetro che
mostra la quantità delle
lastre
disponibili,
la
quantità impegnata dagli
ordini inseriti e non
ancora tagliati e gli
eventuali arrivi.
Legenda dei colori della disponibilità dei vetri.
Dopo aver selezionato il vetro dalla ricerca grafica il programma cerca il prezzo dell’isolante nei prezzi
speciali del cliente, poi nei listini degli isolanti, se al cliente ne è stato assegnato uno, e se non lo trova
si chiede l’inserimento del prezzo.
Dalla scheda delle proprietà si può inserire e
memorizzare il prezzo oppure inserire lo
sconto. Il programma informa anche sulla
provenienza del prezzo.
E’ possibile impostare vari
metodi di calcolo della lastra e
assegnare dei minimi e multipli
diversi da quelli di default.
E’
possibile
visualizzare
l’immagine
dell’isolante
e
invertire la posizione dei vetri
(se la configurazione della
vetrata lo permette) oppure la
posizione dei coatings
E’ possibile espandere i componenti
della
vetrata
per
selezionare
individualmente i vari componenti per
visualizzare le singole proprietà. Si
possono aggiungere così lavorazioni
pertinenti ai singoli componenti.
L’inserimento delle lavorazioni è veloce perché i valori delle proprietà
sono già pre-impostati (ma comunque modificabili) secondo la
tipologia del vetro. Tutte le lavorazione permettono vari tipi di
calcolo sia per le quantità che per il prezzo: nell’esempio è stata
inserita una molatura VEC con 2 mm per lato di spessore in più (i lati
della vetro sono selezionabili anche singolarmente), la quantità della
molatura è conteggiata sul perimetro e si sta assegnando il metodo
di calcolo del prezzo “già compreso”.
Il modulo che gestisce le lavorazione è molto flessibile perché
permette la creazione di nuove lavorazioni con le proprietà
necessarie da parte dell’utente finale.
Scheda inserimento o modifica lavorazione accessoria
Inserimento misure e miniature sagoma e isolante
Per l’inserimento delle misura si utilizza una griglia e l’utente non deve far
altro che digitare le dimensione e premere invio e la griglia provvede a
spostarsi sul campo successivo automaticamente. Alla destra della griglia c’è
la miniatura delle sagoma scelta con evidenziati i lati da inserire e dopo
l’inserimento delle dimensioni necessarie il programma visualizza una
rappresentazione in scala della lastra per un controllo visivo (anche quando il
vetro è sagomato). Se sono state assegnate delle molature che richiedono
asportazione di materiale il programma calcola in automatico la nuova
dimensione della lastra con l’aggiunta della molatura e questi nuovi valori
saranno utilizzati per creare i files di dati da importare nei vari ottimizzatori di
taglio. Vengono anche creati dei files in dxf (data exchange format: un
formato leggibile da tutti gli ottimizzatori di taglio) di vetri esterno ed interno
se al vetro è stata assegnata un tipo particolare di sagoma.
Se il tipo di ordine inserito prevede l’aggiornamento della disponibilità dei materiali
(nel caso specifico il preventivo non prevede l’aggiornamento dei materiali ma essi
vengono aggiornati nel momento in cui si converte il preventivo in ordine), dopo ogni
inserimento di misura dei vetri il programma aggiorna automaticamente la
disponibilità del materiale a magazzino e la visualizza per ogni vetro di cui è
composto l’isolante. Se la vetrata isolante è compatibile con il marchio UNI delle
vetrate isolanti il programma visualizza i vari marchi assegnati alla vetrata isolante per
ogni linea di assemblaggio.
Vengono visualizzate le dimensione dei vetri finiti che compongono la vetrata e ci
sono i dettagli dell’area, del perimetro e del peso sia del vetro tagliato che quello
finito.
Dettaglio disponibilità delle lastre inserite.
Dettaglio delle dimensioni di una lastra
inserita
Alcune delle sagome da
scegliere (ce ne sono ca. 60)
Dettaglio delle dimensioni di
un’intercapedine
Si possono anche visualizzare i dettagli di ogni
singolo componente con i relativi dimensioni e peso.
Le lavorazioni vengono inserite automaticamente come da coda di lavoro
assegnata ad ogni singolo articolo.
Dopo aver terminato l’inserimento dell’ordine si passa alla visualizzazione del report di stampa. Viene generato
automaticamente e si possono scegliere i testi di apertura, le condizioni di vendita e il testo di chiusura.
Il nostro cliente ci informa tramite una mail che conferma il nostro preventivo. La cosa da fare è convertire il
preventivo in ordine e inserire nei collegamenti all’ordine la mail del nostro cliente salvata.
Si può poi convertire il preventivo in ordine con un semplice click.
Report di stampa del preventivo a
video.
Ed ecco il nostro preventivo convertito in ordine. Il programma aggiorna le quantità a magazzino dei vetri e delle parti metalliche presenti
nell’ordine e l’ordine è già pronto per essere inviato alla produzione.
Le tipologie dei vetri sono
espandibili
e
ogni
componente ha una icona
propria. A livello isolante
l’icona comprende anche una
raffigurazione visiva della
posizione del coatings dei
vetri riflettenti, bassi emissivi
e selettivi. Ogni articolo ha già
assegnato una sua coda di
lavoro che viene inserita
automaticamente
dal
programma e che può essere
ulteriormente modificata: per
esempio la lastra esterna del
vetro
selezionato
viene
inserita con le lavorazioni del
taglio, della sfilettatura (poi
modificata in molatura VEC) e
delle tempera.
Qui sotto ci sono i report di stampa dell’ordine.
Report di stampa generale. Le dimensioni vengono stampate secondo l’ordine di inseriemento.
Report di stampa del vetro 33.1 ClimaxOne D. Segue le regole della stampa del report del vetro 33.1
Report di stampa del vetro 33.1; solo il vetro 33.1 è evidenziato e le dimensioni sono stampate secondo
l’ordine di grandezza. Vengono stampate anche le lavorazioni che il vetro deve seguire.
Report di stampa del 4 sat. b.co temperato. Segue le regole della stampa del report del vetro 33.1
Scheda per l’inserimento degli ordini del cliente nel D.D.T.
Dettaglio dell’ordine da inserire nel D.D.T. E’ possibile anche una evasione
parziale dell’ordine.
I documenti di vendita si possono
generare importando gli ordini già
inseriti dei clienti oppure selezionando
manualmente i vari articoli.
La selezione, anche parziale, degli ordini
è sicuramente la cosa più veloce: infatti
selezionando l’inserimento degli ordini
vengono visualizzati gli ordini disponibili
del cliente e l’ordine desiderato viene
importato.
Il nostro ordine è stato importato. Ora
è sufficiente assegnare altri pochi
campi del D.D.T., numerarlo con il
numeratore e mandare in stampa il
documento.
Quando si inserisce un ordine di un
cliente, quest’ultimo viene messo
automaticamente allo stato di
consegnato mettendo le tipologie
inserite nel documento di vendita a
pronto.
Se è stato fatto un errore è possibile
selezionare le righe dell’ordine e
cancellarlo; lo stato dell’ordine viene
impostato a come era prima
dell’inserimento.
Si
può
visualizzare
l’ordine
selezionandolo dal documento di
vendita.
Gli ordini possono essere anche
inseriti sopra una riga selezionata.
Si
possono
inserire commenti
multiriga oppure testi predefiniti in
modo molto veloce.
Il nostro documento di vendita è pronto per essere numerato e stampato.
Selezione del D.D.T. controllato della Vetreria di prova per la generazione della pre-fattura.
La pre-fattura è stata generata. Con un semplice click si genera la fattura definitiva.
Il programma precede due tipi di fatture: differite
(quelle generate da un documento di vendita) e
quelle dirette.
La generazione di una fattura differita prevede una
convalida di controllo: il programma intercetta e
segnala eventuali errori nel documento di vendita,
quali una riga che prevede il prezzo e non è stato
assegnato oppure una riga con importo alla quale
non è stata assegnata un’aliquota I.V.A., ecc...
Dopo che al documento di vendita è stato
modificato lo stato a “controllato” può essere
fatturato con la generazione manuale oppure con
quella automatica; la prima prevede la selezione
manuale dei D.D.T. controllati da inserire in
fattura, la generazione della pre-fattura. La
seconda genera le pre-fatture dei clienti dai D.D.T.
controllati dividendo le fatture di uno stesso
cliente secondo la modalità di pagamento,
l’assegnazione di un riferimento commessa
oppure la presenza del campo CIG e CUP.
Generate le pre-fatture nei due metodi si possono
visualizzare e stampare per un veloce controllo.
La generazione della fattura definitiva è
immediata in quanto dopo aver selezionato le prefatture
desiderate
dall’elenco si lancia la
procedura di assegnazione del numero che in
pochissimi secondi genera le fatture definitive che
possono essere stampate, esportate in pdf oppure
inserite in un file di esportazione per essere
importate come prima nota nel vostro programma
di contabilità.
Le fatture si possono archiviare e gli ordini
contenuti nei D.D.T. presenti nelle fatture vengono
anch’essi archiviati in modo tale da avere solo
ordini attivi presenti nelle ricerche degli ordini.
Il ciclo è stato completato.
Questa semplice presentazione è stata creata da me in modo artigianale e non è
sicuramente un prodotto professionale, ma l’intenzione è quella di mostrarvi le potenzialità
del programma.
Per motivi di dimensione della presente presentazione ho inserito solo alcune delle
molteplici possibilità offerte dal programma ma vi posso assicurare che ce ne sono tante,
semplici ma innovative e pratiche.
Per quanto riguarda il prezzo (molto conveniente) ho pensato ad una soluzione a moduli in
modo tale da accontentare anche chi non avesse bisogno di tutti i moduli del programma.
Se siete interessati o solamente curiosi non esitate a contattarmi per una presentazione più
approfondita presso la vostra sede.
[email protected]